Manuel d’utilisation
Ciel Compta
pour Macintosh
Sage activité Ciel Mac
Parc Actilonne
Rue Alain Gautier 85 340 Olonne-sur-Mer
Tél. : 02 51 23 98 00 - Fax : 02 51 32 91 61
Email : savmac@ciel.com
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare 75917 Paris Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Sommaire
Introduction ....................................................................................... 6
Généralités....................................................................................... 7
Structure de ce manuel ...................................................................... 9
Par où commencer ? .......................................................................... 9
Découverte ....................................................................................... 10
Introduction ................................................................................... 11
Accueil Ciel..................................................................................... 12
Qu’est-ce que la comptabilité ? ......................................................... 13
Initiation ........................................................................................ 23
Création de votre fichier ................................................................... 35
Introduction ................................................................................... 36
Création de votre société.................................................................. 36
Les paramètres ............................................................................... 38
Conclusion ..................................................................................... 52
Le plan comptable ............................................................................ 53
Généralités..................................................................................... 54
La liste des comptes ........................................................................ 55
Nouveau compte ............................................................................. 58
Modifier un compte.......................................................................... 68
Supprimer un compte ...................................................................... 68
Passage des A-nouveaux .................................................................. 69
Les cumuls mensuels ....................................................................... 71
Les statistiques sur comptes ............................................................. 72
Les graphiques ............................................................................... 72
Lettrage automatique ...................................................................... 74
Remplissage des codes liasse............................................................ 74
Remplissage automatique ................................................................ 75
Compte de regroupement................................................................. 76
Consulter un compte ....................................................................... 76
Les impressions du plan comptable.................................................... 77
Import-export du plan comptable ...................................................... 79
Les préférences liées au plan comptable ............................................. 81
Les paramètres liés au plan comptable ............................................... 81
La saisie des écritures ...................................................................... 82
Généralités..................................................................................... 83
La date de travail ............................................................................ 84
La saisie au kilomètre ...................................................................... 85
La saisie par écrans ......................................................................... 99
La saisie des règlements de factures .................................................103
Gérer la TVA sur encaissements - décaissements................................105
Verrouillage de période ...................................................................106
Consultation des journaux .............................................................. 107
Introduction ..................................................................................108
La consultation des journaux ...........................................................108
Détail d'une pièce...........................................................................110
Modification d'une pièce ..................................................................111
Suppression de pièces ....................................................................113
Saisie de nouvelles pièces ...............................................................115
Impression de pièces ......................................................................116
Export des journaux .......................................................................117
Import d'écritures ..........................................................................118
Outils de révision ...........................................................................119
Interrogation, lettrage et recherche ............................................... 121
Interrogation des comptes...............................................................122
Le mode consultation......................................................................128
Les modes pointage et rapprochement ..............................................128
Le mode lettrage............................................................................129
Le mode révision............................................................................135
Commandes interrogation dans navigateur ........................................140
La recherche d'écritures ..................................................................141
Pointage et rapprochement bancaire .............................................. 143
Introduction ..................................................................................144
Pointage manuel ............................................................................145
Rapprochement manuel ..................................................................146
Dépointer un compte ......................................................................149
Préférences liées au pointage...........................................................150
Les immobilisations ........................................................................ 151
Introduction ..................................................................................152
Généralités....................................................................................153
La liste des immobilisations .............................................................154
Création d'une immobilisation ..........................................................155
Les traitements..............................................................................161
Les écritures de dotations................................................................169
Les états .......................................................................................171
Les paramètres liés aux immobilisations ............................................176
Les préférences .............................................................................179
Les états ......................................................................................... 180
Introduction ..................................................................................181
Les journaux .................................................................................183
La balance des comptes ..................................................................185
Le Grand-livre................................................................................187
La TVA..........................................................................................190
L'échéancier ..................................................................................192
Le centralisateur ............................................................................193
Balance analytique et balance budgétaire ..........................................194
Le Grand-livre analytique ou budgétaire ............................................195
L'état budgétaire............................................................................195
La balance âgée .............................................................................196
L'état de trésorerie .........................................................................197
Le bordereau de remise de chèques ..................................................198
Les relances clients ........................................................................199
Les soldes intermédiaires de gestion .................................................202
Le compte de résultat .....................................................................203
Le bilan ........................................................................................205
Les écrans paramétrables ............................................................... 206
Introduction ..................................................................................207
Création d'un écran ........................................................................208
L'onglet Rubriques..........................................................................210
Création de la logique .....................................................................223
L'onglet Automatismes....................................................................225
Les écritures automatiques ..............................................................226
Passage des écritures automatiques..................................................230
Fin d’exercice ................................................................................. 231
Introduction ..................................................................................232
La clôture d'exercice .......................................................................233
Réouverture d'exercice ...................................................................236
Autres fonctions ............................................................................. 238
Sauvegarde et restauration .............................................................239
Utilisateurs et accès .......................................................................246
Export ..........................................................................................256
Le mode confidentiel.......................................................................257
Les infos assistance ........................................................................258
La calculatrice................................................................................259
Impressions fichiers........................................................................260
Statistiques fichiers ........................................................................261
La documentation en ligne...............................................................261
Écritures types................................................................................ 262
Les factures...................................................................................263
Achats au comptant........................................................................264
Les salaires ...................................................................................265
Un prêt bancaire ............................................................................267
Factures payées par effet ................................................................268
La TVA..........................................................................................269
Import d’écritures .......................................................................... 270
Import d'écritures ..........................................................................271
Fonctionnement de l'import d'écritures ..............................................275
Exports fichier ...............................................................................278
Autres imports ...............................................................................278
Lien inter-applications.....................................................................279
Index .............................................................................................. 282
Introduction
7
Introduction
Généralités
La procédure d'installation étant terminée, vous avez démarré Ciel Compta qui vous
présente la fenêtre principale sous une forme réduite et la barre d'icônes. Cette dernière
dispose d'icônes sur lesquelles il suffit de cliquer pour lancer l'option équivalente. De
plus, la barre contient plusieurs onglets qui regroupent les icônes de commande par
thèmes : Travaux courants, États, Internet, etc.
Cette barre d'icône s'appelle le Navigateur. Vous en retrouvez une description détaillée
dans manuel d’utilisation disponible depuis le menu MANUEL D’UTILISATION.
Ci-dessous la description de la fenêtre principale sous sa forme réduite.
En affichant les boutons de commande (en cliquant sur le triangle sur la gauche de la
fenêtre), la fenêtre principale se déploie et présente des boutons que vous pouvez utiliser
à la place des menus ou de la barre d'icônes (voir page suivante).
Icone d’appel de la fenêtre de
création ou modification du
mot de passe afin de protéger
l’accès à votre fichier
Icone d’affichage et de
masquage des boutons
de commande
Icone d’affichage et de masquage
du navigateur
Menu déroulant équivalent à
la commande options du
menu Fichier
Icone d’activation du mode
confidentiel
Icone d’appel de la fenêtre des
utilitaires de contrôle et de ré-
paration des fichiers
Icone d’affichage du
navigateur
Icone d’appel du
tableau de bord
des préférences
Icone d’appel de la
fenêtre des Informations
système
Icone d’appel du calendrier
pour fixer la
date de travail
Icone d’appel de la fenêtre
de présentation
des références de votre
logiciel (N° de licence,
N° code, etc.
Nom du fichier ouvert
Numéro de version du logiciel Zone dans laquelle un
icône apparaît si des
écritures d’import sont
détectées.
8
Introduction
Vous pouvez donc masquer ou afficher les boutons à l'aide du petit triangle , et
masquer ou afficher la barre d'icônes en cliquant sur l'icône de l'application en haut à
gauche de la fenêtre.
Vous ne disposez que des principales fonctions du logiciel dans la barre d'icônes et dans
la fenêtre principale. Les autres options sont accessibles depuis les menus.
9
Introduction
Structure de ce manuel
Ce manuel regroupe l’ensemble des fonctionnalités de Ciel Compta. Un complément est
livré sous forme électronique (format Acrobat) dans le Manuel d’utilisation.
Pour illustrer ceci, sachez que, si vous recherchez comment saisir une écriture ou
comment lettrer un compte, vous devez consulter le manuel. Si vous souhaitez connaître
le fonctionnement du grapheur, manipuler les listes et les fenêtres, personnaliser votre
environnement de travail, parcourez alors la documentation électronique.
Vous pouvez consulter et imprimer ces documents à l'aide de l'application Adobe Reader.
Si vous ne disposez pas de cet utilitaire, il vous est fourni sur le CD-Rom avec Ciel
Compta. Il vous suffit donc de l'installer.
Par où commencer ?
Nous vous invitons à découvrir Ciel Compta en utilisant le fichier d’exemple Atlantide
Compta tout en parcourant le chapitre Découverte.
Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez
toutes les fonctions du logiciel.
Découverte
11
Découverte
Introduction
Ciel Compta est un produit entièrement Macintosh. La gestion du graphisme ainsi que
l’utilisation de la souris et du clavier ont été optimisées au maximum. Dans la plupart
des cas, on peut travailler soit avec la souris, soit avec le clavier. Les comptables
apprécieront.
C’est un produit simple à apprendre et à utiliser. La lecture de cette documentation et
quelques heures d’exercices suffiront pour en connaître les principales fonctionnalités. Le
reste viendra ensuite, au fur et à mesure de l’utilisation.
C’est un produit rapide. La gestion des fichiers est faite de telle sorte que la vitesse
d’exécution est indépendante du nombre de comptes, de pièces, ou de lignes d’écritures.
La recherche de n’importe quelle information comptable sera quasi immédiate.
C’est un produit plein d’astuces destinées à vous simplifier la vie : l’attribution
automatique du lettrage, l’exportation des données vers tous les tableurs du marché, les
possibilités d’analyse graphique, etc.
C’est un produit qui va plus loin qu’une comptabilité d’enregistrement, puisqu’il permet
de surveiller sa gestion au jour le jour.
C’est un produit souple : tant qu’une période n’a pas été clôturée, il est possible à tout
moment de revenir sur une pièce déjà passée, d’en modifier les données, puis de la reenregistrer.
Le logiciel Ciel Compta est fait pour résoudre les cas les plus classiques que pose la
comptabilité dans une petite ou moyenne entreprise, commerciale ou artisanale.
Sa simplicité d’utilisation en fait l’outil idéal pour une personne ayant des connaissances
comptables comme pour une personne qui n’est pas encore très à l’aise dans les numéros
de compte, le débit ou le crédit.
12
Découverte
Accueil Ciel
Après l’installation et le référencement de votre logiciel, la page d’accueil Ciel vous
propose les tâches essentielles pour découvrir votre logiciel et commencer à travailler.
Ainsi, vous pouvez découvrir l’univers de Ciel au travers d’une présentation de la société
ou faire un tour d’horizon de votre logiciel en ouvrant le fichier d’exemple ou encore
consulter le manuel d’utilisation. Autrement, vous pouvez directement commencer à
travailler soit en ouvrant votre fichier (si vous en avez déjà un) soit en créant un fichier
pour votre société.
Cette page d’accueil ne s’affiche qu’au démarrage de votre logiciel. Si vous souhaitez
qu’elle s’affiche à chaque démarrage de votre logiciel, répondez «non» à la question
«Voulez-vous que ce fichier s’ouvre automatiquement lors du prochain démarrage de
l’application?» lorsque vous fermez votre logiciel.
13
Découverte
Qu’est-ce que la comptabilité ?
La comptabilité peut se définir comme l’art de transformer une multitude de pièces
diverses, factures d’achat, factures de vente, bulletins de paie, déclaration de TVA,
relevés de banque et toute autre pièce, en un ensemble cohérent d’opérations faciles à
lire, pour des personnes qui ne sont pas forcément intéressées par les mêmes chiffres :
• La personne qui passe la comptabilité, qui a besoin à tout moment de la situation pré-
cise de chacun des comptes.
• Le chef d’entreprise qui veut un résumé succinct et fréquent de la vie de la société.
• L’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, qui doivent préparer des documents
fiscaux obligatoires en un minimum de temps.
La périodicité de la saisie des documents comptables est essentiellement fonction de vos
habitudes et de vos besoins personnels.
Une bonne gestion voudrait que les documents, sitôt le courrier du matin ouvert, soient
immédiatement passés en comptabilité.
Mais cet idéal n’est pas toujours possible compte tenu de l’activité. Un enregistrement
hebdomadaire devient alors un minimum.
Il est plus facile de trouver chaque matin ou chaque semaine quelques minutes pour être
à jour qu’une demi-journée en fin de mois.
Le débit et le crédit
Tout d’abord, pour bien comprendre la logique comptable, si vous êtes novice en la
matière, il faut absolument effacer de votre esprit les 2 mots, DÉBIT et CRÉDIT.
Plus tard, bien plus tard, quand vous aurez complètement assimilé les mille et une
finesses de la comptabilité, ces deux mots vous seront familiers et d’une utilisation
courante.
Pour l’instant, sachez simplement que :
«DÉBIT» = GAUCHE et «CRÉDIT» = DROITE.
C’est un peu comme le BABORD et le TRIBORD sur un bateau. Personne ne sait très bien
pourquoi Bâbord et pourquoi Tribord, mais il vaut mieux connaître par cœur l’un et
l’autre quand on manœuvre dans un chenal étroit.
Donc, DÉBIT = GAUCHE et CRÉDIT = DROITE.
Pourquoi gauche et droite ?
Parce qu’une fiche de compte est en général, dans la comptabilité manuelle, une fiche
cartonnée avec un trait au milieu.
Exemple
Dans le compte «BANQUE», on va mettre à gauche, toutes les entrées d’argent et à droite,
toutes les sorties d’argent.
14
Découverte
Le solde indique que l’on possède encore 2010 Euros sur le compte.
Les fiches de comptes
Une comptabilité se compose de fiches de comptes.
On dit aussi couramment qu’elle se compose de COMPTES.
L’ensemble de ces fiches forme ce que l’on appelle le PLAN COMPTABLE.
Que ces fiches soient en carton ou mémorisées dans un ordinateur n’a aucune
importance. La présentation reste toujours la même.
Exemple : une fiche client. On va écrire :
• à gauche, les factures que l’on envoie,
• à droite, les règlements correspondants.
Le SOLDE indique ce que le client nous doit encore.
Exemple
Pour une meilleure compréhension, prenons un autre exemple, mais cette fois-ci inversé,
c’est-à-dire une FICHE FOURNISSEUR.
A l’inverse des fiches clients, on va écrire :
• à droite, les factures que l’on reçoit,
• à gauche, les règlements envoyés.
15
Découverte
Le SOLDE indique la somme que nous devons encore à ce fournisseur.
Les classes de comptes
Il existe ainsi de nombreuses fiches de comptes où seront inscrits tous les mouvements
de votre comptabilité. Toutes ces fiches (ou comptes) sont répertoriées en différentes
catégories : Les CLASSES.
Classe 1 - Les comptes de capital, réserves, emprunts.
On y inscrit les différentes sommes d’argent mises à la disposition de l’entreprise à sa
création, ou bien au cours de son existence.
Classe 2 - Les comptes d’immobilisations.
On y inscrit la valeur des différents matériels achetés dont l’utilisation et la durée de vie
dépassent un exercice (véhicules, machines, bureaux, ordinateurs, etc.).
Classe 3 - Les comptes de stocks et d’en-cours.
Classe 4 - Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, autres tiers).
• Clients et fournisseurs : On y inscrit les factures et les règlements.
• Autres tiers : Il s’agit des autres organismes, généralement publics, à qui l’on doit
ou qui nous doivent de l’argent (Trésor Public, Sécurité Sociale, Caisses de retraite,
TVA, etc.). On y inscrit les sommes dues, après les avoir calculées.
Classe 5 - Les comptes financiers.
Ce sont les banques, les CCP, la caisse. On y inscrit les différents mouvements d’argent.
Classe 6 - Les comptes de charges.
Dans ces comptes figurent les dépenses courantes de l’entreprise (achats effectués :
carburant, papeterie, etc.).
Classe 7 - Les comptes de produits.
On y inscrit les différentes recettes, c’est-à-dire tout ce que vous facturez à vos clients.
16
Découverte
Le plan comptable
Bien sûr, chaque entreprise peut créer autant de fiches de comptes qu’elle le souhaite
dans chacune de ces catégories (ou Classes).
Il y a cependant une petite discipline à respecter quant au numéro d’identification que
portera chaque fiche (on dit aussi Numéro de compte), et ceci dans le but de respecter la
loi française en ce domaine.
Un certain nombre de fiches (on dit un Plan Comptable) sont créées dans le programme.
Il est souhaitable de demander à son comptable une liste du PLAN COMPTABLE adapté à
l’entreprise.
Il est à noter que le premier chiffre du compte, en France, indique toujours la Classe du
compte.
Les fournisseurs et les clients sont considérés comme deux classes à part dans Ciel
Compta.
L’égalité débit-crédit
Vous avez certainement expérimenté, ou pour le moins entendu parler, des erreurs de
balance.
Ces fameux dix centimes qui manquent lorsque l’on pointe ses comptes à la fin de
l’exercice, et que l’on passe des heures et des jours à rechercher.
Il s’agit le plus souvent d’une erreur de calcul ou d’une erreur de transcription sur les
livres de comptabilité.
En effet, lorsque l’on passe une opération comptable sur un livre, on écrit toujours dans
plusieurs colonnes afin de ventiler l’opération.
Bref, chaque opération comporte différents montants qui doivent balancer, c’est-à-dire
être égaux entre eux.
On dit aussi que ces montants se soldent entre eux, ou encore qu’ils balancent.
Exemple
• Un chèque de 100 Euros règle forcément une dépense de 100 Euros.
• Un règlement client de 500 Euros en espèces (qui vient donc en plus dans la caisse),
correspond à la même somme sur le compte du client (qui nous doit donc 500 Euros
de moins).
• Si on achète 200 Euros d’essence, on aura donc 200 Euros en moins sur le compte.
«Banque» et 200 Euros en plus sur le compte «Carburant».
Si ces montants ne se soldent pas, on dit que les comptes ne balancent pas et on
cherche… Avec Ciel Compta, ceci ne peut plus arriver !
En effet vous ne pouvez écrire des données sur le fichier des écritures comptables que
si DÉBIT = CRÉDIT.
Vous devez donc obligatoirement ventiler vos opérations dans les bonnes fiches de
comptes. Dans tous les cas, DÉBIT = CRÉDIT.
Exemple
Je reçois une facture de : HT (1000) + TVA (200) = TTC (1200).
Je vais enregistrer cette pièce de la façon suivante :
17
Découverte
• 1000 euros au débit du compte «Achats».
• 200 euros au débit du compte «TVA à récupérer».
• 1200 euros au crédit du compte «Fournisseur DUPONT».
Exemple
Je paye cette même facture.
Je passe les écritures suivantes :
• 1200 € au crédit (en moins) du compte «Banque».
• 1200 € au débit du compte «Fournisseur DUPONT».
La notion de pièce comptable
Ciel Compta utilise dans la gestion interne de ses écritures une notion quelque peu
oubliée dans nombre de logiciels de comptabilité à l’heure actuelle, et qui offre pourtant
des possibilités insoupçonnées de recherche et d’analyse : il s’agit de la notion de pièce
comptable.
Une pièce comptable, c’est un ensemble de mouvements dont le débit égale le crédit, et
qui forme un tout cohérent.
Chaque écriture se réfère à un compte.
Exemple :
• Une facture fournisseur.
• Un règlement fournisseur.
• Une facture client.
• Un règlement client.
• Le retrait d’une traite en banque.
• Les opérations de salaires.
• Etc.
Une pièce comptable se compose TOUJOURS de plusieurs mouvements, au minimum
deux, puisqu’il doit y avoir égalité débit-crédit.
Exemple :
Une facture fournisseur se compose de trois écritures :
• Une écriture au crédit du compte fournisseur.
• Une écriture au débit du compte d’achat.
• Une écriture au débit du compte TVA.
Exemple :
Le retrait d’une traite sur le compte de banque, lorsqu’elle arrive à son échéance, se
compose de deux écritures :
• Un mouvement au crédit du compte banque.
• Un mouvement au débit du compte d’effets à payer.
Lorsqu’on visualisera dans Ciel Compta un journal, on obtiendra, au lieu d’avoir une liste
impressionnante de lignes de mouvements, une liste claire et chronologique de pièces.
Une visualisation détaillée étant également possible.
18
Découverte
Exemple :
Voici le journal de Banque de Janvier 2007 :
A ce moment, on peut, par un double clic sur la ligne, visualiser ou modifier les
différents mouvements de la pièce.
Exemple :
Voici le contenu de la pièce Reg Fac 960003 DECORA.
Une pièce peut être une facture, ou bien toutes les factures d’un mois. Le contenu
d’une pièce ne concerne que vous.
La notion de période
Ciel Compta propose, en standard, les mois de l’exercice comme périodes de comptabilité.
Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir dans
quelle période s'enregistrera cette pièce.
Il est évident que la date de la pièce doit être incluse dans la période. Il n’est pas
question d’admettre une facture du 12 août dans la période de juillet.
Une période possède deux états :
• Active : vous pouvez y entrer des écritures, les modifier en cas d’erreur, voire même les
annuler. Elles sont considérées comme des écritures de brouillard tant que vous
n’avez pas clôturé la période.
Il est d’un bon usage comptable, et d’une bonne sécurité, de n’avoir que deux périodes
actives en même temps : le mois dernier, qui est sur le point d’être clôturé, et le mois en
cours.
• Clôturée : une fois la période clôturée, il n’est plus possible de modifier les écritures.
On peut seulement les imprimer ou les visualiser.
19
Découverte
Il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un
mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et
d’imprimer alors les journaux du mois.
La notion de journal
Les pièces comptables sont ventilées d’une manière traditionnelle par journal. Cette
notion correspond aux anciens livres de comptabilité que l’on achetait auparavant, en
début d’année, un livre pour les achats, un livre pour les ventes, un livre pour les
banques, un livre pour la caisse, etc.
Il est parfaitement possible pour les comptabilités simples de ne définir qu’un seul
journal, sur lequel seront passées toutes les écritures.
Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir le
journal dans lequel vous souhaitez la passer.
Exemple :
Impression du journal des ventes de Janvier :
Une erreur classique consiste à passer toutes ses factures de ventes sur le journal de
caisse. Rassurez-vous, avec Ciel compta vous pouvez modifier, dans le journal, les
pièces erronées.
Le journal reprend exactement le détail des mouvements de chaque pièce, dans l’ordre
chronologique où elles ont été passées. Un numéro de pièce et un numéro d’écriture
séquentiels sont attribués automatiquement par le logiciel.
La notion de balance
De temps à autre, et essentiellement en fin d’exercice, afin de préparer le bilan, vous allez
imprimer la balance. La balance, c’est la liste des comptes, triés par classes, avec, par
compte, le total des mouvements passés au débit et le total des écritures passées au
crédit.
Lors de la saisie de chaque pièce, on ne peut enregistrer que si le débit est égal au crédit,
le total débit et le total crédit de tous les comptes seront forcément égaux, c’est-à-dire
20
Découverte
balanceront. D’où le nom de Balance pour cet état.
Exemple :
Voici la balance pour certains comptes de charges :
La notion de Grand-livre
Le grand-livre imprime l’ensemble des comptes, tout comme la balance. Outre le total
débit et le total crédit du compte, sont aussi éditées tous les mouvements du compte, qui
donnent ce débit et ce crédit. Les mouvements sont listés par ordre chronologique.
Exemple :
Voici le grand-livre avec des comptes de charge :
21
Découverte
La mise a jour immédiate
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur de 1200 € TTC, soit 1000 € HT et 200 € de
TVA.
Si je consulte les fiches de comptes, tout de suite après le règlement d’une facture
fournisseur, je pourrai constater :
• que la fiche Fournisseur DUPONT est soldée,
• que le compte Achats contient le montant total des achats effectués (cette facture de
1000 euros HT, plus toutes les autres depuis le début de l’exercice),
• que le compte TVA totalise aussi toute la TVA à récupérer au fur et à mesure que l’on
enregistre les factures,
• que le compte banque est crédité.
22
Découverte
Ce qui signifie que lorsque j’ai enregistré une pièce, TOUT mon travail est fait. Je n’ai
plus à calculer de totaux en fin de mois, ni à arrêter les comptes pour vérifier. Les
comptes sont mis à jour, la balance, le grand-livre et les journaux sont prêts. Il faudra
seulement éditer tous ces états le moment venu pour les présenter à l’expert-comptable.
L’import-export des écritures comptables
Ciel Compta est un logiciel extrêmement ouvert. Il peut importer ou exporter la plupart
de ses fichiers au format texte.
Les utilisations classiques de l’import ou de l’export sont :
• Exporter un plan comptable d’une société pour le réimporter dans une autre société.
• Importer des écritures comptables provenant d’un logiciel de facturation ou de paie
(Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale).
• Exporter la balance des comptes.
La TVA
Ciel Compta autorise de multiples possibilités dans l’automatisation des calculs de TVA :
On peut paramétrer des fenêtres de saisie contenant déjà de nombreuses informations :
les numéros de compte, le sens des écritures (débit-crédit), etc.
On peut de plus générer dans ces mêmes fenêtres des calculs hors-taxe et de TVA à partir
d’un TTC, ou l’inverse.
La saisie au kilomètre permet aussi, en fonction de paramètres fixés par défaut dans les
fiches des comptes, le calcul de la TVA.
Les états préparatoires aux déclarations de TVA sont disponibles pour les régimes réel et
simplifié, sur les débits ou sur les encaissements.
L’analyse graphique
Ciel Compta offre, en standard, des outils graphiques très puissants pour clarifier la
lecture synthétique des comptes :
• La comparaison entre plusieurs comptes.
• L’étude d’un compte sur différentes périodes.
Toutes les formes traditionnelles de graphes (camemberts, barres, lignes, points) et
diverses possibilités de légendes sont possibles. Un tel graphe peut être imprimé
immédiatement, ou bien copié et collé dans un rapport de gestion.
Pour l'utilisation des graphiques, consultez l'aide Les Graphes.
23
Découverte
Initiation
Le rôle principal de Ciel Compta est de faciliter la tenue de votre comptabilité ainsi que le
suivi des comptes, avec en plus, la possibilité d’effectuer un certain nombre de tâches
fastidieuses comme le pointage des comptes bancaires, la déclaration de TVA, le suivi des
impayés clients, etc.
Sous son apparente simplicité, Ciel Compta vous offre des fonctionnalités vous
permettant la tenue à jour des comptes de votre entreprise et d’obtenir une situation
financière de votre activité, et ceci d’une façon simple et rapide.
Ce logiciel prend donc en charge la gestion de votre comptabilité, tout en maintenant un
suivi des différents comptes : clients, fournisseurs, caisse, banques, etc.
Vous allez enregistrer vos factures d'achats et de ventes, les règlements de vos clients et
de vos fournisseurs, puis lettrer ces comptes afin d'en suivre l'évolution. Le lettrage
consiste à faire correspondre, pour un client ou un fournisseur donné, la facture et son
règlement. Concrètement, une marque, une lettre, est placée sur le mouvement
comptable correspondant à la facture et la même marque est aussi placée sur le
mouvement de règlement. Ainsi, par déduction, toutes les factures non marquées ne sont
pas encore payées.
De même, vous pouvez enregistrer toutes vos opérations bancaires quel que soit le
nombre de banques ou de comptes que vous utilisez. Vous pouvez aussi enregistrer tous
types de mouvements financiers : virements, paiements ou encaissements par chèque,
cartes de crédit, espèces ou traites, etc.
Un module de pointage des mouvements sur les comptes de trésorerie facilite le
rapprochement bancaire. Le pointage permet donc de connaître exactement le montant
des sommes qui ne sont pas réellement sur votre compte. Par exemple, les chèques reçus
de clients, remis en banque, donc enregistrés en comptabilité sur le compte de banque,
mais dont vous n'avez pas encore reçu l'argent.
Bien sûr, de nombreuses autres fonctions sont disponibles dans Ciel Compta. Cette
initiation a pour but de vous faire découvrir les principales manipulations qui
correspondent à 80% des travaux comptables courants.
Afin d'aborder les principales fonctions de Ciel Compta, nous allons utiliser le fichier
Atlantide Compta que nous fourni le logiciel.
Nous allons successivement réaliser les tâches suivantes :
• Saisie d'une facture d'achat (avec la saisie au kilomètre).
• Saisie de son règlement (avec la saisie au kilomètre).
• Saisie d'une facture de vente (avec une fenêtre de saisie).
• Saisie de son règlement (avec la saisie des règlements).
• Consultation des journaux.
• Consultation d'un compte.
• Lettrage du compte client.
• Édition du journal de banque.
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Découverte
Saisie d’une facture d’achat
Nous allons enregistrer une facture d'achat de fournitures de bureau, cette facture étant
payée plus tard.
1. Commencez par ouvrir le fichier Atlantide Compta en double cliquant sur son icône.
Vous vous retrouvez alors avec la fenêtre principale affichée.
2. Cliquez sur le bouton [Saisie des écritures] de la fenêtre principale.
La fenêtre de saisie des écritures s'affiche alors.
3. Fixez le journal et le mois à l'aide des menus locaux. Choisissez le journal Achats.
La saisie se fait directement dans le tableau présenté. Vous pouvez, si nécessaire, en
ajuster la largeur des colonnes.
4. Dans la cellule Jour indiquez le numéro de jour dans le mois de votre facture et
appuyez sur ou sur la touche pour passer à la cellule
suivante.
5. Dans la zone suivante, appelez le compte d'achat correspondant à votre facture. Soit
le 60225000-Fournitures de bureau. Passez à la zone suivante. Vous vous retrouvez alors
dans la cellule Débit.
6. Puis indiquez le montant, par exemple 1000 €. Passez à la zone suivante.
7. Il s'agit du Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Achats Librairie Centrale.
1. La colonne suivante concerne le mode de paiement. Celui-ci ne sera renseigné que
lorsque vous compléterez une ligne correspondant à un compte financier. Pour
notre cas, passez à la colonne suivante.
25
Découverte
2. Dans la zone Pièce, indiquez si vous le souhaitez le numéro de la facture. Cette information
est facultative mais est indispensable pour utiliser le lettrage des mouvements
sur le numéro de pièce.
Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont en gris pour cette ligne. Vous ne pouvez
donc rien y saisir.
3. Passez alors à la ligne suivante avec la touche . Le jour est alors automatiquement
fixé à la même valeur que la ligne précédente et vous vous retrouvez dans la
colonne Compte.
4. Entrez le compte de TVA déductible : 44566300. Ciel Compta calcule automatiquement
la TVA et vous permet d’ajuster ce montant si nécessaire.
Le libellé de l’écriture et le numéro de pièce étant les mêmes que pour la ligne précédente,
le programme les complète par défaut.
5. Validez la ligne avec la touche .
Vous obtenez le résultat suivant :
Il nous reste à saisir la ligne correspondant au fournisseur.
6. Saisissez le compte 40100000-Fournisseurs. Le calcul du solde est automatiquement
réalisé. Validez la ligne avec la touche .
Voici la facture totalement saisie.
Vous avez alors le choix entre deux possibilités :
• Soit enregistrer la présente pièce,
• Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante.
Cette dernière possibilité est étudiée plus en détail dans le chapitre Saisie.
7. Enregistrez votre saisie en appelant l’option Enregistrer du menu FICHIER ou en cliquant
sur le bouton [Enregistrer] ou en appuyant sur .
Le fait d'avoir enregistré cette facture suffit à établir, par la suite, tous les documents
comptables souhaités. Automatiquement, vous pourrez éditer les journaux, le grandlivre,
la déclaration de TVA, etc. Tout est alors classé et trié. Tous les calculs sont faits et
le solde des comptes est à jour.
Attention !
Si vous avez commis une erreur lors de la saisie d'une ligne et que vous êtes passé à la
suivante, vous devez la modifier. Pour cela, il suffit de vous placer sur la cellule à
modifier soit à l'aide de la souris, soit à l'aide des touches flèches du clavier.
26
Découverte
Saisie du règlement auprès des fournisseurs
Nous allons à nouveau utiliser la saisie au kilomètre pour enregistrer le règlements des
achats réalisés précédemment.
1. Appelez l'option Saisie des écritures du menu Saisie.
2. Fixez le mois et le journal à l'aide des menus locaux. Nous prendrons ici le journal
Banque car le paiement se fera par chèque.
3. Saisissez le jour du paiement et passez à la zone suivante à l'aide de la touche
.
4. Appelez le compte fournisseur 40100000-Fournisseurs.
5. Saisissez le montant payé, soit 1196 €, au débit du compte fournisseur.
6. Passez à la zone suivante, Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Règlement fournisseurs
et passez à la zone suivante. Il s'agit du Mode de paiement. Passez à la zone
Pièce.
Pour des questions pratiques et pour faciliter le lettrage du compte fournisseur, il est
souvent utile d'indiquer le numéro de la facture payée.
Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont inutilisées pour cette ligne.
7. Validez alors cette ligne avec la touche . Le logiciel reporte le même jour du
mois puis passe à la cellule Compte. Notez que le montant est aussi reporté ainsi que
le libellé de l'écriture.
8. Saisissez le compte banque 51200000-Banque et passez à la zone suivante. Le montant
payé, soit 1196 €, est alors placé au crédit du compte banque.
Les zones suivantes reprennent les valeurs indiquées lors de la création de la ligne
Fournisseur et le curseur passe sur Paiement.
9. Appelez la liste des modes de paiement soit en utilisant l'équivalent clavier soit en
saisissant un caractère quelconque, par exemple l'étoile du clavier numérique, et validez
avec la touche . Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des modes de
paiement disponibles pour la banque utilisée.
10.Sélectionnez le mode Chèque (Chq). Le logiciel revient à la fenêtre de saisie des écritures.
Il a complété la zone Paiement avec le mode sélectionné et la zone Pièce avec le
numéro du chèque utilisé.
11.Validez alors cette ligne avec la touche .
Voici la pièce saisie.
12.Enregistrez-la, en appelant l’option Enregistrer du menu Fichier ou cliquez sur le bouton
[Enregistrer], ou appuyez sur .
27
Découverte
Saisie d’une facture de vente
Nous allons saisir une facture de vente afin de vous initier à l'utilisation des fenêtres
paramétrables dont l'ergonomie diffère de celle de la saisie au kilomètre.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] de la fenêtre principale.
Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des fenêtres disponibles.
2. Sélectionnez Facture client et cliquez sur [icône.]
La fenêtre suivante s'affiche :
Vous pouvez déjà noter certaines différences avec la saisie au kilomètre. Certes, la
présentation n'a rien de commun, mais surtout, certaines données peuvent être déjà
indiquées par défaut. C'est ici le cas de la date, du journal et du libellé.
3. Dans la cellule Date indiquez la date de votre écriture, par exemple le 09/05/08. Passez
sur la zone Libellé en appuyant 2 fois sur la touche .
4. Modifiez, si vous le souhaitez, le libellé qui vous est proposé par défaut. Passez à la
zone suivante.
• Compte produit : saisissez 70700000- Ventes marchandises.
• Compte client : indiquez ici le numéro de compte du client, 41100000-Clients.
• Code de TVA : cette rubrique est complétée automatiquement en fonction des caracté-
ristiques du client ou du compte de vente (produit). Cependant, vous pouvez le changer
en appelant la liste des codes de TVA. Pour cela, utilisez l'équivalent clavier .
28
Découverte
• Compte de TVA : le compte 44571300 - TVA collectée à 19,6% se renseigne automatiquement
en fonction du code de TVA.
• Libellé : le libellé Fact Clients est déjà renseigné. Modifiez le si vous le souhaitez.
• Montant HT de la facture : saisissez le montant HT, par exemple 2500 euros. Automatiquement,
Ciel Compta calcule les rubriques suivantes : montant de la TVA et montant
TTC.
• Laissez de côté les rubriques Mode de paiement, Code analytique et Date d'échéance.
• N° de pièce: Indiquez le numéro de la facture émise.
Voici donc la saisie d'une facture de vente terminée.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider votre saisie.
Vous avez pu noter certaines autres différences avec la saisie au kilomètre. Par exemple,
il n'y a aucune notion de débit ou de crédit.
L'utilisation de ces fenêtres convient donc parfaitement aux débutants. De plus, vous
pouvez en créer et en paramétrer autant que nécessaire.
Ainsi, vous pouvez préparer, avec l'aide de votre expert comptable, le plus grand nombre
possible d'écrans correspondant à la majorité de vos travaux quotidiens. Vous pouvez
fermer la fenêtre Facture client.
29
Découverte
Saisie du règlement client
Nous allons ici utiliser un autre module de saisie : la saisie des règlements.
1. Cliquez sur le bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale.
La fenêtre ci-après s'affiche.
Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte
validé, toutes les écritures du compte client en question qui ne sont pas lettrées
s'affichent dans la liste.
A l'ouverture de la saisie des règlements, le compte client qui a été utilisé en dernier
est automatiquement appelé.
2. Indiquez ensuite la date de l'opération, le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement,
le libellé de l'écriture et le mode de paiement et le compte de banque.
3. Sélectionnez, dans la liste, la facture à payer. Ici, vous pouvez repérer la facture saisie
auparavant à l'aide du montant : 2990 €. Le programme indique alors dans la cellule
Montant réglé, le total de votre sélection.
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton (Enregistrer
le règlement).
Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant
est exactement identique à celui de la facture. Le chapitre Saisie reprend ce module de
façon plus détaillée.
Notre règlement est donc saisi. Vous pouvez fermer la fenêtre de saisie des règlements.
30
Découverte
Consultation des journaux
Ce paragraphe explique comment visualiser les pièces comptables saisies.
1. Cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre cidessous
apparaît.
2. A l'aide des menus locaux, sélectionnez le journal Achats et la période Janvier 09. La
liste des écritures de ventes du mois s'affiche alors.
Vous pouvez donc rapidement reconnaître la facture d'achat que nous avons saisi au
début de ce chapitre. La pièce comptable correspondante est initialement présentée sous
une forme condensée. Pour en voir le détail, il suffit de cliquer sur l’option Détaillé.
En utilisant ainsi les deux menus locaux Journal et Mois, vous pouvez consulter
l'ensemble de vos écritures.
Nous verrons, dans le chapitre Consultation journaux, comment modifier ou supprimer
une écriture depuis la fenêtre de la consultation des différents journaux.
Consultation des comptes
La consultation d'un compte consiste à visualiser la liste des écritures qui le concerne.
Ainsi, la consultation du compte Fournitures de bureau permet de connaître
instantanément le montant total des dépenses de cette nature. De même, pour le compte
Banque, vous pouvez très rapidement estimer le montant réel de votre compte.
Revenons sur une notion qui doit être très claire dans votre esprit : la distinction
entre journal et compte. Le journal est le cahier sur lequel vous écrivez toutes vos
opérations : recettes, dépenses, virements. Le compte représente la fiche sur laquelle
sont notées les écritures qui la concernent et qui sont écrites sur les journaux.
Prenons un exemple : pour gérer un stock, vous disposez de plusieurs outils. Un cahier
sur lequel vous allez noter tous les mouvements des entrées et des sorties. C'est
l'équivalent d'un journal comptable. Une fiche pour chacun des articles sur laquelle vous
notez également les mouvements des entrées et des sorties de cet article. Une fiche article
correspond à un compte de la comptabilité.
31
Découverte
1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale ou appelez l'option du
même nom dans le menu Compta. La fenêtre d'interrogation de compte s'ouvre.
Cette fenêtre est constituée d'un en-tête dans lequel vous allez indiquer les critères de
sélection. Y sont aussi affichés les différents soldes.
Nous allons interroger le compte Banque et ainsi visualiser l'achat que nous avons
enregistré.
2. Saisissez 5120000 et validez à l'aide de la touche . Le logiciel affiche alors
les mouvements de la Banques.
Nous venons très simplement d'afficher les mouvements de ce compte.
De nombreuses manipulations sont ici autorisées. Vous pouvez ainsi sélectionner une
période précise ou fixer certains attributs (lettrage, pointage).
Notez aussi que cette fenêtre comporte plusieurs onglets. En effet, depuis cette même
fenêtre vous pouvez consulter, lettrer, pointer ou encore réviser les comptes. Il y a, à cet
effet, autant d'onglets que de modules.
Restez avec cette fenêtre à l'écran, nous allons y travailler dans la suite de ce chapitre.
Nous verrons, dans le chapitre Interrogation, comment modifier ou supprimer une
écriture depuis la fenêtre de la consultation des comptes.
32
Découverte
Lettrage d'un compte client
1. Appelez le compte 41100000 en saisissant ce numéro, puis validez avec la touche
.
2. Placez-vous en mode lettrage en cliquant sur l'onglet Lettrage puis cliquez sur le bouton
[Début lettrage]. Le curseur change et prend la forme d’une main. De plus, le programme
a trié les mouvements afin de n'afficher que celles qui ne sont pas lettrées et
ajoute un bouton [Annuler] afin de pouvoir interrompre votre séance de lettrage.
Ci-dessous, ce que vous devez obtenir.
Procédons maintenant au lettrage des mouvements que nous avons enregistrés.
3. Repérez, dans la liste, la facture client et son règlement. Le montant était de 2990 €.
4. Double cliquez sur la ligne de la facture, une lettre vient se placer en début de ligne
dans la colonne Code lettrage. Opérez de même pour la ligne du règlement.
Vous venez donc de faire correspondre la facture et le règlement. Les montants débit et
crédit sont égaux. Un bouton [Valider] apparaît alors à droite du bouton [Annuler].
5. Cliquez sur ce bouton pour valider votre lettrage.
En procédant ainsi pour chaque facture payée, les lignes non lettrées doivent
correspondre aux factures impayées. Il existe un moyen rapide d'afficher ces factures, il
suffit de consulter les mouvements non lettrés en s'aidant de l’option Non lettrées.
6. Cliquez sur l’option Non lettrées. Ciel Compta n'affiche alors que les mouvements non
lettrés et en indique le solde en bas de la liste. Vous connaissez ainsi le montant de la
dette de votre client.
33
Découverte
Nous venons ici de réaliser un lettrage manuel. Ciel Compta est en mesure d'exécuter
automatiquement ce type d'opération. Il faut, pour cela, utiliser le lettrage
automatique qui sera étudié dans le chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche.
Impression d'un journal
Nous allons ici simplement lancer l'impression des journaux. Sachez que tous les états
reposent sur le même principe quant à leur édition sur imprimante ou visualisation à
l'écran.
Nous en profiterons pour découvrir l'utilisation de l'aperçu des états à l'écran.
1. Cliquez sur le bouton [Journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous apparaît.
Nous allons imprimer le journal de banque sur tout l'exercice.
2. Dans la liste des journaux, cliquez sur Banque.
3. Pour choisir la période, cliquez sur le bouton [Exercice en cours]. Les dates de début
et de fin de l'exercice actif s'affichent alors dans les zones correspondantes.
Si vous cliquez sur [Imprimer], le programme lance l'édition sur votre imprimante. Vous
pouvez auparavant fixer le format d'impression à l'aide de l'icône correspondante .
Vous pouvez aussi obtenir un aperçu avant impression en cliquant sur le bouton
[Aperçu].
Le bouton [Exporter] permet d'obtenir un fichier au format ASCII qui contiendra les
données du journal sélectionné. La structure de ce fichier est paramétrable dans les
formats d'export.
34
Découverte
Affichage dans les listes
Vous pouvez paramétrer les colonnes et le contenu des listes.
Prenons le module Interrogation de comptes. En cliquant sur l'icône de
personnalisation de la liste au-dessus de l'ascenseur vertical , vous obtenez la
fenêtre suivante.
Consultez le chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation pour le
fonctionnement détaillé des listes et des ascenseurs.
Création de votre fichier
36
Création de votre fichier
Introduction
L'objectif est ici de mettre en place votre comptabilité, et par conséquence de créer le
fichier pour votre société.
Il faut donc respecter quelques étapes qui consistent d'abord à créer le fichier
proprement dit, puis à vérifier ou compléter certains paramètres qui dépendent de vos
habitudes de travail, du régime de TVA de votre entreprise ou encore de votre
configuration matérielle.
Création de votre société
1. Démarrez Ciel Compta en double cliquant sur l'icône de l'application.
2. Dans la fenêtre d’ouverture de fichier, cliquez ensuite sur le bouton [Nouveau].
3. Sélectionnez le fichier de votre choix, le programme vous demande alors le nom de
votre fichier dans la fenêtre standard d’enregistrement de fichiers.
4. Indiquez le nom du fichier et cliquez sur [Enregistrer].
Ciel Compta vous présente alors une fenêtre dans laquelle vous devez indiquer les
37
Création de votre fichier
coordonnées de votre société.
5. Complétez les différentes rubriques puis passez à la suite en cliquant sur le bouton
[Page suivante]. Une seconde fenêtre se présente afin que vous la complétiez.
Elle contient différents paramètres que vous pourrez ensuite modifier.
La durée d'un exercice ne peut dépasser 2 ans (24 mois).
6. Une fois les rubriques saisies, cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Compta crée alors un
nouveau fichier sur votre disque dur et affiche la fenêtre principale.
Vous êtes maintenant prêt à tenir votre comptabilité. Cependant, dans le cas où il serait
nécessaire de modifier certains paramètres, nous vous détaillons ci-après les différentes
options contenues dans ceux-ci.
38
Création de votre fichier
Les paramètres
Tous les paramètres de votre dossier sont accessibles en cliquant sur le bouton
[Paramètres] de la fenêtre principale.
Vous devez commencer la préparation de votre dossier en consultant ces paramètres et
en les complétant si nécessaire.
A l’appel de cette option, Ciel Compta ouvre un navigateur dans lequel un véritable
tableau de bord vous permet l’accès à tous les paramètres de votre dossier.
Chaque icône donne successivement accès aux données société, aux paramètres société,
aux paramètres TVA, aux paramètres SIG, à la structure de l'état de trésorerie, aux
modes de paiement, aux libellés types, aux journaux, aux modes de paiement, aux
sections budgétaires et aux sections analytiques.
• Pour accéder à chacune de ces options, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante.
Une fenêtre s’ouvre alors, son contenu dépend de l’option précédemment sélectionnée.
Données société
La fenêtre correspondante contient deux onglets.
Le premier, Raison sociale, présente les coordonnées de la société telles que vous les avez
saisies lors de la création du fichier.
Le second, Logos, permet d'insérer le logo de votre société en deux tailles : un petit et un
grand format. Ils peuvent être placés par Copier-Coller ou à l'aide du Glisser-Déposer.
Paramètres société
Ce module se présente également sous forme de deux onglets. Le premier, Général,
contient les informations relatives à l'exercice comptable que vous avez également
complétées lors de la création de votre fichier.
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Création de votre fichier
Vous pouvez ici modifier l’ensemble des informations. Seule la date de début d’exercice
est contrôlée : en effet, elle ne peut être changée que si aucune écriture n'a été
enregistrée. Pour la rubrique Écart maximum accordé, vous devez préciser une somme qui
déterminera, lors de la saisie des règlements clients et fournisseurs, la limite
d'enregistrement en pertes ou profits, en cas d'écart de paiement.
Le second onglet, Comptes, concerne les défauts relatifs aux comptes : longueur du
numéro des comptes, racines des comptes pour chaque classe et les comptes par défaut
pour le résultat et les pertes et profits exceptionnels.
Voici l'onglet Comptes :
40
Création de votre fichier
Longueur des comptes : choisissez ici le nombre de chiffres sur lequel les comptes doivent
être codés. Vous pouvez aussi adopter une longueur variable. Attention dans ce dernier
cas le compte 4110 sera différent de 411000.
Dans le cadre Comptes par défaut, vous devez indiquer les différents comptes qui seront
utilisés lorsque le logiciel aura à enregistrer automatiquement certaines opérations
(calcul du résultat d'exploitation, gestion des écarts de règlement, etc.).
Pour changer un compte, il suffit de cliquer sur l'icône liste en face du compte à préciser.
La liste des comptes apparaît alors afin d'y choisir celui que vous souhaitez.
Des comptes par défaut sont déjà indiqués lors de la création de votre dossier.
Le cadre Racines des comptes est utilisé pour indiquer au programme la racine des
numéros de compte selon leur classe (6 pour charges, 40 pour fournisseurs, etc.).
Paramètres TVA
Ciel Compta se distingue par une gestion puissante et sophistiquée de la TVA. Ainsi, afin
d'automatiser la gestion de la TVA sur les encaissements/décaissements et les
déclarations pour les différents régimes, de nombreux paramètres sont nécessaires.
En cliquant sur l'icône Paramètres TVA , la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre. Elle est
constituée de trois onglets.
Paramètres généraux
C'est ici que vous commencez par indiquer si vous êtes ou non soumis à la TVA.
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Création de votre fichier
Un menu déroulant sert à indiquer le taux de TVA utilisé par défaut et une option permet
d'indiquer si vous gérez la TVA sur les encaissements et décaissements et non sur les débits.
Vous devez ici fixer le régime auquel vous êtes soumis : Régime simplifié ou Régime réel.
Ensuite, il faut indiquer la périodicité de votre déclaration : Mensuelle ou Trimestrielle.
Enfin, trois comptes sont à indiquer par défaut afin de gérer la déclaration de TVA. Si
vous avez choisi de travailler avec le Fichier de base lors de la création de votre fichier, des
comptes sont déjà indiqués.
Taux de TVA
Dans cet onglet, vous pouvez définir la liste des différents taux de TVA utilisés dans votre
société avec, pour chacun d'eux, les comptes associés. Vous pouvez créer autant de taux
de TVA que vous le souhaitez. A cet effet, une rangée de boutons est venue s'ajouter audessus
des onglets, ils permettent d'ajouter, de modifier ou de supprimer un taux.
Quand vous demandez la création d'un nouveau taux ou quand vous modifiez un taux
existant, une fenêtre s'ouvre. Pour chaque taux vous devez indiquer un code, un nom et
le taux lui-même. Ensuite, il faut préciser les comptes qui seront utilisés pour la
déclaration de la TVA. Ils sont au nombre de 5.
Voici la fenêtre d'un taux de TVA :
Les cinq comptes à définir sont les suivants :
• Collectée : permet d'indiquer les comptes pour la TVA collectée sur les ventes pour
chaque taux.
• Déductible : même chose pour la TVA déductible sur les achats.
• Attente collectée et Attente déductible doivent être complétés pour obtenir une gestion
rigoureuse de la TVA sur les encaissements/décaissements.
• Sur immobilisations : comptes utilisés pour la TVA déductible sur les achats d'immobilisations.
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Création de votre fichier
Paramétrage état de TVA
Ce dernier onglet va vous permettre de définir la structure de la déclaration de la TVA .
En cliquant sur l'onglet, vous obtenez l'affichage suivant.
Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux lignes de l’imprimé Cerfa lié
43
Création de votre fichier
au régime TVA de votre entreprise.
Pour chaque ligne, vous disposez de 30 cellules dans lesquelles vous devez indiquer les
racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul
automatique de la TVA. Indiquez en négatif les racines des comptes non concernés par
cette ligne.
Exemple :
La ligne 01 doit contenir le montant hors TVA de toutes les opérations imposables. Ce
montant constitue votre chiffre d’affaires réalisé en France métropolitaine (facturation
soumise à TVA). Vous devez donc indiquer sur la première ligne du tableau les racines de
tous les comptes de ventes soumis à la TVA. Ici pour l'exemple 70, 71 et 72.
Cependant, vous pouvez exceptionnellement réaliser des ventes non imposables (DOM,
CEE, etc.) et utiliser, à cet effet, des comptes qui seront intégrés dans les 70,71 ou 72.
Par exemple le compte 70100100-Vente produits finis dans les DOM. Vous devez alors
l'exclure des comptes 70 pour la TVA. Il suffit d'indiquer -701001 sur la ligne 01.
Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous
créez de nouveaux comptes (TVA de produits) dont la racine n’a été indiquée nulle
part. Si vous avez modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version
d'origine, vous pouvez utiliser le bouton [Valeur par défaut].
Paramétrage SIG
A l'appel de l'option Soldes Intermédiaires de Gestion, la fenêtre suivante s'ouvre.
Le fonctionnement est identique à celui du paramétrage de la TVA.
Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux soldes intermédiaires de
44
Création de votre fichier
gestion.
Pour chaque ligne, vous disposez de 30 colonnes dans lesquelles vous devez indiquer les
racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul du
solde. Indiquez en négatif les racines des comptes dont les soldes devront être déduits.
Exemple :
Si la ligne 1 contient successivement 707 puis -7097, et bien le logiciel cumulera les
soldes des comptes commençant par 707 et déduira les soldes des comptes commençant
par 7097.
Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous
créez de nouveaux comptes dont la racine n’a été indiquée nulle part. Si vous avez
modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version d'origine, vous pouvez
utiliser le bouton [Valeur par défaut].
Un conseil, faites-vous assister par votre expert comptable pour cette opération.
État de trésorerie
Cliquez sur l'icône État de trésorerie depuis le navigateur Paramètres. La liste des comptes
de la classe 5 s'affiche alors.
Il suffit d'un double clic sur le compte choisi pour que celui-ci soit ensuite pris en compte
dans l'état de trésorerie. Le compte sélectionné est alors affiché en rouge. Pour le
désélectionner, double cliquez à nouveau sur la ligne.
Pour la sélection ou la désélection d'un ou plusieurs comptes, il vous suffit de les
sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ouvrir].
La sélection multiple ou discontinue est autorisée dans cette liste.
Les types de modes de paiement
Cette liste complète les types déjà définis. En cliquant sur l'icône Types modes paiement,
vous obtenez la liste suivante.
Les neuf premiers sont réservés et présents par défaut. Vous pouvez ensuite ajouter vos
45
Création de votre fichier
propres types.
Si vous cliquez sur [Nouveau], une ligne s'ajoute en fin de liste afin de saisir l'intitulé du
type.
Le bouton [Insérer] est utilisé pour insérer une ligne avant celle sélectionnée dans la liste.
L'icône ABC permet un tri alphabétique des éléments de la liste. Quant aux deux derniers
icônes, ils sont utilisés pour placer un élément sélectionné devant ou derrière un élément
de la liste.
Les libellés types
Il s'agit ici aussi d'une liste d'éléments simples. Un libellé type est un texte prédéfini,
placé dans un menu déroulant ou qui peut être appelé par un équivalent clavier, qui
permet de simplifier la saisie du libellé d'une écriture.
Cette liste se comporte exactement comme celle des types de modes de paiement.
Les journaux
Les journaux correspondent aux livres où sont enregistrées les écritures de la
comptabilité. Les écritures comptables pourront ensuite être éditées par journal.
Pour accéder à la maintenance des journaux, cliquez sur l'icône Journaux depuis le
navigateur Paramètres.
Voici la liste des journaux :
46
Création de votre fichier
Création d'un journal
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer un journal. La fenêtre ci-dessous apparaît.
2. Indiquez le code du journal, son nom, puis précisez le type du journal. Cette information
est importante pour automatiser le positionnement sur débit ou sur crédit en
cours de saisie des écritures.
Pour tout type de journal, vous pouvez indiquer un compte de contrepartie qui vous
permettra de solder automatiquement une pièce comptable lors de la saisie sur ce
journal.
L’option Rupture d'écritures sur solde permet, en cours de saisie, d'enregistrer une pièce
comptable à chaque fois qu'un ensemble de lignes saisies aura un solde à zéro. Sinon,
toutes les lignes saisies en une seule séance seront enregistrées dans une seule pièce.
Modification d'un journal
1. Sélectionnez un journal dans la liste.
2. Cliquez ensuite sur le bouton [Modifier] ou double-cliquez directement sur le journal.
La même fenêtre que celle ci-dessus s’affiche avec les données du journal sélectionné.
Ciel Compta possède l’avantage de permettre la modification du code d’un journal.
Cette possibilité est offerte dans les Utilitaires en sélectionnant Changement code
journal. Une fenêtre vous demandera confirmation, car toutes les écritures de votre
dossier devront être modifiées.
Suppression d'un journal
Pour supprimer un journal, il suffit de le sélectionner dans la liste des journaux puis de
cliquer sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande confirmation avant toute
exécution.
Attention !
Vous ne pouvez pas supprimer un journal si des écritures s’y rapportent.
47
Création de votre fichier
Les modes de paiement
Cette option vous permet de créer différents modes de paiement pour vos fournisseurs et
différents types d’encaissement pour vos clients.
Dans le navigateur Paramètres, cliquez sur l'icône Modes de paiement.
La liste des modes de paiement s’affiche.
Pour créer un mode de paiement, il suffit de cliquer sur le bouton [Nouveau] dans l’entête
de la fenêtre.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
1. Indiquez le type du mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant.
Si le mode de paiement est destiné à l'enregistrement des règlements par chèques des
clients et que ces chèques reçus sont à éditer sur les bordereaux de remise en banque, le
type Remise de chèques doit être utilisé.
Vous disposez de plusieurs types de modes de paiement déjà définis. Vous pouvez en
ajouter en utilisant Types modes paiement dans le navigateur Paramètres.
2. Donnez le code du mode. Par exemple, 30NET pour 30 jours net puis indiquez son
libellé. Par exemple, Traite à 30 jours net.
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Création de votre fichier
3. Précisez la banque ou le compte d’effet sur lequel le mode de paiement est basé. Par
exemple, lors de la saisie des écritures, si vous avez indiqué un mode de paiement par
défaut sur un fournisseur, vous n’aurez à saisir ni le mode, ni la banque.
Si une date d’échéance doit être calculée lors de la saisie des écritures, cliquez sur le
bouton [Modifier] dans le cadre Paiement différé et indiquez le délai de paiement.
Si le type de mode de paiement défini correspond à un chéquier, vous pouvez entrer les
différentes informations concernant le chéquier en cours d’utilisation.
4. Pour enregistrer votre saisie, cliquez sur [OK] ou sur [icône et nouveau] pour créer un
autre mode de paiement, cliquez ensuite sur [Abandon] pour sortir du mode de création
ou bien saisissez un nouveau mode de paiement.
Le fait d’indiquer le numéro de vos chèques générera un libellé automatique dans la
rubrique Numéro de pièce au moment de la saisie des écritures.
Vous pouvez créer autant de modes de paiement que vous utilisez de chéquiers. Vous
pouvez aussi, lorsque vous arrivez en fin de carnet, réutiliser le même mode de
paiement en changeant le numéro des chèques.
Les sections analytiques
Ciel Compta autorise la tenue d'une comptabilité analytique. Ceci consiste à attribuer un
code analytique lors de l'enregistrement d'une charge ou d'un produit. Si, par exemple,
vous disposez de plusieurs véhicules dans votre société et que vous enregistrez les achats
de carburant sur un compte unique, il suffit de créer autant de codes analytiques que de
véhicules. Au moment de la saisie, il restera à indiquer le code du véhicule pour lequel
l'achat a été fait. Ensuite, il suffira d'éditer la balance ou le grand-livre analytique pour
connaître les dépenses de carburant de chaque véhicule.
Dans ce même cas de figure, vous pouvez aussi imaginer que les factures de carburant
ne vous sont envoyées qu'une seule fois par mois avec l'ensemble des
approvisionnements. Il faudra alors ventiler la facture par véhicule. Pour cela vous
disposez de sections composées. Ce sont des sections analytiques composées de sections
simples avec la possibilité de leur affecter un montant que vous allez saisir ou qui sera
automatiquement calculé en fonction d'un pourcentage.
Une section analytique ventilée peut être composée de 12 ventilations maximum. A
chacune de ces ventilations est donc affectée une section simple. Vous devez donc
commencer par créer des sections simples que vous pourrez ensuite utiliser dans les
sections composées.
1. Cliquez sur l'icône Sections analytiques, Ciel Compta affiche alors la liste des codes
analytiques s'il en existe déjà. En voici un exemple :
49
Création de votre fichier
2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante s'affiche.
Dans un premier temps, la fenêtre est presque vide. En effet, celle-ci se complète en
fonction des options choisies. Ainsi, en cochant Élément composé, les ventilations à créer
s'affichent en bas de la fenêtre.
1. Précisez le code de la section analytique puis son intitulé.
2. Cochez l’option Élément composé pour créer une section composée.
Dans ce cas, l’option Travail en pourcentage s'affiche afin de permettre un calcul automatique
des ventilations selon les pourcentages que vous allez indiquer. Si cette case
n'est pas cochée pour une section composée, vous devrez, lors de la saisie des écritures,
saisir les différents montants.
50
Création de votre fichier
Voici ce que donne la fenêtre avec une section analytique composée.
Si vous avez créé une section composée (ventilée), vous devez indiquer les sections
simples qui la composent. Pour cela, il suffit d'utiliser les menus locaux. Vous devez
opérer ainsi pour chaque ventilation souhaitée.
3. Si vous avez opté pour une ventilation en pourcentage, indiquez le taux pour chaque
section simple affectée.
4. Validez votre saisie à l'aide du bouton [OK]. Vous pouvez créer une nouvelle section en
cliquant sur [OK et Nouveau].
51
Création de votre fichier
Les sections budgétaires
La création des sections budgétaires fonctionne à l'identique des sections analytiques.
Voici la fenêtre dans le cas d'une section simple :
À la différence des sections analytiques, vous pouvez remplir la zone Prévu soit en débit,
soit en crédit selon la classe du compte sur lequel seront enregistrés les montants
budgétaires. Les zones Réalisé et Solde évoluent en fonction des saisies effectuées sur le
code en question.
52
Création de votre fichier
Conclusion
Vous avez maintenant étudié tous les paramètres de votre dossier de comptabilité. Si
vous n'avez défini que le nécessaire, vous pourrez à tout moment revenir dans les
Paramètres afin de les compléter.
Les fondations de votre travail sont ainsi commencées. Pour consolider celles-ci et les
achever, il vous faut vérifier et éventuellement compléter le plan comptable. C'est ce que
nous allons voir dans le prochain chapitre.
Le plan comptable
54
Le plan comptable
Généralités
Le plan comptable de Ciel Compta offre non seulement la possibilité d'ajouter un compte
mais aussi de modifier ses caractéristiques, de consulter ses écritures, etc.
Depuis la liste des comptes, de multiples autres fonctions sont également à votre
disposition.
Ainsi, à l'aide du grapheur, vous allez pouvoir analyser l'évolution de vos comptes ou bien
en comparer les soldes.
De même, vous pourrez directement accéder à l'extrait d'un compte donné.
C'est à ce niveau que vous pourrez aussi lancer le lettrage des comptes en mode
automatique sur le numéro de pièce ou sur le montant.
Enfin, lors de la mise en place de votre comptabilité, le premier travail à réaliser consiste
à saisir les à-nouveaux pour lesquels une option spécifique a été développée à ce niveau.
55
Le plan comptable
La liste des comptes
Pour accéder à la maintenance du fichier des comptes, cliquez sur le bouton [Plan
comptable] de la fenêtre principale. Vous pouvez aussi appeler l'option correspondante
du menu COMPTA. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît.
Cette fenêtre dispose d’une rangée de boutons qui permettent différentes manipulations
sur les comptes.
• [Nouveau] permet la création d’un nouveau compte dans la classe sélectionnée.
• [Modifier] est utilisé pour modifier la fiche d’un compte.
• [Supprimer] permet la suppression d’un ou de plusieurs comptes à condition qu’ils ne
possèdent pas d’écriture.
• [Consulter] donne accès au module de consultation des écritures, de lettrage, de pointage
du rapprochement bancaire et de révision pour le compte sélectionné. Un chapitre
est consacré à ces options.
56
Le plan comptable
D'autres options sont accessibles depuis le menu OPTIONS ou depuis l'icône :
• Modifier le compte donne accès à la fiche du compte pour consultation ou modification.
Cette commande est équivalente au bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi passer par
le raccourci-clavier M.
• Passage des à-nouveaux donne accès à un tableau permettant la saisie des soldes de
départ des différents comptes lors de la mise en place de votre comptabilité.
• Statistiques sur comptes permet de lancer le calcul de statistiques sur une sélection de
comptes et de les présenter sous forme de tableau, de graphique, d'état ou de fichier
d'export.
• Comparaison et évolution graphiques affiche un graphique de comparaison des soldes
des comptes sélectionnés ou d'évolution des soldes des comptes.
• Graphe N, N-1… affiche un graphique de comparaison des soldes des exercices N, N-1
et N-2.
• Lettrage automatique… donne accès au module de lettrage des comptes (ou délettrage)
sur montant ou sur numéro de pièce.
• Remplissage des codes liasse… est une option qui, en fonction de la racine des
comptes, va compléter les codes liasse.
• Remplissage automatique des comptes… sera utilisé pour modifier certaines données de
plusieurs comptes en une seule opération (par exemple rendre une sélection de
comptes lettrables). Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils
standards présent dans le Manuel d’utilisation.
• Remplissage automatique des tiers… : permet de modifier les données spécifiques aux
comptes clients et fournisseurs en une seule opération.
• Remplissage automatique des banques… : permet de modifier les données spécifiques
aux comptes financiers en une seule opération.
• Nouveau compte de regroupement… : permet de créer un compte de type particulier. Un
compte de regroupement génère des totaux et des sous-totaux dans la balance, et ceci
pour tous les comptes possédant la même racine.
• Trouver le compte… : facilite les recherches quand la liste des comptes est importante.
Elle est surtout d'une rapidité sans égal pour ce type de recherche. En effet, vous allez
57
Le plan comptable
pouvoir choisir la clé de recherche et simplement saisir les premiers caractères du
compte à trouver. Le programme affichera instantanément les comptes qui correspondent
à ces caractères et ainsi, par déduction, retrouvera celui que vous souhaitez.
Une fois votre recherche terminée, il suffit ensuite d'utiliser la touche ou
pour que le programme ouvre le compte sélectionné. Vous pouvez aussi ou
par le raccourci-clavier .
Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils standards présent
dans le Manuel d’utilisation.
Sur la gauche de la fenêtre du plan comptable, un ensemble d’options permet la sélection
instantanée d’une classe de comptes.
Il suffit de cliquer sur la classe souhaitée pour que la liste affiche les comptes
correspondant à cette classe.
Ciel Compta possède une classe spéciale pour les clients et une classe spéciale pour
les fournisseurs. Il n’y a pas de compte collectif client ou fournisseur. Chaque client et
chaque fournisseur correspondent à des comptes individuels comme les autres. Le
logiciel fera le total des clients et le total des fournisseurs à la demande, sur la
balance des comptes.
Le plan comptable et les classes de comptes conformes au plan comptable français 82
sont déjà enregistrés dans le logiciel. Vous pouvez cependant supprimer les comptes
inutiles pour votre entreprise, ou bien encore modifier le libellé des comptes s’il ne
vous convient pas.
Deux options Détail et Cumuls par mois affichent respectivement la liste des comptes avec
leurs cumuls et leurs soldes ou leurs soldes mensuels. Dans ce deuxième cas, un menu
déroulant permet de choisir les soldes à afficher (Débit, Crédit, Débit - Crédit ou Crédit -
Débit). Nous détaillerons ce dernier point un peu plus loin.
58
Le plan comptable
Nouveau compte
Sélectionnez la classe dans laquelle vous souhaitez créer le compte à l’aide des boutons
radio, puis cliquez sur le bouton [Nouveau] ou par le raccourci-clavier .
La fenêtre de création de compte s’affiche. Son contenu dépend de la classe de compte
que vous avez auparavant sélectionnée. Elle possède en effet plusieurs onglets dont le
nombre et la nature varient en fonction du type de compte appelé.
La classe 1 - capital
Si vous avez sélectionné cette classe de comptes, la fenêtre présentée page suivante
apparaît. Cette fenêtre est celle d'un compte existant afin de vous la décrire en détail.
L'onglet Fiche
Ce premier onglet est présent pour tous les comptes.
Vous devez commencer par indiquer le numéro du compte (13 caractères maximum). Le
programme complétera ou non le numéro du compte en fonction de l'option fixe/variable
définie dans Paramètres société. Le nom abrégé sera utilisé, notamment dans le module de
consultation, comme titre des pavés d'accès rapide.
La date de création est renseignée automatiquement.
Un menu déroulant permet d'indiquer le taux de TVA qui sera utilisé par défaut,
permettant ainsi un calcul automatique des montants HT ou TTC. Au moment de la
59
Le plan comptable
saisie, ce taux pourra être modifié également.
Si la saisie d'un code analytique ou budgétaire est autorisée sur le compte, il suffit de
cocher l'option correspondante. Vous pouvez de plus affecter une section analytique par
défaut, qui sera modifiable au moment de la saisie des écritures. Les saisies analytiques
et budgétaires, sont utilisées en général pour les comptes de charges (classe 6) et de
produits (classe 7).
Voici les rubriques qui composent cet onglet :
• Ne plus utiliser : cette case permet avant tout de rendre inutilisable un compte en
cours d’exercice, ce qui évite son affichage dans les différentes listes et son appel en
cours de saisie. L’utilisation type de cette option se retrouve lors de la création d’un
même compte sous deux codes différents : le client 411DUP et 411DUPOND. Si vous
avez déjà saisi plusieurs écritures sur ces comptes, il faut, par un jeu d’écritures, solder
le premier compte, puis affecter ce montant sur le second. Il suffit ensuite de
cocher cette option dans la fiche du compte 411DUP. Ainsi, le compte est rendu inaccessible
sans le supprimer.
• Saisie échéance : cochez cette option si le compte que vous créez peut contenir des
écritures avec une date d’échéance (comptes d’effets, par exemple). Cette option permet
la gestion de l’échéancier.
• Centralisé : cette option permet d'indiquer à Ciel Compta que les écritures du compte
en question peuvent être centralisées sur une seule ligne par mois au niveau du
Grand-livre.
Vous devrez confirmer la centralisation à l'appel du grand-livre. Une option autorise,
en effet, l'annulation de cette caractéristique au moment de lancer l'impression.
• Pointable : cette option autorise le pointage des écritures du compte. Le pointage est
utilisé pour faciliter le rapprochement sur les comptes financiers : banques, CCP, etc.
Vous pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de pointage
utilisé sur ce compte.
• Lettrable : cette caractéristique est en général validée pour les comptes clients et fournisseurs
puisque son but est d’autoriser le lettrage sur ces comptes. Le lettrage sert,
en effet, à suivre l’évolution des paiements des factures d’achats ou de ventes. Vous
pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de lettrage utilisé
sur ce compte.
• Cumuls précédents débit-crédit N-1 et N-2 : ces zones sont complétées automatiquement
par le logiciel lors de la réouverture d’exercice. Cependant, lors du démarrage de votre
comptabilité, vous pouvez indiquer ici les soldes des comptes pour les exercices N-1 et
N-2, l’exercice N étant celui en cours.
• Report des écritures non pointées : cette option ne sera utilisée qu'au moment de la
réouverture d'un exercice. Elle permet de préciser si les écritures non pointées de ce
compte doivent ou non être reportées sur l'exercice suivant, afin de poursuivre le
pointage. Au moment de cette réouverture, vous pourrez préciser si vous souhaitez un
report de toutes les écritures non pointées ou bien uniquement celles des comptes
dont l'option Report des écritures non pointées est cochée.
• Report des écritures non lettrées : même chose que ci-dessus, mais pour les écritures
non lettrées.
60
Le plan comptable
L'onglet Complément
Cet onglet contient quelques informations complémentaires sur le compte. Il est aussi
présent pour tous les comptes.
• Codes liasse Débit et Crédit : il s’agit de codes positionnant les soldes débit et crédit du
compte dans la liasse fiscale (états 2050 à 2053 du Cerfa). En effet, chaque cellule de
ces imprimés est repérée par un code alphanumérique qu’il faut indiquer ici. Le logiciel
est livré avec les codes déjà paramétrés pour tout le plan comptable. En règle
générale, le code est le même pour le débit et le crédit. Cependant, certains comptes,
61
Le plan comptable
comme les clients et les fournisseurs, utilisent un code différent selon que leur solde
est débiteur ou créditeur. Une commande du menu OPTIONS, quand la liste des
comptes est affichée, permet le remplissage automatique de ces codes en fonction de
la classe et de la racine des comptes. Vous pouvez ensuite apporter quelques corrections
manuellement.
• Affichage signé du solde : ceci permet d'afficher le solde du compte en positif ou en
négatif suivant le sens de la soustraction (Débit-Crédit ou Crédit-Débit).
L'onglet Tab. amort.
Cet onglet est spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes d'emprunt
(racine 16).
Les emprunts possèdent une particularité quant à leur comptabilisation. En effet, vous
devez, à chaque échéance, disposer du tableau d’amortissement afin de connaître le
montant du capital remboursé et celui des intérêts, ces montants variant à chaque fois.
Avec Ciel Compta , il suffit, lors de la création d’un compte d’emprunt, de générer le
tableau d’amortissement correspondant et de programmer les automatismes
d'enregistrement des échéances. A chaque démarrage, le programme analysera alors les
comptes d’emprunt et comptabilisera les échéances si nécessaire.
Voici un tableau d'amortissement à titre d'exemple :
1. Commencez par renseigner le Compte de banque à l'aide du menu déroulant.
2. Saisissez ensuite la Date de la première échéance. C'est à compter de cette date que
toutes les échéances suivantes seront calculées.
3. Renseignez le Montant emprunté, le Taux, ainsi que le Nombre d'échéances total.
62
Le plan comptable
4. Choisissez ensuite le nombre d'échéances par an à l'aide du menu déroulant prévu à
cet effet.
Ciel compta procède alors à un premier calcul du Montant de l'échéance .
Vous disposez, de plus, de deux zones complémentaires Frais 1 et Frais 2 afin d'indiquer,
par exemple, les frais d'assurance. Ces deux montants n'ont finalement d'utilité que
lorsque vous souhaitez les ventiler dans deux comptes différents définis dans l'onglet
Auto.
Une fois toutes ces informations renseignées, Ciel Compta affiche dans la zone Montant de
l'échéance le montant de chaque remboursement.
Ne vous inquiétez pas si le montant n'est pas tout à fait juste, vous pourrez ensuite
apporter les modifications nécessaires dans le tableau des remboursements.
5. Cliquez sur le bouton [Générer le tableau]. Ciel Compta remplit alors la grille avec la
ventilation Echéance-Amortissement-Intérêts-Frais 1-Frais 2-Capital.
La dernière colonne se compose, pour chaque ligne, d'une case à cocher.
Elle permet d'indiquer, à Ciel Compta, si l'écriture correspondant à l'échéance a été
enregistrée ou non. Vous pouvez en cocher ou décocher certaines, en fonction de l'état
d'avancement de votre emprunt.
Si vous envisagez d'utiliser la gestion des emprunts de Ciel Compta dans son intégralité,
vous devez alors compléter les paramètres relatifs à l'enregistrement automatique des
échéances présentés dans l'onglet Auto (détaillé ci-après).
Important
Avant de compléter les automatismes liés à ce tableau, voyons tout de suite le cas où
l'un des montants des échéances est à modifier. Lors de la modification d'une
échéance, Ciel Compta affecte aux échéances suivantes le même montant. Par
contre, les échéances précédentes ne sont pas modifiées. Le problème peut alors se
poser lorsque c'est la première échéance du tableau qui ne correspond pas à celle
communiquée par votre organisme financier. Dans un premier temps, il suffit de
modifier le montant de la première échéance. Ciel Compta procède alors à un
remplissage des échéances suivantes avec ce même montant. Dans un second
temps, saisissez pour la deuxième échéance, le montant correct. Comme pour la
première échéance, Ciel Compta procède à un remplissage des échéances suivantes
avec le montant de la deuxième.La modification de la dernière échéance ne pose,
quant à elle, aucune difficulté particulière.
63
Le plan comptable
L'onglet Auto.
Cet onglet est donc aussi spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes
d'emprunt (racine 16).
Il faut indiquer ici, les paramètres nécessaires à Ciel Compta pour enregistrer les
écritures automatiquement à chaque échéance.
Dans un premier temps, vous devez renseigner les trois comptes sur lesquels sera
enregistrée l'écriture de chaque remboursement. Pour chacun, vous disposez d'une icône
d'appel de la liste des comptes .
• Les intérêts dans le compte : indiquez ici le compte où seront enregistrés les intérêts
bancaires.
• Les frais 1 dans le compte : indiquez ici le compte de charges permettant l'enregistrement
des frais (assurances par exemple) définis dans la zone Frais 1 de l'onglet précé-
dent.
• Les frais 2 dans le compte : même chose que pour les frais 1.
Dans le cas où vous souhaitez effacer un compte associé par erreur, cliquez sur
l'icône .
1. Indiquez ensuite le libellé qui sera donné à l'écriture lors de l'enregistrement de
chaque échéance. Vous pouvez y saisir le début de votre libellé, puisque vous pourrez
le compléter, comme nous le verrons un peu plus loin dans ce paragraphe.
2. Choisissez un Mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant.
3. Même chose pour le Journal, dans lequel cette écriture sera enregistrée.
• Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement.
Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée.
64
Le plan comptable
• Générer l'écriture… : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa
date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui prennent
en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'échéance est conservée.
• Ajouter au libellé : pour compléter automatiquement le libellé, vous disposez de six
options.
4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Ciel Compta enregistrera les
échéances correctement ventilées sans que vous ayez à sortir votre plan d'amortissement.
Le menu COMPTA contient la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES vous
permettant d'exécuter la même procédure que celle qui se déclenche
automatiquement au lancement de Ciel Compta. Ainsi, si vous rendez un emprunt
Actif, cette option vous évite de quitter puis de relancer le logiciel pour provoquer
l'enregistrement d'une échéance.
L'onglet Graphique
Un graphique représente ici l'évolution du solde du compte. Vous le retrouvez dans tous
les comptes.
La classe 2 - immobilisations
Pour cette classe de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément
et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé au
paragraphe précédent. Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe
précédent pour de plus amples informations.
65
Le plan comptable
Voici l'onglet Complément des comptes d'immobilisations :
Cet onglet vous permet d'indiquer les deux comptes utilisés pour les écritures
d'amortissements et de dotations.
De plus, un menu déroulant Code liasse fiscale vous permet d'indiquer le positionnement
dans la liasse fiscale (états 2054 et 2055 du Cerfa).
Les classes 3 et 4
Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément
et Graphique).
Reportez-vous au paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58 pour de plus amples
informations. En effet, ces onglets sont identiques à ceux détaillés précédemment.
La classe 5 - financiers
Les comptes financiers sont regroupés dans la classe 5. La différence avec les autres
classes de comptes réside dans la présence de deux onglets supplémentaires : Banque et
RIB.
Ces onglets sont identiques à l'ensemble des comptes du plan comptable, et sont
détaillés dans le paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58.
66
Le plan comptable
L'onglet Banque
• Apparaît dans l'état de trésorerie : si cette option est cochée, ce compte sera présent
dans votre état de trésorerie. Cette option peut être désactivée également dans les
Paramètres, État de trésorerie.
• Les coordonnées de votre agence : adresse de votre agence bancaire.
L'onglet RIB
Cet onglet vous permet de préciser les coordonnées de votre compte afin d'éditer des
relevés d'identité bancaire (RIB).
67
Le plan comptable
Les clients et les fournisseurs
Les clients et les fournisseurs disposent d’informations supplémentaires dans l'onglet Cli/
Four.
Vous pouvez y indiquer les coordonnées de votre client ou de votre fournisseur. Ceci peut
être utilisé pour les lettres de relance ou encore l'édition d'étiquettes que vous allez créer
avec le générateur d'états.
Les coordonnées bancaires doivent être complétées si vous souhaitez éditer les
bordereaux de remise de chèques. L'indication Sur rayon ou Hors rayon est utilisée si votre
banque vous impose des remises de chèques différentes selon l'origine géographique de
votre client.
Ensuite, un mode de paiement peut être affecté à votre compte client ou fournisseur. Ceci
permettra le calcul automatique de la date d’échéance au moment de l’appel du compte
en saisie des écritures. Vous pouvez définir les modes de paiement dans les Paramètres.
Les classes 6 et 7 - charges et produits
Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément
et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé
précédemment.
Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe“La classe 1 - capital”,
page 58, pour de plus amples informations.
L'onglet Complément dispose d'un menu déroulant Code 2035 permettant d'indiquer la
rubrique 2035 attachée au compte.
68
Le plan comptable
Modifier un compte
1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des boutons radio puis
faîtes un double-clic sur celui-ci. Vous pouvez également sélectionner le compte dans
la liste et cliquer sur le bouton [Modifier]. Une fenêtre contenant le détail du compte
s’affiche.
Important :
Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou
modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic
équivalent au bouton [Consulter].
Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées au plan
comptable.
2. Une fois les modifications réalisées, validez à l'aide du bouton [OK].
Vous pouvez, sans refermer le compte en cours, appeler un autre compte :
• soit en utilisant les flèches Premier, Suivant, Précédent et Dernier ,
• soit en appelant la liste des comptes à l’aide de la petite icône correspondante .
L'utilisation des boutons Suivant, Précédent, etc, enregistre automatiquement les
modifications apportées et affiche les données du nouveau compte sélectionné.
Supprimer un compte
1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options, puis sélectionnez
le compte à supprimer dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] ou appuyez sur Y. Une fenêtre vous demande
alors de confirmer votre choix.
Attention !
Vous ne pouvez pas supprimer un compte si des écritures ont déjà été enregistrées sur
ce compte.
69
Le plan comptable
Passage des A-nouveaux
Un module spécifique a été intégré dans Ciel Compta afin de faciliter la saisie des soldes
des comptes lors de l’installation de votre comptabilité. Ces soldes peuvent correspondre
aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice ou à ceux d’une
balance des comptes dans le cas d’une installation en cours d’exercice.
1. Pour cela, depuis la fenêtre Plan comptable, appelez la commande PASSAGE DES A-NOUVEAUX
du menu OPTIONS. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.
Vous trouvez dans la colonne de gauche tous les comptes de votre comptabilité, puis
deux colonnes, Débit et Crédit, qui permettent la saisie des soldes de départ.
2. Placez-vous avec la souris dans la première cellule à saisir. Entrez vos différents
soldes compte par compte.
Une ligne de totalisation en bas de la fenêtre vous permet de contrôler l’évolution de
l’équilibre débit-crédit de votre saisie. Vous pouvez cependant forcer l’équilibre de
l'écriture sur un compte donné.
3. Placez-vous dans la cellule du compte en question, puis cliquez sur le bouton [Solder].
Si le nombre de comptes du plan comptable est important, plus de 600 comptes,
plusieurs pages seront accessibles. Deux flèches apparaissent alors dans l'en-tête de
la fenêtre afin de passer d'une page à l'autre.
70
Le plan comptable
4. Une fois tous vos mouvements saisis, enregistrez vos a-nouveaux à l’aide du bouton
[Enregistrer les A-nouveaux] et indiquez le journal et la date de l’opération dans la
fenêtre qui s'affiche alors.
Le module de passage des a-nouveaux permet la saisie d’un montant par compte. Si
vous souhaitez récupérer le détail des écritures pour certains comptes (par exemple
pour les clients et les fournisseurs, afin de continuer le suivi détaillé des paiements),
vous devez utiliser la saisie des écritures au kilomètre en sélectionnant sur la période
adéquate et sur le journal des a-nouveaux.
71
Le plan comptable
Les cumuls mensuels
Les cumuls mensuels permettent un aperçu rapide des soldes mois par mois des comptes
d'une classe donnée. Pour cela, une fois dans le plan comptable, cliquez sur le radio
bouton Cumuls par mois.
La liste se transforme et propose pour chaque compte de la classe les cumuls par mois.
Un menu déroulant situé en bas à gauche permet de choisir :
• Débit : affichage par mois et par compte du total des débits.
• Crédit : affichage par mois et par compte du total des crédits.
• Débit - Crédit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des
débits et le total des crédits.
• Crédit - Débit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des cré-
dits et le total des débits.
Vous disposez des mêmes options que dans le mode Détail (consultation, modification
de compte, etc.).
72
Le plan comptable
Les statistiques sur comptes
Pour réaliser des statistiques complètes sur une sélection de comptes, choisissez la
commande STATISTIQUES SUR COMPTES dans le menu OPTIONS.
Vous obtenez alors une liste de statistiques contenant celles livrées avec Ciel Compta et
éventuellement celles que vous avez réalisées à l'aide du générateur de statistiques.
Pour plus d'explications sur le générateur de statistiques, reportez-vous au chapitre
Les formats de statistiques présent dans le Manuel d’utilisation.
Après avoir sélectionné la statistique à réaliser, cliquez sur le bouton [Exécuter]. Vous
obtenez alors une nouvelle fenêtre afin de choisir le type d'édition (Tableau, Graphique,
État ou Fichier).
Pour plus d'explications sur l'utilisation des statistiques, reportez-vous au chapitre
Les graphiques présent dans le Manuel d’utilisation.
Les graphiques
Ciel Compta intègre un module graphique qui vous permet d’établir quelques statistiques
sur les comptes.
Ainsi, il devient facile de comparer immédiatement les comptes de charges à l’aide d’un
histogramme ou d'un graphique à secteurs.
Plusieurs possibilités de graphiques vous sont offertes :
• La comparaison de comptes à laquelle vous accédez depuis la liste des comptes.
• L’évolution d’un compte que vous pouvez appeler depuis la liste des comptes ou la
fiche d'un compte.
• Le graphique de comparaison des exercices N, N-1 et N-2.
Comparaison et évolution graphique
Depuis la liste des comptes dans le plan comptable, sélectionnez un ou plusieurs
comptes, puis, dans le menu OPTIONS, sélectionnez la commande COMPARAISON ET
ÉVOLUTION GRAPHIQUES.
73
Le plan comptable
Vous obtenez une fenêtre semblable à celle-ci.
Consultez l'annexe Les graphiques dans le dossier pour l'utilisation des graphiques ou
bien l’aide LES GRAPHES.
En cliquant sur les menus locaux nommés Graphiques 1, 2, 3 ou 4, vous pouvez choisir le
compte à afficher, ou une évolution graphique ou bien les totaux de la sélection.
Vous obtenez la même chose en cliquant sur l'icône .
Graphe N, N-1…
En choisissant la commande GRAPHE N, N-1… du menu OPTIONS, vous obtenez une
comparaison d'exercices pour les comptes sélectionnés. Le fonctionnement est identique
à celui de Comparaison et évolution graphiques expliqué précédemment.
Consultez le chapitre Les graphiques du Manuel d’utilisation pour l'utilisation des
graphiques.
74
Le plan comptable
Lettrage automatique
En choisissant la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu OPTIONS, vous pouvez
réaliser un lettrage sur une sélection de comptes ou sur une classe tout entière. Nous
détaillerons ce module avec le lettrage d'un compte, dans le chapitre Interrogation,
Lettrage, Recherche.
Nous verrons dans ce chapitre le système de lettrage manuel ou automatique des
comptes depuis la fenêtre d’Interrogation. Vous ne pourrez y lettrer qu'un seul compte à la
fois, celui que vous consultez.
Alors qu'ici, vous avez la possibilité de lancer un lettrage automatique sur plusieurs
comptes.
Rappelons que le but du lettrage est d’établir, plus spécifiquement pour les comptes
clients et fournisseurs, une correspondance entre les factures et leurs règlements, que
ces derniers aient été effectués en une ou plusieurs fois.
Remplissage des codes liasse
Si vous complétez le plan comptable livré en standard avec votre logiciel, il se peut que
vous ne connaissiez pas exactement les codes liasse à affecter aux nouveaux comptes.
Ciel Compta dispose d’une option qui, en fonction de la racine des comptes, va compléter
les codes liasse.
1. Depuis le plan comptable, appelez la commande REMPLISSAGE DES CODES LIASSE du
menu OPTIONS. Une fenêtre vous demande confirmation.
2. Si vous répondez par [OK], tout le plan comptable sera balayé et les codes liasse de
chacun des comptes seront complétés.
75
Le plan comptable
Remplissage automatique
Il peut arriver que vous ayez à modifier certaines informations pour plusieurs comptes,
comme par exemple le pointeur qui rend tous les comptes clients lettrables. Cette
opération longue et fastidieuse peut être réalisée très rapidement, avec un maximum de
sécurité. Pour cela, vous disposez d'un module de remplissage.
Après avoir sélectionné les comptes à modifier, choisissez la commande REMPLISSAGE
AUTOMATIQUE DES COMPTES dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre suivante.
Si aucune sélection n'est réalisée avant d'appeler cet outil, Ciel Compta sélectionne
l'ensemble des comptes de la classe.
Trois niveaux de puissance (Simple, Multiple et Expert) vous permettent d'effectuer tous les
types de remplissage possible. Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre
Les graphiques présente dans le Manuel d’utilisation.
76
Le plan comptable
Compte de regroupement
Dans la balance, un compte de regroupement génère les totaux et les sous-totaux de tous
les comptes possédant la même racine.
• Pour en créer un nouveau, choisissez la commande NOUVEAU COMPTE DE REGROUPEMENT
dans le menu OPTIONS ou le raccourci-clavier K depuis la fenêtre Plan comptable.
La fenêtre ci-dessous apparaît.
Il suffit de saisir le numéro de ce compte particulier ainsi que le libellé. Après validation,
ce compte se positionnera automatiquement au-dessus des comptes possédant la même
racine.
Pour le distinguer des autres comptes, il apparaîtra en rouge (ou en gras sur un écran
noir et blanc) dans la liste du plan comptable.
Important :
Vous pouvez modifier à tout moment ce type de compte, y compris le numéro. Vous
pouvez le supprimer également lorsque vous le souhaitez.
Consulter un compte
En complément du module d’interrogation des comptes qui est étudié plus loin dans ce
manuel (chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche), il est possible d’accéder au détail
des écritures d'un compte depuis le Plan comptable.
1. Pour cela, sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options
puis sélectionnez le compte dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. La fenêtre d’interrogation, de pointage et de lettrage
s’affiche.
Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou
modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic
équivalent au bouton [Consulter].
Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées aux comptes.
77
Le plan comptable
Les impressions du plan comptable
Comme pour tous les états de Ciel Compta, le plan comptable peut être visualisé à l’écran
ou édité sur imprimante.
Vous pouvez aussi bien imprimer une liste simple qu'un état détaillé disposant de tous
les attributs des comptes.
En plus des états standards, nous avons mis à votre disposition le générateur d'états
dans lequel toutes les rubriques des comptes sont accessibles.
Depuis le plan comptable, vous pouvez lancer 2 types d'impression :
• Les impressions liées à la sélection de comptes ou à la classe utilisée.
• Les impressions globales, de tout le plan comptable.
Les états présents dans les copies d'écran réalisées ci-après, peuvent être complétés de
vos propres états, réalisés dans le générateur d'états.
Pour l'utilisation de ce module, consultez le chapitre Le générateur d'états du Manuel
d’utilisation.
Les impressions depuis la liste des comptes
Pour réaliser une impression sur une classe de comptes ou uniquement sur une
sélection, cliquez sur les icônes en haut à droite en forme d'écran ou d'imprimante
(suivant votre choix) ou utilisez les commandes APERÇU ( E) ou IMPRIMER ( P) du
menu FICHIER.
Une fenêtre comme celle présentée ci-dessous, apparaît.
78
Le plan comptable
Elle contient la liste des états que vous pouvez visualiser ou imprimer. Sélectionnez-en
un, et cliquez sur le bouton correspondant au type d'édition (Aperçu ou Imprimer).
Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble
de la classe affichée qui sera pris en compte.
Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône .
Si vous cliquez sur le bouton , vous obtenez une fenêtre de modification des options
de l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du
Manuel d’utilisation.
Les impressions globales du plan comptable
Dans le cas où vous souhaitez imprimer des états concernant l'ensemble du plan
comptable, choisissez la commande IMPRESSIONS FICHIER dans le sous-menu OPTIONS du
menu FICHIER.
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la catégorie Plan comptable.
Il ne reste plus qu'à sélectionner l'état de votre choix et de cliquer sur le bouton [Aperçu]
ou [Imprimer].
Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône .
Si vous cliquez sur l’icône , vous obtenez une fenêtre de modification des options de
l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du Manuel
d’utilisation.
79
Le plan comptable
Import-export du plan comptable
Comme pour les impressions, les exports du plan comptable peuvent être réalisés soit
depuis la liste des comptes dans le plan comptable pour l'export d'une sélection, soit de
manière globale.
Les imports de comptes seront toujours réalisés directement depuis la fenêtre du
plan comptable.
Les formats d'import-export sont entièrement personnalisables. Vous pouvez utiliser
ceux livrés par défaut ou bien créer vos propres formats.
La description des formats d'import-export est réalisée dans le chapitre Les formats
d'import/export du Manuel d’utilisation.
Export de comptes
Si vous souhaitez réaliser l'export d'une sélection de comptes ou d'une classe entière de
comptes, choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la fenêtre du plan
comptable.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
1. Sélectionnez un format, et cliquez sur le bouton [Exporter].
2. Ciel Compta vous propose la fenêtre d'enregistrement de fichiers. Choisissez l'endroit
où vous souhaitez créer le fichier, modifiez si nécessaire le nom par défaut, puis cliquez
sur le bouton [Enregistrer].
Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble
des comptes de la classe active qui sera pris en compte.
80
Le plan comptable
Export global du plan comptable
1. Dans le cas où vous souhaitez exporter l'ensemble du plan comptable pour, par
exemple, transférer vos comptes d'un fichier à un autre, choisissez la commande
EXPORTS FICHIER du sous-menu OPTIONS du menu FICHIER.
2. Une fenêtre apparaît alors, choisissez le format, et procédez comme pour les exports
de comptes, détaillés ci-dessus.
Import du plan comptable
L'import de comptes dans le plan comptable se déroule de la manière suivante.
1. Une fois dans le plan comptable, choisissez la commande IMPORTER du menu FICHIER,
choisissez le format d'import à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton [Importer] et sélectionnez le fichier d'import à utiliser.
Après ouverture de ce dernier, Ciel Compta effectue un contrôle de cohérence du fichier.
Si des erreurs sont trouvées, l'import ne pourra être réalisé. En effet, la structure du
fichier à importer doit correspondre au format d'import utilisé. Les erreurs trouvées
seront détaillées dans la fenêtre de rapport d'import. Dans le cas d'un import impossible,
il faudra modifier le fichier ou le format d'import.
Si l'import s'est déroulé sans problème, le compte-rendu se termine par le nombre
d'éléments importés.
Parmi les formats d'import livrés avec Ciel Compta, l'un d'eux permet de récupérer le
plan comptable d'un fichier en version 3. Pour effectuer cette opération, il suffit de
choisir la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la liste du plan comptable de
votre ancien fichier (sans aucune sélection).
Après création du fichier d'export, il ne reste plus qu'à réaliser un import dans votre
nouveau fichier, en utilisant le format d'import Import comptes.
81
Le plan comptable
Les préférences liées au plan comptable
Dans le tableau de bord des Préférences de Ciel Compta, certaines options sont
consacrées aux comptes.
• Depuis la liste des comptes du plan comptable, cliquez sur l'icône d'appel des préfé-
rences . Le tableau de bord s'ouvre alors directement sur ces préférences.
L'option Plan comptable contient la préférence liée au plan comptable : Double-clic entre en
consultation.
Si cette case est cochée, un double-clic sur un compte dans le plan comptable, ouvrira
directement la fenêtre de consultation des écritures de ce compte, au lieu de la fiche du
compte. Si cette option n'est pas active, le fonctionnement est inversé.
Les préférences, des autres onglets, seront détaillées dans le chapitre Interrogation,
Lettrage et Recherche.
Les paramètres liés au plan comptable
Certains paramètres en liaison avec le plan comptable peuvent être définis. Il s'agit de la
longueur des numéros de comptes, de la racine des numéros de comptes (selon la classe
ou la catégorie) et de comptes par défaut nécessaires à la fin d'exercice et à la saisie des
règlements.
1. Dans le menu COMPTA, sélectionnez la commande PARAMÈTRES.
2. Dans le navigateur qui s'affiche alors, cliquez sur l'icône Paramètres société puis sur le
deuxième onglet Comptes.
Ces paramètres ont été abordés dans le chapitre Création de votre fichier. En effet, il est
conseillé de vérifier ces informations avant de commencer votre comptabilité.
La saisie des écritures
83
La saisie des écritures
Généralités
Ciel Compta dispose de 3 modes de saisie des écritures :
• La saisie au kilomètre.
• La saisie par les écrans paramétrés.
• La saisie des règlements.
La saisie au kilomètre permet la saisie de tout type d’écriture. Elle intègre de nombreux
automatismes qui, en fonction du journal utilisé ou du compte, accélèrent votre travail.
Les écrans, que vous pouvez totalement redéfinir, possèdent de multiples avantages. Ils
permettent la création d’écritures types comme un loyer ou un crédit-bail pour lesquelles
même le montant pourra être défini. Il suffit de préparer autant d’écrans que de types
d’écritures pour permettre à un utilisateur non-spécialiste de passer sa comptabilité. De
même, les écritures automatiques, ou d'abonnement, sont définies à l'aide des écrans
paramétrables. Il faut donc maîtriser leur paramétrage pour utiliser les écritures
d'abonnement. La création des écrans est détaillée au chapitre Les écrans paramétrables.
La saisie des règlements facilite l'enregistrement des règlements clients, fournisseurs et
autres tiers en autorisant les montants partiels, la gestion des écarts de règlement et le
lettrage des comptes.
Important :
L'utilisation du module de saisie des règlements est OBLIGATOIRE pour une bonne
gestion de la TVA sur les encaissements et des écarts de règlements.
84
La saisie des écritures
La date de travail
La date de travail sera utilisée par défaut lors des saisies. Elle est fixée en appelant la
commande DATE DE TRAVAIL du menu SAISIE ou en cliquant sur l'icône dans la fenêtre
principale.
Il suffit de choisir la date qui sera ensuite prise en compte au moment de la saisie.
Si vous cliquez sur le bouton [Date système], la date de votre ordinateur est alors
sélectionnée par défaut. Le bouton [Date de travail] sélectionne la date de travail
précédente.
Validez ensuite votre date à l'aide du bouton [icône].
Vous pouvez également préciser dans les Préférences, Générales-Dates, dans l'onglet
Divers (option Demander à l'ouverture), si vous souhaitez qu'à chaque ouverture de votre
fichier la date de travail soit automatiquement égale à celle de votre ordinateur, ou que la
fenêtre de sélection de cette date vous soit proposé.
85
La saisie des écritures
La saisie au kilomètre
Pour accéder à la saisie des écritures au kilomètre, appelez la commande SAISIE DES
ÉCRITURES du menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre
principale.
La fenêtre suivante s’affiche alors :
La fenêtre de saisie
Comme la plupart des fenêtres de Ciel Compta, vous pouvez adapter son apparence en
fonction de l'écran dont vous disposez.
Vous pouvez déjà adapter la taille de cette fenêtre à votre écran :
• Soit cliquez directement sur la case de zoom, la taille adoptée sera alors celle de
l’écran.
• Soit utilisez la case d’agrandissement pour fixer cette taille à votre goût.
Dans ce même ascenseur, vous pouvez bien sûr préciser la largeur des colonnes. Pour
cela , placez le curseur de la souris entre deux colonnes, ce curseur change alors de
forme.
1. Maintenez le bouton de la souris enfoncé, puis déplacez la souris vers la droite ou vers
86
La saisie des écritures
la gauche selon que vous souhaitez élargir ou rétrécir la colonne à gauche du curseur.
La saisie des écritures sera réalisée dans une grille (comme un tableur). Ceci vous permet
une totale liberté de déplacement et de modification (copier, coller, etc.) des différentes
valeurs.
• Le déplacement d’une zone à l’autre en cours de saisie se fait à l’aide de la touche
.
• La touche permet de valider la saisie dans une cellule.
• La touche est utilisée pour le passage à la ligne suivante.
• Les quatre touches de direction (gauche, haut droit et bas) autorisent également un
déplacement dans les différentes cellules (à condition de ne pas être en saisie dans
une cellule).
Le bouton [Enregistrer] valide les différentes écritures, après avoir réalisé un contrôle de
cohérence et d'équilibre des éléments saisis. Si, par exemple, Ciel Compta ne trouve pas
une égalité entre le débit et le crédit, un message vous en informera et l'enregistrement
ne pourra se faire.
Un menu déroulant permet de préciser le journal où seront enregistrées la ou les
écritures saisies.
Important :
Nous vous conseillons de choisir en premier lieu le journal. En effet, suivant le type de
journal choisi, vous pourrez bénéficier d'automatismes de saisie, comme le
positionnement dans la bonne colonne (débit ou crédit) en fonction du compte saisi.
2. Sélectionnez ensuite le mois sur lequel l'écriture sera enregistrée.
Ciel Compta vous proposera, par défaut, le mois de la date de travail.
Vous pouvez saisir dans la zone période un numéro de mois. Après validation de cette
zone, Ciel Compta proposera le mois correspondant. Par exemple, si vous saisissez 2,
après validation vous obtiendrez Février de l'année en cours.
Le menu OPTIONS contient une commande MODIFIER LE COMPTE. Il permet d'accéder
rapidement à la fiche du compte saisi, sans passer par le plan comptable.
La commande CONSULTER LE COMPTE ouvre la fenêtre d'interrogation du compte saisi afin
de visualiser l'ensemble des mouvements saisis sur ce compte.
La commande, MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE ne sera actif que lors de l'utilisation des écrans
paramétrables, détaillés un peu plus loin dans ce chapitre.
Deux icônes situées en haut à droite de cette fenêtre permettent une visualisation
ou une impression des écritures présentes.
Attention !
Si vous sélectionnez une période verrouillée, Ciel Compta vous en informera et refusera
l'enregistrement de l'écriture.
87
La saisie des écritures
Nous reviendrons sur l'utilisation des pavés pouvant être situés en pied de la fenêtre
de saisie dans le paragraphe des écrans de saisie.
Les préférences de saisie
Depuis la fenêtre de saisie des écritures, choisissez la commande PRÉFÉRENCES SAISIE du
menu OPTIONS.
Ciel Compta vous présente alors la fenêtre ci-dessous. Sont ici regroupées les préférences
du module de saisie des écritures.
Contrôle de la date de travail
Si vous cochez l'option Contrôle actif, Ciel Compta réalisera un contrôle de la date des
écritures saisies par rapport aux bornes inférieures et supérieures indiquées au-dessous.
Par exemple, si vous saisissez dans ces deux bornes la valeur 3 avec comme date de
travail le 15/05, Ciel Compta vous affichera un message dans le cas où la date
d'enregistrement des écritures est inférieure au 15/02 ou supérieure au 15/08.
Le message vous signale uniquement que les dates saisies sont en dehors de la
période. Vous pouvez tout de même passer outre et enregistrer les écritures.
88
La saisie des écritures
TVA
Les autres préférences concernent les automatismes de calcul de la TVA. Vous pouvez ici
débrayer complètement ces calculs ou bien ne les désactiver que par type de journal.
Si l'option Ligne de TVA automatique sur les journaux est cochée, vous avez accès à quatre
cases à cocher correspondant aux journaux sur lesquels l'automatisme peut être activé
ou non. Ceci permet donc d'afficher automatiquement la ligne de TVA associé au compte
client/fournisseur ou charge/produit, dans le cas où le taux de TVA est bien défini sur
ces derniers. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cet automatisme, il suffit de décocher
l'option correspondante.
Libellé auto. facture/règlement
Le point suivant permet de prédéfinir le libellé d'une ligne saisie lors de l'appel d'un
compte client ou fournisseur et le libellé pour une écriture de règlement. Vous pouvez
donc saisir un libellé par défaut et optionnellement y ajouter le nom du client ou du
fournisseur à l'aide de l'option Rajouter le nom du tiers.
Après enregistrement d'une écriture
Cette préférence permet de fixer la zone sélectionnée après enregistrement d'écritures
dans le module Saisie des écritures.
L'option Retour sur le code journal positionnera le curseur dans la zone journal après
l'enregistrement d'écritures.
L'option Retour sur la première ligne positionnera le curseur dans la première zone de la
première ligne d'écriture après l'enregistrement.
Travaux pratiques
Nous allons ici réaliser la saisie d’une facture d’achat en mettant en valeur toutes les
particularités qui n'ont pas encore été décrites.
1. Ouvrez la fenêtre de saisie en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures] au niveau
de la fenêtre principale.
2. Indiquez à l’aide du menu déroulant, le journal sur lequel vous devez passer votre facture
d’achat.
89
La saisie des écritures
Ici le journal des Achats.
3. Précisez ensuite la période sur laquelle vous allez travailler, par exemple Juillet 07.
Saisie du compte fournisseur
A l’ouverture de la fenêtre, le logiciel a initialement placé le curseur en mode saisie dans
la zone Journal.
1. Cliquez sur la première cellule (colonne J) de la première ligne
2. Saisissez le jour de la pièce dans cette cellule. Par exemple 12 (pour 12/07/07).
3. Passez ensuite à la cellule suivante en appuyant sur la touche ou . Le
curseur se place ensuite dans la colonne Compte.
4. Indiquez le numéro du compte fournisseur. Si vous ne le connaissez pas, plusieurs
moyens vous sont offerts afin de consulter la liste des comptes.
5. Indiquez d’abord la racine du compte. Ici 401. En appuyant sur ,
le numéro de compte étant incomplet, le logiciel vous affiche automatiquement la liste
des fournisseurs. Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier .
La fenêtre ci-dessous vous permet le choix du compte.
90
La saisie des écritures
Si vous souhaitez obtenir la liste des comptes alors que vous avez saisi un numéro de
compte complet, il suffit de appuyer sur le symbole étoile "*" à la suite du numéro.
6. Sélectionnez alors le compte souhaité (par exemple 401000000- Fournisseurs), puis
cliquez sur [OK] ou appuyez .
Nous détaillerons à la fin de ce paragraphe toutes les possibilités offertes dans cette liste.
Le programme revient à la fenêtre de saisie en ayant affiché le compte et son intitulé.
Le curseur passe ensuite automatiquement à la cellule Crédit. En effet, le journal en
cours étant du type Achat et le compte appelé appartenant à la classe Fournisseurs, il y a
positionnement automatique du sens débit-crédit. Si nous avions commencé par le
compte de charge, le curseur serait passé à la cellule Débit.
7. Saisissez le montant TTC de la facture. Par exemple 1206,00 €.
8. Passez à la zone suivante : Libellé. Par défaut le logiciel a indiqué en libellé le nom du
fournisseur puis l'a sélectionné. Complétez éventuellement le libellé. Ici, remplacez-le
par «Bulletins de paie».
La zone suivante Paiement permet d'indiquer le mode de paiement de cette facture.
Pour obtenir la liste des modes de paiement, saisissez les premiers caractères du code et
appuyez sur . Vous pouvez également obtenir la liste par l'équivalent clavier .
9. Sélectionnez le mode de paiement et validez par [OK] ou appuyez sur .
Vous pouvez associer un mode de paiement par défaut aux comptes clients et
fournisseurs. Ceci permet, au moment de la saisie, que cette zone soit remplie
automatiquement. Vous pouvez, bien sûr, la modifier ou l'effacer ensuite.
Dans le cas d'un mode de paiement différé, et si la saisie d'une échéance est autorisée
sur le compte client ou fournisseur, Ciel Compta calculera et affichera
automatiquement la date d'échéance.
10.Passez à la cellule suivante Pièce. Vous pouvez ici indiquer le numéro de la facture.
Cette information est facultative mais peut devenir indispensable pour utiliser le lettrage
des écritures sur le numéro de pièce.
91
La saisie des écritures
Si le mode de paiement utilisé est de type Chéquier et que les références du chéquier
ont été renseignées, Ciel Compta complétera cette zone avec le numéro du chèque.
Si la saisie d'une date d’échéance est autorisée sur le compte fournisseur, le programme
passe à la cellule Échéance. Cette information vous permettra la tenue d’un échéancier
fournisseurs.
Les zones suivantes, Analytique et Pt (pointage) sont inutilisées pour cette ligne.
Dans l'exemple ci-dessous, seule la cellule pointage est accessible.
11.Passez à la ligne suivante avec la touche .
Pour modifier une ligne déjà saisie, il suffit de se positionner sur la cellule et
d'effectuer les modifications.
Saisie du compte de TVA
Nous allons poursuivre la saisie de cette écriture d'achat avec la ligne correspondant au
compte de TVA.
Lorsque le curseur est placé sur la zone Compte de la deuxième ligne, Ciel Compta va
renseigner immédiatement le compte de TVA correspondant (soit, dans notre exemple,
445663000 pour TVA déductible 19,6%), et calculer le montant de la TVA, soit, dans
notre exemple, 197,64. Vous pouvez, si nécessaire, ajuster ce montant. Les autres
éléments de l’écriture étant les mêmes que pour la ligne précédente, le programme les a
indiqués par défaut.
Attention !
Pour ces trois dernières colonnes, Ciel Compta vous offre un moyen rapide pour savoir si
la saisie de l'une ou l'autre de ces trois données est autorisée. Dans le cas où la saisie
n'est pas autorisée, les cellules sont grisées.
92
La saisie des écritures
• Validez la ligne avec la touche . Vous obtenez le résultat suivant :
Saisie du compte de charges
Il nous reste à saisir la ligne correspondant au compte de charges. Comme il s’agit de
bulletins de paie, nous enregistrerons cet achat sur le compte Fournitures de bureau.
1. Saisissez la racine du compte, ici 6, puis appuyez sur . Le programme vous propose
la liste des comptes de la classe 6-Charges.
2. Sélectionnez le compte 602250000-Fournitures de bureau et cliquez sur [OK].
De retour à l’écran de saisie, Ciel Compta a soldé automatiquement la pièce.
3. • Nous souhaitons ensuite saisir une section analytique. Cependant, la saisie n'est
pas autorisée (cellule grisée). Nous devons donc modifier cette option dans la fiche du
compte. Pour cela, il n'est pas nécessaire de quitter la saisie en cours. Comme vous
êtes positionné sur la ligne du compte Fournitures de bureau, sélectionnez la commande
MODIFIER LE COMPTE depuis le menu OPTIONS ou à l’aide du raccourci clavier
M.
4. La fiche du compte s'affiche alors. Cochez l'option Section analyt./Budgétaire puis validez
par [OK].
De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la cellule précédemment grisée est
maintenant active.
5. Placez-vous donc dans la colonne Analytique.
6. Saisissez le code de la section ou appelez-en la liste à l’aide du raccourci clavier .
7. Lorsque la liste des sections analytiques est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau]
situé en haut à droite de cette fenêtre. Indiquez ensuite que vous souhaitez créer une
section analytique.
8. La fenêtre de création d'une nouvelle section s'affiche alors. Dans la zone Code saisissez
"FONCT" puis dans la zone Intitulé saisissez "Frais de fonctionnement". Validez par
[icône].
93
La saisie des écritures
De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la section que vous avez créé est
automatiquement renseignée.
Validez la ligne avec la touche .
La pièce est maintenant totalement saisie, vous avez alors le choix entre deux possibilités :
• Soit enregistrer la présente pièce.
• Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante.
Important :
Vous disposez d'une option importante dans les Paramètres, Journaux. Pour chaque
journal créé vous disposez d'une option nommée Rupture d'écritures sur solde.
Dans le cas où vous enregistrez dans un même journal et sur une même période
plusieurs écritures dans le même écran de saisie, si cette option n'est pas cochée, Ciel
Compta enregistrera une seule et unique pièce comptable. Par contre, si Rupture
d'écritures sur solde est cochée, il y aura autant de pièces comptables créées que d'égalités
débit-crédit rencontrées.
Ceci ne changera bien évidemment rien au résultat final de votre comptabilité, par contre
avec cette option cochée vous obtiendrez une comptabilité détaillée, facilitant ainsi des
opérations comme le lettrage.
9. Appelez l’option ENREGISTRER du menu FICHIER ou cliquez sur le bouton [Enregistrer],
ou appuyez sur .
Vous venez de saisir très simplement une facture d'achats.
Autres fonctions de la saisie au kilomètre
Saisie analytique
Dans le paragraphe précédent, nous avons créé en cours de saisie une section analytique
simple.
Cependant, la comptabilité analytique autorise la ventilation d'un montant, charges ou
produits, sur plusieurs sections analytiques.
Nous avons découvert, dans les paramètres, la possibilité de créer des sections
analytiques composées elles-mêmes de sections simples. Cette faculté permet
l'éclatement d'une ligne d'écriture.
Exemple :
Vous disposez de plusieurs véhicules au sein de votre société, mais, étant en compte
auprès de votre fournisseur en carburant, celui-ci vous envoie une facture récapitulative
à la fin de chaque mois. Cette facture contiendra les dépenses de carburant pour tous les
véhicules. Vous pouvez donc créer une section analytique composée d'autant de sections
simples que de véhicules (dans la limite de 12). Ainsi, lors de la saisie du montant d'achat
de carburant, une grille vous donnera la possibilité de ventiler l'achat par véhicule.
Nous allons étudier la saisie d'une ventilation analytique par l'exemple.
1. Assurez-vous d'abord qu'au moins une section composée est créée. Pour cela, cliquez
sur le bouton [Paramètres] puis sur l'icône Sections analytiques.
94
La saisie des écritures
Vous devez posséder une section dont le type est composé (libellé se terminant par ).
Dans le fichier d'exemple Atlantide Compta livré avec le logiciel, la section Carburant
gasoil est une section composée.
Dans l'illustration ci-dessous, cette section regroupe les sections qui concernent les cinq
véhicules.
Nous allons maintenant saisir une dépense de carburant.
2. Ouvrez la saisie des écritures en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures].
3. Précisez le journal et la période à l'aide des menus correspondants.
4. Saisissez entièrement votre écriture, comme celle présentée ci-dessous.
N'oubliez pas de préciser pour le compte de charge, la section analytique Carb.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Dans l'exemple, nous avons saisi une charge de 3970,00 €.
La section Carb disposant de cinq composantes simples, la fenêtre présentée ci-dessous
95
La saisie des écritures
vous autorise la ventilation des 3970,00 € sur chacune d'entre elles.
Si vous aviez spécifié une ventilation en pourcentage, aucune saisie complémentaire
n'aurait été nécessaire. En effet, dans ce cas, le logiciel automatise totalement les
calculs.
6. Une fois votre ventilation saisie, cliquez sur [OK] pour valider.
C'est tout, vous venez d'enregistrer très simplement une ventilation analytique d'une
charge de carburant. La modification de cette saisie passe par celle de la pièce comptable
correspondante. Les différents états analytiques, balance et grand-livre, complètent ce
module.
Recherche rapide d'un compte
Dans la fenêtre qui contient la liste des comptes, il existe un moyen rapide de se
positionner sur un compte dont on connaît la racine.
Pour visualiser cette fenêtre, positionnez-vous depuis la fenêtre de saisie des écritures
sur une cellule de la colonne Compte et appuyez sur le raccourci clavier .
Par exemple, si vous choisissez la classe Autres tiers avec les options, il vous suffit de
saisir 445 au clavier pour que le programme affiche les comptes dont le numéro
commence par 445 (ici la TVA).
96
La saisie des écritures
Si vous saisissez ensuite un 6, le premier compte commençant par 4456 se sélectionnera
et ainsi de suite.
• Pour revenir en arrière, il suffit d'utiliser la touche d'effacement .
• Pour tout effacer et revenir au début de la classe sélectionnée, cliquez sur l'icône .
Création d'un compte en cours de saisie
En saisie des écritures, si vous entrez un numéro de compte inexistant, la fenêtre qui
contient la liste des comptes s'affiche. Vous pouvez aussi l'appeler par le raccourci clavier
ou bien encore en saisissant les premiers chiffres du compte et le caractère "*".
Si le compte que vous souhaitez sélectionner n'existe pas, il vous suffit alors de cliquer
sur le bouton [Nouveau]. Une nouvelle fenêtre s'affiche alors. Il vous faut la compléter
pour créer le compte manquant.
La classe des comptes sélectionnée dans la fenêtre de la liste détermine celle du
compte qui sera créé.
Modification d'un compte en cours de saisie
Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir modifier
certaines options du compte, comme, par exemple, le rendre lettrable, autoriser la saisie
d'une échéance, etc.
Nous avons abordé la modification d'un compte en cours de saisie depuis le
paragraphe précédent Travaux pratiques.
97
La saisie des écritures
1. Pour cela, une fois le numéro de compte saisi, appelez la commande MODIFIER LE
COMPTE du menu OPTIONS ou faites M.
2. La fenêtre de modification du compte s'affiche alors. Il ne reste plus qu'à effectuer les
changements. A la fermeture de la fiche du compte, vous retournez au module de saisie
des écritures.
Si vous avez, par exemple, autorisé la saisie d'une section analytique, la cellule de la
colonne Analytique est devenue saisissable (non grisée).
Consultation d'un compte en cours de saisie
Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir consulter les
écritures déjà saisies sur l'un des comptes utilisés.
• Depuis la saisie des écritures, sélectionnez la commande CONSULTER LE COMPTE dans le
menu OPTIONS.
En choisissant cette option, la fenêtre de consultation du compte sélectionné apparaît
immédiatement.
Solder une écriture
Nous avons vu au cours de la saisie d'achat, détaillée précédemment, que Ciel Compta
soldait automatiquement les lignes.
Vous pouvez cependant être amené à faire des modifications sur les montants des lignes
déjà saisies, et dans ce cas l'égalité débit-crédit n'est plus respectée. Plutôt que de
recalculer le nouveau montant à saisir, il suffit de se positionner sur la cellule où la pièce
doit être soldée, et de cliquer sur le bouton [Solder].
Ce bouton n'est visible que lorsqu'il n'y a pas égalité entre les montants débit et
crédit.
Saisie de la date
Lorsque la cellule sélectionnée, dans la saisie des écritures, est dans la colonne Jour
(première colonne), vous avez la possibilité d'appeler le calendrier de Ciel Compta.
1. Pour cela, il suffit d’appuyer sur l'équivalent clavier . Une fenêtre s'affiche.
2. Choisissez le jour et cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez directement le mois indiqué dans la zone Période de l'en-tête de la
fenêtre de saisie.
Les libellés types
Comme pour les cellules de la colonne Jour, expliquées ci-dessus, vous avez également
accès aux libellés types définis dans Paramètres - Libellées types.
98
La saisie des écritures
1. Sélectionnez la cellule de la colonne Libellé et appuyez sur .
2. Vous obtenez la liste des libellés types déjà définis. Sélectionnez celui de votre choix et
cliquez sur [OK].
3. Vous pouvez, depuis cette liste, créer un nouveau libellé type. Cliquez pour cela sur le
bouton [Nouveau].
Vous disposez d'un raccourci clavier pour la sélection des 9 premiers libellés types. Il
suffit de appuyez sur les touches et un chiffre de 1 à 9 correspondant à la
position du libellé dans la liste des libellés types.
99
La saisie des écritures
La saisie par écrans
L’utilisation des écrans de saisie permet un encadrement parfait de la procédure de
saisie. Ils permettent des saisies fiables et sûres.
Nous allons ci-après étudier le mode d’emploi d’un écran dédié à l’enregistrement d’un
loyer.
De nombreux autres écrans sont disponibles dans le fichier de base. Vous pouvez en
général, soit les utiliser directement, soit les dupliquer pour créer vos propres modèles.
Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour la conception d’écrans de
saisie.
Généralités
Certaines particularités sont à signaler sur les écrans de saisie. Elles sont communes
quel que soit l’écran utilisé.
1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Saisie par écrans], ou choisissez la
commande du même nom dans le menu SAISIE. Vous obtenez la liste des écrans paramétrés
présents dans votre fichier.
Ci-dessous la liste des écrans paramétrables :
100
La saisie des écritures
La fenêtre de saisie
2. Sélectionnez, par exemple, l’écran Loyer. Vous obtenez l'écran ci-dessous.
La première colonne, Titre, regroupe les intitulés des zones à saisir. Sur un écran couleur,
les données de cette colonne sont de couleur rouge.
La saisie se fait dans la seconde colonne nommée Valeur.
Quant à la colonne de droite, Informations, elle vous informe de la nature de la zone à
saisir, selon son contenu.
Lorsque la colonne valeur contient un numéro de compte, son libellé apparaît dans
cette colonne Informations, avec, entre parenthèses, son solde.
• Déplacements dans la grille : Ils se font au choix avec la touche ,
ou .
• Listes : L’appel d’une liste (dates, journal, libellés types, comptes, modes de paiement,
codes analytiques, etc.) se fait avec le raccourci clavier .
• Accès aux autres écrans : L’appel d’un autre écran de saisie se fait soit directement par
un simple clic sur les pavés présents en bas de l'écran, soit depuis la liste des écrans,
comme celle présentée page précédente.
La présence des pavés d'appel des écrans de saisie en bas de l'écran est obtenue, lors de
l'élaboration de l'écran paramétrable, en cochant l'option Accès rapide en saisie dans
101
La saisie des écritures
l'onglet Logique.
Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus de détails.
Si le nombre de pavés est trop important par rapport à la taille de votre écran, le dernier
est transformé en menu déroulant.
Ces pavés d'appel d'écrans sont également disponibles depuis l'écran Saisie des
écritures, expliqué au début de ce chapitre.
• Fenêtre d’aide : Une note liée à l’écran en cours peut être consultée en cliquant sur
l’icône . C'est au moment de l'élaboration de l'écran paramétrable, que vous pouvez
affecter une note texte.
• Le bouton [Enregistrer] ou valide et enregistre votre saisie après contrôle des
informations.
C'est au moment de la création de l'écran paramétrable que vous avez la possibilité
d'autoriser ou d'interdire la saisie d'une zone, de la rendre obligatoire ou non, ou de la
contrôler.
• Modification d'un écran de saisie : en choisissant la commande MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE
du menu OPTIONS, vous accédez directement au paramétrage de l'écran utilisé, sans
être obligé d'y accéder par l'intermédiaire du bouton [Écrans paramétrables], depuis la
fenêtre principale.
Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus d'explications.
La visualisation comptable
Lorsque vous ouvrez un écran de saisie, vous disposez d'un bouton [Visualiser].
Il vous permet de visualiser, avant l'enregistrement, la présentation "comptable" de
l'écriture.
Ci-dessous la visualisation comptable de l'écriture de loyer. Ceci vous donne précisément
Attention !
Si vous souhaitez accéder au paramétrage d'un écran en cours d'utilisation, vous perdrez
les données en cours de saisie.
102
La saisie des écritures
la façon dont Ciel Compta va enregistrer l'écriture dans le journal.
Vous ne pouvez réaliser aucune modification à ce niveau. Vous devez pour cela, cliquer
sur le bouton [Retour], afin d'obtenir l'écran de saisie, réaliser vos modifications, et
ensuite cliquer à nouveau sur [Visualiser].
Vous pouvez cliquer sur le bouton [Enregistrer] ou faire depuis cette visualisation,
sans retourner à l'écran de saisie.
Saisie d'un loyer
La saisie
1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale.
2. Ouvrez l’écran Loyer dans la liste affichée.
3. Complétez la grille en indiquant la date de l’écriture (par défaut, Ciel Compta vous
propose la date de travail) et le montant HT du loyer.
Dans le cas d'un loyer fixe, il est possible d'enregistrer le montant lors du paramétrage
de l'écran de saisie. Ceci vous évitera de le ressaisir à chaque fois.
4. Indiquez éventuellement un numéro de pièce.
Ce sont les seules informations que vous devez saisir, les autres ayant été indiquées lors
de la création de l’écran.
5. Enregistrez cette écriture en cliquant sur [Enregistrer], ou en appelant ENREGISTRER
dans le menu FICHIER, ou encore en appuyant sur .
Selon l’écran que vous allez utiliser ou créer, le type et le nombre d’informations peuvent
varier. Un écran d’enregistrement d’une mensualité de prêt nécessite la saisie des
montants puisque, chaque mois, la valeur du capital remboursé varie. De même, pour un
écran d’enregistrement des factures d’achat, le compte fournisseur devra être saisi ainsi
que le montant de la facture.
103
La saisie des écritures
La saisie des règlements de factures
Pour illustrer le module de saisie des règlements, vous allez commencer par enregistrer
une facture de vente, puis vous saisirez ensuite le règlement du client.
Saisie de la facture
Utilisez la saisie au kilomètre et saisissez votre facture de vente selon les données
suivantes :
• 1000,00 € au crédit du compte vente 701100000.
• 196 € au crédit du compte TVA 445713000.
• 1196,00 € au débit du compte Clients 411000000.
Voici le détail de ce que vous devez obtenir.
Saisie du règlement
1. Pour enregistrer le règlement de cette facture, appelez l'option RÈGLEMENT FACTURES du
menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale.
La fenêtre des règlements s'affiche. En voici la description :
Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte
Numéro de
compte sélectionné
pour les
règlements
Icone d’appel de
la liste des
comptes
Permet d’accéder
aux derniers
comptes consultés
Permet de lettrer automatiquement
les
factures réglées
Date d’enregistrement
des factures
Permet de passer la diffé-
rence de règlement en
pertes et profits
Solde du
compte
Montant des factures
sélectionnées
Montant du
règlement
Montant du solde
dans le cas d’un
règlement incomplet
Numéro de pièce de
l’écriture sélectionnée
Menu déroulant
de sélection du
journal
Libellé de l’écriture
de règlement
Mode de
paiement
Poste de
trésorerie
104
La saisie des écritures
validé, toutes les écritures du compte client en question, qui ne sont pas lettrées,
s'affichent dans la liste.
Deux options sont aussi à votre disposition.
• Lettrage des factures réglées : cette option permet le lettrage automatique des factures
totalement payées. Elle vous évite toute opération complémentaire de lettrage des
comptes clients et fournisseurs.
Si le compte n'est pas lettrable, cette option n'est pas cochée. Si vous souhaitez
lettrer les factures de ce compte client ou fournisseur, il suffit de cocher Lettrage des
factures réglées et Ciel Compta vous demandera si vous souhaitez le rendre lettrable.
• Différence en pertes et profits : cette option autorise la gestion d'un écart de règlement
en fonction de la valeur indiquée par défaut dans les paramètres.
Si la différence entre le montant perçu et le montant à payer est inférieur ou égal au
paramètre fixé Écart maximum accordé, Ciel Compta enregistrera cette différence sur le
compte de pertes ou celui de profits indiqué dans les comptes par défaut. Ces derniers
sont accessibles dans les Paramètres, Paramètres société dans l'onglet Comptes.
Quant à l'Écart maximum accordé, vous pouvez le modifier au même endroit, Paramètres,
Paramètres société, mais dans l'onglet Général.
2. Indiquez ensuite la date de l'opération puis le journal sur lequel sera comptabilisé le
règlement.
3. Saisissez le libellé de l'écriture puis indiquez le mode de paiement et si nécessaire
(dans le cas où il n'y a pas de lien entre le mode de paiement et le poste financier) le
compte financier sur lequel sera enregistré le paiement.
La saisie du règlement proprement dite consiste en deux opérations au maximum.
4. Commencez par sélectionner, dans la liste, la facture à payer. Le programme indique
alors dans la cellule Montant réglé, le total de votre sélection.
5. Ajustez éventuellement ce montant en fonction de la somme réellement perçue.
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton [Enregistrer].
Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant
est exactement identique à celui de la facture.
En fait, toutes les manipulations sont autorisées :
• Vous pouvez sélectionner plusieurs factures dans la liste et enregistrer un règlement
correspondant unique.
• Vous pouvez aussi enregistrer un règlement dont le montant est supérieur à la
somme due. Dans ce cas, si la valeur est importante et supérieure à l'écart de
règlement maximum, Ciel Compta lettrera la facture payée et conservera une écriture
du montant du trop perçu. Cette ligne apparaîtra alors lors de la prochaine
saisie de règlement et devra être sélectionnée afin d'être soldée et lettrée.
Attention !
Le module de saisie des règlements DOIT être utilisé si vous gérez la TVA sur les
encaissements et les décaissements.
105
La saisie des écritures
Gérer la TVA sur encaissements - décaissements
La gestion de la TVA sur les encaissements peut être réalisée à condition de respecter
certaines règles.
A cette fin, vous devez utiliser la saisie des règlements clients et fournisseurs
précédemment étudiée.
Principe
Le principe est simple. Vous enregistrez les factures d'achat et de vente avec la saisie au
kilomètre standard ou avec les écrans paramétrables, puis vous en saisissez le règlement
avec le module des règlements.
Vous devez cependant respecter les règles suivantes :
• Dans les Paramètres, Paramètres TVA, onglet Paramètres généraux, vous devez cocher
l'option TVA sur encaissements et décaissements.
• Pour chaque taux de TVA, toutes les ventilations comptables de la TVA doivent être
renseignées : Collectée, Déductible, Attente collectée, Attente déductible et Sur immobilisations.
• La TVA de toutes les factures de vente doit être enregistrée sur les comptes de la caté-
gorie Attente collectée.
• La TVA de toutes les factures d'achat doit être enregistrée sur les comptes de la caté-
gorie Attente déductible.
• Les règlements, clients et fournisseurs, doivent obligatoirement être saisis à l'aide de
la commande RÈGLEMENT FACTURES du menu SAISIE (ou bouton [Règlement factures] de
la fenêtre principale).
• Pour les achats, ou ventes, au comptant, vous devez enregistrer la TVA correspondante
dans les comptes des catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations.
Ciel Compta établit les déclarations de TVA à partir des comptes 44566xxx, 44570xxx et
44562xxx (catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations).
Quand vous enregistrez une facture, sa TVA est comptabilisée sur les comptes d'attente.
Au moment du règlement, le programme transfert le montant de la TVA correspondant au
montant réglé du compte d'attente vers le compte de TVA définitif. Ainsi, le module de
déclaration ne tient compte que de la TVA réellement encaissée.
106
La saisie des écritures
Verrouillage de période
Cette option permet d’interdire la saisie d’écritures sur des périodes passées.
Il faut s’assurer, avant tout, d’avoir une comptabilité en ordre sur la ou les périodes que
vous allez verrouiller. En effet, les écritures déjà enregistrées sur ces périodes ne
pourront plus être modifiées.
Cette option est, en général, utilisée sur des périodes éloignées sur lesquelles un
contrôle des comptes a été effectué. Par exemple, pour une comptabilité partant du
1er janvier au 31 décembre, on peut imaginer un contrôle du dossier par l’expert
comptable à la fin du premier semestre et par conséquent, une clôture des périodes de
janvier jusqu’à juin inclus.
1. Dans le menu COMPTA appelez la commande VERROUILLAGE PÉRIODE ou bien cliquez sur
le bouton du même nom depuis la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche.
2. Indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez bloquer la saisie.
3. Validez votre choix en cliquant sur [OK].
Important :
La notion de clôture est totalement facultative, ce n’est qu’une sécurité et vous pouvez
tout à fait ne jamais utiliser cette possibilité. Cependant, il est conseillé, afin de respecter
les prescriptions légales en la matière, de clôturer un mois sitôt que toutes les pièces s’y
rapportant sont parvenues à l’entreprise, et d’imprimer alors les journaux du mois.
Le bouton [Tout déverrouiller] permet de déverrouiller l'ensemble des écritures de votre
fichier.
Consultation des journaux
108
Consultation des journaux
Introduction
Dans ce chapitre, nous allons décrire toutes les possibilités de Ciel Compta en matière de
visualisation, de consultation, de modification et de recherche des écritures de votre
comptabilité, ceci depuis la consultation des journaux.
La consultation des journaux
Cette option va vous permettre de consulter rapidement l’ensemble des journaux de votre
comptabilité avec toutes leurs écritures.
Les journaux peuvent être visualisés sous deux formes :
• Soit sous une forme condensée, la liste que vous pouvez consulter correspond à la
liste des pièces comptables, autrement dit de vos documents comptables.
Par exemple, l’achat de fournitures de bureau est représenté par une facture, cette
facture est la pièce comptable. Cette même pièce est elle-même décomposée en au moins
3 lignes appelées mouvements (montant sur le compte de charge, sur celui de TVA et sur
le fournisseur ou la banque).
Dans le journal, ce document sera affiché sous la forme d’une seule et unique ligne vous
indiquant au minimum le journal, la date, le libellé du document et le numéro de la
pièce.
• Soit sous une forme détaillée, la liste à l’écran correspond aux journaux tels que vous
pouvez les éditer sur papier.
Appelez la commande CONSULTATION JOURNAUX dans le menu COMPTA ou cliquez sur le
bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale.
La fenêtre décrite ci-dessous s'affiche.
Vous disposez, dans l'en-tête de la fenêtre, d'un menu déroulant de sélection du Journal à
109
Consultation des journaux
consulter et le choix du Mois à afficher.
Deux boutons radio Par pièces et Détaillé fixent le mode d’affichage. Si le nombre
d'écritures est trop important, vous pouvez réaliser une extraction en utilisant les filtres.
Dans le cas où l'option Par pièces est active, vous disposez en plus des éléments suivants
: les outils classiques permettant d'affecter une note sonore ou texte à une pièce
sélectionnée. Afin de faciliter la consultation d'un journal à l'écran, le mode d'affichage
Détaillé fait apparaître une ligne de séparation entre chaque écriture.
Un radio bouton La pièce sélectionnée (actif si une ligne est sélectionnée) permet d'obtenir
les différents mouvements composant une pièce sélectionnée, si elle est la seule à être
sélectionnée.
L'option Tri par date permet comme son nom l'indique de trier les écritures par date. Dans
le cas où elle n'est pas cochée, c'est l'ordre de création qui est utilisé. Cette option est
disponible en affichage Par pièces et Détaillé.
Un menu déroulant donne accès aux Outils de révision (Modifier l'écriture, Supprimer
l'écriture, etc.).
Vous pouvez disposer, dans le pied de cette fenêtre, de pavés d'appel des écrans de saisie.
Pour plus d'informations sur les écrans paramétrables, consultez le chapitre Les
écrans paramétrables.
Par défaut, il existe toujours un pavé nommé Standard permettant de revenir à la
saisie au kilomètre : .
Prenons un exemple, nous allons visualiser les écritures du journal de banque du mois
de juillet.
1. Sélectionnez le journal Banques dans le menu déroulant Journal.
2. Sélectionnez la période Juillet dans la zone Mois.
3. Sélectionnez ensuite le mode d’affichage que vous souhaitez à l’aide des radio boutons
Détaillé ou Par pièces : .
• Si l'option Par pièces est active, le programme vous présentera les journaux sous forme
condensée.
• Si Détaillé est actif, vous pouvez visualiser le détail des écritures du journal et de la
période sélectionnée.
110
Consultation des journaux
Détail d'une pièce
1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux].
2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par
pièces. La liste des pièces apparaît alors.
3. Si vous souhaitez obtenir dans cette liste le détail d'une seule et unique pièce, sélectionnez-en
une, et cliquez sur le radio bouton La pièce sélectionnée.
Vous obtenez alors la même présentation qu'avec le radio bouton Détaillé mais
uniquement pour la pièce sélectionnée.
111
Consultation des journaux
Modification d'une pièce
Il existe deux niveaux de modification des écritures affichées à l’écran.
• Soit vous demandez une modification partielle, afin de modifier la date et le journal ou
le libellé.
• Soit vous souhaitez modifier le détail de l’écriture.
Modification rapide
La modification rapide d'une ou plusieurs écritures évite d'ouvrir une écriture pour
effectuer des modifications sur la date, le journal ou les libellés. L'autre intérêt, c'est la
possibilité de réaliser une même modification sur une sélection d'écritures.
La modification rapide n'est possible que lorsque le mode d'affichage sélectionné est
Par pièces.
1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux].
2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par
pièces et sélectionnez une ou plusieurs écritures.
Modification de la date et du journal
1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier la date et le journal.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
2. Si vous souhaitez changer la date des écritures sélectionnées, saisissez la nouvelle
date, sinon, choisissez l'option Ne pas changer la date.
3. Même chose pour le journal. Sélectionnez le nouveau à l'aide du menu déroulant,
sinon choisissez l'option Ne pas changer le journal puis validez ensuite à l'aide du bouton
[OK].
Attention !
Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans
demande de confirmation. Ainsi, si vous changez la date d’une écriture en changeant le
mois, la ligne concernée disparaîtra de la liste pour se placer dans le mois choisi. Même
chose en cas de modification du journal.
112
Consultation des journaux
Modification du libellé
1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier le libellé.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Deux options sont disponibles permettant d'indiquer si la modification à réaliser
concerne le libellé des écritures sélectionnées, ou bien les libellés des mouvements des
écritures, ou bien encore les deux.
2. Saisissez ensuite le nouveau libellé dans la zone prévue à cet effet puis validez à l'aide
du bouton [OK].
Modification du détail des pièces
Principe
1. Pour modifier le détail d’une écriture, si vous êtes en présentation par pièce, doublecliquez
sur la ligne à modifier.
2. En présentation détaillée, double-cliquez simplement sur l'une des lignes de la pièce à
modifier.
Vous pouvez aussi, après avoir sélectionné la ligne souhaitée, appeler l’option Modifier
l’écriture du menu déroulant Outils de révision.
Ciel Compta ouvre alors la saisie des écritures. Vous pouvez alors réaliser vos
modifications ou ajouter des lignes tout en profitant des multiples facilités et contrôles de
la saisie standard.
Important : si vous consultez une pièce comptable qui possède un très grand nombre de
mouvements, soit plus de 640, elle s'ouvrira dans une fenêtre particulière, mais vous ne
pouvez pas la modifier. Il faut pour cela passer une opération diverse de correction.
Après avoir enregistré vos modifications, le programme revient à la fenêtre des journaux.
Si vous avez changé le journal ou le mois de l'écriture, celle-ci ne sera bien
évidemment plus présente dans la liste puisqu'un seul journal pour un seul mois est
présenté à la fois.
Attention !
Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans
demande de confirmation.
113
Consultation des journaux
Suppression de pièces
La suppression d'une ou plusieurs pièces peut être réalisée dans les deux modes de
présentation (Détail ou Par pièces).
La suppression d'une écriture ou de plusieurs écritures ne se déroule pas tout à fait de la
même façon. Nous allons détailler ces deux modes.
Suppression d'une pièce
Sélectionnez la pièce dans le cas d'une présentation par pièce, ou bien la ou les lignes
d'écritures d'une même pièce dans le cas d'une présentation détaillée.
Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION, ou l'option Supprimer les écritures du
menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur Y.
Un message vous propose de confirmer ou non la suppression de la pièce sélectionnée.
De plus, un bouton [Voir le détail] vous permet de consulter la pièce avant sa
suppression. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Le bouton [Abandon] permet de ne pas supprimer la pièce, le bouton [Supprimer] efface
définitivement la pièce de votre fichier.
Suppression de plusieurs pièces
1. Sélectionnez les pièces dans le cas d'une présentation par pièce ou bien la ou les
lignes d'écritures de plusieurs pièces dans le cas d'une présentation détaillée.
2. Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION ou l'option Supprimer les écritures du
menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur les touches Y.
Dans ce cas, vous ne pouvez que confirmer ou non la suppression des pièces
Attention !
La suppression d’une pièce sur une période verrouillée n'est pas autorisée.
114
Consultation des journaux
sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle ci-dessous.
115
Consultation des journaux
Saisie de nouvelles pièces
Depuis le module de Consultation journaux, vous pouvez lancer la saisie des écritures. Ceci
vous permet d'obtenir après enregistrement de celles-ci, une visualisation complète de
votre journal.
Pour cela, positionnez-vous dans Consultation journaux. Dans le pied de la fenêtre
apparaissent un ou plusieurs pavés donnant accès à l'écran de saisie standard et
éventuellement aux modèles de saisie.
Si la taille de votre fenêtre ne permet pas d'afficher tous les pavés, le dernier se
comporte en menu déroulant.
Dans le cas où vous cliquez sur le bouton [Standard], donnant accès à la saisie des
écritures au kilomètre, le journal utilisé sera par défaut celui actuellement en cours de
consultation. Même chose pour le mois en cours.
Pour plus d'informations sur la saisie des écritures, consultez le chapitre précédent
“La saisie des écritures”, page 82. Concernant les modèles de saisie, reportez-vous au
chapitre “Les écrans paramétrables”, page 206.
Dupliquer une pièce
Vous disposez depuis ce module Consultation journaux d'un outil de révision : Dupliquer les
écritures.
1. Sélectionnez-la ou les écritures à dupliquer.
Cette opération n'est possible qu'en affichage Par pièces.
2. En choisissant l’option Dupliquer les écritures, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Les deux premiers radio boutons permettent soient de ne pas modifier la date (réutiliser
celle de l'écriture d'origine) soient de fixer une nouvelle date.
Les deux autres radio boutons permettent soient de ne pas modifier le journal (réutiliser
celui de l'écriture d'origine) soient de fixer un nouveau journal à l'aide du menu
déroulant.
116
Consultation des journaux
Impression de pièces
Les différents journaux peuvent être imprimés depuis la fenêtre de la consultation des
journaux.
1. Effectuez votre choix quant au journal et à la période, comme pour une visualisation à
l’écran.
2. Cliquez sur l'icône en forme d'écran ou d'imprimante située en haut à droite
de la fenêtre pour un contrôle de l’état à l’écran, ou pour une sortie papier.
Suivant le type de présentation choisi, l'édition sera différente. Vous pouvez créer vos
propres états à l'aide du générateur intégré à Ciel Compta. Consultez le chapitre Le
générateur d'états présente dans le Manuel d’utilisation.
Vous pouvez, avant de lancer l’impression, sélectionner une partie des écritures dans
la liste. Seules celles-ci seront imprimées. En cas d’absence de sélection, toute la liste
sera imprimée.
117
Consultation des journaux
Export des journaux
Depuis la fenêtre de consultation des journaux, vous pouvez exporter, dans un fichier au
format texte, une sélection d'écritures.
1. Réalisez votre sélection et choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER. Vous
obtenez une fenêtre permettant de choisir le format d'export à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton [Exporter], puis précisez le nom du fichier d'export.
Vous pouvez modifier ou créer vos propres formats. Pour plus d'explication sur le
générateur de formats d'import/export, reportez-vous au chapitre Les formats d'import/
export présent dans le Manuel d’utilisation.
Vous pouvez également exporter les écritures d'un ou de plusieurs journaux. Pour cela,
demandez l'impression des journaux depuis la fenêtre principale et utilisez le bouton
[Exporter] au lieu du bouton [Imprimer]. Vous pouvez de plus y indiquer des dates au
jour prêt.
118
Consultation des journaux
Import d'écritures
De façon générale, c'est depuis la consultation des journaux que vous pouvez lancer une
importation d'écritures.
Il s'agit ici d'une procédure manuelle que vous devez lancer, le fichier à importer étant de
type ASCII (format texte).
Consultez le chapitre Import d'écritures pour plus de détails.
Il existe un système d'importation plus automatique qui est aussi décrit dans le chapitre
Import d'écritures. Le fichier d'import doit alors respecter certains critères : nom précis,
emplacement imposé sur le disque et structure spécifique.
119
Consultation des journaux
Outils de révision
Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du
parcours du grand-livre.
En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la consultation des journaux,
directement à l'écran, sans changer de module. Ainsi, il est possible de contrepasser des
écritures, de modifier un libellé, d'inverser débit et crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un
simple clic sur un bouton.
Vous retrouvez ces options dans le menu déroulant Outils de révisons .
En voici le contenu :
Modifier l'écriture
Cette option ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce
comptable correspondant au mouvement sélectionné. Vous vous retrouvez alors dans un
contexte auquel vous êtes habitué. Vous obtenez la même chose en réalisant un doubleclic
sur l'écriture sélectionnée.
Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”,
page 111.
Supprimer l'écriture
Cette opération supprime la pièce comptable sélectionnée.
Une fenêtre vous propose ensuite de confirmer la suppression de la pièce comptable.
Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en choisissant
la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou raccourci clavier Y) ou bien en
appuyant sur la touche effacement du clavier .
Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Suppression de pièces”,
page 113.
120
Consultation des journaux
Contrepasser les écritures
Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, excepté
pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé. En appelant cette option, une
première fenêtre vous demande de confirmer, puis une seconde autorise le changement
de la date de l'écriture et du journal.
Inverser débit et crédit
Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements
sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine.
Dépointer les écritures
Cette option permet de dépointer les écritures sélectionnées.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.
Délettrer les écritures
Permet de délettrer les écritures sélectionnées.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage.
Modifier la date et le journal
Permet de modifier la date et le journal d'une écriture même si celle-ci est lettrée.
Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”,
page 111.
Modifier le libellé
Permet de modifier le libellé d'une écriture même si celle-ci est lettrée.
Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe“Modification d'une pièce”,
page 111.
Regrouper les mouvements par compte
Celle-ci permet, dans une même pièce au nombre de mouvements important, le
regroupement sur une seule ligne de toutes les lignes qui possèdent le même compte. Par
exemple, pour une pièce d' a-nouveaux, s'il y a eu report détaillé des mouvements d'un
client, vous pouvez, à l'aide de cet outil, obtenir une et une seule ligne avec ce compte
client.
Dupliquer les écritures
Cette option permet de dupliquer la ou les pièces sélectionnées.
Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Dupliquer une pièce”,
page 115.
Interrogation, lettrage et recherche
122
Interrogation, lettrage et recherche
Interrogation des comptes
Le module d’interrogation vous permet la visualisation des mouvements de chaque
compte. Vous allez pouvoir indiquer différents critères de sélection pour rechercher
certaines écritures ou pour les modifier.
Le pointage des comptes, et plus particulièrement des comptes de trésorerie, se fera dans
cette même fenêtre. Le pointage et le rapprochement bancaire feront l'objet d'un chapitre
complet.
Le lettrage, aussi disponible depuis le plan comptable, est ici réalisable manuellement ou
automatiquement, compte par compte.
Enfin, c’est depuis ce module que les extraits de comptes pourront être imprimés.
Nous allons, dans ce chapitre, décrire toutes les possibilités en matière de visualisation,
de consultation, de sélection, de modification et de lettrage des comptes.
• Pour accéder au module d’interrogation des comptes, appelez la commande INTERROGATION
du menu COMPTA ou cliquez sur le bouton du même nom de la fenêtre principale.
La fenêtre décrite ci-dessous apparaît.
Ce module d'interrogation est également accessible depuis le Plan comptable en
sélectionnant le compte et en cliquant sur le bouton [Consulter].
L’ascenseur, qui représente la totalité de la partie inférieure de la fenêtre, contient toutes
les écritures du compte en ligne, ou au moins celles correspondant à une éventuelle
sélection de votre part.
123
Interrogation, lettrage et recherche
Voyons en détail l’en-tête de la fenêtre. En effet, il est important que vous maîtrisiez
parfaitement toutes les possibilités d’affichage et de sélection.
Sélection du compte
Premiers outils, ceux permettant le choix du compte. Cinq moyens vous sont offerts pour
appeler le compte :
• Si vous connaissez le compte, il vous suffit alors d’en saisir le numéro et de confirmer
votre saisie par ou .
• Si vous connaissez approximativement son numéro, il vous suffit alors de saisir un
numéro de compte qui s’en rapproche (il doit exister), et de le rechercher à l’aide des
boutons [Suivant], [Précédent] .
• Si vous avez totalement oublié son code, saisissez alors le ou les premiers caractères
et cliquez sur l’icône vous permettant d’appeler la liste des comptes . Il existe un
moyen encore plus rapide d'appeler la liste des comptes pour une racine donnée. Il
suffit de saisir cette racine suivie du caractère étoile "*" et de valider la zone.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
En présélectionnant la classe de comptes si celle-ci avait été indiquée et en n'affichant
que les comptes mouvementés. Il est en effet inutile d'interroger un compte sans
mouvement.
• Un menu déroulant permet l'appel direct des 9 derniers comptes utilisés.
124
Interrogation, lettrage et recherche
• Un ou plusieurs pavés de sélection de comptes permettent un accès rapide.
Pour installer un compte dans cette barre, vous devez utiliser l'option Mettre dans la
barre d'accès rapide du menu OPTIONS. Pour le supprimer, choisir Enlever de la barre
d'accès rapide dans ce même menu OPTIONS.
Si la largeur de votre fenêtre d'interrogation n'est pas assez large, le dernier pavé se
transforme en menu déroulant.
Lorsque vous appelez le module d'interrogation, le compte présenté par défaut est
celui consulté la dernière fois, sauf si l'appel du module d'interrogation est réalisé
depuis une commande personnalisée du Navigateur. Reportez-vous à la fin de ce
chapitre pour les commandes personnalisables.
Sélection des écritures
En mode interrogation, vous avez à votre disposition plusieurs solutions pour extraire les
écritures du compte sélectionné. Certaines peuvent même se combiner entre elles, offrant
ainsi un grand nombre de possibilités d'affichage.
Période : vous pouvez directement saisir les dates de début et de fin, ou bien utiliser les
calendriers intégrés, ou bien encore le menu déroulant situé entre les deux dates.
Pointées, Non pointées ou Les deux : ces 3 radio boutons permettent d’afficher les écritures
pointées, non pointées ou les 2.
Lettrées, Non lettrées ou Les deux : même chose que le pointage, mais pour les écritures
lettrées.
Filtre : il est possible de réaliser et d'utiliser des filtres permettant de lancer des
extractions plus précises (par exemple, n'afficher que les écritures dont le montant est
supérieur à 2000 euros).
Pour plus d'explications sur l'utilisation des filtres, reportez-vous au chapitre Les outils
standards présente dans le Manuel d’utilisation.
Tout : permet d’obtenir instantanément toutes les écritures du compte. Ce bouton permet
de sélectionner toutes les périodes, de ne pas utiliser de filtres, et de rendre actifs les
radio boutons Les deux du lettrage et du pointage.
125
Interrogation, lettrage et recherche
Les indications de soldes
Dans l'en-tête de la fenêtre, quel que soit le mode choisi, le solde du compte est affiché,
avec la lettre D ou C (solde Débiteur ou Créditeur).
Dans le pied de page, les totaux débit et crédit, ainsi que le solde des écritures affichées
apparaissent. Ils sont fonction de la sélection en cours.
Dans le cas où vous passez en mode lettrage ou pointage, ces montants changent pour
vous indiquer l’évolution du lettrage ou du pointage.
Le menu Options et les préférences
Voyons rapidement le contenu du menu OPTIONS propre au module d’interrogation.
Le menu OPTIONS est également accessible par l'intermédiaire du menu déroulant
situé en haut à droite de la fenêtre.
Rafraîchir la liste
Cette commande du menu OPTIONS, fonctionne avec la préférence Rafraîchir la liste sur
ordre. Si celle-ci est cochée, un nouveau bouton [Afficher] apparaît, ayant le même
fonctionnement que cette commande .
Vous avez pu vous rendre compte que, pour le moment, lorsque vous demandez des
critères de sélection d'écritures, les recherches sont réalisées en temps réel.
Si par exemple vous souhaitez les écritures lettrées du mois de juin, vous allez dans un
126
Interrogation, lettrage et recherche
premier temps cliquer sur le radio bouton Lettrées. Avant de sélectionner la période, Ciel
Compta va effectuer cette première recherche.
Si vous ne souhaitez obtenir votre extraction qu'à la fin, vous devez, après avoir coché la
préférence Rafraîchir la liste sur ordre, sélectionner la commande RAFRAÎCHIR LA LISTE du
menu OPTIONS (ou sur votre clavier =) ou bien cliquer sur le bouton [Afficher]. À ce
moment-là, les écritures, répondant à la sélection, s'affichent.
Important :
Si vous préférez travailler avec un rafraîchissement de la liste sur demande, pensez bien
à le demander après avoir choisi une nouvelle sélection. En effet, vous pouvez bien
évidemment avoir un décalage entre les critères d'affichage souhaités et les écritures
réellement affichées.
Ce mode peut être utilisé si vous trouvez les temps de traitement trop longs entre
chaque extraction, c'est le cas avec des fichiers volumineux.
Modifier le compte
L’option Modifier le compte ou M, permet, directement depuis le module
d’interrogation, de modifier le compte sélectionné.
Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur
la fiche d'un compte.
Pointer/Lettrer la sélection et Dépointer/Délettrer la sélection
Ces deux options seront détaillées un peu plus loin dans ce chapitre pour le lettrage et le
délettrage.
Pour le pointage-dépointage, consultez le chapitre “Pointage et rapprochement
bancaire”, page 143.
Mettre et Enlever de la barre d'accès rapide
Installe ou enlève le compte en cours de consultation dans les pavés d'accès rapide.
Statistiques
Cette commande donne accès au module des statistiques de Ciel Compta. Vous pouvez
créer, en plus des formats livrés, vos propres modèles, à l'aide du générateur de
statistiques.
Reportez-vous au chapitre Les formats de statistiques dans le Manuel d’utilisation.
127
Interrogation, lettrage et recherche
Imprimer le rapprochement
En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les
rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le
bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Cet état vous donne la liste des écritures pointées au cours de ce rapprochement.
Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire.
État de rapprochement
En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les
rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le
bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Cet état vous donne la liste des écritures non pointées depuis le début de l'exercice et la
date de fin du rapprochement sélectionné.
Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire.
Préférences interrogation
En choisissant cette commande vous accédez directement aux préférences liées à
l'interrogation des comptes. Vous obtenez le même résultat en cliquant sur l'icône .
Choix du mode de travail
Le mode de travail dans lequel vous souhaitez vous placer se définit à l’aide des onglets.
Il existe cinq modes :
• Consultation : mode standard de consultation d’un extrait de compte.
• Pointage : mode utilisé pour le pointage des relevés bancaires. C'est ici que vous pointerez
les écritures de votre compte de banque afin de les faire correspondre avec vos
relevés de banque. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire.
• Rapprochement bancaire : c'est un module plus évolué que le Pointage. Il vous permet
de connaître à tout moment l'écart qui existe entre le solde du relevé et celui de votre
comptabilité. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire.
• Lettrage : ce mode vous permet de lettrer manuellement ou automatiquement les écritures
du compte affiché à l’écran. Rappelons que le lettrage est utilisé pour faire correspondre
des montants dont le total des débits est égal au total des crédits. Ainsi,
pour un compte client, on fait correspondre des factures et des règlements.
• Révision : cet onglet donne accès à un ensemble d'outils pour simplifier les opérations
de révision en fin d'exercice.
128
Interrogation, lettrage et recherche
Le mode consultation
Pour consulter l’extrait d’un compte et y effectuer différentes recherches, procédez
comme suit :
1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] dans la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation
de comptes s’affiche.
2. Appelez le compte de votre choix en utilisant tous les moyens indiqués en début de ce
chapitre.
3. Utilisez, si nécessaire, les options de sélection. Si vous utilisez le rafraîchissement
manuel de la liste, n'oubliez pas de valider cette sélection à l’aide du bouton [Afficher].
4. Consultez, si nécessaire, le cadre d’indication des soldes qui présente le résultat de
vos sélections.
Vous pouvez, à tout moment, imprimer, à l’écran ou sur imprimante, le contenu de la
liste des écritures ainsi obtenues.
Sachez qu’à tout moment, toutes les informations que vous affichez à l’écran peuvent
être imprimées.
Les modes pointage et rapprochement
Voir Pointage et rapprochement bancaire, page 143
129
Interrogation, lettrage et recherche
Le mode lettrage
En cliquant sur l'onglet Lettrage, vous allez pouvoir réaliser soit un lettrage manuel du
compte, soit un lettrage automatique du compte. Nous détaillerons également le lettrage
automatique de plusieurs comptes depuis le plan comptable.
1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation
de comptes s’affiche.
2. Cliquez sur l'onglet Lettrage.
Deux boutons supplémentaires s’affichent, [Début lettrage] et [Lettrage automatique]. Les
autres options sont identiques à celles détaillées au début de ce chapitre.
Si, au moment d'activer l'un ou l'autre des modes de lettrage le compte n'est pas
lettrable, Ciel Compta vous en informe et vous propose de le rendre lettrable.
Les préférences lettrage
Avant de détailler les différents types de lettrage, voyons rapidement les préférences liées
à ce module.
1. Une fois l'onglet Lettrage sélectionné, cliquez sur l'icône d'appel des préférences .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Dans un premier temps, vous pouvez choisir les couleurs des lignes lettrées et des non
lettrées. Ceci permettra ainsi de les différencier facilement. Vous pouvez ensuite, cocher
les options permettant de jouer un son au moment du lettrage ou du délettrage.
2. Une fois vos préférences fixées, fermez cette fenêtre.
130
Interrogation, lettrage et recherche
Lettrage manuel
1. Pour commencer un lettrage manuel, cliquez sur le bouton [Début lettrage].
Ce bouton, ainsi que celui nommé [Lettrage automatique], disparaît, pour laisser place
au bouton [Annuler] permettant l’abandon du lettrage. De plus, le curseur change et
prend la forme d’une main.
Dès que vous rentrez en mode lettrage, Ciel Compta active automatiquement le radio
bouton Non lettrées et affiche donc les écritures non lettrées.
2. Double-cliquez ensuite sur les lignes à lettrer. Le code s’affiche alors dans la colonne
Code Lettrage. La lettre A dans l’exemple présenté page suivante.
Vous pouvez suivre l’évolution de votre séance de lettrage dans le cadre d’indication des
soldes en bas des colonnes Débit - Crédit.
Vous trouvez :
• Le solde du compte.
• Le cumul des débits et crédits des écritures venant d'être lettrées.
• Le solde de ces cumuls. Il doit, afin de pouvoir valider le lettrage, être nul.
Comme nous l’avons déjà signalé, le principe du lettrage est de faire correspondre,
dans le cas d’un client ou d’un fournisseur, le montant d’une facture et de son
paiement. Ainsi, il devient très facile de consulter un compte et d’en sélectionner
uniquement les écritures non-lettrées. Si vous êtes à jour, le solde de la sélection
réalisée donnera soit le montant que vous devez à ce fournisseur, soit la somme que
votre client vous doit.
131
Interrogation, lettrage et recherche
Pour lettrer ou délettrer plusieurs lignes en même temps, sélectionnez-les et choisissez la
commande correspondant dans le menu OPTIONS, Pointer/lettrer la sélection (ou + au
clavier) ou bien Dépointer/délettrer la sélection (ou - au clavier).
C’est vous qui décidez du moment de la validation de votre lettrage. L’utilisation d’une
même lettre pour plusieurs factures est autorisée. Il est parfois intéressant, surtout lors
de recherches en fin d’année, de valider le lettrage à chaque égalité débit-crédit. Le
programme passera alors automatiquement à la lettre suivante pour la facture suivante.
Le bouton [Modifier la ligne] permet d'afficher dans une nouvelle fenêtre le mouvement
sélectionné afin de le modifier (le double-clic permettant de lettrer ou délettrer l'écriture
sélectionnée).
L'option Trier par montant permet de trier les mouvements sur leur montant. Si elle est
décochée, vous retrouver un tri par date.
Pour valider votre lettrage, cliquez sur le bouton [Valider]. Celui-ci n'apparaît que lorsque
le solde des écritures lettrées est nul. Si l'option Non lettrées est active, les écritures que
vous venez de lettrer disparaissent.
Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le lettrage en cours est abandonné et vous
retrouvez votre compte tel qu'il était avant le début de la séance de lettrage.
Vous pouvez, de la même manière, délettrer certains mouvements d'un compte en
mode manuel. En effet, la modification d’écritures lettrées est impossible, il se peut
donc que vous soyez obligé de délettrer certaines écritures d’un compte pour modifier
certaines pièces comptables.
Lettrage automatique d'un compte
Lettrage automatique
Depuis la fiche d'un compte, vous pouvez lancer un lettrage automatique. Nous verrons
un peu plus loin dans ce chapitre que le lettrage automatique peut être réalisé depuis le
plan comptable sur plusieurs comptes en même temps.
1. Cliquez sur le bouton [Lettrage automatique] depuis la fiche d'interrogation du compte
(onglet Lettrage).
132
Interrogation, lettrage et recherche
La fenêtre suivante s'affiche alors.
Cette fenêtre regroupe toutes les options de lettrage sur le numéro de document ou sur
les montants. Elle autorise également le délettrage que nous détaillerons ci-après.
Les deux premiers radio boutons permettent de choisir entre un lettrage ou un
délettrage. Par défaut, c'est celui du Lettrage qui est actif.
Le deuxième groupe de radio boutons permet d'indiquer si le lettrage (ou le délettrage)
concerne l'ensemble des écritures du compte ou bien uniquement la sélection d'écritures
réalisée dans le compte.
Deux autres radio boutons permettent le choix de la nature du lettrage :
• Lettrage sur montant : dans ce cas, le niveau est ajustable à l'aide d'un menu déroulant.
Vingt niveaux de lettrage sont disponibles. Ces niveaux correspondent au nombre
maximum de règlements que le programme doit faire correspondre à la facture. Ainsi,
si vous choisissez le niveau 1, le programme recherchera pour une facture donnée, un
seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera
2 montants dont la somme donnera le montant de la facture. Et donc 3 montants
pour le niveau 3, et ainsi de suite.
• L’option Tout lettrer avec la même lettre… permet le lettrage instantané des comptes
dont le solde est nul. Une seule et unique lettre est alors affectée.
Important :
Lorsque vous réalisez un lettrage automatique dont le niveau est supérieur à 1, le
message de confirmation suivant est affiché.
133
Interrogation, lettrage et recherche
2. Cliquez sur le bouton :
• [Abandon] pour retrouver la fenêtre de réglage du lettrage.
• [Non] pour abandonner complètement la procédure de lettrage.
• [Oui] pour confirmer le lettrage.
• Lettrage sur numéro de pièce : si lors de l’enregistrement d’une facture le numéro de
pièce a été complété, et si lors de l’enregistrement du règlement, ce même numéro de
facture a été précisé, le programme lettrera ces deux écritures dans le compte client
ou fournisseur en ligne.
3. Pour lancer le lettrage, cliquez sur le bouton [OK].
Délettrage automatique
Le radio bouton Délettrage autorise le délettrage d'un compte suivant trois options :
• Tout : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées.
• Les lignes avec le code lettrage… : permet de délettrer toutes les écritures du compte ou
bien toutes celles sélectionnées dont la lettre utilisée est égale à celle saisie.
• Les lignes lettrées le… : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien
toutes celles sélectionnées dont la date de lettrage sera égale à celle saisie.
Lettrage automatique de plusieurs comptes
Nous venons de voir le lettrage complet ou partiel d'un compte. Ciel Compta dispose d'un
module de lettrage automatique, similaire à celui présenté ci-dessus, mais fonctionnant
sur plusieurs comptes, voire même une ou plusieurs classes.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Plan comptable] depuis la fenêtre principale.
2. Sélectionnez ensuite, à l'aide des radio boutons, la classe de compte (Clients, Fournisseurs
ou Autres tiers), puis, à l'intérieur de celle-ci, les comptes à lettrer.
3. Choisissez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE… dans le menu OPTIONS.
134
Interrogation, lettrage et recherche
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Vous pouvez effectuer le lettrage/délettrage sur les comptes sélectionnés de la classe
affichée ou bien sur les trois classes Clients, Fournisseurs et Autres tiers, à l'aide des cases
à cocher du même nom.
Les autres options restent identiques à celles détaillées dans le cas du lettrage/délettrage
d'un seul compte.
135
Interrogation, lettrage et recherche
Le mode révision
Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du
parcours du grand-livre. En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la
consultation des extraits de comptes, directement à l'écran, sans changer de module.
Ainsi, il est possible d'extourner un mouvement, de solder le compte, d'inverser débit et
crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un simple clic sur un bouton.
Tout se passe donc au niveau de l'interrogation des comptes, en cliquant sur l'onglet
Révision.
Vous obtenez l'écran ci-dessous :
Plusieurs pavés (trois au minimum en fonction de la largeur de la fenêtre, le dernier étant
un menu déroulant) permettent de réaliser les opérations suivantes :
Ces options fonctionnent après avoir sélectionné au moins une ligne dans la liste des
mouvements du compte en ligne.
Modifier l'écriture
Ce bouton ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce comptable
correspondant à l'écriture sélectionnée. Vous vous retrouvez alors dans un contexte
auquel vous êtes habitué.
Vous obtenez la même chose en réalisant un double-clic sur l'écriture de votre choix,
et ceci depuis n'importe quel onglet de la fenêtre (Consultation, Lettrage, Pointage, etc.).
136
Interrogation, lettrage et recherche
Supprimer l'écriture
Cette opération supprime toute la pièce comptable à laquelle appartient le mouvement
sélectionné.
Une fenêtre vous propose de confirmer la suppression de la pièce comptable mais
également de visualiser cette pièce avant suppression.
Dans le cas où vous sélectionnez plusieurs écritures, vous ne pouvez que confirmer ou
non la suppression des pièces sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle
ci-dessous.
Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en
choisissant la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou Y au clavier) ou bien
en appuyant sur la touche effacement du clavier .
Extourner en global
Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément une sélection d'écritures. La
contrepartie générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte.
En choisissant l'option Extourner en global, une première fenêtre vous demande de
confirmer.
Si vous confirmez, une seconde fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît afin que vous
puissiez indiquer certaines informations nécessaires à l'opération (date, journal et
compte de contrepartie).
Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée.
137
Interrogation, lettrage et recherche
Contrepasser les écritures
Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, sauf
pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé.
En cliquant sur le bouton correspondant et après avoir validé l'opération, la fenêtre cidessous
s'affiche.
Vous pouvez y changer la date de l'écriture (un radio bouton vous permet de conserver la
date d'origine), puis le journal dans lequel elle devra être enregistrée (un radio bouton
vous permet de conserver le journal d'origine).
Inverser débit et crédit
Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements
sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine.
Libellé en minuscules
Cette fonction permet tout simplement de convertir le libellé d'une écriture en
minuscules. Le premier caractère de ce libellé est conservé en majuscule.
Extourner en détail
Cette opération consiste à solder un mouvement afin d'en transférer le montant vers un
autre compte.
Par exemple, pour un mouvement d'un compte de charges, le logiciel va solder et
enregistrer la contrepartie sur un autre compte de charge.
Ceci ne modifie pas la pièce d'origine, mais enregistre une nouvelle pièce.
138
Interrogation, lettrage et recherche
Après avoir validé l'opération, voici la fenêtre permettant d'extourner un mouvement.
Vous devez y indiquer la date, le journal de la nouvelle pièce et le compte de contrepartie.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes, le programme enregistrera autant de pièces que
de mouvements à extourner sur un seul compte de contrepartie.
Dépointer la sélection
Cette option permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.
Délettrer la sélection
Permet de délettrer les lignes d'écritures sélectionnées.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage.
Dépointer tout le compte
Permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.
Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de
Dépointer la sélection.
Pointer tout le compte
Permet de pointer l'ensemble des écritures du compte.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.
Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de
Pointer la sélection.
Solder tout le compte
Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément un compte. La contrepartie
générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte.
En choisissant l'option Solder tout le compte, une première fenêtre vous demande de
confirmer.
139
Interrogation, lettrage et recherche
Si vous confirmez, une seconde fenêtre apparaît afin que vous puissiez indiquer certaines
informations nécessaires à l'opération (date, journal et compte de contrepartie).
Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée.
Cette option est très proche de Solder les mouvements qui elle fonctionne sur une sélection
d'écritures.
Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de
Solder les mouvements.
Délettrer tout le compte
Permet de délettrer l'ensemble des écritures du compte en ligne.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage.
Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de
Délettrer la sélection.
Changer de numéro de compte
Ce dernier outil de révision permet de changer le numéro de compte de la ou des
écritures sélectionnées. Ceci évite, de modifier les écritures les unes après les autres.
1. Sélectionnez les écritures à modifier.
2. Sélectionnez l'outil Changer de numéro de compte.
La fenêtre ci-dessous s'affiche alors.
3. Appelez la liste des comptes à l'aide de l'icône .
4. Choisissez le nouveau compte, puis validez deux fois par [OK].
La ou les écritures sélectionnées sont alors transférées sur ce nouveau compte.
140
Interrogation, lettrage et recherche
Commandes interrogation dans navigateur
Nous avons détaillé au début de ce chapitre la sélection du compte à consulter à l'aide de
divers outils comme l'appel de la liste des comptes, les boutons [Suivant], [Précédent],
etc.
Vous disposez dans Ciel Compta de la possibilité de personnaliser totalement la barre
d'icônes appelée Navigateur.
Ainsi, vous allez pouvoir y installer des commandes donnant un accès direct à
l'interrogation d'un compte précis.
Pour plus de détails sur l'ajout d'une commande dans le Navigateur, consultez la
chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation.
141
Interrogation, lettrage et recherche
La recherche d'écritures
Ciel Compta dispose d'un module de recherche d'écritures multicritère très puissant.
1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Recherche], ou dans le menu
COMPTA sélectionnez la commande RECHERCHE.
La fenêtre décrite ci-dessous apparaît.
Bouton permettant d’effacer
tous les critères de recherche.
Bouton permettant de lancer
la recherche en fonction des
critères indiqués.
Premier onglet donnant
accès aux critères de recherche
standard.
Onglets contenant des
critères supplémentaires.
Liste des écritures répondant
aux critères de recherche
142
Interrogation, lettrage et recherche
Voici également, le détail des deux onglets donnant accès aux critères supplémentaires.
2. Saisissez les informations que vous connaissez de l'écriture ou des écritures à rechercher.
3. Lorsque vous souhaitez obtenir la liste des écritures répondant aux critères saisis, cliquer
sur le bouton [Lancer la recherche].
Ciel Compta recherche alors les écritures correspondantes et en affiche la liste.
Il vous suffit, pour modifier une écriture, de double-cliquer sur celle-ci dans la liste. Vous
obtenez alors la fenêtre de saisie pour effectuer les corrections nécessaires.
Si vous souhaitez supprimer une écriture, il suffit de la sélectionner dans la liste, et de
choisir la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION (ou Y au clavier).
4. Pour effacer les critères de recherche saisis, cliquez sur le bouton [Effacer tous les critères].
Vous pouvez, comme dans beaucoup de modules de Ciel Compta, visualiser ou
imprimer le résultat de vos recherches. Vous disposez également du générateur
d'états pour créer vos propres éditions. Ces états seront attribués à la famille
Recherche. Consultez le chapitre Le générateur d'états, dans le Manuel d’utilisation, pour
de plus amples informations.
Critères d’extraction
liées au pointage
Critères d’extraction
liées au lettrage
Deuxième
onglet
Date de
pointage
Date de
lettrage
Code de
lettrage
Code de
pointage
Menu déroulant de sélection d’un
mode de paiement
Menu déroulant de sélection d’un
journal
Sélection d’une période pour la
date de création de l’écriture
Troisième onglet
Sélection et création de
filtres d’extraction
Sélection d’une période pour la date
de modification de l’écriture
Pointage et rapprochement bancaire
144
Pointage et rapprochement bancaire
Introduction
Deux modes de pointage sont à votre disposition : le pointage et le rapprochement.
Le pointage est un procédé que nous avons abordé dans le chapitre Découverte.
Le rapprochement bancaire est une option un peu plus évoluée que le pointage puisque
vous pouvez donner une référence à votre séance de pointage et enregistrer cette
référence. Il vous assiste dans le suivi des soldes en vous indiquant à tout moment l'écart
qui existe entre le solde du relevé et celui de votre comptabilité.
145
Pointage et rapprochement bancaire
Pointage manuel
Nous l’avons abordé dans la découverte de Ciel Compta. Il se passe directement dans la
fenêtre de consultation au niveau de l'onglet Pointage.
Un bouton [Début pointage] est disponible afin de lancer une séance de pointage.
De même, les trois radio boutons relatifs au pointage sont disponibles. Ils permettent
d’afficher les écritures pointées, les non pointées ou les deux.
Nous n'allons pas revenir en détail sur ce module, sachez simplement que le principe est
d'activer le pointage à l'aide du bouton [Début pointage], de double-cliquer sur les lignes
que vous retrouvez sur vos relevés bancaires, puis au final, de valider votre séance. Il faut
ensuite vérifier les totaux indiqués par le logiciel en bas des colonnes et comparer le solde
avec celui du relevé. Ils doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, vous devez contrôler si
des erreurs n'existent pas au niveau des montants ou si certaines écritures n'ont pas été
enregistrées dans votre comptabilité.
146
Pointage et rapprochement bancaire
Rapprochement manuel
Lancement d'un rapprochement
1. Pour activer le rapprochement, activez l'onglet Rapprochement bancaire dans l'interrogation
des comptes. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton [Rapprochement], une
fenêtre s'affiche alors.
Si le compte financier n'est pas pointable, un message vous propose alors de le rendre
pointable.
2. Vous devez y préciser les paramètres du rapprochement., c’est-à-dire saisir les réfé-
rences de votre relevé ainsi que ses dates, son solde initial et son solde final. Ensuite,
cliquez sur [Nouveau].
Ciel Compta revient alors à la fenêtre de consultation, en mode pointage. Vous devez
alors opérer comme pour le pointage rapide. Dans l'en-tête, un bouton supplémentaire
[Fenêtre] apparaît .
Il ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez suivre l'évolution de votre séance.
Celle-ci est déjà ouverte si, dans la fenêtre des paramètres du rapprochement, vous avez
coché la case Ouvrir la fenêtre de rapprochement.
Si vous disposez d'un écran suffisamment grand, vous pouvez afficher simultanément
la fenêtre d'interrogation d'où se fera le pointage et celle du rapprochement.
147
Pointage et rapprochement bancaire
Ci-dessous la description de la fenêtre de rapprochement.
Au fur et à mesure que vous pointez vos écritures, elles s'ajoutent dans la liste de la
fenêtre ci-dessus.
Cette même fenêtre vous permet de suivre votre rapprochement en vous présentant
l'évolution de l'écart entre le solde évalué par le logiciel à partir des écritures pointées et
le solde du relevé que vous pointez.
Ici aussi, vous devez valider votre séance. Ceci peut se faire en deux endroits : soit dans
la fenêtre de pointage, soit dans celle du rapprochement. Dans les deux cas vous devez
utiliser le bouton [Valider].
Rappel du
compte
Liste des opérations
pointées
Solde final du
dernier relevé
Bouton permettant
d’annuler la séance
de pointage
Bouton permettant
de valider la séance
de pointage
Bouton de dépointage de
la sélection
Solde des opérations
pointées
Solde banque de
votre comptabilité
après pointage
Ecart éventuel entre le solde
du relevé et le solde calculé
après pointage
Solde final du relevé en
cours de pointage (saisi
par vos soins)
148
Pointage et rapprochement bancaire
Modifier les paramètres d'un rapprochement
Pour modifier les paramètres d'un rapprochement déjà enregistré, vous devez dans un
premier temps ouvrir l'interrogation des comptes, choisir le compte, puis afficher l'onglet
Rapprochement bancaire.
1. Cliquez sur le bouton [Rapprochement].
2. Sélectionnez le rapprochement à modifier et cliquez sur [Modifier le rapprochement].
La fenêtre des données de rapprochement s'affiche afin que vous y saisissiez les
paramètres d'un nouveau rapprochement.
Elle affiche aussi la liste des rapprochements déjà effectués. Pour en modifier les
paramètres, références, dates ou soldes, il suffit de double-cliquer dessus dans la liste ou
encore de le sélectionner et de cliquer sur le bouton [Modifier le rapprochement].
Voici alors la fenêtre qui s'affiche.
Ceci permet, par exemple, de corriger une erreur de saisie dans le solde initial ou final du
relevé alors que le rapprochement a été validé.
149
Pointage et rapprochement bancaire
Dépointer un compte
Deux solutions sont disponibles.
• Soit vous entrez en pointage rapide et vous double-cliquez une à une sur les écritures
pointées, ce qui a pour effet de les dépointer.
• Soit, toujours en ayant activé une séance de pointage ou de rapprochement, vous
appelez l'option Dépointer tout le compte du menu OPTIONS, ce qui dépointe toutes les
écritures du compte.
Dans tous les cas, vous devez valider votre opération.
150
Pointage et rapprochement bancaire
Préférences liées au pointage
Lors du pointage des écritures, vous pouvez faire en sorte qu'une date de pointage soit
affectée à chaque écriture pointée. Pour cela, vous devez modifier les préférences du
pointage.
Appelez ces préférences en cliquant sur l'icône correspondante dans la fenêtre
d'interrogation. Le tableau de bord des Préférences comptabilité, option Pointage s'affiche.
Vous pouvez donc y indiquer de demander une date lors du pointage. Dans ce cas, à
chaque écriture pointée, une fenêtre vous demandera de confirmer la date.
Vous pouvez aussi fixer la couleur des lignes pointées et des non pointées.
Enfin, les sons émis lors du pointage et du dépointage peuvent être désactivés.
Les immobilisations
152
Les immobilisations
Introduction
La gestion des immobilisations représente une des fonctions importantes de Ciel Compta.
Nous leurs consacrons un chapitre complet ainsi qu'aux amortissements qui en
résultent.
Lorsque vous achetez un bien durable (véhicule, bureau, ordinateur, etc.), vous avez la
possibilité d’étaler la dépense (la charge) sur plusieurs années. A la création d’un poste
d’immobilisations, plusieurs informations liées à cette particularité d’étalement vous
seront demandées (date d’achat du matériel, prix d’achat initial, durée en années sur
laquelle le matériel est amorti et méthode de calcul de l’amortissement).
Sur la base de ces données, Ciel Compta va calculer le montant de la charge pour chacun
des exercices qui couvrent la durée de vie de l'immobilisation.
Vous pouvez donc suivre la complète évolution de votre parc d'immobilisations depuis les
achats jusqu'aux ventes ou aux mises au rebut de certaines d'entre elles.
Si vous possédez déjà différents éléments amortis, il vous suffit de créer la fiche et
d'indiquer au logiciel qu'il s'agit d'une reprise en bloquant sa valeur résiduelle à une date
donnée.
Afin de vous y retrouver facilement, voici les modules que vous devez utiliser afin de gérer
vos immobilisations :
• création d'une immobilisation dans Liste des immobilisations,
• achat et vente d'immobilisation depuis Liste des immobilisations,
• mise au rebut : depuis Liste des immobilisations,
• états : soit depuis Liste des immobilisations, soit depuis le navigateur Immobilisations.
153
Les immobilisations
Généralités
L'ensemble des paramètres liés à la gestion des immobilisations dans Ciel Compta est
regroupé dans un navigateur livré en standard avec le logiciel. Pour obtenir ce
navigateur, il suffit de choisir dans le menu COMPTA la commande IMMOBILISATIONS ou bien
depuis la fenêtre principale de cliquer sur le bouton du même nom. Vous obtenez la
fenêtre suivante :
Dans cette documentation nous allons donc détailler ces différents modules.
154
Les immobilisations
La liste des immobilisations
Pour obtenir la liste des immobilisations, il suffit de cliquer sur l'icône Liste des
immobilisations depuis le navigateur Immobilisations. Vous obtenez la fenêtre suivante :
C'est donc depuis cette liste que vous pouvez créer, modifier, supprimer ou imprimer les
fiches. Vous pouvez aussi réaliser toutes les recherches souhaitées selon les critères de
votre choix.
Création d’une
nouvelle immobilisation
Permet la modification
de l’immobilisation
sélectionnée
Permet la suppression
de l’immobilisation
sélectionnée
Ouvre le module
de recherche
d’une immobilisation
Consultation du
compte de l’ immobilisation
Accès au module permettant
de filtrer les
écritures sur différents
critères.
Bouton permettant
d’afficher toutes les
écritures
Affiche une sélection
d’immobilisations en
fonction du numéro de
compte
Affiche une sélection
d’immobilisations en
fonction de la famille
Affiche une sélection
d’immobilisations en
fonction de la localisation
Affiche une sélection
d’immobilisations en
fonction du service
155
Les immobilisations
Création d'une immobilisation
Lorsque vous avez la liste des immobilisations affichée à l'écran, il vous suffit de cliquer
sur le bouton [Nouveau] pour ajouter une fiche. Une fenêtre identique à celle ci-dessous
s'affiche alors.
Six onglets la composent :
• Fiche : cet onglet contient les informations de base de l'immobilisation. C’est-à-dire la
date d'achat, la valeur, le type d'amortissement, la durée, etc.
• Complément : vous retrouvez ici des données complémentaires généralement facultatives
(famille d'appartenance, service, fournisseur, etc.).
• Plan : cet onglet présente le plan d'amortissement dans un tableau.
• Graphique : présentation sous forme de graphique de l'évolution de différentes valeurs
(dotation, valeur résiduelle, etc.).
• Historique : cet onglet concerne les immobilisations divisibles. En effet, en cas de cession
ou de mise au rebut partielle, les différentes opérations correspondantes sont
archivées et présentées dans une liste.
• Photo / Son : onglet qui permet de placer la photo de l'immobilisation. Un commentaire
sonore peut aussi y être intégré.
156
Les immobilisations
L'onglet Fiche
Voici les différentes zones que vous devez remplir pour la création d'une immobilisation.
Identification
• Code : ce code peut être alphanumérique (alphabétique et/ou numérique) sur 7 caractères.
Il est une clé unique qui permet au programme de distinguer cette immobilisation
de toutes les autres. Ainsi, vous ne pourrez pas créer deux immobilisations ayant
le même code.
C'est à vous d'affecter à une immobilisation un code de votre choix.
• Désignation : c'est le descriptif, sur 35 caractères maximum, de votre immobilisation.
• Numéro de compte : c'est le numéro de compte du plan comptable auquel est affecté
l'immobilisation. Le numéro de compte que vous saisissez doit impérativement exister
dans le fichier des comptes. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet
de consulter ce fichier, et éventuellement de créer le compte. Le libellé du compte
s'affiche automatiquement après saisie du numéro de compte.
Amortissement
• Date d'achat : il s'agit de la date d'acquisition de l'immobilisation.
• TVA : si vous pouvez récupérer la TVA sur le bien, cette case doit être cochée. De plus,
vous devez indiquer le taux de la TVA à l'aide du menu déroulant.
• Valeur d'achat H.T. : c'est la valeur d'achat de votre immobilisation. Si la case TVA
déductible est cochée, cette rubrique devient Valeur d'achat TTC.
• Valeur à amortir : c'est la valeur qui est prise en compte pour le calcul des amortissements.
Changez-la si elle est différente de la valeur d'achat.
• Valeur fiscale : valeur maximum autorisée pour l'amortissement fiscal (par exemple,
100 000 €). Certaines immobilisations voient leurs possibilités d'amortissement fiscal
limitées par un plafond fixé par l'administration : c'est le cas essentiellement des véhicules
de tourisme.
Il y a donc une différence entre l'amortissement comptable, qui est calculé sur la totalité
de la valeur de l'immobilisation, et l'amortissement fiscal. La différence est à réintégrer
fiscalement. L'état Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations vous donne
toutes les réintégrations à opérer.
Type d'amortissement : sélectionnez le type de l'amortissement comptable à l'aide du menu
déroulant correspondant.
Si vous saisissez le type d'amortissement Exceptionnel, vous devrez saisir le tableau
d'amortissement dans l'onglet Plan.
Si vous saisissez le type Non amortissable, la saisie de votre fiche est terminée.
Durée de vie : entrez la durée de vie comptable de votre immobilisation. Vous pouvez saisir
une durée de vie en année et en mois. Dans le cas d'amortissements dégressifs, le seul
cas où un amortissement n'est pas un nombre entier d'années, est l'amortissement sur 6
ans et 8 mois, correspondant au taux de 15 % en linéaire (37,5 % en dégressif).
Taux : Vous n'avez pas accès à cette zone. Elle est automatiquement calculée par le
programme en fonction du type d'amortissement et de la durée de vie. En ce qui concerne
le dégressif, le taux affiché est le produit du taux linéaire équivalent, par le coefficient
multiplicateur du type dégressif.
157
Les immobilisations
Date de début : il s'agit de la date à laquelle commence le calcul des amortissements. Dans
le cas d'un amortissement de type linéaire, c'est la date de mise en service qui est la date
de début des amortissements. Dans le cas d'un amortissement de type dégressif, c'est la
date de livraison (date d'entrée dans l'entreprise) qui est la date de début des
amortissements.
Date de fin d'amortissement : cette zone n'est pas accessible. Elle est automatiquement
calculée par le programme après saisie du type d'amortissement et de la durée de vie.
Type fiscal : un menu déroulant vous permet d'imposer un type d'amortissement fiscal.
Vous pouvez, par exemple, choisir un amortissement de type linéaire pour votre
comptabilité et choisir de bénéficier fiscalement du type dégressif. Il en résultera des
amortissements dérogatoires.
Lors de la mise en place de Ciel Compta, vous allez certainement saisir vos
immobilisations existantes, déjà partiellement amorties. Il est vraisemblable que des
différences de calcul apparaissent entre vos calculs antérieurs (dûes à un calcul manuel
ou à un autre logiciel d'immobilisations) et les résultats donnés par notre programme, ces
derniers étant extrêmement précis.
Ces différences, probablement marginales, peuvent tout de même vous poser un
problème car elles ont été inscrites dans vos états comptables et fiscaux.
En conséquence, ce programme vous permet de rentrer ces immobilisations déjà
partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée, cette date ne
pouvant être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez bien sûr la date
correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
Exemple :
Vous avez acheté le 1er avril 1993 un bureau d'une valeur de 15 000 €, amorti
linéairement sur 10 ans. Vous avez calculé manuellement des valeurs d'amortissement
telle que la valeur résiduelle que vous avez déclarée dans votre bilan au 31 décembre
1999 est de 4875,00 €.
Ayant acquis en 2000 ce programme d'immobilisations, vous saisissez la fiche
concernant ce bureau et le programme donne comme résultat de calcul une valeur
résiduelle au
31 décembre 1999 de 4 875,00 € (ce résultat peut être visualisé soit en éditant le plan
d'amortissement soit en ayant effectué un calcul au 31/12/99. Tout cela vous sera
expliqué ultérieurement).
La valeur de 4 875,00 € étant celle qui a été déclarée au bilan, et ne pouvant donc être
modifiée, c'est à partir de cette valeur que les calculs devront désormais s'effectuer.
A l'aide de cet exemple, examinons les différents champs concernant les reprises
d'antériorité.
• Valeur bloquée : cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation que vous créez
est une reprise.
• Dotations réelles : si vous ne cochez pas cette case, le programme calculera un plan
d'amortissement à compter de la date de blocage en utilisant la valeur résiduelle.
Dans le cas d'un amortissement linéaire, si vous cochez cette case, le programme utilisera
le plan d'amortissement d'origine en partant de la valeur à amortir et de la date
de début. Il y a alors reprise du plan d'amortissement à la date de blocage et l'écart
158
Les immobilisations
éventuel sera soit régularisé sur la dernière dotation, soit ignoré.
Notez qu'une option dans les Paramètres immobilisations vous donne le choix entre la
perte de l'écart de calcul ou sa régularisation en fin de plan.
• Date de blocage : entrez la date de clôture du dernier exercice. Dans notre exemple :
31/12/1999.
• Valeur résiduelle : entrez la valeur résiduelle correspondant à votre dernière clôture
comptable. Dans notre exemple, il s'agit de 4 875,00 €.
• Amortissement cumulé : le programme rempli automatiquement cette zone en y mettant
la différence entre la valeur à amortir et la valeur résiduelle que vous avez saisie. Si
vous modifiez cette zone, la valeur résiduelle à la date de blocage est recalculée en
conséquence.
Calcul de cette immobilisation
Ce cadre indique les valeurs suivantes : dotation de l'exercice, amortissements cumulés
et valeur résiduelle. Bien évidemment, vous n'avez pas accès à la modification de ces
zones, qui sont mises à jour chaque fois que vous demandez un calcul à une date donnée
ou que vous modifiez une donnée de la fiche, susceptible de modifier les valeurs de
calcul.
Vous pouvez saisir une date de calcul ou utiliser le bouton [Dates] qui facilite le choix
d'une date standard.
Les calculs se font en temps réel au moment de la validation de la date. Le logiciel
affichera alors aussitôt les nouvelles valeurs.
L'onglet Complément
Appartenance
• Famille : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de classifier vos
immobilisations selon un critère de votre choix. Le code famille que vous saisissez doit
impérativement exister dans le fichier des codes familles. Un simple clic sur l'icône à
droite de la zone vous permet de consulter le fichier des familles et éventuellement
d'en créer de nouvelles. Le libellé de la famille s'affiche automatiquement après saisie
du code famille.
159
Les immobilisations
• Localisation : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de localiser
votre immobilisation, et donc de faciliter l'inventaire physique. Le code que vous saisissez
doit impérativement exister dans le fichier des localisations. Un simple clic sur
l'icône à droite de la zone vous permet de consulter le fichier des localisations et d'en
créer de nouvelles. Le libellé de la localisation s'affiche automatiquement après saisie
de son code.
• Service : sur 9 caractères alphanumériques. C'est un critère supplémentaire de classement
de vos immobilisations. Il s'agit du service d'appartenance.
• Fournisseur : sur 13 caractères alphanumériques. Saisissez ici le code du fournisseur
de l'immobilisation. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de
consulter la liste des comptes fournisseurs et éventuellement d'en créer de nouveaux.
Le libellé du fournisseur s'affiche automatiquement après saisie de son code.
Divers
• Numéro de document : indiquez, par exemple, le numéro de facture du fournisseur ou
un numéro interne complémentaire.
• Quantité : si votre immobilisation est divisible, par exemple un lot de fauteuils de
bureau, vous pouvez ici en indiquer le nombre. Ceci peut être utile en cas de cession
ou de mise au rebut partielle.
• Base taxe professionnelle : indiquez ici le montant qui sera utilisé lors de l'édition de
l'état qui récapitule la base de la taxe professionnelle.
• N° d'ordre 2035-A : bien que vous puissiez modifier ce numéro, celui-ci est géré par le
logiciel. En effet, il permet la numérotation automatique des immobilisations afin
qu'elles soient correctement présentées dans la 2035.
• Immobilisation fictive (simulation) : si cette case est cochée, l'immobilisation ne sera
considérée dans aucun des états.
• Immobilisation divisible : cochez cette case si l'immobilisation est composée de plusieurs
éléments séparables. Cette option est éventuellement complétée par la rubrique
Quantité.
• Bien immobilier : cette case doit être cochée pour les biens immobiliers, ceci afin de
gérer correctement la TVA à reverser.
Cet icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
L'onglet Plan
Cet onglet ouvre un tableau qui présente le plan d'amortissement. Il donne, année après
année, et pour toute la durée d'amortissement, les valeurs suivantes : valeur résiduelle
en début d'exercice, dotation d'amortissement, cumul des amortissements et valeur
résiduelle en fin d'exercice.
Ce plan peut être édité à l'écran ou à l'imprimante grâce aux icônes ou .
Dans le cas d'amortissements dérogatoires, le plan d'amortissement contient les valeurs
que nous venons d'énumérer, ainsi que les provisions et les reprises des amortissements
dérogatoires.
160
Les immobilisations
L'onglet Graphique
Un graphique représente ici l'évolution de diverses valeurs sur la durée d'amortissement
de l'immobilisation : dotation, valeur résiduelle, etc.
Le bouton [Séries] affiche une fenêtre permettant de fixer les valeurs à afficher dans le
graphique.
L'onglet Historique
Cet onglet présente la liste des cessions et mises au rebut partielles pour cette fiche.
Ainsi, vous pouvez consulter la valeur d'origine d'une immobilisation même après
plusieurs opérations partielles.
L'onglet Photo/Son
Dans cet onglet, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ainsi qu'un commentaire
sonore.
Une fois toutes les données de l'immobilisation saisies, il ne vous reste plus qu'à
enregistrer la fiche. Pour cela, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous souhaitez créer une
autre immobilisation, cliquez directement sur le bouton [Nouveau].
161
Les immobilisations
Les traitements
Nous allons ici étudier les différents traitements. Nous examinerons successivement
l'achat, la cession, la mise au rebut, les virements d'un compte à un autre et enfin le
calcul des plans d'amortissement pour toutes les immobilisations.
Généralités
Les achats et les ventes d'immobilisations se font à l'aide de modules spécifiques
accessibles depuis la liste des immobilisations.
Les écritures comptables d'achats et de ventes d'immobilisations peuvent être
également réalisées par les autres modules de saisie des écritures de Ciel Compta.
Nous ne détaillerons ici que les modules permettant de générer les écritures d'achats
et de ventes depuis la liste des immobilisations.
Achat d'une immobilisation
Pour enregistrer l'achat d'une immobilisation, vous devez dans un premier temps créer
l'immobilisation dans la liste des immobilisations.
Pour générer l'écriture comptable d'achat de cette immobilisation, il suffit de la
sélectionner et de choisir l'option Ecriture d'achat dans le menu OPTIONS.
Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
162
Les immobilisations
La date d'achat et le libellé proposés par défaut sont ceux indiqués dans la fiche de
l'immobilisation.
1. Après avoir indiqué le journal, sélectionnez le compte fournisseur à l'aide de l'icône
.
Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Nouveau].
2. Complétez ensuite si nécessaire le mode de paiement, la référence et la date
d'échéance.
3. Validez ensuite par le bouton [Enregistrer].
Cession d'une immobilisation
La cession d'une immobilisation se déroule en deux étapes :
• Cession de l'immobilisation.
• Passage de l'écriture de cession de l'immobilisation.
Ces deux étapes peuvent être effectuées simultanément ou séparément.
Cession d'une immobilisation non-divisible
1. Pour procéder à la cession d'une immobilisation non-divisible, sélectionnez-la dans la
liste des immobilisations et choisissez l'option Cession du menu OPTIONS.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
2. Il suffit de confirmer la date de cession, le prix (HT ou TTC), le taux de TVA et éventuellement
la zone acheteur. Validez ensuite par le bouton [OK].
Attention !
Le passage de l'écriture de cession ne peut être réalisé que sur une immobilisation cédée.
163
Les immobilisations
Cession d'une immobilisation divisible
Si vous cédez une immobilisation divisible vous obtenez une fenêtre semblable à celle
détaillée au paragraphe précédent, mais avec des paramètres supplémentaires.
Ci-dessous une description détaillée de cette fenêtre.
Vous devez indiquer la proportion de la partie à sortir. Trois possibilités vous sont
offertes :
• soit vous indiquez le montant de la cession par rapport à la valeur d'origine.
• soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une
cession à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €).
• soit vous indiquez la quantité vendue.
Vous pouvez ensuite préciser le nouveau code d'immobilisation car, après enregistrement
de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les
valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera
cette fiche comme sortie.
Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de la
partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par la
suite.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant
à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de
l'opération que vous pourrez consulter depuis la fiche de l'immobilisation à l'aide de
l'onglet Historique. Seront ainsi enregistrées la date de l'opération, la valeur d'origine du
bien immobilisé, la valeur restante, etc.
164
Les immobilisations
Exemple :
Admettons un lot de 16 chaises de bureau d'une valeur globale de 32 000 € acheté le 01/
01/00. Si vous cédez 4 chaises vous obtiendrez une nouvelle immobilisation sortie avec
une valeur d'achat de 8 000 € et le 01/01/00 comme date d'achat. Puis l'immobilisation
initiale sera mise à jour avec un montant de 24 000 € et toujours le 01/01/00 comme
date d'achat. Le plan d'amortissement sera alors recalculé.
Ciel Compta vous propose ensuite d'enregistrer l'écriture de la cession. Nous allons
détailler cette fonctionnalité dans le paragraphe suivant.
Ecriture de cession
Après avoir réalisé la cession d'une immobilisation, Ciel Compta vous propose alors de
générer l'écriture comptable de la cession.
Si vous ne voulez pas générer l'écriture tout de suite, ou si vous souhaitez la
regénérer, vous disposez de l'option Ecriture de cession dans le menu OPTIONS. Vous
obtenez alors la même fenêtre que celle proposé après la cession d'une
immobilisation.
Voici la fenêtre permettant de générer l'écriture de cession.
Il ne vous reste plus qu'à compléter les différentes informations.
Validez ensuite par le bouton [Enregistrer].
Attention !
L'écriture de cession ne peut être réalisée que sur une immobilisation déjà cédée.
165
Les immobilisations
Mise au rebut
Pour mettre au rebut une immobilisation, vous devez sélectionner l'immobilisation
depuis la liste des immobilisations. Vous disposez de l'option Mise au Rebut dans le menu
OPTIONS.
Comme pour la cession, deux cas peuvent se présenter :
• la mise au rebut d'une immobilisation non-divisible,
• la mise au rebut d'une immobilisation divisible.
La mise au rebut d'une immobilisation non-divisible
Dans le cas d'une immobilisation non-divisible, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche
alors.
Il vous suffit simplement de confirmer la date de mise au rebut. Validez ensuite par le
bouton [OK].
La mise au rebut d'une immobilisation divisible
Dans le cas d'une immobilisation divisible, C'est une autre fenêtre qui s'affiche. Elle est
très proche de celle présentée lors d'une cession partielle.
166
Les immobilisations
En plus de la date de sortie, trois possibilités vous sont offertes :
• soit vous indiquez le montant de la mise au rebut par rapport à la valeur d'origine,
• soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une
mise au rebut à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €),
• soit vous indiquez la quantité mise au rebut.
Vous pouvez ensuite indiquer le nouveau code d'immobilisation car, après
enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec
ce code et les valeurs de la partie mise au rebut (valeur d'achat, date d'achat initiale,
etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
1. Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de
la partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par
la suite.
2. Cliquez sur [OK] pour valider votre opération.
Les virements
Cette fonction permet le changement du compte d'appartenance de l'immobilisation tout
en conservant un historique des anciennes affectations comptables.
Ainsi, nous pouvons compléter au mieux les états préparatoires 2054 et 2055.
Pour changer le compte d'une immobilisation, vous pouvez aussi directement ouvrir
sa fiche, puis modifier le numéro de compte affecté. Cette manipulation n'est pas
interdite. Cependant, vous ne disposerez alors d'aucune trace de cette modification.
L'utilisation du module Virement comble cette lacune en conservant tous les transferts
effectués.
Vous pouvez effectuer un transfert de compte à compte de deux façons :
167
Les immobilisations
• Soit vous ouvrez la liste des immobilisations, sélectionnez celle sur laquelle sera effectuée
l'opération, puis vous sélectionnez Virement dans le menu OPTIONS.
• Soit vous appelez l'option Liste des virements depuis le navigateur Immobilisations et
vous demandez la création d'un virement à l'aide du bouton [Nouveau], sachant qu'ici
il vous faudra bien sûr préciser l'immobilisation concernée.
1. Ouvrez la liste des virements en appelant l'option Liste des virements depuis le navigateur
Immobilisations. La fenêtre suivante s'affiche alors.
2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante apparaît.
3. Saisissez le code de l'immobilisation, puis la date de l'opération. Vous pouvez utiliser
l'icône pour appeler la liste des immobilisations. Automatiquement, le logiciel vous
indique le numéro de compte déjà affecté.
4. Indiquez le nouveau numéro de compte puis validez à l'aide du bouton [OK]. Le programme
revient à la liste des virements en affichant celui que vous venez d'effectuer.
Si vous avez plusieurs virements à effectuer, vous pouvez éviter un retour à la liste en
utilisant le bouton [OK et nouveau].
168
Les immobilisations
Calcul des amortissements
Vous pouvez relancer le calcul des plans d'amortissement à une date donnée. Cette
fonction met à jour tout le fichier des immobilisations.
1. Depuis le navigateur Immobilisations, cliquez sur [Calculer au…] Une fenêtre s'affiche
alors.
2. Saisissez la date souhaitée, ou cliquez sur le bouton d'une des dates proposées. Le
logiciel lance alors la procédure de calcul.
169
Les immobilisations
Les écritures de dotations
Généralités
Ce module permet de générer les mouvements comptables de dotations et ceux qui
résultent des dotations liées aux cessions et aux mises au rebut.
• Dans le navigateur Immobilisations, cliquez sur Ecritures de dotations. La fenêtre ci-dessous
s'affiche.
Vous pouvez y préciser les dates de calcul des dotations ainsi que les libellés à utiliser
pour les écritures de dotations et pour les écritures de cessions.
L’option Centralisation permet d'obtenir une seule ligne par compte utilisé.
170
Les immobilisations
Méthodes de comptabilisation
Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser les dotations de fin
de période et celles qui résultent des cessions.
Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser des régularisations
de cessions.
N° Comptes Débit Crédit
68… Dotations aux amortissements Montant dotations
28… Amortissements Montant dotations
68725 Dot.amort. dérogatoires Dotations dérogatoires
145 Amortissements dérogatoires Dotations dérogatoires
ou
145… Amortissements dérogatoires Reprise dotations dérogatoires
78725 Reprise sur dot. amort. dérog. Reprise dotations dérogatoires
N° Comptes Débit Crédit
28... Dotations aux amortissements
Cumul des dotations à la
date de cession
675 Valeur comptable des élé-
ments d'actifs cédés Valeur résiduelle
2... Compte d'immobilisation Valeur d'achat
68725 Dotations aux amortissements
dérogatoires
Cumul des dotations fiscales
à la date de cession
145 Amortissements dérogatoires
Cumul des dotations fiscales
à la date de cession
ou
145 Amortissements dérogatoires
Cumul des dotations fiscales
à la date de cession
171
Les immobilisations
Les états
Au niveau des éditions, nous verrons les états intégrés en standard : liste des
immobilisations, TVA à reverser, plus et moins values, etc.
Vous disposez de deux catégories d'états relatifs aux immobilisations. Ceux qui touchent
directement la liste des immobilisations, qui sont donc accessibles depuis la liste des
immobilisations, et ceux, plus spécifiques que vous retrouvez dans le navigateur
Immobilisations.
Depuis la liste des immobilisations
Quand la liste des immobilisations est affichée, il suffit de cliquer sur l'icône d'impression
ou d'aperçu avant impression.
La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche alors.
Vous devez alors choisir l'état à imprimer dans la liste.
Vous pouvez créer vos propres états à l'aide du générateur (menu FICHIER, sous-menu
OPTIONS). Ils apparaîtront alors dans cette liste.
172
Les immobilisations
Les états spécifiques
Ces états sont accessibles depuis le navigateur Immobilisations.
Le récapitulatif des immobilisations
Cette option imprime un état récapitulatif des immobilisations et de leurs dotations.
Vous pouvez, avant impression, fixer certaines préférences et le critère de tri des
immobilisations.
1. Double cliquez sur Récapitulatif dans le navigateur Immobilisations.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Le premier paramètre qui peut être défini est l'intervalle date. Les boutons [Exercices]
facilitent le choix d'un exercice précis.
Vous pouvez donc éditer les immobilisations triées par ordre croissant sur le code, sur le
libellé ou encore le numéro de compte.
Vous pouvez ensuite générer des ruptures qui permettront l'édition de sous-totaux à la
fin de chaque compte, de chaque famille, de chaque localisation ou de chaque service.
Restent ensuite diverses préférences à fixer à l'aide des cases à cocher.
2. Cliquez sur [Aperçu] pour visualiser l'état sur l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie
sur imprimante.
Dotations mensuelles
Cet état édite la valeur des dotations pour un mois donné. Ceci est très utile si vous
effectuez une situation comptable chaque mois.
• Pour éditer cet état, double cliquez sur Dotations mensuelles dans le navigateur Immobilisations.
173
Les immobilisations
La fenêtre ci-dessous propose alors diverses options de tris et de totalisations.
Bases taxe professionnelle
Cette option édite un état des immobilisations pour lesquelles la zone Base taxe
professionnelle a été renseignée. Vous pouvez, avant impression, sélectionner divers
critères de tri dans la fenêtre qui se présente. Elle est très proche de celle présentée cidessus.
• Pour éditer cet état, double cliquez sur Bases taxes pro. dans le navigateur Immobilisations.
Plus et moins values
Cet état récapitule, par fiche d'immobilisation, toutes les plus et moins values, à court et
long terme, enregistrées pendant l'année considérée, à la suite des sorties
d'immobilisations.
• Pour éditer cet état, double cliquez sur +/- Values dans le navigateur Immobilisations.
174
Les immobilisations
À l'appel de cette fonction, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Il vous propose de fixer des critères d'édition.
Réintégrations fiscales
Ce module donne l'état, par immobilisation concernée, des réintégrations fiscales à
opérer pour l'année considérée : c'est essentiellement le cas des véhicules de tourisme.
1. Pour éditer cet état, double cliquez sur Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le
bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
175
Les immobilisations
TVA à reverser
Cette option permet d'éditer à tout moment les valeurs de la TVA à reverser pour les
immobilisations immobilières cédées.
1. Double cliquez sur TVA à reverser dans le navigateur Immobilisations. Une fenêtre permettant
de structurer votre état (tri, sous-totaux) et de fixer la période s'affiche.
2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le
bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
2054 - 2055
Cette option permet d'éditer l'état préparatoire à l'état des immobilisations et des
amortissements de la liasse fiscale (Cerfa 2054 et 2055). Vous allez obtenir quatre
tableaux dont les deux premiers correspondent à la feuille 2054 et les deux suivants à la
2055.
1. Commencez par lancer le calcul des amortissements à la date de fin d'exercice (option
Calculer au… accessible depuis le navigateur Immobilisations).
2. Double cliquez ensuite sur 2054 - 2055. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors.
3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
176
Les immobilisations
Les paramètres liés aux immobilisations
Il existe plusieurs paramètres relatifs aux immobilisations : la méthode de calcul (année
réelle ou de 360 jours), taux dégressifs, familles, etc.
Depuis la fenêtre principale, appelez les Immobilisations. Vous pouvez bien sûr utiliser la
commande du même nom dans le menu COMPTA.
Les paramètres immobilisations
Depuis le navigateur Immobilisations, double cliquez sur Paramètres immobilisations.
La fenêtre ci-dessous s'affiche alors.
L'onglet Paramètres
Le premier onglet Paramètres regroupe les options suivantes :
• Blocage avec dotations réelles : lors d'une reprise d'immobilisations existantes, il y a
toujours un léger écart entre le calcul réalisé auparavant manuellement ou avec un
autre logiciel, et celui que fait Ciel Immobilisations. Nous vous autorisons, en cas
d'amortissement linéaire, deux méthodes de reprise. Soit le programme recalcule un
plan d'amortissement à compter de la date de reprise avec comme montant de base la
valeur résiduelle, soit il reprend le plan d'origine avec, dans ce cas, l'écart de calcul à
gérer. Il peut alors l'ignorer ou le régulariser sur la dernière dotation. C'est ce qui se
passera si vous cochez cette case.
• Incrémentation automatique : cette option permet la numérotation automatique du code
des immobilisations lors de créations. Le code de la prochaine création est, de plus,
saisissable. Ce code est aussi automatiquement mis à jour après vos différentes créations.
C'est ici également que vous devez indiquer les comptes par défaut utilisés pour
générer les écritures de dotations.
177
Les immobilisations
L'onglet Exercices
Dans le second onglet Exercices, vous devez définir les exercices si ceux créés par le
logiciel au moment de la création de votre fichier ne conviennent pas.
L'exercice courant est affiché en gras et en rouge dans la liste. Les boutons placés sur la
gauche facilitent la personnalisation des exercices dans le cas de durées variables pour
ceux-ci.
• Le bouton [Standard] propose la création automatique de vos exercices à partir des
mêmes informations que celles fournies lors de la création du fichier. En fait, dans ce
cas, vous pouvez automatiquement générer un premier exercice dont la durée sera
différente des suivants.
• Le bouton [Automatique] propose aussi la création automatique des exercices, mais ils
seront alors tous de la même durée.
• Le bouton [Exercice courant] permet de changer l'exercice en cours. Il suffit de sélectionner
l'exercice souhaité dans la liste, puis de cliquer sur ce bouton.
• Enfin, le bouton [Modifier] permet le changement de la durée d'un exercice donné.
Vous pouvez ainsi imaginer avoir deux ou trois exercices dont la durée est différente
des autres.
Les coefficients immobilisations
Ce module autorise la création de tables de coefficients. Par défaut, trois tables existent
déjà. Elles correspondent aux barèmes dégressifs en vigueur.
Pour chaque table, vous devez indiquer un nom et la définition de celle-ci.
Les fichiers annexes
Il y a trois fichiers annexes : les Services, les Localisations et les Familles. Ce sont des
attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Ceux-ci facilitent
les recherches, les tris et les classements.
Si vous cliquez sur Services, la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre.
Une simple liste à deux colonnes présente les services avec un code et un libellé.
178
Les immobilisations
Pour modifier un élément, il suffit de se placer dans la cellule correspondante et de saisir
la nouvelle information.
Pour ajouter un élément, le fait de cliquer sur le bouton [Nouveau] ajoute une ligne, il ne
reste qu'à saisir les données.
Les trois icônes permettent de changer l'ordre des éléments de la liste. La
première icône trie les éléments par ordre alphabétique, la seconde place un élément
sélectionné avant celui qui le précède et la troisième le place après celui qui le suit.
Pour enregistrer vos modifications, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton [OK].
Le mode de fonctionnement est totalement identique pour les Localisations et les Familles.
179
Les immobilisations
Les préférences
1. Cliquez sur l'icône Préférences depuis la fenêtre principale. Vous pouvez aussi utiliser
le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER.
2. Dans la famille Comptabilité sélectionnez Immobilisations.
Vous obtenez la fenêtre suivante.
Enregistrement d'une immobilisation : deux cases à cocher permettent de fixer des
sécurités en matière de dates lors de la création d'immobilisations. Si les cases sont
cochées, le programme vous préviendra que vous êtes en dehors de l'exercice courant.
Mode de calcul-Amortissement antérieur : si l'option Valeur bloquée dans la fiche d'une
immobilisation est cochée :
• Amortissement cumulé N-1 : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine
par taux d'amortissement et par année d'amortissement).
• Amortissement cumulé N-Dotation N : calcule les amortissements par différence.
Mode de calcul-Amortissement cumulé :
• Toujours recalculé : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine par
taux d'amortissement et par année d'amortissement) dans les plans d'amortissement.
• Cumul des dotations : permet d'éviter des écarts d'arrondis dans les plans d'amortissement.
Les états
181
Les états
Introduction
Généralités
Ce chapitre vous présente toutes les éditions relatives aux documents comptables.
Sachez que vous pouvez aussi imprimer à tout moment le contenu de la fenêtre active à
l’écran.
Ainsi, les listes des comptes, des journaux, des modes de paiement et des codes
analytiques-budgétaires sont imprimables depuis le module de maintenance de ces
fichiers. De même, un extrait de compte peut s’imprimer depuis l’interrogation des
comptes.
A cet effet, vous disposez de deux icônes placées en haut à droite de la plupart
des fenêtres de Ciel Compta. La première effectue un aperçu avant impression, l'autre
l'impression elle-même.
Ciel Compta dispose de tous les états comptables standards : journaux, balance des
comptes, grand-livre, etc. Le menu ÉTATS contient 17 options :
• Les journaux : ils reprennent chronologiquement et par journal, toutes les pièces enregistrées,
exactement telles qu’elles ont été saisies.
• La balance : la balance est la liste complète de tous les comptes. Toutes les écritures
d’un compte sont totalisées sur une seule ligne.
• Le grand-livre : état identique à la balance avec en plus, pour chaque compte, le détail
des écritures.
• La TVA : reproduit un état préparatoire aux déclarations fiscales.
• L’échéancier : permet d'obtenir la liste des dettes clients et fournisseurs classées par
date d'échéance.
• Le centralisateur : imprime les totaux débit et crédit de chaque période et de chaque
182
Les états
journal.
• La balance analytique ou budgétaire : balance des sections analytiques ou budgétaires.
• Le grand-livre analytique ou budgétaire : grand-livre des sections analytiques ou budgé-
taires.
• L'état budgétaire : cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire
avec pour chacune le budget prévu et réalisé.
• La balance âgée : la balance âgée imprime la liste des comptes avec leur solde ventilé
sur quatre périodes.
• L'état de trésorerie : imprime les comptes de trésorerie avec le solde réel et le solde des
écritures pointées. La structure est identique à celle d'une balance.
• Le bordereau de remise de chèques : imprime la liste des chèques à remettre en banque
avec les montants et la domiciliation bancaire des clients.
• Les relances clients : permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne
sont pas à jour dans leurs règlements.
• Les soldes intermédiaires de gestion : édite les Soldes Intermédiaires de Gestion.
• Le compte de résultat : imprime les états préparatoires aux feuillets 2052 et 2053 de la
liasse fiscale.
• Le bilan : imprime les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale.
• La 2035 : cette déclaration est le bilan des professions libérales. Elle regroupe les
résultats de votre activité qui doivent être transmis à l’administration fiscale. Cette
procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B).
183
Les états
Les journaux
Les journaux sont des états qui regroupent toutes vos écritures telles que vous les avez
saisies et classées par journal. Elles sont présentées dans un ordre chronologique.
Le journal des ventes présentera donc la liste de toutes les factures de ventes d’une
période donnée, classées par date.
1. Pour imprimer les journaux, cliquez sur le bouton [Journaux] depuis la fenêtre principale,
ou choisissez la commande du même nom du menu ÉTATS.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
2. Sélectionnez-la ou les périodes à l'aide des sélecteurs de dates. Il vous suffit de désigner
deux périodes identiques pour obtenir les journaux sur un mois. Pour obtenir
directement une sélection de l'exercice courant, cliquez sur le bouton [Exercice] en
cours.
3. Choisissez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer. Le système de sélection discontinue
est autorisé à ce niveau.
4. Cliquez directement sur [Toutes les écritures] pour sélectionner tous les journaux et
toutes les périodes.
5. Choisissez, à l'aide du menu déroulant Impression, le modèle de l'état à utiliser. Vous
pouvez, à l'aide du générateur d'états, créer vos propres états.
Pour de plus amples informations sur ce module, reportez-vous au document
électronique Le générateur d'états.
184
Les états
6. Utilisez, si besoin est, l'icône Format d’impression pour définir le format du papier
que vous possédez.
7. Cliquez, si nécessaire, sur l'icône des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir les journaux à l'écran ou sur [Imprimer] pour une
sortie sur imprimante.
9. Si au lieu d'imprimer vos journaux vous souhaitez les exporter, par exemple pour les
utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].
Les critères de sélection sur la période et les journaux, utilisés pour l'impression,
sont également pris en compte dans ce cas.
10.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter].
11.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur
[Enregistrer].
Vous pouvez également exporter une sélection d'écritures sur un journal. Pour plus
d'explications, reportez-vous au chapitre “Consultation des journaux”, page 107.
185
Les états
La balance des comptes
La balance vous donnera la liste de tous les comptes, avec pour chacun, le total des
débits, le total des crédits et le solde. À chacune des saisies d’écritures que vous avez
faites, le débit était égal au crédit. Donc les totaux de la balance, qui sont les totaux de
tous les comptes, doivent être égaux. On dit que la balance "balance".
1. Pour imprimer la balance, cliquez sur le bouton [Balance] depuis la fenêtre principale.
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Il vous permet de fixer vos options quant aux caractéristiques de la balance des comptes
que vous avez demandée.
2. Choisissez d’abord la période en fixant celle de départ et celle de fin à l’aide des menus
locaux. Il vous suffit de désigner deux périodes identiques pour obtenir une balance
sur un mois. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez sur [Exercice
en cours].
3. Pour une impression de la balance totale sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton
[Toutes les écritures].
4. Sélectionnez le type de balance souhaité à l’aide des radio boutons :
• Tous les comptes : ceci permet d'imprimer une balance générale.
• Les classes de comptes : dans ce cas, la liste des classes de comptes vous est proposée.
Il suffit de sélectionner la ou les classes à éditer. La sélection discontinue est
autorisée.
186
Les états
• Du compte…Au compte : dans ce cas, il suffit d'indiquer le numéro du compte de
début et celui de fin. La balance s'éditera alors avec la sélection de comptes
demandée.
• Les comptes suivants : en activant cette option, deux nouveaux boutons apparaissent
ainsi qu'une liste vide. Le bouton [Ajouter] affiche la liste des comptes. Il
ne reste plus qu'à en sélectionner un et de valider par [icône]. Renouvelez cette
opération pour les comptes que vous souhaitez éditer. Le bouton [Supprimer] permet
de retirer de la liste des comptes à éditer celui sélectionné.
5. Cochez Ne pas imprimer les comptes vides pour ne pas faire apparaître les comptes non
mouvementés.
6. Cochez Centralisation clients/fournisseurs pour regrouper sur une seule ligne les
comptes clients et les comptes fournisseurs dans les comptes collectifs (411000 et
401000).
7. Cochez Saut de page par classe pour que Ciel Compta commence chaque nouvelle
classe sur une nouvelle page.
8. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
9. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
10.Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie
sur imprimante.
11.Si au lieu d'imprimer une balance vous souhaitez obtenir ces informations dans un
fichier, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].
Les critères de sélection sur la période et le type de balance, utilisés pour
l'impression, sont également pris en compte dans le cas d'un export.
12.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter].
13.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur
[Enregistrer].
187
Les états
Le Grand-livre
Le grand-livre édite tout votre dossier comptable en détail. Il imprime donc tous les
comptes avec toutes leurs écritures.
Le grand-livre n’est, en général, imprimé qu’en fin d’exercice pour un contrôle détaillé de
la comptabilité.
1. Pour imprimer le grand-livre des comptes, cliquez sur le bouton [Grand-livre] de la
fenêtre principale.
La fenêtre présentée ci-dessous apparaît.
2. Période : indiquez la période en sélectionnant la période de début et la période de fin à
l’aide des menus locaux. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez
sur [Exercice en cours].
3. Pour une impression de tous les comptes, sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton
[Toutes les écritures].
• Dans le premier onglet Comptes, vous disposez des options suivantes :
Tous les comptes : choisissez cette option pour obtenir le grand-livre de tout le plan
comptable.
Les classes de comptes : lorsque vous cliquez sur ce radio bouton, la liste des classes
188
Les états
de comptes s'affiche. Vous pouvez alors sélectionner les classes à éditer. Le système
de sélection discontinue est autorisé à ce niveau.
Du compte…Au compte : choisissez cette option pour imprimer d'un compte à un autre.
Ciel Compta ne vous proposera que les comptes mouvementés.
Les comptes suivants : cette option fait apparaître une liste vide. Deux boutons
[Ajouter] et [Supprimer] vous permettent d'ajouter ou de retirer les comptes de votre
choix. Pour ajouter un compte, il suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter] et de choisir
le compte de votre choix. Seuls les comptes mouvementés apparaissent dans cette
liste. Renouvelez cette opération autant de fois que nécessaire. Si vous souhaitez
enlever un compte de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer].
Saut de page par compte : si vous souhaitez que Ciel Compta effectue un saut de page
entre chaque compte, cochez cette option.
• Le second onglet + de critères donne accès à des options de sélection supplémentaires :
Journal : choisissez un journal particulier ou tous les journaux.
Mode de paiement : idem pour les modes de paiement.
Écritures pointées ou non pointées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures
pointées, les non pointées, ou les deux ?
Écritures lettrées ou non lettrées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures
lettrées, les non lettrées, ou les deux ?
189
Les états
Report des soldes précédents : si vous indiquez une période postérieure au premier jour
de l’exercice et que vous validez cette option, le programme éditera pour chaque
compte et en première ligne, une écriture dont le montant correspondra au solde des
mouvements situés entre le début d’exercice et le début de la période sélectionnée.
Par exemple, pour un exercice commençant le 1er janvier, vous choisissez d’imprimer
le grand-livre du mois de Mars et cochez cette option, le programme calculera le solde
des mouvements de chaque compte du 1er janvier au 28 février et en reportera le
montant en début de chaque compte.
Centralisation : permet de centraliser les écritures par mois pour les comptes qui
disposent de cette préférence dans leur fiche.
Ne pas imprimer les montants nuls : pour ne pas faire apparaître les écritures sans
montant.
Mode expert : vous avez accès ici au puissant module d'extraction, détaillé dans le
chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation.
4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le grand livre à l'écran ou sur [Imprimer] pour une
sortie sur imprimante.
190
Les états
La TVA
Impression de l'état de TVA
Afin d'être le plus fidèle possible aux déclarations fiscales, les états préparatoires à la
déclaration de TVA reproduisent l'imprimé fiscal pour le régime réel et le régime simplifié.
À l'appel de l'option TVA depuis la fenêtre principale ou depuis le menu ETATS, vous
obtenez la fenêtre présentée suivante.
Dans un premier temps vous pouvez choisir le type d'édition Standard ou Détaillé. La
présentation standard est proche de celle de l'imprimé fiscal.
Dans le cas où vous utilisez le Régime réel, il faut donc renseigner le mois ou le trimestre
de la déclaration. Normalement, en février, vous faites votre déclaration du mois de
janvier. Vous devez donc indiquer janvier dans cette fenêtre. Ciel Compta indiquera, par
défaut, le mois précédent si la date de travail est inférieure au 22 du mois en cours. Par
exemple, si la date de travail est le 22 juillet, le mois proposé par défaut sera juin, alors
que si la date de travail est le 23 juillet, le mois proposé sera juillet.
Dans le cas où vous utilisez le Régime simplifié, il vous suffit d'indiquer la période (en
général l'année entière).
Vous disposez dans les deux cas d'une option Passage de l'écriture de TVA sur le journal. Si
elle est cochée, il faut indiquer ensuite, à l'aide du menu déroulant, le journal sur lequel
l'écriture de TVA sera créée.
Une fois la déclaration éditée, vous retrouvez la fenêtre détaillée précédemment, mais
avec le bouton [Ecriture de TVA]. Si la déclaration que vous venez d'éditer est correcte, il
ne reste plus qu'à cliquer sur ce bouton sinon, cliquez sur le bouton [Abandon].
191
Les états
1. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
2. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
3. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la déclaration de TVA à l'écran ou sur [Imprimer]
pour une sortie sur imprimante.
Le dessin des états de TVA est modifiable depuis les paramètres, à l'aide du
générateur d'états. Ainsi, si l'aspect graphique s'adapte peu à votre matériel
(imprimante de type ImageWriter), vous pouvez parfaitement réaliser un état
préparatoire plus traditionnel de type tableau.
Important :
Le bon déroulement de cette procédure est directement lié au paramétrage de la TVA
dans les Paramètres TVA.
Les paramètres TVA
Consultez le chapitre “Paramètres TVA”, page 40 pour plus d'informations.
192
Les états
L'échéancier
L’échéancier est l’état qui peut s’avérer le plus utile dans les tâches journalières de suivi
des règlements des clients et des fournisseurs.
1. Pour éditer l’échéancier clients ou fournisseurs, appelez la commande ÉCHÉANCIER du
menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous s’affiche.
2. Sélectionnez-la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la
période de début et de fin de l'exercice comptable en cours.
• Le bouton [Toutes les écritures] permet de cocher les trois cases détaillées précédemment
et de sélectionner toutes les périodes.
• Trois cases à cocher permettent le choix du contenu de l’échéancier : Clients et/ou
Fournisseurs et/ou Autres tiers.
3. Si vous souhaitez obtenir sur votre état une ligne de totalisation du compte pour une
même date d'échéance, cochez Affichage des soldes par compte.
4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir l'échéancier à l'écran ou sur [Imprimer] pour une
sortie sur imprimante.
193
Les états
Le centralisateur
Le centralisateur va imprimer les totaux mensuels de chacun de vos journaux. Ceci est
une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d’exercice.
1. Pour l’obtenir, cliquez sur le bouton [Centralisateur] depuis la fenêtre principale ou
bien choisissez la commande du même nom dans le menu ÉTATS.
La fenêtre suivante apparaît.
2. Sélectionnez la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la
période de début et de fin de l'exercice comptable en cours.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Toutes les écritures] pour sélectionner
tous les journaux et toutes les périodes.
3. Sélectionnez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer (par défaut l’ensemble des
journaux est proposé).
Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau.
4. Par défaut, quatre modèles de centralisateur vous sont proposés : Centralisateur par
mois, Centralisateur par journal, Centralisateur global/journal et Centralisateur global/mois.
Sélectionnez celui de votre choix ou bien le modèle que vous pouvez créer avec le
générateur d'états.
5. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
6. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
7. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le centralisateur à l'écran ou sur [Imprimer] pour
une sortie sur imprimante.
194
Les états
Balance analytique et balance budgétaire
La balance analytique édite tous les comptes possédant une section analytique, ceci
compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont, pour chaque
compte, regroupées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde par
section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit-crédit et solde sont
édités pour chaque compte et enfin les totaux de la section.
La balance budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections analytiques
dont l’option budgétaire a été validée.
À l'appel de la commande BALANCE ANALYTIQUE OU BUDGÉTAIRE dans le menu ÉTATS, la
fenêtre suivante s'affiche.
1. Dans un premier temps, choisissez la période. Le bouton [Exercice en cours] permet
de sélectionner directement l'exercice comptable.
L'onglet Sections permet de préciser si l'édition doit traiter soit toutes les sections, soit
celles comprises entre deux bornes, soit enfin celles de votre choix à l'aide des boutons
Ajouter et Supprimer.
Le deuxième onglet nommé Comptes permet de compléter votre sélection à l'aide de
quatre radio boutons. Le premier, Tous les comptes, traitera l'ensemble des comptes. Le
second, Les classes de comptes, permet la sélection d'une ou plusieurs classes de comptes
(la sélection discontinue est autorisée). Le troisième radio bouton, Du compte…Au compte,
permet de préciser les bornes inférieures et supérieures d'une sélection de comptes.
Quant au quatrième, Les comptes suivants, il permet à l'aide des deux boutons [Ajouter]
et [Supprimer], de sélectionner les comptes de votre choix.
195
Les états
Une fois ces critères précisés, vous pouvez indiquer le critère de tri avec les deux radio
boutons Par sections ou Par comptes. Si vous souhaitez un saut de page entre chaque
section ou compte, cochez l'option Avec saut de page.
2. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
3. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
4. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir cet état à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie
sur imprimante.
Le Grand-livre analytique ou budgétaire
Le grand-livre analytique édite toutes les écritures possédant une section analytique, ceci
compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont donc, pour
chaque compte, détaillées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde
par section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit, crédit et solde
sont édités par compte et enfin les sous-totaux de la section.
Le grand-livre budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections budgétaires.
• Appelez la commande GRAND-LIVRE ANALYT. OU BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS.
Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance
analytique ou budgétaire.
L'état budgétaire
Cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire avec pour chacune le
budget prévu et réalisé.
• Appelez la commande ETAT BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS.
Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance
analytique ou budgétaire (sans le second onglet).
196
Les états
La balance âgée
La balance âgée est la liste des comptes avec leur solde ventilé sur quatre périodes. Vous
pouvez, par exemple, analyser l’état de vos dettes clients sur chacune de ces périodes.
1. Appelez la commande BALANCE ÂGÉE dans le menu ÉTATS.
La fenêtre ci-dessous apparaît.
2. À l’aide des sélecteurs, fixez chacune des périodes. Elles doivent obligatoirement se
suivre et peuvent durer plus d’un mois.
Commencez toujours par la période 4.
3. Choisissez ensuite les comptes qui seront édités : tous, uniquement les clients ou uniquement
les fournisseurs.
4. Si vous ne souhaitez pas que les comptes vides soient imprimés, cochez l'option Ne
pas imprimer les comptes vides.
5. Si vous cochez Saut de page par classe, Ciel Compta commencera l'édition de chacune
des classes de comptes sur une nouvelle page.
6. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
7. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance âgée à l'écran ou sur [Imprimer] pour une
sortie sur imprimante.
197
Les états
L'état de trésorerie
Cette option imprime un état dont le contenu dépend des comptes de trésorerie que vous
aurez paramétrés dans les Paramètres-Etat de trésorerie ou dans la fiche des comptes de
trésorerie dans le Plan comptable.
Vous obtenez donc les comptes de trésorerie avec leur solde et celui des écritures
pointées. La structure de cet état est identique à celle d'une balance des comptes.
À l'appel de cette fonction, une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez définir la
période de sélection.
• Validez l'impression en cliquant sur [Imprimer].
198
Les états
Le bordereau de remise de chèques
Rien n'est plus fastidieux que de remplir les bordereaux de remise des chèques à
l'encaissement.
Pour vos clients attitrés, il vous suffit maintenant de compléter les coordonnées
bancaires dans la fiche du compte, puis d'utiliser un mode de règlement adéquat au
moment de la saisie. Ceci est à définir lors du paramétrage de votre dossier à la création
de la société et au moment de la création des comptes clients.
Le fonctionnement du système des bordereaux de remise de chèques est simple. Quand
vous enregistrez un règlement client par chèque, vous devez affecter à l'écriture
comptable un mode de paiement, dont le type est Remise chèques.
1. Appelez la commande BORDEREAU DE REMISE DE CHÈQUES du menu ÉTATS.
La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
2. Choisissez la période, le journal sur lequel les règlements ont été enregistrés, puis le
compte de banque concerné.
3. Précisez ensuite la notion de Sur rayon, Hors rayon ou Les deux.
4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bordereau de remise de chèques à l'écran ou sur
[Imprimer] pour une sortie sur imprimante.
Le dessin du bordereau de remise en banque est modifiable dans le générateur
d'états de Ciel Compta.
199
Les états
Les relances clients
Ce module permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne sont pas à jour
dans leurs règlements.
Le fonctionnement des lettres de relance repose sur 2 conditions : la zone Date d'échéance
doit être renseignée et le lettrage des comptes doit être à jour.
• Pour accéder aux relances, vous devez appeler la commande RELANCES CLIENTS du
menu ÉTATS. La fenêtre présentée page suivante s'affiche alors.
La fenêtre des relances
Lors de l’ouverture de la fenêtre des relances, il vous suffit d’observer les lignes qui
possèdent ou non un point noir (•) dans la colonne Relancer pour savoir si des factures
sont concernées par une relance ou pas. Voyons les différentes fonctions de cette fenêtre.
Le bouton [Tout relancer] permet d’éditer automatiquement toutes les lettres de relance,
indépendamment du niveau sélectionné. Le programme parcourt alors toutes les factures
non payées (tous les mouvements non lettrés) et imprime toutes les lettres pour toutes
les catégories : 1ère relance, 2ème relance, etc.
Les factures apparaissant en rouge et en italique ne seront pas prises en compte.
• Un menu déroulant permet de choisir le modèle de lettre à utiliser.
Les deux icônes, situées à gauche de ce menu, permettent de visualiser ou d'imprimer
les lettres de relance.
Les deux icônes, situées en haut à droite de la fenêtre, permettent une visualisation
ou une impression de la liste des factures sélectionnées.
200
Les états
• L’option Relances du jour permet d'afficher les factures du niveau choisi, dont la date
d'échéance est atteinte, le délai en jour est dépassé et dont le montant est supérieur
au solde minimum. Ces factures, pouvant être relancées, sont de couleur bleue.
• Le radio bouton Tous les clients permet l'affichage de toutes les écritures non lettrées,
autrement dit, si le lettrage est à jour, les factures impayées de tous les clients. Pour
sélectionner un client donné, cliquez sur le radio bouton Le client et saisissez le
numéro de compte ou bien appelez la liste à l'aide de l'icône correspondante.
• Délai de relance en jours : Vous devez indiquer ici le nombre de jours à partir duquel les
relances doivent être envoyées, le départ étant la date d’échéance et la date de réfé-
rence toujours la date de travail. Si, par exemple, vous avez indiqué 15 jours dans
cette zone dans l'onglet 2ème relance, pour les factures déjà relancées 1 fois qui n’ont
pas été payées dans un délai de 15 jours suivant la date d’échéance, les lettres de
seconde relance pourront être imprimées.
Les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance en fonction de ce délai
apparaîtront de couleur rouge et en italique, si l'option Relances du jour est cochée.
• Solde minimum : Il indique le montant minimum à partir duquel les factures doivent
être relancées.
• Les cinq onglets permettent d’afficher les factures non payées selon le niveau de
relance qui les concerne. Ainsi, si le premier onglet est sélectionné, la liste contiendra
toutes les factures pour lesquelles aucune lettre de relance n’a été envoyée. Si l'onglet
3ème relance est sélectionné, les factures qui ont déjà été relancées deux fois
s’affichent dans la liste.
• Les boutons [Autoriser la relance] et [Ne pas relancer] permettent de forcer l’autorisation
ou l’interdiction de relance d’une facture. Si vous interdisez la relance d'une facture,
la colonne Relancer de la liste ne contiendra aucune marque. De plus, la ligne
sera affichée en rouge et en italique. Dans le cas où la relance est autorisée un point
noir est affiché (•). Ceci permet tout simplement de ne pas relancer une facture donnée
bien qu’elle doive l’être.
• Vous devez savoir que chaque lettre de relance concerne toutes les factures d’un
même niveau de relance. Il y a donc autant de dessins de lettre que de niveaux. Vous
disposez du générateur d'états pour modifier ou créer vos propres modèles. Ce dessin
est accessible directement depuis le menu OPTIONS, en sélectionnant l'option Modifier
la lettre de relance.
Par contre, si plusieurs factures d’un même niveau, et ceci pour un même client, sont en
retard de paiement, vous obtiendrez une seule lettre qui regroupe ces factures.
Relances
Vous disposez de deux moyens de relance, manuel ou automatique :
• Pour relancer manuellement les clients, il faut se placer successivement dans chacun
des niveaux de relance et imprimer les lettres.
• La relance automatique, bouton [Tout relancer], agit sur toutes les factures en
attente. Le programme balaie alors tout le fichier et imprime toutes les lettres de tous
les niveaux pour toutes les factures à relancer avec autorisation de relance.
Après impression des lettres, une fenêtre vous propose la mise à jour du compte des
clients relancés. Toutes les factures correspondantes passent alors dans la catégorie
suivante.
201
Les états
Changement manuel de catégorie
En règle générale, les lettres de relance possèdent un texte différent selon le niveau
concerné.
De ce fait, vous pouvez changer de niveau une facture en attente, sans respecter la
chronologie des relances.
1. Pour cela, sélectionnez-la ou les factures dans la liste et appelez l'option Changer le
niveau de relance dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
2. Choisissez le niveau de relance souhaité puis cliquez sur [OK] pour valider.
Modifier le texte des lettres de relance
Ciel Compta vous est livré avec 5 lettres déjà rédigées. Si le texte les composant ne vous
satisfait pas, vous pouvez utiliser le générateur d’états pour le modifier.
L’accès habituel au générateur se fait par la fenêtre principale ou par les paramètres.
Pour faciliter cette tâche, nous avons placé dans le menu OPTIONS, un option, nommé
Modifier la lettre de relance, qui vous permet d’accéder directement à ce module.
202
Les états
Les soldes intermédiaires de gestion
Les Soldes Intermédiaires de Gestion (S.I.G.) représentent l'un des éléments constituant
le résultat de l’entreprise. Le tableau des S.I.G. est une autre illustration du résultat tel
qu’il est présenté par le Compte de résultat.
Il s’agit d’une suite de soldes permettant de constituer, au final, le résultat net.
Neuf soldes composent le tableau des S.I.G.
• Marge commerciale
• Production de l'exercice
• Valeur ajoutée produite
• Excédent brut d'exploitation
• Résultat d'exploitation
• Résultat courant avant impôts
• Résultat exceptionnel
• Résultat net comptable de l'exercice
• Résultat sur cessions d'éléments d'actif immobilisés
Dans le menu ÉTATS, sélectionnez la commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Une
fenêtre vous permet de sélectionner la période, le format et les options d'impression.
203
Les états
Le compte de résultat
Cet état vous permet, à tout moment, de connaître la situation de votre entreprise. Il
reprend :
• d’un côté le détail des produits,
• de l’autre le détail des charges.
C’est un excellent outil pour suivre l’évolution du chiffre d’affaires et des postes de
charges. Vous serez ainsi informé en permanence si vous dégagez des bénéfices ou des
pertes.
1. Pour accéder à ce module, cliquez sur le bouton [Résultat] dans la fenêtre principale
ou bien choisissez la commande du même nom depuis le menu ETATS.
La fenêtre ci-dessous apparaît.
2. Après avoir choisi la période, vous pouvez indiquer le type de résultat souhaité :
• soit le résultat Standard qui reproduit les feuillets 2052 et 2053 de la liasse fiscale,
avec la possibilité de le compléter avec le détail des comptes, correspondant aux
documents établis, en cochant la case Avec détail des comptes.
Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés dans tel ou tel code liasse
du compte de résultat.
• soit le résultat Simplifié qui imprime tous les comptes des classes 6 et 7. C’est, en
fait, une balance des comptes des classes 6 et 7. Dans ce cas, vous pouvez préciser
de Ne pas imprimer les comptes vides et d'effectuer un Saut de page par classe.
3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
204
Les états
5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le compte de résultat à l'écran ou sur [Imprimer]
pour une sortie sur imprimante.
6. Si, au lieu d'imprimer votre résultat, vous souhaitez exporter ces informations, par
exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].
Les critères de sélection sur la période, utilisés pour l'impression, sont également pris
en compte dans ce cas.
7. Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter].
8. Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur
[Enregistrer].
205
Les états
Le bilan
Cette option édite les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale
soit l’actif et le passif.
1. Cliquez sur le bouton [Bilan] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche.
2. Effectuez vos sélections de périodes.
L’option Avec détail des comptes permet d'imprimer le détail des comptes correspondant
aux montants obtenus. Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés
dans tel ou tel code de l'actif et du passif.
Vous pouvez définir un format d'impression, voire même un type d'état différent entre
l'actif et le passif.
3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du
papier que vous possédez.
4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les
paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer.
5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bilan à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie
sur imprimante.
Avant l'édition du bilan, Ciel Compta peut vous avertir que certains comptes ne
possèdent pas de codes liasse. Vous pouvez alors, soit continuer l'édition, soit annuler
celle-ci, soit enfin obtenir la liste de ces comptes dans la fenêtre Informations, après
avoir cliqué sur le bouton [Liste des comptes].
Pour le remplissage automatique des codes liasse, reportez-vous au chapitre
“Remplissage des codes liasse”, page 74.
Attention !
Vous devez avant tout vérifier que les codes liasse fiscale ont été indiqués dans la fiche
des comptes. Vous pouvez, par sécurité, lancer le remplissage automatique de ces codes
avec l’option correspondante du menu OPTIONS lorsque la fenêtre du plan comptable est
affichée.
Les écrans paramétrables
207
Les écrans paramétrables
Introduction
Une des caractéristiques majeure du logiciel Ciel Compta se trouve dans la possibilité de
définir totalement les écrans de saisie des écritures comptables.
Ainsi, vous pouvez automatiser le calcul de la TVA, réduire la saisie à une seule et unique
information pour le passage d’une pièce ou bien mémoriser des pièces comptables avec
leurs montants pour n’avoir plus qu’à les valider.
Vous allez donc créer des grilles de saisie en y précisant les rubriques qui vont y
apparaître et la logique que le logiciel devra adopter pour enregistrer les écritures.
Toujours afin de vous faciliter l’utilisation de ce programme, vous allez vous-même
définir des pavés de sélection donnant un accès rapide aux écrans les plus utilisés.
De nombreux écrans déjà prêts vous sont proposés. Ils correspondent à diverses tâches
comptables courantes.
Si vous souhaitez mettre en place des écritures d'abonnement, vous devez maîtriser
les écrans de saisie. En effet, c'est à leur niveau que l'automatisme des écritures est
défini.
208
Les écrans paramétrables
Création d'un écran
La liste des écrans paramétrables
Pour construire ou modifier un écran, vous devez avant tout en ouvrir la liste. Cliquez sur
le bouton [Écrans paramétrables] de la fenêtre principale. La liste des écrans s’affiche.
La partie supérieure de la fenêtre dispose de 4 boutons dont voici la fonction :
• [Nouveau] : Permet de créer un nouvel écran paramétrable. Identique à la commande
NOUVEAU du menu FICHIER ou .
• [Modifier] : Bouton permettant d'ouvrir un écran déjà créé. Identique à un doubleclic
sur un écran dans la liste, commande OUVRIR du menu FICHIER ou .
• [Supprimer] : Permet la suppression du ou des écrans sélectionnés.
• [Dupliquer] : Bouton permettant de dupliquer l'écran sélectionné.
Quatre icônes complètent ces boutons :
• : déplace l'écran sélectionné avant le précédent.
• : déplace l'écran sélectionné après le suivant.
• : joue la note sonore affectée à l'écran. Cette note sera jouée à chaque ouverture
de l'écran.
• : affecte une note texte à l'écran sélectionné. Cette note pourra être consultée
au moment de l'utilisation de l'écran.
209
Les écrans paramétrables
Création d'un nouvel écran
1. Pour créer un nouvel écran, cliquez sur le bouton [Nouveau] ou appuyez sur .
Vous obtenez un écran comme celui-ci :
2. Commencez par préciser le Nom de cet écran.
3. Complétez ou modifiez le Nom abrégé. Celui-ci sera utilisé dans les pavés d'accès
rapide au moment de la saisie.
: pour affecter un mot de passe à cet écran, cliquez sur cette icône et précisez votre
mot de passe, complété, si nécessaire, d'un indice. Ce mot de passe vous sera réclamé
pour modifier cet écran.
: cette icône permet d'affecter une note texte. Cette note pourra être consultée (mais
pas modifiée) au moment de l'utilisation de l'écran.
: ces trois icônes permettent respectivement d'écouter, d'enregistrer et de
réaliser diverses manipulations sur les sons (copier, coller, etc.).
Trois onglets donnent accès aux différentes options d'un écran paramétrable :
• Rubriques : création de la grille de saisie composée de plusieurs rubriques.
• Logique : cet onglet donne accès à la logique comptable de l'écran défini dans l'onglet
précédent.
• Automatismes : ce dernier onglet permet de préciser les options pour l'enregistrement
automatique. Voyons maintenant en détail chacun des onglets.
210
Les écrans paramétrables
L'onglet Rubriques
Généralités
En fait, on peut distinguer trois catégories de rubriques :
• Les rubriques de saisie : elles devront être saisies dans la grille au moment de la saisie
des écritures. Vous devez donc obligatoirement créer ces rubriques. Par exemple un
compte de charges ou de produits, le montant, la date.
• Les rubriques calculées : elles découlent d’un calcul dont vous allez préciser la nature.
Elles peuvent apparaître sur la grille, mais vous pouvez aussi les rendre invisibles.
Par exemple le montant de la TVA à partir du montant hors taxe saisi.
• Les rubriques fichier : elles peuvent être des rubriques à saisir, ou bien des rubriques
calculées, ou une valeur liée aux rubriques précédentes.
Par exemple un poste de trésorerie lié au mode de paiement. En effet, quand vous saisissez
une facture, vous devez indiquer le mode de paiement utilisé. Le fait de préciser
ce mode de paiement appellera le poste de trésorerie qui lui est affecté. Vous allez
donc créer une rubrique fichier banque, qui sera automatiquement remplie et utilisée
pour la conception de la logique comptable.
Nouvelle ligne
Lorsque vous créez un nouvel écran, trois lignes sont automatiquement créées par
défaut. Elles contiennent les rubriques suivantes :
• Date : permettra la saisie de la date de l'écriture.
• Journal : cette rubrique contiendra le journal de l'écriture.
• Libellé : permettra la saisie du libellé de l'écriture.
Ces trois rubriques sont créées par défaut, car elles font partie des éléments obligatoires
pour l'enregistrement d'une écriture. Tous les écrans posséderont ces trois rubriques.
Vous pouvez soit ajouter une rubrique en fin de tableau, soit insérer une nouvelle
rubrique. Pour cela, deux boutons, [Nouvelle ligne] et [Insérer] sont à votre disposition.
• Le bouton [Nouvelle ligne] permet l’ajout d’une nouvelle rubrique en fin de liste.
• Le bouton [Insérer] permet l'insertion d'une nouvelle ligne au-dessus de celle sélectionnée.
• Le bouton [Supprimer] permet d'effacer les lignes sélectionnées.
Types de rubriques
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. Une ligne vide s’affiche.
2. Cliquez dans la première cellule de la colonne Type. Les cellules de cette colonne sont
des menus locaux.
211
Les écrans paramétrables
Vous disposez de tous les types de rubriques.
Pour chaque type de rubrique vous pouvez disposer d'Attributs, de valeurs par Défaut et de
Formules.
Nous ne pouvons pas donner ici tous les types de formules qu'il est possible de
réaliser avec l'éditeur de formules. Il existe en effet une infinité de possibilités. Pour
plus d'informations sur l'utilisation de cet éditeur, reportez-vous au chapitre Les outils
standards du Manuel d’utilisation.
Rubrique Date
Dans ce type de rubrique vous ne pourrez saisir que des dates. Ce type sera utilisé, par
exemple, pour la date de l'écriture, la date d'échéance.
Vous ne pouvez pas préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée).
Lorsque vous faites un double-clic sur la cellule Défaut, l'éditeur de formules s’ouvre.
Vous pouvez, par exemple, sélectionner la rubrique correspondant à la date de travail.
Rubrique Compte
La rubrique de type Compte permet la saisie d'un numéro de compte. Il y aura donc au
minimum deux rubriques de ce type dans chaque écran de saisie.
1. Faites un double-clic sur la cellule Attributs. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
212
Les écrans paramétrables
Vous allez pouvoir préciser la ou les classes de comptes auxquelles l'utilisateur de l'écran
de saisie aura la possibilité d'accéder.
Pour les classes cochées, vous pouvez indiquer celles proposées par défaut, à l'ouverture
de la liste des comptes.
2. Si vous souhaitez, de plus, affecter un compte par défaut, faites un double-clic dans
la cellule de la colonne Défaut. Ciel Compta ouvre la liste des comptes, en fonction des
attributs indiqués précédemment. Choisissez le compte qui apparaîtra par défaut.
Rubrique Libellé
La rubrique de type libellé contiendra un texte qui devra, en général, être saisi par
l’utilisateur.
Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée).
Dans la cellule Défaut, vous pouvez néanmoins saisir un libellé.
Dans la cellule Formule vous pouvez, par exemple, réaliser un libellé composé de
plusieurs données, ou bien reprendre le libellé de l'un des comptes utilisés.
Section analytique
Cette rubrique permet de préciser un code analytique ou budgétaire.
Vous pouvez préciser l'Attribut (analytique ou budgétaire).
Pour affecter une section analytique par défaut, faites un double-clic dans la cellule
Défaut. Vous obtenez la liste des sections analytiques et/ou budgétaires. Sélectionnez-la,
et validez par [OK].
Mode de paiement
Dans cette rubrique sera stocké le mode de paiement.
Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée).
Pour affecter un mode de paiement par défaut, la cellule de la colonne Défaut se
transforme en menu déroulant.
Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le mode de paiement parmi ceux définis
dans les Paramètres.
Journal
La rubrique de type journal fait partie des trois lignes installées à la création d'un nouvel
écran. Elle permet de saisir le journal sur lequel l'écriture devra être enregistrée.
Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée).
Pour affecter un journal par défaut, la cellule de la colonne Défaut se transforme en menu
déroulant.
Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le journal parmi ceux créés.
213
Les écrans paramétrables
Montant
Les rubriques de type montant sont utilisées pour la saisie ou le calcul.
La cellule de la colonne Attributs devient un menu déroulant. Ce menu vous permet de
choisir le nombre de décimales souhaitées. Par défaut, c'est l'option Monnaie qui est
choisi.
Dans la cellule Défaut vous pouvez saisir un montant, si vous le connaissez à l'avance.
Ce sont principalement les rubriques de type Montant qui vont exploiter l'éditeur de
formules.
Nous verrons un peu plus loin, dans ce chapitre, les différentes formules les plus
utilisées.
Code TVA
Ce type de rubrique est nécessaire dès que vous avez recours à la TVA. Vous pourrez y
indiquer le code du taux de TVA.
Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée).
La cellule de la colonne Défaut est un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir le
code TVA par défaut.
Très souvent, une formule affectant le code TVA du compte de charges, par exemple,
sera créée. Nous verrons ce type de formule un peu plus loin dans ce chapitre.
Numéro de pièce
Cette rubrique n'offre aucune particularité. Vous pouvez y saisir un texte par défaut, si
vous le souhaitez.
Une formule pourra éventuellement être réalisée, pour, par exemple, y afficher le numéro
du chèque.
214
Les écrans paramétrables
Caractéristiques des rubriques
Trois colonnes vous permettent de fixer certaines options sur les rubriques : Visible,
Obligatoire et Saisissable.
Ces trois colonnes sont des cases à cocher. Il suffit de les cocher ou de les décocher pour
qu'elles soient actives ou non.
• Visible : Pointez cette option pour que la rubrique apparaisse dans la grille de saisie.
• Obligatoire : Rubrique dont la valeur doit obligatoirement être non-vide. Pour un
numérique la valeur doit être non-nulle.
• Saisissable : Rubrique accessible en saisie par l’utilisateur. Une rubrique pourra bien
sûr être visible et non modifiable.
Lorsque vous choisissez le type d'une nouvelle rubrique, Ciel Compta lui affecte par
défaut un nom identique au type choisi. Vous pouvez modifier ce libellé, surtout si
plusieurs rubriques du même type sont créées.
Création de la grille de saisie
Nous allons créer toutes les rubriques nécessaires à la création d’un écran de saisie d’un
achat. Pour cet exemple nous installerons certaines informations facultatives : code
analytique, mode de paiement, etc.
Il faut prévoir les rubriques suivantes :
• Date : date de l’écriture.
• Libellé : libellé de l’écriture.
• Journal : journal sur lequel s'enregistre la pièce.
• Compte de charge : compte de charge sur lequel doit être passée l’écriture.
• Compte de TVA : numéro de compte pour l'enregistrement de la TVA.
• Taux de TVA : nécessaire au calcul de la TVA
• Montant HT de l'achat : montant à saisir.
• Montant de la TVA : valeur calculée de la TVA.
• Montant TTC : montant calculé
• Compte fournisseur : numéro de compte du fournisseur concerné.
1. Quand la liste des écrans est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau].
2. Commencez par saisir le nom du nouvel écran, par exemple Facture d'achat.
3. Modifiez, si vous le souhaitez, le nom abrégé.
Vous obtenez donc un nouvel écran qui contient, comme nous l'avons déjà vu, 3
rubriques.
Nous utiliserons, au cours de la création de cet écran, l'éditeur de formules. Reportezvous
au chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation pour le fonctionnement
complet de ce module.
215
Les écrans paramétrables
Date
La première ligne concerne la date de l'écriture et a été créée automatiquement. Nous
allons la compléter d'une valeur par défaut correspondant à la date de travail.
1. Pour cela, faites double-clic dans la cellule Défaut. Vous obtenez la fenêtre de l'éditeur
de formules.
2. Faites un double-clic sur la rubrique Date de travail.
Vous devez obtenir une fenêtre semblable à celle ci-dessous.
3. Validez par le bouton [OK].
Journal
Comme pour la rubrique précédente, le journal est créé automatiquement. Il peut être
fixé par défaut et même être invisible à l’utilisateur. Nous nous contenterons de fixer le
journal afin d'en éviter la saisie.
Dans le menu déroulant de la cellule Défaut choisissez le journal Achats.
216
Les écrans paramétrables
Comme pour la rubrique Date, nous laissons les options Visible, Obligatoire et
Modifiable cochées. Si vous souhaitez que cette rubrique Journal n'apparaisse pas au
moment de la saisie, puisqu'elle est renseignée par défaut, décochez l'option Visible.
Libellé
Troisième et dernière ligne créée par défaut. Dans la colonne Défaut, saisissez Facture n°.
Compte fournisseur
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte fournisseur.
4. Faites un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît,
cochez uniquement la catégorie Fournisseurs. Validez par [OK].
Au lieu de tout décocher manuellement, cliquez sur le bouton [Aucune] et cochez
ensuite Fournisseurs.
5. Ne modifiez pas les trois pointeurs. En effet, ce compte est obligatoire dans ce type
d'écriture. De plus, il doit rester modifiable et visible afin de pouvoir, au moment de la
saisie, appeler la liste des comptes de la classe Fournisseur pour en sélectionner un.
6. Si toutefois vous souhaitez fixer un fournisseur par défaut, double-cliquez sur la cellule
de la colonne Défaut, et choisissez le compte.
Code TVA
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Code TVA.
3. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule. Vous obtenez à nouveau l'éditeur
de formules.
Nous allons créer une formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le code TVA associé au
compte fournisseur, renseigné précédemment.
4. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables
la fonction Code_TVA_défaut, puis validez par [OK].
5. Faites un double-clic sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL.
Vous devez obtenir la même formule que ci-dessous.
6. Validez par [OK].
217
Les écrans paramétrables
Compte de TVA
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Compte.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte TVA.
4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez
uniquement la catégorie Autres tiers. Validez par [OK].
5. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule.
Nous allons créer une nouvelle formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le compte de
TVA déductible associé au code TVA renseigné juste avant.
6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramé-
trables la fonction CompteTVADed, puis validez par [OK].
7. Faites ensuite un double-clic sur la rubrique Code TVA du fichier Calcul - CCAL. Vous
devez obtenir la formule ci-dessous.
8. Validez par [OK].
Compte de charges
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte de charges.
4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez
uniquement la catégorie Charges. Validez par [OK].
5. Ne fixez aucun compte par défaut, puisque c’est vous qui le préciserez à la saisie.
Montant HT de l'achat
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant HT.
4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs.
Montant de la TVA
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TVA.
4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs.
218
Les écrans paramétrables
5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du taux de TVA correspondant
au code saisi et du montant HT.
6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule.
7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL.
8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de la multiplication, c’est-à-dire * (étoile).
9. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et dans la famille Écrans paramétrables
choisissez la fonction Taux_TVA.
10.Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Code TVA du fichier Calcul
- CCAL.
11.Terminez la formule en saisissant au clavier "/100" .
Vous devez obtenir une formule comme celle-ci.
12.Validez avec le bouton [OK].
13.Dévalidez l’option Obligatoire, car la TVA peut être nulle.
Montant TTC
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant.
3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TTC.
4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs.
5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du montant de TVA et du montant
HT.
6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule.
7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL.
8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de l'addition, c’est-à-dire + (plus).
9. Double-cliquez sur la rubrique Montant TVA du fichier Calcul - CCAL.
Vous devez obtenir une formule comme celle-ci.
10.Validez avec le bouton [OK].
11.Dévalidez l’option Saisissable. En effet, si le montant TTC n'est pas égal à celui que
vous souhaitez, la correction devra être réalisée sur l'un des deux autres montants.
219
Les écrans paramétrables
La section analytique
La section analytique est une donnée facultative.
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Section analytique/budgétaire.
3. Ne modifiez pas le libellé.
4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de remplir cette zone avec le code analytique défini par défaut dans le compte
de charges, si celui-ci est renseigné.
5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule et cliquez sur le bouton [Coller
une fonction] puis dans la famille Écrans paramétrables, choisissez la fonction
Code_analytique_défaut.
6. Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Compte de charges du
fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci.
7. Validez avec le bouton [OK].
8. Dévalidez l’option Obligatoire.
Le mode de paiement
Le mode de paiement est également une donnée facultative dans ce type d'écran. Il sera
utilisé pour, par exemple, calculer automatiquement une date d'échéance.
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Mode de paiement.
3. Ne modifiez pas le libellé.
4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de remplir cette zone avec le mode de paiement associé au compte fournisseur,
si celui-ci est renseigné.
5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule.
6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables,
la fonction Mode_de_paiement.
7. Double-cliquez sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL. Vous devez
obtenir une formule comme celle-ci.
220
Les écrans paramétrables
8. Validez avec le bouton [OK].
9. Dévalidez l’option Obligatoire.
Numéro de pièce
Le numéro de pièce est également une donnée facultative. Il sera utilisé pour, par
exemple, saisir un numéro de facture, ou bien le numéro du prochain chèque, si le mode
de paiement est du type chéquier.
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Nro de pièce.
3. Ne modifiez pas le libellé.
4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de remplir cette zone avec le numéro du prochain chèque, si le mode de paiement
est du type chéquier.
5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule.
6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables,
la fonction Prochain_chèque.
7. Double-cliquez sur la rubrique Mode de paiement du fichier Calcul - CCAL.
Vous devez obtenir une formule comme celle-ci.
8. Validez avec le bouton [OK].
9. Dévalidez l’option Obligatoire.
Date d'échéance
Nous allons terminer cet écran de saisie avec la date d'échéance. C'est également une
donnée facultative. Elle sera, éventuellement, calculée en fonction du mode de paiement,
si celui-ci est du type paiement différé.
1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne].
2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Date.
3. Par défaut, Ciel Compta ne précise aucun libellé. Saisissez donc la Date d'échéance.
4. Faites double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel
Compta de calculer cette date à partir de la date de l'écriture et du mode de paiement
si celui-ci est du type paiement différé.
5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule.
6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables,
la fonction Date_Echéance.
7. Double-cliquez sur la rubrique Date du fichier Calcul - CCAL.
221
Les écrans paramétrables
8. Double-cliquez ensuite sur la rubrique Mode de paiement du même fichier.
Vous devez obtenir une formule comme celle-ci.
9. Validez avec le bouton [OK].
10.Dévalidez l’option Obligatoire.
Voila, la création de la grille de saisie est maintenant terminée.
Important :
L'ordre des rubriques utilisées est parfois important. En effet, pour utiliser une rubrique
dans une formule, il faut que la rubrique soit créée auparavant.
Nous avons volontairement installé dans cet écran des rubriques qui peuvent s'avérer
facultatives. Le but étant de vous montrer l'imbrication des rubriques entre elles par
l'intermédiaire des formules.
L'écran de saisie réalisé doit donc ressembler à celui-ci :
222
Les écrans paramétrables
Ce qui en saisie donnera le résultat suivant :
Si vous souhaitez modifier un écran paramétrable depuis la saisie d'une écriture, il
suffit de sélectionner l'option Modifier l'écran de saisie depuis le menu OPTIONS. Mais
attention, vos éventuelles saisies seront perdues.
223
Les écrans paramétrables
Création de la logique
La logique contient les données que le programme va enregistrer dans les fichiers. Toutes
les rubriques qui ont été créées dans la partie précédente vont être accessibles pour la
définition de cette logique.
En effet, la grille de saisie réalisée précédemment ne permet pas à Ciel Compta de
connaître quels sont, par exemple, les montants à affecter à tel ou tel compte, au débit ou
au crédit, etc.
1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables].
2. Depuis la liste des écrans, ouvrez l'écran créé au paragraphe précédent.
3. Cliquez sur l'onglet Logique. Vous obtenez la fenêtre suivante :
En-tête des pièces
Trois menus locaux sont présents dans l'en-tête de la logique : Date, Journal et Libellé.
Le menu déroulant Date
Dans le menu déroulant Date s’afficheront toutes les rubriques de type date créées
précédemment.
Par défaut, Ciel Compta complète cette grille des rubriques placées à la création de
l'écran.
1. Cliquez sur le menu déroulant Date.
Ce menu se compose, dans notre écran de saisie Facture d'achat, de deux options : Date et
Date d'échéance.
2. Choisissez l'option Date.
224
Les écrans paramétrables
Le menu déroulant Journal
Dans le menu déroulant Journal s’afficheront toutes les rubriques de type journal créées
précédemment. En général vous ne disposez que d'une seul option.
Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Journal.
Le menu déroulant Libellé
Dans le menu déroulant Libellé s’afficheront toutes les rubriques de type libellé créées
précédemment.
Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Libellé.
Détail de l'écriture
La liste au-dessous de la partie en-tête, étudiée ci-dessus, se complète de trois boutons :
[Nouvelle ligne], [Insérer] et [Supprimer].
Chaque ligne contient 8 données différentes.
Chaque cellule se comporte comme un menu déroulant. Le meilleur moyen de
comprendre la logique comptable est de l’appliquer à l'écran de saisie Facture d'achat
réalisé auparavant.
Pour compléter les données composant le détail de l'écriture, quelques connaissances
comptables sont nécessaires. Notre but n’est pas de vous apprendre la comptabilité.
Aussi nous allons simplement décrire la logique correspondant à cet achat.
Le tableau ci-dessous présente la structure à obtenir.
Cette structure est simplifiée à l’extrême puisque chaque ligne peut être complétée d’une
date d’échéance, d’un mode de paiement, d’un code analytique et d’un numéro de pièce.
• Par défaut, deux lignes sont créées dans cette logique. Pour réaliser la logique de
l'écran de saisie Facture d'achat, vous devrez cliquer une fois sur le bouton [Nouvelle
ligne] afin d'obtenir les trois lignes nécessaires.
• Pour essayer cet écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre, en cliquant sur le bouton
[OK], ou bien de fermer la fenêtre et de répondre Oui lors de la demande d'enregistrement.
• Cliquez ensuite sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale. Dans la
liste qui s'affiche alors, choisissez Facture d'achat. L'écran s'affiche, il ne vous reste
plus qu'à saisir une facture d'achat.
• Entraînez-vous à la création d'écrans, ils vous seront utiles si vous souhaitez utiliser
les écritures d'abonnement.
225
Les écrans paramétrables
L'onglet Automatismes
Dans les écrans paramétrables, en plus de la liste des écrans, vous pouvez ajouter des
boutons qui autoriseront un accès direct à différents écrans.
L'illustration ci-dessous présente un ensemble de pavés de sélection. Un simple clic
permet l'appel de l'écran de saisie correspondant. Il devient alors inutile d'appeler la liste
des écrans.
Le nombre de pavés affichés en bas de l'écran de saisie dépend de la taille de la
fenêtre. Si celle-ci n'est pas suffisante pour afficher tous les pavés, le dernier se
transforme en menu déroulant.
1. Dans la liste des écrans paramétrables, ouvrez l'écran réalisé précédemment : Facture
d'achat.
2. Cliquez sur l'onglet Automatismes. La fenêtre suivante s’affiche.
Deux cases à cocher sont présentes dans la zone Options d'accès :
• Accès rapide en saisie : si cette option est cochée, cet écran de saisie sera accessible
depuis la rangée de pavés détaillée ci-dessus. Le nom abrégé sera utilisé comme nom
pour ce pavé.
• Apparaît dans la liste des écrans : Si cette option est cochée, l'écran de saisie sera accessible
depuis la liste affichée dans Saisie par écrans.
Si ces deux options ne sont pas actives pour un écran paramétrable, celui-ci ne sera
pas du tout accessible. Ce cas est intéressant pour les écritures automatiques
détaillées ci-après.
226
Les écrans paramétrables
Les écritures automatiques
Ciel Compta permet la création d'écritures qui seront automatiquement enregistrées à
leur date d'échéance. Ainsi, un loyer et un crédit-bail pourront être enregistrés
automatiquement à l'ouverture du programme sans aucune saisie.
Le principe est simple : vous utilisez comme base un écran déjà créé et vous le modifiez
pour qu'il corresponde à l'opération qui doit être automatisée. Vous allez indiquer dans
cet écran la valeur de chacune des rubriques, puis à l'aide des options disponibles dans
l'onglet Automatismes préciser la périodicité et la date de chaque échéance.
Nous allons procéder par l'exemple. Ainsi, nous allons automatiser l'enregistrement d'un
loyer qui est payé au trimestre.
Nous allons donc utiliser comme base l'écran Loyer.
1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables]. La liste des
écrans paramétrables s'ouvre.
2. Dans la liste, sélectionnez l'écran Loyer et cliquez sur le bouton [Dupliquer] ou bien
appelez l'option DUPLIQUER du menu Fichier (raccourci clavier ).
Le programme crée un nouvel écran et l'ouvre automatiquement.
3. Modifiez son libellé afin d'obtenir : Loyer trimestriel.
4. Modifiez le Nom abrégé afin d'obtenir par exemple Loyer Trim.
Commençons par compléter celui-ci de toutes les informations relatives au loyer à
enregistrer. La colonne Défaut est celle qui nous intéresse particulièrement, puisque c'est
elle qui contient les valeurs par défaut des rubriques.
5. Pour la ligne Date, ne changez rien, la date considérée sera celle définie dans le paramétrage
de l'écriture automatique.
6. Pour la ligne Journal, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez
par exemple Banque.
7. Passez ensuite à la ligne Compte de charges. Double-cliquez sur la cellule Défaut et
dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez 613200 Locations immobilières.
8. Pour la ligne Libellé, ne saisissez rien dans la colonne Défaut. Par contre, faites un
double-clic dans la cellule Formule.
Attention !
Pour que cet écran puisse fonctionner automatiquement, il faut impérativement que
toutes les informations obligatoires soient renseignées.
227
Les écrans paramétrables
9. Indiquez la formule ci-dessous permettant d'obtenir un libellé complété automatiquement
du numéro de trimestre.
10.Pour le Taux de TVA, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez
le taux de TVA 19,6%.
11.Pour le Compte de TVA, choisissez le compte 44566 TVA déductible.
12.Pour la ligne Montant HT, indiquez le montant du loyer, par exemple : 6000 €.
13.Pour les lignes Montant TVA et Montant TTC, aucune valeur n'est à saisir si une formule
de calcul a été indiquée. Dans le cas contraire, renseignez ces deux montants.
14.Passez ensuite à la ligne N° de pièce. Indiquez une référence de votre choix.
15.Pour le Mode de paiement, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant.
Choisissez par exemple Prélèvements.
16.Sur la ligne Compte financier, indiquez la banque concernée. Si une banque a été précisée
par défaut dans le mode de paiement auparavant sélectionné, il est inutile de
compléter cette information.
Notre écran est maintenant complet. Vous devez obtenir un écran semblable à celui-ci.
17.Cliquez sur l'onglet Logique afin de vérifier si celle-ci est correcte.
Vous devez obtenir ici aussi la logique suivante :
228
Les écrans paramétrables
18.Cliquez maintenant sur l'onglet Automatismes. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Il permet de configurer les caractéristiques de l'écriture d'abonnement que nous
souhaitons créer. Voyons une à une les différentes indications à porter.
• Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement.
Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée. Dans
notre exemple, activez cette option.
• À partir du : indiquez ici la date de départ de l'opération. C'est aussi la date qui sera
affectée à l'écriture. Ainsi, en indiquant le 01/01/07 comme date de départ pour
une opération trimestrielle, les écritures suivantes se feront au 01/03, au 01/06,
au 01/09, etc.
Un menu déroulant situé à droite de la zone date permet de choisir parmi 3 options :
• Pour une durée indéterminée : dans ce cas, aucune limitation dans le temps n'est
précisée. Ce sera alors à vous de modifier ces paramètres pour stopper l'automatisme.
• Jusqu'à la date du : en choisissant cette option, une nouvelle zone de saisie permet
d'indiquer une date limite d'application.
• Pour un nombre d'écritures de : comme pour l'option précédente, une nouvelle zone
de saisie apparaît lorsque vous choisissez cette option. Il suffit d'y indiquer le
nombre fixe d'opérations à réaliser automatiquement.
19.Saisissez le 05/04/07, sélectionnez l'option Pour un nombre d'écritures de et indiquez 4
(correspondant à 4 trimestres).
• Tous les : une zone de saisie et un menu déroulant permettent d'indiquer à Ciel
Compta la fréquence à laquelle vous souhaitez générer cette écriture automatique.
229
Les écrans paramétrables
20.Fixez la périodicité en saisissant 3 et en sélectionnant Mois à l'aide du menu déroulant.
• Générer l'écriture : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa
date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui
prennent en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'écriture est conservée.
21.Dans notre exemple, laissez cette zone vide.
• Nombre d'écritures déjà passées : est géré automatiquement par le logiciel. Elle
contient le nombre d'opérations automatiques déjà enregistrées.
• Date de la dernière : contient la date de la dernière opération réalisée. C'est la date
qui sert de base à la prochaine écriture automatique.
22.Pour notre exemple, vous devez indiquer ici la date du dernier loyer enregistré
manuellement. Soit, par exemple, 05/08/07.
Vous pouvez aussi indiquer une date qui forcera l'enregistrement d'opérations
antérieures non encore comptabilisées. Ainsi, pour une écriture mensuelle, si vous
indiquez À partir du 01/03/07 et que vous précisez une dernière opération au 01/12/
06, au prochain démarrage du logiciel en Mars, il y aura enregistrement automatique
des échéances de Janvier, de Février et de Mars.
23.Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK].
Les deux options d'accès supplémentaires, ACCÈS RAPIDE EN SAISIE et APPARAÎT DANS LA LISTE
du menu SAISIE PAR ÉCRANS, ont été détaillées au paragraphe précédent.
Maintenant, votre loyer s'enregistrera le 5 du premier mois de chaque trimestre.
Il vous suffit d'appliquer le principe que nous venons d'essayer pour créer tout type
d'écriture d'abonnement.
230
Les écrans paramétrables
Passage des écritures automatiques
Deux méthodes sont à votre disposition afin de générer les écritures automatiques issues
des écrans paramétrables et des emprunts : soit automatiquement au démarrage, soit
sur ordre.
Au démarrage de Ciel Compta, celui-ci parcourt les comptes d'emprunt et les écrans afin
de détecter les écritures à passer. Si des écritures automatiques, ou d'abonnement, sont
actives et qu'elles arrivent à échéance, lors du lancement de Ciel Compta, vous devrez
enregistrer ces écritures.
Voici la fenêtre d'enregistrement des écritures automatiques. Elle contient ici quelques
opérations pour l'exemple.
Cette fenêtre permet non seulement d'enregistrer les opérations automatiques, mais
aussi de les différer ou bien de les annuler. Chaque ligne correspond donc à une
opération et en présente les caractéristiques. La colonne Quand nous intéresse
particulièrement puisque l'information qu'elle contient conditionne l'exécution de
l'opération.
Deux états sont possibles : Maintenant ou Plus tard.
Vous pouvez intervenir sur cette condition d'enregistrement. Pour cela, il suffit de
sélectionner la ligne concernée, puis de cliquer sur le bouton correspondant à l'attribut
voulu.
La sélection multiple est autorisée dans cette liste.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez, soit confirmer les opérations en cliquant sur
le bouton [Enregistrer les écritures], soit annuler tout traitement en cliquant sur la case
de fermeture de la fenêtre.
Vous pouvez à tout moment rappeler cette fenêtre en appelant la commande GÉNÉRER LES
ÉCRITURES AUTOMATIQUES dans le menu COMPTA. Vous pouvez aussi lancer manuellement la
création des écritures automatiques. Pour cela, vous devez utiliser la commande GÉNÉRER
LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES du menu COMPTA.
C'est cette option que vous pouvez utiliser lors de la création d'écritures
d'abonnement dont vous souhaitez enregistrer les échéances passées.
Le bouton [Modifier], donne accès à la modification de l'écran paramétrable ou de
l'emprunt correspondant à l'écriture sélectionnée.
Fin d’exercice
232
Fin d’exercice
Introduction
Les procédures de fin d’exercice doivent respecter une certaine chronologie.
Avec Ciel Compta, la fin d’exercice redevient ce qu’elle n’aurait jamais dû cesser d’être :
de simples instructions à donner.
Ciel Compta vous permet de continuer à travailler même si vous êtes au-delà de la date
de fin d’exercice. En effet, vous disposez de 12 mois supplémentaires pendant lesquels
vous allez saisir vos écritures comme à l’accoutumée.
Exemple :
Votre exercice commence le 1er janvier 2007 et se termine le 31 décembre 2007, le
logiciel présentera 12 périodes d’un mois en plus : de janvier 2008 à décembre 2008.
Vous ne devez pas lancer cette procédure de fin d’exercice si vous utilisez le module
de TVA et si la déclaration de décembre n’a pas encore été établie.
Deux étapes constituent la procédure de fin d'exercice : La clôture d'exercice et La
réouverture d'exercice.
233
Fin d’exercice
La clôture d'exercice
Lorsqu’arrive la fin de l’exercice, vous avez un certain délai, défini par la loi (normalement
3 mois), pour préparer les documents officiels du bilan mais l’entreprise continue bien
sûr son activité pendant ce laps de temps.
Voici le plan des opérations à suivre pour réussir parfaitement et sans douleur une fin
d’exercice :
• Travaillez absolument normalement, en passant les pièces à la bonne date, dans la
bonne période, sur l’ancien ou le nouvel exercice, selon le cas.
• Dans les premières semaines du nouvel exercice, préparez et passez vos opérations
diverses de clôture : stocks, prorata de charges, factures non parvenues, etc.
• Imprimez les documents comptables obligatoires : balance, journaux, grand-livre,
centralisateur et donnez-les à votre expert-comptable.
• Celui-ci, après examen des écritures, redonne en général un lot d’opérations diverses
à passer pour corriger, régulariser et affiner les comptes.
1. Passez ces écritures et réimprimez l’ensemble des documents comptables qui ont pu
être modifiés. En complément, éditez Le compte de résultat et Le bilan, ceci aidera votre
expert-comptable quand il établira le bilan.
2. Ensuite appelez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu COMPTA.
La fenêtre suivante s’affiche :
Cette fenêtre possède une option importante : Faire une copie avant. Elle permet de réaliser
une sauvegarde avant la suite du traitement. En effet, la clôture d'exercice est une
opération irréversible. Il est donc fortement conseillé d'effectuer une copie de votre fichier
de comptabilité avant cette opération. De plus, la clôture d'exercice, une fois déclenchée,
ne peut être annulée.
234
Fin d’exercice
3. Cochez donc l'option Faire une copie avant.
4. Modifiez si nécessaire le nom de la copie. Par défaut, Ciel Compta reprend le nom de
votre fichier complété de "•copie" et de la date.
Vous disposez ensuite de quatre choix de destination pour cette copie :
• Demander : dans ce cas, vous obtiendrez la fenêtre classique vous permettant de choisir
exactement l'endroit où cette copie doit être placée. Vous pourrez donc choisir un
autre support de sauvegarde (disque externe, Zip™, etc.).
• Le même dossier que le fichier : avec cette option activée, la copie du fichier sera réalisée
dans le même dossier que celui du fichier de comptabilité actuellement utilisé.
• Le même dossier que l'application : dans ce cas, la copie du fichier sera réalisée dans le
dossier où se trouve le logiciel de comptabilité.
• Sur le bureau : cette option indiquera à Ciel Compta d'effectuer la copie de votre fichier
de comptabilité directement sur le bureau de votre ordinateur.
5. Validez à l'aide du bouton [Exécuter].
Vous devez vous assurer que le volume de destination dispose de suffisamment de place
pour effectuer cette copie. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informe. Vous
devrez alors annuler la procédure en cours et choisir le module de sauvegarde intégré à
Ciel Compta.
Reportez-vous au document Les outils standards pour de plus amples renseignements
sur la sauvegarde.
Si vous avez déjà réalisé votre sauvegarde, ne cochez pas l'option Faire une copie avant.
Une fois la sauvegarde réalisée, vous obtenez une seconde fenêtre comme présentée cidessous.
6. Indiquez le journal sur lequel les opérations de clôture seront passées : généralement
celui des Opérations diverses (OD).
235
Fin d’exercice
7. Ciel Compta vous permet également de choisir le compte de ventilation du résultat.
Les comptes proposés par défaut sont ceux présents dans les Paramètres, Paramètres
société, onglet Comptes. Modifiez, si nécessaire, les comptes Résultat (Bénéfices) et
Résultat (Pertes) en appelant la liste des comptes à l'aide de l'icône correspondante .
8. Validez ensuite à l'aide du bouton [OK].
Pendant la clôture d'exercice, une fenêtre, comme celle ci-dessous, vous permet de suivre
l'évolution du traitement.
9. Une fois la clôture réalisée, cliquez sur le bouton [OK].
Le logiciel a effectué son travail de clôture, à savoir :
• Il a parcouru les comptes qui devaient être «clôturés» (Ceux des classes 6 et 7).
• Le solde de ces comptes à la fin de l’exercice a été calculé.
• L’écriture a été passée selon le cas, dans les comptes de classe 6 et 7.
• Au débit du compte si le solde était créditeur.
• Au crédit du compte si le solde était débiteur.
La contrepartie a été passée sur le compte de résultat bénéficiaire ou déficitaire, précisé
dans la fenêtre précédente le lancement de la clôture.
A la fin de la clôture, les comptes des classes 6 et 7 sont alors soldés, et les comptes
de résultat contiennent le bénéfice ou la perte de l’exercice.
Vous pouvez alors éditer différents états à la demande de votre comptable avant de lancer
la réouverture qui purgera toutes les écritures de l'exercice passé.
236
Fin d’exercice
Réouverture d'exercice
La procédure de réouverture d'exercice réalise plusieurs tâches :
• Elle change les dates de début et de fin d’exercice.
• Elle complète la liste des périodes.
• Elle purge les écritures de l’exercice précédent.
• Elle reporte les a-nouveaux.
Comme pour la clôture d'exercice, il est indispensable d'effectuer plusieurs
sauvegardes avant de réaliser la réouverture d'exercice. Cette copie devra être
archivée dans un lieu sûr.
1. Appelez la commande RÉOUVERTURE D'EXERCICE du menu COMPTA. Après la fenêtre permettant
de réaliser une copie de votre fichier, une seconde fenêtre s'affiche.
2. Indiquez, à l’aide du menu déroulant, le journal où seront passées les écritures de
réouverture du nouvel exercice. En général, la réouverture s'enregistre sur le journal
des a-nouveaux (A-nouveaux).
Vous disposez ensuite de deux options : Ne pas reporter les à-nouveaux et Reporter les anouveaux.
Ne pas reporter les A-nouveaux
Dans le cas où l'option Ne pas reporter les à-nouveaux est active, la purge sera un simple
Attention !
Vous ne pouvez lancer cette procédure si celle de clôture n'a pas été réalisée.
237
Fin d’exercice
effacement des écritures de l'ancien exercice, aucun solde de fin d'exercice ne sera
reporté.
Reporter les A-nouveaux
C'est souvent cette option qui sera utilisée. En effet, il est très rare de ne pas reporter les
soldes des comptes de l'exercice précédent, voire même certaines écritures. De plus, vous
pouvez choisir de Conserver les écritures non lettrées et/ou de Conserver les écritures non
pointées.
Conserver les écritures non lettrées
Lorsque l’option Conserver les écritures non lettrées est active, deux nouvelles options
apparaissent :
• Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non lettrées
sur l'exercice suivant pour les comptes dont l'option Lettrable est cochée.
• En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera
UNIQUEMENT les écritures non lettrées des comptes dont l'option Report des
écritures non lettrées est cochée.
Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur
cette option.
Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux
précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice.
Conserver les écritures non pointées
Lorsque l’option Conserver les écritures non pointées est active, deux nouvelles options
apparaissent :
• Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non pointées
sur le nouvel exercice pour les comptes dont l'option Pointable est cochée.
• En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera
UNIQUEMENT les écritures non pointées des comptes dont l'option Report des
écritures non pointées est cochée.
Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur
cette option.
Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux
précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure.
La durée du traitement dépend directement du nombre d'écritures de votre fichier.
Les dates de début et de fin d'exercice sont ainsi actualisées et les à-nouveaux reportés.
Vous ne pouvez maintenant travailler que sur votre nouvel exercice et sur les douze mois
suivants.
Si vous souhaitez conserver, à titre de consultation, votre précédent exercice, il faut
que vous réalisiez une copie de votre fichier avant la clôture.
Autres fonctions
239
Autres fonctions
Sauvegarde et restauration
Ciel Compta intègre un outil de sauvegarde. Plusieurs options sont disponibles selon le
support de sauvegarde utilisé et selon ce que vous voulez sauvegarder. Ainsi, avec le
format interne à Ciel Compta, vous pouvez sauvegarder sur un autre volume, qu'il soit
amovible ou pas, ceci avec ou sans compression des données.
Vous pouvez aussi sauvegarder selon un mode identique au Finder, c’est-à-dire sans
compression et sans codage. Cela revient à faire une copie par icône depuis le bureau de
votre Mac. Ce mode ne peut fonctionner sur un support amovible que si la taille du
fichier ne dépasse pas la capacité du support.
Les préférences de sauvegarde
1. Cliquez sur l'icône d'appel des préférences depuis la
fenêtre principale.
2. Dans la liste, sélectionnez la famille Fichiers et sélectionnez celle nommée Sauvegarde.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Les premiers radio boutons permettent le choix du type de sauvegarde : le format interne,
ou la copie de type par icône du Finder.
En dessous, vous trouvez quatre cases à cocher qui permettent de choisir ce qui va être
sauvegardé. Vous pouvez ne copier que le fichier dans lequel vous vous trouvez, ou y
ajouter l'application Ciel Compta, puis le dossier Complément Comptabilité et enfin les
240
Autres fonctions
éventuels autres fichiers provenant d'autres applications et qui se trouvent dans le
dossier de l'application.
Les deux radio boutons suivants permettent d'activer le compactage des fichiers dans le
cas de l'utilisation du format interne.
L’option «Préf» actif à la sauvegarde permet simplement d'installer un icône d'appel des
préférences dans la fenêtre de sauvegarde.
Enfin, vous pouvez déterminer la périodicité d'affichage d'un message d'alerte qui vous
préviendra de la nécessité de faire une sauvegarde.
La sauvegarde
1. Cliquez sur le bouton [Sauvegarde] de la fenêtre principale.
La fenêtre ci-dessous apparaît.
2. Par défaut, la sauvegarde sur un autre volume en format interne est sélectionnée.
Pour changer ces options, retournez dans les préférences.
Selon les options choisies, la suite de la procédure se présente de plusieurs façons.
241
Autres fonctions
Sauvegarde sur un support en format interne
Avec le format de ce type de sauvegarde, Autre volume, le support de destination peut être
de tout type (autre disque dur, Syquest™, Zip™, Jaz™, magnéto-optique, etc.) et doit être
sur le Bureau.
Vous devez disposer de la place nécessaire à la copie.
En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard
d'enregistrement de fichiers.
Il vous suffit donc de choisir la destination de la copie et de cliquer sur [Enregistrer]. Le
programme lance alors la procédure de préparation et de compactage, puis copie le
fichier généré.
En effet, la sauvegarde de tous les éléments sera enregistrée dans un seul et unique
fichier. Ce fichier ainsi créé possède l'icône ci-dessous.
242
Autres fonctions
Sauvegarde au format Finder
Dans ce cas, le logiciel réalise une copie des fichiers semblable à ce que vous pouvez faire
manuellement par copie d'icônes depuis le Bureau de votre Macintosh.
Vous devez donc, ici aussi, disposer de la place nécessaire sur le support de destination.
Le logiciel va créer un dossier dans lequel vous retrouverez la même disposition que celle
de votre dossier de travail.
En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard
d'enregistrement de fichiers. Cette fenêtre vous propose le nom d'un dossier qui sera
ensuite créé et dans lequel seront copiés les éléments.
Après avoir cliqué sur [Enregistrer], le traitement est exécuté puis un dossier est créé sur
le volume de destination.
Ci-dessous, un exemple dans lequel nous avons choisi, dans les Préférences, de
sauvegarder le fichier et le dossier Complément Comptabilité.
La restauration
Pour la restauration, la méthode dépend du mode de sauvegarde utilisé. Si la copie est
celle du type du Finder c'est-à-dire une copie d'icônes, vous devez restaurer
manuellement depuis le Bureau.
Sinon, il faut utiliser l'option RESTAURATION du logiciel. Cette option est disponible dans le
sous-menu OPTIONS du menu FICHIER.
243
Autres fonctions
La fenêtre standard de sélection de fichiers s'affiche alors.
Cette fenêtre vous demande de choisir le fichier de sauvegarde. Si celui-ci est sur un
autre support, il vous suffit d'aller le chercher sur le volume en question puis de cliquer
sur [Ouvrir].
Si la copie a été faite sur un support amovible, il faut le connecter puis cliquer sur
[Ouvrir].
Vous noterez que cette fenêtre contient un bouton [Dernières]. Si vous cliquez dessus, le
programme vous propose la liste des dernières sauvegardes effectuées.
244
Autres fonctions
Lorsque vous réalisez une sauvegarde avec le mode interne, le programme, lors de la
préparation du traitement, place au préalable une copie du fichier de sauvegarde dans le
dossier Ciel Compta, lui-même placé dans le dossier Ciel Additions dans le Dossier
Système. En règle générale, la liste proposée ne dispose que d'un seul élément. Par
contre, si vous gérez plusieurs sociétés et que vous utilisez le mode interne, il y aura
autant de fichiers dans la liste que de sociétés. Il suffit alors de choisir le fichier de
sauvegarde et de cliquer sur [OK].
Que vous cliquiez directement sur [Ouvrir] dans la première fenêtre ou sur [OK] dans
celle ci-dessus, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Le moyen le plus rapide et le plus simple est de cliquer directement sur le bouton
[Restaurer tous les fichiers].
Le programme restaure alors la sauvegarde et place les éléments récupérés dans un
dossier sur le Bureau du Macintosh. Le nom du dossier peut aussi être personnalisé.
245
Autres fonctions
Il ne vous reste alors qu'à placer les fichiers ainsi restaurés dans le dossier de votre
comptabilité.
Au moment de valider la restauration, vous avez pu remarquer le bouton [Plus d'options].
Si vous cliquez dessus, la fenêtre change alors de contenu.
Cette fenêtre propose tout simplement que vous réalisiez une sélection parmi les fichiers
qui ont été sauvegardés. En effet, dans les Préférences, vous pouvez indiquer ce qui doit
être sauvegardé (fichier, application, etc.). Avec cette option, vous pouvez donc ne
restaurer que les éléments de votre choix. Par exemple, uniquement un des états que
vous auriez créé puis effacé par erreur.
Il vous suffit donc de sélectionner un ou plusieurs éléments dans la liste, puis de cliquer
sur [Restaurer la sélection].
246
Autres fonctions
Utilisateurs et accès
Généralités
Ciel Compta dispose d'un puissant module de protection par mots de passe et de gestion
des droits d'accès.
• Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'icône en forme de cadenas ou bien,
• choisissez OPTIONS - ACCÈS, MOT DE PASSE… depuis le menu FICHIER.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Ce module, composé de cinq onglets permet non seulement de protéger votre fichier de
comptabilité par un mot de passe, mais également de gérer les accès des différents
utilisateurs.
Si vous ne souhaitez que protéger votre fichier par un mot de passe, il n'est pas
nécessaire de consulter tous les onglets, il suffit de suivre la démarche expliquée ciaprès
pour le Mode de protection globale simple.
Options générales
Le mot de passe administrateur
Ce premier onglet dispose de plusieurs options que nous allons détailler suivant les deux
Attention !
Toutes les manipulations réalisées dans ce module, ne prendront effet qu'à la prochaine
réouverture du fichier.
247
Autres fonctions
types de protection Protection globale simple et Protection individualisée.
Dans un premier temps, vous pouvez renseigner le Mot de passe administrateur.
1. Cliquez dans la zone de saisie ou sur l'icône situé juste à droite .
Vous obtenez la fenêtre de saisie de votre mot de passe.
2. Saisissez votre mot de passe avec éventuellement un indice. Ce dernier apparaîtra
lorsque Ciel Compta vous demandera votre mot de passe.
3. Une fois terminé, validez par [OK].
N'oubliez surtout pas votre mot de passe (d'où l'utilité de l'indice). En effet, celui-ci
vous sera également nécessaire pour le modifier.
Voici à quoi ressemble la zone lorsqu’aucun mot de passe n'est renseigné.
Voici à quoi ressemble la zone lorsqu'un mot de passe est renseigné.
Ce mot de passe n'aura pas la même utilité suivant le Mode de protection que vous allez
indiquer par la suite.
Dans le cas de la Protection globale simple, ce mot de passe sera demandé à l'ouverture
• du fichier,
• de ce module Accès, Mot de passe.
Par contre, dans le cas de la Protection individualisée, ce mot de passe ne sera nécessaire
que pour accéder à ce module.
Les modes de protection
Vous disposez de deux radio boutons pour choisir votre mode de protection :
• Protection globale simple : c'est le mode le plus simple. Il se limite à un simple mot de
248
Autres fonctions
passe (indiqué dans Mot de passe administrateur) demandé à l'ouverture du fichier.
• Protection individualisée : dans ce cas, vous allez devoir créer des utilisateurs et des
groupes. Nous détaillerons ces notions dans le paragraphe suivant.
Dans le cas d'une Protection globale simple, les autres options de cet onglet sont grisées.
Dans le cas de la Protection individualisée, vous disposez des options suivantes :
• Invités : trois radio boutons vous permettent d'indiquer si les connexions des invités
ne sont pas autorisées (Interdit), uniquement en lecture (En lecture seulement) ou
bien autorisées sans aucune restriction (En lecture/écriture).
• Mot de passe invités : dans le cas où les invités sont autorisés partiellement ou totalement,
vous pouvez définir alors un mot de passe propre à cette catégorie d'utilisateurs.
• Mise à jour fichier : vous pourrez éventuellement être amené à mettre à jour votre
fichier de comptabilité, lorsqu'une nouvelle version du logiciel Ciel Compta sera
disponible. Vous pouvez, avec ces deux radio boutons, n'autoriser cette mise à jour
qu'aux utilisateurs du groupe numéro 1.
Les utilisateurs et les groupes
Ce deuxième onglet permet de créer des utilisateurs rattachés à des groupes.
Les utilisateurs et les groupes ne seront utilisés que dans le mode de Protection
individualisée. Vous pouvez néanmoins en créer, tout en restant en mode Protection
globale simple.
Cliquez sur l'onglet Utilisateurs/Groupes. Vous obtenez une fenêtre comme celle-ci.
Le but principal des utilisateurs et des groupes est de pouvoir fixer des autorisations
d'accès différentes, suivant tel ou tel groupe. Un utilisateur sera rattaché à un groupe et
un seul.
249
Autres fonctions
Les utilisateurs
1. Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton [Nouveau], situé sous la liste
des utilisateurs.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom de l'utilisateur puis validez par [OK].
3. Pour renommer un utilisateur créé, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Nom…].
Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Les boutons [Lect.] et [Ecr.] fonctionnent également sur la sélection. A la création d'un
nouvel utilisateur, celui-ci est en mode lecture/écriture.
Si vous souhaitez le positionner en lecture seulement, cliquez sur le bouton [Lect.].
Lorsqu'un utilisateur est en mode lecture/écriture, la lettre E est affichée en face, sinon
c'est la lettre L.
Le bouton en forme de cadenas permet d'affecter un mot de passe à l'utilisateur
sélectionné. Celui-ci sera nécessaire au moins à l'ouverture du fichier au moment du
choix de l'utilisateur.
Les groupes
Lorsque vous avez défini vos différents utilisateurs, par défaut, ceux-ci sont affectés au
groupe numéro 1.
La notion de groupe est importante. En effet, les autorisations d'accès pour les différentes
tâches concerneront un ou plusieurs groupes, mais ne pourront être détaillées par
utilisateur.
Avant d'affecter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez changer le nom de celui-ci.
1. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant Renommer.
2. Sélectionnez le groupe dont vous souhaitez modifier le nom.
Une fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît.
250
Autres fonctions
3. Saisissez le nouveau nom et validez par [OK].
4. Lorsque vous souhaitez affecter un ou plusieurs utilisateurs à un groupe, sélectionnez-les
dans la liste, puis cliquez sur le bouton situé en face du groupe auquel
les utilisateurs doivent être rattachés.
Le nom du groupe apparaît alors pour chaque utilisateur concerné.
Pour connaître ou rechercher les utilisateurs rattachés à un groupe, cliquez sur le menu
déroulant situé en face de chaque groupe.
5. Avant de continuer, sélectionnez un utilisateur rattaché au groupe numéro 1, cliquez
sur le bouton en forme de cadenas et saisissez un mot de passe. N'oubliez surtout pas
ce mot de passe, il vous sera nécessaire un peu plus tard.
Si vous avez activé l'option de mise à jour fichier Groupe 1 seulement, dans le premier
onglet, seuls les utilisateurs rattachés au premier groupe pourront effectuer une mise
à jour de votre fichier de comptabilité, lorsque cela sera nécessaire.
Les accès
Personnalisation des accès
Une fois les utilisateurs et groupes créés, vous allez pouvoir préciser, en plus du mode
lecture/écriture, les modules accessibles à ces différents groupes.
1. Cliquez sur l'onglet Accès.Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
La liste contient toutes les tâches sur lesquelles vous allez pouvoir fixer vos autorisations
d'accès. Pour cela, vous disposez, sous cette liste, de deux rangées de boutons, l'une pour
fixer les autorisations, la seconde pour les interdictions.
Par défaut, toutes les tâches sont affectées à l'ensemble des groupes.
Pour voir toutes les possibilités de ce module de gestion des accès, voici un exemple.
2. Sélectionnez l'une des tâches, comme par exemple Plan comptable.
251
Autres fonctions
La sélection de plusieurs tâches est autorisée dans cette liste.
Dans notre exemple, nous ne souhaitons autoriser l'accès à ce module qu'aux
utilisateurs des groupes 1 et 3.
3. Dans un premier temps, cliquez sur le bouton [Aucune]. Ceci a pour
effet d'effacer la lettre "i" et les neuf chiffres en face de la tâche sélectionnée.
A ce moment précis, celle-ci n'est plus du tout accessible.
4. Cliquez maintenant sur les boutons [Gp 1] puis [Gp 3] sur la première ligne, correspondant
aux autorisations.
Vous devez obtenir alors ceci :
Si dans le premier onglet, Options générales, vous avez autorisé les invités, ceux-ci se
gèrent comme les autres groupes. Vous disposez pour cela de deux boutons [Invités]
afin d'autoriser ou d'interdire l'accès aux différentes tâches.
Vous disposez, en plus de la gestion des groupes, de deux
options supplémentaires, situées au-dessus de la liste des
tâches, Tracée et Confirmée.
Comme pour les autres boutons, ces deux options fonctionnent sur la sélection. Le
bouton [+] de chaque option la rend active, le bouton [-] inactive.
• Tracée : si une tâche possède cette option, tous les accès à ce module pourront être
répertoriés dans un historique. Nous détaillerons l'utilisation de l'historique dans le
paragraphe suivant.
• Confirmée : nous avons vu, au niveau de la définition des utilisateurs et groupes, qu'il
est possible d'affecter, à chaque utilisateur, un mot de passe. Celui-ci est demandé au
démarrage du fichier. Si une tâche possède l'option Confirmée, Ciel Compta demandera
une nouvelle fois le mot de passe de l'utilisateur, à condition bien sûr, que celuici
soit autorisé à y accéder.
5. Pour notre exemple de la tâche Plan comptable, activez ces deux options.
Par défaut, toutes les tâches ont l'option Tracée activée, mais pas l'option Confirmée.
Exemple d’utilisation
Voyons maintenant les effets de l'accès limité au plan comptable.
1. Validez à l'aide du bouton [OK].
2. Fermez le fichier de comptabilité puis ouvrez-le à nouveau.
252
Autres fonctions
Vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.
Pour obtenir cette liste de quatre utilisateurs, nous les avons créés dans l'onglet
Utilisateurs/Groupes.
Le premier est rattaché au groupe numéro 1 avec un mot de passe. Le second
n'appartient pas à ce groupe.
Pour mémoire, seuls ceux du premier groupe auront accès au plan comptable.
3. Choisissez l'utilisateur rattaché au groupe numéro 1 (le premier dans notre exemple)
et sur lequel vous avez défini un mot de passe.
4. Validez par [OK].
5. Saisissez ensuite le mot de passe.
6. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la
fenêtre principale.
Comme nous avons activé l'option Confirmée sur la tâche Plan comptable, Ciel Compta
demande à nouveau la saisie du mot de passe.
7. Saisissez-le, le plan comptable s'affiche.
Nous allons maintenant procéder à un deuxième essai mais cette fois en sélectionnant un
utilisateur qui n'a pas accès au plan comptable.
1. Fermez le fichier de comptabilité, puis ouvrez-le à nouveau.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un utilisateur n'appartenant pas aux groupes
numéro 1 et 3 (dans notre exemple, le second).
253
Autres fonctions
3. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la
fenêtre principale.
Ciel Compta affiche un message vous informant que vous ne pouvez accéder à ce module.
L'historique
Les options de l'historique
Nous allons terminer le module Accès, Mot de passe, par la gestion de l'historique. En
effet, vous pouvez demander à Ciel Compta d'enregistrer les différentes actions réalisées
dans votre fichier de comptabilité.
Cliquez sur l'icône en forme de cadenas dans la fenêtre principale, puis sur l'onglet
Options.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
254
Autres fonctions
Trois types d'événements peuvent être tracés dans l'historique :
• Les événements "Système" : ce type d'événement est généré, par exemple, lors de
l'ouverture d'un fichier fermé anormalement, ou du lancement d'une récupération de
place, d'une réorganisation de votre fichier, etc. Les événements "Système" sont toujours
tracés.
• Les accès : cette option n'a d'utilité que lorsque vous avez créé des utilisateurs. En
effet, elle vous permet de connaître précisément qui a ouvert le fichier avec la date et
l'heure, ainsi que le moment où l'utilisateur a quitté le fichier.
• Les tâches "tracées" : nous avons vu dans le paragraphe précédent, que pour chaque
tâche il est possible d'activer l'option Tracée. Toutes les tâches possédant cette option
seront créées dans l'historique.
Tous les événements sont générés dans un historique.
Si l'option Générer un fichier historique n'est pas cochée, Ciel Compta gardera les 400
derniers événements.
Par contre, si vous souhaitez conserver l'ensemble des événements, vous devez cocher
cette option. Ciel Compta créera donc un fichier nommé Historique, conservé dans le
dossier Divers dans Complément Comptabilité.
Vous pouvez cocher dans ce cas l'option Fichier historique tabulé, si vous souhaitez traiter
ce fichier dans un tableur.
Consultation de l'historique
En cliquant sur l'onglet Historique, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée
ci-dessous.
Pour chaque événement vous retrouvez la date, l'heure, le type de l'événement, son libellé
ainsi que l'utilisateur ayant effectué cette opération.
Trois cases à cocher vous permettent d'afficher les événements Système, les Accès et les
255
Autres fonctions
Tâches .
De plus, un menu déroulant Utilisateurs permet de n'afficher que les événements de
l'utilisateur sélectionné .
Vous pouvez purger certains événements. Pour cela, il suffit de les sélectionner et de
cliquer sur le bouton [Supprimer].
256
Autres fonctions
Export
Le contenu de toute liste peut être exporté. Par exemple, en affichant la liste des comptes,
la commande EXPORTER du menu FICHIER est active. Il en est de même depuis la liste des
écritures.
Quand vous demandez un export, une fenêtre s'affiche. Il propose le choix du format
d'export à utiliser.
Un format d'export est un filtre que vous pouvez paramétrer afin de définir la structure
du fichier texte qui sera généré.
Consultez le chapitre Les formats d'import/export dans le manuel d’utilisation.
Vous retrouvez toujours un format nommé Export liste affichée. Il permet tout simplement
d'exporter les données qui sont affichées dans la liste, depuis laquelle vous appelez la
fonction d'export.
En général, le second format disponible correspond à celui que nous livrons en standard
avec le logiciel.
Les suivants sont ceux que vous aurez éventuellement créés.
Une fois le format choisi, le fait de cliquer sur le bouton [Exporter] affiche la fenêtre
d'enregistrement de fichiers. Vous pouvez alors modifier le nom qui vous est proposé par
défaut puis valider.
257
Autres fonctions
Le mode confidentiel
Le mode confidentiel permet de laisser Ciel Compta ouvert, d'en masquer les fenêtres et
d'en interdire l'accès aux personnes indiscrètes. En effet, quand vous demandez un
retour au mode normal et si vous avez indiqué un mot de passe, celui-ci vous est
demandé.
Pour activer le mode confidentiel, appelez la commande du même nom dans le menu
ÉDITION (équivalent clavier Commande $) ou bien cliquez dans la fenêtre principale sur
l'icône .
La fenêtre suivante s'affiche alors.
Le mot de passe peut être fixé dans les Préférences, famille Fichiers, option Accès.
258
Autres fonctions
Les infos assistance
Lorsque vous démarrez votre nouvelle version de Ciel Compta, un nom et un numéro de
code vous sont réclamés. Nous ne reviendrons pas ici sur toutes les possibilités dont
vous disposez pour obtenir ce code.
Après référencement de votre logiciel, Ciel vous a communiqué votre nom et numéro de
code, ainsi qu'un code client. Ce dernier vous sera réclamé notamment si vous contactez
notre service technique.
Pour vous permettre d'avoir accès rapidement à toutes ces informations, vous disposez,
dans l'en-tête de la fenêtre principale, de l'icône Ciel .
1. Cliquez sur celle-ci, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Le nom et le numéro de code saisis apparaissent, ainsi que le numéro de licence du
logiciel, si celui-ci a été renseigné dans la fiche de référencement.
Pour saisir ou modifier votre code client, cliquez sur le bouton [Modifier votre code client].
Dernière fonctionnalité, la possibilité de composer automatiquement le numéro de
téléphone de notre service assistance, en cliquant sur l'icône . Cette possibilité est
fonction des réglages effectués dans les Préférences - Communication.
259
Autres fonctions
La calculatrice
• Pour activer la calculatrice, appelez la commande CALCULETTE dans le sous-menu
OPTIONS du menu FICHIER.
Elle aussi disponible depuis la barre d'icônes. Vous y retrouvez des fonctions de TVA.
Vous en trouverez une description détaillée dans l’AIDE dans le fichier nommé La
calculatrice.
260
Autres fonctions
Impressions fichiers
Cette option donne accès à l'impression d'états relatifs à diverses données de votre
fichier. Ce sont donc des états que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui
concernent certaines données dont l'impression n'est pas prévue.
Par exemple, l'impression de la liste des comptes, toutes classes confondues (produits,
charges, titres, etc.).
Les états présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du
générateur d'états et que vous pouvez en créer de nouveaux.
Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Le générateur d'états du
manuel d’utilisation.
Vous accédez au module Impressions fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu
FICHIER.
261
Autres fonctions
Statistiques fichiers
Ciel Compta dispose d'un générateur de statistiques. Vous pouvez, à partir des données
de vos fichiers, élaborer des statistiques dont vous pourrez obtenir plusieurs
représentations : tableaux, graphiques, états ou fichiers d'export. Les statistiques ont
donc pour but de vous permettre d’obtenir des résultats chiffrés à partir des informations
contenues dans votre fichier.
Vous pouvez vous contenter d’exploiter les statistiques que nous fournissons avec le
logiciel, mais vous pouvez aussi créer vos propres formats de statistiques.
Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Les formats de statistiques
du manuel d’utilisation.
Pour accéder au paramétrage des formats de statistiques, vous devez appeler la
commande STATS PARAMÉTRABLES dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER.
Pour accéder à l'édition des statistiques créées, choisissez la commande STATS FICHIER
dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER.
La documentation en ligne
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
Si vous avez besoin d’un renseignement technique sur votre logiciel, activez la commande
BESOIN D’AIDE du menu AIDE pour accéder à l’assistance technique Ciel.
Saisissez votre code client ainsi que votre code postal puis validez.
Vous disposez également des coordonnées de notre service commercial.
Manuel utilisateur
Menu AIDE - commande MANUEL UTILISATEUR
Vous disposez du manuel d’utilisation en ligne. Vous pouvez directement y accéder
depuis le menu AIDE.
Ce manuel est composé de plusieurs parties décrivant les fonctions de base et les
fonctions spécifiques de votre logiciel. Il vous suffit de naviguer dans votre manuel au
format PDF.
Écritures types
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Écritures types
Les factures
Une facture d'achat
Je reçois une facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
Je paie cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
Une facture de vente
J'envoie une facture de vente
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
Mon client me paie
• TTC au débit du compte Banque/CCP/Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès
la réception ou l'émission du document facture.
En effet, même si le règlement n'est fait que plus tard, à tout moment on sait très
exactement ce que l'on doit et à qui, et qui nous doit quoi.
264
Écritures types
Achats au comptant
Lorsque l'on a fait certaines dépenses avec paiement cash, on peut les passer ainsi dans
Ciel Compta, sans appeler le compte Fournisseur.
J'enregistre une note d'essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant .
• Montant TVA/Carburants au débit de TVA déductible.
J'enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
265
Écritures types
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie.
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues
(421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paie les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de
retraite... Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du
compte URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du
compte Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc... pour chaque caisse.
Je paie les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc... pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
En enregistrant les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie.
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues
266
Écritures types
(421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paie les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je paie les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc... pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
267
Écritures types
Un prêt bancaire
J'obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP.
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paie une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
268
Écritures types
Factures payées par effet
Traites à payer ou à recevoir
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à
recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Je reçois une facture que je paie en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé Traite Dupont
et la date d'échéance.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez,
avec leurs différentes échéances.
La traite est retirée de mon compte à l'échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Les effets à recevoir
Pour les effets à recevoir, c’est-à-dire les traites que les clients nous envoient, procédez de
la même manière en prenant garde au débit/crédit (il est vrai qu'avec les écrans
paramétrables, vous n'aurez plus de soucis).
La TVA
Ciel Comptabilité, lors de l'édition de l'état TVA, dans le menu ÉTATS, calcule
automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime du réel normal.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• 10% de la TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA
déductible.
• Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paie cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
J'ai un crédit de TVA
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c’est-à-dire
que j'ai un CRÉDIT de TVA.
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paie ma TVA en tenant compte du crédit
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser au crédit du compte TVA à décaisser.
Import d’écritures
271
Import d’écritures
Import d'écritures
Vous pouvez importer des écritures provenant d'un autre fichier de Ciel Compta ou de
tout autre logiciel. Vous disposez pour cela d'un puissant module permettant de créer ou
de modifier vos propres formats d'import et d'export.
Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation.
Le fichier doit être de type texte et chaque rubrique séparée par le caractère Tabulation
(code ascii 9). Enfin, chaque ligne de mouvement doit de terminer par un retour chariot
(code ascii 13).
Voici les rubriques obligatoires dans tout fichier d'import d'écritures. Si l'une d'entre elles
n'est pas présente dans le fichier, l'import ne sera pas possible.
Pour chaque ligne il faut obligatoirement :
• La date de l'écriture (format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA).
• Le code du journal(1 à 3 caractères).
• Le numéro de compte (de 4 à 13 chiffres, alphanumériques pour les 411 et 401).
• Le libellé du mouvement (35 caractères max).
• Le montant débit ou le montant crédit .
Il est également possible de remplacer les deux rubriques Montant débit et Montant
crédit, par une rubrique unique Montant et une rubrique contenant le code "D" ou "C".
Procédure d'import
Nous allons voir maintenant les différents moyens d'importer des écritures dans votre
fichier de comptabilité : les liaisons directes et l'import manuel.
Signal d'alerte
Lorsque des écritures seront en attente, un signal visuel et éventuellement sonore,
vous en informent.
Pour l'activation ou non du signal sonore, reportez-vous au paragraphe“Les
préférences du transfert en comptabilité”, page 276, dans les pages suivantes.
Ce signal visuel restera jusqu'à ce que les écritures en attente soient définitivement
transférées dans les journaux.
Cliquez sur le bouton avec le point gris . Une fenêtre vous demande si vous souhaitez
réaliser le transfert. Si vous cliquez sur le bouton [Plus tard], aucun traitement n'est
réalisé. Le bouton [Maintenant] lance le traitement. Quant au bouton [Voir la liste], il
ouvre la fenêtre Transfert comptabilité, détaillée plus loin dans ce document.
A chaque ouverture du fichier de comptabilité, ce signal sera activé. Il n'est pas
obligatoire d'accepter le transfert immédiatement, il peut être réalisé plus tard sur
ordre.
272
Import d’écritures
Import manuel
Quand la consultation des journaux est affichée, il suffit d'appeler la commande IMPORTER
du menu FICHIER.
Vous pouvez réaliser la même opération, en sélectionnant la commande IMPORT
D'ÉCRITURES du menu SAISIE.
La fenêtre d'ouverture de fichier se présente alors. Il vous suffit de sélectionner le fichier
à importer puis de cliquer sur le bouton [Ouvrir].
S'il y a déjà des écritures en attente, vous ne pourrez réaliser cet import manuel.
Vous devez dans un premier temps transférer ou supprimer ces écritures et ensuite
lancer l'import manuel.
Une fois celui-ci réalisé, les écritures se retrouvent ou dans Transfert comptabilité (il s'agit
d'un fichier temporaire dans lequel vous pouvez éventuellement intervenir avant
intégration définitive dans votre comptabilité) ou bien elles sont intégrées dans vos
journaux.
Cela dépend de la préférence Lancer le transfert après l'import. Si cette dernière est cochée
dans les préférences Transfert Compta, il n'y aura pas d'étape intermédiaire, les
mouvements seront intégrés automatiquement dans les journaux une fois ceux-ci
importés dans Transfert comptabilité.
Vous pouvez définir votre propre format d'import. Consultez le document électronique
Les formats Import/Export, créé à l'installation du logiciel sur votre disque dur.
Liaison directe
Voici le principe de fonctionnement de la liaison directe avec Ciel Compta.
Cette liaison directe peut être effectuée de deux manières. Soit par transfert
directement dans les écritures en attente, soit par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf".
Pour vous, utilisateur de Ciel Compta, ces deux traitements se réalisent de la même
manière.
Si vous possédez un logiciel Ciel Gestion Commerciale version 16.0 ou Ciel Paye la liaison
directe sera obligatoirement réalisée par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf".
Après l'appel de la fonction de liaison comptable du logiciel d'origine (Paye ou Gestion
Commerciale) et la sélection du fichier de comptabilité, un fichier portant le "nom du
fichier de comptabilité" + ".Trf" est créé dans le même dossier que le fichier de
comptabilité.
Vous pouvez également utiliser ce type de transfert dans le cas où votre fichier source et
votre fichier de comptabilité ne seraient pas sur le même ordinateur.
Dans les deux cas de liaison directe, Ciel Compta vous informe par le signal visuel (et
éventuellement sonore) que des écritures sont en attente. Si vous ouvrez la fenêtre
Transfert comptabilité, vous obtenez la liste de ces écritures.
Si la liaison est possible et si celle-ci a été réalisée avec un fichier ".Trf", celui-ci sera
supprimé automatiquement après récupération de son contenu.
Important : dans le cas de liaisons directes avec utilisation d'un fichier «.Trf», celles-ci se
cumulent. Par exemple, si vous transférez vos écritures de la gestion commerciale puis de
273
Import d’écritures
la paye, l'ensemble de ces écritures sera présent dans le même fichier «.Trf» et sera donc
mis en attente dans Ciel Compta.
Pour cette raison, nous vous déconseillons la suppression d'un fichier ".Trf". En effet, il
est préférable de réaliser les modifications ou les suppressions nécessaires au sein même
du module Transfert comptabilité.
Si vous souhaitez obtenir le détail de la structure d'un fichier ".Trf", contactez notre
service technique.
Le format d'import
Les formats d'import des écritures sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les
formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des
formats.
Sachez cependant que le fichier à importer doit être de type texte (signature Macintosh
TEXT).
Nous devons apporter quelques compléments d'information sur l'import d'écritures
disposant de sections analytiques.
La rubrique Détail analytique
La structure de la rubrique Détail analytique est donc composée et qui plus est variable. Sa
longueur dépend du nombre de ventilations faites sur l'écriture importée.
Dans l'exemple ci-dessous la structure d'une ventilation composée de trois sections
simples.
On trouve successivement le code de la section composée, celui de la première section
simple, le montant affecté à cette dernière, le code de la seconde section simple, le
montant correspondant, etc.
Le séparateur entre chaque rubrique est le point-virgule.
Dans le cas d'une section simple, sans ventilation, il suffit de préciser le code de cette
section.
Les rubriques Code type et Type
Vous disposez d'une autre structure pour les sections analytiques composées. Nous
venons de voir que Détail analytique était une rubrique contenant l'ensemble des
274
Import d’écritures
ventilations.
Les rubriques Code type et Type permettent de créer dans le fichier de type texte autant de
lignes que de sous-sections analytiques.
Voici présenté le même exemple que le précédent, avec l'utilisation de ces trois rubriques.
Sur la ligne "générale" la présence du code analytique global est obligatoire.
Sur la ou les lignes analytiques, vous pouvez utiliser indifféremment la rubrique Code
type (ici égale à "11") ou bien la rubrique Type (dans ce cas égale à "*ANALYTIQUE*").
Au moment de l'import dans les journaux, après passage dans le module Transfert
comptabilité, Ciel Compta transformera automatiquement cette présentation en celle
expliquée auparavant, au paragraphe “La rubrique Détail analytique”, page 273.
Cette structure ne sera utilisée que depuis des logiciels dont l'export suivant le
modèle Détail analytique n'est pas possible.
275
Import d’écritures
Fonctionnement de l'import d'écritures
Nous allons détailler ici toutes les possibilités offertes par Ciel Compta pour importer des
écritures en provenance d'un autre fichier de comptabilité, d'une gestion commerciale ou
d'un autre logiciel.
Quelques précisions
Nous allons voir que les possibilités d'import des écritures dans Ciel Compta sont
multiples. Néanmoins elles possèdent toutes un point commun, le passage par le module
Transfert comptabilité.
En effet, lorsque vous allez importer des écritures dans votre fichier de comptabilité,
celles-ci ne se retrouveront pas directement dans vos différents journaux. Elles seront
dans un premier temps mises en attente dans ce module.
Le transfert
La fenêtre Transfert comptabilité
Lorsque vous souhaitez importer des écritures dans Ciel Compta, dans un premier temps
celles-ci se retrouveront toujours dans cette fenêtre Le logiciel vous informera alors de la
présence de ces écritures et vous proposera, entre autre, de voir ces données avant
l'import définitif dans les journaux.
Ci-dessous la fenêtre du transfert en comptabilité, avec des écritures en attente.
• Vous avez, depuis la fenêtre Transfert comptabilité, la possibilité de réaliser des extractions
à l'aide du menu déroulant Journaux, des sélecteurs de période et des filtres
276
Import d’écritures
d'extraction.
• Pour afficher l'ensemble des écritures en attente, cliquez sur le bouton [Tout].
Les préférences du transfert en comptabilité
Pour accéder aux préférences de ce transfert, cliquez sur l'icône d'appel des préférences
située en haut à droite de la fenêtre de transfert, ou bien appelez les préférences et
choisissez dans la famille Fichiers, Transfert Compta.
Vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
• Une première option, Générer un son lors de la détection, permet de préciser si vous souhaitez
que Ciel Compta vous avertisse par un message sonore lorsque des écritures
sont placées en attente.
• L’option Proposer une copie avant import permet d'effectuer automatiquement une copie
de votre fichier de comptabilité avant que l'import soit effectué. Ceci vous permet
d'avoir une copie de votre fichier avant toute modification par l'import, au cas où
celui-ci ne s'effectuerait pas correctement.
• La troisième option, Lancer le transfert après l'import, permet de regrouper en une seule
opération les deux étapes de l'import dans les écritures en attentes et du transfert
définitif. Dans les journaux, cette option ne concerne que les imports manuels, mais
pas ceux réalisés avec un fichier ".TRF".
Les fichiers de transfert ".TRF" sont en général utilisés dans le cas de liaisons directes
depuis un autre logiciel Ciel pour Macintosh (Ciel Paye, Ciel gestion, etc.), vers Ciel
Compta. Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Import d'écritures.
Si vous souhaitez autoriser la modification et la suppression dans les écritures en
attente, cochez l'option Autoriser la modification des écritures. Nous verrons ci-après, les
incidences sur le module Transfert comptabilité.
• Sélectionnez alors le ou les logiciels à mettre à jour, et cliquez sur le bouton [icône].
Si vous cliquez sur le bouton [Abandon], aucune modification n'est réalisée.
277
Import d’écritures
Modification-suppression d'écritures en attente
Nous venons de voir dans les préférences Lien comptabilité une option nommée Autoriser la
modification des écritures.
• Si cette case est cochée, un bouton [Modification…] apparaît dans la fenêtre Transfert
comptabilité. La commande SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) devient également
active.
• Si cette option n'est pas activée, le bouton [Modification…] disparaît et la commande
SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) est grisée.
Pour modifier une ou plusieurs écritures :
1. Sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [Modification….].
2. Un message vous informe que la modification n'est pas contrôlée. Validez à l'aide
du bouton [OK].
3. La fenêtre Remplissage automatique s'affiche alors. L'utilisation de cet outil est
détaillée dans l'annexe Les outils standards.
Pour supprimer l'ensemble des écritures :
1. Cliquez sur le bouton |Tout effacer].
2. Confirmez la suppression à l'aide du bouton [Oui].
Pour supprimer une ou plusieurs écritures :
1. Sélectionnez-les et appelez la commande SUPPRIMER du menu EDITION (ou Y au
clavier).
2. Comme pour la modification, un message d'alerte vous informe que l'enregistrement
des modifications effectuées n'est pas contrôlé. Si vous validez, les lignes
sélectionnées seront définitivement supprimées.
Dans le cas d'une modification ou d'une suppression d'écritures, Ciel Compta vous
signale qu'aucun contrôle ne sera effectué. Par exemple, l'égalité débit-crédit peut se
retrouver modifiée. Il faut donc être très prudent quant aux modifications et
suppressions réalisées.
Par contre, au moment du transfert définitif dans les journaux, tous les contrôles
seront réalisés.
Transfert définitif
Lorsque vous souhaitez lancer le transfert en comptabilité, toutes les écritures présentes
dans cette liste vont être contrôlées et si Ciel Compta ne détecte aucun problème,
l'ensemble des écritures sera transféré dans vos journaux.
Le bouton [Maintenant] permet de lancer ce transfert. Si le transfert a échoué, Ciel
Compta vous le signale et les écritures restent en attente. Il vous reste ensuite à réaliser
les modifications ou les suppressions pour corriger les erreurs signalées.
Le bouton [Plus tard] referme la fenêtre du transfert, en laissant les écritures en attente.
278
Import d’écritures
Exports fichier
Cette option donne accès à l'export de toutes les données de votre fichier. Ce sont donc
des formats d'export que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui concernent
des données dont l'export n'est pas prévu dans les fonctions standards du logiciel.
Par exemple, l'export des paramètres de la société.
Notez que les formats présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du
générateur de formats d'export et que vous pouvez en créer de nouveaux.
Vous accédez au module Exports fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER.
Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats
d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats.
Autres imports
Vous pouvez, en plus des écritures, aussi importer des comptes. Pour cela, il faut choisir
la commande IMPORTER du menu FICHIER quand le plan comptable est ouvert.
Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats
d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats.
279
Import d’écritures
Lien inter-applications
Présentation
Les liens inter-applications permettent de communiquer entre logiciels de la gamme Ciel
pour Mac.
Ceci permet, par exemple, de consulter la fiche d'un client ou d'un fournisseur de Ciel
Gestion depuis Ciel Compta.
Pour que les liens inter-applications fonctionnent, les logiciels concernés doivent être
ouverts et les fichiers dont les informations sont consultées ouverts également.
Les préférences
Pour exploiter les liens inter-applications, vous devez fixer plusieurs paramètres dans les
préférences. Ceux-ci se trouvent dans la catégorie Fichiers.
Dans Ciel Compta, deux applications peuvent être liées : Ciel Gestion Commerciale et Ciel
Paye.
Le premier paramètre concerne l'autorisation pure et simple du système de liens.
Ensuite vous devez préciser le fichier qui sera lié, soit à l'aide des boutons [Choisir] soit à
Attention !
Vous devez disposer de Ciel Gestion et de Ciel Paye version 16.0 minimum pour
communiquer avec Ciel Compta.
280
Import d’écritures
l'aide du bouton [Serveur] si l’application est utilisée en réseau.
La zone suivante concerne la vérification de la présence du fichier. L’option Si nécessaire
indique que Ciel Compta ne fera ce contrôle qu'au moment de l'appel d'une fonction
inter-applications. L’option Au démarrage indique que le contrôle se fera au lancement de
Ciel Compta.
Le paramètre Demander le fichier permet d'indiquer si le programme doit vous demander
de localiser le fichier de gestion uniquement quand c'est nécessaire ou s'il doit toujours le
faire lors d'un premier appel d'une fonction inter-applications.
Cette demande peut arriver si, par exemple, vous changez l'emplacement de votre fichier
lié sur votre disque dur.
L’option Lancer l'application au démarrage permet, lors du démarrage de Ciel Compta, de
lancer en même temps Ciel Gestion et/ou Ciel Paye et d'ouvrir le fichier spécifié.
L’option Demander confirmation vous proposera une fenêtre afin que vous validiez
l'ouverture des applications liées.
Mode d'emploi
Dans le Navigateur
Des icônes ont été ajoutés dans la ligne d'information du Navigateur. Si seul le lien interapplications
a été activé avec Ciel Gestion, seul l'icône de Ciel Gestion apparaîtra, si de
plus celui de Ciel Paye a été activé, son icône s'affichera également, et ainsi de suite.
Dans le Navigateur présenté ci-dessous, quatre liens inter-applications ont été activés et
sont représentés par les icônes des logiciels concernés : gestion, compta, immobilisations
et paye.
Il faut savoir que ces icônes se comportent en menu déroulant. Autrement dit, un simple
clic sur celles-ci active l'application correspondante alors qu'en maintenant le bouton de
la souris enfoncé sur une de ces icônes, un menu déroulant se déroule avec la liste des
fonctions disponibles pour le logiciel demandé.
Ci-dessous les fonctions de Ciel Gestion accessibles depuis Ciel Compta.
Si le logiciel ciblé lors d'un appel d'une fonction particulière n'est pas déjà ouvert, il
se lancera alors mais n'exécutera pas la fonction demandée. En effet, une seule
281
Import d’écritures
instruction peut être communiquée à la fois et le fait que le logiciel cible ne soit pas
ouvert, l'instruction d'ouverture de celui-ci est considérée comme une instruction à
part entière. Il faut alors réitérer la demande.
Dans Ciel Compta
Vous ne retrouvez, dans les différents modules de Ciel Compta, que des appels à
destination de Ciel Gestion. Les appels aux autres logiciels peuvent se faire depuis la
ligne d'informations du Navigateur.
Voici les principaux modules contenant un lien vers Ciel Gestion :
• Depuis la liste des comptes du Plan comptable, l'icône de Ciel Gestion est disponible
afin d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur sélectionné.
• Depuis la fiche d'un compte, possibilité d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur.
• Depuis le module Consultation journaux, ouverture de la pièce correspondante dans
Ciel Gestion.
• Depuis Interrogation de comptes, possibilité d'ouvrir soit la fiche du client ou du fournisseur,
soit la pièce correspondant à la ligne sélectionnée.
282
Index
A
Accueil Ciel 12
Achats au comptant 264
Affichage
dans les listes 34
Analyse graphique 22
Analytique 48
A-nouveaux 69
Assistance 258
Automatismes 225
Autres imports 278
B
Balance 19
analytique 194
budgétaire 194
des comptes 185
Balance âgée 196
Banque 66
Bases taxe professionnelle 173
Bilan 205
Bordereau de remise de chèques 198
C
Calcul des amortissements 168
Calculatrice 259
Centralisateur 193
Cession
divisible d’une immobilisation 163
écriture 164
non-divisible d’une immobilisation 162
Changer
code journal 46
numéro de compte 139
Classe compte 15
capital 58
charges/produits 67
clients/fournisseurs 67
financiers 65
immobilisations 64
Clôture d’exercice 233
Code liasse 74
Coefficients immobilisations 177
Commandes
interrogation dans navigateur 140
Compte
consulter 76
consulter en cours de saisie 97
créer 58
créer en cours de saisie 96
de regroupement 76
de résultat 203
délettrer 139
exporter 79
interroger 122
liste 55
modifier 68
modifier en cours de saisie 96
modifier numéro 139
par défaut 40
recherche rapide 95
sélection 123
statistiques 72
supprimer 68
Consultation
des comptes 30
des journaux 30
Contrepasser 120, 137
Créer
fichier 35
logique 223
un écran 208
Cumuls mensuels 71
D
Date de travail 84
contrôle 87
Débit/Crédit 13, 16
Déclaration
2054-2055 175
Délettrage automatique 133
Délettrer 120
la sélection 138
tout le compte 139
283
Dépointer 120
la sélection 138
tout le compte 138
un compte 149
Documentation 261
Données société 38
Dotations
mensuelles 172
réelles 157
E
Ecart
de règlement 83
maximum accordé 39, 104
Echéance 63
Echéancier 192
Ecran 208
Ecriture
contrepasser 120
délettrer 120
dépointer 120
dupliquer 120
importer 118
modifier 119, 135
sélection 124
supprimer 119, 136
transférer 275
Ecritures automatiques 226
Ecritures en attente 275
Emprunt 61
Etats
2054 - 2055 175
budgétaire 195
de trésorerie 44
journaux 183
trésorerie 197
Export 256
Exports fichier 278
Extourner 137
en global 136
Extraire les écritures 124
F
Facture
d’achat 263
de vente 263
payée par effet 268
Fichiers annexes 177
Format d’import 273
G
Générer les écritures automatiques 230
Grand-livre 20, 187
analytique 195
budgétaire 195
Graphiques 72
Grille de saisie 214
Groupes 249
H
Historique 253
consulter 254
I
Immobilisations
achat 161
cession 162, 163, 164
créer 155
date de début 157
date de fin d’amortissement 157
dotations 169
durée de vie 156
état récapitulatif 172
fictives 159
liste 154
mode de calcul 179
virements 166
Import
direct 272
écritures 271, 275
format 273
manuel 272
Import-export 22
284
Impressions fichiers 260
Initiation 23
Inter-applications 279
Interrogation des comptes 122
Inverser débit/crédit 137
Invités 248
J
Journal
impression 33
Journaux 45
consulter 108
créer 46
états 183
exporter 117
modifier 46
supprimer 46
L
Lettrage
automatique 74, 131, 133
automatique des factures réglées 104
d’un compte client 32
manuel 130
Liaison directe 272
Libellés types 45
Listes 34
Localisations 159
Longueur des comptes 40
M
Mise au rebut 165
Mode
confidentiel 257
consultation 128
de protection 247
de travail 127
révision 135
Modes de paiement 47
types 44
Mot de passe
administrateur 246
invités 248
O
Outils de révision 119
P
Paiement différé 48
Paramètres 38
état de TVA 42
immobilisations 176
SIG 43
société 38
TVA 40
Passage des écritures automatiques 230
Période 18
verrouiller 106
Personnalisation des accès 250
Pièce
détail 110
dupliquer 115
imprimer 116
modifier 111
modifier date journal 111
modifier le détail 112
saisie 115
supprimer 113
Pièce comptable 17
Plan comptable 16
exporter 80
importer 80
impressions 77
préférences 81
Plan d’amortissement 159
Plus et moins values 173
Pointage
préférences 150
Pointage manuel 145
Pointer
tout le compte 138
Préférences
285
immobilisations 179
lettrage 129
lien inter-applications 279
sauvegarde 239
transfert en comptabilité 276
Prêt bancaire 267
Protection globale 247
Protection individualisée 248
R
Racines des comptes 40
Rapprochement
état 127
imprimer 127
manuel 146
modifier paramètres 148
Rechercher
écritures 141
Régime
réel 41
simplifié 41
Regrouper
mouvements par compte 120
Réintégrations fiscales 174
Relances clients 199
Remplissage
automatique 75
code liasse 74
Réouverture
conserver écritures non lettrées 237
conserver écritures non pointées 237
non report des A-nouveaux 237
report des A-nouveaux 236
Réouverture d'exercice 236
Restauration 242
Rubrique 210
code TVA 213
compte 216
compte de charges 217
compte TVA 217
journal 212
libellé 212
mode de paiement 212
Nro de pièce 213
TVA 216
S
Saisie
analytique 93
au kilomètre 85
facture 103
facture d’achat 24
facture de vente 27
par écrans 99
préférences 87
règlement 103
Saisie du règlement
client 29
fournisseur 26
Salaires 265
Sauvegarde 240
au format Finder 242
sur un autre support 241
Sections
analytiques 48, 212
budgétaires 51
SIG 43
Signal d'alerte 271
Solder
écriture 97
tout le compte 138
Soldes intermédiaires de gestion 202
Statistiques 126
Statistiques fichiers 261
Structure du manuel 9
T
Taux de TVA 41
Transfert comptabilité 275
Transfert définitif 277
TVA 22, 269
à reverser 175
calcul automatique 88
décaissements 41
encaissements 41
états 190
Copyright 2012 Ciel
Manuel d’utilisation Ciel Compta pour Macintosh - MAN_XC 19.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
paramètres 40
taux 41
TVA encaissements/décaissements 105
Type d'amortissement 156
U
Utilisateurs 249
V
Valeur à amortir 156
Valeur bloquée 157
Valeur d'achat 156
Valeur fiscale 156
Valeur résiduelle 158
Verrouillage période 106
La fenêtre principale
La fenêtre principale
2
Une fenêtre principale est ouverte chaque fois qu’un fichier est ouvert.
Cette fenêtre affiche des informations relatives au fichier ouvert et vous permet d’accéder directement à
certains modules du logiciel.
Active le mode
confidentiel
Permet de changer
les mots de passe
icône d’affichage
et de masquage
des boutons de
commande
icône d’affichage et
de masquage de la
barre d’icônes
Menu déroulant identique
à la commande
Options du menu Fichier
icône d’appel de la
fenêtre des utilitaires
de contrôle et de ré-
paration des fichiers
icône d’ouverture ou
d’appel du navigateur
principale (ou
barre de commande)
icône d’appel de la fenêtre
des Informations
Fichier et Système
icône d’appel des
données utiles pour
l’assistance technique
Nom du logiciel Numéro de version
du logiciel
Icône d’appel du
tableau de bord
des Préférences
La présence de ces 2 symboles
indique l’existence de
mouvements comptables
en attente. Cliquez dessus,
vous permet de lancer le
transfert. (Certains logiciels
n’utilisent pas cette option)
Le Navigateur
Le Navigateur
2
Généralités
Votre logiciel Ciel dispose d'une nouvelle particularité très impressionnante : le Navigateur.
Dans sa configuration la plus simple, il remplace la barre d'icônes. Mais il va beaucoup plus loin en vous
permettant, non seulement d'y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous utilisez le
Navigateur, mais aussi d'y ajouter des onglets et de placer dans ceux-ci tout type d'éléments auxquels
vous accédez fréquemment : images, textes, sons, alias de fichiers de programmes ou de dossiers.
C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel et aussi au travers de l'information
contenue sur votre Macintosh.
Que ce soit pour appeler une option de l’application Ciel dans laquelle vous vous trouvez ou pour lancer
une autre application, ou encore pour garder à disposition des adresses de sites Internet, des notes texte
ou des images.
Le navigateur facilite également le passage d'un logiciel à un autre.
Il peut se présenter sous la forme d'une fenêtre ou d'une barre d'icônes. Il peut aussi être composé de
quatre zones destinées chacune à présenter des informations ou des fonctions de nature différente.
Voici le Navigateur sous sa forme la plus simple en simulation de la barre d'icônes :
Pour l'exemple, nous avons ici choisi le Navigateur par défaut de Ciel Gestion commerciale.
Ci-dessous une autre illustration présente un Navigateur sous la forme d'une fenêtre avec toutes les
zones possibles. De plus, il est ici totalement personnalisé et contient la totalité des zones affichables.
Ces quatre zones peuvent être placées où bon vous semble. Par exemple, la zone du haut, ici la ligne
d'informations, peut être déplacée en bas de la fenêtre. Les quatre zones sont les suivantes : une ligne
d'information, une ligne d'aide, les onglets et les applications actives.
Selon le logiciel utilisé ou les options sélectionnées, le Navigateur peut se présenter dans une fenêtre
comme dans l'illustration ci-dessus ou comme barre de commande placée en haut ou en bas de l'écran.
Vous pouvez masquer le Navigateur. En effet, l'utilisation des menus et des boutons de la fenêtre
principale peut vous suffire. Si le Navigateur est sous forme de fenêtre, c'est l'option classique de
fermeture des fenêtres qui peut être utilisée (case de fermeture, option Fermer du menu FICHIER ou
équivalent clavier . S'il est sous forme de barre, un menu déroulant spécial possède l'option de
fermeture de la barre.
Pour réafficher le Navigateur, il faut utiliser l'option NAVIGATEUR dans le menu FICHIER, sous menu OPTIONS.
Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier <.
Le Navigateur
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Les différentes zones
La ligne d'aide
Elle affiche sur une ligne distincte le contenu des bulles d'aide pour chaque élément sur lequel se trouve
le curseur de la souris. Vous obtenez donc les mêmes informations si vous activez les bulles d'aide et si
vous pointez la souris sur les différents objets du navigateur.
La ligne d'information
L icône peut posséder trois statuts. C'est une croix si aucun fichier n'est ouvert, une petite tête si un
fichier est ouvert ou un petit réseau si vous travaillez avec un serveur.
Les applications ouvertes
Cette rangée affiche la liste des applications actives. Les icônes peuvent être de taille standard ou des
petites icônes.
Il suffit de cliquer sur l'icône de l'application dans laquelle vous souhaitez vous rendre pour que celle-ci
s'active et passe donc au premier plan.
Les onglets
C'est la zone principale. C'est celle que vous allez personnaliser et compléter des éléments désirés :
commandes du logiciel, textes, sons, images, alias de fichiers, d'applications ou de dossiers.
Vous pouvez y créer autant d'onglets que nécessaire et en changer leur présentation.
Vous noterez que le Navigateur présenté par défaut ne possède pas d'onglets visibles. C'est une simple
préférence et vous pouvez donc les afficher aussi en mode barre. Ils sont néanmoins accessibles à l'aide
d'un menu déroulant.
Si vous disposez du Navigateur présenté sous la forme d'une barre de commande, une seule rangée
d'éléments apparaîtra pour chaque onglet. Un menu déroulant, que nous verrons un peu plus loin,
permettra l'accès aux éléments cachés.
Le Navigateur
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Passage en barre ou en fenêtre
Vous pouvez très rapidement et très simplement passer du mode barre au mode fenêtre et inversement. À
cette fin, il faut utiliser le système du glisser-déposer, ou Drag and Drop.
Passage de barre en fenêtre
Pour afficher le Navigateur en fenêtre alors qu'il est présent sous forme de barre, il suffit de faire glisser
une de ses zones vers le milieu de votre écran.
Dans l'illustration ci-dessous, nous déplaçons la zone des onglets en la saisissant par la partie verticale
grise placée sur sa gauche. Nous aurions parfaitement pu faire glisser n'importe quelle autre zone du
Navigateur.
Il suffit ensuite de déposer la zone au centre de votre écran, le Navigateur s'affiche alors dans une fenêtre.
Passage de fenêtre en barre
Il suffit d'opérer de la même façon mais cette fois-ci en déplaçant une des zones du Navigateur tout en
haut ou tout en bas de l'écran selon l'endroit où vous souhaitez placer la barre.
Vous noterez que le Navigateur sous forme de barre possède une position fixe, en bas à gauche ou en
haut à gauche de l'écran. Quand il est sous forme de fenêtre, il peut être placé où bon vous semble. De
plus, sa position est mémorisée même lors du passage d'un mode de présentation à l'autre.
Le Navigateur
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La présentation en fenêtre
C'est à partir de cette présentation que nous avons présenté les différentes zones du Navigateur.
Description
Il s'agit simplement d'une fenêtre standard Macintosh avec tous les avantages que cela représente :
possibilité de la placer où bon vous semble, de l'agrandir à la taille de votre choix, de réduire la fenêtre
par un double clic du son titre, de disposer de plus d'une rangée d'éléments dans les onglets.
Le nombre de rangées et le nombre de colonnes dépendent donc directement de la taille donnée à la
fenêtre. Il n'y a pas d'ascenseur, c'est à vous de fixer la bonne taille afin de voir le nombre d'éléments
désiré.
Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, vous pouvez distinguer un triangle rouge, c'est un menu
déroulant. Il permet d'accéder aux différentes fonctions du Navigateur.
Déplacement des zones
Vous pouvez modifier l'emplacement des zones les unes par rapport aux autres. Par exemple, mettre les
applications ouvertes en haut de la fenêtre et les onglets juste en dessous.
Pour cela, il suffit de faire glisser la zone à l'endroit voulu en l'attrapant par la barre verticale placée à
gauche.
Si, par exemple, vous souhaitez placer la liste des applications ouvertes en haut de la fenêtre du
navigateur, il suffit de la saisir comme dans l'illustration ci-dessous, puis de la placer dans la partie
supérieure de la fenêtre. Le mouvement des zones les unes par rapport aux autres se fait alors en temps
réel.
Configuration du mode fenêtre
Vous pouvez très facilement modifier la présentation du Navigateur. Comme nous le verrons un peu plus
loin, cette présentation est modifiable que vous soyez en mode fenêtre ou en mode barre, sachant pour
pour chaque mode, la présentation choisie est mémorisée.
Appelez l'option Présentation dans le menu déroulant en haut à gauche de la fenêtre (le triangle rouge).
Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel qui s'affiche en cliquant sur le bouton de la souris tout en
maintenant la touche enfoncée.
Le Navigateur
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La fenêtre ci-dessous s'affiche alors.
Elle contient quatre onglets dont le second concerne la présentation du Navigateur en mode fenêtre.
Cet onglet est composé de trois grandes parties :
• sur la gauche le réglage de la présentation des éléments dans les onglets du Navigateur.
• sur la droite le réglage de la présentation de la zone des applications ouvertes.
• en bas, les options d'affichage des zones Informations et Aide, ainsi que deux options supplémentaires.
Options des éléments
Il s'agit ici de fixer la présentation des éléments qui s'afficheront dans les onglets du Navigateur.
En premier lieu, vous pouvez d'abord indiquer si cette zone, celle des onglets, doit être affichée dans le
Navigateur. Vous devez pour cela utiliser la boîte à cocher Visibles.
Ensuite, les éléments peuvent être présentés selon quatre formes (icône avec son nom, icône seule, petite
icône avec son nom, petite icône seule).
Une option autorise l'affichage d'une grille qui matérialisera la cellule de chaque élément. Elle facilite
aussi le réglage de la largeur et de la hauteur des cellules.
Enfin, vous pouvez masquer les onglets. L'affichage des différents niveaux se fera alors à l'aide d'un menu
déroulant.
Options des applications actives
Vous disposez ici des mêmes possibilités de présentation disponibles pour les onglets.
La zone peut être masquée et les applications actives présentées sous forme d'icônes, petites ou
standards, avec ou sans nom. Enfin, une boîte à cocher autorise l'affichage des applications qui
fonctionnent exclusivement en tâche de fond.
Le Navigateur
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Autres options
Elles permettent d'afficher ou de masquer les deux autres zones du Navigateur : la ligne d'aide et la ligne
d'informations.
La boîte à cocher Afficher les touches de fonctions permet, pour chaque élément placé dans les onglets et
pour lequel une touche de fonction a été attribuée, d'afficher un symbole montrant la touche affectée. Cidessous,
la touche de fonction F1 a été affectée au navigateur Internet.
La dernière option provoque le masquage du Navigateur quand l'application dans laquelle il a été ouvert
(Personal Manager, Ciel Compta, etc.) passe en arrière plan.
Le Navigateur
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La présentation en barre
Description
Cette présentation diffère peu du mode fenêtre. La différence principale concerne la position du
Navigateur. En effet, celui-ci est alors fixé en haut ou en bas à droite de l'écran. De plus, les onglets ont
une forme plus restreinte en ne présentant qu'une rangée d'éléments, les éléments éventuellement
invisibles sont alors accessibles à l'aide d'un menu déroulant.
Tout comme pour le mode fenêtre, vous pouvez choisir les zones à afficher et la présentation de celles-ci.
Voici un exemple de Navigateur en mode barre :
Configuration du mode barre
Les préférences du mode barre sont très proches de celles du mode fenêtre. Elles sont mémorisées pour
chacun des modes ce qui fait qu'en passant à tout moment d'un mode à l'autre, vous conservez la
présentation que vous avez définie pour chaque mode.
Aucun changement par rapport à la présentation en fenêtre pour ce qui est des applications actives et des
onglets. De même, les premières options sont identiques.
Nous retrouvons cependant deux préférences supplémentaires relatives à la taille et à la position de la
barre. Pour la taille, trois options sont permises. Soit la barre couvre toute la largeur de l'écran, soit elle
couvre la largeur moins l'espace permettant de voir le disque ou la Corbeille ou enfin elle couvre la moitié
de la largeur de l'écran. Ensuite, deux boutons radio indiquent si la barre doit être placée en haut ou en
bas de l'écran. Ceci n'empêche aucunement le placement manuel de la barre à l'aide du Drag and Drop.
La dernière option autorise le recouvrement de la barre par les autres fenêtres du logiciel dans lequel le
Navigateur est utilisé.
Le Navigateur
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Les fonctions du Navigateur
Personnalisation des onglets
Création d'un onglet
Pour créer un onglet, il faut appeler l'option Présentation soit en utilisant le menu déroulant, le triangle
rouge, ou le menu contextuel. Dans la fenêtre de configuration du Navigateur, il faut choisir l'onglet
Onglets.
Voici la fenêtre de configuration des onglets :
La liste des onglets déjà présents est affichée avec, sur sa droite, différents boutons et icônes de
commande.
Vous pouvez donc ajouter, insérer, renommer ou supprimer un onglet.
De plus, une palette, accessible en cliquant sur le pavé Couleur, permet d'affecter une couleur de fond à
chaque onglet.
Les petites icônes en dessous du pavé de la couleur permettent de déplacer un onglet dans la liste, en le
plaçant devant ou derrière, et de les classer par ordre alphabétique. Si vous cliquer simplement sur
l'icône de classement, les onglets seront classés de A vers Z. Si vous maintenez la touche
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