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Manuel d’utilisation Ciel Compta pour Macintosh Sage activité Ciel Mac Parc Actilonne Rue Alain Gautier 85 340 Olonne-sur-Mer Tél. : 02 51 23 98 00 - Fax : 02 51 32 91 61 Email : savmac@ciel.com Sage activité Ciel 35, rue de la Gare 75917 Paris Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sommaire Introduction ....................................................................................... 6 Généralités....................................................................................... 7 Structure de ce manuel ...................................................................... 9 Par où commencer ? .......................................................................... 9 Découverte ....................................................................................... 10 Introduction ................................................................................... 11 Accueil Ciel..................................................................................... 12 Qu’est-ce que la comptabilité ? ......................................................... 13 Initiation ........................................................................................ 23 Création de votre fichier ................................................................... 35 Introduction ................................................................................... 36 Création de votre société.................................................................. 36 Les paramètres ............................................................................... 38 Conclusion ..................................................................................... 52 Le plan comptable ............................................................................ 53 Généralités..................................................................................... 54 La liste des comptes ........................................................................ 55 Nouveau compte ............................................................................. 58 Modifier un compte.......................................................................... 68 Supprimer un compte ...................................................................... 68 Passage des A-nouveaux .................................................................. 69 Les cumuls mensuels ....................................................................... 71 Les statistiques sur comptes ............................................................. 72 Les graphiques ............................................................................... 72 Lettrage automatique ...................................................................... 74 Remplissage des codes liasse............................................................ 74 Remplissage automatique ................................................................ 75 Compte de regroupement................................................................. 76 Consulter un compte ....................................................................... 76 Les impressions du plan comptable.................................................... 77 Import-export du plan comptable ...................................................... 79 Les préférences liées au plan comptable ............................................. 81 Les paramètres liés au plan comptable ............................................... 81 La saisie des écritures ...................................................................... 82 Généralités..................................................................................... 83 La date de travail ............................................................................ 84 La saisie au kilomètre ...................................................................... 85 La saisie par écrans ......................................................................... 99 La saisie des règlements de factures .................................................103 Gérer la TVA sur encaissements - décaissements................................105 Verrouillage de période ...................................................................106 Consultation des journaux .............................................................. 107 Introduction ..................................................................................108 La consultation des journaux ...........................................................108 Détail d'une pièce...........................................................................110 Modification d'une pièce ..................................................................111 Suppression de pièces ....................................................................113 Saisie de nouvelles pièces ...............................................................115 Impression de pièces ......................................................................116 Export des journaux .......................................................................117 Import d'écritures ..........................................................................118 Outils de révision ...........................................................................119 Interrogation, lettrage et recherche ............................................... 121 Interrogation des comptes...............................................................122 Le mode consultation......................................................................128 Les modes pointage et rapprochement ..............................................128 Le mode lettrage............................................................................129 Le mode révision............................................................................135 Commandes interrogation dans navigateur ........................................140 La recherche d'écritures ..................................................................141 Pointage et rapprochement bancaire .............................................. 143 Introduction ..................................................................................144 Pointage manuel ............................................................................145 Rapprochement manuel ..................................................................146 Dépointer un compte ......................................................................149 Préférences liées au pointage...........................................................150 Les immobilisations ........................................................................ 151 Introduction ..................................................................................152 Généralités....................................................................................153 La liste des immobilisations .............................................................154 Création d'une immobilisation ..........................................................155 Les traitements..............................................................................161 Les écritures de dotations................................................................169 Les états .......................................................................................171 Les paramètres liés aux immobilisations ............................................176 Les préférences .............................................................................179 Les états ......................................................................................... 180 Introduction ..................................................................................181 Les journaux .................................................................................183 La balance des comptes ..................................................................185 Le Grand-livre................................................................................187 La TVA..........................................................................................190 L'échéancier ..................................................................................192 Le centralisateur ............................................................................193 Balance analytique et balance budgétaire ..........................................194 Le Grand-livre analytique ou budgétaire ............................................195 L'état budgétaire............................................................................195 La balance âgée .............................................................................196 L'état de trésorerie .........................................................................197 Le bordereau de remise de chèques ..................................................198 Les relances clients ........................................................................199 Les soldes intermédiaires de gestion .................................................202 Le compte de résultat .....................................................................203 Le bilan ........................................................................................205 Les écrans paramétrables ............................................................... 206 Introduction ..................................................................................207 Création d'un écran ........................................................................208 L'onglet Rubriques..........................................................................210 Création de la logique .....................................................................223 L'onglet Automatismes....................................................................225 Les écritures automatiques ..............................................................226 Passage des écritures automatiques..................................................230 Fin d’exercice ................................................................................. 231 Introduction ..................................................................................232 La clôture d'exercice .......................................................................233 Réouverture d'exercice ...................................................................236 Autres fonctions ............................................................................. 238 Sauvegarde et restauration .............................................................239 Utilisateurs et accès .......................................................................246 Export ..........................................................................................256 Le mode confidentiel.......................................................................257 Les infos assistance ........................................................................258 La calculatrice................................................................................259 Impressions fichiers........................................................................260 Statistiques fichiers ........................................................................261 La documentation en ligne...............................................................261 Écritures types................................................................................ 262 Les factures...................................................................................263 Achats au comptant........................................................................264 Les salaires ...................................................................................265 Un prêt bancaire ............................................................................267 Factures payées par effet ................................................................268 La TVA..........................................................................................269 Import d’écritures .......................................................................... 270 Import d'écritures ..........................................................................271 Fonctionnement de l'import d'écritures ..............................................275 Exports fichier ...............................................................................278 Autres imports ...............................................................................278 Lien inter-applications.....................................................................279 Index .............................................................................................. 282 Introduction 7 Introduction Généralités La procédure d'installation étant terminée, vous avez démarré Ciel Compta qui vous présente la fenêtre principale sous une forme réduite et la barre d'icônes. Cette dernière dispose d'icônes sur lesquelles il suffit de cliquer pour lancer l'option équivalente. De plus, la barre contient plusieurs onglets qui regroupent les icônes de commande par thèmes : Travaux courants, États, Internet, etc. Cette barre d'icône s'appelle le Navigateur. Vous en retrouvez une description détaillée dans manuel d’utilisation disponible depuis le menu MANUEL D’UTILISATION. Ci-dessous la description de la fenêtre principale sous sa forme réduite. En affichant les boutons de commande (en cliquant sur le triangle sur la gauche de la fenêtre), la fenêtre principale se déploie et présente des boutons que vous pouvez utiliser à la place des menus ou de la barre d'icônes (voir page suivante). Icone d’appel de la fenêtre de création ou modification du mot de passe afin de protéger l’accès à votre fichier Icone d’affichage et de masquage des boutons de commande Icone d’affichage et de masquage du navigateur Menu déroulant équivalent à la commande options du menu Fichier Icone d’activation du mode confidentiel Icone d’appel de la fenêtre des utilitaires de contrôle et de ré- paration des fichiers Icone d’affichage du navigateur Icone d’appel du tableau de bord des préférences Icone d’appel de la fenêtre des Informations système Icone d’appel du calendrier pour fixer la date de travail Icone d’appel de la fenêtre de présentation des références de votre logiciel (N° de licence, N° code, etc. Nom du fichier ouvert Numéro de version du logiciel Zone dans laquelle un icône apparaît si des écritures d’import sont détectées. 8 Introduction Vous pouvez donc masquer ou afficher les boutons à l'aide du petit triangle , et masquer ou afficher la barre d'icônes en cliquant sur l'icône de l'application en haut à gauche de la fenêtre. Vous ne disposez que des principales fonctions du logiciel dans la barre d'icônes et dans la fenêtre principale. Les autres options sont accessibles depuis les menus. 9 Introduction Structure de ce manuel Ce manuel regroupe l’ensemble des fonctionnalités de Ciel Compta. Un complément est livré sous forme électronique (format Acrobat) dans le Manuel d’utilisation. Pour illustrer ceci, sachez que, si vous recherchez comment saisir une écriture ou comment lettrer un compte, vous devez consulter le manuel. Si vous souhaitez connaître le fonctionnement du grapheur, manipuler les listes et les fenêtres, personnaliser votre environnement de travail, parcourez alors la documentation électronique. Vous pouvez consulter et imprimer ces documents à l'aide de l'application Adobe Reader. Si vous ne disposez pas de cet utilitaire, il vous est fourni sur le CD-Rom avec Ciel Compta. Il vous suffit donc de l'installer. Par où commencer ? Nous vous invitons à découvrir Ciel Compta en utilisant le fichier d’exemple Atlantide Compta tout en parcourant le chapitre Découverte. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez toutes les fonctions du logiciel. Découverte 11 Découverte Introduction Ciel Compta est un produit entièrement Macintosh. La gestion du graphisme ainsi que l’utilisation de la souris et du clavier ont été optimisées au maximum. Dans la plupart des cas, on peut travailler soit avec la souris, soit avec le clavier. Les comptables apprécieront. C’est un produit simple à apprendre et à utiliser. La lecture de cette documentation et quelques heures d’exercices suffiront pour en connaître les principales fonctionnalités. Le reste viendra ensuite, au fur et à mesure de l’utilisation. C’est un produit rapide. La gestion des fichiers est faite de telle sorte que la vitesse d’exécution est indépendante du nombre de comptes, de pièces, ou de lignes d’écritures. La recherche de n’importe quelle information comptable sera quasi immédiate. C’est un produit plein d’astuces destinées à vous simplifier la vie : l’attribution automatique du lettrage, l’exportation des données vers tous les tableurs du marché, les possibilités d’analyse graphique, etc. C’est un produit qui va plus loin qu’une comptabilité d’enregistrement, puisqu’il permet de surveiller sa gestion au jour le jour. C’est un produit souple : tant qu’une période n’a pas été clôturée, il est possible à tout moment de revenir sur une pièce déjà passée, d’en modifier les données, puis de la reenregistrer.  Le logiciel Ciel Compta est fait pour résoudre les cas les plus classiques que pose la comptabilité dans une petite ou moyenne entreprise, commerciale ou artisanale. Sa simplicité d’utilisation en fait l’outil idéal pour une personne ayant des connaissances comptables comme pour une personne qui n’est pas encore très à l’aise dans les numéros de compte, le débit ou le crédit. 12 Découverte Accueil Ciel Après l’installation et le référencement de votre logiciel, la page d’accueil Ciel vous propose les tâches essentielles pour découvrir votre logiciel et commencer à travailler. Ainsi, vous pouvez découvrir l’univers de Ciel au travers d’une présentation de la société ou faire un tour d’horizon de votre logiciel en ouvrant le fichier d’exemple ou encore consulter le manuel d’utilisation. Autrement, vous pouvez directement commencer à travailler soit en ouvrant votre fichier (si vous en avez déjà un) soit en créant un fichier pour votre société.  Cette page d’accueil ne s’affiche qu’au démarrage de votre logiciel. Si vous souhaitez qu’elle s’affiche à chaque démarrage de votre logiciel, répondez «non» à la question «Voulez-vous que ce fichier s’ouvre automatiquement lors du prochain démarrage de l’application?» lorsque vous fermez votre logiciel. 13 Découverte Qu’est-ce que la comptabilité ? La comptabilité peut se définir comme l’art de transformer une multitude de pièces diverses, factures d’achat, factures de vente, bulletins de paie, déclaration de TVA, relevés de banque et toute autre pièce, en un ensemble cohérent d’opérations faciles à lire, pour des personnes qui ne sont pas forcément intéressées par les mêmes chiffres : • La personne qui passe la comptabilité, qui a besoin à tout moment de la situation pré- cise de chacun des comptes. • Le chef d’entreprise qui veut un résumé succinct et fréquent de la vie de la société. • L’expert-comptable ou le commissaire aux comptes, qui doivent préparer des documents fiscaux obligatoires en un minimum de temps. La périodicité de la saisie des documents comptables est essentiellement fonction de vos habitudes et de vos besoins personnels. Une bonne gestion voudrait que les documents, sitôt le courrier du matin ouvert, soient immédiatement passés en comptabilité. Mais cet idéal n’est pas toujours possible compte tenu de l’activité. Un enregistrement hebdomadaire devient alors un minimum. Il est plus facile de trouver chaque matin ou chaque semaine quelques minutes pour être à jour qu’une demi-journée en fin de mois. Le débit et le crédit Tout d’abord, pour bien comprendre la logique comptable, si vous êtes novice en la matière, il faut absolument effacer de votre esprit les 2 mots, DÉBIT et CRÉDIT. Plus tard, bien plus tard, quand vous aurez complètement assimilé les mille et une finesses de la comptabilité, ces deux mots vous seront familiers et d’une utilisation courante. Pour l’instant, sachez simplement que : «DÉBIT» = GAUCHE et «CRÉDIT» = DROITE. C’est un peu comme le BABORD et le TRIBORD sur un bateau. Personne ne sait très bien pourquoi Bâbord et pourquoi Tribord, mais il vaut mieux connaître par cœur l’un et l’autre quand on manœuvre dans un chenal étroit. Donc, DÉBIT = GAUCHE et CRÉDIT = DROITE. Pourquoi gauche et droite ? Parce qu’une fiche de compte est en général, dans la comptabilité manuelle, une fiche cartonnée avec un trait au milieu. Exemple Dans le compte «BANQUE», on va mettre à gauche, toutes les entrées d’argent et à droite, toutes les sorties d’argent. 14 Découverte Le solde indique que l’on possède encore 2010 Euros sur le compte. Les fiches de comptes Une comptabilité se compose de fiches de comptes. On dit aussi couramment qu’elle se compose de COMPTES. L’ensemble de ces fiches forme ce que l’on appelle le PLAN COMPTABLE. Que ces fiches soient en carton ou mémorisées dans un ordinateur n’a aucune importance. La présentation reste toujours la même. Exemple : une fiche client. On va écrire : • à gauche, les factures que l’on envoie, • à droite, les règlements correspondants. Le SOLDE indique ce que le client nous doit encore. Exemple Pour une meilleure compréhension, prenons un autre exemple, mais cette fois-ci inversé, c’est-à-dire une FICHE FOURNISSEUR. A l’inverse des fiches clients, on va écrire : • à droite, les factures que l’on reçoit, • à gauche, les règlements envoyés. 15 Découverte Le SOLDE indique la somme que nous devons encore à ce fournisseur. Les classes de comptes Il existe ainsi de nombreuses fiches de comptes où seront inscrits tous les mouvements de votre comptabilité. Toutes ces fiches (ou comptes) sont répertoriées en différentes catégories : Les CLASSES. Classe 1 - Les comptes de capital, réserves, emprunts. On y inscrit les différentes sommes d’argent mises à la disposition de l’entreprise à sa création, ou bien au cours de son existence. Classe 2 - Les comptes d’immobilisations. On y inscrit la valeur des différents matériels achetés dont l’utilisation et la durée de vie dépassent un exercice (véhicules, machines, bureaux, ordinateurs, etc.). Classe 3 - Les comptes de stocks et d’en-cours. Classe 4 - Les comptes de tiers (clients, fournisseurs, autres tiers). • Clients et fournisseurs : On y inscrit les factures et les règlements. • Autres tiers : Il s’agit des autres organismes, généralement publics, à qui l’on doit ou qui nous doivent de l’argent (Trésor Public, Sécurité Sociale, Caisses de retraite, TVA, etc.). On y inscrit les sommes dues, après les avoir calculées. Classe 5 - Les comptes financiers. Ce sont les banques, les CCP, la caisse. On y inscrit les différents mouvements d’argent. Classe 6 - Les comptes de charges. Dans ces comptes figurent les dépenses courantes de l’entreprise (achats effectués : carburant, papeterie, etc.). Classe 7 - Les comptes de produits. On y inscrit les différentes recettes, c’est-à-dire tout ce que vous facturez à vos clients. 16 Découverte Le plan comptable Bien sûr, chaque entreprise peut créer autant de fiches de comptes qu’elle le souhaite dans chacune de ces catégories (ou Classes). Il y a cependant une petite discipline à respecter quant au numéro d’identification que portera chaque fiche (on dit aussi Numéro de compte), et ceci dans le but de respecter la loi française en ce domaine. Un certain nombre de fiches (on dit un Plan Comptable) sont créées dans le programme. Il est souhaitable de demander à son comptable une liste du PLAN COMPTABLE adapté à l’entreprise. Il est à noter que le premier chiffre du compte, en France, indique toujours la Classe du compte.  Les fournisseurs et les clients sont considérés comme deux classes à part dans Ciel Compta. L’égalité débit-crédit Vous avez certainement expérimenté, ou pour le moins entendu parler, des erreurs de balance. Ces fameux dix centimes qui manquent lorsque l’on pointe ses comptes à la fin de l’exercice, et que l’on passe des heures et des jours à rechercher. Il s’agit le plus souvent d’une erreur de calcul ou d’une erreur de transcription sur les livres de comptabilité. En effet, lorsque l’on passe une opération comptable sur un livre, on écrit toujours dans plusieurs colonnes afin de ventiler l’opération. Bref, chaque opération comporte différents montants qui doivent balancer, c’est-à-dire être égaux entre eux. On dit aussi que ces montants se soldent entre eux, ou encore qu’ils balancent. Exemple • Un chèque de 100 Euros règle forcément une dépense de 100 Euros. • Un règlement client de 500 Euros en espèces (qui vient donc en plus dans la caisse), correspond à la même somme sur le compte du client (qui nous doit donc 500 Euros de moins). • Si on achète 200 Euros d’essence, on aura donc 200 Euros en moins sur le compte. «Banque» et 200 Euros en plus sur le compte «Carburant». Si ces montants ne se soldent pas, on dit que les comptes ne balancent pas et on cherche… Avec Ciel Compta, ceci ne peut plus arriver ! En effet vous ne pouvez écrire des données sur le fichier des écritures comptables que si DÉBIT = CRÉDIT. Vous devez donc obligatoirement ventiler vos opérations dans les bonnes fiches de comptes. Dans tous les cas, DÉBIT = CRÉDIT. Exemple Je reçois une facture de : HT (1000) + TVA (200) = TTC (1200). Je vais enregistrer cette pièce de la façon suivante : 17 Découverte • 1000 euros au débit du compte «Achats». • 200 euros au débit du compte «TVA à récupérer». • 1200 euros au crédit du compte «Fournisseur DUPONT». Exemple Je paye cette même facture. Je passe les écritures suivantes : • 1200 € au crédit (en moins) du compte «Banque». • 1200 € au débit du compte «Fournisseur DUPONT». La notion de pièce comptable Ciel Compta utilise dans la gestion interne de ses écritures une notion quelque peu oubliée dans nombre de logiciels de comptabilité à l’heure actuelle, et qui offre pourtant des possibilités insoupçonnées de recherche et d’analyse : il s’agit de la notion de pièce comptable. Une pièce comptable, c’est un ensemble de mouvements dont le débit égale le crédit, et qui forme un tout cohérent. Chaque écriture se réfère à un compte. Exemple : • Une facture fournisseur. • Un règlement fournisseur. • Une facture client. • Un règlement client. • Le retrait d’une traite en banque. • Les opérations de salaires. • Etc. Une pièce comptable se compose TOUJOURS de plusieurs mouvements, au minimum deux, puisqu’il doit y avoir égalité débit-crédit. Exemple : Une facture fournisseur se compose de trois écritures : • Une écriture au crédit du compte fournisseur. • Une écriture au débit du compte d’achat. • Une écriture au débit du compte TVA. Exemple : Le retrait d’une traite sur le compte de banque, lorsqu’elle arrive à son échéance, se compose de deux écritures : • Un mouvement au crédit du compte banque. • Un mouvement au débit du compte d’effets à payer. Lorsqu’on visualisera dans Ciel Compta un journal, on obtiendra, au lieu d’avoir une liste impressionnante de lignes de mouvements, une liste claire et chronologique de pièces. Une visualisation détaillée étant également possible. 18 Découverte Exemple : Voici le journal de Banque de Janvier 2007 :  A ce moment, on peut, par un double clic sur la ligne, visualiser ou modifier les différents mouvements de la pièce. Exemple : Voici le contenu de la pièce Reg Fac 960003 DECORA.  Une pièce peut être une facture, ou bien toutes les factures d’un mois. Le contenu d’une pièce ne concerne que vous. La notion de période Ciel Compta propose, en standard, les mois de l’exercice comme périodes de comptabilité. Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir dans quelle période s'enregistrera cette pièce.  Il est évident que la date de la pièce doit être incluse dans la période. Il n’est pas question d’admettre une facture du 12 août dans la période de juillet. Une période possède deux états : • Active : vous pouvez y entrer des écritures, les modifier en cas d’erreur, voire même les annuler. Elles sont considérées comme des écritures de brouillard tant que vous n’avez pas clôturé la période. Il est d’un bon usage comptable, et d’une bonne sécurité, de n’avoir que deux périodes actives en même temps : le mois dernier, qui est sur le point d’être clôturé, et le mois en cours. • Clôturée : une fois la période clôturée, il n’est plus possible de modifier les écritures. On peut seulement les imprimer ou les visualiser. 19 Découverte  Il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et d’imprimer alors les journaux du mois. La notion de journal Les pièces comptables sont ventilées d’une manière traditionnelle par journal. Cette notion correspond aux anciens livres de comptabilité que l’on achetait auparavant, en début d’année, un livre pour les achats, un livre pour les ventes, un livre pour les banques, un livre pour la caisse, etc. Il est parfaitement possible pour les comptabilités simples de ne définir qu’un seul journal, sur lequel seront passées toutes les écritures. Chaque fois que vous souhaitez entrer une pièce en comptabilité, vous devez définir le journal dans lequel vous souhaitez la passer. Exemple : Impression du journal des ventes de Janvier :  Une erreur classique consiste à passer toutes ses factures de ventes sur le journal de caisse. Rassurez-vous, avec Ciel compta vous pouvez modifier, dans le journal, les pièces erronées. Le journal reprend exactement le détail des mouvements de chaque pièce, dans l’ordre chronologique où elles ont été passées. Un numéro de pièce et un numéro d’écriture séquentiels sont attribués automatiquement par le logiciel. La notion de balance De temps à autre, et essentiellement en fin d’exercice, afin de préparer le bilan, vous allez imprimer la balance. La balance, c’est la liste des comptes, triés par classes, avec, par compte, le total des mouvements passés au débit et le total des écritures passées au crédit. Lors de la saisie de chaque pièce, on ne peut enregistrer que si le débit est égal au crédit, le total débit et le total crédit de tous les comptes seront forcément égaux, c’est-à-dire 20 Découverte balanceront. D’où le nom de Balance pour cet état. Exemple : Voici la balance pour certains comptes de charges : La notion de Grand-livre Le grand-livre imprime l’ensemble des comptes, tout comme la balance. Outre le total débit et le total crédit du compte, sont aussi éditées tous les mouvements du compte, qui donnent ce débit et ce crédit. Les mouvements sont listés par ordre chronologique. Exemple : Voici le grand-livre avec des comptes de charge : 21 Découverte La mise a jour immédiate Prenons l’exemple d’une facture fournisseur de 1200 € TTC, soit 1000 € HT et 200 € de TVA. Si je consulte les fiches de comptes, tout de suite après le règlement d’une facture fournisseur, je pourrai constater : • que la fiche Fournisseur DUPONT est soldée, • que le compte Achats contient le montant total des achats effectués (cette facture de 1000 euros HT, plus toutes les autres depuis le début de l’exercice), • que le compte TVA totalise aussi toute la TVA à récupérer au fur et à mesure que l’on enregistre les factures, • que le compte banque est crédité. 22 Découverte Ce qui signifie que lorsque j’ai enregistré une pièce, TOUT mon travail est fait. Je n’ai plus à calculer de totaux en fin de mois, ni à arrêter les comptes pour vérifier. Les comptes sont mis à jour, la balance, le grand-livre et les journaux sont prêts. Il faudra seulement éditer tous ces états le moment venu pour les présenter à l’expert-comptable. L’import-export des écritures comptables Ciel Compta est un logiciel extrêmement ouvert. Il peut importer ou exporter la plupart de ses fichiers au format texte. Les utilisations classiques de l’import ou de l’export sont : • Exporter un plan comptable d’une société pour le réimporter dans une autre société. • Importer des écritures comptables provenant d’un logiciel de facturation ou de paie (Ciel Paye ou Ciel Gestion Commerciale). • Exporter la balance des comptes. La TVA Ciel Compta autorise de multiples possibilités dans l’automatisation des calculs de TVA : On peut paramétrer des fenêtres de saisie contenant déjà de nombreuses informations : les numéros de compte, le sens des écritures (débit-crédit), etc. On peut de plus générer dans ces mêmes fenêtres des calculs hors-taxe et de TVA à partir d’un TTC, ou l’inverse. La saisie au kilomètre permet aussi, en fonction de paramètres fixés par défaut dans les fiches des comptes, le calcul de la TVA. Les états préparatoires aux déclarations de TVA sont disponibles pour les régimes réel et simplifié, sur les débits ou sur les encaissements. L’analyse graphique Ciel Compta offre, en standard, des outils graphiques très puissants pour clarifier la lecture synthétique des comptes : • La comparaison entre plusieurs comptes. • L’étude d’un compte sur différentes périodes. Toutes les formes traditionnelles de graphes (camemberts, barres, lignes, points) et diverses possibilités de légendes sont possibles. Un tel graphe peut être imprimé immédiatement, ou bien copié et collé dans un rapport de gestion.  Pour l'utilisation des graphiques, consultez l'aide Les Graphes. 23 Découverte Initiation Le rôle principal de Ciel Compta est de faciliter la tenue de votre comptabilité ainsi que le suivi des comptes, avec en plus, la possibilité d’effectuer un certain nombre de tâches fastidieuses comme le pointage des comptes bancaires, la déclaration de TVA, le suivi des impayés clients, etc. Sous son apparente simplicité, Ciel Compta vous offre des fonctionnalités vous permettant la tenue à jour des comptes de votre entreprise et d’obtenir une situation financière de votre activité, et ceci d’une façon simple et rapide. Ce logiciel prend donc en charge la gestion de votre comptabilité, tout en maintenant un suivi des différents comptes : clients, fournisseurs, caisse, banques, etc. Vous allez enregistrer vos factures d'achats et de ventes, les règlements de vos clients et de vos fournisseurs, puis lettrer ces comptes afin d'en suivre l'évolution. Le lettrage consiste à faire correspondre, pour un client ou un fournisseur donné, la facture et son règlement. Concrètement, une marque, une lettre, est placée sur le mouvement comptable correspondant à la facture et la même marque est aussi placée sur le mouvement de règlement. Ainsi, par déduction, toutes les factures non marquées ne sont pas encore payées. De même, vous pouvez enregistrer toutes vos opérations bancaires quel que soit le nombre de banques ou de comptes que vous utilisez. Vous pouvez aussi enregistrer tous types de mouvements financiers : virements, paiements ou encaissements par chèque, cartes de crédit, espèces ou traites, etc. Un module de pointage des mouvements sur les comptes de trésorerie facilite le rapprochement bancaire. Le pointage permet donc de connaître exactement le montant des sommes qui ne sont pas réellement sur votre compte. Par exemple, les chèques reçus de clients, remis en banque, donc enregistrés en comptabilité sur le compte de banque, mais dont vous n'avez pas encore reçu l'argent. Bien sûr, de nombreuses autres fonctions sont disponibles dans Ciel Compta. Cette initiation a pour but de vous faire découvrir les principales manipulations qui correspondent à 80% des travaux comptables courants. Afin d'aborder les principales fonctions de Ciel Compta, nous allons utiliser le fichier Atlantide Compta que nous fourni le logiciel. Nous allons successivement réaliser les tâches suivantes : • Saisie d'une facture d'achat (avec la saisie au kilomètre). • Saisie de son règlement (avec la saisie au kilomètre). • Saisie d'une facture de vente (avec une fenêtre de saisie). • Saisie de son règlement (avec la saisie des règlements). • Consultation des journaux. • Consultation d'un compte. • Lettrage du compte client. • Édition du journal de banque. 24 Découverte Saisie d’une facture d’achat Nous allons enregistrer une facture d'achat de fournitures de bureau, cette facture étant payée plus tard. 1. Commencez par ouvrir le fichier Atlantide Compta en double cliquant sur son icône. Vous vous retrouvez alors avec la fenêtre principale affichée. 2. Cliquez sur le bouton [Saisie des écritures] de la fenêtre principale. La fenêtre de saisie des écritures s'affiche alors. 3. Fixez le journal et le mois à l'aide des menus locaux. Choisissez le journal Achats. La saisie se fait directement dans le tableau présenté. Vous pouvez, si nécessaire, en ajuster la largeur des colonnes. 4. Dans la cellule Jour indiquez le numéro de jour dans le mois de votre facture et appuyez sur ou sur la touche pour passer à la cellule suivante. 5. Dans la zone suivante, appelez le compte d'achat correspondant à votre facture. Soit le 60225000-Fournitures de bureau. Passez à la zone suivante. Vous vous retrouvez alors dans la cellule Débit. 6. Puis indiquez le montant, par exemple 1000 €. Passez à la zone suivante. 7. Il s'agit du Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Achats Librairie Centrale. 1. La colonne suivante concerne le mode de paiement. Celui-ci ne sera renseigné que lorsque vous compléterez une ligne correspondant à un compte financier. Pour notre cas, passez à la colonne suivante. 25 Découverte 2. Dans la zone Pièce, indiquez si vous le souhaitez le numéro de la facture. Cette information est facultative mais est indispensable pour utiliser le lettrage des mouvements sur le numéro de pièce. Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont en gris pour cette ligne. Vous ne pouvez donc rien y saisir. 3. Passez alors à la ligne suivante avec la touche . Le jour est alors automatiquement fixé à la même valeur que la ligne précédente et vous vous retrouvez dans la colonne Compte. 4. Entrez le compte de TVA déductible : 44566300. Ciel Compta calcule automatiquement la TVA et vous permet d’ajuster ce montant si nécessaire. Le libellé de l’écriture et le numéro de pièce étant les mêmes que pour la ligne précédente, le programme les complète par défaut. 5. Validez la ligne avec la touche . Vous obtenez le résultat suivant :  Il nous reste à saisir la ligne correspondant au fournisseur. 6. Saisissez le compte 40100000-Fournisseurs. Le calcul du solde est automatiquement réalisé. Validez la ligne avec la touche . Voici la facture totalement saisie. Vous avez alors le choix entre deux possibilités : • Soit enregistrer la présente pièce, • Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante. Cette dernière possibilité est étudiée plus en détail dans le chapitre Saisie. 7. Enregistrez votre saisie en appelant l’option Enregistrer du menu FICHIER ou en cliquant sur le bouton [Enregistrer] ou en appuyant sur . Le fait d'avoir enregistré cette facture suffit à établir, par la suite, tous les documents comptables souhaités. Automatiquement, vous pourrez éditer les journaux, le grandlivre, la déclaration de TVA, etc. Tout est alors classé et trié. Tous les calculs sont faits et le solde des comptes est à jour. Attention ! Si vous avez commis une erreur lors de la saisie d'une ligne et que vous êtes passé à la suivante, vous devez la modifier. Pour cela, il suffit de vous placer sur la cellule à modifier soit à l'aide de la souris, soit à l'aide des touches flèches du clavier. 26 Découverte Saisie du règlement auprès des fournisseurs Nous allons à nouveau utiliser la saisie au kilomètre pour enregistrer le règlements des achats réalisés précédemment. 1. Appelez l'option Saisie des écritures du menu Saisie. 2. Fixez le mois et le journal à l'aide des menus locaux. Nous prendrons ici le journal Banque car le paiement se fera par chèque. 3. Saisissez le jour du paiement et passez à la zone suivante à l'aide de la touche . 4. Appelez le compte fournisseur 40100000-Fournisseurs. 5. Saisissez le montant payé, soit 1196 €, au débit du compte fournisseur. 6. Passez à la zone suivante, Libellé de l’écriture. Complétez le libellé par Règlement fournisseurs et passez à la zone suivante. Il s'agit du Mode de paiement. Passez à la zone Pièce. Pour des questions pratiques et pour faciliter le lettrage du compte fournisseur, il est souvent utile d'indiquer le numéro de la facture payée. Les zones Échéance, Analytique et Pointage sont inutilisées pour cette ligne. 7. Validez alors cette ligne avec la touche . Le logiciel reporte le même jour du mois puis passe à la cellule Compte. Notez que le montant est aussi reporté ainsi que le libellé de l'écriture. 8. Saisissez le compte banque 51200000-Banque et passez à la zone suivante. Le montant payé, soit 1196 €, est alors placé au crédit du compte banque. Les zones suivantes reprennent les valeurs indiquées lors de la création de la ligne Fournisseur et le curseur passe sur Paiement. 9. Appelez la liste des modes de paiement soit en utilisant l'équivalent clavier soit en saisissant un caractère quelconque, par exemple l'étoile du clavier numérique, et validez avec la touche . Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des modes de paiement disponibles pour la banque utilisée. 10.Sélectionnez le mode Chèque (Chq). Le logiciel revient à la fenêtre de saisie des écritures. Il a complété la zone Paiement avec le mode sélectionné et la zone Pièce avec le numéro du chèque utilisé. 11.Validez alors cette ligne avec la touche . Voici la pièce saisie. 12.Enregistrez-la, en appelant l’option Enregistrer du menu Fichier ou cliquez sur le bouton [Enregistrer], ou appuyez sur . 27 Découverte Saisie d’une facture de vente Nous allons saisir une facture de vente afin de vous initier à l'utilisation des fenêtres paramétrables dont l'ergonomie diffère de celle de la saisie au kilomètre. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] de la fenêtre principale. Une fenêtre s'affiche alors avec la liste des fenêtres disponibles. 2. Sélectionnez Facture client et cliquez sur [icône.] La fenêtre suivante s'affiche : Vous pouvez déjà noter certaines différences avec la saisie au kilomètre. Certes, la présentation n'a rien de commun, mais surtout, certaines données peuvent être déjà indiquées par défaut. C'est ici le cas de la date, du journal et du libellé. 3. Dans la cellule Date indiquez la date de votre écriture, par exemple le 09/05/08. Passez sur la zone Libellé en appuyant 2 fois sur la touche . 4. Modifiez, si vous le souhaitez, le libellé qui vous est proposé par défaut. Passez à la zone suivante. • Compte produit : saisissez 70700000- Ventes marchandises. • Compte client : indiquez ici le numéro de compte du client, 41100000-Clients. • Code de TVA : cette rubrique est complétée automatiquement en fonction des caracté- ristiques du client ou du compte de vente (produit). Cependant, vous pouvez le changer en appelant la liste des codes de TVA. Pour cela, utilisez l'équivalent clavier . 28 Découverte • Compte de TVA : le compte 44571300 - TVA collectée à 19,6% se renseigne automatiquement en fonction du code de TVA. • Libellé : le libellé Fact Clients est déjà renseigné. Modifiez le si vous le souhaitez. • Montant HT de la facture : saisissez le montant HT, par exemple 2500 euros. Automatiquement, Ciel Compta calcule les rubriques suivantes : montant de la TVA et montant TTC. • Laissez de côté les rubriques Mode de paiement, Code analytique et Date d'échéance. • N° de pièce: Indiquez le numéro de la facture émise. Voici donc la saisie d'une facture de vente terminée. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider votre saisie. Vous avez pu noter certaines autres différences avec la saisie au kilomètre. Par exemple, il n'y a aucune notion de débit ou de crédit. L'utilisation de ces fenêtres convient donc parfaitement aux débutants. De plus, vous pouvez en créer et en paramétrer autant que nécessaire. Ainsi, vous pouvez préparer, avec l'aide de votre expert comptable, le plus grand nombre possible d'écrans correspondant à la majorité de vos travaux quotidiens. Vous pouvez fermer la fenêtre Facture client. 29 Découverte Saisie du règlement client Nous allons ici utiliser un autre module de saisie : la saisie des règlements. 1. Cliquez sur le bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-après s'affiche. Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte validé, toutes les écritures du compte client en question qui ne sont pas lettrées s'affichent dans la liste.  A l'ouverture de la saisie des règlements, le compte client qui a été utilisé en dernier est automatiquement appelé. 2. Indiquez ensuite la date de l'opération, le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement, le libellé de l'écriture et le mode de paiement et le compte de banque. 3. Sélectionnez, dans la liste, la facture à payer. Ici, vous pouvez repérer la facture saisie auparavant à l'aide du montant : 2990 €. Le programme indique alors dans la cellule Montant réglé, le total de votre sélection. Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton (Enregistrer le règlement). Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant est exactement identique à celui de la facture. Le chapitre Saisie reprend ce module de façon plus détaillée. Notre règlement est donc saisi. Vous pouvez fermer la fenêtre de saisie des règlements. 30 Découverte Consultation des journaux Ce paragraphe explique comment visualiser les pièces comptables saisies. 1. Cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre cidessous apparaît. 2. A l'aide des menus locaux, sélectionnez le journal Achats et la période Janvier 09. La liste des écritures de ventes du mois s'affiche alors. Vous pouvez donc rapidement reconnaître la facture d'achat que nous avons saisi au début de ce chapitre. La pièce comptable correspondante est initialement présentée sous une forme condensée. Pour en voir le détail, il suffit de cliquer sur l’option Détaillé. En utilisant ainsi les deux menus locaux Journal et Mois, vous pouvez consulter l'ensemble de vos écritures.  Nous verrons, dans le chapitre Consultation journaux, comment modifier ou supprimer une écriture depuis la fenêtre de la consultation des différents journaux. Consultation des comptes La consultation d'un compte consiste à visualiser la liste des écritures qui le concerne. Ainsi, la consultation du compte Fournitures de bureau permet de connaître instantanément le montant total des dépenses de cette nature. De même, pour le compte Banque, vous pouvez très rapidement estimer le montant réel de votre compte.  Revenons sur une notion qui doit être très claire dans votre esprit : la distinction entre journal et compte. Le journal est le cahier sur lequel vous écrivez toutes vos opérations : recettes, dépenses, virements. Le compte représente la fiche sur laquelle sont notées les écritures qui la concernent et qui sont écrites sur les journaux. Prenons un exemple : pour gérer un stock, vous disposez de plusieurs outils. Un cahier sur lequel vous allez noter tous les mouvements des entrées et des sorties. C'est l'équivalent d'un journal comptable. Une fiche pour chacun des articles sur laquelle vous notez également les mouvements des entrées et des sorties de cet article. Une fiche article correspond à un compte de la comptabilité. 31 Découverte 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale ou appelez l'option du même nom dans le menu Compta. La fenêtre d'interrogation de compte s'ouvre. Cette fenêtre est constituée d'un en-tête dans lequel vous allez indiquer les critères de sélection. Y sont aussi affichés les différents soldes. Nous allons interroger le compte Banque et ainsi visualiser l'achat que nous avons enregistré. 2. Saisissez 5120000 et validez à l'aide de la touche . Le logiciel affiche alors les mouvements de la Banques. Nous venons très simplement d'afficher les mouvements de ce compte. De nombreuses manipulations sont ici autorisées. Vous pouvez ainsi sélectionner une période précise ou fixer certains attributs (lettrage, pointage). Notez aussi que cette fenêtre comporte plusieurs onglets. En effet, depuis cette même fenêtre vous pouvez consulter, lettrer, pointer ou encore réviser les comptes. Il y a, à cet effet, autant d'onglets que de modules. Restez avec cette fenêtre à l'écran, nous allons y travailler dans la suite de ce chapitre.  Nous verrons, dans le chapitre Interrogation, comment modifier ou supprimer une écriture depuis la fenêtre de la consultation des comptes. 32 Découverte Lettrage d'un compte client 1. Appelez le compte 41100000 en saisissant ce numéro, puis validez avec la touche . 2. Placez-vous en mode lettrage en cliquant sur l'onglet Lettrage puis cliquez sur le bouton [Début lettrage]. Le curseur change et prend la forme d’une main. De plus, le programme a trié les mouvements afin de n'afficher que celles qui ne sont pas lettrées et ajoute un bouton [Annuler] afin de pouvoir interrompre votre séance de lettrage. Ci-dessous, ce que vous devez obtenir. Procédons maintenant au lettrage des mouvements que nous avons enregistrés. 3. Repérez, dans la liste, la facture client et son règlement. Le montant était de 2990 €. 4. Double cliquez sur la ligne de la facture, une lettre vient se placer en début de ligne dans la colonne Code lettrage. Opérez de même pour la ligne du règlement. Vous venez donc de faire correspondre la facture et le règlement. Les montants débit et crédit sont égaux. Un bouton [Valider] apparaît alors à droite du bouton [Annuler]. 5. Cliquez sur ce bouton pour valider votre lettrage. En procédant ainsi pour chaque facture payée, les lignes non lettrées doivent correspondre aux factures impayées. Il existe un moyen rapide d'afficher ces factures, il suffit de consulter les mouvements non lettrés en s'aidant de l’option Non lettrées. 6. Cliquez sur l’option Non lettrées. Ciel Compta n'affiche alors que les mouvements non lettrés et en indique le solde en bas de la liste. Vous connaissez ainsi le montant de la dette de votre client. 33 Découverte  Nous venons ici de réaliser un lettrage manuel. Ciel Compta est en mesure d'exécuter automatiquement ce type d'opération. Il faut, pour cela, utiliser le lettrage automatique qui sera étudié dans le chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche. Impression d'un journal Nous allons ici simplement lancer l'impression des journaux. Sachez que tous les états reposent sur le même principe quant à leur édition sur imprimante ou visualisation à l'écran. Nous en profiterons pour découvrir l'utilisation de l'aperçu des états à l'écran. 1. Cliquez sur le bouton [Journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous apparaît. Nous allons imprimer le journal de banque sur tout l'exercice. 2. Dans la liste des journaux, cliquez sur Banque. 3. Pour choisir la période, cliquez sur le bouton [Exercice en cours]. Les dates de début et de fin de l'exercice actif s'affichent alors dans les zones correspondantes. Si vous cliquez sur [Imprimer], le programme lance l'édition sur votre imprimante. Vous pouvez auparavant fixer le format d'impression à l'aide de l'icône correspondante . Vous pouvez aussi obtenir un aperçu avant impression en cliquant sur le bouton [Aperçu]. Le bouton [Exporter] permet d'obtenir un fichier au format ASCII qui contiendra les données du journal sélectionné. La structure de ce fichier est paramétrable dans les formats d'export. 34 Découverte Affichage dans les listes Vous pouvez paramétrer les colonnes et le contenu des listes. Prenons le module Interrogation de comptes. En cliquant sur l'icône de personnalisation de la liste au-dessus de l'ascenseur vertical , vous obtenez la fenêtre suivante.  Consultez le chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation pour le fonctionnement détaillé des listes et des ascenseurs. Création de votre fichier 36 Création de votre fichier Introduction L'objectif est ici de mettre en place votre comptabilité, et par conséquence de créer le fichier pour votre société. Il faut donc respecter quelques étapes qui consistent d'abord à créer le fichier proprement dit, puis à vérifier ou compléter certains paramètres qui dépendent de vos habitudes de travail, du régime de TVA de votre entreprise ou encore de votre configuration matérielle. Création de votre société 1. Démarrez Ciel Compta en double cliquant sur l'icône de l'application. 2. Dans la fenêtre d’ouverture de fichier, cliquez ensuite sur le bouton [Nouveau]. 3. Sélectionnez le fichier de votre choix, le programme vous demande alors le nom de votre fichier dans la fenêtre standard d’enregistrement de fichiers. 4. Indiquez le nom du fichier et cliquez sur [Enregistrer]. Ciel Compta vous présente alors une fenêtre dans laquelle vous devez indiquer les 37 Création de votre fichier coordonnées de votre société. 5. Complétez les différentes rubriques puis passez à la suite en cliquant sur le bouton [Page suivante]. Une seconde fenêtre se présente afin que vous la complétiez. Elle contient différents paramètres que vous pourrez ensuite modifier.  La durée d'un exercice ne peut dépasser 2 ans (24 mois). 6. Une fois les rubriques saisies, cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Compta crée alors un nouveau fichier sur votre disque dur et affiche la fenêtre principale. Vous êtes maintenant prêt à tenir votre comptabilité. Cependant, dans le cas où il serait nécessaire de modifier certains paramètres, nous vous détaillons ci-après les différentes options contenues dans ceux-ci. 38 Création de votre fichier Les paramètres Tous les paramètres de votre dossier sont accessibles en cliquant sur le bouton [Paramètres] de la fenêtre principale. Vous devez commencer la préparation de votre dossier en consultant ces paramètres et en les complétant si nécessaire. A l’appel de cette option, Ciel Compta ouvre un navigateur dans lequel un véritable tableau de bord vous permet l’accès à tous les paramètres de votre dossier. Chaque icône donne successivement accès aux données société, aux paramètres société, aux paramètres TVA, aux paramètres SIG, à la structure de l'état de trésorerie, aux modes de paiement, aux libellés types, aux journaux, aux modes de paiement, aux sections budgétaires et aux sections analytiques. • Pour accéder à chacune de ces options, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante. Une fenêtre s’ouvre alors, son contenu dépend de l’option précédemment sélectionnée. Données société La fenêtre correspondante contient deux onglets. Le premier, Raison sociale, présente les coordonnées de la société telles que vous les avez saisies lors de la création du fichier. Le second, Logos, permet d'insérer le logo de votre société en deux tailles : un petit et un grand format. Ils peuvent être placés par Copier-Coller ou à l'aide du Glisser-Déposer. Paramètres société Ce module se présente également sous forme de deux onglets. Le premier, Général, contient les informations relatives à l'exercice comptable que vous avez également complétées lors de la création de votre fichier. 39 Création de votre fichier Vous pouvez ici modifier l’ensemble des informations. Seule la date de début d’exercice est contrôlée : en effet, elle ne peut être changée que si aucune écriture n'a été enregistrée. Pour la rubrique Écart maximum accordé, vous devez préciser une somme qui déterminera, lors de la saisie des règlements clients et fournisseurs, la limite d'enregistrement en pertes ou profits, en cas d'écart de paiement. Le second onglet, Comptes, concerne les défauts relatifs aux comptes : longueur du numéro des comptes, racines des comptes pour chaque classe et les comptes par défaut pour le résultat et les pertes et profits exceptionnels. Voici l'onglet Comptes : 40 Création de votre fichier Longueur des comptes : choisissez ici le nombre de chiffres sur lequel les comptes doivent être codés. Vous pouvez aussi adopter une longueur variable. Attention dans ce dernier cas le compte 4110 sera différent de 411000. Dans le cadre Comptes par défaut, vous devez indiquer les différents comptes qui seront utilisés lorsque le logiciel aura à enregistrer automatiquement certaines opérations (calcul du résultat d'exploitation, gestion des écarts de règlement, etc.). Pour changer un compte, il suffit de cliquer sur l'icône liste en face du compte à préciser. La liste des comptes apparaît alors afin d'y choisir celui que vous souhaitez.  Des comptes par défaut sont déjà indiqués lors de la création de votre dossier. Le cadre Racines des comptes est utilisé pour indiquer au programme la racine des numéros de compte selon leur classe (6 pour charges, 40 pour fournisseurs, etc.). Paramètres TVA Ciel Compta se distingue par une gestion puissante et sophistiquée de la TVA. Ainsi, afin d'automatiser la gestion de la TVA sur les encaissements/décaissements et les déclarations pour les différents régimes, de nombreux paramètres sont nécessaires. En cliquant sur l'icône Paramètres TVA , la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre. Elle est constituée de trois onglets. Paramètres généraux C'est ici que vous commencez par indiquer si vous êtes ou non soumis à la TVA. 41 Création de votre fichier Un menu déroulant sert à indiquer le taux de TVA utilisé par défaut et une option permet d'indiquer si vous gérez la TVA sur les encaissements et décaissements et non sur les débits. Vous devez ici fixer le régime auquel vous êtes soumis : Régime simplifié ou Régime réel. Ensuite, il faut indiquer la périodicité de votre déclaration : Mensuelle ou Trimestrielle. Enfin, trois comptes sont à indiquer par défaut afin de gérer la déclaration de TVA. Si vous avez choisi de travailler avec le Fichier de base lors de la création de votre fichier, des comptes sont déjà indiqués. Taux de TVA Dans cet onglet, vous pouvez définir la liste des différents taux de TVA utilisés dans votre société avec, pour chacun d'eux, les comptes associés. Vous pouvez créer autant de taux de TVA que vous le souhaitez. A cet effet, une rangée de boutons est venue s'ajouter audessus des onglets, ils permettent d'ajouter, de modifier ou de supprimer un taux. Quand vous demandez la création d'un nouveau taux ou quand vous modifiez un taux existant, une fenêtre s'ouvre. Pour chaque taux vous devez indiquer un code, un nom et le taux lui-même. Ensuite, il faut préciser les comptes qui seront utilisés pour la déclaration de la TVA. Ils sont au nombre de 5. Voici la fenêtre d'un taux de TVA : Les cinq comptes à définir sont les suivants : • Collectée : permet d'indiquer les comptes pour la TVA collectée sur les ventes pour chaque taux. • Déductible : même chose pour la TVA déductible sur les achats. • Attente collectée et Attente déductible doivent être complétés pour obtenir une gestion rigoureuse de la TVA sur les encaissements/décaissements. • Sur immobilisations : comptes utilisés pour la TVA déductible sur les achats d'immobilisations. 42 Création de votre fichier Paramétrage état de TVA Ce dernier onglet va vous permettre de définir la structure de la déclaration de la TVA . En cliquant sur l'onglet, vous obtenez l'affichage suivant. Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux lignes de l’imprimé Cerfa lié 43 Création de votre fichier au régime TVA de votre entreprise. Pour chaque ligne, vous disposez de 30 cellules dans lesquelles vous devez indiquer les racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul automatique de la TVA. Indiquez en négatif les racines des comptes non concernés par cette ligne. Exemple : La ligne 01 doit contenir le montant hors TVA de toutes les opérations imposables. Ce montant constitue votre chiffre d’affaires réalisé en France métropolitaine (facturation soumise à TVA). Vous devez donc indiquer sur la première ligne du tableau les racines de tous les comptes de ventes soumis à la TVA. Ici pour l'exemple 70, 71 et 72. Cependant, vous pouvez exceptionnellement réaliser des ventes non imposables (DOM, CEE, etc.) et utiliser, à cet effet, des comptes qui seront intégrés dans les 70,71 ou 72. Par exemple le compte 70100100-Vente produits finis dans les DOM. Vous devez alors l'exclure des comptes 70 pour la TVA. Il suffit d'indiquer -701001 sur la ligne 01.  Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous créez de nouveaux comptes (TVA de produits) dont la racine n’a été indiquée nulle part. Si vous avez modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version d'origine, vous pouvez utiliser le bouton [Valeur par défaut]. Paramétrage SIG A l'appel de l'option Soldes Intermédiaires de Gestion, la fenêtre suivante s'ouvre. Le fonctionnement est identique à celui du paramétrage de la TVA. Sur la gauche, sont indiqués les libellés correspondant aux soldes intermédiaires de 44 Création de votre fichier gestion. Pour chaque ligne, vous disposez de 30 colonnes dans lesquelles vous devez indiquer les racines des comptes dont le programme devra extraire les montants pour le calcul du solde. Indiquez en négatif les racines des comptes dont les soldes devront être déduits. Exemple : Si la ligne 1 contient successivement 707 puis -7097, et bien le logiciel cumulera les soldes des comptes commençant par 707 et déduira les soldes des comptes commençant par 7097.  Ce tableau est déjà rempli de valeurs par défaut, vous devez le compléter si vous créez de nouveaux comptes dont la racine n’a été indiquée nulle part. Si vous avez modifié ce tableau et que vous souhaitez revenir à la version d'origine, vous pouvez utiliser le bouton [Valeur par défaut]. Un conseil, faites-vous assister par votre expert comptable pour cette opération. État de trésorerie Cliquez sur l'icône État de trésorerie depuis le navigateur Paramètres. La liste des comptes de la classe 5 s'affiche alors. Il suffit d'un double clic sur le compte choisi pour que celui-ci soit ensuite pris en compte dans l'état de trésorerie. Le compte sélectionné est alors affiché en rouge. Pour le désélectionner, double cliquez à nouveau sur la ligne. Pour la sélection ou la désélection d'un ou plusieurs comptes, il vous suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Ouvrir].  La sélection multiple ou discontinue est autorisée dans cette liste. Les types de modes de paiement Cette liste complète les types déjà définis. En cliquant sur l'icône Types modes paiement, vous obtenez la liste suivante. Les neuf premiers sont réservés et présents par défaut. Vous pouvez ensuite ajouter vos 45 Création de votre fichier propres types. Si vous cliquez sur [Nouveau], une ligne s'ajoute en fin de liste afin de saisir l'intitulé du type. Le bouton [Insérer] est utilisé pour insérer une ligne avant celle sélectionnée dans la liste. L'icône ABC permet un tri alphabétique des éléments de la liste. Quant aux deux derniers icônes, ils sont utilisés pour placer un élément sélectionné devant ou derrière un élément de la liste. Les libellés types Il s'agit ici aussi d'une liste d'éléments simples. Un libellé type est un texte prédéfini, placé dans un menu déroulant ou qui peut être appelé par un équivalent clavier, qui permet de simplifier la saisie du libellé d'une écriture. Cette liste se comporte exactement comme celle des types de modes de paiement. Les journaux Les journaux correspondent aux livres où sont enregistrées les écritures de la comptabilité. Les écritures comptables pourront ensuite être éditées par journal. Pour accéder à la maintenance des journaux, cliquez sur l'icône Journaux depuis le navigateur Paramètres. Voici la liste des journaux : 46 Création de votre fichier Création d'un journal 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer un journal. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Indiquez le code du journal, son nom, puis précisez le type du journal. Cette information est importante pour automatiser le positionnement sur débit ou sur crédit en cours de saisie des écritures. Pour tout type de journal, vous pouvez indiquer un compte de contrepartie qui vous permettra de solder automatiquement une pièce comptable lors de la saisie sur ce journal. L’option Rupture d'écritures sur solde permet, en cours de saisie, d'enregistrer une pièce comptable à chaque fois qu'un ensemble de lignes saisies aura un solde à zéro. Sinon, toutes les lignes saisies en une seule séance seront enregistrées dans une seule pièce. Modification d'un journal 1. Sélectionnez un journal dans la liste. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Modifier] ou double-cliquez directement sur le journal. La même fenêtre que celle ci-dessus s’affiche avec les données du journal sélectionné.  Ciel Compta possède l’avantage de permettre la modification du code d’un journal. Cette possibilité est offerte dans les Utilitaires en sélectionnant Changement code journal. Une fenêtre vous demandera confirmation, car toutes les écritures de votre dossier devront être modifiées. Suppression d'un journal Pour supprimer un journal, il suffit de le sélectionner dans la liste des journaux puis de cliquer sur le bouton [Supprimer]. Un message vous demande confirmation avant toute exécution. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un journal si des écritures s’y rapportent. 47 Création de votre fichier Les modes de paiement Cette option vous permet de créer différents modes de paiement pour vos fournisseurs et différents types d’encaissement pour vos clients. Dans le navigateur Paramètres, cliquez sur l'icône Modes de paiement. La liste des modes de paiement s’affiche. Pour créer un mode de paiement, il suffit de cliquer sur le bouton [Nouveau] dans l’entête de la fenêtre. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Indiquez le type du mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant. Si le mode de paiement est destiné à l'enregistrement des règlements par chèques des clients et que ces chèques reçus sont à éditer sur les bordereaux de remise en banque, le type Remise de chèques doit être utilisé.  Vous disposez de plusieurs types de modes de paiement déjà définis. Vous pouvez en ajouter en utilisant Types modes paiement dans le navigateur Paramètres. 2. Donnez le code du mode. Par exemple, 30NET pour 30 jours net puis indiquez son libellé. Par exemple, Traite à 30 jours net. 48 Création de votre fichier 3. Précisez la banque ou le compte d’effet sur lequel le mode de paiement est basé. Par exemple, lors de la saisie des écritures, si vous avez indiqué un mode de paiement par défaut sur un fournisseur, vous n’aurez à saisir ni le mode, ni la banque. Si une date d’échéance doit être calculée lors de la saisie des écritures, cliquez sur le bouton [Modifier] dans le cadre Paiement différé et indiquez le délai de paiement. Si le type de mode de paiement défini correspond à un chéquier, vous pouvez entrer les différentes informations concernant le chéquier en cours d’utilisation. 4. Pour enregistrer votre saisie, cliquez sur [OK] ou sur [icône et nouveau] pour créer un autre mode de paiement, cliquez ensuite sur [Abandon] pour sortir du mode de création ou bien saisissez un nouveau mode de paiement. Le fait d’indiquer le numéro de vos chèques générera un libellé automatique dans la rubrique Numéro de pièce au moment de la saisie des écritures.  Vous pouvez créer autant de modes de paiement que vous utilisez de chéquiers. Vous pouvez aussi, lorsque vous arrivez en fin de carnet, réutiliser le même mode de paiement en changeant le numéro des chèques. Les sections analytiques Ciel Compta autorise la tenue d'une comptabilité analytique. Ceci consiste à attribuer un code analytique lors de l'enregistrement d'une charge ou d'un produit. Si, par exemple, vous disposez de plusieurs véhicules dans votre société et que vous enregistrez les achats de carburant sur un compte unique, il suffit de créer autant de codes analytiques que de véhicules. Au moment de la saisie, il restera à indiquer le code du véhicule pour lequel l'achat a été fait. Ensuite, il suffira d'éditer la balance ou le grand-livre analytique pour connaître les dépenses de carburant de chaque véhicule. Dans ce même cas de figure, vous pouvez aussi imaginer que les factures de carburant ne vous sont envoyées qu'une seule fois par mois avec l'ensemble des approvisionnements. Il faudra alors ventiler la facture par véhicule. Pour cela vous disposez de sections composées. Ce sont des sections analytiques composées de sections simples avec la possibilité de leur affecter un montant que vous allez saisir ou qui sera automatiquement calculé en fonction d'un pourcentage. Une section analytique ventilée peut être composée de 12 ventilations maximum. A chacune de ces ventilations est donc affectée une section simple. Vous devez donc commencer par créer des sections simples que vous pourrez ensuite utiliser dans les sections composées. 1. Cliquez sur l'icône Sections analytiques, Ciel Compta affiche alors la liste des codes analytiques s'il en existe déjà. En voici un exemple : 49 Création de votre fichier 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante s'affiche. Dans un premier temps, la fenêtre est presque vide. En effet, celle-ci se complète en fonction des options choisies. Ainsi, en cochant Élément composé, les ventilations à créer s'affichent en bas de la fenêtre. 1. Précisez le code de la section analytique puis son intitulé. 2. Cochez l’option Élément composé pour créer une section composée. Dans ce cas, l’option Travail en pourcentage s'affiche afin de permettre un calcul automatique des ventilations selon les pourcentages que vous allez indiquer. Si cette case n'est pas cochée pour une section composée, vous devrez, lors de la saisie des écritures, saisir les différents montants. 50 Création de votre fichier Voici ce que donne la fenêtre avec une section analytique composée. Si vous avez créé une section composée (ventilée), vous devez indiquer les sections simples qui la composent. Pour cela, il suffit d'utiliser les menus locaux. Vous devez opérer ainsi pour chaque ventilation souhaitée. 3. Si vous avez opté pour une ventilation en pourcentage, indiquez le taux pour chaque section simple affectée. 4. Validez votre saisie à l'aide du bouton [OK]. Vous pouvez créer une nouvelle section en cliquant sur [OK et Nouveau]. 51 Création de votre fichier Les sections budgétaires La création des sections budgétaires fonctionne à l'identique des sections analytiques. Voici la fenêtre dans le cas d'une section simple : À la différence des sections analytiques, vous pouvez remplir la zone Prévu soit en débit, soit en crédit selon la classe du compte sur lequel seront enregistrés les montants budgétaires. Les zones Réalisé et Solde évoluent en fonction des saisies effectuées sur le code en question. 52 Création de votre fichier Conclusion Vous avez maintenant étudié tous les paramètres de votre dossier de comptabilité. Si vous n'avez défini que le nécessaire, vous pourrez à tout moment revenir dans les Paramètres afin de les compléter. Les fondations de votre travail sont ainsi commencées. Pour consolider celles-ci et les achever, il vous faut vérifier et éventuellement compléter le plan comptable. C'est ce que nous allons voir dans le prochain chapitre. Le plan comptable 54 Le plan comptable Généralités Le plan comptable de Ciel Compta offre non seulement la possibilité d'ajouter un compte mais aussi de modifier ses caractéristiques, de consulter ses écritures, etc. Depuis la liste des comptes, de multiples autres fonctions sont également à votre disposition. Ainsi, à l'aide du grapheur, vous allez pouvoir analyser l'évolution de vos comptes ou bien en comparer les soldes. De même, vous pourrez directement accéder à l'extrait d'un compte donné. C'est à ce niveau que vous pourrez aussi lancer le lettrage des comptes en mode automatique sur le numéro de pièce ou sur le montant. Enfin, lors de la mise en place de votre comptabilité, le premier travail à réaliser consiste à saisir les à-nouveaux pour lesquels une option spécifique a été développée à ce niveau. 55 Le plan comptable La liste des comptes Pour accéder à la maintenance du fichier des comptes, cliquez sur le bouton [Plan comptable] de la fenêtre principale. Vous pouvez aussi appeler l'option correspondante du menu COMPTA. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît. Cette fenêtre dispose d’une rangée de boutons qui permettent différentes manipulations sur les comptes. • [Nouveau] permet la création d’un nouveau compte dans la classe sélectionnée. • [Modifier] est utilisé pour modifier la fiche d’un compte. • [Supprimer] permet la suppression d’un ou de plusieurs comptes à condition qu’ils ne possèdent pas d’écriture. • [Consulter] donne accès au module de consultation des écritures, de lettrage, de pointage du rapprochement bancaire et de révision pour le compte sélectionné. Un chapitre est consacré à ces options. 56 Le plan comptable D'autres options sont accessibles depuis le menu OPTIONS ou depuis l'icône : • Modifier le compte donne accès à la fiche du compte pour consultation ou modification. Cette commande est équivalente au bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi passer par le raccourci-clavier M. • Passage des à-nouveaux donne accès à un tableau permettant la saisie des soldes de départ des différents comptes lors de la mise en place de votre comptabilité. • Statistiques sur comptes permet de lancer le calcul de statistiques sur une sélection de comptes et de les présenter sous forme de tableau, de graphique, d'état ou de fichier d'export. • Comparaison et évolution graphiques affiche un graphique de comparaison des soldes des comptes sélectionnés ou d'évolution des soldes des comptes. • Graphe N, N-1… affiche un graphique de comparaison des soldes des exercices N, N-1 et N-2. • Lettrage automatique… donne accès au module de lettrage des comptes (ou délettrage) sur montant ou sur numéro de pièce. • Remplissage des codes liasse… est une option qui, en fonction de la racine des comptes, va compléter les codes liasse. • Remplissage automatique des comptes… sera utilisé pour modifier certaines données de plusieurs comptes en une seule opération (par exemple rendre une sélection de comptes lettrables). Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils standards présent dans le Manuel d’utilisation. • Remplissage automatique des tiers… : permet de modifier les données spécifiques aux comptes clients et fournisseurs en une seule opération. • Remplissage automatique des banques… : permet de modifier les données spécifiques aux comptes financiers en une seule opération. • Nouveau compte de regroupement… : permet de créer un compte de type particulier. Un compte de regroupement génère des totaux et des sous-totaux dans la balance, et ceci pour tous les comptes possédant la même racine. • Trouver le compte… : facilite les recherches quand la liste des comptes est importante. Elle est surtout d'une rapidité sans égal pour ce type de recherche. En effet, vous allez 57 Le plan comptable pouvoir choisir la clé de recherche et simplement saisir les premiers caractères du compte à trouver. Le programme affichera instantanément les comptes qui correspondent à ces caractères et ainsi, par déduction, retrouvera celui que vous souhaitez. Une fois votre recherche terminée, il suffit ensuite d'utiliser la touche ou pour que le programme ouvre le compte sélectionné. Vous pouvez aussi ou par le raccourci-clavier .  Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les outils standards présent dans le Manuel d’utilisation. Sur la gauche de la fenêtre du plan comptable, un ensemble d’options permet la sélection instantanée d’une classe de comptes. Il suffit de cliquer sur la classe souhaitée pour que la liste affiche les comptes correspondant à cette classe.  Ciel Compta possède une classe spéciale pour les clients et une classe spéciale pour les fournisseurs. Il n’y a pas de compte collectif client ou fournisseur. Chaque client et chaque fournisseur correspondent à des comptes individuels comme les autres. Le logiciel fera le total des clients et le total des fournisseurs à la demande, sur la balance des comptes. Le plan comptable et les classes de comptes conformes au plan comptable français 82 sont déjà enregistrés dans le logiciel. Vous pouvez cependant supprimer les comptes inutiles pour votre entreprise, ou bien encore modifier le libellé des comptes s’il ne vous convient pas. Deux options Détail et Cumuls par mois affichent respectivement la liste des comptes avec leurs cumuls et leurs soldes ou leurs soldes mensuels. Dans ce deuxième cas, un menu déroulant permet de choisir les soldes à afficher (Débit, Crédit, Débit - Crédit ou Crédit - Débit). Nous détaillerons ce dernier point un peu plus loin. 58 Le plan comptable Nouveau compte Sélectionnez la classe dans laquelle vous souhaitez créer le compte à l’aide des boutons radio, puis cliquez sur le bouton [Nouveau] ou par le raccourci-clavier . La fenêtre de création de compte s’affiche. Son contenu dépend de la classe de compte que vous avez auparavant sélectionnée. Elle possède en effet plusieurs onglets dont le nombre et la nature varient en fonction du type de compte appelé. La classe 1 - capital Si vous avez sélectionné cette classe de comptes, la fenêtre présentée page suivante apparaît. Cette fenêtre est celle d'un compte existant afin de vous la décrire en détail. L'onglet Fiche Ce premier onglet est présent pour tous les comptes. Vous devez commencer par indiquer le numéro du compte (13 caractères maximum). Le programme complétera ou non le numéro du compte en fonction de l'option fixe/variable définie dans Paramètres société. Le nom abrégé sera utilisé, notamment dans le module de consultation, comme titre des pavés d'accès rapide. La date de création est renseignée automatiquement. Un menu déroulant permet d'indiquer le taux de TVA qui sera utilisé par défaut, permettant ainsi un calcul automatique des montants HT ou TTC. Au moment de la 59 Le plan comptable saisie, ce taux pourra être modifié également. Si la saisie d'un code analytique ou budgétaire est autorisée sur le compte, il suffit de cocher l'option correspondante. Vous pouvez de plus affecter une section analytique par défaut, qui sera modifiable au moment de la saisie des écritures. Les saisies analytiques et budgétaires, sont utilisées en général pour les comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7). Voici les rubriques qui composent cet onglet : • Ne plus utiliser : cette case permet avant tout de rendre inutilisable un compte en cours d’exercice, ce qui évite son affichage dans les différentes listes et son appel en cours de saisie. L’utilisation type de cette option se retrouve lors de la création d’un même compte sous deux codes différents : le client 411DUP et 411DUPOND. Si vous avez déjà saisi plusieurs écritures sur ces comptes, il faut, par un jeu d’écritures, solder le premier compte, puis affecter ce montant sur le second. Il suffit ensuite de cocher cette option dans la fiche du compte 411DUP. Ainsi, le compte est rendu inaccessible sans le supprimer. • Saisie échéance : cochez cette option si le compte que vous créez peut contenir des écritures avec une date d’échéance (comptes d’effets, par exemple). Cette option permet la gestion de l’échéancier. • Centralisé : cette option permet d'indiquer à Ciel Compta que les écritures du compte en question peuvent être centralisées sur une seule ligne par mois au niveau du Grand-livre. Vous devrez confirmer la centralisation à l'appel du grand-livre. Une option autorise, en effet, l'annulation de cette caractéristique au moment de lancer l'impression. • Pointable : cette option autorise le pointage des écritures du compte. Le pointage est utilisé pour faciliter le rapprochement sur les comptes financiers : banques, CCP, etc. Vous pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de pointage utilisé sur ce compte. • Lettrable : cette caractéristique est en général validée pour les comptes clients et fournisseurs puisque son but est d’autoriser le lettrage sur ces comptes. Le lettrage sert, en effet, à suivre l’évolution des paiements des factures d’achats ou de ventes. Vous pouvez également consulter, voire même modifier, le prochain code de lettrage utilisé sur ce compte. • Cumuls précédents débit-crédit N-1 et N-2 : ces zones sont complétées automatiquement par le logiciel lors de la réouverture d’exercice. Cependant, lors du démarrage de votre comptabilité, vous pouvez indiquer ici les soldes des comptes pour les exercices N-1 et N-2, l’exercice N étant celui en cours. • Report des écritures non pointées : cette option ne sera utilisée qu'au moment de la réouverture d'un exercice. Elle permet de préciser si les écritures non pointées de ce compte doivent ou non être reportées sur l'exercice suivant, afin de poursuivre le pointage. Au moment de cette réouverture, vous pourrez préciser si vous souhaitez un report de toutes les écritures non pointées ou bien uniquement celles des comptes dont l'option Report des écritures non pointées est cochée. • Report des écritures non lettrées : même chose que ci-dessus, mais pour les écritures non lettrées. 60 Le plan comptable L'onglet Complément Cet onglet contient quelques informations complémentaires sur le compte. Il est aussi présent pour tous les comptes. • Codes liasse Débit et Crédit : il s’agit de codes positionnant les soldes débit et crédit du compte dans la liasse fiscale (états 2050 à 2053 du Cerfa). En effet, chaque cellule de ces imprimés est repérée par un code alphanumérique qu’il faut indiquer ici. Le logiciel est livré avec les codes déjà paramétrés pour tout le plan comptable. En règle générale, le code est le même pour le débit et le crédit. Cependant, certains comptes, 61 Le plan comptable comme les clients et les fournisseurs, utilisent un code différent selon que leur solde est débiteur ou créditeur. Une commande du menu OPTIONS, quand la liste des comptes est affichée, permet le remplissage automatique de ces codes en fonction de la classe et de la racine des comptes. Vous pouvez ensuite apporter quelques corrections manuellement. • Affichage signé du solde : ceci permet d'afficher le solde du compte en positif ou en négatif suivant le sens de la soustraction (Débit-Crédit ou Crédit-Débit). L'onglet Tab. amort. Cet onglet est spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes d'emprunt (racine 16). Les emprunts possèdent une particularité quant à leur comptabilisation. En effet, vous devez, à chaque échéance, disposer du tableau d’amortissement afin de connaître le montant du capital remboursé et celui des intérêts, ces montants variant à chaque fois. Avec Ciel Compta , il suffit, lors de la création d’un compte d’emprunt, de générer le tableau d’amortissement correspondant et de programmer les automatismes d'enregistrement des échéances. A chaque démarrage, le programme analysera alors les comptes d’emprunt et comptabilisera les échéances si nécessaire. Voici un tableau d'amortissement à titre d'exemple : 1. Commencez par renseigner le Compte de banque à l'aide du menu déroulant. 2. Saisissez ensuite la Date de la première échéance. C'est à compter de cette date que toutes les échéances suivantes seront calculées. 3. Renseignez le Montant emprunté, le Taux, ainsi que le Nombre d'échéances total. 62 Le plan comptable 4. Choisissez ensuite le nombre d'échéances par an à l'aide du menu déroulant prévu à cet effet. Ciel compta procède alors à un premier calcul du Montant de l'échéance . Vous disposez, de plus, de deux zones complémentaires Frais 1 et Frais 2 afin d'indiquer, par exemple, les frais d'assurance. Ces deux montants n'ont finalement d'utilité que lorsque vous souhaitez les ventiler dans deux comptes différents définis dans l'onglet Auto. Une fois toutes ces informations renseignées, Ciel Compta affiche dans la zone Montant de l'échéance le montant de chaque remboursement. Ne vous inquiétez pas si le montant n'est pas tout à fait juste, vous pourrez ensuite apporter les modifications nécessaires dans le tableau des remboursements. 5. Cliquez sur le bouton [Générer le tableau]. Ciel Compta remplit alors la grille avec la ventilation Echéance-Amortissement-Intérêts-Frais 1-Frais 2-Capital. La dernière colonne se compose, pour chaque ligne, d'une case à cocher. Elle permet d'indiquer, à Ciel Compta, si l'écriture correspondant à l'échéance a été enregistrée ou non. Vous pouvez en cocher ou décocher certaines, en fonction de l'état d'avancement de votre emprunt. Si vous envisagez d'utiliser la gestion des emprunts de Ciel Compta dans son intégralité, vous devez alors compléter les paramètres relatifs à l'enregistrement automatique des échéances présentés dans l'onglet Auto (détaillé ci-après). Important Avant de compléter les automatismes liés à ce tableau, voyons tout de suite le cas où l'un des montants des échéances est à modifier. Lors de la modification d'une échéance, Ciel Compta affecte aux échéances suivantes le même montant. Par contre, les échéances précédentes ne sont pas modifiées. Le problème peut alors se poser lorsque c'est la première échéance du tableau qui ne correspond pas à celle communiquée par votre organisme financier. Dans un premier temps, il suffit de modifier le montant de la première échéance. Ciel Compta procède alors à un remplissage des échéances suivantes avec ce même montant. Dans un second temps, saisissez pour la deuxième échéance, le montant correct. Comme pour la première échéance, Ciel Compta procède à un remplissage des échéances suivantes avec le montant de la deuxième.La modification de la dernière échéance ne pose, quant à elle, aucune difficulté particulière. 63 Le plan comptable L'onglet Auto. Cet onglet est donc aussi spécifique à la classe 1- Capital et ne concerne que les comptes d'emprunt (racine 16). Il faut indiquer ici, les paramètres nécessaires à Ciel Compta pour enregistrer les écritures automatiquement à chaque échéance. Dans un premier temps, vous devez renseigner les trois comptes sur lesquels sera enregistrée l'écriture de chaque remboursement. Pour chacun, vous disposez d'une icône d'appel de la liste des comptes . • Les intérêts dans le compte : indiquez ici le compte où seront enregistrés les intérêts bancaires. • Les frais 1 dans le compte : indiquez ici le compte de charges permettant l'enregistrement des frais (assurances par exemple) définis dans la zone Frais 1 de l'onglet précé- dent. • Les frais 2 dans le compte : même chose que pour les frais 1.  Dans le cas où vous souhaitez effacer un compte associé par erreur, cliquez sur l'icône . 1. Indiquez ensuite le libellé qui sera donné à l'écriture lors de l'enregistrement de chaque échéance. Vous pouvez y saisir le début de votre libellé, puisque vous pourrez le compléter, comme nous le verrons un peu plus loin dans ce paragraphe. 2. Choisissez un Mode de paiement à l'aide du menu déroulant correspondant. 3. Même chose pour le Journal, dans lequel cette écriture sera enregistrée. • Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement. Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée. 64 Le plan comptable • Générer l'écriture… : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui prennent en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'échéance est conservée. • Ajouter au libellé : pour compléter automatiquement le libellé, vous disposez de six options. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Ciel Compta enregistrera les échéances correctement ventilées sans que vous ayez à sortir votre plan d'amortissement.  Le menu COMPTA contient la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES vous permettant d'exécuter la même procédure que celle qui se déclenche automatiquement au lancement de Ciel Compta. Ainsi, si vous rendez un emprunt Actif, cette option vous évite de quitter puis de relancer le logiciel pour provoquer l'enregistrement d'une échéance. L'onglet Graphique Un graphique représente ici l'évolution du solde du compte. Vous le retrouvez dans tous les comptes. La classe 2 - immobilisations Pour cette classe de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé au paragraphe précédent. Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe précédent pour de plus amples informations. 65 Le plan comptable Voici l'onglet Complément des comptes d'immobilisations : Cet onglet vous permet d'indiquer les deux comptes utilisés pour les écritures d'amortissements et de dotations. De plus, un menu déroulant Code liasse fiscale vous permet d'indiquer le positionnement dans la liasse fiscale (états 2054 et 2055 du Cerfa). Les classes 3 et 4 Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique).  Reportez-vous au paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58 pour de plus amples informations. En effet, ces onglets sont identiques à ceux détaillés précédemment. La classe 5 - financiers Les comptes financiers sont regroupés dans la classe 5. La différence avec les autres classes de comptes réside dans la présence de deux onglets supplémentaires : Banque et RIB.  Ces onglets sont identiques à l'ensemble des comptes du plan comptable, et sont détaillés dans le paragraphe “La classe 1 - capital”, page 58. 66 Le plan comptable L'onglet Banque • Apparaît dans l'état de trésorerie : si cette option est cochée, ce compte sera présent dans votre état de trésorerie. Cette option peut être désactivée également dans les Paramètres, État de trésorerie. • Les coordonnées de votre agence : adresse de votre agence bancaire. L'onglet RIB Cet onglet vous permet de préciser les coordonnées de votre compte afin d'éditer des relevés d'identité bancaire (RIB). 67 Le plan comptable Les clients et les fournisseurs Les clients et les fournisseurs disposent d’informations supplémentaires dans l'onglet Cli/ Four. Vous pouvez y indiquer les coordonnées de votre client ou de votre fournisseur. Ceci peut être utilisé pour les lettres de relance ou encore l'édition d'étiquettes que vous allez créer avec le générateur d'états. Les coordonnées bancaires doivent être complétées si vous souhaitez éditer les bordereaux de remise de chèques. L'indication Sur rayon ou Hors rayon est utilisée si votre banque vous impose des remises de chèques différentes selon l'origine géographique de votre client. Ensuite, un mode de paiement peut être affecté à votre compte client ou fournisseur. Ceci permettra le calcul automatique de la date d’échéance au moment de l’appel du compte en saisie des écritures. Vous pouvez définir les modes de paiement dans les Paramètres. Les classes 6 et 7 - charges et produits Pour ces classes de comptes, la fiche n'est composée que de 3 onglets (Fiche, Complément et Graphique). Seul le deuxième onglet, Complément, est différent de celui détaillé précédemment.  Pour le premier et le second, reportez-vous au paragraphe“La classe 1 - capital”, page 58, pour de plus amples informations. L'onglet Complément dispose d'un menu déroulant Code 2035 permettant d'indiquer la rubrique 2035 attachée au compte. 68 Le plan comptable Modifier un compte 1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des boutons radio puis faîtes un double-clic sur celui-ci. Vous pouvez également sélectionner le compte dans la liste et cliquer sur le bouton [Modifier]. Une fenêtre contenant le détail du compte s’affiche. Important : Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic équivalent au bouton [Consulter].  Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées au plan comptable. 2. Une fois les modifications réalisées, validez à l'aide du bouton [OK]. Vous pouvez, sans refermer le compte en cours, appeler un autre compte : • soit en utilisant les flèches Premier, Suivant, Précédent et Dernier , • soit en appelant la liste des comptes à l’aide de la petite icône correspondante .  L'utilisation des boutons Suivant, Précédent, etc, enregistre automatiquement les modifications apportées et affiche les données du nouveau compte sélectionné. Supprimer un compte 1. Sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options, puis sélectionnez le compte à supprimer dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] ou appuyez sur Y. Une fenêtre vous demande alors de confirmer votre choix. Attention ! Vous ne pouvez pas supprimer un compte si des écritures ont déjà été enregistrées sur ce compte. 69 Le plan comptable Passage des A-nouveaux Un module spécifique a été intégré dans Ciel Compta afin de faciliter la saisie des soldes des comptes lors de l’installation de votre comptabilité. Ces soldes peuvent correspondre aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice ou à ceux d’une balance des comptes dans le cas d’une installation en cours d’exercice. 1. Pour cela, depuis la fenêtre Plan comptable, appelez la commande PASSAGE DES A-NOUVEAUX du menu OPTIONS. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Vous trouvez dans la colonne de gauche tous les comptes de votre comptabilité, puis deux colonnes, Débit et Crédit, qui permettent la saisie des soldes de départ. 2. Placez-vous avec la souris dans la première cellule à saisir. Entrez vos différents soldes compte par compte. Une ligne de totalisation en bas de la fenêtre vous permet de contrôler l’évolution de l’équilibre débit-crédit de votre saisie. Vous pouvez cependant forcer l’équilibre de l'écriture sur un compte donné. 3. Placez-vous dans la cellule du compte en question, puis cliquez sur le bouton [Solder].  Si le nombre de comptes du plan comptable est important, plus de 600 comptes, plusieurs pages seront accessibles. Deux flèches apparaissent alors dans l'en-tête de la fenêtre afin de passer d'une page à l'autre. 70 Le plan comptable 4. Une fois tous vos mouvements saisis, enregistrez vos a-nouveaux à l’aide du bouton [Enregistrer les A-nouveaux] et indiquez le journal et la date de l’opération dans la fenêtre qui s'affiche alors.  Le module de passage des a-nouveaux permet la saisie d’un montant par compte. Si vous souhaitez récupérer le détail des écritures pour certains comptes (par exemple pour les clients et les fournisseurs, afin de continuer le suivi détaillé des paiements), vous devez utiliser la saisie des écritures au kilomètre en sélectionnant sur la période adéquate et sur le journal des a-nouveaux. 71 Le plan comptable Les cumuls mensuels Les cumuls mensuels permettent un aperçu rapide des soldes mois par mois des comptes d'une classe donnée. Pour cela, une fois dans le plan comptable, cliquez sur le radio bouton Cumuls par mois. La liste se transforme et propose pour chaque compte de la classe les cumuls par mois. Un menu déroulant situé en bas à gauche permet de choisir : • Débit : affichage par mois et par compte du total des débits. • Crédit : affichage par mois et par compte du total des crédits. • Débit - Crédit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des débits et le total des crédits. • Crédit - Débit : affichage par mois et par compte de la différence entre le total des cré- dits et le total des débits.  Vous disposez des mêmes options que dans le mode Détail (consultation, modification de compte, etc.). 72 Le plan comptable Les statistiques sur comptes Pour réaliser des statistiques complètes sur une sélection de comptes, choisissez la commande STATISTIQUES SUR COMPTES dans le menu OPTIONS. Vous obtenez alors une liste de statistiques contenant celles livrées avec Ciel Compta et éventuellement celles que vous avez réalisées à l'aide du générateur de statistiques.  Pour plus d'explications sur le générateur de statistiques, reportez-vous au chapitre Les formats de statistiques présent dans le Manuel d’utilisation. Après avoir sélectionné la statistique à réaliser, cliquez sur le bouton [Exécuter]. Vous obtenez alors une nouvelle fenêtre afin de choisir le type d'édition (Tableau, Graphique, État ou Fichier).  Pour plus d'explications sur l'utilisation des statistiques, reportez-vous au chapitre Les graphiques présent dans le Manuel d’utilisation. Les graphiques Ciel Compta intègre un module graphique qui vous permet d’établir quelques statistiques sur les comptes. Ainsi, il devient facile de comparer immédiatement les comptes de charges à l’aide d’un histogramme ou d'un graphique à secteurs. Plusieurs possibilités de graphiques vous sont offertes : • La comparaison de comptes à laquelle vous accédez depuis la liste des comptes. • L’évolution d’un compte que vous pouvez appeler depuis la liste des comptes ou la fiche d'un compte. • Le graphique de comparaison des exercices N, N-1 et N-2. Comparaison et évolution graphique Depuis la liste des comptes dans le plan comptable, sélectionnez un ou plusieurs comptes, puis, dans le menu OPTIONS, sélectionnez la commande COMPARAISON ET ÉVOLUTION GRAPHIQUES. 73 Le plan comptable Vous obtenez une fenêtre semblable à celle-ci.  Consultez l'annexe Les graphiques dans le dossier pour l'utilisation des graphiques ou bien l’aide LES GRAPHES. En cliquant sur les menus locaux nommés Graphiques 1, 2, 3 ou 4, vous pouvez choisir le compte à afficher, ou une évolution graphique ou bien les totaux de la sélection.  Vous obtenez la même chose en cliquant sur l'icône . Graphe N, N-1… En choisissant la commande GRAPHE N, N-1… du menu OPTIONS, vous obtenez une comparaison d'exercices pour les comptes sélectionnés. Le fonctionnement est identique à celui de Comparaison et évolution graphiques expliqué précédemment.  Consultez le chapitre Les graphiques du Manuel d’utilisation pour l'utilisation des graphiques. 74 Le plan comptable Lettrage automatique En choisissant la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu OPTIONS, vous pouvez réaliser un lettrage sur une sélection de comptes ou sur une classe tout entière. Nous détaillerons ce module avec le lettrage d'un compte, dans le chapitre Interrogation, Lettrage, Recherche. Nous verrons dans ce chapitre le système de lettrage manuel ou automatique des comptes depuis la fenêtre d’Interrogation. Vous ne pourrez y lettrer qu'un seul compte à la fois, celui que vous consultez. Alors qu'ici, vous avez la possibilité de lancer un lettrage automatique sur plusieurs comptes. Rappelons que le but du lettrage est d’établir, plus spécifiquement pour les comptes clients et fournisseurs, une correspondance entre les factures et leurs règlements, que ces derniers aient été effectués en une ou plusieurs fois. Remplissage des codes liasse Si vous complétez le plan comptable livré en standard avec votre logiciel, il se peut que vous ne connaissiez pas exactement les codes liasse à affecter aux nouveaux comptes. Ciel Compta dispose d’une option qui, en fonction de la racine des comptes, va compléter les codes liasse. 1. Depuis le plan comptable, appelez la commande REMPLISSAGE DES CODES LIASSE du menu OPTIONS. Une fenêtre vous demande confirmation. 2. Si vous répondez par [OK], tout le plan comptable sera balayé et les codes liasse de chacun des comptes seront complétés. 75 Le plan comptable Remplissage automatique Il peut arriver que vous ayez à modifier certaines informations pour plusieurs comptes, comme par exemple le pointeur qui rend tous les comptes clients lettrables. Cette opération longue et fastidieuse peut être réalisée très rapidement, avec un maximum de sécurité. Pour cela, vous disposez d'un module de remplissage. Après avoir sélectionné les comptes à modifier, choisissez la commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE DES COMPTES dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre suivante.  Si aucune sélection n'est réalisée avant d'appeler cet outil, Ciel Compta sélectionne l'ensemble des comptes de la classe. Trois niveaux de puissance (Simple, Multiple et Expert) vous permettent d'effectuer tous les types de remplissage possible. Ce module est détaillé plus longuement dans le chapitre Les graphiques présente dans le Manuel d’utilisation. 76 Le plan comptable Compte de regroupement Dans la balance, un compte de regroupement génère les totaux et les sous-totaux de tous les comptes possédant la même racine. • Pour en créer un nouveau, choisissez la commande NOUVEAU COMPTE DE REGROUPEMENT dans le menu OPTIONS ou le raccourci-clavier K depuis la fenêtre Plan comptable. La fenêtre ci-dessous apparaît. Il suffit de saisir le numéro de ce compte particulier ainsi que le libellé. Après validation, ce compte se positionnera automatiquement au-dessus des comptes possédant la même racine. Pour le distinguer des autres comptes, il apparaîtra en rouge (ou en gras sur un écran noir et blanc) dans la liste du plan comptable. Important : Vous pouvez modifier à tout moment ce type de compte, y compris le numéro. Vous pouvez le supprimer également lorsque vous le souhaitez. Consulter un compte En complément du module d’interrogation des comptes qui est étudié plus loin dans ce manuel (chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche), il est possible d’accéder au détail des écritures d'un compte depuis le Plan comptable. 1. Pour cela, sélectionnez la classe à laquelle appartient le compte à l’aide des options puis sélectionnez le compte dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. La fenêtre d’interrogation, de pointage et de lettrage s’affiche. Par défaut, double cliquer sur un compte ouvre la fiche de celui-ci pour consultation ou modification. Cependant, Ciel Compta vous offre la possibilité de rendre ce double clic équivalent au bouton [Consulter].  Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Les préférences liées aux comptes. 77 Le plan comptable Les impressions du plan comptable Comme pour tous les états de Ciel Compta, le plan comptable peut être visualisé à l’écran ou édité sur imprimante. Vous pouvez aussi bien imprimer une liste simple qu'un état détaillé disposant de tous les attributs des comptes. En plus des états standards, nous avons mis à votre disposition le générateur d'états dans lequel toutes les rubriques des comptes sont accessibles. Depuis le plan comptable, vous pouvez lancer 2 types d'impression : • Les impressions liées à la sélection de comptes ou à la classe utilisée. • Les impressions globales, de tout le plan comptable. Les états présents dans les copies d'écran réalisées ci-après, peuvent être complétés de vos propres états, réalisés dans le générateur d'états.  Pour l'utilisation de ce module, consultez le chapitre Le générateur d'états du Manuel d’utilisation. Les impressions depuis la liste des comptes Pour réaliser une impression sur une classe de comptes ou uniquement sur une sélection, cliquez sur les icônes en haut à droite en forme d'écran ou d'imprimante (suivant votre choix) ou utilisez les commandes APERÇU ( E) ou IMPRIMER ( P) du menu FICHIER. Une fenêtre comme celle présentée ci-dessous, apparaît. 78 Le plan comptable Elle contient la liste des états que vous pouvez visualiser ou imprimer. Sélectionnez-en un, et cliquez sur le bouton correspondant au type d'édition (Aperçu ou Imprimer).  Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble de la classe affichée qui sera pris en compte. Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône . Si vous cliquez sur le bouton , vous obtenez une fenêtre de modification des options de l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du Manuel d’utilisation. Les impressions globales du plan comptable Dans le cas où vous souhaitez imprimer des états concernant l'ensemble du plan comptable, choisissez la commande IMPRESSIONS FICHIER dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la catégorie Plan comptable. Il ne reste plus qu'à sélectionner l'état de votre choix et de cliquer sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Si vous souhaitez modifier le format d'impression de l'état, cliquez sur l'icône . Si vous cliquez sur l’icône , vous obtenez une fenêtre de modification des options de l'état sélectionné. Ces options sont détaillées dans le chapitre Les Impressions du Manuel d’utilisation. 79 Le plan comptable Import-export du plan comptable Comme pour les impressions, les exports du plan comptable peuvent être réalisés soit depuis la liste des comptes dans le plan comptable pour l'export d'une sélection, soit de manière globale.  Les imports de comptes seront toujours réalisés directement depuis la fenêtre du plan comptable. Les formats d'import-export sont entièrement personnalisables. Vous pouvez utiliser ceux livrés par défaut ou bien créer vos propres formats.  La description des formats d'import-export est réalisée dans le chapitre Les formats d'import/export du Manuel d’utilisation. Export de comptes Si vous souhaitez réaliser l'export d'une sélection de comptes ou d'une classe entière de comptes, choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la fenêtre du plan comptable. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 1. Sélectionnez un format, et cliquez sur le bouton [Exporter]. 2. Ciel Compta vous propose la fenêtre d'enregistrement de fichiers. Choisissez l'endroit où vous souhaitez créer le fichier, modifiez si nécessaire le nom par défaut, puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Si vous ne réalisez aucune sélection dans la liste du plan comptable, c'est l'ensemble des comptes de la classe active qui sera pris en compte. 80 Le plan comptable Export global du plan comptable 1. Dans le cas où vous souhaitez exporter l'ensemble du plan comptable pour, par exemple, transférer vos comptes d'un fichier à un autre, choisissez la commande EXPORTS FICHIER du sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. 2. Une fenêtre apparaît alors, choisissez le format, et procédez comme pour les exports de comptes, détaillés ci-dessus. Import du plan comptable L'import de comptes dans le plan comptable se déroule de la manière suivante. 1. Une fois dans le plan comptable, choisissez la commande IMPORTER du menu FICHIER, choisissez le format d'import à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Importer] et sélectionnez le fichier d'import à utiliser. Après ouverture de ce dernier, Ciel Compta effectue un contrôle de cohérence du fichier. Si des erreurs sont trouvées, l'import ne pourra être réalisé. En effet, la structure du fichier à importer doit correspondre au format d'import utilisé. Les erreurs trouvées seront détaillées dans la fenêtre de rapport d'import. Dans le cas d'un import impossible, il faudra modifier le fichier ou le format d'import. Si l'import s'est déroulé sans problème, le compte-rendu se termine par le nombre d'éléments importés.  Parmi les formats d'import livrés avec Ciel Compta, l'un d'eux permet de récupérer le plan comptable d'un fichier en version 3. Pour effectuer cette opération, il suffit de choisir la commande EXPORTER du menu FICHIER depuis la liste du plan comptable de votre ancien fichier (sans aucune sélection). Après création du fichier d'export, il ne reste plus qu'à réaliser un import dans votre nouveau fichier, en utilisant le format d'import Import comptes. 81 Le plan comptable Les préférences liées au plan comptable Dans le tableau de bord des Préférences de Ciel Compta, certaines options sont consacrées aux comptes. • Depuis la liste des comptes du plan comptable, cliquez sur l'icône d'appel des préfé- rences . Le tableau de bord s'ouvre alors directement sur ces préférences. L'option Plan comptable contient la préférence liée au plan comptable : Double-clic entre en consultation. Si cette case est cochée, un double-clic sur un compte dans le plan comptable, ouvrira directement la fenêtre de consultation des écritures de ce compte, au lieu de la fiche du compte. Si cette option n'est pas active, le fonctionnement est inversé.  Les préférences, des autres onglets, seront détaillées dans le chapitre Interrogation, Lettrage et Recherche. Les paramètres liés au plan comptable Certains paramètres en liaison avec le plan comptable peuvent être définis. Il s'agit de la longueur des numéros de comptes, de la racine des numéros de comptes (selon la classe ou la catégorie) et de comptes par défaut nécessaires à la fin d'exercice et à la saisie des règlements. 1. Dans le menu COMPTA, sélectionnez la commande PARAMÈTRES. 2. Dans le navigateur qui s'affiche alors, cliquez sur l'icône Paramètres société puis sur le deuxième onglet Comptes. Ces paramètres ont été abordés dans le chapitre Création de votre fichier. En effet, il est conseillé de vérifier ces informations avant de commencer votre comptabilité. La saisie des écritures 83 La saisie des écritures Généralités Ciel Compta dispose de 3 modes de saisie des écritures : • La saisie au kilomètre. • La saisie par les écrans paramétrés. • La saisie des règlements. La saisie au kilomètre permet la saisie de tout type d’écriture. Elle intègre de nombreux automatismes qui, en fonction du journal utilisé ou du compte, accélèrent votre travail. Les écrans, que vous pouvez totalement redéfinir, possèdent de multiples avantages. Ils permettent la création d’écritures types comme un loyer ou un crédit-bail pour lesquelles même le montant pourra être défini. Il suffit de préparer autant d’écrans que de types d’écritures pour permettre à un utilisateur non-spécialiste de passer sa comptabilité. De même, les écritures automatiques, ou d'abonnement, sont définies à l'aide des écrans paramétrables. Il faut donc maîtriser leur paramétrage pour utiliser les écritures d'abonnement. La création des écrans est détaillée au chapitre Les écrans paramétrables. La saisie des règlements facilite l'enregistrement des règlements clients, fournisseurs et autres tiers en autorisant les montants partiels, la gestion des écarts de règlement et le lettrage des comptes. Important : L'utilisation du module de saisie des règlements est OBLIGATOIRE pour une bonne gestion de la TVA sur les encaissements et des écarts de règlements. 84 La saisie des écritures La date de travail La date de travail sera utilisée par défaut lors des saisies. Elle est fixée en appelant la commande DATE DE TRAVAIL du menu SAISIE ou en cliquant sur l'icône dans la fenêtre principale. Il suffit de choisir la date qui sera ensuite prise en compte au moment de la saisie. Si vous cliquez sur le bouton [Date système], la date de votre ordinateur est alors sélectionnée par défaut. Le bouton [Date de travail] sélectionne la date de travail précédente. Validez ensuite votre date à l'aide du bouton [icône]. Vous pouvez également préciser dans les Préférences, Générales-Dates, dans l'onglet Divers (option Demander à l'ouverture), si vous souhaitez qu'à chaque ouverture de votre fichier la date de travail soit automatiquement égale à celle de votre ordinateur, ou que la fenêtre de sélection de cette date vous soit proposé. 85 La saisie des écritures La saisie au kilomètre Pour accéder à la saisie des écritures au kilomètre, appelez la commande SAISIE DES ÉCRITURES du menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. La fenêtre suivante s’affiche alors : La fenêtre de saisie Comme la plupart des fenêtres de Ciel Compta, vous pouvez adapter son apparence en fonction de l'écran dont vous disposez. Vous pouvez déjà adapter la taille de cette fenêtre à votre écran : • Soit cliquez directement sur la case de zoom, la taille adoptée sera alors celle de l’écran. • Soit utilisez la case d’agrandissement pour fixer cette taille à votre goût. Dans ce même ascenseur, vous pouvez bien sûr préciser la largeur des colonnes. Pour cela , placez le curseur de la souris entre deux colonnes, ce curseur change alors de forme. 1. Maintenez le bouton de la souris enfoncé, puis déplacez la souris vers la droite ou vers 86 La saisie des écritures la gauche selon que vous souhaitez élargir ou rétrécir la colonne à gauche du curseur. La saisie des écritures sera réalisée dans une grille (comme un tableur). Ceci vous permet une totale liberté de déplacement et de modification (copier, coller, etc.) des différentes valeurs. • Le déplacement d’une zone à l’autre en cours de saisie se fait à l’aide de la touche . • La touche permet de valider la saisie dans une cellule. • La touche est utilisée pour le passage à la ligne suivante. • Les quatre touches de direction (gauche, haut droit et bas) autorisent également un déplacement dans les différentes cellules (à condition de ne pas être en saisie dans une cellule). Le bouton [Enregistrer] valide les différentes écritures, après avoir réalisé un contrôle de cohérence et d'équilibre des éléments saisis. Si, par exemple, Ciel Compta ne trouve pas une égalité entre le débit et le crédit, un message vous en informera et l'enregistrement ne pourra se faire. Un menu déroulant permet de préciser le journal où seront enregistrées la ou les écritures saisies. Important : Nous vous conseillons de choisir en premier lieu le journal. En effet, suivant le type de journal choisi, vous pourrez bénéficier d'automatismes de saisie, comme le positionnement dans la bonne colonne (débit ou crédit) en fonction du compte saisi. 2. Sélectionnez ensuite le mois sur lequel l'écriture sera enregistrée.  Ciel Compta vous proposera, par défaut, le mois de la date de travail.  Vous pouvez saisir dans la zone période un numéro de mois. Après validation de cette zone, Ciel Compta proposera le mois correspondant. Par exemple, si vous saisissez 2, après validation vous obtiendrez Février de l'année en cours. Le menu OPTIONS contient une commande MODIFIER LE COMPTE. Il permet d'accéder rapidement à la fiche du compte saisi, sans passer par le plan comptable. La commande CONSULTER LE COMPTE ouvre la fenêtre d'interrogation du compte saisi afin de visualiser l'ensemble des mouvements saisis sur ce compte. La commande, MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE ne sera actif que lors de l'utilisation des écrans paramétrables, détaillés un peu plus loin dans ce chapitre. Deux icônes situées en haut à droite de cette fenêtre permettent une visualisation ou une impression des écritures présentes. Attention ! Si vous sélectionnez une période verrouillée, Ciel Compta vous en informera et refusera l'enregistrement de l'écriture. 87 La saisie des écritures  Nous reviendrons sur l'utilisation des pavés pouvant être situés en pied de la fenêtre de saisie dans le paragraphe des écrans de saisie. Les préférences de saisie Depuis la fenêtre de saisie des écritures, choisissez la commande PRÉFÉRENCES SAISIE du menu OPTIONS. Ciel Compta vous présente alors la fenêtre ci-dessous. Sont ici regroupées les préférences du module de saisie des écritures. Contrôle de la date de travail Si vous cochez l'option Contrôle actif, Ciel Compta réalisera un contrôle de la date des écritures saisies par rapport aux bornes inférieures et supérieures indiquées au-dessous. Par exemple, si vous saisissez dans ces deux bornes la valeur 3 avec comme date de travail le 15/05, Ciel Compta vous affichera un message dans le cas où la date d'enregistrement des écritures est inférieure au 15/02 ou supérieure au 15/08.  Le message vous signale uniquement que les dates saisies sont en dehors de la période. Vous pouvez tout de même passer outre et enregistrer les écritures. 88 La saisie des écritures TVA Les autres préférences concernent les automatismes de calcul de la TVA. Vous pouvez ici débrayer complètement ces calculs ou bien ne les désactiver que par type de journal. Si l'option Ligne de TVA automatique sur les journaux est cochée, vous avez accès à quatre cases à cocher correspondant aux journaux sur lesquels l'automatisme peut être activé ou non. Ceci permet donc d'afficher automatiquement la ligne de TVA associé au compte client/fournisseur ou charge/produit, dans le cas où le taux de TVA est bien défini sur ces derniers. Si vous ne souhaitez pas bénéficier de cet automatisme, il suffit de décocher l'option correspondante. Libellé auto. facture/règlement Le point suivant permet de prédéfinir le libellé d'une ligne saisie lors de l'appel d'un compte client ou fournisseur et le libellé pour une écriture de règlement. Vous pouvez donc saisir un libellé par défaut et optionnellement y ajouter le nom du client ou du fournisseur à l'aide de l'option Rajouter le nom du tiers. Après enregistrement d'une écriture Cette préférence permet de fixer la zone sélectionnée après enregistrement d'écritures dans le module Saisie des écritures. L'option Retour sur le code journal positionnera le curseur dans la zone journal après l'enregistrement d'écritures. L'option Retour sur la première ligne positionnera le curseur dans la première zone de la première ligne d'écriture après l'enregistrement. Travaux pratiques Nous allons ici réaliser la saisie d’une facture d’achat en mettant en valeur toutes les particularités qui n'ont pas encore été décrites. 1. Ouvrez la fenêtre de saisie en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures] au niveau de la fenêtre principale. 2. Indiquez à l’aide du menu déroulant, le journal sur lequel vous devez passer votre facture d’achat. 89 La saisie des écritures Ici le journal des Achats. 3. Précisez ensuite la période sur laquelle vous allez travailler, par exemple Juillet 07. Saisie du compte fournisseur A l’ouverture de la fenêtre, le logiciel a initialement placé le curseur en mode saisie dans la zone Journal. 1. Cliquez sur la première cellule (colonne J) de la première ligne 2. Saisissez le jour de la pièce dans cette cellule. Par exemple 12 (pour 12/07/07). 3. Passez ensuite à la cellule suivante en appuyant sur la touche ou . Le curseur se place ensuite dans la colonne Compte. 4. Indiquez le numéro du compte fournisseur. Si vous ne le connaissez pas, plusieurs moyens vous sont offerts afin de consulter la liste des comptes. 5. Indiquez d’abord la racine du compte. Ici 401. En appuyant sur , le numéro de compte étant incomplet, le logiciel vous affiche automatiquement la liste des fournisseurs. Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier . La fenêtre ci-dessous vous permet le choix du compte. 90 La saisie des écritures  Si vous souhaitez obtenir la liste des comptes alors que vous avez saisi un numéro de compte complet, il suffit de appuyer sur le symbole étoile "*" à la suite du numéro. 6. Sélectionnez alors le compte souhaité (par exemple 401000000- Fournisseurs), puis cliquez sur [OK] ou appuyez . Nous détaillerons à la fin de ce paragraphe toutes les possibilités offertes dans cette liste. Le programme revient à la fenêtre de saisie en ayant affiché le compte et son intitulé. Le curseur passe ensuite automatiquement à la cellule Crédit. En effet, le journal en cours étant du type Achat et le compte appelé appartenant à la classe Fournisseurs, il y a positionnement automatique du sens débit-crédit. Si nous avions commencé par le compte de charge, le curseur serait passé à la cellule Débit. 7. Saisissez le montant TTC de la facture. Par exemple 1206,00 €. 8. Passez à la zone suivante : Libellé. Par défaut le logiciel a indiqué en libellé le nom du fournisseur puis l'a sélectionné. Complétez éventuellement le libellé. Ici, remplacez-le par «Bulletins de paie». La zone suivante Paiement permet d'indiquer le mode de paiement de cette facture. Pour obtenir la liste des modes de paiement, saisissez les premiers caractères du code et appuyez sur . Vous pouvez également obtenir la liste par l'équivalent clavier . 9. Sélectionnez le mode de paiement et validez par [OK] ou appuyez sur .  Vous pouvez associer un mode de paiement par défaut aux comptes clients et fournisseurs. Ceci permet, au moment de la saisie, que cette zone soit remplie automatiquement. Vous pouvez, bien sûr, la modifier ou l'effacer ensuite. Dans le cas d'un mode de paiement différé, et si la saisie d'une échéance est autorisée sur le compte client ou fournisseur, Ciel Compta calculera et affichera automatiquement la date d'échéance. 10.Passez à la cellule suivante Pièce. Vous pouvez ici indiquer le numéro de la facture. Cette information est facultative mais peut devenir indispensable pour utiliser le lettrage des écritures sur le numéro de pièce. 91 La saisie des écritures  Si le mode de paiement utilisé est de type Chéquier et que les références du chéquier ont été renseignées, Ciel Compta complétera cette zone avec le numéro du chèque. Si la saisie d'une date d’échéance est autorisée sur le compte fournisseur, le programme passe à la cellule Échéance. Cette information vous permettra la tenue d’un échéancier fournisseurs. Les zones suivantes, Analytique et Pt (pointage) sont inutilisées pour cette ligne. Dans l'exemple ci-dessous, seule la cellule pointage est accessible. 11.Passez à la ligne suivante avec la touche .  Pour modifier une ligne déjà saisie, il suffit de se positionner sur la cellule et d'effectuer les modifications. Saisie du compte de TVA Nous allons poursuivre la saisie de cette écriture d'achat avec la ligne correspondant au compte de TVA. Lorsque le curseur est placé sur la zone Compte de la deuxième ligne, Ciel Compta va renseigner immédiatement le compte de TVA correspondant (soit, dans notre exemple, 445663000 pour TVA déductible 19,6%), et calculer le montant de la TVA, soit, dans notre exemple, 197,64. Vous pouvez, si nécessaire, ajuster ce montant. Les autres éléments de l’écriture étant les mêmes que pour la ligne précédente, le programme les a indiqués par défaut. Attention ! Pour ces trois dernières colonnes, Ciel Compta vous offre un moyen rapide pour savoir si la saisie de l'une ou l'autre de ces trois données est autorisée. Dans le cas où la saisie n'est pas autorisée, les cellules sont grisées. 92 La saisie des écritures • Validez la ligne avec la touche . Vous obtenez le résultat suivant : Saisie du compte de charges Il nous reste à saisir la ligne correspondant au compte de charges. Comme il s’agit de bulletins de paie, nous enregistrerons cet achat sur le compte Fournitures de bureau. 1. Saisissez la racine du compte, ici 6, puis appuyez sur . Le programme vous propose la liste des comptes de la classe 6-Charges. 2. Sélectionnez le compte 602250000-Fournitures de bureau et cliquez sur [OK]. De retour à l’écran de saisie, Ciel Compta a soldé automatiquement la pièce. 3. • Nous souhaitons ensuite saisir une section analytique. Cependant, la saisie n'est pas autorisée (cellule grisée). Nous devons donc modifier cette option dans la fiche du compte. Pour cela, il n'est pas nécessaire de quitter la saisie en cours. Comme vous êtes positionné sur la ligne du compte Fournitures de bureau, sélectionnez la commande MODIFIER LE COMPTE depuis le menu OPTIONS ou à l’aide du raccourci clavier M. 4. La fiche du compte s'affiche alors. Cochez l'option Section analyt./Budgétaire puis validez par [OK]. De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la cellule précédemment grisée est maintenant active. 5. Placez-vous donc dans la colonne Analytique. 6. Saisissez le code de la section ou appelez-en la liste à l’aide du raccourci clavier . 7. Lorsque la liste des sections analytiques est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau] situé en haut à droite de cette fenêtre. Indiquez ensuite que vous souhaitez créer une section analytique. 8. La fenêtre de création d'une nouvelle section s'affiche alors. Dans la zone Code saisissez "FONCT" puis dans la zone Intitulé saisissez "Frais de fonctionnement". Validez par [icône]. 93 La saisie des écritures De retour dans la fenêtre de saisie des écritures, la section que vous avez créé est automatiquement renseignée. Validez la ligne avec la touche . La pièce est maintenant totalement saisie, vous avez alors le choix entre deux possibilités : • Soit enregistrer la présente pièce. • Soit continuer votre saisie et passer à la pièce suivante. Important : Vous disposez d'une option importante dans les Paramètres, Journaux. Pour chaque journal créé vous disposez d'une option nommée Rupture d'écritures sur solde. Dans le cas où vous enregistrez dans un même journal et sur une même période plusieurs écritures dans le même écran de saisie, si cette option n'est pas cochée, Ciel Compta enregistrera une seule et unique pièce comptable. Par contre, si Rupture d'écritures sur solde est cochée, il y aura autant de pièces comptables créées que d'égalités débit-crédit rencontrées. Ceci ne changera bien évidemment rien au résultat final de votre comptabilité, par contre avec cette option cochée vous obtiendrez une comptabilité détaillée, facilitant ainsi des opérations comme le lettrage. 9. Appelez l’option ENREGISTRER du menu FICHIER ou cliquez sur le bouton [Enregistrer], ou appuyez sur . Vous venez de saisir très simplement une facture d'achats. Autres fonctions de la saisie au kilomètre Saisie analytique Dans le paragraphe précédent, nous avons créé en cours de saisie une section analytique simple. Cependant, la comptabilité analytique autorise la ventilation d'un montant, charges ou produits, sur plusieurs sections analytiques. Nous avons découvert, dans les paramètres, la possibilité de créer des sections analytiques composées elles-mêmes de sections simples. Cette faculté permet l'éclatement d'une ligne d'écriture. Exemple : Vous disposez de plusieurs véhicules au sein de votre société, mais, étant en compte auprès de votre fournisseur en carburant, celui-ci vous envoie une facture récapitulative à la fin de chaque mois. Cette facture contiendra les dépenses de carburant pour tous les véhicules. Vous pouvez donc créer une section analytique composée d'autant de sections simples que de véhicules (dans la limite de 12). Ainsi, lors de la saisie du montant d'achat de carburant, une grille vous donnera la possibilité de ventiler l'achat par véhicule. Nous allons étudier la saisie d'une ventilation analytique par l'exemple. 1. Assurez-vous d'abord qu'au moins une section composée est créée. Pour cela, cliquez sur le bouton [Paramètres] puis sur l'icône Sections analytiques. 94 La saisie des écritures Vous devez posséder une section dont le type est composé (libellé se terminant par ).  Dans le fichier d'exemple Atlantide Compta livré avec le logiciel, la section Carburant gasoil est une section composée. Dans l'illustration ci-dessous, cette section regroupe les sections qui concernent les cinq véhicules. Nous allons maintenant saisir une dépense de carburant. 2. Ouvrez la saisie des écritures en cliquant sur le bouton [Saisie des écritures]. 3. Précisez le journal et la période à l'aide des menus correspondants. 4. Saisissez entièrement votre écriture, comme celle présentée ci-dessous.  N'oubliez pas de préciser pour le compte de charge, la section analytique Carb. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Dans l'exemple, nous avons saisi une charge de 3970,00 €. La section Carb disposant de cinq composantes simples, la fenêtre présentée ci-dessous 95 La saisie des écritures vous autorise la ventilation des 3970,00 € sur chacune d'entre elles.  Si vous aviez spécifié une ventilation en pourcentage, aucune saisie complémentaire n'aurait été nécessaire. En effet, dans ce cas, le logiciel automatise totalement les calculs. 6. Une fois votre ventilation saisie, cliquez sur [OK] pour valider. C'est tout, vous venez d'enregistrer très simplement une ventilation analytique d'une charge de carburant. La modification de cette saisie passe par celle de la pièce comptable correspondante. Les différents états analytiques, balance et grand-livre, complètent ce module. Recherche rapide d'un compte Dans la fenêtre qui contient la liste des comptes, il existe un moyen rapide de se positionner sur un compte dont on connaît la racine. Pour visualiser cette fenêtre, positionnez-vous depuis la fenêtre de saisie des écritures sur une cellule de la colonne Compte et appuyez sur le raccourci clavier . Par exemple, si vous choisissez la classe Autres tiers avec les options, il vous suffit de saisir 445 au clavier pour que le programme affiche les comptes dont le numéro commence par 445 (ici la TVA). 96 La saisie des écritures Si vous saisissez ensuite un 6, le premier compte commençant par 4456 se sélectionnera et ainsi de suite. • Pour revenir en arrière, il suffit d'utiliser la touche d'effacement . • Pour tout effacer et revenir au début de la classe sélectionnée, cliquez sur l'icône . Création d'un compte en cours de saisie En saisie des écritures, si vous entrez un numéro de compte inexistant, la fenêtre qui contient la liste des comptes s'affiche. Vous pouvez aussi l'appeler par le raccourci clavier ou bien encore en saisissant les premiers chiffres du compte et le caractère "*". Si le compte que vous souhaitez sélectionner n'existe pas, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton [Nouveau]. Une nouvelle fenêtre s'affiche alors. Il vous faut la compléter pour créer le compte manquant.  La classe des comptes sélectionnée dans la fenêtre de la liste détermine celle du compte qui sera créé. Modification d'un compte en cours de saisie Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir modifier certaines options du compte, comme, par exemple, le rendre lettrable, autoriser la saisie d'une échéance, etc.  Nous avons abordé la modification d'un compte en cours de saisie depuis le paragraphe précédent Travaux pratiques. 97 La saisie des écritures 1. Pour cela, une fois le numéro de compte saisi, appelez la commande MODIFIER LE COMPTE du menu OPTIONS ou faites M. 2. La fenêtre de modification du compte s'affiche alors. Il ne reste plus qu'à effectuer les changements. A la fermeture de la fiche du compte, vous retournez au module de saisie des écritures. Si vous avez, par exemple, autorisé la saisie d'une section analytique, la cellule de la colonne Analytique est devenue saisissable (non grisée). Consultation d'un compte en cours de saisie Toujours en cours de saisie d'écritures, vous pouvez être amené à vouloir consulter les écritures déjà saisies sur l'un des comptes utilisés. • Depuis la saisie des écritures, sélectionnez la commande CONSULTER LE COMPTE dans le menu OPTIONS. En choisissant cette option, la fenêtre de consultation du compte sélectionné apparaît immédiatement. Solder une écriture Nous avons vu au cours de la saisie d'achat, détaillée précédemment, que Ciel Compta soldait automatiquement les lignes. Vous pouvez cependant être amené à faire des modifications sur les montants des lignes déjà saisies, et dans ce cas l'égalité débit-crédit n'est plus respectée. Plutôt que de recalculer le nouveau montant à saisir, il suffit de se positionner sur la cellule où la pièce doit être soldée, et de cliquer sur le bouton [Solder].  Ce bouton n'est visible que lorsqu'il n'y a pas égalité entre les montants débit et crédit. Saisie de la date Lorsque la cellule sélectionnée, dans la saisie des écritures, est dans la colonne Jour (première colonne), vous avez la possibilité d'appeler le calendrier de Ciel Compta. 1. Pour cela, il suffit d’appuyer sur l'équivalent clavier . Une fenêtre s'affiche. 2. Choisissez le jour et cliquez sur le bouton [OK].  Vous obtenez directement le mois indiqué dans la zone Période de l'en-tête de la fenêtre de saisie. Les libellés types Comme pour les cellules de la colonne Jour, expliquées ci-dessus, vous avez également accès aux libellés types définis dans Paramètres - Libellées types. 98 La saisie des écritures 1. Sélectionnez la cellule de la colonne Libellé et appuyez sur . 2. Vous obtenez la liste des libellés types déjà définis. Sélectionnez celui de votre choix et cliquez sur [OK]. 3. Vous pouvez, depuis cette liste, créer un nouveau libellé type. Cliquez pour cela sur le bouton [Nouveau].  Vous disposez d'un raccourci clavier pour la sélection des 9 premiers libellés types. Il suffit de appuyez sur les touches et un chiffre de 1 à 9 correspondant à la position du libellé dans la liste des libellés types. 99 La saisie des écritures La saisie par écrans L’utilisation des écrans de saisie permet un encadrement parfait de la procédure de saisie. Ils permettent des saisies fiables et sûres. Nous allons ci-après étudier le mode d’emploi d’un écran dédié à l’enregistrement d’un loyer. De nombreux autres écrans sont disponibles dans le fichier de base. Vous pouvez en général, soit les utiliser directement, soit les dupliquer pour créer vos propres modèles.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour la conception d’écrans de saisie. Généralités Certaines particularités sont à signaler sur les écrans de saisie. Elles sont communes quel que soit l’écran utilisé. 1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Saisie par écrans], ou choisissez la commande du même nom dans le menu SAISIE. Vous obtenez la liste des écrans paramétrés présents dans votre fichier. Ci-dessous la liste des écrans paramétrables : 100 La saisie des écritures La fenêtre de saisie 2. Sélectionnez, par exemple, l’écran Loyer. Vous obtenez l'écran ci-dessous. La première colonne, Titre, regroupe les intitulés des zones à saisir. Sur un écran couleur, les données de cette colonne sont de couleur rouge. La saisie se fait dans la seconde colonne nommée Valeur. Quant à la colonne de droite, Informations, elle vous informe de la nature de la zone à saisir, selon son contenu.  Lorsque la colonne valeur contient un numéro de compte, son libellé apparaît dans cette colonne Informations, avec, entre parenthèses, son solde. • Déplacements dans la grille : Ils se font au choix avec la touche , ou . • Listes : L’appel d’une liste (dates, journal, libellés types, comptes, modes de paiement, codes analytiques, etc.) se fait avec le raccourci clavier . • Accès aux autres écrans : L’appel d’un autre écran de saisie se fait soit directement par un simple clic sur les pavés présents en bas de l'écran, soit depuis la liste des écrans, comme celle présentée page précédente. La présence des pavés d'appel des écrans de saisie en bas de l'écran est obtenue, lors de l'élaboration de l'écran paramétrable, en cochant l'option Accès rapide en saisie dans 101 La saisie des écritures l'onglet Logique.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus de détails. Si le nombre de pavés est trop important par rapport à la taille de votre écran, le dernier est transformé en menu déroulant. Ces pavés d'appel d'écrans sont également disponibles depuis l'écran Saisie des écritures, expliqué au début de ce chapitre. • Fenêtre d’aide : Une note liée à l’écran en cours peut être consultée en cliquant sur l’icône . C'est au moment de l'élaboration de l'écran paramétrable, que vous pouvez affecter une note texte. • Le bouton [Enregistrer] ou valide et enregistre votre saisie après contrôle des informations.  C'est au moment de la création de l'écran paramétrable que vous avez la possibilité d'autoriser ou d'interdire la saisie d'une zone, de la rendre obligatoire ou non, ou de la contrôler. • Modification d'un écran de saisie : en choisissant la commande MODIFIER L'ÉCRAN DE SAISIE du menu OPTIONS, vous accédez directement au paramétrage de l'écran utilisé, sans être obligé d'y accéder par l'intermédiaire du bouton [Écrans paramétrables], depuis la fenêtre principale.  Reportez-vous au chapitre Les écrans paramétrables pour plus d'explications. La visualisation comptable Lorsque vous ouvrez un écran de saisie, vous disposez d'un bouton [Visualiser]. Il vous permet de visualiser, avant l'enregistrement, la présentation "comptable" de l'écriture. Ci-dessous la visualisation comptable de l'écriture de loyer. Ceci vous donne précisément Attention ! Si vous souhaitez accéder au paramétrage d'un écran en cours d'utilisation, vous perdrez les données en cours de saisie. 102 La saisie des écritures la façon dont Ciel Compta va enregistrer l'écriture dans le journal. Vous ne pouvez réaliser aucune modification à ce niveau. Vous devez pour cela, cliquer sur le bouton [Retour], afin d'obtenir l'écran de saisie, réaliser vos modifications, et ensuite cliquer à nouveau sur [Visualiser]. Vous pouvez cliquer sur le bouton [Enregistrer] ou faire depuis cette visualisation, sans retourner à l'écran de saisie. Saisie d'un loyer La saisie 1. Cliquez sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale. 2. Ouvrez l’écran Loyer dans la liste affichée. 3. Complétez la grille en indiquant la date de l’écriture (par défaut, Ciel Compta vous propose la date de travail) et le montant HT du loyer.  Dans le cas d'un loyer fixe, il est possible d'enregistrer le montant lors du paramétrage de l'écran de saisie. Ceci vous évitera de le ressaisir à chaque fois. 4. Indiquez éventuellement un numéro de pièce. Ce sont les seules informations que vous devez saisir, les autres ayant été indiquées lors de la création de l’écran. 5. Enregistrez cette écriture en cliquant sur [Enregistrer], ou en appelant ENREGISTRER dans le menu FICHIER, ou encore en appuyant sur . Selon l’écran que vous allez utiliser ou créer, le type et le nombre d’informations peuvent varier. Un écran d’enregistrement d’une mensualité de prêt nécessite la saisie des montants puisque, chaque mois, la valeur du capital remboursé varie. De même, pour un écran d’enregistrement des factures d’achat, le compte fournisseur devra être saisi ainsi que le montant de la facture. 103 La saisie des écritures La saisie des règlements de factures Pour illustrer le module de saisie des règlements, vous allez commencer par enregistrer une facture de vente, puis vous saisirez ensuite le règlement du client. Saisie de la facture Utilisez la saisie au kilomètre et saisissez votre facture de vente selon les données suivantes : • 1000,00 € au crédit du compte vente 701100000. • 196 € au crédit du compte TVA 445713000. • 1196,00 € au débit du compte Clients 411000000. Voici le détail de ce que vous devez obtenir. Saisie du règlement 1. Pour enregistrer le règlement de cette facture, appelez l'option RÈGLEMENT FACTURES du menu SAISIE ou cliquez sur le bouton du même nom dans la fenêtre principale. La fenêtre des règlements s'affiche. En voici la description : Vous devez commencer par la saisie du compte client. Une fois le numéro de compte Numéro de compte sélectionné pour les règlements Icone d’appel de la liste des comptes Permet d’accéder aux derniers comptes consultés Permet de lettrer automatiquement les factures réglées Date d’enregistrement des factures Permet de passer la diffé- rence de règlement en pertes et profits Solde du compte Montant des factures sélectionnées Montant du règlement Montant du solde dans le cas d’un règlement incomplet Numéro de pièce de l’écriture sélectionnée Menu déroulant de sélection du journal Libellé de l’écriture de règlement Mode de paiement Poste de trésorerie 104 La saisie des écritures validé, toutes les écritures du compte client en question, qui ne sont pas lettrées, s'affichent dans la liste. Deux options sont aussi à votre disposition. • Lettrage des factures réglées : cette option permet le lettrage automatique des factures totalement payées. Elle vous évite toute opération complémentaire de lettrage des comptes clients et fournisseurs.  Si le compte n'est pas lettrable, cette option n'est pas cochée. Si vous souhaitez lettrer les factures de ce compte client ou fournisseur, il suffit de cocher Lettrage des factures réglées et Ciel Compta vous demandera si vous souhaitez le rendre lettrable. • Différence en pertes et profits : cette option autorise la gestion d'un écart de règlement en fonction de la valeur indiquée par défaut dans les paramètres. Si la différence entre le montant perçu et le montant à payer est inférieur ou égal au paramètre fixé Écart maximum accordé, Ciel Compta enregistrera cette différence sur le compte de pertes ou celui de profits indiqué dans les comptes par défaut. Ces derniers sont accessibles dans les Paramètres, Paramètres société dans l'onglet Comptes. Quant à l'Écart maximum accordé, vous pouvez le modifier au même endroit, Paramètres, Paramètres société, mais dans l'onglet Général. 2. Indiquez ensuite la date de l'opération puis le journal sur lequel sera comptabilisé le règlement. 3. Saisissez le libellé de l'écriture puis indiquez le mode de paiement et si nécessaire (dans le cas où il n'y a pas de lien entre le mode de paiement et le poste financier) le compte financier sur lequel sera enregistré le paiement. La saisie du règlement proprement dite consiste en deux opérations au maximum. 4. Commencez par sélectionner, dans la liste, la facture à payer. Le programme indique alors dans la cellule Montant réglé, le total de votre sélection. 5. Ajustez éventuellement ce montant en fonction de la somme réellement perçue. Il ne vous reste plus qu'à enregistrer ce règlement en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Notre exemple illustre le cas le plus simple, un seul et unique règlement dont le montant est exactement identique à celui de la facture. En fait, toutes les manipulations sont autorisées : • Vous pouvez sélectionner plusieurs factures dans la liste et enregistrer un règlement correspondant unique. • Vous pouvez aussi enregistrer un règlement dont le montant est supérieur à la somme due. Dans ce cas, si la valeur est importante et supérieure à l'écart de règlement maximum, Ciel Compta lettrera la facture payée et conservera une écriture du montant du trop perçu. Cette ligne apparaîtra alors lors de la prochaine saisie de règlement et devra être sélectionnée afin d'être soldée et lettrée. Attention ! Le module de saisie des règlements DOIT être utilisé si vous gérez la TVA sur les encaissements et les décaissements. 105 La saisie des écritures Gérer la TVA sur encaissements - décaissements La gestion de la TVA sur les encaissements peut être réalisée à condition de respecter certaines règles. A cette fin, vous devez utiliser la saisie des règlements clients et fournisseurs précédemment étudiée. Principe Le principe est simple. Vous enregistrez les factures d'achat et de vente avec la saisie au kilomètre standard ou avec les écrans paramétrables, puis vous en saisissez le règlement avec le module des règlements. Vous devez cependant respecter les règles suivantes : • Dans les Paramètres, Paramètres TVA, onglet Paramètres généraux, vous devez cocher l'option TVA sur encaissements et décaissements. • Pour chaque taux de TVA, toutes les ventilations comptables de la TVA doivent être renseignées : Collectée, Déductible, Attente collectée, Attente déductible et Sur immobilisations. • La TVA de toutes les factures de vente doit être enregistrée sur les comptes de la caté- gorie Attente collectée. • La TVA de toutes les factures d'achat doit être enregistrée sur les comptes de la caté- gorie Attente déductible. • Les règlements, clients et fournisseurs, doivent obligatoirement être saisis à l'aide de la commande RÈGLEMENT FACTURES du menu SAISIE (ou bouton [Règlement factures] de la fenêtre principale). • Pour les achats, ou ventes, au comptant, vous devez enregistrer la TVA correspondante dans les comptes des catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations. Ciel Compta établit les déclarations de TVA à partir des comptes 44566xxx, 44570xxx et 44562xxx (catégories Collectée, Déductible et Sur immobilisations). Quand vous enregistrez une facture, sa TVA est comptabilisée sur les comptes d'attente. Au moment du règlement, le programme transfert le montant de la TVA correspondant au montant réglé du compte d'attente vers le compte de TVA définitif. Ainsi, le module de déclaration ne tient compte que de la TVA réellement encaissée. 106 La saisie des écritures Verrouillage de période Cette option permet d’interdire la saisie d’écritures sur des périodes passées. Il faut s’assurer, avant tout, d’avoir une comptabilité en ordre sur la ou les périodes que vous allez verrouiller. En effet, les écritures déjà enregistrées sur ces périodes ne pourront plus être modifiées.  Cette option est, en général, utilisée sur des périodes éloignées sur lesquelles un contrôle des comptes a été effectué. Par exemple, pour une comptabilité partant du 1er janvier au 31 décembre, on peut imaginer un contrôle du dossier par l’expert comptable à la fin du premier semestre et par conséquent, une clôture des périodes de janvier jusqu’à juin inclus. 1. Dans le menu COMPTA appelez la commande VERROUILLAGE PÉRIODE ou bien cliquez sur le bouton du même nom depuis la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez bloquer la saisie. 3. Validez votre choix en cliquant sur [OK]. Important : La notion de clôture est totalement facultative, ce n’est qu’une sécurité et vous pouvez tout à fait ne jamais utiliser cette possibilité. Cependant, il est conseillé, afin de respecter les prescriptions légales en la matière, de clôturer un mois sitôt que toutes les pièces s’y rapportant sont parvenues à l’entreprise, et d’imprimer alors les journaux du mois. Le bouton [Tout déverrouiller] permet de déverrouiller l'ensemble des écritures de votre fichier. Consultation des journaux 108 Consultation des journaux Introduction Dans ce chapitre, nous allons décrire toutes les possibilités de Ciel Compta en matière de visualisation, de consultation, de modification et de recherche des écritures de votre comptabilité, ceci depuis la consultation des journaux. La consultation des journaux Cette option va vous permettre de consulter rapidement l’ensemble des journaux de votre comptabilité avec toutes leurs écritures. Les journaux peuvent être visualisés sous deux formes : • Soit sous une forme condensée, la liste que vous pouvez consulter correspond à la liste des pièces comptables, autrement dit de vos documents comptables. Par exemple, l’achat de fournitures de bureau est représenté par une facture, cette facture est la pièce comptable. Cette même pièce est elle-même décomposée en au moins 3 lignes appelées mouvements (montant sur le compte de charge, sur celui de TVA et sur le fournisseur ou la banque). Dans le journal, ce document sera affiché sous la forme d’une seule et unique ligne vous indiquant au minimum le journal, la date, le libellé du document et le numéro de la pièce. • Soit sous une forme détaillée, la liste à l’écran correspond aux journaux tels que vous pouvez les éditer sur papier. Appelez la commande CONSULTATION JOURNAUX dans le menu COMPTA ou cliquez sur le bouton [Consultation journaux] de la fenêtre principale. La fenêtre décrite ci-dessous s'affiche. Vous disposez, dans l'en-tête de la fenêtre, d'un menu déroulant de sélection du Journal à 109 Consultation des journaux consulter et le choix du Mois à afficher. Deux boutons radio Par pièces et Détaillé fixent le mode d’affichage. Si le nombre d'écritures est trop important, vous pouvez réaliser une extraction en utilisant les filtres. Dans le cas où l'option Par pièces est active, vous disposez en plus des éléments suivants : les outils classiques permettant d'affecter une note sonore ou texte à une pièce sélectionnée. Afin de faciliter la consultation d'un journal à l'écran, le mode d'affichage Détaillé fait apparaître une ligne de séparation entre chaque écriture. Un radio bouton La pièce sélectionnée (actif si une ligne est sélectionnée) permet d'obtenir les différents mouvements composant une pièce sélectionnée, si elle est la seule à être sélectionnée. L'option Tri par date permet comme son nom l'indique de trier les écritures par date. Dans le cas où elle n'est pas cochée, c'est l'ordre de création qui est utilisé. Cette option est disponible en affichage Par pièces et Détaillé. Un menu déroulant donne accès aux Outils de révision (Modifier l'écriture, Supprimer l'écriture, etc.). Vous pouvez disposer, dans le pied de cette fenêtre, de pavés d'appel des écrans de saisie.  Pour plus d'informations sur les écrans paramétrables, consultez le chapitre Les écrans paramétrables.  Par défaut, il existe toujours un pavé nommé Standard permettant de revenir à la saisie au kilomètre : . Prenons un exemple, nous allons visualiser les écritures du journal de banque du mois de juillet. 1. Sélectionnez le journal Banques dans le menu déroulant Journal. 2. Sélectionnez la période Juillet dans la zone Mois. 3. Sélectionnez ensuite le mode d’affichage que vous souhaitez à l’aide des radio boutons Détaillé ou Par pièces : . • Si l'option Par pièces est active, le programme vous présentera les journaux sous forme condensée. • Si Détaillé est actif, vous pouvez visualiser le détail des écritures du journal et de la période sélectionnée. 110 Consultation des journaux Détail d'une pièce 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux]. 2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par pièces. La liste des pièces apparaît alors. 3. Si vous souhaitez obtenir dans cette liste le détail d'une seule et unique pièce, sélectionnez-en une, et cliquez sur le radio bouton La pièce sélectionnée. Vous obtenez alors la même présentation qu'avec le radio bouton Détaillé mais uniquement pour la pièce sélectionnée. 111 Consultation des journaux Modification d'une pièce Il existe deux niveaux de modification des écritures affichées à l’écran. • Soit vous demandez une modification partielle, afin de modifier la date et le journal ou le libellé. • Soit vous souhaitez modifier le détail de l’écriture. Modification rapide La modification rapide d'une ou plusieurs écritures évite d'ouvrir une écriture pour effectuer des modifications sur la date, le journal ou les libellés. L'autre intérêt, c'est la possibilité de réaliser une même modification sur une sélection d'écritures.  La modification rapide n'est possible que lorsque le mode d'affichage sélectionné est Par pièces. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Consultation journaux]. 2. Choisissez le journal et la période de votre choix et demandez une présentation Par pièces et sélectionnez une ou plusieurs écritures. Modification de la date et du journal 1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier la date et le journal. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Si vous souhaitez changer la date des écritures sélectionnées, saisissez la nouvelle date, sinon, choisissez l'option Ne pas changer la date. 3. Même chose pour le journal. Sélectionnez le nouveau à l'aide du menu déroulant, sinon choisissez l'option Ne pas changer le journal puis validez ensuite à l'aide du bouton [OK]. Attention ! Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans demande de confirmation. Ainsi, si vous changez la date d’une écriture en changeant le mois, la ligne concernée disparaîtra de la liste pour se placer dans le mois choisi. Même chose en cas de modification du journal. 112 Consultation des journaux Modification du libellé 1. Dans le menu déroulant Outils de révision, choisissez l'option Modifier le libellé. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Deux options sont disponibles permettant d'indiquer si la modification à réaliser concerne le libellé des écritures sélectionnées, ou bien les libellés des mouvements des écritures, ou bien encore les deux. 2. Saisissez ensuite le nouveau libellé dans la zone prévue à cet effet puis validez à l'aide du bouton [OK]. Modification du détail des pièces Principe 1. Pour modifier le détail d’une écriture, si vous êtes en présentation par pièce, doublecliquez sur la ligne à modifier. 2. En présentation détaillée, double-cliquez simplement sur l'une des lignes de la pièce à modifier.  Vous pouvez aussi, après avoir sélectionné la ligne souhaitée, appeler l’option Modifier l’écriture du menu déroulant Outils de révision. Ciel Compta ouvre alors la saisie des écritures. Vous pouvez alors réaliser vos modifications ou ajouter des lignes tout en profitant des multiples facilités et contrôles de la saisie standard. Important : si vous consultez une pièce comptable qui possède un très grand nombre de mouvements, soit plus de 640, elle s'ouvrira dans une fenêtre particulière, mais vous ne pouvez pas la modifier. Il faut pour cela passer une opération diverse de correction. Après avoir enregistré vos modifications, le programme revient à la fenêtre des journaux.  Si vous avez changé le journal ou le mois de l'écriture, celle-ci ne sera bien évidemment plus présente dans la liste puisqu'un seul journal pour un seul mois est présenté à la fois. Attention ! Les modifications réalisées au niveau de cette liste sont directement enregistrées sans demande de confirmation. 113 Consultation des journaux Suppression de pièces La suppression d'une ou plusieurs pièces peut être réalisée dans les deux modes de présentation (Détail ou Par pièces). La suppression d'une écriture ou de plusieurs écritures ne se déroule pas tout à fait de la même façon. Nous allons détailler ces deux modes. Suppression d'une pièce Sélectionnez la pièce dans le cas d'une présentation par pièce, ou bien la ou les lignes d'écritures d'une même pièce dans le cas d'une présentation détaillée. Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION, ou l'option Supprimer les écritures du menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur Y. Un message vous propose de confirmer ou non la suppression de la pièce sélectionnée. De plus, un bouton [Voir le détail] vous permet de consulter la pièce avant sa suppression. Dans ce cas, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Le bouton [Abandon] permet de ne pas supprimer la pièce, le bouton [Supprimer] efface définitivement la pièce de votre fichier. Suppression de plusieurs pièces 1. Sélectionnez les pièces dans le cas d'une présentation par pièce ou bien la ou les lignes d'écritures de plusieurs pièces dans le cas d'une présentation détaillée. 2. Appelez la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION ou l'option Supprimer les écritures du menu déroulant Outils de révision ou bien encore appuyez sur les touches Y. Dans ce cas, vous ne pouvez que confirmer ou non la suppression des pièces Attention ! La suppression d’une pièce sur une période verrouillée n'est pas autorisée. 114 Consultation des journaux sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle ci-dessous. 115 Consultation des journaux Saisie de nouvelles pièces Depuis le module de Consultation journaux, vous pouvez lancer la saisie des écritures. Ceci vous permet d'obtenir après enregistrement de celles-ci, une visualisation complète de votre journal. Pour cela, positionnez-vous dans Consultation journaux. Dans le pied de la fenêtre apparaissent un ou plusieurs pavés donnant accès à l'écran de saisie standard et éventuellement aux modèles de saisie.  Si la taille de votre fenêtre ne permet pas d'afficher tous les pavés, le dernier se comporte en menu déroulant. Dans le cas où vous cliquez sur le bouton [Standard], donnant accès à la saisie des écritures au kilomètre, le journal utilisé sera par défaut celui actuellement en cours de consultation. Même chose pour le mois en cours.  Pour plus d'informations sur la saisie des écritures, consultez le chapitre précédent “La saisie des écritures”, page 82. Concernant les modèles de saisie, reportez-vous au chapitre “Les écrans paramétrables”, page 206. Dupliquer une pièce Vous disposez depuis ce module Consultation journaux d'un outil de révision : Dupliquer les écritures. 1. Sélectionnez-la ou les écritures à dupliquer.  Cette opération n'est possible qu'en affichage Par pièces. 2. En choisissant l’option Dupliquer les écritures, vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Les deux premiers radio boutons permettent soient de ne pas modifier la date (réutiliser celle de l'écriture d'origine) soient de fixer une nouvelle date. Les deux autres radio boutons permettent soient de ne pas modifier le journal (réutiliser celui de l'écriture d'origine) soient de fixer un nouveau journal à l'aide du menu déroulant. 116 Consultation des journaux Impression de pièces Les différents journaux peuvent être imprimés depuis la fenêtre de la consultation des journaux. 1. Effectuez votre choix quant au journal et à la période, comme pour une visualisation à l’écran. 2. Cliquez sur l'icône en forme d'écran ou d'imprimante située en haut à droite de la fenêtre pour un contrôle de l’état à l’écran, ou pour une sortie papier.  Suivant le type de présentation choisi, l'édition sera différente. Vous pouvez créer vos propres états à l'aide du générateur intégré à Ciel Compta. Consultez le chapitre Le générateur d'états présente dans le Manuel d’utilisation.  Vous pouvez, avant de lancer l’impression, sélectionner une partie des écritures dans la liste. Seules celles-ci seront imprimées. En cas d’absence de sélection, toute la liste sera imprimée. 117 Consultation des journaux Export des journaux Depuis la fenêtre de consultation des journaux, vous pouvez exporter, dans un fichier au format texte, une sélection d'écritures. 1. Réalisez votre sélection et choisissez la commande EXPORTER du menu FICHIER. Vous obtenez une fenêtre permettant de choisir le format d'export à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton [Exporter], puis précisez le nom du fichier d'export.  Vous pouvez modifier ou créer vos propres formats. Pour plus d'explication sur le générateur de formats d'import/export, reportez-vous au chapitre Les formats d'import/ export présent dans le Manuel d’utilisation. Vous pouvez également exporter les écritures d'un ou de plusieurs journaux. Pour cela, demandez l'impression des journaux depuis la fenêtre principale et utilisez le bouton [Exporter] au lieu du bouton [Imprimer]. Vous pouvez de plus y indiquer des dates au jour prêt. 118 Consultation des journaux Import d'écritures De façon générale, c'est depuis la consultation des journaux que vous pouvez lancer une importation d'écritures. Il s'agit ici d'une procédure manuelle que vous devez lancer, le fichier à importer étant de type ASCII (format texte).  Consultez le chapitre Import d'écritures pour plus de détails. Il existe un système d'importation plus automatique qui est aussi décrit dans le chapitre Import d'écritures. Le fichier d'import doit alors respecter certains critères : nom précis, emplacement imposé sur le disque et structure spécifique. 119 Consultation des journaux Outils de révision Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du parcours du grand-livre. En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la consultation des journaux, directement à l'écran, sans changer de module. Ainsi, il est possible de contrepasser des écritures, de modifier un libellé, d'inverser débit et crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un simple clic sur un bouton. Vous retrouvez ces options dans le menu déroulant Outils de révisons . En voici le contenu : Modifier l'écriture Cette option ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce comptable correspondant au mouvement sélectionné. Vous vous retrouvez alors dans un contexte auquel vous êtes habitué. Vous obtenez la même chose en réalisant un doubleclic sur l'écriture sélectionnée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”, page 111. Supprimer l'écriture Cette opération supprime la pièce comptable sélectionnée. Une fenêtre vous propose ensuite de confirmer la suppression de la pièce comptable. Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en choisissant la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou raccourci clavier Y) ou bien en appuyant sur la touche effacement du clavier .  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Suppression de pièces”, page 113. 120 Consultation des journaux Contrepasser les écritures Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, excepté pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé. En appelant cette option, une première fenêtre vous demande de confirmer, puis une seconde autorise le changement de la date de l'écriture et du journal. Inverser débit et crédit Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine. Dépointer les écritures Cette option permet de dépointer les écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage. Délettrer les écritures Permet de délettrer les écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage. Modifier la date et le journal Permet de modifier la date et le journal d'une écriture même si celle-ci est lettrée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Modification d'une pièce”, page 111. Modifier le libellé Permet de modifier le libellé d'une écriture même si celle-ci est lettrée.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe“Modification d'une pièce”, page 111. Regrouper les mouvements par compte Celle-ci permet, dans une même pièce au nombre de mouvements important, le regroupement sur une seule ligne de toutes les lignes qui possèdent le même compte. Par exemple, pour une pièce d' a-nouveaux, s'il y a eu report détaillé des mouvements d'un client, vous pouvez, à l'aide de cet outil, obtenir une et une seule ligne avec ce compte client. Dupliquer les écritures Cette option permet de dupliquer la ou les pièces sélectionnées.  Reportez-vous au début de ce chapitre au paragraphe “Dupliquer une pièce”, page 115. Interrogation, lettrage et recherche 122 Interrogation, lettrage et recherche Interrogation des comptes Le module d’interrogation vous permet la visualisation des mouvements de chaque compte. Vous allez pouvoir indiquer différents critères de sélection pour rechercher certaines écritures ou pour les modifier. Le pointage des comptes, et plus particulièrement des comptes de trésorerie, se fera dans cette même fenêtre. Le pointage et le rapprochement bancaire feront l'objet d'un chapitre complet. Le lettrage, aussi disponible depuis le plan comptable, est ici réalisable manuellement ou automatiquement, compte par compte. Enfin, c’est depuis ce module que les extraits de comptes pourront être imprimés. Nous allons, dans ce chapitre, décrire toutes les possibilités en matière de visualisation, de consultation, de sélection, de modification et de lettrage des comptes. • Pour accéder au module d’interrogation des comptes, appelez la commande INTERROGATION du menu COMPTA ou cliquez sur le bouton du même nom de la fenêtre principale. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît.  Ce module d'interrogation est également accessible depuis le Plan comptable en sélectionnant le compte et en cliquant sur le bouton [Consulter]. L’ascenseur, qui représente la totalité de la partie inférieure de la fenêtre, contient toutes les écritures du compte en ligne, ou au moins celles correspondant à une éventuelle sélection de votre part. 123 Interrogation, lettrage et recherche Voyons en détail l’en-tête de la fenêtre. En effet, il est important que vous maîtrisiez parfaitement toutes les possibilités d’affichage et de sélection. Sélection du compte Premiers outils, ceux permettant le choix du compte. Cinq moyens vous sont offerts pour appeler le compte : • Si vous connaissez le compte, il vous suffit alors d’en saisir le numéro et de confirmer votre saisie par ou . • Si vous connaissez approximativement son numéro, il vous suffit alors de saisir un numéro de compte qui s’en rapproche (il doit exister), et de le rechercher à l’aide des boutons [Suivant], [Précédent] . • Si vous avez totalement oublié son code, saisissez alors le ou les premiers caractères et cliquez sur l’icône vous permettant d’appeler la liste des comptes . Il existe un moyen encore plus rapide d'appeler la liste des comptes pour une racine donnée. Il suffit de saisir cette racine suivie du caractère étoile "*" et de valider la zone. La fenêtre ci-dessous s’affiche. En présélectionnant la classe de comptes si celle-ci avait été indiquée et en n'affichant que les comptes mouvementés. Il est en effet inutile d'interroger un compte sans mouvement. • Un menu déroulant permet l'appel direct des 9 derniers comptes utilisés. 124 Interrogation, lettrage et recherche • Un ou plusieurs pavés de sélection de comptes permettent un accès rapide. Pour installer un compte dans cette barre, vous devez utiliser l'option Mettre dans la barre d'accès rapide du menu OPTIONS. Pour le supprimer, choisir Enlever de la barre d'accès rapide dans ce même menu OPTIONS. Si la largeur de votre fenêtre d'interrogation n'est pas assez large, le dernier pavé se transforme en menu déroulant.  Lorsque vous appelez le module d'interrogation, le compte présenté par défaut est celui consulté la dernière fois, sauf si l'appel du module d'interrogation est réalisé depuis une commande personnalisée du Navigateur. Reportez-vous à la fin de ce chapitre pour les commandes personnalisables. Sélection des écritures En mode interrogation, vous avez à votre disposition plusieurs solutions pour extraire les écritures du compte sélectionné. Certaines peuvent même se combiner entre elles, offrant ainsi un grand nombre de possibilités d'affichage. Période : vous pouvez directement saisir les dates de début et de fin, ou bien utiliser les calendriers intégrés, ou bien encore le menu déroulant situé entre les deux dates. Pointées, Non pointées ou Les deux : ces 3 radio boutons permettent d’afficher les écritures pointées, non pointées ou les 2. Lettrées, Non lettrées ou Les deux : même chose que le pointage, mais pour les écritures lettrées. Filtre : il est possible de réaliser et d'utiliser des filtres permettant de lancer des extractions plus précises (par exemple, n'afficher que les écritures dont le montant est supérieur à 2000 euros). Pour plus d'explications sur l'utilisation des filtres, reportez-vous au chapitre Les outils standards présente dans le Manuel d’utilisation. Tout : permet d’obtenir instantanément toutes les écritures du compte. Ce bouton permet de sélectionner toutes les périodes, de ne pas utiliser de filtres, et de rendre actifs les radio boutons Les deux du lettrage et du pointage. 125 Interrogation, lettrage et recherche Les indications de soldes Dans l'en-tête de la fenêtre, quel que soit le mode choisi, le solde du compte est affiché, avec la lettre D ou C (solde Débiteur ou Créditeur). Dans le pied de page, les totaux débit et crédit, ainsi que le solde des écritures affichées apparaissent. Ils sont fonction de la sélection en cours. Dans le cas où vous passez en mode lettrage ou pointage, ces montants changent pour vous indiquer l’évolution du lettrage ou du pointage. Le menu Options et les préférences Voyons rapidement le contenu du menu OPTIONS propre au module d’interrogation.  Le menu OPTIONS est également accessible par l'intermédiaire du menu déroulant situé en haut à droite de la fenêtre. Rafraîchir la liste Cette commande du menu OPTIONS, fonctionne avec la préférence Rafraîchir la liste sur ordre. Si celle-ci est cochée, un nouveau bouton [Afficher] apparaît, ayant le même fonctionnement que cette commande . Vous avez pu vous rendre compte que, pour le moment, lorsque vous demandez des critères de sélection d'écritures, les recherches sont réalisées en temps réel. Si par exemple vous souhaitez les écritures lettrées du mois de juin, vous allez dans un 126 Interrogation, lettrage et recherche premier temps cliquer sur le radio bouton Lettrées. Avant de sélectionner la période, Ciel Compta va effectuer cette première recherche. Si vous ne souhaitez obtenir votre extraction qu'à la fin, vous devez, après avoir coché la préférence Rafraîchir la liste sur ordre, sélectionner la commande RAFRAÎCHIR LA LISTE du menu OPTIONS (ou sur votre clavier =) ou bien cliquer sur le bouton [Afficher]. À ce moment-là, les écritures, répondant à la sélection, s'affichent. Important : Si vous préférez travailler avec un rafraîchissement de la liste sur demande, pensez bien à le demander après avoir choisi une nouvelle sélection. En effet, vous pouvez bien évidemment avoir un décalage entre les critères d'affichage souhaités et les écritures réellement affichées.  Ce mode peut être utilisé si vous trouvez les temps de traitement trop longs entre chaque extraction, c'est le cas avec des fichiers volumineux. Modifier le compte L’option Modifier le compte ou M, permet, directement depuis le module d’interrogation, de modifier le compte sélectionné.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur la fiche d'un compte. Pointer/Lettrer la sélection et Dépointer/Délettrer la sélection Ces deux options seront détaillées un peu plus loin dans ce chapitre pour le lettrage et le délettrage.  Pour le pointage-dépointage, consultez le chapitre “Pointage et rapprochement bancaire”, page 143. Mettre et Enlever de la barre d'accès rapide Installe ou enlève le compte en cours de consultation dans les pavés d'accès rapide. Statistiques Cette commande donne accès au module des statistiques de Ciel Compta. Vous pouvez créer, en plus des formats livrés, vos propres modèles, à l'aide du générateur de statistiques.  Reportez-vous au chapitre Les formats de statistiques dans le Manuel d’utilisation. 127 Interrogation, lettrage et recherche Imprimer le rapprochement En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Cet état vous donne la liste des écritures pointées au cours de ce rapprochement.  Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire. État de rapprochement En choisissant cette commande, vous obtenez dans un premier temps la liste de tous les rapprochements bancaires déjà effectués. Choisissez celui à éditer et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Cet état vous donne la liste des écritures non pointées depuis le début de l'exercice et la date de fin du rapprochement sélectionné.  Cet option n'est accessible que depuis l'onglet Rapprochement bancaire. Préférences interrogation En choisissant cette commande vous accédez directement aux préférences liées à l'interrogation des comptes. Vous obtenez le même résultat en cliquant sur l'icône . Choix du mode de travail Le mode de travail dans lequel vous souhaitez vous placer se définit à l’aide des onglets. Il existe cinq modes : • Consultation : mode standard de consultation d’un extrait de compte. • Pointage : mode utilisé pour le pointage des relevés bancaires. C'est ici que vous pointerez les écritures de votre compte de banque afin de les faire correspondre avec vos relevés de banque. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire. • Rapprochement bancaire : c'est un module plus évolué que le Pointage. Il vous permet de connaître à tout moment l'écart qui existe entre le solde du relevé et celui de votre comptabilité. Voir chapitre Pointage et Rapprochement bancaire. • Lettrage : ce mode vous permet de lettrer manuellement ou automatiquement les écritures du compte affiché à l’écran. Rappelons que le lettrage est utilisé pour faire correspondre des montants dont le total des débits est égal au total des crédits. Ainsi, pour un compte client, on fait correspondre des factures et des règlements. • Révision : cet onglet donne accès à un ensemble d'outils pour simplifier les opérations de révision en fin d'exercice. 128 Interrogation, lettrage et recherche Le mode consultation Pour consulter l’extrait d’un compte et y effectuer différentes recherches, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] dans la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation de comptes s’affiche. 2. Appelez le compte de votre choix en utilisant tous les moyens indiqués en début de ce chapitre. 3. Utilisez, si nécessaire, les options de sélection. Si vous utilisez le rafraîchissement manuel de la liste, n'oubliez pas de valider cette sélection à l’aide du bouton [Afficher]. 4. Consultez, si nécessaire, le cadre d’indication des soldes qui présente le résultat de vos sélections. Vous pouvez, à tout moment, imprimer, à l’écran ou sur imprimante, le contenu de la liste des écritures ainsi obtenues.  Sachez qu’à tout moment, toutes les informations que vous affichez à l’écran peuvent être imprimées. Les modes pointage et rapprochement Voir Pointage et rapprochement bancaire, page 143 129 Interrogation, lettrage et recherche Le mode lettrage En cliquant sur l'onglet Lettrage, vous allez pouvoir réaliser soit un lettrage manuel du compte, soit un lettrage automatique du compte. Nous détaillerons également le lettrage automatique de plusieurs comptes depuis le plan comptable. 1. Cliquez sur le bouton [Interrogation] de la fenêtre principale. La fenêtre d'interrogation de comptes s’affiche. 2. Cliquez sur l'onglet Lettrage. Deux boutons supplémentaires s’affichent, [Début lettrage] et [Lettrage automatique]. Les autres options sont identiques à celles détaillées au début de ce chapitre.  Si, au moment d'activer l'un ou l'autre des modes de lettrage le compte n'est pas lettrable, Ciel Compta vous en informe et vous propose de le rendre lettrable. Les préférences lettrage Avant de détailler les différents types de lettrage, voyons rapidement les préférences liées à ce module. 1. Une fois l'onglet Lettrage sélectionné, cliquez sur l'icône d'appel des préférences . Vous obtenez la fenêtre suivante : Dans un premier temps, vous pouvez choisir les couleurs des lignes lettrées et des non lettrées. Ceci permettra ainsi de les différencier facilement. Vous pouvez ensuite, cocher les options permettant de jouer un son au moment du lettrage ou du délettrage. 2. Une fois vos préférences fixées, fermez cette fenêtre. 130 Interrogation, lettrage et recherche Lettrage manuel 1. Pour commencer un lettrage manuel, cliquez sur le bouton [Début lettrage]. Ce bouton, ainsi que celui nommé [Lettrage automatique], disparaît, pour laisser place au bouton [Annuler] permettant l’abandon du lettrage. De plus, le curseur change et prend la forme d’une main. Dès que vous rentrez en mode lettrage, Ciel Compta active automatiquement le radio bouton Non lettrées et affiche donc les écritures non lettrées. 2. Double-cliquez ensuite sur les lignes à lettrer. Le code s’affiche alors dans la colonne Code Lettrage. La lettre A dans l’exemple présenté page suivante. Vous pouvez suivre l’évolution de votre séance de lettrage dans le cadre d’indication des soldes en bas des colonnes Débit - Crédit. Vous trouvez : • Le solde du compte. • Le cumul des débits et crédits des écritures venant d'être lettrées. • Le solde de ces cumuls. Il doit, afin de pouvoir valider le lettrage, être nul.  Comme nous l’avons déjà signalé, le principe du lettrage est de faire correspondre, dans le cas d’un client ou d’un fournisseur, le montant d’une facture et de son paiement. Ainsi, il devient très facile de consulter un compte et d’en sélectionner uniquement les écritures non-lettrées. Si vous êtes à jour, le solde de la sélection réalisée donnera soit le montant que vous devez à ce fournisseur, soit la somme que votre client vous doit. 131 Interrogation, lettrage et recherche Pour lettrer ou délettrer plusieurs lignes en même temps, sélectionnez-les et choisissez la commande correspondant dans le menu OPTIONS, Pointer/lettrer la sélection (ou + au clavier) ou bien Dépointer/délettrer la sélection (ou - au clavier). C’est vous qui décidez du moment de la validation de votre lettrage. L’utilisation d’une même lettre pour plusieurs factures est autorisée. Il est parfois intéressant, surtout lors de recherches en fin d’année, de valider le lettrage à chaque égalité débit-crédit. Le programme passera alors automatiquement à la lettre suivante pour la facture suivante. Le bouton [Modifier la ligne] permet d'afficher dans une nouvelle fenêtre le mouvement sélectionné afin de le modifier (le double-clic permettant de lettrer ou délettrer l'écriture sélectionnée). L'option Trier par montant permet de trier les mouvements sur leur montant. Si elle est décochée, vous retrouver un tri par date. Pour valider votre lettrage, cliquez sur le bouton [Valider]. Celui-ci n'apparaît que lorsque le solde des écritures lettrées est nul. Si l'option Non lettrées est active, les écritures que vous venez de lettrer disparaissent. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le lettrage en cours est abandonné et vous retrouvez votre compte tel qu'il était avant le début de la séance de lettrage.  Vous pouvez, de la même manière, délettrer certains mouvements d'un compte en mode manuel. En effet, la modification d’écritures lettrées est impossible, il se peut donc que vous soyez obligé de délettrer certaines écritures d’un compte pour modifier certaines pièces comptables. Lettrage automatique d'un compte Lettrage automatique Depuis la fiche d'un compte, vous pouvez lancer un lettrage automatique. Nous verrons un peu plus loin dans ce chapitre que le lettrage automatique peut être réalisé depuis le plan comptable sur plusieurs comptes en même temps. 1. Cliquez sur le bouton [Lettrage automatique] depuis la fiche d'interrogation du compte (onglet Lettrage). 132 Interrogation, lettrage et recherche La fenêtre suivante s'affiche alors. Cette fenêtre regroupe toutes les options de lettrage sur le numéro de document ou sur les montants. Elle autorise également le délettrage que nous détaillerons ci-après. Les deux premiers radio boutons permettent de choisir entre un lettrage ou un délettrage. Par défaut, c'est celui du Lettrage qui est actif. Le deuxième groupe de radio boutons permet d'indiquer si le lettrage (ou le délettrage) concerne l'ensemble des écritures du compte ou bien uniquement la sélection d'écritures réalisée dans le compte. Deux autres radio boutons permettent le choix de la nature du lettrage : • Lettrage sur montant : dans ce cas, le niveau est ajustable à l'aide d'un menu déroulant. Vingt niveaux de lettrage sont disponibles. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de règlements que le programme doit faire correspondre à la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le programme recherchera pour une facture donnée, un seul et unique règlement du même montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture. Et donc 3 montants pour le niveau 3, et ainsi de suite. • L’option Tout lettrer avec la même lettre… permet le lettrage instantané des comptes dont le solde est nul. Une seule et unique lettre est alors affectée. Important : Lorsque vous réalisez un lettrage automatique dont le niveau est supérieur à 1, le message de confirmation suivant est affiché. 133 Interrogation, lettrage et recherche 2. Cliquez sur le bouton : • [Abandon] pour retrouver la fenêtre de réglage du lettrage. • [Non] pour abandonner complètement la procédure de lettrage. • [Oui] pour confirmer le lettrage. • Lettrage sur numéro de pièce : si lors de l’enregistrement d’une facture le numéro de pièce a été complété, et si lors de l’enregistrement du règlement, ce même numéro de facture a été précisé, le programme lettrera ces deux écritures dans le compte client ou fournisseur en ligne. 3. Pour lancer le lettrage, cliquez sur le bouton [OK]. Délettrage automatique Le radio bouton Délettrage autorise le délettrage d'un compte suivant trois options : • Tout : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées. • Les lignes avec le code lettrage… : permet de délettrer toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées dont la lettre utilisée est égale à celle saisie. • Les lignes lettrées le… : cette option délettrera toutes les écritures du compte ou bien toutes celles sélectionnées dont la date de lettrage sera égale à celle saisie. Lettrage automatique de plusieurs comptes Nous venons de voir le lettrage complet ou partiel d'un compte. Ciel Compta dispose d'un module de lettrage automatique, similaire à celui présenté ci-dessus, mais fonctionnant sur plusieurs comptes, voire même une ou plusieurs classes. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton [Plan comptable] depuis la fenêtre principale. 2. Sélectionnez ensuite, à l'aide des radio boutons, la classe de compte (Clients, Fournisseurs ou Autres tiers), puis, à l'intérieur de celle-ci, les comptes à lettrer. 3. Choisissez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE… dans le menu OPTIONS. 134 Interrogation, lettrage et recherche Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Vous pouvez effectuer le lettrage/délettrage sur les comptes sélectionnés de la classe affichée ou bien sur les trois classes Clients, Fournisseurs et Autres tiers, à l'aide des cases à cocher du même nom. Les autres options restent identiques à celles détaillées dans le cas du lettrage/délettrage d'un seul compte. 135 Interrogation, lettrage et recherche Le mode révision Cette fonction a pour but de simplifier les opérations de révision de fin d'exercice lors du parcours du grand-livre. En fait, il s'agit d'autoriser diverses manipulations depuis la consultation des extraits de comptes, directement à l'écran, sans changer de module. Ainsi, il est possible d'extourner un mouvement, de solder le compte, d'inverser débit et crédit, etc. Tout ceci à l'aide d'un simple clic sur un bouton. Tout se passe donc au niveau de l'interrogation des comptes, en cliquant sur l'onglet Révision. Vous obtenez l'écran ci-dessous : Plusieurs pavés (trois au minimum en fonction de la largeur de la fenêtre, le dernier étant un menu déroulant) permettent de réaliser les opérations suivantes : Ces options fonctionnent après avoir sélectionné au moins une ligne dans la liste des mouvements du compte en ligne. Modifier l'écriture Ce bouton ouvre la saisie des écritures afin que vous puissiez modifier la pièce comptable correspondant à l'écriture sélectionnée. Vous vous retrouvez alors dans un contexte auquel vous êtes habitué.  Vous obtenez la même chose en réalisant un double-clic sur l'écriture de votre choix, et ceci depuis n'importe quel onglet de la fenêtre (Consultation, Lettrage, Pointage, etc.). 136 Interrogation, lettrage et recherche Supprimer l'écriture Cette opération supprime toute la pièce comptable à laquelle appartient le mouvement sélectionné. Une fenêtre vous propose de confirmer la suppression de la pièce comptable mais également de visualiser cette pièce avant suppression. Dans le cas où vous sélectionnez plusieurs écritures, vous ne pouvez que confirmer ou non la suppression des pièces sélectionnées. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle ci-dessous.  Vous obtenez la même chose en sélectionnant l'écriture de votre choix, et en choisissant la commande SUPPRIMER dans le menu ÉDITION (ou Y au clavier) ou bien en appuyant sur la touche effacement du clavier . Extourner en global Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément une sélection d'écritures. La contrepartie générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte. En choisissant l'option Extourner en global, une première fenêtre vous demande de confirmer. Si vous confirmez, une seconde fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît afin que vous puissiez indiquer certaines informations nécessaires à l'opération (date, journal et compte de contrepartie). Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée. 137 Interrogation, lettrage et recherche Contrepasser les écritures Cette option enregistre une nouvelle pièce comptable, identique à celle d'origine, sauf pour les montants dont le sens débit-crédit est inversé. En cliquant sur le bouton correspondant et après avoir validé l'opération, la fenêtre cidessous s'affiche. Vous pouvez y changer la date de l'écriture (un radio bouton vous permet de conserver la date d'origine), puis le journal dans lequel elle devra être enregistrée (un radio bouton vous permet de conserver le journal d'origine). Inverser débit et crédit Cette option inverse le sens des montants des pièces comptables dont les mouvements sont sélectionnés. Il y a, dans ce cas, modification de la pièce d'origine. Libellé en minuscules Cette fonction permet tout simplement de convertir le libellé d'une écriture en minuscules. Le premier caractère de ce libellé est conservé en majuscule. Extourner en détail Cette opération consiste à solder un mouvement afin d'en transférer le montant vers un autre compte. Par exemple, pour un mouvement d'un compte de charges, le logiciel va solder et enregistrer la contrepartie sur un autre compte de charge. Ceci ne modifie pas la pièce d'origine, mais enregistre une nouvelle pièce. 138 Interrogation, lettrage et recherche Après avoir validé l'opération, voici la fenêtre permettant d'extourner un mouvement. Vous devez y indiquer la date, le journal de la nouvelle pièce et le compte de contrepartie.  Si vous sélectionnez plusieurs lignes, le programme enregistrera autant de pièces que de mouvements à extourner sur un seul compte de contrepartie. Dépointer la sélection Cette option permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage. Délettrer la sélection Permet de délettrer les lignes d'écritures sélectionnées.  Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage. Dépointer tout le compte Permet de dépointer les lignes d'écritures sélectionnées. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Dépointer la sélection. Pointer tout le compte Permet de pointer l'ensemble des écritures du compte. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Pointage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Pointer la sélection. Solder tout le compte Vous pouvez, à l'aide de cette option, solder instantanément un compte. La contrepartie générée ne pourra être enregistrée que sur un seul et unique compte. En choisissant l'option Solder tout le compte, une première fenêtre vous demande de confirmer. 139 Interrogation, lettrage et recherche Si vous confirmez, une seconde fenêtre apparaît afin que vous puissiez indiquer certaines informations nécessaires à l'opération (date, journal et compte de contrepartie). Il vous suffit ensuite de cliquer sur [OK]. Une nouvelle pièce est alors créée. Cette option est très proche de Solder les mouvements qui elle fonctionne sur une sélection d'écritures.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Solder les mouvements. Délettrer tout le compte Permet de délettrer l'ensemble des écritures du compte en ligne. Vous pouvez également réaliser cette opération depuis le module Lettrage.  Cette option est plus rapide que la sélection de toutes les écritures et l'utilisation de Délettrer la sélection. Changer de numéro de compte Ce dernier outil de révision permet de changer le numéro de compte de la ou des écritures sélectionnées. Ceci évite, de modifier les écritures les unes après les autres. 1. Sélectionnez les écritures à modifier. 2. Sélectionnez l'outil Changer de numéro de compte. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. 3. Appelez la liste des comptes à l'aide de l'icône . 4. Choisissez le nouveau compte, puis validez deux fois par [OK]. La ou les écritures sélectionnées sont alors transférées sur ce nouveau compte. 140 Interrogation, lettrage et recherche Commandes interrogation dans navigateur Nous avons détaillé au début de ce chapitre la sélection du compte à consulter à l'aide de divers outils comme l'appel de la liste des comptes, les boutons [Suivant], [Précédent], etc. Vous disposez dans Ciel Compta de la possibilité de personnaliser totalement la barre d'icônes appelée Navigateur. Ainsi, vous allez pouvoir y installer des commandes donnant un accès direct à l'interrogation d'un compte précis.  Pour plus de détails sur l'ajout d'une commande dans le Navigateur, consultez la chapitre Navigateur, fenêtres et listes dans le Manuel d’utilisation. 141 Interrogation, lettrage et recherche La recherche d'écritures Ciel Compta dispose d'un module de recherche d'écritures multicritère très puissant. 1. Depuis la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Recherche], ou dans le menu COMPTA sélectionnez la commande RECHERCHE. La fenêtre décrite ci-dessous apparaît. Bouton permettant d’effacer tous les critères de recherche. Bouton permettant de lancer la recherche en fonction des critères indiqués. Premier onglet donnant accès aux critères de recherche standard. Onglets contenant des critères supplémentaires. Liste des écritures répondant aux critères de recherche 142 Interrogation, lettrage et recherche Voici également, le détail des deux onglets donnant accès aux critères supplémentaires. 2. Saisissez les informations que vous connaissez de l'écriture ou des écritures à rechercher. 3. Lorsque vous souhaitez obtenir la liste des écritures répondant aux critères saisis, cliquer sur le bouton [Lancer la recherche]. Ciel Compta recherche alors les écritures correspondantes et en affiche la liste. Il vous suffit, pour modifier une écriture, de double-cliquer sur celle-ci dans la liste. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie pour effectuer les corrections nécessaires. Si vous souhaitez supprimer une écriture, il suffit de la sélectionner dans la liste, et de choisir la commande SUPPRIMER du menu ÉDITION (ou Y au clavier). 4. Pour effacer les critères de recherche saisis, cliquez sur le bouton [Effacer tous les critères].  Vous pouvez, comme dans beaucoup de modules de Ciel Compta, visualiser ou imprimer le résultat de vos recherches. Vous disposez également du générateur d'états pour créer vos propres éditions. Ces états seront attribués à la famille Recherche. Consultez le chapitre Le générateur d'états, dans le Manuel d’utilisation, pour de plus amples informations. Critères d’extraction liées au pointage Critères d’extraction liées au lettrage Deuxième onglet Date de pointage Date de lettrage Code de lettrage Code de pointage Menu déroulant de sélection d’un mode de paiement Menu déroulant de sélection d’un journal Sélection d’une période pour la date de création de l’écriture Troisième onglet Sélection et création de filtres d’extraction Sélection d’une période pour la date de modification de l’écriture Pointage et rapprochement bancaire 144 Pointage et rapprochement bancaire Introduction Deux modes de pointage sont à votre disposition : le pointage et le rapprochement. Le pointage est un procédé que nous avons abordé dans le chapitre Découverte. Le rapprochement bancaire est une option un peu plus évoluée que le pointage puisque vous pouvez donner une référence à votre séance de pointage et enregistrer cette référence. Il vous assiste dans le suivi des soldes en vous indiquant à tout moment l'écart qui existe entre le solde du relevé et celui de votre comptabilité. 145 Pointage et rapprochement bancaire Pointage manuel Nous l’avons abordé dans la découverte de Ciel Compta. Il se passe directement dans la fenêtre de consultation au niveau de l'onglet Pointage. Un bouton [Début pointage] est disponible afin de lancer une séance de pointage. De même, les trois radio boutons relatifs au pointage sont disponibles. Ils permettent d’afficher les écritures pointées, les non pointées ou les deux. Nous n'allons pas revenir en détail sur ce module, sachez simplement que le principe est d'activer le pointage à l'aide du bouton [Début pointage], de double-cliquer sur les lignes que vous retrouvez sur vos relevés bancaires, puis au final, de valider votre séance. Il faut ensuite vérifier les totaux indiqués par le logiciel en bas des colonnes et comparer le solde avec celui du relevé. Ils doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, vous devez contrôler si des erreurs n'existent pas au niveau des montants ou si certaines écritures n'ont pas été enregistrées dans votre comptabilité. 146 Pointage et rapprochement bancaire Rapprochement manuel Lancement d'un rapprochement 1. Pour activer le rapprochement, activez l'onglet Rapprochement bancaire dans l'interrogation des comptes. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton [Rapprochement], une fenêtre s'affiche alors.  Si le compte financier n'est pas pointable, un message vous propose alors de le rendre pointable. 2. Vous devez y préciser les paramètres du rapprochement., c’est-à-dire saisir les réfé- rences de votre relevé ainsi que ses dates, son solde initial et son solde final. Ensuite, cliquez sur [Nouveau]. Ciel Compta revient alors à la fenêtre de consultation, en mode pointage. Vous devez alors opérer comme pour le pointage rapide. Dans l'en-tête, un bouton supplémentaire [Fenêtre] apparaît . Il ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez suivre l'évolution de votre séance. Celle-ci est déjà ouverte si, dans la fenêtre des paramètres du rapprochement, vous avez coché la case Ouvrir la fenêtre de rapprochement.  Si vous disposez d'un écran suffisamment grand, vous pouvez afficher simultanément la fenêtre d'interrogation d'où se fera le pointage et celle du rapprochement. 147 Pointage et rapprochement bancaire Ci-dessous la description de la fenêtre de rapprochement. Au fur et à mesure que vous pointez vos écritures, elles s'ajoutent dans la liste de la fenêtre ci-dessus. Cette même fenêtre vous permet de suivre votre rapprochement en vous présentant l'évolution de l'écart entre le solde évalué par le logiciel à partir des écritures pointées et le solde du relevé que vous pointez. Ici aussi, vous devez valider votre séance. Ceci peut se faire en deux endroits : soit dans la fenêtre de pointage, soit dans celle du rapprochement. Dans les deux cas vous devez utiliser le bouton [Valider]. Rappel du compte Liste des opérations pointées Solde final du dernier relevé Bouton permettant d’annuler la séance de pointage Bouton permettant de valider la séance de pointage Bouton de dépointage de la sélection Solde des opérations pointées Solde banque de votre comptabilité après pointage Ecart éventuel entre le solde du relevé et le solde calculé après pointage Solde final du relevé en cours de pointage (saisi par vos soins) 148 Pointage et rapprochement bancaire Modifier les paramètres d'un rapprochement Pour modifier les paramètres d'un rapprochement déjà enregistré, vous devez dans un premier temps ouvrir l'interrogation des comptes, choisir le compte, puis afficher l'onglet Rapprochement bancaire. 1. Cliquez sur le bouton [Rapprochement]. 2. Sélectionnez le rapprochement à modifier et cliquez sur [Modifier le rapprochement]. La fenêtre des données de rapprochement s'affiche afin que vous y saisissiez les paramètres d'un nouveau rapprochement. Elle affiche aussi la liste des rapprochements déjà effectués. Pour en modifier les paramètres, références, dates ou soldes, il suffit de double-cliquer dessus dans la liste ou encore de le sélectionner et de cliquer sur le bouton [Modifier le rapprochement]. Voici alors la fenêtre qui s'affiche. Ceci permet, par exemple, de corriger une erreur de saisie dans le solde initial ou final du relevé alors que le rapprochement a été validé. 149 Pointage et rapprochement bancaire Dépointer un compte Deux solutions sont disponibles. • Soit vous entrez en pointage rapide et vous double-cliquez une à une sur les écritures pointées, ce qui a pour effet de les dépointer. • Soit, toujours en ayant activé une séance de pointage ou de rapprochement, vous appelez l'option Dépointer tout le compte du menu OPTIONS, ce qui dépointe toutes les écritures du compte. Dans tous les cas, vous devez valider votre opération. 150 Pointage et rapprochement bancaire Préférences liées au pointage Lors du pointage des écritures, vous pouvez faire en sorte qu'une date de pointage soit affectée à chaque écriture pointée. Pour cela, vous devez modifier les préférences du pointage. Appelez ces préférences en cliquant sur l'icône correspondante dans la fenêtre d'interrogation. Le tableau de bord des Préférences comptabilité, option Pointage s'affiche. Vous pouvez donc y indiquer de demander une date lors du pointage. Dans ce cas, à chaque écriture pointée, une fenêtre vous demandera de confirmer la date. Vous pouvez aussi fixer la couleur des lignes pointées et des non pointées. Enfin, les sons émis lors du pointage et du dépointage peuvent être désactivés. Les immobilisations 152 Les immobilisations Introduction La gestion des immobilisations représente une des fonctions importantes de Ciel Compta. Nous leurs consacrons un chapitre complet ainsi qu'aux amortissements qui en résultent. Lorsque vous achetez un bien durable (véhicule, bureau, ordinateur, etc.), vous avez la possibilité d’étaler la dépense (la charge) sur plusieurs années. A la création d’un poste d’immobilisations, plusieurs informations liées à cette particularité d’étalement vous seront demandées (date d’achat du matériel, prix d’achat initial, durée en années sur laquelle le matériel est amorti et méthode de calcul de l’amortissement). Sur la base de ces données, Ciel Compta va calculer le montant de la charge pour chacun des exercices qui couvrent la durée de vie de l'immobilisation. Vous pouvez donc suivre la complète évolution de votre parc d'immobilisations depuis les achats jusqu'aux ventes ou aux mises au rebut de certaines d'entre elles. Si vous possédez déjà différents éléments amortis, il vous suffit de créer la fiche et d'indiquer au logiciel qu'il s'agit d'une reprise en bloquant sa valeur résiduelle à une date donnée. Afin de vous y retrouver facilement, voici les modules que vous devez utiliser afin de gérer vos immobilisations : • création d'une immobilisation dans Liste des immobilisations, • achat et vente d'immobilisation depuis Liste des immobilisations, • mise au rebut : depuis Liste des immobilisations, • états : soit depuis Liste des immobilisations, soit depuis le navigateur Immobilisations. 153 Les immobilisations Généralités L'ensemble des paramètres liés à la gestion des immobilisations dans Ciel Compta est regroupé dans un navigateur livré en standard avec le logiciel. Pour obtenir ce navigateur, il suffit de choisir dans le menu COMPTA la commande IMMOBILISATIONS ou bien depuis la fenêtre principale de cliquer sur le bouton du même nom. Vous obtenez la fenêtre suivante : Dans cette documentation nous allons donc détailler ces différents modules. 154 Les immobilisations La liste des immobilisations Pour obtenir la liste des immobilisations, il suffit de cliquer sur l'icône Liste des immobilisations depuis le navigateur Immobilisations. Vous obtenez la fenêtre suivante : C'est donc depuis cette liste que vous pouvez créer, modifier, supprimer ou imprimer les fiches. Vous pouvez aussi réaliser toutes les recherches souhaitées selon les critères de votre choix. Création d’une nouvelle immobilisation Permet la modification de l’immobilisation sélectionnée Permet la suppression de l’immobilisation sélectionnée Ouvre le module de recherche d’une immobilisation Consultation du compte de l’ immobilisation Accès au module permettant de filtrer les écritures sur différents critères. Bouton permettant d’afficher toutes les écritures Affiche une sélection d’immobilisations en fonction du numéro de compte Affiche une sélection d’immobilisations en fonction de la famille Affiche une sélection d’immobilisations en fonction de la localisation Affiche une sélection d’immobilisations en fonction du service 155 Les immobilisations Création d'une immobilisation Lorsque vous avez la liste des immobilisations affichée à l'écran, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Nouveau] pour ajouter une fiche. Une fenêtre identique à celle ci-dessous s'affiche alors. Six onglets la composent : • Fiche : cet onglet contient les informations de base de l'immobilisation. C’est-à-dire la date d'achat, la valeur, le type d'amortissement, la durée, etc. • Complément : vous retrouvez ici des données complémentaires généralement facultatives (famille d'appartenance, service, fournisseur, etc.). • Plan : cet onglet présente le plan d'amortissement dans un tableau. • Graphique : présentation sous forme de graphique de l'évolution de différentes valeurs (dotation, valeur résiduelle, etc.). • Historique : cet onglet concerne les immobilisations divisibles. En effet, en cas de cession ou de mise au rebut partielle, les différentes opérations correspondantes sont archivées et présentées dans une liste. • Photo / Son : onglet qui permet de placer la photo de l'immobilisation. Un commentaire sonore peut aussi y être intégré. 156 Les immobilisations L'onglet Fiche Voici les différentes zones que vous devez remplir pour la création d'une immobilisation. Identification • Code : ce code peut être alphanumérique (alphabétique et/ou numérique) sur 7 caractères. Il est une clé unique qui permet au programme de distinguer cette immobilisation de toutes les autres. Ainsi, vous ne pourrez pas créer deux immobilisations ayant le même code. C'est à vous d'affecter à une immobilisation un code de votre choix. • Désignation : c'est le descriptif, sur 35 caractères maximum, de votre immobilisation. • Numéro de compte : c'est le numéro de compte du plan comptable auquel est affecté l'immobilisation. Le numéro de compte que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des comptes. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter ce fichier, et éventuellement de créer le compte. Le libellé du compte s'affiche automatiquement après saisie du numéro de compte. Amortissement • Date d'achat : il s'agit de la date d'acquisition de l'immobilisation. • TVA : si vous pouvez récupérer la TVA sur le bien, cette case doit être cochée. De plus, vous devez indiquer le taux de la TVA à l'aide du menu déroulant. • Valeur d'achat H.T. : c'est la valeur d'achat de votre immobilisation. Si la case TVA déductible est cochée, cette rubrique devient Valeur d'achat TTC. • Valeur à amortir : c'est la valeur qui est prise en compte pour le calcul des amortissements. Changez-la si elle est différente de la valeur d'achat. • Valeur fiscale : valeur maximum autorisée pour l'amortissement fiscal (par exemple, 100 000 €). Certaines immobilisations voient leurs possibilités d'amortissement fiscal limitées par un plafond fixé par l'administration : c'est le cas essentiellement des véhicules de tourisme. Il y a donc une différence entre l'amortissement comptable, qui est calculé sur la totalité de la valeur de l'immobilisation, et l'amortissement fiscal. La différence est à réintégrer fiscalement. L'état Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations vous donne toutes les réintégrations à opérer. Type d'amortissement : sélectionnez le type de l'amortissement comptable à l'aide du menu déroulant correspondant. Si vous saisissez le type d'amortissement Exceptionnel, vous devrez saisir le tableau d'amortissement dans l'onglet Plan. Si vous saisissez le type Non amortissable, la saisie de votre fiche est terminée. Durée de vie : entrez la durée de vie comptable de votre immobilisation. Vous pouvez saisir une durée de vie en année et en mois. Dans le cas d'amortissements dégressifs, le seul cas où un amortissement n'est pas un nombre entier d'années, est l'amortissement sur 6 ans et 8 mois, correspondant au taux de 15 % en linéaire (37,5 % en dégressif). Taux : Vous n'avez pas accès à cette zone. Elle est automatiquement calculée par le programme en fonction du type d'amortissement et de la durée de vie. En ce qui concerne le dégressif, le taux affiché est le produit du taux linéaire équivalent, par le coefficient multiplicateur du type dégressif. 157 Les immobilisations Date de début : il s'agit de la date à laquelle commence le calcul des amortissements. Dans le cas d'un amortissement de type linéaire, c'est la date de mise en service qui est la date de début des amortissements. Dans le cas d'un amortissement de type dégressif, c'est la date de livraison (date d'entrée dans l'entreprise) qui est la date de début des amortissements. Date de fin d'amortissement : cette zone n'est pas accessible. Elle est automatiquement calculée par le programme après saisie du type d'amortissement et de la durée de vie. Type fiscal : un menu déroulant vous permet d'imposer un type d'amortissement fiscal. Vous pouvez, par exemple, choisir un amortissement de type linéaire pour votre comptabilité et choisir de bénéficier fiscalement du type dégressif. Il en résultera des amortissements dérogatoires. Lors de la mise en place de Ciel Compta, vous allez certainement saisir vos immobilisations existantes, déjà partiellement amorties. Il est vraisemblable que des différences de calcul apparaissent entre vos calculs antérieurs (dûes à un calcul manuel ou à un autre logiciel d'immobilisations) et les résultats donnés par notre programme, ces derniers étant extrêmement précis. Ces différences, probablement marginales, peuvent tout de même vous poser un problème car elles ont été inscrites dans vos états comptables et fiscaux. En conséquence, ce programme vous permet de rentrer ces immobilisations déjà partiellement amorties en "bloquant" la valeur résiduelle à une date donnée, cette date ne pouvant être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez bien sûr la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. Exemple : Vous avez acheté le 1er avril 1993 un bureau d'une valeur de 15 000 €, amorti linéairement sur 10 ans. Vous avez calculé manuellement des valeurs d'amortissement telle que la valeur résiduelle que vous avez déclarée dans votre bilan au 31 décembre 1999 est de 4875,00 €. Ayant acquis en 2000 ce programme d'immobilisations, vous saisissez la fiche concernant ce bureau et le programme donne comme résultat de calcul une valeur résiduelle au 31 décembre 1999 de 4 875,00 € (ce résultat peut être visualisé soit en éditant le plan d'amortissement soit en ayant effectué un calcul au 31/12/99. Tout cela vous sera expliqué ultérieurement). La valeur de 4 875,00 € étant celle qui a été déclarée au bilan, et ne pouvant donc être modifiée, c'est à partir de cette valeur que les calculs devront désormais s'effectuer. A l'aide de cet exemple, examinons les différents champs concernant les reprises d'antériorité. • Valeur bloquée : cochez cette case pour indiquer que l'immobilisation que vous créez est une reprise. • Dotations réelles : si vous ne cochez pas cette case, le programme calculera un plan d'amortissement à compter de la date de blocage en utilisant la valeur résiduelle. Dans le cas d'un amortissement linéaire, si vous cochez cette case, le programme utilisera le plan d'amortissement d'origine en partant de la valeur à amortir et de la date de début. Il y a alors reprise du plan d'amortissement à la date de blocage et l'écart 158 Les immobilisations éventuel sera soit régularisé sur la dernière dotation, soit ignoré.  Notez qu'une option dans les Paramètres immobilisations vous donne le choix entre la perte de l'écart de calcul ou sa régularisation en fin de plan. • Date de blocage : entrez la date de clôture du dernier exercice. Dans notre exemple : 31/12/1999. • Valeur résiduelle : entrez la valeur résiduelle correspondant à votre dernière clôture comptable. Dans notre exemple, il s'agit de 4 875,00 €. • Amortissement cumulé : le programme rempli automatiquement cette zone en y mettant la différence entre la valeur à amortir et la valeur résiduelle que vous avez saisie. Si vous modifiez cette zone, la valeur résiduelle à la date de blocage est recalculée en conséquence. Calcul de cette immobilisation Ce cadre indique les valeurs suivantes : dotation de l'exercice, amortissements cumulés et valeur résiduelle. Bien évidemment, vous n'avez pas accès à la modification de ces zones, qui sont mises à jour chaque fois que vous demandez un calcul à une date donnée ou que vous modifiez une donnée de la fiche, susceptible de modifier les valeurs de calcul. Vous pouvez saisir une date de calcul ou utiliser le bouton [Dates] qui facilite le choix d'une date standard. Les calculs se font en temps réel au moment de la validation de la date. Le logiciel affichera alors aussitôt les nouvelles valeurs. L'onglet Complément Appartenance • Famille : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de classifier vos immobilisations selon un critère de votre choix. Le code famille que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des codes familles. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter le fichier des familles et éventuellement d'en créer de nouvelles. Le libellé de la famille s'affiche automatiquement après saisie du code famille. 159 Les immobilisations • Localisation : sur 9 caractères alphanumériques. Ce code vous permet de localiser votre immobilisation, et donc de faciliter l'inventaire physique. Le code que vous saisissez doit impérativement exister dans le fichier des localisations. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter le fichier des localisations et d'en créer de nouvelles. Le libellé de la localisation s'affiche automatiquement après saisie de son code. • Service : sur 9 caractères alphanumériques. C'est un critère supplémentaire de classement de vos immobilisations. Il s'agit du service d'appartenance. • Fournisseur : sur 13 caractères alphanumériques. Saisissez ici le code du fournisseur de l'immobilisation. Un simple clic sur l'icône à droite de la zone vous permet de consulter la liste des comptes fournisseurs et éventuellement d'en créer de nouveaux. Le libellé du fournisseur s'affiche automatiquement après saisie de son code. Divers • Numéro de document : indiquez, par exemple, le numéro de facture du fournisseur ou un numéro interne complémentaire. • Quantité : si votre immobilisation est divisible, par exemple un lot de fauteuils de bureau, vous pouvez ici en indiquer le nombre. Ceci peut être utile en cas de cession ou de mise au rebut partielle. • Base taxe professionnelle : indiquez ici le montant qui sera utilisé lors de l'édition de l'état qui récapitule la base de la taxe professionnelle. • N° d'ordre 2035-A : bien que vous puissiez modifier ce numéro, celui-ci est géré par le logiciel. En effet, il permet la numérotation automatique des immobilisations afin qu'elles soient correctement présentées dans la 2035. • Immobilisation fictive (simulation) : si cette case est cochée, l'immobilisation ne sera considérée dans aucun des états. • Immobilisation divisible : cochez cette case si l'immobilisation est composée de plusieurs éléments séparables. Cette option est éventuellement complétée par la rubrique Quantité. • Bien immobilier : cette case doit être cochée pour les biens immobiliers, ceci afin de gérer correctement la TVA à reverser.  Cet icône ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. L'onglet Plan Cet onglet ouvre un tableau qui présente le plan d'amortissement. Il donne, année après année, et pour toute la durée d'amortissement, les valeurs suivantes : valeur résiduelle en début d'exercice, dotation d'amortissement, cumul des amortissements et valeur résiduelle en fin d'exercice. Ce plan peut être édité à l'écran ou à l'imprimante grâce aux icônes ou . Dans le cas d'amortissements dérogatoires, le plan d'amortissement contient les valeurs que nous venons d'énumérer, ainsi que les provisions et les reprises des amortissements dérogatoires. 160 Les immobilisations L'onglet Graphique Un graphique représente ici l'évolution de diverses valeurs sur la durée d'amortissement de l'immobilisation : dotation, valeur résiduelle, etc. Le bouton [Séries] affiche une fenêtre permettant de fixer les valeurs à afficher dans le graphique. L'onglet Historique Cet onglet présente la liste des cessions et mises au rebut partielles pour cette fiche. Ainsi, vous pouvez consulter la valeur d'origine d'une immobilisation même après plusieurs opérations partielles. L'onglet Photo/Son Dans cet onglet, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ainsi qu'un commentaire sonore. Une fois toutes les données de l'immobilisation saisies, il ne vous reste plus qu'à enregistrer la fiche. Pour cela, cliquez sur le bouton [OK]. Si vous souhaitez créer une autre immobilisation, cliquez directement sur le bouton [Nouveau]. 161 Les immobilisations Les traitements Nous allons ici étudier les différents traitements. Nous examinerons successivement l'achat, la cession, la mise au rebut, les virements d'un compte à un autre et enfin le calcul des plans d'amortissement pour toutes les immobilisations. Généralités Les achats et les ventes d'immobilisations se font à l'aide de modules spécifiques accessibles depuis la liste des immobilisations.  Les écritures comptables d'achats et de ventes d'immobilisations peuvent être également réalisées par les autres modules de saisie des écritures de Ciel Compta. Nous ne détaillerons ici que les modules permettant de générer les écritures d'achats et de ventes depuis la liste des immobilisations. Achat d'une immobilisation Pour enregistrer l'achat d'une immobilisation, vous devez dans un premier temps créer l'immobilisation dans la liste des immobilisations. Pour générer l'écriture comptable d'achat de cette immobilisation, il suffit de la sélectionner et de choisir l'option Ecriture d'achat dans le menu OPTIONS. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 162 Les immobilisations La date d'achat et le libellé proposés par défaut sont ceux indiqués dans la fiche de l'immobilisation. 1. Après avoir indiqué le journal, sélectionnez le compte fournisseur à l'aide de l'icône . Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Nouveau]. 2. Complétez ensuite si nécessaire le mode de paiement, la référence et la date d'échéance. 3. Validez ensuite par le bouton [Enregistrer]. Cession d'une immobilisation La cession d'une immobilisation se déroule en deux étapes : • Cession de l'immobilisation. • Passage de l'écriture de cession de l'immobilisation. Ces deux étapes peuvent être effectuées simultanément ou séparément. Cession d'une immobilisation non-divisible 1. Pour procéder à la cession d'une immobilisation non-divisible, sélectionnez-la dans la liste des immobilisations et choisissez l'option Cession du menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Il suffit de confirmer la date de cession, le prix (HT ou TTC), le taux de TVA et éventuellement la zone acheteur. Validez ensuite par le bouton [OK]. Attention ! Le passage de l'écriture de cession ne peut être réalisé que sur une immobilisation cédée. 163 Les immobilisations Cession d'une immobilisation divisible Si vous cédez une immobilisation divisible vous obtenez une fenêtre semblable à celle détaillée au paragraphe précédent, mais avec des paramètres supplémentaires. Ci-dessous une description détaillée de cette fenêtre. Vous devez indiquer la proportion de la partie à sortir. Trois possibilités vous sont offertes : • soit vous indiquez le montant de la cession par rapport à la valeur d'origine. • soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une cession à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €). • soit vous indiquez la quantité vendue. Vous pouvez ensuite préciser le nouveau code d'immobilisation car, après enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de la partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par la suite. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération que vous pourrez consulter depuis la fiche de l'immobilisation à l'aide de l'onglet Historique. Seront ainsi enregistrées la date de l'opération, la valeur d'origine du bien immobilisé, la valeur restante, etc. 164 Les immobilisations Exemple : Admettons un lot de 16 chaises de bureau d'une valeur globale de 32 000 € acheté le 01/ 01/00. Si vous cédez 4 chaises vous obtiendrez une nouvelle immobilisation sortie avec une valeur d'achat de 8 000 € et le 01/01/00 comme date d'achat. Puis l'immobilisation initiale sera mise à jour avec un montant de 24 000 € et toujours le 01/01/00 comme date d'achat. Le plan d'amortissement sera alors recalculé. Ciel Compta vous propose ensuite d'enregistrer l'écriture de la cession. Nous allons détailler cette fonctionnalité dans le paragraphe suivant. Ecriture de cession Après avoir réalisé la cession d'une immobilisation, Ciel Compta vous propose alors de générer l'écriture comptable de la cession.  Si vous ne voulez pas générer l'écriture tout de suite, ou si vous souhaitez la regénérer, vous disposez de l'option Ecriture de cession dans le menu OPTIONS. Vous obtenez alors la même fenêtre que celle proposé après la cession d'une immobilisation. Voici la fenêtre permettant de générer l'écriture de cession. Il ne vous reste plus qu'à compléter les différentes informations. Validez ensuite par le bouton [Enregistrer]. Attention ! L'écriture de cession ne peut être réalisée que sur une immobilisation déjà cédée. 165 Les immobilisations Mise au rebut Pour mettre au rebut une immobilisation, vous devez sélectionner l'immobilisation depuis la liste des immobilisations. Vous disposez de l'option Mise au Rebut dans le menu OPTIONS. Comme pour la cession, deux cas peuvent se présenter : • la mise au rebut d'une immobilisation non-divisible, • la mise au rebut d'une immobilisation divisible. La mise au rebut d'une immobilisation non-divisible Dans le cas d'une immobilisation non-divisible, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche alors. Il vous suffit simplement de confirmer la date de mise au rebut. Validez ensuite par le bouton [OK]. La mise au rebut d'une immobilisation divisible Dans le cas d'une immobilisation divisible, C'est une autre fenêtre qui s'affiche. Elle est très proche de celle présentée lors d'une cession partielle. 166 Les immobilisations En plus de la date de sortie, trois possibilités vous sont offertes : • soit vous indiquez le montant de la mise au rebut par rapport à la valeur d'origine, • soit vous indiquez un pourcentage du prix d'achat initial. (Par exemple, 25% pour une mise au rebut à 2500 € d'une immobilisation acquise 10 000 €), • soit vous indiquez la quantité mise au rebut. Vous pouvez ensuite indiquer le nouveau code d'immobilisation car, après enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie mise au rebut (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 1. Indiquez ensuite la désignation de la partie d'immobilisation qui sera sortie et celle de la partie d'immobilisation restante afin que vous puissiez facilement les identifier par la suite. 2. Cliquez sur [OK] pour valider votre opération. Les virements Cette fonction permet le changement du compte d'appartenance de l'immobilisation tout en conservant un historique des anciennes affectations comptables. Ainsi, nous pouvons compléter au mieux les états préparatoires 2054 et 2055.  Pour changer le compte d'une immobilisation, vous pouvez aussi directement ouvrir sa fiche, puis modifier le numéro de compte affecté. Cette manipulation n'est pas interdite. Cependant, vous ne disposerez alors d'aucune trace de cette modification. L'utilisation du module Virement comble cette lacune en conservant tous les transferts effectués. Vous pouvez effectuer un transfert de compte à compte de deux façons : 167 Les immobilisations • Soit vous ouvrez la liste des immobilisations, sélectionnez celle sur laquelle sera effectuée l'opération, puis vous sélectionnez Virement dans le menu OPTIONS. • Soit vous appelez l'option Liste des virements depuis le navigateur Immobilisations et vous demandez la création d'un virement à l'aide du bouton [Nouveau], sachant qu'ici il vous faudra bien sûr préciser l'immobilisation concernée. 1. Ouvrez la liste des virements en appelant l'option Liste des virements depuis le navigateur Immobilisations. La fenêtre suivante s'affiche alors. 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre suivante apparaît. 3. Saisissez le code de l'immobilisation, puis la date de l'opération. Vous pouvez utiliser l'icône pour appeler la liste des immobilisations. Automatiquement, le logiciel vous indique le numéro de compte déjà affecté. 4. Indiquez le nouveau numéro de compte puis validez à l'aide du bouton [OK]. Le programme revient à la liste des virements en affichant celui que vous venez d'effectuer. Si vous avez plusieurs virements à effectuer, vous pouvez éviter un retour à la liste en utilisant le bouton [OK et nouveau]. 168 Les immobilisations Calcul des amortissements Vous pouvez relancer le calcul des plans d'amortissement à une date donnée. Cette fonction met à jour tout le fichier des immobilisations. 1. Depuis le navigateur Immobilisations, cliquez sur [Calculer au…] Une fenêtre s'affiche alors. 2. Saisissez la date souhaitée, ou cliquez sur le bouton d'une des dates proposées. Le logiciel lance alors la procédure de calcul. 169 Les immobilisations Les écritures de dotations Généralités Ce module permet de générer les mouvements comptables de dotations et ceux qui résultent des dotations liées aux cessions et aux mises au rebut. • Dans le navigateur Immobilisations, cliquez sur Ecritures de dotations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Vous pouvez y préciser les dates de calcul des dotations ainsi que les libellés à utiliser pour les écritures de dotations et pour les écritures de cessions. L’option Centralisation permet d'obtenir une seule ligne par compte utilisé. 170 Les immobilisations Méthodes de comptabilisation Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser les dotations de fin de période et celles qui résultent des cessions. Le tableau ci-dessous résume la méthode utilisée pour comptabiliser des régularisations de cessions. N° Comptes Débit Crédit 68… Dotations aux amortissements Montant dotations 28… Amortissements Montant dotations 68725 Dot.amort. dérogatoires Dotations dérogatoires 145 Amortissements dérogatoires Dotations dérogatoires ou 145… Amortissements dérogatoires Reprise dotations dérogatoires 78725 Reprise sur dot. amort. dérog. Reprise dotations dérogatoires N° Comptes Débit Crédit 28... Dotations aux amortissements Cumul des dotations à la date de cession 675 Valeur comptable des élé- ments d'actifs cédés Valeur résiduelle 2... Compte d'immobilisation Valeur d'achat 68725 Dotations aux amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession 145 Amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession ou 145 Amortissements dérogatoires Cumul des dotations fiscales à la date de cession 171 Les immobilisations Les états Au niveau des éditions, nous verrons les états intégrés en standard : liste des immobilisations, TVA à reverser, plus et moins values, etc. Vous disposez de deux catégories d'états relatifs aux immobilisations. Ceux qui touchent directement la liste des immobilisations, qui sont donc accessibles depuis la liste des immobilisations, et ceux, plus spécifiques que vous retrouvez dans le navigateur Immobilisations. Depuis la liste des immobilisations Quand la liste des immobilisations est affichée, il suffit de cliquer sur l'icône d'impression ou d'aperçu avant impression. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche alors. Vous devez alors choisir l'état à imprimer dans la liste.  Vous pouvez créer vos propres états à l'aide du générateur (menu FICHIER, sous-menu OPTIONS). Ils apparaîtront alors dans cette liste. 172 Les immobilisations Les états spécifiques Ces états sont accessibles depuis le navigateur Immobilisations. Le récapitulatif des immobilisations Cette option imprime un état récapitulatif des immobilisations et de leurs dotations. Vous pouvez, avant impression, fixer certaines préférences et le critère de tri des immobilisations. 1. Double cliquez sur Récapitulatif dans le navigateur Immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Le premier paramètre qui peut être défini est l'intervalle date. Les boutons [Exercices] facilitent le choix d'un exercice précis. Vous pouvez donc éditer les immobilisations triées par ordre croissant sur le code, sur le libellé ou encore le numéro de compte. Vous pouvez ensuite générer des ruptures qui permettront l'édition de sous-totaux à la fin de chaque compte, de chaque famille, de chaque localisation ou de chaque service. Restent ensuite diverses préférences à fixer à l'aide des cases à cocher. 2. Cliquez sur [Aperçu] pour visualiser l'état sur l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. Dotations mensuelles Cet état édite la valeur des dotations pour un mois donné. Ceci est très utile si vous effectuez une situation comptable chaque mois. • Pour éditer cet état, double cliquez sur Dotations mensuelles dans le navigateur Immobilisations. 173 Les immobilisations La fenêtre ci-dessous propose alors diverses options de tris et de totalisations. Bases taxe professionnelle Cette option édite un état des immobilisations pour lesquelles la zone Base taxe professionnelle a été renseignée. Vous pouvez, avant impression, sélectionner divers critères de tri dans la fenêtre qui se présente. Elle est très proche de celle présentée cidessus. • Pour éditer cet état, double cliquez sur Bases taxes pro. dans le navigateur Immobilisations. Plus et moins values Cet état récapitule, par fiche d'immobilisation, toutes les plus et moins values, à court et long terme, enregistrées pendant l'année considérée, à la suite des sorties d'immobilisations. • Pour éditer cet état, double cliquez sur +/- Values dans le navigateur Immobilisations. 174 Les immobilisations À l'appel de cette fonction, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Il vous propose de fixer des critères d'édition. Réintégrations fiscales Ce module donne l'état, par immobilisation concernée, des réintégrations fiscales à opérer pour l'année considérée : c'est essentiellement le cas des véhicules de tourisme. 1. Pour éditer cet état, double cliquez sur Réintégrations fiscales dans le navigateur Immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 175 Les immobilisations TVA à reverser Cette option permet d'éditer à tout moment les valeurs de la TVA à reverser pour les immobilisations immobilières cédées. 1. Double cliquez sur TVA à reverser dans le navigateur Immobilisations. Une fenêtre permettant de structurer votre état (tri, sous-totaux) et de fixer la période s'affiche. 2. Choisissez la période et les tris, les filtrages et les ruptures voulus puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 2054 - 2055 Cette option permet d'éditer l'état préparatoire à l'état des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (Cerfa 2054 et 2055). Vous allez obtenir quatre tableaux dont les deux premiers correspondent à la feuille 2054 et les deux suivants à la 2055. 1. Commencez par lancer le calcul des amortissements à la date de fin d'exercice (option Calculer au… accessible depuis le navigateur Immobilisations). 2. Double cliquez ensuite sur 2054 - 2055. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. 3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 176 Les immobilisations Les paramètres liés aux immobilisations Il existe plusieurs paramètres relatifs aux immobilisations : la méthode de calcul (année réelle ou de 360 jours), taux dégressifs, familles, etc. Depuis la fenêtre principale, appelez les Immobilisations. Vous pouvez bien sûr utiliser la commande du même nom dans le menu COMPTA. Les paramètres immobilisations Depuis le navigateur Immobilisations, double cliquez sur Paramètres immobilisations. La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. L'onglet Paramètres Le premier onglet Paramètres regroupe les options suivantes : • Blocage avec dotations réelles : lors d'une reprise d'immobilisations existantes, il y a toujours un léger écart entre le calcul réalisé auparavant manuellement ou avec un autre logiciel, et celui que fait Ciel Immobilisations. Nous vous autorisons, en cas d'amortissement linéaire, deux méthodes de reprise. Soit le programme recalcule un plan d'amortissement à compter de la date de reprise avec comme montant de base la valeur résiduelle, soit il reprend le plan d'origine avec, dans ce cas, l'écart de calcul à gérer. Il peut alors l'ignorer ou le régulariser sur la dernière dotation. C'est ce qui se passera si vous cochez cette case. • Incrémentation automatique : cette option permet la numérotation automatique du code des immobilisations lors de créations. Le code de la prochaine création est, de plus, saisissable. Ce code est aussi automatiquement mis à jour après vos différentes créations. C'est ici également que vous devez indiquer les comptes par défaut utilisés pour générer les écritures de dotations. 177 Les immobilisations L'onglet Exercices Dans le second onglet Exercices, vous devez définir les exercices si ceux créés par le logiciel au moment de la création de votre fichier ne conviennent pas. L'exercice courant est affiché en gras et en rouge dans la liste. Les boutons placés sur la gauche facilitent la personnalisation des exercices dans le cas de durées variables pour ceux-ci. • Le bouton [Standard] propose la création automatique de vos exercices à partir des mêmes informations que celles fournies lors de la création du fichier. En fait, dans ce cas, vous pouvez automatiquement générer un premier exercice dont la durée sera différente des suivants. • Le bouton [Automatique] propose aussi la création automatique des exercices, mais ils seront alors tous de la même durée. • Le bouton [Exercice courant] permet de changer l'exercice en cours. Il suffit de sélectionner l'exercice souhaité dans la liste, puis de cliquer sur ce bouton. • Enfin, le bouton [Modifier] permet le changement de la durée d'un exercice donné. Vous pouvez ainsi imaginer avoir deux ou trois exercices dont la durée est différente des autres. Les coefficients immobilisations Ce module autorise la création de tables de coefficients. Par défaut, trois tables existent déjà. Elles correspondent aux barèmes dégressifs en vigueur. Pour chaque table, vous devez indiquer un nom et la définition de celle-ci. Les fichiers annexes Il y a trois fichiers annexes : les Services, les Localisations et les Familles. Ce sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Ceux-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Si vous cliquez sur Services, la fenêtre présentée ci-dessous s'ouvre. Une simple liste à deux colonnes présente les services avec un code et un libellé. 178 Les immobilisations Pour modifier un élément, il suffit de se placer dans la cellule correspondante et de saisir la nouvelle information. Pour ajouter un élément, le fait de cliquer sur le bouton [Nouveau] ajoute une ligne, il ne reste qu'à saisir les données. Les trois icônes permettent de changer l'ordre des éléments de la liste. La première icône trie les éléments par ordre alphabétique, la seconde place un élément sélectionné avant celui qui le précède et la troisième le place après celui qui le suit. Pour enregistrer vos modifications, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton [OK]. Le mode de fonctionnement est totalement identique pour les Localisations et les Familles. 179 Les immobilisations Les préférences 1. Cliquez sur l'icône Préférences depuis la fenêtre principale. Vous pouvez aussi utiliser le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER. 2. Dans la famille Comptabilité sélectionnez Immobilisations. Vous obtenez la fenêtre suivante. Enregistrement d'une immobilisation : deux cases à cocher permettent de fixer des sécurités en matière de dates lors de la création d'immobilisations. Si les cases sont cochées, le programme vous préviendra que vous êtes en dehors de l'exercice courant. Mode de calcul-Amortissement antérieur : si l'option Valeur bloquée dans la fiche d'une immobilisation est cochée : • Amortissement cumulé N-1 : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine par taux d'amortissement et par année d'amortissement). • Amortissement cumulé N-Dotation N : calcule les amortissements par différence. Mode de calcul-Amortissement cumulé : • Toujours recalculé : recalcule les amortissements cumulés (valeur d'origine par taux d'amortissement et par année d'amortissement) dans les plans d'amortissement. • Cumul des dotations : permet d'éviter des écarts d'arrondis dans les plans d'amortissement. Les états 181 Les états Introduction Généralités Ce chapitre vous présente toutes les éditions relatives aux documents comptables. Sachez que vous pouvez aussi imprimer à tout moment le contenu de la fenêtre active à l’écran. Ainsi, les listes des comptes, des journaux, des modes de paiement et des codes analytiques-budgétaires sont imprimables depuis le module de maintenance de ces fichiers. De même, un extrait de compte peut s’imprimer depuis l’interrogation des comptes. A cet effet, vous disposez de deux icônes placées en haut à droite de la plupart des fenêtres de Ciel Compta. La première effectue un aperçu avant impression, l'autre l'impression elle-même. Ciel Compta dispose de tous les états comptables standards : journaux, balance des comptes, grand-livre, etc. Le menu ÉTATS contient 17 options : • Les journaux : ils reprennent chronologiquement et par journal, toutes les pièces enregistrées, exactement telles qu’elles ont été saisies. • La balance : la balance est la liste complète de tous les comptes. Toutes les écritures d’un compte sont totalisées sur une seule ligne. • Le grand-livre : état identique à la balance avec en plus, pour chaque compte, le détail des écritures. • La TVA : reproduit un état préparatoire aux déclarations fiscales. • L’échéancier : permet d'obtenir la liste des dettes clients et fournisseurs classées par date d'échéance. • Le centralisateur : imprime les totaux débit et crédit de chaque période et de chaque 182 Les états journal. • La balance analytique ou budgétaire : balance des sections analytiques ou budgétaires. • Le grand-livre analytique ou budgétaire : grand-livre des sections analytiques ou budgé- taires. • L'état budgétaire : cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire avec pour chacune le budget prévu et réalisé. • La balance âgée : la balance âgée imprime la liste des comptes avec leur solde ventilé sur quatre périodes. • L'état de trésorerie : imprime les comptes de trésorerie avec le solde réel et le solde des écritures pointées. La structure est identique à celle d'une balance. • Le bordereau de remise de chèques : imprime la liste des chèques à remettre en banque avec les montants et la domiciliation bancaire des clients. • Les relances clients : permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne sont pas à jour dans leurs règlements. • Les soldes intermédiaires de gestion : édite les Soldes Intermédiaires de Gestion. • Le compte de résultat : imprime les états préparatoires aux feuillets 2052 et 2053 de la liasse fiscale. • Le bilan : imprime les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale. • La 2035 : cette déclaration est le bilan des professions libérales. Elle regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l’administration fiscale. Cette procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B). 183 Les états Les journaux Les journaux sont des états qui regroupent toutes vos écritures telles que vous les avez saisies et classées par journal. Elles sont présentées dans un ordre chronologique. Le journal des ventes présentera donc la liste de toutes les factures de ventes d’une période donnée, classées par date. 1. Pour imprimer les journaux, cliquez sur le bouton [Journaux] depuis la fenêtre principale, ou choisissez la commande du même nom du menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez-la ou les périodes à l'aide des sélecteurs de dates. Il vous suffit de désigner deux périodes identiques pour obtenir les journaux sur un mois. Pour obtenir directement une sélection de l'exercice courant, cliquez sur le bouton [Exercice] en cours. 3. Choisissez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer. Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. 4. Cliquez directement sur [Toutes les écritures] pour sélectionner tous les journaux et toutes les périodes. 5. Choisissez, à l'aide du menu déroulant Impression, le modèle de l'état à utiliser. Vous pouvez, à l'aide du générateur d'états, créer vos propres états.  Pour de plus amples informations sur ce module, reportez-vous au document électronique Le générateur d'états. 184 Les états 6. Utilisez, si besoin est, l'icône Format d’impression pour définir le format du papier que vous possédez. 7. Cliquez, si nécessaire, sur l'icône des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir les journaux à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 9. Si au lieu d'imprimer vos journaux vous souhaitez les exporter, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période et les journaux, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans ce cas. 10.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 11.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer].  Vous pouvez également exporter une sélection d'écritures sur un journal. Pour plus d'explications, reportez-vous au chapitre “Consultation des journaux”, page 107. 185 Les états La balance des comptes La balance vous donnera la liste de tous les comptes, avec pour chacun, le total des débits, le total des crédits et le solde. À chacune des saisies d’écritures que vous avez faites, le débit était égal au crédit. Donc les totaux de la balance, qui sont les totaux de tous les comptes, doivent être égaux. On dit que la balance "balance". 1. Pour imprimer la balance, cliquez sur le bouton [Balance] depuis la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Il vous permet de fixer vos options quant aux caractéristiques de la balance des comptes que vous avez demandée. 2. Choisissez d’abord la période en fixant celle de départ et celle de fin à l’aide des menus locaux. Il vous suffit de désigner deux périodes identiques pour obtenir une balance sur un mois. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez sur [Exercice en cours]. 3. Pour une impression de la balance totale sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton [Toutes les écritures]. 4. Sélectionnez le type de balance souhaité à l’aide des radio boutons : • Tous les comptes : ceci permet d'imprimer une balance générale. • Les classes de comptes : dans ce cas, la liste des classes de comptes vous est proposée. Il suffit de sélectionner la ou les classes à éditer. La sélection discontinue est autorisée. 186 Les états • Du compte…Au compte : dans ce cas, il suffit d'indiquer le numéro du compte de début et celui de fin. La balance s'éditera alors avec la sélection de comptes demandée. • Les comptes suivants : en activant cette option, deux nouveaux boutons apparaissent ainsi qu'une liste vide. Le bouton [Ajouter] affiche la liste des comptes. Il ne reste plus qu'à en sélectionner un et de valider par [icône]. Renouvelez cette opération pour les comptes que vous souhaitez éditer. Le bouton [Supprimer] permet de retirer de la liste des comptes à éditer celui sélectionné. 5. Cochez Ne pas imprimer les comptes vides pour ne pas faire apparaître les comptes non mouvementés. 6. Cochez Centralisation clients/fournisseurs pour regrouper sur une seule ligne les comptes clients et les comptes fournisseurs dans les comptes collectifs (411000 et 401000). 7. Cochez Saut de page par classe pour que Ciel Compta commence chaque nouvelle classe sur une nouvelle page. 8. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 9. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 10.Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 11.Si au lieu d'imprimer une balance vous souhaitez obtenir ces informations dans un fichier, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période et le type de balance, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans le cas d'un export. 12.Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 13.Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer]. 187 Les états Le Grand-livre Le grand-livre édite tout votre dossier comptable en détail. Il imprime donc tous les comptes avec toutes leurs écritures. Le grand-livre n’est, en général, imprimé qu’en fin d’exercice pour un contrôle détaillé de la comptabilité. 1. Pour imprimer le grand-livre des comptes, cliquez sur le bouton [Grand-livre] de la fenêtre principale. La fenêtre présentée ci-dessous apparaît. 2. Période : indiquez la période en sélectionnant la période de début et la période de fin à l’aide des menus locaux. Pour une sélection des dates de l'exercice courant, cliquez sur [Exercice en cours]. 3. Pour une impression de tous les comptes, sur toutes les périodes, cliquez sur le bouton [Toutes les écritures]. • Dans le premier onglet Comptes, vous disposez des options suivantes : Tous les comptes : choisissez cette option pour obtenir le grand-livre de tout le plan comptable. Les classes de comptes : lorsque vous cliquez sur ce radio bouton, la liste des classes 188 Les états de comptes s'affiche. Vous pouvez alors sélectionner les classes à éditer. Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. Du compte…Au compte : choisissez cette option pour imprimer d'un compte à un autre. Ciel Compta ne vous proposera que les comptes mouvementés. Les comptes suivants : cette option fait apparaître une liste vide. Deux boutons [Ajouter] et [Supprimer] vous permettent d'ajouter ou de retirer les comptes de votre choix. Pour ajouter un compte, il suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter] et de choisir le compte de votre choix. Seuls les comptes mouvementés apparaissent dans cette liste. Renouvelez cette opération autant de fois que nécessaire. Si vous souhaitez enlever un compte de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Saut de page par compte : si vous souhaitez que Ciel Compta effectue un saut de page entre chaque compte, cochez cette option. • Le second onglet + de critères donne accès à des options de sélection supplémentaires : Journal : choisissez un journal particulier ou tous les journaux. Mode de paiement : idem pour les modes de paiement. Écritures pointées ou non pointées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures pointées, les non pointées, ou les deux ? Écritures lettrées ou non lettrées ou les 2 : souhaitez-vous uniquement les écritures lettrées, les non lettrées, ou les deux ? 189 Les états Report des soldes précédents : si vous indiquez une période postérieure au premier jour de l’exercice et que vous validez cette option, le programme éditera pour chaque compte et en première ligne, une écriture dont le montant correspondra au solde des mouvements situés entre le début d’exercice et le début de la période sélectionnée. Par exemple, pour un exercice commençant le 1er janvier, vous choisissez d’imprimer le grand-livre du mois de Mars et cochez cette option, le programme calculera le solde des mouvements de chaque compte du 1er janvier au 28 février et en reportera le montant en début de chaque compte. Centralisation : permet de centraliser les écritures par mois pour les comptes qui disposent de cette préférence dans leur fiche. Ne pas imprimer les montants nuls : pour ne pas faire apparaître les écritures sans montant. Mode expert : vous avez accès ici au puissant module d'extraction, détaillé dans le chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le grand livre à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 190 Les états La TVA Impression de l'état de TVA Afin d'être le plus fidèle possible aux déclarations fiscales, les états préparatoires à la déclaration de TVA reproduisent l'imprimé fiscal pour le régime réel et le régime simplifié. À l'appel de l'option TVA depuis la fenêtre principale ou depuis le menu ETATS, vous obtenez la fenêtre présentée suivante. Dans un premier temps vous pouvez choisir le type d'édition Standard ou Détaillé. La présentation standard est proche de celle de l'imprimé fiscal. Dans le cas où vous utilisez le Régime réel, il faut donc renseigner le mois ou le trimestre de la déclaration. Normalement, en février, vous faites votre déclaration du mois de janvier. Vous devez donc indiquer janvier dans cette fenêtre. Ciel Compta indiquera, par défaut, le mois précédent si la date de travail est inférieure au 22 du mois en cours. Par exemple, si la date de travail est le 22 juillet, le mois proposé par défaut sera juin, alors que si la date de travail est le 23 juillet, le mois proposé sera juillet. Dans le cas où vous utilisez le Régime simplifié, il vous suffit d'indiquer la période (en général l'année entière). Vous disposez dans les deux cas d'une option Passage de l'écriture de TVA sur le journal. Si elle est cochée, il faut indiquer ensuite, à l'aide du menu déroulant, le journal sur lequel l'écriture de TVA sera créée. Une fois la déclaration éditée, vous retrouvez la fenêtre détaillée précédemment, mais avec le bouton [Ecriture de TVA]. Si la déclaration que vous venez d'éditer est correcte, il ne reste plus qu'à cliquer sur ce bouton sinon, cliquez sur le bouton [Abandon]. 191 Les états 1. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 2. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 3. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la déclaration de TVA à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Le dessin des états de TVA est modifiable depuis les paramètres, à l'aide du générateur d'états. Ainsi, si l'aspect graphique s'adapte peu à votre matériel (imprimante de type ImageWriter), vous pouvez parfaitement réaliser un état préparatoire plus traditionnel de type tableau. Important : Le bon déroulement de cette procédure est directement lié au paramétrage de la TVA dans les Paramètres TVA. Les paramètres TVA  Consultez le chapitre “Paramètres TVA”, page 40 pour plus d'informations. 192 Les états L'échéancier L’échéancier est l’état qui peut s’avérer le plus utile dans les tâches journalières de suivi des règlements des clients et des fournisseurs. 1. Pour éditer l’échéancier clients ou fournisseurs, appelez la commande ÉCHÉANCIER du menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Sélectionnez-la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la période de début et de fin de l'exercice comptable en cours. • Le bouton [Toutes les écritures] permet de cocher les trois cases détaillées précédemment et de sélectionner toutes les périodes. • Trois cases à cocher permettent le choix du contenu de l’échéancier : Clients et/ou Fournisseurs et/ou Autres tiers. 3. Si vous souhaitez obtenir sur votre état une ligne de totalisation du compte pour une même date d'échéance, cochez Affichage des soldes par compte. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir l'échéancier à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 193 Les états Le centralisateur Le centralisateur va imprimer les totaux mensuels de chacun de vos journaux. Ceci est une obligation légale. Vous donnerez le centralisateur à votre comptable en fin d’exercice. 1. Pour l’obtenir, cliquez sur le bouton [Centralisateur] depuis la fenêtre principale ou bien choisissez la commande du même nom dans le menu ÉTATS. La fenêtre suivante apparaît. 2. Sélectionnez la ou les périodes. Le bouton [Exercice en cours] fixe directement la période de début et de fin de l'exercice comptable en cours. Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Toutes les écritures] pour sélectionner tous les journaux et toutes les périodes. 3. Sélectionnez-le ou les journaux que vous souhaitez éditer (par défaut l’ensemble des journaux est proposé). Le système de sélection discontinue est autorisé à ce niveau. 4. Par défaut, quatre modèles de centralisateur vous sont proposés : Centralisateur par mois, Centralisateur par journal, Centralisateur global/journal et Centralisateur global/mois. Sélectionnez celui de votre choix ou bien le modèle que vous pouvez créer avec le générateur d'états. 5. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 6. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 7. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le centralisateur à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 194 Les états Balance analytique et balance budgétaire La balance analytique édite tous les comptes possédant une section analytique, ceci compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont, pour chaque compte, regroupées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde par section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit-crédit et solde sont édités pour chaque compte et enfin les totaux de la section. La balance budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections analytiques dont l’option budgétaire a été validée. À l'appel de la commande BALANCE ANALYTIQUE OU BUDGÉTAIRE dans le menu ÉTATS, la fenêtre suivante s'affiche. 1. Dans un premier temps, choisissez la période. Le bouton [Exercice en cours] permet de sélectionner directement l'exercice comptable. L'onglet Sections permet de préciser si l'édition doit traiter soit toutes les sections, soit celles comprises entre deux bornes, soit enfin celles de votre choix à l'aide des boutons Ajouter et Supprimer. Le deuxième onglet nommé Comptes permet de compléter votre sélection à l'aide de quatre radio boutons. Le premier, Tous les comptes, traitera l'ensemble des comptes. Le second, Les classes de comptes, permet la sélection d'une ou plusieurs classes de comptes (la sélection discontinue est autorisée). Le troisième radio bouton, Du compte…Au compte, permet de préciser les bornes inférieures et supérieures d'une sélection de comptes. Quant au quatrième, Les comptes suivants, il permet à l'aide des deux boutons [Ajouter] et [Supprimer], de sélectionner les comptes de votre choix. 195 Les états Une fois ces critères précisés, vous pouvez indiquer le critère de tri avec les deux radio boutons Par sections ou Par comptes. Si vous souhaitez un saut de page entre chaque section ou compte, cochez l'option Avec saut de page. 2. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 3. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 4. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir cet état à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. Le Grand-livre analytique ou budgétaire Le grand-livre analytique édite toutes les écritures possédant une section analytique, ceci compte par compte ou section par section. Par compte, les écritures sont donc, pour chaque compte, détaillées par section analytique avec les totaux débit et crédit, et le solde par section. Dans le cas d’une sortie par section, les sous-totaux débit, crédit et solde sont édités par compte et enfin les sous-totaux de la section. Le grand-livre budgétaire réalise le même état avec uniquement les sections budgétaires. • Appelez la commande GRAND-LIVRE ANALYT. OU BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS. Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance analytique ou budgétaire. L'état budgétaire Cet état édite le total de toutes les écritures par section budgétaire avec pour chacune le budget prévu et réalisé. • Appelez la commande ETAT BUDGÉTAIRE du menu ÉTATS. Vous obtenez une fenêtre identique à celle détaillée précédemment pour la Balance analytique ou budgétaire (sans le second onglet). 196 Les états La balance âgée La balance âgée est la liste des comptes avec leur solde ventilé sur quatre périodes. Vous pouvez, par exemple, analyser l’état de vos dettes clients sur chacune de ces périodes. 1. Appelez la commande BALANCE ÂGÉE dans le menu ÉTATS. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. À l’aide des sélecteurs, fixez chacune des périodes. Elles doivent obligatoirement se suivre et peuvent durer plus d’un mois.  Commencez toujours par la période 4. 3. Choisissez ensuite les comptes qui seront édités : tous, uniquement les clients ou uniquement les fournisseurs. 4. Si vous ne souhaitez pas que les comptes vides soient imprimés, cochez l'option Ne pas imprimer les comptes vides. 5. Si vous cochez Saut de page par classe, Ciel Compta commencera l'édition de chacune des classes de comptes sur une nouvelle page. 6. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 7. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 8. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir la balance âgée à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 197 Les états L'état de trésorerie Cette option imprime un état dont le contenu dépend des comptes de trésorerie que vous aurez paramétrés dans les Paramètres-Etat de trésorerie ou dans la fiche des comptes de trésorerie dans le Plan comptable. Vous obtenez donc les comptes de trésorerie avec leur solde et celui des écritures pointées. La structure de cet état est identique à celle d'une balance des comptes. À l'appel de cette fonction, une fenêtre s'affiche, dans laquelle vous pouvez définir la période de sélection. • Validez l'impression en cliquant sur [Imprimer]. 198 Les états Le bordereau de remise de chèques Rien n'est plus fastidieux que de remplir les bordereaux de remise des chèques à l'encaissement. Pour vos clients attitrés, il vous suffit maintenant de compléter les coordonnées bancaires dans la fiche du compte, puis d'utiliser un mode de règlement adéquat au moment de la saisie. Ceci est à définir lors du paramétrage de votre dossier à la création de la société et au moment de la création des comptes clients. Le fonctionnement du système des bordereaux de remise de chèques est simple. Quand vous enregistrez un règlement client par chèque, vous devez affecter à l'écriture comptable un mode de paiement, dont le type est Remise chèques. 1. Appelez la commande BORDEREAU DE REMISE DE CHÈQUES du menu ÉTATS. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. 2. Choisissez la période, le journal sur lequel les règlements ont été enregistrés, puis le compte de banque concerné. 3. Précisez ensuite la notion de Sur rayon, Hors rayon ou Les deux. 4. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 5. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 6. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bordereau de remise de chèques à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Le dessin du bordereau de remise en banque est modifiable dans le générateur d'états de Ciel Compta. 199 Les états Les relances clients Ce module permet d'éditer les lettres de relance auprès des clients qui ne sont pas à jour dans leurs règlements. Le fonctionnement des lettres de relance repose sur 2 conditions : la zone Date d'échéance doit être renseignée et le lettrage des comptes doit être à jour. • Pour accéder aux relances, vous devez appeler la commande RELANCES CLIENTS du menu ÉTATS. La fenêtre présentée page suivante s'affiche alors. La fenêtre des relances Lors de l’ouverture de la fenêtre des relances, il vous suffit d’observer les lignes qui possèdent ou non un point noir (•) dans la colonne Relancer pour savoir si des factures sont concernées par une relance ou pas. Voyons les différentes fonctions de cette fenêtre. Le bouton [Tout relancer] permet d’éditer automatiquement toutes les lettres de relance, indépendamment du niveau sélectionné. Le programme parcourt alors toutes les factures non payées (tous les mouvements non lettrés) et imprime toutes les lettres pour toutes les catégories : 1ère relance, 2ème relance, etc.  Les factures apparaissant en rouge et en italique ne seront pas prises en compte. • Un menu déroulant permet de choisir le modèle de lettre à utiliser. Les deux icônes, situées à gauche de ce menu, permettent de visualiser ou d'imprimer les lettres de relance. Les deux icônes, situées en haut à droite de la fenêtre, permettent une visualisation ou une impression de la liste des factures sélectionnées. 200 Les états • L’option Relances du jour permet d'afficher les factures du niveau choisi, dont la date d'échéance est atteinte, le délai en jour est dépassé et dont le montant est supérieur au solde minimum. Ces factures, pouvant être relancées, sont de couleur bleue. • Le radio bouton Tous les clients permet l'affichage de toutes les écritures non lettrées, autrement dit, si le lettrage est à jour, les factures impayées de tous les clients. Pour sélectionner un client donné, cliquez sur le radio bouton Le client et saisissez le numéro de compte ou bien appelez la liste à l'aide de l'icône correspondante. • Délai de relance en jours : Vous devez indiquer ici le nombre de jours à partir duquel les relances doivent être envoyées, le départ étant la date d’échéance et la date de réfé- rence toujours la date de travail. Si, par exemple, vous avez indiqué 15 jours dans cette zone dans l'onglet 2ème relance, pour les factures déjà relancées 1 fois qui n’ont pas été payées dans un délai de 15 jours suivant la date d’échéance, les lettres de seconde relance pourront être imprimées.  Les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance en fonction de ce délai apparaîtront de couleur rouge et en italique, si l'option Relances du jour est cochée. • Solde minimum : Il indique le montant minimum à partir duquel les factures doivent être relancées. • Les cinq onglets permettent d’afficher les factures non payées selon le niveau de relance qui les concerne. Ainsi, si le premier onglet est sélectionné, la liste contiendra toutes les factures pour lesquelles aucune lettre de relance n’a été envoyée. Si l'onglet 3ème relance est sélectionné, les factures qui ont déjà été relancées deux fois s’affichent dans la liste. • Les boutons [Autoriser la relance] et [Ne pas relancer] permettent de forcer l’autorisation ou l’interdiction de relance d’une facture. Si vous interdisez la relance d'une facture, la colonne Relancer de la liste ne contiendra aucune marque. De plus, la ligne sera affichée en rouge et en italique. Dans le cas où la relance est autorisée un point noir est affiché (•). Ceci permet tout simplement de ne pas relancer une facture donnée bien qu’elle doive l’être. • Vous devez savoir que chaque lettre de relance concerne toutes les factures d’un même niveau de relance. Il y a donc autant de dessins de lettre que de niveaux. Vous disposez du générateur d'états pour modifier ou créer vos propres modèles. Ce dessin est accessible directement depuis le menu OPTIONS, en sélectionnant l'option Modifier la lettre de relance. Par contre, si plusieurs factures d’un même niveau, et ceci pour un même client, sont en retard de paiement, vous obtiendrez une seule lettre qui regroupe ces factures. Relances Vous disposez de deux moyens de relance, manuel ou automatique : • Pour relancer manuellement les clients, il faut se placer successivement dans chacun des niveaux de relance et imprimer les lettres. • La relance automatique, bouton [Tout relancer], agit sur toutes les factures en attente. Le programme balaie alors tout le fichier et imprime toutes les lettres de tous les niveaux pour toutes les factures à relancer avec autorisation de relance. Après impression des lettres, une fenêtre vous propose la mise à jour du compte des clients relancés. Toutes les factures correspondantes passent alors dans la catégorie suivante. 201 Les états Changement manuel de catégorie En règle générale, les lettres de relance possèdent un texte différent selon le niveau concerné. De ce fait, vous pouvez changer de niveau une facture en attente, sans respecter la chronologie des relances. 1. Pour cela, sélectionnez-la ou les factures dans la liste et appelez l'option Changer le niveau de relance dans le menu OPTIONS. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 2. Choisissez le niveau de relance souhaité puis cliquez sur [OK] pour valider. Modifier le texte des lettres de relance Ciel Compta vous est livré avec 5 lettres déjà rédigées. Si le texte les composant ne vous satisfait pas, vous pouvez utiliser le générateur d’états pour le modifier. L’accès habituel au générateur se fait par la fenêtre principale ou par les paramètres. Pour faciliter cette tâche, nous avons placé dans le menu OPTIONS, un option, nommé Modifier la lettre de relance, qui vous permet d’accéder directement à ce module. 202 Les états Les soldes intermédiaires de gestion Les Soldes Intermédiaires de Gestion (S.I.G.) représentent l'un des éléments constituant le résultat de l’entreprise. Le tableau des S.I.G. est une autre illustration du résultat tel qu’il est présenté par le Compte de résultat. Il s’agit d’une suite de soldes permettant de constituer, au final, le résultat net. Neuf soldes composent le tableau des S.I.G. • Marge commerciale • Production de l'exercice • Valeur ajoutée produite • Excédent brut d'exploitation • Résultat d'exploitation • Résultat courant avant impôts • Résultat exceptionnel • Résultat net comptable de l'exercice • Résultat sur cessions d'éléments d'actif immobilisés Dans le menu ÉTATS, sélectionnez la commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Une fenêtre vous permet de sélectionner la période, le format et les options d'impression. 203 Les états Le compte de résultat Cet état vous permet, à tout moment, de connaître la situation de votre entreprise. Il reprend : • d’un côté le détail des produits, • de l’autre le détail des charges. C’est un excellent outil pour suivre l’évolution du chiffre d’affaires et des postes de charges. Vous serez ainsi informé en permanence si vous dégagez des bénéfices ou des pertes. 1. Pour accéder à ce module, cliquez sur le bouton [Résultat] dans la fenêtre principale ou bien choisissez la commande du même nom depuis le menu ETATS. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Après avoir choisi la période, vous pouvez indiquer le type de résultat souhaité : • soit le résultat Standard qui reproduit les feuillets 2052 et 2053 de la liasse fiscale, avec la possibilité de le compléter avec le détail des comptes, correspondant aux documents établis, en cochant la case Avec détail des comptes. Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés dans tel ou tel code liasse du compte de résultat. • soit le résultat Simplifié qui imprime tous les comptes des classes 6 et 7. C’est, en fait, une balance des comptes des classes 6 et 7. Dans ce cas, vous pouvez préciser de Ne pas imprimer les comptes vides et d'effectuer un Saut de page par classe. 3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 204 Les états 5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le compte de résultat à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante. 6. Si, au lieu d'imprimer votre résultat, vous souhaitez exporter ces informations, par exemple pour les utiliser dans un tableur, cliquez sur le bouton [Exporter].  Les critères de sélection sur la période, utilisés pour l'impression, sont également pris en compte dans ce cas. 7. Choisissez l'un des formats d'export, et validez avec le bouton [Exporter]. 8. Saisissez ensuite le nom du fichier d'export dans la fenêtre suivante puis cliquez sur [Enregistrer]. 205 Les états Le bilan Cette option édite les états préparatoires aux feuillets 2050 et 2051 de la liasse fiscale soit l’actif et le passif. 1. Cliquez sur le bouton [Bilan] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 2. Effectuez vos sélections de périodes. L’option Avec détail des comptes permet d'imprimer le détail des comptes correspondant aux montants obtenus. Ainsi, vous pouvez connaître les comptes qui ont été regroupés dans tel ou tel code de l'actif et du passif. Vous pouvez définir un format d'impression, voire même un type d'état différent entre l'actif et le passif. 3. Utilisez, si besoin est, le bouton [Format d’impression] pour définir le format du papier que vous possédez. 4. Cliquez, si nécessaire, sur le bouton des options d'impression pour modifier les paramètres de l'état ainsi que les colonnes à imprimer. 5. Cliquez sur [Aperçu] pour obtenir le bilan à l'écran ou sur [Imprimer] pour une sortie sur imprimante.  Avant l'édition du bilan, Ciel Compta peut vous avertir que certains comptes ne possèdent pas de codes liasse. Vous pouvez alors, soit continuer l'édition, soit annuler celle-ci, soit enfin obtenir la liste de ces comptes dans la fenêtre Informations, après avoir cliqué sur le bouton [Liste des comptes].  Pour le remplissage automatique des codes liasse, reportez-vous au chapitre “Remplissage des codes liasse”, page 74. Attention ! Vous devez avant tout vérifier que les codes liasse fiscale ont été indiqués dans la fiche des comptes. Vous pouvez, par sécurité, lancer le remplissage automatique de ces codes avec l’option correspondante du menu OPTIONS lorsque la fenêtre du plan comptable est affichée. Les écrans paramétrables 207 Les écrans paramétrables Introduction Une des caractéristiques majeure du logiciel Ciel Compta se trouve dans la possibilité de définir totalement les écrans de saisie des écritures comptables. Ainsi, vous pouvez automatiser le calcul de la TVA, réduire la saisie à une seule et unique information pour le passage d’une pièce ou bien mémoriser des pièces comptables avec leurs montants pour n’avoir plus qu’à les valider. Vous allez donc créer des grilles de saisie en y précisant les rubriques qui vont y apparaître et la logique que le logiciel devra adopter pour enregistrer les écritures. Toujours afin de vous faciliter l’utilisation de ce programme, vous allez vous-même définir des pavés de sélection donnant un accès rapide aux écrans les plus utilisés. De nombreux écrans déjà prêts vous sont proposés. Ils correspondent à diverses tâches comptables courantes.  Si vous souhaitez mettre en place des écritures d'abonnement, vous devez maîtriser les écrans de saisie. En effet, c'est à leur niveau que l'automatisme des écritures est défini. 208 Les écrans paramétrables Création d'un écran La liste des écrans paramétrables Pour construire ou modifier un écran, vous devez avant tout en ouvrir la liste. Cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables] de la fenêtre principale. La liste des écrans s’affiche. La partie supérieure de la fenêtre dispose de 4 boutons dont voici la fonction : • [Nouveau] : Permet de créer un nouvel écran paramétrable. Identique à la commande NOUVEAU du menu FICHIER ou . • [Modifier] : Bouton permettant d'ouvrir un écran déjà créé. Identique à un doubleclic sur un écran dans la liste, commande OUVRIR du menu FICHIER ou . • [Supprimer] : Permet la suppression du ou des écrans sélectionnés. • [Dupliquer] : Bouton permettant de dupliquer l'écran sélectionné. Quatre icônes complètent ces boutons : • : déplace l'écran sélectionné avant le précédent. • : déplace l'écran sélectionné après le suivant. • : joue la note sonore affectée à l'écran. Cette note sera jouée à chaque ouverture de l'écran. • : affecte une note texte à l'écran sélectionné. Cette note pourra être consultée au moment de l'utilisation de l'écran. 209 Les écrans paramétrables Création d'un nouvel écran 1. Pour créer un nouvel écran, cliquez sur le bouton [Nouveau] ou appuyez sur . Vous obtenez un écran comme celui-ci : 2. Commencez par préciser le Nom de cet écran. 3. Complétez ou modifiez le Nom abrégé. Celui-ci sera utilisé dans les pavés d'accès rapide au moment de la saisie. : pour affecter un mot de passe à cet écran, cliquez sur cette icône et précisez votre mot de passe, complété, si nécessaire, d'un indice. Ce mot de passe vous sera réclamé pour modifier cet écran. : cette icône permet d'affecter une note texte. Cette note pourra être consultée (mais pas modifiée) au moment de l'utilisation de l'écran. : ces trois icônes permettent respectivement d'écouter, d'enregistrer et de réaliser diverses manipulations sur les sons (copier, coller, etc.). Trois onglets donnent accès aux différentes options d'un écran paramétrable : • Rubriques : création de la grille de saisie composée de plusieurs rubriques. • Logique : cet onglet donne accès à la logique comptable de l'écran défini dans l'onglet précédent. • Automatismes : ce dernier onglet permet de préciser les options pour l'enregistrement automatique. Voyons maintenant en détail chacun des onglets. 210 Les écrans paramétrables L'onglet Rubriques Généralités En fait, on peut distinguer trois catégories de rubriques : • Les rubriques de saisie : elles devront être saisies dans la grille au moment de la saisie des écritures. Vous devez donc obligatoirement créer ces rubriques. Par exemple un compte de charges ou de produits, le montant, la date. • Les rubriques calculées : elles découlent d’un calcul dont vous allez préciser la nature. Elles peuvent apparaître sur la grille, mais vous pouvez aussi les rendre invisibles. Par exemple le montant de la TVA à partir du montant hors taxe saisi. • Les rubriques fichier : elles peuvent être des rubriques à saisir, ou bien des rubriques calculées, ou une valeur liée aux rubriques précédentes. Par exemple un poste de trésorerie lié au mode de paiement. En effet, quand vous saisissez une facture, vous devez indiquer le mode de paiement utilisé. Le fait de préciser ce mode de paiement appellera le poste de trésorerie qui lui est affecté. Vous allez donc créer une rubrique fichier banque, qui sera automatiquement remplie et utilisée pour la conception de la logique comptable. Nouvelle ligne Lorsque vous créez un nouvel écran, trois lignes sont automatiquement créées par défaut. Elles contiennent les rubriques suivantes : • Date : permettra la saisie de la date de l'écriture. • Journal : cette rubrique contiendra le journal de l'écriture. • Libellé : permettra la saisie du libellé de l'écriture. Ces trois rubriques sont créées par défaut, car elles font partie des éléments obligatoires pour l'enregistrement d'une écriture. Tous les écrans posséderont ces trois rubriques. Vous pouvez soit ajouter une rubrique en fin de tableau, soit insérer une nouvelle rubrique. Pour cela, deux boutons, [Nouvelle ligne] et [Insérer] sont à votre disposition. • Le bouton [Nouvelle ligne] permet l’ajout d’une nouvelle rubrique en fin de liste. • Le bouton [Insérer] permet l'insertion d'une nouvelle ligne au-dessus de celle sélectionnée. • Le bouton [Supprimer] permet d'effacer les lignes sélectionnées. Types de rubriques 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau]. Une ligne vide s’affiche. 2. Cliquez dans la première cellule de la colonne Type. Les cellules de cette colonne sont des menus locaux. 211 Les écrans paramétrables Vous disposez de tous les types de rubriques. Pour chaque type de rubrique vous pouvez disposer d'Attributs, de valeurs par Défaut et de Formules.  Nous ne pouvons pas donner ici tous les types de formules qu'il est possible de réaliser avec l'éditeur de formules. Il existe en effet une infinité de possibilités. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cet éditeur, reportez-vous au chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation. Rubrique Date Dans ce type de rubrique vous ne pourrez saisir que des dates. Ce type sera utilisé, par exemple, pour la date de l'écriture, la date d'échéance. Vous ne pouvez pas préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Lorsque vous faites un double-clic sur la cellule Défaut, l'éditeur de formules s’ouvre. Vous pouvez, par exemple, sélectionner la rubrique correspondant à la date de travail. Rubrique Compte La rubrique de type Compte permet la saisie d'un numéro de compte. Il y aura donc au minimum deux rubriques de ce type dans chaque écran de saisie. 1. Faites un double-clic sur la cellule Attributs. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 212 Les écrans paramétrables Vous allez pouvoir préciser la ou les classes de comptes auxquelles l'utilisateur de l'écran de saisie aura la possibilité d'accéder. Pour les classes cochées, vous pouvez indiquer celles proposées par défaut, à l'ouverture de la liste des comptes. 2. Si vous souhaitez, de plus, affecter un compte par défaut, faites un double-clic dans la cellule de la colonne Défaut. Ciel Compta ouvre la liste des comptes, en fonction des attributs indiqués précédemment. Choisissez le compte qui apparaîtra par défaut. Rubrique Libellé La rubrique de type libellé contiendra un texte qui devra, en général, être saisi par l’utilisateur. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Dans la cellule Défaut, vous pouvez néanmoins saisir un libellé. Dans la cellule Formule vous pouvez, par exemple, réaliser un libellé composé de plusieurs données, ou bien reprendre le libellé de l'un des comptes utilisés. Section analytique Cette rubrique permet de préciser un code analytique ou budgétaire. Vous pouvez préciser l'Attribut (analytique ou budgétaire). Pour affecter une section analytique par défaut, faites un double-clic dans la cellule Défaut. Vous obtenez la liste des sections analytiques et/ou budgétaires. Sélectionnez-la, et validez par [OK]. Mode de paiement Dans cette rubrique sera stocké le mode de paiement. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Pour affecter un mode de paiement par défaut, la cellule de la colonne Défaut se transforme en menu déroulant. Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le mode de paiement parmi ceux définis dans les Paramètres. Journal La rubrique de type journal fait partie des trois lignes installées à la création d'un nouvel écran. Elle permet de saisir le journal sur lequel l'écriture devra être enregistrée. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). Pour affecter un journal par défaut, la cellule de la colonne Défaut se transforme en menu déroulant. Il suffit de cliquer sur cette cellule et de choisir le journal parmi ceux créés. 213 Les écrans paramétrables Montant Les rubriques de type montant sont utilisées pour la saisie ou le calcul. La cellule de la colonne Attributs devient un menu déroulant. Ce menu vous permet de choisir le nombre de décimales souhaitées. Par défaut, c'est l'option Monnaie qui est choisi. Dans la cellule Défaut vous pouvez saisir un montant, si vous le connaissez à l'avance. Ce sont principalement les rubriques de type Montant qui vont exploiter l'éditeur de formules.  Nous verrons un peu plus loin, dans ce chapitre, les différentes formules les plus utilisées. Code TVA Ce type de rubrique est nécessaire dès que vous avez recours à la TVA. Vous pourrez y indiquer le code du taux de TVA. Vous ne pouvez préciser d'Attribut pour ce type de rubrique (cellule grisée). La cellule de la colonne Défaut est un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir le code TVA par défaut.  Très souvent, une formule affectant le code TVA du compte de charges, par exemple, sera créée. Nous verrons ce type de formule un peu plus loin dans ce chapitre. Numéro de pièce Cette rubrique n'offre aucune particularité. Vous pouvez y saisir un texte par défaut, si vous le souhaitez. Une formule pourra éventuellement être réalisée, pour, par exemple, y afficher le numéro du chèque. 214 Les écrans paramétrables Caractéristiques des rubriques Trois colonnes vous permettent de fixer certaines options sur les rubriques : Visible, Obligatoire et Saisissable. Ces trois colonnes sont des cases à cocher. Il suffit de les cocher ou de les décocher pour qu'elles soient actives ou non. • Visible : Pointez cette option pour que la rubrique apparaisse dans la grille de saisie. • Obligatoire : Rubrique dont la valeur doit obligatoirement être non-vide. Pour un numérique la valeur doit être non-nulle. • Saisissable : Rubrique accessible en saisie par l’utilisateur. Une rubrique pourra bien sûr être visible et non modifiable.  Lorsque vous choisissez le type d'une nouvelle rubrique, Ciel Compta lui affecte par défaut un nom identique au type choisi. Vous pouvez modifier ce libellé, surtout si plusieurs rubriques du même type sont créées. Création de la grille de saisie Nous allons créer toutes les rubriques nécessaires à la création d’un écran de saisie d’un achat. Pour cet exemple nous installerons certaines informations facultatives : code analytique, mode de paiement, etc. Il faut prévoir les rubriques suivantes : • Date : date de l’écriture. • Libellé : libellé de l’écriture. • Journal : journal sur lequel s'enregistre la pièce. • Compte de charge : compte de charge sur lequel doit être passée l’écriture. • Compte de TVA : numéro de compte pour l'enregistrement de la TVA. • Taux de TVA : nécessaire au calcul de la TVA • Montant HT de l'achat : montant à saisir. • Montant de la TVA : valeur calculée de la TVA. • Montant TTC : montant calculé • Compte fournisseur : numéro de compte du fournisseur concerné. 1. Quand la liste des écrans est affichée, cliquez sur le bouton [Nouveau]. 2. Commencez par saisir le nom du nouvel écran, par exemple Facture d'achat. 3. Modifiez, si vous le souhaitez, le nom abrégé. Vous obtenez donc un nouvel écran qui contient, comme nous l'avons déjà vu, 3 rubriques.  Nous utiliserons, au cours de la création de cet écran, l'éditeur de formules. Reportezvous au chapitre Les outils standards du Manuel d’utilisation pour le fonctionnement complet de ce module. 215 Les écrans paramétrables Date La première ligne concerne la date de l'écriture et a été créée automatiquement. Nous allons la compléter d'une valeur par défaut correspondant à la date de travail. 1. Pour cela, faites double-clic dans la cellule Défaut. Vous obtenez la fenêtre de l'éditeur de formules. 2. Faites un double-clic sur la rubrique Date de travail. Vous devez obtenir une fenêtre semblable à celle ci-dessous. 3. Validez par le bouton [OK]. Journal Comme pour la rubrique précédente, le journal est créé automatiquement. Il peut être fixé par défaut et même être invisible à l’utilisateur. Nous nous contenterons de fixer le journal afin d'en éviter la saisie. Dans le menu déroulant de la cellule Défaut choisissez le journal Achats. 216 Les écrans paramétrables  Comme pour la rubrique Date, nous laissons les options Visible, Obligatoire et Modifiable cochées. Si vous souhaitez que cette rubrique Journal n'apparaisse pas au moment de la saisie, puisqu'elle est renseignée par défaut, décochez l'option Visible. Libellé Troisième et dernière ligne créée par défaut. Dans la colonne Défaut, saisissez Facture n°. Compte fournisseur 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte fournisseur. 4. Faites un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Fournisseurs. Validez par [OK].  Au lieu de tout décocher manuellement, cliquez sur le bouton [Aucune] et cochez ensuite Fournisseurs. 5. Ne modifiez pas les trois pointeurs. En effet, ce compte est obligatoire dans ce type d'écriture. De plus, il doit rester modifiable et visible afin de pouvoir, au moment de la saisie, appeler la liste des comptes de la classe Fournisseur pour en sélectionner un. 6. Si toutefois vous souhaitez fixer un fournisseur par défaut, double-cliquez sur la cellule de la colonne Défaut, et choisissez le compte. Code TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Code TVA. 3. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule. Vous obtenez à nouveau l'éditeur de formules. Nous allons créer une formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le code TVA associé au compte fournisseur, renseigné précédemment. 4. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables la fonction Code_TVA_défaut, puis validez par [OK]. 5. Faites un double-clic sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir la même formule que ci-dessous. 6. Validez par [OK]. 217 Les écrans paramétrables Compte de TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte TVA. 4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Autres tiers. Validez par [OK]. 5. Faites maintenant un double-clic sur la cellule Formule. Nous allons créer une nouvelle formule indiquant à Ciel Compta d'utiliser le compte de TVA déductible associé au code TVA renseigné juste avant. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et choisissez dans la famille Écrans paramé- trables la fonction CompteTVADed, puis validez par [OK]. 7. Faites ensuite un double-clic sur la rubrique Code TVA du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir la formule ci-dessous. 8. Validez par [OK]. Compte de charges 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Compte. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Compte de charges. 4. Faite un double-clic dans la cellule Attributs, puis, dans la fenêtre qui apparaît, cochez uniquement la catégorie Charges. Validez par [OK]. 5. Ne fixez aucun compte par défaut, puisque c’est vous qui le préciserez à la saisie. Montant HT de l'achat 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant HT. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. Montant de la TVA 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TVA. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. 218 Les écrans paramétrables 5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du taux de TVA correspondant au code saisi et du montant HT. 6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule. 7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL. 8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de la multiplication, c’est-à-dire * (étoile). 9. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction], et dans la famille Écrans paramétrables choisissez la fonction Taux_TVA. 10.Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Code TVA du fichier Calcul - CCAL. 11.Terminez la formule en saisissant au clavier "/100" . Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 12.Validez avec le bouton [OK]. 13.Dévalidez l’option Obligatoire, car la TVA peut être nulle. Montant TTC 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant , l'option Montant. 3. Complétez le libellé de cette rubrique afin d'obtenir Montant TTC. 4. Ne modifiez pas Monnaie dans la colonne Attributs. 5. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de réaliser automatiquement ce calcul à partir du montant de TVA et du montant HT. 6. Dans l'éditeur de formules, cochez l'option Formule. 7. Double-cliquez sur la rubrique Montant HT du fichier Calcul - CCAL. 8. Sur votre clavier, appuyez sur le symbole de l'addition, c’est-à-dire + (plus). 9. Double-cliquez sur la rubrique Montant TVA du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 10.Validez avec le bouton [OK]. 11.Dévalidez l’option Saisissable. En effet, si le montant TTC n'est pas égal à celui que vous souhaitez, la correction devra être réalisée sur l'un des deux autres montants. 219 Les écrans paramétrables La section analytique La section analytique est une donnée facultative. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Section analytique/budgétaire. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le code analytique défini par défaut dans le compte de charges, si celui-ci est renseigné. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule et cliquez sur le bouton [Coller une fonction] puis dans la famille Écrans paramétrables, choisissez la fonction Code_analytique_défaut. 6. Sélectionnez comme paramètre de cette fonction la rubrique Compte de charges du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 7. Validez avec le bouton [OK]. 8. Dévalidez l’option Obligatoire. Le mode de paiement Le mode de paiement est également une donnée facultative dans ce type d'écran. Il sera utilisé pour, par exemple, calculer automatiquement une date d'échéance. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Mode de paiement. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le mode de paiement associé au compte fournisseur, si celui-ci est renseigné. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Mode_de_paiement. 7. Double-cliquez sur la rubrique Compte fournisseur du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 220 Les écrans paramétrables 8. Validez avec le bouton [OK]. 9. Dévalidez l’option Obligatoire. Numéro de pièce Le numéro de pièce est également une donnée facultative. Il sera utilisé pour, par exemple, saisir un numéro de facture, ou bien le numéro du prochain chèque, si le mode de paiement est du type chéquier. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Nro de pièce. 3. Ne modifiez pas le libellé. 4. Faites un double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de remplir cette zone avec le numéro du prochain chèque, si le mode de paiement est du type chéquier. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Prochain_chèque. 7. Double-cliquez sur la rubrique Mode de paiement du fichier Calcul - CCAL. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 8. Validez avec le bouton [OK]. 9. Dévalidez l’option Obligatoire. Date d'échéance Nous allons terminer cet écran de saisie avec la date d'échéance. C'est également une donnée facultative. Elle sera, éventuellement, calculée en fonction du mode de paiement, si celui-ci est du type paiement différé. 1. Cliquez sur le bouton [Nouvelle ligne]. 2. Choisissez, dans la colonne Type à l'aide du menu déroulant, l'option Date. 3. Par défaut, Ciel Compta ne précise aucun libellé. Saisissez donc la Date d'échéance. 4. Faites double-clic dans la cellule Formule. En effet, nous allons demander à Ciel Compta de calculer cette date à partir de la date de l'écriture et du mode de paiement si celui-ci est du type paiement différé. 5. Ouvrez l'éditeur de formules et cochez l'option Formule. 6. Cliquez sur le bouton [Coller une fonction…], et choisissez dans la famille Écrans paramétrables, la fonction Date_Echéance. 7. Double-cliquez sur la rubrique Date du fichier Calcul - CCAL. 221 Les écrans paramétrables 8. Double-cliquez ensuite sur la rubrique Mode de paiement du même fichier. Vous devez obtenir une formule comme celle-ci. 9. Validez avec le bouton [OK]. 10.Dévalidez l’option Obligatoire. Voila, la création de la grille de saisie est maintenant terminée. Important : L'ordre des rubriques utilisées est parfois important. En effet, pour utiliser une rubrique dans une formule, il faut que la rubrique soit créée auparavant.  Nous avons volontairement installé dans cet écran des rubriques qui peuvent s'avérer facultatives. Le but étant de vous montrer l'imbrication des rubriques entre elles par l'intermédiaire des formules. L'écran de saisie réalisé doit donc ressembler à celui-ci : 222 Les écrans paramétrables Ce qui en saisie donnera le résultat suivant :  Si vous souhaitez modifier un écran paramétrable depuis la saisie d'une écriture, il suffit de sélectionner l'option Modifier l'écran de saisie depuis le menu OPTIONS. Mais attention, vos éventuelles saisies seront perdues. 223 Les écrans paramétrables Création de la logique La logique contient les données que le programme va enregistrer dans les fichiers. Toutes les rubriques qui ont été créées dans la partie précédente vont être accessibles pour la définition de cette logique. En effet, la grille de saisie réalisée précédemment ne permet pas à Ciel Compta de connaître quels sont, par exemple, les montants à affecter à tel ou tel compte, au débit ou au crédit, etc. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables]. 2. Depuis la liste des écrans, ouvrez l'écran créé au paragraphe précédent. 3. Cliquez sur l'onglet Logique. Vous obtenez la fenêtre suivante : En-tête des pièces Trois menus locaux sont présents dans l'en-tête de la logique : Date, Journal et Libellé. Le menu déroulant Date Dans le menu déroulant Date s’afficheront toutes les rubriques de type date créées précédemment. Par défaut, Ciel Compta complète cette grille des rubriques placées à la création de l'écran. 1. Cliquez sur le menu déroulant Date. Ce menu se compose, dans notre écran de saisie Facture d'achat, de deux options : Date et Date d'échéance. 2. Choisissez l'option Date. 224 Les écrans paramétrables Le menu déroulant Journal Dans le menu déroulant Journal s’afficheront toutes les rubriques de type journal créées précédemment. En général vous ne disposez que d'une seul option. Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Journal. Le menu déroulant Libellé Dans le menu déroulant Libellé s’afficheront toutes les rubriques de type libellé créées précédemment. Par défaut, Ciel Compta a sélectionné la rubrique Libellé. Détail de l'écriture La liste au-dessous de la partie en-tête, étudiée ci-dessus, se complète de trois boutons : [Nouvelle ligne], [Insérer] et [Supprimer]. Chaque ligne contient 8 données différentes. Chaque cellule se comporte comme un menu déroulant. Le meilleur moyen de comprendre la logique comptable est de l’appliquer à l'écran de saisie Facture d'achat réalisé auparavant. Pour compléter les données composant le détail de l'écriture, quelques connaissances comptables sont nécessaires. Notre but n’est pas de vous apprendre la comptabilité. Aussi nous allons simplement décrire la logique correspondant à cet achat. Le tableau ci-dessous présente la structure à obtenir. Cette structure est simplifiée à l’extrême puisque chaque ligne peut être complétée d’une date d’échéance, d’un mode de paiement, d’un code analytique et d’un numéro de pièce. • Par défaut, deux lignes sont créées dans cette logique. Pour réaliser la logique de l'écran de saisie Facture d'achat, vous devrez cliquer une fois sur le bouton [Nouvelle ligne] afin d'obtenir les trois lignes nécessaires. • Pour essayer cet écran de saisie, il suffit de fermer la fenêtre, en cliquant sur le bouton [OK], ou bien de fermer la fenêtre et de répondre Oui lors de la demande d'enregistrement. • Cliquez ensuite sur le bouton [Saisie par écrans] dans la fenêtre principale. Dans la liste qui s'affiche alors, choisissez Facture d'achat. L'écran s'affiche, il ne vous reste plus qu'à saisir une facture d'achat. • Entraînez-vous à la création d'écrans, ils vous seront utiles si vous souhaitez utiliser les écritures d'abonnement. 225 Les écrans paramétrables L'onglet Automatismes Dans les écrans paramétrables, en plus de la liste des écrans, vous pouvez ajouter des boutons qui autoriseront un accès direct à différents écrans. L'illustration ci-dessous présente un ensemble de pavés de sélection. Un simple clic permet l'appel de l'écran de saisie correspondant. Il devient alors inutile d'appeler la liste des écrans.  Le nombre de pavés affichés en bas de l'écran de saisie dépend de la taille de la fenêtre. Si celle-ci n'est pas suffisante pour afficher tous les pavés, le dernier se transforme en menu déroulant. 1. Dans la liste des écrans paramétrables, ouvrez l'écran réalisé précédemment : Facture d'achat. 2. Cliquez sur l'onglet Automatismes. La fenêtre suivante s’affiche. Deux cases à cocher sont présentes dans la zone Options d'accès : • Accès rapide en saisie : si cette option est cochée, cet écran de saisie sera accessible depuis la rangée de pavés détaillée ci-dessus. Le nom abrégé sera utilisé comme nom pour ce pavé. • Apparaît dans la liste des écrans : Si cette option est cochée, l'écran de saisie sera accessible depuis la liste affichée dans Saisie par écrans.  Si ces deux options ne sont pas actives pour un écran paramétrable, celui-ci ne sera pas du tout accessible. Ce cas est intéressant pour les écritures automatiques détaillées ci-après. 226 Les écrans paramétrables Les écritures automatiques Ciel Compta permet la création d'écritures qui seront automatiquement enregistrées à leur date d'échéance. Ainsi, un loyer et un crédit-bail pourront être enregistrés automatiquement à l'ouverture du programme sans aucune saisie. Le principe est simple : vous utilisez comme base un écran déjà créé et vous le modifiez pour qu'il corresponde à l'opération qui doit être automatisée. Vous allez indiquer dans cet écran la valeur de chacune des rubriques, puis à l'aide des options disponibles dans l'onglet Automatismes préciser la périodicité et la date de chaque échéance. Nous allons procéder par l'exemple. Ainsi, nous allons automatiser l'enregistrement d'un loyer qui est payé au trimestre. Nous allons donc utiliser comme base l'écran Loyer. 1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur le bouton [Écrans paramétrables]. La liste des écrans paramétrables s'ouvre. 2. Dans la liste, sélectionnez l'écran Loyer et cliquez sur le bouton [Dupliquer] ou bien appelez l'option DUPLIQUER du menu Fichier (raccourci clavier ). Le programme crée un nouvel écran et l'ouvre automatiquement. 3. Modifiez son libellé afin d'obtenir : Loyer trimestriel. 4. Modifiez le Nom abrégé afin d'obtenir par exemple Loyer Trim. Commençons par compléter celui-ci de toutes les informations relatives au loyer à enregistrer. La colonne Défaut est celle qui nous intéresse particulièrement, puisque c'est elle qui contient les valeurs par défaut des rubriques. 5. Pour la ligne Date, ne changez rien, la date considérée sera celle définie dans le paramétrage de l'écriture automatique. 6. Pour la ligne Journal, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez par exemple Banque. 7. Passez ensuite à la ligne Compte de charges. Double-cliquez sur la cellule Défaut et dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez 613200 Locations immobilières. 8. Pour la ligne Libellé, ne saisissez rien dans la colonne Défaut. Par contre, faites un double-clic dans la cellule Formule. Attention ! Pour que cet écran puisse fonctionner automatiquement, il faut impérativement que toutes les informations obligatoires soient renseignées. 227 Les écrans paramétrables 9. Indiquez la formule ci-dessous permettant d'obtenir un libellé complété automatiquement du numéro de trimestre. 10.Pour le Taux de TVA, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Indiquez le taux de TVA 19,6%. 11.Pour le Compte de TVA, choisissez le compte 44566 TVA déductible. 12.Pour la ligne Montant HT, indiquez le montant du loyer, par exemple : 6000 €. 13.Pour les lignes Montant TVA et Montant TTC, aucune valeur n'est à saisir si une formule de calcul a été indiquée. Dans le cas contraire, renseignez ces deux montants. 14.Passez ensuite à la ligne N° de pièce. Indiquez une référence de votre choix. 15.Pour le Mode de paiement, la cellule Défaut se comporte comme un menu déroulant. Choisissez par exemple Prélèvements. 16.Sur la ligne Compte financier, indiquez la banque concernée. Si une banque a été précisée par défaut dans le mode de paiement auparavant sélectionné, il est inutile de compléter cette information. Notre écran est maintenant complet. Vous devez obtenir un écran semblable à celui-ci. 17.Cliquez sur l'onglet Logique afin de vérifier si celle-ci est correcte. Vous devez obtenir ici aussi la logique suivante : 228 Les écrans paramétrables 18.Cliquez maintenant sur l'onglet Automatismes. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Il permet de configurer les caractéristiques de l'écriture d'abonnement que nous souhaitons créer. Voyons une à une les différentes indications à porter. • Actif : si cette option est cochée l'écriture automatique est mise en fonctionnement. Dans le cas contraire, case non cochée, aucune écriture ne sera enregistrée. Dans notre exemple, activez cette option. • À partir du : indiquez ici la date de départ de l'opération. C'est aussi la date qui sera affectée à l'écriture. Ainsi, en indiquant le 01/01/07 comme date de départ pour une opération trimestrielle, les écritures suivantes se feront au 01/03, au 01/06, au 01/09, etc. Un menu déroulant situé à droite de la zone date permet de choisir parmi 3 options : • Pour une durée indéterminée : dans ce cas, aucune limitation dans le temps n'est précisée. Ce sera alors à vous de modifier ces paramètres pour stopper l'automatisme. • Jusqu'à la date du : en choisissant cette option, une nouvelle zone de saisie permet d'indiquer une date limite d'application. • Pour un nombre d'écritures de : comme pour l'option précédente, une nouvelle zone de saisie apparaît lorsque vous choisissez cette option. Il suffit d'y indiquer le nombre fixe d'opérations à réaliser automatiquement. 19.Saisissez le 05/04/07, sélectionnez l'option Pour un nombre d'écritures de et indiquez 4 (correspondant à 4 trimestres). • Tous les : une zone de saisie et un menu déroulant permettent d'indiquer à Ciel Compta la fréquence à laquelle vous souhaitez générer cette écriture automatique. 229 Les écrans paramétrables 20.Fixez la périodicité en saisissant 3 et en sélectionnant Mois à l'aide du menu déroulant. • Générer l'écriture : cette zone peut être utilisée afin d'enregistrer l'écriture avant sa date réelle. Ceci permet d'anticiper l'opération et d'éditer différents états qui prennent en compte l'écriture. Notez que la date réelle de l'écriture est conservée. 21.Dans notre exemple, laissez cette zone vide. • Nombre d'écritures déjà passées : est géré automatiquement par le logiciel. Elle contient le nombre d'opérations automatiques déjà enregistrées. • Date de la dernière : contient la date de la dernière opération réalisée. C'est la date qui sert de base à la prochaine écriture automatique. 22.Pour notre exemple, vous devez indiquer ici la date du dernier loyer enregistré manuellement. Soit, par exemple, 05/08/07.  Vous pouvez aussi indiquer une date qui forcera l'enregistrement d'opérations antérieures non encore comptabilisées. Ainsi, pour une écriture mensuelle, si vous indiquez À partir du 01/03/07 et que vous précisez une dernière opération au 01/12/ 06, au prochain démarrage du logiciel en Mars, il y aura enregistrement automatique des échéances de Janvier, de Février et de Mars. 23.Validez votre paramétrage en cliquant sur [OK]. Les deux options d'accès supplémentaires, ACCÈS RAPIDE EN SAISIE et APPARAÎT DANS LA LISTE du menu SAISIE PAR ÉCRANS, ont été détaillées au paragraphe précédent. Maintenant, votre loyer s'enregistrera le 5 du premier mois de chaque trimestre. Il vous suffit d'appliquer le principe que nous venons d'essayer pour créer tout type d'écriture d'abonnement. 230 Les écrans paramétrables Passage des écritures automatiques Deux méthodes sont à votre disposition afin de générer les écritures automatiques issues des écrans paramétrables et des emprunts : soit automatiquement au démarrage, soit sur ordre. Au démarrage de Ciel Compta, celui-ci parcourt les comptes d'emprunt et les écrans afin de détecter les écritures à passer. Si des écritures automatiques, ou d'abonnement, sont actives et qu'elles arrivent à échéance, lors du lancement de Ciel Compta, vous devrez enregistrer ces écritures. Voici la fenêtre d'enregistrement des écritures automatiques. Elle contient ici quelques opérations pour l'exemple. Cette fenêtre permet non seulement d'enregistrer les opérations automatiques, mais aussi de les différer ou bien de les annuler. Chaque ligne correspond donc à une opération et en présente les caractéristiques. La colonne Quand nous intéresse particulièrement puisque l'information qu'elle contient conditionne l'exécution de l'opération. Deux états sont possibles : Maintenant ou Plus tard. Vous pouvez intervenir sur cette condition d'enregistrement. Pour cela, il suffit de sélectionner la ligne concernée, puis de cliquer sur le bouton correspondant à l'attribut voulu.  La sélection multiple est autorisée dans cette liste. Une fois cette étape terminée, vous pouvez, soit confirmer les opérations en cliquant sur le bouton [Enregistrer les écritures], soit annuler tout traitement en cliquant sur la case de fermeture de la fenêtre. Vous pouvez à tout moment rappeler cette fenêtre en appelant la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES dans le menu COMPTA. Vous pouvez aussi lancer manuellement la création des écritures automatiques. Pour cela, vous devez utiliser la commande GÉNÉRER LES ÉCRITURES AUTOMATIQUES du menu COMPTA.  C'est cette option que vous pouvez utiliser lors de la création d'écritures d'abonnement dont vous souhaitez enregistrer les échéances passées. Le bouton [Modifier], donne accès à la modification de l'écran paramétrable ou de l'emprunt correspondant à l'écriture sélectionnée. Fin d’exercice 232 Fin d’exercice Introduction Les procédures de fin d’exercice doivent respecter une certaine chronologie. Avec Ciel Compta, la fin d’exercice redevient ce qu’elle n’aurait jamais dû cesser d’être : de simples instructions à donner. Ciel Compta vous permet de continuer à travailler même si vous êtes au-delà de la date de fin d’exercice. En effet, vous disposez de 12 mois supplémentaires pendant lesquels vous allez saisir vos écritures comme à l’accoutumée. Exemple : Votre exercice commence le 1er janvier 2007 et se termine le 31 décembre 2007, le logiciel présentera 12 périodes d’un mois en plus : de janvier 2008 à décembre 2008.  Vous ne devez pas lancer cette procédure de fin d’exercice si vous utilisez le module de TVA et si la déclaration de décembre n’a pas encore été établie. Deux étapes constituent la procédure de fin d'exercice : La clôture d'exercice et La réouverture d'exercice. 233 Fin d’exercice La clôture d'exercice Lorsqu’arrive la fin de l’exercice, vous avez un certain délai, défini par la loi (normalement 3 mois), pour préparer les documents officiels du bilan mais l’entreprise continue bien sûr son activité pendant ce laps de temps. Voici le plan des opérations à suivre pour réussir parfaitement et sans douleur une fin d’exercice : • Travaillez absolument normalement, en passant les pièces à la bonne date, dans la bonne période, sur l’ancien ou le nouvel exercice, selon le cas. • Dans les premières semaines du nouvel exercice, préparez et passez vos opérations diverses de clôture : stocks, prorata de charges, factures non parvenues, etc. • Imprimez les documents comptables obligatoires : balance, journaux, grand-livre, centralisateur et donnez-les à votre expert-comptable. • Celui-ci, après examen des écritures, redonne en général un lot d’opérations diverses à passer pour corriger, régulariser et affiner les comptes. 1. Passez ces écritures et réimprimez l’ensemble des documents comptables qui ont pu être modifiés. En complément, éditez Le compte de résultat et Le bilan, ceci aidera votre expert-comptable quand il établira le bilan. 2. Ensuite appelez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu COMPTA. La fenêtre suivante s’affiche : Cette fenêtre possède une option importante : Faire une copie avant. Elle permet de réaliser une sauvegarde avant la suite du traitement. En effet, la clôture d'exercice est une opération irréversible. Il est donc fortement conseillé d'effectuer une copie de votre fichier de comptabilité avant cette opération. De plus, la clôture d'exercice, une fois déclenchée, ne peut être annulée. 234 Fin d’exercice 3. Cochez donc l'option Faire une copie avant. 4. Modifiez si nécessaire le nom de la copie. Par défaut, Ciel Compta reprend le nom de votre fichier complété de "•copie" et de la date. Vous disposez ensuite de quatre choix de destination pour cette copie : • Demander : dans ce cas, vous obtiendrez la fenêtre classique vous permettant de choisir exactement l'endroit où cette copie doit être placée. Vous pourrez donc choisir un autre support de sauvegarde (disque externe, Zip™, etc.). • Le même dossier que le fichier : avec cette option activée, la copie du fichier sera réalisée dans le même dossier que celui du fichier de comptabilité actuellement utilisé. • Le même dossier que l'application : dans ce cas, la copie du fichier sera réalisée dans le dossier où se trouve le logiciel de comptabilité. • Sur le bureau : cette option indiquera à Ciel Compta d'effectuer la copie de votre fichier de comptabilité directement sur le bureau de votre ordinateur. 5. Validez à l'aide du bouton [Exécuter]. Vous devez vous assurer que le volume de destination dispose de suffisamment de place pour effectuer cette copie. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informe. Vous devrez alors annuler la procédure en cours et choisir le module de sauvegarde intégré à Ciel Compta.  Reportez-vous au document Les outils standards pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde.  Si vous avez déjà réalisé votre sauvegarde, ne cochez pas l'option Faire une copie avant. Une fois la sauvegarde réalisée, vous obtenez une seconde fenêtre comme présentée cidessous. 6. Indiquez le journal sur lequel les opérations de clôture seront passées : généralement celui des Opérations diverses (OD). 235 Fin d’exercice 7. Ciel Compta vous permet également de choisir le compte de ventilation du résultat. Les comptes proposés par défaut sont ceux présents dans les Paramètres, Paramètres société, onglet Comptes. Modifiez, si nécessaire, les comptes Résultat (Bénéfices) et Résultat (Pertes) en appelant la liste des comptes à l'aide de l'icône correspondante . 8. Validez ensuite à l'aide du bouton [OK]. Pendant la clôture d'exercice, une fenêtre, comme celle ci-dessous, vous permet de suivre l'évolution du traitement. 9. Une fois la clôture réalisée, cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel a effectué son travail de clôture, à savoir : • Il a parcouru les comptes qui devaient être «clôturés» (Ceux des classes 6 et 7). • Le solde de ces comptes à la fin de l’exercice a été calculé. • L’écriture a été passée selon le cas, dans les comptes de classe 6 et 7. • Au débit du compte si le solde était créditeur. • Au crédit du compte si le solde était débiteur. La contrepartie a été passée sur le compte de résultat bénéficiaire ou déficitaire, précisé dans la fenêtre précédente le lancement de la clôture.  A la fin de la clôture, les comptes des classes 6 et 7 sont alors soldés, et les comptes de résultat contiennent le bénéfice ou la perte de l’exercice. Vous pouvez alors éditer différents états à la demande de votre comptable avant de lancer la réouverture qui purgera toutes les écritures de l'exercice passé. 236 Fin d’exercice Réouverture d'exercice La procédure de réouverture d'exercice réalise plusieurs tâches : • Elle change les dates de début et de fin d’exercice. • Elle complète la liste des périodes. • Elle purge les écritures de l’exercice précédent. • Elle reporte les a-nouveaux.  Comme pour la clôture d'exercice, il est indispensable d'effectuer plusieurs sauvegardes avant de réaliser la réouverture d'exercice. Cette copie devra être archivée dans un lieu sûr. 1. Appelez la commande RÉOUVERTURE D'EXERCICE du menu COMPTA. Après la fenêtre permettant de réaliser une copie de votre fichier, une seconde fenêtre s'affiche. 2. Indiquez, à l’aide du menu déroulant, le journal où seront passées les écritures de réouverture du nouvel exercice. En général, la réouverture s'enregistre sur le journal des a-nouveaux (A-nouveaux). Vous disposez ensuite de deux options : Ne pas reporter les à-nouveaux et Reporter les anouveaux. Ne pas reporter les A-nouveaux Dans le cas où l'option Ne pas reporter les à-nouveaux est active, la purge sera un simple Attention ! Vous ne pouvez lancer cette procédure si celle de clôture n'a pas été réalisée. 237 Fin d’exercice effacement des écritures de l'ancien exercice, aucun solde de fin d'exercice ne sera reporté. Reporter les A-nouveaux C'est souvent cette option qui sera utilisée. En effet, il est très rare de ne pas reporter les soldes des comptes de l'exercice précédent, voire même certaines écritures. De plus, vous pouvez choisir de Conserver les écritures non lettrées et/ou de Conserver les écritures non pointées. Conserver les écritures non lettrées Lorsque l’option Conserver les écritures non lettrées est active, deux nouvelles options apparaissent : • Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non lettrées sur l'exercice suivant pour les comptes dont l'option Lettrable est cochée. • En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera UNIQUEMENT les écritures non lettrées des comptes dont l'option Report des écritures non lettrées est cochée.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur cette option. Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice. Conserver les écritures non pointées Lorsque l’option Conserver les écritures non pointées est active, deux nouvelles options apparaissent : • Toutes : Dans ce cas, le module de purge reportera TOUTES les écritures non pointées sur le nouvel exercice pour les comptes dont l'option Pointable est cochée. • En tenant compte des attributs des comptes : Dans ce cas, le module de purge sélectionnera UNIQUEMENT les écritures non pointées des comptes dont l'option Report des écritures non pointées est cochée.  Reportez-vous au chapitre “Le plan comptable”, page 53, pour plus d'informations sur cette option. Ensuite, Ciel Compta réécrira de nouvelles écritures rigoureusement identiques aux précédentes avec, comme date, le premier jour du nouvel exercice. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure.  La durée du traitement dépend directement du nombre d'écritures de votre fichier. Les dates de début et de fin d'exercice sont ainsi actualisées et les à-nouveaux reportés. Vous ne pouvez maintenant travailler que sur votre nouvel exercice et sur les douze mois suivants.  Si vous souhaitez conserver, à titre de consultation, votre précédent exercice, il faut que vous réalisiez une copie de votre fichier avant la clôture. Autres fonctions 239 Autres fonctions Sauvegarde et restauration Ciel Compta intègre un outil de sauvegarde. Plusieurs options sont disponibles selon le support de sauvegarde utilisé et selon ce que vous voulez sauvegarder. Ainsi, avec le format interne à Ciel Compta, vous pouvez sauvegarder sur un autre volume, qu'il soit amovible ou pas, ceci avec ou sans compression des données. Vous pouvez aussi sauvegarder selon un mode identique au Finder, c’est-à-dire sans compression et sans codage. Cela revient à faire une copie par icône depuis le bureau de votre Mac. Ce mode ne peut fonctionner sur un support amovible que si la taille du fichier ne dépasse pas la capacité du support. Les préférences de sauvegarde 1. Cliquez sur l'icône d'appel des préférences depuis la fenêtre principale. 2. Dans la liste, sélectionnez la famille Fichiers et sélectionnez celle nommée Sauvegarde. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Les premiers radio boutons permettent le choix du type de sauvegarde : le format interne, ou la copie de type par icône du Finder. En dessous, vous trouvez quatre cases à cocher qui permettent de choisir ce qui va être sauvegardé. Vous pouvez ne copier que le fichier dans lequel vous vous trouvez, ou y ajouter l'application Ciel Compta, puis le dossier Complément Comptabilité et enfin les 240 Autres fonctions éventuels autres fichiers provenant d'autres applications et qui se trouvent dans le dossier de l'application. Les deux radio boutons suivants permettent d'activer le compactage des fichiers dans le cas de l'utilisation du format interne. L’option «Préf» actif à la sauvegarde permet simplement d'installer un icône d'appel des préférences dans la fenêtre de sauvegarde. Enfin, vous pouvez déterminer la périodicité d'affichage d'un message d'alerte qui vous préviendra de la nécessité de faire une sauvegarde. La sauvegarde 1. Cliquez sur le bouton [Sauvegarde] de la fenêtre principale. La fenêtre ci-dessous apparaît. 2. Par défaut, la sauvegarde sur un autre volume en format interne est sélectionnée. Pour changer ces options, retournez dans les préférences. Selon les options choisies, la suite de la procédure se présente de plusieurs façons. 241 Autres fonctions Sauvegarde sur un support en format interne Avec le format de ce type de sauvegarde, Autre volume, le support de destination peut être de tout type (autre disque dur, Syquest™, Zip™, Jaz™, magnéto-optique, etc.) et doit être sur le Bureau.  Vous devez disposer de la place nécessaire à la copie. En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard d'enregistrement de fichiers. Il vous suffit donc de choisir la destination de la copie et de cliquer sur [Enregistrer]. Le programme lance alors la procédure de préparation et de compactage, puis copie le fichier généré. En effet, la sauvegarde de tous les éléments sera enregistrée dans un seul et unique fichier. Ce fichier ainsi créé possède l'icône ci-dessous. 242 Autres fonctions Sauvegarde au format Finder Dans ce cas, le logiciel réalise une copie des fichiers semblable à ce que vous pouvez faire manuellement par copie d'icônes depuis le Bureau de votre Macintosh. Vous devez donc, ici aussi, disposer de la place nécessaire sur le support de destination. Le logiciel va créer un dossier dans lequel vous retrouverez la même disposition que celle de votre dossier de travail. En cliquant sur le bouton [Sauvegarde], vous obtenez la fenêtre standard d'enregistrement de fichiers. Cette fenêtre vous propose le nom d'un dossier qui sera ensuite créé et dans lequel seront copiés les éléments. Après avoir cliqué sur [Enregistrer], le traitement est exécuté puis un dossier est créé sur le volume de destination. Ci-dessous, un exemple dans lequel nous avons choisi, dans les Préférences, de sauvegarder le fichier et le dossier Complément Comptabilité. La restauration Pour la restauration, la méthode dépend du mode de sauvegarde utilisé. Si la copie est celle du type du Finder c'est-à-dire une copie d'icônes, vous devez restaurer manuellement depuis le Bureau. Sinon, il faut utiliser l'option RESTAURATION du logiciel. Cette option est disponible dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. 243 Autres fonctions La fenêtre standard de sélection de fichiers s'affiche alors. Cette fenêtre vous demande de choisir le fichier de sauvegarde. Si celui-ci est sur un autre support, il vous suffit d'aller le chercher sur le volume en question puis de cliquer sur [Ouvrir]. Si la copie a été faite sur un support amovible, il faut le connecter puis cliquer sur [Ouvrir]. Vous noterez que cette fenêtre contient un bouton [Dernières]. Si vous cliquez dessus, le programme vous propose la liste des dernières sauvegardes effectuées. 244 Autres fonctions Lorsque vous réalisez une sauvegarde avec le mode interne, le programme, lors de la préparation du traitement, place au préalable une copie du fichier de sauvegarde dans le dossier Ciel Compta, lui-même placé dans le dossier Ciel Additions dans le Dossier Système. En règle générale, la liste proposée ne dispose que d'un seul élément. Par contre, si vous gérez plusieurs sociétés et que vous utilisez le mode interne, il y aura autant de fichiers dans la liste que de sociétés. Il suffit alors de choisir le fichier de sauvegarde et de cliquer sur [OK]. Que vous cliquiez directement sur [Ouvrir] dans la première fenêtre ou sur [OK] dans celle ci-dessus, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Le moyen le plus rapide et le plus simple est de cliquer directement sur le bouton [Restaurer tous les fichiers]. Le programme restaure alors la sauvegarde et place les éléments récupérés dans un dossier sur le Bureau du Macintosh. Le nom du dossier peut aussi être personnalisé. 245 Autres fonctions Il ne vous reste alors qu'à placer les fichiers ainsi restaurés dans le dossier de votre comptabilité. Au moment de valider la restauration, vous avez pu remarquer le bouton [Plus d'options]. Si vous cliquez dessus, la fenêtre change alors de contenu. Cette fenêtre propose tout simplement que vous réalisiez une sélection parmi les fichiers qui ont été sauvegardés. En effet, dans les Préférences, vous pouvez indiquer ce qui doit être sauvegardé (fichier, application, etc.). Avec cette option, vous pouvez donc ne restaurer que les éléments de votre choix. Par exemple, uniquement un des états que vous auriez créé puis effacé par erreur. Il vous suffit donc de sélectionner un ou plusieurs éléments dans la liste, puis de cliquer sur [Restaurer la sélection]. 246 Autres fonctions Utilisateurs et accès Généralités Ciel Compta dispose d'un puissant module de protection par mots de passe et de gestion des droits d'accès. • Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'icône en forme de cadenas ou bien, • choisissez OPTIONS - ACCÈS, MOT DE PASSE… depuis le menu FICHIER. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. Ce module, composé de cinq onglets permet non seulement de protéger votre fichier de comptabilité par un mot de passe, mais également de gérer les accès des différents utilisateurs.  Si vous ne souhaitez que protéger votre fichier par un mot de passe, il n'est pas nécessaire de consulter tous les onglets, il suffit de suivre la démarche expliquée ciaprès pour le Mode de protection globale simple. Options générales Le mot de passe administrateur Ce premier onglet dispose de plusieurs options que nous allons détailler suivant les deux Attention ! Toutes les manipulations réalisées dans ce module, ne prendront effet qu'à la prochaine réouverture du fichier. 247 Autres fonctions types de protection Protection globale simple et Protection individualisée. Dans un premier temps, vous pouvez renseigner le Mot de passe administrateur. 1. Cliquez dans la zone de saisie ou sur l'icône situé juste à droite . Vous obtenez la fenêtre de saisie de votre mot de passe. 2. Saisissez votre mot de passe avec éventuellement un indice. Ce dernier apparaîtra lorsque Ciel Compta vous demandera votre mot de passe. 3. Une fois terminé, validez par [OK].  N'oubliez surtout pas votre mot de passe (d'où l'utilité de l'indice). En effet, celui-ci vous sera également nécessaire pour le modifier. Voici à quoi ressemble la zone lorsqu’aucun mot de passe n'est renseigné. Voici à quoi ressemble la zone lorsqu'un mot de passe est renseigné. Ce mot de passe n'aura pas la même utilité suivant le Mode de protection que vous allez indiquer par la suite. Dans le cas de la Protection globale simple, ce mot de passe sera demandé à l'ouverture • du fichier, • de ce module Accès, Mot de passe. Par contre, dans le cas de la Protection individualisée, ce mot de passe ne sera nécessaire que pour accéder à ce module. Les modes de protection Vous disposez de deux radio boutons pour choisir votre mode de protection : • Protection globale simple : c'est le mode le plus simple. Il se limite à un simple mot de 248 Autres fonctions passe (indiqué dans Mot de passe administrateur) demandé à l'ouverture du fichier. • Protection individualisée : dans ce cas, vous allez devoir créer des utilisateurs et des groupes. Nous détaillerons ces notions dans le paragraphe suivant. Dans le cas d'une Protection globale simple, les autres options de cet onglet sont grisées. Dans le cas de la Protection individualisée, vous disposez des options suivantes : • Invités : trois radio boutons vous permettent d'indiquer si les connexions des invités ne sont pas autorisées (Interdit), uniquement en lecture (En lecture seulement) ou bien autorisées sans aucune restriction (En lecture/écriture). • Mot de passe invités : dans le cas où les invités sont autorisés partiellement ou totalement, vous pouvez définir alors un mot de passe propre à cette catégorie d'utilisateurs. • Mise à jour fichier : vous pourrez éventuellement être amené à mettre à jour votre fichier de comptabilité, lorsqu'une nouvelle version du logiciel Ciel Compta sera disponible. Vous pouvez, avec ces deux radio boutons, n'autoriser cette mise à jour qu'aux utilisateurs du groupe numéro 1. Les utilisateurs et les groupes Ce deuxième onglet permet de créer des utilisateurs rattachés à des groupes.  Les utilisateurs et les groupes ne seront utilisés que dans le mode de Protection individualisée. Vous pouvez néanmoins en créer, tout en restant en mode Protection globale simple. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs/Groupes. Vous obtenez une fenêtre comme celle-ci. Le but principal des utilisateurs et des groupes est de pouvoir fixer des autorisations d'accès différentes, suivant tel ou tel groupe. Un utilisateur sera rattaché à un groupe et un seul. 249 Autres fonctions Les utilisateurs 1. Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton [Nouveau], situé sous la liste des utilisateurs. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nom de l'utilisateur puis validez par [OK]. 3. Pour renommer un utilisateur créé, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Nom…]. Pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs, sélectionnez-les et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Les boutons [Lect.] et [Ecr.] fonctionnent également sur la sélection. A la création d'un nouvel utilisateur, celui-ci est en mode lecture/écriture. Si vous souhaitez le positionner en lecture seulement, cliquez sur le bouton [Lect.]. Lorsqu'un utilisateur est en mode lecture/écriture, la lettre E est affichée en face, sinon c'est la lettre L. Le bouton en forme de cadenas permet d'affecter un mot de passe à l'utilisateur sélectionné. Celui-ci sera nécessaire au moins à l'ouverture du fichier au moment du choix de l'utilisateur. Les groupes Lorsque vous avez défini vos différents utilisateurs, par défaut, ceux-ci sont affectés au groupe numéro 1. La notion de groupe est importante. En effet, les autorisations d'accès pour les différentes tâches concerneront un ou plusieurs groupes, mais ne pourront être détaillées par utilisateur. Avant d'affecter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez changer le nom de celui-ci. 1. Pour cela, cliquez sur le menu déroulant Renommer. 2. Sélectionnez le groupe dont vous souhaitez modifier le nom. Une fenêtre, comme celle ci-dessous, apparaît. 250 Autres fonctions 3. Saisissez le nouveau nom et validez par [OK]. 4. Lorsque vous souhaitez affecter un ou plusieurs utilisateurs à un groupe, sélectionnez-les dans la liste, puis cliquez sur le bouton situé en face du groupe auquel les utilisateurs doivent être rattachés. Le nom du groupe apparaît alors pour chaque utilisateur concerné. Pour connaître ou rechercher les utilisateurs rattachés à un groupe, cliquez sur le menu déroulant situé en face de chaque groupe. 5. Avant de continuer, sélectionnez un utilisateur rattaché au groupe numéro 1, cliquez sur le bouton en forme de cadenas et saisissez un mot de passe. N'oubliez surtout pas ce mot de passe, il vous sera nécessaire un peu plus tard.  Si vous avez activé l'option de mise à jour fichier Groupe 1 seulement, dans le premier onglet, seuls les utilisateurs rattachés au premier groupe pourront effectuer une mise à jour de votre fichier de comptabilité, lorsque cela sera nécessaire. Les accès Personnalisation des accès Une fois les utilisateurs et groupes créés, vous allez pouvoir préciser, en plus du mode lecture/écriture, les modules accessibles à ces différents groupes. 1. Cliquez sur l'onglet Accès.Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. La liste contient toutes les tâches sur lesquelles vous allez pouvoir fixer vos autorisations d'accès. Pour cela, vous disposez, sous cette liste, de deux rangées de boutons, l'une pour fixer les autorisations, la seconde pour les interdictions.  Par défaut, toutes les tâches sont affectées à l'ensemble des groupes. Pour voir toutes les possibilités de ce module de gestion des accès, voici un exemple. 2. Sélectionnez l'une des tâches, comme par exemple Plan comptable. 251 Autres fonctions  La sélection de plusieurs tâches est autorisée dans cette liste. Dans notre exemple, nous ne souhaitons autoriser l'accès à ce module qu'aux utilisateurs des groupes 1 et 3. 3. Dans un premier temps, cliquez sur le bouton [Aucune]. Ceci a pour effet d'effacer la lettre "i" et les neuf chiffres en face de la tâche sélectionnée. A ce moment précis, celle-ci n'est plus du tout accessible. 4. Cliquez maintenant sur les boutons [Gp 1] puis [Gp 3] sur la première ligne, correspondant aux autorisations. Vous devez obtenir alors ceci :  Si dans le premier onglet, Options générales, vous avez autorisé les invités, ceux-ci se gèrent comme les autres groupes. Vous disposez pour cela de deux boutons [Invités] afin d'autoriser ou d'interdire l'accès aux différentes tâches. Vous disposez, en plus de la gestion des groupes, de deux options supplémentaires, situées au-dessus de la liste des tâches, Tracée et Confirmée. Comme pour les autres boutons, ces deux options fonctionnent sur la sélection. Le bouton [+] de chaque option la rend active, le bouton [-] inactive. • Tracée : si une tâche possède cette option, tous les accès à ce module pourront être répertoriés dans un historique. Nous détaillerons l'utilisation de l'historique dans le paragraphe suivant. • Confirmée : nous avons vu, au niveau de la définition des utilisateurs et groupes, qu'il est possible d'affecter, à chaque utilisateur, un mot de passe. Celui-ci est demandé au démarrage du fichier. Si une tâche possède l'option Confirmée, Ciel Compta demandera une nouvelle fois le mot de passe de l'utilisateur, à condition bien sûr, que celuici soit autorisé à y accéder. 5. Pour notre exemple de la tâche Plan comptable, activez ces deux options.  Par défaut, toutes les tâches ont l'option Tracée activée, mais pas l'option Confirmée. Exemple d’utilisation Voyons maintenant les effets de l'accès limité au plan comptable. 1. Validez à l'aide du bouton [OK]. 2. Fermez le fichier de comptabilité puis ouvrez-le à nouveau. 252 Autres fonctions Vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.  Pour obtenir cette liste de quatre utilisateurs, nous les avons créés dans l'onglet Utilisateurs/Groupes. Le premier est rattaché au groupe numéro 1 avec un mot de passe. Le second n'appartient pas à ce groupe. Pour mémoire, seuls ceux du premier groupe auront accès au plan comptable. 3. Choisissez l'utilisateur rattaché au groupe numéro 1 (le premier dans notre exemple) et sur lequel vous avez défini un mot de passe. 4. Validez par [OK]. 5. Saisissez ensuite le mot de passe. 6. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la fenêtre principale. Comme nous avons activé l'option Confirmée sur la tâche Plan comptable, Ciel Compta demande à nouveau la saisie du mot de passe. 7. Saisissez-le, le plan comptable s'affiche. Nous allons maintenant procéder à un deuxième essai mais cette fois en sélectionnant un utilisateur qui n'a pas accès au plan comptable. 1. Fermez le fichier de comptabilité, puis ouvrez-le à nouveau. 2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un utilisateur n'appartenant pas aux groupes numéro 1 et 3 (dans notre exemple, le second). 253 Autres fonctions 3. Une fois le fichier ouvert, cliquez sur le bouton [Plan comptable] au niveau de la fenêtre principale. Ciel Compta affiche un message vous informant que vous ne pouvez accéder à ce module. L'historique Les options de l'historique Nous allons terminer le module Accès, Mot de passe, par la gestion de l'historique. En effet, vous pouvez demander à Ciel Compta d'enregistrer les différentes actions réalisées dans votre fichier de comptabilité. Cliquez sur l'icône en forme de cadenas dans la fenêtre principale, puis sur l'onglet Options. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. 254 Autres fonctions Trois types d'événements peuvent être tracés dans l'historique : • Les événements "Système" : ce type d'événement est généré, par exemple, lors de l'ouverture d'un fichier fermé anormalement, ou du lancement d'une récupération de place, d'une réorganisation de votre fichier, etc. Les événements "Système" sont toujours tracés. • Les accès : cette option n'a d'utilité que lorsque vous avez créé des utilisateurs. En effet, elle vous permet de connaître précisément qui a ouvert le fichier avec la date et l'heure, ainsi que le moment où l'utilisateur a quitté le fichier. • Les tâches "tracées" : nous avons vu dans le paragraphe précédent, que pour chaque tâche il est possible d'activer l'option Tracée. Toutes les tâches possédant cette option seront créées dans l'historique. Tous les événements sont générés dans un historique. Si l'option Générer un fichier historique n'est pas cochée, Ciel Compta gardera les 400 derniers événements. Par contre, si vous souhaitez conserver l'ensemble des événements, vous devez cocher cette option. Ciel Compta créera donc un fichier nommé Historique, conservé dans le dossier Divers dans Complément Comptabilité. Vous pouvez cocher dans ce cas l'option Fichier historique tabulé, si vous souhaitez traiter ce fichier dans un tableur. Consultation de l'historique En cliquant sur l'onglet Historique, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Pour chaque événement vous retrouvez la date, l'heure, le type de l'événement, son libellé ainsi que l'utilisateur ayant effectué cette opération. Trois cases à cocher vous permettent d'afficher les événements Système, les Accès et les 255 Autres fonctions Tâches . De plus, un menu déroulant Utilisateurs permet de n'afficher que les événements de l'utilisateur sélectionné . Vous pouvez purger certains événements. Pour cela, il suffit de les sélectionner et de cliquer sur le bouton [Supprimer]. 256 Autres fonctions Export Le contenu de toute liste peut être exporté. Par exemple, en affichant la liste des comptes, la commande EXPORTER du menu FICHIER est active. Il en est de même depuis la liste des écritures. Quand vous demandez un export, une fenêtre s'affiche. Il propose le choix du format d'export à utiliser. Un format d'export est un filtre que vous pouvez paramétrer afin de définir la structure du fichier texte qui sera généré.  Consultez le chapitre Les formats d'import/export dans le manuel d’utilisation. Vous retrouvez toujours un format nommé Export liste affichée. Il permet tout simplement d'exporter les données qui sont affichées dans la liste, depuis laquelle vous appelez la fonction d'export. En général, le second format disponible correspond à celui que nous livrons en standard avec le logiciel. Les suivants sont ceux que vous aurez éventuellement créés. Une fois le format choisi, le fait de cliquer sur le bouton [Exporter] affiche la fenêtre d'enregistrement de fichiers. Vous pouvez alors modifier le nom qui vous est proposé par défaut puis valider. 257 Autres fonctions Le mode confidentiel Le mode confidentiel permet de laisser Ciel Compta ouvert, d'en masquer les fenêtres et d'en interdire l'accès aux personnes indiscrètes. En effet, quand vous demandez un retour au mode normal et si vous avez indiqué un mot de passe, celui-ci vous est demandé. Pour activer le mode confidentiel, appelez la commande du même nom dans le menu ÉDITION (équivalent clavier Commande $) ou bien cliquez dans la fenêtre principale sur l'icône . La fenêtre suivante s'affiche alors. Le mot de passe peut être fixé dans les Préférences, famille Fichiers, option Accès. 258 Autres fonctions Les infos assistance Lorsque vous démarrez votre nouvelle version de Ciel Compta, un nom et un numéro de code vous sont réclamés. Nous ne reviendrons pas ici sur toutes les possibilités dont vous disposez pour obtenir ce code. Après référencement de votre logiciel, Ciel vous a communiqué votre nom et numéro de code, ainsi qu'un code client. Ce dernier vous sera réclamé notamment si vous contactez notre service technique. Pour vous permettre d'avoir accès rapidement à toutes ces informations, vous disposez, dans l'en-tête de la fenêtre principale, de l'icône Ciel . 1. Cliquez sur celle-ci, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Le nom et le numéro de code saisis apparaissent, ainsi que le numéro de licence du logiciel, si celui-ci a été renseigné dans la fiche de référencement. Pour saisir ou modifier votre code client, cliquez sur le bouton [Modifier votre code client]. Dernière fonctionnalité, la possibilité de composer automatiquement le numéro de téléphone de notre service assistance, en cliquant sur l'icône . Cette possibilité est fonction des réglages effectués dans les Préférences - Communication. 259 Autres fonctions La calculatrice • Pour activer la calculatrice, appelez la commande CALCULETTE dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Elle aussi disponible depuis la barre d'icônes. Vous y retrouvez des fonctions de TVA. Vous en trouverez une description détaillée dans l’AIDE dans le fichier nommé La calculatrice. 260 Autres fonctions Impressions fichiers Cette option donne accès à l'impression d'états relatifs à diverses données de votre fichier. Ce sont donc des états que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui concernent certaines données dont l'impression n'est pas prévue. Par exemple, l'impression de la liste des comptes, toutes classes confondues (produits, charges, titres, etc.).  Les états présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du générateur d'états et que vous pouvez en créer de nouveaux. Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Le générateur d'états du manuel d’utilisation. Vous accédez au module Impressions fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER. 261 Autres fonctions Statistiques fichiers Ciel Compta dispose d'un générateur de statistiques. Vous pouvez, à partir des données de vos fichiers, élaborer des statistiques dont vous pourrez obtenir plusieurs représentations : tableaux, graphiques, états ou fichiers d'export. Les statistiques ont donc pour but de vous permettre d’obtenir des résultats chiffrés à partir des informations contenues dans votre fichier.  Vous pouvez vous contenter d’exploiter les statistiques que nous fournissons avec le logiciel, mais vous pouvez aussi créer vos propres formats de statistiques. Vous en trouverez une description détaillée dans le chapitre Les formats de statistiques du manuel d’utilisation. Pour accéder au paramétrage des formats de statistiques, vous devez appeler la commande STATS PARAMÉTRABLES dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. Pour accéder à l'édition des statistiques créées, choisissez la commande STATS FICHIER dans le sous-menu OPTIONS du menu FICHIER. La documentation en ligne Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Si vous avez besoin d’un renseignement technique sur votre logiciel, activez la commande BESOIN D’AIDE du menu AIDE pour accéder à l’assistance technique Ciel. Saisissez votre code client ainsi que votre code postal puis validez. Vous disposez également des coordonnées de notre service commercial. Manuel utilisateur  Menu AIDE - commande MANUEL UTILISATEUR Vous disposez du manuel d’utilisation en ligne. Vous pouvez directement y accéder depuis le menu AIDE. Ce manuel est composé de plusieurs parties décrivant les fonctions de base et les fonctions spécifiques de votre logiciel. Il vous suffit de naviguer dans votre manuel au format PDF. Écritures types 263 Écritures types Les factures Une facture d'achat Je reçois une facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. Je paie cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. Une facture de vente J'envoie une facture de vente • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. Mon client me paie • TTC au débit du compte Banque/CCP/Caisse. • TTC au crédit du compte Client.  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission du document facture. En effet, même si le règlement n'est fait que plus tard, à tout moment on sait très exactement ce que l'on doit et à qui, et qui nous doit quoi. 264 Écritures types Achats au comptant Lorsque l'on a fait certaines dépenses avec paiement cash, on peut les passer ainsi dans Ciel Compta, sans appeler le compte Fournisseur. J'enregistre une note d'essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant . • Montant TVA/Carburants au débit de TVA déductible. J'enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. 265 Écritures types Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paie les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite... Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc... pour chaque caisse. Je paie les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc... pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues 266 Écritures types (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paie les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je paie les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc... pour chaque caisse. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. 267 Écritures types Un prêt bancaire J'obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP. • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paie une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). 268 Écritures types Factures payées par effet Traites à payer ou à recevoir Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Je reçois une facture que je paie en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé Traite Dupont et la date d'échéance. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. La traite est retirée de mon compte à l'échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Les effets à recevoir Pour les effets à recevoir, c’est-à-dire les traites que les clients nous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au débit/crédit (il est vrai qu'avec les écrans paramétrables, vous n'aurez plus de soucis). La TVA Ciel Comptabilité, lors de l'édition de l'état TVA, dans le menu ÉTATS, calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime du réel normal. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • 10% de la TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paie cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. J'ai un crédit de TVA Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c’est-à-dire que j'ai un CRÉDIT de TVA. • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paie ma TVA en tenant compte du crédit Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser au crédit du compte TVA à décaisser. Import d’écritures 271 Import d’écritures Import d'écritures Vous pouvez importer des écritures provenant d'un autre fichier de Ciel Compta ou de tout autre logiciel. Vous disposez pour cela d'un puissant module permettant de créer ou de modifier vos propres formats d'import et d'export.  Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation. Le fichier doit être de type texte et chaque rubrique séparée par le caractère Tabulation (code ascii 9). Enfin, chaque ligne de mouvement doit de terminer par un retour chariot (code ascii 13). Voici les rubriques obligatoires dans tout fichier d'import d'écritures. Si l'une d'entre elles n'est pas présente dans le fichier, l'import ne sera pas possible. Pour chaque ligne il faut obligatoirement : • La date de l'écriture (format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA). • Le code du journal(1 à 3 caractères). • Le numéro de compte (de 4 à 13 chiffres, alphanumériques pour les 411 et 401). • Le libellé du mouvement (35 caractères max). • Le montant débit ou le montant crédit .  Il est également possible de remplacer les deux rubriques Montant débit et Montant crédit, par une rubrique unique Montant et une rubrique contenant le code "D" ou "C". Procédure d'import Nous allons voir maintenant les différents moyens d'importer des écritures dans votre fichier de comptabilité : les liaisons directes et l'import manuel. Signal d'alerte Lorsque des écritures seront en attente, un signal visuel et éventuellement sonore, vous en informent.  Pour l'activation ou non du signal sonore, reportez-vous au paragraphe“Les préférences du transfert en comptabilité”, page 276, dans les pages suivantes. Ce signal visuel restera jusqu'à ce que les écritures en attente soient définitivement transférées dans les journaux. Cliquez sur le bouton avec le point gris . Une fenêtre vous demande si vous souhaitez réaliser le transfert. Si vous cliquez sur le bouton [Plus tard], aucun traitement n'est réalisé. Le bouton [Maintenant] lance le traitement. Quant au bouton [Voir la liste], il ouvre la fenêtre Transfert comptabilité, détaillée plus loin dans ce document.  A chaque ouverture du fichier de comptabilité, ce signal sera activé. Il n'est pas obligatoire d'accepter le transfert immédiatement, il peut être réalisé plus tard sur ordre. 272 Import d’écritures Import manuel Quand la consultation des journaux est affichée, il suffit d'appeler la commande IMPORTER du menu FICHIER. Vous pouvez réaliser la même opération, en sélectionnant la commande IMPORT D'ÉCRITURES du menu SAISIE. La fenêtre d'ouverture de fichier se présente alors. Il vous suffit de sélectionner le fichier à importer puis de cliquer sur le bouton [Ouvrir].  S'il y a déjà des écritures en attente, vous ne pourrez réaliser cet import manuel. Vous devez dans un premier temps transférer ou supprimer ces écritures et ensuite lancer l'import manuel. Une fois celui-ci réalisé, les écritures se retrouvent ou dans Transfert comptabilité (il s'agit d'un fichier temporaire dans lequel vous pouvez éventuellement intervenir avant intégration définitive dans votre comptabilité) ou bien elles sont intégrées dans vos journaux. Cela dépend de la préférence Lancer le transfert après l'import. Si cette dernière est cochée dans les préférences Transfert Compta, il n'y aura pas d'étape intermédiaire, les mouvements seront intégrés automatiquement dans les journaux une fois ceux-ci importés dans Transfert comptabilité.  Vous pouvez définir votre propre format d'import. Consultez le document électronique Les formats Import/Export, créé à l'installation du logiciel sur votre disque dur. Liaison directe Voici le principe de fonctionnement de la liaison directe avec Ciel Compta.  Cette liaison directe peut être effectuée de deux manières. Soit par transfert directement dans les écritures en attente, soit par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf". Pour vous, utilisateur de Ciel Compta, ces deux traitements se réalisent de la même manière. Si vous possédez un logiciel Ciel Gestion Commerciale version 16.0 ou Ciel Paye la liaison directe sera obligatoirement réalisée par l'intermédiaire d'un fichier ".Trf". Après l'appel de la fonction de liaison comptable du logiciel d'origine (Paye ou Gestion Commerciale) et la sélection du fichier de comptabilité, un fichier portant le "nom du fichier de comptabilité" + ".Trf" est créé dans le même dossier que le fichier de comptabilité. Vous pouvez également utiliser ce type de transfert dans le cas où votre fichier source et votre fichier de comptabilité ne seraient pas sur le même ordinateur. Dans les deux cas de liaison directe, Ciel Compta vous informe par le signal visuel (et éventuellement sonore) que des écritures sont en attente. Si vous ouvrez la fenêtre Transfert comptabilité, vous obtenez la liste de ces écritures.  Si la liaison est possible et si celle-ci a été réalisée avec un fichier ".Trf", celui-ci sera supprimé automatiquement après récupération de son contenu. Important : dans le cas de liaisons directes avec utilisation d'un fichier «.Trf», celles-ci se cumulent. Par exemple, si vous transférez vos écritures de la gestion commerciale puis de 273 Import d’écritures la paye, l'ensemble de ces écritures sera présent dans le même fichier «.Trf» et sera donc mis en attente dans Ciel Compta. Pour cette raison, nous vous déconseillons la suppression d'un fichier ".Trf". En effet, il est préférable de réaliser les modifications ou les suppressions nécessaires au sein même du module Transfert comptabilité.  Si vous souhaitez obtenir le détail de la structure d'un fichier ".Trf", contactez notre service technique. Le format d'import Les formats d'import des écritures sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. Sachez cependant que le fichier à importer doit être de type texte (signature Macintosh TEXT). Nous devons apporter quelques compléments d'information sur l'import d'écritures disposant de sections analytiques. La rubrique Détail analytique La structure de la rubrique Détail analytique est donc composée et qui plus est variable. Sa longueur dépend du nombre de ventilations faites sur l'écriture importée. Dans l'exemple ci-dessous la structure d'une ventilation composée de trois sections simples. On trouve successivement le code de la section composée, celui de la première section simple, le montant affecté à cette dernière, le code de la seconde section simple, le montant correspondant, etc. Le séparateur entre chaque rubrique est le point-virgule.  Dans le cas d'une section simple, sans ventilation, il suffit de préciser le code de cette section. Les rubriques Code type et Type Vous disposez d'une autre structure pour les sections analytiques composées. Nous venons de voir que Détail analytique était une rubrique contenant l'ensemble des 274 Import d’écritures ventilations. Les rubriques Code type et Type permettent de créer dans le fichier de type texte autant de lignes que de sous-sections analytiques. Voici présenté le même exemple que le précédent, avec l'utilisation de ces trois rubriques. Sur la ligne "générale" la présence du code analytique global est obligatoire. Sur la ou les lignes analytiques, vous pouvez utiliser indifféremment la rubrique Code type (ici égale à "11") ou bien la rubrique Type (dans ce cas égale à "*ANALYTIQUE*"). Au moment de l'import dans les journaux, après passage dans le module Transfert comptabilité, Ciel Compta transformera automatiquement cette présentation en celle expliquée auparavant, au paragraphe “La rubrique Détail analytique”, page 273.  Cette structure ne sera utilisée que depuis des logiciels dont l'export suivant le modèle Détail analytique n'est pas possible. 275 Import d’écritures Fonctionnement de l'import d'écritures Nous allons détailler ici toutes les possibilités offertes par Ciel Compta pour importer des écritures en provenance d'un autre fichier de comptabilité, d'une gestion commerciale ou d'un autre logiciel. Quelques précisions Nous allons voir que les possibilités d'import des écritures dans Ciel Compta sont multiples. Néanmoins elles possèdent toutes un point commun, le passage par le module Transfert comptabilité. En effet, lorsque vous allez importer des écritures dans votre fichier de comptabilité, celles-ci ne se retrouveront pas directement dans vos différents journaux. Elles seront dans un premier temps mises en attente dans ce module. Le transfert La fenêtre Transfert comptabilité Lorsque vous souhaitez importer des écritures dans Ciel Compta, dans un premier temps celles-ci se retrouveront toujours dans cette fenêtre Le logiciel vous informera alors de la présence de ces écritures et vous proposera, entre autre, de voir ces données avant l'import définitif dans les journaux. Ci-dessous la fenêtre du transfert en comptabilité, avec des écritures en attente. • Vous avez, depuis la fenêtre Transfert comptabilité, la possibilité de réaliser des extractions à l'aide du menu déroulant Journaux, des sélecteurs de période et des filtres 276 Import d’écritures d'extraction. • Pour afficher l'ensemble des écritures en attente, cliquez sur le bouton [Tout]. Les préférences du transfert en comptabilité Pour accéder aux préférences de ce transfert, cliquez sur l'icône d'appel des préférences située en haut à droite de la fenêtre de transfert, ou bien appelez les préférences et choisissez dans la famille Fichiers, Transfert Compta. Vous obtenez la fenêtre ci-dessous. • Une première option, Générer un son lors de la détection, permet de préciser si vous souhaitez que Ciel Compta vous avertisse par un message sonore lorsque des écritures sont placées en attente. • L’option Proposer une copie avant import permet d'effectuer automatiquement une copie de votre fichier de comptabilité avant que l'import soit effectué. Ceci vous permet d'avoir une copie de votre fichier avant toute modification par l'import, au cas où celui-ci ne s'effectuerait pas correctement. • La troisième option, Lancer le transfert après l'import, permet de regrouper en une seule opération les deux étapes de l'import dans les écritures en attentes et du transfert définitif. Dans les journaux, cette option ne concerne que les imports manuels, mais pas ceux réalisés avec un fichier ".TRF".  Les fichiers de transfert ".TRF" sont en général utilisés dans le cas de liaisons directes depuis un autre logiciel Ciel pour Macintosh (Ciel Paye, Ciel gestion, etc.), vers Ciel Compta. Reportez-vous à la fin de ce chapitre au paragraphe Import d'écritures. Si vous souhaitez autoriser la modification et la suppression dans les écritures en attente, cochez l'option Autoriser la modification des écritures. Nous verrons ci-après, les incidences sur le module Transfert comptabilité. • Sélectionnez alors le ou les logiciels à mettre à jour, et cliquez sur le bouton [icône]. Si vous cliquez sur le bouton [Abandon], aucune modification n'est réalisée. 277 Import d’écritures Modification-suppression d'écritures en attente Nous venons de voir dans les préférences Lien comptabilité une option nommée Autoriser la modification des écritures. • Si cette case est cochée, un bouton [Modification…] apparaît dans la fenêtre Transfert comptabilité. La commande SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) devient également active. • Si cette option n'est pas activée, le bouton [Modification…] disparaît et la commande SUPPRIMER du menu EDITION ( Y) est grisée. Pour modifier une ou plusieurs écritures : 1. Sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [Modification….]. 2. Un message vous informe que la modification n'est pas contrôlée. Validez à l'aide du bouton [OK]. 3. La fenêtre Remplissage automatique s'affiche alors. L'utilisation de cet outil est détaillée dans l'annexe Les outils standards. Pour supprimer l'ensemble des écritures : 1. Cliquez sur le bouton |Tout effacer]. 2. Confirmez la suppression à l'aide du bouton [Oui]. Pour supprimer une ou plusieurs écritures : 1. Sélectionnez-les et appelez la commande SUPPRIMER du menu EDITION (ou Y au clavier). 2. Comme pour la modification, un message d'alerte vous informe que l'enregistrement des modifications effectuées n'est pas contrôlé. Si vous validez, les lignes sélectionnées seront définitivement supprimées.  Dans le cas d'une modification ou d'une suppression d'écritures, Ciel Compta vous signale qu'aucun contrôle ne sera effectué. Par exemple, l'égalité débit-crédit peut se retrouver modifiée. Il faut donc être très prudent quant aux modifications et suppressions réalisées. Par contre, au moment du transfert définitif dans les journaux, tous les contrôles seront réalisés. Transfert définitif Lorsque vous souhaitez lancer le transfert en comptabilité, toutes les écritures présentes dans cette liste vont être contrôlées et si Ciel Compta ne détecte aucun problème, l'ensemble des écritures sera transféré dans vos journaux. Le bouton [Maintenant] permet de lancer ce transfert. Si le transfert a échoué, Ciel Compta vous le signale et les écritures restent en attente. Il vous reste ensuite à réaliser les modifications ou les suppressions pour corriger les erreurs signalées. Le bouton [Plus tard] referme la fenêtre du transfert, en laissant les écritures en attente. 278 Import d’écritures Exports fichier Cette option donne accès à l'export de toutes les données de votre fichier. Ce sont donc des formats d'export que vous ne retrouvez pas ailleurs dans le logiciel et qui concernent des données dont l'export n'est pas prévu dans les fonctions standards du logiciel. Par exemple, l'export des paramètres de la société. Notez que les formats présentés à l'appel de cette option sont personnalisables à l'aide du générateur de formats d'export et que vous pouvez en créer de nouveaux. Vous accédez au module Exports fichier via le sous-menu OPTIONS dans le menu FICHIER.  Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. Autres imports Vous pouvez, en plus des écritures, aussi importer des comptes. Pour cela, il faut choisir la commande IMPORTER du menu FICHIER quand le plan comptable est ouvert.  Les formats d'import sont paramétrables. Reportez-vous au chapitre Les formats d'import/export du manuel d’utilisation pour la création ou la modification des formats. 279 Import d’écritures Lien inter-applications Présentation Les liens inter-applications permettent de communiquer entre logiciels de la gamme Ciel pour Mac. Ceci permet, par exemple, de consulter la fiche d'un client ou d'un fournisseur de Ciel Gestion depuis Ciel Compta. Pour que les liens inter-applications fonctionnent, les logiciels concernés doivent être ouverts et les fichiers dont les informations sont consultées ouverts également. Les préférences Pour exploiter les liens inter-applications, vous devez fixer plusieurs paramètres dans les préférences. Ceux-ci se trouvent dans la catégorie Fichiers. Dans Ciel Compta, deux applications peuvent être liées : Ciel Gestion Commerciale et Ciel Paye. Le premier paramètre concerne l'autorisation pure et simple du système de liens. Ensuite vous devez préciser le fichier qui sera lié, soit à l'aide des boutons [Choisir] soit à Attention ! Vous devez disposer de Ciel Gestion et de Ciel Paye version 16.0 minimum pour communiquer avec Ciel Compta. 280 Import d’écritures l'aide du bouton [Serveur] si l’application est utilisée en réseau. La zone suivante concerne la vérification de la présence du fichier. L’option Si nécessaire indique que Ciel Compta ne fera ce contrôle qu'au moment de l'appel d'une fonction inter-applications. L’option Au démarrage indique que le contrôle se fera au lancement de Ciel Compta. Le paramètre Demander le fichier permet d'indiquer si le programme doit vous demander de localiser le fichier de gestion uniquement quand c'est nécessaire ou s'il doit toujours le faire lors d'un premier appel d'une fonction inter-applications. Cette demande peut arriver si, par exemple, vous changez l'emplacement de votre fichier lié sur votre disque dur. L’option Lancer l'application au démarrage permet, lors du démarrage de Ciel Compta, de lancer en même temps Ciel Gestion et/ou Ciel Paye et d'ouvrir le fichier spécifié. L’option Demander confirmation vous proposera une fenêtre afin que vous validiez l'ouverture des applications liées. Mode d'emploi Dans le Navigateur Des icônes ont été ajoutés dans la ligne d'information du Navigateur. Si seul le lien interapplications a été activé avec Ciel Gestion, seul l'icône de Ciel Gestion apparaîtra, si de plus celui de Ciel Paye a été activé, son icône s'affichera également, et ainsi de suite. Dans le Navigateur présenté ci-dessous, quatre liens inter-applications ont été activés et sont représentés par les icônes des logiciels concernés : gestion, compta, immobilisations et paye. Il faut savoir que ces icônes se comportent en menu déroulant. Autrement dit, un simple clic sur celles-ci active l'application correspondante alors qu'en maintenant le bouton de la souris enfoncé sur une de ces icônes, un menu déroulant se déroule avec la liste des fonctions disponibles pour le logiciel demandé. Ci-dessous les fonctions de Ciel Gestion accessibles depuis Ciel Compta.  Si le logiciel ciblé lors d'un appel d'une fonction particulière n'est pas déjà ouvert, il se lancera alors mais n'exécutera pas la fonction demandée. En effet, une seule 281 Import d’écritures instruction peut être communiquée à la fois et le fait que le logiciel cible ne soit pas ouvert, l'instruction d'ouverture de celui-ci est considérée comme une instruction à part entière. Il faut alors réitérer la demande. Dans Ciel Compta Vous ne retrouvez, dans les différents modules de Ciel Compta, que des appels à destination de Ciel Gestion. Les appels aux autres logiciels peuvent se faire depuis la ligne d'informations du Navigateur. Voici les principaux modules contenant un lien vers Ciel Gestion : • Depuis la liste des comptes du Plan comptable, l'icône de Ciel Gestion est disponible afin d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur sélectionné. • Depuis la fiche d'un compte, possibilité d'ouvrir la fiche du client ou du fournisseur. • Depuis le module Consultation journaux, ouverture de la pièce correspondante dans Ciel Gestion. • Depuis Interrogation de comptes, possibilité d'ouvrir soit la fiche du client ou du fournisseur, soit la pièce correspondant à la ligne sélectionnée. 282 Index A Accueil Ciel 12 Achats au comptant 264 Affichage dans les listes 34 Analyse graphique 22 Analytique 48 A-nouveaux 69 Assistance 258 Automatismes 225 Autres imports 278 B Balance 19 analytique 194 budgétaire 194 des comptes 185 Balance âgée 196 Banque 66 Bases taxe professionnelle 173 Bilan 205 Bordereau de remise de chèques 198 C Calcul des amortissements 168 Calculatrice 259 Centralisateur 193 Cession divisible d’une immobilisation 163 écriture 164 non-divisible d’une immobilisation 162 Changer code journal 46 numéro de compte 139 Classe compte 15 capital 58 charges/produits 67 clients/fournisseurs 67 financiers 65 immobilisations 64 Clôture d’exercice 233 Code liasse 74 Coefficients immobilisations 177 Commandes interrogation dans navigateur 140 Compte consulter 76 consulter en cours de saisie 97 créer 58 créer en cours de saisie 96 de regroupement 76 de résultat 203 délettrer 139 exporter 79 interroger 122 liste 55 modifier 68 modifier en cours de saisie 96 modifier numéro 139 par défaut 40 recherche rapide 95 sélection 123 statistiques 72 supprimer 68 Consultation des comptes 30 des journaux 30 Contrepasser 120, 137 Créer fichier 35 logique 223 un écran 208 Cumuls mensuels 71 D Date de travail 84 contrôle 87 Débit/Crédit 13, 16 Déclaration 2054-2055 175 Délettrage automatique 133 Délettrer 120 la sélection 138 tout le compte 139 283 Dépointer 120 la sélection 138 tout le compte 138 un compte 149 Documentation 261 Données société 38 Dotations mensuelles 172 réelles 157 E Ecart de règlement 83 maximum accordé 39, 104 Echéance 63 Echéancier 192 Ecran 208 Ecriture contrepasser 120 délettrer 120 dépointer 120 dupliquer 120 importer 118 modifier 119, 135 sélection 124 supprimer 119, 136 transférer 275 Ecritures automatiques 226 Ecritures en attente 275 Emprunt 61 Etats 2054 - 2055 175 budgétaire 195 de trésorerie 44 journaux 183 trésorerie 197 Export 256 Exports fichier 278 Extourner 137 en global 136 Extraire les écritures 124 F Facture d’achat 263 de vente 263 payée par effet 268 Fichiers annexes 177 Format d’import 273 G Générer les écritures automatiques 230 Grand-livre 20, 187 analytique 195 budgétaire 195 Graphiques 72 Grille de saisie 214 Groupes 249 H Historique 253 consulter 254 I Immobilisations achat 161 cession 162, 163, 164 créer 155 date de début 157 date de fin d’amortissement 157 dotations 169 durée de vie 156 état récapitulatif 172 fictives 159 liste 154 mode de calcul 179 virements 166 Import direct 272 écritures 271, 275 format 273 manuel 272 Import-export 22 284 Impressions fichiers 260 Initiation 23 Inter-applications 279 Interrogation des comptes 122 Inverser débit/crédit 137 Invités 248 J Journal impression 33 Journaux 45 consulter 108 créer 46 états 183 exporter 117 modifier 46 supprimer 46 L Lettrage automatique 74, 131, 133 automatique des factures réglées 104 d’un compte client 32 manuel 130 Liaison directe 272 Libellés types 45 Listes 34 Localisations 159 Longueur des comptes 40 M Mise au rebut 165 Mode confidentiel 257 consultation 128 de protection 247 de travail 127 révision 135 Modes de paiement 47 types 44 Mot de passe administrateur 246 invités 248 O Outils de révision 119 P Paiement différé 48 Paramètres 38 état de TVA 42 immobilisations 176 SIG 43 société 38 TVA 40 Passage des écritures automatiques 230 Période 18 verrouiller 106 Personnalisation des accès 250 Pièce détail 110 dupliquer 115 imprimer 116 modifier 111 modifier date journal 111 modifier le détail 112 saisie 115 supprimer 113 Pièce comptable 17 Plan comptable 16 exporter 80 importer 80 impressions 77 préférences 81 Plan d’amortissement 159 Plus et moins values 173 Pointage préférences 150 Pointage manuel 145 Pointer tout le compte 138 Préférences 285 immobilisations 179 lettrage 129 lien inter-applications 279 sauvegarde 239 transfert en comptabilité 276 Prêt bancaire 267 Protection globale 247 Protection individualisée 248 R Racines des comptes 40 Rapprochement état 127 imprimer 127 manuel 146 modifier paramètres 148 Rechercher écritures 141 Régime réel 41 simplifié 41 Regrouper mouvements par compte 120 Réintégrations fiscales 174 Relances clients 199 Remplissage automatique 75 code liasse 74 Réouverture conserver écritures non lettrées 237 conserver écritures non pointées 237 non report des A-nouveaux 237 report des A-nouveaux 236 Réouverture d'exercice 236 Restauration 242 Rubrique 210 code TVA 213 compte 216 compte de charges 217 compte TVA 217 journal 212 libellé 212 mode de paiement 212 Nro de pièce 213 TVA 216 S Saisie analytique 93 au kilomètre 85 facture 103 facture d’achat 24 facture de vente 27 par écrans 99 préférences 87 règlement 103 Saisie du règlement client 29 fournisseur 26 Salaires 265 Sauvegarde 240 au format Finder 242 sur un autre support 241 Sections analytiques 48, 212 budgétaires 51 SIG 43 Signal d'alerte 271 Solder écriture 97 tout le compte 138 Soldes intermédiaires de gestion 202 Statistiques 126 Statistiques fichiers 261 Structure du manuel 9 T Taux de TVA 41 Transfert comptabilité 275 Transfert définitif 277 TVA 22, 269 à reverser 175 calcul automatique 88 décaissements 41 encaissements 41 états 190 Copyright 2012 Ciel Manuel d’utilisation Ciel Compta pour Macintosh - MAN_XC 19.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel paramètres 40 taux 41 TVA encaissements/décaissements 105 Type d'amortissement 156 U Utilisateurs 249 V Valeur à amortir 156 Valeur bloquée 157 Valeur d'achat 156 Valeur fiscale 156 Valeur résiduelle 158 Verrouillage période 106 La fenêtre principale La fenêtre principale 2 Une fenêtre principale est ouverte chaque fois qu’un fichier est ouvert. Cette fenêtre affiche des informations relatives au fichier ouvert et vous permet d’accéder directement à certains modules du logiciel. Active le mode confidentiel Permet de changer les mots de passe icône d’affichage et de masquage des boutons de commande icône d’affichage et de masquage de la barre d’icônes Menu déroulant identique à la commande Options du menu Fichier icône d’appel de la fenêtre des utilitaires de contrôle et de ré- paration des fichiers icône d’ouverture ou d’appel du navigateur principale (ou barre de commande) icône d’appel de la fenêtre des Informations Fichier et Système icône d’appel des données utiles pour l’assistance technique Nom du logiciel Numéro de version du logiciel Icône d’appel du tableau de bord des Préférences La présence de ces 2 symboles indique l’existence de mouvements comptables en attente. Cliquez dessus, vous permet de lancer le transfert. (Certains logiciels n’utilisent pas cette option) Le Navigateur Le Navigateur 2 Généralités Votre logiciel Ciel dispose d'une nouvelle particularité très impressionnante : le Navigateur. Dans sa configuration la plus simple, il remplace la barre d'icônes. Mais il va beaucoup plus loin en vous permettant, non seulement d'y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous utilisez le Navigateur, mais aussi d'y ajouter des onglets et de placer dans ceux-ci tout type d'éléments auxquels vous accédez fréquemment : images, textes, sons, alias de fichiers de programmes ou de dossiers. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel et aussi au travers de l'information contenue sur votre Macintosh. Que ce soit pour appeler une option de l’application Ciel dans laquelle vous vous trouvez ou pour lancer une autre application, ou encore pour garder à disposition des adresses de sites Internet, des notes texte ou des images. Le navigateur facilite également le passage d'un logiciel à un autre. Il peut se présenter sous la forme d'une fenêtre ou d'une barre d'icônes. Il peut aussi être composé de quatre zones destinées chacune à présenter des informations ou des fonctions de nature différente. Voici le Navigateur sous sa forme la plus simple en simulation de la barre d'icônes : Pour l'exemple, nous avons ici choisi le Navigateur par défaut de Ciel Gestion commerciale. Ci-dessous une autre illustration présente un Navigateur sous la forme d'une fenêtre avec toutes les zones possibles. De plus, il est ici totalement personnalisé et contient la totalité des zones affichables. Ces quatre zones peuvent être placées où bon vous semble. Par exemple, la zone du haut, ici la ligne d'informations, peut être déplacée en bas de la fenêtre. Les quatre zones sont les suivantes : une ligne d'information, une ligne d'aide, les onglets et les applications actives. Selon le logiciel utilisé ou les options sélectionnées, le Navigateur peut se présenter dans une fenêtre comme dans l'illustration ci-dessus ou comme barre de commande placée en haut ou en bas de l'écran. Vous pouvez masquer le Navigateur. En effet, l'utilisation des menus et des boutons de la fenêtre principale peut vous suffire. Si le Navigateur est sous forme de fenêtre, c'est l'option classique de fermeture des fenêtres qui peut être utilisée (case de fermeture, option Fermer du menu FICHIER ou équivalent clavier . S'il est sous forme de barre, un menu déroulant spécial possède l'option de fermeture de la barre. Pour réafficher le Navigateur, il faut utiliser l'option NAVIGATEUR dans le menu FICHIER, sous menu OPTIONS. Vous pouvez aussi utiliser l'équivalent clavier <. Le Navigateur 3 Les différentes zones La ligne d'aide Elle affiche sur une ligne distincte le contenu des bulles d'aide pour chaque élément sur lequel se trouve le curseur de la souris. Vous obtenez donc les mêmes informations si vous activez les bulles d'aide et si vous pointez la souris sur les différents objets du navigateur. La ligne d'information L icône peut posséder trois statuts. C'est une croix si aucun fichier n'est ouvert, une petite tête si un fichier est ouvert ou un petit réseau si vous travaillez avec un serveur. Les applications ouvertes Cette rangée affiche la liste des applications actives. Les icônes peuvent être de taille standard ou des petites icônes. Il suffit de cliquer sur l'icône de l'application dans laquelle vous souhaitez vous rendre pour que celle-ci s'active et passe donc au premier plan. Les onglets C'est la zone principale. C'est celle que vous allez personnaliser et compléter des éléments désirés : commandes du logiciel, textes, sons, images, alias de fichiers, d'applications ou de dossiers. Vous pouvez y créer autant d'onglets que nécessaire et en changer leur présentation. Vous noterez que le Navigateur présenté par défaut ne possède pas d'onglets visibles. C'est une simple préférence et vous pouvez donc les afficher aussi en mode barre. Ils sont néanmoins accessibles à l'aide d'un menu déroulant.  Si vous disposez du Navigateur présenté sous la forme d'une barre de commande, une seule rangée d'éléments apparaîtra pour chaque onglet. Un menu déroulant, que nous verrons un peu plus loin, permettra l'accès aux éléments cachés. Le Navigateur 4 Passage en barre ou en fenêtre Vous pouvez très rapidement et très simplement passer du mode barre au mode fenêtre et inversement. À cette fin, il faut utiliser le système du glisser-déposer, ou Drag and Drop. Passage de barre en fenêtre Pour afficher le Navigateur en fenêtre alors qu'il est présent sous forme de barre, il suffit de faire glisser une de ses zones vers le milieu de votre écran. Dans l'illustration ci-dessous, nous déplaçons la zone des onglets en la saisissant par la partie verticale grise placée sur sa gauche. Nous aurions parfaitement pu faire glisser n'importe quelle autre zone du Navigateur. Il suffit ensuite de déposer la zone au centre de votre écran, le Navigateur s'affiche alors dans une fenêtre. Passage de fenêtre en barre Il suffit d'opérer de la même façon mais cette fois-ci en déplaçant une des zones du Navigateur tout en haut ou tout en bas de l'écran selon l'endroit où vous souhaitez placer la barre. Vous noterez que le Navigateur sous forme de barre possède une position fixe, en bas à gauche ou en haut à gauche de l'écran. Quand il est sous forme de fenêtre, il peut être placé où bon vous semble. De plus, sa position est mémorisée même lors du passage d'un mode de présentation à l'autre. Le Navigateur 5 La présentation en fenêtre C'est à partir de cette présentation que nous avons présenté les différentes zones du Navigateur. Description Il s'agit simplement d'une fenêtre standard Macintosh avec tous les avantages que cela représente : possibilité de la placer où bon vous semble, de l'agrandir à la taille de votre choix, de réduire la fenêtre par un double clic du son titre, de disposer de plus d'une rangée d'éléments dans les onglets. Le nombre de rangées et le nombre de colonnes dépendent donc directement de la taille donnée à la fenêtre. Il n'y a pas d'ascenseur, c'est à vous de fixer la bonne taille afin de voir le nombre d'éléments désiré. Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, vous pouvez distinguer un triangle rouge, c'est un menu déroulant. Il permet d'accéder aux différentes fonctions du Navigateur. Déplacement des zones Vous pouvez modifier l'emplacement des zones les unes par rapport aux autres. Par exemple, mettre les applications ouvertes en haut de la fenêtre et les onglets juste en dessous. Pour cela, il suffit de faire glisser la zone à l'endroit voulu en l'attrapant par la barre verticale placée à gauche. Si, par exemple, vous souhaitez placer la liste des applications ouvertes en haut de la fenêtre du navigateur, il suffit de la saisir comme dans l'illustration ci-dessous, puis de la placer dans la partie supérieure de la fenêtre. Le mouvement des zones les unes par rapport aux autres se fait alors en temps réel. Configuration du mode fenêtre Vous pouvez très facilement modifier la présentation du Navigateur. Comme nous le verrons un peu plus loin, cette présentation est modifiable que vous soyez en mode fenêtre ou en mode barre, sachant pour pour chaque mode, la présentation choisie est mémorisée. Appelez l'option Présentation dans le menu déroulant en haut à gauche de la fenêtre (le triangle rouge). Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel qui s'affiche en cliquant sur le bouton de la souris tout en maintenant la touche enfoncée. Le Navigateur 6 La fenêtre ci-dessous s'affiche alors. Elle contient quatre onglets dont le second concerne la présentation du Navigateur en mode fenêtre. Cet onglet est composé de trois grandes parties : • sur la gauche le réglage de la présentation des éléments dans les onglets du Navigateur. • sur la droite le réglage de la présentation de la zone des applications ouvertes. • en bas, les options d'affichage des zones Informations et Aide, ainsi que deux options supplémentaires. Options des éléments Il s'agit ici de fixer la présentation des éléments qui s'afficheront dans les onglets du Navigateur. En premier lieu, vous pouvez d'abord indiquer si cette zone, celle des onglets, doit être affichée dans le Navigateur. Vous devez pour cela utiliser la boîte à cocher Visibles. Ensuite, les éléments peuvent être présentés selon quatre formes (icône avec son nom, icône seule, petite icône avec son nom, petite icône seule). Une option autorise l'affichage d'une grille qui matérialisera la cellule de chaque élément. Elle facilite aussi le réglage de la largeur et de la hauteur des cellules. Enfin, vous pouvez masquer les onglets. L'affichage des différents niveaux se fera alors à l'aide d'un menu déroulant. Options des applications actives Vous disposez ici des mêmes possibilités de présentation disponibles pour les onglets. La zone peut être masquée et les applications actives présentées sous forme d'icônes, petites ou standards, avec ou sans nom. Enfin, une boîte à cocher autorise l'affichage des applications qui fonctionnent exclusivement en tâche de fond. Le Navigateur 7 Autres options Elles permettent d'afficher ou de masquer les deux autres zones du Navigateur : la ligne d'aide et la ligne d'informations. La boîte à cocher Afficher les touches de fonctions permet, pour chaque élément placé dans les onglets et pour lequel une touche de fonction a été attribuée, d'afficher un symbole montrant la touche affectée. Cidessous, la touche de fonction F1 a été affectée au navigateur Internet. La dernière option provoque le masquage du Navigateur quand l'application dans laquelle il a été ouvert (Personal Manager, Ciel Compta, etc.) passe en arrière plan. Le Navigateur 8 La présentation en barre Description Cette présentation diffère peu du mode fenêtre. La différence principale concerne la position du Navigateur. En effet, celui-ci est alors fixé en haut ou en bas à droite de l'écran. De plus, les onglets ont une forme plus restreinte en ne présentant qu'une rangée d'éléments, les éléments éventuellement invisibles sont alors accessibles à l'aide d'un menu déroulant. Tout comme pour le mode fenêtre, vous pouvez choisir les zones à afficher et la présentation de celles-ci. Voici un exemple de Navigateur en mode barre : Configuration du mode barre Les préférences du mode barre sont très proches de celles du mode fenêtre. Elles sont mémorisées pour chacun des modes ce qui fait qu'en passant à tout moment d'un mode à l'autre, vous conservez la présentation que vous avez définie pour chaque mode. Aucun changement par rapport à la présentation en fenêtre pour ce qui est des applications actives et des onglets. De même, les premières options sont identiques. Nous retrouvons cependant deux préférences supplémentaires relatives à la taille et à la position de la barre. Pour la taille, trois options sont permises. Soit la barre couvre toute la largeur de l'écran, soit elle couvre la largeur moins l'espace permettant de voir le disque ou la Corbeille ou enfin elle couvre la moitié de la largeur de l'écran. Ensuite, deux boutons radio indiquent si la barre doit être placée en haut ou en bas de l'écran. Ceci n'empêche aucunement le placement manuel de la barre à l'aide du Drag and Drop. La dernière option autorise le recouvrement de la barre par les autres fenêtres du logiciel dans lequel le Navigateur est utilisé. Le Navigateur 9 Les fonctions du Navigateur Personnalisation des onglets Création d'un onglet Pour créer un onglet, il faut appeler l'option Présentation soit en utilisant le menu déroulant, le triangle rouge, ou le menu contextuel. Dans la fenêtre de configuration du Navigateur, il faut choisir l'onglet Onglets. Voici la fenêtre de configuration des onglets : La liste des onglets déjà présents est affichée avec, sur sa droite, différents boutons et icônes de commande. Vous pouvez donc ajouter, insérer, renommer ou supprimer un onglet. De plus, une palette, accessible en cliquant sur le pavé Couleur, permet d'affecter une couleur de fond à chaque onglet. Les petites icônes en dessous du pavé de la couleur permettent de déplacer un onglet dans la liste, en le plaçant devant ou derrière, et de les classer par ordre alphabétique. Si vous cliquer simplement sur l'icône de classement, les onglets seront classés de A vers Z. Si vous maintenez la touche