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Manuel d’installation Version Evolution réseau Ciel Compta Ciel Gestion commerciale Ciel Associations Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Ce qu’il faut savoir sur................................................................................4 L'architecture client/serveur .................................................................................................... 4 Le protocole TCP/IP................................................................................................................. 4 La configuration minimale requise........................................................................................... 5 Les configurations possibles.................................................................................................... 6 Installation des logiciels..............................................................................8 Lancez le CD-Rom de votre logiciel ......................................................................................... 8 Démarrez la procédure d'installation ....................................................................................... 8 Installez le module Ciel directDéclaration .............................................................................. 10 Référencez-vous.......................................................................................11 Au premier lancement de votre logiciel.................................................................................. 11 Au prochain lancement de votre logiciel ................................................................................ 13 Configuration de Ciel Serveur....................................................................15 Lancement de Ciel Serveur..................................................................................................... 15 Maintenance automatique...................................................................................................... 15 Mise en place du dossier sur le poste Serveur ...........................................17 Création d'un nouveau dossier............................................................................................... 17 Récupération d'un ancien dossier .......................................................................................... 18 Connexion depuis un poste Client ......................................................................................... 18 Ce qu’il faut savoir sur... 4 Ce qu’il faut savoir sur... L'architecture client/serveur Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon l'architecture client /serveur. Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants : • La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux. • Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs (le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité). • Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps de réponse. • Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement même du réseau. Ciel Serveur est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client. Le poste serveur désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en réseau. Les postes clients correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition. Le protocole TCP/IP Généralités Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données. Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau. Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP. Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau. L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments. Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur. Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP. TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire. Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.  Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients. 1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis sélectionnez l'option connexion réseau. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au Ce qu’il faut savoir sur... 5 réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche. • Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau installés. • Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous devez d’abord l’installer puis le configurer. La configuration minimale requise Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser les fonctions Réseau • carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, • protocole TCP/IP installé, • plateforme Windows™ obligatoire, • ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.  Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients. Attention ! Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la mise en place. Ce qu’il faut savoir sur... 6 Pour utiliser Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Les configurations possibles Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.  Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion commerciale ou sur la Compta.  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 3 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal (serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel Compta. Ce qu’il faut savoir sur... 7  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 4 Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.  Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion commerciale). Installation des logiciels 8 Installation des logiciels Sur le poste Serveur 1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données). Sur chaque poste Client 2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du poste Serveur.  Dans les deux cas, la procédure est identique. Lancez le CD-Rom de votre logiciel 1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. 2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom. Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer certaines opérations, par exemple sous Windows XP : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER. • Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association. Exemple si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe). Démarrez la procédure d'installation Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un poste Serveur, qui s’effectue une seule fois.  A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client. 3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure d’installation. Attention ! Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou Serveur. Installation des logiciels 9 Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés. 4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Choisissez le type d'installation 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité. Vous disposez de trois types d'installation : Installation du poste client Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur. Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.  La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s). L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se connecteront au serveur de données.  Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur. Installation du poste serveur Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez. Cette installation implique : • d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur, • d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations. Installation des logiciels 10  Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients). Installation personnalisée Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire d’installation. Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération. Validez l'installation du logiciel 7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre. 8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer]. L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour les postes clients. Fin de l'installation sur le poste Serveur A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.  A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Installez le module Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION. Référencez-vous 11 Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Au premier lancement de votre logiciel 1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales concernant le logiciel. Lisez ces informations. 2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14 chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez ainsi du temps1. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer]. Attention ! Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur. Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client. 1.Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Cet intitulé varie en fonction du logiciel que vous avez Référencez-vous 12 La fenêtre suivante s’affiche : 4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées pour terminer votre référencement.  Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide. 5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement. Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet. Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre cidessous s’affiche : Vous possédez une connexion Internet • Cliquez sur le bouton [Recommencer].  Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Imprimer]. Vous ne possédez pas de connexion Internet • Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de référencement et adressez-la à : Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19 ou par fax au numéro 01.55.26.33.29. Saisissez les informations nécessaires1. Référencez-vous 13 L’envoi a réussi Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été effectué avec succès. Au prochain lancement de votre logiciel Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir. Attente du retour de clé Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de l’application la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30 jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression et vos dossiers seront en lecture seule. Retour de clé effectué Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le message suivant. Référencez-vous 14 Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax. 1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client. 2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé. 3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre facture d'achat. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours). Attention ! La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone. Configuration de Ciel Serveur 15 Configuration de Ciel Serveur Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les applications Ciel Evolution en réseau. Lancement de Ciel Serveur Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.  Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de Windows™. Maintenance automatique Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies. Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts. La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes : • les utilisateurs éventuels seront déconnectés, • les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire, • ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.  Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir d'un poste Serveur est suffisante. Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Attention ! Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres réseau à votre configuration. Attention ! A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement. A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Configuration de Ciel Serveur 16 Démarrage de la maintenance automatique La première étape consiste à renseigner les zones suivantes : 1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer. Le redémarrage peut s’effectuer : • automatiquement dès la fin des tâches, • à une heure spécifiée. 2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer. Tâches de la maintenance automatique La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer. Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être regroupées dans deux scénarios : Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré. La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc. Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève. Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder. Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs. La tâche Copie La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie. La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche. Attention ! La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages du serveur. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 17 Mise en place du dossier sur le poste Serveur Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter : • la création d'un nouveau dossier, • la récupération d'un ancien dossier. Création d'un nouveau dossier Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients. 1. Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche. Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur. 2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [OK]. 3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier en monoposte. Attention ! Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR. Attention ! L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas accessible par d’autres postes. Mise en place du dossier sur le poste Serveur 18 Récupération d'un ancien dossier La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur. Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres postes Clients. Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier. 1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER. 2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.  Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne version, reportez-vous au Guide des mises à jour accessible depuis le menu AIDE. Connexion depuis un poste Client • Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.  Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique. Attention ! Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel d’installation des versions Evolution Réseau - Référence : Maninst_Rev - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 313 966 129 R.C.S. Paris Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................8 Entraînez-vous ................................................................................................................................11 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 18 Créez votre dossier .........................................................................................................................19 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ................................................23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes....................................................................................24 Vérifiez les journaux .......................................................................................................................30 Créez vos chéquiers et vos RIB ......................................................................................................32 Préparez une comptabilité analytique..........................................................................................34 La tenue de votre comptabilité...................................................................... 36 Saisissez les écritures comptables ................................................................................................37 Rapprochez une facture et son règlement...................................................................................50 Rapprochez des écritures avec votre banque ..............................................................................52 Pointez des écritures ......................................................................................................................53 Annulez une écriture validée.........................................................................................................54 Le brouillard ....................................................................................................................................56 Gérez la trésorerie prévisionnelle .................................................................................................58 Les états........................................................................................................... 60 Principes généraux.........................................................................................................................61 Les états comptables......................................................................................................................63 Les états clients et fournisseurs ....................................................................................................66 Les états fiscaux..............................................................................................................................67 Traitements ..................................................................................................... 68 La TVA ..............................................................................................................................................69 Clôturez et réouvrez un exercice...................................................................................................70 Vérification comptable DGFiP ........................................................................................................71 Échangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................................72 Importez ou exportez des écritures ..............................................................................................74 Gestion des dossiers ....................................................................................... 80 La sauvegarde / restauration........................................................................................................81 La sauvegarde en ligne ..................................................................................................................84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ....................................................................85 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................... 86 Les prévisions..................................................................................................................................87 Gérez une comptabilité multi-devises..........................................................................................88 Les immobilisations........................................................................................................................90 Infos perso.....................................................................................................................................103 Index .............................................................................................................. 104 Prise en main Prise en main 6 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0. • Processeur 1,5 GHz. • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible. • Un lecteur DVD-Rom. • Une résolution écran de 1024x768 points. • Une connexion Internet haut débit. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé). • Une imprimante laser ou jet d'encre. Versions réseaux • Une carte réseau Ethernet 100 Mbps (ne nécessite pas de serveur dédié ou de système Windows Serveur). Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+,...), assurez-vous que cette condition soit remplie. Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 8 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Prise en main 9 Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe Prise en main 12 l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 13 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’Accueil Ciel, accessible depuis le bouton , • le bureau de Réglages accessible depuis le bouton , • et le Bureau personnalisable accessible depuis le bouton . Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mon bureau, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.Si vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Prise en main 14 Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Personnaliser Mes états et statistiques, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. Prise en main 15 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’états disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche). 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton . Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Saisie du nom du dossier 1. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent : • Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations. • Plusieurs dossiers existent sur votre poste : une fenêtre s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société. • Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier. 2. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société. La fenêtre de choix du modèle de plan comptable s’affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de plan comptable de votre choix. • plan comptable général 2010 • plan comptable spécifique : choisissez dans la liste déroulante la plan comptable correspondant à votre activité. • Pas de plan comptable prédéfini : cochez cette option si vous ne voulez pas utiliser de modèle. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe Création à partir d’un dossier existant, page 21. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Assistant de création de votre dossier Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Etape 1 La première étape de l'assistant permet de renseigner vos Dates d’exercices comptables et votre TVA. Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Création et mise en place d’un dossier 20 Mes dates d’exercices comptables 1. Saisissez les périodes de votre premier exercice comptable (celui-ci correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de première utilisation de votre logiciel). 2. Indiquez les périodes de l’exercice en cours. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . Ma TVA 3. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA; • si vous êtes sou le régime de TVA Simplifié ou Réel; • si votre TVA est collectée lors de la facturation ou de l’encaissement. 4. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur le bouton Etape 2 Cette deuxième étape permet d’effectuer des réglages complémentaires. Ma monnaie 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Pour afficher et modifier le nombre de décimales, faites un clic sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et cliquez sur Modifier le nombre de décimales. Dans la zone Nombre de décimales qui apparaît en face de votre monnaie, modifiez le nombre de décimales si besoin Mes échanges avec mon expert-comptable 3. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Mon dossier 4. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier. Une fois la création de dossier terminée, votre nouveau dossier s’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Bureau de réglages A partir de la barre d’accueil - Bouton Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Création et mise en place d’un dossier 21 Par défaut, après la création de votre dossier, vous accédez directement au bureau de réglages ci-dessous : Ce bureau vous permet d’accéder d’un simple clic au paramétrage de vos préférences, votre comptabilité, votre TVA et votre activité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Depuis la page d’accueil de votre logiciel, cliquez sur le bouton Je crée mon dossier à partir d’un dossier existant. Vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 4. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 7. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts. Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. Création et mise en place d’un dossier 24 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 19. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. 1. dgsfgsdfgsdfg 2. sdfgsdfgsdfgdfsgd Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Création et mise en place d’un dossier 26 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 27 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Création et mise en place d’un dossier 28 Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 29 Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création et mise en place d’un dossier 30 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 32 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers. Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 29. Les formats des relevés bancaires Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 33 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Création et mise en place d’un dossier 34 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service aprèsvente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 35 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1. • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 37 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 45. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut. Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 38 Saisie standard d’une écriture Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 31. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 39 Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 20.00% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques. Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. La tenue de votre comptabilité 40 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Calculez les frais kilométriques Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 41 Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. La tenue de votre comptabilité 42 Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. La tenue de votre comptabilité 43 Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Saisie des A-nouveaux Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 44 Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. L’assistant Top Saisie Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 46 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 47 A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). La tenue de votre comptabilité 48 • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit La tenue de votre comptabilité 49 • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant. 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 51 • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 52 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 52. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous. Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. La tenue de votre comptabilité 53 Pointez des écritures Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 54 Annulez une écriture validée Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . La tenue de votre comptabilité 55 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 43. Validez le brouillard Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. La tenue de votre comptabilité 57 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Consultez la liste des écritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 64. Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. La tenue de votre comptabilité 58 Gérez la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 59 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 61 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 62 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 63 Les états comptables Grand livre Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Balance Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Les états 64 • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Journaux - Centralisateur Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Brouillard Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Seules les écritures validées sont prises en compte. Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . Les états 65 l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. TVA détaillée Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. Les états 66 Les états clients et fournisseurs Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée. Lettre de pénalités de retard Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Les états 67 Les états fiscaux Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 69 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la télé- procédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la téléprocédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la déclaration annuelle de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA. Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous déclarez un acompte de TVA. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Déclarer un acompte de TVA. • Demander un remboursement de TVA sur investissements. • Enregistrer l’écriture du paiement d’acompte de TVA. • Enregistrer l’écriture du remboursement de TVA sur investissements. • Mettre en place la télédéclaration avec Ciel. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. Traitements 70 Clôturez et réouvrez un exercice Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 15. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 16. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 71 Vérification comptable DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez générer un fichier d’export provisoire de vos écritures comptables. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande Consultation sauvegarde DGFiP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 72 Échangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 73 Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 74 Importez ou exportez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expertcomptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expertcomptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc. Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc. Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Traitements 75 Exportez des écritures Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 76. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Traitements 76 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Traitements 77 • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix. Importez des écritures Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Traitements 78 Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Sinon, l'import se fait directement. 3. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont en attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comportent des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Importez une balance Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Traitements 79 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel email. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . Gestion des dossiers Gestion des dossiers 81 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le bouton [Sauvegarde] de la barre d’actions. La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE); • ou en cliquant directement sur le bouton . Modifier les réglages 1. Pour définir vos préférences de sauvegarde, cliquez sur le bouton . 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Cette option est cochée par défaut. Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». Gestion des dossiers 82 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 6. L'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie est cochée par défaut. 7. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu’un message de confirmation vous soit proposé. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. 8. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : • votre dossier, • vos données annexes (préférences, modèles, etc.), • ou bien les deux. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos préférences de sauvegarde. Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Gestion des dossiers 83 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiezles si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 84 La sauvegarde en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE La sauvegarde en ligne consiste à sauvegarder votre dossier su un serveur dédié. Vos données sont stockées en ligne. A la différence d'une sauvegarde sur support, vos données sont sécurisées car vous ne risquez pas de les perdre. De plus, la sauvegarde en ligne vous permet d'accéder à vos données où que vous soyez et quand vous le souhaitez dès que vous êtes connecté à Internet. Pour sauvegarder votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - SAUVEGARDE). Votre sauvegarde en ligne s'effectue automatiquement. Un message de confirmation vous indique que la sauvegarde a été réalisée avec succès. Liste des sauvegardes en ligne Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES Pour accéder à la liste des sauvegardes en ligne réalisées, cliquez sur le bouton sur la barre d’accueil (ou depuis le menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE EN LIGNE - LISTE DES SAUVEGARDES). La fenêtre cidessous s’affiche : A partir de la liste des sauvegardes, vous pouvez restaurer ou supprimer les sauvegardes existantes. Pour plus de détails sur la sauvegarde en ligne, reportez-vous à l’Aide (touche ). Selon le type de contrat que vous avez, le nombre de sauvegardes en ligne varie. Dans la liste des sauvegardes, un message vous rappelle le nombre de sauvegarde dont vous disposez.. Si votre quota de sauvegarde est dépassé, un message vous en informe et vous propose de supprimer la sauvegarde la plus ancienne de la liste. Gestion des dossiers 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers. Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date anté- rieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe Saisissez une immobilisation, page 91 ou Saisissez un crédit-bail, page 93. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 94. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exerPour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 cice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition créditbail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immé- diatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 95. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique. Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script. Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard __ 11 Amortissement dégressif ............................................95 exceptionnel .......................................95 linéaire ...............................................95 plan ....................................................95 Analytique __________________________ 34 Annuler une écriture validée __________ 54 A-nouveau __________________________ 43 Assistant création de dossier ..............................19 de saisie .............................................45 Top clôture ..........................................70 B Balance _____________________________ 63 agée ...................................................66 exporter .............................................78 Barre d’actions .............................................13 de navigation ......................................13 Besoin d’aide ________________________ 17 Bilan ________________________________ 67 Bordereau de remise en banque _______ 66 Brouillard ___________________________ 56 imprimer ............................................64 valider ................................................56 Budget ______________________________ 28 C Chéquiers ___________________________ 32 Ciel Données Mobiles _________________ 11 Clôture ______________________________ 70 Compte banque ...............................................29 contrepartie ........................................30 modifier .............................................24 tiers ....................................................24 TVA .....................................................29 Compte de résultat ___________________ 67 Contrepassation _____________________ 54 Crédit-bail acquérir ..............................................98 saisir ...................................................93 D Devises _____________________________ 88 DGFiP _______________________________ 71 Documentation _______________________ 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste ......85 créer ...................................................19 créer à partir d’un modèle Sage Expert 23 restaurer .............................................82 sauvegarder .......................................81 E Echéancier ___________________________ 66 Ecritures écritures types ....................................45 en brouillard .......................................43 en simulation ......................................44 enregistrer ..........................................43 envoyer à mon expert .........................72 export provisoire .................................71 importer/exporter ..............................74 recevoir de mon expert .......................72 saisir ...................................................37 validées ..............................................43 Encours clients _______________________ 66 Environnement de travail _____________ 12 Etats clients et fournisseurs .........................66 comptables .........................................63 fiscaux ................................................67 Exercice clôturer ...............................................70 rouvrir ................................................70 Expert-comptable échanges ............................................72 Exports balance ..............................................78 écritures comptables ...........................75 F Format d’import ______________________ 32 Frais kilométriques ___________________ 40 G Grand livre ___________________________ 63 I Immobilisations ® Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution pour Windows - MAN_WKE 21.10 / 14.10 - 09.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession partielle ..................................97 cession totale .....................................96 fiche ...................................................91 inventaire ......................................... 101 liste ....................................................90 mise au rebut .....................................96 reprise d’antériorité ............................94 réviser ................................................98 saisir ...................................................91 sortir ...................................................96 Importer des écritures ________________ 77 Impressions imprimante ........................................61 types ..................................................61 Imprimer balance ..............................................63 balance agée ......................................66 bilan ...................................................67 bordereau de remise en banque ..........66 brouillard ............................................64 compte de résultat ..............................67 échéancier ..........................................66 encours clients ....................................66 états préparatoires fiscaux ..................67 grand livre ..........................................63 journaux .............................................64 lettre de pénalités de retard ................67 relances clients ...................................66 soldes intermédiaires de gestion .........67 Infos perso _________________________ 103 Intuiciel _____________________________ 13 J Journaux ____________________________ 30 L Lettrage automatique .......................................50 manuel ...............................................50 Lettre de pénalités de retard __________ 67 N Normes CRC 2002-10 _________________ 98 P Plan d’amortissement _____________ 95, 98 Pointage manuel _____________________ 53 R Rapprochement bancaire _____________ 52 Rapprocher écriture /règlement _______ 50 Relancer un client ____________________ 66 Relation Expert _______________________ 74 Relevés d’identité bancaire ____________ 32 Restauration _________________________ 82 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures ...........72 modèle ...............................................23 Saisie assistant Top Saisie .............................45 guidée ................................................41 modes de saisie ..................................37 standard .............................................38 Sauvegarde __________________________ 81 DGFiP .................................................71 en ligne ..............................................84 Soldes Intermédiaires de Gestion ______ 67 T Trésorerie prévisionnelle ______________ 58 Trouvtoo© ___________________________ 17 TVA _________________________________ 69 acompte .............................................69 déclaration .........................................69 édition du détail ..................................65 Manuel de découverte Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • Le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • Votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte et prise en main ............................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Démarrer Ciel Immobilisations .............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ...............................................................10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 12 La barre de navigation ...................................................................................... 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 12 Consulter votre Compte Ciel .............................................................................. 12 Création du dossier .......................................................................... 13 Créer un dossier ..............................................................................14 Créer les bases ................................................................................15 Les comptes .................................................................................................... 15 Les taux de TVA ............................................................................................... 16 Les codes analytiques ....................................................................................... 16 Les familles ..................................................................................................... 16 Les localisations ............................................................................................... 16 Les fournisseurs ............................................................................................... 17 Immobilisations ............................................................................... 18 Les immobilisations ..........................................................................19 A propos des immobilisations ............................................................................. 19 A propos des crédits-bails.................................................................................. 19 La liste des immobilisations ............................................................................... 20 Les commandes ............................................................................................... 22 La fiche d'une immobilisation ............................................................................. 23 Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 24 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 27 Le plan d'amortissement ................................................................................... 28 Les traitements ................................................................................ 30 Traitements ....................................................................................31 Acquérir un crédit-bail....................................................................................... 31 Calculer les immobilisations ............................................................................... 32 Sortir une immobilisation................................................................................... 33 Réviser une immobilisation ................................................................................ 35 Les virements .................................................................................................. 36 Générer les écritures de dotations ...................................................................... 36 L’inventaire ..................................................................................................... 38 Exporter vos immobilisations ............................................................................. 41 Mettre sous surveillance .................................................................................... 41 Les états........................................................................................... 42 Les états ........................................................................................43 Présentation générale ....................................................................................... 43 Choix des données à imprimer et type de sortie ................................................... 43 Les états standards .......................................................................................... 44 Les états spécifiques......................................................................................... 45 Les statistiques ................................................................................................ 46 Autres états..................................................................................................... 47 Les états paramétrables .................................................................................... 48 Fonctions diverses............................................................................ 49 Autres fonctions...............................................................................50 Mot de passe ................................................................................................... 50 Sauvegarde ..................................................................................................... 51 Restauration .................................................................................................... 52 Fin d’exercice................................................................................................... 53 Index................................................................................................ 54 Découverte et prise en main 8 Découverte et prise en main Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Immobilisations est structurée en deux manuels électroniques au format PDF : • Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Immobilisations dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. Vous pouvez le consulter et l'imprimer à l'aide d'Adobe Reader. Ces deux manuels sont accessibles depuis le menu AIDE. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Immobilisations, des informations utiles. 9 Découverte et prise en main Démarrer Ciel Immobilisations Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur. Ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - IMMOBILISATIONS. 3. Cliquez sur CIEL IMMOBILISATIONS. 10 Découverte et prise en main Ouvrir le dossier d'exemple Dans ce chapitre, vous effectuerez diverses manipulations, et à cette fin, vous utiliserez le fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies d’immobilisations, de comptes, de fournisseurs, etc. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple : 1. Sur la page d’accueil du logiciel, cliquez sur le bouton . 2. Le fichier exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Immobilisations ™, seul le dossier exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton .  Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul dossier peut être ouvert à la fois. 11 Découverte et prise en main Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). Onglets Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Intuiciel Barre de statut 12 Découverte et prise en main La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principales fonctions du logiciel: liste des immobilisations, des fournisseurs, etc. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. A l'intérieur de chaque groupe, des icônes vous permettent de créer une immobilisation, de générer les écritures de dotations, etc. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour valider. 4. Cliquez sur pour annuler une recherche. Consulter votre Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Création du dossier 14 Création du dossier Créer un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier. 2. Sélectionnez l’option Créer une nouvelle société nommée. 3. Indiquez son nom, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Étape 1 : Paramètres 4. Sélectionnez la Monnaie du dossier, le nombre de décimales.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape 2 : Raison sociale 5. Saisissez le Code de votre société, son nom ainsi que son Adresse complète. Étape 3 : Communication 6. Indiquez les numéros de téléphone, portable, fax et les adresses mail et internet de votre société. Étape 4 : Exercice/calcul/taux de TVA 7. Indiquez les Dates de début et de fin de votre premier exercice, ainsi que la Durée d’un exercice standard. 8. Spécifiez la base de calcul des amortissements : le logiciel permet de gérer des calculs basés sur un prorata temporis linéaire de 360 ou 365 jours. 9. Indiquez si vous êtes assujetti à la TVA ou non. Étape finale : Félicitations Dans la dernière étape de l’assistant, vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. 10.Pour cela, cliquez sur le bouton [Mot de passe]. 11.Renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Conformément à la législation en vigueur, cette date a une implication directe sur les plans d'amortissements de l'ensemble des fiches d'immobilisation entrées au cours du 1er exercice. 15 Création du dossier Créer les bases Avant de commencer à saisir vos immobilisations, vous devez vérifier et/ou créer les données de vos listes : comptes, taux de TVA, codes analytiques, familles, localisations, etc. Les comptes  Menu LISTES - commande COMPTES Cette liste regroupe les comptes immobilisations de la classe 2. 1. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Numéro de compte d'immobilisation ainsi que son Libellé. 3. Indiquez le Code liasse auquel est rattachée votre immobilisation. Pour ouvrir la liste des codes liasse, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. L'affectation de ce code à votre immobilisation vous permettra d'éditer ensuite l'état préparatoire CERFA 2054 et 2055. Les différentes zones des comptes liés (Dotations aux amortissements, Amortissements des immobilisations, Dotations aux amortissements dérogatoires, Reprises aux amortissements dérogatoires, Amortissements dérogatoires) sont automatiquement renseignées selon le Plan comptable 99. 4. Pour valider la création du nouveau compte, cliquez sur le bouton [OK].  Pour modifier ou supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur les boutons [Modifier] ou [Supprimer]. 16 Création du dossier Les taux de TVA  Menu LISTES - commande TAUX DE TVA Cette liste regroupe les taux de TVA prédéfinis par le logiciel. • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour modifier un taux existant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES L'affectation à chaque immobilisation d'un Code analytique va permettre de classer et de gérer les immobilisations selon des codes analytiques. Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité. Pour créer un code analytique, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. Les familles  Menu LISTES - commande FAMILLES 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pouvez les modifier par la suite. Les localisations  Menu LISTES - commande LOCALISATIONS Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Renseignez les zones Code et Libellé. 17 Création du dossier Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS 1. Pour créer une fiche fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Indiquez le code et le nom du fournisseur. 3. Renseignez les différentes zones relatives au fournisseur : coordonnées postales, numéros de téléphone, de fax, numéro Siret, adresses mail et internet, etc. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre fournisseur). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations.  Vous disposez d’autres listes concernant les monnaies, les formes juridiques et les titres. Elles sont accessibles par la commande AUTRES LISTES du menu LISTES et fonctionnent comme celles précédemment décrites. Immobilisations 19 Immobilisations Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créés. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Uniquement l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 20 Immobilisations La liste des immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et crédits-bails existants. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • réviser une immobilisation, • acquérir un crédit-bail, • etc. Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2010, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2010. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AAAA, située au dessus de la liste. 21 Immobilisations  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l’aperçu L’option Afficher l’aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’une fiche immobilisation ou crédit-bail ainsi que l’état Codes barres. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Afficher l’aperçu. 2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperçu. 3. Vous pouvez choisir un autre état que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton [< la fiche standard>] et sélectionnez l’état de votre choix. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande Imprimer l'image. 22 Immobilisations Les commandes Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Il n’est pas disponible pour un crédit-bail. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Virement] permet d’effectuer les changements de postes comptables d’une immobilisation d’un exercice à l’autre. Non disponible pour un crédit-bail Le bouton [Réviser] vous permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée. Vous pouvez également décomposer une immobilisation. Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. Ce bouton permet d'accéder directement au plan d'amortissement. La fiche de l'immobilisation ou du crédit-bail s'ouvre directement sur l’onglet Plan. 23 Immobilisations Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS - bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre, elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. 24 Immobilisations L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisie d’une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez un Libellé. Pour notre exemple : Poste serveur. Passez à la zone suivante. 3. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur l’icône d’appel de liste située en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffé- rente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. 25 Immobilisations Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 27 Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 32 Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considé- rée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation (elle peut être importée directement depuis un scanner ou un appareil photo numérique). L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer; l'onglet Historique est vide. Enregistrer l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisie d’un crédit-bail 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 26 Immobilisations 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. 27 Immobilisations • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Reprise d’antériorité Ciel Immobilisations vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 28 Immobilisations 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans Ciel Immobilisations). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : 1. Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. 2. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. 29 Immobilisations Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Les traitements 31 Les traitements Traitements Acquérir un crédit-bail Acquisition Si votre entreprise choisit d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. 32 Les traitements La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d’une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Renseignez le N° de compte de l’immobilisation. 2. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l’immobilisation. 3. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 4. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer toutes les immobilisations, sélectionnez la commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS du menu TRAITEMENTS. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur [Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier. Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 33 Les traitements  La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zone Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Sortir une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la sortie de l’immobilisation. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre une de vos machines à commande numérique. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir. 2. Cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 3. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 4. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 5. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 6. Indiquez le nom de l'Acheteur. 34 Les traitements Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 7. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation. 8. Cliquez sur [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d'une immobilisation Ciel Immobilisations autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle 35 Les traitements immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Trois possibilités vous sont offertes pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. 5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez sur le bouton [Réviser]. 2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composants qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés diffé- remment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicable au suivi des amortissements des immobilisations. 36 Les traitements 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc., reportez au manuel de référence électronique accessible par le menu AIDE. Les virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Effectuer un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée. 2. Cliquez sur le bouton [Virement]. 3. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date de travail par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 4. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • État préparatoire 2054-2055 La liste des virements  Menu LISTES - commande VIREMENTS Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Pour supprimer un virement : 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générer les écritures de dotations  Menu TRAITEMENTS - commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES Cette commande permet de générer vos écritures de dotations aux amortissements. Vous pourrez ensuite exporter ces données comptables du logiciel Ciel Immobilisations pour Windows vers Ciel Compta pour Windows (version 9 ou supérieure).  Si vous avez saisi de nouvelles fiches, ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements (menu TRAITEMENTS - commande CALCUL DES IMMOBILISATIONS). 37 Les traitements 1. Activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES du menu TRAITEMENTS. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisations des dotations par compte. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures si vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. La fenêtre Prévisualisation des écritures s’affiche. Elle présente les écritures générées avec les principales informations correspondantes : Date, N° et Libellé du compte, Débit, Crédit, etc. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le traitement.  Vous pouvez visualiser l’historique de vos exports via la commande HISTORIQUE DES TRANSFERTS du menu TRAITEMENTS. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de votre application. Paramétrer l’export Avant de procéder à l’export de vos écritures, vous devez paramétrer les options de transfert des écritures via le menu DOSSIER - commandes OPTIONS, PRÉFÉRENCES - Liaison comptable - Génération des écritures.  Vous trouverez les informations relatives à ce paramétrage dans le manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. 38 Les traitements L’inventaire  Menu TRAITEMENTS - commande INVENTAIRE L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part, aux localisations, et d'autre part, aux immobilisations. Le principe réside dans le fait de pouvoir inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis la commande AUTRES ÉTATS du menu ETATS. Le recensement des immobilisations La commande INVENTAIRE du menu TRAITEMENTS ouvre une fenêtre liste regroupant toutes les immobilisations recensées. Deux modes de saisie sont possibles : la saisie manuelle et la saisie automatique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation. • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. La saisie manuelle 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. La fenêtre Saisie manuelle du stock physique s’affiche. 2. Saisissez le code Localisation puis le code Immobilisation. Vous pouvez modifier la Quantité. 39 Les traitements 3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les crédits-bails, cochez la case correspondante. 5. Cliquez sur [OK] pour valider la saisie. La saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Saisie auto]. La fenêtre Saisie automatique du stock physique s’affiche. 2. La saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. Relocaliser Cette commande corrige la localisation d’une immobilisation mal affectée ou une immobilisation non affectée. Exemple Une immobilisation est présentée en rouge. Elle est donc mal localisée. 1. Sélectionnez l'immobilisation dans la liste d'inventaire. 2. Cliquez sur le bouton [Relocaliser]. Un message vous demande de confirmer la relocalisation. 3. Cliquez sur [Oui]. L’immobilisation apparaît alors en bleu et le code localisation est automatiquement modifié dans la fiche immobilisation.  Vous pouvez Relocaliser tout l’inventaire en activant la commande correspondante du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). Exporter l’inventaire L'intérêt de l'inventaire physique est de pouvoir échanger les données entre un ordinateur portable et un poste fixe. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande EXPORT du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). 2. Dans la fenêtre Choix d’un élément, sélectionnez le type de sortie voulu (Fichier ou e-mail). 3. Si vous avez choisi Fichier, sélectionnez le répertoire dans lequel sera enregistré le fichier INVENT.DBF. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Si vous avez choisi e-mail, votre messagerie s’ouvre et affiche un mail contenant le fichier d’export en pièce jointe. 5. Complétez le mail. 6. Envoyez-le. 40 Les traitements Les éditions relatives à l’inventaire Le contrôle des données inventoriées avec les données théoriques est l'aboutissement de l'inventaire physique. Les différentes éditions disponibles vous permettent d'effectuer un contrôle des localisations et des quantités ainsi que d’exporter l’inventaire. Export inventaire Cet état permet d’exporter l’inventaire dans un fichier au format .DBF. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez la ligne Export inventaire. 2. Sélectionnez la sortie de l’inventaire (Fichier ou Email). 3. Cliquez le bouton [OK). 4. Selon votre choix, enregistrez le fichier d’export ou envoyez le mail contenant le fichier en pièce jointe. Immobilisations non inventoriées Cet état fait apparaître les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas été inventoriées lors de l'inventaire physique. La liste des immobilisations concernées apparaît avec les localisations et quantités théoriques. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Immobilisations non inventoriées. 3. Pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l’impression de l’état, cliquez sur le bouton [Imprimante]. Inventaire Cet état fait apparaître, par localisation, les immobilisations répertoriées avec d'une part, leur localisation théorique et, d'autre part, leur quantité théorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement présentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le réel et le théorique. 1. Dans la fenêtre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fenêtre Etats inventaire, sélectionnez la ligne Inventaire. 3. Choisissez un type de sortie en cliquant sur le bouton correspondant : • [Ecran] : pour obtenir un aperçu de l’état à l’écran. • [Imprimante] : pour lancer directement l’impression de l’état. 4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez les immobilisations à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 41 Les traitements Purger l’inventaire Un système de purge sélective vous donne la possibilité d'effacer les entrées de l'inventaire physique. Vous pouvez purger : • tout l'inventaire : dans la fenêtre liste Inventaire, activez la commande PURGER TOUT L’INVENTAIRE du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • la localisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez la localisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger] ou activez la commande PURGER L’IMMOBILISATION du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit). • l'immobilisation sélectionnée : dans la fenêtre liste Inventaire, sélectionnez l’immobilisation souhaitée puis cliquez sur le bouton [Purger]. Pour chaque cas, vous devrez confirmer la suppression des entrées d'inventaire. Exporter vos immobilisations  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORT ASCII Cette commande vous permet d’exporter vos immobilisations dans un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte). 1. Cliquez sur le bouton [Fichier] pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton [Email] pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 2. Si vous avez choisi une sortie fichier : • le fichier se nomme par défaut IMMOS.txt. Renommez-le si nécessaire et allez dans le répertoire où le fichier sera enregistré. • Cliquez sur le bouton [Enregistrer] 3. Si vous avez opté pour un envoi par email : • votre messagerie s’ouvre avec le fichier ASCII automatiquement inséré en pièce jointe. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude. Mettre sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance vos fournisseurs. 1. Appelez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Surveiller]. La liste de vos fournisseurs s’affiche. 3. Choisissez les fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. Les états 43 Les états Les états Présentation générale Ciel Immobilisations pour Windows prend en charge les différentes éditions relatives aux immobilisations. Les états standards Les états relatifs directement aux immobilisations sont présentés dans les éditions suivantes : Dotations mensuelles, Plus ou moins-values, Réintégrations fiscales, TVA à reverser. Les états spécifiques Les différents états spécifiques sont représentés dans les éditions suivantes : Etat préparatoire 2054-2055, Etat de contrôle 2054. Les statistiques Vous avez la possibilité d'obtenir des statistiques concernant les éléments des fiches immobilisations que vous avez saisies. Autres états Outre les états listés ci-dessus, vous pouvez également obtenir les états suivants : codes barres immobilisations, étiquettes, fiche immobilisation ; immobilisation par code analytique, par compte, par famille, par localisation ; immobilisations soumises à la CFE (Contribution Foncière des Entreprises) ; immobilisations dérogatoires par compte. Les états paramétrables Pour personnaliser les différentes éditions disponibles, vous disposez d’un générateur d’état. Choix des données à imprimer et type de sortie Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, une fenêtre s'affiche pour définir les critères de sélection des données à imprimer. Dans la plupart des éditions, vous avez à déterminer l'année. Outre ce critère principal de sélection de dates, d'autres viennent s'y ajouter, selon l'édition que vous demandez. Dates Dans la plupart des éditions, la sélection des données se fait sur une année spécifique. Par défaut, l'année correspond à la date de recalcul que vous avez demandée. Vous pouvez modifier ces valeurs en saisissant dans la zone la nouvelle année à prendre en compte. Visualiser une édition à l'écran ou l’imprimer directement Une fois les critères de sélection définis, vous devez choisir le type de sortie : aperçu à l’écran ou sortie imprimante. 44 Les états Les états standards Dotations mensuelles  Menu ETATS - commande DOTATIONS MENSUELLES Trois états permettent d’imprimer pour le mois en cours, depuis le début de l'exercice et pour l'exercice en cours : • le détail des dotations par compte, • les dotations par compte, • les dotations par immobilisation, Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation.  Cochez la case Voir les commentaires pour obtenir la description des différents états dans la partie droite de la fenêtre. Plus ou moins-values  Menu ETATS - commande PLUS OU MOINS VALUES Cette commande édite les plus et moins-values à court et à long terme réalisées sur les cessions d'immobilisations à une date donnée. La définition des plus ou moins-values s'effectue selon le tableau suivant (CT = Court Terme ; LT = Long Terme) : Réintégrations fiscales  Menu ETATS - commande RÉINTÉGRATIONS FISCALES Avec cette commande vous obtenez la liste de toutes les réintégrations fiscales à opérer sur les dotations d'amortissements de vos immobilisations. Cela concerne les immobilisations dont la valeur brute d'achat dépasse un plafond fixé par l'administration. En effet, la réintégration fiscale correspond à la différence entre l'amortissement comptable qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation et l'amortissement fiscal. TVA à reverser  Menu ETATS - commande TVA À REVERSER Cette commande permet d'éditer, pour le mois considéré, l'état récapitulatif des valeurs de TVA à reverser pour chaque bien immobilier cédé. Le montant de la TVA à reverser est également indiqué dans la zone TVA à reverser de la fenêtre de sortie de l’immobilisation. Durée de détention des éléments cédés PLUS VALUES MOINS VALUES - de 2 ans 2 ans et + - de 2 ans 2 ans et + Eléments amortissables CT CT à hauteur des amortissements LT au-delà CT CT Eléments non amortissables CT LT CT LT 45 Les états Crédits-bails  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS... Cette commande vous permet d’éditer deux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Les états spécifiques Etat préparatoire 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054-2055 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B). Lorsque vous souhaitez obtenir l'état préparatoire CERFA, vous devez préciser si vous souhaitez recalculer la liasse fiscale en cochant la case Recalculer la liasse. Si cette case est décochée, les données visualisées seront celles du précédent calcul de la liasse. 46 Les états Etat de contrôle 2054-2055  Menu ETATS - commande ÉTAT DE CONTRÔLE 2054 Cette commande permet de générer puis d'éditer l'état de contrôle de la déclaration 2054- 2055. Vous pouvez demander le contrôle des valeurs de tous les codes liasses ou d’une partie des codes liasses. Les statistiques  Menu ETATS - commande STATISTIQUES Cette commande vous permet d'obtenir une édition des diverses valeurs saisies dans vos fiches d'immobilisations. Valeurs 1. Sélectionnez l'élément pour lequel vous souhaitez obtenir les statistiques (valeurs d'achat, valeurs à amortir, cumuls des dotations, valeurs résiduelles, dotations). Regroupements 2. Sélectionnez le type de regroupement pour lequel vous voulez obtenir les statistiques (par compte, par famille, par localisation, par code analytique). Options 3. Indiquez la date de calcul. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos choix. Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez cette option. 47 Les états Modifier la présentation du graphique Dans la fenêtre du graphique, cliquez sur le bouton [Propriétés]. Dans la fenêtre Propriétés du graphique, choisissez une des options proposées pour intervenir sur : • l'aspect du graphique : lignes, barres ou secteurs, • la position des légendes, des commentaires, • les couleurs utilisées (pour cela cliquez sur le bouton [Couleurs] situé en bas de la fenêtre). Demander l’aperçu avant impression ou l’impression directe Aperçu Pour obtenir l’aperçu avant impression, activez la commande APERÇU du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Impression Pour lancer l’impression du graphique, activez la commande IMPRIMER du menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic-droit dans la fenêtre du graphique). Autres états  Menu ETATS - commande AUTRES ÉTATS Si vous cochez la case Voir les commentaires, le descriptif de l’état sélectionné s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Dans la Liste des états disponibles, sélectionnez celui que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton [Aperçu]. 48 Les états Les états paramétrables Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui existent déjà.  Vous trouverez les informations relatives au générateur d’états dans le manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Fonctions diverses 50 Fonctions diverses Autres fonctions Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Si vous le souhaitez, vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe. Rappelez-vous que l'assistant de création de votre dossier vous a proposé de fixer un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe 1. Si vous ne l'avez pas fait et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre Contrôle d’accès au dossier s’affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 2. Pour créer un mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 3. Saisissez votre Mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous souvenir de votre mot de passe. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 4. Cliquez sur [OK]. Le programme revient à la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone Mot de passe. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Contrôle d’accès au dossier, cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Dans la fenêtre Mot de passe, saisissez votre mot de passe et cliquez sur [OK]. 51 Fonctions diverses 4. Celui-ci s'affiche. Cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Cliquez [OK] pour quitter la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage.  Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la copie de votre dossier sera réalisée sur votre site Internet. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 52 Fonctions diverses 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE-RESTAURATION - e-Sauvegarde), disponible depuis le menu AIDE. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, Ciel Immobilisations sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme 53 Fonctions diverses revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE Cette commande change les dates de l’exercice courant. Le logiciel a renseigné les dates du nouvel exercice en se basant sur celles de l’exercice en cours. Vous ne pouvez pas modifier ces zones. Cliquez sur le bouton [Exécuter] pour lancer le traitement, ou sur le bouton [Annuler] pour l’annuler. 54 Index A Aide en ligne 8 Amortissement dégressif 29 exceptionnel 28 linéaire 28 Autres états 47 Autres fonctions 50 C Codes analytiques 16 Crédit-bail 24 acquisition 31 saisie 25 D Documentation 8 Dossier créer 14 Dotations mensuelles 44 E Ecritures de dotations 36 e-Sauvegarde 51 Etats de contrôle 2054-2055 46 préparatoire 2054-2055 45 spécifiques 45 standards 44 F Fichier ASCII 41 Fin d’exercice 53 Fournisseurs 17 G Gestion des codes-barres 38 I Immobilisations 19 calculer 32 cession partielle 34 cession totale 33 exporter 41 réviser 35 Installation en mise à jour 11 Inventaire 38 M Mettre sous surveillance 41 Mise au rebut 33 Mot de passe 50 P Plan d’amortissement 28 Plus ou moins-values 44 R Recensement des immobilisations 38 Référencement 8 Réintégrations fiscales 44 Reprise d’antériorité 27 Restauration 52 S Sauvegarde 51 en ligne 52 Statistiques 46 T Taux de TVA 16 Trouvtoo 12 TVA à reverser 44 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Immobilisations - MAN_WI - V19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel V Virements 36 Manuel de découverte Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. En effet, ces informations nous sont indispensables pour vous faire bénéficier de l'assistance téléphonique au démarrage (2 appels sous 30 jours). Pour contacter nos techniciens-conseil, composez le numéro indigo Garantie : 0825 00 40 30. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Prise en main..............................................................................................................7 Prendre en main le logiciel .........................................................................................8 Création du dossier................................................................................................... 11 Créer votre fichier ................................................................................................... 12 Gérer sa comptabilité ............................................................................................... 14 Comment débuter? ................................................................................................. 15 Démarrer votre comptabilité ..................................................................................... 16 Gérer vos comptes .................................................................................................. 18 Pointer les relevés de banque ................................................................................... 22 Consulter les catégories ........................................................................................... 24 Gérer votre trésorerie prévisionnelle .......................................................................... 27 Index........................................................................................................................ 28 Découverte Découverte 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre application est structurée en trois manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Comptes personnels dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée, le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Comptes personnels, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de réfé- rence ou l’aide. Prise en main Prise en main 8 Prendre en main le logiciel Introduction L'environnement de base de Ciel Comptes personnels vous est présenté. Par ailleurs, vous découvrirez les principales fonctions du logiciel. Celles-ci correspondent à 90% des travaux de gestion de vos comptes. L'objectif est donc de vous faire saisir une recette, une dépense et un virement puis de vous familiariser au pointage des relevés bancaires et à l'analyse de l'état de vos comptes. En règle générale, le but premier est de savoir «où on en est». Vous devez donc, à tout moment, connaître ce que vous avez dépensé et ce dont vous disposez réellement sur vos comptes. Enfin, vous pourrez «décortiquer» vos recettes et vos dépenses afin d'en découvrir avec précision leur répartition. Lancer votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation en cliquant sur l'icône présentée sur le bureau de votre ordinateur. Par la suite, pour lancer votre logiciel, vous pourrez aussi suivre la procédure suivante : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows™, 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. Commencer à travailler Vous êtes invité à découvrir Ciel Comptes personnels en utilisant le fichier d'exemple tout en parcourant ce manuel de découverte. Vous passerez ensuite à la création de votre fichier puis vous découvrirez progressivement les différentes fonctions du logiciel. Ouvrir le dossier d'exemple 1. Dans le menu DÉMARRER de Windows™, sélectionnez la commande PROGRAMMES puis CIEL - COMPTES PERSONNELS - CIEL COMPTES PERSONNELS. 2. Activez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre Ouvrir s’affiche. 3. Sélectionnez dans le répertoire Mes documents le fichier d'exemple Mes comptes. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Prise en main 9 La fenêtre principale de l'application Dans ce manuel vous effectuerez diverses manipulations et pour cela vous utiliserez le fichier d'exemple Mes comptes livré avec Ciel Comptes personnels. À l’ouverture de Ciel Comptes personnels, vous obtenez la fenêtre suivante : La barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents onglets. Elle est masquée par défaut. Ces raccourcis permettent d’activer des fonctions du logiciel : • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le chapitre Présentation Générale, disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Une barre horizontale appelée barre d'actions est également présente sous les menus. Elle facilite l'accès aux principaux fichiers de votre dossier et permet de naviguer d’un onglet de l’Intuiciel à l’autre. La totalité des options est accessible à l'aide des menus. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n'est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Accueil. Attention Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 10 L'Intuiciel© est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois onglets accessibles depuis la barre d’actions : • Mon bureau accessible par l’icône est l’onglet actif par défaut ; • Mon tableau de bord accessible par l’icône où vous avez une vision globale des informations sur vos comptes ; • Mes états et statistiques accessible par l’icône où vous retrouvez une liste d’états et de statistiques.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google Web. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au dessus de la barre d’action. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Création du dossier Création du dossier 12 Créer votre fichier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU L'assistant Top départ vous aide à créer un fichier. 1. Choisissez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. La fenêtre d'enregistrement de fichiers s'affiche. 2. Saisissez le nom de votre fichier et choisissez éventuellement sa destination. Par exemple, sous Windows XP, les fichiers sont créés automatiquement dans le répertoire Mes documents. Ciel Comptes personnels ouvre alors l'assistant de création de fichier. Vous allez, en plusieurs étapes, fournir les informations nécessaires à la tenue de vos comptes. 3. Dans la première étape, renseignez vos coordonnées puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Dans la seconde étape, créez vos comptes bancaires. Pour cela, cliquez sur le bouton [Créer]. La fiche vide d'un compte s'affiche. 5. Complétez-la en indiquant plus particulièrement le Solde initial. Il s'agit du solde de votre dernier relevé de banque, celui à partir duquel vous allez débuter votre comptabilité. 6. Créez ainsi autant de comptes que vous en possédez : • autres comptes courants, • livret épargne, • Codevi, etc. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 8. Dans la troisième étape vous pouvez ajouter des moyens de paiement. Vous pouvez créer autant de moyens de paiement de type chèque que vous avez de chéquiers en circulation (vous et votre conjoint par exemple). Il en est de même pour les cartes bancaires.  Il est également possible de modifier ou supprimer ceux qui vous sont proposés par défaut. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans les étapes 4 et 5, vous avez respectivement les listes des catégories de dépense et de recette définies par défaut. Vous pourrez créer vos catégories par la suite, lors de vos saisies. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante vous permet de créer vos titres ou actions. Si vous êtes connaisseurs, vous pouvez les saisir. Cependant, il sera toujours possible de renseigner ces informations plus tard, en ayant pris soin de vous procurer les documents nécessaires. Pour finir, une dernière fenêtre vous propose de sélectionner des options de démarrage : • La première option est cochée par défaut. Elle permet d’ouvrir automatiquement le fichier que vous venez de créer, à chaque lancement de Ciel Comptes personnels. • La seconde vous permet de définir un mot de passe qui vous sera demandé à chaque ouverture du fichier. Création du dossier 13 10.Cliquez sur le bouton [Terminer]. Le logiciel crée votre fichier et affiche la fenêtre principale. Gérer sa comptabilité Gérer sa comptabilité 15 Comment débuter? Généralités L'objectif premier est de commencer rapidement votre comptabilité. Il est donc nécessaire de fixer des méthodes, vérifier la présence de certains paramètres enfin, de saisir les premières opérations qui permettront de mettre en phase votre comptabilité et vos comptes. De façon générale, deux cas peuvent se présenter : • vous teniez vos comptes manuellement, • vous ne gériez pas de comptes personnels. Vous teniez vos comptes manuellement Dans ce cas, la tâche sera plus simple. En effet, vous avez, en théorie, déjà pointé vos relevés et vous connaissez la différence entre le solde en banque et le solde réel de vos comptes. Autrement dit, vous connaissez les opérations qui ne sont pas encore passées en banque (chèques émis non retirés, paiement par carte à débit différé, TIP renvoyés, etc). Pour démarrer votre comptabilité, il suffit ici d'avoir la liste de ces opérations et le dernier relevé bancaire. Vous ne gériez pas vos comptes Si vous ne teniez pas encore vos comptes, il vous suffira d'appliquer l’exemple de méthode qui suit. Vous devez vous munir de différents documents. • Pour vos dépenses : votre dernier relevé de comptes, vos talons de chéquiers de la période couverte par le relevé, vos reçus de carte bancaire, les différentes factures payées par TIP et autre moyen automatique et la liste des différents prélèvements automatiques. • Pour les recettes : le dernier montant des salaires, les remboursements de Sécurité Sociale et autres justificatifs d'entrées d'argent. Vous devez dans un premier temps effectuer le contrôle des différentes données de base. Gérer sa comptabilité 16 Démarrer votre comptabilité Vous teniez vos comptes manuellement 1. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les opérations que vous n'avez encore pas pointées et qui ne sont, par conséquent, pas encore passées en banque. 2. Si, lors de la création de votre fichier, vous n'avez pas saisi le solde du dernier relevé de banque, indiquez-le dans la fiche du compte en question dans la zone Solde initial (menu LISTES - commande COMPTES). Pour les livrets, vous pouvez également indiquer le montant du dernier relevé. 3. Procédez ainsi pour tous vos comptes et toutes vos opérations en attente.  Certains cas particuliers que vous pouvez rencontrer tels les échéances d'emprunt, les prélèvements automatiques réguliers et constants, etc. vous seront présentés un peu plus loin. Vous ne teniez aucun compte Comme il vous a été précisé précédemment, vous devez disposez d'un minimum de documents (relevés, factures, chéquiers, justificatifs de paiement par carte, etc.). 1. Indiquez, comme solde de départ du premier compte traité, le solde de fin de relevé (menu LISTES - commande COMPTES, zone Solde initial). 2. Par le menu MES COMPTES, commande GÉRER MES COMPTES, saisissez les différentes opérations qui ne sont pas présentes sur le relevé. 3. Pour cela, utilisez vos chéquiers, vos justificatifs de carte bancaire, vos factures pour lesquelles le TIP ou le virement (ou prélèvement) a été accordé, vos bulletins de salaire, vos bordereaux de remboursement de Sécurité Sociale, etc. Il se peut que vous soyez obligés de prendre l'avant-dernier relevé pour voir si telle ou telle opération n'a pas déjà été enregistrée auprès de votre banque.  Pour les chèques et les cartes, utilisez les talons et les justificatifs pour retrouver la nature des opérations (type de dépenses, bénéficiaire, etc.). En règle générale, si vous ne teniez pas vos comptes, vous risquez d’omettre certaines opérations parce que vous ne disposez plus des justificatifs ou par oubli. En fait, vous saisirez ces opérations plus tard, à réception des prochains relevés qui vous permettront de constater leur existence. Ainsi, votre comptabilité se mettra à jour progressivement. Cas particuliers Échéance d'emprunt Pour optimiser l'enregistrement des échéances des emprunts qui courent : • soit vous créez une simple opération automatique en la passant sur un poste de dépense, • soit vous utilisez le gestionnaire d'emprunts (menu LISTES - commande EMPRUNTS). Ce dernier vous permet d’aller plus loin, notamment en vous autorisant à enregistrer le tableau d'amortissement et à ventiler le capital remboursé, les intérêts et les frais. 1. Pour débuter votre comptabilité, saisissez une simple dépense. Voir Saisir une dépense simple, page 18. 2. Créez la catégorie de dépense si cela est nécessaire. Prélèvement automatique Un loyer représente l'exemple «type» du prélèvement (ou virement) d'un montant constant à échéance fixe. Aussi, pour le lancement de votre comptabilité, nous vous conseillons de saisir les dépenses correspondantes manuellement. Par la suite, il suffira de créer une opération automatique dite périodique pour chaque prélèvement ou virement.  Pour plus de détails sur les opérations périodiques, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 17 Retraits d'espèces Pour les retraits d'espèces, plusieurs méthodes peuvent être utilisées. • Vous pouvez considérer tout retrait comme une dépense diverse et donc vous enregistrez cette opération sur la catégorie Dépenses diverses avec un mode de paiement adapté au type de retrait effectué (carte, retrait au guichet, etc.) • Vous pouvez créer un compte Caisse sur lequel vous effectuerez un virement à chaque retrait. Vous enregistrez ensuite vos dépenses sur le compte caisse. Vous serez amené à utiliser un compte caisse si vous réalisez un achat conséquent en espèces. En effet, il peut s'avérer délicat d'enregistrer une dépense importante en Dépenses diverses. Si vous réalisez de fréquents retraits d'espèces, vous avez tout intérêt à créer un modèle de saisie qui comportera déjà la majorité des données relatives à ce genre d'opération. Cela est d'autant plus utile si vous êtes habitué à effectuer des retraits à montant constant, par exemple, vous retirez presque toujours 30 euros par carte dans les guichets automatiques.  Nous vous indiquons ici une méthode parmi beaucoup d'autres. De plus, nous ne décrivons pas chacune des manipulations à effectuer. Les travaux courants Ce chapitre résume les travaux couramment effectués pour une tenue correcte de votre comptabilité. Les saisies L'activité principale de tenue des comptes est la saisie. Elle impose un minimum de rigueur notamment en inscrivant clairement vos talons de chèques et en conservant tout justificatif lors d'un paiement par carte bancaire. De même, pour certaines dépenses, vous devrez vous aider des factures. C'est le cas de celles que vous réglez par TIP (EDF, France Télécom, etc.). En effet, pour payer, vous devez renvoyer le TIP. Pour cela, munissez-vous de la facture ou alors attendez votre relevé de banque pour constater le paiement. De plus, certaines opérations n'apparaissent que sur un avis, un courrier ou un contrat, qui eux-mêmes ne vous sont peut-être expédiés qu'une seule fois en début d'année (allocations familiales, mensualisation des impôts, etc.), voire une fois pour toutes (loyer). Dans ce cas, soit vous considérez cela comme une écriture périodique (le montant doit bien sûr être constant), soit vous enregistrez ces opérations depuis les relevés.  Les emprunts sont des opérations automatiques spécifiquement gérées. Enfin, d'autres opérations n'ont aucun autre justificatif que le relevé de banque lui-même. C'est le cas des cotisations de cartes bancaires, parfois des agios, etc.  Vous devez accorder le temps nécessaire à la création des opérations automatiques et des modèles qui faciliteront ensuite vos travaux de saisie. Le pointage Le pointage est un travail essentiel pour connaître exactement votre situation. Il permet simplement de connaître les opérations qui ne sont pas encore enregistrées en banque. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées égal à celui de votre dernier relevé puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque. Autres travaux Les autres travaux ne sont que recherches, consultations, éditions et statistiques. Ils dépendent de votre volonté et de vos besoins d'aller plus loin dans le suivi de vos finances. Gérer sa comptabilité 18 Gérer vos comptes  Menu MES COMPTES - commande NOUVELLE RECETTE Saisir une recette 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle recette de la barre de navigation. Une première fenêtre s'affiche et vous propose la liste de vos comptes. 2. Choisissez celui sur lequel vous enregistrez la recette. Exemple Sélectionnez le compte chèque courant BGO et validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi utiliser la touche de votre clavier. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Par défaut, le programme propose la date de travail. Saisissez la Date de l'opération si elle est diffé- rente. Vous pouvez utiliser l'icône d’appel du calendrier ou celui des dates prédéfinies . 4. Passez à la zone suivante pour valider la date en cours. Exemple Saisissez 07 puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone Montant.  Utilisez le même procédé pour passer d'une zone à l'autre. 5. Saisissez le montant de l'opération, par exemple 1450 euros puis appuyez sur la touche . 6. Dans la rubrique Catégorie, indiquez la catégorie de votre recette à l’aide de l’icône d’appel de liste situé en fin de zone. 7. Le bouton [Plusieurs catégories] vous permet de ventiler votre recette. La saisie répartie sur plusieurs catégories est décrite au paragraphe “Saisir une dépense ventilée”, page 19. 8. Dans la zone Description, Ciel Comptes personnels reprend par défaut le nom de la catégorie de recette. Modifiez si vous le voulez l'intitulé de cette description. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la recette et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d'enregistrer l'opération que vous venez de saisir comme modèle. Exemple Par exemple, si vous percevez votre salaire tous les mois, vous pourrez l'enregistrer en tant que modèle. Par la suite, il suffira de le l’ouvrir et de renseigner le montant de l'opération. Saisir une dépense simple 1. Cliquez sur l'icône Nouvelle dépense de la barre de navigation. 2. Sélectionnez le compte concerné par votre dépense et validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez utiliser la touche de votre clavier. 3. La fenêtre de saisie d'une dépense est semblable à celle d'une recette mais vous devez renseigner deux zones supplémentaires : Paiement et Réf. Gérer sa comptabilité 19 4. Pour vous familiariser avec cette fonction, saisissez la dépense ci-dessous : • Date : 08 • Montant : 30 euros • Catégorie : Essence • Paiement : Carte • Référence : 081010 5. Validez en cliquant sur [OK]. Saisir une dépense ventilée La saisie ventilée est le fait de payer en une seule fois, avec un moyen de paiement unique, une dépense comportant différentes catégories. Par exemple, au supermarché, vous achetez de l'alimentation, des vêtements et des meubles. Exemple Vous avez effectué différents achats dans un même magasin. Vous souhaitez maintenant enregistrer votre dépense et la ventiler. 1. Pour cela, utilisez les données ci-dessous : • Date : 0810 • Montant : 153 euros • Catégories : Alimentation pour 60 euros - Habillement pour 50 euros - Meubles pour 43 euros. • Paiement : Chèque. Pour saisir votre dépense sur plusieurs catégories : 1. Cliquez sur le bouton [Plusieurs catégories]. La fenêtre suivante s'affiche : 2. Indiquez une catégorie en double-cliquant dans la cellule puis saisissez le montant correspondant. Un code statistique qui est facultatif peut être renseigné.  Vous trouverez une description détaillée sur les codes statistiques dans le chapitre Paramètres du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre précédente. La zone Réf. est renseignée automatiquement si vous avez indiqué vos informations chéquier ou carte bancaire lors de la création des modes de paiement. 4. Renseignez la rubrique Code statistique puis passez à la zone Description. 5. Dans la zone Description, indiquez le nom de votre dépense, par exemple, Achats supermarché. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous : Gérer sa comptabilité 20 6. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre opération et fermer la fenêtre.  Le bouton permet d’enregistrer votre saisie en modèle de dépense. Saisir un virement La saisie de virements doit être utilisée pour tout transfert d'argent entre deux comptes. Exemple Virement de la caisse vers une banque ou inversement. Virement entre deux comptes chèques, entre un compte chèques et un livret d'épargne, etc.  Si vous effectuez des virements d'un montant constant à échéance régulière, vous avez tout intérêt à créer une opération périodique (par exemple, le versement mensuel d'une somme fixe sur un Plan Épargne Logement).  Vous trouverez une description détaillée sur les opérations périodiques dans le chapitre Menu Listes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 1. Cliquez sur l'icône Nouveau virement de la barre de navigation ou sélectionnez la commande NOUVEAU VIREMENT du menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte sur lequel sera prélevé l'argent. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de saisie s'affiche. 4. Indiquez la date de l'opération et saisissez le montant. 5. Choisissez le compte vers lequel l'argent sera versé. 6. La zone Description est automatiquement renseignée par le programme, modifiez-la si nécessaire. 7. Enregistrez votre virement en cliquant sur [OK]. 8. Comme pour les recettes et les dépenses, vous pouvez enregistrer un modèle de virement en cliquant sur l'icône . Vous venez d’effectuer les trois principales opérations de la tenue d'une comptabilité personnelle. 9. Une fois toutes les opérations saisies, rien ne permet d'évaluer avec précision votre situation. Pour chacun de vos comptes, il vous reste à vérifier si les opérations sont bien passées en banque. Pour cela, vous devez pointer vos comptes bancaires en utilisant vos derniers relevés. Voir Pointer les relevés de banque, page 22. Gérer sa comptabilité 21 Consulter un compte 1. Pour consulter l'état de votre compte, activez la commande GÉRER MES COMPTES située dans le menu MES COMPTES. 2. Choisissez le compte «Compte Chèque (BGO)» dans la liste proposée puis validez à l'aide de la touche . La liste des opérations passées sur le compte chèque (BGO) s’affiche. L'en-tête de la fenêtre dispose de trois boutons qui vous permettent de créer une dépense, une recette ou un virement. 3. Le libellé du compte choisi est repris dans la zone Compte, dans notre exemple il s’agit du Compte chèque (BGO). Les boutons flèches vous permettent de naviguer d'un compte à l'autre sans fermer votre fenêtre. Le menu déroulant Opérations vous permet de sélectionner les opérations que vous souhaitez consulter : pointées, non pointées ou les deux (toutes). 4. Choisissez votre période de consultation à l'aide des boutons situés en fin de zone. Le programme affiche le Solde en banque qui doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée et qui ne sont pas encore passées en banque. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Modifier une opération Double-cliquez sur l’opération à modifier ou sélectionnez-la dans la liste puis activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL (clic-droit). Supprimer une opération Sélectionnez l’opération dans la liste et choisissez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic-droit) puis confirmez la suppression. Gérer sa comptabilité 22 Pointer les relevés de banque Vous disposez de deux méthodes de pointage : le pointage dit manuel et le pointage par import dit automatique. Pointage manuel  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES  Munissez-vous de votre relevé de banque. 1. Cliquez sur le bouton [Gérer mes comptes] dans la barre d’actions. 2. Sélectionnez le compte que vous allez pointer. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations que vous avez effectuées sur votre compte. 3. Pour pointer, consultez votre relevé de banque pour chercher l'opération correspondante dans la liste. 4. Dans la colonne Opération pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Utilisez le même principe pour dépointer votre opération. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.  Marquez également l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde en banque et Solde réel. 6. Répétez l'opération pour tous vos comptes bancaires.  Il est possible d’effectuer un tri de vos opérations en utilisant le menu déroulant Opérations. Celui-ci vous permet d'afficher les opérations pointées, non pointées ou bien toutes. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE PAR IMPORT  Vous pouvez également effectuer un pointage par import à partir du menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES ou menu CONTEXTUEL (clic-droit), fonction POINTER PAR IMPORT. Le pointage automatique consiste à récupérer les opérations de votre relevé bancaire dans Ciel Comptes personnels et de les comparer avec les opérations que vous avez saisies. Le logiciel repère les opérations non pointées. Il ne vous reste plus qu’à les vérifier et à les enregistrer. Vos opérations seront automatiquement pointées. Attention ! Le Solde en banque doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Quant au Solde réel, il tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Gérer sa comptabilité 23 Avant de lancer le pointage par import, vous devez : • récupérer votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. • définir le format d’import du relevé bancaire. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés pour vérifier celui qui fonctionne avec votre banque (menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE). Vous disposez des trois formats suivants : Texte, QIF (Français et US), OFX.  Pour plus de détails sur les formats d’import des relevés bancaires, consultez le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 24 Consulter les catégories  Menu LISTES - commande CATÉGORIES Vous obtenez toutes les opérations qui se rattachent à une catégorie donnée. Par exemple, pour la catégorie de dépenses Alimentation, vous pouvez immédiatement connaître : • le détail depuis la tenue de vos comptes, • le total d'un mois donné, • le total sur toute une période de votre choix. 1. Sélectionnez la commande CATÉGORIES du menu LISTES. La fenêtre qui s'affiche vous propose deux catégories. La première catégorie représente les Dépenses et la seconde les Recettes. 2. Sélectionnez la ligne Alimentation et cliquez sur le bouton [Consulter]. Une fenêtre présentant toutes les opérations de dépenses d'Alimentation s’affiche. Par défaut, Ciel Comptes personnels affiche les opérations de l'année en cours. Si vous sélectionnez au moins une fois une autre période, celle-ci sera automatiquement reprise lors de la prochaine consultation. 3. Pour consulter les opérations d'un mois précis, utilisez l'icône d’appel du calendrier . Gérer sa comptabilité 25 Exemple Pour connaître vos dépenses sur la journée en cours, cliquez sur l'icône d'appel des dates prédéfinies, sélectionnez l’option Aujourd’hui. Le programme affiche alors la liste des opérations de dépenses en alimentation de la journée en cours. La colonne Montant total affiche le total des opérations saisies. Évaluer votre situation Pour obtenir une situation d'ensemble, nous allons utiliser deux méthodes : le parcours rapide des soldes des catégories et l'impression d'un bilan. Visualiser les soldes Cette fonction permet d'afficher une fenêtre dans laquelle les soldes des catégories seront présentés pour chaque mois de l'année avec le total annuel et la moyenne mensuelle. 1. Sélectionnez la commande SOLDES/BUDGETS du menu ANALYSES ou utilisez la Barre de navigation. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Ciel Comptes personnels affiche un tableau dans lequel vous retrouvez : • les noms des catégories, en première colonne, • les douze mois de l'année, • le total annuel et la moyenne mensuelle de la catégorie, dans les deux dernières colonnes. Pour les visualiser, faites défiler l'ascenseur horizontal. Ainsi, pour chaque catégorie, vous disposez du montant réalisé chaque mois.  Les catégories de type recettes sont placées à la suite de celles de type dépenses. La fonction de cette fenêtre ne s'arrête pas à la présentation de vos recettes et dépenses réalisées. En effet, la notion de budget est abordée. Gérer sa comptabilité 26 Définir les budgets Définir un budget consiste à estimer le montant de vos recettes et de vos dépenses sur l'année. A l'aide du menu déroulant Afficher, vous pouvez choisir d'afficher : • les montants réalisés, • les montants budgétisés : les valeurs réalisées sont remplacées par les montants prévisionnels, • tous les montants : les montants réalisés sont comparés aux prévisions. Deux cases à cocher facilitent l'analyse : • Afficher l'écart affiche la différence entre le montant réalisé et le montant budgétisé. • Afficher le pourcentage présente le pourcentage d'atteinte des budgets.  Les montants budgétés doivent être saisis directement dans le tableau.De plus, il est possible de changer l'année consultée à l'aide de l'icône d'appel du calendrier ou en saisissant directement l'année. Dans notre cas, il s'agit de l'année 2010.  Pour plus de détails sur les budgets, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Gérer sa comptabilité 27 Gérer votre trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d’établir les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. La période sur laquelle vous faites vos prévisions est représentée mois par mois. • Dans la colonne Plan de trésorerie, les lignes de vos entrées d’argent puis celles de vos sorties d’argent sont présentées. La ligne Solde de la période affiche le total sur un mois. • La première ligne Solde début de période indique le solde des comptes sélectionnés en début de période. • La dernière ligne Solde final indique le solde une fois les recettes et dépenses renseignées et calculées.  Pour plus de détails sur la gestion de la trésorerie prévisionnelle, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. 28 Index A Aide en ligne 6 Assistant création de fichier 12 Assistant Top départ 12 B Barre d’actions 9 Barre de navigation 9 Budgets 26 Bureau 10 C Comptabilité 14 Compte consulter 21 gérer 18 Configuration minimale 3 Consulter les catégories 24 Créer votre dossier 12 D Démarrer comptabilité 16 Dépense simple 18 ventilée 19 Documentation 6 Dossier d’exemple 8 E Echéance d’emprunt 16 Enregistrer les manuels 6 Etats et statistiques 10 Évaluer votre situation 25 F Fenêtre principale 9 Formats d’import relevé bancaire 23 G Gérer mes comptes 16 Google 10 Guide des mises à jour 6 I Imprimer les manuels 6 Intuiciel© 9 L Lancer le logiciel 8 M Manuel de découverte 6 référence 6 Modifier une opération 21 Montants budgétisés 26 réalisés 26 Mot de passe 12 P Plan de trésorerie 27 Pointage 17 automatique 22 manuel 22 Prélèvement automatique 16 R Recette 18 Retraits d’espèces 17 S Saisies 17 Saisir un virement 20 une dépense simple 18 une dépense ventilée 19 une recette 18 Site Internet Ciel 6 Solde début de période 27 en banque 22 final 27 initial 16 réel 21, 22 Supprimer une opération 21 T Tableau de bord 10 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Comptes personnels - MAN_WCP - V12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Tenue de comptes aucune 16 manuelle 16 Travaux courants 17 Trésorerie prévisionnelle 27 Trouvtoo© 10 V Virement 20 Visualiser les soldes 25 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Bâtiment Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Bâtiment Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages, de travaux Utilisez une bibliothèque de 2800 ouvrages bâtiment. Gérez les nouveaux taux de TVA neuf et rénovation avec les nouvelles attestations de TVA. Ciel Compta Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écritures prêts à l’emploi. Obtenez automatiquement votre TVA, Compte de Résultat, Bilan… Ciel Paye Bâtiment Disposez de plans de paye : cas standard et spécifique bâtiment. 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Utilisez 4 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Bâtiment • Pour réaliser vos devis détaillés avec images, plans, tranches de travaux, options… • Pour suivre précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier. • Pour visualiser la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé) grâce aux analyses chantiers. Accès au logiciel Ciel Paye Bâtiment • Pour réaliser simplement vos bulletins de paye avec des modèles selon le profil du salarié. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs...). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissements. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel directDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services. • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles. • Consultez les formations disponibles pour vos équipements. • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Bâtiment • Chiffrez vos devis en insérant des tranches et des ouvrages de travaux • Affinez vos prix de ventes en suivant précisément vos déboursés sec, vos cœfficients de frais généraux et vos marges • Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos... • En un clic, transférez vos devis en factures jusqu’aux règlements de vos clients • Suivez et contrôlez vos dépenses et coûts sur vos chantiers instantanément • Editez automatiquement la liste des matériaux à commander auprès de vos fournisseurs • Facturez vos clients en fonction de l’état d’avancement des travaux • Suivez précisément les consommations et la main d’œuvre de vos salariés, par chantier • Personnalisez vos propres ouvrages de travaux avec la bibliothèque de 2 800 libellés d’ouvrages • Depuis votre devis, connectez-vous à Sage e-tarif et au simulateur des certificats d’énergie (CEE) • Accédez en un clic à vos analyses chantiers et visualisez rapidement la rentabilité d’une affaire (prévu/réalisé), des statistiques… • Transférez vos écritures d’achats et de ventes dans Ciel Compta Ciel Compta • Une comptabilité clé en main • Bénéficiez de plans comptables et de modèles d’écriture prêts à l’emploi • Visualisez en un clic votre bénéfice, les retards de paiement… • Obtenez automatiquement votre TVA, le Bilan… • Anticipez vos besoins avec la trésorerie prévisionnelle • Envoyez facilement votre comptabilité à votre expertcomptable Ciel Immobilisations • Vos amortissements et votre inventaire en un clic • Obtenez en quelques clics vos plans d’amortissements • Payez moins de taxe professionnelle avec l’inventaire des immobilisations • Retrouvez facilement toutes les informations sur votre matériel • Gérez simplement vos acquisitions en crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat…). Ciel Paye Bâtiment • Soyez guidé, dans les principales étapes de la création de votre société, dès l’installation de votre logiciel • Bénéficiez des plans de paye prêts à l’emploi : cas standard et bâtiment • Utilisez les nombreux profils disponibles : cadre, ETAM, apprenti, CUI, ouvrier… • Organisez votre activité à l’aide des plannings par salarié, équipe ou établissement… • Disposez des formulaires administratifs agréés pré-remplis en cas d’arrêt de travail ou d’embauche d’un salarié • Bénéficiez d’une gestion analytique par salarié et disposez ainsi d’une analyse financière des coûts salariaux • Editez rapidement vos éditions légales et vos documents types : Journal de paye, état des charges, contrats, convocations, suivi du personnel… • Créez simplement vos contrats de prévoyance et de mutuelle ainsi que les cotisations rattachées • Fiabilisez votre déclaration pour éviter tout rejet, grâce au contrôle de cohérence DADS-U • Générez votre DADS-U et DADS-U CI BTP avec une version conforme • Télédéclarez et payez vos cotisations en un clic aux organismes de protection sociale(1) : AED, DUCS, DADS-U et DADS-U CI BTP • Dématérialisez rapidement vos attestations employeur AED(1) à la Norme 4DS • Evitez les ressaisies et gagnez du temps en rattachant plusieurs salariés au même contrat mutuelle INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Bâtiment Ciel 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie. • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Le Duo 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Le Duo Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Ciel Compta Disposez du Bilan et du Compte de Résultat pour faire le point sur l’avenir de votre entreprise. Disposez de nombreux assistants et modèles d’écritures pour gagner du temps comme l’import de votre relevé bancaire. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières (loyer, EDF…) grâce aux écritures d’abonnement. Ciel Devis Factures Conforme au Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! 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Utilisez un logiciel pour gérer votre activité Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour • Réaliser des devis, factures et tenir votre comptabilité avec un logiciel conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données commerciales et comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta • Pour maîtriser tous les stades de votre comptabilité. • Pour bénéficier de plans comptables clés en main. • Pour simplifier vos tâches administratives (calcul automatique de la déclaration de TVA, de la Balance…). Accès au logiciel Ciel Devis Factures • Pour réaliser immédiatement vos devis en saisissant à la volée vos articles, prestations, clients… • Pour gérer efficacement les services à la personne. • Pour visualiser d’un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise. 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. Ciel DirectDéclaration TVA pour 1 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Editions • Bilan et Compte de Résultat synthétique, réel normal 2050 - 2053 et simplifié 2033A - 2033B, BNC 2035A (états préparatoires) • Déclaration de TVA CA3, CA12 (état préparatoire) • Télédéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Balance, Journaux, Brouillard, Journal centralisateur, SIG • Bordereau de remise de chèques en banque Traitements • Pointage et rapprochement bancaire (formats CFONB, QIF et OFX) • Lettrage automatique ou manuel • Contrepassation, réimputation • Intégration des relevés de comptes bancaires aux formats CFONB-ETEBAC, QIF et OFX • Assistant de clôture d’exercice Plan comptable et saisies • Plans comptables (Général (2010), agricole, associations, avoués, BTP, hôtellerie, ingénierie et mutuelle) • Saisie sur 2 exercices sans clôturer • Saisie des A-Nouveaux • Saisie en HT ou TTC • Calcul automatique de la TVA, du solde et de la contrepartie • Enregistrement des écritures en brouillard ou en simulation avant validation définitive • Calcul des frais kilométriques • Gestion des chéquiers et RIB • Saisie cahier comptable • Affectation automatique des comptes aux opérations du relevé bancaire lors de l’import • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (Comptes et Balance) • Gestion analytique détaillée (plusieurs codes pour une écriture/répartition des montants sur plusieurs codes) • Automatisation de la saisie de vos écritures en associant les comptes (charges/fournisseurs…) Gestion complète des tiers • Comptes clients et fournisseurs • Encours clients, relances, mailings Echanges de données • Format CEGID PGI • Echange avec Sage Génération Expert, Sage 30, Sage 100 • Import des écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion commerciale, Ciel Immobilisations, Ciel Bâtiment, Ciel Associations, Ciel Devis Factures, Ciel Compta Facile, Ciel Facturation Facile... • Import de Balance comptable depuis un autre logiciel ou de MS Excel® • Export de la Balance vers Ciel Etats comptables et fiscaux, MS Excel®… Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide intégrée au logiciel • Manuel Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés, consultez votre revendeur ou le service commercial Ciel au 01 55 26 33 33. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Correcteur orthographique intégré • Base de données complète de tous les codes postaux et villes de France • Gestion des services à la personne (intervenants, attestations fiscales…) • Choix de la monnaie et du nombre de décimales Aides • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des encours et règlements • Facturation en HT ou TTC • Gestion de plusieurs taux de TVA • Historique des pièces commerciales par client • Paramétrages des éditions (typographie, logo, insertion de colonnes…) • Gestion des statuts des devis en cours ou à relancer (en saisie standard) • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier • Choix visuel du modèle de document avant impression Ventes • Indicateur de gestion du tableau de bord sur une période (date à date) • Echéancier • Rapport des ventes • Graphiques (CA par client, factures par mois…) et listes des pièces par client Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de prospects, clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail, encours…) • Gestion des clients et articles divers • Gestion des articles et prestations • Gestion des articles en sommeil • Création de mailings • Agenda intégré avec fonction de rappel Echange de données • Importation de contacts, clients et fournisseurs • Assistant d’échanges de données avec votre expertcomptable ou votre CGA(1) • Exportation des données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Sauvegarde et sécurité • Société Exemple pour s’entraîner • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Logiciel limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Manuel de découverte Ciel Devis Factures du Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) Autres fonctionnalités • PDF : Acrobat Reader® • Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur) • Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 1 Documentation ..................................................................................3 Environnement ..................................................................................4 Entraînez-vous ..................................................................................6 Mise en place d’un dossier .................................................................. 7 Création d’un dossier..........................................................................9 Paramétrage du dossier ....................................................................13 Les fiches de base............................................................................17 Utilisation quotidienne ..................................................................... 23 Préparation d’un devis ......................................................................25 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement ..........................32 Préparation d’une facture directe et d’un avoir .....................................37 Règlements clients ...........................................................................38 Relances clients ...............................................................................39 Les éditions des documents de ventes ................................................40 Préparation d’une commande fournisseur ............................................40 Transferts en comptabilité et statistiques ............................................41 Personnalisation du logiciel.............................................................. 43 Les vues et listes .............................................................................45 Paramétrage des éditions..................................................................47 Configuration imprimante et e-mail ....................................................48 Autres traitements ........................................................................... 49 Sauvegarde et restauration ...............................................................51 Import des données .........................................................................51 Interface des bibliothèques ...............................................................52 Réorganisation ................................................................................54 Purges............................................................................................54 Index................................................................................................ 55 Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57 Découverte 3 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE du menu ?. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information. 4 Environnement Présentation de la fenêtre principale La barre de menus Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel. La barre d’icônes La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel. Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’icônes Intuiciel 5 L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier plan. Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier. • Préparer un devis. • Préparer une facture. • Enregistrer un règlement client. • Suivre les clients. • Relancer des clients • Importer les tarifs d’un fournisseur. Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant. Mon tableau de bord Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales informations de votre société : • les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours. • les documents de ventes établis, • les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients. • l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances clients. • le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois. Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche. Le bouton situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux. Mes états et statistiques  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous à l’aide. Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Mes actualités Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix. 6 Entraînez-vous Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre logiciel. Lancez votre logiciel Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT. • Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows. Ouvrez la société Exemple Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le fichier d’exemple. 1. Activez le menu GÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS. 2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider]. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. Attention ! Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier. Mise en place d’un dossier 9 Création d’un dossier  Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel. 1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS. La liste des dossiers s’affiche : 2. Cliquez sur l’icône pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle société. 3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider]. Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements généraux et les préférences de la société. Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION. La société Exemple est livrée avec votre logiciel afin de faire un tour d’horizon de l’application. Faites attention à ne pas renseigner vos données dans ce dossier. 10 Renseignements généraux La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre. Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société, nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet, ces informations seront exploitées lors des éditions. 1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.  Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis sur votre extrait K-Bis. 2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.). 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. La date de dernière sauvegarde réalisée sera affichée en bas de la fenêtre. 11 Préférences de la société Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de fonctions du logiciel. 1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre : Bibliothèque La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux représentent tous les frais de structure de la société : • charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M.O. (Frais Généraux Main d’Oeuvre), • charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des matériaux à renseigner dans la zone F.G. Fourniture. • le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G. Matériel. La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet d’obtenir le prix de vente. Devis/Factures La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de l’établissement des documents de vente. • Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture. Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures. • Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise. 12 Nombre de décimales La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc. Divers La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de présentation des familles articles lors des recherches dans les listes. 2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider]. 13 Paramétrage du dossier Les familles articles  Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en lançant une recherche. Créez une famille d’article 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création d’une famille article s’ouvre : 2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.  Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sousfamilles. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Créez une sous-famille d’article La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque niveau. Exemple ELEC. est la famille générale des articles Electricité. ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises. 1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la zone Code, saisissez : • le code de la famille de l’article (premier niveau), • un point, • le code de la sous-famille (second niveau), • et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille. 3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider]. 14 La TVA  Menu INITIALISATION - commande TVA Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou d’une ligne au sein d’un document. Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation. 1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins. 2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne Taux. En appuyant sur la touche , les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.  Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie). 3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients : • Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple). • Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du compte tiers.  Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de manière ponctuelle dans le pied des factures. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les modes de règlement  Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie. 1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer]. 15 2. Saisissez le code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque. 3. Passez à la colonne % . Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est obligatoirement égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement dont le total des échéances n'atteint pas 100%. 4. Sélectionnez le Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois, Fin de Mois le, Fin de Mois à. 5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul de la date d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.). • Si vous choisissez Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J. n'acceptera que des multiples de 30 (30, 60, 90, etc.). • Si vous choisissez Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone Nbre J. acceptera tout nombre de jours. Lorsque la zone Type de paiement est à Fin de décade la zone Mois est obligatoirement à Oui. 6. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les paramètres comptables  Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables 16 dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte) intégrable dans d’autres applications de comptabilité. 1. Dans la zone Logiciel de comptabilité, cliquez sur la flèche et sélectionnez Ciel Compta ou Fichier de transfert uniquement. 2. Indiquez le répertoire de l’application de Ciel Compta ou bien l’emplacement où sera enregistré le fichier de transfert (format texte). 3. Indiquez en chiffres le nombre de caractères maximum à utiliser pour la longueur des comptes en comptabilité. Cette valeur doit être comprise entre 6 et 9. 4. Indiquez les codes des journaux de trésorerie et de ventes avec deux caractères maximum. En général, ces codes sont BQ (Trésorerie) et VT (Ventes). 5. Les comptes et racines comptables sont renseignés par défaut pour les ventes (selon le type d’articles), les achats, la retenue de garantie, l’acompte, l’escompte, etc. Modifiezles si nécessaire. 6. Cochez la case Gérer les acomptes par tiers si vous souhaitez que votre logiciel transfère automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client sur un compte comptable spécifique à ce client. Si cette case est décochée, le logiciel transfère systématiquement les écritures d'acomptes de tous les clients sur le même compte comptable. 7. La zone Racine Acompte devient accessible lorsque la case Gérer les acomptes par tiers est cochée. Saisissez la racine de compte comptable qui sera exploitée lors du transfert en comptabilité. Généralement, cette racine est : • 4191 pour que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable d'acompte spécifique au client (exemple 4191DUPONT). • ou 411 (à savoir la même racine que celle indiquée dans la zone Racine Client) pour que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce client (exemple 411DUPONT). 8. Cliquez sur le bouton [Valider].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 17 Les fiches de base Les fiches de base sont les éléments indispensables à la facturation, c’est-à-dire les articles, clients et fournisseurs. Les articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES Les articles sont les composants de base des documents commerciaux. La liste des articles regroupe toutes les fournitures (matériaux, marchandises) rentrant dans le cycle des achats ou des ventes, tous les matériels (engins de chantiers) utilisés pour la construction et tous les services et prestations (main d'œuvre). 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouvel article qui est obligatoire. 3. Indiquez le type de l’article : Fourniture, Matériel ou Main d’œuvre. 4. Saisissez un libellé commercial puis un libellé technique qui servira aux ouvriers (par exemple, le détail sur la pose). 5. Cliquez sur l’onglet Tarification. 6. Indiquez les informations financières : le déboursé sec qui correspond au prix d’achat, le pourcentage de Frais généraux et de Bénéfice, le Prix de vente, les marges, les taux de TVA associés par défaut, etc. 7. Renseignez les informations techniques : appartenance à une famille article, unité de mesure. 8. Indiquez les informations comptables (comptes par défaut). 18 Déterminez les fournisseurs de l’article La zone Fournisseur est uniquement disponible pour les articles de type Fourniture. Pour la modifier, vous devez utiliser le bouton [Fournisseurs]. 1. Cliquez sur le bouton [Fournisseurs] situé en bas de la fenêtre. 2. Sélectionnez le ou les fournisseurs de l’article en cliquant sur l’icône . Vous pouvez renseigner jusqu’à trois fournisseurs ce qui est très utile lorsque vous achetez un article à différents fournisseurs. 3. Indiquez le prix d’achat public, la remise et le prix d’achat net. Ce dernier sera récupéré dans la zone Déboursé sec. 4. Cliquez sur la colonne du fournisseur qui sera utilisé par défaut (principal). Le titre de la colonne apparaît alors en jaune. 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. Vous revenez à la fiche de l’article. Liez des documents externes Dans l’onglet Documents externes, vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des catalogues d’articles fournisseurs, des plans, des documents administratifs, etc. Il est possible de classer ces fichiers par dossier. Dans la partie droite de la fenêtre, faites un clic-droit et choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). Validez la fiche de l’article Une fois que vous avez fini de renseigner les informations concernant votre article, cliquez sur le bouton [Valider]. Modifications globales des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES La modification globale agit directement sur les informations des articles sélectionnés. Cette commande réalise rapidement des changements qui seraient fastidieux de réaliser manuellement, fiche après fiche. Plusieurs modifications peuvent être réalisées en même temps sur les fiches. Elles peuvent être réalisées automatiquement ou avec un contrôle manuel. 19 Exemple Vous créez une nouvelle famille d’article plus appropriée à certains articles et vous n’achetez plus ces articles chez le même fournisseur. Pour apporter ces modifications, il suffit de sélectionner les articles concernés, de changer la famille et le code fournisseur. Mise à jour des tarifs  Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MISE À JOUR DES TARIFS Cette commande permet de réaliser rapidement une mise à jour des tarifs d’une sélection d’articles (fourniture, main-d’œuvre, matériel). Mise en sommeil des articles  Menu FICHIERS - commande ARTICLES Lorsque vous n’utilisez plus des articles devenus obsolètes, vous pouvez les rendre inactifs. Ainsi, ils ne seront pas proposés lors de la saisie des pièces commerciales. La mise en sommeil des articles peut être réalisée selon trois méthodes : • Globalement avec la possibilité d’identifier la mise en sommeil, par la commande ARTICLES - MISE EN SOMMEIL. • Globalement pour une sélection d’article en passant par la commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES. • Manuellement en cochant l’option Elément en sommeil dans chaque fiche de l’article concerné, par la commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES. 2. Sélectionnez le champ à modifier et cliquez sur le bouton [Ajouter]. Ces champs sont les informations constituant une fiche article. 3. Modifiez les valeurs des champs. 1. Cliquez dans cette zone et sélectionnez les articles à modifier. Cette zone permet de sélectionner les articles devant faire l'objet d'une modification de tarifs. Cette zone permet de choisir l’action : modification du prix d’achat, du prix de vente, etc. Cette zone permet de saisir la variation des prix en montant ou en pourcentage. 20 Les clients  Menu FICHIERS - commande CLIENTS Le fichier client permet d’identifier les prospects ou clients référencés à qui vous adressez vos devis et factures. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau client qui est obligatoire et unique. 3. Indiquez le type (client ou prospect), le statut (industrie, particulier, etc.), les coordonnées. L’option Compte bloqué coché interdit la création de bons de livraison et de factures sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de ce client dans un devis ou une commande. 4. Cliquez sur l’onglet Règlements. 5. Renseignez les informations financières (mode de règlement, RIB, etc.) que le client vous a fourni. 6. Dans la zone Plafond En-cours, saisissez la valeur du reste dû à ne pas dépasser pour ce client. Lorsque le reste dû aura dépassé le montant du plafond, des messages d'avertissement s’afficheront lorsque de nouvelles factures ou de nouveaux devis seront établis pour ce client. La zone C.A. réalisé affiche le chiffre d'affaires réalisé avec ce client en fonction de ses échéances. La loupe permet de lancer un recalcul du C.A. réalisé. 7. Cliquez sur l’onglet Divers. 8. Modifiez si nécessaire les comptes proposés par défaut.  Le compte comptable est une information indispensable au transfert du journal des ventes, de trésorerie en comptabilité. Il contient la racine 411 (racine des comptes clients selon les règles comptables) suivie des 6 derniers caractères de la zone Code. 21 9. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 10.Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [Valider]. Les fournisseurs  Menu FICHIERS - commande FOURNISSEURS/SS-TRAIT. Cette commande permet d’enregistrer dans votre dossier les fournisseurs susceptibles de vous fournir les matériaux (briques, fils électriques, blocs-portes...) nécessaires à la réalisation des chantiers ainsi que les sous-traitants susceptibles de réaliser certaines tâches (ou la totalité) des chantiers. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Saisissez le code du nouveau fournisseur et ses coordonnées. 3. Dans l’onglet Autres renseignements, indiquez les informations financières que le fournisseur vous a fourni : mode de règlement, RIB, le numéro d’identification de TVA intracommunautaire ainsi que le compte comptable.  La saisie du compte comptable est obligatoire. Il contient la racine 401 (racine des comptes fournisseurs selon les règles comptables) suivie des six derniers caractères de la zone Code. 4. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI). 5. Cliquez sur le bouton [Valider]. 22 Textes standards  Menu FICHIERS - commande TEXTES STANDARDS Cette commande vous permet de paramétrer des textes qui pourront être utilisés lors de la saisie des factures, devis, commandes, etc. Ces textes vous permettront d’insérer automatiquement des informations volumineuses et répétitives dans les pièces commerciales. Dans le corps des pièces commerciales client , vous les intégrerez via l’icône . 6. Pour plus de détails sur la création des textes standards, reportez-vous à l’aide, accessible à partir du menu ?. Utilisation quotidienne 25 L’utilisation quotidienne de votre logiciel concerne la chaîne de facturation : préparer un devis et l’envoyer à votre client, commander les fournitures dont vous avez besoin auprès de vos fournisseurs, saisir la facture soit à partir du devis soit directement, enregistrer les règlements des clients, relancer des clients. Préparation d’un devis  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS 1. Dans la liste des devis, cliquez sur le bouton [Créer]. Vous pouvez aussi directement cliquer sur l’icône Préparer un devis, dans l’Intuiciel. Le devis est composé de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. L’en-tête du devis (onglet En-tête) L’entête du devis permet de référencer votre nouvelle pièce commerciale, d’associer le client, de saisir l’intitulé des travaux, d’indiquer la date de la proposition commerciale et l’état du devis. 2. Saisissez la Référence du devis qui permettra de l’identifier.  L’état du devis est par défaut En-cours. Ce statut permet de réaliser des classements, recherches, filtres dans la liste des devis. 3. Saisissez la date de création du devis si elle est différente de la date du jour, proposée par défaut. Vous pouvez la saisir sans les séparateurs «/». 4. Cliquez dans la zone Client et sélectionnez celui à qui s’adresse le devis. Si le client n’existe pas encore dans votre dossier, vous pouvez saisir le code du nouveau client, le logiciel vous demandera si vous voulez créer sa fiche. 5. Les informations de la fiche client sont récupérées dans les différentes zones (coor- 26 données postales et téléphoniques, adresse de chantier). Complétez-les si nécessaire. 6. Dans la partie Description, saisissez une description sommaire des travaux à réaliser. Celle-ci pourra être imprimée sur l'en-tête du devis. 7. Dans la partie Chantier, saisissez l’adresse du chantier si elle est différente de l’adresse du client et la date à laquelle est prévue le début des travaux.  Vous pouvez indiquer des informations supplémentaires (deux expressions de 30 caractères maximum) qui apparaîtront en entête de devis. 8. Une fois les zones nécessaires renseignées, cliquez sur l’onglet Lignes pour accéder au corps du devis. Le corps du devis (onglet Lignes) Le corps est la partie principale du devis dans lequel vous pouvez insérer des articles, tranches, sous-tranches, textes libres, sous-totaux, textes standards. Insérer du texte standard Lancer la vérification orthographique Outils de mise en forme du texte dans la colonne Désignation Couper / Copier / Coller Accéder à la vue globale des tranches et sous-tranches Vous disposez de la commande Mise en forme afin de personnaliser le devis par type de ligne (tranche, sous total, élément) Consulter la fiche de l’article sélectionné Accéder au détail des lignes pour les saisir au lieu de passer par les colonnes 27 Personnalisez des colonnes du devis Avant de commencer à renseigner le corps de votre devis, vous pouvez définir les colonnes qui le composent. 1. Positionnez votre souris sur la colonne à supprimer ou sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE ou SUPPRIMER UNE COLONNE. 3. Dans le cadre d’un ajout, sélectionnez le nom de la colonne. La colonne s’affiche alors juste après celle sur laquelle vous étiez positionné. 4. Répétez l’opération pour toutes les colonnes à supprimer ou à ajouter. 5. Afin de pouvoir utiliser votre présentation dans les prochains devis, faites un clic-droit sur une colonne et choisissez ENREGISTRER. Saisissez des informations dans le corps Insertion des tranches Les tranches permettent de structurer le devis en étapes, lots ou sections du chantiers. Chaque tranche comportera donc des éléments en rapport avec la nature des travaux. Chaque tranche peut à son tour se subdiviser en sous-tranches. Exemple La tranche Gros Œuvre pourra elle-même se subdiviser en différentes sous-tranches Lot de maison n°1, Lot de maison n°2, etc. 1. Positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer la tranche ou la sous-tranche. 2. Pour une tranche, cliquez sur l’icône . Pour une sous-tranche, cliquez sur le bouton puis choisissez la commande INSÉRER, SOUS-TRANCHE. 3. Dans la colonne Désignation, saisissez le nom de la tranche ou de la sous-tranche.  La saisie de tranches n’est pas obligatoire mais elle permet de structurer de manière claire les devis. Outre le fait de regrouper des éléments, les tranches permettent aussi de leur appliquer certaines valeurs. Par exemple, la saisie d’un prix de vente au niveau général de la tranche provoque le recalcul du prix de vente de tous ses éléments au prorata de chacun. 28 Insertion des articles Les articles peuvent être insérés dans le devis, que ce soit hors tranche, au niveau d’une tranche ou d’une sous-tranche. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles : • l’appel de la liste des articles puis la sélection des articles, • la saisie manuelle d’un code article dans la colonne Référence, • la saisie manuelle, dans la colonne Référence, d’un code article pas encore référencé de manière à le créer par la même occasion dans la bibliothèque, • la saisie libre d’un article non renseigné dans la bibliothèque. En effet, vous pouvez utiliser un article ponctuellement, sans qu’il soit nécessaire de le créer. Il s’agit d’un élément non référencé. Pour cela, vous laissez la colonne Référence vide et vous renseignez une désignation puis les colonnes relatives à la tarification. Procédure avec la 1ère méthode 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer les articles. 2. Cliquez sur l’icône . La liste des articles s’affichent. 3. Sélectionnez le ou les articles à mettre dans le devis. Pour une sélection multiple, appuyez sur la touche de votre clavier tout en cliquant sur les lignes des articles. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les articles sont alors insérés dans le devis. 5. Saisissez pour chaque article la quantité nécessaire à la réalisation des travaux. Vous pouvez faire appel aux métrés en cliquant sur l’icône . Les métrés sont des feuilles de calcul aidant à évaluer la quantité. 6. Les informations de la fiche des articles sont récupérées dans les différentes colonnes. Vérifiez-les et éventuellement complétez-les. Insertion de texte libre Il est possible d’agrémenter les lignes du devis par la saisie de texte libre, notamment lorsque celui-ci ne correspond pas à un élément qui sera quantifié ou vendu, tel qu’une remarque. 1. Pour cela, saisissez votre texte dans la colonne Désignation. 2. Appuyez sur la touche . Une fenêtre de saisie étendue permettra de compléter le texte avec des retours à ligne. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Insertion des sous-totaux L’application permet de placer des lignes de sous-totaux à n’importe quel niveau du devis. 1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer un sous-total. 2. Cliquez sur l’icône . La ligne s’affiche alors. 3. Si vous le souhaitez, modifiez son nom et sa mise en forme. 29  La totalisation se fait depuis le sous-total en englobant tous les éléments situés audessus et ce jusqu’à la prochaine totalisation ou tranche rencontrée. Insertion et suppression des lignes 1. Sélectionnez la ligne à supprimer ou bien celle au-dessus de laquelle sera insérée une nouvelle ligne. 2. Cliquez sur l’icône pour ajouter une ligne ou sur l’icône pour supprimer. Dans le cadre d’une suppression, un message vous demande de confirmer.  La suppression d’une tranche entraîne la suppression des éléments qui la composent, qu’il s’agisse de sous-tranches, de textes libres, d’articles. Mise en variante des lignes Une ligne du devis peut être considérée comme une option, c’est-à-dire qu’elle est traitée à part et n’est pas comptée dans le total du devis. Néanmoins, elle est visible dans l’édition du devis dans un bloc spécifique. Exemple Deux articles sont similaires : l’entrée de gamme et le haut de gamme. L’article haut de gamme est mis en variante dans le devis. Son prix est affiché à part et à titre informatif dans l’édition afin de montrer au client une autre possibilité. 1. Cliquez dans la ligne à mettre en variante. 2. Cliquez sur le bouton puis choisissez la commande OPTIONS - VARIANTES. La ligne est reconnaissable graphiquement par une croix rouge, située dans la marge. Validez le corps du devis Une fois que vous avez fini de renseigner tous les éléments à facturer, cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied du devis. Le pied du devis (onglet Pied) L’onglet Pied du devis se présente de la manière suivante : 30 Les différentes informations issues du corps du devis sont reprises, à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totaux HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps ou dans l’en-tête du devis afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur les onglets correspondants.  Le temps en heures reprend le total des heures de main d’œuvre et éventuellement les heures de matériel si les préférences le spécifient. Le temps en jours est calculé à l’aide du nombre d’heures déclarées dans les Préférences (menu INITIALISATION - commande PRÉFÉRENCES). 2. Dans la zone Effectif, saisissez le nombre de personnes qui travaille sur le chantier. La durée totale du chantier est alors calculée. La zone Marge brute présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente brut total et le prix de revient total : (PV-PR) / PV. La zone Marge nette présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente net (après application des remises ou majorations) et le prix de revient total (PVNet -PR) / PV Net. Dans la partie inférieure du devis, les différents totaux sont modifiables : une actualisation est alors générée. Le TTC est modifiable en l’absence de postes complémentaires. 3. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT du devis. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. A la différence de l’actualisation, transparente pour le client, les postes complémentaires permettent la saisie d’une remise ou d’une majoration qui sera déduite ou ajoutée au total HT. La remise ou majoration est éditée en pied de document et permet de déterminer le calcul du HT net commercial. Les postes complémentaires doivent apparaître dans les éditions et la différence générée n’est pas répercutée dans le corps du 31 devis. Il peut notamment s’agir d’un geste commercial envers le client qu’il est bien entendu nécessaire de faire figurer. 4. A la fin de la zone Postes compl., cliquez sur le bouton et saisissez l’intitulé de la remise ou de la majoration puis son montant ou pourcentage. Cliquez enfin sur le bouton [Valider]. 5. Si un escompte est accordé, cochez la case correspondante puis saisissez son montant ou son pourcentage.  Un escompte peut être accordé en prévision d'un paiement au comptant. Ce sera au niveau du pied de la facture issue de ce devis que l'on accordera définitivement l'escompte ou non. 6. Pour consulter à tout moment le détail des taux de TVA applicables au devis ainsi que les différents calculs effectués, cliquez sur le bouton à la fin de la zone Total TVA. 7. A la fin de la zone Acompte, cliquez sur le bouton afin d’associer un acompte au devis. 8. Le mode de règlement précisé dans la fiche client est repris par défaut. Modifiez-le si besoin. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 32 Préparation d’une facture de travaux et d’avancement  Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS - bouton [Transfert] Le transfert du devis en facture génère automatiquement une facture de type « facture de travaux ». Ce type de facturation permet de constater l’avancée progressive des travaux au fil du temps. Ce type de facturation peut aussi être appelé factures de situation ou demande d’acompte intermédiaire. Transfert du devis en facture de travaux 1. Sélectionnez le devis à partir duquel sera fait la facture. 2. Cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Dans la zone Destination de transfert, sélectionnez Facture de travaux. 4. Saisissez ensuite le code de la facture. 5. Si la date de la facture est différente de la date du jour proposée par défaut, modifiezla. 6. Cliquez sur le bouton si vous voulez afficher la facture juste après le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [Valider]. L’en-tête de la facture de travaux s’ouvre. 33 Saisie d’une facture de travaux Comme le devis, la facture est composée de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied. En-tête de la facture L’en-tête de la facture est automatiquement renseignée à partir des informations du devis. 1. Modifiez la date de la facture si elle est différente de la date du jour proposée par défaut. 2. Vérifiez les différentes informations. 3. Saisissez une description qui vous aidera à repérer la facture. 4. Cliquez sur l’onglet Lignes pour afficher le corps de la facture. Corps de la facture Dans le cadre de chantiers de longue durée, vous ne souhaitez peut-être pas attendre la fin des travaux avant de débuter la facturation. Vous pouvez donc établir des factures d'avancement, appelées aussi situations de travaux, au fur et à mesure de leur progression. Ainsi, vous facturez uniquement les travaux réalisés depuis le début du chantier. Les travaux qui restent à réaliser apparaîtront sur l’édition de la facture mais ne seront pas comptés dans le prix. Vous pouvez gérer ces avancements soit au niveau global du document soit au niveau des tranches, sous-tranches ou éléments (articles). Références de la facture précédente et suivante dans la chaîne de facturation Position de la facture dans la chaîne de facturation. Dans cet exemple, c’est la première facture Référence du devis d’origine 34 Avancement global 1. Cliquez sur le bouton , situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Dans la zone Avancement, saisissez le pourcentage. Avancement par ligne 1. Cliquez dans la colonne %Avancement de la tranche ou sous-tranche à facturer puis saisissez le pourcentage d’avancement. Ce pourcentage est alors appliqué à tous les éléments composant cette tranche. 2. Pour les étapes du chantier qui ne sont pas finies, supprimez le pourcentage 100 attribué par défaut.  Pour plus de lisibilité, vous pouvez ajouter les colonnes Qté Origine et P.V. Origine (clicdroit) afin de continuer à voir les valeurs non facturées. Les avancements au niveau des articles et ouvrages peuvent également être spécifiés en quantité. Dans ce cas, saisissez la valeur de l'avancement dans la colonne Quantité. 3. Cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied de la facture. Avancement sur les quantités Pourcentages recalculés en fonction des quantités 35 Pied de la facture Les différentes informations issues du corps de la facture sont reprises ; à savoir la totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le temps total, les totalisations HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc. 1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps de la facture afin d’y apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton [Retour au corps] situé en bas de la fenêtre. 2. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT de la facture. Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors recalculées. 3. Saisissez ou modifiez éventuellement le pourcentage de retenue de garantie à appliquer sur le total TTC de la facture. La retenue de garantie est calculée sur le total TTC après l’application des postes complémentaires et du calcul de la TVA. 4. Précisez éventuellement le mode de règlement prévu. Si vous aviez attribué un mode de règlement au devis d'origine, ce mode est automatiquement repris. Sinon il correspond à celui précisé dans la fiche du client. Les échéances présentent le calcul automatique du montant des échéances en fonction du calcul associé au mode de règlement. Le montant des échéances est obtenu à l'aide du net à payer duquel est déduit la retenue de garantie éventuelle. Vous pouvez dans tous les cas modifier les montants calculés. 5. Cochez la case Exclure de toute relance si le montant restant ne sera pas payé. Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40. 36  Vous pouvez constater que seuls les éléments avancés sont facturés. Les saisies se réalisent en cumulé et l’application se charge de calculer la différence de manière à ne pas provoquer de refacturation. Saisie des factures d’avancement Pour réaliser les factures d’avancement suivantes, vous devez transférer la facture précédente en facture d’avancement suivante. 1. Activez le menu VENTES, commande FACTURES CLIENTS. 2. Sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton [Transfert]. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. 4. Saisissez cette facture d’avancement de la même façon qu’une facture de travaux. Voir Saisie d’une facture de travaux, page 33. 37 Préparation d’une facture directe et d’un avoir  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Créez une facture directe Dans le cas d’une vente de fournitures ou de la réalisation de petits travaux, il n’est pas nécessaire de créer préalablement un devis. Par exemple, un peintre vend des pots de peinture au particulier, il saisie alors une simple facture. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton . 2. Vérifiez que le type Facture directe est bien sélectionné.  Pour plus de détails sur la création d’une facture directe, reportez-vous à l’aide, accessible depuis le menu ?. Créez un avoir Il est possible de procéder à l’établissement d’un avoir destiné à diminuer la dette du client. L’avoir s’enregistre comptablement dans le sens inverse d’une facture classique : il n’est donc pas nécessaire de saisir des montants ou quantités négatives. 1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le type Avoir.  Pour plus de détails sur la création d’un avoir, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 38 Règlements clients  Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS Chaque facture peut faire l’objet de l’enregistrement du règlement correspondant. Une facture peut être réglée en intégralité en un seul règlement ou bien en plusieurs règlements partiels. 1. Ouvrez la facture à régler. 2. Dans le pied de la facture, cliquez sur l’icône . La fenêtre suivante s’affiche :  Vous pouvez passer par l’Intuiciel, icône Enregistrer un règlement client. La fenêtre de règlement s’ouvre directement. Vous devez renseigner en plus le client et la facture afin que le logiciel récupère les montants à régler. Le net à payer de la facture. C’est dans cette zone que vous saisissez un montant de règlement partiel à la place du montant proposé. Enregistre le règlement 39 Relances clients  Menu COMPTABILITÉ - commande RELANCE CLIENT L'édition des relances permet de générer automatiquement des lettres de relance ou une liste de clients à relancer accompagnée de leurs numéros de fax, téléphone, etc. Le logiciel va relancer les échéances non réglées à la date de l'édition et correspondant aux critères de filtre définis. Afin d'éviter de relancer un client pour quelques euros, il peut être utile de renseigner le montant minimum de relance. Toutes les échéances non soldées et inférieures à ce montant ne figureront pas dans la liste des relances. Sélectionnez les critères de filtre Indiquez les critères d’impression 40 Les éditions des documents de ventes  L’édition des documents des ventes est accessible à partir : • du menu VENTES, commande ÉDITIONS DE DOCUMENTS, • de la liste du document, • du corps ou du pied du document. Lorsque vous demandez une impression, une fenêtre s’affiche : 1. Choisissez le type de sortie de cette édition (aperçu avant impression, sortie directe sur l’imprimante, envoi d’un Email, etc.). 2. Sélectionnez le modèle d’édition paramétrable sur lequel vous vous basez. Préparation d’une commande fournisseur  Menu COMMANDES - commande COMMANDES FOURNISSEURS ou COMMANDES AUTOMATIQUES Les commandes fournisseurs constituent les documents de base dans le cycle des achats de fourniture. Vous avez deux méthodes pour saisir une commande fournisseur : • saisie manuelle : vous saisissez et sélectionnez vous-même les articles à commander. • saisie automatique : vous générez des commandes en fonction des besoins d’un chantier à partir du devis. Les commandes fournisseurs se divisent en deux parties : l’en-tête/corps et le pied.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 41 Transferts en comptabilité et statistiques Transfert comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande TRANSFERT COMPTABILITÉ Cette commande permet de transférer des factures vers le journal de ventes et de trésorerie. Un fichier contenant vos écritures sera alors généré en fonction des paramètres préalablement définis dans le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ. Voir Les paramètres comptables, page 15. A l’appel de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Renseignez la période des écritures à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un aperçu des écritures de vente sous forme de tableau est affiché avant que celles-ci ne soient transférées définitivement dans Ciel Compta. Il est alors possible de contrôler, imprimer, ou envoyer par e-mail la liste des écritures. Le fichier est généré à l’emplacement que vous aviez indiqué dans le paramétrage de la comptabilité. Dans Ciel Compta, vous devez alors importer ce fichier via le menu DIVERS, commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS Statistiques et analyses  Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAL DES DEVIS, JOURNAL DES COMMANDES, JOURNAL DES BONS DE LIVRAISON, JOURNAL DES VENTES Le menu Comptabilité propose des éditions de journaux (pour les devis, commandes, bons de livraison ou factures). Chaque édition présente sur la période que vous indiquez une liste avec le nom du client, n° de document, montant H.T., TVA, T.T.C., acompte, etc. Par ailleurs, vous accédez également à des analyses chiffrées de votre activité dans l’Intuiciel, onglets Tableau de bord et Mes états et statistiques. Voir L’Intuiciel, page 5. Personnalisation du logiciel 45 Les vues et listes Les listes présentent les enregistrements, sous une forme adaptable à chaque utilisateur. Cette forme pourra être enregistrée sous forme de vue. La fenêtre des listes est constituée de six parties principales. Les boutons de gestion de liste Ces boutons vous permettent de gérer les vues, les filtres, les exports et les recherches dans la liste qui est ouverte. La barre de titre Cette barre présente l'intitulé des colonnes présentes dans les listes. Vous pouvez via un clic-droit choisir les colonnes à présenter, leur ordre d'apparition ainsi qu’afficher le total des colonnes numériques. Cette barre permet de classer les enregistrements en prenant comme critère une des colonnes. Cette colonne sera marquée par une flèche. Ajouter des colonnes dans une liste 1. Positionnez votre souris sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les noms des colonnes à insérer. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Permet d’accéder à d’autres vues, à la modification et gestion des vues, cette dernière fonction permettant en autre de créer une vue. Permet de créer des filtres de recherche, d’activer un filtre sur la vue en cours. Permet d’exporter la liste dans un document Word, Excel, etc. Permet de rechercher dans tous les champs, sur des phonèmes, des caractères, etc. 46 Le corps de la fenêtre Composé de colonnes, il présente un enregistrement par ligne. La ligne sélectionnée est caractérisée par un encadré rouge. La barre d’autofiltre Les autofiltres facilitent la gestion des volumes de données importants. L'icône située à droite des en-têtes de colonne permet d’activer les autofiltres. Une ligne s’affiche en dessous des en-têtes des colonnes sur laquelle vous pouvez saisir ou sélectionner les critères d’extraction. Le résultat est alors immédiat. La barre des tâches Située en bas de la fenêtre, elle peut être composée de six éléments, décrits ci-dessous. Nombre total d’éléments de la liste Nombre d’éléments sélectionnés dans la liste Annule la sélection en cours Modifie la hauteur des lignes Augmente la taille de la police Diminue la taille de la police 47 Paramétrage des éditions  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE ÉDITIONS Cette commande permet de personnaliser entièrement la présentation de tous les documents édités par le logiciel. Vous pouvez ainsi modifier les polices de caractères, déplacer les informations fixes et variables, insérer des images... Il est possible de consulter et modifier un paramétrage existant ou bien de créer un nouveau paramétrage. 1. Pour accéder à un paramétrage, développez le dossier associé, par exemple Fichiers pour les éditions des articles, clients ou fournisseurs. 2. Sélectionnez à droite de la fenêtre un paramétrage et cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche avec les éléments composant l’édition. Le menu PARAMÉTRAGES permet alors d’ouvrir un autre paramétrage, de quitter la fenêtre, etc. Au moment de l'édition, le logiciel proposera d'utiliser l'un de ces formats ("paramétrage par défaut") et éventuellement de choisir votre propre paramétrage, selon le type de document que vous souhaiterez obtenir. 48 Configuration imprimante et e-mail Imprimante  Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE IMPRIMANTES Cette commande permet de sélectionner et de configurer l'imprimante que vous utilisez.  Les imprimantes ont été paramétrées dans le panneau de configuration de Windows. E-mail  Menu UTILITAIRES - commande CONFIGURATION DE SERVICES - MESSAGERIE Vous pouvez envoyer des e-mails à vos clients, fournisseurs à partir de Ciel Devis Factures du bâtiment.  Seules les applications de messageries Microsoft Outlook, Outlook Express et Windows Mail sont compatibles pour la réalisation d’envoi de mails à partir de votre logiciel. Pour pouvoir envoyer des e-mails à partir de votre logiciel, vous devez sélectionner le gestionnaire de messagerie installé sur votre ordinateur : • Service Outlook : permet de gérer l’envoi de Mail avec Microsoft Outlook. • Service MAPI : permet de gérer l’envoi de Mail avec Outlook Express ou Windows Mail (Vista). Une fois le gestionnaire de messagerie choisi, votre logiciel est relancé. Ensuite, vous devez redémarrer votre ordinateur avant d’utiliser l’envoi par e-mail dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur l’envoi d’email, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ? (ou touche F1). Autres traitements 51 Sauvegarde et restauration  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION • La sauvegarde permet de réaliser une copie de votre dossier. Vous pouvez choisir l’emplacement où sera stockée la copie. Lorsque l’option Compression des données est cochée, la copie est au format zip. • La restauration n’est à utiliser que lorsque vous avez un problème sur votre dossier tel que des données corrompues. Elle permet de remplacer les informations de votre société par celles de la sauvegarde. L’option Mode sécurisé permet au logiciel de vérifier l'intégrité des données avant de réaliser la restauration. Vous êtes ainsi assuré de ne pas remplacer les données actuelles par des données corrompues. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - ESAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne. Import des données  Menu UTILITAIRES - commande IMPORT Cette commande permet de récupérer des données en provenance d'autres applications (articles, clients, fournisseurs, tarifs fournisseurs, famille articles). Par exemple, il peut s'agir d'un fichier réalisé dans Excel et enregistré au format CSV, ou bien d’un fichier texte fourni par un grossiste. Le format du fichier à importer est automatiquement reconnu par le logiciel. Trois formats peuvent être détectés en fonction de l'extension du fichier : • ACCESS (extensions MDB), • DBase III ou IV (extensions DBF), • ASCII (autre).  Pour plus de détails sur la procédure d’import, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. 52 Interface des bibliothèques  Menu UTILITAIRES - commande INTERFACE BIBLIOTHÈQUES - GROSSISTES Vous disposez d’une bibliothèque qui permet d’intégrer les fichiers des tarifs des grossistes. Ces fichiers de tarifs contiennent généralement des fournitures.  Vous accédez également à l’import des tarifs fournisseurs par l’Intuiciel. Lorsque vous activez cette commande, une liste de grossistes est proposée. 1. Sélectionnez le grossiste qui vous a fourni un catalogue de tarifs. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Une fenêtre s’affiche. Celle-ci peut varier selon le grossiste mais le principe reste le même. 3. Saisissez éventuellement le préfixe à ajouter au code des articles lors de l'intégration. Ceci permet de clairement les distinguer des autres articles. Exemple Pour les articles MERLIN GERIN vous pouvez par exemple utiliser le préfixe MER. L'article ZZB2 sera alors intégré avec le code MERZZB2. 4. Dans la zone Fournisseur associé, indiquez le code d'un fournisseur. Si les articles n’existent pas, ceux-ci sont créés et rattachés à ce fournisseur. Par contre, si les articles existent déjà pour ce fournisseur, leurs tarifs sont mis à jour. Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, c'est le fournisseur Origine qui sera sélectionné.  Le fournisseur Origine n'est pas à proprement parler un fournisseur (il ne possède pas de code et ne fait donc pas partie de votre bibliothèque fournisseurs). Les articles nouvellement importés ne seront alors rattachés à aucun fournisseur et les tarifs fournisseurs de ceux déjà existants ne seront pas remis à jour. 53 5. Dans la zone Par défaut, indiquez Oui pour que le fournisseur spécifié dans la zone Code devienne le fournisseur par défaut des articles. Leur déboursé sera alors directement lié au prix d'achat net pratiqué par ce même fournisseur. 6. Saisissez ou modifiez les valeurs à appliquer aux articles, à savoir : • le taux de frais généraux qui est appliqué au prix d'achat net afin de calculer le prix de revient. • le taux de bénéfice qui est appliqué au prix de revient afin de calculer le prix de vente. • le coefficient qui est appliqué au déboursé afin de calculer le prix de vente. Par défaut le coefficient multiplicateur est égal à : 1 + (taux de frais généraux × taux de bénéfice). 7. Cochez la case Appliquer le prix public au prix de vente si vous voulez que le prix de vente devient égal au prix d'achat public tel qu'il est pratiqué par le fournisseur (il s'agit du prix hors remise éventuelle). Les zones Bénéfice et Coef. multiplicateur ne sont alors plus actives. 8. Saisissez ou modifiez le chemin du répertoire dans lequel est stocké le fichier des tarifs. 9. Cliquez sur le bouton [Valider]. 54 Réorganisation  Menu UTILITAIRES - commande RÉORGANISATION Cette commande permet d’alléger la base de données de Ciel Devis Factures du bâtiment mais aussi de réparer les bases endommagées, de gérer les évolutions de version afin de bénéficier des dernières fonctions de votre logiciel. En effet, la réorganisation contrôle les champs et en cas d’absence, ceux-ci sont ajoutés. La réorganisation se présente sous la forme d'un assistant permettant de choisir le mode (simple ou avancé) et les opérations à réaliser. Cette réorganisation « à la carte » répond ainsi à vos besoins et habitudes de travail.  Pour plus de détails sur la réorganisation, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?. Purges  Menu UTILITAIRES - commande PURGES Ce traitement consiste à supprimer les documents commerciaux qui ne vous sont plus utiles, jusqu'à une date donnée. Le logiciel vous permet de choisir les documents commerciaux à purger : devis, commandes client, bons de livraison, factures client, factures d'acompte, commandes fournisseurs.  Par sécurité, il est impossible de réaliser une purge si vous n’avez pas procédé à l’archivage annuel, accessible par le menu UTILITAIRES, ARCHIVAGE DES DONNÉES puis LANCEMENT. 55 Index A Article créer 17 famille 13 mettre à jour les tarifs 19 mise en sommeil 19 modifier 18 Avoir 37 B Bibliothèques 52 C Clients créer 20 règlements 38 relance 39 Commande fournisseur 40 Comptabilité paramètres 15 transfert 41 Configuration e-mail 48 imprimante 48 D Devis préparer 25 transférer en facture 32 Documents externes 18 Dossier créer 9 paramétrer 13 E Edition documents de ventes 40 paramètres 47 statistiques et analyses 41 eSauvegarde 51 F Facture avancement 29 directe 37 travaux 29 Familles d’articles 13 Fournisseurs commande 40 créer 21 I Import 51 Intuiciel 5 L Listes et vues 45 M Modes de règlement 14 P Paramètres comptabilité 15 dossier 13 Préférences 11 Purge 54 R Renseignements société 10 Réorganisation 54 Restauration 51 56 S Sauvegarde 51 Statistiques et analyses 41 T Textes standards 22 Transferts en comptabilité 41 TVA 14 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels sur nos produits (Aide, manuel...), nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75 834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 Vos coordonnées Nom de la société : ......................................... Code client : ............................................ Utilisateur : .................................................... Fonction : ............................................... Adresse : ........................................................................................................................ Code postal : .................................................. Ville : ...................................................... Tél. : .............................................................. Fax : ...................................................... e.mail : ........................................................................................................................... Les sources d’informations produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? Pourquoi ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Y a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucun support de documentation ? Si oui, laquelle ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Source d’information Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Dépliant d’installation Manuel de découverte Aide intégrée  Le manuel de découverte Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans ce manuel ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... A votre avis, y a-t-il des informations dans ce manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... L’aide Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans l’aide ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... À votre avis, y a-t-il des informations dans l’aide qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Suggestions et commentaires ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Copyright Ciel 2011 Manuel de découverte Ciel Devis Factures du bâtiment - MAN WDFB - v 9.0 - 01.10 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 3 Go de Ram. • 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 19 Créer votre dossier ..........................................................................20 Contrôler et modifier le plan de paye ..................................................25 La reprise de paye (reprise de cumuls) ...............................................31 Créer les fiches des salariés ..............................................................33 Création des bulletins et traitements................................................ 39 Établir des premiers bulletins de paye.................................................40 Valider les bulletins de la période .......................................................43 Effectuer le paiement des salaires ......................................................45 Transférer l’écriture de paye en comptabilité .......................................47 A propos de la règle des cumuls.........................................................50 Les impressions................................................................................ 53 Principes généraux des impressions....................................................54 Les éditions mensuelles et trimestrielles..............................................57 Traitements de fin d’année ............................................................... 62 La dernière paye de l’année...............................................................63 La déclaration annuelle des données sociales .......................................64 La clôture du dossier ........................................................................65 Gestion des dossiers......................................................................... 66 La gestion des utilisateurs .................................................................67 La sauvegarde .................................................................................68 La restauration ................................................................................70 Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment...... 71 La gestion de temps .........................................................................72 La gestion automatique des IJSS........................................................74 Les services ....................................................................................76 Les éditions administratives ..............................................................77 Le récapitulatif des salaires ...............................................................80 Le générateur de documents .............................................................81 Les éditions chaînées........................................................................82 Personnalisation des fiches salarié......................................................83 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) ................84 Assistant de cotisation ......................................................................85 L’archivage d’un dossier....................................................................86 La gestion analytique .......................................................................87 Import Ciel Bâtiment ........................................................................89 Etat préparatoire DADS CI-BTP ..........................................................91 Index................................................................................................ 92 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. La formation Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour la consulter, activez la commande FORMATION FLASH du menu ? (AIDE). La formation est lancée sur une page internet, sur le site Ciel.com. Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 8 Prise en main Naviguer dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de référence Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créer votre dossier, page 20. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement. Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Etablir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. Attention ! Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. 10 Prise en main Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Attention ! N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Attention ! Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. 11 Prise en main Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.  Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par points. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. 12 Prise en main Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Etablissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Editez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) 13 Prise en main Entraînez-vous Lancer votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, 2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.  Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Ouvrir le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel 15 Prise en main L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). 16 Prise en main • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au manuel de référence - Menu États. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Choisir un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.  Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. 17 Prise en main Consulter un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin en euros avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. BD FG ABCE 18 Prise en main Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES). Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Quitter le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier 20 Créer votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.  Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].  Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. 21 L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.) 2. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.  Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous ne récupérez pas les informations saisies lors de votre référencement, vous devez renseigner les zones suivantes : 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.  Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). 22 7. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.  Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. 23 Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10.Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11.Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13.Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14.Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. 24 Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.  Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.  Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2012, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/ 12 qui est 3031 et le SMIC horaire au 01/01/12 à savoir 9.22. 25 Contrôler et modifier le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables  Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.  Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. 26 Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.  Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. 27 Les rubriques  Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.  Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].  Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. SBASE Salaire de base R702 Absence pour conges payes R703 Indemnites pour conges R100 Prime d'anciennete = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement carte orange R651 Indemnites kilometriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte = SNET Net a payer 28 Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue).  Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. 29 Les cotisations salariales et patronales  Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créer les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. 30 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation C120ZF1 Maladie Mater. Décès veu. ZF est comprise entre 0 et 99999999. La partie Condition d'application se présente alors sous la forme suivante : L’onglet D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 58. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarer la convention collective à laquelle est rattachée la société  Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.  Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS). 31 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créer les fiches des salariés, page 33. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créer les profils correspondants, page 34. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. 32 Seconde méthode  Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établir des premiers bulletins de paye, page 40. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.  Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD présent qu'au mois de janvier). 33 Créer les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recenser les différentes catégories de salariés et de services Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créer une fiche pour chaque salarié, page 35. Gérer les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. 34 Créer les profils correspondants  Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Insère, dans le profil une ligne vierge audessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sé- lectionnée. 35 Créer une fiche pour chaque salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur l’icône [Créer] de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil/Adr., renseignez l'état civil du salarié. 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Les paramètres de Gestion du temps ne sont pas disponibles dans Ciel Paye. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. 36 Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.  Pour plus de détails sur les tests des minimas sociaux, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés/DIF, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. 37 Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société.  Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.  Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet IP.  Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Dupliquer une fiche salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. 38 Imprimer la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :  Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur l’icône [Imprimer] de la barre d’actions. Création des bulletins et traitements 40 Établir des premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin  Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.  Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisir la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.  Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. 41 Choisir le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié. Choisir la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. 42 Saisir les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.  Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juillet 2012 du 01/07/2012 au 31/07/2012. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajouter une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 25.  Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie. Supprimer une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacer une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablir le paramétrage original Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 3. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].  Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 4. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].  Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. 43 Valider les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 44 Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. 45 Effectuer le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créer les comptes bancaires  Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.  Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. 46 Éditer l'état des paiements  Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. Transférer les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 3. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immé- diat, Etebac 3 différé, e-mail. 4. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par l'icône Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé- rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). 47 Transférer l’écriture de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de paye de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisir les comptes de comptabilité générale Pour que l'écriture de paye soit correctement générée, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. 48 Générer l'écriture comptable Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 3. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur le bouton [OK]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, l'indication OUI dans la colonne Comptabilisé indique que l'écriture comptable a été générée pour la période concernée. Transférer l'écriture comptable Vous venez de générer votre écriture comptable. Vous pouvez maintenant effectuer le transfert de cette écriture vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton [Sélection d'un répertoire] pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer l'écriture. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau l’écriture comptable pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un précédent transfert. La partie « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques 49 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Format Ximport : ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT • Ciel Compta Dos. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver l'écriture comptable de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur une disquette. Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Ce fichier XIMPORT.TXT comporte une colonne servant à identifier la monnaie d'origine : • o : la monnaie d'origine est l'euro ; les montants sont exportés en francs, puis seront convertis en euros dans un dossier comptable géré en euros. • n : la monnaie d'origine est le franc ; les montants sont exportés en francs. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter votre écriture de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Après avoir réalisé un transfert de l'écriture de paye en comptabilité et après avoir vérifier les écritures ainsi générées, vous pourrez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Une écriture de paye est alors générée d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures de paye est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générer l'écriture comptable, page 48. 50 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 2 946 € au 01/01/2011. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 500 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 500 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 480 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 500 € + 480 €) - 2 946 € = 34 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 2 946 sera modifiée par 2 980 dans le bulletin selon la formule suivante : Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 7 980 € - 5 000 € = 2 980 € 51 Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1910 euros au mois de mai. Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 17 390 € - 14 730 € = 2 660 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 14 730 € - 10 480 € = 4 250 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 4 410 € - 4 250 € = 160 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 500 € 2 500 € 2 946 € 2 500 € 2 500 € Février 2 500 € 5 000 € 5 892 € 2 500 € 5 000 € Mars 2 980 € 7 980 € 8 838 € 2 980 € 7 980 € Avril 2 500 € 10 480 € 11 784 € 2 500 € 10 480 € Mai 4 410 € 14 890 € 14 730 € 4 250 € 14 730 € Juin 2 500 € 17 390 € 17 676 € 2 660 € 17 390 € 52 Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 160 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifier les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 29.  Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Les impressions 54 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurer une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. 55 Choisir une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.  Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Demander l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur l’icône Aperçu . Demander l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur l'icône . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifier l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supé- rieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.  La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. 56 Enregistrer un aperçu au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyer par e-mail un état au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Imprimer l'état, la liste ou le document sur papier  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.  Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. 57 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye  Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye  Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumé- rique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. 58 Les déclarations aux organismes sociaux  Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé. Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.  Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. 59 Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social.  Consultez le Manuel de référence, Menu Etats, Etat préparatoire DUCS. 60 L’assistant EDI Ducs  Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.  L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDéclaration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse E-mail. 5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. 61 Réduction sur les bas salaires  Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales  Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.  Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT  Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. L’accès à cet état est différent dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment mais le principe reste identique.  Pour plus de précisions, reportez-vous au paragraphe “Attestation Pôle Emploi”, page 77. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. Traitements de fin d’année 63 Traitements de fin d’année La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 50. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64. 64 Traitements de fin d’année La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU. Etat préparatoire DADS  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.  Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire D.A.D.S. Créer une DADSU  Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Cet assistant vous propose également d’effectuer un contrôle de cohérence afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration  Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADSU. 65 Traitements de fin d’année La clôture du dossier  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.  L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.  Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers 67 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou nonmaîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créer, Modifier ou Détruire les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.  Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. 68 La sauvegarde La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Sauvegarde de vos données sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED). 69 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.  Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Sauvegarde de vos données en ligne  Menu DOSSIER - commande E-SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, • la réalisation d'une sauvegarde en ligne.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, e-Sauvegarde. 70 La restauration  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectezle à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer.  Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur l'icône .  La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegarder une archive, page 86. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Les fonctionnalités de Ciel Paye Évolution et Ciel Paye Bâtiment 72 La gestion de temps Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS  Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de suractivités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Attention ! Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. 73 Concevez vos plannings prévisionnels annuels  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Déterminez les différentes natures d'écarts possibles  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Rattachez un modèle de planning à un salarié  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.  Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 74 La gestion automatique des IJSS Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).  La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Paramétrage des IJSS  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net.  Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 75 Dans le bulletin  Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.  Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 74.  Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.  Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. 76 Les services Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 72. 77 Les éditions administratives Attestation Pôle Emploi  Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente : • Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.  Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. 78 Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel). 8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail). • Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. • Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 10.Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complé- tez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E. S'il s'agit d'une DUE Papier... 2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. 79 DUE EDI uniquement 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé- rencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.  Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 80 Le récapitulatif des salaires Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Pour des informations détaillées sur l’état récapitulatif des salaires, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 81 Le générateur de documents Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.  Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créer un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrir un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 2. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimer un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquer un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importer / exporter un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.  Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 82 Les éditions chaînées Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ÉTATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimer un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consulter les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez.  Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 83 Personnalisation des fiches salarié Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrir la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.  Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. 84 Générer des écritures comptables (Zone Ecritures à générer) Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. Pour cela, à partir du JOURNAL COMPTABLE, faites un clic-droit et activez la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. Zone Ecritures à générer 1. Précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée l'écriture de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 2. Validez la génération de l'écriture en cliquant sur [Ok].  Toutes les lignes de l'écriture sont alors présentées. A ce stade, il ne vous est pas possible de les modifier. 85 Assistant de cotisation Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. 86 L’archivage d’un dossier Uniquement dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Archiver un dossier  Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.  Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consulter une archive  Menu DOSSIER – commande OUVRIR Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegarder une archive  Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimer une archive  Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression.  Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. 87 La gestion analytique Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques  Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés  Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique] Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye  Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. 88 Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.  Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Dans les écritures comptables  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER LES ÉCRITURES COMPTABLES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. 89 Import Ciel Bâtiment Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.  Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. 90 Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. 91 Etat préparatoire DADS CI-BTP Uniquement dans Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - COMMANDE ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. 92 Index A Analytique 87 Aperçu avant impression 55 bulletin au format PDF 55 état 55 liste ou document 55 Assistant clôture de dossier 65 création d’un bulletin 40 création de dossier 21 entrée d’un salarié 33 sortie d’un salarié 33 Attestation ASSEDIC 61, 77 Attestation de salaire Maladie 77 B Bulletins assistant Top Bulletin 40 calculer à l’envers 43 établir le premier bulletin 39 valider 43 C Caisses 29 Charges à payer par caisse 58 Clôture assistant Top Clôture 65 Congés 22, 36 Convention collective 30 Cotisations 29 D DADS 63 Déclaration Unique d'Embauche 78 DIF (Droit Individuel à la Formation) 37 Documentation 7 Documents administratifs 77 Dossier assistant Top Départ 21 clôturer 65 créer 20 paramètres généraux 22 modèle de paye 23 restaurer 70 sauvegarder 68 E Ecriture comptable 47 Editions fin d’année 63 Etats attestation ASSEDIC 61, 77 charges à payer par caisse 58 congés payés et RTT 61 DADS 63 journal de paye 57 livre de paye 57 provisions pour congés payés 63 réductions cotisations patronales 61 Exemple bulletin de salaire 17 société 13 G Gestion de temps 72 bordereau de saisie 73 bordereau de saisie Excel 73 feuille de temps 73 natures d’écarts 73 planning hebdomadaires 72 planning salariés 73 plannings annuels 73 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment - MAN_WP - V19.0 /12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel I IJSS gestion automatique 74 paramétrage 74 Import Ciel Bâtiment 89 Impressions aperçu avant impression 55 imprimante 54 types 54 Imprimante choisir 55 configurer 54 Intuiciel 14 J Journal de paye 57 L Livre de paye 57 N Natures d’écarts 73 P Paiement état 46 ordres de virement 46 Paramètres généraux 22 modèle de paye 23 Paye inversée 43 Profils 34 R Réductions cotisations patronales 61 Règle des cumuls 50 conditions d’application 52 principe 50 régularisation automatique 29, 63 Restaurer un dossier 70 Rubriques 27 S Salariés 31 assistant d’entrée 33 assistant de sortie 33 créer une fiche 35 profil 34 Sauvegarde en ligne 69 sur support 68 Services 76 T Tranches 29 Transfert écriture comptable 47 ordres de virement 46 Treizième mois 63 U Utilisateurs 67 V Validation groupée 49 Variables 25 globales 25 salariés 26 Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement, • le dépliant d’installation. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 1Go de Ram. • 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office Word). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser les fonctions réseaux • Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou plus, et protocole TCP/IP installé (réseau câblé local). • Plateforme Windows obligatoire. • Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus d'une session en mode TSE). Pour utiliser directDéclaration • 1Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Une connexion internet via modem ADSL. Pour utiliser Ciel e-Commerce • 512 Mo de Ram. • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Une connexion internet via : Numéris, ADSL, câble ou ligne spécialisée. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 6 Documentation ..................................................................................7 Démarrez votre logiciel .......................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 17 Créez un dossier ..............................................................................18 Les paramètres du dossier ................................................................23 Gestion commerciale ........................................................................ 36 Créez les données de base ................................................................37 Saisissez les pièces clients ................................................................56 Saisissez les pièces fournisseurs ........................................................76 Gestion de production.......................................................................77 Commandes des articles en rupture....................................................78 Gestion des stocks multi-dépôts.........................................................79 Comptabilité ..................................................................................... 81 Créez et modifiez le plan de comptes ..................................................83 Créez les journaux ...........................................................................87 Créez vos chéquiers et vos RIB ..........................................................89 Préparez une comptabilité analytique..................................................91 Saisissez les écritures comptables ......................................................93 Le brouillard.................................................................................. 107 Rapprochez une facture et son règlement.......................................... 109 Rapprochez des écritures avec la banque .......................................... 110 Pointez des écritures ...................................................................... 111 Annulez une écriture validée............................................................ 112 Gérez la trésorerie prévisionnelle ..................................................... 114 Les états......................................................................................... 116 Les différents types d’état ............................................................... 117 La liste des états disponibles ........................................................... 119 L’imprimante ................................................................................. 120 Les états pilotés ............................................................................ 121 Traitements de fin d’année ............................................................. 122 L’assistant Top Clôture ................................................................... 123 La régulation des stocks ................................................................. 124 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................. 125 Importez et exportez des données ................................................... 128 La sauvegarde ............................................................................... 135 La restauration .............................................................................. 137 Index.............................................................................................. 139 Prise en main 7 Prise en main Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Le manuel de référence Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE. Naviguez dans le manuel de référence Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Pour imprimer le manuel de référence électronique Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence ou l’aide. 8 Prise en main Démarrez votre logiciel Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation. Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel : • Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur. • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉ- GRALE. Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous : Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. 9 Prise en main Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 37 Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 81 Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). 10 Prise en main Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : 1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Article s’affiche. 2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. 3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].  Pour plus d’informations sur la saisie d’un article Voir Les articles, page 43 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. 1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. 2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Transformez un devis en facture Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture. 1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 11 Prise en main Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits) • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. 12 Prise en main Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. 13 Prise en main Entraînez-vous Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple. 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil. 2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc. Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. 14 Prise en main La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...) La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel 15 Prise en main • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE. L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions . L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique. Personnaliser Mon Bureau Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 16 Prise en main Trouvtoo©  Barre d’actions - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Création et mise en place d’un dossier 18 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. 4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00. Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00. Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00. 19 Création et mise en place d’un dossier • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. 20 Création et mise en place d’un dossier Assistant Top Départ  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Étape : paramètres du dossier  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK]. Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Étape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Étape : raison sociale 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. Attention ! Vous ne pourrez plus modifier ces paramètres une fois que votre dossier sera créé. 21 Création et mise en place d’un dossier 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des socié- tés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Étape : coordonnées et paramètres 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie. Étape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 23  Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Étape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom . Étape : options de démarrage 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier 22 Création et mise en place d’un dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 23 Création et mise en place d’un dossier Les paramètres du dossier Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expertcomptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape : raison sociale, page 20 et Voir Étape : coordonnées et paramètres, page 21  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax). 24 Création et mise en place d’un dossier  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ 25 Création et mise en place d’un dossier Onglet Paramètres 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. 2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. 3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. 4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur. 2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 26 Création et mise en place d’un dossier Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes. Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • la longueur des comptes et des codes analytiques • les caractères autorisés • les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiez-les si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Onglet Synchro compta Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la Synchro compta. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la diffé- rence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. (Uniquement en mode Synchro compta + ) Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (Uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste . Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert. Ensuite, Sage Expert transfère vos écritures à votre expert-comptable. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expertcomptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. 28 Création et mise en place d’un dossier 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur [OK]. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. 29 Création et mise en place d’un dossier Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale. 5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 2. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé- rations imposables. Onglet Téléprocédure TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. 2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA. 3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. 30 Création et mise en place d’un dossier Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante. 6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. 7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 31 Création et mise en place d’un dossier Globales 1. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • les nomenclatures. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc. • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • Les Gammes : gestion de gammes de produits. • les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise. Stocks 2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. Générer les écritures de stock final à partir du Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Gestion des clients • Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. • Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Onglet Valeurs par défaut Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales. 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. 32 Création et mise en place d’un dossier Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne précisez pas de code article. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.  Ces deux codes sont obligatoires. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code lors de vos saisies. 6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors de vos saisies. Onglet Alertes Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique. • Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. • Article bloqué. • Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte. • Client/Fournisseur bloqué. • Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé. • Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. 33 Création et mise en place d’un dossier Autres • Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel. • Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée. Articles Si vous cochez la case : • Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. • Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.  Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées. Représentants Si vous cochez la case : • Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. • Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Onglet Etats Nombre d’exemplaire L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la fiche client. Mentions NRE La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. 7. Dans la zone Pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. 8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Escompte en cas de paiement anticipé. 9. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 34 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. 1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. 35 Création et mise en place d’un dossier Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS 1. Cochez l’option Proratiserles dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement. 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. 4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs]. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone. Gestion commerciale 37 Gestion commerciale Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566). 38 Gestion commerciale  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). 39 Gestion commerciale  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et promotions. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. 40 Gestion commerciale Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de l’entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). 41 Gestion commerciale Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. 42 Gestion commerciale Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles. 43 Gestion commerciale  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. 44 Gestion commerciale 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Informations stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 30. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supérieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. 45 Gestion commerciale Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. 46 Gestion commerciale d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . 47 Gestion commerciale Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet N° de série / lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. 48 Gestion commerciale 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 30. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10.Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11.Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. 49 Gestion commerciale 12.Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 13.Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 14.Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. 50 Gestion commerciale Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. 51 Gestion commerciale Onglet Adresses 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client. 3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 52 Gestion commerciale 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. 53 Gestion commerciale Onglet Relations Client La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Onglet Banque 10.Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 11. Indiquez la Domiciliation de la banque.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 12.Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 13.La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client. 14.Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 15.Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la réfé- rence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton . Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.  Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement. Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 54 Gestion commerciale Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 55 Gestion commerciale 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. 10.Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever]. 11.La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 12.Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 13.Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 56 Gestion commerciale Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE). Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. 57 Gestion commerciale La saisie document Uniquement pour les pièces de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 58 Gestion commerciale Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. L’assistant Top Facture  Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 59 Gestion commerciale 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 60 Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 66 Liste des pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. 60 Gestion commerciale Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 57 • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut). 61 Gestion commerciale  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. 62 Gestion commerciale 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numé- ros de sortie ou d’entrée de stock. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. 63 Gestion commerciale Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Copier l'adresse 3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Contact 5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. 64 Gestion commerciale Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. 65 Gestion commerciale Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. 66 Gestion commerciale Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 58  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture 67 Gestion commerciale Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination. Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande 68 Gestion commerciale  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception 69 Gestion commerciale Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précédent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. 70 Gestion commerciale Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 71 Gestion commerciale Les règlements  Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 72 Gestion commerciale 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. 73 Gestion commerciale Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. 74 Gestion commerciale Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Echéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. 75 Gestion commerciale Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. 76 Gestion commerciale Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés. 77 Gestion commerciale Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. 78 Gestion commerciale Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est infé- rieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses email doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. 79 Gestion commerciale Gestion des stocks multi-dépôts Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt  Menu GESTION - commande ARTICLES Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. 80 Gestion commerciale Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multidépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Comptabilité 82 Comptabilité Principales étapes de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale. Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Créez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... 83 Comptabilité Créez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle comptable, page 19 Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ. Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Créer un compte Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser. 84 Comptabilité  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. • La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Comptes Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez. Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits • Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. 85 Comptabilité • Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Option disponible dans les compte de type Client • Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs • Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Options disponibles dans un compte de type TVA Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône . 86 Comptabilité Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+]. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. 87 Comptabilité Créez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créez un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. 88 Comptabilité Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. 89 Comptabilité Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande BANQUES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques. Les formats des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 90 Comptabilité 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. 91 Comptabilité Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. 92 Comptabilité Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications en cours de saisie. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. 93 Comptabilité Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 100 Le mode Saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Factures clients rapide • Factures fournisseurs rapide • Encaisser un montant • Régler un montant Le mode Saisie au kilomètre Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le mode Saisie guidée Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Le mode Saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €. 94 Comptabilité Saisie d’une écriture en mode standard  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 24 N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 87 Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adéquat. 95 Comptabilité 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. 96 Comptabilité Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/ analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Soldez l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrez une contrepartie Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérez une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacez une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquez une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. 97 Comptabilité Effacez tout Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Calculez les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 98 Comptabilité Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT. Saisie de la première ligne Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste pré- senté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 99 Comptabilité 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. 100 Comptabilité Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. 101 Comptabilité  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. 102 Comptabilité Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye 103 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). 104 Comptabilité A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. 105 Comptabilité Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. 106 Comptabilité Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. 107 Comptabilité Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 99 Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 108 Comptabilité 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. 109 Comptabilité Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. 110 Comptabilité Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE. Rapprochez des écritures avec la banque  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. 111 Comptabilité Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…). 3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré avec le protocole CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. 112 Comptabilité Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. 113 Comptabilité Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... 114 Comptabilité Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. 115 Comptabilité Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Les états 117 Les états Les différents types d’état Les états articles Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : • Grand-livre, • Balance, • Journaux, • Brouillard, • Déclarations de TVA. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : • Echéancier, • Balance agée, • Encours clients, • Relances clients, • Lettre de pénalités de retard, • Bordereau de remise en banque, etc. 118 Les états Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. 119 Les états La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. 120 Les états L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. 121 Les états Les états pilotés Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord. Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données. Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données. Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.  La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier. Consultation des états pilotés  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories : • la gestion commerciale, • la comptabilité. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche. 1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre. Traitements de fin d’année 123 Traitements de fin d’année L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. 1. Cliquez sur le bouton pour lancer la sauvegarde. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés :  Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture. 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. Attention ! Vous devez obligatoirement valider les écritures et les déclarations de TVA pour pouvoir clôturer l’exercice. Si ce n’est pas le cas, des messages bloquants apparaissent. Vous pouvez alors les valider en cliquant sur les boutons correspondants dans la fenêtre des traitements. 124 Traitements de fin d’année La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. 125 Traitements de fin d’année Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion Intégrale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. 126 Traitements de fin d’année  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des pièces Quels que soient les critères de sélection réalisés, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à l’Archivage des pièces clients. Une fois le traitement terminé, le bouton apparaît coché avec la mention Archivage effectué en dessous. Cliquez de la même manière sur le bouton Archivage des pièces fournisseurs. Sauvegarde et purge des pièces La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. 8. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton . 9. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet. 10.Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 11.Cliquez ensuite sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. 12.Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de : • : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. 127 Traitements de fin d’année Historique archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L’archivage de ces documents est réalisé lors de la purge des pièces ou la clôture de l’exercice. Les documents archivés sont classés par année de clôture. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées. Vous pouvez également consulter votre dossier clôturé en lecture seule uniquement. Pour visualiser ce dossier archivé, double-cliquez sur ce fichier dans la liste.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. 128 Traitements de fin d’année Importez et exportez des données  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance. Paramétrage Coordonnées  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import des écritures. Exemple Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. 129 Traitements de fin d’année Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Il doit avoir la structure suivante : N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. 130 Traitements de fin d’année Exportez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export: • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 131 Traitements de fin d’année 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 132 Traitements de fin d’année  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. 133 Traitements de fin d’année et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant. Exportez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. 134 Traitements de fin d’année La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. 135 Traitements de fin d’année La sauvegarde Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet (voir ci-après). 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. Sauvegarde en ligne Ciel met à votre disposition un système de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, qui permet une protection optimale de vos données en les conservant hors des locaux de l’entreprise. Cette sauvegarde par externalisation représente l’une des meilleures solutions pour un archivage informatique. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 136 Traitements de fin d’année La mise en oeuvre et l’utilisation d’e-Sauvegarde nécessitent Internet Explorer 5.5 ou supérieure ; une connexion Internet ; un logiciel de messagerie ; un abonnement à l’offre Ciel e-Sauvegarde.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (Partie Dossier - SAUVEGARDE/ RESTAURATION - SAUVEGARDE), disponible depuis le menu AIDE. 137 Traitements de fin d’année La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 138 Traitements de fin d’année La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 139 Index A Achats pièces fournisseurs 76 Affaires 54 Afficher détail 69 Analytique 91 Annuler une écriture validée 112 Archivage DGFiP 126 Archivage DGI historique 127 Articles 43 Assistant clôture de dossier 123 de saisie 100 saisie de pièces 58 Avoirs 56 B Balance exporter 133 Barème frais kilométriques 97 Bons de livraison 56 Bons de réception 56 Brouillard 107 valider 107 C Chéquiers 89 Clients 50 Commandes 56 Commandes articles 78 Contrepassation 112 Créer un article 43 un client 50 un fournisseur 39 une nomenclature article 49 D Dépôts 79 Devis / Pro forma 56 Dossier restaurer 137 sauvegarder 135 E Ecritures écritures types 102 en brouillard 99 en simulation 100 enregistrer 99 validées 100 Enregistrer des écritures 99 Escompte 63 Exports balance 133 F Factures 56 d’acompte 70 Familles articles 42 Fin d’exercice 123 Format d’import 89 Fournisseurs 39 Frais kilométriques 97 G Gestion de production 77 I Impressions imprimante 120 J Journaux 87 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - MAN_WGQ - V6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel L Lettrage automatique 109 manuel 110 M Modes de règlement 38 P Paramètres société 23 Pièces commerciales assistant Top facture 58 clients 59 créer 60 décomptabiliser 68 envoyer par e-mail 69 fournisseurs 76 saisie document (ventes) 57 valider 65 Pointage manuel 111 Prospects 54 R Rapprochement bancaire 110 Rapprocher écriture /règlement 109 Réapprovisionner articles 78 Référencement 8 Règlements 71 Régulation des stocks 124 Relevés d’identité bancaire 89 Remise commerciale 62 Représentants 39 Restaurer un dossier 137 Rupture de stock commande 78 S Saisie assistant Top Saisie 100 guidée 98 modes de saisie 93 standard 94 Saisie Document 57 Sauvegarder un dossier 135 Solder 73 Stocks 124 T Tarifs grille de tarifs 46 par famille 38 Top Départ 19 Top facture 58 TPF 38 Transférer une pièce commerciale 66 Trésorerie prévisionnelle 114 TVA 37 non perçue 38 V Valider des écritures 100 le brouillard 107 une pièce commerciale 65 Ventes saisie document 57 Manuel de découverte Ciel Compta Facile Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base et gérer rapidement votre comptabilité. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel, • votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..................................................................................... 7 Documentation ..................................................................................8 Conventions utilisées dans la documentation..........................................................8 Les manuels ......................................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Si vous débutez .................................................................................9 Quelques notions de comptabilité .........................................................................9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier...................................... 10 Entraînez-vous ................................................................................11 Lancez votre logiciel ......................................................................................... 11 Ouvrez le dossier Société Exemple...................................................................... 11 Quittez le logiciel.............................................................................................. 11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 13 Effectuez des recherches Trouvtoo© ................................................................... 16 Besoin d’aide ................................................................................................... 17 Création et mise en place d’un dossier ............................................. 18 Créez votre dossier ..........................................................................19 Choix du mode comptable ................................................................................. 19 Paramètres du dossier ...................................................................................... 20 Créez un dossier via la Synchro compta ..............................................22 Définissez les paramètres de votre dossier ..........................................23 Paramètres Société........................................................................................... 23 Paramètres comptabilité.................................................................................... 24 Paramètres TVA ............................................................................................... 26 Contrôlez et modifiez les éléments de base..........................................30 Le plan de comptes .......................................................................................... 30 Créez un compte .............................................................................................. 31 Les journaux ................................................................................................... 33 Les modes de paiement .................................................................................... 35 Les cahiers ...................................................................................................... 35 La tenue de votre comptabilité ......................................................... 37 Saisissez les écritures comptables ......................................................38 Saisie dans un cahier ........................................................................................ 38 Les écritures d’abonnements.............................................................................. 40 Saisie au kilomètre ........................................................................................... 40 Saisie des A-nouveaux ...................................................................................... 43 Traitements sur les écritures .............................................................45 Consultez les écritures ...................................................................................... 45 Rapprochez des écritures avec votre banque ........................................................ 46 Pointez des écritures......................................................................................... 46 Annulez une écriture validée .............................................................................. 47 Validez le brouillard .......................................................................................... 48 Les états........................................................................................... 50 Les états ........................................................................................51 Grand livre ...................................................................................................... 51 Balance........................................................................................................... 51 Journaux - Centralisateur .................................................................................. 51 Brouillard ........................................................................................................ 52 Déclarations de TVA.......................................................................................... 53 Bilan et Compte de résultat ............................................................................... 53 Traitements ...................................................................................... 54 Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................55 Importez ou exportez des écritures ....................................................57 Paramétrage.................................................................................................... 57 Exportez des écritures ...................................................................................... 58 Importez des écritures ..................................................................................... 60 Gestion des dossiers......................................................................... 62 La sauvegarde / restauration .............................................................63 Sauvegarde sur support .................................................................................... 63 Sauvegarde en ligne ......................................................................................... 63 Restauration .................................................................................................... 64 Index................................................................................................ 66 Prise en main 8 Prise en main Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques: • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient les annexes, et le générateur d’états. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en : • appuyant sur la touche de votre clavier, • activant la commande AIDE du menu ? (AIDE). Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. 9 Prise en main Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. 10 Prise en main Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta Facile. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez et paramétrez votre dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base : plan de comptes, journaux, cahiers Saisissez vos écritures et comparez-les : pointage Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : grandlivre, balance, journaux Imprimez les éditions de fin d’année : bilan et compte de résultat Clôturez l’exercice 11 Prise en main Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA FACILE. La page d’accueil s’affiche. Ouvrez le dossier Société Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. 12 Prise en main La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. Attention ! Ciel Compta Facile dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta Facile dans le mode comptable par défaut (Cahier). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Bouton de fermeture Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Barre de statut Intuiciel Zone de recherche Trouvtoo 13 Prise en main  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez le bureau de votre logiciel, par lequel vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 14. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, le solde de vos comptes de trésorerie ayant été mouvementés, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. 14 Prise en main • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 15. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. 15 Prise en main Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes d’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le paramétrage par défaut 1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton . 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. 16 Prise en main 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes d’affiche. Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. 17 Prise en main Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier 19 Création et mise en place d’un dossier Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta Facile détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta Facile créé un dossier en mode Cahier. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Standard. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Attention ! Si vous choisissez le mode Standard, vous ne pourrez pas convertir votre dossier en mode Cahier. Paramètres du dossier 4. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant].  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Troisième étape : choix du mode comptable 1. Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures : • Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de 21 Création et mise en place d’un dossier chaque client et fournisseur. • Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez uniquement les entrées et sorties de trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Quatrième étape : validation du mode comptable Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre comptabilité : • en mode Créances/dettes : un cahier d'achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements. • en mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Cinquième étape : paramétrages des cahiers Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.  Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Les cahiers”, page 35. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 22 Création et mise en place d’un dossier Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. 23 Création et mise en place d’un dossier Définissez les paramètres de votre dossier Paramètres Société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ 1. Dans la fenêtre Paramètres société, cliquez sur l'onglet correspondant aux données à modifier. Onglet Coordonnées 2. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 3. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Télécopie, adresse e-mail, etc). 4. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. Attention ! Les paramètres se définissent dans votre dossier et non dans la Société Exemple. Vérifiez que votre dossier est bien ouvert. 24 Création et mise en place d’un dossier 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA. La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées pour les éditions que vous effectuez à partir de Ciel Compta Facile. Onglet Compléments 7. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. 8. Précisez l’Activité puis indiquez le nom du Responsable. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire). 9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable. Onglet O.G.A. 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dates 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice. 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. 25 Création et mise en place d’un dossier Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie. Journaux par défaut Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A-nouveaux sont sélectionnés par défaut. Comptes par défaut Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans l'application. 3. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les. Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de celle-ci. Voir Saisie des A-nouveaux, page 43 Réglages comptables Le bouton [Modifier les réglages compta] ouvre une fenêtre : Vous pouvez paramétrer : • La longueur des comptes Cliquez sur les icônes pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes (13 caractères maximum). • Les caractères autorisés Attention ! Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report Anouveau doivent être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données. 26 Création et mise en place d’un dossier Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases correspondantes. • Les racines de classe et de compte Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire. Synchro compta Le bouton [Paramétrer la Synchro compta] ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer la synchronisation de vos données comptables.  Pour plus de détails sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA 1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante. 2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA. 3. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. 27 Création et mise en place d’un dossier et la TVA déductible. • Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 4. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements. Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA). Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 5. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.  Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Compta Facile. 6. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Taux de TVA Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut. • Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). • Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer]. • Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 28 Création et mise en place d’un dossier Onglet Déclaration de TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration. 1. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). 2. La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA. 2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la Direction Générale des Finances Publiques, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 29 Création et mise en place d’un dossier 4. Dans la zone Complément, choisissez l’Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert comptable. 5. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivi d’un à trois chiffres. 6. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu Dossier : • pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. • pour l'expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. 30 Création et mise en place d’un dossier Contrôlez et modifiez les éléments de base Le plan de comptes  Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES Le Plan de comptes regroupe les comptes livrés par défaut dans Ciel Compta Facile conforme au Plan Comptable Général 2010. Ainsi, il comporte l’ensemble des comptes standards. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. 31 Création et mise en place d’un dossier Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Créez des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). 32 Création et mise en place d’un dossier Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Créez un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), une partie supplémentaire, Options TVA, apparaît et vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Créez un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les parties RIB et Import relevé apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 33 Création et mise en place d’un dossier Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Les journaux  Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste. Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux : • AN journal des A-nouveaux. • BQ journal de banque. • HA journal des achats. • OD journal des opérations diverses. • VT journal de ventes. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. 34 Création et mise en place d’un dossier Qu’est-ce qu’un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. 35 Création et mise en place d’un dossier Les modes de paiement  Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT Les modes de paiement les plus couramment utilisés sont automatiquement définis dans votre dossier lorsque vous le créez. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin est, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre. Un mode de paiement se définit par un code, intitulé et type (Chèque, TIP, Virement, etc.) Les cahiers  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie manuelle en comptabilité. Lors de la création de votre dossier, vous avez dû créer vos cahiers comptables. Peut-être que vous n’avez pas fini cette étape, alors nous vous conseillons de vérifier que tous les cahiers qui serviront à saisir vos écritures sont bien créés. • A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche. Pour avoir une meilleure visibilité, vous pouvez réduire la liste. Faites un clic-droit puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Créez un cahier 1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la création de votre cahier. 2. Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. 36 Création et mise en place d’un dossier Création d'un cahier des Ventes / Achats / Dépenses / Recettes  Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des Ventes, des Achats ou d'un cahier des Recettes, des Dépenses est identique. 1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la suite. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Saisissez le nombre de comptes des achats ou des ventes ou des dépenses ou des recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures. 4. Passez à l’étape suivante. Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 5. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, choisissez le compte à utiliser. Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte. 6. Sélectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 8. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Création d'un cahier de Trésorerie 1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. Paramétrage des cahiers  Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier. En ouvrant un modèle de cahier, vous accédez à ses paramètres. Vous pouvez ajouter des comptes, nécessaires à vos saisies d’écritures, afficher ou non des colonnes de votre grille de saisie, changer l’Intitulé des colonnes.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible par le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 38 La tenue de votre comptabilité Saisissez les écritures comptables Dans Ciel Compta Facile, vous disposez de deux type de saisie : • la SAISIE CAHIER : identique à la méthode de saisie manuelle en comptabilité. • la SAISIE KILOMÈTRE : permet de saisir très rapidement une série d’écritures sur un même mois. Celle-ci est particulièrement utile pour saisir des bordereaux de chèques. Saisie dans un cahier  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER 1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir. 2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton [Ouvrir le cahier]. La grille de saisie s'affiche.  Les colonnes de cette grille varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajoutés en création de cahier. Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont : En créances/dettes • Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. • L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le client ou le fournisseur ou le poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement. • Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de tré- sorerie. Son intitulé s'affiche alors automatiquement. • Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un cahier de trésorerie. • Le Libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • Le Montant : Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération seront erronés. 39 La tenue de votre comptabilité Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes selon le type de l'opération : débit ou crédit. • Autre compte et Montant : La colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant. En dépenses/recettes • le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icône. • le libellé : précisez, dans cette colonne, le nom de votre opération. • le mode de paiement : indiquez le mode de paiement utilisé. • le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire. • le montant de l'opération :celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opération. • le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture. • le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée, cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT de la dépense ou recette. • le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. • Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte. Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés. 1. Renseignez les différentes colonnes. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le bouton d’appel de liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner un élément. • Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA. 2. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Calcul des frais kilométriques Si vous devez affecter des frais kilométriques à une opération, à partir de la grille de saisie d’un cahier, dans une cellule de type Montant, faites un clic droit et choisissez la commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. 40 La tenue de votre comptabilité Les écritures d’abonnements  Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER - bouton [Liste des abonnements] Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous saisissez votre écriture qu'une seule fois. L’abonnement se saisie comme une écriture dans un cahier. Voir Saisie dans un cahier, page 38 En plus, vous devez cliquer sur le bouton afin de définir la fréquence de l’opération. L’enregistrement de ces écritures vous sera automatiquement demandé à l’ouverture d’un cahier. Saisie au kilomètre  Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE AU KILOMÈTRE A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie d’une facture  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. 41 La tenue de votre comptabilité Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumé- riques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 34 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée : 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. 43 La tenue de votre comptabilité Opérations sur les lignes d’écritures Enregistrez l'écriture en comptabilité Une fois que vous avez saisi toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous pouvez alors consulter les écritures à partir de la commande LISTE DES ÉCRITURES du menu EXPERT COMPTABLE. Saisie des A-nouveaux  Menu MA COMPTA - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. 44 La tenue de votre comptabilité 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. 45 La tenue de votre comptabilité Traitements sur les écritures Consultez les écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES La liste des écritures présente toutes les écritures par mouvements ou lignes et à la période choisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou validées. Dans la barre, les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Affiner la sélection La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal. • préciser le statut (Brouillard ou Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.  Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en cliquant sur la commande Affiner la sélection. 46 La tenue de votre comptabilité Editez les écritures 1. Faites un clic droit dans la liste des écritures puis choisissez la commande TOUT SÉLECTIONNER. 2. Cliquez sur l’un des boutons suivants : .  Pour sélectionner des écritures : cliquez sur la première écriture à éditer puis appuyez sur le touche . Tout en maintenant la touche enfoncée, cliquez sur les autres écritures. Modifiez les écritures Pour modifier une écriture en brouillard, dans la liste de écritures, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture. De la même façon, vous pouvez modifier une écriture à partir de la commande CONSULTER UN COMPTE.  Une écriture validée ne peut être modifiée. En cas d’erreur, vous devez l’annuler. Voir Annulez une écriture validée, page 47 Rapprochez des écritures avec votre banque  Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Pointez des écritures  Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 47 La tenue de votre comptabilité 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Annulez une écriture validée  Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 48 La tenue de votre comptabilité La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Validez le brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE- commande VALIDATION BROUILLARD Par défaut, Ciel Compta Facile enregistre les écritures dans le brouillard. Vous pouvez ainsi modifier ou supprimer des écritures en cours d'exercice.  L’édition du brouillard permet d’obtenir toutes les écritures non validées. Vous lancez cette impression par le menu EXPERT COMPTABLE - ETATS. Voir Brouillard, page 52 Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 49 La tenue de votre comptabilité 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 4. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 5. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 6. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Les états 51 Les états Les états Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE Pour rappel, le grand-livre présente toutes les écritures classées par compte. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE La balance donne la liste de tous les comptes de la société, avec pour chacun, le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit, le solde débiteur ou créditeur. Les totaux de la balance doivent être égaux (d’une part égalité des cumuls débit /crédit d’autre part égalité des soldes débit et crédit). Le lancement de l’état est identique au Grand-livre, décrit ci-dessus. Journaux - Centralisateur  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ETATS puis JOURNAUX ou CENTRALISATEUR Un journal est un livre comptable sur lequel les écritures sont enregistrées jour par jour. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal. Ceci est une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d'exercice.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 52 Les états 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Brouillard  Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS puis BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. 53 Les états Déclarations de TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié  Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA  Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Facile vers la Direction Générale des Finances Publiques.  Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence. Bilan et Compte de résultat  Menu ETATS - commande BILAN ou COMPTE DE RÉSULTAT Les Bilan et Compte de résultat permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Attention ! Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier. Traitements 55 Traitements Clôturez et réouvrez un exercice  Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces élé- ments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant contribués à leur établissement.  Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre. 4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand livre, Journaux, Balance...). A la fin de l'opération, les boutons se transforment en boutons .  Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu DIVERS. 5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le Attention ! La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis d'établir les documents légaux. 56 Traitements compte de report à nouveau. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 10.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 11.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 12.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 13.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. 57 Traitements Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Compta Facile (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). 58 Traitements Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Vous enverrez ce fichier à votre expert-comptable. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 59 Traitements 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis pré- cédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre 60 Traitements messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta Facile. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta Facile et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta Facile les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta Facile, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. 61 Traitements 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Gestion des dossiers 63 Gestion des dossiers La sauvegarde / restauration Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Sauvegarde en ligne  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une connexion Internet qui est utilisée lors de : • l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde, • la création/modification du site à l'aide d'un assistant, • l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée, Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 64 Gestion des dossiers • la réalisation d'une sauvegarde en ligne.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. 65 Gestion des dossiers La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. 66 Index A Abonnement 40 Annuler une écriture validée 47 A-nouveau 43 Archivage DGFiP 55 Assistant création de dossier 19 Top clôture 55 B Balance 51 Barre d’actions 13 de navigation 13 Besoin d’aide 17 Bilan 53 Brouillard imprimer 52 valider 48 C Cahiers abonnement 40 créer 35 paramétrage 36 saisie 38 Clôture 55 Compte banque 32 contrepartie 34 modifier 30 tiers 31 TVA 32 Compte de résultat 53 Contrepassation 47 D Déclaration de TVA 53 Documentation 8 Dossier créer 19 paramètres 23 restaurer 64 sauvegarder 63 E Ecritures annuler 47 consulter 45 importer/exporter 57 modifier 46 pointer 46 saisir 38 Environnement de travail 12 Exercice clôturer 55 rouvrir 55 Export 58 F Frais kilométriques 39 G Grand livre 51 I Import 60 Imprimer balance 51 bilan 53 brouillard 52 compte de résultat 53 déclaration de TVA 53 grand livre 51 journaux 51 Intuiciel 13 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Facile - MAN_WKF - V6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel J Journaux 33 M Mode de paiement 35 P Paramètres comptabilité 24 dossier 23 TVA 26 Plan de comptes 30 Pointage 46 R Relation Expert 57 Restauration 64 S Saisie au kilomètre 40 cahier 38 Sauvegarde 63 T Trouvtoo© 16 TVA déclaration 53 télédéclaration 53 Manuel de découverte Ciel Devis Factures Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence électronique au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 8 Aides et documentations .....................................................................9 La documentation...............................................................................................9 L’aide en ligne ...................................................................................................9 Le site Internet Ciel ............................................................................................9 Commencer à travailler.....................................................................10 Démarrer Ciel Devis Factures ............................................................................ 10 Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10 Environnement ................................................................................................ 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 13 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13 Besoin d’aide ................................................................................................... 14 Création d’un dossier........................................................................ 15 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................16 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur ................................................. 16 Création d’un nouveau dossier ........................................................................... 16 Créer un dossier en mode rapide........................................................18 Étape : Raison sociale ....................................................................................... 18 Étape : Service à la personne............................................................................. 19 Étape : Coordonnées et paramètres .................................................................... 19 Étape finale ..................................................................................................... 20 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................21 Étape : Logos .................................................................................................. 21 Étape : Modes de paiement ............................................................................... 22 Étape : Articles ................................................................................................ 23 Étape : Clients ................................................................................................. 24 Étape : Intervenants......................................................................................... 25 Prise en main ................................................................................... 27 Les clients.......................................................................................28 La liste des clients ............................................................................................ 28 Rechercher un client ......................................................................................... 28 Filtrer la liste ................................................................................................... 29 Ouvrir une fiche client ....................................................................................... 30 Créer un client ................................................................................................. 31 Les articles .....................................................................................33 Créer un article ................................................................................................ 33 Le remplissage automatique .............................................................................. 34 La saisie document ..........................................................................35 Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 36 Créer un devis .................................................................................37 Préparer un devis ............................................................................................. 37 Imprimer un devis ............................................................................................ 40 Envoyer le devis par e-mail ............................................................................... 40 Aperçu du devis à l'écran................................................................................... 40 Rechercher un devis ......................................................................................... 41 Modifier et supprimer un devis ........................................................................... 41 Accepter un devis ............................................................................................. 41 Convertir un devis en facture ............................................................................. 42 Facturer un client.............................................................................43 Valider une facture ........................................................................................... 43 Aperçu d'une facture à l'écran ............................................................................ 43 Imprimer une facture........................................................................................ 44 Supprimer une facture ...................................................................................... 44 Les factures d’acompte ..................................................................................... 44 Les règlements ................................................................................45 Encaisser un règlement ..................................................................................... 45 Saisir un acompte ............................................................................................ 47 Consulter les règlements ................................................................................... 48 Établir un avoir ................................................................................49 Créer un avoir.................................................................................................. 49 Établir un avoir d'annulation de facture ............................................................... 49 Établir un avoir total ......................................................................................... 50 Remboursement d’avoir .................................................................................... 50 Relancer un client ............................................................................51 Consulter un compte client ................................................................52 Accéder à une fiche Client ................................................................................. 52 Envoyer un e-mail au client ............................................................................... 53 Consulter le site Web ........................................................................................ 53 Envoyer une relance au client ............................................................................ 53 Statistiques ..................................................................................................... 53 Aperçu/ Imprimer............................................................................................. 53 Le rapport des ventes .......................................................................54 Autres fonctions...............................................................................56 Mot de passe ................................................................................................... 56 Sauvegarde ..................................................................................................... 57 Restauration .................................................................................................... 58 Calculatrice ..................................................................................................... 59 Purge ............................................................................................................. 59 Historique des archives : Purges......................................................................... 61 Modifier un modèle de facture ............................................................................ 61 Index................................................................................................ 62 Découverte 9 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels électroniques au format PDF accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version. Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans le manuel électronique Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel électronique est ouvert consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. 10 Découverte Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES . 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES . Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). 11 Découverte 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. 12 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut Intuiciel 13 Découverte La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format électronique PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de quatre onglets : Bureau, Tableaux de bord, et Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 14 Découverte 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier 16 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription Lorsque vous activez la commande NOUVEAU dans Ciel Devis Factures en mode souscription, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur. • Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, cliquez sur le bouton [Oui]. Reportez-vous à l’Aide (touche F1) pour suivre la procédure de récupération. • Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un dossier en vous référant au paragraphe qui suit : “Création d’un nouveau dossier”. Création d’un nouveau dossier Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Dans la fenêtre Création, indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 17 Création d’un dossier La fenêtre suivante s’affiche: 3. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 5. Cochez l'option de votre choix puis lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. 18 Création d’un dossier Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. 19 Création d’un dossier Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Étape : Coordonnées et paramètres Cette étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA • si vous souhaitez facturer en TTC 3. Indiquez la date de début d’activité. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 4. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. 20 Création d’un dossier Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 56 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. 21 Création d’un dossier Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale • Service à la personne • Coordonnées et paramètres • Logo ou photo • Modes de paiement • Articles • Clients • Intervenants Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 18 Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. 22 Création d’un dossier Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. 3. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En 24 Création d’un dossier effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 7. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 9. Validez la création de la fiche Article en cliquant sur [OK]. Cet article est maintenant visible dans la liste. 10.Procédez de même pour les autres articles. 11.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (Menu DOSSIER), disponible depuis le menu AIDE. 2. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 25 Création d’un dossier L'onglet Fiche 3. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, télécopie, etc.). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 4. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 5. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 6. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 7. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 26 Création d’un dossier 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 56 • Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4 et 5, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main 28 Prise en main Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou barre d'actions - icône Liste des clients Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La commande CLIENTS/TIERS ayant été appelée, c'est le lien Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.  Consultez la documentation électronique pour plus de détails sur les fenêtres et les listes. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. 29 Prise en main La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : • Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU, puis cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élé- ment répondant à la demande. Il trouve ici le client - DURAND. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile 30 Prise en main de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans la documentation électronique annexes Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche Entrée. Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client que vous souhaitez ouvrir. 31 Prise en main Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, télé- phone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. 32 Prise en main • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. 33 Prise en main Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES ou barre d'actions - icône Liste articles Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer] 34 Prise en main Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 35 Prise en main La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales clients La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Voir Créer un devis, page 37 - “Facturer un client”, page 43 - “Établir un avoir”, page 49 Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 36 Prise en main Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. 37 Prise en main Créer un devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : 38 Prise en main L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré- définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés 39 Prise en main dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. 40 Prise en main Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par email. 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 41 Prise en main 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en choisissant l'option IMPRIMER présente dans la menu déroulant en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’action. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 29 Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 42 Prise en main 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. 43 Prise en main Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie de la facture est affiché à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 37 Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Devis Factures vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui]. Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 44 Prise en main 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  menu LISTES - commande FACTURES d’acompte Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 4. Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 47 45 Prise en main Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence. Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez le code du client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. 46 Prise en main La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le, en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur l'icône pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.  Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. 47 Prise en main Saisir un acompte  barre d’actions - icône Liste des factures Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Acompte].  Si la facture n'est pas validée, Ciel Devis Factures vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Voici la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. 48 Prise en main Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Ciel Devis Factures affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 44 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. 49 Prise en main Établir un avoir Créer un avoir  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Établir un avoir Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la barre d'actions ou depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir] Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].  La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. 50 Prise en main Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Établir un avoir total  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir] Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 3. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre logiciel crée l'avoir et ouvre le masque de saisie. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE DES AVOIRS - bouton [Rembourser] Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé. 2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 3. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le Libellé. 4. Sélectionnez le Mode de règlement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 51 Prise en main Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. 52 Prise en main Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. • Devis : liste de tous les devis émis pour le client. • Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. 53 Prise en main Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le c