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wke.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.2MManuel de référence Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C 3 Sommaire Documentation...................................................................................................................... 11 Naviguer dans le manuel de référence ................................................................................... 12 Menu Dossier............................................................................................13 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 14 Nouveau................................................................................................................................ 15 Ouvrir.................................................................................................................................... 23 Fermer................................................................................................................................... 25 Modèle Sage Production Experts............................................................................................ 26 Paramètres ............................................................................................................................ 27 Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 38 Options ................................................................................................................................. 41 Imports ................................................................................................................................. 45 Exports.................................................................................................................................. 45 Mise en page ......................................................................................................................... 46 Imprimer ............................................................................................................................... 47 Aperçu avant impression ....................................................................................................... 48 Impressions........................................................................................................................... 49 Mot de passe......................................................................................................................... 50 Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 52 Quitter................................................................................................................................... 55 Menu Edition.............................................................................................56 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57 Annuler ................................................................................................................................. 58 Couper .................................................................................................................................. 58 Copier ................................................................................................................................... 58 Coller .................................................................................................................................... 58 Effacer................................................................................................................................... 59 Fiches.................................................................................................................................... 59 Sélectionner tout ................................................................................................................... 59 Rechercher ............................................................................................................................ 60 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 60 Atteindre ............................................................................................................................... 60 Rafraîchir............................................................................................................................... 61 Tout afficher.......................................................................................................................... 61 Liste ...................................................................................................................................... 61 Menu Ma Compta......................................................................................62 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63 Saisie cahier .......................................................................................................................... 64 Saisie Z de caisse................................................................................................................... 72 Relevé bancaire ..................................................................................................................... 72 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 72 TVA ....................................................................................................................................... 73 Le Plan de comptes................................................................................................................ 76 Journaux ............................................................................................................................... 77 Modes de paiement ............................................................................................................... 77 Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 78 Sommaire 4 Liste des tâches..................................................................................................................... 81 Rappels ................................................................................................................................. 81 Formats d’import relevé ........................................................................................................ 81 Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 81 Autres listes .......................................................................................................................... 81 Menu Expert comptable ............................................................................82 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 83 Liste des écritures ................................................................................................................. 84 Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 84 Consulter un compte ............................................................................................................. 85 Pointage manuel.................................................................................................................... 85 Contrepassation .................................................................................................................... 85 Validation du brouillard......................................................................................................... 85 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 86 Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................... 86 Consultation sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 86 Etats...................................................................................................................................... 87 Menu Listes ..............................................................................................88 Vue d’ensemble..................................................................................................................... 89 Ecritures................................................................................................................................ 90 Plan de comptes .................................................................................................................... 93 Consulter un compte ........................................................................................................... 103 Les prévisions...................................................................................................................... 104 Les codes analytiques.......................................................................................................... 106 Journaux ............................................................................................................................. 109 Modes de paiement ............................................................................................................. 111 Les chéquiers ...................................................................................................................... 112 Emprunts............................................................................................................................. 114 Familles Top Saisie .............................................................................................................. 120 Modèles/abonnements ........................................................................................................ 122 Les devises.......................................................................................................................... 125 Infos perso. ......................................................................................................................... 126 Formats d’import relevé ...................................................................................................... 127 Règles d’affectation relevé................................................................................................... 130 Autres listes ........................................................................................................................ 135 Menu Immobilisations.............................................................................136 Vue d’ensemble................................................................................................................... 137 Liste des immobilisations .................................................................................................... 138 Familles............................................................................................................................... 158 Localisations ....................................................................................................................... 159 Virements............................................................................................................................ 160 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 162 Inventaire ............................................................................................................................ 163 Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 166 Etats immobilisations .......................................................................................................... 167 Menu Saisies...........................................................................................172 Vue d’ensemble................................................................................................................... 173 Sommaire 5 Généralités sur les saisies.................................................................................................... 174 L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 181 Exemples de saisies............................................................................................................. 182 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 186 Les saisies rapides............................................................................................................... 188 Les saisies guidées .............................................................................................................. 193 Relevé bancaire ................................................................................................................... 199 Saisie Z de caisse................................................................................................................. 204 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 207 Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 209 La gestion des devises......................................................................................................... 217 Les modèles de saisie.......................................................................................................... 219 Menu Traitements...................................................................................221 Vue d’ensemble................................................................................................................... 222 Travail sur un compte.......................................................................................................... 223 Pointage manuel.................................................................................................................. 226 Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 229 Lettrage manuel .................................................................................................................. 231 Lettrage automatique .......................................................................................................... 234 TVA ..................................................................................................................................... 235 Relances clients................................................................................................................... 246 Contrepassation .................................................................................................................. 249 Réimputation....................................................................................................................... 251 Validation brouillard............................................................................................................ 252 Fin d’exercice ...................................................................................................................... 253 Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 255 Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 256 Consultation sauvegarde DGFiP ........................................................................................... 257 Liste des tâches................................................................................................................... 258 Rappels ............................................................................................................................... 261 Mise sous surveillance ......................................................................................................... 263 Menu Etats..............................................................................................265 Vue d’ensemble................................................................................................................... 266 Liste des états disponibles................................................................................................... 267 Grand livre .......................................................................................................................... 268 Balance................................................................................................................................ 271 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 273 Brouillard ............................................................................................................................ 274 Analytique........................................................................................................................... 275 Echéancier........................................................................................................................... 277 Balance agée ....................................................................................................................... 278 Encours clients .................................................................................................................... 279 Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 280 Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 281 TVA détaillée ....................................................................................................................... 282 Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 283 Etats fiscaux........................................................................................................................ 284 Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 285 Mailing ................................................................................................................................ 286 Sommaire 6 Etats chaînés ....................................................................................................................... 287 Autres états......................................................................................................................... 289 Menu Echanges.......................................................................................290 Vue d’ensemble................................................................................................................... 291 Envoyer à mon expert.......................................................................................................... 293 Recevoir de mon expert....................................................................................................... 294 Importer des écritures ......................................................................................................... 295 Exporter des écritures ......................................................................................................... 298 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 302 Importer une balance .......................................................................................................... 303 Exporter une balance........................................................................................................... 304 Synchro compta................................................................................................................... 305 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 314 Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 315 Menu Divers............................................................................................316 Vue d’ensemble................................................................................................................... 317 Conversion en mode standard ............................................................................................. 318 Statistiques ......................................................................................................................... 319 Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 320 Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 323 Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 323 Messagerie .......................................................................................................................... 324 Télécharger Ciel directDéclaration ....................................................................................... 324 Menu Fenêtres ........................................................................................325 Vue d’ensemble................................................................................................................... 326 Fermer................................................................................................................................. 327 Tout fermer......................................................................................................................... 327 Suivante .............................................................................................................................. 327 Précédente .......................................................................................................................... 327 Cascade............................................................................................................................... 328 Mosaïque............................................................................................................................. 328 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 329 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 335 Afficher la barre de statut.................................................................................................... 335 Menu Aide ..............................................................................................336 Vue d’ensemble................................................................................................................... 337 Aide .................................................................................................................................... 338 Besoin d’aide....................................................................................................................... 338 Manuel de découverte.......................................................................................................... 338 Manuel de référence ............................................................................................................ 338 Guide des mises à jour ........................................................................................................ 339 A propos de......................................................................................................................... 339 Présentation générale ............................................................................ 340 Sommaire 7 La barre de navigation ............................................................................341 Introduction ........................................................................................................................ 342 Utilisation............................................................................................................................ 343 Personnalisation .................................................................................................................. 344 La barre d’actions ...................................................................................349 Introduction ........................................................................................................................ 350 Utilisation............................................................................................................................ 351 Personnalisation .................................................................................................................. 354 Les fenêtres et les listes..........................................................................357 Introduction ........................................................................................................................ 358 Les fenêtres......................................................................................................................... 359 Les listes simples ................................................................................................................ 366 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................. 367 Les règles............................................................................................................................ 374 Les regroupements.............................................................................................................. 380 Les actions flash.................................................................................................................. 383 Les Jumplists ....................................................................................................................... 383 Les préférences.......................................................................................384 Généralités .......................................................................................................................... 385 Préférence Comptabilité ...................................................................................................... 386 Préférences Gestion commerciale ........................................................................................ 394 Préférence Associations....................................................................................................... 397 Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 397 Les préférences facturation ................................................................................................. 398 Les préférences générales ................................................................................................... 400 Environnement .................................................................................................................... 406 Impressions......................................................................................................................... 414 Sauvegarde.......................................................................................................................... 417 Aide à la saisie .................................................................................................................... 419 Internet ............................................................................................................................... 422 Agenda................................................................................................................................ 424 Liaison comptable ............................................................................................................... 426 Synchronisation des données............................................................................................... 431 Etats paramétrables............................................................................................................. 433 Les utilitaires ..........................................................................................436 Généralités .......................................................................................................................... 437 Comptabilité........................................................................................................................ 438 Gestion commerciale ........................................................................................................... 440 Immobilisations................................................................................................................... 441 Associations ........................................................................................................................ 442 Les informations.................................................................................................................. 443 Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 444 Divers.................................................................................................................................. 450 Dossiers .............................................................................................................................. 451 Mise à jour .......................................................................................................................... 456 Sommaire 8 Les filtres (recherches) ............................................................................457 Introduction ........................................................................................................................ 458 Les deux types de filtres...................................................................................................... 459 La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 461 Les scripts ..............................................................................................465 Introduction ........................................................................................................................ 466 L'outil rubriques .................................................................................................................. 467 Les formules simplifiées ...................................................................................................... 469 L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 470 Les fonctions....................................................................................................................... 474 Les trucs et astuces ................................................................................476 Les zones de saisie.............................................................................................................. 477 Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 479 Le choix des couleurs.......................................................................................................... 479 Les images .......................................................................................................................... 479 Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 480 Les zones d’aide.................................................................................................................. 480 Générateur d’états ................................................................................. 481 Introduction ........................................................................................................................ 482 La liste des états paramétrables ..............................................................483 Présentation ........................................................................................................................ 484 Les options......................................................................................................................... 485 Gestion des états ....................................................................................486 Créer un état ....................................................................................................................... 487 Modifier un état................................................................................................................... 488 Renommer un état............................................................................................................... 489 Dupliquer un état ................................................................................................................ 489 Supprimer un état................................................................................................................ 489 Exécuter un état .................................................................................................................. 490 Les états Liste simple..............................................................................491 Généralités .......................................................................................................................... 492 La fenêtre de l’état de type Liste simple............................................................................... 492 Créer un état «Liste simple» avec l’assistant ........................................................................ 493 Créer un état «Liste simple» manuellement.......................................................................... 496 Les états Colonne ...................................................................................499 Généralités .......................................................................................................................... 500 Créer un état «Colonne» ...................................................................................................... 500 La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne»................................................................... 501 Les états Dessin......................................................................................505 Généralités .......................................................................................................................... 506 La fenêtre de l’état Dessin ................................................................................................... 506 Sommaire 9 Les propriétés ..................................................................................................................... 507 Les objets............................................................................................................................ 508 Les outils............................................................................................................................. 524 Les rubriques ...................................................................................................................... 526 Les calques.......................................................................................................................... 527 Dessin pièces clients ........................................................................................................... 528 Les pages ............................................................................................................................ 529 Les étiquettes...................................................................................................................... 531 Les options.......................................................................................................................... 532 Essayer un état .................................................................................................................... 532 Vérifier un état .................................................................................................................... 533 Les statistiques croisées .........................................................................534 Généralités .......................................................................................................................... 535 Créer un état de type Statistiques croisées........................................................................... 535 Les exports multi formats .......................................................................540 Généralités .......................................................................................................................... 541 Créer un état de type Export multi formats.......................................................................... 541 Les états Office .......................................................................................549 Généralités .......................................................................................................................... 550 La fenêtre de l’état de type Office........................................................................................ 550 Créer un état «Office».......................................................................................................... 551 Les états Chaînés....................................................................................553 Généralités .......................................................................................................................... 554 La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................. 554 Le paramétrage d’un état «Chaînés» .................................................................................... 555 La logique d’un état ................................................................................557 Généralités .......................................................................................................................... 558 La logique ........................................................................................................................... 558 La sortie d’un état...................................................................................561 Généralités .......................................................................................................................... 562 Sortie d'un état Liste simple................................................................................................. 563 Sortie d’un état Colonne...................................................................................................... 566 Sortie d'un état Dessin......................................................................................................... 569 Sortie d'un état Statistiques croisées.................................................................................... 570 Sortie d'un Export multi formats.......................................................................................... 572 Sortie d'un état Office.......................................................................................................... 573 Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 576 Propriétés d’un état ................................................................................578 Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 579 Caractéristiques d'un état.................................................................................................... 580 Mise en page ....................................................................................................................... 585 Commentaire d’un état........................................................................................................ 585 Sommaire 10 Générateur de tableaux de bord............................................................. 586 Introduction ........................................................................................................................ 587 La liste des tableaux de bord............................................................................................... 588 La gestion des tableaux de bord.......................................................................................... 590 La fenêtre de maintenance des tableaux de bord ................................................................. 592 Index ..................................................................................................... 609 Votre avis nous intéresse... .................................................................... 612 11 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels : Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. • le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur de tableaux de bord. • le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi que les nouveautés fonctionnelles. L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques, doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour sauvegarder les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche
Préférences
Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir
des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
INFORMATIONS.
Menu Dossier
42
Liste des pays
Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs,
ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent,
etc.
Etats paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel.
Menu Dossier
43
Imports paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les
informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] à partir de la liste des imports paramé-
trables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV,
• Délimité,
• DBF,
• Longueur fixe,
• Standard Ciel Windows™,
• Fichier XML,
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Menu Dossier
44
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres,
format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez
l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.
Menu Dossier
45
Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir
desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes
qui composent la grille de saisie d'un cahier.
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement
dans un cahier.
Créer un modèle de cahier
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la
fonction Créer à partir d'un assistant.
L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un
cahier. Voir Créer un cahier, page 65.
Paramétrer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton .
Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.
Menu Ma Compta
79
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
Ajouter un compte
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le
compte à ajouter.
Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un compte
Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé.
1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Définir les colonnes de saisie
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous
retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez
ajoutés.
Affichage
Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou
décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé.
Menu Ma Compta
80
Exemple
L'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner
le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
Intitulés des colonnes
Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à
vos habitudes, méthodes de travail.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la
colonne.
Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».
Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne.
Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes.
2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du
titre.
3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Créer une écriture d'abonnement
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un
abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule
fois.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche.
3. Saisissez intégralement l'écriture.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement.
8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Attention !
Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.
Menu Ma Compta
81
Liste des tâches
Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES
Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au
paragraphe “Pointage manuel”, page 226 pour plus de détails.
Contrepassation
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet
de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
Créer un code prévisionnel
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
Définir le code et son intitulé
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez
l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour
ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignées.
Détailler les budgets sur un ou plusieurs comptes
4. Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes
sur lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton .
Vous obtenez la liste de tous les comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton
puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte
La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte.
La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets.
3. Renseignez les différentes zones de l'onglet.
4. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’une prévision et d’en recréer une autre immé-
diatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Menu Listes
105
Modifier un code prévisionnel
1. Pour modifier un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code prévisionnel
Pour supprimer un code prévisionnel, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Menu Listes
106
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver
dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression
que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu
CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
Menu Dossier
50
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande,
il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier
Liste des cahiers
Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie
manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche.
Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants :
• période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année.
• validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers
Validés ou ceux Non validés.
• saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis
(Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).
Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton .
• Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus.
• Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les
mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).
Pour réduire/déployer tous les cahiers :
Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT
DÉPLOYER.
Pour réduire/déployer un cahier :
Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier.
Menu Ma Compta
65
Créer un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la
création de votre cahier.
Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir
le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<].
Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes
Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des
Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique.
Etape1
1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la
suite.
Menu Ma Compta
66
Etape 2
2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre
de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures.
Etape 3
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en
ajouter.
3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste .
4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous
pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.
Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte.
6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est
réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Création d'un cahier de Trésorerie
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Terminer].
3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur
le bouton [OK] pour confirmer.
La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.
Menu Ma Compta
67
Modifier le paramétrage d'un cahier
1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier.
2. Cliquez sur le bouton . Voir Paramétrage des cahiers, page 78.
Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont :
• Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser
le calendrier en cliquant sur l'icône .
• L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des
ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement.
• Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé
s'affiche alors automatiquement.
Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant.
• Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un
cahier de trésorerie.
• Le Montant :
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant.
Attention !
Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront
erronés.
Menu Ma Compta
68
Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes
selon le type de l'opération : débit ou crédit.
• Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez
exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres
du cahier.
Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant.
3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner
un élément.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer
le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer
automatiquement le montant de la TVA.
4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES.
Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes
• Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler.
• Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser.
Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois.
1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser.
2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler]
dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et
choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône .
4. Validez en cliquant sur [OK].
Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel
cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas, sélectionnez
le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK].
Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie.
Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
Attention !
Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie.
Menu Ma Compta
69
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes :
• le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur
l'icône .
• le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé.
• le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire.
• le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération
sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon
le type de l'opération : débit ou crédit.
• le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture.
• le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée,
cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT.
• le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice
afin de calculer le montant de la TVA.
• Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un
compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de
l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant
de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte.
• Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
3. Renseignez les différentes colonnes.
Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche :
• l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément.
Menu Ma Compta
70
• l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique.
La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA.
4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez
qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer.
Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton .
Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 70.
5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES.
Saisir des écritures d'abonnements
1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction :
• A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers
1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture
habituelle.
2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus.
• A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements.
La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].
Liste des abonnements d'un cahier
Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements.
Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier :
1. Sélectionnez le cahier concerné.
2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements].
Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures
d'abonnements”, page 70.
Menu Ma Compta
71
Enregistrer les abonnements d'un cahier
Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton
, la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche.
Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un
abonnement.
A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.
Passer une écriture d’abonnement plus tard
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton [Plus tard].
Passer une écriture d’abonnement immédiatement
Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur
le bouton [Maintenant].
• Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Menu Ma Compta
72
Saisie Z de caisse
Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le consultation des sauvegardes DGFiP étant identique en mode cahier et en mode standard, reportez-vous
au paragraphe “Conformité sauvegarde DGFiP”, page 256 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
87
Etats
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS