Sage Business Sync Guide d’utilisation - SAGE - Manuels Utilisateurs - Revenir à l'accueil

Manuels Utilisateurs et documentation SAGE :

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© 2010 Sage Sage Business Sync Guide d’utilisation© 2010 Sage Propriété & Usage Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. Tous droits réservés dans tous pays. Logiciel original développé par Sage. Documentation Sage. Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46). Conformité & Mise en garde Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel électronique, les spécifications visées dans la présente documentation constituent une illustration aussi proche que possible des spécifications. Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités. Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire pré- alablement la documentation. Evolution La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne son utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 R.C.S. Paris 313 966 129 - Code APE 5829C. La société Sage est locataire gérante des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT.Sommaire © 2010 Sage 3 Sommaire Généralités .................................................4 Installation de Sage Business Sync, pré-requis et mise en place ......................5 Pré-requis.......................................................... 5 Configuration et pré-requis........................................ 5 Compatibilité avec les bases Sage 100 Windows..... 5 Procédure d’installation ..................................... 6 Démarrage et mise en place de la publication .. 7 Description de Sage Business Sync........8 Vue synthétique des étapes...................................... 8 Paramètres à mettre en place ........................... 9 • Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage.................................... 9 • Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion ..................... 10 • Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet........................................... 11 • Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication.......................................................... 12 Identification des sociétés et des vues publiées ........................................................... 13 Paramétrage d’une société ..................................... 13 • Étape 1: Identifiez la société à publier ............... 13 • Étape 2 : Identifiez les informations à publier .... 14 Modification des paramètres société....................... 14 Identification des utilisateurs ............................15 Paramétrage des utilisateurs ................................. 15 • Étape 1: Identifiez les utilisateurs ayant accès aux données publiées ....................................... 15 • Étape 2 : Identifiez les vues accessibles pour l’utilisateur ......................................................... 16 Modification des utilisateurs ................................... 17 L’assistant de publication de Sage Business Sync ........................................18 Journal de publication ......................................19 Intégration dans une console MMC .......... 20© 2010 Sage 4 Généralités Généralités Sage Business Mobile permet à tout utilisateur équipé d’un iPhone, iPad ou iPod touch de Apple de consulter les indicateurs-clés de l’entreprise. Sage Business Sync permet d’extraire et publier ces données sur la plateforme Sage. L’application : • contrôle les droits de l’utilisateur à publier ses données, • gère les autorisations de publication : sociétés, utilisateurs et données, • extrait et envoi des données sur demande, • permet d’automatiser et planifier les tâches d’extraction et publication. Applications Sage Gestion commerciale Sage Comptabilité et Sage Business Sync Plateforme Web (réception, stockage et publication des données) iPhone© 2010 Sage 5 Installation de Sage Business Sync, pré-requis et mise en place Installation de Sage Business Sync, pré-requis et mise en place Pré-requis Configuration et pré-requis Sage Business Sync s’installe sur les postes équipés au minimum de : • Windows XP SP3, • Windows 2003 SP2, • Windows Vista, • Windows Seven, • Windows 2008, Recommandations ! L’installation de Sage Business Sync doit être effectuée sur le Poste Serveur, avec le compte Administrateur. Cela permet, grâce aux paramètres de sécurité liés, de protéger la publication des données de l’entreprise. Compatibilité avec les bases Sage 100 Windows Le composant permet d’extraire les données des applications: • Sage 100 Comptabilité Windows à partir de la version 16.00, • Sage 100 Gestion commerciale Windows à partir de la version 16.00, • Sage 100 Comptabilité pour SQL Server à partir de la version 16.00, • Sage 100 Gestion commerciale pour SQL Server à partir de la version 16.00. D'une manière générale, la mise à jour de Sage Business Sync doit être effectuée à chaque version majeure des applications Sage avec changement de base.© 2010 Sage 6 Installation de Sage Business Sync, pré-requis et mise en place Procédure d’installation Sur la fenêtre «Bienvenue dans l’installation de l’application», cliquez sur [Suivant >]. A l’issue de la procédure, un message vous indique que l’installation est terminée. Cliquez sur [Suivant >] pour installer l’application dans le dossier proposé par défaut. Le bouton [Parcourir...] permet de changer de dossier d’installation. Validez ensuite les Conditions Géné- rales d’Utilisation pour poursuivre l’installation.© 2010 Sage 7 Installation de Sage Business Sync, pré-requis et mise en place Démarrage et mise en place de la publication Démarrez l’application Sage Business Sync par le menu : démarrer / Programmes / Sage / Sage Business Sync Avant de publier vos données sur la plateforme, un certain nombre de paramètres doit être mis en place : Un assistant vous permet de lancer manuellement la publication de vos données sur la plateforme. Il permet en outre de vérifier que l’ensemble des paramètres nécessaires à la publication sont bien définis. Nous vous recommandons de l’utiliser la première fois avant de planifier cette tâche. Le chapitre suivant détaille les différentes fenêtres de paramétrage. Etape Où ? Paramétrez vos identifiants de connexion au portail. Veuillez vous munir des Code client et Mot de Passe communiqués par Sage à l’issue de votre référencement logiciel. Paramètres / Paramètres de connexion / Volet [Identifiants Portail Sage]. Voir «Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage», page 9. Paramétrez le compte Administrateur habilité à se connecter aux fichiers de gestion. Cet utilisateur doit obligatoirement appartenir au groupe Administrateurs. De plus, il doit exister dans tous les fichiers que vous souhaitez publier (même Code Utilisateur et même Mot de passe). Paramètres / Paramètres de connexion / Volet [Connexion aux fichiers de gestion]. Voir «Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion», page 10. Vérifiez vos paramètres de connexion Internet. Les données sont envoyées via Internet sur la plateforme Sage. Il est possible soit d’utiliser la configuration proxy par défaut du poste, soit définir l’adresse et le port, ainsi que les paramètres de connexion Internet (Utilisateur et Mot de passe). Paramètres / Paramètres proxy. Voir «Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet», page 11. Référencez les sociétés dont vous souhaitez publier les indicateurs-clés (vues). Vous devez ensuite définir les emplacements et noms des fichiers comptable et commercial, ainsi que les vues publiées par société. Sociétés Voir «Identification des sociétés et des vues publiées», page 13. Référencez les utilisateurs. Il s’agit de paramétrer les utilisateurs disposant d’un support mobile, autorisés à consulter les données ainsi que les vues par société. Utilisateurs Voir «Identification des utilisateurs», page 15. Planifiez la périodicité d’extraction et publication des données sur la plateforme Vous pouvez définir la périodicité de mise à jour automatique des données sur la plateforme. Paramètres / Planification de la publication. Voir «Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication», page 12© 2010 Sage 8 Description de Sage Business Sync Description de Sage Business Sync La fenêtre de l’application est composée de trois parties : 1 . Organisation de la Console sous forme de dossiers 2 . Fonctions accessibles 3 . Actions possibles Les pages suivantes vous présentent les fenêtres de Sage Business Sync. Vue synthétique des étapes «Paramètres à mettre en place» «Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage», page 9 «Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion», page 10 «Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet», page 11 «Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication», page 12 «Identification des sociétés et des vues publiées» «Étape 1: Identifiez la société à publier», page 13 «Étape 2 : Identifiez les informations à publier», page 14 «Modification des paramètres société» «Étape 1: Identifiez les utilisateurs ayant accès aux données publiées», page 15 «Étape 2 : Identifiez les vues accessibles pour l’utilisateur», page 16 «Paramètres à mettre en place» «Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage», page 9 «Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion», page 10 «Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet», page 11 «Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication», page 12 Organisation de la Console sous forme de dossiers Fonctions accessibles Actions possibles© 2010 Sage 9 Description de Sage Business Sync Paramètres à mettre en place Les paramètres sont regroupés sous le dossier «Racine de la console / Sage Business Sync / Paramètres». 1 . «Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage», page 9 2 . «Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion», page 10 3 . «Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet», page 11 4 . «Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication», page 12 Étape 1 : Enregistrez les paramètres de connexion au portail Sage Le volet «Identifiants Portail Sage» vous permet de renseigner les codes d’identification qui vous ont été communiqués lors de votre référencement. Pour l’ouvrir : 1 . Cliquez sur Paramètres / Paramètres de connexion / Ouvrir 2 . Cliquez sur l’onglet «Identifiants Portail Sage» Saisissez votre numéro de client et votre mot de passe de connexion au portail Sage.© 2010 Sage 10 Description de Sage Business Sync Étape 2 : Enregistrez les paramètres d’accès aux bases de données de gestion Le volet «Connexion aux fichiers de gestion» vous permet de renseigner les identifiants d’accès de l’utilisateur habilité à se connecter aux bases de données. Attention ! Cet utilisateur doit être identifié comme : - Administrateur - utilisateur de chacune des sociétés dont les données seront publiées (avec le même Code utilisateur et le même Mot de passe). Pour ouvrir ce volet : 1 . Cliquez sur Paramètres / Paramètres de connexion / Ouvrir 2 . Cliquez sur l’onglet «Connexion aux fichiers de gestion» . Saisissez votre nom d’utilisateur et mot de passe d’accès au logiciel Sage.© 2010 Sage 11 Description de Sage Business Sync Étape 3 : Enregistrez les paramètres de connexion à Internet La fonction «Paramètres proxy» vous permet de définir les paramètres réseau pour votre connexion à Internet. En effet, les données sont envoyées via Internet sur la plateforme Sage. Il est possible : • soit d’utiliser la configuration proxy par défaut du poste, • soit définir l’adresse et le port, ainsi que les paramètres de connexion Internet (Utilisateur et Mot de passe). Dans un réseau d’entreprise, le proxy a pour fonction de relayer, filtrer et sécuriser les informations qui circulent entre votre ordinateur (poste client) et le serveur. Votre administrateur système vous renseignera sur ce point. Pour enregistrer ces paramètres : 1 . Cliquez sur Paramètres / Paramètres proxy 2 . Cliquez sur Ouvrir Vous sélectionnez la configuration du proxy (voir votre administrateur système) à utiliser : • la configuration par défaut, • une adresse spécifiée, un port, l’identifiant et le mot de passe de l’utilisateur autorisé à se connecter.© 2010 Sage 12 Description de Sage Business Sync Étape 4 : Enregistrez les paramètres de publication L’objectif de cette étape est de planifier la publication des informations qui seront extraites de votre base de données Sage Gestion Commerciale ou Sage Comptabilité. 1 . Cliquez sur Paramètres / Paramètres de la publication 2 . Cliquez sur Ouvrir Précisez : 1 . la fréquence de publication : - aucune - tous les jours - tous les jours ouvrés - toutes les semaines 2 . le cas échéant, le nombre de fois par jour. 3 . à partir d’une heure indiquée et avec un intervalle de x heures si la publication est demandée plusieurs fois par jour. Les zones de sélection proposées diffèrent en fonction de la fréquence demandée.© 2010 Sage 13 Description de Sage Business Sync Identification des sociétés et des vues publiées Vous devez référencer les sociétés dont vous souhaitez publier les données (vues). Vous identifiez une société par les sélections suivantes : • sélection du fichier des données comptables à publier • sélection du fichier des données commerciales à publier • sélection des informations (issues de ces fichiers) à publier Paramétrage d’une société Étape 1: Identifiez la société à publier Pour identifier la société dont les données sont publiées : 1 . Cliquez sur Sociétés / Nouvelle société 2 . Cliquez sur l’onglet «Identification» Une société est identifiée par : - un numéro de dossier (caractères alphanumé- riques majuscules) et une Raison sociale. - un fichier comptable lié - un fichier commercial lié.© 2010 Sage 14 Description de Sage Business Sync Étape 2 : Identifiez les informations à publier Pour sélectionner les informations (vues) à publier : 1 . Cliquez sur l’onglet «Vues» 2 . Cochez la case des informations à publier pour la société. Modification des paramètres société Pour modifier les paramétrages réalisés : 1 . cliquez sur Société 2 . sélectionnez la société dans la partie centrale de la fenêtre 3 . sélectionnez l’opération à réaliser dans la partie Actions de la fenêtre Cochez la case des informations à publier pour la société : - vues comptables, et - vues commerciales© 2010 Sage 15 Description de Sage Business Sync Vous pouvez alors, dans la partie Actions, choisir : • Ouvrir : la fenêtre d’identification de la société et des données publiées apparaît -voir «Identification des sociétés et des vues publiées», page 13 • Publier les données : les données sont envoyées vers la plateforme Web • Supprimer les données publiées : les données ayant fait l’objet de la dernière publication sont supprimées de la plateforme Web • Supprimer : vous supprimez la société sélectionnée ainsi que les données publiées Identification des utilisateurs Vous identifiez ici les utilisateurs des mobiles qui auront accès aux données publiées. Paramétrage des utilisateurs Étape 1: Identifiez les utilisateurs ayant accès aux données publiées Pour identifier la société dont les données sont publiées : 1 . Cliquez sur Utilisateurs / Nouvel utilisateur 2 . Cliquez sur l’onglet «Identification» Dans le volet «Identification», vous identifiez chaque utilisateur par : • son nom, • et ses paramètres de connexion qu’il utilisera pour se connecter à partir de son support mobile pour consulter les vues autorisées. Un utilisateur est identifié par : - son nom, - son identifiant de connexion et son mot de passe lui permettant l’accès aux diffé- rentes vues à partir de son support mobile© 2010 Sage 16 Description de Sage Business Sync Étape 2 : Identifiez les vues accessibles pour l’utilisateur Vous sélectionnez les données (vues) auxquelles l’utilisateur aura accès sur son support mobile. Pour sélectionner les informations (vues) accessibles à cet utilisateur : 1 . Cliquez sur l’onglet «Vues» 2 . Sélectionnez la société dont les données seront accessibles 3 . Cochez la case des informations accessibles à l’utilisateur. 1. Sélectionnez la société 2. Sélectionnez les vues accessibles© 2010 Sage 17 Description de Sage Business Sync Modification des utilisateurs Pour modifier le paramétrage d’un utilisateur : 1 . cliquez sur Utilisateurs 2 . sélectionnez l’utilisateur dans la partie centrale de la fenêtre 3 . sélectionnez l’opération à réaliser dans la partie Actions de la fenêtre Vous pouvez alors, dans la partie Actions, choisir : • Ouvrir : la fenêtre d’identification de l’utilisateur et des données publiées qui lui sont accessibles apparaît -voir «Identification des utilisateurs», page 15 • Supprimer : vous supprimez l’utilisateur sélectionné • Voir les informations de connexion : la fenêtre affichée rappelle les paramètres de connexion de l’utilisateur. L’utilisateur saisira le code société indiqué sur son support mobile. Sur son support mobile (iPhone, iPad), l’utilisateur : 1 - clique sur la barre de titre 2 - puis sur l’icône Connexion 3 - et renseigne le code société © 2010 Sage 18 Description de Sage Business Sync L’assistant de publication de Sage Business Sync L’assistant de publication permet de : • vérifier rapidement que les paramètres de publication sont renseignés • lancer la publication de vos données instantanément sur le serveur • supprimer les dernières données publiées sur le serveur Attention ! vous devez avoir défini les paramètres de publication des données : - les paramètres de connexion au portail Sage - les sociétés à publier - les paramètres de connexion aux fichiers de gestion - les utilisateurs autorisés à consulter les données publiées - la périodicité de publication des données (non obligatoire) Les paramètres enregistrés sont cochés. 1 . Sélectionnez simplement le traitement à lancer. - Publier ou mettre à jour les données de la plateforme Web - Supprimer les données contenues sur la plateforme Web 2 . sélectionnez la société dont les données seront publiées sur la plateforme Web 3 . puis cliquez sur le bouton [Fin]. Les paramètres enregistrés sont cochés.© 2010 Sage 19 Description de Sage Business Sync Journal de publication Le journal de publication retrace les opérations réalisées avec Sage Business Sync. Une croix dans la colonne Type indique qu'une erreur s'est produite et que la publication n'a pas aboutie. Veuillez traiter l'erreur mentionnée dans la colonne Message, puis relancez la publication. © 2010 Sage 20 Description de Sage Business Sync Intégration dans une console MMC Le composant d’extraction s’intègre dans n’importe quelle console MMC (Microsoft Management Contrôle) permettant de centraliser l’administration du poste serveur. Exemple Lancez le menu Démarrer / Exécuter et tapez la commande «mmc». La fenêtre «Console1» s’affiche. Sélectionnez le menu Fichier / Ajouter/supprimer un composant logiciel enfichable.© 2010 Sage 21 Description de Sage Business Sync Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Sélectionnez l’application Sage Business Sync, et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Refermez la fenêtre, puis validez par [OK]. Le composant Sage Business Sync apparaît dans la console. Vous disposez de l’ensemble des fonctions précédemment décrites pour gérer l’extraction et la publication de vos données. Sage Business Mobile Guide d’utilisation Mobilité L’option Mobilité permet à l’application Sage 1000 Suite Financière d’extraire des données vers une plateforme Web sécurisée en vue de leur publication. Les données publiées sont alors consultables à distance par les utilisateurs munis d’un iPhone. Fonctionnement En plus de l’extraction et de la publication de données, l’application Sage 1000 Suite Financière : • contrôle les droits de l’utilisateur à publier ses données • gère les autorisations de publication : sociétés, utilisateurs et données • permet d’automatiser et de planifier les tâches d’extraction et publication via le bouton Planifier de l’assistant d’extraction des données. Console d’administration La console d’administration permet d’enregistrer les identifiants client (code et mot de passe) fournis par Sage. Ces identifiants authentifient l’utilisateur comme ayant droit à publier des données vers l’iPhone. L’enregistrement des identifiants client s’effectue dans l’Arbre d’exploration / dossier Mobilité Sage / fenêtre Authentification pour publication iPhone. Données publiables Les données publiables concernent : • Le chiffre d’affaires commercial • Le portefeuille du mois • Le portefeuille de commande du mois • Les palmarès commerciaux suivants : 1. Top 5 clients du mois 2. Top 5 clients de l'exercice 3. Top 5 des catégories clients du mois 4. Top 5 des catégories clients de l'exercice 5. Top 5 articles du mois 6. Top 5 articles de l'exercice 7. Top 5 familles articles du mois 8. Top 5 familles articles de l'exercice 9. Top 5 représentants du mois 10. 5 représentants de l'exercice • Le CA comptable • Le Top 5 de l’encours client • Le Top 5 de l’encours fournisseur • La situation de trésorerie Les comptes de caisse pris en compte pour la situation de trésorerie sont ceux pour lesquels l’option Compte de caisse est activée. A noter : Pour l’ensemble des données publiables, seules les écritures ayant une date d’écriture inférieure ou égale à la date système sont prises en compte. Les éventuelles écritures ayant une date d’écriture supérieure à la date système sont exclues du traitement. L’option Mobilité est constituée des fonctions suivantes : • Paramétrage d’extraction • Extraction vers iPhone Paramétrage d’extraction Cette fonction affiche la fenêtre Paramétrage d’extraction des données qui permet à l’utilisateur d’effectuer les paramétrages nécessaires. Menu Action Ce menu permet d’extraire les données pour les sociétés dont l’option A extraire est sélectionnée. Pour plus de détails sur l’extraction de données, voir Extraction vers iPhone. L’action Suppression des données supprime l’ensemble des données stockées sur la plateforme Web, et cela, quel que soit leur nature. Cette action est effectuée via l’assistant Suppression de données. Sociétés Cet onglet affiche la liste des sociétés de la base. En plus d’un code, une société est aussi définie par un code raccourci. Le code raccourci est indispensable lors de toute demande de connexion utilisateur à partir d’un iPhone. Pour extraire et publier les données d’une société, la case à cocher A extraire doit être cochée. A noter : Si plusieurs sociétés ont l’option A extraire sélectionnée, les données publiées sur l’iPhone sont affichées société par société. Familles A noter : l'onglet Familles s'affiche seulement si le dossier est de type monobase. Cet onglet affiche la liste des familles paramétrées dans l’application Sage 1000 administration de dossiers associée au dossier ouvert. En plus d’un code, une famille est aussi définie par un code raccourci. Le code raccourci est indispensable lors de toute demande de connexion utilisateur à partir d’un iPhone. Pour extraire et publier les données d’une famille, l’option A extraire doit être sélectionnée. A noter : Si une famille est constituée de plusieurs sociétés, les données publiées sur l’iPhone sont le cumul des données de chaque société. Utilisateurs L'onglet Utilisateurs affiche les utilisateurs autorisés à consulter des données sur iPhone. Il est important que les comptes utilisateurs enregistrés possèdent un mot de passe car ce mot de passe est demandé lors des connexions via l’iPhone. Pour ajouter un utilisateur : 1. Sélectionner Utilisateur et effectuer un clic droit pour afficher Ajouter. 2. Cliquer sur Ajouter. Une fenêtre Nouveau s’affiche. 3. Renseigner cette fenêtre. 4. Cliquer sur Enregistrer pour valider la création. Un nouvel utilisateur s’affiche dans la liste. Paramètres L'onglet Paramètres permet de sélectionner les options d’extraction : devise, catégorie client, catégorie d’articles vendus et la rubrique correspondante au chiffre d’affaires comptable HT. Extraction vers iPhone Cette fonction donne accès à l’assistant d’extraction des données. Elle peut être lancée à partir du menu Actions de la fonction Outils / Mobilité / Paramétrages d’extraction. Cet assistant propose les pages suivantes. Principales informations Cette fenêtre affiche les périodes de références, les sociétés et les familles (seulement si le dossier est de type monobase) sur lesquelles va porter l’extraction de données. A noter : extraction mono base multi-société : Pour extraire les données de plusieurs sociétés, l’utilisateur qui fait l’extraction doit avoir les droits d’accès à toutes les sociétés à extraire et les sociétés doivent remplir les critères suivants : • Etre définies sur des périodes identiques, • Avoir des exercices comptables définis avec une unité de temps identique, • Avoir des devises de tenue de compte identiques, • Avoir des devises de reporting identiques. Si ces critères ne sont pas remplis l’extraction est incorrecte. Cliquez sur le bouton : • Suivant pour passer au stade suivant après paramétrage de la page en cours. • Précédent pour revenir au stade précédent si cela est possible, • Exécuter pour lancer le traitement sans paramétrage des stades suivants, • Planifier pour exécuter les opérations de façon automatique à l’aide des paramétrages faits dans la fonction Outils / Automates de traitement. • Fermer pour quitter la fonction sans rien faire. Rapport du traitement Cette fenêtre informe l’utilisateur que les données sélectionnées sont en cours de publication et affiche éventuellement, les anomalies constatées. Les boutons ont le même rôle que ci-dessus. Connexion à partir d’un iPhone Pour établir une connexion et accéder aux données publiées, l’utilisateur doit renseigner sur son iPhone les informations suivantes : • Un code client d’authentification Sage • Le code raccourci de la société ou de la famille qui extrait les données • Un nom d’utilisateur Sage© 2011 - Tous droits réservés - SAS au capital de 500.000 e - Siège social : 10 rue Fructidor 75017 Paris - RCS Paris 313966129 - Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. Les logos, noms de produits ou de sociétés n’appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif. Toute représentation, traduction, adaptation ou reproduction, même partielle, par tous procédés, en tous pays, faite sans autorisation préalable est illicite et exposerait le contrevenant à des poursuites judiciaires. Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Clients Assistance MGE 22/02/2010 Page 2 sur 20 Assistance MGE 2 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Sommaire • Accéder à votre espace Utilisateur ........................................................................................ 3 5 étapes pour accéder à votre espace dédié ............................................................................ 3 • Accéder à Sage Web Assistance ......................................................................................... 6 • Créer un dossier .................................................................................................................... 9 1. Création d’un dossier ......................................................................................................... 9 2. Suivi d’un dossier ............................................................................................................. 10 • Mettre à jour un dossier ....................................................................................................... 12 1. Ajout de complément d’information .................................................................................. 12 2. Demande d’information .................................................................................................... 14 3. Clôture d’un dossier ......................................................................................................... 15 • Trucs & astuces................................................................................................................... 16 1. La liste de diffusion .......................................................................................................... 16 2. Les licences inactives ...................................................................................................... 17 2.1 Comment les reconnaitre ? ....................................................................................... 17 2.2 Qui contacter ? ......................................................................................................... 17 3. Gestion des interlocuteurs ............................................................................................... 18 3.1 Ajout d’un interlocuteur ............................................................................................. 18 3.2 Suppression d’un interlocuteur .................................................................................. 19 3.3 Modification d’un interlocuteur .................................................................................. 19 4. Gestion de la zone « priorité » ......................................................................................... 20 Page 3 sur 20 Assistance MGE 3 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 5 étapes pour accéder à votre espace dédié 1ère étape Préparer votre code client et le numéro de série du produit Connectez-vous au site www.sage.fr Cliquez sur Espace Clients 2ème étape Cliquez sur « Il s’agit de votre première visite ? Cliquez ici » Accéder à votre espace Utilisateur Page 4 sur 20 Assistance MGE 4 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 3ème étape Saisissez votre code client et votre adresse e-mail puis cliquez sur « valider » 4ème étape Sélectionnez un logiciel et renseignez le numéro de série associé puis validez (vous pouvez également retrouver ce n° de série sur votre facture de maintenance) Page 5 sur 20 Assistance MGE 5 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 5ème étape Vous recevez votre mot de passe sur votre adresse email pour accéder à l’espace Utilisateur Page 6 sur 20 Assistance MGE 6 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Préparer votre code client et votre mot de passe Connectez-vous au site www.sage.fr Cliquez sur Espace client Accéder à Sage Web Assistance Page 7 sur 20 Assistance MGE 7 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Saisissez votre code client et votre mot de passe puis validez Une fois sur votre espace dédié, cliquez sur « Sage Web Assistance » Page 8 sur 20 Assistance MGE 8 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Puis cliquez sur « Contactez nos Equipes Support » Page 9 sur 20 Assistance MGE 9 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 1. Création d’un dossier Sélectionnez dans la grille, votre licence active (précédée d’un téléphone vert) * TRUCS & ASTUCES Sélectionnez le module sur lequel vous souhaitez une assistance Sélectionnez l’interlocuteur * TRUCS & ASTUCES Si vous le souhaitez, ajoutez des interlocuteurs dans la liste de diffusion * TRUCS & ASTUCES Sélectionnez le niveau de criticité de votre situation * TRUCS & ASTUCES Saisissez un intitulé évocateur pour votre demande (ex : Intégration bancaire partielle / Erreur n° ... en envoi de fichier / Question sur paramétrage société / Portefeuille de sicav incorrect etc.) Saisir le détail de votre demande (menus, circonstances, manipulations faites, messages d’erreur etc.) Ajouter des pièces jointes si nécessaire Valider Créer un dossier Ne sont présentés que les interlocuteurs ayant une adresse mail valide Vous pouvez ajouter une liste de diffusion Page 10 sur 20 Assistance MGE 10 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 2. Suivi d’un dossier Une fois arrivé sur votre espace dédié, cliquez sur « Suivi » Indiquer le niveau de criticité de votre demande Décrire ici votre demande Vous pouvez insérer des pièces jointes Ne pas oublier de cliquer sur « ’envoyer » pour la prise en compte des pièces jointes Valider votre dossier Page 11 sur 20 Assistance MGE 11 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Vous pouvez visualiser tous les dossiers que vous avez en cours ou clôturés en fonction de ce que vous cochez Sélectionnez le dossier qui vous intéresse : les détails du dossier, son statut, les dernières actions faites etc apparaissent Page 12 sur 20 Assistance MGE 12 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 1. Ajout de complément d’information Une fois arrivé sur votre espace dédié, cliquez sur « Suivi » Sélectionnez le dossier en cours et cliquer sur « compléter votre dossier » Mettre à jour un dossier Page 13 sur 20 Assistance MGE 13 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance Vous pouvez y ajouter un commentaire ou bien joindre un fichier Page 14 sur 20 Assistance MGE 14 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 2. Demande d’information Une fois arrivé sur votre espace dédié, cliquez sur « Suivi » Sélectionnez le dossier en cours et cliquer sur « Demande d’Information » Page 15 sur 20 Assistance MGE 15 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 3. Clôture d’un dossier Une fois arrivé sur votre espace dédié, cliquez sur « Suivi » Sélectionnez le dossier en cours et cliquer sur « Clôturer votre Dossier» Page 16 sur 20 Assistance MGE 16 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 1. La liste de diffusion Lors de la création de votre dossier, vous pouvez choisir qu’un ou plusieurs interlocuteurs autre que l’interlocuteur désigné, reçoivent les informations relatives à ce dossier. Après avoir sélectionné l’interlocuteur principal, allez sur le champ « Liste de Diffusion » et cliquez sur « Gestion » Sélectionnez les interlocuteurs que vous souhaitez avoir dans la liste de diffusion et cliquez sur la flèche pour les passer sue le champs à gauche. Puis validez. Trucs & astuces Page 17 sur 20 Assistance MGE 17 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 2. Les licences inactives 2.1 Comment les reconnaitre ? Ils sont précédés d’un téléphone rouge 2.2 Qui contacter ? Afin de régulariser votre situation, vous pouvez joindre notre service Administration des Ventes par téléphone au 01.41.66.25.25 (tapez 2) ou par email : SageFRRecouvrementMGE@sage.com Page 18 sur 20 Assistance MGE 18 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 3. Gestion des interlocuteurs 3.1 Ajout d’un interlocuteur Cliquez sur l’onglet « Interlocuteur » à gauche de l’écran, puis sur l’onglet « Créer ». Informer puis valider le « Formulaire Interlocuteur » ATTENTION : Si le champ « Email » n’est pas rempli, l’interlocuteur n’apparaitra pas dans la liste. Page 19 sur 20 Assistance MGE 19 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 3.2 Suppression d’un interlocuteur Veuillez nous contacter via votre espace utilisateur 3.3 Modification d’un interlocuteur Cliquez sur l’onglet « Interlocuteur » à gauche de l’écran, puis sur l sur la ligne de l’interlocuteur. Modifier puis valider le « Formulaire Interlocuteur » Page 20 sur 20 Assistance MGE 20 Guide d’utilisation Espace Utilisateur Sage Web Assistance 4. Gestion de la zone « priorité » Cette zone n’est accessible que dans le cadre des contrats Sage Assistance Privilège et Sage Assistance Excellence. En cochant cette zone, votre dossier devient prioritaire conformément aux accords contractuels. Elle engendre le débit d’un point sur votre contrat.