Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à
partir desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les
colonnes qui composent la grille de saisie d'un cahier.
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures
d'abonnement dans un cahier.
Créer un modèle de cahier
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la
fonction Créer à partir d'un assistant.
L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un
cahier. Voir Créer un cahier, page 64.
Paramétrer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton .
Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.
Menu Ma Compta
68
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
Ajouter un compte
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le
compte à ajouter.
Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un compte
Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé.
1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Définir les colonnes de saisie
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous
retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez
ajoutés.
Affichage
Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou
décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé.
Exemple : l'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de
renseigner le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
Menu Ma Compta
69
Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
Intitulés des colonnes
Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à
vos habitudes, méthodes de travail.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la
colonne.
Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».
Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne.
Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes.
2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du
titre.
3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Créer une écriture d'abonnement
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un
abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule
fois.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche.
3. Saisissez intégralement l'écriture.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement.
8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Attention
Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.
Menu Ma Compta
70
Liste des tâches
Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 241.
Rappels
Menu MA COMPTA - commande RAPPELS
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 244.
Formats d’import relevé
Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 122.
Règles d’affectation relevé
Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 125.
Autres listes
Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 130.
Liste des écritures
Saisie kilomètre
Consulter un compte
Pointage manuel
Contrepassation
Validation brouillard
Fin d’exercice
Etats
Menu Expert comptable
Menu Expert comptable
72
Vue d’ensemble
Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des
écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.
Menu Expert comptable
73
Liste des écritures
Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous
au paragraphe “Ecritures”, page 85 pour plus de détails.
Saisie au kilomètre
Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE
Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours
d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus
particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 205 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
74
Consulter un compte
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous
au paragraphe “Consulter un compte”, page 98 pour plus de détails.
Pointage manuel
Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL
Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au
paragraphe “Pointage manuel”, page 221 pour plus de détails.
Contrepassation
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous
au paragraphe “Contrepassation”, page 233 pour plus de détails.
Validation du brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD
Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 236 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
75
Fin d’exercice
Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE
L'assistant Top Clôture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Voir L’assistant Top Clôture, page 237.
Clôture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE
Voir Clôture, page 238.
Réouverture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Voir Réouverture, page 239.
Etats
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS
Les états permettant d’éditer le brouillard, les journaux et le journal centralisateur sont regroupés dans le
menu EXPERT COMPTABLE. En mode standard, ces mêmes états sont accessibles par le menu ETATS, vous
retrouverez donc le détail dans le chapitre correspondant.
Brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS - BROUILLARD
Voir Brouillard, page 257.
Journaux - Centralisateur
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes ÉTATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR
Voir Journaux - Centralisateur, page 256.
Menu uniquement disponible en mode standard
Ecritures
Plan de comptes, Consulter un compte
Journaux
Modes de paiement
Emprunts, Familles Top Saisie
Modèles/abonnements
Formats d’import relevé, Règles d’affectation relevé
Autres listes
Menu Listes
Menu Listes
77
Vue d’ensemble
Le menu LISTES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les
traitements à effectuer.
Menu Listes
78
Ecritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
La liste des écritures présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient
enregistrées en brouillard ou validées.
Les boutons situés dans le cadre Affichage permettent de présenter les écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher
les écritures du mouvement dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Affiner la sélection
La zone affichée en-dessous des boutons propose des critères supplémentaires de tri. Vous pouvez alors :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut (Brouillard, Validation) des écritures à afficher en cliquant sur la zone Statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Vous pouvez activer ou désactiver l’affichage de cette zone en cliquant sur le bouton et en
sélectionnant la commande AFFINER LA SÉLECTION.
Menu Listes
79
Saisir une écriture
En mode Standard
1. Pour saisir une écriture, cliquez sur le bouton [Créer].
Ce bouton ouvre un menu déroulant comportant différentes grilles de saisie disponibles également depuis
le menu SAISIES.
2. Sélectionnez la grille de saisie de votre choix.
Pour plus d’informations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au “Menu Saisies”, page 114 .
En mode cahier
1. Cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre de saisie au kilomètre s'affiche. Saisissez alors votre écriture. Voir Saisie au kilomètre,
page 147.
Modifier une écriture
Vous ne pouvez pas modifier une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de
délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.
1. Pour modifier une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une écriture
Vous ne pouvez pas supprimer une écriture lettrée ou pointée. Vous avez toujours la possibilité de
délettrer ou dépointer une écriture tant qu'elle n'est pas validée.
1. Pour supprimer une écriture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Menu Listes
80
Modifier ou consulter un compte
Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'écriture est saisie soit pour
modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas à passer par la commande PLAN DE COMPTES ou
CONSULTATION D'UN COMPTE.
1. Sélectionnez l'écriture concernée.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter].
Totaliser des colonnes de la liste des écritures
1. Cliquez sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple la colonne Montant.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum,
maximum.
4. Cochez éventuellement l’option Prendre en compte les valeurs nulles.
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le résultat s’affiche tout en bas de la colonne.
Menu Listes
81
Plan de comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut ainsi que ceux que vous créez.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Afficher l’aperçu (Uniquement disponible en mode Standard)
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d’un compte.
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option Afficher l'aperçu.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante
s'affichera immédiatement dans l'aperçu.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau l’option Afficher l’aperçu.
Menu Listes
82
Créer un compte
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Ces
informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations.
En mode cahier
Si vous créez un compte de TVA (445)
Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez déterminer le Type de TVA (Collectée, Déductible, En
attente collectée, En attente déductible, A décaisser, Crédit de TVA, Acompte de TVA) et le Taux à
appliquer au compte.
Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Si vous créez un compte de Banque (512)
RIB
1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton .
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Import relevé
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque.
4. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la
liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer].
5. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous
sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.
En mode standard
Onglet Options
Utilisation
1. Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, cochez impérativement l’option Utilisable.
A l’inverse, pour diverses raisons, il est possible d’interdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce
cas, décochez l’option Utilisable.
Exemple
Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte
401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le
logiciel comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de
nouvelles écritures sur ce compte en décochant l’option Utilisable.
Menu Listes
83
Lettrage/pointage
2. Si le compte doit faire l’objet d’un lettrage et/ou pointage, cochez les options Lettrable et Pointable.
• L’option Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit
des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser.
• L'option Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du
lettrage manuel.
• L’option Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage.
Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.
Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera
X.
Saisie
Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures.
Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le
curseur sur ces zones.
• L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage.
• Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les
comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une
utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de
gérer la date de valeur).
• La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour
un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7.
Comptes
Les comptes sont différents selon le type de compte que vous créez.
• Options disponible dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits :
Exonéré de TVA
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question.
Menu Listes
84
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de
charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors
des saisies.
Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
• Options disponibles dans un compte de type TVA :
Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445).
Cliquez sur l’icône pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
• Option disponible dans un compte de type Client
Compte de produit
Vous pouvez attribuer un compte de produit par défaut à un compte client afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué lors des saisies.
Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produit. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
• Option disponible dans un compte de type Fournisseur
Compte de charges
Vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseur afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué lors des saisies.
Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
Onglet Banque
Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512).
Identification
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
Pour récupérer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton .
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Soldes
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.
4. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône .
La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche.
• Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé.
• Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque.
Menu Listes
85
5. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce
découvert autorisé, l’Intuiciel vous en avertira dans la partie Alertes (bouton Mon Tableau de bord).
Import relevé
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque.
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la
liste, vous pouvez le créer en cliquant sur le bouton [Créer].
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie par relevé bancaire (menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE), ces informations
seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demandé de choisir le format et le fichier d’import.
Onglet Agence
Cet onglet apparaît uniquement dans un compte de banque (512).
Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Onglet Client ou Fournisseur
L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (411). De même, l'onglet Fournisseur
n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (401).
Coordonnées
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
Si vous utilisez une messagerie électronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette
fiche.
Vérifiez que votre messagerie électronique est ouverte.
• Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone E-mail puis cliquez sur l'icône pour lancer
votre messagerie.
Vous pouvez également accéder directement au site internet du client ou fournisseur.
Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer® ou Netscape®.
• Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez
sur l'icône pour lancer le navigateur et consulter le site.
Localiser / Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
• Bouton [Vérifier]
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
1. Une fois les critères définis, cliquez sur le bouton [Rechercher]. Les résultats de la recherche
s'affichent dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Si les critères de recherche ne sont pas assez pertinents, la liste de tous les résultats trouvés
s'affiche dans une autre fenêtre.
Menu Listes
86
Sélectionnez dans ce cas, la société que vous recherchez puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous
revenez à la fenêtre de recherche.
• Le bouton [Mise à jour] vous permet d'actualiser l'adresse dans le compte Client ou Fournisseur.
2. Cliquez sur le bouton [Annuler] pour supprimer la recherche. La fenêtre se ferme automatiquement.
• Bouton [Plan]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Bouton [Itinéraire]
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de
votre client ou fournisseur).
Informations supplémentaires
1. Saisissez le nom de la banque.
2. Précisez l'emplacement de la banque en sélectionnant l'option correspondante.
Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Elles correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui
de la domiciliation bancaire.
• Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation
bancaire.
Encours autorisé
La zone Encours autorisé n'est accessible que pour les comptes clients.
Saisissez l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos clients.
TVA
La partie Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs.
• Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, défini dans le paramétrage de
votre dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA
sur les débits ou sur les encaissements. Cochez alors l’une de ces deux options.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la
grille de saisie s'adaptera automatiquement.
3. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante et sélectionnez le mode de paiement à associer par
défaut au compte.
Vous pouvez définir une échéance sur les modes de paiements nécessitant ce type de précision.
Définir une échéance
1. Pour paramétrer l'échéance, cliquez sur le bouton .
Menu Listes
87
La fenêtre Date d'échéance s'affiche.
2. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes
:
• à la réception de la facture : dans ce cas, cochez l’option A réception.
• à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours à ajouter à la fin du
mois : 30, 60 ou 90.
• à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez l’une des trois options :
• jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez,
• jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin
de mois.
• Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.
3. Vous pouvez préciser le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à
réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20.
L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
4. La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez
une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance.
Valider la création d’un compte
Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement.
En effet la fenêtre Nouveau compte reste active.
Modifier un compte
1. Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Menu Listes
88
Supprimer un compte
Un compte utilisé ne peut être supprimé.
1. Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression.
Consulter un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
1. Pour consulter les écritures d'un compte, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
Vous pouvez consulter plusieurs comptes à la fois; ils s’ouvrent séparément dans une nouvelle
fenêtre, dans un nouvel onglet.
Travailler sur un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
Ce bouton permet d’accéder directement à la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de
comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des opérations qu'il est possible de réaliser sur un
compte, c’est-à-dire saisir un règlement, modifier l’écriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une
écriture, etc.
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements.
2. Cliquez sur le bouton . Voir Travail sur un compte, page 158.
Pointer un compte
Vous pouvez pointer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer
par le menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE.
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez pointer des écritures.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de pointage s’ouvre sur le compte en question et présente les
écritures non pointées.
3. Pointez les écritures comme vous en avez l’habitude.
Pour plus de détails sur le pointage ou lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Pointage manuel”,
page 160.
Lettrer un compte (Uniquement disponible en mode Standard)
Vous pouvez lettrer les écritures d’un compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir à passer
par le menu TRAITEMENTS.
1. Sélectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des écritures.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de lettrage s’ouvre sur le compte en question et pré-
sente les écritures non lettrées.
Menu Listes
89
3. Lettrez les écritures comme vous en avez l’habitude.
Pour plus de détails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes “Lettrage”, page 161.
Accéder aux informations légales (Uniquement disponible en mode Standard)
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre client doit obligatoirement être renseigné.
Les états du plan de compte
A partir de la liste des comptes, vous pouvez éditer des RIB, la liste des tiers, le plan de compte, etc.
1. Sélectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une édition.
2. Cliquez sur l’un des boutons situés dans la barre d'options de la liste.
La fenêtre Etats "Plan de comptes" s'affichent.
3. Sélectionnez l'état de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
4. Si des critères vous sont demandés pour définir l'état, sélectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].
Menu Listes
90
Consulter un compte
Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
Cette commande permet de consulter les écritures du compte sélectionné dans la liste des comptes. Vous
pouvez consulter plusieurs comptes à la fois. Pour cela, revenez sur le plan de compte, sélectionnez un
autre compte sans fermer le compte que vous consultiez. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à
l'autre en cliquant sur les onglets correspondants.
Vous pouvez préciser une période et le type d'écritures à prendre en compte (brouillard).
Menu Listes
91
Journaux
Menu LISTES - commande JOURNAUX
Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
La commande JOURNAUX permet de créer, modifier ou supprimer un journal.
Le logiciel vous propose, par défaut, 5 journaux :
• AN journal des A-nouveaux,
• BQ journal de banque,
• HA journal des achats,
• OD journal des opérations diverses,
• VT journal de ventes.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires
que de comptes bancaires.
Créer un journal
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche.
2. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé.
3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux.
Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal
d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible.
Options
4. Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement
sur la dernière ligne d'écriture.
Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte
de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit.
Ils seront également repris en saisie.
Exemples
Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez
saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer
sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000.
Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En
saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le
bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA.
• L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que
le solde des lignes est équilibré.
Gestion des numéros de pièce
5. Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain
n° de pièce à utiliser.
6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.
7. Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
Menu Listes
92
Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active.
Modifier un journal
1. Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Menu Listes
93
Modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT
Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT
La commande MODES DE PAIEMENT regroupe les modes de paiements déjà définis dans votre logiciel (CB,
Chèque, Virement, CESU, etc.) ainsi que les modes de paiement que vous créez.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Créer un mode de paiement
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche.
2. Indiquez le code puis l'intitulé du mode de paiement.
3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur .
4. Validez la création du mode de paiement en cliquant sur [OK].
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un mode de paiement et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active.
Modifier un mode de paiement
1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un mode de paiement
1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Menu Listes
94
Emprunts
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Vous allez utiliser les emprunts soit pour de simples simulations, soit pour suivre intégralement
l’évolution de la dette contractée. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez visualiser tous les
emprunts et toutes les simulations d’emprunts réalisés. Pour les différencier dans la liste, les simulation
d’emprunts apparaissent en bleu et les emprunts actifs sont en noir.
Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt
1. Cliquez sur le bouton ou sur le bouton .
2. Si vous créez un emprunt, le tableau d’amortissement peut être complété automatiquement ou
manuellement. Si le taux de l’emprunt est fixe, sélectionnez la première option dans la fenêtre Création
d’emprunt et votre tableau d'amortissement sera calculé automatiquement. Dans le cas contraire,
sélectionnez la seconde option et vous saisirez manuellement votre tableau d’amortissement.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix.
4. Si vous saisissez un autre type d’emprunt, une fenêtre s’affiche. Indiquez le nombre d’échéance de
l’emprunt puis cliquez sur le bouton [OK].
5. La fiche contient 3 onglets : Emprunt, Tableau d'amortissement et Comptabilité à renseigner. En simulation,
l'onglet Comptabilité n'est pas visible, les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
6. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l’emprunt.
Onglet Emprunt
Dans le cas d’un emprunt à taux fixe ou d’une simulation d’emprunt
La zone Renseignements concerne les données de base nécessaires à sa définition.
Complétez les informations suivantes :
• Capital : saisissez le montant de la somme empruntée.
• Taux annuel en % : saisissez le taux de l'emprunt et sélectionnez s'il est proportionnel ou actuariel.
• Durée : saisissez le nombre d'échéances et fixez la périodicité en Mois ou Ans.
Menu Listes
95
• Frais : saisissez le montant des frais fixés (montant fixe ou en %) par échéance (assurance, etc.).
• Montant de l'échéance : le montant calculé de l'échéance s'affiche automatiquement.
La zone Date / périodicité concerne les périodes de l'emprunt.
• Date de l'emprunt : indiquez la date à laquelle vous avez souscrit l'emprunt.
• Périodicité : indiquez la périodicité (mensuelle, annuelle, hebdomadaire...) de votre emprunt.
• Date de la 1ère échéance : indiquez la date de la première mensualité de votre échéance d'emprunt.
Cette date peut-être identique à la celle indiquée précédemment.
Après avoir renseigné toutes les informations liées à votre nouvel emprunt, le logiciel calcule
automatiquement la date de fin d'emprunt, le capital restant dû, le total des frais, le total des intérêts, le
coût total et le total de l'emprunt. D'autre part, Ciel Compta créera le tableau d'amortissement accessible
dans l'onglet Tableau d'amortissement.
Vous retrouverez dans la zone Informations le détail des différents montants. Cette zone n’est pas à
compléter.
Dans le cas d’un autre type d’emprunt
Les valeurs saisies dans le tableau d’amortissement sont récupérées et totalisées. Vous retrouverez ainsi
le total de l’emprunt, le total des intérêts, le total des frais mais aussi le nombre d’échéances restantes, la
date de fin de l’emprunt, etc.
Onglet Tableau d’amortissement
Emprunt à taux fixe ou simulation d’emprunt
Pour un emprunt à taux fixe ou une simulation d’emprunt, vous retrouvez dans cet onglet l’ensemble des
informations concernant vos échéances d’emprunts, calculées automatiquement.
Saisir le tableau d’amortissement pour un autre type d’emprunt
Si vous avez choisit de créer un autre type d’emprunt, vous devez donc saisir manuellement votre tableau
d’amortissement en fonction des éléments fournis par votre banque.
Pour passer d’une colonne à une autre, appuyez sur la touche .
Pour revenir à la colonne Date, appuyez sur la touche .
1. Dans la première colonne, indiquez la date de la première échéance. Vous pouvez la saisir directement
dans la cellule ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier .
2. Passez à la colonne Capital remboursé et saisissez le montant de votre première échéance.
3. Dans les colonnes Montant intérêts et Montant frais, indiquez les montants appliqués pour cette première
échéance.
4. Dans la colonne Capital restant dû, saisissez le montant restant, à savoir le montant du capital
emprunté moins la première échéance. Cette colonne sera calculée automatiquement pour les autres
échéances.
5. Passez à ligne suivante pour saisir les autres échéances.
6. Pour modifier le nombre de lignes du tableau d'amortissement, utilisez les boutons suivants :
• : permet d’ajouter une ou plusieurs échéances. Les lignes sont ajoutées en
dernier.
• : permet d’insérer une ou plusieurs échéances. Vous devrez au préalable sélectionner
la ligne au dessus de laquelle la ou les échéances seront insérées
• : permet de supprimer une échéance. Vous devez confirmer par le bouton
[Oui].
Menu Listes
96
Vous disposez de fonctions vous aidant à la saisie dans le menu Contextuel (clic-droit). Vous pouvez
ainsi:
• Couper, Copier, Coller, Effacer le contenu d'une cellule.
• Annuler la dernière saisie dans une cellule.
• Incrémenter vers le bas : la date est recopiée dans le reste du tableau avec une incrémentation.
Exemple : la première échéance est le 04/10/2012. En activant cette fonction, le logiciel complète les
autres dates par 04/11/2012, 04/12/2012, 04/01/2013, 04/02/2013 etc.
• Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.
7. Cliquez dans la cellule et faites un clic-droit.
8. Sélectionnez la fonction que vous voulez appliquer.
Vérifier les échéances comptabilisées
Ces traitements ne sont pas disponibles pour une simulation d’emprunt.
Dans la colonne Comptabilisée, vous pouvez vérifier les échéances qui sont déjà enregistrées ou non.
Si vous souhaitez considérer des échéances comme comptabilisées, vous pouvez le faire grâce aux options
disponibles dans le menu Contextuel.
Vous retrouvez les options :
• Considérer comptabilisée(s)
• Considérer non-comptabilisée(s)
Vous pouvez également accéder au tableau d’amortissement depuis la liste des emprunts, en utilisant
le menu contextuel (clic droit).
Autres traitements
Ces traitements ne sont pas disponible pour une simulation d’emprunt.
Modifier le tableau d’amortissement
Uniquement disponible dans un emprunt à taux fixe
Ce bouton permet de modifier un tableau d’amortissement. Attention, il est ensuite impossible de revenir
à un emprunt à taux fixe.
1. Cliquez sur le bouton puis confirmez la conversion du tableau d’amortissement.
2. L’onglet Amortissement devient saisissable. Effectuez alors vos modifications.
Générer les écritures
Ce bouton permet de générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer
directement en comptabilité.
1. Sélectionnez la ou les échéances arrivées à terme puis cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer. Vous retrouvez la ou les écritures des échéances dans la
liste des écritures (accessible par le menu Comptabilité).
Onglet Comptabilité
Cet onglet concerne tout ce qui touche la création des opérations correspondant à vos échéances. Celui-ci
n’est pas visible si vous simulez un emprunt, les échéances n’étant pas comptabilisées dans ce cas.
Attention
Aucune écriture ne sera générée.
Menu Listes
97
Vous pouvez distinguer les comptes de frais des comptes d'intérêts.
1. Indiquez le compte de banque sur lequel va être prélevé votre échéance, le mode de paiement et le code
journal qui s'y rattache.
2. Choisissez les comptes d'emprunt, d'intérêt et compte de frais sur lesquels seront ventilés les intérêts et
les frais. De plus vous pouvez choisir un ou plusieurs codes analytiques correspondant à ces comptes.
L’icône vous permet d’en affecter plusieurs.
Les zones Analytique ne sont accessibles que si vous avez sélectionné leur compte.
3. Dans la zone Enregistrement automatique, vous pouvez enregistrer des échéances d'emprunt en fonction
du tableau d'amortissement. Pour cela, cochez l'option Passer l'écriture automatiquement.
4. Dans ce cas, vous pouvez valider votre écriture avant la date de l’échéance. Saisissez alors le nombre
de jours avant cette date.
Vous pouvez aussi indiquer un libellé à l’écriture, avec la possibilité d'y ajouter la date.
5. Saisissez le Libellé d’écriture et sélectionnez le format de la date. Ceci est très pratique lors de la consultation
du compte. Vous voyez immédiatement la période à laquelle se rapporte votre dernière
échéance.
Exemple : Meuble Séjour 05/06, correspond à la mensualité du mois de mai 2006.
En cochant Passer l’écriture automatiquement, les écritures des échéances arrivées à terme sont
générées par votre logiciel. Il vous reste à les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIE.
6. Une fois que vous avez fini de renseigner la fiche de l’emprunt ou de simulation d’emprunt, cliquez sur
le bouton [OK] pour valider.
Modifier un emprunt
1. Sélectionnez l’emprunt que vous souhaitez modifier dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton dans la barre d’actions.
3. Faites vos modifications dans la fiche de l’emprunt.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider vos modifications.
Supprimer un emprunt
1. Sélectionnez l’emprunt ou la simulation d’emprunt que vous souhaitez supprimer dans la liste.
2. Un message de confirmation s’affiche. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression de
l’emprunt.
L’emprunt supprimé disparaît alors de la liste des emprunts.
Simuler un emprunt
Vous pouvez simuler un emprunt. C’est le même principe que la création d’un emprunt sans l’onglet
Comptabilité. Voir Créer un emprunt ou une simulation d’emprunt, page 94.
Passer un emprunt actif
Si vous avez simulé des emprunts, ils sont en bleu dans la liste des emprunts afin de les différencier des
emprunts actifs. Vous avez donc la possibilité de passer les simulations d’emprunts en emprunt actif.
1. Sélectionnez un emprunt en simulation dans la liste.
Menu Listes
98
2. Cliquez sur le bouton .
Un message vous informe que ce choix est irréversible.
3. Votre emprunt s’ouvre alors directement dans l’onglet Comptabilité. Renseignez les zones Enregistrement
d’une échéance et Enregistrement automatique.
4. Validez votre emprunt en cliquant sur [OK].
Votre simulation apparaît alors comme un emprunt actif dans la liste.
Consulter un compte d’emprunt
Vous pouvez consulter les écritures de votre emprunt.
1. Sélectionnez l’emprunt dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Consultation du compte d’emprunt s’ouvre et liste toutes les
opérations rattachées à l’emprunt. Vous trouverez plus de détails sur cette fenêtre dans le paragraphe
“Consulter un compte”, page 90
Réalisation d’emprunt
La réalisation de l'emprunt est une opération spécifique. Celle-ci ne doit être effectuée qu’au moment où
la somme qui vous est prêtée par la banque est versée sur votre compte.
La réalisation de l’emprunt consiste à enregistrer l'emprunt et à passer l’opération de recette c'est-à-dire
la somme d’argent que vous allez recevoir de votre agence bancaire.
1. L'opération de réalisation d'emprunt vous est demandée automatiquement suite à la création d'un
emprunt. Si toutefois, vous n'avez pas effectué cette opération à ce moment là, activez la liste des
emprunts :
2. Sélectionnez l'emprunt pour lequel la banque vous a versé l'argent.
3. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
Dans la fenêtre Écriture de réalisation de l'emprunt :
4. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la Date de réception de l’argent sur votre compte si
celle-ci est différente.
Le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Code journal et le Compte de banque sur lequel est versé la somme
prêtée par votre banque et le Montant sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la
saisie de votre emprunt. Vous pouvez toujours les modifier.
5. Saisissez le Mode de paiement et le N° de pièce.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la réalisation de l'emprunt.
Remboursement d’emprunt
Le remboursement de l'emprunt consiste à générer une écriture de dépense afin de rembourser
l’emprunt. Vous pouvez procéder à un remboursement total ou partiel de l’emprunt.
1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt que vous allez rembourser.
Menu Listes
99
2. Cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez si vous souhaitez rembourser votre emprunt en totalement ou
partiellement.
• Remboursement total : une écriture de remboursement est générée, l'emprunt est soldé et les échéances
restantes sont supprimées.
• Remboursement partiel : une écriture de remboursement est générée. Le tableau d'amortissement ne
sera pas mis à jour automatiquement.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Dans la fenêtre Écriture de remboursement de l'emprunt :
5. Par défaut, la date du jour est affichée, indiquez la date du remboursement de l'emprunt si celle-ci est
différente.
6. Le Code journal, le Libellé de l'écriture de l'emprunt, le Compte de banque depuis lequel est remboursé la
somme prêtée par votre banque sont affichés en fonction des informations renseignées lors de la saisie
de votre emprunt. Modifiez-les si nécessaire.
7. Saisissez le mode de paiement, le N° de pièce, le montant remboursé.
S'il s'agit d'un remboursement total de l'emprunt, vous devez saisir les frais et intérêts dans les zones
Dont intérêts et Dont frais si vous les incluez au montant remboursé.
8. Si vous payez les frais de remboursement anticipés, indiquez :
• le Montant de ces frais,
• le Compte sur lequel les frais de remboursement seront comptabilisés,
• et éventuellement un code analytique.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre remboursement.
Frais de dossier
Vous pouvez saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l’emprunt.
1. Dans la liste des emprunts, sélectionnez l'emprunt pour lequel vous avez des frais de dossier.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre Saisie au kilomètre s'ouvre. Vous pouvez donc saisir vos frais de dossier concernant cet
emprunt.
3. Par défaut, le logiciel propose le libellé de l'écriture "Frais de dossier sur l'emprunt...". Modifiez-le si
vous le souhaitez.
4. Saisissez ensuite l'écriture à l'identique d’une saisie au kilomètre. Voir Saisie au kilomètre,
page 147.
Menu Listes
100
Familles Top Saisie
Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE
Affecter une famille à un modèle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie.
La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prédéfinies par le
logiciel et celles que vous créez.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Elle permet de créer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie.
Créer une famille Top Saisie
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle famille Top Saisie s’affiche.
2. Saisissez l'intitulé de la famille.
3. Dans la zone Affecté à, indiquez le type d'écriture auquel elle est affectée en cliquant sur la flèche .
4. Validez la création de la famille en cliquant sur [OK].
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’une famille et d’en recréer une autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouvelle famille Top Saisie reste active.
Menu Listes
101
Modifier une famille Top Saisie
1. Pour modifier une famille Top Saisie, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer une famille Top Saisie
1. Pour supprimer une famille, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Menu Listes
102
Modèles/abonnements
Menu LISTES - commande MODÈLES/ABONNEMENTS
La commande MODÈLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modèles et abonnements que vous
créez.
Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres,
reportez-vous aux chapitres correspondants dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Principe
A partir d'une écriture existante, vous pouvez générer un modèle que vous rappellerez chaque fois que
vous serez amené à enregistrer une écriture de même type.
Vous pouvez également programmer plusieurs écritures à dates fixes : il s’agit d’un abonnement.
Créer un modèle ou un abonnement
Créer un modèle
1. Cliquez sur l’onglet Modèles de saisie puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type
d’écriture à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton .
La fenêtre de saisie s’affiche.
3. Saisissez le nom du modèle.
4. Pour pouvoir utiliser ce modèle depuis l’assistant de saisie, affectez-lui une famille. L’icône ouvre
la liste des familles Top Saisie existantes.
5. Saisissez l’écriture modèle puis validez l’enregistrement du modèle en cliquant sur [OK].
Le modèle enregistré est visible dans la liste des modèles.
Créer un abonnement
1. Cliquez sur l’onglet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fenêtre, cliquez sur le type d’écriture
à utiliser.
2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de saisie s’affiche.
3. Saisissez le nom de l’abonnement puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Périodicité permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement
4. Cochez l’option Activer l’écriture automatiquement si vous le souhaitez.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence à laquelle elles le seront (zone Tous les).
Vous pouvez ajouter le mois et l’année au libellé de l’écriture, et enregistrer l’abonnement X jours avant.
7. Validez vos choix en cliquant sur [OK].
8. Dans la fenêtre de saisie, saisissez l’écriture d’abonnement puis validez l’enregistrement de l’abonnement
en cliquant sur [OK].
L’abonnement enregistré est visible dans la liste des abonnements.
Menu Listes
103
Modifier un modèle ou un abonnement
1. Pour modifier un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez
sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un modèle ou un abonnement
Pour supprimer un modèle ou un abonnement, sélectionnez-le dans l’onglet correspondant puis cliquez
sur le bouton .
Saisir une écriture à partir d’un modèle
1. Pour saisir une écriture à partir d’un modèle, sélectionnez le modèle à utiliser (onglet Modèles de saisie)
puis cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez et complétez les informations puis enregistrez votre écriture.
Passer un modèle en abonnement
Vous pouvez passer le modèle sélectionné en abonnement sans avoir à recréer et compléter la totalité des
informations. Le modèle est alors supprimé.
1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez transformer en abonnement.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Dupliquer le modèle
Vous pouvez créer un modèle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant.
1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].
Menu Listes
104
Dupliquer en abonnement
Ce bouton permet de dupliquer votre modèle afin de le transformer en abonnement tout en conservant
l'original.
1. Sélectionnez dans la liste le modèle que vous voulez passer en abonnement.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez le nom que vous attribuez à l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la périodicité de l'abonnement.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Dupliquer un abonnement
Vous pouvez créer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant.
1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous souhaitez dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez le nom que vous attribuez à l’abonnement et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez la périodicité de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton
[OK].
Dupliquer en modèle
Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modèle tout en conservant
l'original.
1. Sélectionnez dans la liste l’abonnement que vous voulez passer en modèle.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez le nom que vous attribuez au modèle et cliquez sur le bouton [OK].
Menu Listes
105
Formats d’import relevé
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Cette liste regroupe les formats d'import de relevé bancaire que vous créez.
Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT)
ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque.
Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Voir Relevé bancaire,
page 135.
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez créer plusieurs
formats, ce qui est très utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le même format.
Créer un format d’import des relevés bancaires
Vous disposez de trois formats d'import :
• le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
• le format QIF : Quicken Interchange Format.
• le format OFX : Open Financial eXchange.
1. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche :
2. Sélectionnez le format du relevé bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flèche de la liste
déroulante.
Menu Listes
106
Import au format Standard (Texte)
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel
Ciel.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel® , vous devez auparavant les ouvrir avec
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec
Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous
de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé.
2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire dans un format
d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.
3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Import au format QIF
Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas basé sur la définition des
colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format QIF (Français) ou QIF
(US).
La différence entre ces deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Menu Listes
107
Import au format OFX
Comme pour le format QIF, vous n’avez pas à définir le contenu des colonnes du relevé bancaire.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur
le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Modifier un format d’import des relevés bancaires
1. Pour modifier un format d’import relevé, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un format d’import des relevés bancaires
1. Pour supprimer un format d'import relevé, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].
Dupliquer un format d’import relevé
1. Sélectionnez dans la liste le format d’import à dupliquer.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [OK].
Autres actions sur les formats d’import relevé
Les deux boutons permettent de renommer ou vérifier un format préalablement
sélectionné.
L'option Voir le type cochée permet de savoir si les formats d'import sont de type
standard (livré avec le logiciel) ou utilisateur (créés par vous-même).
Menu Listes
108
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent l’attribution automatique d’un
compte, d’un mode de paiement aux opérations d’un relevé bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé
qui répondent à une règle puis affecte le compte, le mode de paiement, définis dans la règle.
A l’activation de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche.
Toutes les règles définies y compris lors de la saisie du relevé bancaire sont listées dans cette fenêtre.
Vous pouvez les modifier, supprimer ou encore définir de nouvelles règles.
Créer une règle d’affectation
Une règle d’affectation peut être directement définie lors de la saisie d’un relevé bancaire via le menu
CONTEXTUEL, commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION.
1. Au préalable, munissez-vous d’un relevé bancaire et repérez les opérations récurrentes susceptibles
de faire l’objet d’une règle, par exemple les Commissions Cartes Bancaires.
2. Cliquez sur la flèche du bouton [Créer] et dans le menu déroulant qui s’affiche, choisissez l’une des
fonctions : Créer une règle «affectation relevé» sans assistant ou Créer une règle «affectation relevé» en utilisant
un assistant.
Menu Listes
109
Créer une règle d’affectation sans l’assistant
Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» sans assistant, la fenêtre suivante
s’affiche.
1. Sélectionnez le compte de banque sur lequel l’opération est saisie.
2. L’option Activer cette règle est cochée par défaut. Décochez-la si toutefois vous ne voulez pas prendre
en compte la règle dans les prochaines saisies du relevé bancaire. Vous pourrez la réactiver à tout
moment via le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Voir Activer / Désactiver la sélection, page 111.
3. Lors de l’import du relevé bancaire, le logiciel reconnaît une opération répondant à une règle par le
libellé et/ou par le montant. Pour définir les conditions de détection d’une opération, cochez une des
options suivantes ou les deux :
• Le libellé de l’opération : choisissez dans la liste déroulante un opérateur : est égal à, contient, commence
par, finit par et saisissez le libellé.
• Le montant de l’opération : choisissez dans la liste déroulante s’il s’agit d’un débit ou crédit puis indiquez
le montant. Dans la zone +/-, saisissez éventuellement un écart. Par exemple, votre montant est
de 30.24 et vous indiquez plus ou moins 0.01. Les montants 30.23 et 30.25 seront également reconnus.
4. Dans la zone Compte, cliquez sur l’icône pour sélectionner un compte à affecter ou sur l’icône
si l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes.
La ventilation sur plusieurs comptes n’est possible que si la règle a une condition sur le montant.
5. Choisissez éventuellement le Mode de paiement à affecter à l’opération.
6. Cliquez sur le bouton [OK].
Créer une règle d’affectation avec l’assistant
La création d’une règle d’affectation avec l’assistant est identique à la création d’une règle dans la
saisie du relevé bancaire via le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande CRÉER UNE RÈGLE
D’AFFECTATION.
Si vous avez choisi la fonction Créer une règle «affectation relevé» en utilisant un assistant, un assistant
s’affiche et vous guide à travers des étapes
1. Choisissez le compte de banque sur lequel sera appliqué la nouvelle règle et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la seconde étape, vous définissez les critères permettant au logiciel de repérer les opérations.
3. Par défaut, le logiciel reprend le libellé de l’opération ainsi que son montant. Si nécessaire, modifiez
Menu Listes
110
ces conditions. Pour cela, vous pouvez :
• décocher une option : Le libellé de l’opération ou Le montant de l’opération,
• au niveau du libellé, choisir un autre opérateur : contient, commence par, finit par puis saisir un
autre libellé.
• au niveau du montant de l’opération, modifier le total et saisir un écart dans la zone +/-.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, cliquez sur l’icône pour choisir un compte à affecter ou sur l’icône si
l’opération est mouvementée sur plusieurs comptes. Voir Ventiler sur plusieurs comptes, page 118.
6. Indiquez le mode de paiement.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Menu Listes
111
Classer les règles
Le logiciel applique les règles dans l’ordre de la liste. Par exemple, la règle qui s’applique à la première
opération du relevé bancaire doit se trouver en première position dans la liste.
Sélectionnez la règle à déplacer et utilisez les icônes et .
Modifier une règle
1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une règle
1. Sélectionnez la règle à effacer et cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.
Dupliquer une règle
1. Sélectionnez la règle concernée et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Vous retrouvez dans la liste
la règle en doublon.
3. Effectuez alors des modifications dans la copie afin de la différencier de l'originale.
Renommer une règle
1. Sélectionnez la règle et cliquez sur le bouton .
2. Saisissez le nouvel intitulé et cliquez sur le bouton [OK].
Les commandes du menu Contextuel (clic-droit)
Passer en interne / en externe
Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable
dans le dossier. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle
doit être définie en externe.
1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne.
2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne.
Activer / Désactiver la sélection
Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas
prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront.
1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver.
2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION.
Menu Listes
112
La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche.
Gestion avancée
La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un
autre ordinateur.
A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou
encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel.
Importer une règle
1. Cliquez sur le bouton située à droite de la fenêtre et choisissez la commande IMPORTER.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle déjà existante, un message s’affiche
et vous propose de :
• Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer].
• Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui
s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK].
• Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée.
Exporter une règle
1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter.
2. Cliquez sur l’icône située à droite de la fenêtre et choisissez la commande EXPORTER.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Menu Listes
113
Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES
Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables.
Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes.
Sélectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton pour accéder à son
contenu.
• Pour ajouter un élément à une liste, sélectionnez la liste puis cliquez sur le bouton .
• Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
• Pour supprimer une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
Menu uniquement disponible en mode standard
L’assistant Top Saisie
Enregistrer les abonnements
Relevé bancaire
Saisie des A-nouveaux
Saisie Kilomètre
Menu Saisies
Menu Saisies
115
Vue d’ensemble
La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.
Pour cela, vous disposez :
• de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modèles de saisie,
• de grilles de saisies guidées : rapide (FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE,
ENCAISSER UN MONTANT, RÉGLER UN MONTANT) et normal (FACTURE/AVOIR CLIENT, FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR,
ENCAISSEMENT, PAIEMENT),
• de la saisie au kilomètre.
En mode SAISIES GUIDÉES, vous enregistrez vos pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Le
mode SAISIE KILOMÈTRE, vous permet de saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates
différentes mais toujours sur le même mois.
Ce menu vous permet également de saisir des A-nouveaux, des relevés bancaires ou encore d’enregistrer
les écritures d’abonnements.
Menu Saisies
116
Généralités sur les saisies
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
l'un des différents modes de saisie mis à votre disposition.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui
vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 176.
Les saisies guidées
Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables.
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, votre logiciel met à votre disposition
les grilles de saisie suivantes :
• facture/avoir client rapide,
• facture/avoir fournisseur rapide,
• encaisser un montant,
• régler un montant.
Si vous tenez une comptabilité en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations
que vous devez saisir.
La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en
création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux.
Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes :
• facture/avoir client : pour enregistrer les factures ou avoirs émis à vos clients
• facture/avoir fournisseur : pour enregistrer les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires,
etc.
• encaissement : pour enregistrer les règlements des factures ou avoirs clients.
• paiement : pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs.
Menu Saisies
117
La saisie au kilomètre
Menu SAISIES ou EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE
Avec le mode SAISIE KILOMÈTRE, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours
d’un même mois.
C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement
pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Voir Saisie standard et saisie au kilomètre, page 205.
La palette d’informations
A partir d'une fenêtre de saisie d'écriture, bouton [Palette].
Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une fenêtre,
nommée Palette d'informations, présente les données suivantes :
Pour déplacer la palette d'informations
Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez-la jusqu'à
l'emplacement voulu.
Pour masquer la palette d'informations
Vous avez deux possibilités :
• Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis sélectionnez la commande MASQUER LA PALETTE
D'INFORMATION.
• Cliquez sur le bouton situé en haut de la fenêtre.
Définir et utiliser des comptes de contrepartie
en saisie au kilomètre
Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir :
Mouvement
L’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce.
Lorsque vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par
exemple, le numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est
présenté.
Débit Total des écritures débitrices du mouvement.
Crédit Total des écritures créditrices du mouvement.
Solde D Solde débiteur du mouvement ou du compte.
Solde C Solde créditeur du mouvement ou du compte.
Compte Numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le curseur.
Solde B + V D Solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.
Solde B + V C Solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.
Menu Saisies
118
• un compte de contrepartie,
• le libellé qui sera affecté au débit de l'écriture,
• le libellé qui sera affecté au crédit de l'écriture,
• le prochain numéro de pièce à affecter à l'écriture imputée au journal.
En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même journal est
proposé par défaut dans la zone Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie défini pour le journal est
automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est
imputé au débit ou au crédit selon le cas.
Solder la pièce sur la dernière ligne d'écriture
en saisie au kilomètre
Pour qu'une pièce soit enregistrée dans le brouillard ou validée, elle doit être équilibrée, c'est-à-dire que le
total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices.
Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d'écriture d'une pièce, cliquez sur le bouton [Solde] pour
calculer le montant permettant de l'équilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Débit ou Crédit selon
le cas.
Ventiler sur plusieurs comptes
à partir d'une zone de sélection d’un compte - icône .
Vous pouvez ventiler des écritures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affiché
en haut de la fenêtre ainsi que le montant restant à affecter.
Le total des répartitions doit être égal au montant global de l'opération.
1. Cliquez dans la colonne N°compte et sélectionnez le premier compte sur lequel l'opération est répartie.
La zone Intitulé du compte est renseignée automatiquement lorsque vous passez à une autre zone.
2. Saisissez le Montant de la répartition.
3. Procédez à l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opération doit être ventilée.
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton [OK].
Menu Saisies
119
L’assistant Top Saisie
Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
Vous devez au préalable créer des modèles de saisie afin de pouvoir utiliser l’assistant Top Saisie.
Voir Créer un modèle ou un abonnement, page 117.
1. Cochez l'option Ne pas afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
2. Sélectionnez l'opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
4. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
5. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération
en complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Menu Saisies
120
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d'une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre
logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
TTC au crédit du compte Fournisseur.
HT au débit du compte Achats.
TVA au débit du compte TVA déductible.
TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
TTC au débit du compte Fournisseur.
J'envoie une facture de vente Mon client me paye
TTC au débit du compte Client.
HT au crédit du compte Ventes.
TVA au crédit du compte TVA collectée.
TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse.
TTC au crédit du compte Client.
J'enregistre une note d’essence
Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
Montant HT au débit du compte Carburant.
Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
J'enregistre une dépense de papeterie
Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Menu Saisies
121
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite…
Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic,
Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF
(645xxx).
Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic
(645xxx).
Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
Menu Saisies
122
En enregistrant les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures à payer par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic,
Caisse de Retraite (43xxxx).
Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic,
Caisse de Retraite (645xxx).
Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic,
Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye les mensualités de ce prêt
Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx).
Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
Montant HT au débit du compte Achats.
Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé «Traite Dupont» et la date
d'échéance.
Menu Saisies
123
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffé-
rentes échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
La traite est retirée de mon compte à l'échéance
Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J'ai un crédit de TVA
TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
J'ai un crédit de TVA
TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Menu Saisies
124
Enregistrer les abonnements
Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Cette liste affiche les écritures périodiques arrivées à échéance mais qui ne sont pas encore enregistrées.
Exemple
Vous créez le 15 du mois, une opération dont l'échéance est au 5 et dont la date de début est dans ce
même mois. Il en résulte une échéance qui n'a pas encore été enregistrée : celle du mois courant.
Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.
Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coché la case Activer l'écriture automatiquement (dans
la fenêtre Périodicité) lors du paramétrage de l’abonnement. Voir Créer un abonnement, page 214.
Pour que la liste des écritures périodiques à enregistrer s'affiche automatiquement à l'ouverture de
votre dossier, cochez la case Lancer «Enregistrer les abonnements» à l'ouverture du fichier.
• Sélectionnez les opérations à enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier une écriture d’abonnement
1. Sélectionnez l’écriture d’abonnement dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Passer une écriture d’abonnement plus tard
1. Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton .
Menu Saisies
125
Passer une écriture d’abonnement maintenant
1. Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Enregistrer toutes les écritures
Pour enregistrer toutes les écritures immédiatement.
1. Cliquez directement sur le bouton sans sélection d’écritures.
2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les écritures. Cliquez alors sur le
bouton [Oui].
Menu Saisies
126
Les saisies guidées
Dans ce mode de saisie, les informations sont proposées par défaut selon les paramètres du dossier
définis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiquées par défaut dans les préférences
comptables.
Reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (Touche ) : à partir du sommaire, chapitre Création et
mise en place d’un dossier § Définir les options du dossier.
La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par le
nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie définis, entre autres, dans
les valeurs par défaut (comme le compte de contrepartie dans les fiches des journaux).
Vous disposez des grilles suivantes :
• facture/avoir client rapide,
• facture/avoir fournisseur rapide,
• encaisser un montant,
• régler un montant.
Saisir une facture/ un avoir client ou fournisseur rapide
Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
RAPIDE
pour client ou pour fournisseur
Les saisies rapides d’un avoir ou d’une facture, client ou fournisseur, sont semblables. Les différences
sont :
• le choix du destinataire de la facture ou de l’avoir : client ou fournisseur.
• le sens de l’écriture : au crédit ou au débit. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez
: un avoir ou une facture.
Exemple
Grille de saisie d'écritures Facture/Avoir client rapide
Attention !
Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage ne figurent pas dans ces grilles de saisie en
tant que zones à renseigner.
Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez paramé-
trées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne seront pas
renseignées.
Menu Saisies
127
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir.
2. Le libellé de l'écriture peut correspondre soit à l'intitulé du compte soit au numéro de facture ou au
numéro de l’avoir selon votre précédent choix . Sélectionnez l’une des deux options.
Le bouton permet de saisir un commentaire pour l'écriture.
3. La date du jour est proposée par défaut. Modifiez-la si nécessaire.
4. Cliquez sur l'icône d'appel de liste et choisissez le compte Client ou Fournisseur.
Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fenêtre de saisie. Pour cela,
positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit.
Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE.
5. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche . Le reste
est calculé automatiquement.
6. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini ou sélectionnezle
en cliquant sur l'icône .
Si un compte de TVA est attribué au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux
de TVA affiché par défaut est différent, un message vous demande de confirmer l’application du taux
de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Dans le cas où vous avez affecté un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et également
un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, c’est toujours le compte de TVA du compte
de charge ou de produit qui est retenu en priorité.
Ventiler sur plusieurs comptes
• Pour ventiler le montant de la facture sur plusieurs comptes de contrepartie, activez l'option Ventiler
sur ...Plusieurs comptes.
Dans ce cas, la fenêtre affiche une grille de saisie vous permettant de saisir les comptes et les montants
répartis. Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée dans la colonne N° de compte.
1. Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] pour placer le curseur dans la
colonne Montant HT.
2. Saisissez le deuxième compte en cliquant sur . Le solde du montant HT se calcule alors
automatiquement.
3. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux comptes.
Enregistrer comme modèle ou un abonnement
Voir Créer un modèle, page 214.
Voir Créer un abonnement, page 214.
Enregistrer l’écriture
L’écriture est enregistrée au débit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crédit pour un
avoir client, une facture fournisseur.
Cliquez sur le bouton . Vous pouvez consulter ou modifier votre écriture via la liste des
écritures (menu LISTES).
Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement, vous pouvez rectifier l’erreur à
tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton
[Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens : au débit ou au crédit.
Menu Saisies
128
Effacer l’écriture
Le bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.
La palette d’informations
Le bouton permet d’afficher la palette d’informations concernant les informations comptables sur
la pièce en cours de saisie. Voir La palette d’informations, page 170.
Encaisser ou régler un montant
Menu SAISIES - commande SAISIES GUIDÉES - ENCAISSER UN MONTANT ou RÉGLER UN MONTANT
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