Manuel de référence Ciel Associations et Ciel Associations Evolution pour Windows - Manuels- CIEL
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Manuel de référence
Ciel Associations et Ciel Associations
Evolution pour Windows
Manuels Utilisateurs CIEL :
CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels
CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels
Manuel de référence
Ciel Associations et Ciel Associations
Evolution pour Windows
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829CSommaire
Aides et documentations ......................................................................................................... 7
Naviguer dans le guide électronique........................................................................................ 8
Menu Dossier..............................................................................................9
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Ouvrir.................................................................................................................................... 16
Fermer................................................................................................................................... 18
Paramètres ............................................................................................................................ 19
Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 30
Options ................................................................................................................................. 33
Imports ................................................................................................................................. 39
Exports.................................................................................................................................. 39
Mise en page ......................................................................................................................... 40
Imprimer ............................................................................................................................... 41
Aperçu avant impression ....................................................................................................... 42
Impressions........................................................................................................................... 43
Mot de passe......................................................................................................................... 44
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 46
Quitter................................................................................................................................... 50
Menu Edition.............................................................................................51
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 52
Annuler ................................................................................................................................. 53
Couper .................................................................................................................................. 53
Copier ................................................................................................................................... 53
Coller .................................................................................................................................... 53
Effacer................................................................................................................................... 54
Fiches.................................................................................................................................... 54
Sélectionner tout ................................................................................................................... 55
Rechercher ............................................................................................................................ 55
Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 55
Atteindre ............................................................................................................................... 56
Rafraîchir............................................................................................................................... 56
Tout afficher.......................................................................................................................... 56
Liste ...................................................................................................................................... 56
Menu Listes ..............................................................................................57
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58
Animateurs............................................................................................................................ 59
Partenaires ............................................................................................................................ 63
Centres d’intérêt ................................................................................................................... 67
Modèles................................................................................................................................. 69
Banques ................................................................................................................................ 71
Taux de TVA.......................................................................................................................... 72
Codes analytiques ................................................................................................................. 74
Modes de paiement ............................................................................................................... 76
Eco-participations ................................................................................................................. 80
Modèles d’écritures ............................................................................................................... 83Ecritures périodiques............................................................................................................. 87
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 90
Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 93
Infos perso ............................................................................................................................ 97
Autres listes .......................................................................................................................... 98
Menu Association....................................................................................100
Vue d’ensemble................................................................................................................... 101
Adhérents............................................................................................................................ 102
Cotisations .......................................................................................................................... 114
Activités .............................................................................................................................. 117
Matériels ............................................................................................................................. 124
Réservations........................................................................................................................ 129
Prêts.................................................................................................................................... 131
Retour de matériel............................................................................................................... 134
Règlements membres .......................................................................................................... 135
Opérations .......................................................................................................................... 138
Plannings Animateurs.......................................................................................................... 141
Plannings Matériels.............................................................................................................. 142
Agenda................................................................................................................................ 144
Rappels ............................................................................................................................... 148
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 150
Menu Comptabilité..................................................................................152
Vue d’ensemble................................................................................................................... 153
Postes ................................................................................................................................. 154
Dépense .............................................................................................................................. 159
Recette................................................................................................................................ 162
Saisir une écriture à partir d’un modèle ............................................................................... 162
Virement ............................................................................................................................. 163
Saisie tableur....................................................................................................................... 165
Relevé bancaire ................................................................................................................... 166
Ecritures.............................................................................................................................. 170
Consultation........................................................................................................................ 173
Pointage .............................................................................................................................. 174
Paiement de TVA ................................................................................................................. 177
Remboursement de TVA ...................................................................................................... 178
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 179
Soldes initiaux..................................................................................................................... 182
Expert-comptable ............................................................................................................... 184
Passage en Ciel Compta....................................................................................................... 188
Liaison comptable ............................................................................................................... 191
Démarrer Ciel Compta......................................................................................................... 191
Menu Facturation ...................................................................................192
Vue d’ensemble................................................................................................................... 193
Clients / Tiers ..................................................................................................................... 194
Articles / Prestations ........................................................................................................... 199
Affaires ............................................................................................................................... 202
Intervenants ........................................................................................................................ 204
Liste des devis..................................................................................................................... 206Liste des factures d’acompte ............................................................................................... 211
Liste des factures ................................................................................................................ 213
Liste des avoirs.................................................................................................................... 220
Facturation client................................................................................................................. 225
Créer une pièce commerciale : saisie document .................................................................. 237
Facturation membre ............................................................................................................ 240
Liste des règlements clients................................................................................................. 241
Encaisser un règlement client .............................................................................................. 243
Consulter un compte client.................................................................................................. 249
Relancer un client................................................................................................................ 251
Consulter une affaire........................................................................................................... 253
Recherche de pièces ............................................................................................................ 255
Préparer un mailing ............................................................................................................. 257
Menu Traitements...................................................................................258
Vue d’ensemble................................................................................................................... 259
Validation d’opérations........................................................................................................ 260
Renouvellement de cotisations ............................................................................................ 261
Génération activités récurrentes .......................................................................................... 262
Relances.............................................................................................................................. 264
Remises en banque ............................................................................................................. 266
Enregistrer les écritures périodiques.................................................................................... 269
Réimputation....................................................................................................................... 270
Liaison comptable ............................................................................................................... 271
Imports ............................................................................................................................... 274
Exports................................................................................................................................ 275
Validation d’écritures .......................................................................................................... 276
Clôture d’exercice ............................................................................................................... 277
Purge des opérations .......................................................................................................... 279
Purge des pièces commerciales ........................................................................................... 280
Menu Etats..............................................................................................282
Vue d’ensemble................................................................................................................... 283
Administratif ....................................................................................................................... 284
Don..................................................................................................................................... 286
Etiquettes/badges .............................................................................................................. 288
Membres ............................................................................................................................. 289
Activités .............................................................................................................................. 290
Matériels non retournés....................................................................................................... 291
Recettes association ............................................................................................................ 292
Etats facturation/ Stats facturation ...................................................................................... 293
Etats affaires ....................................................................................................................... 294
Statistiques affaires ............................................................................................................. 295
Relevé des dépenses/recettes.............................................................................................. 296
Journal ................................................................................................................................ 297
Balance................................................................................................................................ 298
Résultat............................................................................................................................... 299
Grand livre .......................................................................................................................... 300
Attestation fiscale................................................................................................................ 301
TVA ..................................................................................................................................... 302
Autres ................................................................................................................................. 304Menu Divers............................................................................................306
Vue d’ensemble................................................................................................................... 307
Historique des archives ....................................................................................................... 308
Calculatrice ......................................................................................................................... 309
Messagerie .......................................................................................................................... 309
Menu Fenêtres ........................................................................................310
Vue d’ensemble................................................................................................................... 311
Fermer................................................................................................................................. 311
Tout fermer......................................................................................................................... 311
Suivante .............................................................................................................................. 311
Précédente .......................................................................................................................... 312
Cascade............................................................................................................................... 312
Mosaïque............................................................................................................................. 312
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 313
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 318
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 318
Menu Aide ..............................................................................................319
Vue d’ensemble................................................................................................................... 320
Aide .................................................................................................................................... 321
Besoin d’aide....................................................................................................................... 321
Démo rapide........................................................................................................................ 321
Formation Flash................................................................................................................... 321
Manuel de découverte.......................................................................................................... 321
Manuel de référence ............................................................................................................ 322
Guide des mises à jour ........................................................................................................ 322
A propos de......................................................................................................................... 322
Index ......................................................................................................3237
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris,
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris,
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (PDF) :
• Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel.Ce manuel
vous explique également le fonctionnement du générateur d’états et du générateur de tableaux de
bord.
• Le manuel de découverte qui facilite la prise en main du logiciel et vous explique comment utiliser les
fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
que les nouveautés fonctionnelles.
L'application Adobe Reader
®
nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être
installée sur votre ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE dans le menu AIDE ou par la touche
Préférences
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences, dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires , dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
1. Modifiez la date.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.Menu Dossier
34
Informations
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
INFORMATIONS.
Liste des pays
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur créer manuellement un autre pays
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
5. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité,
Langues, Pays de rattachement et Continent.Menu Dossier
35
États paramétrables
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Le générateur d’états de ce manuel.
Imports paramétrables
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des données (membres, cotisations, etc) dans votre logiciel.
L’import des articles est uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant
les informations que vous voulez importer.
A l’activation de cette commande, vous obtenez la fenêtre Liste des imports paramétrables :
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.Menu Dossier
36
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
4. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer.
5. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Cliquez
sur le bouton [Oui].
Ensuite, un message vous informe du format détecté par le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK].
Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton .
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV
• Délimité
• DBF
• Longueur fixe
• Standard Ciel Windows
• Fichier XML
• Standard Ciel MAC
6. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
7. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Format du fichier délimité
8. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.Menu Dossier
37
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation :
• Ignorer les lignes : permet de supprimer les lignes d’en-tête et de pied de page de votre fichier. Indiquez le nombre de lignes à ignorer.
• Format des nombres.
• Format des dates et le type de séparateur de date.
• Format booléen : par exemple, vous importez des articles. Si des articles sont inutilisés, l’application
pourra retranscrire par l’intermédiaire du format booléen si ces articles sont vraies (utilisées) ou non.
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
1. Pour créer une rubrique, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Propriétés de la rubrique s’affiche.
2. Saisissez le nom de la rubrique.
3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner une rubrique de destination. Cette sélection consiste à choisir une rubrique de Ciel Associations qui correspond à celle de votre import.
4. Sélectionnez le Type de rubrique (texte, date, monnaie etc.) dans la liste déroulante.
5. Renseignez si besoin la Valeur à importer (formule de calcul) et les Options (options de conversion spé-
cifiques).
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour modifier une rubrique :
7. Double-cliquez sur une rubrique. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Pour supprimer une rubrique :
8. Sélectionnez celle-ci dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cette opération étant irréversible, un message vous demande confirmation, cliquez sur le bouton [Oui].Menu Dossier
38
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
9. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton .
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton .
10. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
11. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour valider l'importation des données.
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier
39
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.
Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier
Cette commande présente la liste des partenaires. Les partenaires complètent les fiches d’activités et
modèles d'activité.
Le terme de partenaire doit être pris au sens générique ; il désigne un sponsor, un fournisseur, un
support médiatique, une collectivité locale, un entraîneur, etc. associé dans la présentation de l'activité.
Créer un partenaire
1. Dans la fenêtre Liste des partenaires, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouveau partenaire s’affiche.
2. Saisissez le Code du partenaire que vous créez puis sa Raison sociale. Ces éléments sont obligatoires.
Si lors de la numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) vous avez défini un
code dans la zone Partenaires, votre code vous est proposé par défaut et s’incrémente
automatiquement. Voir Paramètres numérotation, page 25. Vous pouvez toujours le modifier si vous
le souhaitez.Menu Listes
64
Onglet Coordonnées
3. Saisissez l'adresse postale complète du partenaire.
4. De même, indiquez l'adresse e-mail ainsi que le site Internet du partenaire.
5. Sélectionnez dans la zone Divers la Forme juridique ainsi que le Type du partenaire.
Le Type correspond à la catégorie dans laquelle est classé le partenaire (fournisseur, sponsor, collectivité
locale, etc.).
6. Indiquez ensuite dans la zone Responsable, le Titre, le Nom et le Prénom de la personne à contacter au
sein de la société partenaire.
Onglet Banque
Dans la partie Coordonnées de l’agence bancaire :
7. Saisissez le Nom et les coordonnées postales complètes de l'agence bancaire du partenaire, selon le
relevé bancaire (R.I.B.) qu’il vous aura fourni.
Ces informations sont nécessaires si vous souhaitez effectuer des remises magnétiques.
Dans la partie Identification :
8. Indiquez l’IBAN (International Bank Account Number) et le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le
RIB : le code Banque, le code Guichet, le N° de compte bancaire, la Clé RIB. Renseignez la domiciliation
bancaire.
9. Précisez le Titulaire du compte.
Ces informations sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).
10. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur Rayon :
• Sur Rayon : le lieu de compensation ne dépasse pas géographiquement une zone délimitée.
• Hors Rayon : le lieu de compensation se situe dans un périmètre qui dépasse la zone limitée.
Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans la cadre d'une gestion des
bordereaux de remise en banque. Voir Remises en banque, page 233.Menu Listes
65
Onglet Commentaire
11. Saisissez dans cette zone des informations complémentaires sur la société partenaire.
Onglet Logo
Cet onglet vous permet d'ajouter le logo de la société partenaire.
12. Vous pouvez :
• coller une image issue du presse-papiers,
• importer une image enregistrée sur votre disque dur,
• récupérer une image d’un scanner ou appareil photo.
Modifier un partenaire
1. Pour modifier un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un partenaire
1. Pour supprimer un partenaire, sélectionnez-le dans la liste des partenaires et cliquez sur le bouton
.
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande donc de confirmer la suppression du partenaire. Cliquez sur le bouton [Oui].
Localiser, vérifier l’adresse d’un partenaire
Dans le groupe Adresse de la barre d’actions, vous disposez des boutons suivants :
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre partenaire).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du partenaire afin de vérifier l'exactitude de
l'adresse.
Associer un partenaire à une activité
Depuis la liste des partenaires, vous pouvez directement associer un partenaire à une activité.
1. Sélectionnez le partenaire lié à une de vos activités puis cliquez sur le bouton .
2. Choisissez l’activité correspondante dans la liste qui s’affiche puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous retrouverez les partenaires dans la fiche d’activité correspondante (onglet Partenaires).Menu Listes
66
Consulter les informations légales
Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre partenaire via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du partenaire doit être renseigné afin que la page internet
s'ouvre.
Afficher l’aperçu
L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser l'aperçu de l'état standard d'une fiche d'un partenaire.
1. Sélectionnez un partenaire dans la liste, puis cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option
Aperçu.
2. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l'option. La coche placée devant disparaît.Menu Listes
67
Centres d’intérêt
Menu LISTES - commande CENTRES D’INTÉRÊT
Cette commande présente la liste des prêts que vous avez enregistrés.
Vous pouvez ainsi créer, modifier ou supprimer un prêt. Vous pouvez également enregistrer un retour de
matériel ou régler une opération.
Le matériel ne peut être prêté qu'aux membres de l'association.
Créer une fiche de prêt
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre Nouveau prêt, sélectionnez le mode de saisie :
• mode simple : gestion simplifiée du prêt. Un matériel prêté, un matériel retourné.
• mode détaillé : gestion détaillée du prêt. Plusieurs matériels empruntés et retours partiels des
matériels. Dans ce cas, l’onglet Matériel prêté s'affiche en bas de la fenêtre. Cette zone vous permet
d'ajouter, modifier ou éventuellement supprimer un matériel.
3. Saisissez le Code et le Libellé du prêt. Le code et le libellé sont obligatoires. Vous pouvez associer un
Commentaire au libellé en cliquant sur le bouton .
Lors de la numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) si vous avez
renseigné un code dans la zone Prêt, ce code vous est proposé par défaut et s’incrémente
automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez.
4. Sélectionnez la date (et l'heure) du début du prêt ainsi que la date de retour prévu à l’aide de l'icône du
calendrier ou des dates spéciales . Vous pouvez saisir cette date manuellement.
5. Sélectionnez à l'aide de l’icône d’appel de liste l'Emprunteur.
6. Sélectionnez le Matériel emprunté. Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pouvez sélectionner une famille de
matériel ou toutes les familles. De même, vous pouvez définir un emplacement précis ou tous les
emplacements.
Pour une recherche détaillée du matériel à emprunter vous pouvez spécifier des options de recherche.
7. Une fois votre choix de matériel effectué, cliquez sur le bouton [OK].
8. Précisez la quantité empruntée. La zone quantité Disponible est automatiquement renseignée.
9. Sélectionnez dans la liste déroulante, l'état du matériel avant le prêt (état neuf, moyen, abîmé).
10. Saisissez la Caution versée ainsi que la somme totale à régler.
11. Sélectionnez le taux de TVA affecté.
Ces deux dernières informations correspondent à l'estimation de la valeur du matériel prêté.
12. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider ou sur le bouton [OK et régler] pour enregistrer et régler le prêt
immédiatement.Menu Association
132
Onglet Matériel prêté
Les commandes de cet onglet vous permettent d'ajouter, de modifier ou de supprimer plusieurs matériels
prêtés.
Ajouter un matériel
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Sélectionnez à l'aide du bouton le matériel à ajouter.
Vous pouvez à partir de la fenêtre sélectionner un matériel, lancer une recherche simple ou avancée
du ou des matériel(s).
3. Saisissez la Quantité prêtée et précisez l'état du matériel avant le prêt (état neuf, moyen, abîmé).
4. Cochez l’option Tarifs pour accéder aux zones Caution et Montant à régler.
5. Saisissez la Caution exigée en cas de prêt du matériel ainsi que la somme à régler.
La zone Estimation de la valeur du matériel prêté sera automatiquement renseignée
6. Cliquez sur le bouton [OK] ou sur le bouton [OK et régler] pour enregistrer et régler le prêt immédiatement.
Modifier un matériel
1. Pour modifier un matériel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un matériel
1. Pour supprimer un matériel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande de confirmer la suppression du matériel.
Cliquez sur le bouton [Oui].
Modifier une fiche de prêt
1. Pour modifier une fiche de prêt, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une fiche de prêt
1. Pour supprimer une fiche de prêt, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération est irréversible. Un message vous demande de confirmer la suppression du prêt. Cliquez sur le bouton [Oui].
Enregistrer un retour de matériel
Sélectionnez le prêt retourné dans la liste des prêts puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Retour du matériel s’affiche. Voir Retour de matériel, page 134.
Attention !
Cet onglet est uniquement disponible en mode de saisie détaillé d'un prêt.Menu Association
133
Régler un prêt
1. Sélectionnez le prêt à régler dans la liste des prêts puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez
sélectionner plusieurs prêts d’un même membre afin de tous les régler en une seule fois.
2. La fenêtre Nouveau règlement s’ouvre. Vérifiez et modifiez si nécessaire les informations du règlement
qui sont affichées.
Pour plus de détail sur le règlement, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer un règlement”,
page 135.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Enregistrer comme modèle
1. Pour enregistrer le prêt comme modèle, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton droit de
la souris pour activer le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODÈLE.
3. La fenêtre Nouveau modèle de prêt s'affiche. Effectuez éventuellement des modifications puis validez en
cliquant sur le bouton [OK].Menu Association
134
Retour de matériel
Menu ASSOCIATION - commande RETOUR DE MATÉRIEL
Cette commande n'est disponible que si votre comptabilité est intégrée dans votre dossier (mode
comptable Dépenses/Recettes ou Créances/Dettes).
Le pointage consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité.
Pointage manuel
Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE - MANUEL
1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage.
2. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le
compte sélectionné.
Le cadre Mode en haut de la fenêtre, affiche votre mode de pointage, vous pouvez passer du pointage
manuel au pointage automatique ou encore à la consultation du poste correspondant.
3. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en sélectionnant l'une des options suivantes : Pointées,
Non pointées ou Les deux.
4. Pour pointer, consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste.
Double-cliquez sur la ligne à pointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. 175
Pour dépointer une ligne, double-cliquez dessus.
Vous pouvez également utiliser les boutons et .
Le bouton permet de mettre à jour l'affichage de votre liste en fonction des actions que vous
venez d'effectuer et par rapport au statut des écritures à afficher (Pointées, Non pointées ou Les deux). Par
exemple, vous venez de pointer plusieurs lignes, cliquez sur le bouton Rafraîchir (F5) afin de n'obtenir que
les écritures qui ne sont pas encore pointées.
5. Pointez ainsi toutes les écritures jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.
Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération sur votre relevé de banque.
6. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, vérifiez si
celle-ci a bien été saisie ou si le montant et la date ne comportent pas d’erreurs.
Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la
liste des écritures.
• Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé
pointé.
• Le Solde réel tient compte de toutes les écritures enregistrées, quelle que soit la date indiquée. Il est
donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.
7. Répétez l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Vous pouvez choisir un autre poste de trésorerie depuis la même fenêtre. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre, dans la
zone Poste.
Vous pouvez choisir de dupliquer les dépenses, recettes, virements et opérations diverses
(réimputations...).
• Pour cela, sélectionnez l’opération souhaitée et cliquez sur le bouton .
• Une fenêtre s’ouvre, et vous pouvez alors re-créer votre nouvelle opération à partir de l’ancienne.
Enfin, les boutons et permettent de changer de traitement.
Pointage automatique
Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE - AUTOMATIQUE
Le pointage automatique s'effectue depuis l'import de vos relevés de compte via Internet. Vous paramétrez
ensuite votre fichier d'import. Le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre
dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement.
1. Sélectionnez le poste que vous allez pointer.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des écritures enregistrées sur le compte
sélectionné. 176
2. Cliquez sur le bouton et choisissez le format d'import à utiliser.
Nous vous conseillons de consulter au préalable les formats d'import proposés afin de vérifier celui qui
correspond au format de votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ du menu
LISTES. Voir Formats d’import relevé, page 131.
3. Sélectionnez le format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La fenêtre d'ouverture de fichiers vous permet de rechercher le fichier téléchargé via Internet et de le
sélectionner. Indiquez le type de fichier (TXT, CSV, QIF) à utiliser pour l'ouvrir.
Votre logiciel présente alors la liste des opérations non pointées et affiche en bas de la fenêtre la liste des
opérations du relevé importé.
Les lignes d’écritures dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée
dans les préférences couleurs du logiciel). Elles sont «prépointées » par le logiciel en attendant votre
validation.
5. Vérifiez chacune des lignes. Décochez la case A pointer si vous repérez une erreur (par exemple une
opération dont le montant est identique à une autre et qui a été prépointée à sa place).
6. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations].
7. Répétez l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Vous pouvez choisir un autre poste de trésorerie depuis la même fenêtre. Pour cela, cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre, dans la
zone Poste.
Les boutons situés dans le cadre Mode vous permettent de passer directement aux opérations de
pointage manuel ou encore à la consultation du poste sélectionné.
Le bouton [Dupliquer] permet de créer une écriture similaire à une autre.Menu Comptabilité
177
Paiement de TVA
Menu COMPTABILITÉ - commande PAIEMENT DE TVA
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à
conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION,
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière
impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier
44
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la
commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier
Cette commande ne s’affiche que si vous tenez une comptabilité interne.
Les écritures périodiques sont des écritures qui se répètent sur une période donnée.
Vous pouvez programmer plusieurs écritures à dates fixes. Par exemple, les loyers étant constants
peuvent être enregistrés en écritures périodiques.
Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous au chapitre Les fenêtres et listes dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Créer une écriture périodique
1. Dans la partie Types, cliquez sur le type d’écriture à utiliser : Dépenses, Recettes ou Virements.
2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). Le fenêtre de saisie
s’affiche.
Création d’une écriture périodique de dépense ou de recette
La création d’une dépense ou recette périodique est quasiment identique.
Vous avez le choix entre deux modes de saisies : simple ou détaillée. La saisie détaillée concerne les
écritures ventilées sur plusieurs postes. Voir Dépense standard, page 108. OU Voir Recette standard,
page 110..
3. Cochez l’une de ces options.
4. Saisissez le nom de l'écriture périodique puis le libellé de l’écriture.
5. Cliquez sur le bouton afin de définir les critères relatifs à la période d’enregistrement de
votre opération périodique.
La fenêtre Périodicité s’affiche. Elle permet de saisir les paramètres qui déterminent l'écriture périodique.
6. Cochez l’option Activer l'écriture automatiquement.
7. Choisissez la période durant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
8. Définissez la fréquence de l’opération (zone Tous les).
9. Une option autorise l'enregistrement avant la date d'échéance (Enregistrer X jours avant). Menu Listes
88
Exemple :
Vous payez votre loyer le 15 de chaque mois. Si vous laissez ce paramètre à zéro, l'enregistrement se fera
le jour même de l'échéance. En revanche, si vous indiquez le 1er, alors le programme enregistrera
l'opération le 1er de chaque mois, tout en indiquant le 15 dans l'opération. Cela permet d'anticiper et de
savoir, dès le début du mois, ce qui est certain d'être versé ou retiré de vos comptes.
10. Vous pouvez indiquer la date de la dernière écriture enregistrée.
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la périodicité.
Vous revenez à la fenêtre de création d’une opération périodique.
12. Renseignez les postes de l’écriture périodique (poste de trésorerie, poste fournisseur ou client, poste
de dépense ou recette selon le contexte) puis le Mode de paiement.
13. Indiquez le Montant HT et le Taux de TVA si où vous êtes assujetti à la TVA. Le montant TVA et le montant TTC se renseignent automatiquement. Dans le cas contraire, indiquez seulement le montant de
l’écriture périodique.
Vous pouvez attribuer un code analytique à votre opération périodique. Voir Codes analytiques,
page 94.
14. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l’enregistrement de l’opération périodique.
Création d’une écriture périodique de virement
1. Saisissez le nom de l’opération périodique puis la somme du virement.
2. Sélectionnez le poste sur lequel sera prélevé le montant puis le poste sur lequel sera versé ce même
montant, dans les zones Du poste et Vers le poste.
3. Saisissez le libellé de l’écriture périodique.
Vous pouvez ajouter un commentaire en cliquant sur le bouton .
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] pour définir la fréquence de l’écriture.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre écriture périodique de virement.
Modifier une écriture périodique
1. Dans la partie Types de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser (Dépenses, Recettes ou Virements).
2. Sélectionnez l’écriture périodique.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER).
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes
89
Supprimer une écriture périodique
1. Dans la partie Types de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser (Dépenses, Recettes ou Virements).
2. Sélectionnez l’écriture périodique.
3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER).
4. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur
le bouton [Oui].
Enregistrer des écritures périodiques
Méthode automatique
A l'ouverture du fichier, le logiciel repère les opérations arrivées à échéance. Ainsi, la fenêtre
d'enregistrement des écritures périodiques s'affiche.
Pour cela, la case Enregistrer les écritures périodiques doit préalablement être cochée depuis le menu
DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Générales - Tâches automatiques.
Méthode manuelle
Quand vous créez des écritures périodiques, il se peut que certaines échéances soient à enregistrer. Pour
cela, activez la commande Enregistrer les écritures périodiques du menu TRAITEMENTS. La liste des écritures
périodiques arrivées à échéance et qui ne sont pas encore enregistrées s'affiche.
Il vous reste à sélectionner les opérations voulues et à cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir Enregistrer les écritures périodiques, page 235.
Options
Plusieurs options sont disponibles depuis la barre d’actions, ainsi qu’à partir du menu CONTEXTUEL (clicdroit) de votre liste d’écritures périodiques.
•
Dupliquer l'écriture périodique : permet de créer une écriture en copiant une écriture similaire et en
apportant toutes les modifications nécessaires, par exemple le montant, le nom.
•
Dupli. écriture périod. -> modèle. : permet de dupliquer votre écriture périodique afin de la modifier en
modèle d'écriture tout en conservant l'original. Vous retrouvez alors votre modèle aussi bien dans la
liste des écritures périodiques que dans la liste des modèles d’écritures.Menu Listes
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Formats d’import relevé
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous
permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (Membres, Partenaires, Cotisations, Activités, Centres
d'intérêt, Matériel, Prêt, Clients/tiers, etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les
états paramétrables.
Créer une rubrique
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur l’icône de sélection.
5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
6. Validez la création de la rubrique en cliquant sur le bouton [OK].Menu Listes
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Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
Cette commande n'est disponible que si votre comptabilité est intégrée à votre dossier (mode
comptable Dépenses/Recettes ou Créances/Dettes).
Principe
Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez
votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de banque, c'est le solde réel figurant sur votre relevé
bancaire à cette même date.
Ces soldes peuvent correspondre aux soldes initiaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice,
ou à ceux d'une balance des comptes dans le cas d'une installation en cours d'exercice. En général, votre
expert-comptable peut vous fournir une balance à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité
avec votre logiciel Ciel.
La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice quelle que
soit la date de mise en place de votre logiciel. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de
banque. Sinon vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (Banque, Caisse, dépense, etc.)
à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice.
Saisie
A l'activation de la commande SOLDES INITIAUX, la fenêtre qui s'affiche diffère légèrement selon le contexte.
Vous obtenez la fenêtre :
• Modification du report à nouveau si vous venez de clôturer votre ancien exercice,
• Nouvelle saisie des soldes initiaux si vous avez créé un nouveau dossier,
• Modification des soldes initiaux si vous modifiez les soldes initiaux.
Ci-dessous la fenêtre Modification du report à nouveau :Menu Comptabilité
183
Dans tous les cas, le principe de saisie est le même.
1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant sur l'icône .
2. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence correspondant à l'écriture de saisie des soldes initiaux. Cette référence pourra vous servir à retrouver l'opération.
3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Modifiez-le si vous le souhaitez.
4. Si vous voulez afficher Tous les postes ou uniquement Les postes de trésorerie, sélectionnez l’option correspondante, située en bas de la fenêtre. Ces deux options ne sont pas disponibles dans le cadre
d'une modification du report à-nouveau.
5. Indiquez le solde initial de chaque poste ou modifiez le solde qui est erroné dans les zones Montant
débit et Montant Crédit (en report de l'à-nouveau) ou bien dans la zone Montant signé (en nouvelle saisie
ou modification).
Si un montant est négatif, saisissez le signe «- » devant.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux.Menu Comptabilité
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Expert-comptable
Menu COMPTABILITÉ - commande EXPERT-