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Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3
Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’
SOMMAIRE
1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5
2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7
2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8
3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11
3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12
3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14
3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16
4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19
4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20
4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21
4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26
5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29
5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30
5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31
5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33
5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34
5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35
5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35
6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37
6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40
7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43
7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44
7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44
LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
1. PRÉAMBULE
L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT
est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même
logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité.
Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel.
Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous
considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont
le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et
comptables réalisées au sein de cette entreprise.
Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables
et commerciales que vous devez déjà connaître.
Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années
avec la notion d’année N.
Bon apprentissage !
6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2. SOCIÉTÉ
Créer et paramétrer votre société
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2.1 Création et configuration du dossier
Voici la fiche signalétique de la société.
Raison sociale INFOSTORE
Forme juridique S.A.R.L.
Capital 38 112E
Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès
Code postal Ville 94000 Créteil
Téléphone 01.48.48.49.50
Fax 01.48.48.49.51
E-Mail contact@infostore.fr
R.C.S. B481787565
N° Siret 39617321769305
N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217
A.P.E. 7221A
• La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères.
• La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres.
• Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000
• Votre exercice comptable commence au 01/01/N.
• Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée.
(ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable)
• Vous êtes assujetti à la T.V.A.
• Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%.
• Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits.
• Vous relevez fiscalement du régime réel.
• Une gestion des stocks est prévue.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide.
QUESTIONS :
• Qu’est-ce que la barre de navigation ?
• Comment l’activer, la désactiver ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9
NOTES PERSONNELLES
10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3. FICHIERS DE BASE
Introduction
Les informations bancaires
Le fichier articles
Fournisseurs, représentants, clients
Les bases comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.1 Introduction
La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye.
Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation
et la comptabilité.
Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables.
3.2 Les informations bancaires
3.2.1 LES BANQUES
Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez la banque.
• Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’.
• Créez le journal de banque suivant :
Code : SG
Libellé : Journal Société Générale
• Rattachez le compte 512SOG à ce journal
QUESTIONS :
• Que signifie l’option ‘pointable’ ?
• Quel est le type du journal Société Générale ?
3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le mode de règlement suivant :
Code : VIR30
Libelle : Virement à 30 jours
Journal : SG
Banque : SG Société générale
Compte : 512SOG
Echéance : 30 jours nets
• Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG
et à la banque Société Générale.
Code SG
Nom de la banque Société générale
Adresse 15, rue Gambetta
Code postal Ville 94000 Créteil
RIB 30004 00802 00004430018
Clé 65
Compte comptable 512SOG
Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13
3.3 Le fichier articles
3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les familles articles ci-dessous :
QUESTIONS :
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses)
Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock
MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non
3.3.2 LES ARTICLES
Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT
SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17
CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00
CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00
CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00
PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50
PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00
LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00
INTER INTER Interventions
Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 »
890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues
880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues
870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues
860 € pièce au-delà de 20 unités vendues
De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi :
PC Quad Core AC420
4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x
Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office
Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres.
Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fiches articles
REMARQUE :
Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche
‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale.
14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.4 Fournisseurs, représentants, clients
3.4.1 LES FOURNISSEURS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fournisseurs suivants :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez leurs fiches respectives.
Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL
Code : TPL45 CIEL75
Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL
Famille : Grossistes Grands Comptes
Relevé de comptes : OUI OUI
Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10
Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00
Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30
E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com
Adresse : 22, rue Ferrand
45000 Orléans
35, rue de la gare
75019 Paris
3.4.2 LES REPRÉSENTANTS
La société emploie deux représentants
Code Nom Fonction Adresse Commission
RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir
91000 EVRY
1% sur le matériel
2% sur les logiciels
3% sur les autres produits
FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago
92000 NANTERRE
1% sur le matériel
2% sur les autres produits
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15
3.4.3 LES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les clients suivants :
Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX
Code : S3D75 LFG92 DEROU27
Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX
Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs
Relevé de comptes
:
OUI OUI OUI
Crédit accordé : 1200.00
Mode de règlement
: Chèque Traite à 30 jours
fin de mois le 10 Chèque
Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03
Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04
E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta
@lafarge.com
Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC
Adresse : 18-20, rue du Poitou
BP 210 75010 Paris
25, place
Vendôme
75001 Paris
27, allée
des rosiers
27000 Evreux
Livraison : 15, boulevard Davout
75012 Paris
Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1»
16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite)
N° Compte : 401EDF
Intitulé : EDF
Lettrable : Oui
N° Compte : 401ORANGE
Intitulé : ORANGE
Lettrable : Oui
N° Compte : 401DCM
Intitulé : DCM Location Immobilière
Lettrable : Oui
3.5 Les bases comptables
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES
Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous
appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui
ne sont pas liés à votre activité commerciale.
Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes
(téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …)
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes ci-dessous :
TRAVAIL À FAIRE
• Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque
ci-dessous a déjà été créé :
N° Compte : 512SOG
Libellé : Société Générale
Pointable : Oui
Code banque : 30004
Code guichet : 00802
N° de compte : 00004430018
Clé R.I.B : 65
3.5.2 LES JOURNAUX
Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le journal ci-dessous :
Code : SA
Libellé : Journal des salaires
Type : Opérations diverses
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17
3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE
DÉFINITION
La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société
et des besoins du gérant.
Comptabilité budgétaire :
La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre :
• les dépenses/recettes prévues (le budget)
• les dépenses/recettes effectives (le réalisé).
Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé.
Comptabilité analytique :
La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique.
Exemples :
• Analyse de la rentabilité d’un chantier.
• Analyse des dépenses d’un projet.
NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique.
Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre
les dépenses au travers les 3 services de la société :
• Service Comptabilité
• Service Administratif
• Service Commercial.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les 3 codes analytiques/budgétaires :
Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité
Code : ADM Libellé : Service Administratif
Code : COM Libellé : Service Commercial
• Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N.
Service Comptabilité : Budget = 1400 e.
Service Administratif : Budget = 1200 e.
Service Commercial : Budget = 8000 e
• En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi :
65 % pour le Service Commercial.
25 % pour le Service Comptabilité.
10 % pour le Service Administratif.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition.
• Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom).
• Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL
• Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations).
TRAVAIL À FAIRE
Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent :
• d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé»
• d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique.
18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4. LA FACTURATION
Gestion des achats
Saisie des ventes
Saisie des règlements
Le lien comptable
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.1 La gestion des achats
4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS
La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les commandes ci-dessous :
COMMANDE CD0001
Date : 05/01/N
Code fournisseur : CIEL75 [CIEL]
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 3 140.00
CIELWP Ciel Paye 3 199.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00
PAP500 Ramette papier x500 20 2.00
LCB04 Lecteur de code
barre
10 110.00
COMMANDE CD0002
Date : 06/01/N
Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS]
4.1.2 BONS DE RÉCEPTION
Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception.
Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004 45487005
45487006 45487007 45487008 45487009 45487010
• Valider chaque bon de réception.
QUESTION :
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ?
4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS
CIEL envoie sa facture le 12/01/N
TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs.
• Valider chaque facture fournisseur.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21
4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS
La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N.
Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé.
Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A.
La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N.
Les 2 factures sont payées par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002
4.2 La saisie des ventes
4.2.1 DEVIS
La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail
DEVIS DE0001
Date : 03/01/N
Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17
Client VECTRA77
Code client : VECTRA77
Nom / Société : VECTRA SYSTEMS
Famille : PME/PMI
Relevé de comptes : OUI
Tél. : 01.27.32.36.33
Fax : 01.27.32.36.34
E-mail : vectra.systems@rf2000.com
Représentant : FERENC
Adresse : 27, rue Victor Duruy
77100 Meaux
Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas.
Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA.
22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
DEVIS DE0002
Date : 05/01/N
Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]]
DEVIS DE0003
Date : 06/01/N
Code client : LFG92 [LAFARGE]]
DEVIS DE0004
Date : 06/01/N
Code client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER Formation sur site sur
le logiciel Ciel Compta 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00
INTER
Installation de 2 PC+
Réseau et Internet
Forfait installation
1 200.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004
4.2.2 COMMANDES
Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N
• Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur
l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise.
• Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez
cette commande.
• Transférez directement en facture les devis
de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N.
Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque
le 12/01/N :
4.2.1 DEVIS (suite)
COMMANDE CD0003
Date : 12/01/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23
4.2.2 COMMANDES (suite)
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez sa commande.
• Enregistrez l’acompte versé sur cette commande.
QUESTIONS :
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ?
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
4.2.3 BONS DE LIVRAISON
Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N
concerne les PC Quad Core AC240.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
• La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N.
Enregistrez cette livraison.
QUESTION :
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ?
Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
QUESTIONS :
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles)
24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
FACTURE FA0006
Date : 25/01/N
Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
FACTURE FA0007
Date : 05/02/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]
FACTURE FA0008
Date : 10/02/N
Code Client : LFG92 [LAFARGE]
FACTURE FA0009
Date : 15/02/N
Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x 500 15 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 2 220.00
CIELWG Ciel Gestion 2 224.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 1 220.00
INTER Formation sur site Ciel
Paye 2 jours 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 25 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00
Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
QUESTIONS :
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ?
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous :
4.2.4 FACTURES
Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons.
17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez cette facture.
• La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%.
• Saisissez la facture ci-dessous :
Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
4.2.5 AVOIRS
Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N.
4.2.6 RÈGLEMENTS
Le 15/02/N :
Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir.
Le 17/02/N :
Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque.
Le 17/02/N :
Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10.
Le 20/02/N :
Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité
de nouveau client.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez les différents règlements clients.
QUESTIONS :
• J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros.
Comment puis-je rectifier mon erreur ?
FACTURE FA0010
Date : 19/02/N
Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS)
FACTURE FA0011
Date : 20/02/N
Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX)
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 15 3.50
INTER
Formation sur site
Ciel Compta :
un jour
Ciel Paye :
deux jours
3 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER
Sous traitance
formations du mois de février
Ciel Compta :
10 journées de formation
Ciel Paye : 15 journées
Ciel Gestion : 7 journées
32 450.00
4.2.4 FACTURES (suite)
26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE
TRAVAIL À FAIRE
• Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales.
QUESTIONS :
• Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ?
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(Donnez au moins deux explications)
• Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable»
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
4.3 Le lien comptable
4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES
L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité.
Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée
automatiquement :
• lors de la validation d’une facture ou d’un avoir.
• lors de l’enregistrement d’un règlement.
TRAVAIL À FAIRE
• Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables
de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs.
QUESTIONS :
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ?
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27
NOTES PERSONNELLES
28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29
5. LA COMPTABILITE
La balance d’ouverture
Saisie des achats
Saisie des paiements
Autres mouvements comptables
Les modèles d’écritures
Interaction comptabilité facturation
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.1 La balance d’ouverture
DÉFINITION
La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation
de l’entreprise au 1er jour de l’exercice.
Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta.
En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant.
TRAVAIL À FAIRE
• Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N :
JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN
AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00
AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00
AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00
AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00
AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00
AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00
AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00
AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00
AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00
AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00
AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00
AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00
AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00
AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00
AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00
AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00
AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00
AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00
AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00
AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00
TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00
TRAVAIL À FAIRE
• Saisissez la Balance d’A-Nouveaux.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31
5.2 Saisie des achats
L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation,
d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société.
La saisie comptable est donc principalement utilisée pour :
• les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…)
• les écritures de salaires
• les impôts et taxes
• les opérations diverses (régularisations de comptes)
• les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits
constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…)
REMARQUE :
L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures
suivantes :
• l’OD de TVA
• les écritures de dotations aux amortissements
Vous recevez les factures fournisseurs suivantes :
Quittance de loyer DCM Facture ORANGE
Date : 28/01/N
Libellé : Loyer janvier N
Loyer HT : 1500.00
Charges locatives HT : 250.00
Total T.V.A. 19.6% : 343.00
Total TTC : 2093.00
Date : 29/01/N
Libellé : Ouverture de ligne
Total HT : 60.00
Total T.V.A. 19.6% : 11.76
Total TTC : 71.76
Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants :
• 613200 Locations Immobilières
• 614000 Charges locatives
• 626000 Frais postaux et télécom.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces deux factures
32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
ECRITURES D’ACHAT
Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit
20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20
20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00
20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20
21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64
21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00
21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64
25/01/N 401SALETTE
Révision véhicule société 99/004 179.40
25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00
25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40
26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10
26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21
26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89
29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59
29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65
29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94
29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25
29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00
29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25
02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55
02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00
02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55
03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20
03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00
03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20
05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00
05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33
Informations complémentaires :
Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables :
N° de compte : 401METRO
Intitulé : METRO
N° de compte : 401GAN
Intitulé : GAN ASSURANCES
N° de compte : 401LEGPC
Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE
N° de compte : 401RESTO
Intitulé : RESTAURANT
N° de compte : 401HOTEL
Intitulé : HOTEL
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
N° de compte : 401TEXACO
Intitulé : TEXACO
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
Les comptes de charges suivants seront utilisés :
• 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…)
• 606400 Fournitures administratives
• 613500 Locations mobilières
• 615000 Entretien et réparations
• 616000 Primes d’assurance
• 625700 Réceptions
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces achats
• La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial :
affectez le code analytique correspondant.
REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite)
5.3 Saisie des paiements
• La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement.
• La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement.
• La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901.
• La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902.
• La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €.
• La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement.
• La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale.
QUESTION :
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense
de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ?
34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.4 Autres mouvements comptables
Les salaires de janvier N sont à enregistrer.
Les comptes des salariés sont les suivants :
COMPTE LIBELLE DU COMPTE
421001 LEPIC Rémunération Nette
421002 MARTIN Rémunération Nette
421003 LEGRAND Rémunération Nette
421004 LAVENTE Rémunération Nette
ECRITURE DE SALAIRES
JOURNAL : SA
DATE : 31/01/N
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
421001 Paye de 01 2010 1286.08
421002 Paye de 01 2010 2042.71
421003 Paye de 01 2010 1173.46
421004 Paye de 01 2010 1850.99
431000 Paye de 01 2010 3593.69
437000 Paye de 01 2010 1902.17
443000 Paye de 01 2010 55.07
631200 Paye de 01 2010 55.07
641000 Paye de 01 2010 8096.49
641400 Paye de 01 2010 152.60
645100 Paye de 01 2010 2338.42
645300 Paye de 01 2010 364.34
645400 Paye de 01 2010 336.01
645800 Paye de 01 2010 561.24
TOTAL 11904.17 11904.17
Les comptes suivants seront utilisés :
431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements
437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf
443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite
631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes
641000 Rémunération du personnel organismes
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes comptables de chaque salarié
• Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus.
REMARQUE :
Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye.
En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers
l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35
5.5 Les modèles d’écritures
Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement.
Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations.
Journal : SG
La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires
dont le montant peut être variable.
Journal : SG
COMPTE LIBELLE
627000 Frais bancaires
445664 Frais bancaires
512SOG Frais bancaires
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants
Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N).
Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé
(les frais sont soumis à T.VA. 19.6%).
5.6 Interaction comptabilité facturation
TRAVAIL À FAIRE
• Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO.
QUESTION :
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale,
comment réenregistrer l’écriture ?
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
164000 Rembt emprunt 475.00
661000 Rembt emprunt 25.00
512SOG Rembt emprunt 500.00
TRAVAIL À FAIRE
• Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle
pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3)
• Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie.
36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES
Les traitements comptables
Les traitements liés à l’activité commerciale
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
6.1 Les traitements comptables
6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL
DÉFINITION
Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures
enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent.
Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques
des écritures non lettrées (non soldées).
OBJECTIF :
Identifier facilement les factures non réglées.
Exemple :
Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées.
TRAVAIL À FAIRE
• Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel
des comptes clients.
• En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs
aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement.
• Lettrez le compte 401RESTO.
QUESTION :
• Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ?
6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du
01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre.
• Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont
fausses. La date correcte est le 06/02/N.
Effectuez la modification nécessaire.
411LEG LEGRAND SA
A 100 100 A
B 320 150 B
25 170 B
50
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39
6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
DÉFINITION
Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité
avec le relevé bancaire.
L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé
de banque.
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE.
REMARQUE :
12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité.
• Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante :
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
625100 Péage 10.03
445664 Péage 1.97
512SOG Péage 12.00
Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’.
• Visualisez l’état de rapprochement.
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
Solde au 31/01/N 42322.25
01/02/N Virement LAFARGE 500
04/02/N Remboursement emprunt 500.00
06/02/N Virement ORANGE 71.76
08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00
10/02/N Chèque n°745978901 239.20
11/02/N Virement TEXACO 2000.00
11/02/N CB Péage 12.00
11/02/N Chèque n°745978902 107.64
15/02/N Virement SALETTE 179.40
17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76
20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24
21/02/N Frais bancaires 15.24
Solde au 28/02/N 48578.01
40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
QUESTION :
• Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ?
B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES
Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie.
• Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230.
C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un inventaire des articles.
QUESTIONS :
• A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ?
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ?
D. LA RÉGULATION DE STOCK
QUESTIONS :
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
• Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état».
• Comment remettre le stock à zéro ?
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants :
Réf. Désignation Quantité physique
SCAN230 Scanner AGFA 230 18
PAP500 Ramette Papierx500 166
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale
6.2.1 LA GESTION DES STOCKS
A. INTRODUCTION
DÉFINITION
La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales.
Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements
complémentaires permettant de modifier les quantités en stock.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41
6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS
A - LE RELEVÉ DE COMPTES
QUESTIONS :
• Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients
(sans modifier les fiches clients une à une) ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser.
B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS
QUESTION :
• Comment relancer un client ?
42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
7.LES EDITIONS
Les éditions commerciales
Les éditions comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
7.1 Les éditions commerciales
7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES
QUESTION :
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez la liste des reliquats de commandes clients.
7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients.
• Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance.
7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES
Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant.
Editez cette liste.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core
AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice.
Editez un état répondant à son besoin.
QUESTIONS :
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article.
7.2 Les éditions comptables
7.2.1 LE GRAND LIVRE
DÉFINITION
Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte.
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N.
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du
01/01/N au 28/02/N.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45
7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A.
DÉFINITION
Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A.
déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A.
REMARQUE :
Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A.
Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N.
• Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard.
QUESTION :
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier?
7.2.3 LES JOURNAUX
DÉFINITION
Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de
l’entreprise
Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de
caisse, journal d’opérations diverses…).
REMARQUE :
Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques.
QUESTIONS :
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ?
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ?
TRAVAIL À FAIRE
• Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N.
• Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N.
5.2 Le Grand-Livre
5.4 La déclaration de T.V.A.
7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT
DÉFINITION
Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine
d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif.
Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable.
Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
REMARQUE :
Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez le Bilan.
• Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N.
QUESTION :
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ?
46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47
RÉPONSES
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2. SOCIÉTÉ
• Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7)
• Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions.
Cette barre est personnalisable.
• Comment l’activer, la désactiver ? (p7)
• Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher
la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver.
• Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10)
• Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies
en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire.
• Quel est le type du journal Société Générale ? (p10)
• Le type à appliquer est ‘Trésorerie’.
3.FICHIERS DE BASE
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11)
Les familles articles permettent de :
• Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article).
• Éditer les statistiques par familles d’articles.
• Appliquer des remises par familles d’articles.
• Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles
(si votre société emploie des représentants).
4.LE MODULE FACTURATION
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ?
(p18)
• La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande
est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle).
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21)
• Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’).
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
(p21)
• Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..).
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22)
• Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées.
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
(p22)
• Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients
ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs
clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée).
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ?
(Donner deux raisons possibles). (p22)
• Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture.
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23)
• Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction
‘Annulation d’acompte’.
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
(p23)
1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture.
2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client.
3/ Possibilité de régler la facture.
4/ Création des mouvements de stocks.
5/ La facture alimente les statistiques.
6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si
l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée).
• J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ?
(p25)
• Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau.
• EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour
les pièces fournisseurs.
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• La commande a été entièrement livrée.
• Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ?
• Commande, bon de livraison, bon de réception, facture.
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(donner au moins deux explications)
1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock .
2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock.
• Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable »
• La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis
dans la commande quel que soit leur stock réel.
• La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle
des articles à hauteur du stock réel.
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
• L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles.
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)?
• Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’.
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)?
1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel
2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures
50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.LE MODULE COMPTABILITE
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de
saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32)
• La fonction ‘Contrepartie’
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer
l’écriture rapidement ? (p35)
• Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans
l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’
6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES
• Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37)
• Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant
• Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39)
• La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion
de stock:
• Validation d’une facture provenant d’un devis.
• Validation d’une facture provenant d’une commande.
• Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur),
ni d’un bon de livraison ou bon de réception.
• Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur.
• A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39)
• Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des
articles.
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39)
• Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée.
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
(p39)
• Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’.
• Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39)
• Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles.
• Comment remettre le stock à zéro ? (p39)
• Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’.
• Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les
fiches clients une à une ? (p40)
• Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel
de la liste des clients.
• Comment relancer un client ? (p40)
• Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients.
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51
7.ÉDITIONS
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42)
• L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées.
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année (p42)
• Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes :
• Menu Divers – Analyseur commercial des ventes .
• Menu Divers - Statistiques Gestion.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42)
• Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 €
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43)
• Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 €
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44)
• L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées.
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44)
• Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non
validées).
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44)
• Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement)
NOTES PERSONNELLES
Sage activité Ciel, 35 rue de de la Gare, 75917 Paris cedex 19
Tél. : 01.55.26.33.33 - Fax : 01.55.26.40.33 - www.ciel.com
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 500 000 euros. Siège social : Le Colisée 2, 10 rue Fructidor 75017 Paris. 313 966 129 RCS Paris.
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel, et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable.
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• Centralisateur
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• Calcul des pénalités de retard (Loi NRE)
• Bordereau de remise de chèques en banque
Saisies et traitements
• Saisie sur 2 exercices sans clôturer
• Saisie en HT ou TTC
• Ecritures en brouillard ou en simulation avant
validation définitive
• Pointage et rapprochement bancaire
• Automatisation du traitement des relevés bancaires
grâce aux règles d’affectation des comptes
• Lettrage automatique ou manuel
• Contrepassation, réimputation
• Récupération des extraits de comptes bancaires
aux formats CFONB, QIF, OFX
• Encours clients, relances, mailings
• Gestion des chéquiers, RIB, IBAN et BIC
• Lettres chèques
Plans comptables
• PGC 99, Simplifié, Agricole, Associations, Avoués,
BTP, Hôtellerie, Ingénierie et Mutuelle
• NOUVEAU ! Bénéficiez du plan comptable général
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Echanges de données
• Synchronisation directe avec Production Coala, –
Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©)
• Import direct des écritures de Ciel Paye/
Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment
• Import/export paramétrable (txt, dbf, xml)
• Export de la Balance
Conformité
• Conforme au Bulletin Officiel des Impôts N°12 du
24 janvier 2006
• Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10
• NOUVEAU ! Contrôle et vérification des IBAN et des
BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA
Analytique et budgétaire
• Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux
de répartition
• Budgétisation mensuelle ou globale
• Gestion avancée des codes analytiques
(affectation de plusieurs codes pour une écriture,
répartition du montant sur plusieurs codes)
Gestion des immobilisations
• Amortissements
• Immobilisations soumises à la taxe professionnelle
• Inventaire par localisation, par simple scan
de codes-barres
• NOUVEAU ! Génération automatique des écritures
de redevances de crédit-bail (calcul des loyers,
option d’achat...)
Personnalisation
• États comptables personnalisables
• Tableaux de bord, base de données,
écrans personnalisables
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de travail grâce au nouvel Intuiciel©
Autres fonctions
• Nombre illimité de dossiers
• Version réseau (en option)
• Formation interactive et aide intégrée au logiciel
Informations techniques
CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur
700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom -
Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion
internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» :
Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur)
UTILISATION Ciel directDéclaration : 1Go de Ram - 1Go d’espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants
système déjà installés sur votre poste. - 1 Connexion internet via modem ADSL
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des
marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Ciel Compta 2012
* Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation.
** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC.
Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables.
CONFORME AU BULLETIN
OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006
Gestion des
télédéclarations
de TDFC
Sous réserve du téléchargement
de la mise à jour.
Détails sur www.ciel.com/TVA7
Guide de référence
de la Paye Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
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Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Sommaire
Documentation ................................................................................................... 7
Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9
Entraînez-vous ................................................................................................. 11
Menu Dossier ........................................................................................................17
Vue d’ensemble ................................................................................................ 18
L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19
Ouvrir............................................................................................................... 25
Fermer.............................................................................................................. 28
Supprimer......................................................................................................... 29
Paramètres ....................................................................................................... 31
Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43
Paramètres globaux.......................................................................................... 44
Sauvegarde....................................................................................................... 46
Restauration ..................................................................................................... 49
e-Sauvegarde ................................................................................................... 51
Mise en page .................................................................................................... 60
Imprimer .......................................................................................................... 61
Aperçu avant impression .................................................................................. 70
Imprimante....................................................................................................... 73
Générateur de documents................................................................................. 74
Dossiers récents ............................................................................................... 86
Serveur de fichiers ............................................................................................ 87
Quitter.............................................................................................................. 88
Menu Edition .........................................................................................................89
Vue d'ensemble ................................................................................................ 90
Couper ............................................................................................................. 91
Copier .............................................................................................................. 91
Coller................................................................................................................ 91
Créer ................................................................................................................ 91
Modifier............................................................................................................ 92
Supprimer......................................................................................................... 92
Associer un mémo ............................................................................................ 93
Voir le mémo .................................................................................................... 93
Supprimer le mémo .......................................................................................... 94
Rechercher et remplacer ................................................................................... 95
Documents administratifs................................................................................. 96
Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96
Documents Word® ............................................................................................ 97
Menu Fonctions.....................................................................................................98
Vue d'ensemble ................................................................................................ 99
Tout afficher................................................................................................... 100
Recherche multicritère .................................................................................... 100
Rechercher...................................................................................................... 103
Trier la liste .................................................................................................... 104
Cacher............................................................................................................ 105
Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105
Tout marquer ................................................................................................. 106
Inverser les marques....................................................................................... 106
Importer ......................................................................................................... 107
Exporter ......................................................................................................... 108
Propriétés ....................................................................................................... 109
Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114
Personnaliser le fichier.................................................................................... 115
Menu Bases .........................................................................................................117
Vue d’ensemble .............................................................................................. 118
Salariés........................................................................................................... 119
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152
Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156
Profils............................................................................................................. 158
Services .......................................................................................................... 162
Gestion de temps............................................................................................ 163
Variables ........................................................................................................ 177
Rubriques ....................................................................................................... 181
Cotisations ..................................................................................................... 189
Commentaires ................................................................................................ 199
Caisses ........................................................................................................... 200
Tranches......................................................................................................... 208
Tables............................................................................................................. 210
Codes analytiques........................................................................................... 212
Banques.......................................................................................................... 214
Etablissements................................................................................................ 216
Formalités....................................................................................................... 221
Conventions Collectives .................................................................................. 223
Menu Gestion des bulletins .................................................................................225
Vue d’ensemble .............................................................................................. 226
L'assistant Top Bulletin ................................................................................... 227
Bulletins de paye............................................................................................. 231
Saisie des variables salariés ............................................................................ 257
Historique....................................................................................................... 264
La règle des cumuls ........................................................................................ 266
Menu Etats ..........................................................................................................269
Vue d'ensemble .............................................................................................. 270
Journal de paye............................................................................................... 271
Livre de paye .................................................................................................. 273
Charges à payer par caisse.............................................................................. 274
Réduction bas salaires .................................................................................... 275
Réduction des cotisations patronales .............................................................. 276
Heures exonérées ........................................................................................... 278
Paiements....................................................................................................... 280
Analytique ...................................................................................................... 283
Liste des salariés ............................................................................................ 284
Fiche individuelle............................................................................................ 286
Planning de vacances...................................................................................... 287
Evénements salariés........................................................................................ 288
Congés payés et RTT ...................................................................................... 289
Provisions pour congés payés ......................................................................... 290
Visites médicales ............................................................................................ 292
Tâches Agenda ............................................................................................... 293
D.A.D.S........................................................................................................... 294
Etat préparatoire D.U.C.S. ............................................................................... 296
EDI-DUCS ....................................................................................................... 298
Prévoyance et Mutuelle ................................................................................... 301
Récapitulatif des salaires ................................................................................ 302
Gestion de temps............................................................................................ 304
Editions chaînées............................................................................................ 308
Graphiques ..................................................................................................... 310
Menu Pilotage .....................................................................................................312
Vue d’ensemble .............................................................................................. 313
Mise à jour des données ................................................................................. 314
Consulter les états.......................................................................................... 315
Menu Traitements ...............................................................................................318
Vue d'ensemble .............................................................................................. 319
Journal comptable........................................................................................... 320
Agenda........................................................................................................... 325
Planning des vacances .................................................................................... 334
L'assistant Top Clôture ................................................................................... 336
Clôture des congés payés ............................................................................... 339
Clôture des congés RTT .................................................................................. 340
Clôture du DIF ................................................................................................ 340
Clôture annuelle ............................................................................................. 341
Import Ciel Bâtiment....................................................................................... 344
Mes actualités................................................................................................. 348
Mise à jour automatique ................................................................................. 349
Menu Utilitaires ...................................................................................................350
Vue d’ensemble .............................................................................................. 351
Outils Fichier .................................................................................................. 352
Utilisateurs ..................................................................................................... 354
Préférences..................................................................................................... 358
Maintenance ................................................................................................... 361
Mise à jour des paramètres de paye ................................................................ 363
Mise à jour des documents ............................................................................. 366
Mise à jour des codes DUCS............................................................................ 367
Imports........................................................................................................... 368
Communication bancaire ................................................................................ 375
Serveur Web.................................................................................................... 376
Transactions................................................................................................... 378
Liste des utilisateurs réseau............................................................................ 379
Menu Fenêtre ......................................................................................................380
Les commandes du menu Fenêtre................................................................... 381
Menu Aide...........................................................................................................383
Les commandes du menu Aide ....................................................................... 384
Index...................................................................................................................388
7
Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case Consulter les informations
concernant les nouveautés est cochée.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le
dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut.
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Le guide de référence
Le guide de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Installation d'Adobe Reader®
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique,
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procédure.
Pour imprimer le guide de référence électronique
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
* attire votre attention sur un point particulier.
L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
8
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans
la plupart des fenêtres de l’application, ou appuyez sur la touche
Identification de la société
Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société.
Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le
modifier.
1. Renseignez les différentes zones par les données propres à la société que vous créez :
Forme juridique, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone.
Le bouton Liste , présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire
dans laquelle vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si
celles proposées ne vous conviennent pas.
2. Précisez l'Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations
qui doivent être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales.
3. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option.
4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n° de fax.
Paramètres paye 1
Ils correspondent aux paramètres généraux de paye.
32
Menu Dossier
1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l’exercice social. Il commence
le plus généralement en janvier et se clôture en décembre.
2. Saisissez l’Année de paye.
Si vous créez les premiers bulletins de paye avec votre logiciel de paye Ciel, le premier
mois de paye correspond toujours au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les
premiers bulletins à cette période ou en cours d’année.
* Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones.
3. Les trois zones suivantes permettent de définir le Plafond de la sécurité sociale, la
valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour
dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un dossier de paye, ces informations peuvent
être définies à ce niveau. Pour cela, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez
la valeur de la zone correspondante.
* Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule
fois pour tous les dossiers par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
La zone Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins
se fera au fur et à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin par le bouton
[Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Congés payés
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au
mois de mai de l’année suivante.
Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les
salariés à temps complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30
jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour
25 jours ouvrés.
La case Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de
la période de référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur
l’année N sont mis à zéro et cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de
l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la base N-1, recalculé selon le nombre de
jours restant dus sur N-1.
Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées
dans le bulletin de la période si l'option Décalage d’un mois pour prise des congés est
cochée. Elles le seront sur la période suivante. De la même manière, si l'option Tenir
compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés au nombre de jours de congés
pris.
33
Menu Dossier
Effectif Fillon
Cette zone permet d'automatiser le calcul de l'effectif Fillon sur l'exercice N-1. L'effectif
est calculé au 31 décembre de l'année précédente.
* L'option Salarié à prendre en compte dans l'effectif Fillon doit être cochée et le mode de
calcul sélectionné, dans la fiche des salariés concernés. En effet, l'effectif Fillon est
calculé en fonction des données de la fiche salarié.
1. Par défaut, la variable est EFF. Si cette variable n'est pas dans votre dossier, choisissez
celle correspondant à l'effectif Fillon, en cliquant sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Calculer]. L'effectif calculé s'affiche alors dans la zone Valeur.
Si vous avez débuté votre activité sur l'année
1. Saisissez l'effectif manuellement dans la zone Valeur.
2. Ne cliquez pas sur le bouton [Calculer].
Mode de calcul de la réduction Fillon
Dans le cadre de l'annualisation du calcul de la réduction Fillon, qui prendra effet en
2011, vous pouvez choisir la méthode de régularisation :
• Régularisation progressive : chaque mois, le logiciel vérifie les éléments de paye des
mois précédents et du mois en cours.
• Régularisation annuelle : en fin d'année, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois
précédents et du mois en cours sur les derniers bulletins.
Attention !
Le calcul de l'effectif Fillon est uniquement valable pour les entreprises qui ont un
historique de bulletin sur n-1.
34
Menu Dossier
Paramètres paye 2
Heures normales travaillées
Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé
à 151,67 heures. Cette valeur est utilisée pour renseigner la variable HMOISDOS.
Voir Variables, page 177.
Temps partiel
Vous fixez les données relatives au calcul du temps partiel :
• le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie
temps partiel (en règle générale 136 heures),
• le Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales,
• le nombre d’Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié
pour que ce taux d’abattement soit appliqué.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel.
Abattement pour frais professionnels
Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est
utilisé, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux
35
Menu Dossier
d’abattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera
appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur.
Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez.
* Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans
la fiche Salarié.
Gestion des absences
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Vous pouvez de gérer vos absences de deux façons :
• à partir du planning des vacances (option par défaut),
• à partir du module de gestion de temps.
1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous voulez adopter puis cliquez sur
le bouton [Ok].
L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de
gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en
cours sera fermé. Cliquez sur [Oui].
* Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par
la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée.
L Pour des informations détaillées, reportez-vous au Planning des vacances, page 334.
ou à la Gestion de temps, page 163.
Droit Individuel à la Formation (DIF)
Cette zone permet de renseigner les informations générales sur le Droit Individuel à la
Formation.
Ce droit permet aux salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise de
bénéficier de formations professionnelles.
36
Menu Dossier
1. Saisissez le nombre d'heures annuel acquis au titre du DIF. Par défaut, la valeur est
de 20h.
Les droits au DIF peuvent être cumulés sur 6 ans. Vous pouvez donc capitaliser 120
heures (valeur par défaut) de formation. Saisissez le nombre d'heures total cumulé.
* Le plafond légal est de 120 heures sauf dispositions d'une convention ou d'un accord
collectif de branche ou d'entreprise.
2. Sélectionnez le type de Mise à jour du DIF que vous souhaitez adopter :
• A la validation des bulletins : calcul du DIF lors de la validation de chaque bulletin de
paye.
Le salarié acquiert 1/12 du nombre d'heures DIF par an à la validation de chaque
bulletin.
Le compteur annuel est remis à zéro à la clôture du dossier.
• A la clôture du dossier : calcul du DIF à la clôture de l'exercice c'est à dire à terme échu
sur une année.
• A une date que je choisirais lors de la clôture : calcul du DIF à une date que vous déterminerez
lors de la Clôture du DIF.
Salariés
Si vous cochez l'option Test du salaire minimum conventionnel, dans les fiches salariés que
vous créerez, la case Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel sera
automatiquement cochée.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et refermer la fenêtre de paramétrage.
Rappel légal !
Le 7 mai 2004 correspond à la date d'entrée en vigueur du DIF.
En principe, le DIF est acquis à terme échu, soit le 7 mai 2005. Le salarié ayant un an
d'ancienneté au 7 mai 2005 bénéficie de 20 heures de droit à la formation en mai
2005.
Légalement, les heures de formation réalisées dans le cadre du DIF sont effectuées
en totalité hors temps de travail. Mais, un accord collectif de branche ou
d'entreprise peut prévoir la mise en œuvre du DIF sur le temps de travail.
Le salarié qui effectue son DIF en dehors du temps de travail bénéficie alors d'une
allocation de formation égale à 50% de son salaire horaire net habituel.
37
Menu Dossier
Paramètres paye 3
Valorisation des congés payés
Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés :
• Aucune
Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés.
• Règle de maintien du salaire
Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu
pour la période.
• Règle la plus favorable au salarié
La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base,
celle d'Indemnités pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié.
Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une
journée de congés payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés.
Dans le paramétrage de paye modèle, le code des rubriques permettant le calcul des
congés payés vous est proposé, soit la rubrique R702 Absences pour congés payés et la
rubrique R703 Indemnités pour congés payés.
L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés.
L’application calcule automatiquement l'indemnité compensatrice de congés payés.
Par défaut, la rubrique R705 est sélectionnée. Si votre dossier a été mis à jour, cette
rubrique est vide.
Choisissez la règle de calcul des congés payés : règle la plus favorable, règle du maintien
de salaire, règle du dixième.
* Pour tous les motifs de sortie excepté le licenciement pour faute lourde, l'indemnité
compensatrice de congés payé se calcule sur N-1 et N, en tenant compte du mode de
valorisation choisi.
Dans le cas d'un licenciement pour faute lourde, le calcul se fait toujours en tenant
compte du mode de valorisation choisi mais uniquement sur N-1.
Congés RTT
Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés
concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il
correspond à la différence entre l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours
par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l’accord ou la convention
(217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés,
report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans
le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures.
38
Menu Dossier
Options d’édition
A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en
jours de congés payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de
cotisations et de rubriques.
* Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin
est proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le
modifier à ce stade. Lors de l'impression des bulletins, le logiciel tient compte de
l'information définie dans la fiche de chaque salarié.
Le texte saisi dans la zone Mention en bas d’édition s’affichera en bas à gauche des états.
Calendrier
Vous pouvez afficher les absences dans le bulletin de paie.
1. Choisissez la période à afficher :
• Période en cours : imprime les absences de la période du bulletin (absence du mois
en cours).
OU
• Période précédente : imprime les absences de la période m-1 du bulletin (absences
du mois précédent).
2. Cochez le type d'absences à éditer sur le bulletin : CP, RTT, DIF, Repos et Jours
d'arrêt.
* Le type Jours d’arrêt n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime).
39
Menu Dossier
Paramètres D.U.C.S
Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la
télédéclaration de la DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton .
2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Social en cliquant sur le
bouton [Souscrire].
3. Cochez l'option Je veux procéder à des envois tests si vous souhaitez envoyer votre
déclaration en mode test.
4. Dans la partie Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur mandaté par une
entreprise et prend en charge la transmission.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion
directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès
des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, IRC).
40
Menu Dossier
5. Indiquez la civilité, les nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi
que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse
depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur.
6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre Numéro de SIRET permettant de
vous identifier.
DADS
La déclaration annuelle des salaires peut être effectuée :
• en ligne : DADSNET
• par télédéclaration : DADS-U.
Dans ces deux cas, la déclaration est dite dématérialisée.
1. Si vous utilisez un de ces modes de déclaration, cochez l’option Elle est dématérialisée.
* En revanche, pour une déclaration papier ne cochez pas cette option.
2. De même, vous devez spécifier si les rémunérations de Décembre sont incluses dans
la déclaration. Si oui, cochez l’option correspondante. Dans le cas contraire (paye
décalée ou autres cas spécifiques), ne cochez pas cette option.
Paramètres I.J.S.S.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
* Si vous optez pour une gestion automatique des Indemnités Journalières de Sécurité
Sociale (IJSS), renseignez les zones de cet onglet.
Vous allez définir ici le mode de calcul des IJSS et paramétrer tous les éléments qui sont
pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation, cochez la case correspondante. La subrogation signifie que
l’employeur perçoit directement à la place du salarié les Indemnités Journalières de
Sécurité Sociale versées.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé-
sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
41
Menu Dossier
Maintien de salaire sur le brut
Vous sélectionnez l'option sur le brut ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Vous sélectionnez l'option sur le brut et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Maintien de salaire sur le net
Vous sélectionnez l'option sur le net...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
Vous sélectionnez l'option sur le net et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
Attention !
Dans ce cas (maintien de salaire sans subrogation), les IJSS versées seront à ce
stade supprimées du bulletin.
42
Menu Dossier
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
• La rubrique IJSSGN sera insérée dans le bulletin avant le Salaire brut.
• Le calcul sera le suivant : SBRUT avant paye inversée - SBRUT après paye inversée -
IJSS déduites.
• Le salaire de base sera rétabli.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui
participent au calcul des IJSS.
Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des
variables.
4. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
5. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
* Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois.
Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire.
Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
6. Cliquez sur [Ok] pour valider.
43
Menu Dossier
Paramètres Gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS
Les différents types d’impression
On distingue trois types d’impression.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables,
rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi
qu’aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous
devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires afin
d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour
imprimer la liste de toutes les caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre application Ciel pour vous permettre
d’imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d’une fiche Salarié par
exemple).
De la même manière pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de
documents prédéfinis sont fournis avec le logiciel.
Préalablement à l'impression de n’importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin, certains paramétrages nécessaires à l’impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et
imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, présentés
dans la barre de navigation.
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec votre logiciel Ciel doit être effectué au niveau du système d’exploitation Windows en
sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
L Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne
peuvent pas être modifiés.
62
Menu Dossier
Imprimer une liste ou un document
Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement
activer la commande correspondante.
Exemple
Pour imprimer la fiche d’un salarié, ouvrez la liste des salariés en activant la commande
SALARIÉS du menu BASES. De la même manière, pour imprimer un bulletin de paye, vous
devez ouvrir la liste des bulletins.
Modifier la présentation de la liste à imprimer
Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre.
En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande
PROPRIÉTÉS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce
stade, dans l’onglet Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du
Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes.
Choisir les données à imprimer
Sélectionner les fiches
1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer.
* Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du
marquage.
Marquer les fiches
2. Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer.
3. Choisissez la commande MARQUER/DÉMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Un carré de couleur s'affiche dans l’en-tête de la ligne marquée.
Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer.
Effectuer une recherche
Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes
RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION
ou
Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société, les salariés et les
bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer
des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail,
les lettres-chèques, etc. Vous pouvez également réaliser des mailings pour l'ensemble de
vos salariés.
1. Après avoir sélectionné le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer un document
Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION.
147
Menu Bases
2. Vous accédez à la fenêtre Gestionnaire de documents qui présente la liste des modèles
disponibles. Cliquez sur le titre du document à utiliser.
Consulter un document
3. Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés
dans la fenêtre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter].
L'application Word s'ouvre et vous accédez au document choisi. Les informations
nécessaires concernant la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont
automatiquement insérées dans le document final. Si vous avez sélectionné plusieurs
salariés, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalisé.
A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document
Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conservées dans le
modèle de votre logiciel.
4. Pour revenir dans votre logiciel de paye, activez la commande QUITTER de Word.
Imprimer un document à partir de votre logiciel de paye
Vous pouvez également imprimer directement le document à partir de la paye Ciel. Dans
ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement
refermée, une fois celle-ci terminée.
Créer un modèle de document
La création d'un modèle s'effectue en plusieurs étapes.
Dans la paye Ciel :
1. créez le nouveau document, par le bouton [Nouveau], puis définissez son intitulé. Il
apparaît dans la liste des modèles.
2. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est ouverte ainsi
qu'une fenêtre nommée Document 1.
Dans Microsoft Word :
1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les commandes
de Word pour mettre en forme et en page votre texte.
2. Insérez les champs nécessaires, informations qui varient d'un document à l'autre.
* Pour qu'une information soit récupérée de la paye et insérée dans votre texte, vous
devez insérer, dans le modèle de document, le nom du champ dont vous récupérez la
donnée.
Exemple
Pour récupérer le nom du salarié dans une formule de politesse, insérez le champ :
[GETFIELD SALARIE.NOM]
148
Menu Bases
Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce
cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.
Le menu CielPaye dans Word
Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d'insérer un champ dans le modèle de
document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement
ajouté à la barre des menus de Word (lorsque vous créez ou modifiez un modèle de
document).
Le menu CIELPAYE présente 5 commandes vous permettant d'insérer les champs
nécessaires et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document.
Insertion d'un champ récupérant une des informations de la fiche salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN CHAMP SALARIÉ
Exemple
Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salarié est inséré dans la
formule de politesse suivante :
Nous vous adressons nos plus sincères félicitations et vous prions de recevoir,
[GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distinguées.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer la première variable.
2. Activez la commande INSÉRER UN CHAMP salarié dans le menu CIELPAYE.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libellé de tous les champs disponibles et
sélectionnez le champ Prénom. Validez votre choix par [Ok].
La variable s'insère automatiquement sur la ligne de saisie.
4. Recommencez la procédure pour insérer le champ Nom.
* Il est possible de faire suivre consécutivement les champs.
Insertion des variables numériques de type salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UNE VARIABLE SALARIÉ
Vous pouvez insérer des variables salariés de type numérique et composer des formules
arithmétiques.
Exemple
Pour que la rémunération brute annuelle d'un salarié s'affiche :
1. insérez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE].
2. Complétez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule
suivante :
[GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12]
149
Menu Bases
Insertion de champs de type société
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN PARAMÈTRE SOCIÉTÉ
Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du
document. Vous utilisez les champs suivants :
[GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE]
[GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE]
[GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE]
Exemple de certificat de travail
1. A partir de la fenêtre Gestionnaire de document, sélectionnez le titre Certificat de travail
puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accédez au modèle réalisé dans Word.
150
Menu Bases
2. Cliquez sur le bouton [Consulter], à partir de la fenêtre Gestionnaire de documents,
pour visualiser le document final dans Word.
Insertion d'une variable d'accord de genre
) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FÉMININ
Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel à des éléments basés sur les
accords de genre (masculin, féminin).
Exemple
Vous voulez accorder l'adjectif 'soussigné' avec le genre.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez que s'inscrive la variable.
2. Sélectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE.
3. Saisissez 'soussigné' dans la zone Accord masculin et 'soussignée' dans la zone Accord
féminin. La formule est insérée dans le document :
[GETSTRING IF SALARIÉ.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT=»SOUSSIGNE» ELSE
OFFICE_TEXT = «SOUSSIGNÉE»END IF]
Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres)
) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES
Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive à la fois
en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salarié
(consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres.
correspond à des champs de type
société GETGLOBAL.
correspond à une
variable d’accord
de genre de type
GETSTRING
correspond à des
champs de la fiche
Salarié de type
GETFIELD
151
Menu Bases
Exemple
La variable du salarié est le salaire de base et la valeur est de 1830 €.
si vous avez opté pour la variable du salarié 'Salaire mensuel de base', la formule est :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] ;
si vous avez opté pour un montant '1830', elle sera la suivante :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)]
Sauvegarde du document dans Word
La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word. Les documents créés
sont enregistrés au format RTF et stockés dans le sous-répertoire Offmodel de Ciel Paye.
1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER.
2. Confirmez l'enregistrement en cliquant sur [Oui].
152
Menu Bases
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié
) Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D'UN SALARIE
Le profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques,
commentaires, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, etc.).
Les profils ne contiennent aucune valeur.
Vous les utilisez pour créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à
chaque fois à redéfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin.
La fiche Profil
Le profil est défini par un Code et un Libellé. Les lignes qui composeront le bulletin des
salariés rattachés au profil sont présentées.
Rubrique
Cotisations
Commentaires
Profils Bulletins
Appel d’un profil dans le bulletin
Générer un profil d’après le bulletin
Supprime la ligne sélectionnée
dans le profil.
Ouvre la liste Eléments du bulletin
pour insérer un ou plusieurs éléments.
Insère une ligne vierge dans le profil
159
Menu Bases
Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils
Lorsque vous insérez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est
calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne du bulletin.
• Une rubrique, insérée avant le SALAIRE BRUT est ajoutée ou retranchée au SALAIRE DE
BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT :
absence pour congés payés, indemnités de congés payés, prime d'ancienneté, etc.
• Une rubrique, insérée après le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais
peut y être ajoutée ou retranchée selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET
A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc.
• Une cotisation est insérée après le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU.
• Les rubriques et cotisations intermédiaires doivent être placées avant celles qui utilisent
leur montant comme base de calcul.
Insérer une ligne vierge dans le profil
Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en
insérer une nouvelle.
1. Cliquez sur [Insérer] pour insérer une ligne vierge dans le profil.
2. Cliquez deux fois dans la colonne Elément de la ligne vierge.
3. Saisissez le code de l'élément à insérer dans le profil.
Le bouton Liste ouvre la liste des éléments du bulletin dans laquelle vous pouvez
sélectionner celui de votre choix.
4. Appuyez sur la touche
1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer.
2. Activez la commande SUPPRIMER.
La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre.
3. Sélectionnez la société qui doit être supprimée.
* Lorsque la société contient une archive, celle-ci est également supprimée.
Paye Ciel Quantum conserve un nombre illimité d’archives. Toutes les archives d’une
société sont alors effacées.
4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si vous voulez supprimer uniquement une
archive d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
5. Validez par [Ok]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société.
Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société.
Attention !
Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons
vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti.
Cliquez sur ce bouton pour
annuler la procédure de
suppression d’une société.
30
Menu Dossier
6. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous
demande de confirmer la suppression de la société.
7. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement.
8. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis,
une fois dans la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler].
31
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre
application. Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde
vous permet de conserver les données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de
problème sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire
des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes s’avère donc indispensable.
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois,
après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents
nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formatées sont
nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un mois sur l’autre,
mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois.
* Les fichiers de sauvegarde AHC comporte désormais la date et l’heure à laquelle les
sauvegardes ont été réalisées.
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton
[Oui].
Vous accédez à la fenêtre Sauvegarde.
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier et/ou les données de
paramétrage ainsi que les archives liées au dossier.
Cette option n’est pas disponible
dans Ciel Paye (Millésime)
47
Menu Dossier
* En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à sauvegarder.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des
salariés, les bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos
modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des
archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et
Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée.
2. Ces options sont cochées par défaut. Décochez une de ces options si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier.
Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est
proposé par défaut.
Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un
streamer ou encore un lecteur zip.
4. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde
sera effectuée. Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste
que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de
zone.
5. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [Ok].
Sauvegarde sur disquettes
Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant
d’insérer la première disquette s’affiche.
1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [Ok].
Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, le logiciel le
détecte et vous propose différentes options.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix :
• [Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette
et cliquez sur [Ok].
Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la
disquette suivante quand cela est nécessaire.
3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [Ok] pour
continuer le traitement.
48
Menu Dossier
4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement
insérée dans le même ordre lors de la restauration des données.
49
Menu Dossier
Restauration
) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
* Vous accédez à cette fonctionnalité uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau
installé sur un poste client.
Le chemin du serveur contenant les fichiers de paye vous est demandé lorsque vous
ouvrez pour la première fois Paye Ciel Quantum Réseau sur un poste client.
Si lors des autres ouvertures du logiciel, le dossier que vous voulez ouvrir est introuvable,
vous pouvez utiliser cette commande afin de redéfinir le chemin du serveur.
Lorsque vous activez cette commande, un message vous demande de confirmer la
fermeture du logiciel.
1. Cliquez alors sur le bouton (Oui].
2. Ouvrez votre logiciel. Pour cela, double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau.
3. Définissez le chemin du serveur.
L Pour plus de détail sur la connexion au serveur, reportez-vous au Manuel
d’installation et de prise en main.
88
Menu Dossier
Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l’application.
Si un dossier est ouvert
Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières :
• double-cliquez sur l'icone présenté en haut à gauche dans la barre de titre,
• cliquez sur l'icone de fermeture présenté en haut à droite dans la barre de titre,
• activez la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• utilisez le raccourci clavier
La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées.
Sélectionnez la pièce à supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION
ou CONTEXTUEL.
Le programme demande confirmation de cette suppression.
93
Menu Edition
Associer un mémo
) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MÉMO (en mode complet)
Cette commande permet de marquer ou démarquer une ligne dans la liste.
1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer.
2. Activez la commande MARQUER/DÉMARQUER.
Le résultat est immédiat. Un rectangle de couleur est affiché dans l'en-tête de la ligne.
Le marquage est annulé chaque fois que vous fermez le dossier.
106
Menu Fonctions
Tout marquer
) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER
Pour chaque salarié de la société doit être créée une fiche contenant toutes les
informations nécessaires pour établir son bulletin de salaire.
La fiche Salarié
* Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, les zones qui
doivent obligatoirement être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une
flèche rouge.
Identification du salarié
Contrairement aux autres éléments de la base de vos dossiers, les fiches Salariés ne sont
pas identifiées par un code mais par un Matricule.
Ce matricule doit correspondre à celui indiqué sur le livre des entrées et sorties du
personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit présenter la liste exhaustive de tous les
salariés selon l'ordre chronologique de leur entrée dans l'entreprise.
Exemple
Le premier salarié entré dans la société est immatriculé 1, le deuxième 2, le troisième 3 et
ainsi de suite à chaque entrée d'un nouveau salarié.
Exemple
Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classés en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6.
Utilisez le même nombre de caractères pour définir les matricules. Par exemple, si plus
d'une centaine de salariés sont employés, les matricules se déclineront de 0001 à 9999.
Vous pouvez modifier le matricule d'un salarié tant que vous ne validez pas le premier
bulletin établi à son intention.
Les zones concernant l'identité du salarié : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes
mariées, Prénom, Sexe et Titre sont renseignées.
Attention !
Le matricule peut se composer de huit caractères alphanumériques au maximum. Le
classement s'effectue sur le premier caractère composant le matricule puis sur le
deuxième, puis le troisième et ainsi de suite jusqu'à huit.
Salariés Bulletins
120
Menu Bases
Onglet état civil et adresse
Cet onglet permet de préciser l'état civil du salarié par les zones Né(e) le, N° Séc. Soc.
(numéro de sécurité sociale) Nationalité, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants
à charge).
1. Cliquez sur le bouton Liste et sélectionnez dans la liste prédéfinie le pays de naissance
ainsi que le pays de nationalité du salarié.
* Si vous avez paramétré une gestion automatique des Pays dans les Préférences du
dossier - Onglet Pays, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Onglet
Pays, page 359.
2. Saisissez également l'adresse complète du salarié. Cliquez sur le bouton Liste pour
activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond.
Envoyer des mails (messages électroniques) à vos salariés
Si vous disposez d'une messagerie électronique ainsi que vos salariés, vous pouvez leur
faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone réservée à
cet effet. Cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour ouvrir votre messagerie
électronique et leur envoyer des mails.
Insérer la photo du salarié
Vous pouvez aussi insérer la photo du salarié ou toute autre image de votre choix dans
l'encadré prévu à cet effet. Pour sélectionner le fichier .BMP nécessaire, cliquez sur le
bouton [Ouverture fichier], présenté en fin de zone.
L’onglet Variables n’est pas
présenté lorsque vous créez
une nouvelle fiche salarié.
L’onglet Formalités est uniquement
présenté dans
Paye Ciel Quantum.
121
Menu Bases
Conserver l'ancienne adresse d'un salarié
Lorsqu'un salarié change de domicile, il peut être nécessaire de conserver ses anciennes
coordonnées, en vue de réimprimer un de ses bulletins de paye antérieurs à ce
changement d'adresse.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnées présentées dans la
fiche sont ainsi conservées dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont
mises à blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salarié.
Exemple
Vous établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et mars.
En avril, le salarié change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse
afin que ses nouvelles coordonnées figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous
devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprimée
sur ce bulletin.
Saisir des informations complémentaires sur le salarié
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Le bouton permet de saisir des informations complémentaires sur le
salarié. Au préalable, vous devez avoir défini des champs personnalisés par le bouton
[Personnaliser Salarié] de la liste des salariés ou par le menu FONCTIONS - commande
PERSONNALISER LE FICHIER.
Onglet Affectation
Les zones permettant de définir précisément les éléments de paye du salarié sont
présentées dans cet onglet.
122
Menu Bases
1. Si la société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans
lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 proposée par défaut
et correspondant à l'établissement principal.
2. La zone Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de
sélectionner un emploi ou d'en créer un si ceux proposés ne conviennent pas.
Le bouton [Lieu de travail différent] vous permet de définir un autre lieu de travail pour
un salarié mis à disposition dans une autre entreprise.
3. Dans ce cas, renseignez le nom de la société, le numéro SIRET, l'adresse, le numéro de
téléphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Exemple
Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salarié peut être affecté dans une autre
entreprise ou un autre établissement.
4. Indiquez à l'aide du bouton [Liste] la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié (stagiaire,
employé, cadre, technicien, etc.).
Exemple
Une salariée est employée comme Secrétaire et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ.
Vous pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que ceux de
l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut
être différent ou similaire au code analytique.
Ces deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états standards
(JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RÉPARTITION
ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilisé pour imprimer l'état
Analytique.
Exemple
Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au secteur
analytique Administratif.
Qualification et classification
1. Saisissez la Qualification du salarié. Il s'agit de la fonction qu'il occupe dans l'entreprise.
Les zones Position, Echelon, Niveau et Coefficient indiquent la position et le rang du salarié
selon la convention collective appliquée à la société.
2. Saisissez ces éléments pour permettre le test sur le salaire ou vérifiez s'ils correspondent
aux valeurs que vous avez saisi dans la table de la convention collective.
* Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'élément correspondant à la Qualifi-
123
Menu Bases
cation BTP (zone Qualif. BTP) du salarié.
4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection, le Statut du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Répartition analytique
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Répartition analytique], dans la fiche salarié,
un tableau s'affiche.
Dans ce tableau, vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous
déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du
bulletin.
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, la répartition analytique est utilisée comme critère
de sélection dans les états standards et graphiques.
Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, la gestion analytique est utilisée pour
étudier les coûts salariaux. Exemple : une secrétaire peut travailler au service Marketing
et intervenir dans le service Administratif. La répartition de son activité dans les deux
services peut alors être saisie.
Attention !
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, vous ne pouvez affecter qu'un seul code
analytique et la répartition est automatiquement à 100%. Vous ne pouvez pas
modifier ce pourcentage.
124
Menu Bases
Vous pouvez laisser ce tableau vide lorsque les salariés ne sont pas concernés par
l'analytique.
Ajouter un code analytique
Exemple
Pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des
chantiers, créés auparavant dans la liste des codes analytiques.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur [OK].
3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter.
* Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche
salarié.
Définir la répartition analytique
Exemple
Un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le
chantier 3.
1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition.
2. Faites de même pour les autres codes analytiques.
* Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il
soit inférieur à 100%.
Supprimer un code analytique de la répartition
1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter la répartition analytique dans des fiches salarié
La répartition que vous venez de saisir peut être appliquée à d'autres salariés. En effet,
l'exportation permet de dupliquer la répartition.
1. Cliquez sur le bouton [Exporter].
2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les fiches salarié
dans lesquelles la répartition sera reproduite.
125
Menu Bases
3. Cliquez sur le bouton [Marquer] puis sur le bouton [Exporter].
4. Un message vous demande de confirmer l'exportation. Cliquez sur le bouton [Oui].
Code emploi et code métier du BTP
1. Saisissez le Code PCS ESE du salarié.
Ce code, composé de 3 chiffres suivis d'une lettre, permet de connaître la catégorie
socio-professionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Ce code correspond à une
nomenclature établie pour les professions et catégories socio-professionnelles des
emplois salariés des entreprises. Vous retrouvez la liste de ces codes sur le site internet
de l’Insee, dans la rubrique Nomenclature.
2. Pour obtenir la liste des codes, cliquez sur le lien correspondant.
3. Saisissez le code Complément PCS pour le personnel navigant de l’aviation civile et
pour les professions du spectacle. Ce code est un complément de la catégorie socioprofessionnelle
à laquelle est rattaché le salarié. Pour les professionnels du spectacle,
vous trouverez la liste des codes sur le site internet de Pôle emploi.
4. Sélectionnez ensuite dans la liste, le code métier BTP du salarié.
Cette information doit être renseignée pour les déclarations adressées aux caisses de
congés payés du BTP (DADS-U).
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
126
Menu Bases
Affecter un profil au salarié
Les profils correspondent à des bulletins types à partir desquels les premiers bulletins
des salariés peuvent être établis.
Voir Profils, page 158.
Il est recommandé d'affecter un Profil à chaque salarié, préalablement à la réalisation des
premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel afin d'en faciliter la création. Le bouton
Liste, disponible en fin de zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants.
Vous pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant la
Date de début et la Date de fin. Le triangle de sélection ouvre le Calendrier.
Arrivée à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné à ce
stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié.
Exemple
La secrétaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrétaire de
direction qui partira à la retraite à cette période. Le profil CADRE lui est affecté comme
profil de remplacement.
Contrôler les paramètres de gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Les paramètres collectifs d'une gestion de temps ont été définis par la commande
PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS du menu DOSSIER.
Ces paramètres sont repris par défaut dans toutes les fiches salariés. Mais les modalités
de gestion des plannings varient d'un salarié à l'autre (gestion en heures, en jours,
salarié cadre, salarié non cadre, etc.) ; il convient donc de s'assurer que les paramètres
collectifs définis au préalable s'appliquent bien au salarié en question.
Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de cocher la case de la partie à modifier et d'apporter
les modifications nécessaires. Les informations ainsi définies dans la fiche Salarié servent
de point de contrôle lors de l'élaboration du planning salarié correspondant.
Voir Gestion de temps, page 163.
Exemple 1
Le compteur de temps par défaut a été établi en Jour dans les paramètres collectifs ; ce
paramètre est donc repris dans chaque partie Gestion de temps de la fiche Salarié. Or,
plusieurs de vos salariés sont en modalité horaire. Pour les fiches des salariés concernés,
vous devez cocher la case Compteur de temps, pour entrer en mode modification de la
zone, puis sélectionner Heure comme Type de compteur.
Les éventuelles modulations horaires que vous avez définies dans les paramètres
collectifs lui seront appliquées.
127
Menu Bases
Exemple 2
Une de vos salariés, Isabelle LECADRE ne travaille jamais le mercredi. Dans les
paramètres collectifs, les 5 premiers jours de la semaine ont été définis comme jours
travaillés. Pour vous assurer qu'aucune erreur ne sera commise lors de l'élaboration de
son planning, vous définissez comme jour non travaillé, outre le Samedi et Dimanche, le
Mercredi. Lors de la mise en place de son planning, si vous définissez un Mercredi comme
période de travail, un message vous le signalera.
La fenêtre Paramètres gestion de temps salarié dispose d'un onglet supplémentaire Cumuls,
qui comptabilise, sur l'année, les heures supplémentaires effectuées par le salarié en
question. Cette zone est en relation directe avec les données saisies dans la feuille de
temps ; chaque fois que vous enregistrez une nature d'écart de type Heures
supplémentaires, ce nombre est repris et ajouté au nombre d'heures déjà effectuées. Dès
que ce cumul dépasse le quota d'heures déclaré dans l'onglet Paramètres généraux de
cette même fenêtre, le système d'alerte choisi (Avertissement ou Bloquant) est
automatiquement déclenché.
Gérer les entrées et sorties du personnel
La Date d'entrée du salarié dans l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle
permet de déterminer si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous
ne pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide.
Précisez également l'Heure d'embauche.
La Date d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée
chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du bulletin en
cours.
Lorsque le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif
pour lequel le salarié quitte l'entreprise.
1. Pour sélectionner un motif dans la liste proposée, cliquez sur le triangle de sélection.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
2. Cochez l'option Salarié inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salariés
absents de l'entreprise pour une période déterminée (congé parental, service
national volontaire).
128
Menu Bases
La fenêtre Historique des entrées et sorties du salarié
Au fur et à mesure des entrées et sorties du salarié, les périodes de présence dans
l'entreprise sont conservées en mémoire. Vous pouvez les consulter à tout moment par le
bouton [Historique].
A ce stade, vous pourrez compléter la liste en indiquant la raison de sortie du salarié.
Effectif
* En mise à jour de votre dossier, l’application vérifie le contrat de travail, le type de
contrat DADS et la présence du salarié. Et si le salarié est concerné par l'effectif
Fillon, l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif Fillon est cochée par
défaut et le mode de calcul est renseigné automatiquement.
1. Cochez l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif FILLON pour les
salariés présents à inclure dans l'effectif Fillon.
2. Choisissez dans la liste déroulante le mode de calcul pour le salarié. Vous avez le
choix entre :
• Salariés comptant pour 1 : un salarié est égal à une unité.
• Calcul au prorata du temps de présence : il y a un prorata des heures travaillées (HTRAV)
et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
• Calcul au prorata de la durée du travail : il y a un prorata des heures normales (HMOIS) et
des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
Onglet Salaires : éléments de la paye
Dans cet onglet, sont définies les informations nécessaires au calcul du salaire à
proprement dit.
La première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié. Si
plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle est
rattaché le salarié. Voir La fiche Convention collective, page 223.
Choisissez le Type de paye utilisé en cliquant sur le triangle de sélection. Les éléments
utilisés dans le calcul du salaire (généralement des variables) sont rappelés dans les deux
zones suivantes dont les libellés se modifient selon le type de paye.
Voir La fiche Variable, page 177.
• Mensuel
Le salarié est mensualisé. Il effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans
la société (défini dans les paramètres société), en règle générale 151,67 h/mois.
Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE.
• Horaire
Le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre. Son salaire est
calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois).
129
Menu Bases
• Temps partiel
Le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société mais
identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond à la valeur de la variable
SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois.
• Paye par points
Dans ce cas le salarié est payé aux points.
Son salaire est calculé selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS
• Autre
Lorsque aucune option ne convient au salarié, choisissez Autre.
Son salaire est calculé selon la formule : SALBASE X HMOIS.
Selon les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent
pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/
S.M.I.C. est cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., le logiciel
recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C.
Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la
cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante :
* L'option Assiette minimale égale au S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches
des cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle.
3. L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut et permet de vous avertir, lors de
la création de bulletin, que le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, si c’est le
cas.
Décochez cette option pour les salariés ayant un contrat ne nécessitant pas ce test
(contrat d'apprentissage, stage, etc.).
* Le salaire de base sert de référence pour le calcul. Si dans le salaire de base viennent
s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure
dans le test (case Éléments du SMIC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Le logiciel
compare les éléments de la convention collective au salaire de base plus ou moins les
rubriques à prendre en compte.
4. Pour autoriser ce test, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Vous serez alors averti lors de la création de bulletin si le salaire est en dessous de la
valeur du SMC.
* Pour inclure des rubriques dans le test du SMC, l’option Éléments du SMC doit être
cochée dans l'onglet Prise en compte.
Taux horaire S.M.I.C. × Nombre d'heures effectuées.
130
Menu Bases
Les éléments de la convention collective sont à renseigner manuellement à partir du
menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Si le salarié n'est pas à temps complet, le test sera réalisé au prorata TEMPORIS sur la
base salariale SBASE (heure normale).
Pour les types de paie par points et autre, le test est réalisé sur le nombre d'heures
mensuel : HMOIS, qui est à renseigner.
5. La zone Emplois multiples vous permet de déterminer si le salarié occupe des emplois
multiples au sein de l'entreprise. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste
déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
6. Sélectionnez alors la Nature de contrat correspondant à l'emploi (ou aux emplois)
occupé(s). Et, indiquez l’Intitulé du contrat s’il s’agit d’un contrat aidé.
7. La zone Employeurs multiples vous permet de déterminer si le salarié dépend d'un ou
plusieurs employeurs. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante.
Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
Exemple
Si le salarié travaille dans plusieurs établissements et que la régularisation se fait avec la
paye Ciel, sélectionnez dans la liste déroulante Employeurs Multiple.
8. Saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'autre(s) employeur(s).
Pour les salariés concernés, définissez le taux ou le montant d'Abattement pour frais
professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez.
Exemple
Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de
base dans la limite de 304,90 €.
Onglet Congés/DIF
Cet onglet permet de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés
payés, les congés RTT et le repos compensateur et de gérer le Droit Individuel à la formation
(DIF) de chacun des salariés.
Congés payés
Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones
permettant le calcul des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la
période précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié.
131
Menu Bases
Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires
versés utilisés comme base de calcul des congés payés) tant pour la période de référence
N-1 que pour la période en cours N.
Ces valeurs seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l'établissement
des bulletins et de la prise de congés par le salarié.
Lorsque vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont
mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, dans l'onglet Paramètres
paye 1 dans paramètres dossier, elles sont ajoutées aux valeurs de N-1.
L'option Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le
récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la période de référence
sera imprimé sur les bulletins de paye.
Congés RTT
Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de congés RTT, cochez la case Droit aux
congés RTT.
1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que
pour celle en cours N. Au fur et à mesure de l'établissement des bulletins de paye et
de la prise de congés RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à
jour par l’application.
Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue :
• Les salariés dont le travail est modulé, c'est-à-dire toujours géré en heures mais avec
des périodes d'adaptation, liées aux fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle
ici d'annualisation du temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT
qui seront calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le
132
Menu Bases
décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement.
2. Une fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis
dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire.
• Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours uniquement,
Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT,
à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres 3
du dossier.
* L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans les
paramètres du dossier (commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle
est cochée par défaut à la création de la fiche salarié.
L Reportez-vous à l’aide Infopaye, rubrique «La gestion des 35 heures» pour consulter le
dossier complet sur les 35 heures.
Repos compensateur
De la même manière que pour les congés payés, à la mise en place du dossier, vous
indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour de la période précédent le
premier bulletin à établir au salarié. Ces valeurs sont mises à jour par le logiciel au fur et
mesure de l'établissement des bulletins et du repos pris.
* Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures et non en jours.
Droit au DIF
1. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté
dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois
en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables
effectués dans les paramètres société.
* Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement
renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient
correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
133
Menu Bases
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans
les autres zones.
Onglet Banque
Si le salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer
automatiquement les ordres de virement à la banque de la société, les Coordonnées
bancaires du salarié doivent être précisément saisies d'après le relevé d'identité bancaire
de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des informations, lors du
transfert à votre banque.
1. Dans l'onglet Banque, sélectionnez le Type d’identification bancaire : RIB ou IBAN. Le
type détermine la norme à laquelle les virements des salaires seront effectués : norme
SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque.
3. Saisissez le Nom de la banque.
4. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN.
Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoirement.
Le code IBAN est l’identifiant international du compte.
5. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le code Banque, code Guichet, numéro de
Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement.
6. Indiquez le Titulaire du compte.
7. Choisissez le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés (virement, chèque ou
espèces).
8. Indiquez également le nom de l'Organisme payeur de la société.
Voir Banques, page 214.
Onglet Variables
Toutes les variables définies par la commande VARIABLES du menu BASES comme étant
Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié.
Voir Variables, page 177.
Selon le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour
calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes.
Attention
L'onglet Variables n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais
uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante.
134
Menu Bases
Exemple
Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR
TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS.
* La valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée par la commande
SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS (quand elle est propre au salarié) ou directement dans le
bulletin de paye du salarié.
Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans la fiche Salarié.
Onglet DADS
Paramétrer les données nécessaires à la DADS
Si vous souhaitez générer, en janvier, une DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel,
certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises
lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel.
Pour préparer la D.A.D.S. :
1. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à
domicile, saisonnier, etc.
2. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant
aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, etc.
3. Indiquez le statut Conventionnel du salarié (statut au titre de la convention collective)
ainsi que son statut catégoriel Agirc-Arrco (cadre, non-cadre, extension cadre pour
retraite complémentaire ).
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone puis sélectionnez
l'élément de votre choix dans les listes proposées.
4. Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut
professionnel du salarié.
* Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes :
• Secteur privé,
• Secteur public.
5. Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré.
A l’inverse, choisissez Pas d’exonération.
Même si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, ce que vous déclarez au
niveau des paramètres du dossier et de la fiche de l'établissement concerné, certains
salariés peuvent en être exonérés.
6. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les
salaires, vous devez les déclarer exonérés. Pour cela, cochez la zone Exonéré de la taxe
135
Menu Bases
sur les salaires.
Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne
seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due.
7. Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option
Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter
un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit
apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier.
8. La zone Travailleur doit être renseignée pour préciser s'il s'agit d'un travailleur résidant
dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger.
9. Dans la zone Code Régime de base obligatoire précisez le régime de Base obligatoire.
Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général.
Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de
Base maladie, Base AT, Base Vieillesse.
10.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime
complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie.
11.Validez la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Ok].
Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salarié, les informations seront enregistrées
et mémorisées pour la DADS-U. Vous pourrez les consulter dans l'historique.
* Certaines informations liées à un événement du salarié ou à une situation particulière
ne sont pas automatiquement enregistrées et mémorisées par votre logiciel de paye.
Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel événement.
Enregistrer manuellement un nouvel événement
1. Pour enregistrer un événement (en prévision de la DADS-U), cliquez sur le bouton
[Nouvel événement] de la fiche salarié, onglet DADS.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le motif entraînant la création d'un nouvel événement
puis cliquez sur le bouton [Ok].
* Les motifs sont classés selon les catégories suivantes :
• Cas général
• Spécifiques BTP
• Secteur public
• Situation particulière
• Evénements IP
3. Saisissez ou sélectionnez à l'aide du calendrier la date de début et au besoin la date de
fin de l’événement.
136
Menu Bases
Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez.
4. Validez le nouvel événement en cliquant sur le bouton [Ok].
* Vous pouvez consulter la liste des événements :
• en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salarié,
• ou en cliquant sur l'onglet Evénements salariés, lorsque vous activez la commande
SALARIÉS du menu BASES.
Consulter l’historique des informations mémorisées pour la DADS
Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U, certaines informations relatives au salarié
sont enregistrées et mémorisées dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de
l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations.
Vous pouvez à partir de la fenêtre Historique créer, modifier ou supprimer un événement.
• Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre Historique.
Onglet IP
Cet onglet permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et
d’assurance.
* Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de
mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande
CAISSES).
1. Pour affecter un contrat à un salarié, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Le logiciel affiche la fenêtre Contrat IP.
2. Dans la zone Code contrat, cliquez sur le bouton afin d’afficher les contrats enregistrés
dans vos caisses.
137
Menu Bases
* Il est impossible d’affecter plusieurs fois un même contrat à un salarié. C’est
pourquoi, seuls les contrats qui n’ont pas été associés au salarié sont affichés.
3. Choisissez le contrat auquel le salarié est rattaché.
La Référence, le Libellé, l’Option retenue et le Code population sont renseignés
automatiquement par les informations figurant dans le contrat.
4. Dans la zone Ayants droit, saisissez le nombre d’enfants, d’adultes ou des autres personnes
affiliés au contrat du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le contrat est alors présent dans la liste.
6. Répétez l’opération à l’identique pour ajouter d’autres contrats.
• Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat.
• Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat.
138
Menu Bases
Onglet Divers
Fenêtre dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment
Fenêtre dans Paye
Ciel Quantum
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Menu Bases
Paramétrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilité
Pour réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité, contrôlez
les comptes de comptabilité générale, proposés, par défaut, dans l'onglet Divers de la
fiche Salarié et modifiez-les si besoin
• Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par défaut) dans lequel s'impute le
salaire brut.
• Le Compte à payer : compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel s'impute le
montant du salaire versé correspondant au Net à payer.
* Les comptes sont saisis sans espace ni caractère accentué ni ponctuation.
Voir Journal comptable, page 320.
Visite médicale
Vous pouvez aussi renseigner les informations concernant la visite médicale, devant être
obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et par la suite,
au moins une fois par an.
1. Indiquez la Date de la dernière visite médicale.
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
2. Sélectionnez si le salarié est Apte ou Inapte. Lorsque le salarié est inapte, sélectionnez
alors si le salarié est Reclassé ou non.
3. Indiquez la date prévue de la prochaine visite médicale ainsi que l'heure du rendezvous.
Observations
La zone Observations permet de saisir librement du texte.
La ponctuation du texte dans cette zone peut être modifiée par le menu UTILITAIRES,
commande PRÉFÉRENCES - onglet Polices.
140
Menu Bases
Onglet Formalités
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
Cet onglet permet de constituer une liste de vérification portant sur les formalités liées à
l'embauche ou au départ d'un salarié. Vous pouvez ajouter, classer ou supprimer des
formalités enfin pointer les formalités qui ont été exécutées.
* Les formalités d'embauche et de départ fonctionnent à l'identique.
Ajouter une formalité
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel vous propose les formalités qui n'ont pas
encore été affectées au salarié.
2. Sélectionnez la ou les formalités à insérer et cliquez sur le bouton [OK].
Créer une formalité
Vous pouvez ajouter une formalité tout en procédant à sa création.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Vous accédez alors à la fenêtre de création d'une formalité. Pour plus de détails,
reportez-vous au paragraphe “Créer une formalité”, page 221.
3. A la fin de la création, vous revenez sur la liste des formalités non affectées. Sélectionnez
celle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton [OK].
141
Menu Bases
Supprimer une formalité
1. Sélectionnez la formalité à ne pas faire apparaître dans la fiche du salarié.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Classer les formalités
Vous pouvez organiser les formalités dans la liste des vérifications selon leur niveau
d'importance.
1. Sélectionnez la formalité à déplacer.
2. Utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour changer la position de la formalité.
Pointer les formalités
Lorsqu'une formalité est réalisée, cochez la case située devant son nom.
Ainsi, vous pouvez distinguer les formalités qui ont été réalisées de celles qui restent à
faire. Et, il est plus facile de suivre les différentes étapes d'une embauche ou d'un départ.
* Vous avez la possibilité de faire des recherches multi-critères sur les salariés en
fonction des formalités réalisées ou pas.
Dupliquer une fiche salarié
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les données, ce qui
s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les
informations propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton .
* La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
142
Menu Bases
Les éditions administratives relatives aux salariés
Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs.
Certains de ces documents sont au format .pdf (Attestation de salaire, Accident du
travail, Attestation Pôle emploi et D.U.E).
Attestation Pôle emploi (Assedic)
) Menu EDITION (liste des salariés affichée) - ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Lorsqu'un salarié quitte définitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de
travail auprès de Pôle emploi (anciennement Assedic) afin de faire valoir ses droits aux
allocations chômage. En général, l'employeur remet cette attestation au salarié en même
temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de
travail.
* Les pouvoirs publics ont rendu obligatoire de délivrer l’attestation Pôle emploi
(ASSEDIC) au salarié et d’en transmettre en même temps un exemplaire de celle-ci à
Pôle emploi.
(Décret n° 2006-390 du 30 mars 2006, paru au JO du 1er avril).
Contrôles et paramétrages préalables
Avant d'éditer l'Attestation Pôle emploi, prenez soin de vérifier les éléments suivants :
• cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du pré-
compte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans
l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ;
• salariés : vérifiez que les données concernant le salarié sont renseignées, à savoir les
Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Numéro de matricule, etc. ;
• établissement : de la même manière, vérifiez que les données de l'établissement sont
correctes, à savoir le Nom de la société, Adresse, Téléphone, Code NAF, Numéro de
SIRET, etc.
Attention !
Pour consulter ces documents, l'application Adobe Reader© doit être installée sur
votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CDRom
d'installation, son installation étant nécessaire pour la consultation du guide de
référence électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre
ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel de paye Ciel et suivez
les indications fournies à l'écran.
143
Menu Bases
Editer l'attestation Pôle emploi (ASSEDIC)
1. Pour éditer ce document, sélectionnez le salarié concerné puis activez la commande
ATTESTATION PÔLE EMPLOI du sous menu DOCUMENTS ADMINISTRATIFS du menu EDITIONS.
2. Indiquez la Date du dernier jour travaillé et payé du salarié. Le numéro d’ordre utilisé
s’affiche automatiquement.
3. Pour obtenir plus d’informations sur la manière de remplir l’attestation Pôle emploi,
cliquez sur le bouton [Notice].
4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Le document administratif s’affiche au format pdf.
Il précise notamment la période d'emploi du salarié, le montant des salaires des 12 mois
civils qui précède le dernier jour travaillé et payé.
Compléter puis imprimer l'attestation
Certaines zones doivent être directement saisies sur l'état.
Une fois les zones renseignées, vous lancez l'impression de l'attestation.
Attention !
Pour visualiser l’attestation Pôle emploi (anciennement ASSEDIC), l’application
Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur.
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Menu Bases
Attestation de salaire
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE MALADIE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou
paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités
journalières auprès de la Sécurité Sociale.
1. Précisez en cliquant sur le triangle de sélection la cause de l'arrêt de travail (maladie,
maternité ou paternité).
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Saisissez la période de l'absence du salarié en complétant les zones Date du dernier jour
de travail et Date de reprise du travail.
4. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu
durant son absence. L'employeur peut faire une demande de subrogation. La Sécurité
Sociale verse directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas,
les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié.
5. Indiquez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration.
145
Menu Bases
6. Le document apparaît à l'écran. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent
sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus qu'à
l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe.
Accident du travail
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE ACCIDENT
Cette commande vous permet de générer automatiquement l'attestation de salaire qui
doit être produite lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle.
1. Précisez les coordonnées du médecin du travail.
2. Donnez les renseignements concernant l'arrêt de travail ; motif de l'arrêt (accident du
travail ou maladie professionnelle), Date de l'accident de travail ou de la maladie professionnelle)
ainsi que la Date du dernier jour de travail et la Date de reprise.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, l'employeur peut faire une demande de
subrogation. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur la paye du
salarié (l'employeur lui verse l'intégralité de son salaire) et les indemnités sont versées
directement sur le compte de l'employeur par la Sécurité Sociale.
3. Précisez la Période d'indemnisation, le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel)
ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
* Les coordonnées bancaires que vous avez saisies par la commande BANQUES du menu
DOSSIER sont reprises par défaut.
4. Indiquez, dans la partie Signataire, les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la
déclaration. Il peut s'agir d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc.
5. Cliquez sur [Ok].
Le document est créé d'après les renseignements saisis dans le logiciel et dans la fenêtre
de paramétrage. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce
document y figurent bien. Complétez-le éventuellement puis imprimez-le.
D.U.E.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - commande D.U.E. (EDI, PAPIER OU INTERNET)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ;
c'est ce que l'on appelle la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer
avant l'embauche définitive du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule
déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. C'est l'URSSAF qui
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Menu Bases
se charge de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui
l'intéressent.
S’il s’agit d’une DUE Papier
1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de
l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option
Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales.
2. Indiquez également les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que
l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document est créé d'après les renseignements saisis
dans la fiche salarié et dans les paramètres de la société.
4. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent
bien. Complétez-le éventuellement (vous devez par exemple saisir l'heure prévisionnelle
d'embauche) puis imprimez-le.
S’il s’agit d’une DUE EDI
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf
peut contacter dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé-
rencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez
alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. Une fois les zones
correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
* La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Accéder directement à Microsoft Word®
) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD
Tout départ de l'entreprise d'un salarié implique un certain nombre de formalités à
effectuer de la part de l'employeur.
Cet assistant vous aide à réaliser les documents obligatoires à remettre à tout salarié qui
quitte une entreprise, à savoir :
• son dernier bulletin de paye,
• son certificat de travail,
• son solde de tout compte,
• une attestation Pôle emploi agréée (anciennement Assedic).
1. Dans la fenêtre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salarié il s'agit ; cliquez pour
cela sur le bouton Liste pour le sélectionner.
2. Précisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l’entreprise.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
3. Cochez les opérations administratives liées au départ du salarié que vous souhaitez
réaliser.
* Les options suivantes sont cochées par défaut :
- Réalisation du dernier bulletin de salaire,
- Rédaction du certificat de travail,
- Délivrance de l'attestation Pôle emploi.
4. Cliquez sur [Ok].
Les éléments que vous avez choisis vous seront présentés à l'écran les uns après les
autres ; ainsi la sortie du salarié de l'entreprise est effectuée simplement et rapidement.
5. L'étape 2 de l'assistant de sortie s'affiche.
Cette étape vous permet d'insérer ou de supprimer une rubrique du bulletin.
* Si vous avez coché l'option Elément lié à la sortie du salarié dans l'onglet Prise en compte
de la rubrique, cette rubrique associée au départ du salarié s'affichera
automatiquement dans cette fenêtre.
Insérer une rubrique
1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la liste des rubriques qui s'affiche, sélectionnez la rubrique à insérer puis cliquez
sur le bouton [Ok].
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Menu Bases
Supprimer une rubrique
1. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression.
Cliquez sur [Oui] si c'est le cas.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider.
A propos de l'Attestation Pôle emploi (Assedic)...
Le dernier bulletin du salarié doit être créé et validé pour que l'Attestation Pôle emploi
puisse être délivrée avec des données exactes. Pour vous aider à accomplir correctement
cette démarche administrative particulière deux éléments de contrôle vous sont proposés
:
• d'abord, dans la fenêtre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Délivrance de l'attestation
Pôle emploi n'est accessible que si vous avez coché au préalable la case Réalisation
du dernier bulletin,
• par la suite, une fois le dernier bulletin créé, un message vous propose de le valider
pour que votre attestation soit correcte.
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Menu Bases
Profils
) Menu BASES - commande PROFILS
Cette commande qui reprend le principe d’un plan de paye préparatoire vous permet
d’effectuer rapidement la mise à jour des variables salariés lorsque vous préparez la paye
du mois.
Vous l’utiliserez plus particulièrement si les salaires se composent de primes et
indemnités variant d’un mois à l’autre (primes, indemnités, horaires, tickets restaurant,
etc.).
A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salarié en double-cliquant sur la ligne du
salarié concerné.
* Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) vous devez renseigner, avant de
créer les bulletins de paye, les variables salariés pour que le calcul et la mise à jour du
DIF s'effectuent correctement.
Modifier la présentation du tableau de saisie des variables
1. Dans la fenêtre Saisie des variables salariés, activez le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL
(clic droit) et choisissez la commande PROPRIÉTÉS.
Vous accédez à la liste des formats proposés. Les formats sont des modèles d'affichage de
la liste.
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Menu Gestion des bulletins
Exemple
Vous pouvez créer un format pour le service commercial, les commerciaux étant payés
par rapport au chiffre d'affaires et un pour le service administratif dont le salaire est fixe.
Dans chacun de ces formats, vous choisissez les variables salariés nécessaires. Ensuite,
vous pourrez exporter les données par service.
Vous allez en premier créer le format puis y définir les variables à afficher.
Créer un format
Le modèle de présentation que vous allez créer sera réutilisable.
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] ou sur le bouton [Dupliquer] si vous voulez vous
baser sur un format existant.
2. Saisissez le nom du format et cliquez sur le bouton [OK].
Définir les variables à afficher
Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à personnaliser et cliquez sur le
bouton .
Le fenêtre de paramétrage des colonnes s'ouvre. Toutes les variables pouvant figurer
dans la liste sont présentées à gauche de la fenêtre. Et, à droite, vous avez les variables
qui sont visibles dans la liste.
1. Sélectionnez dans la Liste des variables saisissables celles que vous voulez afficher.
Pour sélectionner plusieurs variables en une seule fois, appuyez sur la touche