INFO PRODUIT Ciel Comptes Personnels version 10.0 pour Windows - Manuels- CIEL

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INFO PRODUIT

Ciel Comptes Personnels 

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Manuels Utilisateurs et autres documentations CIEL :

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 CIEL-Manuel-de-refer..> 28-May-2013 09:24  2.9M  

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 CIEL-Ciel_Guide_de_r..> 28-May-2013 09:24  3.9M  

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 CIEL-Manuel-de-decou..> 02-Oct-2012 18:47  913K  

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 CIEL-Manuel-de-refer..> 02-Oct-2012 19:04  1.8M  

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 CIEL-Manuel-de-refer..> 04-Oct-2012 06:56  2.0M  

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 CIELNormeN4DS.htm       18-Jan-2012 07:17   12K  

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 CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40  733K  

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 CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40   17M  

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 CIELauto-entrepreneu..> 18-Jan-2012 07:02   30K  

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 Ciel-Associations-Ev..> 07-Sep-2012 10:35   67K  

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CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels

CIEL-Manuel-de-decouverte-Ciel-Associations-et-Associations-Evolution-MAN_WA_v2013-Manuels

CIEL-Manuel-de-reference-Ciel-Associations-et-Ciel-Associations-Evolution-pour-Windows-ME_WAE_v2013-Manuels

INFO PRODUIT Ciel Comptes Personnels version 10.0 pour Windows SYNTHESE PRODUIT ....................................................... 2 NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES.............................. 3 DATES DE DISPONIBILITE................................................... 7 CONFIGURATION.......................................................... 8 SUPPORT DE LIVRAISON.................................................... 9 NOMENCLATURES ........................................................ 10 DETAILS DE L’INSTALLATION ............................................... 11 DIFFERENCES COMPTES PERSONNELS/COMPTES PERSONNELS PREMIUM ............. 122 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS SYNTHESE PRODUIT Caméléon Version de Caméléon utilisée : 15.0 Configuration conseillée Nécessite Internet Explorer 7.0 minimum (Service Pack à jour). Protection Pas de protection, uniquement le référencement. Support de livraison La version 10.0 de Ciel Comptes Personnels est disponible sur CD-Rom Un seul CD-Rom contenant Ciel Comptes Personnels, le manuel de découverte, Acrobat Reader 10.1, et une vidéo de bienvenue. Support de documentation Assistance  Téléphone : - Contrat : 0825 00 40 97 - Garantie : 0825 00 40 95  Horaires d'ouverture : - Contrat : Assistance toute la journée - Garantie : 12h30 à 14h30 Précédente Actuelle Numéro de version 9.0 10.0 Informations dernière minute (Tableau de bord)   Aide (Aide.chm)   Manuel utilisateur (ME_WCP.pdf et WCP_Fiche.pdf)   Manuel technique (AE WCP.pdf)   Manuel installation et découverte (doc papier)   Infos mise à jour (MAJ WCP.pdf)    Le document est modifié et mis à jour dans cette version x Le document n'est pas modifié mais il est à jour par rapport à la version - Le document n'est pas mis à jour avec la version N Nouveauté3 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES ET AMELIORATIONS FONCTIONNELLES Les principales nouveautés de la version 10.0 :  Normes SEPA Dans les fiches possédant la saisie du RIB, un contrôle de cohérence est effectué par rapport à l'IBAN saisi. La zone de saisie de l'IBAN a de plus été adaptée.  Modifier une opération pointée Désormais on peut modifier une opération qui est déjà pointée. Le logiciel ouvre une fenêtre indiquant le dépointage automatique de l’opération. On a le choix entre effectuer une modification (et dépointer l'opération) ou afficher l'opération en lecture seule en cliquant sur le bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée.  Documentation La documentation PDF dans la barre de navigation a été déplacée dans le menu ‘Aide’. 4 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOUVEAUTES CAMELEON  Redimensionnement automatique des colonnes Une nouvelle option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes d'une liste  Gestion de l'insertion automatique dans les zones de texte On peut constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...qui sont utilisées fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.  Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (Commentaire, Note, Observations), clic-droit insertion automatique - afficher la liste. Cette fonction permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. qui sont utilisés régulièrement. Lors des saisies, le logiciel va proposer la liste de terme. Il suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans le texte.  Automatisation de l’insertion Menu Dossier - Options - Préférences puis dans le groupe Aide à la saisie. Afin que le logiciel propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, il faut cocher la case 'Afficher la liste des propositions pendant la saisie' et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.  Correcteur orthographique multi-langues.  Activation de la vérification orthographique Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, il faut l’activer en cochant la case 'Vérifier l’orthographe'. 5 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS  Vérification orthographique La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lors de la saisie, il faut faire un clic-droit et choisir 'Orthographe'. On peut choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu contextuel. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande 'Vérifier tout'.  Les options de corrections du menu Contextuel Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. Correction au cours de la frappe : si cette option est désactivée, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge.  Saisie assistée des Codes postaux et Villes françaises Menu Dossier - Options - Préférences - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel propose des codes postaux et villes lors des saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsqu'on saisit les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et proposera les codes postaux et villes correspondants.  Intuiciel L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, on y accède depuis les boutons de la barre d’actions. Mon Bureau, et Mes Etats et statistiques sont désormais personnalisables à l'aide du bouton Un bouton permet de revenir au paramétrage par défaut.  Personnaliser 'Mon bureau' Le principe est d’ajouter les tâches qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Dans le clic droit du paramétrage l'option "Afficher toutes les tâches" permet de disposer de tâches supplémentaires. La flèche blanche, lors du positionnement de la tâche sur l'ellipse, indique un emplacement disponible. Chaque tâche peut être renommée, paramétrée ou supprimée. L’icône est aussi personnalisable. 6 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS Les icônes « Rotation vers la gauche » et « Rotation vers la droite » permettent de mémoriser la position de la palette par défaut.  Personnaliser 'Mes états et statistiques' Le principe est d’ajouter les états qui sont utilisés le plus souvent par glisser-déposer. Les groupes et les états peuvent être renommés, déplacés ou supprimés.  Mon tableau de bord Le "look" de 'Mon tableau de bord' a été revu, mais il présente les mêmes indicateurs qu'auparavant. On peut désormais forcer le recalcul des données en cliquant sur  Tâches favorites La fenêtre « Choix d’une tâche » affiche les tâches les plus courantes. L’option « Mode avancé » (située en bas de cette fenêtre) permet d’afficher toutes les tâches disponibles. Cette option n’est, par défaut, jamais cochée.  Windows 7 :  Lorsqu’une barre de progression, liée à un traitement est exécutée : le fond du bouton fait apparaître une jauge verte, derrière l’icône, qui se remplit progressivement.  Selon le type de message affiché dans le logiciel une pastille apparaît sur l’icône de l’application : Question posée à l’utilisateur Message d’information Message d’alerte7 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DATES DE DISPONIBILITE 11/07/20118 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS CONFIGURATION  Configuration minimale requise  Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur)  Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé)  512 Mo de Ram  300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation  Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom  Imprimante : laser, jet d'encre  Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768  Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé)  Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur)  Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur) Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Microsoft est une marque déposée et Windows™ et son logo sont des marques déposées de Microsoft Corporation.9 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS SUPPORT DE LIVRAISON Version monoposte Le programme Ciel Compte Personnels, Acrobat Reader 10.1, le manuel de découverte et une vidéo de bienvenue sont livrés sur le même CD-ROM. 10 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS NOMENCLATURES Pour les versions standards Versions standards (versions avec référencement) : code G5 : WCP Code Nomenclature Désignations WCP* : Version monoposte sur CD-ROM CD PRG WCP : CD-ROM comprenant Ciel Comptes Personnels mono pour Windows + manuel électronique + Acrobat Reader 10.111 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DETAILS DE L’INSTALLATION Lors de l'installation de Ciel Comptes Personnels, voici les emplacements où seront copiés les éléments détaillés ci-dessous : - Le fichier d'exemple Mes comptes.sgcpo sera copié dans le dossier Mes documents ou Documents sous le système d’exploitation Vista - Tous les autres éléments seront copiés par défaut dans le dossier Program Files/Ciel/Comptes Personnels ou Programmes/Ciel sous le système d’exploitation Vista ou Seven. Ce chemin est proposé par défaut par l'installeur. L'utilisateur a toutefois la possibilité de modifier ce choix. Dans ce cas, le dossier Comptes Personnels sera créé où l'utilisateur le souhaite. RACCOURCIS INSTALLES Lors de l'installation de Ciel Comptes Personnels, voici les différents raccourcis mis en place : - Sur le Bureau : raccourci nommé Ciel Comptes Personnels lié à WCP.exe. - Menu Démarrer : création des dossiers Ciel et Comptes Personnels avec les raccourcis : - Ciel Comptes Personnels lié à WCP.exe. - Manuel utilisateur lié à ME_WCP.pdf. - Info mise à jour lié à MAJ WCP.pdf.12 / 12 INFOPRODUIT CIEL COMPTES PERSONNELS 10.0 / VERSION V2012 POUR WINDOWS DIFFERENCES COMPTES PERSONNELS/COMPTES PERSONNELS PREMIUM WCPP WCP COMMENTAIRES Paramètres Réglages OUI OUI La zone "Catégories utilisées lors de l'enregistrement des frais professionnels" n'apparait que dans prémium Listes Modèles d'opérations OUI OUI Dans Premium deux types de modèles supplémentaires : "Dépense professionnelle", "Recette professionnelle" Opérations périodiques OUI OUI Dans Premium deux types d'opérations périodiques supplémentaires : "Dépense professionnelle", "Recette professionnelle" Notes de frais OUI NON Frais kilométriques OUI NON Type de frais professionnels (Autres listes) OUI NON Règles d'affectation relevé OUI OUI Dans Premium, dans le choix des affectations, possibilité de cocher professionnelle et d'affecter un type de frais pro et/ou une note de frais Opérations Dépense professionnelle OUI NON Recette professionnelle OUI NON Saisie d'opération OUI OUI Dans Premium, possibilité de saisir des opérations professionnelles (colonnes supplémentaires) Gérer mes comptes OUI OUI Dans Premium, il y a un groupe supplémentaire dans la barre d’action :"professionnelle" Manuel de découverte Ciel Comptes personnelsChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours). Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 95. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel intégrant le manuel de référence et le manuel de découverte au format PDF, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.Sommaire Découverte ......................................................................................... 6 Documentations.................................................................................7 Le manuel de découverte ....................................................................................7 Le manuel de référence.......................................................................................7 L’aide en ligne ...................................................................................................7 Le site Internet Ciel ............................................................................................7 Prise en main ..................................................................................... 8 Prendre en main le logiciel ..................................................................9 Introduction ......................................................................................................9 Lancer votre logiciel............................................................................................9 Commencer à travailler .......................................................................................9 La fenêtre principale de l'application ................................................................... 11 L’Intuiciel© ..................................................................................................... 12 Trouvtoo© ...................................................................................................... 12 Création du dossier .......................................................................... 13 Créer votre fichier ............................................................................14 Gérer sa comptabilité ....................................................................... 16 Comment débuter ? .........................................................................17 Généralités...................................................................................................... 17 Démarrage de votre comptabilité........................................................................ 17 Les travaux courants ........................................................................................ 19 Autres travaux ................................................................................................. 20 Gérer vos comptes ...........................................................................21 Saisir une recette ............................................................................................. 21 Saisir une dépense simple ................................................................................. 22 Saisir une dépense ventilée ............................................................................... 22 Saisir un virement ............................................................................................ 24 Consulter un compte......................................................................................... 25 Pointer les relevés de banque............................................................................. 26 Consulter les catégories .................................................................................... 27 Évaluer votre situation ...................................................................................... 28 Gérer votre trésorerie prévisionnelle ................................................................... 30 Index................................................................................................ 31Découverte7 Découverte Documentations Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Les conventions utilisées dans ce manuel sont les suivantes : • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Le manuel de référence Le manuel de référence au format PDF vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour consulter le manuel de référence : À partir de votre logiciel Ciel, cliquez sur le menu AIDE puis sur la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.  Si l'application Adobe Reader® , nécessaire pour lire et imprimer le manuel, n'est pas installée sur votre ordinateur, il vous est alors proposé de l'installer. Pour imprimer le manuel de référence : Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé- rence électronique ou l’aide.Prise en main9 Prise en main Prendre en main le logiciel Introduction L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présentée. Par ailleurs, vous découvrirez les principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes. L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes. En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez « décortiquer » vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition. Lancer votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le bureau de votre ordinateur. Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™, 2. S1électionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. Commencer à travailler Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant ce manuel de découverte. Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes fonctions du logiciel. Ouvrir le dossier d'exemple 1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS.10 Prise en main 2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche. 3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].11 Prise en main La fenêtre principale de l'application Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez la fenêtre suivante : La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut. Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel : • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale, disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’intuiciel à l’autre. La totalité des options est accessible à l'aide des menus.12 Prise en main L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Accueil. L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions : • Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ; • Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur vos comptes ; • Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche . Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur deux ou trois cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur .Création du dossier14 Création du dossier Créer votre fichier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez maintenant créer un fichier à l’aide de l'assistant Top départ. 1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche. 2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents. Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier. Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes. 3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer]. La fiche vide d'un compte s'affiche. 5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial. Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre comptabilité. 6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez : autres comptes courants, livret épargne, Codevi, etc. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement. Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.15 Création du dossier  Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions. Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires. Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage : • La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels. • La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du fichier. 11.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale.Gérer sa comptabilité17 Gérer sa comptabilité Comment débuter ? Généralités L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité. Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon générale, deux cas peuvent se présenter : • vous teniez vos comptes manuellement, • vous ne gériez pas de comptes personnels. Vous teniez vos comptes manuellement Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes. Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire. Vous ne gériez pas vos comptes Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit. Vous devez vous munir de différents documents. • Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques. • Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres justificatifs d'entrées d'argent. Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base. Démarrage de votre comptabilité Vous teniez vos comptes manuellement 1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque. 2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande COMPTES). Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé. 3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.18 Gérer sa comptabilité  Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin. Vous ne teniez aucun compte Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés, factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.). 1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES - commande COMPTES, zone Solde initial). 2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opé- rations qui ne sont pas présentes sur le relevé. 3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc. Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.  Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.). En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli. En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de constater leur existence. Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement. Cas particuliers Échéance d'emprunt Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent, soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense, soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS). Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais. 1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple, page 22 2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire. Prélèvement automatique Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe. Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique pour chaque prélèvement ou virement. Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.19 Gérer sa comptabilité Retraits d'espèces Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. • Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué (carte, retrait au guichet, etc.) • Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse. Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses. Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours 30 euros par carte dans les guichets automatiques.  Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres. De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer. Les travaux courants Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité. Les saisies L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par carte bancaire. De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures. C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.). En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez votre relevé de banque pour constater le paiement. De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer). Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.  Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées. Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque luimême. C'est le cas des cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.  Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui faciliteront ensuite vos travaux de saisie.20 Gérer sa comptabilité Le pointage Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque. Autres travaux Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances.21 Gérer sa comptabilité Gérer vos comptes  Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE Saisir une recette 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation. Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes. 2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette. Exemple Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi utiliser la touche de votre clavier. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est différente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies . 4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours. Exemple Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.  Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre. 5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche . 6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste situé en fin de zone. 7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 22.22 Gérer sa comptabilité 8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle. Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle.Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération. Saisir une dépense simple 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation. 2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche de votre clavier. 3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux zones supplémentaires : Paiement et Réf. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous : • Date : 08 • Montant : 30 euros • Catégorie : Essence • Paiement : Carte • Référence : 081010 4. Validez en cliquant sur [OK]. Saisir une dépense ventilée La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des vêtements et des meubles. Exemple Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer votre dépense et la ventiler. 1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous : • Date : 0810 • Montant : 153 euros • Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros. • Paiement : Chèque.23 Gérer sa comptabilité Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories : 1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche : 2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant. Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné. Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte bancaire lors de la création des modes de paiement. 4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description. 5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous : 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense.24 Gérer sa comptabilité Saisir un virement La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes. Exemple Virement de la caisse vers une banque ou inversement. Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.  Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan Epargne Logement). Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU VIREMENT du menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de saisie s'affiche. 4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant. 5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé. 6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire. 7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK]. 8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant sur l'icône . Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle. 9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 2625 Gérer sa comptabilité Consulter un compte 1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche . La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche. L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou un virement. 3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte chèque (BGO). Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter : pointées, non pointées ou les deux (toutes). 4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone. Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Modifier une opération Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 26 Gérer sa comptabilité Supprimer une opération Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis confirmez la suppression. Pointer les relevés de banque Vous disposez de deux méthodes de pointage. Le pointage dit manuel et le pointage par import dit automatique. Pointage manuel  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES  Munissez-vous de votre relevé de banque. 1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions. 2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées sur votre compte. 3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste. 4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.  Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.27 Gérer sa comptabilité Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde en banque et Solde réel. 6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.  Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT  Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT. Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront automatiquement pointées. Avant de lancer le pointage par import, vous devez : • récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. • définir le format d’import du relevé bancaire. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX. Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Consulter les catégories Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée. Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître : • le détail depuis la tenue de vos comptes, • le total d'un mois donné, • le total sur toute une période de votre choix. 1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES. Attention ! Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.28 Gérer sa comptabilité La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la seconde les Recettes. 2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter]. Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche. Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine consultation. 3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier . Exemple Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies, sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en alimentation de la journée en cours. La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies. Évaluer votre situation Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes des catégories et l'impression d'un bilan.29 Gérer sa comptabilité Visualiser les soldes Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle. 1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez : • les noms des catégories, en première colonne, • les douze mois de l'année, • le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal. Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.  Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses. La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En effet, la notion de budget est abordée.30 Gérer sa comptabilité Définir les budgets Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année. A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher : • les montants réalisés, • les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels, • tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions. Deux cases à cocher facilitent l'analyse : • Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé. • Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.  Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau. De plus, il est possible de changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010. Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence. Gérer votre trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par mois. • Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois. • La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période. • La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées. Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.31 Index A Aide en ligne 7 B Barre de navigation 11 Budgets 30 C Comptabilité 16 Compte consulter 25 gérer 21 Configuration minimale 4 Contenu de votre boîtier 3 Créer votre dossier 14 D Démarrer comptabilité 17 Dépense simple 22 ventilée 22 E Echéance d’emprunt 18 Évaluer votre situation 28 F Fenêtre principale 11 I Intuiciel© 12 L Lancer le logiciel 9 M Manuel de découverte 7 référence 7 P Pointage 20 automatique 27 manuel 26 Prélèvement automatique 18 R Recette 21 Retraits d’espèces 19 S Saisies 19 Saisir un virement 24 une dépense simple 22 une dépense ventilée 22 une recette 21 Site Internet Ciel 7 T Travaux courants 19 Trésorerie prévisionnelle 30 Trouvtoo© 12 V Virement 24 Visualiser les soldes 29Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V11.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Compta et Ciel Compta EvolutionChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.Sommaire Prise en main ..................................................................................... 7 Documentation ..................................................................................8 Si vous débutez ...............................................................................10 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 20 Créez votre dossier ..........................................................................21 Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................26 Contrôlez et modifiez le plan de comptes ............................................27 Vérifiez les journaux.........................................................................35 Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................37 Préparez une comptabilité analytique..................................................40 La tenue de votre comptabilité ......................................................... 42 Saisissez les écritures comptables ......................................................43 Rapprochez une facture et son règlement............................................57 Rapprochez des écritures avec votre banque .......................................59 Pointez des écritures ........................................................................60 Annulez une écriture validée..............................................................61 Le brouillard....................................................................................63 Gérez la trésorerie prévisionnelle .......................................................65 Les états........................................................................................... 67 Principes généraux ...........................................................................68 Les états comptables ........................................................................70 Les états clients et fournisseurs .........................................................74 Les états fiscaux ..............................................................................75 Traitements ...................................................................................... 76 Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................77 Exécutez une Synchro compta ...........................................................79 Importez ou exportez des écritures ....................................................88 Gestion des dossiers......................................................................... 95 La sauvegarde / restauration .............................................................96 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution.................................... 99 Les prévisions ............................................................................... 100 Gérez une comptabilité multi-devises ............................................... 101 Les immobilisations ........................................................................ 103 Infos perso. .................................................................................. 119Index.............................................................................................. 120Prise en main8 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel La formation Flash Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, vous avez deux possibilités : 1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel. 2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques: • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient les annexes, et le générateur d’états. Installation d'Adobe Reader© Si l'application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide.9 Prise en main L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en : • appuyant sur la touche de votre clavier, • activant la commande AIDE du menu ? (AIDE). Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.10 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.11 Prise en main Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.12 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... 13 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier  Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application.14 Prise en main Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre d’actions Barre de menus Barre de titre Barre d’état Intuiciel Zone de recherche Trouvtoo15 Prise en main La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 16. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet ongletles principales informations de votre société. 16 Prise en main Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 18. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche.17 Prise en main 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.19 Prise en main 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.Création et mise en place d’un dossier21 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 24.22 Création et mise en place d’un dossier Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].23 Création et mise en place d’un dossier Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 50 • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.24 Création et mise en place d’un dossier Création détaillée d’un dossier La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des élé- ments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.25 Création et mise en place d’un dossier  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.26 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. 6. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.27 Création et mise en place d’un dossier Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 21 Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.28 Création et mise en place d’un dossier Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .29 Création et mise en place d’un dossier Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.30 Création et mise en place d’un dossier 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramé- trage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).31 Création et mise en place d’un dossier Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement dans Ciel Compta Evolution Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. 32 Création et mise en place d’un dossier Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement dans Ciel Compta Evolution Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance.33 Création et mise en place d’un dossier Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement dans Ciel Compta Evolution Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement34 Création et mise en place d’un dossier reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre.35 Création et mise en place d’un dossier Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.36 Création et mise en place d’un dossier Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 33 Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).38 Création et mise en place d’un dossier Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].39 Création et mise en place d’un dossier Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.40 Création et mise en place d’un dossier Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. Uniquement dans Ciel Compta Evolution Répartition à plusieurs niveaux 3. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement dans Ciel Compta Evolution Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].41 Création et mise en place d’un dossier Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.La tenue de votre comptabilité43 La tenue de votre comptabilité Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 51 Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.44 La tenue de votre comptabilité • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé- riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 36 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).45 La tenue de votre comptabilité Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.46 La tenue de votre comptabilité Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/ analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.47 La tenue de votre comptabilité Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50 Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.48 La tenue de votre comptabilité Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT - PAIEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré- senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.49 La tenue de votre comptabilité 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut.51 La tenue de votre comptabilité Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.52 La tenue de votre comptabilité 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible.53 La tenue de votre comptabilité Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse.En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).55 La tenue de votre comptabilité Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.56 La tenue de votre comptabilité Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.57 La tenue de votre comptabilité Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.58 La tenue de votre comptabilité Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.59 La tenue de votre comptabilité Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 59  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de Menu Saisies, Relevé bancaire référence, accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.60 La tenue de votre comptabilité Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. 61 La tenue de votre comptabilité Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables.62 La tenue de votre comptabilité Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....63 La tenue de votre comptabilité Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50 Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation.64 La tenue de votre comptabilité 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 7265 La tenue de votre comptabilité Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.66 La tenue de votre comptabilité • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.Les états68 Les états Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, Déclarations de TVA. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.69 Les états Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.70 Les états Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.71 Les états • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .72 Les états 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.73 Les états Déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta vers la Direction Générale des Finances Publiques. Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence. Attention ! Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.74 Les états Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les paramètres comptables.75 Les états Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.Traitements77 Traitements Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé- ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement.  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand livre, Journaux, Balance...). A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .  Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu DIVERS. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le Attention ! La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux.78 Traitements compte de report à nouveau. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12.Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 13.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 14.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].79 Traitements Exécutez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramétrage  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.80 Traitements Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique. Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.81 Traitements Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Coordonnées”, page 88. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste. Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expert-comptable. 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple • Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. • L'expert récupère ces données et les traite. • L'expert renvoie les données après analyse et traitement. • Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité.82 Traitements  Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Transmettez des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client83 Traitements Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer.84 Traitements Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expertcomptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche85 Traitements Etape 3 : paramètres supplémentaires. 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.86 Traitements Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». Attention ! Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.87 Traitements 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées. Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée Cliquez sur le bouton [Consulter]. Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Purgez l’historique de synchronisation Cliquez sur le bouton [Purger]. Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants.88 Traitements Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).89 Traitements Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.90 Traitements Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.91 Traitements 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables.92 Traitements 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.93 Traitements et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de94 Traitements votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Gestion des dossiers96 Gestion des dossiers La sauvegarde / restauration Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde, • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.97 Gestion des dossiers • la réalisation d'une sauvegarde en ligne. Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].98 Gestion des dossiers La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution100 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les prévisions Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].101 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement dans Ciel Compta Evolution Déclarez la gestion multidevise  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.102 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.103 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 109 Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2011, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2011.104 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.105 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 105 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 107. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.106 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 109 Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 110 Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).107 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.108 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de créditbail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.109 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les110 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.111 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value.112 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :113 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.114 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.115 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Localisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des vire-116 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution ments : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 110 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.117 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Inventaire Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.118 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).119 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Infos perso. Uniquement dans Ciel Compta Evolution  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous aux Annexes via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].120 Index A Afficher menus découverte/standard 13 Amortissement dégressif 110 exceptionnel 109 linéaire 109 plan 109 Analytique 40 Annuler une écriture validée 61 A-nouveau 50 Archivage DGFiP 77 Assistant création de dossier 21 de saisie 51 Top clôture 77 B Balance 70 agée 74 exporter 93 Barre d’actions 15 de navigation 15 Besoin d’aide 19 Bilan 75 Bordereau de remise en banque 75 Brouillard 63 imprimer 72 valider 63 Budget 32 C Chéquiers 37 Clôture 77 Compte banque 33 contrepartie 35 modifier 27 tiers 27 TVA 33 Compte de résultat 75 Contrepassation 61 Crédit-bail acquérir 113 saisir 107 D Déclaration de TVA 73 Devises 101 Documentation 8 Dossier créer 21 restaurer 97 sauvegarder 96 E Echéancier 74 Ecritures écritures types 52 en brouillard 50 en simulation 51 enregistrer 50 importer/exporter 88 saisir 43 validées 50 Encours clients 74 Environnement de travail 14 Etats clients et fournisseurs 74 comptables 70 fiscaux 75 Exercice clôturer 77 rouvrir 77 Exports balance 93 écritures comptables 90 F Format d’import 38 Frais kilométriques 47Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Évolution - MAN_WKE - V19.0/12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel G Grand livre 70 I Immobilisations cession partielle 112 cession totale 111 fiche 104 inventaire 117 liste 103 mise au rebut 111 reprise d’antériorité 109 réviser 114 saisir 105 sortir 110 Importer des écritures 92 Impressions imprimante 68 types 68 Imprimer balance 70 balance agée 74 bilan 75 bordereau de remise en banque 75 brouillard 72 compte de résultat 75 déclaration de TVA 73 échéancier 74 encours clients 74 états préparatoires fiscaux 75 grand livre 70 journaux 71 lettre de pénalités de retard 75 relances clients 74 soldes intermédiaires de gestion 75 Infos perso 119 Intuiciel 15 J Journaux 35 L Lettrage automatique 57 manuel 58 Lettre de pénalités de retard 75 N Normes CRC 2002-10 114 P Plan d’amortissement 109, 114 Pointage manuel 60 R Rapprochement bancaire 59 Rapprocher écriture /règlement 57 Relancer un client 74 Relation Expert 88 Relevés d’identité bancaire 37 Restauration 97 S Saisie assistant Top Saisie 51 guidée 48 modes de saisie 43 standard 44 Sauvegarde 96 Soldes Intermédiaires de Gestion 75 Synchro compta emission 84 paramètres 79 Synchro Compta + émission 82 réception 86 T Trésorerie prévisionnelle 65 Trouvtoo© 18 TVA déclaration 73 télédéclaration 73 Manuel de découverte Ciel Facturation Facile Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel.Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.Sommaire Découverte ......................................................................................... 6 Aides et documentations .....................................................................7 Commencer à travailler.......................................................................8 Environnement ................................................................................10 Création d’un dossier........................................................................ 13 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................14 Créer un dossier en mode rapide........................................................15 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................18 Prise en main ................................................................................... 22 Les clients.......................................................................................23 Les articles .....................................................................................25 La saisie document ..........................................................................27 Créer un devis .................................................................................28 Facturer un client.............................................................................30 Les règlements ................................................................................33 Établir un avoir ................................................................................35 Autres fonctionnalités ...................................................................... 36 Mot de passe...................................................................................37 Sauvegarde ....................................................................................39 Restauration ...................................................................................40 Purge .............................................................................................41 Historique des archives .....................................................................43 Index................................................................................................ 44Découverte7 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Facturation Facile dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans les manuels Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Facturation Facile, des informations utiles.8 Découverte Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Facturation Facile Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - FACTURATION FACILE. 3. Cliquez sur CIEL FACTURATION FACILE. Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).9 Découverte Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 10 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.). Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). Espace de travail Barre de statut Intuiciel Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement11 Découverte La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif. Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.12 Découverte 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion.Création d’un dossier14 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Facturation Facile, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Facturation Facile vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 3. Cochez l'option de votre choix puis lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Ciel Facturation Facile vous permet de créer et de gérer un seul dossier.15 Création d’un dossier Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.16 Création d’un dossier Étape : Coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 8. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 9. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 10.Indiquez la date de début d’activité. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. 17 Création d’un dossier Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 37. 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. 18 Création d’un dossier Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 15. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux.19 Création d’un dossier 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . • La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. 3. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.20 Création d’un dossier Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 7. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 9. Validez la création de la fiche Article en cliquant sur [OK]. Cet article est maintenant visible dans la liste. 10.Procédez de même pour les autres articles. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 2. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 3. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, télécopie, etc.). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 4. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 5. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client.21 Création d’un dossier 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Facturation Facile ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 37. • Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Facturation Facile l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4 et 5, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures.Prise en main23 Prise en main Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente deux onglets : les Clients, les Fournisseurs. La commande CLIENTS/TIERS ayant été appelée, c'est le lien Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Consultez le Manuel de référence pour plus de détails sur les fenêtres et les listes. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client que vous souhaitez ouvrir. Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. 24 Prise en main En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS.25 Prise en main Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT26 Prise en main 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste. Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.27 Prise en main La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale.28 Prise en main Créer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS. Dans la fenêtre Nouveau Devis, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 27. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré- définies situés en fin de zone. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Saisir les articles dans le corps du devis La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA. 29 Prise en main Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des devis et le transfert en facture, reportez-vous à l’AIDE intégrée à l’application (touche F1).30 Prise en main Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. 1. Le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, vous pouvez cliquer sur [Créer] afin de renseigner une nouvelle fiche client. Dans la fenêtre Nouvelle facture, saisissez directement les informations dans les zones respectives. Voir La saisie document, page 27. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce et règlement Le Numéro de pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date de la facture. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du calendrier . Pour réaliser simplement votre facture, saisissez directement dans le document les informations nécessaires.31 Prise en main Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du membre. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Vous pouvez modifier ces informations. 2. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste située en fin de zone. Saisir les articles dans le corps de la facture La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date d'échéance renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 3. Pour chacune des lignes de la facture, indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom.  Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 4. Pour saisir un article non référencé, appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 5. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1) puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. Compléter et vérifier les données du pied de la facture • Facturer en TTC : cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. • Éco-participation : si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. • Saisie d'une remise globale : vous pouvez déterminer un taux de remise en pourcentage ou en saisissant une montant. Pour cela, cliquez sur le bouton [Remise] présent dans la partie inférieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. • Saisie d'un acompte : si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton [Acompte] présent dans la partie inférieure de la fenêtre.32 Prise en main 6. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider la facture. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. Pour obtenir des informations détaillées sur la facturation (facture, facture d’acompte), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.33 Prise en main Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture. Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Facturation Facile consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence. Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.34 Prise en main Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.  Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. Pour obtenir plus de détails sur la facturation, les règlements et les traitements associés, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.35 Prise en main Établir un avoir Créer un avoir  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Pour obtenir des informations détaillées sur la gestion des avoirs, reportez-vous à l’AIDE intégrée à l’application.Autres fonctionnalités37 Autres fonctionnalités Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe.38 Autres fonctionnalités Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].39 Autres fonctionnalités Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet avec Ciel e-Sauvegarde. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. L’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure, une connexion Internet, un logiciel de messagerie, un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde. Pour plus de détails, consultez l’Aide du logiciel (touche F1).40 Autres fonctionnalités Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.41 Autres fonctionnalités 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales mais vous pouvez décocher la case correspondant aux pièces que vous souhaitez conserver.42 Autres fonctionnalités L'étape suivante vous permet d'archiver les données commerciales. Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque Export des données : Export des pièces clients et Export des règlements clients. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. Vous pourrez par la suite consulter l'Historique des données archivées accessible à partir du menu TRAITEMENTS. 4. Cliquez sur le bouton [Purger]. 5. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Pour cela, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. En choisissant cette option, votre logiciel vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être sauvegardées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Continuer sans copie], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.43 Autres fonctionnalités Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées durant la purge des pièces commerciales et vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée (APCE) vous permet de découvrir et d’essayer le logiciel pendant une durée de 6 mois. Le logiciel ne gère pas la saisie des règlements et la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Attention ! Ciel Facturation Facile Édition Limitée vous permet de gérer 20 clients et fournisseurs maximum. Le logiciel ne gère pas : - la saisie des règlements, - la liaison comptable avec un logiciel de comptabilité. Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Facturation Facile - MAN_WFF - V6.0 - 12.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Articles 25 Avoir 35 B Besoin d’aide 12 C Clients 23 D Devis 28 Documentation 7 Dossier créer en mode détaillé 18 créer en mode rapide 15 E Environnement 10 F Facturer 30 H Historique des archives 43 I Intuiciel 11 M Mot de passe 37 P Purge 41 R Règlements 33 Remplissage automatique 26 Restauration 40 S Saisie document 27 Sauvegarde 39 T Trouvtoo 11 Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Ciel Gestion Commerciale Evolution Sage Activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829CSommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide électronique........................................................................................ 9 Menu Dossier............................................................................................10 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11 Nouveau................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 18 Fermer................................................................................................................................... 20 Paramètres ............................................................................................................................ 21 Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 33 Options ................................................................................................................................. 36 Imports ................................................................................................................................. 41 Exports.................................................................................................................................. 41 Mise en page ......................................................................................................................... 42 Imprimer ............................................................................................................................... 43 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 43 Impressions........................................................................................................................... 44 Mot de passe......................................................................................................................... 45 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 47 Quitter................................................................................................................................... 55 Menu Edition.............................................................................................56 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57 Annuler ................................................................................................................................. 58 Couper .................................................................................................................................. 58 Copier ................................................................................................................................... 58 Coller .................................................................................................................................... 58 Effacer................................................................................................................................... 58 Fiches.................................................................................................................................... 59 Sélectionner tout ................................................................................................................... 59 Rechercher ............................................................................................................................ 59 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 60 Atteindre ............................................................................................................................... 60 Rafraîchir............................................................................................................................... 60 Tout afficher.......................................................................................................................... 60 Liste ...................................................................................................................................... 60 Menu Listes ..............................................................................................61 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 62 Clients................................................................................................................................... 63 Prospects .............................................................................................................................. 73 Fournisseurs.......................................................................................................................... 76 Représentants ....................................................................................................................... 82 Articles.................................................................................................................................. 85 Familles articles..................................................................................................................... 99 Remises/Promotions ........................................................................................................... 102 Dépôts ................................................................................................................................ 107 Mouvements de stock.......................................................................................................... 113 Ordres de production .......................................................................................................... 116 Affaires ............................................................................................................................... 118TVA ..................................................................................................................................... 120 TPF...................................................................................................................................... 121 Banques .............................................................................................................................. 122 Modes de paiement ............................................................................................................. 125 Eco-participations ............................................................................................................... 128 Comptabilité........................................................................................................................ 130 Infos Perso. ......................................................................................................................... 134 Autres listes ........................................................................................................................ 135 Menu Ventes...........................................................................................137 Vue d’ensemble................................................................................................................... 138 Top Facture ......................................................................................................................... 139 Pièces clients....................................................................................................................... 146 Détail pièces clients............................................................................................................. 163 Devis/Pro forma .................................................................................................................. 164 Commandes ........................................................................................................................ 169 Bons de livraison (BL)........................................................................................................... 176 Factures d’acompte clients .................................................................................................. 179 Factures .............................................................................................................................. 180 Avoirs.................................................................................................................................. 185 Règlements ......................................................................................................................... 189 Abonnements clients ........................................................................................................... 195 e-Commerce ....................................................................................................................... 199 Menu Achats...........................................................................................200 Vue d’ensemble................................................................................................................... 201 Pièces fournisseurs.............................................................................................................. 202 Détail pièces fournisseurs.................................................................................................... 217 Commandes ........................................................................................................................ 218 Bons de réception (BR).........................................................................................................219 Factures d’acompte fournisseurs ......................................................................................... 221 Factures .............................................................................................................................. 222 Avoirs................................................................................................................................. 223 Règlements ......................................................................................................................... 223 Abonnements fournisseurs.................................................................................................. 223 Menu Traitements...................................................................................224 Vue d’ensemble................................................................................................................... 225 Remises en banque ............................................................................................................. 226 Liaison comptable ............................................................................................................... 228 Gestion de production ......................................................................................................... 230 Commandes des articles en rupture..................................................................................... 236 Régulation des stocks..........................................................................................................237 Relance ............................................................................................................................... 238 Purge................................................................................................................................... 240 Top Clôture ......................................................................................................................... 242 Relations clients .................................................................................................................. 243 Rappels ............................................................................................................................... 245 Mise sous surveillance .........................................................................................................247Menu Etats..............................................................................................249 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 250 Liste des états disponibles................................................................................................... 251 Portefeuille des commandes ................................................................................................ 252 Commandes non livrées ...................................................................................................... 254 Relevé de comptes............................................................................................................... 255 Echéancier........................................................................................................................... 256 Evolution des ventes............................................................................................................ 257 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 258 Encours Clients.................................................................................................................... 259 Relance client ...................................................................................................................... 260 Mailing ................................................................................................................................ 262 Suivi des stocks................................................................................................................... 263 Inventaire des articles.......................................................................................................... 264 Catalogue des articles .........................................................................................................265 Articles par dépôt................................................................................................................ 266 Nomenclature des articles ................................................................................................... 267 Capacité de fabrication........................................................................................................267 Etats récapitulatifs............................................................................................................... 268 Menu Divers............................................................................................269 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 270 Analyseur commercial ventes............................................................................................... 271 Analyseur commercial achats............................................................................................... 273 Statistiques globales............................................................................................................ 274 Statistiques ......................................................................................................................... 275 Objectifs.............................................................................................................................. 276 Répartition par famille......................................................................................................... 277 Importer.............................................................................................................................. 278 Historique archivages DGFiP ................................................................................................ 278 Démarrer version < 2006 .................................................................................................... 279 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 279 Messagerie .......................................................................................................................... 279 Menu Fenêtres ........................................................................................280 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 281 Fermer................................................................................................................................. 281 Tout fermer......................................................................................................................... 281 Suivante .............................................................................................................................. 281 Précédente .......................................................................................................................... 281 Cascade............................................................................................................................... 282 Mosaïque............................................................................................................................. 282 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 283 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 287 Afficher la barre de statut....................................................................................................287Menu Aide ..............................................................................................288 Vue d’ensemble .................................................................................................................. 289 Index................................................................................................................................... 289 Aide contextuelle ................................................................................................................ 289 Besoin d’aide....................................................................................................................... 290 Informations de dernière minute ......................................................................................... 290 Démo rapide........................................................................................................................ 290 Formation Flash................................................................................................................... 290 Manuel de référence ............................................................................................................290 Annexes .............................................................................................................................. 291 Manuel générateur d’états ................................................................................................... 291 Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 291 Infos mise à jour.................................................................................................................. 291 A propos de......................................................................................................................... 291 Index ......................................................................................................2927 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Informations de dernière minute Il présente les nouveautés de la version et les informations de dernière minute. Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application. Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités : • A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. • A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : Manuels papier • pour Ciel Gestion Commerciale : le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • pour Ciel Gestion Commerciale Evolution : le guide de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. Manuels électroniques (au format PDF) • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes accessible depuis le menu AIDE. Ce manuel spécifique décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. Ce manuel est également accessible depuis le menu AIDE. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas pré- sente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez Inventaire dans la zone Rechercher puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Paramètres Ciel Mobile Live Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 11 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données ou bien de les supprimer.Menu Dossier 12 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le nom de votre société ou association puis cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 2. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Facture. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'option Récupérer un dossier de Ciel Devis Facture dans Ciel Gestion Commerciale puis cliquez sur le bouton [OK]. Création d’un nouveau dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Monnaie du dossier Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez à ce stade créer la monnaie du dossier. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, 2. dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 3. cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 4. Cliquez sur le bouton . 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques.Menu Dossier 13 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Paramétrage des décimales 8. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 9. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Par défaut]. Choix du mode de création 10. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 13. • Mode de création détaillé en 9 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 14. Création rapide d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé.Menu Dossier 14 Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l'aide de l'assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre activité et le nom du dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir : • les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 24. • les paramètres de numérotation. Voir Paramètres Numérotation, page 27. • les paramètres de votre banque principale. Voir Paramètres Banque principale, page 28. Troisième étape : logo Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.Menu Dossier 15 Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Quatrième étape : familles articles La troisième étape vous permet de créer vos familles d’articles. Créer une famille d’articles Voir Créer une famille d’articles, page 99. Modifier une famille d’articles Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille d’articles Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Cinquième étape : articles La quatrième étape vous permet de créer vos articles. Créer un article Voir Créer un article, page 85. Modifier un article Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. * Deux articles sont créés par défaut : ArtAuto et ArtDivers. • Article divers Cet article est utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. • Article automatique Cet article est utilisé par défaut pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d'acompte, remboursement d'avoir).Menu Dossier 16 Ces articles sont considérés comme «utilisés» s'il sont définis par défaut dans les Paramètres facturation onglet Options. Vous ne pouvez donc pas les supprimer. En revanche, vous pouvez les modifier. Sixième étape : clients La cinquième étape vous permet de créer vos clients. Créer un client Voir Créer un client, page 64. Modifier un client Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un client Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Septième étape : fournisseurs La sixième étape vous permet de créer vos fournisseurs. Créer un fournisseur Voir Créer un fournisseur, page 77. Modifier un fournisseur Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un fournisseur Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Huitième étape : représentants La septième étape vous permet de créer vos représentants. Créer un représentant Voir Créer un représentant, page 82. Modifier un représentant Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].Menu Dossier 17 Supprimer un représentant Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • saisir une pièce commerciale à l’aide de l’assistant Top Facture. Voir Top Facture, page 139. • visualiser la démonstration rapide de votre logiciel 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Récupération d’un dossier Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion Commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture ou Ciel Facturation Facile. 1. Sélectionnez le dossier de Ciel Devis Facture ou de Facturation Facile à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion Commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer]. * Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.Menu Dossier 18 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton . Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 3. Si un mot de passe est attribué au dossier, une fenêtre s'affiche et vous devez le saisir. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. * Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé.Menu Dossier 19 En mode avancé Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ. Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications.Menu Dossier 20 Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 21 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert comptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées Identification 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 22 5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape sont récupérées dans les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Coordonnées 6. Indiquez le numéro de Téléphone, le Fax, l'adresse E-mail et éventuellement l'adresse du site Internet de votre entreprise. 7. Indiquez ensuite le titre et le nom Responsable. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez ensuite son Activité et Code société. 3. Saisissez si vous le souhaitez le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Paramètres Comptabilité ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Onglet Paramètres 1. Indiquez les dates suivantes : • dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • dates de Début et de fin de période de saisie • date de Début des objectifs.Menu Dossier 23 * La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. L’icône , située en fin de zone, vous permet de consulter le calendrier et de choisir une date. TVA sur ventes / TVA sur achats 2. Définissez dans cette zone le type de TVA sur les ventes (clients) et sur les achats (fournisseurs). 3. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. 4. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Ainsi lors de la génération des écritures en comptabilité les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. Réglages compta Cliquez sur le bouton pour accéder à la fenêtre de paramétrage des comptes (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Journaux par défaut / Principaux comptes par défaut Vous pouvez définir les éléments qui seront pris en compte par défaut : • les racines des principaux comptes comptables (achats, ventes, clients, fournisseurs), • les codes des principaux journaux (journaux d'achat, de vente et de banque). Onglet Comptes Cet onglet vous permet de paramétrer : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), 5. lUne fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Attention ! La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 24 Paramètres Facturation ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Divers Cet onglet regroupe les informations spécifiques à la loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. 1. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 2. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 3. Dans la zone inférieure de la fenêtre saisissez les autres informations que vous souhaitez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). Onglet Saisie Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Alerte sur les pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Article bloqué. • Client bloqué. • Quantité insuffisante sur stock (alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible). • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC.Menu Dossier 25 • Nature soumises à taxes. Si des clients sont en mode de TVA C.E.E., Hors C.E.E ou Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) : cette option permet d’activer l’alerte qui vous prévient qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. • Encours client dépassé : en cochant cette option, le dépassement de l’encours client vous est signalé au moment de la validation de sa facture. • Remises/Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. Gestion des clients Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. Si vous cochez Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Mode de calcul des statistiques articles Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. Les escomptes seront pris en compte si vous cochez la case Comptabiliser l’escompte. Statistiques représentants Si vous cochez l'option Factures et avoirs validés, les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. Si vous cochez la case Factures réglées, les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Autres Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez le code article. Le programme effectue le même type de vérification lorsque les cases Contrôle clé RIB et Contrôle du N.I.I sont cochées. Cocher la case Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre exemplaire facture de l'onglet Complément de la fiche client. Voir Onglet Complément, page 67. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Gestion 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. Article par défaut 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. Le code article défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, dépôt, code TVA ou TPF, etc. 3. Vous devez également définir un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales (factures d’acompte, remboursement d’avoir). * Ces deux codes sont obligatoires. S'il ne sont pas renseignés, un message l'indique. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions.Menu Dossier 26 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code client. Le code client défini dans cette zone s'affichera automatiquement dès que vous saisirez une information de type prix, quantité, etc. 6. Sélectionnez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code fournisseur. 7. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, lettres de relances). • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les nomenclatures. Stocks Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des stocks. 8. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. * Dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants : • validation de factures fournisseurs, • entrées «manuelles» de stock direct, • validation d'ordre d'assemblage. Onglet Relances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Cet onglet permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). 9. Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. 10.Une fois que vous avez défini tous les paramètres de facturation, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Dossier 27 Paramètres Numérotation ) menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Codes Bases 1. Saisissez le code d'origine pour les bases pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Saisissez C0001 pour le fichier Clients. Lors de la création d'une fiche Client, le premier code proposé sera C0001. Pour la création de la fiche suivante, le logiciel indiquera automatiquement C0002. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Codes Pièces Le principe est identique à celui des Codes bases. 3. Saisissez le code d'origine pour les pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. Exemple Avant utilisation du logiciel, le numéro de la dernière facture que vous avez faite manuellement correspondait à FA971249. Pour paramétrer l’incrémentation automatique des numéros de factures à la suite de la dernière facture émise, saisissez le numéro FA971250 dans la zone Factures. 4. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique.Menu Dossier 28 Paramètres Banque principale ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet onglet regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société. Onglet Coordonnées 1. Saisissez le Code et le Nom de la banque. 2. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur. 3. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'établissement bancaire * En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez redirigé vers le site Internet de la banque. Onglet R.I.B./Divers Identification 4. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre banque. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 5. Indiquez le R.I.B proprement dit : le code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B. 6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire. Divers 7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône puis le montant de découvert autorisé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Onglet Infos Dailly L'onglet Infos Dailly permet de saisir les coordonnées bancaires et postales de la société d'affacturage à laquelle vous êtes rattaché. 8. Saisissez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.Menu Dossier 29 * Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). Siège social 9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site Internet). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Paramètres des calculs sur la quantité ) Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ. Les calculs sur les quantités sont des règles que vous créez dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple Vous vendez des bobines de fil électrique au mètre. Le calcul sur la quantité vous permet de calculer le nombre de bobines à facturer en fonction de la longueur que le client veut. Ainsi, lorsque vous saisirez une pièce commerciale, vous indiquerez la longueur souhaité par le client dans la zone Quantité. Et, en appelant la règle de calcul, la conversion sera automatiquement réalisée. Toutes les règles définies y compris lors des saisies clients sont listées dans cette fenêtre. Définir une règle Au préalable 1. Réalisez manuellement le calcul que vous voulez définir. Par exemple, vous vendez des étagères de 1,80×0,40m avec un prix de vente au M². Un client vous commande 4 étagères. Vous devez calculer la surface que représente cette quantité de 4 pour obtenir le prix de vente exact. La règle de calcul sera la suivante : Quantité×(longueur×largeur). 2. Créez les rubriques qui ne sont pas par défaut dans la fiche article, par le menu LISTES, commande INFOS PERSO. Dans l’exemple, il s’agit des rubriques : Longueur et Largeur. Voir Créer une rubrique personnalisées, page 134. Saisir la règle de calcul * Une règle peut être directement définie lors de la saisie d’une pièce commerciale de vente via le bouton . 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. Une règle de calcul est constituée de rubriques, de fonctions, d’opérateurs numériques ou d’un texte. Vous la saisissez dans la zone Valeur à utiliser.Menu Dossier 30 Insérer une rubrique Exemple 1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur l’icône . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez la rubrique dont la valeur sera prise en compte dans le calcul. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Insérer une fonction 1. Cliquez sur le bouton et choisissez une fonction. Par exemple, si vous voulez que la quantité soit arrondie, utilisez la fonction Arr. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Dans l’exemple, il s’agit de la rubrique Qté. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. LPour plus de détails sur les fonctions, reportez-vous aux Annexes, au chapitre L’éditeur de scripts, paragraphe Les fonctions. Insérer des opérateurs, du texte Vous disposez en bas de la fenêtre d’opérateurs numériques et de boutons servant à la syntaxe. * Le texte doit être mis entre guillemets sans quoi votre formule comportera des erreurs. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets ou un espace. Modifier une règle 1. Sélectionnez dans la liste le calcul à changer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle * La suppression d’une règle n’annule pas les calculs déjà réalisés avec celle-ci en saisie de vente. 1. Sélectionnez dans la liste le calcul à effacer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Rubrique Rubriques personnalisées, créées via le menu Listes, commande Infos perso.Menu Dossier 31 Dupliquer 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel Gestion Commerciale. Dans ce dernier cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la commande PASSER EN EXTERNE ou PASSER EN INTERNE. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante dans Ciel Gestion Commerciale, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Dossier 32 • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Menu Dossier 33 Ciel Mobile Live ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. LPour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 34. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.Menu Dossier 34 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.Menu Dossier 35 Informations de connexion ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 36 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 37 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. Pour créer un pays 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. Pour créer un pays manuellement 1. Double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 2. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langue, Pays de rattachement et Continent.Menu Dossier 38 États paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà. LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible depuis le menu AIDE. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale. * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] . Choix du fichier à importer 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].Menu Dossier 39 Plusieurs formats sont disponibles : • CSV. • Délimité. • DBF. • Longueur fixe. • Standard Ciel Windows™. • Fichier XML. • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier. • Caractères de remplissage. • Séparateurs d'enregistrements. • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Dossier 40 Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 41 Imports ) Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Elle vous permet d’importer une liste d’états. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients ou des fournisseurs est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 42 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de définir votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. L'option Copies groupées vous permet, lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'ayez pas à les trier manuellement une fois imprimés. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option, votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option, votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher l’option Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 43 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . • L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique.Menu Dossier 44 Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 45 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. * Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points sinon elle est vide. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre Mot de passe s'affiche. 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. * Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le mot de passe actuel et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.Menu Dossier 46 Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 47 Sauvegarde/Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. • Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE du menu DOSSIER. * Si vous n'avez pas encore de site e-Sauvegarde, l'application vous propose automatiquement de créer un site. Voir Créer le site, page 51. • Une fenêtre affiche la progression du traitement en cours. Une fois que celle-ci n'est plus à l'écran, votre sauvegarde en ligne est effectuée. Vous retrouverez votre sauvegarde sur votre site. Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.Menu Dossier 48 * Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 3. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir e-Sauvegarde, page 47. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton situé en fin de zone et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possè- dent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde via le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉ- FÉRENCES - SAUVEGARDE. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes accessible dans le menu AIDE. e-Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Votre restauration s’effectue en ligne. Vous pourrez y accéder depuis votre site. Le principe est le même que la sauvegarde en ligne (e-sauvegarde). A l’activation de cette commande, il vous sera demandé de choisir le mode de restauration, comme pour la restauration de votre dossier sur votre système informatique. Voir Restauration, page 49. 1. Une fois le mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Sélectionnez le format e-Sauvegarde à l’aide du menu déroulant. 3. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Dossier 49 Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 50 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Identifiez-vous puis cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION, puis activez la commande E-RESTAURATION.Menu Dossier 51 Créer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - CRÉER LE SITE Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : Menu Dossier 52 • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude. Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé.Menu Dossier 53 * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Accéder au site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - ACCÉDER AU SITE La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.Menu Dossier 54 Supprimer le site ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SUPPRIMER LE SITE La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 55 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. LReportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 57 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 58 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 59 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un article contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un article dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les éléments répondant à votre recherche.Menu Edition 60 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en bas de la plupart des fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.Clients, Prospects Fournisseurs, Représentants Articles, Familles articles Remises/promotions Dépôts, Mouvements de stock, Ordre de production Affaires TVA, TPF Banques, Modes de paiement Eco-participations Comptabilité Infos Perso, Autres listes Menu ListesMenu Listes 62 Vue d’ensemble Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez passer en revue les différentes listes de votre dossier. Dans la plupart des fiches qui composent le menu LISTES (clients, fournisseurs, articles, familles d’articles, représentants), vous trouverez des boutons vous permettant d'accéder plus rapidement à certaines informations. Le bouton [Créer] génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code. Cette fiche s'ajoute dans la liste, à la suite des autres fiches. Les boutons de navigation permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste. Ainsi, vous visualisez très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les composent. La flèche, située à l'extrême gauche, permet de consulter la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du milieu permettent d'afficher respectivement la fiche précédente ou suivante. Le bouton permet d’atteindre un élément rapidement. Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours sont conservées lorsque vous cliquez sur un des boutons magnétoscopes.Menu Listes 63 Clients ) Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au client sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.Menu Listes 64 Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un client. 1. Sélectionnez dans la liste le client pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Créer un client 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code du Représentant. L’icône Liste permet d'accéder aux données saisies à partir du menu LISTES commande REPRÉSENTANTS. Le nom correspondant au code sélectionné s'affiche. L'affectation d'un représentant au client permet de calculer les statistiques et les commissions basées sur le chiffre d'affaires ou sur les encaissements.Menu Listes 65 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements. Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de règlement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque. Exemple Le client peut être bon, moyen ou mauvais payeur. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. Plusieurs opérations sont possibles concernant un client bloqué : • Vous pourrez effectuer une Recherche sur cet élément pour répertorier tous les clients pour lesquels vous avez coché cette case. • Vous pouvez aussi demander l'affichage systématique d'un message informant qu'un client est déclaré bloqué en cochant l'option correspondante dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies - alertes sur les pièces commerciales. • Vous pouvez modifier les paramètres (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisies - gestion des clients) de manière à ce que le client soit automatiquement bloqué lorsqu'il dépasse l'encours autorisé. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. * Si vous ne cochez pas cette case dans la fiche client, vous pouvez quand même obtenir le relevé de comptes pour tous les clients. Pour cela, cochez la case Inclure les autres clients lors du paramétrage de l'état de RELEVÉ DE COMPTES dans la zone Options. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du client. Cette adresse est utilisée pour les piè- ces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes, • avoirs, • factures et pro forma/devis, • traites. En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression indiquée dans l'onglet Informations Tiers de la pièce commerciale en cours. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du client.Menu Listes 66 Localisation et vérification d’adresse Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans la fiche Client. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. Vous revenez à la fiche du Client. Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Onglet Livraison Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Livraison du client. Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu la modifier. 1. Saisissez si besoin l'adresse postale de livraison du client. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Saisissez les coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable), Fax, Télex, l’adresse électronique, l'adresse Internet. 4. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de livraison n’est plus correcte. 5. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de livraison pour le fournisseur. L’adresse de facturation est proposée par défaut en adresse de livraison. Vous pouvez la modifier.Menu Listes 67 Pour revenir à la fenêtre de l'adresse de livraison, cliquez sur le bouton . Localisation et vérification d’adresse Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse de facturation du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature • Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 1. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 2. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.Menu Listes 68 Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables L’icône d’appel de liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Divers 3. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. Voir Onglet Tarifs, page 100. 4. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 5. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 6. Les pièces commerciales du client peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez l'option Facturer en TTC. Affaire 7. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, nom de la société, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Relations Client La fonction RELATIONS CLIENTS vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Il peut s'agir d'un entretien téléphonique, la présentation commerciale d'un produit. De même, cela peut concerner une action ou un projet que vous devez réaliser dans les jours qui viennent. Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Voir Relations clients, page 243.Menu Listes 69 Onglet Banque 1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. * Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. * Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Cet onglet présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). 5. Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. 6. Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Exemple Client régulier - Grosses commandes - Relations importantes. Modification de l’encours initial Cette fonction vous permet de modifier l'encours défini au départ pour le client. Lorsque vous modifiez l'encours initial, le montant de l'encours total est automatiquement modifié. 1. Dans la fiche du client, faites un clic-droit et sélectionnez la commande MODIFICATION ENCOURS INITIAL. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nouveau montant de l’encours initial du client. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 70 Modifier un client 1. Pour modifier un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Client s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un client 1. Pour supprimer un client, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale client Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des clients, une pièce commerciale pour le client sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (devis, facture, commande) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Effectuer un règlement client La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des clients, un règlement pour le client sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 190. Informations légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. * Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 1. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 2. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (téléphone, fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 3. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Les actions sur les clients Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au client sélectionné. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la liste des clients.Menu Listes 71 Vous pouvez créer un devis, créer une facture, créer un règlement, visualiser les statistiques, les objectifs, l'historique des pièces du client, l'historique des règlements du client. Les états disponibles Les commandes RELANCE et MAILING affiche la liste des états prédéfinis correspondants (offre promotionnelle, annonce des soldes, relance avec infos pénalités de retard). LPour plus d’informations sur ces états reportez-vous au paragraphe “Relance client”, page 260 et “Mailing”, page 262. Le suivi des clients Statistiques Les statistiques peuvent s'appliquer aux éléments suivants : • Clients, • Fournisseurs, • Articles. Les statistiques clients, fournisseurs ou articles sont directement disponibles à partir de la fenêtre Liste des clients, Liste des fournisseurs ou Liste des articles. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou imprimées. Elles sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 1. Indiquez dans les zones Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette semaine, cette année etc.).Menu Listes 72 Objectifs Le logiciel gère les objectifs (clients, fournisseurs, familles d'articles, etc.) sur une année ; le paramétrage par défaut de l'année s'effectue via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION (Date de début et date de fin des objectifs). La fenêtre Objectifs vous permet de comparer, visualiser, imprimer (icône impression) sous forme de graphiques les valeurs du CA et celles des objectifs. 1. Indiquez dans les zone Du...Au la période à prendre en compte. 2. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces saisies pour un client. Voir Détail pièces clients, page 163. Historique pièces clients L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales clients. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces clients, page 146. Historique règlement La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements du client sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 189. Fonctions du menu Contextuel (clic-droit) Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 243. Consulter la pièce * Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant). Vous pouvez visualiser les fiches des pièces afférentes au client sélectionné. Pour cela faites un clic-droit sur une pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.Menu Listes 73 Prospects ) Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Dans ce cas, vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au prospect sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard de la fiche d'un prospect. 1. Sélectionnez dans la liste le prospect pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche alors à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre client dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un prospect Cette commande vous permet d'enregistrer un nouveau prospect. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. Saisissez le Code, le Nom du prospect et éventuellement son numéro de SIRET. 3. Sélectionnez ensuite son Représentant et la Famille auquel il appartient. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du prospect. * Cette adresse est utilisée pour les devis. 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du prospect. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ensuite le numéro de Téléphone du prospect (fixe, portable), le Fax, le Télex, l'e-mail, éventuelle-Menu Listes 74 ment l'adresse de son site Internet. 4. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Localisation et vérification d’adresse Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse de facturation du prospect afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre prospect). Onglet Complément Nature Les éléments de cette zone sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant le Mode de TVA. • Local : pour les prospects se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • CEE : dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Hors CEE : si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • Suspension de taxe : pour les prospects non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du prospect notamment pour le mode Suspension de taxes. 2. Indiquez le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA du prospect utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. Divers La date de création de la fiche prospect est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un prospect en fonction de sa date de création. Sélectionnez le mode de règlement et le taux de remise appliqué. Tarifs Si utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au prospect. Si vous Facturez en TTC, cochez cette option. Onglet Contacts * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Contacts, page 68. Onglet Relations Clients * La gestion des prospects est quasi identique à celle des clients. Pour des informations détaillées sur cet onglet Voir Onglet Relations Client, page 68. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le prospect. Modifier un prospect 1. Pour modifier un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Prospect s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Listes 75 Supprimer un prospect 1. Pour supprimer un prospect, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les options prospects Les boutons situés en haut de la liste vous permettent d'activer certaines commandes liées aux prospects. Ces commandes sont aussi accessibles en activant le menu CONTEXTUEL depuis la fiche d'un prospect. • Convertir le prospect sélectionné en client. • Mailing. • Tâches. • Historique Pièces. • Détail des ventes du prospect sélectionné. Les infos légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre prospect via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du prospect doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Convertir le prospect sélectionné en client 1. Définissez dans ce cas les paramètres à prendre en compte lors du changement d'un prospect en client. Vous pouvez : • Garder le même Code. • Utiliser la numérotation automatique des clients. • Affecter le code client de votre choix. 2. Cochez la case Ouvrir le client pour ouvrir la fiche du client après la conversion. * Vous pouvez convertir plusieurs prospects en clients via une sélection multiple (pour cela, maintenez la touche de votre clavier enfoncée). Si vous souhaitez appliquer le choix de la numérotation à tous les prospects sélectionnés, cochez l'option Appliquer à tous. 3. Cliquez sur [OK] pour valider.Menu Listes 76 Fournisseurs ) Menu LISTES - commande FOURNISSEURS La liste des fournisseurs présente les mêmes particularités que celle des clients. Cette fenêtre contient au fur et à mesure de leur création, la liste des fournisseurs identifiés par leur code, leur nom, leur famille, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et des regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, toutes les pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la fiche d'un fournisseur. 1. Sélectionnez dans la liste le fournisseur pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre fournisseur dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus.Menu Listes 77 Créer un fournisseur 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du fournisseur * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 3. Saisissez le Nom du fournisseur. 4. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 6. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 7. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 8. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Cette adresse est utilisée pour les pièces commerciales suivantes : • accusés de réception de commandes • avoirs • factures et pro forma/devis 1. Saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 4. Cliquez sur le bouton pour consulter et déterminer éventuellement une (ou plusieurs autres adresses) de facturation pour le fournisseur. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la saisie.Menu Listes 78 Localisation et vérification de l’adresse du fournisseur Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Voir Bouton [Vérifier], page 66. Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows™), vous pouvez lui attribuer un code analytique. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Divers 5. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 6. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt du fournisseur. 7. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création.Menu Listes 79 8. Les pièces commerciales du fournisseur peuvent directement être calculées en TTC. Pour cela, cochez l'option Facturer en TTC. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Le contact indiqué en première ligne (en gras) est considéré comme étant le contact principal. 1. Cliquez sur le bouton pour saisir un nouveau contact. 2. Saisissez les informations du contact (nom du contact, fonction, téléphone, email, etc.). 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton . Onglet Banque 1. Indiquez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. * Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Les informations concernant la domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Menu Listes 80 Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Exemple Fournisseur régulier - Livraisons dans les délais. Modifier un fournisseur 1. Pour modifier un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Fournisseur s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un fournisseur 1. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisir une pièce commerciale fournisseur Le bouton vous permet de créer, depuis la liste des fournisseurs, une pièce commerciale pour le fournisseur sélectionné. Sélectionnez dans le menu déroulant la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture) à créer. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Effectuer un règlement fournisseur La bouton vous permet de saisir, depuis la liste des fournisseurs, un règlement pour le fournisseur sélectionné. La fenêtre Nouveau règlement s’affiche. Elle vous permet d’indiquer toutes les informations nécessaires à la saisie du règlement. Voir Saisir un règlement, page 190. Les actions sur les fournisseurs Les boutons situés en haut de la fenêtre vous permettent d'activer certaines commandes relatives au fournisseur sélectionné. Ces commandes sont également accessibles par le menu CONTEXTUEL à partir de la liste des fournisseurs.Menu Listes 81 Informations légales Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. Le suivi des fournisseurs Statistiques fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les statistiques fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs fournisseurs Cette commande vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Historique pièces L'historique constitue un outil de suivi et de contrôle des pièces commerciales fournisseurs. La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de toutes les pièces commerciales du fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter ou les modifier. Voir Pièces fournisseurs, page 202. Historique règlements La fenêtre à laquelle vous accédez affiche la liste de tous les règlements effectués pour le fournisseur sélectionné. Vous pouvez ainsi les consulter rapidement. Voir Règlements, page 189. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Tâche Cette commande permet de créer une tâche dans votre agenda concernant le fournisseur sélectionné. Voir Relations clients, page 243. Consulter la pièce * Cette option est accessible quand Afficher le détail est activée (coche devant). Vous pouvez visualiser les fiches des pièces commerciales afférentes au fournisseur sélectionné. Pour cela, faites un clic-droit sur la pièce et choisissez la commande CONSULTER LA PIÈCE.Menu Listes 82 Représentants ) Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Ces éléments sont visibles dans la liste selon le paramétrage des colonnes que vous déterminez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des colonnes et sur les Intuilistes©, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant. Activer l'aperçu de la fiche du représentant 1. Sélectionnez dans la liste le représentant pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre représentant dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un représentant 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du représentant * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Représentants à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code représentant s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.Menu Listes 83 Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 3. Saisissez le Nom du représentant. 4. Cliquez sur le bouton commentaire pour saisir si besoin un commentaire. 5. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection la Fonction du représentant ainsi que la Région dans laquelle il prospecte. 6. Saisissez l'adresse postale du représentant. 7. Précisez ensuite ses coordonnées téléphoniques (téléphone fixe, portable, Fax, Télex) ainsi que son adresse électronique. La zone Commissions vous permet de déterminer un Taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour chaque famille d'articles. Plusieurs cas de figures peuvent se présenter : • Taux de commission général et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui pré- vaut sur la commission générale. • Uniquement taux de commission général renseigné C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant. • Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission pour une famille d'articles renseigné(s) L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore plus précise et complète des taux de commissions. Localiser le représentant • Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre représentant). Pour créer un taux de commission général 1. Saisissez la valeur dans la zone Taux. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour créer un taux de commission pour une famille d'articles 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la colonne Familles d'articles, saisissez le code de la famille pour laquelle vous voulez saisir un taux. Cliquez sur l’icône Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le code de la Famille dans la liste que vous obtenez. 3. Saisissez le taux de la commission à prendre en compte pour cette famille dans la colonne Commissions. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Le bouton permet d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau des commissions par famille.Menu Listes 84 Modifier un représentant 1. Pour modifier un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Représentant s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un représentant 1. Pour supprimer un représentant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser et vérifier l’adresse d’un représentant Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle du représentant). Le suivi des représentants Statistiques Cette commande vous permet d’afficher les statistiques du représentant. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces de vente saisies pour un représentant. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces d’achat saisies pour un représentant. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217.Menu Listes 85 Articles ) Menu LISTES - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou les produits annexes (port, etc.). LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Afficher l'aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche article. 1. Sélectionnez dans la liste l'article pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton . et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre article dans liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. LPour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Créer un article 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification de l’article Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.Menu Listes 86 * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 3. Saisissez le Libellé de l'article. 4. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Exemple Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider. * Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. 5. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 6. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). Cette zone permet aussi de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs.Menu Listes 87 Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé). * Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. Vous pouvez aussi choisir un taux de TPF (Taxe Para Fiscale) si vous êtes soumis à cette taxe. PAMP Le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu Listes - mouvements de stock) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.Menu Listes 88 C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées de façon combinée suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients. * Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.Menu Listes 89 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique. * Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. • Pour ajouter une nouvelle ligne au tableau, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une ligne de la grille des tarifs, cliquez sur le bouton . Le menu déroulant vous permet d'effectuer certains traitements sur les tarifs : Modifier le libellé d'un tarif Cette commande vous permet de changer le Libellé d'un tarif. 1. Sélectionnez le tarif à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Saisissez le nouveau libellé puis cliquez sur [OK]. Affecter à un article le même tarif qu'un autre article 1. Activez cette commande si vous souhaitez, pour gagner du temps, appliquer à un article la grille de tarifs d'un autre article. 2. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'article contenant la grille des tarifs à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La grille des tarifs est appliquée à l'article en cours. Appliquer un pourcentage à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un pourcentage à une sélection. Saisissez le pourcentage à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pourcentage est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Appliquer un coefficient à la sélection Cette commande vous permet d'affecter un coefficient à une sélection. Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation.Menu Listes 90 Saisissez le coefficient à appliquer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le coefficient est automatiquement repris dans la zone sélectionnée. Ajouter une valeur à la sélection Cette commande vous permet d'ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur à ajouter puis cliquez sur le bouton [OK]. La valeur est ajoutée au montant de la zone sélectionnée. Exemple Sélectionnez une zone Quantité. La valeur inscrite est 20. Activez la commande Ajouter une valeur à une sélection. Saisissez la valeur 10. La quantité est automatiquement modifiée et passe à 30. Mode Modification / Mode Visualisation Dans la grille des tarifs, deux modes sont disponibles : • Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. • Pour effectuer des modifications, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Onglet Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gestion de stock de la fenêtre Article. Vous pouvez visualiser les quantités en stock dans chaque dépôt. Cette liste est mise à jour au fur et à mesure des entrées et/ou des sorties de stock dans le dépôt. 1. Cliquez sur le bouton [Mouvements] pour visualiser la liste de tous les mouvements de stock associés à l'article. Voir Mouvements de stock, page 113. 2. Cliquez sur le bouton [Transferts entre dépôt] pour transférer l'article vers un autre dépôt. Voir Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt, page 108. 3. Pour connaître les dépôts qui possèdent l'article sélectionné en stock cochez l'option N'afficher que les dépôts qui ont du stock de cet article. Modifier le stock d’un article 1. Pour modifier le stock de l'article dans le dépôt sélectionné, activez la commande MODIFIER LE STOCK du menu CONTEXTUEL. 2. La fenêtre de modification du stock s'affiche. Double-cliquez dans la colonne stock pour saisir le nouveau stock de l'article. * Les transferts peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou pour l'ensemble des articles référencés sur le site. Pour cela, activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔTS.Menu Listes 91 Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Vous pouvez attacher ou importer la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Importer une image 1. Cliquez sur le lien importer une image ou activez le menu CONTEXTUEL commande IMPORTER. 2. La fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez l'image à importer. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L'image s'affiche dans la zone Photo. 4. Vous pouvez à l'aide du bouton ajuster le zoom de la photo. Vous pouvez supprimer définitivement la photo. Pour cela, sélectionnez la commande EFFACER du menu CONTEXTUEL. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Commerciale pour Windows™ gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER.Voir Paramètres Facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série. * Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 4. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide de l’icône Liste l'éco-participation correspondante. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • le dépôt favori, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). Conditionnement 10.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat. Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplé- mentaires sur l'article.Menu Listes 92 Onglet Nomenclature * Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures. Créer une nomenclature d’article à un niveau 1. Cliquez sur le bouton dans l'onglet Nomenclature de la fiche article. 2. Sélectionnez le premier article qui entre dans la composition puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Répétez l'opération pour les autres articles qui composent votre nomenclature. Après avoir renseigné les différents composants, vous pouvez calculer automatiquement le prix du composé en fonction de la somme matricielle des prix des composants. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . 5. Vous pouvez également mettre à jour la désignation longue de l'article composé à partir des libellés des articles de sa nomenclature. Pour cela, cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer la mise à jour, cliquez alors sur [Oui]. • Pour visualiser la liste des composés de la nomenclature sélectionnée, cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une nomenclature, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 93 Gestion des nomenclatures multi-niveaux Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. * On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles, vous pourrez effectuer des assemblages. Voir Créer un ordre d’assemblage, page 230. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de «Solution» qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion Commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack «Solution Plus» qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article «Solution Plus» regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'ASSEMBLAGE, de désassemblage ou d'ANNULATION D'ASSEMBLAGE. Si vous gérez votre stock en multi-dépôts... Lors d’un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s’affiche. L’ordre dans lequel les dépôts s’affichent, est respecté.Voir Gestion de production, page 230. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide de l’icône Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. Voir Onglet Comptabilité, page 100. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.Menu Listes 94 Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Exemple Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans. 3. Une fois que vous avez fini de saisir l’article, cliquez sur le bouton [OK]. Les options sur une fiche article Depuis une fiche article, vous pouvez accéder directement à différentes commandes via les boutons situés en haut de la fenêtre, dans le groupe Suivi. Statistiques articles Cette commande vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs articles Cette commande vous permet d’afficher les objectifs articles. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des ventes Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces clients saisies avec cet article. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Cette commande vous permet de visualiser le détail des pièces fournisseurs saisies avec cet article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un article Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Mouvements du stock Vous pouvez visualiser directement les mouvements de stock concernant l’article sélectionné. 1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Mouvements de stock, page 113.Menu Listes 95 Lancer une régulation des stocks 1. Sélectionnez l’article concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Régulation des stocks, page 237. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des articles. Ils vous permettent de : • Mettre à jour le prix des articles. • Mettre à jour les désignations longues. • Calcul prix/poids nomenclature. • Rechercher l’article par code barre. Mise à jour du prix des articles Cette commande vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Vous pouvez ne sélectionner qu'une partie de votre fichier. Etape 1 : Sélection des articles 1. Plusieurs sélections sont possibles. Modifiez selon vos besoins : • Le prix d'un article précis Cochez l'option L'article et sélectionnez l'article concerné à l'aide de l’icône Liste . • Le prix de plusieurs articles précédemment sélectionnés Cochez l'option La sélection. Les articles dont les prix seront mis à jour sont ceux que vous avez sélectionné dans la fiche article. Pour sélectionner plusieurs articles dans la liste des articles, cliquez sur les lignes correspondantes tout en maintenant la touche enfoncée. • Le prix d'une famille d'articles Pour changer les prix d'une famille d'articles, cochez l'option Une famille. • Le prix de Tous les articles Pour changer les prix de l'intégralité du fichier article activez l'option Tous les articles. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante de l'assistant. Etape 2 : Sélection des prix Vous pouvez modifier : • le prix de vente ou le coefficient de marge, • le prix d'achat. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 3 : Paramétrage des augmentations Si vous avez sélectionné l'option prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous pourrez modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (article géré en HT ou article géré en TTC) et selon le mode de gestion des prix (fixation du prix de vente ou du coefficient de marge). 4. Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à jour dans Menu Listes 96 chaque fiche article concernée. Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des articles selon un taux ou un montant fixe. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape 4 : Paramétrage des arrondis Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou diminution). Si vous ne souhaitez pas d'arrondi, aucun ajustement de prix ne sera effectué. Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes : • Méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité. • Prix psychologiques : la méthode est similaire à celle de la méthode standard mais dans ce cas, la colonne Terminer par vous permet de saisir la valeur par laquelle le prix doit se terminer. Dans ces deux cas, une fenêtre composée d'une grille s'affiche. 6. Indiquez la (les) «fourchette(s)» de prix (Prix > = à, Prix < à), la valeur (Arrondir à) et le Mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider les modifications. LReportez-vous à l’aide intégrée à l’application pour des exemples précis sur les méthodes d’arrondis. Mise à jour des désignations longues ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un ou de plusieurs articles. * Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Cochez si oui ou non vous souhaitez mettre à jour les désignations internationales. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Cochez si oui ou non vous souhaitez récupérer les libellés des nomenclatures. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la mise à jour. 7. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Continuer sans copie] ou sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Calcul prix/poids nomenclatures ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette fenêtre vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) de l'article composé. Pour calculer le prix et le poids de plusieurs articles en même temps : 1. Sélectionnez les articles souhaités. 2. Cliquez sur [Calcul prix/poids nomenclatures] dans la liste déroulante du bouton [Options]. La fenêtre Calcul des prix et poids des articles composés s'affiche.Menu Listes 97 3. Cochez les prix et poids que vous souhaitez mettre à jour. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. Recherche par code-barre ) Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. 3. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. En cliquant sur le bouton [OK], la fiche de l’article s’ouvrira. Le suivi des articles Statistiques Le bouton [Statistiques] vous permet d’afficher les statistiques articles. Elle fonctionne sur le même principe que les statistiques clients. Voir Statistiques, page 71. Objectifs Le bouton [Objectifs] vous permet d’afficher les objectifs fournisseurs. Elle fonctionne sur le même principe que les objectifs clients. Voir Objectifs, page 72. Détail des ventes Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces clients, page 163. Détail des achats Ce bouton vous permet de visualiser le détail des pièces saisies sur un article. Voir Détail pièces fournisseurs, page 217. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Liste des composés ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) LISTE DES COMPOSÉS Vous pouvez voir les éléments qui composent un article. Remplissage automatique Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres de type Liste. * La liste des rubriques qui s'affiche dépend de la liste préalablement sélectionnée. Cette fenêtre est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir.Menu Listes 98 • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique. • Valeur éventuelle utilisée par l'action. • Type de rubrique. • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action, cochez l'action à exécuter sur la rubrique. Les actions possibles Ne pas modifier : aucune modification ne sera apportée à la rubrique. Remplir avec la valeur : une valeur que vous aurez préalablement définie sera affectée à la rubrique. Effacer la rubrique : cochez cette action si vous souhaitez supprimer la rubrique. Mettre en majuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Majuscules au contenu de la rubrique. Mettre en minuscules : cette action vous permet d'appliquer l'attribut Minuscules au contenu de la rubrique. Mettre en titre : le format Titre sera affecté au contenu de la rubrique. Ajouter la valeur : cette option vous permet d'ajouter une valeur spécifique à la valeur courante de la rubrique. 2. Sélectionnez à l'aide du bouton , la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La case à cocher Utiliser une formule, affiche l'éditeur de script qui vous permet de spécifier une valeur calculée. LPour plus d'informations, reportez-vous au chapitre L'Editeur de script du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Modification du PAMP ) Menu LISTES - commande ARTICLES - (clic droit) MODIFICATION DU PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) défini pour un article sans avoir à repasser par la fiche de celui-ci. A l’activation de cette commande, le code de l'article, son libellé ainsi que l'ancien PAMP sont rappelés. 1. Saisissez le Nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.Menu Listes 99 Familles articles ) Menu LISTES - commande FAMILLES D'ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une famille d’articles. Créer une famille d’articles 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification La zone Identification vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Familles articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le Code s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. 3. Saisissez le Libellé. Onglet Complément 1. Indiquez le Code TVA ainsi que le Code TPF auxquels sera rattachée la famille d'articles. 2. La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à la vente comme à l'achat.Menu Listes 100 Exemple Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité. Dans ce cas, vous notez 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat. Le Coefficient de marge est facultatif. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraî- nera le calcul automatique d'un coefficient. 3. Saisissez la Garantie en mois. Elle correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille d'articles. 4. Indiquez éventuellement le Code du fournisseur auquel est rattaché cette famille d'articles. L’icône Liste vous permet de sélectionner dans la liste qui s'affiche un fournisseur. Onglet Comptabilité Dans cet onglet vous précisez les comptes de vente et d'achat. Ils correspondent aux comptes de charges et de produits. Si vous voulez exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité, vous devez remplir ces différentes zones. Ces comptes comptables seront automatiquement repris dans l'onglet Comptabilité de la fenêtre Article au moment de l'affectation de l'article à une famille d'articles. Voir Onglet Comptabilité, page 100. Vous pouvez attribuer un code analytique si vous effectuez une gestion analytique des familles d'articles. * Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables Onglet Tarifs Dans cet onglet, vous pouvez spécifier une grille tarifaire pour la famille d'articles. Si vous n'avez recours qu'à une seule grille de tarifs pour les différents articles d'une famille, vous pouvez dans ce cas définir une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles. * La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la famille d'articles permet d'éviter une nouvelle saisie de tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques tarifaires. Lorsque vous affecterez une famille à un article, vous pouvez reprendre les paramètres définis dans la famille d'articles. Ajouter un tarif Sélectionnez le type de tarifs (montant, % remise/prix de vente HT, coefficient/prix d'achat HT). 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez les quantités et les tarifs correspondants. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK].Menu Listes 101 Supprimer un tarif 1. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Une ligne de tarifs s'insère dans la grille. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Les outils Le bouton vous permet de MODIFIER LES LIBELLÉS DES TARIFS, d'AFFECTER À LA FAMILLE D'ARTICLES LES MÊMES TARIFS QU'UNE AUTRE FAMILLE D'ARTICLES, d’APPLIQUER UN POURCENTAGE, UN COEFFICIENT, UNE VALEUR À UNE SÉLECTION. LPour plus d’informations sur ces commandes reportez-vous au chapitre “Dépôts”, page 107. Onglet Stocks 1. Cochez la case Gestion de stock si vous effectuez un suivi de vos stocks (gestion des entrées et des sorties de stock). 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt correspondant à la famille d’articles puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Après avoir renseigné tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Le bouton vous permet de déterminer les objectifs de la famille d'articles. Cette commande est aussi accessible par le menu CONTEXTUEL depuis la liste des familles d'articles. Voir Objectifs, page 72. Modifier une famille d’articles 1. Pour modifier une famille d’articles, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Familles articles s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une famille d’articles 1. Pour supprimer une famille d’articles, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Mettre à jour Le bouton [Mettre à jour les articles] permet de copier les données de la famille dans toutes les fiches article qui appartiennent à celle-ci. Le bouton [Mettre à jour prix article] permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de vos articles. Voir Mise à jour du prix des articles, page 95.Menu Listes 102 Remises/Promotions ) Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et/ou d’articles. Créer une remise, promotion avec l’assistant L’assistant permet de créer deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. 1. Cliquez sur le bouton puis dans la fenêtre de l’assistant, cochez l’option Des rabais, remises, ristournes ou Des soldes et promotions enfin cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous avez également une autre possibilité : cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis choisissez la fonction Créer des remises ou Créer des soldes et promotions. L’assistant de création des tarifs s’affiche. Choisir les clients Vous choisissez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer une remise. Attention ! Cette étape est uniquement proposée dans le cadre d’une remise. Si vous créez une promotion, passez au paragraphe suivant : “Choisir les articles”, page 103.Menu Listes 103 2. Cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients, • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Choisir les articles Vous choisissez les articles sur lesquels seront appliqués la remise ou la promotion. 4. Cochez l’une des options proposées : • Tous les articles : la remise est applicable à tous les articles que vous avez, • Tous les articles ayant une famille : la remise est applicable à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante.Menu Listes 104 Définir le tarif 6. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. 7. Dans la dernière zone, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif . Dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis définissez les tranches. Définir les tranches Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. 1. Cliquez sur le bouton [Modifier les tranches]. La fenêtre Modifier les tranches s’affiche : 2. Les tranches peuvent s’appliquer sur le prix de l’article ou sur la quantité d’articles. Selon votre choix, cochez l’option Montant ou Quantité. Si vous choisissez l’option Montant, les tranches seront soit appliquées sur le prix HT de l’article soit sur le prix TTC si vous cochez l’option Facturer en TTC dans les pièces commerciales. 3. Indiquez dans la colonne A partir de, la valeur qui déclenchera l’application d’une remise. 4. Dans la colonne Valeur, saisissez le montant ou le pourcentage de la remise. 5. Dans la dernière colonne, précisez si la remise est en pourcentage ou en montant.Menu Listes 105 * Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. 6. Répétez l’opération pour toutes les tranches à définir. 7. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK]. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l'étape suivante. Choisir une période 9. Saisissez la période de dates sur laquelle la remise sera appliquée. Vous pouvez utilisez les icônes du calendrier . Si vous laissez les zones vides, la remise sera valable indéfiniment. 10.Cliquez sur le bouton [Suivant]. Nommer la réduction 11.Saisissez le nom de la réduction, par exemple : opération fidélité : 5% de remise. 12.Cochez l’option Ajouté dans la description de la ligne de pièce si vous voulez que le nom de la remise soit affiché dans les pièces commerciales, au niveau de la description de l’article. 13.Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une remise sans l’assistant 1. A partir de la liste des remises/promotions, cliquez sur la flèche du bouton puis choisissez la commande CRÉER SANS ASSISTANT. Cette commande est aussi accessible à l'aide du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous définissez un taux de remise sur une sélection de clients et d’articles qui sera appliqué au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. La fenêtre Nouvelle remise/promotion s'affiche.Menu Listes 106 2. Dans la zone Libellé, saisissez le nom de la remise. 3. Cochez l’option Ajouté à la description si vous voulez que l’intitulé de la remise s’affiche dans la description de l’article, sur les pièces commerciales. 4. Afin de choisir les clients qui peuvent bénéficier de la remise, cochez l’une des options proposées : • Tous les clients : la remise est applicable à tous les clients. • Tous les clients ayant une famille : la remise est applicable à tous les clients rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les clients de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • Le client : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un client en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 5. Vous choisissez les articles sur lesquels une remise peut être appliquée, pour cela cochez l’une des options : • Tous les articles. • Tous les articles ayant une famille : la remise est appliquée à tous les articles rattachés à une famille, quelle que soit sa famille. • Les articles de la famille : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez une famille. • L’article : dans ce cas, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez un article en particulier. Cette option est uniquement disponible en version Evolution. 6. Dans la zone Tarifs, cochez l’option % ou Montant et saisissez le taux ou le montant de la réduction à affecter au tarif . Dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, vous pouvez également définir la remise selon des tranches de prix ou de quantité d’articles. Cochez alors l’option Oui puis cliquez sur le bouton [Modifier les tranches]. Voir Définir les tranches, page 104. 7. Deux modes d’affichage de la remise dans les lignes des pièces commerciales sont proposés. Cochez la présentation que vous voulez adopter : • Remise sur le prix de vente : le prix est affiché directement avec la remise. Le taux ou montant de la remise n’est donc pas indiqué. • Remise ajoutée à la ligne de facturation : le taux de la remise est indiqué. Vous avez le prix de base et le prix après l’application de la remise. 8. Indiquez la période d’application de la remise à l’aide des icônes du calendrier . 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du tarif. Modifier une remise, une promotion 1. Pour modifier un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une remise, une promotion 1. Pour supprimer un tarif, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 107 Dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande DÉPÔTS La commande DÉPÔTS vous permet d'enregistrer les dépôts de votre société. Le premier dépôt de la liste est le dépôt principal. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un dépôt. Vous pouvez à partir de la liste des dépôts CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER, TRANSFÉRER, RÉAPPROVISIONNER. Créer un dépôt 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). Identification du dépôt Le dépôt Principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 3. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). Onglet Responsable Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt : Nom, Titre, Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile, Fax, adresse électronique. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur le dépôt.Menu Listes 108 Modifier un dépôt 1. Pour modifier un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Dépôt s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un dépôt 1. Pour supprimer un dépôt, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Transférer les articles d’un dépôt vers un autre dépôt A partir de la liste des dépôts Cette commande vous permet de transférer les articles d'un dépôt vers un autre dépôt. ) Vous pouvez également accéder à cette commande par un clic droit, commande TRANSFÉRER VERS UN AUTRE DÉPÔT 1. Sélectionnez le dépôt dont les articles sont à transférer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Sélectionnez le dépôt de destination. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. * La quantité de la colonne Stock réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée.Menu Listes 109 A partir d’une facture Vous pouvez à partir de la fiche d’une facture transférer un article (préalablement sélectionné) vers un autre dépôt. 1. Cliquez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, sur le bouton [Outils] puis sélectionnez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt s’affiche. 2. Saisissez le Libellé du transfert et la Quantité d'articles à transférer. 3. Sélectionnez le dépôt Source et le dépôt de Destination. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. * Les stocks (réel, théorique, maxi et mini) sont mis à jour en fonction de la quantité transférée.Menu Listes 110 Réapprovisionner un dépôt 1. Sélectionnez le dépôt que vous souhaitez réapprovisionner. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez également faire un clic-droit, commande RÉAPPROVISIONNER CE DÉPÔT. Saisie du dépôt source 3. Dans la fenêtre Assistant de transfert de dépôts, sélectionnez le Dépôt source à partir duquel vous souhaitez réapprovisionner le dépôt sélectionné. 4. Le Dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de la quantité d'articles disponible dans le dépôt source. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Gestion des stocks multi-dépôts Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Dans le cadre d’une gestion de stock multi-dépôts, vous devez respecter les étapes décrites ci-dessous. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.) 1. Enregistrer vos différents dépôts Voir Créer un dépôt, page 107. 2. Affecter un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche article onglet Dépôt. * Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation.Menu Listes 111 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C’est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Réapprovisionner vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d’une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le dépôt concerné. Exemple Votre fournisseur «Tout pour les PC» approvisionne le dépôt de Bordeaux. 1. Vous indiquez donc Bordeaux dans la zone Dépôt de la fiche fournisseur correspondante. Lorsque vous enregistrez une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bordeaux qui va être pris en compte automatiquement dès que vous renseignerez la zone Fournisseur de la pièce commerciale. Or, vous souhaitez que la pièce soit rattachée au dépôt de Paris. 2. Pour cela, double-cliquez dans la colonne Dépôt dans la ligne de la pièce commerciale puis activez la liste auxiliaire des dépôts à l'aide du bouton . 3. Sélectionnez dans la liste le dépôt de Paris puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 4. Gérer les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Utiliser l'article de substitution Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche article (onglet Complément), vous pouvez avoir recours à cet article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option. Effectuer un transfert d'un dépôt vers un autre Pour accéder à cette commande, cliquez sur le bouton de la pièce commerciale en cours puis activez la commande TRANSFERT DE DÉPÔT. Vous pouvez ainsi faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante. La quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné (dépôt source) vers le dépôt courant (dépôt de destination). Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.Menu Listes 112 En revanche, sur le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. Lors du transfert vous précisez que vous souhaitez déplacer 5 articles du dépôt de Rouen vers le dépôt de Paris. Il restera donc 15 articles en stock dans le dépôt de Rouen. Utiliser un autre dépôt Vous devez pour cela, modifiez le dépôt indiqué dans la pièce commerciale. Double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale puis sélectionnez le nouveau dépôt à l'aide du bouton . Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt indiqué dans la pièce commerciale qui sera utilisé pour alimenter toute la commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié. Exemple Vous commandez 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt de Paris. Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, dans le dépôt de Rouen, la quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles seront prélevés du dépôt de Rouen ; la quantité restant en stock sera donc de 5. La quantité en stock de cet article dans le dépôt de Paris restera inchangée, c'est-à-dire de 10. Fabriquer l'article composé Le logiciel vous propose d'effectuer cette opération si l'article composé est en rupture de stock mais que le nombre de composants est suffisant pour lancer la fabrication. Vous pouvez aussi lancer la fabrication en cliquant sur le bouton commande FABRIQUER L'ARTICLE COMPOSÉ. 5. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut dans le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide de l’icône d’appel de liste le dépôt souhaité. 6. Analyser vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication.Menu Listes 113 Mouvements de stock ) Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK La liste des mouvements de stock affiche tous les mouvements manuels ou automatiques effectués lors de la gestion de vos pièces commerciales (bon de livraison, factures d'achat et de vente, etc.) ainsi que les traitements spécifiques comme la RÉGULATION DES STOCKS, les TRANSFERTS D'UN DÉPÔT VERS UN AUTRE, les RÉAPPROVISIONNEMENTS. * Cette commande est aussi utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui concerne les sorties et pour les entrées en stock si vous n'utilisez pas la chaîne d’achat. Vous pouvez à partir de la liste des mouvements de stock CRÉER, CONSULTER un mouvement de stock mais aussi OUVRIR LE DÉPÔT, LA PIÈCE ou L’ARTICLE correspondant au mouvement sélectionné. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en haut de la fenêtre. Vous pouvez afficher les pièces de Tous les articles ou d'un article préalablement sélectionné. 2. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). Attention ! Certains services internes à une entreprise se servent exclusivement de cette commande pour gérer leurs stocks car ils n'ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces commerciales.Menu Listes 114 3. Sélectionnez le dépôt à prendre en compte. Créer un mouvement de stock manuellement (entrée ou sortie) 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre suivante s’affiche. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Code du mouvement de stock à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes bases. 2. Si ce paramétrage est effectué, le numéro du mouvement de stock s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Numéro est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque mouvement de stock créé. Un mouvement de stock est identifié par : • son Numéro • le Code de l'article mouvementé, • sa Date, • le Type de mouvement de stock • la Quantité mouvementée • son Libellé • le Dépôt dans lequel à lieu le mouvement, etc. 3. Indiquez la Date du mouvement de stock. Utilisez l'icône calendrier pour sélectionner la date. 4. Sélectionnez l'Article pour lequel vous effectuez une entrée ou une sortie de stock. La désignation s'affiche automatiquement. 5. Saisissez la Quantité à mouvementer. 6. Saisissez le Libellé du mouvement de stock et indiquez le Dépôt concerné. Le PAHT (Prix d'achat hors taxe) de l'article est rappelé. 7. Enregistrez le mouvement de stock en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! S'il s'agit d'une Sortie de stock, saisissez une quantité négative. Attention ! Le mouvement de stock créé est directement validé. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.Menu Listes 115 Générer un mouvement de stock automatiquement Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations : • Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, générera une ligne de type opération manuelles dans les mouvements de stock. • Chaque validation de bons de réception (BR), facture directe d'achat, avoir client (avec incrémentation des stocks) générera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces commerciales. • Chaque validation d'ordre d'assemblage, de désassemblage ou d’annulation d’assemblage générera une ligne d'entrée de stock du composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles composants figurant dans la nomenclature du composé. • Chaque inventaire d'articles effectué par la commande RÉGULATION DES STOCKS et faisant apparaître des écarts positifs générera des entrées de stock. Consulter un mouvement de stock 1. Sélectionnez le mouvement de stock que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Ouvrir le dépôt, la pièce, l’article Vous pouvez depuis la liste des mouvements de stock ouvrir la fiche du dépôt ou de la pièce commerciale ou de l'article correspondant au mouvement sélectionné. 1. Sélectionnez le mouvement de stock pour lequel vous souhaitez voir la fiche du dépôt, de la pièce ou de l’article correspondant. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés en haut de la fenêtre, dans le groupe Actions. Attention ! La génération automatique d'un mouvement de stock est directement validée. Certaines zones ne sont donc pas modifiables.Menu Listes 116 Ordres de production Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande ORDRE DE PRODUCTION Cette commande vous permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Cliquez sur le bouton et sélectionnez Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche en haut de la fenêtre. Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates prédéfinies (date du jour, date de travail). Créer un ordre de production Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL - (clic droit). Voir Gestion de production, page 230. Consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Imprimer un ordre de production Vous pouvez éditer l'état Ordre de production. 1. Choisissez l'ordre de production à éditer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre suivante s’affiche :Menu Listes 117 3. Choisissez le type de sortie en cliquant sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : l’impression est lancée directement. • [Aperçu] : l’état s’affiche dans une fenêtre d’aperçu. • [Fichier] : l’état est généré dans un fichier au format PDF. • (Email ] : l’état est mis en pièce jointe d’un nouvel email.Menu Listes 118 Affaires ) Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées. Créer une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire. * Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. 3. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (maximum, période de saisie courante, dates d’exercice courant, période d'objectif courante). 4. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 5. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. 6. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. 7. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. 8. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.Menu Listes 119 9. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 10.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Modifier une affaire 1. Pour modifier une affaire, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une affaire * Une affaire ne peut pas être supprimée si elle est liée à une pièce commerciale. 1. Sélectionnez dans la liste l’affaire à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Lancer les états d’une affaire 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des boutons . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’affiche. Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez éventuellement la case La sélection seulement si vous voulez prendre en compte toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 120 TVA ) Menu LISTES - commande TVA La fenêtre Liste des TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) présente la liste de tous les codes TVA existants. Vous pouvez à partir de la liste des TVA, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. Créer un taux de TVA 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). * Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. * La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 107. Modifier un taux de TVA 1. Pour modifier un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TVA s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un taux de TVA 1. Pour supprimer un taux de TVA, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le taux de TVA indiqué en gras dans la liste est le taux utilisé par dé- faut.Menu Listes 121 TPF ) Menu LISTES - commande TPF

La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Créer un taux de TPF 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche. Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales. 2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible. Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de TPF en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Dépôts, page 107. Modifier un taux de TPF 1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un taux de TPF 1. Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Le taux de TPF indiqué en première ligne dans la liste est le taux utilisé par défaut.Menu Listes 122 Banques ) Menu LISTES - commande BANQUES Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société. Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leurs codes IBAN et BIC, leur code guichet, leur numéro de compte, leur clé R.I.B., etc. Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque. Créer une banque 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouvelle banque s’affiche. 2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque. Onglet Coordonnées La banque indiquée en première ligne est la banque principale.Menu Listes 123 3. Indiquez le nom de l’agence et celui de l’interlocuteur. 4. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Portable, le Télex , l’ Email et le site Internet de l'établissement bancaire * En cliquant sur l’icône , vous pourrez directement écrire à votre agence via votre messagerie électronique. En cliquant sur l’icône , vous serez rediriger vers le site Internet de la banque. Onglet R.I.B./Divers Identification 5. Indiquez le code IBAN et le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 6. Renseignez la domiciliation et le nom du titulaire du compte bancaire. Divers 7. Saisissez le n° de compte comptable en vous aidant de l’icône , puis le montant de découvert autorisé, le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national. Onglet Infos Dailly 8. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS. * Vous pouvez utiliser l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (Fin du mois courant, Fin de l'année). Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).Menu Listes 124 Siège social 9. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, Email, site Internet). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier une banque 1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une banque Pour supprimer une banque : 1. Sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 125 Modes de paiement ) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT La liste des modes de paiement répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de paiement. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.Menu Listes 126 2. Saisissez le Code et le Libellé du mode de paiement. 3. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et le numéro de compte comptable attaché au mode de règlement. 4. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le paiement (Chèque, Virement, Pré- lèvements). 5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de paiement pour lequel vous pouvez effectuer un transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement). 6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des paiement clients. 7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des paiement fournisseurs. S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance. 8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du mode de paiement. Modifier la date d’échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . La fenêtre Date d'échéance s'affiche. Attention ! Le libellé que vous saisissez sera repris sur vos pièces commerciales. Attention ! Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du code journal seront transférés.Menu Listes 127 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le calcul de la date d'échéance. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement : 1. Sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Mode de règlement s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 128 Eco-participations ) Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à Menu Listes 129 l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL. LVous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 135. 4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation * Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office™ Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word® ou Excel♦. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter les données de la liste vers Office™, page 129. Imprimer la liste des éco-participations 1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’un de ces boutons , situés au-dessus de la liste . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 3. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 4. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes 130 Comptabilité Comptes ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - COMPTES Cette fenêtre répertorie les différents comptes utilisés par la société. Les comptes sont identifiées par leur numéro de compte, leur intitulé, leur numéro type, leur type, leur classe. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des modes de paiement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de paiement. Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Renseignez les zones N° Compte et Intitulé.Menu Listes 131 3. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider. Modifier un compte Pour modifier un compte : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou (menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Comptes s'affiche. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un compte Pour supprimer un compte : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Journaux ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - JOURNAUX Cette commande vous permet d'éditer la liste des écritures des journaux de type Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations diverses, A-nouveaux. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton 2. Saisissez le Code et l'Intitulé du journal. 3. Sélectionnez le Type de journal dans la liste déroulante. 4. Cliquez sur [OK et Créer] pour valider. Modifier un journal Pour modifier un journal : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre suivante s'affiche : Menu Listes 132 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un journal Pour supprimer un journal : 1. Sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). Un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Codes analytiques ) Menu LISTES - commande COMPTABILITÉ - CODES ANALYTIQUES Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés. Un code analytique est un combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Dans le cadre d'une gestion analytique par client ou par article de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez affecter un code analytique à un client ou un article. L'affectation d'un code analytique va permettre de classer et de gérer les clients et/ou les articles selon les codes analytiques prédéfinis. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez les zones Code et Libellé puis cliquez sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.Menu Listes 133 Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Code analytique s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un code analytique 1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes 134 Infos Perso. Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les états paramétrables. Créer une rubrique personnalisées 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique. 4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le triangle de sélection . 5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique. * Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. LPour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles depuis le menu AIDE. 7. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].Menu Listes 135 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Monnaies, les Fonctions, etc sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Consulter une liste Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER MODIFIER ou SUPPRIMER un élément. Créer un nouvel élément 1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER). 2. La fenêtre Création d'un nouvel élément, renseignez les valeurs nécessaires.Menu Listes 136 3. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Modifier une liste 1. Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER). 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].Top Facture Pièces clients, Détail pièces clients Devis/Pro forma Commandes Bons de livraison Factures d’acompte, Factures Avoirs Règlements Abonnements clients e-Commerce Menu VentesMenu Ventes 138 Vue d’ensemble Vous pouvez saisir à partir du menu VENTES de l’application les pièces commerciales clients. Pour créer vos pièces commerciales clients, vous pouvez opter pour le mode de saisie standard ou un mode document. LReportez-vous aux paragraphes “Créer une pièce commerciale : saisie document”, page 140 et “Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 146. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS. Voir États paramétrables, page 38. * Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Ciel Gestion Commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant : • la saisie standard, • la saisie document.Menu Ventes 139 Top Facture ) Menu VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. 1. Choisissez l'opération à effectuer : • créer une pièce commerciale, • transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une pièce commerciale * Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. • Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle. • Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). 3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. * Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut. 4. Cliquez sur [Continuer] Menu Ventes 140 5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Créer une pièce commerciale : saisie document * Uniquement pour les pièces de vente Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche. Extrait d’un devis. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). * Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande convertir en mode standard accessible depuis le menu Contextuel (clic droit) de la liste des pièces clients. Voir Pièces clients, page 146. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone.Menu Ventes 141 Renseigner l'entête de la pièce 1. A l’activation de la commande, sélectionnez le client dans la liste déroulante qui vous est proposée. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Dans l'entête, le Numéro de pièce est automatiquement attribué selon le numéro du dernier devis créé. * Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres de facturation. 2. La date de travail est proposée comme Date de la pièce. Sélectionnez-en une autre si nécessaire. Vous pouvez modifier les dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situées en fin de zone. 3. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide de l’icône d’appel de liste. 4. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité de la pièce. La Date de validité correspond à la date à laquelle l'éventuelle facture, issue du devis, devra être payée par le client. Elle se fixe en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Saisir les articles dans le corps de la pièce La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 5. Cliquez dans la première cellule. Dans la liste déroulante qui vous est proposée, sélectionnez l’article. Pour saisir un article non référencé, laissez la première colonne vide puis dans la colonne Description, saisissez un texte présentant l’article. De la même façon, il est possible de saisir un article qui n'existe pas encore puis vous le créez en faisant un clic-droit, commande CRÉER L’ARTICLE. 6. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. 7. Les colonnes Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont renseignées par les informations définies dans la fiche article, sauf pour les articles non référencés. Modifiez ou complétez ces valeurs. * Si une éco-participation est attribuée à un article, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif dans la colonne Description. 8. Saisissez la quantité d'articles dans la colonne Qté (par défaut à 1). Dans le cas où vous avez défini des des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Voir Paramè- tres des calculs sur la quantité, page 29. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité. * Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). 9. Appuyez sur la touche ou . * Chaque fois que vous validez une ligne, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied de la pièce, est calculé. 10.Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue,Menu Ventes 142 • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix de vente HT, le prix de vente TTC, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Commandes du menu Contextuel (clic-droit) • Modifier les colonnes : permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans le corps de la pièce. Cette commande est également accessible par le bouton [Options], situé en haut de la fenêtre. • Ajouter une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Ajouter un commentaire : permet d'insérer une ligne supplémentaire sans aucune annotation dans votre pièce commerciale • Ajouter un sous-total : cette fonction permet d'insérer une ligne de sous-total. Cette ligne reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, le sous-total s'insère au-dessus de la ligne sur laquelle votre souris est positionnée. Avant d'ajouter le sous-total, faites attention à bien positionner votre souris. En effet, vous ne pourrez pas déplacer la ligne par la suite. Si la ligne est mal positionnée, vous devrez la supprimer. • Colonnes sous-total : cette fonction permet de choisir les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser le pied de la pièce commerciale en y ajoutant du texte. • Facturer en TTC : permet au logiciel de faire les calculs sur le TTC et non sur le HT. • Adresse de livraison, Adresse de facturation ou Autre adresse : ces fonctions permettent de choisir l'adresse du client à prendre en compte. Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est inexacte. Les données du pied de la pièce Les totaux de la pièce commerciale sont récapitulés ainsi que les remises et acomptes éventuellement saisis. Options Le bouton [Options] vous permet d’activer des commandes supplémentaires. Certains de ces traitements ne sont pas disponibles dans tous les types de pièces commerciales. Saisir une remise 1. Cliquez sur le bouton [Options] et choisissez la commande SAISIR UNE REMISE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le montant ou le taux de la remise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Observations 1. Si vous souhaitez saisir un éventuel commentaire, choisissez la commande OBSERVATIONS.Menu Ventes 143 La fenêtre Observations s'affiche. 2. Saisissez votre commentaire. * Vous pouvez lui appliquer des formats de caractères : Gras, Italique, Souligné, barré, Couleurs... 3. Cliquez sur [OK] pour valider. Calculs sur les quantités Cette commande permet de créer une formule de calcul sur les quantités. Cette formule s’applique directement dans la colonne Quantité de la ligne. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 29. LPlus plus de détails sur les autres commandes, reportez-vous à l’Aide de l’application (touche F1). Acompte Saisir un acompte 1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande SAISIR UN ACOMPTE. 2. Un message demande de confirmer l’enregistrement de la pièce. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Les options d’enregistrement de la pièce sont proposées. Cochez les traitements que vous voulez lancer ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. 4. Dans la fenêtre de saisie d’un acompte, saisissez le montant de celui-ci et cliquez sur le bouton [OK]. Annuler un acompte 1. Cliquez sur le bouton [Acompte] et choisissez la commande ANNULER UN ACOMPTE. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’acompte à ne plus prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier l’affaire 1. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, cliquez sur le bouton [Modifier l’affaire]. La fenêtre Liste des affaires s’ouvre. Permet de créer une nouvelle affaire sans quitter la saisie. Permet de modifier l’affaire sé- lectionnée en haut de la liste. Permet de ne pas affecter d’affaire à la pièce commerciale en cours de saisieMenu Ventes 144 2. Sélectionnez l’affaire concernée puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de saisie de la pièce commerciale. Valider une facture, un bon de livraison ou un avoir Vous pouvez valider une pièce commerciale de type facture, bon de livraison ou avoir directement depuis sa saisie. 1. Cliquez sur le bouton 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Enregistrer une pièce commerciale 1. Lorsque vous avez fini de saisir votre pièce commerciale, cliquez sur le bouton [OK]. Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie. LPour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel Annexes disponible depuis le menu AIDE. 2. Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations : • Valider la pièce : la pièce commerciale est validée et un message vous en informe. Lorsque vous validez une facture client, le dépassement de l’encours client vous est signalé si vous avez activé l’alerte dans les paramètres de facturation (“Onglet Saisie”, page 24). • Régler la pièce : la pièce commerciale est réglée. Un message vous en informe. • Imprimer la pièce : vous lancez directement l'impression de la pièce commerciale. • Envoyer la pièce par e-mail : saisissez dans la zone réservée à cet effet l'adresse e-mail du destinataire. La pièce commerciale lui est directement envoyée. • Visualiser la pièce (aperçu) : vous visualisez la pièce avant de l'imprimer. 3. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Attention ! Une pièce commerciale validée ne peut pas être modifiée ni supprimée. Avant de lancer ce traitement depuis la fenêtre de saisie, assurez-vous que la pièce ne comporte pas d’erreur. Les options proposées varient en fonction du type de la pièce commerciale.Menu Ventes 145 Transférer une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer. * Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. 4. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. * Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. 5. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158.Menu Ventes 146 Pièces clients ) Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Aussi, vous pouvez afficher vos pièces par regroupement (Intuilistes). LPour plus de détails sur les Intuilistes, reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créer une pièce commerciale : saisie standard ) Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton . • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client , cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de réception. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.Menu Ventes 147 Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), une fenêtre peut s’afficher afin que vous choisissiez le mode de saisie à savoir ici : standard. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. * Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'en-tête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client et Mode de règlement. Informations client 1. Dans la liste déroulante qui est proposée à l’ouverture de la fenêtre, sélectionnez le client pour lequel vous établissez la pièce. Selon vos préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les clients sont sélectionnables soit par leur nom soit par leur code. * Si le client n’existe pas, vous pouvez directement l’indiquer. Selon la zone qui est disponible dans votre application : Client ou Nom, saisissez le code ou le nom du client. L’application vous proposera de le créer. Voir Créer un client, page 64. 2. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 3. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 4. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 6. Saisissez éventuellement une Remarque. Attention ! Tant que le client n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale.Menu Ventes 148 Informations pièce * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 7. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail). * La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Mode de paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur l’icône Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants : 1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône Liste et choisissez l’article. Selon les préférences de saisie que vous avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES), les articles sont sélectionnables soit par leur libellé soit par leur code. Si l’article n’existe pas, saisissez dans la zone Description un libellé le décrivant. Faites un clic-droit et cliquez sur la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 85. ajouter une ligne de saisie insérer une nouvelle ligne de saisie copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré supprimer une ligne de saisie insérer un commentaire effectuer des traitements sur le sous-total : insertion d'une ligne de sous-total, choix des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).Menu Ventes 149 2. Dans la zone Qté, saisissez la quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Voir Paramètres des calculs sur la quantité, page 29. Le résultat du calcul s’affiche automatiquement. Vous pouvez saisir une facture négative. Saisissez alors l’opérateur « - » devant la quantité. * Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix de vente HT, le prix de vente TTC, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité.Menu Ventes 150 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser. 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de soustotal après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors : • ajouter une description en-dessous de l'intitulé, • modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise en forme s'affiche alors automatiquement. 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total. Exemple * Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Menu Ventes 151 * La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client). Vous pouvez imprimer la liste pièces avec Eco-participation à partir du menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - boutons situés au dessus de la liste des éléments. 2. Ciel Gestion Commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC. Pour cela cochez l'option Facturer en TTC. 3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. * Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client. L'onglet Infos tiersMenu Ventes 152 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. De même l'adresse saisie dans la fiche client est indiquée. Modifiez les si besoin. * Vous pouvez saisir les coordonnées d’un tiers qui n’ont pas encore été renseignées dans le logiciel. A la validation de votre pièce commerciale, Ciel Gestion Commerciale vous demandera si vous voulez le créer. Copier l'adresse 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. * Si l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) a été cochée pour l’une de ces adresses dans la fiche client ainsi que dans les paramètres de facturation, un message vous informe que l’adresse est inexacte. Le montant du crédit disponible est rappelé. Contact Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client est assujetti à TPF. 4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste déroulante. L'onglet Echéances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .Menu Ventes 153 Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de règlement, • montant du règlement, • montant de l'échéance, libellé, • dernier règlement effectué pour cette échéance, • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. Voir Modifier la date d’échéance, page 153. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifier la date d’échéance 1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances. 2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance. Cochez l'une des options proposées : • A réception • A 30 ou 60 ou 90 jours fin de mois.Menu Ventes 154 • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jour que vous indiquez. 3. Dans la zone Le ... du mois, vous pouvez préciser le jour de l’échéance. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple. La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la date d'échéance. Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Modifier une échéance Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations. Supprimer une échéance Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton . * Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Ici, l’échéance est définie à 30 jours net fin de mois le 10.Menu Ventes 155 Les boutons de la fenêtre Les boutons disponibles en haut de la fenêtre vous permettent de lancer différentes actions. Certains traitements sont propres au type de la pièce (avoir, facture,...). de créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uniquement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale. supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la pièce est en cours de création et pas encore enregistrée via le bouton [OK]. lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par e-mail atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. valider la facture, l’avoir ou le bon de livraison que vous avez saisi. saisir ou annuler un acompte.Menu Ventes 156 Enregistrer une pièce commerciale 1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Si le client n’existe pas, un message vous demande si vous voulez le créer. Cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous cliquez sur le bouton [Non], le logiciel attribuera le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements. 3. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces. LPour plus de détails sur les traitements, reportez-vous au paragraphe “Enregistrer une pièce commerciale”, page 144. régler la facture en cours. transférer la pièce en bon de livraison, commande, facture, avoir. rembourser l’avoir en cours. accepter le devis en cours afin de le transférer en facture. créer un abonnement pour la facture saisie. ouvrir la liste des règles des calculs sur quantité, ouvrir la fiche du représentant ou du client sélectionné dans la pièce en cours de saisie. enregistrer la pièce commerciale.Menu Ventes 157 Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.Menu Ventes 158 Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client (devis, factures, commandes, bons de livraison) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 139. * Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférer une pièce commerciale de vente 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, FactureMenu Ventes 159 Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Dans le cas d’un transfert d’une commande en BL livrable, une option supplémentaire est proposée : Autoriser la livraison partielle. Cochez cette option si vous voulez que le bon de livraison soit généré partiellement à hauteur du stock réel. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Transférer une commande en plusieurs fois Il est possible de transférer une même commande plusieurs fois. Ainsi, vous pouvez établir des factures, bons de livraison ou bons de réception au fur et à mesure de l'avancement de la commande. 1. Sélectionnez la commande concernée puis cliquez sur le bouton [Transférer]. 2. Choisissez une des fonctions proposées : Transférer en bon de livraison ou Transférer en BL livrable ou Transférer en bon de réception ou Transfert en facture. Un message vous indique si le transfert a réussi ou non. 3. Allez dans la liste de la pièce générée (factures, bons de livraison...) et ouvrez-la. 4. Supprimez les lignes des articles qui n'ont pas encore été facturés, livrés ou réceptionnés. * Vous pouvez conserver les lignes de sous-total. En effet, le logiciel ne fera pas apparaître un sous-total en première position ni plusieurs sous-totaux à la suite. 5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Valider]. 6. A la facturation, livraison ou réception des autres articles, sélectionnez à nouveau la commande et transférez-la. 7. Dans la nouvelle pièce générée, les articles restant s'afficheront. Continuez de la même façon pour tous les articles de la commande. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Pièce d'origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison BL livrable Imprimer Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de livraison BL livrable Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de livraison Commande Imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la commandeMenu Ventes 160 LPour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • rendre une facture irrécouvrable • Considérer non-comptabilisée. • Générer un abonnement La plupart de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Facture irrécouvrable Voir Rendre une facture irrécouvrable, page 183. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 195. Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Les options d’affichage de la liste ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Facture Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la facture Avoir Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail l'avoirMenu Ventes 161 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera immédiatement. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Pour ne plus afficher le détail, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes 162 Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par e-mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces clients. 5. Pour personnaliser l'objet de l’e-mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes 163 Détail pièces clients ) Menu VENTES - commande DÉTAIL PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente (devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant précis). • Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE.Menu Ventes 164 Devis/Pro forma ) Menu VENTES - commande DEVIS/ PRO FORMA La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, transférer, ou valider un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée dans la liste. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce que vous voulez voir en aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.Menu Ventes 165 * Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les devis : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisir un devis Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un devis Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Accepter un devis 1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Attention ! Cette commande vous permet donc d'enchaîner : le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, l’impression de la facture Menu Ventes 166 La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu VENTES. * La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu VENTES. Transférer un devis ) Menu VENTES commande - DEVIS bouton Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un devis en facture Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez. Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma. Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives : • factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels. • factures de marchandises qui reviennent périodiquement. 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Transférer un devis en commande 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN COMMANDE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée. * Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.Menu Ventes 167 Transférer plusieurs devis en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Transférer plusieurs devis en commande Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous les devis transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en commande. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des devis, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un devis. • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un devis Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un devis par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 168 Ouvrir l’article Cette fonction vous permet de consulter la fiche de l’article pour lequel la pièce commerciale a été saisie. 1. Sélectionnez le devis concerné. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande OUVRIR L’ARTICLE.Menu Ventes 169 Commandes ) Menu VENTES - commande COMMANDES La liste des commandes répertorie toutes les commandes existantes. Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL). Il s'agit d'une commande ouverte. Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis. A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.)Menu Ventes 170 Affiner la sélection Voir Affiner la sélection, page 161. Saisir une commande Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier une commande 1. Pour modifier une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une commande Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL peuvent être supprimées à tout moment. Pour supprimer une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer une commande Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Transférer une commande ) Menu VENTES - commande COMMANDES, bouton Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une commande en BL 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN BON DE LIVRAISON. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. * Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale. Vous devez confirmer ou interrompre le transfert. Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.Menu Ventes 171 Transférer partiellement une commande en BL Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée). Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande. Exemple : nous avons en commande une quantité de 50 articles. La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois. 1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison. 2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré. 3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25 articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence de quantité dans la commande. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter la fiche bon de livraison. * La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés. Transférer plusieurs commandes en BL Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon de livraison global pour toutes les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN BL. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes Vous pouvez transférer une commande en BL livrable. Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée. Exemple 1 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12. Commande de 15 articles. Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée. Création d'un BL de 12 articles. Validation des BL créés. * La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation. Exemple 2 Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12. Commande A de 5 articles.Menu Ventes 172 Commande B de 11 articles. Deux cas peuvent se présenter : Premier cas Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne géné- rera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la commande B (=11). Deuxième cas Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée. Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés). * Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne sont pas liées à un BL). Transfert d'une commande en facture 1. Sélectionnez la commande à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et choisissez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée. Transfert groupé de plusieurs commandes en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe tous les commandes transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert groupé en facture. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Attention ! Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert. Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.Menu Ventes 173 Gestion des acomptes Saisir un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton . ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Saisir un acompte Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture) non soldées et génère une facture d'acompte. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces. Le Code, le Nom du client et la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre Saisie d'acompte. 1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte. 2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Saisissez le montant de l'Acompte. 4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable. Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'acompte. Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu VENTES. * Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.Menu Ventes 174 Annuler un acompte ) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton - Annulation d’acompte ) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - Annulation acompte 1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiezla si besoin. Le Code du client ainsi que la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre. 2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin. 3. Sélectionnez dans la liste l'acompte que vous souhaitez annuler. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la suppression de l'acompte. Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une annulation de la facture d'acompte. Gestion des reliquats de commandes Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles. Exemple 1 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous ne livrez que 12 articles A. 3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Attention ! Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des règlements.Menu Ventes 175 Exemple 2 1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL. 2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10. 3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider. Exemple 3 1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL. 2. Vous insérez dans la commande 5 articles B. 3. Pour solder la commande, validez le BL. 4. Transférez de nouveau la commande en BL. Les options Certains traitements sont accessibles à partir de la liste des commandes, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer une commande. • Solder une commande. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer une commande Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée. Solder une commande Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est ainsi réglé. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client, du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer une commande par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 176 Bons de livraison (BL) ) Menu VENTES - commande BONS DE LIVRAISON Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande. Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.). Les options d’affichage ) Les options d’affichage sont accessibles via le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.). Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.Menu Ventes 177 Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné. Les boutons flèches et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant. Saisir un bon de livraison Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un bon de livraison 1. Pour modifier un bon de livraison, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un bon de livraison Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour cela, sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider un bon de livraison Voir Valider une pièce commerciale, page 157. Transférer un bon de livraison ) Menu VENTES commande - BONS DE LIVRAISON bouton Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer un bon de livraison en facture Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison. 1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être modifiés. La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Ventes 178 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré. Transférer plusieurs bons de livraison en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère une facture globale pour tous les bons de livraison transférés. 1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison transférés sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Enregistrer un acompte Voir Gestion des acomptes, page 173. Les options Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des bons de livraison, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un bon de livraison, • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un bon de livraison Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné. Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un bon de livraison par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 179 Factures d’acompte clients ) Menu VENTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Ventes 180 Factures ) Menu VENTES - commande FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. Les factures peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de livraison validé, • soit à partir d'un devis, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis. Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements (transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.). D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez rendre une FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.Menu Ventes 181 Afficher le détail Cette commande permet d’afficher en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons et . Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisir une facture Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier une facture 3. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche. 4. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une facture * Une facture validée ne peut être supprimée. 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une facture Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider une facture La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes 182 Voir Valider une pièce commerciale, page 157. Transférer une facture ) Menu VENTES commande - FACTURES bouton Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client. Transférer une facture en avoir Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN AVOIR. 3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée. Transférer plusieurs factures en avoir Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir global pour toutes les factures transférées. 1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.Menu Ventes 183 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN AVOIR. 3. Confirmez le traitement. 4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer). Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué. * Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris. Voir Transférer une pièce commerciale : généralités, page 158. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 189. Gestion des acomptes Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les Commandes. Voir Gestion des acomptes, page 173. Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des factures. Ils vous permettent de : • Rendre une facture irrécouvrable. • Générer un abonnement. • Considérer non-comptabilisée. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Rendre une facture irrécouvrable * Cette commande est également accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable. Pour rendre une facture irrécouvrable : 1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures. 2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du menu CONTEXTUEL. Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Ventes 184 3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche. 4. Saisissez la date de constatation. Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règlement, référence de la facture). 5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet. 6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable. Générer un abonnement Voir Abonnements clients, page 195. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une facture déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la facture a bien été définie comme non-comptabilisée. Autres actions sur les factures Dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre, vous disposez également des boutons [Dupliquer], [Ouvrir le représentant], [Ouvrir le client]. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer une facture par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161. Attention ! Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. Voir Liaison comptable, page 228.Menu Ventes 185 Avoirs ) Menu VENTES commande AVOIRS La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). Les options d’affichage ) Les options d’affichage sont accessibles via le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ). Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Une fois que vous avez activé l'option Affiner la sélection. Une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces de Tous les clients ou d'un client préalablement sélectionné.Menu Ventes 186 Les boutons et vous permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant Indiquez dans les zones Période du ... au, une fourchette de dates à prendre en compte. L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant de la zone Critères. Saisir un avoir Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 146. Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 157. Valider un avoir 1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider]. 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. * Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Un avoir validé ne peut être supprimé.Menu Ventes 187 Remboursement d’avoirs ) Menu VENTES - commande AVOIRS - bouton Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture client. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez sur le bouton [Rembourser]. La fenêtre REMBOURSEMENT D’AVOIR s’affiche. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. Sélectionnez le Mode de règlement. 4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Remboursement de trop perçu Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu). 1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu VENTES. 2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé. 3. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. Un règlement négatif est automatiquement généré. Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.Menu Ventes 188 Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir que vous souhaitez décomptabiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Considérer non-compta]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été défini comme non-comptabilisé. Les options Certains traitements sont directement accessibles à partir de la liste des avoirs, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent de : • Dupliquer un avoir. • Ouvrir le client, le représentant. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Dupliquer un avoir Cette fonction vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné. Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré. Ouvrir le client, le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel la pièce commerciale a été saisie. Envoyer un avoir par e-mail Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 161.Menu Ventes 189 Règlements ) Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients qui existent. Vous pouvez les afficher Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette fonction permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail du règlement. Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les règlements : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au.Menu Ventes 190 Saisir un règlement ) Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut). * La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le client à l'aide de l’icône d’appel de liste . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation Exemple Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) : 5. Si vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur l’icone .Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. * Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Le principe est le même pour les règlements fournisseurs.Menu Ventes 191 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures. * Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 238 €. Vous saisissez 237 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options Générer un avoir et Pertes et profits se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte.Menu Ventes 192 Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. Règlement partiel La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. • Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s) Vous pouvez solder une facture client à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement.Menu Ventes 193 3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour connaître le règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. Modifier un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Les options Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des règlements clients. Ils vous permettent de : • Règlement impayé. • Considérer non-comptabilisé. Rendre un règlement impayé ) La commande RÈGLEMENT IMPAYÉ est également accessible à partir du menu CONTEXTUEL. Cette fonction vous permet de rendre un règlement impayé à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client. * Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé 3. Sélectionnez le règlement. 4. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de l'impayé. Voir Liaison comptable, page 228. Considérer non-comptabilisé Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que le règlement a bien été défini comme non-comptabilisé.Menu Ventes 194 Les autres actions sur les règlements Dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre, vous disposez des boutons [Modifier le paiement] et [Ouvrir le client]. Changer le paiement Cette fonction vous permet de modifier le mode de paiement, sa référence et son commentaire sans avoir à supprimer et recréer un règlement. * Le règlement ne doit pas être comptabilisé. 5. Sélectionnez le règlement et cliquez sur le bouton [Modifier le paiement]. Vous pouvez aussi utiliser la commande CHANGER LE MODE PAIEMENT du menu Contextuel (clic-droit). 6. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de paiement. 7. Si nécessaire, modifiez la référence du paiement ainsi que le commentaire. Le commentaire est accessible en cliquant sur le bouton . 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouvrir le client ou le représentant Ces fonctions vous permettent de consulter la fiche du client ou du représentant pour lequel le règlement a été saisi.Menu Ventes 195 Abonnements clients Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENTS * Le principe est le même pour les abonnements fournisseurs. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupement (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Saisir une facture d’abonnement ) Menu VENTES - commande FACTURES D’ABONNEMENT - bouton La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 2. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces. 3. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.Menu Ventes 196 4. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement. Informations 5. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 6. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou des dates prédéfinies , les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. Fréquence 7. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, etc. 8. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine. 9. Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du mois par exemple). Génération 10.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 12. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.Menu Ventes 197 13.Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite. • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 14.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 15.Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Modifier une facture d’abonnement 1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une facture d’abonnement 1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement. Les options Les fonctions suivantes sont directement accessibles depuis la liste des abonnements, dans le groupe Actions situé en haut de la fenêtre. Vous pouvez également les activer à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Ouvrir le client Cette fonction permet de consulter la fiche du client pour lequel la facture d'abonnement a été générée. Cette partie ne s’affiche pas lorsque vous avez sélectionné plusieurs abonnements.Menu Ventes 198 Renouveler un abonnement 1. Sélectionnez l’abonnement concerné dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Renouveler]. 3. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la nouvelle période ainsi que sa fréquence. 5. Vérifiez l’exactitude des autres informations. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Ouvrir le modèle Cette fonction permet de consulter la facture à partir de laquelle l'abonnement a été généré.Menu Ventes 199 e-Commerce ) Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce. LPour plus d’informations, reportez-vous au manuel électronique e-Commerce, accessible par le menu Démarrer de la barre de tâche de Windows™ puis Tous les programmes - Ciel - Gestion Commerciale.Pièces fournisseurs Détail pièces fournisseurs Commandes Bons de réception Factures d’acompte Factures Avoirs Règlements Abonnements fournisseurs Menu AchatsMenu Achats 201 Vue d’ensemble Le menu ACHATS vous permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale. Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE RÉCEPTION. Info Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Des renvois vers le menu VENTES vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.Menu Achats 202 Pièces fournisseurs ) Menu ACHATS commande PIÈCES FOURNISSEURS

Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies. Elle vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupements (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (commandes, factures, bons de réception, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créer une pièce commerciale 1. Dans la partie Pièces, à gauche de la fenêtre, choisissez le type de pièce commerciale à saisir : commande, bon de réception, facture ou avoir. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. * Vous pouvez créer une pièce commerciale fournisseur en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Ouvrez la liste des articles et sélectionnez les articles à insérer dans la pièce commerciale. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 3. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce (devis, facture, commande...).Menu Achats 203 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. L'en-tête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations fournisseur et Mode de règlement. Informations fournisseur 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Dans la zone Nom, la société du fournisseur est rappelée. Informations pièce * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de réception, facture, avoir) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 2. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail). * La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 3. Les zones Réf. cde et Date livraison s’affichent uniquement dans les commandes. Saisissez éventuellement une référence de commande puis indiquez sa date de livraison. 4. Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche fournisseur s'affiche automatiquement. Modifiezle si nécessaire. La zone Date Echéance s’affiche uniquement dans les bons de réception, factures et avoirs. La date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. 5. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 6. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 7. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 8. Saisissez éventuellement une Remarque. Attention ! Tant que le fournisseur n'est pas renseigné, vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale.Menu Achats 204 L'onglet Lignes Dans la plupart des fenêtres des pièces commerciales, vous trouvez les boutons suivants : 1. Dans la zone Article, cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez l’article. Dans la colonne Réf. fournisseur, vous pouvez sélectionner l’article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. 2. Le libellé saisit lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Modifiez-le si nécessaire. 3. Indiquez la Quantité de l'article commandé. * Vous pouvez établir une facture négative. Pour cela, saisissez l’opérateur « - » devant la quantité. Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. ajouter une ligne de saisie. insérer une nouvelle ligne de saisie. copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré. supprimer une ligne de saisie. insérer un commentaire. insérer une ligne de sous-total et choisir les colonnes à prendre en compte dans le sous-total. effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).Menu Achats 205 Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 4. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Les lignes de sous-total Exemple Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. * La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale d'achat. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches et situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de soustotal après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Pour personnaliser la cellule Sous-total, cliquez dedans, vous pouvez alors :Menu Achats 206 • ajouter une description en-dessous de l'intitulé, supprimer les deux points, • modifier la présentation du texte (police, gras...). Il suffit de sélectionner le texte, une palette de mise en forme s'affiche alors automatiquement. 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. * Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur l’icône d’appel de liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale fournisseur.Menu Achats 207 L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société du fournisseur s'affiche automatiquement. De même l'adresse saisie dans la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-les si besoin. Copier l'adresse 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou . Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Le montant du crédit disponible est rappelé. Contact Sélectionnez le contact de votre fournisseur dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation avec la CEE. La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre fournisseur est assujetti à la Taxe Para Fiscale.Menu Achats 208 L'onglet Echéances Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. 1. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.), cochez la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . Ajouter manuellement une échéance 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée. 2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes : • mode de paiement, • montant du paiement, • montant de l'échéance et son libellé, • dernier règlement effectué pour cette échéance, • date du dernier règlement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générer une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Périodicité. Le bouton [Modifier] vous permet de changer votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances.Menu Achats 209 LPour plus de détails sur la modification de la date d’échéance, reportez-vous au paragraphe “Modifier la date d’échéance”, page 153. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Les boutons de la fenêtre Des boutons de navigation et de commande sont disponibles en haut de la fenêtre. Certains traitements ne sont disponibles que dans certaines pièces (facture, bon de réception...). lancer l'impression de la pièce commerciale en cours lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours envoyer la pièce commerciale par e-mail atteindre le premier élément de la liste atteindre l'élément précédent de la liste atteindre un élément précis atteindre l'élément suivant de la liste atteindre le dernier élément de la liste Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. de créer une autre pièce commerciale sans quitter la fenêtre. Ce bouton est uniquement accessible lorsque vous modifier ou consulter une pièce commerciale. supprimer la pièce commerciale. Ce bouton n’est pas accessible lorsque la pièce est en cours de création et pas encore enregistrée, via le bouton [OK].Menu Achats 210 Enregistrer une pièce commerciale 1. Une fois que vous avez fini de saisir la pièce, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements. Cochez le ou les traitements que vous voulez lancer immédiatement ou cliquez sur le bouton [Plus tard]. * Ultérieurement, vous pourrez accéder à ces traitements depuis les listes des pièces. Modifier une pièce commerciale 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. valider la facture, l’avoir ou le bon de réception que vous avez saisi. saisir ou annuler un acompte. régler la pièce sélectionnée. transférer la pièce en bon de réception, facture, avoir. créer un abonnement pour la facture saisie. dupliquer la pièce, ouvrir la fiche fournisseur ou représentant. enregistrer la pièce commerciale.Menu Achats 211 Supprimer une pièce commerciale 1. Pour supprimer une pièce commerciale fournisseur, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer. 1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le format de votre choix. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Voir Mise en page, page 42. Valider une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Achats 212 Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du fournisseur et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférer une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale fournisseur (factures, commandes, bons de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. Transférer une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture AvoirMenu Achats 213 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. LPour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale. Saisir ou annuler un acompte La gestion des acomptes s’effectue par le bouton . Ce bouton est uniquement visible dans les commandes et bons de réception. LPour plus de détails sur la saisie ou annulation d’un acompte, reportez-vous au paragraphe “Gestion des acomptes”, page 173. Régler une facture Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Factures. 2. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement. Le règlement peut être effectué de deux façons : manuellement ou automatiquement. Pièce d'origine Vous pouvez : Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Avoir Valider, imprimer l’avoir Pièce de destination Vous pouvez : Facture Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail la facture Avoir Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail l'avoir Bon de réception Valider, imprimer, visualiser l’aperçu, envoyer par e-mail le bon de réception Attention ! Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Achats 214 Régler manuellement 3. Cliquez sur le bouton . 4. La fenêtre Nouveau règlement s'affiche. Elle contient déjà les principaux renseignements nécessaires à un règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques. Voir Règlements, page 223. Régler automatiquement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sur la fonction Règlement automatique. 2. Un message vous demande de confirmer le règlement. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. * Par défaut, le règlement est enregistré à la date de travail. Un rapport affiche le résultat du traitement. Lorsque la facture n’a pu être réglée, les erreurs sont signalées. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Rembourser un avoir 1. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type de pièce : Avoirs. 2. Sélectionnez les avoirs que le fournisseur souhaite se faire rembourser. 3. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche. Voir Remboursement d’avoirs, page 187. Les fonctions supplémentaires Certains traitements sont directement accessibles dans la liste des pièces fournisseurs, dans le groupe Actions, situé en haut de la fenêtre. Ils vous permettent notamment de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le fournisseur, le représentant. La plupart de ces fonctions sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Dupliquer une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérer non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.Menu Achats 215 Les options d’affichage ) Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce. 1. Sélectionnez dans la liste la pièce pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. Son aperçu s'affichera immédiatement. • Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) • Pour ne plus afficher le détail, cliquez à nouveau sur cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette fonction permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur la fonction Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez afficher les pièces : • de tous les fournisseurs ou d’un fournisseur en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le fournisseur précédent et le fournisseur suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyer une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au fournisseur via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyer une pièce commerciale par e-mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouvel e-mail. 2. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Achats 216 Envoyer une pièce commerciale par e-mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. 3. Une fenêtre s'affiche. L'adresse e-mail définie pour le fournisseur auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. 4. Dans la zone Document, sélectionnez le pré-imprimé que vous voulez transmettre. Si vous laissez , le logiciel utilisera l’état défini dans les préférences Modèles de pièces fournisseurs. 5. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 6. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si votre messagerie s'ouvre, le fichier au format PDF (Adobe Reader®) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.Menu Achats 217 Détail pièces fournisseurs ) Menu ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat (commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie. Options d'affichage Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat : • Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis) et/ou par article (Tous les articles ou un article précis). • Utilisez les boutons et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs. • Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte. • De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.). Pour cela, dans la zone Critères, sélectionnez dans la liste déroulante l'option à prendre en compte. Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces. LPour plus de détails sur le paramétrage d’une liste : filtre, colonnes, regroupements (Intuilistes), reportez-vous au document ANNEXES disponible depuis le menu AIDE.Menu Achats 218 Commandes ) Menu ACHATS - commande COMMANDES A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs. * La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage, page 215. LLa gestion des commandes de cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202.Menu Achats 219 Bons de réception (BR) ) Menu ACHATS - commande BONS DE RÉCEPTION Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent. Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande. Mais il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.). * La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les fonctions supplémentaires, page 214. LPour plus d’informations sur la gestion des bons de réception, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202. Créer un bon de réception Voir Créer une pièce commerciale, page 202. Modifier un bon de réception 1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un bon de réception Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Menu Achats 220 Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 211. Valider un bon de réception Voir Valider une pièce commerciale, page 211. Transférer un bon de réception Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur. Transférer un BR en facture 1. Sélectionnez le BR à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée. Transférer plusieurs BR en facture Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture globale pour toutes les BR transférés. Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période donnée. 1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou enfoncée. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives. • La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 3. Confirmez le traitement. 4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. “Transférer une pièce commerciale : géné- ralités”, page 158. Création et annulation d'acompte Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être modifiés.Menu Achats 221 Factures d’acompte fournisseurs ) Menu ACHATS - commande FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû. * Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 173. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).Menu Achats 222 Factures ) Menu ACHATS - commande FACTURES La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent. La fenêtre vous est présentée avec les fonctions Afficher le détail, Afficher l’aperçu, Affiner la sélection activées. Vous pouvez les activer ou désactiver depuis le bouton . Voir Les options d’affichage, page 215. Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons : • soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande, • soit à partir d'un bon de réception validé, • soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception. LLa gestion des factures fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202.Menu Achats 223 Avoirs ) Menu ACHATS - commande AVOIRS La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons : • issus d'un transfert de facture, • en saisie directe, • issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif. Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.). LLa gestion des avoirs fournisseurs depuis cette fenêtre étant identique à celle de la liste des pièces fournisseurs, reportez-vous au paragraphe “Pièces fournisseurs”, page 202. Règlements ) Menu ACHATS - commande RÈGLEMENTS La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. LLa gestion des règlements fournisseurs est quasi-identique à celle des règlements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Règlements”, page 189. Abonnements fournisseurs ) Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEURS Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est-à-dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un abonnement. LLa gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients. Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements clients”, page 195.Remises en banque Liaison comptable Gestion de production Commandes des articles en rupture Régulation des stocks Relance Purge Top Clôture Relations clients, Rappels Mise sous surveillance Menu TraitementsMenu Traitements 225 Vue d’ensemble Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment (menu VENTES/ACHATS). Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Ciel Gestion Commerciale dispose également de traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de production, le transfert des écritures en comptabilité, les relations clients, les rappels, etc.Menu Traitements 226 Remises en banque ) Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Ciel Gestion Commerciale gère deux types de remises magnétiques : • LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre) • Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé) Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et hors rayon) que vous remettez à l'encaissement. Génération de l’enregistrement 1. Sélectionnez à l’aide de l’icône Liste la Banque de remise. 2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire. * Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de règlement. • Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton . La ligne est automatiquement décochée. • Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le Attention ! Vous devez au préalable : • compléter les coordonnées de votre banque (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - banque principale) • indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon). • définir le mode de règlement des factures réglées.Menu Traitements 227 bouton . * Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise magnétique par la banque. Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise. Bordereau de remise en banque et transfert magnétique 1. Cliquez, en fonction du type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou [Générer le fichier]. Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque : • bordereau de remise de chèques, • bordereau de remise LCR/BOR, • bordereau de remise prélèvement CFONB. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque. 3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 4. Indiquez la Référence de la remise en banque. Bordereau 5. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le détail de la remise. LCR/BOR et Prélèvement 7. Sélectionnez dans le menu déroulant le fichier d'export magnétique. 8. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR ou Edition de la remise de prélèvements si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise. Dans le cas où vous éditez une remise LCR/BOR, sélectionnez également l’édition de l’acte de cession de créances. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si vous effectuez une remise de type : • LCR/BOR, une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations complémentaires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche. • Prélèvement au format CFONB, une fenêtre s’affiche dans laquelle vous devez préciser la date d’échéance du prélèvement ainsi que le type de prélèvement : ordinaire ou accéléré. 10. Saisissez les informations nécessaires puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 11.Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique. 12.Un message vous demande de choisir le type de sortie pour l’édition du bordereau de remise.Cliquez sur le bouton [Ecran] pour obtenir un aperçu ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’impression papier.Menu Traitements 228 Liaison comptable ) Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). LPour plus d’informations sur les préférences de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. 1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. 4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. 5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables. * Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2011. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 6. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche.Menu Traitements 229 Liste des écritures à transférer et fin du traitement Cette fenêtre affiche la liste des écritures à transférer à l'expert-comptable. • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 7. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. Pour les transferts vers Cegid Sisco 2, une fenêtre supplémentaire s'ouvre afin d'indiquer des informations propres à ce format. 8. Des critères supplémentaires sont demandés lorsque vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid. Saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 9. A la fin du traitement, un message vous informe de la réussite du traitement et indique l'emplacement où le fichier a été créé. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez alors le récupérer afin de l'envoyer à votre comptable par le moyen de votre choix. * Dans le cas d'un transfert vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné.Menu Traitements 230 Gestion de production ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage. • L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. • Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. • Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. Créer un ordre d’assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Etape 1 : Sélection de l'article à assembler 1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler. 2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul). Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer 3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler. * Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement. 4. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum). 5. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale.Menu Traitements 231 6. Cochez la méthode de calcul du PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré) de l'article à composer : • Suivant le prix d'achat : le prix d'achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l'article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l'article à assembler. Etape 3 : Options Cas d'un assemblage d'articles simples 7. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour effectuer l'assemblage : • Annuler l'assemblage. • Continuer (le stock sera négatif). • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Cas d'un assemblage d'articles composés 8. Sélectionnez l'une des options de fabrication : • Fabriquer tous les éléments. • Fabriquer uniquement les éléments qui manquent. L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour lancer l'assemblage. 9. Cochez l'une des options proposées. • Annuler l'assemblage. • Continuer (le stock sera négatif). • Fabriquer. • Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer). Etape 4 : Sélection des dépôts Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche. 10.Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez plus modifier le dépôt. 11. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants. L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté. Voir Dépôts, page 107.Menu Traitements 232 Etape 5 : Bilan des besoins en composants Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage. Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage. Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage : • le stock réel de chaque composant est diminué • le stock réel de l'article composé augmente. 12.Cliquez sur le bouton [Lancer] pour commencer l’assemblage. Créer un ordre de désassemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés. Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type d'ordre qui doit être «Désassemblage». 1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler. Cochez l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.Menu Traitements 233 3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum). 4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage. Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icône permettant d'insérer une date spéciale . 5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé. 6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori. 7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement. Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement. * Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de désassemblage. Annuler un assemblage ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Commandes fournisseurs ) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.Menu Traitements 234 • Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement. • L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage. 1. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner. Dans la seconde étape : 2. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander. 3. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez également utiliser l’icône du calendrier . 4. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le : • Dépôt du fournisseur, • Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori, • le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option Dépôt favori. Dans la troisième étape :Menu Traitements 235 Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés. 5. Vous pouvez réapprovisionner : • la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte. • Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible). Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes. * Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS).Menu Traitements 236 Commandes des articles en rupture ) Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Alt Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Dans la seconde étape, 2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la dernière étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs doivent être renseignées. 6. Cliquez sur le bouton pour effectuer la génération des bons de commandes. * Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES COMMERCIALES). Attention ! Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Menu Traitements 237 Régulation des stocks ) Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire * Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles, page 264. Saisie du stock physique * La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles. 2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Code article. • Désignation courte. • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 5. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif, et inversement. 6. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 7. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. • Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt. • Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro. Voir Mouvements de stock, page 113.Menu Traitements 238 Relance Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez avoir renseigné la zone Date Echéance, • les états à utiliser par défaut par rapport au niveau de relance doivent être déterminés dans les paramètres facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). Les niveaux de relance Les relances peuvent être effectuées sur plusieurs niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Voir Onglet Relances, page 26. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Vous pouvez alors cliquer sur le niveau pour visualiser les pièces correspondantes. Affichage de la liste 1. Trois options vous permettent d’afficher les pièces en retard de paiement en fonction de : • tous les clients, • des clients dont l’encours autorisé est dépassé. • des clients dont l’encours disponible est inférieur au montant que vous saisissez, 2. Dans la zone Factures dont la date d’échéance est dépassée depuis, indiquez le nombre de jours. Choix du modèle de lettre de relance 3. Vous pouvez éditer les lettres de relances en utilisant les lettres types (modèles) ou les niveaux de relance. Cochez l’option correspondante : • définie sur le niveau : les niveaux de relance sont définis pour chaque lettre lors du paramétrage de la facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION, onglet Relances). • selon un modèle de lettre : cliquez sur le bouton pour choisir la lettre correspondant au niveau de relance souhaité. Sept modèles de lettre de relance (ou lettres types) sont préparamétrés. Menu Traitements 239 Le dernier modèle mentionne le taux d’intérêt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseigné le taux d’intérêt des pénalités de retard dans les paramètres facturation au niveau de l’onglet Divers (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION). * Vous pouvez modifier les lettres types ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Relancer Les factures correspondant aux critères définis précédemment s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. La colonne Prochain niveau vous indique le niveau de relance qui sera incrémenté. 1. Sélectionnez les pièces pour lesquelles vous allez relancer des clients. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. 3. Un message s’affiche. Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser l’aperçu avant impression ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l’édition papier. * Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches clients. * Le niveau de relance a été incrémenté pour les pièces choisies. Le bouton [Ignorer] augmente le niveau de relance sans imprimer de lettre. Le bouton [Revenir précédente] remet la pièce au niveau de relance inférieur. Le bouton [Ouvrir] permet de consulter la pièce sélectionnée.Menu Traitements 240 Purge ) Menu TRAITEMENTS - commande PURGE -

La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces * La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. * Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le premier bouton correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs. * Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée.Menu Traitements 241 Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer le traitement. 10.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 11.Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées.Menu Traitements 242 Top Clôture ) Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 276. lancer la régulation des stocks Voir Régulation des stocks, page 237. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 275. générer le journal comptable Voir Liaison comptable, page 228. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 264. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres Facturation, page 24.Menu Traitements 243 Relations clients ) Menu TRAITEMENTS - commande RELATIONS CLIENTS Cette fonction vous permet de tenir un agenda en créant des tâches à effectuer. Enregistrer une tâche Dans la fenêtre Nouvelle tâche : 1. Précisez la date de début éventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons ou . 2. Saisissez dans la zone Description l'intitulé de la tâche. 3. Indiquez dans la zone Famille le critère de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). 4. Vous pouvez définir vous même une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez ensuite la commande CRÉER. 5. Indiquez le Lieu de l'action de la tâche. • L’icône d’appel de liste vous permet de sélectionner une valeur dans une liste prédéfinie. • L’icône Gomme efface la valeur indiquée. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne à contacter dans la zone Contact. 6. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Terminé) de la tâche. 7. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est activée. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappelées au bas de la fenêtre. 8. Précisez le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez être rappelé. 9. Saisissez si besoin un commentaire dans la zone inférieure de la fenêtre. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tâche. Modifier une tâche 1. Pour modifier une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre qui correspond à l'élément sélectionné s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une Tâche, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'élément. 2. Cliquez sur [Oui] si c'est la cas. Exécuter des actions spécifiques Vous pouvez effectuer des actions sur certains éléments en cours de traitement : ouvrir l'élément, régler l'échéance, relancer le client, générer la facture... Ces actions dépendent du type de l'élément. Par exemple, les actions possibles sur une échéance sont différentes de celles d'un devis. * Aucune action n’est disponible sur un élément de type tâche. 1. Sélectionnez l'élément et cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez l'action à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Traitements 244 Rendre périodique Vous pouvez rendre une tâche ou un rendez-vous périodique. 1. Pour cela, sélectionnez l'élément dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PÉRIODIQUE. Un assistant de création s'affiche. * Vous pouvez rendre périodique uniquement les tâches et rendez-vous. 3. Sélectionnez la périodicité de la tâche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre : • A date fixe, tous les : dans ce cas sélectionnez le jour et le mois de l'année. • A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas sélectionnez le jour du mois. • Chaque début de mois : l'action sera répétée le premier jour de chaque mois de l'année. • Chaque fin de mois : l'action sera répétée le dernier jour de chaque mois de l'année. • Tous les jours • Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une étape supplémentaire proposera de choisir le jour. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une étape supplémentaire s'affiche. Sélectionnez alors le jour précis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date à laquelle la périodicité doit débutée dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette durée ne peut pas dépassée 10 ans. 7. Définissez ce que le logiciel doit faire dans le cas où la date calculée est chômée : • La créer quand même, • Ne pas la créer, • Prendre le jour travaillé précédent, • Prendre le jour travaillé suivant. 8. L'option Proposer les dates générées avant création est cochée par défaut. Ceci vous permet d'avoir un aperçu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fenêtre de l'aperçu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calculées ne vous conviennent pas.Menu Traitements 245 Rappels ) Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS Cette commande vous permet de consulter, dès l'ouverture de votre dossier la liste des tâches en cours ou en attente. Vous pouvez à partir de cette fenêtre modifier ou supprimer une tâche ou encore marquer un élément comme étant «Terminé». LPour plus d'informations sur le paramétrage d’une liste : colonnes, regroupements (Intuilistes©), reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes du manuel ANNEXES disponible depuis le menu AIDE. Le bouton [Agenda] ouvre la fenêtre Liste des tâches. Voir Relations clients, page 243. Modifier un élément de la liste des rappels 1. Pour modifier un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre correspondante s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un élément de la liste des rappels Pour supprimer un élément, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Mettre un terme à une action 1. Pour mettre un terme à un rappel, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Terminer]. Cette commande vous permet d'indiquer que l'opération est «Terminée». Elle n'apparaît plus dans la fenêtre d'alerte. 2. Vous pouvez aussi double-cliquer dans la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran. Cochez ensuite la case Terminé dans la zone Statut. Désactiver l’alerte Le bouton [Désactiver] vous permet de désactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, les élé- ments n'apparaissent plus dans la fenêtre d'alerte.Menu Traitements 246 * Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Liste des alertes agenda soit présentée systématiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, désactivez l'option Ouverture au démarrage du menu CONTEXTUEL. Actions spécifiques Ce bouton vous propose différents traitements liés aux pièces commerciales. 1. Sélectionnez la pièce dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spécifiques]. Une fenêtre s’affiche et vous propose différents traitements, par exemple ouvrir le devis, ouvrir l’abonnement, générer la facture. 2. Choisissez l’action à effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit l’action est réalisée directement, soit la fenêtre correspondant à l’action s’affiche.Menu Traitements 247 Mise sous surveillance ) Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Mettre une société sous surveillance 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez l’option Fournisseur pour faire apparaître la liste des fournisseurs, • cochez l’option Client pour faire apparaître la liste des clients. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Consulter les informations légales Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Cliquez sur le bouton . Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).Menu Traitements 248 Désactiver la surveillance d'une société 1. Sélectionnez dans la liste la société que vous ne voulez plus mettre sous surveillance. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui].Portefeuille des commandes Commandes non livrées Relevé des comptes, Echéancier Evolution des ventes Lettre de pénalités de retard Encours clients, Relance client Suivi des stocks, Inventaire des articles Catalogue des articles, Articles par dépôt Nomenclature des articles Capacité de fabrication Etats récapitulatifs Menu EtatsMenu Etats 250 Vue d’ensemble Le menu ETATS vous donne accès aux états les plus utilisés. Vous pouvez ainsi suivre avec précision vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Les états disponibles peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles • Inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs • Portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, relance client, etc.Menu Etats 251 Liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. 1. Sélectionnez dans la liste des états disponibles celui à générer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'état, cliquez sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Dans tous les cas, une fenêtre de paramétrage s'ouvre pour que vous précisiez les valeurs à prendre en compte pour l'état sélectionné. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, dé- cochez cette case.Menu Etats 252 Portefeuille des commandes ) Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES

Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier, ou pour une famille. Cochez l'option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (Tous, un article en particulier, une famille). 6. Vous pouvez définir ou non un critère de date à prendre en compte. Ainsi, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de création de la commande : correspond à la date saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'entête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande.Menu Etats 253 • la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. • sans tenir compte des dates 7. Pour Tenir compte de la remise en pied de commande et/ou pour Tenir compte de l'escompte en bas de commande, cochez l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Voir Commandes, page 169.Menu Etats 254 Commandes non livrées ) Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES

Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un détail de l'édition par Client ou par Article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée par Fournisseur ou par Article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 255 Relevé de comptes ) Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES

Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le ou les client(s). Vous pouvez sélectionner un client particulier, tous les clients ou une famille client. 3. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'entête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients de la zone Options. 4. Précisez les factures qui vont figurer sur le relevé : Uniquement les factures à encaisser ou toutes les factures. 5. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates d’échéances de la facture). 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 256 Echéancier ) Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients : tous les clients, une famille clients ou un client particulier. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées. 4. Saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des écritures à inclure dans l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 257 Evolution des ventes ) Menu ETATS - commande EVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article/client particulier, tous les articles/clients ou une famille article/client. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaines, mois ou trimestres. 4. Indiquez les valeurs à prendre en compte (chiffre d'affaires, quantité vendue, marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou marge réalisée sur PA (Prix d’achat) et le format souhaité (valeur, % ou les 2). 5. Sélectionnez la présentation souhaitée : Par famille article/client ou Par article/client et trié par famille article/client. 6. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 258 Lettre de pénalités de retard ) Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres Facturation, page 24. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 259 Encours Clients ) Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 65. Un seul état Encours client est disponible. Il s’agit d’une liste de client indiquant l’encours actuel de chacun. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez opté pour la sortie Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 260 Relance client ) Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT Cet état permet d’éditer trois types de relance : • Relance avec infos pénalités de retard. • Relance client. • Relance client Expert . Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Relance avec infos pénalités de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion Commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion Commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Voir Relance, page 238.Menu Etats 261 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client Expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées, • le nombre de jours de dépassement, • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. * Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 262 Mailing ) LISTE DES CLIENTS - bouton [Mailing] Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. * Les clients qui ont une adresse incorrecte (option NPAI cochée dans la fiche client) sont exclus de cet état. 2. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 263 Suivi des stocks ) Menu ETATS - commande SUIVI DES STOCKS Cette commande vous permet d'obtenir l'un des deux types d'états suivants : Réapprovisionnement Il est nécessaire de lancer la commande d'un article lorsque la quantité réelle est strictement inférieure à la quantité indiquée dans le stock minimum. Surstockage On parle de surstockage lorsque la quantité réelle dépasse la quantité maximum indiquée en stock. Vous pouvez ainsi connaître rapidement les articles pour lesquels un réapprovisionnement est à prévoir ou ceux pour lesquels un surplus de stock a été enregistré. * Vous devez au préalable renseigné dans la fiche article les zones Stock maximum et Stock minimum. Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. Pour obtenir l’état de surstockage 1. Cochez l'option Surstockage dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs ou famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt. Disponible uniquement en version Evolution 5. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 6. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Pour obtenir l’état de réapprovisionnement 1. Cochez l'option Réapprovisionnement dans la zone Sélection du type de suivi. 2. Précisez le stock à prendre en compte (stock réel, stock théorique ou stock disponible). 3. Sélectionnez les articles à inclure dans l'état. 4. Déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum. 5. Définissez la présentation de l'état. Il peut être trié par articles, fournisseurs, famille d'articles. * L'état peut être trié par dépôt.Disponible uniquement en version Evolution 6. Dans ce cas, sélectionnez le dépôt concerné (Tous, un dépôt précis). 7. Vous pouvez obtenir le Détail par dépôt. Cochez pour cela la case correspondante. L'option Afficher la quantité à commander vous permet de : • noter les quantités à commander sur une édition papier (saisie manuelle sur l'état). • noter les quantités à commander en fonction du stock minimum ou du stock maximum. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Menu Etats 264 Inventaire des articles ) Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré). * Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée : en liste, triée par code article ou découpée par famille d'articles. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez la case correspondante. 5. Si vous cochez la case Colonne Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir Régulation des stocks, page 237.Menu Etats 265 Catalogue des articles ) Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou vendeurs. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par code article, par famille d'articles, ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression photos. 8. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 266 Articles par dépôt Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution. ) Menu ETATS - commande ARTICLES PAR DÉPÔT Si vous gérez un stock multi-dépôts, vous pouvez imprimer vos articles par dépôt pour suivre les stocks des différents dépôts de votre entreprise. Voir Gestion des stocks multi-dépôts, page 110. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Si vous avez choisi l’option Fichier, la fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Indiquez le format de sortie du fichier. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 267 Nomenclature des articles ) Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. Capacité de fabrication ) Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. 2. Déterminez si cette édition va être triée par code article composé ou découpée par famille d'articles composés. 3. Vous pouvez obtenir le détail par dépôt en cochant la case correspondante. 4. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Etats 268 Etats récapitulatifs ) Menu ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier, ou pour une famille. 4. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. 5. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option Toutes les factures et avoirs. 6. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de création de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéances de la pièce : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 7. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.Analyseur commercial ventes Analyseur commercial achats Statistiques Gestion Objectifs Répartition par famille Importer Historique archivage DGFiP Démarrer version < 2006 Menus découverte / Menus standard Messagerie Menu DiversMenu Divers 270 Vue d’ensemble Le menu DIVERS vous donne accès à certains états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis : • des clients, • des fournisseurs, • des stocks, • des statistiques, etc. De même, vous pouvez importer des données (articles, clients, fournisseurs, etc.), envoyer des e-mails depuis votre logiciel.Menu Divers 271 Analyseur commercial ventes ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 2. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 3. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles clients, etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état.Menu Divers 272 Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par clients, par articles, etc. 3. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 4. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 273 Analyseur commercial achats ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Analyseur commercial et statistiques périodiques Cette commande s'apparente à un journal commercial des achats. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. 2. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 3. De même, vous pouvez déterminer un sous-total (sous-totaux par pièces, par familles fournisseurs, par fournisseurs etc). 4. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. 5. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de réception, les factures et avoirs non validés, etc. 6. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 7. Cliquez sur [OK] pour valider.Menu Divers 274 Graphiques des achats 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez donc la période à prendre en compte. Vous pouvez trier les informations par pièces, par fournisseurs, par articles, etc. 2. Cochez la case Plus de critères si vous souhaitez afficher un autre type de pièces. Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection qui apparaît à droite de la zone Des pièces de type. Vous pouvez sélectionner les avoirs, les bons de commande, les factures et avoirs non validés, les bons de réception etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Achats par département Cet état affiche les achats par département. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Achats par mois Cet état affiche les ventes par mois. Sélectionnez le format de sortie du fichier (Texte, Excel, Html, PDF...). Statistiques globales ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - GLOBALES Cette commande vous permet d'obtenir une vue globale des statistiques pour : • un ou tous les clients, • un ou tous les fournisseurs, • un ou tous les articles, • un ou tous les représentants. 1. Cliquez sur l'onglet de votre choix pour obtenir les statistiques souhaitées. 2. Utilisez les flèches précédente ou suivante pour naviguer.Menu Divers 275 Statistiques ) Menu DIVERS - commande STATISTIQUES - ÉTATS Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Options] des listes clients, articles, fournisseurs, représentants. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles, clients ou fournisseurs ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition. 4. Sélectionnez ensuite les dates à prendre en compte. • les dates d'exercice • les dates de période (prédéfinies dans les paramètres de facturation). 5. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l’état. * Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures réglées ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le Prix d’achat moyen pondéré ou de la marge réalisée sur le Prix d’achat. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 276 Objectifs ) Menu DIVERS - commande OBJECTIFS Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton [Objectifs] des fiches Clients, Fournisseurs et Articles ; • à partir du bouton des fiches familles d'articles. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état (Tri). 4. Cliquez sur [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 277 Répartition par famille ) Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIALE VENTES Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez la présentation de l’état puis validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail.Menu Divers 278 Importer ) Menu DIVERS - commande IMPORTER

Lorsque vous activez cette commande, la liste des imports paramétrables classée par famille s'affiche. Cette commande vous permet d'importer des données (articles, clients, fournisseurs, contacts, représentants, remises promotions, banques, modes de règlement, etc.) dans Ciel Gestion Commerciale. Voir Imports paramétrables, page 38. * Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. 1. Sélectionnez dans la liste l'Import à prendre en compte, par exemple Import des banques puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le fenêtre Ouvrir s'affiche. Sélectionnez le fichier à importer puis cliquez sur [Ouvrir]. L'importation est en cours. Historique archivages DGFiP ) Menu DIVERS - commande HISTORIQUE ARCHIVAGES DGFIP Alt - L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). L'archivage est donc obligatoire. L'historique des archivages DGFiP récapitule toutes les archives que vous avez générées. La fenêtre présente les dossiers d'archivage datés. Ces dossiers contiennent des fichiers d’archives au format texte (.txt). Pour accéder aux fichiers d’archives, sélectionnez un dossier d'archivage puis cliquez sur le signe «+». Les quatre fichiers d'archive s'affichent : • les pièces clients : contient les pièces commerciales de vente. • les pièces fournisseurs : contient les pièces commerciales d'achat. • les lignes clients : contient le détail des pièces de vente. • les lignes fournisseurs : contient le détail des pièces d'achat. Le bouton permet de visualiser l’archive sélectionnée.Menu Divers 279 Démarrer version < 2006 ) Menu DIVERS - commande DÉMARRER VERSION < 2006 Cette commande vous permet d'ouvrir une ancienne version de Ciel Gestion Commerciale (inférieure à 2006) depuis votre application. Menus découverte / Menus standard ) Menu DIVERS - commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode standard, pour une gestion et un suivi plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Messagerie ) Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse email du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 3. Rédigez votre message puis envoyez-le.Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu FenêtresMenu Fenêtres 281 Vue d’ensemble Fermer ) Menu FENÊTRES - commande FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer ) Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante ) Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre suivant celle qui est affichée. Précédente ) Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre précédant celle qui est affichée.Menu Fenêtres 282 Cascade ) Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. * Sous la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. Mosaïque ) Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes les unes à côté des autres. La fenêtre active est celle affichée au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). Sous la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan.Menu Fenêtres 283 Mon Intuiciel ) Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions. • Mon Bureau, accessible par l’icone de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 284. • Mon tableau de bord, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mon tableau de bord, page 285.Menu Fenêtres 284 • Mes états et statistiques, accessible par l’icone de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Mes états et statistiques”, page 285. • Mes actualités, accessible par l’icone de l’onglet . Voir Mes actualités, page 286. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.Menu Fenêtres 285 Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier l’icone de la tâche sélectionnée. •Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. LPour plus de détail, reportez-vous au chapitre “Menu Etats”, page 249. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation .Menu Fenêtres 286 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. LPour plus de détails, reportez-vous au Manuel Générateurs d’Etats disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icones d’affiche. •Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. •Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Mes actualités Cet onglet vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.Menu Fenêtres 287 Afficher la barre de Navigation ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut ) Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande vous permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît.Index, Aide contextuelle Besoin d’aide Informations de dernière minute Démo rapide Formation Flash Manuel de référence Annexes Manuel générateur d’états Manuel générateur Tableaux de bord Infos mise à jour A propos de Menu AideMenu Aide 289 Vue d’ensemble Index ) Menu AIDE - commande INDEX Cette commande ouvre l’aide intégrée sur l’onglet Sommaire. L’onglet Index, quant à lui, présente une liste d’expressions et de mots-clés classés par ordre alphabétique. Pour afficher une des rubriques correspondant à un mot-clé, cliquez dans la liste sur le mot-clé de votre choix puis sur le bouton [Afficher]. Aide contextuelle ) Menu AIDE - commande AIDE CONTEXTUELLE Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche article et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier.Menu Aide 290 Besoin d’aide ) Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Informations de dernière minute ) Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE Cette fonction ouvre le Lisez-moi qui vous est proposé lors du premier démarrage de votre logiciel. Il s'agit en général d'informations complémentaires au manuel et qui n'ont pu y être intégrées. Démo rapide ) Menu AIDE - commande DÉMO RAPIDE Cette commande ouvre une vidéo qui présente rapidement votre logiciel. Cette démonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel. Formation Flash ) Menu AIDE - commande FORMATION FLASH Cette commande lance une formation en ligne sur le site internet de Ciel. Les séquences vidéos de cette formation vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Manuel de référence ) Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions. Menu Aide 291 Annexes ) Menu AIDE - commande ANNEXES Cette commande ouvre le manuel Annexes qui décrit les paramétrages généraux du logiciel. Manuel générateur d’états ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR D’ÉTATS Cette commande ouvre le manuel du générateur d’états qui vous explique la personnalisation des éditions. Manuel générateur Tableaux de bord ) Menu AIDE - commande MANUEL GÉNÉRATEUR TABLEAUX DE BORD Cette commande ouvre le manuel électronique Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Infos mise à jour ) Menu AIDE - commande INFOS MISE À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précé- dente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... ) Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A PROPOS le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé de débridage par le bouton . D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [http://www.ciel.com].292 Index A Abonnement 195 générer 196 renouveler 198 Acompte annuler 174 saisir 173 Affaires 118 Afficher menus découverte/standard 279 Agenda alertes 245 Analyses 270 Annuler un acompte 174 un assemblage 233 Archivage 240 historique 278 Archivage DGFiP 278 Archivage pièces 240 Articles 85 catalogue 265 dépôts 90 inventaire 264 mise à jour des prix 95 mise à jour désignations 96 nomenclature 92 Assemblage annuler 233 calcul du PAMP 231 ordre d’assemblage 230 ordre de désassemblage 232 Avoirs 185 remboursement 187 trop perçu 187 valider 186 B Bons de livraison 176 transférer 177 Bons de réception 219 transférer 220 BOR 226 C Ciel Mobile Live 33 Clients liste 63 relancer 238 relations clients 68, 243 Codes analytiques 130, 132 Codes barres 91 Commandes 169 reliquats 174 solder 175 transférer 170 Commandes fournisseurs 233 Créer un article 85 un client 64 un code analytique 132 un dépôt 107 un fournisseur 76 un mode de règlement 125 un mouvement de stock 113 un représentant 82 un taux de TPF 121 un taux de TVA 120 une autre liste 135 une banque 122 une famille d’articles 99 une nomenclature article 92 une tâche 243 D Date d’échéance 126, 153 Démarrer version 279 Dépôts 107 créer 107 multi-dépôts 110 réapprovisionner 110 transférer vers un autre dépôt 108 Devis /Pro forma 164 accepter 165 transférer 166 Dossier fermer 20 mise en page 41 modifier les paramètres 21 nouveau 12 ouvrir 18 quitter 55 récupération 17 restaurer 47, 48 sauvegarder 47 E Echange Iphone 33 Echéancier 256 Eco-participations 91, 128, 151293 e-Restauration 48 e-Sauvegarde 47 Etats 250 récapitulatifs TPF 268 récapitulatifs TVA 268 Exports 41 F Factures 178 abonnement 195 factures d’acompte 179, 221 irrécouvrables 183 multi-échéances 152, 208 régler 183 suivi des échéances 256 transférer 182 valider 181 Familles articles 99 Fournisseurs 76 G Gestion de production liste 116 I Imports 41, 278 paramétrables 38, 278 Impressions aperçu 43 imprimer 43 Imprimer article par dépôt 266 catalogue des articles 265 commandes non livrées 254 échéancier des factures 256 encours clients 259 états récapitulatifs 268 évolution des ventes 257 inventaire des articles 264 lettre de pénalités de retard 258 mailing 262 nomenclature des articles 267 objectifs 276 ordre de production 232 portefeuille des commandes 252 relance clients 260 relevé de comptes 255 statistiques 275 suivi des stocks 263 Infos perso... 134 Intuiciel 283 Inventaire 264 J Journal comptable 228 L LCR 226 Lettre de pénalités de retard 258 Logo 14 M Mise à jour des prix articles 95 Mise sous surveillance 247 Modes d’affichage 279 Modes de règlement 125 Mot de passe 45 Mouvements de stock 113 automatique 115 manuel 114 N Nomenclature articles multi-niveaux 93 simple 92 Norme DEEE 128 O Objectifs 72, 276 Ordres de production 116 P Paramètres banque principale 28 calculs sur la quantité 29 comptabilité 22 facturation 22, 24 numérotation 27 société 21 Pays 37 Pièces commerciales clients 146 créer 146, 202 envoyer par e-mail 161, 215 fournisseurs 202 purger 240 saisie document 140 Top facture 139 valider 157, 211 Portefeuille des commandes 252 Préférences 36Promotions 102 Prospects créer 73 modifier 74 supprimer 75 Purge 240 R Rappels 245 Réapprovisionnement 263 Réapprovisionner articles composants 233 Régulation des stocks 237 Relance client 260 Relances clients 238 Relevé de comptes 255 Reliquats 174 Remboursement d’avoir 187 Remise commerciale 149, 204 de chèques en banque 226 magnétiques 226 Remises 102 Répertoire 50 Représentants 82 taux de commission 83 Restauration 47, 48, 49 S Saisie document 140 Sauvegarde 47 en ligne 47 Site e-Sauvegarde accéder 53 supprimer 54 Solder une commande 175 une facture 192 Statistiques 71, 275 états 275 globales 274 Stocks entrée de stock 114 régulation 237 sortie de stock 114 Surstockage 263 T Tarifs grille de tarifs 88 remises 102 Top Clôture 242 Top Départ 12 Top Facture 139 TPF 121 Transférer plusieurs BL en facture 178 plusieurs BR en facture 220 plusieurs commandes en BL 171 plusieurs commandes en facture 172 plusieurs devis en commande 167 plusieurs devis en facture 167 plusieurs factures en avoir 182 un BL en facture 177 un BR en facture 220 un devis en commande 166 un devis en facture 166 une commande en BL 170 une commande en BL livrable(s) 171 une commande en facture 172 une commande partielle en BL 171 une facture en avoir 182 une pièce commerciale 158, 212 TVA 120 U Utilitaires 36 V Valider une pièce commerciale 157, 211 Copyright 2011 Sage Guide de référence Ciel Gestion Commerciale et Gestion Commerciale Evolution - ME_WGE 18.0/11.0 - 06.11 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Guide de référence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.comChère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C3 Sommaire Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide électronique........................................................................................ 9 Menu Dossier............................................................................................10 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 11 Nouveau................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 19 Fermer................................................................................................................................... 21 Synchro compta..................................................................................................................... 22 Paramètres ............................................................................................................................ 23 Ciel Mobile Live ..................................................................................................................... 34 Options ................................................................................................................................. 37 Imports ................................................................................................................................. 41 Exports.................................................................................................................................. 41 Mise en page ......................................................................................................................... 42 Imprimer ............................................................................................................................... 43 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 43 Impressions........................................................................................................................... 44 Mot de passe......................................................................................................................... 45 e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 47 Sauvegarde............................................................................................................................ 53 Restauration.......................................................................................................................... 54 Quitter................................................................................................................................... 56 Menu Edition.............................................................................................57 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 58 Annuler ................................................................................................................................. 59 Couper .................................................................................................................................. 59 Copier ................................................................................................................................... 59 Coller .................................................................................................................................... 59 Effacer................................................................................................................................... 59 Fiches.................................................................................................................................... 60 Sélectionner tout ................................................................................................................... 60 Rechercher ............................................................................................................................ 60 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 61 Atteindre ............................................................................................................................... 61 Rafraîchir............................................................................................................................... 61 Tout afficher.......................................................................................................................... 61 Liste ...................................................................................................................................... 61 Menu Ma Compta......................................................................................62 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63 Saisie cahier .......................................................................................................................... 64 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 71 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 71 Saisie des A-nouveaux ..........................................................................................................71 Le Plan de comptes................................................................................................................ 72 Journaux ............................................................................................................................... 73 Modes de paiement ............................................................................................................... 73 Paramétrage des cahiers........................................................................................................744 Liste des tâches..................................................................................................................... 77 Rappels ................................................................................................................................. 77 Formats d’import relevé ........................................................................................................77 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 77 Autres listes .......................................................................................................................... 77 Menu Expert comptable ............................................................................78 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 79 Liste des écritures ................................................................................................................. 80 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 80 Consulter un compte ............................................................................................................. 81 Pointage manuel.................................................................................................................... 81 Contrepassation .................................................................................................................... 81 Validation du brouillard......................................................................................................... 81 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 82 Etats...................................................................................................................................... 82 Menu Listes ..............................................................................................83 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 84 Ecritures................................................................................................................................ 85 Plan de comptes .................................................................................................................... 88 Consulter un compte ............................................................................................................. 98 Les prévisions........................................................................................................................ 99 Les codes analytiques..........................................................................................................101 Journaux ............................................................................................................................. 104 Modes de paiement ............................................................................................................. 106 Les chéquiers ...................................................................................................................... 107 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 109 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 111 Les devises.......................................................................................................................... 114 Infos perso. ......................................................................................................................... 115 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 116 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 119 Autres listes ........................................................................................................................ 124 Menu Immobilisations.............................................................................125 Vue d’ensemble................................................................................................................... 126 Liste des immobilisations .................................................................................................... 127 Familles............................................................................................................................... 147 Localisations ....................................................................................................................... 148 Virements............................................................................................................................ 149 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 151 Inventaire ............................................................................................................................ 152 Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 156 Etats immobilisations ..........................................................................................................157 Menu Saisies...........................................................................................162 Vue d’ensemble................................................................................................................... 163 Généralités sur les saisies....................................................................................................164 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 171 Exemples de saisies............................................................................................................. 172 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 1765 Les saisies rapides............................................................................................................... 178 Les saisies guidées .............................................................................................................. 182 Relevé bancaire ................................................................................................................... 188 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 194 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 198 Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 200 La gestion des devises.........................................................................................................207 Les modèles de saisie..........................................................................................................209 Menu Traitements...................................................................................211 Vue d’ensemble................................................................................................................... 212 Travail sur un compte..........................................................................................................213 Pointage manuel.................................................................................................................. 216 Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 219 Lettrage manuel .................................................................................................................. 221 Lettrage automatique .......................................................................................................... 224 Relances clients................................................................................................................... 225 Contrepassation .................................................................................................................. 228 Réimputation....................................................................................................................... 231 Validation brouillard............................................................................................................ 232 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 233 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 236 Liste des tâches................................................................................................................... 237 Rappels ............................................................................................................................... 240 Mise sous surveillance .........................................................................................................242 Menu Etats..............................................................................................244 Vue d’ensemble................................................................................................................... 245 Liste des états disponibles................................................................................................... 246 Grand livre .......................................................................................................................... 247 Balance................................................................................................................................ 250 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 252 Brouillard ............................................................................................................................ 253 Analytique........................................................................................................................... 255 Echéancier........................................................................................................................... 257 Balance agée ....................................................................................................................... 258 Encours clients .................................................................................................................... 259 Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 260 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 261 Déclaration de TVA.............................................................................................................. 262 Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 267 Etats fiscaux........................................................................................................................ 268 Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 269 Mailing ................................................................................................................................ 270 Etats chaînés ....................................................................................................................... 271 Autres états......................................................................................................................... 2736 Menu Echanges.......................................................................................274 Vue d’ensemble................................................................................................................... 275 Importer des écritures .........................................................................................................277 Exporter des écritures .........................................................................................................280 Importer une balance .......................................................................................................... 284 Exporter une balance...........................................................................................................285 Synchro compta................................................................................................................... 286 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 295 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 296 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 297 Menu Divers............................................................................................299 Vue d’ensemble................................................................................................................... 300 Conversion en mode standard ............................................................................................. 301 Statistiques ......................................................................................................................... 302 Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 303 Historique archivages DGFiP ................................................................................................ 306 Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 306 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 306 Messagerie .......................................................................................................................... 307 Menu Fenêtres ........................................................................................308 Vue d’ensemble................................................................................................................... 309 Fermer................................................................................................................................. 309 Tout fermer......................................................................................................................... 309 Suivante .............................................................................................................................. 309 Précédente .......................................................................................................................... 309 Cascade............................................................................................................................... 310 Mosaïque............................................................................................................................. 310 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 311 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 315 Afficher la barre de statut....................................................................................................315 Menu Aide ..............................................................................................316 Vue d’ensemble................................................................................................................... 317 Index................................................................................................................................... 318 Aide contextuelle ................................................................................................................ 318 Besoin d’aide....................................................................................................................... 318 Informations de dernière minute ......................................................................................... 318 Démo rapide........................................................................................................................ 319 Formation Flash................................................................................................................... 319 Manuel de référence ............................................................................................................319 Annexes .............................................................................................................................. 319 Manuel générateur d’états ................................................................................................... 319 Manuel générateur Tableaux de bord .................................................................................. 320 Guide CRC 2002-10 ............................................................................................................ 320 Infos mise à jour.................................................................................................................. 320 A propos de......................................................................................................................... 320 Index ......................................................................................................3217 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les informations de dernière minute Une fenêtre s'affiche automatiquement au démarrage de l'application et présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Par la suite, vous pourrez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE. La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilités : • A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. • A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. * Les manuels listées ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel. • le manuel électronique Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le manuel électronique Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le manuel électronique Générateur de tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtres de type tableau de bord. Installation d'Adobe Reader® Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader® et suivez la procédure. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Symbole Fonction ) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. * attire votre attention sur un point particulier. L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.8 L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles.9 Naviguer dans le guide électronique Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le guide Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Saisir la fiche d'appréciation 1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé ci-après. 2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].Nouveau Ouvrir, Fermer Synchro compta Paramètres, Ciel Mobile Live Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Quitter Menu DossierMenu Dossier 11 Vue d’ensemble Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier que vous devez créer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données, ou bien de les supprimer.Menu Dossier 12 Nouveau ) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, renseignez le Nom de votre société. * Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 3. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 4. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 18. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 13 Paramètres du dossier Longueurs des éléments et monnaies 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste . Modifier le nombre de décimales 4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant sur [OK]. 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 13 ou “Création en mode Cahier”, page 16. Création en mode Standard * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Etape 1 : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 14 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 16. 5. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir : • les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 25. • les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 29. • les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 286. • les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 31. Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé) La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut. Créer un compte Voir Créer un compte, page 89. Modifier un compte Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé) La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut. Créer un journal Voir Créer un journal, page 104. Modifier un journal Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].Menu Dossier 15 Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé) La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut. Créer un mode de paiement Voir Créer un mode de paiement, page 106. Modifier un mode de paiement Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé) La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers. Créer un chéquier Voir Créer un chéquier, page 107. Modifier un chéquier Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].Menu Dossier 16 Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé) Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes analytiques. Créer un code analytique Voir Créer un code analytique, page 101. Modifier un code analytique Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faire 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création en mode Cahier Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes. * Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Etape 1: raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société.Menu Dossier 17 Etape 2 : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Etape 3 : choix du mode comptable Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. Etape 4 : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. Etape 5 : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche. Voir Créer un cahier, page 65. Boutons en mode créances/dettes Boutons en mode dépenses/recettes Etape 6 : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 45. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux • Importer une balance • Ne rien faireMenu Dossier 18 4. Décochez la case Exécuter la démonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. * Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.Menu Dossier 19 Ouvrir ) Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Date de travail La date du jour est proposée par défaut. Si vous voulez ouvrir cette session à une autre date de travail, vous pouvez la modifier. Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton . Si vous avez créé votre propre dossier La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir : • SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. • le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. * Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau dossier. La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. Voir Nouveau, page 12.Menu Dossier 20 Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier Millésime (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier). LPour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE. Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier LPour plus de détails, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE, au chapitre Annexes 4 : Les préférences puis aux paragraphes Préférences Comptabilité, Ouverture d’un dossier. Options supplémentaires Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avancé est activé. En mode avancé Pour activer le mode avancé, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANCÉ. Le bouton apparaît dans la barre d’actions. Cliquez dessus pour accéder à la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier. A partir du menu Contextuel Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. • Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter votre dossier sans apporter de modifications.Menu Dossier 21 Fermer ) Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.Menu Dossier 22 Synchro compta ) Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA * Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.Menu Dossier 23 Paramètres ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Paramètres société ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé- phone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.Menu Dossier 24 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. * La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Précisez son Activité et Code société. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). * Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.Menu Dossier 25 Paramètres Comptabilité ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ En mode Standard Onglet Paramètres Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Régime fiscal Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. Loi N.R.E. Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement (en général 7,25). Il servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 26 Règlements Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart. Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie. Onglet Devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes. * Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffira. 1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. 2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments suivants : • La longueur des comptes et des codes analytiques Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et les codes analytiques (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au chapitre “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 27 En mode Cahier Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. * En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et Anouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.Menu Dossier 28 1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre comptabilité. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif. Réglages comptables Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables. LPour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au paragraphe “Paramètres Synchro compta”, page 286. Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.Menu Dossier 29 Paramètres TVA ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche . Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. Régime de TVA Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. Type de TVA Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).Menu Dossier 30 Numéro fiscal (FRP) Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta. Comptes par défaut Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste des comptes de TVA existants. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône . La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. * Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédures TVA.Menu Dossier 31 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 4. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS Général Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations. 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). 2. Indiquez si vous voulez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours : • avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67 • avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85 Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.Menu Dossier 32 Comptabilité Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Coefficients dégressifs Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton . La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les coefficients suivants : pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997 • 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000 • 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ansMenu Dossier 33 pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009 • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010 • 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans • 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans • 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans. Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK].Menu Dossier 34 Ciel Mobile Live ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE Vue d’ensemble Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Mobile Live. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. LPour plus d’informations concernant le service Ciel Mobile Live, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous publiez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Mobile Live. Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Mobile Live s’affiche. Voir Paramétrage, page 35. • Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication de vos données sur Internet. Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.Menu Dossier 35 Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Mobile Live vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. Par défaut, aucune de ces options n’est activée. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. • Afficher un icone dans la zone de notification : cette fonction affiche un icone dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icone vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. • Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. • Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Mobile Live.Menu Dossier 36 Informations de connexion ) Menu DOSSIER - commande CIEL MOBILE LIVE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].Menu Dossier 37 Options ) Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. LReportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Utilitaires ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. LReportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE. Date de travail ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS.Menu Dossier 38 Liste des pays ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. * Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent, etc. Etats paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.Menu Dossier 39 LUn manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique Le générateur d’états disponible dans le menu AIDE. Imports paramétrables ) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel. Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les informations que vous voulez importer. Créer un import 1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables. 2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement. * Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du fichier à importer 3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer. Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : • CSV, • Délimité, • DBF, • Longueur fixe, • Standard Ciel Windows™, • Fichier XML, • Standard Ciel MAC. 4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion. 5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez l'option Mode avancé. Menu Dossier 40 * Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut. Format du fichier délimité 6. Indiquez les options relatives au format de fichier : • Caractères de fin de fichier • Caractères de remplissage • Séparateurs d'enregistrements • Taille d'un enregistrement, etc. Définition des options globales Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de séparateur de date, format booléen). Définition des rubriques du fichier à importer La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer. Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique. Valeurs par défaut Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification. Essai et Enregistrement • Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement]. • Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation]. 8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Modifier un import 1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un import 1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exécuter un import 1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter]. La fenêtre Ouvrir s'affiche. 2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.Menu Dossier 41 Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états paramétrables du générateur d’états est ouverte. Exports ) Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. * Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.Menu Dossier 42 Mise en page ) Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut. Onglet Standard 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez : • l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac, • l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois imprimé. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Onglet Options avancées Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.Menu Dossier 43 Imprimer ) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, ou • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. Aperçu avant impression ) Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez : • lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton . • obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. • enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. Menu Dossier 44 Impressions ) Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. * Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.Menu Dossier 45 Mot de passe ) Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. * L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche : 2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.Menu Dossier 46 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. * Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK]. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. * Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Mode avancé Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cliquez sur le bouton .Menu Dossier 47 e-Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE La sauvegarde de vos données est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des sociétés qui doivent faire face à des pertes de données informatiques (suite à une panne, un vol de matériel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'où l'importance d'un système de sauvegarde toujours plus sécurisé et performant. C'est pourquoi Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos données ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation représente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde nécessitent : • Internet Explorer 5.5 ou supérieure • une connexion Internet, • un logiciel de messagerie • un abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalité au-delà de l'offre d'essai dont vous bénéficiez. * A ce titre, nous vous invitons à vous reporter aux conditions générales de souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Créer un site Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la première fois, seule la fonction CRÉER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la création de votre site de sauvegarde. Etape 1 1. Dans cette première étape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du référencement de votre logiciel auprès du Département Services de Ciel. Il précise notamment votre souscription à l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par conséquent, si votre code est incorrect ou erroné, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement à l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'étape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions générales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer à l'étape suivante de création de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].Menu Dossier 48 Etape 2 L'adresse Internet complète de votre site e-Sauvegarde vous est indiquée. 5. Renseignez ensuite vos paramètres d'identification en tant qu'administrateur du site, à savoir : • votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; • votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant à deux reprises, pour une sécurité et une confidentialité maximales de l'accès au site. * Ces paramètres, qui protègent l'accès à l'espace d'administration de votre site, vous seront demandés à chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde. 6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramétrage de connexion au site e-Sauvegarde. Etape 3 7. Les coordonnées saisies lors de la procédure de référencement de votre logiciel sont reprises dans cette étape. Vérifiez que le nom de la Société, du Contact et le numéro de Téléphone sont corrects, et modifiez-les si nécessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour réaliser la création du site e-Sauvegarde. Veillez par conséquent à leur exactitude.Menu Dossier 49 Etape 4 Cette dernière étape vous permet de lancer la création du site et d'y accéder. 8. Après avoir pris connaissance des informations qui vous sont données dans cette dernière fenêtre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de création. Un message vous indique alors que la création du site s'est bien passée. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accéder à votre site. Votre site e-Sauvegarde est à présent créé. * Un mail de confirmation vous est également envoyé via votre messagerie électronique. Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde à partir d'un autre ordinateur... Nous vous rappelons que si vous possédez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possédez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les données de vos dossiers sur un seul et même site Internet. Si vous installez toutes ces applications à partir du même poste, l'opération de création de site ne doit être réalisée qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes différents, vous devez, dans ce cas, créer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concerné. Activez la commande CRÉER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez déjà créé un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors composé que de deux étapes : • la première étape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions générales d'utilisation ; • la deuxième étape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.Menu Dossier 50 Une vérification de vos droits d'accès est réalisée afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous êtes maintenant prêt à réaliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde. Si vous avez oublié votre mot de passe... A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe. Réaliser une sauvegarde en ligne Une fois votre site créé, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute sécurité les données informatiques de votre entreprise. La première sauvegarde que vous effectuerez sera complète. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les éléments nécessaires seront mis à jour. Ce système de sauvegarde incrémentale permet de réduire le temps du traitement. 1. Sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE. Vous accédez à la fenêtre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et d’archives. L'option Archiver la sauvegarde cochée vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complète et définitive des données à un moment précis. 2. Cliquez sur le bouton [Démarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord réalisée sur votre disque puis elle est transférée vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Restaurer une sauvegarde ...réalisée avec e-Sauvegarde version 1 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE, puis activez la commande ACCÉDER AU SITE. 2. Cliquez sur le lien Archives de la barre de navigation horizontale de votre site. 3. Cliquez ensuite sur le dossier Archives e-Sauvegarde V.1 puis sélectionnez la sauvegarde à restaurer. 4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le répertoire dans lequel vous souhaitez copier la sauvegarde. 5. Une fois le téléchargement terminé, activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/ RESTAURATION et sélectionnez le fichier téléchargé précédemment. ...réalisée avec e-Sauvegarde version 2 1. A partir de votre logiciel, sélectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.Menu Dossier 51 La fenêtre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez la sauvegarde à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le téléchargement de la sauvegarde terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d’effectuer la restauration. Transférer une sauvegarde en archive 1. Pour transférer une sauvegarde en archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Restaurer une archive 1. Cliquez sur l’onglet Archives. 2. Dans la partie inférieure de la fenêtre, sélectionnez l’archive à restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le téléchargement de l'archive terminé, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration. Supprimer une archive 1. Pour supprimer une archive, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, sélectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER. Attention ! Dans la zone Dossier Société, vérifiez que le dossier sélectionné correspond bien à celui dans lequel vous travaillez actuellement.Menu Dossier 52 Accéder au site La commande ACCÉDER AU SITE vous permet de vous connecter à votre site e-Sauvegarde pour visualiser l’ensemble des sauvegardes et des archives réalisées pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez défini lors de la création, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi. Supprimer le site La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramètres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fenêtre Suppression de site, précisez votre identifiant administrateur, qui correspond à votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique à celui que vous avez saisi lors de la création du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez oublié votre mot de passe... Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accédez alors à la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors données sur les démarches à suivre pour récupérer votre mot de passe.Menu Dossier 53 Sauvegarde ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : * Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE) sont reprises. 1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet. Voir Réaliser une sauvegarde en ligne, page 50. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • Votre dossier, • Vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramè- tres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.Menu Dossier 54 Restauration ) Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. * Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. * Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Menu Dossier 55 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].Menu Dossier 56 Quitter ) Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier + . • La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double-clic sur l'icône du menu système. • Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application. Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. LReportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde du manuel électronique Annexes disponible dans le menu AIDE.Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu EditionMenu Edition 58 Vue d’ensemble A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.Menu Edition 59 Annuler ) Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper ) Menu EDITION - commande COUPER Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la sélection. Copier ) Menu EDITION - commande COPIER Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller ) Menu EDITION - commande COLLER Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Effacer ) Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d'effacer une sélection. Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.Menu Edition 60 Fiches ) Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Sélectionner tout ) Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc. Rechercher ) Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments concernés par votre recherche.Menu Edition 61 Poursuivre la recherche ) Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre ) Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches. Rafraîchir ) Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher ) Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste ) Menu EDITION - commande LISTE La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Saisie cahier Saisie Z de caisse Relevé bancaire Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Modes de paiement Paramétrage des cahiers Liste des tâches, Rappels Formats d’import relevé Règles d’affectation relevé, Autres listes Menu Ma ComptaMenu Ma Compta 63 Vue d’ensemble Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de : • définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement), • saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires), • de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques (Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).Menu Ma Compta 64 Saisie cahier ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Liste des cahiers Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants : • période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année. • validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers Validés ou ceux Non validés. • saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides). * Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton . • Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus. • Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).Menu Ma Compta 65 Pour réduire/déployer tous les cahiers : Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT DÉPLOYER. Pour réduire/déployer un cahier : Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier. Créer un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<]. Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes * Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique. Etape1 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite.Menu Ma Compta 66 Etape 2 2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. Etape 3 Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste . 4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant. * Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.Menu Ma Compta 67 Modifier le paramétrage d'un cahier 1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier. 2. Cliquez sur le bouton .Voir Paramétrage des cahiers, page 74. Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône . • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. * Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant. • Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie.Menu Ma Compta 68 • Le Montant : Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramè- tres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton . La grille de saisie s'affiche. Attention ! Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront erronés.Menu Ma Compta 69 * Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers. Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes : • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icone . • le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération. • le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération : débit ou crédit. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icone de la calculatrice afin de calculer le montant HT. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icone de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. • Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 3. Renseignez les différentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : • l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément. • l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA. 4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer. Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton . Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 69. 5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. * Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES. Saisir des écritures d'abonnements 1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction : • A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers 1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture habituelle.Menu Ma Compta 70 2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus. • A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements. La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer]. Liste des abonnements d'un cahier Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements. Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier : 1. Sélectionnez le cahier concerné. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures d'abonnements”, page 69. Enregistrer les abonnements d'un cahier Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton , la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche. Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.Menu Ma Compta 71 Passer une écriture d’abonnement plus tard Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard]. Passer une écriture d’abonnement immédiatement Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Saisie Z de caisse ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 194. Relevé bancaire ) Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 188. Saisie des A-nouveaux ) Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 198.Menu Ma Compta 72 Le Plan de comptes ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux que vous créez. Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 88.Menu Ma Compta 73 Journaux ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 104. Modes de paiement ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 106.Menu Ma Compta 74 Paramétrage des cahiers ) Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS

Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement dans un cahier. Créer un modèle de cahier Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la fonction Créer à partir d'un assistant. L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un cahier. Voir Créer un cahier, page 65. Paramétrer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton . * Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.Menu Ma Compta 75 La fenêtre de paramétrage s’affiche. Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes. Ajouter un compte 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le compte à ajouter. Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un compte * Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé. 1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Définir les colonnes de saisie Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez ajoutés. Affichage Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé. Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.Menu Ma Compta 76 * Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage. Intitulés des colonnes Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à vos habitudes, méthodes de travail. 1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la colonne. Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC». * Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne. Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes. 2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du titre. 3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un modèle de cahier 1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Créer une écriture d'abonnement Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule fois. 1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer. 2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche. 3. Saisissez intégralement l'écriture. 4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement. 5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). 6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement. 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Attention Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.Menu Ma Compta 77 Liste des tâches ) Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 237. Rappels ) Menu MA COMPTA - commande RAPPELS Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 240. Formats d’import relevé ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 116. Règles d’affectation relevé ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 119. Autres listes ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard. LPour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 124.ÆMenu uniquement disponible en mode cahier. Liste des écritures Saisie kilomètre Consulter un compte Pointage manuel Contrepassation Validation brouillard Fin d’exercice Etats Menu Expert comptableMenu Expert comptable 79 Vue d’ensemble Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.Menu Expert comptable 80 Liste des écritures ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES LLe fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails. Saisie au kilomètre ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. LLe fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 200 pour plus de détails.Menu Expert comptable 81 Consulter un compte ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE LLa consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails. Pointage manuel ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL

LLe fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Pointage manuel”, page 216 pour plus de détails. Contrepassation ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION LLe fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe “Contrepassation”, page 228 pour plus de détails. Validation du brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD LLe fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 232 pour plus de détails.Menu Expert comptable 82 Fin d’exercice ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE L'assistant Top Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Voir L’assistant Top Clôture, page 233. Clôture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE Voir Clôture, page 234. Réouverture ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Voir Réouverture, page 234. Etats ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant. Brouillard ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD Voir Brouillard, page 253. Journaux - Centralisateur ) Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR Voir Journaux - Centralisateur, page 252.Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Prévisions, Codes analytiques Journaux Modes de paiement, Chéquiers Familles Top Saisie Modèles/abonnements Devises Infos perso. Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé Autres listes Menu ListesMenu Listes 84 Vue d’ensemble Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer.Menu Listes 85 Ecritures ) Menu LISTES - commande ÉCRITURES ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation ni la comptabilité analytique. Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes d'écritures ou par lignes analytiques. Si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. • Lignes comptables. • Lignes analytiques : si vous gérez les écritures analytiques par répartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculés en fonction des pourcentages de répartition. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut (Brouillard, Validation ou Simulation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.Menu Listes 86 * Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION. Saisir une écriture En mode Standard 1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer]. Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis le menu SAISIES. 2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix. LPour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 162 . En mode cahier 1. Cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 200. Modifier une écriture * Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée. 1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une écriture * Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.Menu Listes 87 1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Modifier ou consulter un compte Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Sélectionnez l'écriture concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter]. Totaliser des colonnes de la liste des écritures Cette commande est particulièrement utile lorsque vous gérez des Infos perso. 1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne.Menu Listes 88 Plan de comptes ) Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES ) Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier ainsi que ceux que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard) Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu.Menu Listes 89 Créer un compte 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations. En mode cahier Si vous créez un compte de TVA (445) Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à appliquer au compte. Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Si vous créez un compte de Banque (512) RIB 1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import. En mode standard Onglet Options Utilisation 1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable. A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, décochez l’option Utilisable. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable.Menu Listes 90 Lettrage/pointage 2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable. • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. Budgets/analytique 3. Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela, cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 95. * Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire dans les Préférences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité puis Analytique), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code analytique par défaut associé au compte sera alors repris automatiquement. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Dans cette partie, vous retrouvez les «infos perso.» des lignes d’écritures, que vous avez créées. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des écritures, vous devez les intégrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie au kilomètre). * Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. 1. Cochez la ou les rubriques personnalisées que vous souhaitez faire apparaître dans les grilles de saisie des écritures. 2. Pour modifier l'intitulé des Infos. perso, cliquez sur le bouton . La liste des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 115. Options TVA Les options de TVA sont différentes selon le type de compte que vous créez. • Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte de TVA par défaut Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. 1. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA.Menu Listes 91 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Options disponibles dans un compte de type TVA : * Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Onglet Banque * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Identification 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton . 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. • Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. • Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. 5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord). Chemin d'accès 6. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Import relevé Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque. 7. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer]. 8. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.Menu Listes 92 Onglet Agence * Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512). Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Onglet Client ou Fournisseur * L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401). Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les échéances clients et fournisseurs. Coordonnées 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche. * Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte. • Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone Email puis cliquez sur l'icône pour lancer votre messagerie. Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur. * Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®. • Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site. Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur • Bouton [Vérifier] Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre. • Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés s'affiche dans une autre fenêtre. Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de recherche. • Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur. 2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement. • Bouton [Plan] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Bouton [Itinéraire] Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).Menu Listes 93 Informations supplémentaires 1. Saisissez le nom de la banque. 2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. Encours autorisé * La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients. Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'état des encours clients. Voir Encours clients, page 259. TVA * La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. • Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par défaut au compte. Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision. Définir une échéance 1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton . La fenêtre Date d'échéance s'affiche. 2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes :Menu Listes 94 • à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options : • jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, • jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. • Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Onglet Complément Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur. 1. Renseignez les coordonnées complètes du contact d’un client ou fournisseur. Ces renseignements permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). 2. Saisissez les informations dont vous disposez. Onglet Relance Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance lors de l'édition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement. * Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. 1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez l’option Relance autorisée. 2. Sélectionnez dans le menu déroulant le modèle de lettre pour le niveau 1 de relance. 3. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2, Lettre de relance pour un niveau supérieur ou égal à 3. * Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres via le menu DOSSIER, commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES. Dans la zone inférieure de la fenêtre, toutes les relances effectuées s'affichent par ordre croissant. Voir Relances en version Evolution, page 226. Onglet Immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. * Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.Menu Listes 95 Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Voir Infos perso., page 115. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Affectation sur plusieurs codes analytiques Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 à un compte, avec le même pourcentage ou avec une répartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur l’icône , la fenêtre Affectation sur plusieurs codes analytiques s’affiche. 1. Cliquez dans la colonne Code analytique et sélectionnez le premier code analytique à affecter au compte. 2. Dans la colonne suivante, saisissez son Pourcentage de ventilation. 3. Répétez la procédure pour tous les autres codes analytiques à affecter. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Valider la création d’un compte Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 96 Modifier un compte 1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un compte * Un compte utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression. Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard) 1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une écriture, etc. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements. 2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 213. Pointer un compte Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non pointées. 3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”, page 216.Menu Listes 97 Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard) Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré- sente les écritures non lettrées. 3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude. LPour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage manuel”, page 221. Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard) Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné. Les états du plan de compte A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition. 2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste. La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 98 Consulter un compte ) Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE ) Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard et/ou simulation). * Le mode cahier ne gère pas les écritures en simulation.Menu Listes 99 Les prévisions Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande PRÉVISIONS

Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. Créer un code prévisionnel 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. Définir le code et son intitulé 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées. Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes 4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte * La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les différentes zones de l'onglet. • Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.Menu Listes 100 Modifier un code prévisionnel 1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code prévisionnel Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 101 Les codes analytiques ) Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. * Ces options sont visibles si la fonction Affiner la sélection est active. Celle-ci est accessible par le bouton . Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel Compta. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration, • 35% au service après-vente, • 45% au service commercial. Pour répartir les charges entre ces 3 départements, vous devez au préalable créer un code analytique pour chaque département. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Après-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la répartition. Ensuite, le budget attribué au département Administration est réparti entre le service Paye et le service Comptabilité. Les codes analytiques de ces services sont également à créer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la répartition. Établir une répartition (niveau 2) 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique à intégrer dans la répartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Créer].Menu Listes 102 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la répartition, ce qui est indiqué dans la colonne Niveau. 4. Saisissez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de même pour tous les autres codes analytiques. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Établir une sous-répartition (niveau 3) Vous pouvez répartir le budget à un 3ème niveau, c'est-à-dire faire une sous-répartition. 1. Sélectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton . 2. Choisissez le code analytique de la répartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de répartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la répartition doit être égal à 100%. Contrôler le total des répartitions Les répartitions devant être égales à 100%, vous pouvez contrôler vos totaux sans avoir à les calculer par vous-même. • Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la répartition est égale à 100% ou non. Si ça n'est pas le cas, il vous est indiqué le niveau où la répartition n'est pas équilibrée. Équilibrer les répartitions Si une répartition n'est pas égale à 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir à saisir sa valeur par vous-même. 1. Sélectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de répartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton . Le pourcentage a changé automatiquement et la répartition est égale à 100%. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. * Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé, dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.Menu Listes 103 Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. • Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un code et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active. Modifier un code analytique 1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un code analytique Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 104 Journaux ) Menu LISTES - commande JOURNAUX ) Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux, • BQ journal de banque, • HA journal des achats, • OD journal des opérations diverses, • VT journal de ventes. * Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créer un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options 4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce 5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.Menu Listes 105 * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Modifier un journal 1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un journal Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 106 Modes de paiement ) Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT ) Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB, Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE. Créer un mode de paiement 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur . 4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 107 Les chéquiers ) Menu LISTES - commande CHÉQUIERS La commande CHÉQUIERS du menu LISTES regroupe les chéquiers que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer un chéquier. Créer un chéquier 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau chéquier s’affiche. 2. Dans la zone Code, saisissez son code. Si vous avez l'habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme code. 3. La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le chéquier. 4. Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque , cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires. 5. Dans la zone Compte, indiquez le code du compte auquel est associé le chéquier. 6. Si vous avez créé plusieurs chéquiers pour un même compte banque, vous pouvez définir celui utilisé par défaut en cochant la case correspondante. 7. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Si vous souhaitez gérer les numéros de chèque, cochez la case Gestion des numéros de chèque. La fenê- tre se modifie et affiche deux parties supplémentaires.Menu Listes 108 Informations sur les chèques 8. Renseignez les zones Premier, Dernier et Prochain numéro de chèque. Détail du chéquier Dans la partie Détail du chéquier, vous constatez que la colonne Numéro de chèque est automatiquement renseignée par tous les numéros de chèques déclarés. De même, la colonne Statut indique que tous les numéros déclarés sont libres, car non utilisés. Contrôler l'imputation des numéros de chèques Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l'imputation des chèques, le statut des numéros affectés sera automatiquement modifié. Les chèques «en cours» sont ceux utilisés dans des écritures en cours de modification ou en cours de saisie. 9. Pour consulter l'écriture associée à un chèque utilisé, sélectionnez le chèque puis cliquez sur le bouton [Ouvrir l'écriture]. Annuler un chèque Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, vous pouvez l'extraire de la liste des numéros Libres afin qu'il ne soit pas proposé en saisie. 10.Pour cela, sélectionnez le numéro de celui que vous devez annuler puis cliquez sur le bouton Libérer un chèque Si un numéro de chèque a été utilisé par erreur, à la place d'un autre par exemple, vous pouvez libérer le chèque utilisé. 11.Pour cela, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton . 12.Validez la création du chéquier en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un chéquier et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre reste active. Modifier un chéquier 1. Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un chéquier Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 109 Familles Top Saisie ) Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le logiciel et celles que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie. Créer une famille Top Saisie 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche. 2. Saisissez l'intitulé de la famille. 3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche . 4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK]. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active.Menu Listes 110 Modifier une famille Top Saisie 1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une famille Top Saisie 1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].Menu Listes 111 Modèles/abonnements ) Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous créez. LPour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Principe A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type. Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement. Créer un modèle ou un abonnement Créer un modèle 1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom du modèle. 4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK]. Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles. Créer un abonnement 1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche. 3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement 4. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au). Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les). Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 5. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement en cliquant sur [OK]. L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.Menu Listes 112 Modifier un modèle ou un abonnement 1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer un modèle ou un abonnement Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez sur le bouton . Saisir une écriture à partir d’un modèle 1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie) puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture. Voir Enregistrer les écritures, page 166. Passer un modèle en abonnement Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des informations. Le modèle est alors supprimé. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer le modèle Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 113 Dupliquer en abonnement Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer un abonnement Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. Dupliquer en modèle Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant l'original. 1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 114 Les devises Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande DEVISES La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous créez. Elle permet de créer, modifier ou supprimer une devise ; modifier les taux ; consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euro. Créer une devise 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. * Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une devise et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle devise reste active. Modifier une devise 1. Pour modifier une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK]. Supprimer une devise Pour supprimer une devise, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .Menu Listes 115 Infos perso. Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). Pour créer des rubriques personnalisées : 1. Sélectionnez Comptes ou Lignes d’écritures puis cliquez sur le bouton [Modifier les rubriques]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Indiquez un nom à votre rubrique. 4. Cliquez sur et choisissez son type parmi la liste disponible. 5. S'il s'agit d'un type Texte, précisez éventuellement le nombre de caractères autorisés. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. Voir Totaliser des colonnes de la liste des écritures, page 87. * Vous pouvez ajouter également une formule à la rubrique, qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. LPour plus de détails sur l’éditeur de script et la création des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles dans le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la rubrique. * Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d'une rubrique utilisateur et d’en recréer une autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur reste active.Menu Listes 116 Formats d’import relevé ) Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire, page 188. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format. Créer un format d’import des relevés bancaires Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. 1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche : 2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste déroulante.Menu Listes 117 Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel. * Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Import au format QIF Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF (US). La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Import au format OFX Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 118 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Modifier un format d’import des relevés bancaires 1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un format d’import des relevés bancaires 1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un format d’import relevé 1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [Ok]. Autres actions sur les formats d’import relevé Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement sélectionné. L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même).Menu Listes 119 Règles d’affectation relevé ) Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ ) Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un compte, d’un mode de paiement et éventuellement d’un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. * Le mode cahier ne gère pas l’analytique. A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche. Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre. Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles. Créer une règle d’affectation * Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. 1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires. 2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant.Menu Listes 120 Créer une règle d’affectation sans l’assistant Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie. 2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 122. 3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des options suivantes ou les deux : • Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence par, finit par et saisissez le libellé. • Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus. 4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. * La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant. 5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération et le Code analytique de l’opération si vous gérez une comptabilité analytique. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168.. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Créer une règle d’affectation avec l’assistant * La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION. Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant s’affiche et vous guide à travers des étapes 1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez ces conditions. Pour cela, vous pouvez :Menu Listes 121 • décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération, • au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un autre libellé. • au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 169. 5. Indiquez le mode de paiement et éventuellement le code analytique à affecter à l’opération L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 168. * Le code analytique n’est pas disponible en mode cahier. 6. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes 122 Classer les règles Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste. Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et . Modifier une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle 1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression. Dupliquer une règle 1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste la règle en doublon. 3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale. Renommer une règle 1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton . 2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK]. Les commandes du menu Contextuel (clic-droit) Passer en interne / en externe Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer / Désactiver la sélection Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.Menu Listes 123 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. Gestion avancée La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].Menu Listes 124 Autres listes ) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES ) Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. • Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton . • Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton . • Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .Liste des immobilisations Familles Localisations Virements Ecritures de dotations Inventaire Récupération Ciel Immobilisations Etats immobilisations Menu ImmobilisationsMenu Immobilisations 126 Vue d’ensemble Ce menu vous permet de saisir vos immobilisations, de calculer leurs amortissements et d’imprimer les différents états relatifs à vos immobilisations.Menu Immobilisations 127 Liste des immobilisations Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution. ) Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Crédits-bails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Traitements, page 135. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. * L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste,Menu Immobilisations 128 • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. * Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l'aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et sélectionnez l’état de votre choix.Menu Immobilisations 129 Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation.Menu Immobilisations 130 La fiche d'une immobilisation Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, double-cliquez sur la fiche à ouvrir. La fiche est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail * Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. LPour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisie d’une immobilisation”, page 131 ou “Saisie d’un crédit-bail”, page 132.Menu Immobilisations 131 Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 5. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté- riel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Traitements, page 135. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 136. Dans l'onglet Complément 10.Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des entreprises). 11.Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 12.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 13.En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. * Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.Menu Immobilisations 132 Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 14.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 15.Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. * A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail * Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 3. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 4. Saisissez la durée du bail. 5. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier . 6. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 7. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 8. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. * La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance.Menu Immobilisations 133 • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul. * Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 9. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 10.Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 11.Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 12.Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 13.Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 14.Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 15.Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 16.Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 17.Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 18.Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 19.Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 20.Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 21.Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs.Menu Immobilisations 134 22.Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. * Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Voir Enregistrer les abonnements, page 176. 23.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer le crédit-bail Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. * Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.Menu Immobilisations 135 Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation.Menu Immobilisations 136 4. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Voir Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat, page 132. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortir une immobilisation ) La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.Menu Immobilisations 137 Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation.Menu Immobilisations 138 Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrer l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Menu Immobilisations 139 Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Réviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. * Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, sélectionnez l’immobilisation et cliquez sur le bouton [Réviser]. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations.Menu Immobilisations 140 Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Réviser] à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION . 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.Menu Immobilisations 141 Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2010, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant : Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.Menu Immobilisations 142 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2009)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou dans la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Menu Immobilisations 143 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composant(s) et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 10 ans A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.Menu Immobilisations 144 On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur. * Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Menu Immobilisations 145 Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2010 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 139. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.Menu Immobilisations 146 On obtient le plan d’amortissement suivant. Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de val