Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Ciel Gestion Commerciale Evolution pour Windows

 

 

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Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Ciel Gestion Commerciale Evolution pour Windows 11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cédex 19 Tél. 01.55.26.33.00 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Sommaire Documentation........................................................................................................................ 1 Naviguez dans le guide électronique ....................................................................................... 3 Menu Dossier.............................................................................................. 4 Vue d’ensemble....................................................................................................................... 5 Nouveau .................................................................................................................................. 6 Ouvrir.................................................................................................................................... 12 Fermer................................................................................................................................... 12 Paramètres ............................................................................................................................ 13 Options ................................................................................................................................. 19 Imports ................................................................................................................................. 23 Exports.................................................................................................................................. 23 Mise en page ......................................................................................................................... 24 Imprimer ............................................................................................................................... 25 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 25 Impressions........................................................................................................................... 25 Mot de passe ......................................................................................................................... 26 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 27 Quitter................................................................................................................................... 34 Menu Edition............................................................................................. 35 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 36 Annuler ................................................................................................................................. 37 Couper .................................................................................................................................. 37 Copier ................................................................................................................................... 37 Coller .................................................................................................................................... 37 Effacer................................................................................................................................... 37 Fiches.................................................................................................................................... 38 Sélectionner tout ................................................................................................................... 38 Rechercher ............................................................................................................................ 38 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 39 Atteindre ............................................................................................................................... 39 Rafraîchir............................................................................................................................... 39 Tout afficher.......................................................................................................................... 39 Liste ...................................................................................................................................... 39 Menu Listes .............................................................................................. 40 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 41 Clients................................................................................................................................... 42 Prospects .............................................................................................................................. 50 Fournisseurs.......................................................................................................................... 52 Représentants ....................................................................................................................... 57 Articles.................................................................................................................................. 59 Familles articles..................................................................................................................... 73 Tarifs par famille ................................................................................................................... 76 Dépôts .................................................................................................................................. 78 Mouvements de stock............................................................................................................ 84 Ordres de production ............................................................................................................ 86 TVA ....................................................................................................................................... 87 TPF........................................................................................................................................ 88Banques ................................................................................................................................ 89 Modes de règlement .............................................................................................................. 91 Codes analytiques ................................................................................................................. 93 Eco-participations ................................................................................................................. 94 Infos Perso... ......................................................................................................................... 96 Autres listes .......................................................................................................................... 97 Menu Ventes ............................................................................................. 98 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 99 Top Facture ......................................................................................................................... 100 Pièces clients ....................................................................................................................... 104 Détail pièces clients............................................................................................................. 115 Devis/Pro forma .................................................................................................................. 116 Commandes ........................................................................................................................ 119 Bons de livraison (BL)........................................................................................................... 125 Factures d’acompte clients .................................................................................................. 127 Factures .............................................................................................................................. 128 Avoirs.................................................................................................................................. 132 Règlements ......................................................................................................................... 135 Abonnements clients ........................................................................................................... 139 e-Commerce ....................................................................................................................... 142 Menu Achats ........................................................................................... 143 Vue d’ensemble................................................................................................................... 144 Pièces fournisseurs.............................................................................................................. 145 Détail pièces fournisseurs.................................................................................................... 145 Commandes ........................................................................................................................ 146 Bons de réception (BR) ......................................................................................................... 147 Factures d’acompte fournisseurs ......................................................................................... 148 Factures .............................................................................................................................. 149 Avoirs................................................................................................................................. 150 Règlements ......................................................................................................................... 150 Abonnements fournisseurs .................................................................................................. 150 Menu Traitements ................................................................................... 151 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 152 Remises en banque ............................................................................................................. 153 Liaison comptable ............................................................................................................... 155 Gestion de production ......................................................................................................... 156 Commandes des articles en rupture..................................................................................... 162 Régulation des stocks.......................................................................................................... 163 Purge................................................................................................................................... 164 Top Clôture ......................................................................................................................... 166 Relations clients .................................................................................................................. 167 Rappels ............................................................................................................................... 168Menu Etats .............................................................................................. 169 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 170 Portefeuille des commandes ................................................................................................ 171 Commandes non livrées ...................................................................................................... 173 Relevé de comptes............................................................................................................... 174 Echéancier ........................................................................................................................... 175 Evolution des ventes............................................................................................................ 176 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 177 Encours Clients.................................................................................................................... 178 Relance client ...................................................................................................................... 179 Mailing ................................................................................................................................ 181 Suivi des stocks ................................................................................................................... 182 Inventaire des articles.......................................................................................................... 183 Catalogue des articles ......................................................................................................... 184 Articles par dépôt ................................................................................................................ 185 Nomenclature des articles ................................................................................................... 186 Capacité de fabrication........................................................................................................ 186 Etats récapitulatifs............................................................................................................... 187 Menu Divers............................................................................................ 188 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 189 Intuiciel ............................................................................................................................... 190 Trouvtoo ............................................................................................................................. 192 Analyseur commercial ventes............................................................................................... 193 Analyseur commercial achats............................................................................................... 195 Statistiques globales............................................................................................................ 196 Statistiques ......................................................................................................................... 197 Objectifs.............................................................................................................................. 198 Répartition par famille ......................................................................................................... 199 Export Tableaux de bord ..................................................................................................... 200 Importer .............................................................................................................................. 201 Historique archivages DGI.................................................................................................... 202 Démarrer version < 2006 .................................................................................................... 203 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 203 Messagerie .......................................................................................................................... 203 Menu Fenêtres ........................................................................................ 204 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 205 Fermer................................................................................................................................. 205 Tout fermer ......................................................................................................................... 205 Suivante .............................................................................................................................. 205 Précédente .......................................................................................................................... 205 Cascade............................................................................................................................... 205 Menu Aide .............................................................................................. 206 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 207 Index................................................................................................................................... 207 Aide contextuelle ................................................................................................................ 207 A propos de......................................................................................................................... 207 Index ...................................................................................................... 2081 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et les informations de dernière minute. Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation multimédia Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, le CD-Rom doit être obligatoirement inséré dans le lecteur prévu à cet effet. 1. A partir de la page d'accueil du CD-Rom, cliquez sur l'option Lancer la formation multimédia. La liste des séquences de formation est présentée. 2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : Manuels papier • pour Ciel Gestion Commerciale : le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • pour Ciel Gestion Commerciale Evolution : le guide de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. Manuels électroniques (au format PDF) • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes accessible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Installation d'Adobe Reader© Si l'application Adobe Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas pré- sente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader © et suivez la procédure. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.2 Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.3 Naviguez dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisissez la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Paramètres Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 5 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données ou bien de les supprimer.Menu Dossier 6 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le nom de votre société ou association, puis cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Facture. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'option Récupérer un dossier de Ciel Devis Facture dans Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Ok]. Création d’un nouveau dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Longueurs des comptes 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut]. 3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.Menu Dossier 7 Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, 2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 3. cliquez sur le bouton [Ok]. Choix du mode de création 1. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 7. • Mode de création détaillé en 9 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 8. 2. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Création rapide d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icone de dates spéciales . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 26.Menu Dossier 8 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l'aide de l'assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 100. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icone de dates spéciales . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir : • les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 14. • les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 17. • les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 18. Troisième étape : logo Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Quatrième étape : familles articles La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles.Menu Dossier 9 Créer une famille d’articles Voir Créer une famille d’articles, page 73. Modifier une famille d’articles Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une famille d’articles Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cinquième étape : articles La quatrième étape vous permet de créer vos articles. Créer un article Voir Créer un article, page 59. Modifier un article Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. * Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers. • Article divers Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. • Article automatique Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d'acompte, remboursement d'avoir). Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les Paramètres facturation onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier.Menu Dossier 10 Sixième étape : clients La cinquième étape vous permet de créer vos clients. Créer un client Voir Créer un client, page 42. Modifier un client Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un client Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Septième étape : fournisseurs La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs. Créer un fournisseur Voir Créer un fournisseur, page 52. Modifier un fournisseur Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un fournisseur Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Huitième étape : représentants La septième étape vous permet de créer vos représentants. Créer un représentant Voir Créer un représentant, page 57. Modifier un représentant Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].Menu Dossier 11 Supprimer un représentant Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 26. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l’aide de l’assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 100. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Récupération d’un dossier Ciel Devis Facture La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion Commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture. 1. Sélectionnez le dossier de Ciel Devis Facture à récupérer puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier Ciel Devis Facture. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier Ciel Devis Facture. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion Commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer]. * Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.Menu Dossier 12 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre. Sélectionnez le dossier à ouvrir puis cliquez sur le bouton [Ok]. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [Ok]. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 6. Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 13 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez ensuite son Activité. 3. Indiquez ensuite le titre et le nom Responsable. 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.Menu Dossier 14 Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Paramètres Facturation ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Paramètres 1. Indiquez les dates suivantes : • dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • dates de Début et de fin de période de saisie • date de Début des objectifs. * La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. Le bouton , situé en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date. TVA sur ventes / TVA sur achats 2. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs). 3. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. 4. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Attention ! La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 15 Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de paramétrer : • les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs), • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), • les codes des principaux journaux (journaux d'achat, de vente et de banque). Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramé- trage des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Onglet Divers Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. 1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 3. Dans la zone inférieure de la fenêtre saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Onglet Saisie Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Alerte sur les pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Article bloqué • Client bloqué • Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible). • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC • Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. Gestion des clients Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Mode de calcul des statistiques articles Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte.Menu Dossier 16 Statistiques représentants Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Autres Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article. Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I sont cochées. Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 45. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Gestion 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. Article par défaut 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. 3. Vous devez également définir un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir). * Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc. 6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur. 7. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances). • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les nomenclatures. 8. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Stocks Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks. 9. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut Menu Dossier 17 (articles gérés en stock par défaut). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. * Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants : • validation de factures fournisseurs, • entrées «manuelles» de stock direct, • validation d'ordre d'assemblage. 10.Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Paramètres Numérotation ) menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Codes Bases 1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Saisissez C0001 pour le fichier Clients. Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001. Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Codes Pièces Le principe est identique à celui des Codes bases. 1. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique.Menu Dossier 18 Exemple Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à FA971249. Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Paramètres Banque principale ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société. Onglet Coordonnées 1. Saisissez le Code et le Nom de la banque. 2. Saisissez les informations concernant la Domiciliation bancaire : Code banque, Code guichet, N° compte et Clé R.I.B., code BIC SWIFT, Code IBAN. * Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 3. Saisissez dans la zone Divers le N° Emetteur LCR ainsi que le N° Emetteur national. 4. Indiquez les Coordonnées postales, le Téléphone, le Fax, le Télex de la banque. Onglet Infos Dailly L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à laquelle vous êtes rattaché. 5. Saisissez la Date de convention, la Forme juridique, le N° R.C.S et l'adresse de l'entreprise d'affacturage. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.Menu Dossier 19 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. L Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. L Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [Ok] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 20 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité et Continent. États paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà. L Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale.Menu Dossier 21 * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] . Choix du fichier à importer 3. Sélectionnez à l'aide de l'icone le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV • Délimité • DBF • Longueur fixe • Standard Ciel Windows • Fichier XML • Standard Ciel MAC 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc.Menu Dossier 22 Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [Ok]. Une fois les données importées, Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 23 Imports ) Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 24 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut. 1. Si vous souhaitez que votre impression soit lancée sur l'imprimante que vous utilisez par défaut, cochez la case Prendre l'imprimante par défaut du système. 2. Indiquez dans l'onglet Standard, l'Orientation de votre impression en choisissant le mode Portrait ou Paysage. Dans la zone Papier choisissez la Taille et la Source de celui-ci. Indiquez ensuite le Nombre de Copies que vous souhaitez. 3. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se pré- sentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 4. Définissez les Marges. Dans l'onglet Avancé vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. Le bouton ouvre la fenêtre de configuration de l'imprimante (cette fenêtre dépend du modèle et de la marque de l'imprimante). 5. Cliquez sur [Ok] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 25 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Vous pouvez lancer votre impression directement à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton . Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 26 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton , la fenêtre Mot de passe s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe puis indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler si vous le souhaitez. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour fermer la fenêtre. Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton . Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton . Saisissez votre Mot de passe et validez par [Ok]. Celui-ci s'affiche. 3. Supprimez-le et fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton . Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 27 Sauvegarde/Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. • Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER. * Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 30. • Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site. Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Sauvegarde sur disquette 1. Insérez une disquette formatée dans votre lecteur puis activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER, celle-ci est aussi disponible depuis la barre d'outils.Menu Dossier 28 2. Un message vous demande de choisir l'emplacement où seront sauvegardées vos données, par défaut il sélectionne Disquette 3½ (A:). Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la procédure de sauvegarde ; une fois celle-ci terminée le programme vous informe que la sauvegarde est réussie. Vous pouvez indiquer des préférences de sauvegarde en activant le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉ- FÉRENCES - SAUVEGARDE. L Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Sauvegarde sur un autre support Le principe est le même si vous souhaitez sauvegarder votre dossier sur un disque dur externe ou un autre support. Sélectionnez votre support et cliquez sur le bouton [Ok]. e_Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde). A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système informatique. Voir Restauration, page 28. 1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.Menu Dossier 29 Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauve-Menu Dossier 30 gardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande E-RESTAURATION. Créer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].Menu Dossier 31 Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.Menu Dossier 32 Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.Menu Dossier 33 Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Accéder au site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 34 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icone présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icone du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. L Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 36 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 37 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 38 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les éléments répondant à votre recherche.Menu Edition 39 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent de l'icone qui se trouve en bas de la plupart des fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.Clients, Prospects Fournisseurs Représentants Articles, Familles articles Tarifs par famille Dépôts, Mouvements de stock, Ordre de production TVA, TPF Banques, Modes de règlement Codes analytiques Eco-participations Infos Perso, Autres listes Menu ListesMenu Listes 41 Vue d’ensemble Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez passer en revue les différentes listes de votre dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à certaines informations. Le bouton génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches. Les boutons magnétoscopes permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du milieu permettent d'afficher respectivement la fiche précédente ou suivante. L’icone permet d’atteindre un élément rapidement. Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un des boutons magnétoscopes.Menu Listes 42 Clients ) Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. L Pour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel électronique ANNEXES disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Créer un client 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. Le bouton Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS. Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.Menu Listes 43 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements. Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de règlement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque. Exemple Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué : • Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients pour lesquels vous avez coché cette case. • Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales. • Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisies - gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. * Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est utilisée pour les piè- ces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes • avoirs • factures et pro forma/devis • traites En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet Informations Tiers de la pièce commerciale en cours. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client. 2. Cliquez sur le bouton [@Recherche...] pour rechercher éventuellement une autre adresse de facturation pour le client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex, son adresse Menu Listes 44 électronique, son adresse Internet. Onglet Livraison Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client. Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier. 1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client. Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex, l’adresse électronique, l'adresse Internet. • Cliquez sur le bouton pour rechercher une adresse. • Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le fournisseur. • Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton . L’adresse de facturation est proposée par défaut en adresse de livraison. Vous pouvez la modifier.Menu Listes 45 Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature • Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 1. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 2. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Facture 3. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 4. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 6. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. Voir Onglet Tarifs, page 74.Menu Listes 46 Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, nom de la société, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Relations Client La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit. De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Voir Relations clients, page 167. Onglet Banque 1. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 2. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 3. Indiquez la Domiciliation bancaire. Renseignez le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB ainsi que le Code IBAN, le Code BIC. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. * Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Exemple Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 47 Modifier un client 1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un client 1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale client Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Effectuer un règlement client La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 135. Les options clients Le bouton vous permet d'activer certaines commandes relatives au client sélectionné. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients. Les états disponibles Les commandes RELANCE et MAILING affiche la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard). L Pour plus d’informations sur ces états reportez-vous au paragraphe “Relance client”, page 179 et “Mailing”, page 181. Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 167. Statistiques Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants : • Clients • Fournisseurs • Articles Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles.Menu Listes 48 Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 1. Indiquez dans les zones Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette semaine, cette année etc.). Objectifs Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION (Date de début et date de fin des objectifs). La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icone impression) sous forme de graphiques les valeurs du CA et celles des objectifs. 1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). Historique pièces clients L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 104.Menu Listes 49 Historique règlement La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 135. Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 115. D’autres options sont accessibles à partir du bouton de la fiche client ou en activant le menu CONTEXTUEL. Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client ou modifier l'encours initial. Modification de l’encours initial Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client. Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.Menu Listes 50 Prospects ) Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Créer un prospect Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET. 3. Sélectionnez ensuite son Représentant et la Famille auquel il appartient. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect. * Cette adresse est utilisée pour les devis. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect. Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du prospect. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. 2. Cliquez sur le bouton [@Recherche...] pour rechercher éventuellement une autre adresse de facturation pour le prospect. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, éventuellement l'adresse de son site Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA. • Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du prospect notamment pour le mode Suspension de taxes. 2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE.Menu Listes 51 Divers La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de règlement et le taux de remise appliqué. Tarifs Si utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option. Onglet Contacts * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 46. Onglet Relations Clients * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 46. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect. Modifier un prospect 1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un prospect 1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les options prospects Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes liées aux prospects. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche d'un prospect. • Convertir le prospect sélectionné en client. • Mailing • Tâches • Historique Pièces • Détail des ventes du prospect sélectionné • Voir le détail de la fiche du prospect sélectionné. Convertir le prospect sélectionné en client 1. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en client. Vous pouvez : • Garder le même Code • Utiliser la numérotation automatique des clients • Affecter le code client de votre choix. 2. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion. * Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour cela, maintenez la touche de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider.Menu Listes 52 Fournisseurs ) Menu LISTES - commande FOURNISSEURS La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients. Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des fournisseurs CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un fournisseur. Créer un fournisseur 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du fournisseur * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Complément 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.Menu Listes 53 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes • avoirs • factures et pro forma/devis 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 4. Cliquez sur le bouton pour rechercher une adresse. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la saisie. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe.Menu Listes 54 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Compta Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Autres 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton .Menu Listes 55 Onglet Banque 1. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 2. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 3. Indiquez la Domiciliation bancaire. Renseignez le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB. * Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Exemple Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais. Modifier un fournisseur 1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Fournisseur s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un fournisseur 1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 56 Saisir une pièce commerciale fournisseur Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le fournisseur sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Effectuer un règlement fournisseur La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournisseur sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 135. Les options fournisseurs Le bouton [Options] vous permet d'activer certaines commandes relatives au fournisseur sélectionné. Ces commandes sont accessibles par le menu déroulant du bouton ou en activant le menu CONTEXTUEL à partir de la liste des fournisseurs. Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 167. Statistiques fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. “Statistiques”, page 47 Objectifs fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. “Objectifs”, page 48 Historique pièces fournisseurs L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces fournisseurs, page 145. Historique règlements La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 135. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir Détail pièces fournisseurs, page 145.Menu Listes 57 Représentants ) Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant. Créer un représentant 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du représentant * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 2. Saisissez le Nom du représentant. 3. Cliquez sur l'icone commentaire pour saisir si besoin un commentaire. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection la Fonction du représentant ainsi que la Région dans laquelle il prospecte. 5. Saisissez l'adresse postale du représentant. 6. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex ainsi que son adresse électronique. La zone Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles. Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :Menu Listes 58 • Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui pré- vaut sur la commission générale. • Uniquement taux de commission général renseigné C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant. • Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles renseigné(s) L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions. Pour créer un taux de commission général 1. Saisissez la valeur dans la zone Taux. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous voulez saisir un taux. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez. 3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la colonne Commissions. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le bouton permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des commissions par famille. Modifier un représentant 1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Représentant s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un représentant 1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 59 Articles ) Menu LISTES - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou les produits annexes (port, etc.). Vous pouvez à partir de la liste des articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un article. Créer un article 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification de l’article Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Libellé de l'article. 4. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Exemple Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [Ok] pour valider. * Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. 5. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée.Menu Listes 60 les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 6. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs.Menu Listes 61 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé). * Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe. PAMP Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu Listes - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.Menu Listes 62 Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients. * Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie.Menu Listes 63 Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique. Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation.Menu Listes 64 * Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. • Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton . Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs : Modifier le libellé d'un tarif Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif. 1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [Ok]. Affecter à un article le même tarif qu'un autre article 1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un article la grille de tarifs d'un autre article. 2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [Ok]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours. Appliquer un pourcentage à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection. Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Appliquer un coefficient à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection. Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Ajouter une valeur à la sélection Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [Ok]. La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée. Exemple Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10. La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30. Mode Modification / Mode Visualisation Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles : • Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. • Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification.Menu Listes 65 Onglet Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt. 1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 84. 2. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt] pour transférer l'article vers un autre dépôt. Voir Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt, page 79. 3. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock cochez l'option N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article. Modifier le stock d’un article 1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL. 2. La fenêtre de modification du stock s'affiche. Double-cliquez dans la colonne stock pour saisir le nouveau stock de l'article. * Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔTS. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Vous pouvez attacher ou importer la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Importer une image 1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER. 2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo. 4. Vous pouvez à l'aide du bouton ajusté le zoom de la photo. Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande EFFACER du menu CONTEXTUEL. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu Menu Listes 66 DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 14. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série. * Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • le dépôt favori • les codes de TVA et TPF 7. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 8. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). Conditionnement 9. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat. Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplé- mentaires sur l'article. Onglet Nomenclature * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures. Créer une nomenclature d’article à un niveau 1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche article. 2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature. Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants.Menu Listes 67 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . • Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . Gestion des nomenclatures multi-niveaux Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. * On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages. Voir Créer un ordre d’assemblage, page 156. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion Commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Tableaux de Bord). L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Tableaux de Bord. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE.Menu Listes 68 Si vous gérez votre stock en multi-dépôts... Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche. L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production, page 156. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. Voir Onglet Comptabilité, page 74. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Exemple Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des articles. Ils vous permettent de : • Mettre à jour le prix des articles • Mettre à jour les descriptions longues • Lancer une régulation des stocks, etc.Menu Listes 69 Mise à jour du prix des articles Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier. Etape 1 : Sélection des articles Plusieurs sélections sont possibles. Vous pouvez modifier : • Le prix d'un article précis Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide du bouton Liste . • Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés 1. Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux que vous avez sélectionné dans la fiche article. 2. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes correspondantes tout en maintenant la touche enfoncée. • Le prix d'une famille d'articles Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille. • Le prix de Tous les articles 1. Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les articles. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant. Etape 2 : Sélection des prix Vous pouvez modifier : • le prix de vente ou le coefficient de marge, • le prix d'achat. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 : Paramétrage des augmentations Si vous avez sélectionné l'option prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du coefficient de marge). 4. Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à jour dans chaque fiche article concernée. Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles selon un taux ou un montant fixe. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 4 : Paramétrage des arrondis Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou diminution). Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué. Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes : • Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité. • Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix doit se terminer. Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche. 6. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications. L Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les méthodes d’arrondis.Menu Listes 70 Mise à jour des désignations longues ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Ce traitement permet d’actualiser les descriptions longues des articles. Un message vous demande de confirmer le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. Régulation des stocks ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Voir Régulation des stocks, page 163. Statistiques ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. “Statistiques”, page 47 Objectifs ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. “Objectifs”, page 48 Détail des ventes ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients, page 115. Détail des achats ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 145. Remplissage automatique ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste. * La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée. Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique • Valeur éventuelle utilisée par l'action • Type de rubriqueMenu Listes 71 • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique. Les actions possibles Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique. Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la rubrique. Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique. Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au contenu de la rubrique. Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au contenu de la rubrique. Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique. Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur courante de la rubrique. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [Ok]. La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de spécifier une valeur calculée. L Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Le bouton de la fiche article vous permet de consulter les statistiques et les objectifs articles. Statistiques articles Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. “Statistiques”, page 47. Objectifs articles Cette commande vous permet d’afficher les objectifs articles. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. “Objectifs”, page 48. Liste des mouvements du stock ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) LISTE DES MOUVEMENTS DU STOCK Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article sélectionné. Voir Mouvements de stock, page 84.Menu Listes 72 Liste des composés ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) LISTE DES COMPOSÉS Vous pouvez voir les éléments qui composent un article. Modification du PAMP ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) MODIFICATION DU PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci. A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP sont rappelés. 1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. * La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.Menu Listes 73 Familles articles ) Menu LISTES - commande FAMILLES D'ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une famille d’articles. Créer une famille d’articles 1. Cliquez sur le bouton .(ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 2. Saisissez le Libellé. Onglet Complément 1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille d'articles. 2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à la vente comme à l'achat. Exemple Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité. Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat.Menu Listes 74 Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraî- nera le calcul automatique d'un coefficient. 3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille d'articles. 4. Indiquez éventuellement le Code du fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles. Le bouton Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur. Onglet Comptabilité Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux comptes de charges et de produits. Si vous voulez exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité, vous devez remplir ces différentes zones. Ces comptes comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité, page 74. Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des familles d'articles. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables Onglet Tarifs Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles. Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles. * La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques tarifaires. Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les paramètres définis dans la famille d'articles. Ajouter un tarif Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT). 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. 4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].Menu Listes 75 Supprimer un tarif 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les outils Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION. L Pour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “Dépôts”, page 78. Onglet Stocks 1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des entrées et des sorties de stock). 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles. Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles d'articles. “Objectifs”, page 48. Modifier une famille d’articles 1. Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Familles articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une famille d’articles 1. Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 76 Tarifs par famille ) Menu LISTES - commande TARIFS PAR FAMILLE La liste des tarifs par famille affiche tous les tarifs par famille créés. Vous pouvez affecter un tarif spécial : • à une ou toutes les familles clients • à une ou toutes les familles d'articles. Vous pouvez créer les tarifs par famille à l'aide d'un assistant si vous le souhaitez. Les tarifs par famille vous permettent de définir une remise qui sera appliquée au prix de base de votre article pour une famille de clients et/ou une famille d'articles. Créer un tarif par famille avec l’assistant ) Menu LISTES - commande TARIFS PAR FAMILLE - bouton - CRÉER POUR UNE FAMILLE ARTICLES/ CRÉER POUR UNE FAMILLE CLIENTS (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Cet assistant vous permet d'appliquer une remise sur une ou plusieurs familles articles et/ ou clients. Etape 1 1. Cochez la ou les famille (s) pour lesquelles vous souhaitez appliquer une remise. Les options suivantes sont proposées : • Une famille clients et une famille articles • Toutes les familles clients et articles • Une famille clients • Une famille articles 2. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour passer à l'étape suivante. Etape 2 3. Sélectionnez la famille (articles ou clients) concernée. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour passer à l'étape suivante. Etape 3 Vous pouvez également appliqué la remise à : • Toutes les familles clients (ou articles) actuelles • Toutes les familles clients (ou articles) actuelles et à venir. 5. Cochez une des deux options puis cliquez sur le bouton [Continuer] pour passer à l'étape suivante.Menu Listes 77 Etape 4 6. Saisissez le Taux de remise à affecter au tarif par familles articles ou clients. 7. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour passer à l'étape suivante. Etape 5 8. Sélectionnez le Type de remise c'est à dire si elle est appliquée au prix de base de votre article ou si elle est ajoutée à la ligne de facturation. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Voir Créer un tarif par famille sans l’assistant, page 77. Créer un tarif par famille sans l’assistant ) Menu LISTES - commande TARIFS PAR FAMILLE - bouton - CRÉER SANS ASSISTANT Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit). La fenêtre Nouveau tarif s'affiche. Elle permet de définir un taux de remise qui sera appliqué au prix de base de votre article ou qui sera ajouté à la ligne de facturation pour une Famille clients et une Famille d'articles. 1. Cliquez respectivement sur le triangle de sélection et sur le bouton Liste pour accéder aux listes et sélectionnez la famille clients et/ou la famille articles correspondante(s). 2. Dans la zone Tarifs, saisissez le Taux de remise accordé. 3. Sélectionnez le Type de remise c'est à dire si elle est appliquée au prix de vente de votre article ou si elle est ajoutée à la ligne de facturation. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du tarif. Voir Créer un tarif par famille avec l’assistant, page 76. Modifier un tarif par famille 1. Pour modifier un tarif par famille, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Tarif par famille s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un tarif par famille Pour supprimer un tarif par famille, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 78 Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande DÉPÔTS La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier dépôt de la liste est le dépôt principal. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Créer un dépôt 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du dépôt Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). Onglet Responsable Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre, Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.Menu Listes 79 Modifier un dépôt 1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un dépôt 1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt ) Menu LISTES commande DÉPÔTS - clic droit TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT Cette commande vous permet de transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt. 1. Sélectionnez à partir de la liste des dépôts, le dépôt de destination. 2. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. * La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée. Vous pouvez à partir de la fiche d’une facture transférer un article (préalablement sélectionné) vers un autre dépôt. 1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. Menu Listes 80 La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche. 2. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer. 3. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. * Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité transférée. Réapprovisionner un dépôt ) Menu LISTES commande DÉPÔTS - clic droit RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT Saisie du dépôt source 1. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné. 2. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer].Menu Listes 81 Gestion des stocks multi-dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.) 1. Enregistrer vos différents dépôts Voir Créer un dépôt, page 78. 2. Affecter un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet Dépôt. * Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 3. Réapprovisionner vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Exemple Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux. 1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante. Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale. Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris. 2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton . 3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].Menu Listes 82 4. Gérer les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Utiliser l'article de substitution Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option. Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante. La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt de destination). Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen. Utiliser un autre dépôt Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale. Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l'aide du bouton . Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié. Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera inchangée, c'est-à-dire de 10. Fabriquer l'article composé Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication. Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande FABRIQUER L'ARTICLE COMPOSÉ.Menu Listes 83 5. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. 6. Analyser vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • le suivi des stocks • l'inventaire des articles • la capacité de fabrication.Menu Listes 84 Mouvements de stock ) Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS, les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS. * Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas la chaîne d’achat. Vous pouvez à partir de la liste des mouvements de stock CRÉER ou VISUALISER un mouvement de stock. Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie) 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre suivante s’affiche. Attention ! Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces commerciales.Menu Listes 85 * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque mouvement de stock créé. Un mouvement de stock est identifié par : • son Numéro • le Code de l'article mouvementé, • sa Date, • le Type de mouvement de stock • la Quantité mouvementée • son Libellé • le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc. 2. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icone calendrier pour sélectionner la date. 3. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock. La désignation s'affiche automatiquement. 4. Saisissez la Quantité à mouvementer. 5. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné. Le PAHT (Prix d'achat hors taxe) de l'article est rappelé. 6. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [Ok]. Générer un mouvement de stock automatiquement Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations : • Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de type opération manuelles dans les mouvements de stock. • Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces commerciales. • Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé. • Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock. Attention ! S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative. Attention ! Le mouvement de stock créé est directement validé. Certaines zones ne sont donc pas modifiables. Attention ! La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.Menu Listes 86 Ordres de production Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande ORDRE DE PRODUCTION Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Créer un ordre de production Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL - (clic droit). Voir Gestion de production, page 156. Consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. * Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icone .Menu Listes 87 TVA ) Menu LISTES - commande TVA La fenêtre Liste des TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les codes TVA existants. Vous pouvez à partir de la liste des TVA, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. Créer un taux de TVA 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). * Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. * La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Dépôts, page 78. Modifier un taux de TVA 1. Pour modifier un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TVA s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un taux de TVA Pour supprimer un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le taux de TVA indiqué en première ligne dans la liste est le taux utilisé par défaut.Menu Listes 88 TPF ) Menu LISTES - commande TPF

La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Créer un taux de TPF 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche. Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales. 2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible. Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Dépôts, page 78. Modifier un taux de TPF 1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un taux de TPF Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Le taux de TPF indiqué en première ligne dans la liste est le taux utilisé par défaut.Menu Listes 89 Banques ) Menu LISTES - commande BANQUES Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société. Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leur code guichet, leur numéro de compte, leur clé R.I.B., etc. Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque. Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle banque s’affiche. 2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque. Onglet Coordonnées Domiciliation 3. Indiquez le Code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B ainsi que les codes IBAN et BIC. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. La banque indiquée en première ligne est la banque principale. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).Menu Listes 90 Divers 4. Saisissez le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Coordonnées 5. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Télex de l'établissement bancaire. Onglet Infos Dailly 6. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS. 7. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). Siège social 8. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, adresses électroniques). 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Modifier une banque 1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une banque Pour supprimer une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 91 Modes de règlement ) Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT La liste des modes de règlement répertorie tous les modes de règlement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste des modes de règlement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de règlement. Créer un mode de règlement 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de règlement s’affiche. 2. Saisissez le Code et le Libellé du mode de règlement. 3. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et le numéro de compte comptable attaché au mode de règlement. 4. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le règlement (Chèque, Virement, Pré- lèvements). 5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de règlement pour lequel vous pouvez effectuer un transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement). 6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. Attention ! Le libellé que vous saisissez sera repris sur vos pièces commerciales.Menu Listes 92 7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance. 8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du mode de règlement. Modifier la date d’échéance Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. 1. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30, 60 ou 90 jours fin de mois. 2. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple. 3. Notez la date correspondante en face de la zone Le. Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance. Modifier un mode de règlement 1. Pour modifier un mode de règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Mode de règlement s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un mode de règlement Pour supprimer un mode de règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Attention ! Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du code journal seront transférés.Menu Listes 93 Codes analytiques ) Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés. Un code analytique est un combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Dans le cadre d'une gestion analytique par client ou par article de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez affecter un code analytique à un client ou un article. L'affectation d'un code analytique va permettre de classer et de gérer les clients et/ou les articles selon les codes analytiques prédéfinis. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez les zones Code et Libellé puis cliquez sur [Ok]. * Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Code analytique s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un code analytique 1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 94 Eco-participations ) Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS <> La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL. L Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 97. 4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 95 Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation * Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel ? . Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez la commande Office. Voir Exporter les données de la liste vers Office, page 95. Imprimer la liste des éco-participations 1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’icone ou situé à droite de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 3. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 4. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 96 Infos Perso... Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO... Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les états paramétrables. Créer une rubrique utilisateurs 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique. 4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le triangle de sélection . 5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [Ok].Menu Listes 97 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Monnaies, les Fonctions, etc sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter puis cliquez sur le bouton pour accé- der à son contenu. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER un nouvel élément, MODIFIER ou SUPPRIMER un élément de la liste. Créer un nouvel élément 1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. La fenêtre Création d'un nouvel élément, renseignez les valeurs nécessaires à la création du nouvel élé- ment. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. * Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un nouvel élément Liste et d’en recréer un autre immédiatement. Modifier une liste Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Top Facture Pièces clients, Détail pièces clients Devis/Pro forma Commandes Bons de livraison Factures d’acompte, Factures Avoirs Règlements Abonnements clients e-Commerce Menu VentesMenu Ventes 99 Vue d’ensemble Vous pouvez saisir à partir du menu VENTES de l’application les pièces commerciales clients. Pour créer vos pièces commerciales clients, vous pouvez opter pour le mode de saisie standard ou un mode document. Reportez-vous aux paragraphes “Créer une pièce commerciale : saisie document”, page 101 et “Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 104 Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 20. * Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Ciel Gestion Commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant : • la saisie standard. • la saisie document.Menu Ventes 100 Top Facture ) Menu VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. 1. Choisissez l'opération à effectuer : • créer une pièce commerciale, • transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Créer une pièce commerciale * Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. • Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle. • Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). 3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. * Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut. 4. Cliquez sur [Continuer] Menu Ventes 101 5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton [Ok]. 7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [Ok]. 9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Créer une pièce commerciale : saisie document * Uniquement pour les pièces de vente Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche. Extrait d’un devis. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). * Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu Contextuel (clic droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 104. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone l’icone «Stylo».Menu Ventes 102 Dans la partie inférieure de la fenêtre de Saisie document, vous retrouvez les boutons et icones suivants : Options Le bouton [Options] vous permet d’activer les commandes suivantes. • Consulter le client • Modifier le représentant • Saisir une remise • Transférer une pièce • Générer un abonnement • Acompte • Annulation d'acompte. Fonctions du menu Contextuel (clic droit) • Modifier les colonnes • Insérer une ligne • Insérer une ligne blanche • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte libre. • Facturer en TTC • Insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une Autre adresse. L Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document. Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie. Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations. 1. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [Ok]. 2. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur [Plus tard]. • Valider la pièce • Régler la pièce • Imprimer la pièce • Envoyer la pièce par e-mail • Visualiser la pièce (aperçu). Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. L Pour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Transférer une pièce commerciale 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer. * Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.Menu Ventes 103 4. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [Ok] pour valider. 5. Sélectionnez la pièce de destination. 6. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. * Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. 7. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112.Menu Ventes 104 Pièces clients ) Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créer une pièce commerciale : saisie standard ) Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton . • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. * Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Attention ! Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de réception. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.Menu Ventes 105 L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail). * La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par email. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 6. Saisissez éventuellement une Remarque. Mode de règlement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 7. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée.Menu Ventes 106 L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres des menus VENTES et ACHATS, vous trouvez les boutons suivants : 1. Dans la zone Article, sélectionnez le code de l'article en cliquant sur le bouton Liste . Le libellé saisit lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. * Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative. Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. ajouter une ligne de saisie insérer une nouvelle ligne de saisie copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré supprimer une ligne de saisie insérer un commentaire effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF). effectuer certains traitements (consulter la fiche du client, du fournisseur, du représentant, valider la pièce commerciale en cours, etc.)Menu Ventes 107 Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. * La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client). Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - icones ou situés à droite de la fenêtre. 2. Ciel Gestion Commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC. Pour cela cochez l'option Facturer en TTC. 3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. * Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Attention ! L’option Facturer en TTC n’est pas disponible dans les pièces commerciales d’achat (fournisseur).Menu Ventes 108 Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Le montant du crédit disponible est rappelé. Copier l'adresse 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients ou fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client ou fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client ou fournisseur est assujetti à TPF.Menu Ventes 109 4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante. L'onglet Echéances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de règlement • montant du règlement • montant de l'échéance, libellé • dernier règlement effectué pour cette échéance • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances • le mode de règlement • la date initiale de l'échéance (date de base).Menu Ventes 110 Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Modifier la date d’échéance 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances. 2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30, 60 ou 90 jours fin de mois. 3. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du mois. 4. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à x jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20 par exemple. 5. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le. Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance. Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Modifier une échéance Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations. Supprimer une échéance Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton . * Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Ici, l’échéance est définie à 30 jours net fin de mois le 10.Menu Ventes 111 L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Des icones de navigation et des boutons sont disponibles au bas de la fenêtre. Ils vous permettent de : Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par email créer un élément supprimer un élément activer la fiche client, fournisseur ou représentant valider et enregistrer la pièce commercialeMenu Ventes 112 Voir Mise en page, page 24. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : Généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [Ok]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 100. * Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes 113 Transférer une pièce commerciale de vente Transférer une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. L Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d'origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réceptionMenu Ventes 114 Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce • Envoyer une pièce par e-mail • Considérer non-comptabilisée • Ouvrir le client, le représentant. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur l’icone . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER PAR EMAIL. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide. 4. Vous devez saisir l’adresse. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes 115 Détail pièces clients ) Menu VENTES - commande DÉTAIL PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant précis). • Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.Menu Ventes 116 Devis/Pro forma ) Menu VENTES - commande DEVIS/ PRO FORMA La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Saisir un devis Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un devis Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111. Accepter un devis 1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.Menu Ventes 117 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu VENTES. * La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu VENTES. Transférer un devis ) Menu VENTES commande - DEVIS bouton Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un devis en facture Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma. Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives : • factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels. • factures de marchandises qui reviennent périodiquement. 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Transférer un devis en commande 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée. * Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Attention ! Cette commande vous permet donc d'enchaîner : le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, l’impression de la facture Menu Ventes 118 Transférer plusieurs devis en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Transférer plusieurs devis en commande Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112. Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des devis. Ils vous permettent de : • Dupliquer un devis • Envoyer un devis par e-mail • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un devis Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré. Envoyer un devis par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.Menu Ventes 119 Commandes ) Menu VENTES - commande COMMANDES La liste des commandes répertorie toutes les commandes existantes. Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL). Il s'agit d'une commande ouverte. Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis. A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients. Saisir une commande Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Modifier une commande 1. Pour modifier une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer une commande Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment. Pour supprimer une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer une commande Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.Menu Ventes 120 Transférer une commande ) Menu VENTES commande - COMMANDES bouton Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une commande en BL 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. * Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale. Vous devez confirmer ou interrompre le transfert. Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert. Transférer partiellement une commande en BL Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée). Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande. Exemple Nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois. 1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison. 2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré. 3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence de quantité dans la commande. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fiche bon de livraison. * La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés. Transférer plusieurs commandes en BL Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL.Menu Ventes 121 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes Vous pouvez transférer une commande en BL livrable. Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée. Exemple 1 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12 Commande de 15 articles. Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée. Création d'un BL de 12 articles. Validation des BL créés. * La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation. Exemple 2 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12 Commande A de 5 articles Commande B de 11 articles Deux cas peuvent se présenter : Premier cas Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne géné- rera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la commande B (=11). Deuxième cas Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée. Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés). * Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne sont pas liées à un BL). Transfert d'une commande en facture 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Attention ! Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert. Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.Menu Ventes 122 * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée. Transfert groupé de plusieurs commandes en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112. Gestion des acomptes Saisir un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton . ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - acompte Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces. Le Code, le Nom du client et la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre Saisie d'acompte. 1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte. 2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Saisissez le montant de l'Acompte. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable. Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider l'acompte. Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu VENTES. * Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.Menu Ventes 123 Annuler un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton - annulation d’acompte ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - annulation acompte 1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiezla si besoin. 2. Le Code du client ainsi que la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la Attention ! Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des règlements.Menu Ventes 124 pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Sélectionnez dans la liste l'acompte que vous souhaitez annuler. 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la suppression de l'acompte. Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte. Gestion des reliquats de commandes Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles. Exemple 1 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous ne livrez que 12 articles A. 3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Exemple 2 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10. 3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider. Exemple 3 1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL. 2. Vous insérez dans la commande 5 articles B. 3. Pour solder la commande, validez le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des commandes. Ils vous permettent de : • Dupliquer une commande • Solder une commande • Envoyer une commande par e-mail • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une commande Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée. Solder une commande Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est ainsi réglé. Envoyer une commande par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.Menu Ventes 125 Bons de livraison (BL) ) Menu VENTES - commande BONS DE LIVRAISON Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande. Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.). Saisir un bon de livraison Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Modifier un bon de livraison 1. Pour modifier un bon de livraison, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un bon de livraison Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour cela, sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.Menu Ventes 126 Valider un bon de livraison Voir Valider une pièce commerciale, page 112. Transférer un bon de livraison ) Menu VENTES commande - BONS DE LIVRAISON bouton Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un bon de livraison en facture Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison. 1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré. Transférer plusieurs bons de livraison en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison transférés sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être modifiés. La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Ventes 127 Enregistrer un acompte Voir Gestion des acomptes, page 122. Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des bons de livraison. Ils vous permettent de : • Dupliquer un bon de livraison • Envoyer un bon de livraison par e-mail • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un bon de livraison Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré. Envoyer un bon de livraison par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114. Factures d’acompte clients ) Menu VENTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 122. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Ventes 128 Factures ) Menu VENTES - commande FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. Les factures peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de livraison validé, • soit à partir d'un devis, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis. Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.). D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT. Saisir une facture Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Modifier une facture 5. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche. 6. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une facture 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Attention ! Une facture validée ne peut être supprimée.Menu Ventes 129 Consulter l’aperçu ou imprimer une facture Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111. Valider une facture La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Voir Valider une pièce commerciale, page 112. Transférer une facture ) Menu VENTES commande - FACTURES bouton Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une facture en avoir Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN AVOIR. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes 130 Transférer plusieurs factures en avoir Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir global pour toutes les factures transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 135. Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Ventes 131 Gestion des acomptes Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les Commandes. Voir Gestion des acomptes, page 122. Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des factures. Ils vous permettent de : • Dupliquer une facture • Rendre une facture irrécouvrable • Générer un abonnement • Envoyer une facture par e-mail • Considérer non-comptabilisée • Ouvrir le client, le représentant. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée. Rendre une facture irrécouvrable ) LISTE DES FACTURES CLIENTS - menu CONTEXTUEL (clic droit) - FACTURE IRRÉCOUVRABLE Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable. Pour rendre une facture irrécouvrable : 1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures. 2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du menu CONTEXTUEL. 3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. 4. Saisissez la date de constatation. Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règlement, référence de la facture). 5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet. 6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 139. Envoyer une facture par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une facture déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la facture a bien été définie comme non-comptabilisée. Attention ! Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. Voir Liaison comptable, page 155.Menu Ventes 132 Avoirs ) Menu VENTES commande AVOIRS La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture • en saisie directe • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). Saisir un avoir Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104. Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111. Attention ! Un avoir validé ne peut être supprimé.Menu Ventes 133 Valider un avoir 1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider]. 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok]. * Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Remboursement d’avoir ) Menu VENTES - commande AVOIRS - bouton Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture client ou fournisseur. 2. Règlement de la facture 3. Le client ou fournisseur souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir) 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez sur le bouton [Remboursement]. La fenêtre REMBOURSEMENT D’AVOIR s’affiche. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. Sélectionnez le Mode de règlement. 4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [Ok].Menu Ventes 134 Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des avoirs. Ils vous permettent de : Dupliquer un avoir Envoyer un avoir par e-mail Ouvrir le client, le représentant. Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Remboursement de trop perçu Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu). 1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu VENTES. 2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé. 3. Cliquez sur le bouton [Remboursement]. Un règlement négatif est automatiquement généré. Dupliquer un avoir Cette commande vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné. Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré. Envoyer un avoir par email Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114. Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été défini comme non-comptabilisé.Menu Ventes 135 Règlements ) Menu VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisir un règlement ) Menu VENTES commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut). * La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail).Menu Ventes 136 3. Sélectionnez le client à l'aide du bouton Liste . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur l'icone pour noter une observation Exemple Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures. * Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte.Menu Ventes 137 Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. Règlement partiel La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. • Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s) Vous pouvez solder une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le règlement. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.Menu Ventes 138 Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur [Ok] pour valider. Modifier un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Certains traitements sont accessibles à partir du bouton [Options] de la liste des règlements clients. Ils vous permettent de : • Rendre un règlement impayé • Changer de mode de règlement • Considérer non-comptabilisé. • Voir le détail • activer le mode avancé. Rendre un règlement impayé ) Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client. * Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé 1. Sélectionnez le règlement. 2. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé. Voir Liaison comptable, page 155. Changer le mode de règlement 1. Cette commande vous permet de modifier le mode de règlement. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de règlement. 2. Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez la banque à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 4. Un message vous demande de confirmer la modification du mode de règlement. Cliquez sur [Oui]. Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que le règlement a bien été défini comme non-comptabilisé.Menu Ventes 139 Abonnements clients Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu VENTES commande ABONNEMENTS CLIENTS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. * Le principe est le même aussi bien pour les factures clients que pour les factures fournisseurs. Saisir une facture d’abonnement ) Menu VENTES commande FACTURES D’ABONNEMENT La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement et cliquez sur le bouton [Ok]. 2. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces.Menu Ventes 140 3. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 4. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement. Informations 5. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur le bouton liste . 6. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou de l'icone de dates spéciales , les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. Fréquence 7. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc. 8. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine. 9. Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du mois par exemple). Génération 10.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 11. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste des factures d’abonnement la facture correspondante puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche. 12.Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite. • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 13.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 14.Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.Menu Ventes 141 Modifier une facture d’abonnement * Vous pouvez modifier un abonnement si aucune facture n'a été générée. 1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok]. Supprimer une facture d’abonnement 1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement. Les commandes suivantes sont accessibles en cliquant sur le bouton [Options] de la liste des abonnements. Vous pouvez également activer le menu CONTEXTUEL (clic droit). Renouveler un abonnement Vous pouvez, à partir de la liste des abonnements, renouveler un abonnement. 1. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] puis saisissez les informations dans la fenêtre qui s’affiche. Attention ! S'il s'agit d'un abonnement non échu, un message vous demande de confirmer aussi la suppression des factures correspondantes non validées.Menu Ventes 142 e-Commerce ) Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce. L Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel électronique e-Commerce accessible depuis l’onglet Documentations de Ciel Gestion Commerciale.Pièces fournisseurs Détail pièces fournisseurs Commandes Bons de réception Factures d’acompte Factures Avoirs Règlements Abonnements fournisseurs Menu AchatsMenu Achats 144 Vue d’ensemble Le menu ACHATS vous permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale. Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE RÉCEPTION. Info Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Des renvois vers le menu VENTES vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.Menu Achats 145 Pièces fournisseurs ) Menu ACHATS commande PIÈCES FOURNISSEURS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies. Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. L Le logiciel gère de façon quasi-identique les pièces fournisseurs et les pièces clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Pièces clients”, page 104. Détail pièces fournisseurs ) Menu ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis). • Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.Menu Achats 146 Commandes ) Menu ACHATS commande COMMANDES A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs. L La gestion des commandes fournisseurs est quasi-identique à celle des commandes clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Commandes”, page 119.Menu Achats 147 Bons de réception (BR) ) Menu ACHATS commande BONS DE RÉCEPTION Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande. Mais il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.). Pour plus d’informations sur la gestion des bons de réception, reportez-vous au paragraphe “Pièces clients”, page 104. Modifier un bon de réception 1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un bon de réception Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111. Valider un bon de réception Voir Valider une pièce commerciale, page 112. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être modifiés.Menu Achats 148 Transférer un bon de réception Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur. Transférer un BR en facture 1. Sélectionnez le BR à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. Transférer plusieurs BR en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée. 1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. “Transférer une pièce commerciale : Généralités”, page 112. Création et annulation d'acompte Voir Gestion des acomptes, page 122. Factures d’acompte fournisseurs ) Menu ACHATS - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 122. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Achats 149 Factures ) Menu ACHATS commande FACTURES La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent. Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de réception validé, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception. L La gestion des factures fournisseurs est quasi-identique à celle des factures clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Factures”, page 128.Menu Achats 150 Avoirs ) Menu ACHATS commande AVOIRS La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture • en saisie directe • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). L La gestion des avoirs fournisseurs est identique à celle des avoirs clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Avoirs”, page 132. Règlements ) Menu ACHATS commande RÈGLEMENTS La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. L La gestion des règlements fournisseurs est quasi-identique à celle des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Règlements”, page 135. Abonnements fournisseurs ) Menu ACHATS commande ABONNEMENTS FOURNISSEURS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un abonnement. L La gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements clients”, page 139.Remises en banque Liaison comptable Gestion de production Commandes des articles en rupture Régulation des stocks Purge Top Clôture Relations clients Rappels Menu TraitementsMenu Traitements 152 Vue d’ensemble Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment (menu VENTES/ACHATS). Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Ciel Gestion Commerciale dispose également de traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de production, le transfert des écritures en comptabilité, les relations clients, les rappels, etc.Menu Traitements 153 Remises en banque ) Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Ciel Gestion Commerciale gère deux types de remises magnétiques : • LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre) • Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé) Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et hors rayon) que vous remettez à l'encaissement. Génération de l’enregistrement 1. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste la Banque de remise. 2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire. * Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de règlement. • Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton . La ligne est automatiquement décochée. • Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le bouton . * Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise magnétique par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise. Attention ! Vous devez au préalable : • compléter les coordonnées de votre banque (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - banque principale) • indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon). • définir le mode de règlement des factures réglées.Menu Traitements 154 Bordereau de remise en banque 1. Cliquez, en fonction sur le type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou [Transfert magnétique]. Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque : • bordereau de remise de chèques, • bordereau de remise LCR/BOR, • bordereau de remise prélèvements, • bordereau de remise autres prélèvements. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque. 3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 4. Indiquez la Référence de la remise en banque. Bordereau 5. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le détail de la remise. LCR/BOR et Prélèvement 7. Sélectionnez dans le menu déroulant le fichier d'export magnétique. 8. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR ou Edition de la remise prélèvement si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise. 9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations complémentaires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. 10.Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique.Menu Traitements 155 Liaison comptable ) Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. 1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. 4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. 5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables. * Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2005. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur [Ok] pour valider. Pour plus d’informations sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.Menu Traitements 156 Gestion de production ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage. • L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. • Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. • Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. Créer un ordre d’assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape 1 : Sélection de l'article à assembler 1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler. 2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul). Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer 3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement. 4. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum). 5. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icone permettant d'insérer une date spéciale.Menu Traitements 157 Etape 3 : Options Cas d'un assemblage d'articles simples 6. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour effectuer l'assemblage. • Annuler l'assemblage • Continuer (le stock sera négatif) • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Cas d'un assemblage d'articles composés 8. Sélectionnez l'une des options de fabrication : • Fabriquer tous les éléments • Fabriquer uniquement les éléments qui manquent L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour lancer l'assemblage. 8. Cochez l'une des options proposées. • Annuler l'assemblage • Continuer (le stock sera négatif) • Fabriquer • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Etape 4 : Sélection des dépôts Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche. 9. Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez plus modifier le dépôt. 10. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants. L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté. Voir Dépôts, page 78.Menu Traitements 158 Etape 5 : Bilan des besoins en composants Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage. Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage. Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage : • le stock réel de chaque composant est diminué • le stock réel de l'article composé augmente. 11.Cliquez sur le bouton pour commencer l’assemblage. Créer un ordre de désassemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés. Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type d'ordre qui doit être «Désassemblage». 1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler. Cochez l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.Menu Traitements 159 3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum). 4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage.Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icone permettant d'insérer une date spéciale . 5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé. 6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori. 7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement. Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement. * Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de désassemblage. Annuler un assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Commandes fournisseurs ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.Menu Traitements 160 Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche. • Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement. • L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage. 3. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner. Dans la seconde étape : 4. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander. 5. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez également utiliser l’icone du calendrier . 6. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le : • Dépôt du fournisseur, • Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori, • le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option Dépôt favori.Menu Traitements 161 Dans la troisième étape : Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés. 7. Vous pouvez réapprovisionner : • la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte. • Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible). Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes. * Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS).Menu Traitements 162 Commandes des articles en rupture ) Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Alt - Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Dans la seconde étape, 2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la dernière étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs doivent être renseignées. 6. Cliquez sur le bouton pour effectuer la génération des bons de commandes. * Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES COMMERCIALES). Attention ! Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Menu Traitements 163 Régulation des stocks ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire * Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles, page 183. Saisie du stock physique * La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles. 2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Code article • Désignation courte • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 5. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif, et inversement. 6. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 7. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. • Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt. • Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro. Voir Mouvements de stock, page 84.Menu Traitements 164 Purge ) Menu TRAITEMENTS - commande PURGE -

La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icone du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces * La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 2. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 3. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger. 4. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. * Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 5. Cliquez sur le premier bouton correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs. * Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée.Menu Traitements 165 Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 6. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 7. Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer le traitement. 8. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [Ok]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 9. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.Menu Traitements 166 Top Clôture ) Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icones correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 198. lancer la régulation des stocks Voir Régulation des stocks, page 163. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 197. générer le journal comptable Voir Liaison comptable, page 155. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 183. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres Facturation, page 14.Menu Traitements 167 Relations clients ) Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Enregistrer une tâche Dans la fenêtre Nouvelle tâche : 1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou . 2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). 4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche. • Le bouton Liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • Le bouton Gomme efface la valeur indiquée. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre. 8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. 10.Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. 2. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas.Menu Traitements 168 Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS Cette commande vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients, page 167. Modifier un élément de la liste des rappels 1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondante s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok]. Supprimer un élément de la liste des rappels Pour supprimer un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Mettre un terme à une action 1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer]. Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. 2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran. Cochez ensuite la case Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, les élé- ments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte. * Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL.Portefeuille des commandes Commandes non livrées Relevé des comptes, Echéancier Evolution des ventes Lettre de pénalités de retard Encours clients, Relance client Suivi des stocks, Inventaire des articles Catalogue des articles, Articles par dépôt Nomenclature des articles Capacité de fabrication Etats récapitulatifs Menu EtatsMenu Etats 170 Vue d’ensemble Le menu ETATS vous donne accès aux états les plus utilisés. Vous pouvez ainsi suivre avec précision vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Les états disponibles peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles • Inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs • Portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, relance client, etc.Menu Etats 171 Portefeuille des commandes ) Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES

Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. Cochez l'option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille). 6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. • la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison.Menu Etats 172 • sans tenir compte des dates 7. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en bas de commande, cochez l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Voir Commandes, page 119.Menu Etats 173 Commandes non livrées ) Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES

Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 174 Relevé de comptes ) Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES

Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser ou toutes les factures. 5. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates d’échéances de la facture). 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 175 Echéancier ) Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées. 4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à inclure dans l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 176 Evolution des ventes ) Menu ETATS - commande EVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat) et le format souhaité (valeur, % ou les 2). 5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client et trié par famille article/client. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 177 Lettre de pénalités de retard ) Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Facturation, page 14. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 178 Encours Clients ) Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 43. Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant l’encours actuel de chacun. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 179 Relance client ) Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT Cet état permet d’éditer trois types de relance : • Relance avec infos pénalités de retard • Relance client • Relance client Expert Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Relance avec infos pénalités de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.Menu Etats 180 Relance client Expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. * Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 181 Mailing ) LISTE DES CLIENTS - bouton [Options] - mailing Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 182 Suivi des stocks ) Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants : Réapprovisionnement Il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la quantité réelle est strictement inférieure à la quantité indiquée dans le stock minimum. Surstockage On parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité maximum indiquée en stock. Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un réapprovisionnement est à prévoir ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été enregistré. * Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et Stock minimum. Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. Pour obtenir l’état de surstockage 1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs ou famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt. Disponible uniquement en version Evolution 5. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 6. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. 7. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Pour obtenir l’état de réapprovisionnement 1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum. 5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs, famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt.Disponible uniquement en version Evolution 6. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 7. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. L'option Afficher la quantité à commander vous permet de : • noter les quantités à commander sur une édition papier (saisie manuelle sur l'état). • noter les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.Menu Etats 183 Inventaire des articles ) Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré). * Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste, triée par code article ou découpée par famille d'articles. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante. 5. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks, page 163.Menu Etats 184 Catalogue des articles ) Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 185 Articles par dépôt Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu ETATS - commande ARTICLES PAR DÉPÔT Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer vos articles par dépôt pour suivre les stocks des différents dépôts de votre entreprise. Voir Gestion des stocks multi-dépôts, page 81. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage suivant s’affiche. 2. Indiquez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 186 Nomenclature des articles ) Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. Capacité de fabrication ) Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. 1. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille d'articles composés. 2. Vous pouvez obtenir le détail par dépôt en cochant la case correspondante. 3. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 187 Etats récapitulatifs ) Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Alt Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéances de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 7. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.Intuiciel, Trouvtoo Analyseur commercial ventes Analyseur commercial achats Statistiques, Objectifs Répartition par famille Export Ciel Tableaux de bord Importer Historique archivage DGI Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Menu DiversMenu Divers 189 Vue d’ensemble Le menu DIVERS vous donne accès à certains états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis : • des clients • des fournisseurs • des stocks, • des statistiques, etc. De même, vous pouvez consulter l’Intuiciel indiquant les principales informations de votre société ou importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.).Menu Divers 190 Intuiciel ) Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'Intuiciel ? est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. L'Intuiciel est composé de quatre onglets : Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations commerciales, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel : • Préparer un devis • Préparer une facture • Enregistrer un règlement client • Suivre mes affaires en cours • Relancer mes clients Affichage multi-niveaux Trois niveaux sont disponibles : • simple : les principales opérations commerciales sont affichées. • médium : hormis les principales opérations commerciales, vous pouvez établir un bon de commande et éditer un bon de livraison. • complet : vous pouvez en plus acheter vos marchandises et gérer vos stocks. Pour passer d'un niveau à l'autre, cliquez sur le bouton droit de votre souris pour activer le menu contextuel et choisissez le niveau de votre choix. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser pour le mois en cours (données du mois) et pour l’année (données globales) les principales informations de votre société : • les factures non payées par vos clients, celles à relancer, • les évolutions du chiffre d’affaires sur le dernier trimestre et sur l’année, • le nombre, le montant et la moyenne des factures et des avoirs validés, • le nombre, le montant et la moyenne des devis,Menu Divers 191 • le Top 5 des clients, clients ayant permis de réaliser le plus de chiffre d’affaires HT, etc. Ces informations sont fonction de la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.Ces informations sont fonction de la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Personnaliser les graphiques Pour personnaliser les graphiques, double-cliquez dessus. Une fenêtre de paramétrage s’affiche. Imprimer le tableau de bord ou l’envoyer par email • Pour imprimer le tableau de bord, cliquez sur l'icone , situé en haut à droite de la fenêtre, puis sélectionnez la commande IMPRIMER. • Pour l’envoyer par email, cliquez sur l'icone puis sélectionnez la commande ENVOYER PAR EMAIL. Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Pour plus de détail, Voir Menu Etats, page 169. Vous pouvez éditer des états relatifs aux ventes, aux achats, aux règlements ou encore aux clients, aux articles, aux représentants. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Mes actualités Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix. Redimensionner l’Intuiciel 1. Placez le curseur sur l’un des coins de la fenêtre. 2. Lorsqu’il se transforme en double flèche, glissez-le jusqu’à la dimension souhaitée. La nouvelle taille de la fenêtre est mémorisée. * Pour ne plus afficher l’Intuiciel à l’ouverture du logiciel cochez l’option Ne plus afficher au démarrage située au bas de la fenêtre.Menu Divers 192 Trouvtoo ) Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo © est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo © facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web). * Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .Menu Divers 193 Analyseur commercial ventes ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 2. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 3. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état.Menu Divers 194 Graphiques des ventes 2. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 3. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 195 Analyseur commercial achats ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Analyseur commercial et statistiques périodiques Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles fournisseurs, par fournisseurs etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [Ok] pour valider.Menu Divers 196 Graphiques des achats 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non validés, les bons de réception etc. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Achats par département Cet état affiche les achats par département. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Achats par mois Cet état affiche les ventes par mois. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Statistiques globales ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - GLOBALES Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour : • un ou tous les clients • un ou tous les fournisseurs • un ou tous les articles • un ou tous les représentants. 1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.Menu Divers 197 Statistiques ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - ÉTATS Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs, représentants. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 1. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 2. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 3. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 4. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l’état. * Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 198 Objectifs ) Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton [Options] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur [Ok] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 199 Répartition par famille ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIALE VENTES Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [Ok]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 200 Export Tableaux de bord ) Menu DIVERS - commande EXPORT TABLEAUX DE BORD L'application Ciel Tableaux de bord pour Windows est destinée à analyser l'activité commerciale ainsi qu'à effectuer un suivi des ventes à partir des données provenant de Ciel Gestion Commerciale. Pour cela, vous devez procéder, dans un premier temps, à l'exportation des données de Ciel Gestion Commerciale. Dans un second temps, ces données seront récupérées dans Ciel Tableaux de bord. Avant de procéder à l'exportation des pièces commerciales à partir de Ciel Gestion Commerciale, il est préférable : • d'installer l'application Ciel Tableaux de bord pour Windows, • de créer, dans Ciel Tableaux de bord, le dossier qui contiendra les données à récupérer, • de fermer l'application. Exporter les données vers Ciel Tableaux de bord L'ensemble des données commerciales (clients, articles, familles articles, représentants, devis, commandes, factures, avoirs, bons de livraison) peuvent être exportées vers Ciel Tableaux de bord. Le fichier d'exportation créé est un fichier de type DBF. Il reprend intégralement les données telles qu'elles se présentent dans la liste des pièces commerciales, des clients, des articles, des familles articles ou des représentants. Ce fichier est importé dans Ciel Tableaux de bord. 1. Activez la commande EXPORT VERS CIEL TABLEAUX DE BORD du menu DIVERS. 2. La fenêtre Tableaux de bord s'affiche. Sélectionnez dans la liste proposée les données à exporter. L'export du fichier Journal.dbf permettra à Ciel Tableaux de bord de détecter, à l'ouverture de l'application, les données en attente de récupération. 3. Cliquez sur le bouton [Fichier] ou sur le bouton [E-mail]. * Vous pouvez envoyer par e-mail les données ou les enregistrer éventuellement sur une disquette. 4. Un fichier .dbf est généré. Ce fichier doit impérativement être enregistré dans le répertoire Import situé dans le répertoire d'installation de la société de Ciel Tableaux de bord. Exemple : C:\CIEL\WTB\1\Import. Le répertoire d'installation du dossier Ciel Tableaux de bord est numéroté à partir de 1. A chaque création de dossier ce numéro s'incrémente. Le répertoire 1 correspond au dossier Exemples. 5. Cliquez sur le bouton [enregistrer]. Attention ! Toutes les données doivent impérativement être exportées. Vous ne pouvez exporter qu'un état à la fois.Menu Divers 201 Récupérer les données dans Ciel Tableaux de bord Après l'exportation, vous pouvez procéder à la récupération des données commerciales dans Ciel Tableaux de bord pour Windows. Ce traitement peut être réalisée dès l'ouverture du dossier ou ultérieurement par la commande RÉCUPÉRATION DE CIEL GESTION WINDOWS du menu DOSSIER. Importer ) Menu DIVERS - commande IMPORTER

Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche. Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, tarifs par famille, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale. Voir Imports paramétrables, page 20. * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Le fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur [Ouvrir]. 3. L'importation est en cours.Menu Divers 202 Historique archivages DGI ) Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGI Alt - L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGI (Direction Générale des Impôts). L'archivage est donc obligatoire. L'historique des archivages DGI récapitule toutes les archives que vous avez générées. La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers d’archives au format texte (.txt). Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur le signe «+». Les quatre fichiers d'archive s'affichent : • les pièces clients : contient les pièces commerciales de vente. • les pièces fournisseurs : contient les pièces commerciales d'achat. • les lignes clients : contient le détail des pièces de vente. • les lignes fournisseurs : contient le détail des pièces d'achat. Le bouton permet de visualiser l’archive sélectionnée.Menu Divers 203 Démarrer version < 2006 ) Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Gestion Commerciale (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard ) Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Messagerie ) Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse email du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Menu FenêtresMenu Fenêtres 205 Vue d’ensemble Fermer ) Menu FENÊTRES - commande FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer ) Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante ) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée. Cascade ) Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. * Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.Index Aide contextuelle A propos de Menu AideMenu Aide 207 Vue d’ensemble Index ) Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle ) Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. A propos de... ) Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A PROPOS le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http://www.ciel.com].208 Index A Abonnement 139 générer 140 renouveler 141 Acompte annuler 123 saisir 122 Afficher menus découverte/standard 203 Agenda alertes 168 Analyses 189 Annuler un acompte 123 un assemblage 159 Archivage 164 historique 202 Archivage DGI 202 Archivage pièces 164 Articles 59 catalogue 184 dépôts 65 inventaire 183 mise à jour des prix 69 mise à jour désignations 70 nomenclature 66 Assemblage annuler 159 ordre d’assemblage 156 ordre de désassemblage 158 Avoirs 132 remboursement 133 trop perçu 134 valider 133 B Bons de livraison 125 transférer 126 Bons de réception 147 transférer 148 BOR 153 C Clients liste 42 relations clients 46, 167 Codes analytiques 93 Codes barres 65 Commandes 119 reliquats 124 solder 124 transférer 120 Commandes fournisseurs 159 Créer un article 59 un client 42 un code analytique 93 un dépôt 78 un fournisseur 52 un mode de règlement 91 un mouvement de stock 84 un représentant 57 un tarif par famille 76 un taux de TPF 88 un taux de TVA 87 une autre liste 97 une banque 89 une famille d’articles 73 une nomenclature article 66 une tâche 167 D Date d’échéance 92, 110 Démarrer version 203 Dépôts 78 créer 78 multi-dépôts 81 réapprovisionner 80 transférer vers un autre dépôt 79 Devis /Pro forma 116 accepter 116 transférer 117 Dossier fermer 12 mise en page 23 modifier les paramètres 13 nouveau 6 ouvrir 12 quitter 34 récupération 11 restaurer 27, 28 sauvegarder 27 E Echéancier 175 Eco-participations 66, 94, 107 e-Restauration 28 e-Sauvegarde 27 Etats 170209 récapitulatifs TPF 187 récapitulatifs TVA 187 Exports 23 vers Ciel Tableaux de bord 200 F Factures 126 abonnement 139 factures d’acompte 127, 148 irrécouvrables 131 multi-échéances 109 régler 130 suivi des échéances 175 transférer 129 valider 129 Familles articles 73 Fournisseurs 52 G Gestion de production liste 86 I Imports 23, 201 paramétrables 20, 201 Impressions aperçu 25 imprimer 25 Imprimer article par dépôt 185 catalogue des articles 184 commandes non livrées 173 échéancier des factures 175 encours clients 178 états récapitulatifs 187 évolution des ventes 176 inventaire des articles 183 lettre de pénalités de retard 177 mailing 181 nomenclature des articles 186 objectifs 198 ordre de production 158 portefeuille des commandes 171 relance clients 179 relevé de comptes 174 statistiques 197 suivi des stocks 182 Infos perso... 96 Intuiciel 190 Inventaire 183 J Journal comptable 155 L LCR 153 Lettre de pénalités de retard 177 Logo 8 M Mise à jour des prix articles 69 Modes d’affichage 203 Modes de règlement 91 Mot de passe 26 Mouvements de stock 84 automatique 85 manuel 84 N Nomenclature articles multi-niveaux 67 simple 66 Norme DEEE 94 O Objectifs 48, 198 Ordres de production 86 P Paramètres banque principale 18 facturation 14 numérotation 17 société 13 Pays 20 Pièces commerciales clients 104 créer 104 envoyer par e-mail 114 fournisseurs 145 purger 164 saisie document 101 Top facture 100 valider 112 Portefeuille des commandes 171 Préférences 19 Prospects créer 50 modifier 51supprimer 51 Purge 164 R Rappels 168 Réapprovisionnement 182 Réapprovisionner articles composants 159 Régulation des stocks 163 Relance client 179 Relevé de comptes 174 Reliquats 124 Remboursement d’avoir 133 Remise commerciale 107 de chèques en banque 153 magnétiques 153 Répertoire 30 Représentants 57 taux de commission 58 Restauration 27, 28 S Saisie document 101 Sauvegarde 27 en ligne 27 Site e-Sauvegarde accéder 33 supprimer 33 Solder une commande 124 une facture 137 Statistiques 47, 197 états 197 globales 196 Stocks entrée de stock 84 régulation 163 sortie de stock 85 Surstockage 182 T Tableau de Bord exporter 200 Tarifs grille de tarifs 62 tarifs par famille 76 Top Clôture 166 Top Départ 6 Top Facture 100 TPF 88 Transférer plusieurs BL en facture 126 plusieurs BR en facture 148 plusieurs commandes en BL 120 plusieurs commandes en facture 122 plusieurs devis en commande 118 plusieurs devis en facture 118 plusieurs factures en avoir 130 un BL en facture 126 un BR en facture 148 un devis en commande 117 un devis en facture 117 une commande en BL 120 une commande en BL livrable(s) 121 une commande en facture 121 une commande partielle en BL 120 une facture en avoir 129 une pièce commerciale 112 Trouvtoo 192 TVA 87 U Utilitaires 19 V Valider une pièce commerciale 112 Copyright Ciel 1994 - 2007 Guide de référence Ciel Gestion Commerciale /Ciel Gestion Commerciale Evolution pour Windows - ME_WGE 06.07 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.