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1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Gestion commerciale Module Point de vente Guide d’installation et d’initiation Guide d’installation et d’initiation Ligne PME Open Line 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. 12 Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 13 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Module Point de vente et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................21 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................21 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................21 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................23 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................23 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................23 4.3. Messages suite activation..................................................................................................24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................25 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................26 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................27 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................27 2.2. Les options spécifiques Point de vente .............................................................................28 2.3. Les autres options..............................................................................................................29 2.4. La gestion des fenêtres......................................................................................................29 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................30 4. COMMENT CREER UN TIERS ?.........................................................................................31 4.1. Création d’un client ............................................................................................................31 4.2. Création d’un fournisseur...................................................................................................31 4.3. Création d’un contact .........................................................................................................31 5. COMMENT CREER LES SERIE DE DOCUMENTS ?.........................................................32 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? ..................................................................................32 7. COMMENT CREER LES COFFRE-FORTS ?......................................................................32 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ......................................................32 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?........................................................................33 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? .......................33 10.1. Onglet Mise en page ........................................................................................................34 10.2. Onglet Eléments masqués...............................................................................................34 10.3. Onglet Niveaux.................................................................................................................35 10.4. Les fonctions de la caisse................................................................................................36 16 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? ............................39 11.1. L’ouverture de caisse .......................................................................................................39 11.2. La clôture de caisse .........................................................................................................40 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?..................................................................................40 12.1. La saisie de type « Tickets »............................................................................................40 12.2. La saisie de type « Avoir»................................................................................................40 12.3. La saisie de type « Commande» et « Bon de livraison » ................................................41 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................42 13.1. La gestion du tiroir-caisse ................................................................................................42 13.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................42 13.3. La gestion d’un TPE.........................................................................................................42 13.4. La gestion du rendu-monnaie ..........................................................................................42 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? .....................................43 14.1. Les documents de ventes ................................................................................................43 14.2. Les règlements.................................................................................................................43 14.3. Les remises en banque....................................................................................................43 14.4. Les Mouvements de caisse .............................................................................................43 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ..................................................................................44 14.6. X et Z de caisse ...............................................................................................................44 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................44 15.1. Comment saisir un devis ?...............................................................................................44 15.2. Comment créer une commande ? ...................................................................................46 15.3. Comment livrer une commande ?....................................................................................47 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? .........................................................48 15.5. Comment créer une facture ? ..........................................................................................48 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? .............................................49 16.1. Facturation par copie .......................................................................................................49 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison........................................................49 16.3. Génération des factures périodiques...............................................................................49 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? .................................................................................49 17.1. Comment créer une commande ? ...................................................................................50 17.2. Comment réceptionner une commande ? .......................................................................50 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.....................................................................50 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?................51 18.1. Transfert ...........................................................................................................................51 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ...........................................................51 18.3. Regroupement .................................................................................................................51 18.4. Duplication........................................................................................................................51 18.5. Dupliquer en.....................................................................................................................51 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?..................................................52 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? ..52 20.1. Comment saisir un acompte ? .........................................................................................52 20.2. Comment saisir un règlement ?.......................................................................................52 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? .................................................................53 17 20.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?...................................53 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? ..........................................................54 21. COMMENT GERER LES STOCKS ?.................................................................................55 21.1. Comment saisir un inventaire ? .......................................................................................55 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ...............................................................56 21.3. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ?.......................56 21.4. Comment créer des ordres/bons de transfert ?...............................................................56 21.5. Comment réaliser un réapprovisionnement ?..................................................................57 21.6. Comment visualiser les mouvements de stock ? ............................................................57 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................57 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................58 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................59 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................59 26. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................59 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................60 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................60 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................61 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............61 30.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................61 30.2. Les utilisateurs .................................................................................................................61 30.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................62 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................63 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................63 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................63 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS...................................................................63 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........64 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................65 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES....................................................................................65 7. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT..........................................................................66 8. IMPORT DE DOUCHETTE...................................................................................................66 9. LA GESTION DU MULTI-DEVISES......................................................................................67 10. LA CONTREMARQUE........................................................................................................67 11. LES HISTORIQUES............................................................................................................68 11.1. Historique de la ligne article.............................................................................................68 18 11.2. Historique du document ...................................................................................................69 11.3. Historique des ventes.......................................................................................................69 11.4. Historique des achats.......................................................................................................69 12. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR..........................................................70 13. LES EFFETS DE COMMERCE..........................................................................................70 14. LES ECHEANCIERS ..........................................................................................................71 15. LES RELANCES .................................................................................................................72 16. LES REGLEMENTS IMPAYES ..........................................................................................73 16.1. Les règlements et remises en banques...........................................................................73 16.2. Les échéances .................................................................................................................73 17. AUTO-LIQUIDATION ..........................................................................................................73 18. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................74 19. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ....................................................................................74 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................74 21. LA GESTION DES COMMISSIONS...................................................................................74 22. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................75 23. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ..............................................................75 23.1. Les ressources.................................................................................................................75 23.2. Le planning.......................................................................................................................75 23.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line..................................................75 24. LA GESTION DE LA DEB/DES ..........................................................................................76 25. LA GESTION DU E-COMMERCE ......................................................................................77 26. LE PUBLIPOSTAGE...........................................................................................................77 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................78 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES..................................79 29. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR .............................................................................80 30. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................80 31. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................81 32. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.........................................81 33. LA GESTION DE LA FIDELITE ..................................................................................82 34. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION........83 34.1 La gestion des chèques – cadeaux ..................................................................................83 34.2 La gestion des coupons de réduction ...............................................................................83 19 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES .................................................................84 LES MODULES ........................................................................................................................85 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ..................................................................85 2. LA GESTION DES AFFAIRES .............................................................................................86 3. LA GESTION DES GAMMES...............................................................................................87 4. LA GESTION DE LA MAINTENANCE / SAV .......................................................................88 INDEX........................................................................................................................................90 20 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Gestion commerciale ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option « Activer par internet ». L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. INSTALLATION 24  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le module Point de vente disponible,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas où vous avez déjà autre application Open Line installée et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Sélectionner la fonction disponible Point de vente. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Le module Point de vente permet de gérer un magasin de la création des tickets de caisse en passant par la gestion des ouvertures de caisse et des mouvements de caisse à la clôture de caisse. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. PRISE EN MAIN o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, les lignes article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Comment initialiser mon dossier ? 29 Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroircaisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. Dans la partie Informations à imprimer en pied de ticket, vous avez la possibilité de modifier le texte qui s’affiche à l’impression en pied du ticket. 2.3. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codesbarres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant fruits et légumes poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 31 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. PRISE EN MAIN 5. COMMENT CREER LES SERIE DE DOCUMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé et sélectionner le type « Caisse ». Suite à la sélection de ce type, dans l’onglet « Détail », l’option «Vente » est sélectionnée et non modifiable. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. Vous avez la possibilité de sélectionner la famille client qui sera renseignée par défaut lors de la création d’une fiche client à partir du front office. Le dépôt, s’il est renseigné, sera repris dans le ticket. La banque, quand elle est renseignée dans la fiche Caisse, est prioritaire à celle des Paramètres – Société – Règlements. Dans le back office, c’est aussi cette banque qui sera indiquée dans le ticket, onglet « Echéances/Déduction », champ « Banque du dossier ». L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 7. COMMENT CREER LES COFFRE-FORTS ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres fort depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses. 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. Comment créer les utilisateurs ? 33 Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvements de caisse, Coffre-fort, Type de carte de fidélité et Coupons de réduction, avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroircaisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques et Génération des chèques-cadeaux) avec le droit d’autorisation. 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Vous avez la possibilité de modifier l’affichage en fonction du type de document (Avoir, Facture, Commande et Bon de livraison). Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. Dans le paramétrage, sur la partie de droite, vous avez la possibilité d’ajouter une famille d’articles qui permettra si elle est gérée dynamiquement d’afficher automatiquement les articles existant et les prochains liés à cette famille. Pour cela, dans la fiche article, l’option « Ajouter automatiquement dans l’écran de vente » doit être cochée dans l’onglet « Divers ». PRISE EN MAIN Vous avez la possibilité d’afficher sur l’écran soit le code, soit le libellé pour les boutons articles, famille articles et moyens de paiement. Pour cela, vous devez aller dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, et faire votre choix depuis le champ « Texte à afficher sur les boutons associés à l’élément ». 10.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 10.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin d’avoir les n° de série/lot, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et en laissant votre doigt appuyé sur la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Attribuer un n° de série/lot.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. Comment réaliser le Paramétrage de l’écran de vente ? 35 10.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…)  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Commande, Bon de livraison, Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. PRISE EN MAIN 10.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quelques soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou de mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir est ouvert. Comment réaliser le Paramétrage de l’écran de vente ? 37  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur. Cette fonction permet également de calculer les tarifs multi-lignes.  Montant net TTC : Cette fonction permet de saisir le montant TTC de la ligne et de recalculer la quantité à partir de ce montant et du prix unitaire.  Dépôt de stock : Cette fonction permet d’afficher la liste des dépôts afin de sélectionner le dépôt à appliquer sur la ligne article sélectionnée dans le ticket.  Résumé des lignes : Cette fonction permet d’afficher une fenêtre contenant le code article, la description, le dépôt et le code du chèque-cadeau enseigne.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir, Commande et Bon de livraison. Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente. Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par commentaire. Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article. Annuler ligne / Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente en cours.  Transfert de commande : Cette fonction permet de transformer une commande en bon de livraison ou en ticket.  Rappel de commande : Cette fonction permet de rappeler une commande afin de la transférer.  Transfert de bon de livraison : Cette fonction permet de transformer un bon de livraison en ticket.  Rappel de bon de livraison : Cette fonction permet de rappeler un bon de livraison afin de le transférer.  Annuler déduction accordée : Cette fonction permet d’annuler la déduction sélectionnée.  Avantage client… : Ces fonctions permettent d’afficher la liste des avantages clients.  Chèque-cadeau enseigne : Cette fonction permet d’afficher la liste des chèques cadeaux-enseignes.  Coupon de réduction : Cette fonction permet d’afficher la liste des coupons de réduction. Remarque Lors de la personnalisation, il est possible d’ajouter sur les boutons des raccourcis. La touche CTRL est automatiquement renseignée. PRISE EN MAIN  Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont présents. Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés afin d’éviter des ruptures dans la numérotation. Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente. Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001 Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la liste des tickets en attente s’affiche. Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses » est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.  Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous pouvez seulement enregistrer le règlement.  Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression. Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie. Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix d’imprimer un ticket ou une facturette La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.  Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement » avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque : Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ». Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée. Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement continue suivant le type de règlement. Quelques soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un nouveau ticket. La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne Comment gerer l’ouverture et la cloture de caisse ? 39 peut pas être supprimé. En revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé).  Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des précisions sur l’acception du règlement par TPE.  Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client. Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera déduit du montant de l’avoir. Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.  Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs).  N° série lot : Permet de visualiser les n° de série lot après les avoir attribués. La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? 11.1. L’ouverture de caisse L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse, de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée. Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente. L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie Gestion de la caisse . La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :  une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur * quantité) calculé automatiquement et non modifiable. PRISE EN MAIN  un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique. A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché. 11.2. La clôture de caisse La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification. La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ». Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse, vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ». Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée, vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché. Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse, l’impression du Z de caisse est lancée. Remarque Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort référencé sur la fiche caisse. 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ? 12.1. La saisie de type « Tickets » Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :  Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).  depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ». 12.2. La saisie de type « Avoir» Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer un avoir. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Avoir ». Après la saisie de l’avoir, vous pouvez soit terminer le ticket (afin de le déduire sur un prochain ticket) ou le rembourser. Comment saisir les tickets ? 41 12.3. La saisie de type « Commande» et « Bon de livraison » Dans l’écran de vente, vous avez la possibilité de créer une commande ou un bon de livraison. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton « Document », puis sur « Commande » ou « Bon de livraison ». A partir d’une commande, si un règlement est effectué, une facture d’acompte correspondant à ce règlement sera créée dans le back office. Concernant le bon de livraison, il n’est pas possible de saisir de règlement. Remarque Dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, l’option « Regrouper tous les documents qu’ils soient typés Ticket ou non », si est cochée, permet de regrouper les documents même s’il y a une série de document. Vous avez la possibilité d’imprimer un ticket sans prix, pour cela, dans le front office, vous devez cliquer sur le bouton « Imprimer », puis « Imprimer un ticket sans prix ». En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à saisir le détail des pièces et billets. Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées : - la date du jour, - le commercial (si lié à la fiche de utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de commercial - le code et libellé du client par défaut Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte. La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :  Scanner l’article,  Afficher la liste des articles, Remarque Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres / Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multisélection d’articles.  Faire une recherche,  Saisir directement le code article. Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Quantité». Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « Prix ». Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €. PRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ? 13.1. La gestion du tiroir-caisse Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée. Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques, il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente. 13.2. Imprimante chèque Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche. 13.3. La gestion d’un TPE Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC est envoyé sur le TPE. Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé : Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé. Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celleci, en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions. 13.4. La gestion du rendu-monnaie Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendu-monnaie » sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la monnaie avec le montant à rendre. Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroircaisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». Quels sont les traitements dans le Back office ? 43 Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré. Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ». 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? 14.1. Les documents de ventes Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office. Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables. Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ». Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la caisse. 14.2. Les règlements Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être modifiées. Les règlements sont typés Point de vente et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé de la caisse. Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a été réalisé pour un montant supérieur au ticket. Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant « Soldée ». Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est sélectionnée. 14.3. Les remises en banque Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option « Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse », le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également. 14.4. Les Mouvements de caisse La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des PRISE EN MAIN espéces, le type de comptabilisation du mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits de caisse). En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables. Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffre-fort sélectionné. Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort sélectionné. Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque. 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’un entête contenant le code de la caisse, le code utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non modifiables. L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse. L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA. L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par vendeur/commercial. Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques). 14.6. X et Z de caisse Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée. Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée. 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 15.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. Comment gérer les ventes dans le Back ? 45 15.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 15.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 15.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 15.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode PRISE EN MAIN de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 15.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler des actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article.  « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). 15.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Comment gérer les ventes dans le Back ? 47 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 15.3. Comment livrer une commande ? 15.3.1. Les paramètres A partir des Paramètres - Société- Documents de vente, cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, afin de réaliser la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de désélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. 15.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 15.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. PRISE EN MAIN Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 15.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment créer une facturation périodique ? 49 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 16.1. Facturation par copie Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :  Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. 16.3. Génération des factures périodiques La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures. Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation périodique. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. PRISE EN MAIN Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 17.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 17.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Remarque Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 51 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 18.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 18.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 18.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 18.5. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. PRISE EN MAIN 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres – Sociétés – Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 20.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 53 Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. 20.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Ensuite, vous pouvez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Remarque Les règlements négatifs des clients sont repris dans les décaissements et les règlements négatifs fournisseurs sont repris dans les remises en banque. PRISE EN MAIN 20.4.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 20.4.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »  Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA », « virement international ». Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Comment gérer les stocks ? 55 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). 21.1. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés en stock. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. PRISE EN MAIN De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.3. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.4. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la Comment transférer les éléménts en compta ? 57 quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet « Stock » de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 21.5. Comment réaliser un réapprovisionnement ? La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. 21.6. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). PRISE EN MAIN Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Tickets, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment sauvegarder mon dossier ? 59 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils-Sauvegarder tous les dossiers). PRISE EN MAIN 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Comment consulter le journal des événements ? 61 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 30.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 30.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. PRISE EN MAIN Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 30.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ». Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour plus de détail sur la gestion et applications des droits sur une fiche groupe utilisateurs et utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 63 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux favoris. Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECOCONTRIBUTION MOBILIER Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. La gestion des frais de port 65 Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 7. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposer la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé Non géré, Facultatif ou Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 8. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 67 9. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur la fiche tiers, le document, les échéances, Les règlements, les banques, les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois), les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. 10. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. LES FONCTIONS AVANCÉES 68 Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 11. LES HISTORIQUES 11.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du document » et la « Quantité de l'article ». Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Les historiques 69 11.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ». Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 11.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 11.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. LES FONCTIONS AVANCÉES 70 12. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également définir le tiers à facturer/facturant, choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception, choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture, dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportezvous à l’aide en ligne (F1). 13. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur)  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Les échéanciers 71 14. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes ainsi que les échéances douteuses et irrécouvrables). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. LES FONCTIONS AVANCÉES 72 15. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. les règlements impayés 73 16. LES REGLEMENTS IMPAYES 16.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 16.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 17. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables. Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable. Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document. LES FONCTIONS AVANCÉES 74 18. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 19. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS. A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 20. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 21. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Les statistiques 75 Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. 22. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 23. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 23.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches les commerciaux / collaborateurs (permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail) et les familles matériels et les matériels. 23.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). 23.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail. LES FONCTIONS AVANCÉES 76 24. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES), la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) et la nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB). Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8, ainsi que le pays d’origine dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .XML » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. La gestion du e-Commerce 77 25. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 26. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. LES FONCTIONS AVANCÉES 78 27. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. La gestion des alertes et des champs obligatoires 79 Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quel que soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule prédéfinie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton « OK » valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit « locale » (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la Comptabilité, à certaines conditions. Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 28. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : - La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire. - La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 80 29. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 30. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’export paramétrable 81 31. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 32. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. LES FONCTIONS AVANCÉES 82 33. LA GESTION DE LA FIDELITE Vous pouvez paramétrer par défaut les durées de validité de la carte et de l’avantage client, le nombre de jours pour le renouvellement avant l’expiration de la carte, dans les Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Fidélité. Vous avez la possibilité de créer des cartes de fidélité de différents types. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Point de vente – Type de carte de fidélité, puis cliquez sur Ajouter. L’onglet Détail se compose des champs suivants : - Le Type : Il permet de choisir le type de calcul de la carte avec les choix suivants : o Chiffre d’affaires : Ce choix permet de cumuler le montant net TTC remisé des lignes articles présents dans l’intervalle de la grille articles pour tous les tickets d’un même client. o Nombre de passages en caisse : Ce choix permet de comptabiliser le nombre de tickets créés pour un même client. o Nombre d’articles achetés : Ce choix permet de comptabiliser le nombre d’articles achetés par le même client. Seules les quantités des articles compris dans l’intervalle de la grille articles sont cumulées. o Nombre de points articles : Ce choix permet de cumuler le nombre de points paramétrés pour chaque article vendu et compris dans l’intervalle de la grille articles. o Nombre de point CA : Ce choix permet de convertir le montant net TTC remisé des lignes articles (articles présents dans l’intervalle de la grille articles) en points et de cumuler ces points. - La Valeur du point : permet de saisir le montant du point, quand le type est sur « Nombre de points CA ». - Les Options : regroupent différents points qui permettent le calcul de la fidélité. - Les Articles (Tous les articles, Article, Famille article, Sous-famille article) La partie Fidélité à appliquer permet de choisir l’avantage client. Soit un pourcentage de remise, soit un article offert (avec le choix sur une famille ou sur un article), soit un bon d’achat. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de fidélité. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX et coupons de reduction 83 34. LA GESTION DES CHEQUES – CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION 34.1 La gestion des chèques – cadeaux Vous pouvez paramétrer par défaut la durée de validité des chèques-cadeaux, l’impressions et les autres options sur les chèques-cadeaux à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Chèques-cadeaux enseigne. Les chèques-cadeaux sont créés à partir des articles de type Service. Dans la fiche, onglet « Chèques-cadeaux », vous devez cocher Chèque-cadeaux enseigne, puis indiquez une valeur faciale. Dans la partie Historique, vous pouvez créer les chèques-cadeaux, et les activer. Vous avez la possibilité de générer par lot les chèques-cadeaux à partir du menu Opérations – Génération des chèques-cadeaux. L’assistant vous permet de sélectionner l’article « Chèque-cadeau », de saisir le nombre de chèques-cadeaux que vous souhaitez, de l’activer, de saisir une date d’activation et une durée de validité. A partir du front office, vous pouvez vendre les chèques-cadeaux, puis choisir le numéro du chèque-cadeau vendu en cliquant sur le bouton « chèques-cadeaux enseigne ». Dans le front office, vous pourrez effectuer un règlement par chèque-cadeaux, en cliquant sur le bouton Régler, puis Utiliser un chèque-cadeaux enseigne. Toutes ces fonctions sont disponibles à partir de la vue détaillée. 34.2 La gestion des coupons de réduction Vous pouvez imprimer les informations de la société sur les coupons de réduction en cochant l’option à partir du menu Paramètres – Société – Point de vente – Avancé, partie Coupons de réduction. 34.2.1. La fiche Coupon de réduction Vous avez la possibilité de créer des coupons de réduction à partir du menu Paramètres – point de vente – Coupons de réduction, puis cliquez sur Ajouter. La fiche se compose de différents onglets :  34.2.1.1. Onglet Général Cet onglet contient : - La Période d’impression : Ce champ permet d’indiquer sur quelle période le coupon doit être imprimé. - Le Code tarif : Ce champ permet de sélectionner le tarif des coupons de réduction. - Le Commentaire - La partie Articles déclencheurs : Elle permet de sélectionner les articles qui déclencheront la génération des coupons de réduction.  34.2.1.2. Onglet Coupons émis Dans cet onglet, vous avez la possibilité de saisir le code barre pour les coupons de réduction et de choisir si vous voulez ou pas avoir le même code barre pour tous les coupons. LES FONCTIONS AVANCÉES 84 34.2.2. Utilisation des Coupons de réduction Dans le front office, lors de l’impression du ticket, les coupons de réduction s’imprimeront à la suite. Vous pourrez ensuite les utiliser dans le front office, en cliquant sur le bouton « Coupons de réduction ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des chèques-cadeaux et coupons de réduction. 35. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. La gestion des numéros de série/lot 85 LES MODULES 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Cette gestion est possible uniquement si le module Série / Lot est activé et que la fonction disponible Série / Lot est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous-ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. LES MODULES 86 Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). 2. LA GESTION DES AFFAIRES Cette gestion est possible uniquement si le module Affaire est activé et si la fonction disponible Affaire est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Tiers (avec une partie Clients et une partie Fournisseurs), Intervenants (avec une partie Commerciaux/collaborateurs et une partie Contacts divers), Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements/Paiements (avec une partie Règlements ventes et une partie Règlements achats) de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. La gestion des gammes 87 L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir et/ou d’ajouter des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondre à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 3. LA GESTION DES GAMMES Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc.), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. LES MODULES 88 La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. Celui-ci permet de : - propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons - personnaliser les vues du tableau croisé - construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier - visualiser les stocks des articles "Détail". Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 4. LA GESTION DE LA MAINTENANCE / SAV Cette gestion est possible uniquement si le module Maintenance/SAV est activé et que la fonction disponible Maintenance/SAV est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Maintenance/SAV) : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Produit client, Frais de déplacement. Puis les options spécifiques à la Maintenance/SAV : options générales, suivi incident, SMS. Et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Frais de déplacement, Type d’évènement. La gestion de Maintenance/SAV vous permet de gérer le Service Après-Vente tel que la gestion de garanties et Extension de garantie, la gestion des incidents, et la consultation de l’historique des incidents et des interventions qui ont lieu sur le Parc de votre client. La gestion de la maintenance / SAV 89 La gestion de Maintenance/SAV vous permet gérer des Contrats de maintenance : - Créer des modèles de contrats de maintenance. - Rédiger des contrats de maintenance à partir de vos modèles de contrats de maintenance à vos clients. - Gérer les étapes commerciales de vos contrats de maintenance - Gérer des compteurs sur vos contrats de maintenance. Plusieurs compteurs vous sont proposés : « Nombre d’évènements », « Nombre de suivis », « Nombre d’heures » et « Manuel ». - Générer des interventions : créer une intervention ponctuelle, planifier et facturer ces interventions selon les conditions de prises en charge de vos contrats de maintenance. - Facturer vos contrats de maintenance via la Facturation périodique. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 90 Index A Accès au service technique ........................................................................................................21 Achats..........................................................................................................................................49 Acompte ......................................................................................................................................52 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................46 Affaires ........................................................................................................................................86 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ...............................................................14 Alertes .........................................................................................................................................79 Analytique....................................................................................................................................74 Archivage.....................................................................................................................................60 Articles...................................................................................................................................28, 30 Assistant de mises à jour ............................................................................................................80 Auto-liquidation............................................................................................................................73 B Barème des commissions ...........................................................................................................74 Barème eco-contribution .............................................................................................................64 BL48 Bon de livraison...........................................................................................................................48 Bon de retour...............................................................................................................................48 BR................................................................................................................................................48 C CFONB........................................................................................................................................54 Champs obligatoires ...................................................................................................................79 Champs personnalisés................................................................................................................78 Chèque - cadeau.........................................................................................................................37 Chèques - cadeaux .....................................................................................................................83 Clients..........................................................................................................................................31 Commande..................................................................................................................................46 Commandes fournisseurs ...........................................................................................................50 Commerciaux ..............................................................................................................................74 Commissions...............................................................................................................................74 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................74 Complétion de commande ..........................................................................................................68 Configuration minimale ...............................................................................................................21 Contact ........................................................................................................................................31 Contremarque .............................................................................................................................67 Corps du devis ............................................................................................................................45 INDEX 91 Coupon de réduction...................................................................................................................37 Coupons de réduction .................................................................................................................83 Création de dossier .....................................................................................................................25 Création de modèle.....................................................................................................................81 D DEB/DES.....................................................................................................................................76 Décaissement..............................................................................................................................53 Devis............................................................................................................................................44 DLC .............................................................................................................................................86 DLUO...........................................................................................................................................86 Documents d’achat......................................................................................................................49 Documents de stock....................................................................................................................55 Documents de vente ...................................................................................................................44 Droits utilisateurs.........................................................................................................................62 Duplication de documents...........................................................................................................51 Dupliquer en ................................................................................................................................51 E Echéances.............................................................................................................................48, 71 Echéancier ..................................................................................................................................71 Eco-contribution ..........................................................................................................................64 Eco-contribution mobilier.............................................................................................................64 e-Commerce................................................................................................................................77 Ecran de travail ...........................................................................................................................26 Effets de commerce ....................................................................................................................70 Escompte de règlement ..............................................................................................................53 Evènements ................................................................................................................................87 Expert Comptable..................................................................................................................29, 74 Export paramétrable....................................................................................................................81 F Facturation périodique ................................................................................................................49 Facture ..................................................................................................................................48, 50 Facture d’acompte.......................................................................................................................52 Favoris.........................................................................................................................................63 Fidélité.........................................................................................................................................82 Fonctionnalités disponibles .........................................................................................................84 Fonctions avancées ....................................................................................................................63 Fournisseurs................................................................................................................................31 Frais de port ................................................................................................................................65 G Gamme........................................................................................................................................87 Gestion des affaires ..............................................................................................................66, 86 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................29 Grilles analytiques .......................................................................................................................74 INDEX 92 H Historique de la ligne.............................................................................................................68, 85 Historique des achats..................................................................................................................69 Historique des ventes..................................................................................................................69 Historique du document ..............................................................................................................69 I Impayés .......................................................................................................................................73 Import de douchette ....................................................................................................................66 Import paramétrable....................................................................................................................80 Impressions ticket........................................................................................................................29 Imprimer ......................................................................................................................................58 Initialisation du dossier................................................................................................................27 Installation ...................................................................................................................................22 Inventaire.....................................................................................................................................55 J Journal des événements .............................................................................................................61 L Lancement du logiciel .................................................................................................................23 Lettre de relance .........................................................................................................................72 Liaison de dossier .......................................................................................................................60 Livrer une commande .................................................................................................................47 M Maintenance / SAV......................................................................................................................88 MAPI............................................................................................................................................52 Modèle.........................................................................................................................................81 Mouvements de stock .................................................................................................................57 Multi emplacement ......................................................................................................................66 Multi-dépôt...................................................................................................................................55 Multi-devises ...............................................................................................................................67 N Numéro de série / lot...................................................................................................................85 Numerotation...............................................................................................................................28 O Options du dossier ......................................................................................................................27 Ouverture de l'application ...........................................................................................................27 P Pied du devis...............................................................................................................................45 Planning.......................................................................................................................................75 Plans analytiques ........................................................................................................................74 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................51 INDEX 93 Postes analytiques ......................................................................................................................74 Promotions ..................................................................................................................................64 Prospects.....................................................................................................................................31 Publipostage................................................................................................................................77 R Réapprovisionnement ...........................................................................................................57, 74 Récéptionner une commande.....................................................................................................50 Règlement ...................................................................................................................................52 Règlement client..........................................................................................................................52 Règlement fournisseur................................................................................................................52 Relances......................................................................................................................................72 Relances devis ............................................................................................................................72 Remise en banque ......................................................................................................................53 Ressources .................................................................................................................................75 Restaurer.....................................................................................................................................59 S Sauvegarde .................................................................................................................................59 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................59 SEPA...........................................................................................................................................54 SMTP...........................................................................................................................................52 Statistiques..................................................................................................................................75 Stocks..........................................................................................................................................55 T Tableau de bord ..........................................................................................................................63 Tableau de bord personnalisable................................................................................................63 Tarif article...................................................................................................................................30 Tarifs............................................................................................................................................63 Taxes...........................................................................................................................................65 Tickets .........................................................................................................................................40 Tiers encaisseur..........................................................................................................................70 Tiers payeur ................................................................................................................................70 Traçabilité....................................................................................................................................85 Transfert comptable ....................................................................................................................57 Transfert de documents ..............................................................................................................51 Transfert des heures ...................................................................................................................75 TVA..............................................................................................................................................27 U Utilisateurs...................................................................................................................................61 V Ventes ...................................................................................................................................40, 44 INDEX 94

1  pour Windows XP  ou Vista  ou 7  ou 8  ou 10 www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Business Plan Guide d’installation et d’initiation Ligne Expert OL 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, 4 interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un 5 préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : 6  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». 7 Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu 8 responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B 9 Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie 11 de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses 12 utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): 13 fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est mis à jour régulièrement. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 16 Table des matières TABLE DES MATIERES ..........................................................................................................16 INSTALLATION ........................................................................................................................18 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................18 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................18 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................20 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................20 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................20 4.3. Messages suite activation..................................................................................................21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................22 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................23 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................24 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................24 1.1. Les coordonnées du dossier..............................................................................................24 1.2. Les paramètres du dossier ................................................................................................24 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ..............................................................24 2.1. Créer une fiche...................................................................................................................24 2.2. Modifier une fiche...............................................................................................................25 2.3. Annuler une modification sur une fiche..............................................................................25 2.4. Supprimer une fiche ...........................................................................................................25 2.5. Les Notes perso .................................................................................................................25 2.6. Les documents associés....................................................................................................26 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ?.............................................................................26 3.1. Accès aux Prévisions .........................................................................................................26 3.2. Généralités sur les Prévisions ...........................................................................................26 3.3. Spécificités .........................................................................................................................27 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?...................................................................30 4.1. Les tableaux de résultats ...................................................................................................31 4.2. Les graphiques et les ratios ...............................................................................................31 17 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?................................................................32 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? .............................................................................32 6.1. Elaboration du rapport........................................................................................................32 6.2. Insérer un résultat ou une variable ....................................................................................33 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.................................................................33 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? .....................................34 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ?..............................................................................34 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................36 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................36 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................37 3. REPORTS ON LINE .............................................................................................................37 4. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS .............................................................................37 5. LES RESULTATS COMPARATIFS......................................................................................38 6. LE GRAPHIQUE DYNAMIQUE ............................................................................................38 7. LA GESTION DES HYPOTHESES ......................................................................................39 8. LES AUTRES PREVISIONS.................................................................................................39 9. LA SAISIE RAPIDE...............................................................................................................40 10. LES PRE-OPTIONS............................................................................................................40 11. MES TABLEAUX.................................................................................................................40 12. L’EXPORT/IMPORT DES MODELES ................................................................................41 13. LA GESTION DE L’ANALYTIQUE......................................................................................41 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis:  Par téléphone, au 0 821 61 2000 (0,09€/mn). Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi.  Par email à l’adresse openline.support.fr@ebp.com [intégrer un mailto demandant le numéro de licence] *Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont  • Windows XP® SP3  • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits  • Windows® 7 32 bits et 64 bits  • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits  • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). INSTALLATION 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que l’utilisation du logiciel sera limitée en nombre de donnée et en consultation : 3 prévisions par type de prévision, impossible de consulter un tableau de résultat et l’export et l’impression des résultats seront bloqués. Au-delà, vous devrez saisir votre code d’activation. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel : -Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP. -Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : -La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. -Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Comment Activer Mon logiciel ? 21 -Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. -La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. -Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique : -La version du logiciel correspondant à ce code, -Le nombre de postes, -Le nombre de dossiers, -Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …). -Le/les module/s disponibles, -La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. INSTALLATION 22 Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez saisir les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 23 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder à la liste de vos prévisions ou bien sur le bouton pour créer une fiche PRISE EN MAIN 24 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans consultation des résultats et l’élaboration d’un rapport. 7. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 7.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir 7.2. Les paramètres du dossier Afin de modifier les paramètres de votre dossier saisis lors de la création du dossier, vous pouvez accéder à vos préférences dossier par le menu Paramètres – Mon hypothèse. Certaines fiches de prévisions et les paramètres de celles-ci seront modifiés en fonction de ces nouveaux paramètres, et vous guideront ainsi dans l’élaboration de votre Business Plan. 8. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 8.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre dossier depuis un squelette existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de charges externes, d’Impôts & taxes, de rémunérations des salariés proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la barre de menu, ou bien par le menu contextuel accessible par un clic droit ou encore par le bouton Inser du clavier. PRISE EN MAIN 25 Remplissez alors les principales informations concernant la fiche ajoutée puis, par le bouton Enregistrer que vous trouverez en haut de la fiche, enregistrez les informations saisies. 8.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans la liste des Ventes, par exemple, et en double cliquant sur la fiche que vous souhaitez modifier.  Soit en sélectionnant la fiche souhaitée et en cliquant sur l’action Modifier de la barre de menu en haut de la liste. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Enregistrer, que vous trouverez en haut de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 8.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu Edition+ Annuler qui se trouve dans la barre de menu de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 8.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en haut de la liste. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 8.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Une barre de police Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 26 8.6. Les documents associés Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’un document. Ce document peut être sous forme d’un fichier ou d’une adresse Web. Pour avoir plus de détail sur les documents associés, reportez-vous à l’aide en ligne. 9. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 9.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers)  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits-bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Marchandises, Matières premières, Services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Rémunérations des salariés, Rémunérations du dirigeant, Prélèvement de l’exploitant, Cotisations TNS, Taxes assises sur les salaires) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autres que IS) ;  Etc… 9.2. Généralités sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve en haut, à gauche de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en trois parties : la définition, les options, la grille PRISE EN MAIN 27  La définition permet de renseigner les champs obligatoires à la création ainsi que les informations principales liées à la prévision  la grille, saisissable ou non selon les prévisions, vous permet de saisir ou de consulter les données.  les options, initialisées par défaut avec les valeurs définies à la création de dossier. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Une fois la saisie des options réalisée, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter vos résultats. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 9.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 9.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 9.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec une grille Montant et un onglet Options. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans la partie Définition. L’onglet Montant, de la partie grille, permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances, la grille sera donc entièrement non saisissable. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 9.3.3. Les ventes Trois types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) le type Production (Tous les produits issus de la production réalisés par l’entreprise), et le type Services (Tous les services réalisés par l’entreprise). PRISE EN MAIN 28 Remarque A partir des préférences utilisateurs vous pouvez choisir de visualiser la colonne % évol. A partir de celle-ci, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 9.3.4. Les achats Une prévision d’achat peut-être créée  Soit de manière autonome, à partir de la liste des achats en cliquant sur le bouton Ajouter. Le calcul automatique des stocks ne sera pas disponible,  Soit liée à une vente, en ajoutant une fiche achat depuis la fiche Vente ou bien depuis la fiche Achat, dans le champ Vente associée. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Le calcul automatique des stocks sera alors disponible. Remarque A partir de la colonne % évol, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 9.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années postérieures au premier exercice. 9.3.6. Les charges de personnel Les Rémunérations du personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. Deux types de profils par défaut sont disponibles les Salariés et les Gérants assimilés salariés. PRISE EN MAIN 29 La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. La rémunération du dirigeant est accessible uniquement dans le cadre d’une société avec un dirigeant majoritaire. Cette fiche permet de rendre compte des versements attribués au dirigeant. De manière générale ces charges seront jugées déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Le prélèvement de l’exploitant est accessible uniquement dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il permet de mettre en avant les versements que l’exploitant effectue pour son compte personnel. Les cotisations des travailleurs non-salariés sont utiles dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société avec un dirigeant majoritaire. Il s’agit des cotisations sociales dont l’exploitant ou le dirigeant majoritaire doit s’acquitter lorsqu’il ne dispose pas d’un contrat de travail au sein de l’entreprise. Vous trouverez les prévisions suivantes :  Allocations familiales  Maladie  Retraite  Invalidité-Décés  CSG-CRDS Il vous suffit de renseigner la base de calcul qui doit correspondre à votre résultat N-1, les taux de cotisations sont renseignés par défaut selon la structure de votre entreprise (Régime social, Nombre de salariés). Les taxes assises sur salaires sont calculées automatiquement à partir des rémunérations versées aux salariés. Elles seront inclues dans les résultats si vous les avez sélectionnées lors de la création de dossier. Les autres charges de personnels restent sur le même principe que les autres fiches. 9.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 30 10. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : Les tableaux disponibles Accédez par la barre de menu aux tableaux, graphiques ou ratios disponibles. PRISE EN MAIN 31 10.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 10.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 32 11. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible de récupérer la balance de votre exercice antérieur par le menu Paramètres + Reprise N-1. L’import paramétrable vous permet d’importer une balance sous quelque format que ce soit. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. Certains soldes comptables de votre balance ont un impact sur les années suivantes, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle. Les ventilations suivantes sont donc disponibles.  Les dettes fournisseurs  Les intérêts courus en compte courants  Les remboursements des comptes courants  Les créances clients  Les créances ou dettes d’IS  Les subventions  La TVA  Les PCA ou CCA Pour les éléments acquis ou conclus sur une période antérieure à la date de reprise de l’activité, il est conseillé de créer directement une fiche de prévision (Investissement, Emprunt, Crédit-bail). Ou bien encore de saisir directement les informations dans les fiches existantes comme pour le Stock initial. 12. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à la génération du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis de générer un fichier au format .doc, docx, ou PDF que vous remettrez à vos collaborateurs, investisseurs ou autres 12.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan OL vous met à disposition 2 modèles de rapport, auxquels peuvent s’ajouter vos propres modèles utilisateurs que vous pourrez exporter par la suite. Insérer alors les résultats de votre choix et définissez l’arborescence de vos chapitres. PRISE EN MAIN 33 Créez ensuite votre rapport à l’aide de l’un de ces modèles. Vous pourrez alors y apporter toutes les modifications que vous souhaitez et créer à nouveau un modèle utilisateur à partir de ce rapport. Remarque La mise à jour de la table des matières n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du document final. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour de la table des matières. Une fois votre rapport rédigé, vous pouvez Générer un document final au format doc, docx ou encore PDF, que vous pourrez ensuite imprimer ou transférer par mail à vos collaborateurs. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. 12.2. Insérer un résultat ou une variable Afin de présenter un rapport concluant et d’argumenter vos propos, vous pouvez insérer tous vos tableaux, graphiques ou ratios depuis l’action Insérer un résultat. Ou bien encore ajouter des variables qui vous permettront d’afficher les valeurs issues de vos résultats sans vous préoccupez de la mise à jour des valeurs. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des résultats. Pour avoir plus de détail sur l’insertion des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. PRISE EN MAIN 34 Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 15. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat PRISE EN MAIN 35  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. LES FONCTIONS AVANCEES 36 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 16. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des recettes et dépenses récemment modifiées, pour vous permettre d’accéder rapidement aux prévisions les plus variables.  La liquidité de votre projet : Ce tableau est une version synthétique de vos encaissements et décaissements et votre situation de trésorerie à chaque fin de période.  La rentabilité du projet : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment. Il est accompagné du taux de marge globale.  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 37 17. LA GESTION DES FAVORIS Uniquement disponible en interface « Classique », à partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 18. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 19. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology), dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. LES FONCTIONS AVANCEES 38 Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) vous propose un modèle par défaut de rapport personnalisable. Vous avez également la possibilité de créer vous-même deux autres modèles de rapport destinés, par exemple, à des interlocuteurs différents pour lesquels vous adopterez une présentation différente de votre rapport final. Afin de constituer un dossier percutant, il est possible d’insérer dans votre rapport certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. 20. LES RESULTATS COMPARATIFS EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology) vous permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce résultats comparatifs estimé/réalisé. Pour cela, vous devez au préalable avoir importé une balance issue de votre logiciel de comptabilité par le menu Paramètres + Balances Réalisées. Enfin par le menu Résultats + Tableaux Comparatifs, vous aurez accès aux différents résultats comparatifs que vous propose EBP Business Plan Ligne Expert (OL Technology). Vous pourrez également comparer vos résultats issus Remarque Dans le cas où votre dossier est lié avec l’application EBP Compta Ligne Expert (OL Technology), il est possible de récupérer la balance directement depuis EBP Business Plan, sans faire d’export au préalable. 21. LE GRAPHIQUE DYNAMIQUE Le graphique dynamique vous permet dans un premier temps de visualiser, de manière graphique, les résultats de votre tableau et dans un second temps de réaliser vos propres graphiques à partir des rubriques du tableau. L’option est disponible depuis la consultation d’un tableau de type statique, sous l’onglet Graphique dynamique. LES FONCTIONS AVANCEES 39 Pour construire votre propre graphique, vous devez cochez l’option Construire un graphique dans la barre de menu du graphique, puis par un clic gauche sélectionnez les rubriques que vous souhaitez représenter graphiquement. 22. LA GESTION DES HYPOTHESES Votre dossier peut contenir jusqu’à 5 hypothèses de travail. Cela vous permet notamment de travail sur un même Business Plan tout en évaluant les différentes opportunités qui s’offrent à vous (un contexte économique favorable ou défavorable, une forme juridique plutôt qu’une autre, un mode d’imposition différent …) Pour cela, il suffit de vous rendre dans le menu Paramètres/ Hypothèses. Vous pouvez alors soit : - Ajouter une nouvelle hypothèse et sélectionner un squelette. Votre hypothèse est alors vierge et vous devez de nouveau saisir l’ensemble de vos prévisions - Dupliquer votre hypothèse de travail grâce un assistant. Vous pourrez à ce montant appliquer une variation des montants par prévision. Vous pourrez ainsi établir des comparatifs à l’aide des tableaux comparatifs et analyser ainsi les écarts selon vos objectifs. 23. LES AUTRES PREVISIONS Afin d’affiner et couvrir l’ensemble des postes de votre entreprise, vous pourrez saisir vos charges ou produits d’exploitations, financiers ou encore exceptionnels. Vous pourrez également saisir vos produits ou charges constatés d’avance, vos provisions ou encore la participation des salarié dans le cadre où la forme juridique et le nombre de salarié l’autorisent. Les menus suivant seront alors disponibles :  Exploitations (Autres produits, Autres charges, Charges à répartir, Productions immobilisées)  Financiers (Produits financiers, Charges Financières, Dividendes)  Exceptionnels (Produits et Charges)  Divers (PCA, CCA, Provisions, Participations des salariés) La saisie de ces prévisions est identique à l’ensemble des prévisions. LES FONCTIONS AVANCEES 40 24. LA SAISIE RAPIDE Afin d’optimiser votre productivité, la saisie rapide est mise à votre disposition. L’action est disponible dans la barre d’outils de chacune des listes de prévisions. La fenêtre vous permet ainsi de saisir en ligne les informations principales de vos prévisions. Les champs sont pour la plupart initialisés grâce aux pré-options. Le reste des informations est saisissable. Vous pourrez ainsi saisir l’ensemble de vos prévisions de ventes ou d’achats, par exemple, en quelque clic. Si vous souhaitez apporter un complément d’information ultérieurement ou bien encore apporter des précisions non disponibles dans la saisie rapide, vos prévisions sont accessibles dans la liste, de la même manière que lorsque vous les créez individuellement. 25. LES PRE-OPTIONS Les pré-options vous offrent la possibilité de définir la valeur par défaut des champs principaux de vos prévisions. Paramétrez par exemple, la saisonnalité, l’échéancier ou encore le taux de TVA applicable à chaque type de prévision. Ainsi, dès lors que vous créez une nouvelle prévision, celle-ci s’initialise avec vos préférences. Cela vous permet d’anticiper une évolution dans la gestion de votre activité, comme un nouveau crédit client ou fournisseurs par exemple. 26. MES TABLEAUX Cet espace vous permet de créer vos propres tableaux. Une première étape de paramétrage vous permet de définir votre présentation, vos rubriques, vos formules … Pour cela vous pouvez vous aider du Plan Comptable de référence disponible ou bien le PCG lorsque vous êtes lié à l’application EBP Compta Open Line. Vous pouvez également vous aider du modèle système disponible ou bien encore des modèles utilisateurs que vous auriez précédemment crées. Vous pouvez ensuite visualiser votre tableau et revenir sur le paramétrage dès que vous le souhaitez. Remarque : Seuls le paramétrage avec les comptes de gestion sont disponibles, c’est-à-dire les comptes de classes « 6 » et « 7 ». LES FONCTIONS AVANCEES 41 27. L’EXPORT/IMPORT DES MODELES L’export et l’import de modèles sont des fonctionnalités disponibles depuis la liste de « Mes tableaux » et des « Modèles utilisateurs » de rapport. Cet outil vous permet de créer vos modèles de tableaux et de rapport dans un dossier et de de les exporter afin de les utiliser dans un autre dossier. Choisissez ainsi la présentation que vous voulez de vos tableaux ainsi que de vos rapports et reproduisez là dans l’intégralité de vos dossiers en quelque clic. Vous exporterez à l’aide de l’assistant l’ensemble de vos modèles puis choisirez à l’import les modèles que vous souhaitez importer dans chaque dossier. 28. LA GESTION DE L’ANALYTIQUE Le logiciel vous permet de gérer vos prévisions analytiques sur plusieurs plans et plusieurs niveaux. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. La création des plans et postes analytiques s’exécute par le menu Paramètres / Champs prévisions Ensuite dans vos prévisions, accédez à la fenêtre ventilation analytique, et saisissez la répartition analytique de votre prévisionnels. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque liste de prévisions, sélectionnez la grille de ventilation désirée et affectez là à vos prévisions à l’aide d’un assistant. INDEX 42 Index A Accès au service technique.....................................................................................................................30 Achats....................................................................................................................................................40 Aide sur EBP Business Plan Classic (OL Technology) ..........................................................................26 Autres prévisions....................................................................................................................................51 C Charges ..................................................................................................................................................40 Code d'activation....................................................................................................................................32 Création de dossier.................................................................................................................................34 D Dates d'exercices....................................................................................................................................34 Dossier...................................................................................................................................................36 Dossier final Généralités ........................................................................................................................................44 Génération.........................................................................................................................................49 E Ecran de travail ......................................................................................................................................35 Export/import des modèles.....................................................................................................................52 Exportation des grilles............................................................................................................................49 F Favoris ...................................................................................................................................................48 Fiche de saisie ........................................................................................................................................36 Fiches Annulation ........................................................................................................................................37 Création.............................................................................................................................................36 Modification......................................................................................................................................37 Suppression.......................................................................................................................................37 Financements .........................................................................................................................................39 G Graphique dynamique ............................................................................................................................50 INDEX 43 Graphiques.............................................................................................................................................43 I Impôts et taxes .......................................................................................................................................41 Impressions Des grilles .........................................................................................................................................49 Dossier..............................................................................................................................................49 Exportations......................................................................................................................................49 Installation .............................................................................................................................................31 L Lancement du logiciel ............................................................................................................................31 Lier un dossier d'une autre application ...................................................................................................45 M Mes tableaux ..........................................................................................................................................52 Multi hypothèses....................................................................................................................................50 P PDF signé...............................................................................................................................................46 Personnels........................................................................................................................................40, 41 Pré-options.............................................................................................................................................52 Prévisions...............................................................................................................................................38 Accéder.............................................................................................................................................38 Achats...............................................................................................................................................40 Autres charges de personnels ............................................................................................................41 Charges .............................................................................................................................................40 Cotisations TNS ................................................................................................................................41 Financements ....................................................................................................................................39 Généralités ........................................................................................................................................38 Impôts et taxes ..................................................................................................................................41 Investissements .................................................................................................................................39 Prélèvement de l’exploitant...............................................................................................................41 Rémunérations des salariés................................................................................................................40 Rémunérations du dirigeant...............................................................................................................40 Subventions d'exploitation.................................................................................................................39 Subventions d'investissements...........................................................................................................39 Taxes assises sur salaires...................................................................................................................41 Ventes...............................................................................................................................................39 R Rapports.................................................................................................................................................44 Ratios.....................................................................................................................................................43 Reports on line .......................................................................................................................................49 Reprendre une entreprise........................................................................................................................43 Reprise de societe...................................................................................................................................43 NOTES 44 Résultats.................................................................................................................................................41 Consultation ......................................................................................................................................41 Exportation........................................................................................................................................49 Graphiques........................................................................................................................................43 Impression.........................................................................................................................................49 Ratios................................................................................................................................................43 Tableaux ...........................................................................................................................................42 Resultats comparatifs .............................................................................................................................50 S Saisie rapide ...........................................................................................................................................51 Sauvegarde.............................................................................................................................................45 Subventions d'exploitation......................................................................................................................39 Subventions d'investissements................................................................................................................39 T Tableau de bord......................................................................................................................................48 TVA.......................................................................................................................................................42 V Ventes....................................................................................................................................................39 NOTES 45 Notes NOTES 46 NOTES 47 NOTES 48

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Devis & Facturation Guide d’installation et d’initiation Classic 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du 7 support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base 8 endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du 9 logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De 12 manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Il est mis à jour régulièrement. Astuce Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ . Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................18 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................18 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................18 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................20 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................20 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................20 4.3. Messages suite activation..................................................................................................21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................22 6. ECRAN DE TRAVAIL............................................................................................................22 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................23 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................23 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................23 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................23 2.2. Les autres options..............................................................................................................24 2.3. Gestion des fenêtres ..........................................................................................................24 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................24 4. COMMENT CREER UN CLIENT ?.......................................................................................25 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?..........................................................................................25 5.1. L'en-tête du devis ...............................................................................................................25 5.2. Le corps..............................................................................................................................26 5.3. Le pied................................................................................................................................26 5.4. Les autres onglets..............................................................................................................26 5.5. Les actions d’un devis........................................................................................................27 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ................................................................................27 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?.........................................28 7.1. Transfert de documents .....................................................................................................28 7.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir .............................................................28 7.3. Regroupement....................................................................................................................28 7.4. Duplication..........................................................................................................................28 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?....................................................29 9. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? ...........................................................................29 16 10. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? ................................................................................30 11. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?............................................................................31 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? ..................................................31 12.1. Mentions légales des factures .........................................................................................31 12.2. Taux d’intérêts..................................................................................................................31 13. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................32 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................33 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................33 16. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................34 17. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................34 18. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................34 19. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................35 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................35 21. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............36 21.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................36 21.2. Les utilisateurs .................................................................................................................36 21.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................37 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................38 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................38 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................38 3. L’OPEN GUIDE.....................................................................................................................39 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ..........................................................................39 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................39 6. LE SERVICE A LA PERSONNE...........................................................................................40 7. LES HISTORIQUES..............................................................................................................40 7.1. Historique de la ligne article...............................................................................................40 7.2. Historique du document .....................................................................................................41 7.3. Historique des ventes.........................................................................................................41 8. LES ECHEANCIERS ............................................................................................................42 9. LES RELANCES ...................................................................................................................42 10. AUTO-LIQUIDATION DES VENTES..................................................................................42 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................43 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................43 17 13. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................43 14. LA MISE A JOUR DU TAUX DE TVA.................................................................................43 15. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................44 16. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................44 17. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.........................................45 18. REPORTS ON LINE ...........................................................................................................45 INDEX........................................................................................................................................46 INSTALLATION 18 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’ EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées.. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Comment activer mon logiciel ? 21 Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. INSTALLATION 22 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner obligatoirement le nom de la base, les coordonnées, les informations administratives (SIRET, NAF) et informations complémentaires de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation Ouverture de l’application 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. PRISE EN MAIN 24  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat ou de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Le bouton « Assistance Online », vous permet d’accéder à un site internet de questions/réponses et de bénéficier d’explications supplémentaires. Pour accéder à cet espace, vous devez disposer d’un service EBP (VIP ou contrat de services EBP). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. Comment créer un client ? 25 4. COMMENT CRÉER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Comment créer un contact ? Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. PRISE EN MAIN 26 5.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 5.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres - Société - Impressions - Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. Comment créer une facture ? 27 5.5. Les actions d’un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action : « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de TVA de la fiche article. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 6. COMMENT CRÉER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable. L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ».  Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les documents. PRISE EN MAIN 28 7. COMMENT TRANSFÉRER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? 7.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 7.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Comment envoyer un document par e-mail ? 29 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres - Société - Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email – Documents, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 9. COMMENT ENVOYÉR UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». PRISE EN MAIN 30 Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les PDF signé. 10. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte de vente, onglet « Récapitulatif ». Comment saisir un règlement ? 31 11. COMMENT SAISIR UN RÈGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 12. COMMENT GÉRER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Deux champs ont été ajoutés dans Paramètres – Société – Règlements – Relances afin d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. PRISE EN MAIN 32 13. COMMENT TRANSFÉRER LES ÉLÉMÉNTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres - Société - Options Comptables :  le chemin de destination du fichier de transfert  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,  les comptes auxiliaires. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert en comptabilité. Comment imprimer un document ? 33 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’impression des documents. 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier. PRISE EN MAIN 34 16. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde. 17. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 18. COMMENT ARCHIVER MES DONNÉES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Comment consulter le journal des événements ? 35 Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nom de l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 19. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la rupture de la numérotation de document,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications. PRISE EN MAIN 36 21. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 21.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 21.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 37 A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 21.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des droits sur une fiche groupe utilisateurs ou utilisateur et pour avoir des exemples d’application des droits. LES FONCTIONS AVANCÉES 38 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux favoris. Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible : - d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. - d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). L’Open Guide 39 3. L’OPEN GUIDE Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez au début des fonctions associées d’une entrée du menu « Open guide… ». Cette entrée permet de visualiser l’enchainement des fonctions disponibles dans chaque menu. Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 4. LA GESTION DE L’ÉCO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches client et dans le pied de l’onglet détail des documents de ventes. LES FONCTIONS AVANCÉES 40 6. LE SERVICE À LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie au quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé.. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 7. LES HISTORIQUES 7.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Les historiques 41 7.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 7.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste. LES FONCTIONS AVANCÉES 42 8. LES ÉCHÉANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Un avoir et une facture peuvent être pointés ensemble. Pour cela, il faut, dans l’échéancier, sélectionner un avoir et une facture, appartenant au même client, et cliquer sur l’option « Pointage entre échéance » dans le volet des tâches. 9. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 10. AUTO-LIQUIDATION DES VENTES Lorsqu’un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. Le dossier pour votre expert comptable 43 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 13. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 14. LA MISE À JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une fiche article est disponible à partir du menu OpérationAssistants de mise à jour. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. LES FONCTIONS AVANCÉES 44 15. L’IMPORT PARAMETRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’import paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, le champ Chemin d’import est accessible. De plus, vous pouvez Renommer le fichier après import (.bak). Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente,…). Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 16. L’EXPORT PARAMÉTRABLE Il est possible de paramétrer le chemin par défaut qui sera utilisé lors de l’export paramétrable. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Options – Général – Import/Export paramétrable, il est possible de modifier le champ Chemin d’export. Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente,…). Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. L’assistant de création de modèle de document 45 17. L’ASSISTANT DE CRÉATION DE MODÈLE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils, Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 18. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. INDEX 46 Index A Accès au service technique ........................................................................................................18 Acompte ......................................................................................................................................30 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................27 Aide sur EBP Devis & Facturation Classic (OL Technology) .....................................................14 Archivage.....................................................................................................................................34 Articles...................................................................................................................................23, 24 Auto-liquidation............................................................................................................................42 B Barème eco-contribution .............................................................................................................39 C Clients..........................................................................................................................................25 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................43 Configuration minimale ...............................................................................................................18 Contact ........................................................................................................................................25 Corps du devis ............................................................................................................................26 Création de dossier .....................................................................................................................22 Création de modèle.....................................................................................................................45 D Devis............................................................................................................................................25 Droits utilisateurs.........................................................................................................................37 Duplication de documents...........................................................................................................28 E Echéances.............................................................................................................................27, 42 Echéancier ..................................................................................................................................42 Eco-contribution ..........................................................................................................................39 Ecran de travail ...........................................................................................................................22 E-Mail ..........................................................................................................................................29 Expert Comptable..................................................................................................................24, 43 Export paramétrable....................................................................................................................44 F Facture ........................................................................................................................................27 Index 47 Facture d’acompte.......................................................................................................................30 Favoris.........................................................................................................................................38 Fonctions avancées ....................................................................................................................38 Frais de port ................................................................................................................................39 G Gestion des fenêtres ...................................................................................................................24 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................36 H Historique de la ligne...................................................................................................................40 Historique des ventes..................................................................................................................41 Historique du document ..............................................................................................................41 I Import paramétrable....................................................................................................................44 Imprimer ......................................................................................................................................33 Initialisation du dossier................................................................................................................23 Installation ...................................................................................................................................19 J Journal des événements .............................................................................................................35 L Lancement du logiciel .................................................................................................................20 Liaison de dossiers......................................................................................................................35 M MAPI............................................................................................................................................29 Mise à jour du taux de TVA.........................................................................................................43 Modèle.........................................................................................................................................45 Mot de passe...............................................................................................................................24 N Nouveau devis.............................................................................................................................25 Nouvelle Facture .........................................................................................................................27 Numerotation...............................................................................................................................23 O Open Guide .................................................................................................................................39 Options du dossier ......................................................................................................................23 Ouverture de l'application ...........................................................................................................23 P PDF Signé ...................................................................................................................................29 Pied de devis...............................................................................................................................26 INDEX 48 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................28 Prospects.....................................................................................................................................25 R Règlement ...................................................................................................................................31 Regroupement de devis ..............................................................................................................28 Relances......................................................................................................................................42 Relances devis ............................................................................................................................42 Reports On Line ..........................................................................................................................45 Restaurer.....................................................................................................................................34 Retards de paiements .................................................................................................................31 ROL .............................................................................................................................................45 S Sauvegarde .................................................................................................................................33 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................34 Service à la personne .................................................................................................................40 SMTP...........................................................................................................................................29 Statistiques..................................................................................................................................43 T Tableau de bord ..........................................................................................................................38 Tarif article...................................................................................................................................24 Taux d'intérêt...............................................................................................................................31 Transfert comptable ....................................................................................................................32 Transfert de documents ..............................................................................................................28 TVA..............................................................................................................................................23 U Utilisateurs...................................................................................................................................36

1  « Windows® XP »  «Windows® Vista »  «Windows® 7 »  «Windows® 8 »  «Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 CRM Guide d’installation et d’initiation PRO 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se 7 faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. 8 Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 10 v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est régulièrement mis à jour. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? .......................................................... 22 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE............................................................................. 26 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?................................................................. 27 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? ............................................................ 28 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? .............................................................. 28 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 29 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 29 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ?.......................................................... 30 7.1. Création d’une activité ................................................................................. 30 7.2. Rappel......................................................................................................... 30 7.3. Suivre une activité ....................................................................................... 30 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ?.................................................................. 31 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?................................................ 31 9.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 31 9.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 32 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 32 16 10.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 33 10.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 33 10.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 34 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 35 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 37 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 37 3. OPEN GUIDE................................................................................................. 38 3.1. Création d’un Open Guide........................................................................... 38 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................ 38 La fenêtre de personnalisation contient : ............................................................ 38 3.3. Enregistrement de l’Open Guide.................................................................. 38 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ?.............................. 38 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?....................................................... 39 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 39 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?................................................ 39 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 39 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 39 8.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 40 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ?...................................................... 40 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ?............................... 41 10.1. Comment créer une campagne ? .............................................................. 41 10.2. Comment préparer une campagne ? ......................................................... 41 10.3. Comment suivre une campagne ? ............................................................. 42 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?.............................................. 43 11.1. Publipostage par courrier........................................................................... 44 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)........................................................... 44 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE.................................................. 45 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? ............................................................... 45 13.1. Créer un devis ........................................................................................... 45 13.2. Les actions du devis .................................................................................. 46 17 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? ................................................ 46 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? .............................................................. 46 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ?............................................................. 46 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?.................................................... 46 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ........................... 47 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? .......................... 48 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS......................................................... 49 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR.......................................................... 49 21.1. Des pistes ................................................................................................. 49 21.2. Des contacts.............................................................................................. 49 21.3. Des comptes ............................................................................................. 50 21.4. Des activités.............................................................................................. 50 22. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES.................. 50 22.1. Duplication de fiche ................................................................................... 50 22.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 51 23. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 51 23.1. La solvabilité.............................................................................................. 51 23.2. La géolocalisation...................................................................................... 52 24. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 52 INDEX................................................................................................................ 53 INSTALLATION 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produit pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur j’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur. - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. INSTALLATION 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre : cliquez sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : Comment crÉer mon dossier ? 22  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement.  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur. - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : INSTALLATION 23 o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Écran de travail 24 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4 PRISE EN MAIN 25 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. Écran de démarrage 26 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … PRISE EN MAIN 27 - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Écran de démarrage. 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page Erreur ! Signet non défini. de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. Comment créer un contact ? 28 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. PRISE EN MAIN 29 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Collaborateur s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Comment créer les activités ? 30 7. COMMENT CRÉER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 7.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax, sms et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 7.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 7.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. PRISE EN MAIN 31 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA ? L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :  En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).  En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.  En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :  Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.  Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 9.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 32 9.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 39). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité (cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installée et activée sur le même poste). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 33 10.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 10.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Comment sauvegarder mon dossier ? 34 10.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 35 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. LES FONCTIONS AVANCÉES 37 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM PRO (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Actions, sur Agenda, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Open Guide 38 3. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers, Actions, Opérations et Paramètres. 3.1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 3.2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….  Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’Open guide en cours de personnalisation Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. 3.3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide. 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ? Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres - Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité et Collaborateur. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. LES FONCTIONS AVANCÉES 39 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Comment traiter mes activités ? 40 Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 8.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos événements en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ? Vous pouvez traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. Dès que l’activité a le statut Terminé vous pourrez passer à la suivante. LES FONCTIONS AVANCÉES 41 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ? 10.1. Comment créer une campagne ? Vous trouverez la définition de la campagne page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». 10.2. Comment préparer une campagne ? 10.2.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. Comment gérer une campagne marketing ? 42 10.2.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 10.2.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 10.3. Comment suivre une campagne ? 10.3.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 10.3.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; LES FONCTIONS AVANCÉES 43 - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 10.3.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 10.3.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une activité de type Courrier (sortant) ou Email (sortant) sera générée pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou désactiver l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. Comment utiliser le publipostage ? 44 11.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. LES FONCTIONS AVANCÉES 45 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE Vous pouvez importer vos e-mails depuis votre Microsoft Office Outlook (2007 ou 2010) dans votre CRM.  Dans les Paramètres –Société – Récupération d’e-mails, vous pouvez ajouter les adresses e-mails utilisées dans Microsoft Office Outlook, afin de déterminer l’expéditeur lors de la récupération de l’e-mail.  Dans les Outils – Options – Complément Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de cocher ou décocher une option qui permet la création d’activités à partir d’e-mails dans Microsoft Office Outlook. Après installation de votre logiciel CRM, lors de la prochaine ouverture de Microsoft Office Outlook, une fenêtre d’installation d’un module complémentaire s’affiche (EBP CRM), après installation de ce dernier :  Dans Microsoft Office Outlook 2007, un menu EBP CRM est disponible ;  Dans Microsoft Office Outlook 2010, dans l’onglet Complément : EBP CRM apparait. Pour créer une activité dans votre CRM, il vous suffit de sélectionner votre email puis l’option Créer une activité dans EBP CRM depuis Microsoft Office Outlook. L’activité créée dans votre CRM sera :  De type E-mail Sortant ou Entrant (en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur renseignée dans les paramètres de la société) ;  Dans l’onglet Corps de l’e-mail il est repris : o Le sujet de l’e-mail ; o Le corps de l’e-mail.  La pièce jointe de l’e-mail est enregistrée dans l’onglet Documents associés. 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. 13.1. Créer un devis Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. (Ce devis est le devis de la Gestion Commercial) Comment visualiser les articles ? 46 13.2. Les actions du devis Depuis le devis, vous pouvez ajouter une nouvelle opportunité ou associer une opportunité existante. Le montant du devis sera reporté dans le montant estimé de votre opportunité. 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? Les articles sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ? L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :  Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.  Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. LES FONCTIONS AVANCÉES 47 Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé. 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels  Opportunités Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, Comment réaliser un export paramétrable ? 48  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Opportunités  Cibles de campagnes Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. LES FONCTIONS AVANCÉES 49 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR 21.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. Actions pratiques communes à toutes les fiches 50 21.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 22. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES 22.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :  Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. LES FONCTIONS AVANCÉES 51  Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 22.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 23. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 23.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. Comment restaurer mon dossier ? 52 23.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 24. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 53 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................19 Actions.........................................................................................................................................30 Actions contextuelles ..................................................................................................................24 Activités .......................................................................................................................... 25, 27, 31 Agenda ........................................................................................................................................27 Archivage.....................................................................................................................................51 Articles.........................................................................................................................................46 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................50 Comptes .................................................................................................................................50 Contacts..................................................................................................................................49 Pistes ......................................................................................................................................49 B Barre de navigation .....................................................................................................................24 Barre de statut.............................................................................................................................24 C Campagnes Activités ............................................................................................................................42, 43 Ciblage....................................................................................................................................41 Coûts.......................................................................................................................................42 Fiche .......................................................................................................................... 27, 40, 41 Modèles ..................................................................................................................................42 Opportunités de ventes ....................................................................................................42, 43 Statistiques .............................................................................................................................43 Vérifier les cibles ....................................................................................................................41 Champs personnalisés................................................................................................................38 Clients..........................................................................................................................................28 Collaborateurs .............................................................................................................................29 Comptes Clients.....................................................................................................................................25 Fournisseurs ...........................................................................................................................39 Comptes clients...........................................................................................................................28 Comptes Clients ..........................................................................................................................26 Comptes prospects .....................................................................................................................28 Configuration minimale ...............................................................................................................19 Contacts ......................................................................................................................... 25, 26, 28 Conversion ..................................................................................................................................39 54 Création de dossier .....................................................................................................................22 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................27 Désarchivage ..............................................................................................................................51 Devis............................................................................................................................................45 Documents associés ...................................................................................................................49 Droits utilisateurs.........................................................................................................................34 Duplication...................................................................................................................................50 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................26 ÉCRAN de travail ........................................................................................................................24 E-mailing......................................................................................................................................44 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................46 Evénements ................................................................................................................................31 F Familles de comptes ...................................................................................................................29 Favoris.........................................................................................................................................37 Fonctions avancées ....................................................................................................................37 G Géolocalisation............................................................................................................................52 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................23 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................33 I Import paramétrable..............................................................................................................47, 48 Import/Export de contacts ...........................................................................................................39 Imprimer ......................................................................................................................................35 Installation .............................................................................................................................19, 20 Itinéraire.......................................................................................................................................52 L Lancement du logiciel .................................................................................................................21 Liaison de dossier .......................................................................................................................35 M Menus..........................................................................................................................................24 N Notes ...........................................................................................................................................49 O Open Guide .................................................................................................................................38 55 Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................32 Etapes en cours......................................................................................................................32 Montant estimé .......................................................................................................................32 Montant réalisé .......................................................................................................................32 Motif de clôture .......................................................................................................................32 Opportunités d’achats .................................................................................................................39 Opportunités de ventes .................................................................................................. 25, 27, 31 Ouverture de l'application ...........................................................................................................21 P PDF Signé ...................................................................................................................................46 Pistes........................................................................................................................ 25, 26, 27, 39 Plan .............................................................................................................................................52 Prise en main ..............................................................................................................................25 Prospects.....................................................................................................................................28 Publipostage..........................................................................................................................43, 44 Publipostage par courrier............................................................................................................44 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................44 R Rappel .........................................................................................................................................30 Restaurer mon dossier................................................................................................................52 S Sauvegarde .................................................................................................................................34 SMS.............................................................................................................................................46 Solvabilité ....................................................................................................................................51 T Tableau de bord ....................................................................................................................32, 37 Tiers.......................................................................................................................................27, 28 U Utilisateurs...................................................................................................................................33 56 Notes 57 Notes 58 Notes 59 Notes 60 Notes

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 Gestion Commerciale Guide d’installation et d’initiation Ligne PME Open Line 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et 4 logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non 5 conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. 12 Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 13 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 21 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 21 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 21 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 23 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 23 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 23 4.3. Messages suite activation............................................................................ 24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 25 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 26 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 27 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 27 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 27 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 27 2.2. Les autres options ....................................................................................... 28 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 28 4. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 29 4.1. Création d’un client...................................................................................... 29 4.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 29 4.3. Création d’un contact................................................................................... 29 5. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 30 5.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 30 5.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 5.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 32 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 33 5.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 34 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 35 6.1. Facturation par copie................................................................................... 35 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 35 16 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 36 7.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 36 7.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 36 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 37 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?37 8.1. Transfert...................................................................................................... 37 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ........................................ 38 8.3. Regroupement............................................................................................. 38 8.4. Duplication .................................................................................................. 38 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 38 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................... 39 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?............................................................................................ 40 11.1. Comment saisir un acompte ? ................................................................... 40 11.2. Comment saisir un règlement ?................................................................. 41 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................ 41 11.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?............... 42 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?...................................... 43 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ?.............................. 44 12.1. Mentions légales des factures ................................................................... 44 12.2. Taux d’intérêts........................................................................................... 44 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 44 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ................................................... 45 13.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 45 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?.......................................... 46 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? ... 46 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? ... 47 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ?.......................................... 48 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ?............................................. 48 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 49 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 49 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? ........................................................ 50 15.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 50 15.2. Le principe général.................................................................................... 51 15.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 51 15.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 51 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux............................................... 51 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 52 17 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 52 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ............................. 53 19. COMMENT RESTAURER ?......................................................................... 53 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 54 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 54 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 55 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 55 23.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 55 23.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 56 23.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 56 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 57 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 57 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 58 3. L’OPEN GUIDE.............................................................................................. 58 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 59 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 59 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER................................... 60 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 61 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT .................................................. 62 11. IMPORT DE DOUCHETTE .......................................................................... 62 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES.............................................................. 63 13. LE MULTI-LANGUES................................................................................... 64 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT...................... 64 15. LA CONTREMARQUE ................................................................................. 65 16. LES HISTORIQUES..................................................................................... 65 16.1. Historique de la ligne article....................................................................... 65 18 16.2. Historique du document............................................................................. 66 16.3. Historique des ventes ................................................................................ 66 16.4. Historique des achats ................................................................................ 66 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR ..................................... 67 18. LES EFFETS DE COMMERCE.................................................................... 67 19. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 68 20. LES RELANCES .......................................................................................... 69 21. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?................................. 70 21.1. Les règlements et remises en banques ..................................................... 70 21.2. Les échéances .......................................................................................... 70 22. AUTO-LIQUIDATION ................................................................................... 70 22.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation............................................. 70 22.2. Les achats................................................................................................. 71 22.3. Les ventes................................................................................................. 71 23. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 71 24. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 71 25. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................. 71 26. LES STATISTIQUES.................................................................................... 72 27. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 72 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING ......................................... 73 28.1. Les ressources .......................................................................................... 73 28.2. Le planning................................................................................................ 73 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line ............................. 73 29. LA GESTION DE LA DEB/DES .................................................................... 74 30. LA GESTION DU E-COMMERCE ................................................................ 75 31. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 75 32. MAP POINT ................................................................................................. 76 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES ........................................................ 76 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES ....................................................... 77 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES......................................... 77 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.............. 79 19 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR........................................................ 79 38. LE REMPLACEMENT DE CODE ................................................................. 80 39. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 80 40. L’EXPORT PARAMETRABLE...................................................................... 81 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT..................... 81 42. REPORTS ON LINE..................................................................................... 82 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 82 LES MODULES ................................................................................................. 83 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT ............................................. 83 2. LA GESTION DES AFFAIRES ....................................................................... 84 3. COMMENT GERER LES GAMMES ?............................................................ 85 4. COMMENT GERER LA MAINTENANCE / SAV ? .......................................... 86 5. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ?................................................. 87 INDEX................................................................................................................ 88 20 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits), Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 8.1FRFR40. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). INSTALLATION 24  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (e-commerce (oxatis/epages), Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne, Plan, Itinéraire, Solvabilité, SMS). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le/les module/s disponibles,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une Comptabilité Open Line d’installé et que vous cochez ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur".  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF) o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus. La barre de navigation Ouverture de l’application 27 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). PRISE EN MAIN  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la fiche article. Comment créer un Tiers ? 29 4. COMMENT CREER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. PRISE EN MAIN 5. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 5.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 5.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Le dépôt renseigné par défaut est celui des options. En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans Paramètres – Société – Numérotation – Vente. 5.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 31 5.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, le mode de transport et la nature de transaction pour la DEB, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 5.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler des actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s’affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l’acompte 5.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. PRISE EN MAIN 5.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ». 5.3. Comment livrer une commande ? 5.3.1. Les paramètres Vous pouvez accéder aux paramètres en passant par le menu Paramètres - SociétéDocuments de vente. Cette option permet de définir une étape intermédiaire entre la commande et le bon de livraison/bon de retour, pour permettre la préparation de la livraison/retour sans pour autant déclencher le mouvement de sortie de stock. Par défaut, l’option est décochée. Si cette option n’est pas sélectionnée le champ « Etat » n’est pas présent dans le document. Il n’est pas autorisé de dé-sélectionner la case si des documents concernés par la case, dans un état autre que 10, existent. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les états des bons de livraison et bon de retour. Comment gérer les ventes ? 33 5.3.2. La livraison La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 5.3.3. Les nomenclatures Il est possible de livrer ou réceptionner partiellement des nomenclatures commerciales. Dans Paramètres – Société – Articles, l’option « Livrer partiellement les nomenclatures commerciale » permet d’autoriser la livraison/réception partielle des composants des nomenclatures. Cette option est aussi présente dans la fiche article (onglet Nomenclature »). Ainsi, lors de la livraison/ réception partielle, vous pouvez livrer/réceptionner indépendamment les composants d’une nomenclature commerciale. 5.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. PRISE EN MAIN Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 5.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer un document d’acompte avec une TVA exonérée (0,00%) quel que soit le type du tiers. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Document d’acompte sans TVA » présente dans Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. Comment créer une facturation périodique ? 35 6. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous : 6.1. Facturation par copie 6.1.1. L’entête : Elle se compose :  D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D’un libellé : libellé de la facturation périodique. 6.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 6.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de livraison à prendre en compte. PRISE EN MAIN 7. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents d’achat– Demandes de prix. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 7.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 7.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 37 7.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. Remarque Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments » de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »). L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. PRISE EN MAIN 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 9. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres – Sociétés – Email - Paramètres) :  MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine  SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail. Comment envoyer un PDF signé ? 39 Suivant le paramétrage défini dans le menu Paramètres – Société – Email, suite à la demande de l’envoi, une fenêtre permettant de personnaliser l’objet et le message du mail s’affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A l’acceptation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si dans la fiche client, il y a plusieurs contacts avec des adresses mails, il est possible de choisir le contact. De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet « Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente. Remarques En transfert / regroupement de document, l’envoi par mail est possible. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Email. Les documents concernés sont du devis en bon de livraison et de commande en bon de livraison. Il est possible d’envoyer une copie cachée de chaque mail au commercial/collaborateur connecté. Cette option est disponible à partir du menu Paramètres – Société – Email (pour les versions réseau, c’est l’adresse du commercial associé à l’utilisateur ; pour les versions monoposte, c’est l’adresse mail dans les coordonnées qui sera utilisée). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 10. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. PRISE EN MAIN Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document). Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ». Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe. Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signé. 11. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 11.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 41 11.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  Affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  Saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :  Le règlement (une écriture pour un règlement,  La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque L’option par l’intermédiaire d’une remise en banque, est indiquée par défaut, si le moyen de paiement est paramétré avec l’option "Remettre en banque". 11.3. Comment saisir un escompte de règlement ? Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans montant du règlement). Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance. Remarque En cas de transfert d’une facture, réglée en partie par un escompte, en avoir, le montant de l’escompte affecté à la facture lors du règlement sera récupéré dans le pied de l’avoir. PRISE EN MAIN 11.4. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. 11.4.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ». 11.4.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. Comment réaliser le suivi financier des clients et fournisseurs ? 43 11.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? 11.5.1. Générer le fichier de virement CFONB La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. Remarque Pour les LCR, un code acception peut être saisi : - dans l’onglet Transfert bancaire de la fiche du règlement, - sur chaque ligne de règlement de remise en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n’oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 11.5.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Les formats des fichiers SEPA générés par l’application sont :  Pour les prélèvements : pain.008.001.02  Pour les virements : pain.001.001.03 Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations cidessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. PRISE EN MAIN Il est possible de rendre le BIC optionnel. Pour cela, vous devez cocher l’option « BIC facultatif pour les virement et prélèvements SEPA », qui se trouve dans Paramètres – Société – règlements. Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales. Pour plus de détail sur la génération du fichier SEPA ou CFONB, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 12. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? 12.1. Mentions légales des factures L’indemnité forfaitaire en cas de retard de paiement est à indiquer dans les mentions légales des factures par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes. 12.2. Taux d’intérêts Dans les Paramètres – Société – Règlements, deux champs vous permettent d’indiquer le taux d’intérêt à appliquer pour le calcul des pénalités de retard et le montant de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ces informations sont alors utilisées dans les lettres de relance afin de calculer le montant total des pénalités de retard. Remarque Le calcul concerne uniquement les professionnels il faut donc qu’une des informations suivantes existe : Un SIREN sur la fiche client, ou un Numéro de TVA intracommunautaire sur le document. 13. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles - Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie, les inventaires, les ordres et bons de fabrication, les ordres et bons de désassemblage ainsi que les ordres et bons de transfert. La gestion de stock est multi-dépôt (dont gestion de dépôt principal et de transit). La création de dépôts et de localisation s’effectue à partir du menu Paramètres - Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire). Comment gérer les stocks ? 45 13.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? Cette option est disponible à différents endroits :  Paramètres + Société + Articles  Dans la fiche famille article  Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l’option « Géré en stock » est cochée. 13.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « Stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). PRISE EN MAIN Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le Transférer en comptabilité. Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 13.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 13.4. Comment décrémenter le stock des composants lors de la fabrication ? Dans l’onglet « Nomenclature » de la fiche article, l’option « Décrémenter le stock des composants pour la fabrication » est proposée pour les articles de type Nomenclature de fabrication. Elle permet lors de la fabrication des nomenclatures de décrémenter directement le stock des composants simples dans le cas où la nomenclature est composée de sousnomenclatures. Ainsi, les mouvements de stock sont générés sur les composants simples et aucun mouvement n’est alors visible sur la sous-nomenclature. Comment gérer les stocks ? 47 13.5. Comment créer des ordres/bons de fabrication ou de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de fabrication ou de désassemblage,  Le menu Stock / Articles – documents de stock – Ordres ou Bons de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrer en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage, d'un transfert d'un ordre de fabrication/désassemblage ou d’un traitement partiel d’un ordre de fabrication ou de désassemblage. Les fiches Ordres et Bons de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation (enregistrement) d'un bon de fabrication ou de désassemblage, c’est le stock réel des articles composés qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Remarques La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. Les ordres de fabrication et de désassemblage peuvent être soldés ou dé-soldés. PRISE EN MAIN 13.6. Comment créer des ordres/bons de transfert ? Pour accéder à la création d’un ordre/bon de transfert, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles – Documents de stock, le bouton Ajouter puis Ordres ou bons de transfert,  Le menu Stock / Articles – Documents de stock – Ordres ou Bons de transfert puis la touche [Inser]. Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock l’article dans un autre dépôt B. Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le un autre dépôt .B Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et état) et d'onglets. Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert. A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. Remarque Les ordres de transfert peuvent être soldés ou dé-soldés. 13.7. Comment réaliser un réapprovisionnement ? Pour accéder à la création d’un réapprovisionnement, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Opérations - Documents de stock ou document d’achat –Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur.  Le menu Opérations - Documents de stock ou Document d’achat- Réappro. de fabrication ou Réappro. Fournisseur. La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant. Remarque La présence d’un fournisseur principal n’est pas obligatoire pour le réapprovisionnement d’un article. L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ». L’assistant lancé à parti des documents de stock, vous permet de générer les ordres de fabrication pour les éléments de types « Nomenclature de fabrication ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement. Comment transférer les éléménts en compta ? 49 13.8. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 14. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  Les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  Les échéances,  Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  Les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  Les libellés des écritures,  Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  Les comptes auxiliaires,  La méthode de comptabilisation des stocks,  Les comptes de stock pour chaque fiche articles,  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). PRISE EN MAIN Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique :  La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).  La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 15. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse. Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 15.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. Comment gérer l’analytique ? 51 15.2. Le principe général Analyser des coûts s’effectue selon différents axes, par exemple l’entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d’analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l’application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l’application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s’appelle la clef de répartition, la facture d’achat de matières premiers se répartie à 50% pour l’atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l’application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l’article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L’analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s’agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Ligne Open Line : le nombre de plans est illimité et 12 niveaux de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 15.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Consultez l’aide en ligne (F1) pour prendre connaissance des fiches disponibles. 15.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c’est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d’attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. 15.5. La gestion analytique sur plusieurs niveaux Le multi-niveau vous permet de définir vos postes analytiques selon un arbre, avec des « parents » et des « enfants ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. PRISE EN MAIN 16. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés). Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment sauvegarder tous mes dossiers ? 53 18. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte et de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 19. COMMENT RESTAURER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils-Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposer de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. PRISE EN MAIN 20. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres - Société - Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « EBP Compta & Gestion Commerciale Ligne Open Line», il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré. 21. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. Comment consulter le journal des événements ? 55 22. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  La validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  Le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  La suppression de documents,  La dévalidation d’inventaire ou de document,  Le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, et pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 23.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. PRISE EN MAIN 23.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 23.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit « Création ». Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le tableau de bord 57 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Il peut être calé sur les dates d’exercice comptable. Pour cela, il faut aller dans le menu Paramètres – Société – Options comptables – Options générales, partie Exercice comptable. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. Pour avoir plus d’informations sur le tableau de bord, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 58 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Via le clic droit, sélectionnez-les entrées de la barre de navigation que vous souhaitez. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers, un raccourci ou un site web pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Les fonctionnalités qui ne sont pas présentes dans le volet de navigation peuvent également être insérées. Par exemple, vous désirez ajouter la sauvegarde. Pour ce faire, vous devez réaliser un clic droit n’ importe où sur la barre des menus, puis cliquer sur « Ajouter aux favoris ». L’écran « Ajouter une commande aux favoris » s’ouvre. Dans la partie « Catégories », sélectionner « Outils », puis sur la partie « Commandes » sélectionner « Sauvegarder », et cliquer sur « Ajouter aux favoris ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des favoris, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Remarques Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Il est également possible d’insérer des catégories d'impressions et donc d'ouvrir directement la boite d'impression d’un modèle. Il est aussi envisageable d’ajouter les commandes des menus qui ne sont pas dans le volet de navigation (par exemple : Import paramétrable). 3. L’OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris, Ventes, Règlements, Achats, Stock/Articles, Opérations et Paramètres. Chaque Open Guide personnalisé sera disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. La gestion des tarifs et promotions 59 4. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarques Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions. Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur. 5. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 60 6. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur chacun des éléments. Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables, les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée. Il existe deux éco-organismes : - Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels, - Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Eco-contribution mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes – Eco-contribution mobilier. Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration et les informations demandées ne sont pas les mêmes. Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 7. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (vente, achat ou vente et achat) et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à l’escompte. Cette option peut être cochée par défaut. Pour cela, allez dans Paramètres – Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de l’onglet Récapitulatif des documents de et d’achat. Remarques Le calcul des taxes est réalisé sur le montant HT hors remise pied et escompte. Si une remise en ligne a été saisie, elle sera prise en compte dans le calcul de la taxe. La gestion des autres taxes 61 8. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les fiches tiers, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. Remarques Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document. 9. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : N° déclaration et sa Date d’enregistrement; N° agrément et sa Date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». Les données à renseigner pour le service à la personne sont les intervenants, les familles articles, les articles et les moyens de paiement. La saisie du temps d’intervention est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Cette saisie concerne le code intervenant du service, la date d’intervention ainsi que la durée. Pour chaque prestation réalisée, une attestation doit être établit. Elle peut être imprimée depuis le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. LES FONCTIONS AVANCÉES 62 10. LA GESTION DU MULTI EMPLACEMENT La gestion du multi emplacement est activée à partir du menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Lors d’un transfert de document, il est possible de proposé la saisie des emplacements, pour cela, vous devez cocher l’option « Toujours proposer la saisie des emplacements en transfert de document », qui se trouve dans Paramètres – Société – Multi-dépôts. Le multi emplacement peut être actif selon les dépôts (menu Paramètres – Stock – Dépôts). Si l’option est cochée dans la fiche dépôt, un mode de saisie par défaut est proposé :  Non géré  Facultatif  Obligatoire. Ces informations sont aussi visibles dans la fiche article, onglet « Stock ». Dans les bons d’entée et les bons de sortie, pour un même article, il est possible de sélectionner un ou plusieurs emplacements. Pour cela, il faut cliquer sur la colonne « Code emplacement », afin d’avoir la fenêtre de répartition. La colonne « Code emplacement » est également disponible dans l’inventaire, dans la fenêtre des retours partiels et dans les mouvements de stock. Pour avoir plus d’informations sur le multi emplacement, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 11. IMPORT DE DOUCHETTE Les douchettes concernées sont celles à mémoire. Vous allez pouvoir scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ». Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre. La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés. Elle permet de :  Choisir le modèle de douchette  Définir des options  Démarrer et réceptionner les codes barre articles + quantités  Gérer les données réceptionnées  Importer les données dans le document Pour avoir plus d’informations sur l’import des articles par douchette, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion du multi-devises 63 12. LA GESTION DU MULTI-DEVISES La fonction « Multi-devises » est peut être activée à partir des Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Votre logiciel vous propose :  De mettre à jour régulièrement et automatiquement la valeur du cours des devises présentes dans le dossier,  D’émettre une pièce commerciale complètement en devise, ou simplement d’exprimer le montant à payer également en devise,  De générer des échéances en devise,  De régler les factures dans la devise souhaitée,  De gérer les écarts de change de type gain et perte, de façon automatique et de les comptabiliser,  De gérer les relances dans la devise de l’échéance,  De remettre en banque les règlements par devise,  De générer des virements internationaux, en devise ou en euro. Le dossier est toujours exprimé en Euros. A la création de dossier, certaines fiches devises sont créées par défaut. Il est également possible d'importer des devises à partir du menu Outils - Imports paramétrables. Le cours des devises peut-être mis à jour manuellement sur la fiche devise ou automatiquement grâce à un paramétrage des options (Paramètres - Société - Paramétrages). Cependant, il est important de saisir le code ISO de la devise dans la fiche de la devise (zone code de la devise), sinon la mise à jour automatique ne pourra pas se faire. Le renseignement de la devise s'effectue sur :  La fiche tiers (cela entraîne sa reprise automatique lors de la création de documents et de règlements),  Le document (y compris acompte, TVA autres taxes et l’éco contribution),  Les échéances,  Les règlements,  Les banques,  Les remises en banque (une remise en banque ne concerne qu’une seule devise à la fois),  Les tarifs clients et fournisseurs. Remarque Lorsqu’une banque est saisie sur un règlement, il faut que la devise indiquée sur le règlement soit la même que celle de la banque. Si la banque est saisie avant la devise, c’est la devise de la fiche banque qui est indiqué. Lors du transfert de documents, livraison/réception partielle, regroupement de documents ou facturations périodiques, une option permet de définir le calcul du montant en devise. Un virement international est obligatoire pour tout virement en devise et pour tout virement en euro sur une banque autre que française. Par conséquent, remettre en banque en même temps des paiements euros destinés à un virement international et à un virement national est possible. La gestion du multi devises s’utilise de la même façon pour les achats. LES FONCTIONS AVANCÉES 64 13. LE MULTI-LANGUES La gestion multi-langues permet de gérer l'affichage des libellés dans les documents et éditions. Pour accéder au paramétrage des langues, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Langues. Vous pouvez définir jusqu’à 5 langues en précisant différents critères (langue, code, l’ordre d’affichage dans la liste déroulante et le dictionnaire). Lors de la réalisation d’un document la langue appliquée est celle du tiers sélectionné sur le document. Elle est visible dans l’onglet « Compléments » où elle peut être modifiée. La description des lignes articles est affichée dans la langue du document. Si la description n’existe pas dans cette langue, le libellé par défaut sera le Français. Les autres données comme le code unité, le mode de règlement restent dans la langue du dossier et seront traduites uniquement sur les éditions. Le modèle d’impression associé au document est dans la même langue. Si aucun modèle n’existe, il faut créer le modèle avant de créer un document. La création de modèles d’impressions de document dans une langue s’effectue par un « Copier le modèle dans une autre langue ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 14. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT Par défaut, dans les documents d’achat, onglet « Livraison », dans la zone « Livrer au », le choix indiquée est « Chez le fournisseur ». Plusieurs choix sont possibles :  Chez le fournisseur,  Au dépôt,  Chez le client. (Dans ce cas, aucun mouvement de stock n’est généré) Ces choix permettent de définir la vente des produits pour lesquels, systématiquement ou occasionnellement, il faut demander à son fournisseur de livrer directement chez le client, ou pour pouvoir dire à son fournisseur que les articles seront enlevés chez lui, ou encore livrés à l’un de ses dépôts. Dans Paramètres – Société – Documents achats – Options générales, il est possible de définir le type d’adresse de livraison de vos achats le plus fréquent. Ce paramètre est repris ensuite par défaut dans vos articles et dans vos documents d’achats Dans une fiche article, Onglet « Stock », ajustez le type d’adresse de livraison de vos achats propre à l’article si différent des autres. Dans les documents d’achat, Onglet « Livraison », la valeur par défaut est reprise des paramètres du dossier, elle reste modifiable. Le modèle d’impression du document imprime l’adresse à laquelle le fournisseur doit livrer. Dans les documents de vente, Commandes, dans la ligne de document, la liste de type d’adresse de livraison achat est reprise de la fiche article et est librement modifiable. Cette possibilité est disponible sur les commandes uniquement car c’est lié à la contremarque et au réapprovisionnement. Cette fonction impacte également la contremarque et le réapprovisionnement fournisseur. LA contremarque 65 15. LA CONTREMARQUE La contremarque consiste à générer de manière quasi-systématique un réapprovisionnement pour un article géré en contremarque lorsqu'il est commandé par un client. Les documents de réapprovisionnement générés sont liés à la commande du client. Ceci afin que lors de la réception de la commande fournisseur, la commande client liée puisse être livrée. La gestion de la contremarque est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible "Contremarque" (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour gérer la contremarque, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier, partie Articles, puis les familles articles et les articles (onglet stock). Puis, vous pouvez réaliser vos commandes clients. En fonction des options sélectionnées (Gérer la contremarque, Contremarque automatique, Forcer le réapprovisionnement si le stock est suffisant), lors de la sauvegarde de la commande client, la commande fournisseur sera générée. La commande fournisseur est générée avec le fournisseur principal de l'article. Il est possible de modifier le fournisseur de la commande. La commande client est liée à la commande fournisseur. A la réception de la commande fournisseur, la livraison de la commande client sera réalisée. Si la commande fournisseur n’est pas fermée, vous pouvez la compléter lors d’un réapprovisionnement. 16. LES HISTORIQUES 16.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. LES FONCTIONS AVANCÉES 66 16.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  Enregistré/validé,  Issu d'un autre document,  Transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 16.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 16.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer les filtres. La gestion du tiers payeur / encaisseur 67 17. LA GESTION DU TIERS PAYEUR / ENCAISSEUR Le tiers payeur est une personne qui effectue un paiement pour le compte d'une autre personne. La sélection du tiers payeur/encaisseur s'effectue dans l'onglet « Gestion » de la fiche client / fournisseur. Dans cet onglet, vous pouvez également :  définir le tiers à facturer/facturant,  choisir Ne pas regrouper les commandes en Bon de livraison / réception,  choisir de Ne pas regrouper les Bons de livraison/réception en facture,  dans la partie Lettres de relances, définir les relances pour le tiers payeur. La liste des tiers payeur/encaisseur n'affiche que les tiers qui n'ont pas de tiers payeur/encaisseur ou de tiers à facturer/facturant. Les prospects peuvent être sélectionnés comme tiers à facturer mais pas comme tiers payeur. Dans ce cas, la fiche prospect sera transformé en fiche client lors de l’enregistrement du premier document. Pour avoir un exemple et plus d’informations sur le tiers payeur / encaisseur, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 18. LES EFFETS DE COMMERCE La gestion des effets de commence s’effectue par :  Le paramétrage des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est sélectionnée  Le paramétrage du compte tiers (client/fournisseur)  Le paramétrage du moyen de paiement  Le paramétrage de la fiche banque  La réalisation de la fiche règlement  La réalisation de la remise en banque ou décaissement  Le transfert comptable Remarque Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Contrôle de l’encours autorisé. Pour avoir plus d’information sur la gestion des effets de commerce, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 68 19. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  De la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  De la fiche client,  Du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  Du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Les relances 69 20. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaitez relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Remarque Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du document. LES FONCTIONS AVANCÉES 70 21. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ? 21.1. Les règlements et remises en banques Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs. Pour gérer ce retour d’impayé, quelque soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement. Pour un règlement comptabilisé par : - le règlement, l’incident est ajouté sans condition. - la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ». Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter », « Représenté ». Quelque soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ». Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement. 21.2. Les échéances Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier). Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances. 22. AUTO-LIQUIDATION Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe). De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation » 22.1. Paramétrage des écritures d’auto-liquidation Dans la partie Paramètres – Société - Options comptables - Journaux et comptes divers, vous devez cocher l’option « Générer l’écriture d’auto liquidation sur les achats intracommunautaires ». Les comptes de TVA d’auto-liquidation pour les biens et pour les services sont à renseigner dans chaque fiche taux de TVA : Paramètres – Taxes – Taux de TVA, dans la partie « Achats-Comptes de TVA ». Le dossier pour votre expert comptable 71 22.2. Les achats Sur tous les documents, sauf documents d’acompte, dans l’onglet « Compléments », deux options vous permettent de définir la « Génération l’écriture d’auto-liquidation » et sélection de la «TVA sur port applicable pour auto-liquidation ». Afin de sélectionner le taux de TVA pour l’auto-liquidation, sur les lignes des documents, vous pouvez ajouter la colonne « TVA applicable pour auto-liquidation ». 22.3. Les ventes Sur tous les documents, y compris les documents d’acompte, le champ « Mention à imprimer sur le document » est saisissable dans l’onglet « Compléments ». Si la territorialité du document est Intracommunautaire et qu’un numéro de TVA intracommunautaire est indiqué, ce champ sera renseigné par défaut par le terme « Autoliquidation », sauf pour les factures/avoir d’acompte. Le champ est modifiable quelque soit la territorialité. 23. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 24. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 25. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial/collaborateur,  des documents rattachés au commercial/collaborateur (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Il s’effectue par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commissions. Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. LES FONCTIONS AVANCÉES 72 26. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 27. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (*On-Line Analytical Processing nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008)) est destiné à des analyses multidimensionnelles complexes sur des données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (notion de temps, de famille, articles, clients...). L’avantage de ce système est le suivant :  La création de son propre cube de données ou la modification du cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans Open Line® consiste à définir les critères du cube et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. La fenêtre des statistiques OLAP se présente sous forme d’onglets permettant la sélection d’une statistique, la visualisation/modification des données, la représentation graphique des données et la visualisation avant impression de la grille des données et du graphique associé. Vous pouvez également modifier le cube OLAP (Dimensions/Attributs et Mesures) par le menu Options/Modifier la structure du cube OLAP. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel® afin de retravailler les statistiques en exploitant toute la puissance du tableur. La gestion des ressources / planning 73 28. LA GESTION DES RESSOURCES / PLANNING Les horaires du planning peuvent être modifiés à partir des Paramètres - Société – Planning. Afin de saisir des temps et éventuellement de les transférer dans la paye, vous devez définir le nom des variables. (Paramètres - Société – Variables de paye) Cette saisie s’effectue à l’aide d’une grille qui se compose d’un code/variable de la paye et du libellé. 28.1. Les ressources Elles concernent plusieurs fiches :  Les commerciaux / collaborateurs : onglet « Horaires », il permet de renseigner le matricule employé, son coût horaire et l’article de type service associé, ainsi que ces heures de travail.  Les familles matériels et les matériels : pour créer ces fiches vous devez aller dans le menu Paramètres – Matériel. 28.2. Le planning Pour visualiser le planning, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning- Planning. Il est composé d’une partie « calendrier » (à droite de l’écran, par défaut la date du jour) et d’une partie planning (plusieurs sélections et filtres sont possibles). Remarque Il est possible de saisir des lignes de temps autonome. Pour cela, vous devez aller dans le menu Ventes – Planning – Saisie des temps et variables de paye. Afin de voir cette saisie dans le planning, vous devez cocher l’option « Voir dans le planning ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur la gestion des ressources/planning. 28.3. Transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Line Il s’agit de transférer les heures d’une ressource de type Main d’œuvre dans EBP Paye Ligne Open Line. Si la paye n’est pas liée à la gestion commerciale, un fichier sera généré. Le transfert peut être lancé à partir du menu Opérations – Transfert en paye – Transférer les données. La date de validité proposée permet à la paye de savoir sur quelle période de bulletin prendre en compte les heures reçues de la gestion. Remarque A noter que l’envoi des heures s’effectue uniquement pour les ressources sélectionnées, quelque soit le contrat du salarié. C'est-à-dire payé à l’heure ou mensualisé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le transfert des heures dans EBP Paye Ligne Open Ligne. LES FONCTIONS AVANCÉES 74 29. LA GESTION DE LA DEB/DES La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle de TVA les mouvements de biens (et depuis peu de services « DES ») échangés entre la France et les pays de la communauté européenne. La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible « DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles). Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir :  Les paramètres du dossier (contact DEB/DES),  La numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres)  La nature de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB) Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur) et la nomenclature NC8, ainsi que le pays d’origine dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de fabrication. Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule la liste des nomenclatures n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ». Ensuite, vous devez créer les documents :  Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » : Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de vente (client).  Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » : Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France. Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ». L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur « Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et de date. La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus être modifiée. La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé. Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES. Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES. La gestion du e-Commerce 75 30. LA GESTION DU E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 31. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles sont proposés par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. LES FONCTIONS AVANCÉES 76 32. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d’outils située au-dessus des onglets permet d’exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Carte’ et de calculer l’itinéraire d’après toutes les adresses de la sélection courante. L’ordonnancement des étapes n’est pas disponible pour le moment. L’itinéraire est donc calculé dans l’ordre des adresses présentes dans le tableau de l’onglet ‘Données’.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l’onglet ‘Géocoder’ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 33. LES FORMULES DE CALCUL TYPES Il est possible de définir des formules de calcul sur les quantités et les prix de vente HT pour les documents de vente de type Devis, Commande, Bon de livraison et Facture. Pour les avoirs et les bons de retour, l’activation des formules se fait par le menu Paramètres – Société – Documents de ventes – Options générales. Cette fonctionnalité permet de définir des formules de calcul prête à l’emploi sur les fiches articles et familles articles, ainsi que des formules de calcul type. Remarque Les formules de calcul types sont disponibles pour les achats. L’éditeur de formules est disponible depuis l’onglet formule des fiches articles, familles articles ou depuis la fiche formule de calcul type. Il contient le même moteur de calcul que les champs personnalisés calculés et a donc accès également aux fonctions personnalisés. Les formules de calcul types sont accessibles depuis le menu Paramètres – Divers – Formules de calcul types. Pour créer une formule, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous devez ensuite, saisir un libellé et spécifier depuis la liste déroulante « Type » si la formule concerne un calcul de quantité ou un calcul de prix de vente HT. Puis définir la formule. Les fonctions personnalisées 77 34. LES FONCTIONS PERSONNALISEES Les fonctions personnalisées sont accessible par le menu « Paramètres ». La fiche formule personnalisée permet de saisir en entête un nom, une description et de sélectionner un type de retour ainsi qu’une catégorie. Le champ utilisation n’est pas modifiable. Il décrit la syntaxe, le type et l’ordre des paramètres à passer à la fonction ainsi que le type de retour. Le champ exemple permet de saisir un exemple d’utilisation de la formule. Ce champ pourra être actualisé automatiquement par l’action Tester. Dans l’onglet Fonction, vous disposez de différents éléments paramètres et formule. Une fois la formule saisie, vous disposez du bouton « Tester » qui permet de vérifier la validité de la formule avec les valeurs de test définies pour chaque paramètre. Remarque Une fonction personnalisée peut utiliser d’autres fonctions (systèmes ou personnalisées). Par contre, elle ne peut pas faire appel à elle même directement ou indirectement. De plus une fonction personnalisée pourra être reprise dans le calcul des champs personnalisés calculés. 35. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs sur toutes les tables principales et sur tous les champs principaux. Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection. Remarques Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche. Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de 30 maximums. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général – Apparence. Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso » dans le libelle des écritures de vente et/ou achat. LES FONCTIONS AVANCÉES 78 Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes d’une autre table, vous pouvez « ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés. Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ». Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée. Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a été créé. Pour avoir un exemple de création et d’utilisation d’un champ relationnel, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Vous avez également la possibilité de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante. Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés (contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement, il contient les différents champs personnalisés. Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés. Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible de définir une formule de calcul. Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie. Exemple de formule Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle Le bouton OK valide la formule. Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples. Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer au champ personnalisé calculé. Une formule de calcul peut contenir des commentaires. Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit “locale” (présent dans la fiche contenant le champ perso calculé). Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs. Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton « Actualiser les champs personnalisés calculés ». Pour avoir plus d’informations sur la gestion des champs personnalisés, reportez vous à l’aide en ligne (F1). La gestion des alertes et des champs obligatoires 79 36. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires sur une table particulière. La fenêtre se présente en 2 parties : La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables. Vous disposez des colonnes suivantes :  Table : elle contient la liste des tables pour lesquelles vous pouvez définir une alerte et/ou un champ obligatoire  Alertes : elle est renseignée par une "coche verte" si une alerte est présente sur la table,  Champs obligatoires : elle est renseignée par une "coche verte" si un champ obligatoire est présent sur la table. La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table, l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type systèmes obligatoires. Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite. Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 37. LES ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects, Familles clients/prospects et Tarifs/promotions (clients / fournisseurs) est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. La mise à jour consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications puis lancer le traitement. Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Pour avoir plus d’informations sur les assistants, reportez vous à l’aide en ligne (F1). LES FONCTIONS AVANCÉES 80 38. LE REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour les pays, les banques, les moyens de paiement et les modes de règlement. Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 39. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Remarques Lors des imports de documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Les n° série/lot et date présents sur les composants d'une nomenclature ne peuvent pas être importés. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé d’une fois sur l’autre), vous devez définir :  Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’export paramétrable 81 40. L’EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock, règlements….) Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Remarque Lors de l’export documents, il est possible d'indiquer les n° série, lot et date pour chaque article suivi par n° série/lot, date limite. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 41. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. LES FONCTIONS AVANCÉES 82 42. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 43. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. La gestion des numéros de série/lot 83 LES MODULES 1. LA GESTION DES NUMEROS DE SERIE/LOT Cette gestion est possible uniquement si le module Série / Lot est activé et que la fonction disponible Série / Lot est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Si vous possédez le module N° de série / lot, chaque unité d’un article peut être identifiée par un n° de série/lot. Les articles concernés sont de type bien et nomenclature de fabrication Ces deux modes de suivi relativement proches dans le principe permettent d’assurer la traçabilité d’un article depuis la réception d’une commande fournisseur jusqu’à la livraison client avec toutefois les différences suivantes :  Les n° de série identifient chaque unité d’un article dans le stock et tout au long de son historique et ne peuvent être détaillés (ex : voiture, télévision, réfrigérateur, …).  Les n° de lot permettent d’identifier des sous ensembles du stock d’un article (même processus de production/fabrication, groupe cohérent de composants, etc…). Pour ce mode, les quantités peuvent être décimales (dépend de l’unité choisie) et la quantité par lot n’est pas limitée et peut être détaillée (ex : béton, farine, lait, …) La gestion des n° de série / lot s'effectue par la fiche article, onglet stock + mode de suivi. Il peut aussi être défini sur la famille article. Les N° de série / lot sont ensuite renseignés lors :  D'un inventaire,  De la saisie des documents de ventes, achats et stock,  De la saisie des livraisons partielles /réceptions partielles,  De la saisie des traitements partiels des ordres de fabrication, désassemblage et de transfert,  De la réalisation d'un transfert ou regroupement de document. Enfin, il est possible de rechercher les n° de série et les n° de lot par l'intermédiaire, des mouvements de stocks et de la traçabilité (menu Stock/articles, Articles). La traçabilité prenant en compte les étapes de fabrication. Dans ce cas particulier, le n° de série / lot n’existe plus dans le stock en tant que tel, mais en tant que composant d’un autre article ; il faut donc pouvoir enchainer avec l’historique du n° de série / lot de l’article qui a été fabriqué et ainsi de suite. LES MODULES 84 Sont pris en compte dans l’historique de la traçabilité :  Les documents de stock : bon d’entrée et de sortie, inventaire, bon de fabrication, bon de transfert et bon de désassemblage ;  Les documents de ventes : bon de livraison, bon de retour, facture et avoir ;  Les documents d’achat : bon de réception, bon de retour, facture et avoir. La gestion des numéros de série/lot s’enrichit de la gestion des Dates Limites de Consommation (DLC) et des Dates Limites d’Utilisation Optimale(DLUO). Ainsi, à chaque numéro de série/lot, vous pouvez renseigner une date limite. Lors d’une vente, le logiciel peut automatiquement attribuer le numéro de série/lot dont la date limite est la plus proche de la date du document tout en restant postérieur à cette date. Remarque Un article suivi par numéro de série/lot et qui est déjà mouvementé pourra être modifié afin de pouvoir ajouter le suivi par date limite (DLC/DLUO). 2. LA GESTION DES AFFAIRES Cette gestion est possible uniquement si le module Affaire est activé et si la fonction disponible Affaire est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des affaires permet de regrouper des ventes et des achats pour en déterminer des analyses statistiques. Elle est accessible depuis le menu Ventes - Clients - Affaires ou Achats - Fournisseurs - Affaires. La fiche affaire est composée d'une entête et d'onglets. Après avoir saisi le code, le libellé et la date de création, vous devez définir l'état de l'affaire. Par défaut, l'état est "En cours" (les états sont définis dans les Paramètres - Société - Affaires). Il vous suffit ensuite d'enregistrer l'affaire. Une fois l'affaire créée, vous pouvez affecter le code affaire :  Dans un document de vente ou d’achat, onglet « Compléments » : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Dans un document de stock en entête : l’affaire s’appliquera sur toutes les lignes du document,  Directement sur les lignes d’un document (modifier la vue et ajouter la colonne « code Affaire »,) : cela permet d’affecter plusieurs affaires dans un même document, ligne article par ligne article. Les onglets Tiers (avec une partie Clients et une partie Fournisseurs), Intervenants (avec une partie Commerciaux/collaborateurs et une partie Contacts divers), Ventes, Articles, Achats, Stock, Règlements/Paiements (avec une partie Règlements ventes et une partie Règlements achats) de la fiche affaires sont renseignés automatiquement à l'enregistrement du document de vente/achat/stock ou d'un règlement. L'onglet "Coûts supplémentaires" permet de saisir des charges complémentaires. Comment gérer les gammes ? 85 L’onglet « Temps » permet de saisir le temps/coût horaire pour les intervenants et la quantité/prix pour le matériel. Il est aussi possible de voir et/ou d’ajouter des évènements. Pour cela, vous devez les créer à partir des Ventes – Planning – Evènements et renseigner le code affaire qui se trouve dans l’onglet « Gestion ». Les évènements peuvent correspondre à l’historique des mails envoyés et reçus, aux courriers, aux appels… L'onglet Analyse permet de visualiser la synthèse des coûts prévus, réalisés et les gains. L'onglet Statistiques permet de visualiser les éléments de ventes (tous les documents de ventes par articles et par clients). Remarque La mise à jour des affaires, se fait dans une tâche Asynchrone (dès qu’un document lié à une affaire est enregistré), elle peut également être réalisée en sélectionnant le bouton « Mise à jour » directement depuis l’affaire. Dans le tableau de bord, il est possible d'afficher la liste des affaires par état. 3. COMMENT GERER LES GAMMES ? Cette gestion est possible uniquement si le module Gamme est activé et que la fonction disponible Gammes est sélectionnée (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion des gammes signifie la possibilité d’associer à un article « générique », que nous appelons article gamme, des gammes, la combinaison des deux entrainant la génération des articles que vous utiliserez dans vos documents et qui feront l’objet de mouvements de stock ou de statistiques. Il est possible de définir jusqu’à 5 gammes pour un article gamme (par exemple un article gamme décliné en taille, longueur, couleur etc), et de définir des déclinaisons type, c’est à dire définir un ensemble de gammes. La création d'article Gamme s'effectue depuis le menu Stock/Articles - Articles - Articles gammes. Celle-ci entraine l’affichage d’une grille qui permet une sélection rapide des éléments de gammes pour cet article gamme. Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) : article, article gamme, article détail de gamme, Gamme, déclinaison types, puis les options spécifiques à la gestion des gammes (Paramètres – Société – Gammes), et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : gammes, déclinaison de gammes, articles gammes, article détail. Depuis l'onglet Gamme, la sélection des gammes s'effectue par une sélection de déclinaison type ou de gammes elle-même créées depuis le menu Paramètres/Gammes. LES MODULES 86 La création des articles gamme (dit détail ou simple) pour chaque déclinaison s'effectue à la sauvegarde de l’article gamme. Ces articles sont en état bloqué selon l'option dans les paramètres du dossier. La visualisation et modification des caractéristiques des articles simples depuis l’article gamme est possible à partir d’un tableau croisé. Celui ci permet de : - propager la valeur d’un champ pour une combinaison sur n autres combinaisons - personnaliser les vues du tableau croisé - construire le libellé de l’article disponible à la vente automatiquement selon option dans les paramètres du dossier - visualiser les stocks des articles "Détail". Dans la grille de document, vous disposez d'un bouton Gammes. Il permet de sélectionner un article gamme ce qui entraîne l’affichage de ses déclinaisons dans un tableau croisé, pour une sélection rapide des articles "détail" et leur insertion dans le document. A la fin de votre sélection, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la grille de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 4. COMMENT GERER LA MAINTENANCE / SAV ? Cette gestion est possible uniquement si le module Maintenance/SAV est activé et que la fonction disponible Maintenance/SAV est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). Dans un premier temps, vous devez définir les compteurs des fiches (Paramètres – Société – Numérotation – Maintenance/SAV) : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Produit client, Frais de déplacement. Puis les options spécifiques à la Maintenance/SAV : options générales, suivi incident, SMS. Et enfin créer les différentes fiches que vous aurez besoin : Famille de Contrat de Maintenance, Modèle de Contrat de Maintenance, Modèle de Suivi Incident, Modèle d’évènement, Type de garantie, Famille Produit client, Frais de déplacement, Type d’évènement. La gestion de Maintenance/SAV vous permet de gérer le Service Après-Vente tel que la gestion de garanties et Extension de garantie, la gestion des incidents, et la consultation de l’historique des incidents et des interventions qui ont lieu sur le Parc de votre client. La gestion de Maintenance/SAV vous permet gérer des Contrats de maintenance : - Créer des modèles de contrats de maintenance. - Rédiger des contrats de maintenance à partir de vos modèles de contrats de maintenance à vos clients. - Gérer les étapes commerciales de vos contrats de maintenance Comment gérer le point de vente ? 87 - Gérer des compteurs sur vos contrats de maintenance. Plusieurs compteurs vous sont proposés : « Nombre d’évènements », « Nombre de suivis », « Nombre d’heures » et « Manuel ». - Générer des interventions : créer une intervention ponctuelle, planifier et facturer ces interventions selon les conditions de prises en charge de vos contrats de maintenance. - Facturer vos contrats de maintenance via la Facturation périodique. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 5. COMMENT GERER LE POINT DE VENTE ? Cette gestion est possible uniquement si le module Point de vente est activé et que la fonction disponible Point de vente est sélectionnée. (Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles). La gestion du point de vente vous permet d’accéder à la partie du front office (la caisse) et à la partie du back office (la gestion commerciale). Le paramétrage s’effectue dans la partie du back office. Vous pouvez dans un premier temps définir la numérotation des tickets (Paramètres – Société – Numérotation – Ventes). Puis, dans les Paramètres – Société – Point de vente, vous pouvez définir : - Les options générales (avec la gestion de la caisse, des mouvements de caisse…), - L’afficheur (avec le message d’accueil, la ligne article, les règlements…), - Les périphériques (sélectionner l’afficheur, le TPE, le tiroir caisse), - Les impressions (pour sélectionner les modèles et associés les imprimantes). Vous devez ensuite, créer la/les caisse(s) et le/les coffre(s)-fort(s), cela à partir du menu Paramètres – Point de vente. A partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous avez la possibilité de Personnaliser l’écran de vente en cliquant sur le bouton dans la barre des tâches. Enfin, toujours à partir du menu Ventes – Documents de ventes – Tickets, vous pouvez ouvrir le Front office « Afficher l’écran de démarrage du front office ». Dans le front office vous pouvez : - Créer des tickets et des avoirs, - Effectuer des règlements (avec et sans rendu monnaie, avec impression des chèques), - Imprimer des tickets et/ou facturettes, imprimer le X de caisse et le z de caisse, - Mettre en attente ou en compte un ticket, - Faire des mouvements de caisse. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. INDEX 88 Index A Accès au service technique ........................................................................................................21 Achats..........................................................................................................................................37 Acompte ......................................................................................................................................41 Actualiser la TVA des documents ...............................................................................................32 Affaires ........................................................................................................................................92 Aide sur EBP Gestion Commerciale Ligne Open Line ...............................................................14 Alertes .........................................................................................................................................87 Analytique....................................................................................................................................53 Archivage.....................................................................................................................................58 Articles.........................................................................................................................................28 Assistant de mises à jour ............................................................................................................87 Auto-liquidation............................................................................................................................76 B Barème des commissions ...........................................................................................................77 Barème eco-contribution .............................................................................................................63 BL34 Bon d’entrée ................................................................................................................................49 Bon de désassemblage...............................................................................................................50 Bon de fabrication .......................................................................................................................50 Bon de livraison...........................................................................................................................34 Bon de retour...............................................................................................................................34 Bon de sortie ...............................................................................................................................49 Bon de transfert...........................................................................................................................51 BR................................................................................................................................................34 C CFONB........................................................................................................................................45 Champs obligatoires ...................................................................................................................87 Champs personnalisés................................................................................................................85 Clients..........................................................................................................................................29 Commande..................................................................................................................................33 Commandes fournisseurs ...........................................................................................................37 Commerciaux ..............................................................................................................................77 Commissions...............................................................................................................................77 Communication Entreprise-Expert ..............................................................................................77 Complétion de commande ..........................................................................................................70 Configuration minimale ...............................................................................................................21 INDEX 89 Contact ........................................................................................................................................29 Contremarque .............................................................................................................................70 Corps du devis ............................................................................................................................31 Création de dossier .....................................................................................................................25 Création de modèle.....................................................................................................................89 D DEB/DES.....................................................................................................................................81 Décaissement..............................................................................................................................44 Devis............................................................................................................................................31 DLC .............................................................................................................................................92 DLUO...........................................................................................................................................92 Documents d’achat......................................................................................................................37 Documents de stock....................................................................................................................46 Documents de vente ...................................................................................................................31 Droits utilisateurs.........................................................................................................................60 Duplication de documents...........................................................................................................39 E Echéances.............................................................................................................................35, 74 Echéancier ..................................................................................................................................74 Eco-contribution ..........................................................................................................................63 Eco-contribution mobilier.............................................................................................................64 e-Commerce................................................................................................................................82 Ecran de travail ...........................................................................................................................26 Effets de commerce ....................................................................................................................73 Escompte de règlement ..............................................................................................................43 Evènements ................................................................................................................................93 Expert Comptable..................................................................................................................28, 77 Export paramétrable....................................................................................................................89 F Facturation périodique ................................................................................................................36 Facture ..................................................................................................................................35, 38 Facture d’acompte.......................................................................................................................41 Favoris.........................................................................................................................................62 Fonctionnalités disponibles .........................................................................................................90 Fonctions avancées ....................................................................................................................61 Fonctions personnalisées ...........................................................................................................85 Formules de calcul types ............................................................................................................84 Fournisseurs................................................................................................................................29 Frais de port ................................................................................................................................64 G Gamme........................................................................................................................................93 Gestion des affaires ..............................................................................................................67, 92 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................28 Grilles analytiques .......................................................................................................................54 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................59 INDEX 90 H Historique de la ligne.............................................................................................................70, 91 Historique des achats..................................................................................................................71 Historique des ventes..................................................................................................................71 Historique du document ..............................................................................................................71 I Impayés .......................................................................................................................................76 Import de douchette ....................................................................................................................67 Import paramétrable....................................................................................................................88 Imprimer ......................................................................................................................................55 Initialisation du dossier................................................................................................................27 Installation ...................................................................................................................................22 Inventaire.....................................................................................................................................47 J Journal des événements .............................................................................................................59 L Lancement du logiciel .................................................................................................................23 Lettre de relance .........................................................................................................................75 Liaison de dossier .......................................................................................................................58 Livraison client.............................................................................................................................69 Livrer une commande ...........................................................................................................33, 34 M Maintenance / SAV......................................................................................................................94 MAP Point ...................................................................................................................................84 MAPI............................................................................................................................................40 Modèle.........................................................................................................................................89 Mouvements de stock .................................................................................................................52 Multi emplacement ......................................................................................................................67 Multi-dépôt...................................................................................................................................46 Multi-devises ...............................................................................................................................68 Multi-langues ...............................................................................................................................69 N Numéro de série / lot...................................................................................................................91 Numerotation...............................................................................................................................28 O Open Guide .................................................................................................................................62 Options du dossier ......................................................................................................................27 Ordre de désassemblage............................................................................................................50 Ordre de fabrication ....................................................................................................................50 Ordre de transfert ........................................................................................................................51 Ouverture de l'application ...........................................................................................................27 INDEX 91 P PDF Signé ...................................................................................................................................40 Pied du devis...............................................................................................................................32 Planning.......................................................................................................................................80 Plans analytiques ........................................................................................................................54 Point de vente .............................................................................................................................95 Pointage automatique facture et avoir ........................................................................................39 Postes analytiques ......................................................................................................................54 Promotions ..................................................................................................................................63 Prospects.....................................................................................................................................29 Publipostage................................................................................................................................82 R Réapprovisionnement .............................................................................................. 51, 53, 54, 55 Récéptionner une commande.....................................................................................................38 Règlement ...................................................................................................................................43 Règlement client..........................................................................................................................41 Règlement fournisseur................................................................................................................41 Regroupement de documents.....................................................................................................39 Relances......................................................................................................................................75 Relances devis ............................................................................................................................75 Remise en banque ......................................................................................................................44 Remplacement de code ..............................................................................................................88 Reports On Line ..........................................................................................................................90 Ressources .................................................................................................................................80 Restaurer.....................................................................................................................................57 Retards de paiements .................................................................................................................46 ROL .............................................................................................................................................90 S Sauvegarde .................................................................................................................................55 Sauvegarder tous mes dossiers .................................................................................................57 SEPA...........................................................................................................................................45 Service à la personne .................................................................................................................65 SMTP...........................................................................................................................................40 Statistiques..................................................................................................................................78 Statistiques OLAP .......................................................................................................................78 Stocks..........................................................................................................................................46 Stocks négatifs ............................................................................................................................47 T Tableau de bord ..........................................................................................................................61 Tableau de bord personnalisable................................................................................................61 Tarif article...................................................................................................................................28 Tarifs............................................................................................................................................63 Taux d'intérêt...............................................................................................................................46 Taxes...........................................................................................................................................65 Tiers encaisseur..........................................................................................................................73 Tiers payeur ................................................................................................................................73 INDEX 92 Traçabilité....................................................................................................................................91 Transfert comptable ....................................................................................................................52 Transfert de documents ..............................................................................................................38 Transfert des heures ...................................................................................................................80 TVA..............................................................................................................................................27 U Utilisateurs...................................................................................................................................60 V Ventes .........................................................................................................................................31

1  « Windows® XP »  «Windows® Vista »  «Windows® 7 »  «Windows® 8 »  «Windows® 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016 CRM Guide d’installation et d’initiation PME 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine.  La correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se 7 faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.). Le support ne comprend pas :  Le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.).  La migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  L'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.).  La correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP.  La restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci. Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. 8 Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe. Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. 9 Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A,  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B. Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. 10 v3.6 septembre 2015 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous). 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte,  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement). Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document,  avec une limite de 5 documents maxi par licence. EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. « Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme ». Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1). Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2) :  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs,  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur,  tarifs indiqués sur le site. Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est régulièrement mis à jour. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 19 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Activation du logiciel.................................................................................... 21 4.3. Messages suite activation............................................................................ 22 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? .......................................................... 23 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 25 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE............................................................................. 26 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?................................................................. 27 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? ............................................................ 28 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? .............................................................. 28 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................... 29 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 29 7. COMMENT CREER LES ACTIVITÉS ?.......................................................... 29 7.1. Création d’une activité ................................................................................. 30 7.2. Rappel......................................................................................................... 30 7.3. Suivre une activité ....................................................................................... 30 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA..................................................................... 31 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?................................................ 31 9.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 31 9.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 31 16 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 32 10.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 32 10.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 33 10.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 33 10.4. Les droits par valeurs (pour un collaborateur)............................................ 34 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 35 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES.......................................................................... 36 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 36 2. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36 3. OPEN GUIDE................................................................................................. 37 3.1. Création d’un Open Guide........................................................................... 37 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................ 37 La fenêtre de personnalisation contient : ............................................................ 37 3.3. Enregistrement de l’Open Guide.................................................................. 37 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ?.............................. 37 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?....................................................... 38 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 38 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?................................................ 38 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 38 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 38 8.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 39 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ?...................................................... 39 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ?............................... 39 10.1. Comment créer une campagne ? .............................................................. 39 10.2. Comment préparer une campagne ? ......................................................... 40 10.3. Comment suivre une campagne ? ............................................................. 41 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?.............................................. 42 11.1. Publipostage par courrier........................................................................... 42 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)........................................................... 43 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE.................................................. 43 17 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? ............................................................... 44 13.1. Créer un devis ........................................................................................... 44 13.2. Les actions du devis .................................................................................. 44 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? ................................................ 44 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? .............................................................. 45 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ?............................................................. 45 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?.................................................... 45 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ........................... 46 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? .......................... 47 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS......................................................... 48 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR.......................................................... 48 21.1. Des pistes ................................................................................................. 48 21.2. Des contacts.............................................................................................. 48 21.3. Des comptes ............................................................................................. 49 21.4. Des activités.............................................................................................. 49 22. LES STATISTIQUES OLAP ......................................................................... 49 23. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES.................. 51 23.1. Duplication de fiche ................................................................................... 51 23.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 51 24. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 52 24.1. La solvabilité.............................................................................................. 52 24.2. La géolocalisation...................................................................................... 52 25. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 52 INDEX................................................................................................................ 53 Avant de commencer 19 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits • Windows® 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 21 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel 4.2.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : L’activation sera automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournit par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.2. Activation par internet Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur l’option Activer par internet. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. INSTALLATION 22 Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.3. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur votre courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Vous devez impérativement saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel.  Clé WEB Vous devez impérativement saisir la clé WEB. Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation S Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer votre logiciel. 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction. Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Comment créer mon dossier ? 23 Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. INSTALLATION 24 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 3 4 2 1 Écran de travail 25 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. PRISE EN MAIN 26 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. Comment créer une piste ? 27 - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Écran de démarrage. 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page Erreur ! Signet non défini. de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. PRISE EN MAIN 28 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. comment créer une famille de comptes ? 29 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 6. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 7. COMMENT CREER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). PRISE EN MAIN 30 7.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax, courriers et SMS. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 7.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 7.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. Comment gÉrer L’agenda 31 8. COMMENT GÉRER L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :  En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).  En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.  En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :  Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.  Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 9. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 9.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». 9.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. PRISE EN MAIN 32 Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 38). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité (cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installée et activée sur le même poste). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 10. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 10.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 33 À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 10.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés). À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 10.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit :  Visualisation et Modification  Exécution  Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression PRISE EN MAIN 34 Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 10.4. Les droits par valeurs (pour un collaborateur) Dans le paramétrage de l’utilisateur (Paramètres + Utilisateurs + Utilisateur), deux droits sont disponibles dans la partie gestion des droits, afin de gérer les droits par valeur par collaborateur :  Droits par collaborateurs : qui permet de renseigner le ou les collaborateurs auxquels l’utilisateur aura le droit de visualisation, pour cela, se positionner sur l’onglet droit par valeur afin d’y ajouter le ou les collaborateurs.  Voir les activités sans collaborateurs (pas de droits par valeur) : qui permet à l’utilisateur de visualiser les activités sans collaborateur et leur tiers associés (pistes, contacts, comptes). Les différentes listes de pistes, comptes, contact, opportunités, activités, ... seront filtrés pour le collaborateur. Les fiches affectées aux autres collaborateurs ne seront pas visibles (sauf si le collaborateur a des activités associées à un compte qui ne lui sont pas affectées). 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment lier un dossier d’une autre application* ? 35 12. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 13. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. LES FONCTIONS AVANCÉES 36 LES FONCTIONS AVANCÉES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 2. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Actions, sur Agenda, réalisez un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ». Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris. Open Guide 37 3. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers, Actions, Opérations et Paramètres. 3.1. Création d’un Open Guide Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :  Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide système  Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide  Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs 3.2. Fenêtre de personnalisation La fenêtre de personnalisation contient :  Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide  Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….  Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du volet de navigation)  L’Open guide en cours de personnalisation Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. 3.3. Enregistrement de l’Open Guide Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide. 4. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ? Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. LES FONCTIONS AVANCÉES 38 5. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 7. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 8. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 8.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Comment traiter mes activités ? 39 Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 8.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 9. COMMENT TRAITER MES ACTIVITÉS ? Vous pouvez traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. Dès que l’activité a le statut Terminé vous pourrez passer à la suivante. 10. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE MARKETING ? 10.1. Comment créer une campagne ? Vous trouverez la définition de la campagne page 26, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. LES FONCTIONS AVANCÉES 40 La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». 10.2. Comment préparer une campagne ? 10.2.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 10.2.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). Comment gérer une campagne marketing ? 41 10.2.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 10.3. Comment suivre une campagne ? 10.3.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 10.3.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 10.3.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. LES FONCTIONS AVANCÉES 42 10.3.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 11. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une activité de type Courrier (sortant) ou Email (sortant) sera générée pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou désactiver l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 11.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. Import du message Électronique 43 11.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 12. IMPORT DU MESSAGE ÉLECTRONIQUE Vous pouvez importer vos e-mails depuis votre Microsoft Office Outlook (2007 ou 2010) dans votre CRM.  Dans les Paramètres –Société – Récupération d’e-mails, vous pouvez ajouter les adresses e-mails utilisées dans Microsoft Office Outlook, afin de déterminer l’expéditeur lors de la récupération de l’e-mail.  Dans les Outils – Options – Complément Microsoft Outlook, vous avez la possibilité de cocher ou décocher une option qui permet la création d’activités à partir d’e-mails dans Microsoft Office Outlook. Après installation de votre logiciel CRM, lors de la prochaine ouverture de Microsoft Office Outlook, une fenêtre d’installation d’un module complémentaire s’affiche (EBP CRM), après installation de ce dernier :  Dans Microsoft Office Outlook 2007, un menu EBP CRM est disponible ;  Dans Microsoft Office Outlook 2010, dans l’onglet Complément : EBP CRM apparait. Pour créer une activité dans votre CRM, il vous suffit de sélectionner votre email puis l’option Créer une activité dans EBP CRM depuis Microsoft Office Outlook. LES FONCTIONS AVANCÉES 44 L’activité créée dans votre CRM sera :  De type E-mail Sortant ou Entrant (en fonction de l’adresse e-mail de l’expéditeur renseignée dans les paramètres de la société) ;  Dans l’onglet Corps de l’e-mail il est repris : o Le sujet de l’e-mail ; o Le corps de l’e-mail.  La pièce jointe de l’e-mail est enregistrée dans l’onglet Documents associés. 13. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions . Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste que votre CRM. 13.1. Créer un devis Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. (Ce devis est le devis de la Gestion Commercial) 13.2. Les actions du devis Depuis le devis, vous pouvez ajouter une nouvelle opportunité ou associer une opportunité existante. Le montant du devis sera reporté dans le montant estimé de votre opportunité. 14. COMMENT VISUALISER LES ARTICLES ? Les articles sont disponibles à partir du menu Actions. Remarque Cette fonctionnalité est disponible si le dossier est lié avec une Gestion Commerciale, et que l’application de Gestion Commerciale est installé et activée sur le même poste. Comment envoyer un mail ? 45 15. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 16. COMMENT ENVOYER DES SMS ? L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :  Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.  Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 17. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de certification de racine de confiance ». Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application. LES FONCTIONS AVANCÉES 46 L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé. 18. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels  Opportunités Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Comment RÉALISER un Export PARAMÉTRABLE ? 47 19. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Pistes clients/prospects  Pistes fournisseurs  Contacts  Comptes clients/prospects  Famille clients/prospects  Comptes fournisseurs  Familles fournisseurs  Collaborateurs  Familles collaborateur  Groupes  Secteurs géographiques  Origine d’une piste  Opportunités  Cibles de campagnes Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. LES FONCTIONS AVANCÉES 48 20. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 21. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR 21.1. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.2. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. Les Statistiques OLAP 49 21.3. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 21.4. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 22. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multidimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les LES FONCTIONS AVANCÉES 50 différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). Les avantages de ce système sont les suivants :  La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ;  Un temps de restitution immédiat ;  L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. Actions pratiques communes à toutes les fiches 51 23. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES 23.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :  Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer.  Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 23.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :  Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches.  Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. LES FONCTIONS AVANCÉES 52 24. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES 24.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 24.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 25. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). INDEX 53 INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................19 Actions.........................................................................................................................................29 Actions contextuelles ..................................................................................................................24 Activités .......................................................................................................................... 25, 27, 31 Agenda ..................................................................................................................................27, 31 Archivage.....................................................................................................................................51 Articles.........................................................................................................................................44 Articles.........................................................................................................................................44 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................49 Comptes .................................................................................................................................49 Contacts..................................................................................................................................48 Pistes ......................................................................................................................................48 B Barre de navigation .....................................................................................................................24 Barre de statut.............................................................................................................................24 C Campagnes Activités ............................................................................................................................41, 42 Ciblage....................................................................................................................................40 Coûts.......................................................................................................................................40 Fiche .................................................................................................................................27, 39 Modèles ..................................................................................................................................41 Opportunités de ventes ....................................................................................................41, 42 Statistiques .............................................................................................................................42 Vérifier les cibles ....................................................................................................................40 Champs personnalisés................................................................................................................37 Clients..........................................................................................................................................28 Collaborateurs .............................................................................................................................29 Comptes Clients.....................................................................................................................................25 Fournisseurs ...........................................................................................................................38 Comptes clients...........................................................................................................................28 Comptes Clients ..........................................................................................................................27 Comptes prospects .....................................................................................................................28 Configuration minimale ...............................................................................................................19 Contacts ......................................................................................................................... 25, 26, 28 Index 54 Conversion ..................................................................................................................................38 Création de dossier .....................................................................................................................23 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................27 Désarchivage ..............................................................................................................................51 Devis............................................................................................................................................44 Documents associés ...................................................................................................................48 Droits utilisateurs.........................................................................................................................33 Duplication...................................................................................................................................51 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................26 Écran de travail ...........................................................................................................................24 E-mailing......................................................................................................................................43 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................45 Evénements ................................................................................................................................31 F Familles de comptes ...................................................................................................................29 Favoris.........................................................................................................................................36 Fonctions avancées ....................................................................................................................36 G Géolocalisation............................................................................................................................52 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................23 Groupe d'utilisateurs .............................................................................................................32, 33 I Import paramétrable..............................................................................................................46, 47 Import/Export de contacts ...........................................................................................................38 Imprimer ......................................................................................................................................35 Installation .............................................................................................................................19, 20 Itinéraire.......................................................................................................................................52 L Lancement du logiciel .................................................................................................................21 Liaison de dossier .......................................................................................................................35 M Menus..........................................................................................................................................24 N Notes ...........................................................................................................................................48 INDEX 55 O Open Guide .................................................................................................................................37 Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................31 Etapes en cours......................................................................................................................31 Montant estimé .......................................................................................................................32 Montant réalisé .......................................................................................................................32 Motif de clôture .......................................................................................................................31 Opportunités d’achats .................................................................................................................38 Opportunités de ventes .................................................................................................. 25, 27, 31 Options ........................................................................................................................................23 Ouverture de l'application ...........................................................................................................21 P PDF Signé ...................................................................................................................................45 Pistes........................................................................................................................ 25, 26, 27, 38 Plan .............................................................................................................................................52 Prise en main ..............................................................................................................................25 Prospects.....................................................................................................................................28 Publipostage................................................................................................................................42 Publipostage par courrier............................................................................................................42 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................43 R Rappel .........................................................................................................................................30 Restaurer mon dossier................................................................................................................52 S Sauvegarde .................................................................................................................................34 SMS.............................................................................................................................................45 Solvabilité ....................................................................................................................................52 Statistiques OLAP .......................................................................................................................49 T Tableau de bord ....................................................................................................................32, 36 Tiers.......................................................................................................................................27, 28 U Utilisateurs...................................................................................................................................33

1  « Windows XP »  « Windows Vista »  « Windows 7 »  « Windows 8 »  « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2016 EBP Informatique – Edition Novembre 2016 Gestion Commerciale Module Point de vente Guide d’installation et d’initiation Pro 2 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. 6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du 7 support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) 11 Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels 12 qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. 13 Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 15 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 16 17 Table des matières INSTALLATION ........................................................................................................................21 1. AVANT DE COMMENCER ...................................................................................................21 1.1. Accès au service technique ...............................................................................................21 1.2. Configuration minimale conseillée .....................................................................................21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?.........................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?..............................................................................23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?.............................................................................23 4.1. Version d’évaluation...........................................................................................................23 4.2. Activation du logiciel...........................................................................................................23 4.3. Messages suite activation..................................................................................................24 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................25 6. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE ..................................................................................26 7. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE................................................................................27 PRISE EN MAIN .......................................................................................................................28 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION......................................................................................28 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................28 2.1. Les options à remplir dès maintenant................................................................................28 2.2. Les options spécifiques Point de vente .............................................................................29 2.3. Les autres options..............................................................................................................30 2.4. La gestion des fenêtres......................................................................................................31 3. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ....................................................................................31 4. COMMENT CREER UN TIERS ?.........................................................................................32 4.1. Création d’un client ............................................................................................................32 4.2. Création d’un fournisseur...................................................................................................32 4.3. Création d’un contact .........................................................................................................32 5. COMMENT CREER LES SERIES DE DOCUMENTS ? ......................................................33 6. COMMENT CREER LES CAISSES ? ..................................................................................33 7. COMMENT CREER LES COFFRES-FORTS ? ...................................................................33 8. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ......................................................33 9. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?........................................................................34 10. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ? .......................34 10.1. Onglet Mise en page ........................................................................................................35 18 10.2. Onglet Eléments masqués...............................................................................................35 10.3. Onglet Niveaux.................................................................................................................35 10.4. Les fonctions de la caisse................................................................................................37 11. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? ............................40 11.1. L’ouverture de caisse .......................................................................................................40 11.2. La clôture de caisse .........................................................................................................41 12. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?..................................................................................41 12.1. La saisie du type « Ticket » .............................................................................................41 12.2. La saisie de type « Avoir»................................................................................................42 12.3. La saisie du type « Commande » et « Bon de livraison »......................................42 13. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................43 13.1. La gestion du tiroir-caisse ................................................................................................43 13.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................43 13.3. La gestion d’un TPE.........................................................................................................43 13.4. La gestion du rendu-monnaie ..........................................................................................44 14. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? .....................................44 14.1. Les documents de ventes ................................................................................................44 14.2. Les règlements.................................................................................................................44 14.3. Les remises en banque....................................................................................................44 14.4. Les Mouvements de caisse .............................................................................................45 14.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ..................................................................................45 14.6. X et Z de caisse ...............................................................................................................45 15. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................46 15.1. Comment saisir un devis ?...............................................................................................46 15.2. Comment créer une commande ? ...................................................................................47 15.3. Comment livrer une commande ?....................................................................................48 15.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? .........................................................48 15.5. Comment créer une facture ? ..........................................................................................49 16. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? .............................................50 16.1. Facturation par copie .......................................................................................................50 16.2. Facturation par regroupement de bons de livraison........................................................50 16.3. Génération des factures périodiques...............................................................................50 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? .................................................................................50 17.1. Comment créer une commande ? ...................................................................................51 17.2. Comment réceptionner une commande ? .......................................................................51 17.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.....................................................................51 18. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?................51 18.1. Transfert ...........................................................................................................................51 18.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir ...........................................................52 18.3. Regroupement .................................................................................................................52 18.4. Duplication........................................................................................................................52 18.5. Dupliquer en.....................................................................................................................52 19. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?..................................................52 19 20. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? ..53 20.1. Comment saisir un acompte ? .........................................................................................53 20.2. Comment saisir un règlement ?.......................................................................................53 20.3. Comment saisir un escompte de règlement ? .................................................................54 20.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?........................................54 20.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? ..........................................................54 21. COMMENT GERER LES STOCKS ?.................................................................................55 21.1. Comment saisir un inventaire ? .......................................................................................55 21.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ...............................................................56 21.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?...............................................................56 21.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ?..................................................................57 21.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ............................................................57 22. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?..........................................57 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .......................................................................58 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................58 25. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ?..................................................59 26. COMMENT RESTAURER ? ...............................................................................................59 27. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ...................................59 28. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................60 29. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .....................................60 30. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............60 30.1. Les groupes d’utilisateurs ................................................................................................61 30.2. Les utilisateurs .................................................................................................................61 30.3. Les droits utilisateurs .......................................................................................................61 LES FONCTIONS AVANCEES................................................................................................63 1. LE TABLEAU DE BORD.......................................................................................................63 2. LA GESTION DES FAVORIS ...............................................................................................63 3. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS...................................................................64 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........64 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ...................................................................................65 6. LA GESTION DES AUTRES TAXES....................................................................................65 7. IMPORT DE DOUCHETTE...................................................................................................66 8. LES HISTORIQUES..............................................................................................................66 8.1. Historique de la ligne article...............................................................................................66 8.2. Historique du document .....................................................................................................67 8.3. Historique des ventes.........................................................................................................67 8.4. Historique des achats.........................................................................................................67 20 9. LES EFFETS DE COMMERCE............................................................................................67 10. LES ECHEANCIERS ..........................................................................................................68 11. LES RELANCES .................................................................................................................68 12. LES REGLEMENTS IMPAYES ..........................................................................................69 12.1. Les règlements et remises en banques...........................................................................69 12.2. Les échéances .................................................................................................................70 13. AUTO-LIQUIDATION ..........................................................................................................70 14. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.......................................................70 15. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ....................................................................................70 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................71 17. LA GESTION DES COMMISSIONS...................................................................................71 18. LES STATISTIQUES ..........................................................................................................71 19. LA GESTION DE LA DEB/DES ..........................................................................................71 20. LA GESTION DU E-COMMERCE ......................................................................................72 21. LE PUBLIPOSTAGE...........................................................................................................73 22. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................73 23. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES..................................74 24. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR................................................................................75 25. L’IMPORT PARAMETRABLE.............................................................................................75 26. L’EXPORT PARAMETRABLE ............................................................................................76 27. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT.......................................76 28. LA GESTION DE LA FIDELITE ..........................................................................................77 29. LA GESTION DES CHEQUES-CADEAUX ET COUPONS DE REDUCTION ..................78 29.1. La gestion des chèques - cadeaux ..................................................................................78 29.2. La gestion des coupons de réduction ....................................................................78 30. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES .........................................................................79 LE MODULE GAMME ..............................................................................................................80 INDEX........................................................................................................................................82 Avant de commencer 21 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits) , Windows 10 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. INSTALLATION 22 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’ EBP Gestion Commerciale PRO (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :  Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur,  Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,  Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2014 SP1 »). Remarque Si vous disposez d’un serveur SQL 2008 R2 Express avec une instance EBP, SQL 2014 SP1 ne sera pas installé. L'instance "EBP" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 9.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Gestion Commerciale PRO ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 30 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au-delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :  Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.  Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.2.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. INSTALLATION 24  Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint à la boîte du logiciel.  La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.3. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :  La version du logiciel correspondant à ce code,  Le nombre de postes,  Le nombre de dossiers,  Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).  Le module Point de vente disponible,  La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 25 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications Open Line. Dans le cas ou vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels. L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :  Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à celle pour « les données sont installées sur l'ordinateur ».  Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF), o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier. INSTALLATION 26 6. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation Ecran de travail Front Office 27 7. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE Le ticket Champ de saisie Les fonctions Pavé numérique PRISE EN MAIN 28 Prise en main Le module Point de vente permet la création des tickets de caisse, la gestion des ouvertures/clôtures de caisse ainsi que des mouvements. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs. Définitions : - Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages. - Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile). Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes:  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Comment initialiser mon dossier ? 29 Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, tickets, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles, caisse et coffre-fort...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 2.2. Les options spécifiques Point de vente Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et l’impression.  Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.  Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, la ligne article, la ligne total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de caisse. Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère. La syntaxe de ce paramétrage est : Nombre de caractères T : nbre de caractères L’alignement A : G (Gauche) A : C (Centré) A : D (Droite) Le remplissage de la variable par un caractère (Padding). P : Le caractère. Les caractères autorisés sont toutes les lettres en minuscules et majuscules, les chiffres et les caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =. Exemple pour le Message d’accueil Bienvenue à {#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}. Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils seront remplacés par * Soit : Bienvenue à **EBP Informatique ** PRISE EN MAIN 30 Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après. Exemple pour ligne articles {#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#} Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#} Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères. Soit : Pomme 2.56 Sous-total 2.56 Remarque Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage consiste à indiquer un texte  Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroircaisse. Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données, Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux. Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer l’adresse et le Port du poste client. La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des matériels.  Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande). Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en supprimer Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec un modèle particulier. Dans la partie Informations à imprimer en pied de ticket, vous avez la possibilité de modifier le texte qui s’affiche à l’impression en pied du ticket. 2.3. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Comment créer un article ? 31 2.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codesbarres à prix et poids variables à partir des balances. Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à prix variable » ou « EAN13 à poids variable ». Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de conversion est adapté et le nombre de décimales aussi. La composition du code barre est - Identifiant fruits et légumes poids variable - Code national article attribué par Gencod – EAN France - Prix à payer - Chiffre de contrôle Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article. PRISE EN MAIN 32 4. COMMENT CRÉER UN TIERS ? 4.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre fournisseur dans l'onglet « Facturation ». Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers. Comment créer les séries de documents ? 33 5. COMMENT CRÉER LES SÉRIES DE DOCUMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries permettent de définir la codification de vos tickets. Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé, le type « Caisse » est renseigné par défaut. Le journal comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance. 6. COMMENT CRÉER LES CAISSES ? Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente. Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse, le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le périphérique TPE et définir l’écran de vente. Vous avez la possibilité de sélectionner la famille client qui sera renseignée par défaut lors de la création d’une fiche client à partir du front office. Le dépôt, s’il est renseigné, sera repris dans le ticket. La banque, quand elle est renseignée dans la fiche Caisse, est prioritaire à celle des Paramètres – Société – Règlements. Dans le back office, c’est aussi cette banque qui sera indiquée dans le ticket, onglet « Echéances/Déduction », champ « Banque du dossier ». L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse. Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ». 7. COMMENT CRÉER LES COFFRES-FORTS ? Vous pouvez accéder à la liste des coffres-fort depuis le menu Paramètres / Point de vente. Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort. Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement. Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et les caisses 8. COMMENT CRÉER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données. PRISE EN MAIN 34 Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie. 9. COMMENT CRÉER LES UTILISATEURS ? Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs. La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois. Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera automatiquement repris. Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :  les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvement de caisse et Coffre-fort, Type de carte de fidélité et Coupons de réduction, avec les droits : Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.  les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroircaisse, Clôture de toutes les caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques et Génération des chèques-cadeaux) avec le droit d’autorisation. 10. COMMENT RÉALISER LE PARAMÉTRAGE DE L’ÉCRAN DE VENTE ? Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes / Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ». L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues, Personnaliser, Fermer. Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut. Vous avez la possibilité de modifier l’affichage en fonction du type de document (Avoir, Facture, Commande et Bon de livraison). Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page. Dans le paramétrage, sur la partie de droite, vous avez la possibilité d’ajouter une famille d’articles qui permettra si elle est gérée dynamiquement d’afficher automatiquement les articles existant et les prochains liés à cette famille. Pour cela, dans la fiche article, l’option « Ajouter automatiquement dans l’écran de vente » doit être cochée dans l’onglet « Divers ». Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? 35 Vous avez la possibilité d’afficher sur l’écran soit le code, soit le libellé pour les boutons articles, famille articles et moyens de paiement. Pour cela, vous devez aller dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, et faire votre choix depuis le champ « Texte à afficher sur les boutons associés à l’élément ». 10.1. Onglet Mise en page Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :  Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…  Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un moyen de paiement, ou une fonction de caisse. o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50. o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces », « Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».  Son image : permet d’ajouter une image au bouton.  Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.  Son texte : permet de modifier le libellé du bouton. 10.2. Onglet Eléments masqués Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur… Par exemple, pour ajouter un bouton afin de pouvoir Imprimer un avoir, vous devez :  Aller dans l’onglet Eléments masqués.  Cliquer sur et faite glisser la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.  Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste déroulante afin de sélectionner Imprimer un avoir.  Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police et du bouton.  Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille  Vous pouvez ensuite enregistrer la vue. 10.3. Onglet Niveaux Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :  Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…) PRISE EN MAIN 36  Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de mouvement (retrait, transfert, annulation…)  Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document (Ticket, Avoir)  Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible (imprimer une facture, réimprimer un ticket…). Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment réaliser le paramétrage de l’écran de vente ? 37 10.4. Les fonctions de la caisse Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.  Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.  Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.  Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer d’utilisateur.  Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quel que soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente n’est en cours. Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse. Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres - Société - Point de vente - Options générales, partie « Mouvements de caisse », option « Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer l’impression du mouvement  Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial affecté au ticket.  Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un nouveau client. Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la facture.  X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.  Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de vente – Options générales est sélectionnée. Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la désignation de l’article  Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client sélectionnés.  Remise % et Remise € (à partir du bouton régler) : Permettent de saisir une remise en pied, vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur le bouton « Entrée ».  Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou du mouvement. Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir s’ouvre. PRISE EN MAIN 38  Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales, partie Articles.  Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur.  Montant net TTC : Cette fonction permet de saisir le montant TTC de la ligne et de recalculer la quantité à partir de ce montant et du prix unitaire.  Dépôt de stock : Cette fonction permet d’afficher la liste des dépôts afin de sélectionner le dépôt à appliquer sur la ligne article sélectionnée dans le ticket.  Résumé des lignes : Cette fonction permet d’afficher une fenêtre contenant le code article, la description, le dépôt et le code du chèque-cadeau enseigne.  Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que « Ticket » (exemple : un avoir). La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir, Commande et bon de livraison. Particularités des avoirs Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine vente.  Transfert de commande : Cette fonction permet de transformer une commande en bon de livraison ou en ticket.  Rappel de commande : Cette fonction permet de rappeler une commande afin de la transférer.  Transfert de bon de livraison : Cette fonction permet de transformer un bon de livraison en ticket.  Rappel de bon de livraison : Cette fonction permet de rappeler un bon de livraison afin de le transférer.  Annuler déduction accordée : Cette fonction permet d’annuler la déduction sélectionnée.  Avantage client… : Ces fonctions permettent d’afficher la liste des avantages clients.  Ch�