Ciel documentation/Auto-entrepeneur_standard_premium/Man_reference/ME_WPIA_v2015.pdf

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Manuel de référence Ciel Auto-entrepreneur Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.750.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 3 Sommaire Aides et documentations............................................................................................................8 Naviguer dans le manuel de référence.....................................................................................9 Menu Dossier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 11 Nouveau.................................................................................................................................... 12 Ouvrir......................................................................................................................................... 16 Fermer....................................................................................................................................... 17 Paramètres ............................................................................................................................... 18 Ciel Business Mobile................................................................................................................. 22 Options ...................................................................................................................................... 25 Imports ...................................................................................................................................... 28 Exports....................................................................................................................................... 28 Mise en page ............................................................................................................................ 29 Imprimer ................................................................................................................................... 30 Aperçu avant impression......................................................................................................... 31 Impressions............................................................................................................................... 32 Mot de passe ............................................................................................................................ 33 Sauvegarde/Restauration ....................................................................................................... 35 Quitter ....................................................................................................................................... 38 Menu Edition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 40 Annuler...................................................................................................................................... 41 Couper ....................................................................................................................................... 41 Copier ........................................................................................................................................ 41 Coller ......................................................................................................................................... 41 Effacer ....................................................................................................................................... 42 Fiches......................................................................................................................................... 42 Sélectionner tout ...................................................................................................................... 43 Rechercher................................................................................................................................ 43 Poursuivre la recherche ........................................................................................................... 43 Atteindre ................................................................................................................................... 44 Rafraîchir ................................................................................................................................... 44 Tout afficher.............................................................................................................................. 44 Liste ........................................................................................................................................... 44 Menu Listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 47 Clients / Tiers............................................................................................................................ 48 Contacts..................................................................................................................................... 52 Articles / Prestations ............................................................................................................... 54 Postes........................................................................................................................................ 57 Intervenants.............................................................................................................................. 60 Ecritures..................................................................................................................................... 61 4 Modes de paiement................................................................................................................. 63 Eco-participations ..................................................................................................................... 67 Autres listes .............................................................................................................................. 70 Menu Relations clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 Vue d’ensemble ....................................................................................................................... 73 Liste des devis .......................................................................................................................... 74 Liste des factures d’acompte................................................................................................... 78 Liste des factures...................................................................................................................... 80 Liste des avoirs ......................................................................................................................... 86 Préparer un devis ..................................................................................................................... 91 Facturer un client...................................................................................................................... 95 Etablir un avoir........................................................................................................................ 100 Menu Mon argent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 104 Liste des règlements.............................................................................................................. 105 Encaisser un règlement ......................................................................................................... 107 Nouvelle dépense .................................................................................................................. 111 Nouvelle recette..................................................................................................................... 112 Nouveau virement ................................................................................................................. 113 Saisie des soldes initiaux ....................................................................................................... 114 Menu Traitements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 116 Validation d’écritures ............................................................................................................. 117 Fin d’année ............................................................................................................................. 118 Conformité sauvegarde DGFiP .............................................................................................. 119 Consultation sauvegarde DGFiP ............................................................................................ 120 Purge ....................................................................................................................................... 121 Liaison comptable .................................................................................................................. 123 Exports..................................................................................................................................... 125 Menu Etats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 127 Registre des achats ................................................................................................................ 128 Livre des recettes ................................................................................................................... 129 Livre de trésorerie .................................................................................................................. 130 Résultat ................................................................................................................................... 131 Etats et Statistiques relations clients .................................................................................... 132 Statistiques dépenses/recettes ............................................................................................ 133 Attestation fiscale................................................................................................................... 134 Menu Divers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 136 Calcul de l’impôt..................................................................................................................... 137 Calculatrice.............................................................................................................................. 137 5 Messagerie ............................................................................................................................. 137 Menu Fenêtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 139 Fermer..................................................................................................................................... 139 Tout fermer ............................................................................................................................. 139 Suivante .................................................................................................................................. 139 Précédente.............................................................................................................................. 140 Cascade ................................................................................................................................... 140 Mosaïque ................................................................................................................................ 140 Mon Intuiciel ........................................................................................................................... 141 Afficher la barre de navigation.............................................................................................. 147 Afficher la barre de statut ...................................................................................................... 147 Menu Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Vue d’ensemble ..................................................................................................................... 149 Aide ......................................................................................................................................... 150 Besoin d’aide .......................................................................................................................... 150 Manuel de référence.............................................................................................................. 150 Guide des mises à jour........................................................................................................... 151 A propos de............................................................................................................................. 151 Présentation générale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Mode tactile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Introduction............................................................................................................................. 154 Défilement horizontal et vertical .......................................................................................... 154 Glisser-déposer....................................................................................................................... 155 Zoom ....................................................................................................................................... 155 La barre de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Introduction............................................................................................................................. 157 Utilisation ................................................................................................................................ 158 Personnalisation ..................................................................................................................... 160 La barre d’actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Introduction............................................................................................................................. 166 Utilisation ................................................................................................................................ 167 Personnalisation ..................................................................................................................... 170 Les fenêtres et les listes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Introduction............................................................................................................................. 174 Les fenêtres ............................................................................................................................ 175 Les listes simples.................................................................................................................... 182 Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................... 183 Les règles ................................................................................................................................ 190 Les regroupements ................................................................................................................ 196 6 Les actions flash ..................................................................................................................... 200 Les Jumplists ........................................................................................................................... 200 Les préférences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Généralités.............................................................................................................................. 202 Préférence Comptabilité........................................................................................................ 203 Préférences Gestion commerciale........................................................................................ 211 Préférence Associations......................................................................................................... 214 Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 214 Les préférences facturation ................................................................................................... 215 Les préférences générales .................................................................................................... 217 Environnement....................................................................................................................... 223 Impressions............................................................................................................................. 231 Sauvegarde............................................................................................................................. 234 Aide à la saisie ........................................................................................................................ 236 Internet ................................................................................................................................... 239 Agenda.................................................................................................................................... 242 Liaison comptable .................................................................................................................. 245 Synchronisation des données ............................................................................................... 250 Etats paramétrables ............................................................................................................... 252 Les utilitaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Généralités.............................................................................................................................. 256 Comptabilité ........................................................................................................................... 257 Gestion commerciale ............................................................................................................. 259 Immobilisations...................................................................................................................... 260 Associations ............................................................................................................................ 261 Les informations..................................................................................................................... 262 Les utilitaires fichiers.............................................................................................................. 263 Divers ...................................................................................................................................... 269 Dossiers................................................................................................................................... 270 Mise à jour .............................................................................................................................. 275 Les filtres (recherches). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 Introduction............................................................................................................................. 277 Les deux types de filtres ........................................................................................................ 278 La réalisation d’un filtre ......................................................................................................... 280 Les scripts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 Introduction............................................................................................................................. 285 L'outil rubriques ...................................................................................................................... 286 Les formules simplifiées ........................................................................................................ 288 L’éditeur de scripts ................................................................................................................. 289 Les fonctions ........................................................................................................................... 294 Les trucs et astuces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 Les zones de saisie................................................................................................................. 297 7 Le dimensionnement des fenêtres....................................................................................... 299 Le choix des couleurs ............................................................................................................. 299 Les images .............................................................................................................................. 299 Les listes hiérarchiques.......................................................................................................... 299 Les zones d’aide ..................................................................................................................... 300 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Votre avis nous intéresse... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 8 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris, • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris, • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels, au format PDF : • Le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. • Le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi que les nouveautés fonctionnelles. L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels au format PDF doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisé le bouton . Pour imprimer les manuels électroniques Dans Adobe Reader ®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE dans le menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. 9 Naviguer dans le manuel de référence Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans ce manuel et ainsi consulter facilement l'information souhaitée. Les signets Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire. Les liens dans le manuel Les informations présentées en bleu correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé pour atteindre le paragraphe correspondant. Accéder à une information spécifique Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher]. Exemple 1. Activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Saisissez «Mise en page» dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier. 3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération. Saisir la fiche d'appréciation Vous la trouverez à la fin de ce manuel. Voir Votre avis nous intéresse..., page 304 1. Activez le menu FICHIER, commande IMPRIMER. 2. Indiquez les numéros de pages correspondants, sans quoi vous imprimerez tout le manuel. 3. Écrivez vos remarques et retournez la fiche à l’adresse indiquée. Nouveau Ouvrir, Fermer Paramètres Ciel Business Mobile Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde/Restauration Quitter Menu Dossier 11 Menu Dossier Vue d’ensemble Le menu DOSSIER regroupe les fonctions générales de votre logiciel Ciel. Vous trouverez les fonctions qui permettent l'ouverture ou la création d'un dossier, mais également celles qui donnent accès aux paramètres généraux de votre dossier : coordonnées, régime fiscal, logo société... C'est à partir de ce menu que vous pouvez protéger votre dossier avec un mot passe ou encore lancer une sauvegarde de vos informations. 12 Menu Dossier Nouveau Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d’un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. Création d’un nouveau dossier 1. Cliquez sur la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Lors de la création de votre dossier, trois cas se présentent : • Un dossier existe déjà sur votre poste : votre logiciel le détecte systématiquement et vous propose de récupérer les coordonnées de la société existante. Cliquez sur [Oui] si vous souhaitez récupérer ces informations. • Plusieurs dossiers existent sur votre poste : la fenêtre ci-dessous s'affiche avec la liste déroulante contenant tous les dossiers existants. Choisissez le dossier souhaité dans la liste déroulante puis cliquez sur [Oui] pour reprendre les paramètres société. • Aucun dossier n'existe sur votre poste : vous accédez directement à la fenêtre de création de votre dossier. 3. Dans la fenêtre Création de mon dossier, saisissez le nom de votre société. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant de Création de dossier s'affiche. 13 Menu Dossier Assistant de création de dossier Etape 1 La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant vos coordonnées, votre logo, votre statut et votre immatriculation. Mes coordonnées 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, le téléphone, le portable et l’adresse e-mail. Mon logo 2. Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. Cliquez sur un des liens suivants : • Coller une image pour copier/coller votre logo. Vous devez au préalable copier l'image. • Importer une image pour importer votre logo enregistré sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CDRom). • Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo. Mon statut 3. Si c’est votre cas, cochez l’option J’ai opté pour le régime de l’EIRL (Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée). 4. Dans les deux zones qui s’affichent, indiquez votre N° RSEIRL et l’objet de votre activité. Si vous avez préalablement effectué le référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Vous pouvez modifier ces informations en cliquant sur le lien Modifier vos coordonnées qui s'affiche dans cette zone. 14 Menu Dossier Mon immatriculation 5. Dans cette zone, saisissez les informations suivantes : • votre numéro de SIRET, • votre NII : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA), • votre code APE/NAF (Activité Principale de l'Entreprise), • Cochez la case correspondant au mode d’enregistrement de votre société : RCS (Registre du Commerce et des Socié- tés) ou RM (Répertoire des métiers). 6. Saisissez le N° d’immatriculation de votre société. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape 2 Cette dernière étape permet de définir votre type d’activité, votre CAPE et votre mot de passe. Mon activité 1. Indiquez votre type d’activité (artisan, commerçant,...). 2. Indiquez la date à laquelle vous souhaitez commencer votre saisie. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier Mon Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise (CAPE) 3. Si vous êtes bénéficiaire du Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise, cochez l’option correspondante. 4. Dans la zone qui s’affiche, indiquez les coordonnées du responsable de l’appui. Les informations requises dans la zone Mon immatriculation sont fournies sur votre extrait K-Bis. Elles ne sont pas obligatoires pour valider la création du dossier. Vous pouvez les renseigner ultérieurement dans vos paramètres société. 15 Menu Dossier Mon mot de passe 5. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 33 6. Cliquez sur le bouton pour valider la création de votre dossier. Ciel Auto-entrepreneur enregistre votre dossier et l’ouvre. Le nom de votre dossier est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, vous pouvez le faire directement depuis le Bureau de réglages qui s’affiche à l’ouverture de votre dossier. 16 Menu Dossier Ouvrir Menu DOSSIER - commande OUVRIR La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier, si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. En revanche si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir le dossier que vous avez créé à l'aide de l'assistant. 1. Cliquez sur le dossier à ouvrir. 2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l’application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message. 3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement pour sélectionner directement le fichier sur votre ordinateur à l’aide de l’explorateur Windows. Options supplémentaires Vous accédez à d’autres options lorsque vous faîtes un clic droit dans la fenêtre. • Voir les dossiers exemples : affiche la société exemple livrée en standard avec votre logiciel. • Mode avancé : la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez ainsi d'options d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers ou encore faire des recherches. • Modifier les dossiers : vous accédez à la fenêtre de gestion des dossiers. Vous pouvez ainsi renommer, supprimer un dossier, etc. • Ouvrir en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez uniquement consulter votre dossier. En lecture seule, vous ne pouvez pas saisir, créer, modifier ou supprimer des éléments ni définir les paramètres de votre dossier. • Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir où se situe le dossier sur votre ordinateur. 17 Menu Dossier Fermer Menu DOSSIER - commande FERMER Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes. 18 Menu Dossier Paramètres Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Paramètres société Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous avez défini lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création. Onglet Coordonnées 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise. 2. Précisez ensuite l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Téléphone, Fax, Portable, adresse E-mail, etc). 3. Indiquez le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I : Numéro d'Identification Intracommunautaire. Onglet Compléments 6. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise. La plupart des informations définies dans cet onglet seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. 19 Menu Dossier 7. Précisez ensuite son Activité. 8. Indiquez le nom du Responsable. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 9. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet Divers 10. Selon votre cas, cochez la case Bénéficiaire du régime de franchise en base de TVA. 11. En fonction de la gestion de la loi NRE (Loi du 15 mai 2001 qui impose l’affichage des délais de paiement sur les factures), renseignez les zones suivantes : Taux escompte paiement anticipé, Taux pénalités de retard et Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Onglet Activités L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Standard Les informations de cet onglet vous permettent de calculer des indicateurs et d'afficher des alertes dans le tableau de bord de la version Ciel Auto-entrepreneur Premium. Pour plus d'informations sur cette version du logiciel, cliquez sur le lien situé en bas de la fenêtre. Le logiciel vous renvoie alors sur le site Internet Ciel. L’onglet Activités de Ciel Auto-entrepreneur Premium 12. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuelle ou trimestrielle. 13. Dans la partie Activité principale, saisissez le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires. Le plafond correspond à la limite du chiffre d’affaires à respecter. Quant au seuil, celui-ci est la limite à ne pas dépasser du chiffre d’affaires. 14. Saisissez votre taux de charges. Il s’agit du taux qui est appliqué pour calculer les charges à payer mensuellement ou trimestriellement. 15. Si vous exercez une autre activité, en plus de votre activité principale, cochez la case Gestion d’une activité secondaire et complétez le plafond, seuil et taux de charges de cette activité. 16. La zone Cas particuliers est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton . Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire. Renseignez les zones souhaitées et cliquez sur le bouton [OK]. Onglet Paramètres 17. Si vous n’avez pas une activité libérale, vous pouvez modifier votre type d’activité. Sélectionnez dans la liste déroulante Artisan, Commerçant ou Artisan et commerçant. 18. Choisissez la périodicité du paiement de vos charges : mensuel ou trimestriel. 19. Si vous êtes bénéficiaire du C.A.P.E. (Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise), saisissez obligatoirement les coordonnées du responsable de l’appui. Lorsque vous bénéficiez du C.A.P.E., l’obligation légale est de faire figurer ces informations dans les pièces commerciales. Onglet Exercices 20. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de l’exercice courant. La date de début du premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . Les dates de début et de fin de période de saisie s'affichent automatiquement. Onglet Service à la personne 20 Menu Dossier Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. 21. Cochez la case correspondante si vous exercez une activité de service à la personne et disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. • Si vous disposez d’un agrément simple : Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir directement la date ou utiliser l’icône du calendrier . • Si vous disposez d’un agrément qualité : Renseignez son numéro et sa date d’obtention dans les zones correspondantes. Vous pouvez saisir directement la date ou utiliser l’icône du calendrier . Onglet Logos Pour insérer le Logo de votre société, vous pouvez : • copier une image puis la coller en cliquant sur le lien Coller une image ou, • importer une image en cliquant sur le lien correspondant ou, • récupérer une image d’un scanneur ou appareil photo numérique en cliquant sur le lien Scanneur/Appareil photo. 21 Menu Dossier Paramètres facturation Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Les paramètres de facturation permettent de personnaliser les codes alphanumériques qui définissent les éléments de votre travail. Codes Les codes identifiants de vos devis client, facture client, avoir client, règlement client sont reportés sur un numéro de pièces. En revanche, vos articles, clients, fournisseurs sont directement identifiés par un code. Par défaut, le logiciel propose un code qu’il incrémente automatiquement à chaque création de fiches client, devis, facture... Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Exemple Le code défini pour le premier devis est DC0001. Ce code sera proposé lorsque vous créerez votre premier devis. Par la suite, au fur et à mesure que vous créerez de nouveaux éléments, le code sera incrémenté automatiquement. Lorsque vous allez créer votre deuxième devis, le code proposé par défaut sera DC0002, le troisième DC0003, etc. 1. Pour chaque type d'éléments, saisissez le numéro du premier code à prendre en compte. Vous conservez la possibilité de modifier, à tout moment, le code de départ d'un élément. Notez toutefois que la codification des pièces commerciales doit suivre un ordre chronologique tout au long de l'année. Divers 2. Si vous voulez gérer des clients occasionnels, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Client divers. 3. Si vous utilisez des articles pour lesquels vous n'effectuez pas une gestion complète, sélectionnez le code à utiliser dans la zone Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale : le code article, les codes de TVA par exemple. Terminez votre code par un chiffre, sans quoi le logiciel incrémentera à partir de la dernière lettre. Par exemple : ART (1er article) deviendra ARU (2ème article), ARV (3ème article) etc. La taille des codes est limitée à 20 caractères. Ce code peut être alphanumérique. 22 Menu Dossier Ciel Business Mobile Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Vue d’ensemble Cette commande vous permet d’envoyer vos données sur votre smartphone ou tablette dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’Apple Store ou le Windows Store, s’installe sur votre smartphone ou tablette et vous permet de consulter des données comptables et des données de facturation (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis envoie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre smartphone ou tablette. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Envoyer les données Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES • Si vous envoyez vos données pour la première fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de réglage de Ciel Business Mobile. Si vous cliquez sur le bouton [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage, page 23 • Si vous avez déjà envoyé vos données une ou plusieurs fois : Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer l’envoi de vos données sur Internet. 23 Menu Dossier Si vous cliquez sur le bouton [Oui], une fenêtre de progression de l’envoi des données s’affiche. • Pour envoyer vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre d’actions de l’accueil de votre logiciel. Paramétrage Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. • Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel envoie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel enverra les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de l’envoi des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Le paramétrage Ciel Business Mobile est également accessible dans les préférences du dossier via le menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES puis dans la catégorie Internet. 24 Menu Dossier Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date du dernier envoi de données que vous avez effectué. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. Informations de connexion Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant l’envoi de vos données sur Internet s’affiche. Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer]. 25 Menu Dossier Options Menu DOSSIER - commande OPTIONS

Préférences Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions. Reportez-vous au chapitre Les préférences, page 201. Utilitaires Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Reportez-vous au chapitre Les utilitaires, page 255. Date de travail Menu DOSSIER - commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail. 1. Modifiez la date. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer. Informations Menu DOSSIER - commande OPTIONS - INFORMATIONS 26 Menu Dossier La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - INFORMATIONS. Liste des pays Menu DOSSIER - commande OPTIONS - LISTE DES PAYS Votre logiciel vous propose ici une liste de pays. Vous retrouvez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] ainsi que le menu déroulant FILTRAGE. 1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’un élément s’affiche. 2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays. 4. Si vous souhaitez créer un pays manuellement, double-cliquez sur créer manuellement un autre pays dans la fenêtre Choix d’un élément. La fenêtre Pays s’affiche. 5. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, Langues, Pays de rattachement et Continent. Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants. 27 Menu Dossier 28 Menu Dossier Imports Menu DOSSIER - commande IMPORTS Cette fonction est disponible selon le contexte. Exports Menu DOSSIER - commande EXPORTS Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées. Elle est active, par exemple, quand la liste des clients est ouverte et qu'au moins un élément de la liste est sélectionné. Vous devez spécifier le format de fichier (Text, PDF, HTML, etc.). Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque. Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider. 29 Menu Dossier Mise en page Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE Cette commande vous permet de spécifier votre format d'impression par défaut. 1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. 2. Pour définir votre format d’impression par défaut, dans l’onglet Standard : • cochez l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, • cochez l’option Papier et sélectionnez sa Taille, son Bac, • cochez l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. L'option Copies groupées cochée permet d’imprimer un document de plusieurs pages en plusieurs exemplaires sans avoir à trier les feuilles manuellement une fois imprimées. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 3 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera la suivante : 3 fois la page 1 puis 3 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine. Dans l'onglet Options avancées vous pouvez cocher la case Générer une impression par document. • Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages. • Si cette option est cochée, alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées 3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer vos modifications. 30 Menu Dossier Imprimer Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours : • une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles, • la fenêtre de mise en page. Exemple Si la fiche d’un client est ouverte, vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche. 31 Menu Dossier Aperçu avant impression Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Vous pouvez directement à partir de cette fenêtre : • Lancer votre impression à l’aide du bouton . • Envoyer la page par e-mail à l’aide du bouton . L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie électronique. • Enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . • Obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton . Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. 32 Menu Dossier Impressions Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : • d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION, • de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées. Dernière impression Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] ou en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit), commande IMPRIMER TOUT. Revoir une impression La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées. Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des impressions mémorisées. Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition : 1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Aperçu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition. Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS. 33 Menu Dossier Mot de passe Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe. Créer un mot de passe Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, cliquez sur la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe cliquez sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s'affiche. L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière étape. 34 Menu Dossier 2. Saisissez votre mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher le mot de passe en clair. 3. Si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en souvenir. La liste déroulante vous en propose mais vous pouvez en créer un nouveau. Pour cela, il suffit de saisir directement votre indice (dans la zone Indice). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour fermer la fenêtre. Modifier un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Mot de passe s'affiche. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez également un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 7. Vous revenez à la fenêtre précédente. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. Supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe]. 5. Vous revenez alors à la fenêtre Contrôle d'accès au dossier. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. 35 Menu Dossier Sauvegarde/Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION Cette commande a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Vous pouvez également restaurer une sauvegarde. Sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Le principe est le même que vous sauvegardiez votre dossier sur un disque dur de votre ordinateur ou sur un support externe (clé USB, disque dur externe...). 1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION (ou depuis le bouton [Sauvegarde] de la barre d’accueil). La fenêtre suivante s’affiche : 2. La Destination par défaut de votre sauvegarde est «Mes documents». Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Une fois la sauvegarde réalisée, un message de confirmation vous indiquera le nom et l’emplacement de votre sauvegarde. Vous pouvez personnaliser la sauvegarde : • à partir des préférences de sauvegarde (menu Dossier - commande Options - Préférences - Sauvegarde), • ou en cliquant directement sur le bouton . Pour plus de détails sur les préférences de sauvegarde, reportez-vous au chapitre Options de sauvegarde, page 234. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle. En effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Si vous souhaitez toujours effectuer votre sauvegarde au même emplacement, répondez Oui à la question «Souhaitez-vous conserver cette destination pour vos prochaines sauvegardes?». 36 Menu Dossier Restauration Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées. 1. Activez le menu DOSSIER, SAUVEGARDE/RESTAURATION puis la commande RESTAURATION. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche : Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 37 Menu Dossier 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon utilisez le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. L’application revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 38 Menu Dossier Quitter Menu DOSSIER - commande QUITTER Cette commande vous permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé. D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application : • Le raccourci clavier . • La commande FERMER, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icône présenté dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application. • Un double clic sur l'icône du menu SYSTÈME. • Un clic sur la case de fermeture , située dans l'angle haut/droit de la fenêtre. Si vous avez activé l'alerte de sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel. Reportez-vous au chapitre Sauvegarde, page 234. Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Sélectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafraîchir Tout afficher Liste Menu Edition 40 Menu Edition Vue d’ensemble A l'ouverture d'une de vos listes (clients, articles, factures etc.), le menu EDITION devient actif. Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste, comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris. 41 Menu Edition Annuler Menu EDITION - commande ANNULER Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser. Couper Menu EDITION - commande COUPER Cette commande permet de retirer d’un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker dans le pressepapiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document. L’action de couper efface la sélection. Copier  Menu EDITION - commande COPIER

Cette commande permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER. Coller Menu EDITION - commande COLLER Cette commande permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le presse-papiers. Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . 42 Menu Edition Effacer Menu EDITION - commande EFFACER Cette commande permet d’effacer une sélection. Fiches Menu EDITION - commande FICHES Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, des factures, etc.). Elle permet de : • CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, similaire au bouton [Créer]. • MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier]. • PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d’afficher les propriétés d’un élément sélectionné dans une liste. Attention, cette commande n’est pas systématiquement active. • ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche. • VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification. • INSÉRER : insérer un élément dans la liste. • SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, similaire au bouton [Supprimer]. • DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste. Ne pas confondre avec la commande Supprimer qui concerne les informations stockées dans une base et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d’une note. Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . 43 Menu Edition Sélectionner tout Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT Cette commande sélectionne toutes les informations d’une zone active. Par exemple tout le texte d’une zone saisissable, tous les éléments d’une liste, etc. Rechercher Menu EDITION - commande RECHERCHER La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste. Elle s’applique aux informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers. 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d’indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu’il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un règlement contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher un règlement dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera toutes les fiches concernées par votre recherche. Poursuivre la recherche Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE Vous pouvez également utiliser l'équivalent clavier . Vous pouvez également utiliser l’équivalent clavier . 44 Menu Edition Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option. Atteindre Menu EDITION - commande ATTEINDRE Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de la plupart des fiches. Rafraîchir Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est automatique. Tout afficher Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER Cette commande permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste initiale. Liste Menu EDITION - commande LISTE Cette commande permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information qui elle-même appartient à une liste. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . 45 Menu Edition Exemple : Si vous voulez associer une famille à un article ; en activant cette fonction, la liste des familles existantes s’affichera directement. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier . Clients / Tiers, Contacts Articles / Prestations / Prestations Intervenants, Postes Ecritures Modes de paiement, Eco-participations Autres listes Menu Listes Menu Listes 47 Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer les fichiers de base : clients, fournisseurs, modes de paiements, etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Lorsque vous activez une de ces commandes, une fenêtre présente la liste des éléments correspondants. Chaque ligne de la liste correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche. Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.  Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 173. 48 Menu Listes Clients / Tiers Menu LISTES - commandes CLIENTS / TIERS Cette commande permet de gérer les fiches de vos clients ainsi que de vos Fournisseurs. Vous pouvez aussi ouvrir la fenêtre Liste des Clients depuis l’Accueil. Les catégories Clients, Fournisseurs regroupent toutes les fiches clients, fournisseurs que vous avez créées. Pour obtenir la liste des éléments correspondant, cliquez sur le titre de la catégorie. De la même manière, vous imprimez uniquement les éléments présentés dans la catégorie et non l’ensemble des fiches Clients/Tiers. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une fiche client Vous pouvez également créer des fiches clients directement à partir des pièces commerciales au moment de créer un devis ou une facture. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau Client s’affiche. Un nouveau Code client vous est proposé. Les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable. 2. Indiquez le Code du client si celui proposé ne vous convient pas. 3. Saisissez le Nom du client. 4. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.Le menu Type indique que vous êtes dans une fiche client. Si vous souhaitez créer une fiche fournisseur directement depuis la même fenêtre, cliquez sur ce menu puis choisissez Fournisseur. 49 Menu Listes L’onglet Fiche 1. Dans l'onglet Fiche, indiquez l’Adresse du client. Vous pouvez saisir des compléments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous. 2. Saisissez les numéros de téléphone, portable, fax, l’adresse email ou encore l’adresse http du Site internet de votre client. 3. Indiquez le numéro de SIRET de l'établissement de votre client, son code APE et son numéro d'identification intracommunautaire (NII). L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les clients selon des caractéristiques communes. 1. Choisissez une Famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône d'appel de liste le Poste de recette sur lequel seront enregistrés les paiements de votre client. Par défaut, le Poste de dépense est inactif. L’onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 1. Pour créer un contact, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau Contact s’ouvre et vous L’échéance, définie dans le mode de paiement, permet de calculer la date d’échéance des factures émises pour le client. Ces lignes vous permettent de renseigner des complé- ments d’adresse : numéro d’étage, bâtiment, etc. 50 Menu Listes devez renseigner le nom ainsi que les coordonnées de l’interlocuteur. Voir Créer un contact, page 52 2. Pour modifier un contact, cliquer sur le bouton [Modifier le contact] ou bien double-cliquez sur la ligne correspondante à la personne, puis saisissez vos rectifications. 3. Pour supprimer un contact, cliquez sur le bouton [Supprimer le contact]. 4. Si plusieurs contacts sont créés, vous pouvez choisir le contact principal en cochant la case Contact principal ou bien sélectionnez sa fiche, faites un clic-droit et dans le menu CONTEXTUEL, choisissez la commande RENDRE LE CONTACT PRINCIPAL. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du client. Fournisseurs Pour enregistrer vos dépenses, il est préférable de créer une fiche pour chacun de vos fournisseurs auprès desquels vous vous approvisionnez régulièrement. En revanche, il n’est pas nécessaire de créer une fiche pour des fournisseurs occasionnels chez lesquels vous n’effectuez qu’une fois des achats. C’est le cas par exemple des petites dépenses courantes (courses, frais de réception, etc.). La création d'une fiche fournisseur est semblable à celle d'un client. Vous trouvez également les onglets : • Fiche. • Complément. • et Contact. Cependant, dans l'onglet Complément, vous renseignez le Poste de dépense au lieu du Poste de recette devenu inactif. Voir Créer une fiche client, page 48 Modifier une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une fiche client / tiers 1. Cliquez sur la catégorie de votre choix : Clients ou Fournisseurs. 2. Sélectionnez la fiche de votre choix dans la liste. 3. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES - commande CONTACTS ou bien dans la barre d’actions de l’Accueil. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un client et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active. 51 Menu Listes 4. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser un client / tiers • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • yer un mailing au client ou au fournisseur ou au prospect sélectionné dans la liste. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word™ ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 52 Menu Listes Contacts Menu LISTES - commande CONTACTS Les contacts définis pour les clients, fournisseurs sont regroupés dans une seule liste : la liste des contacts. Vous pouvez y ajouter les coordonnées d'autres personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Vous pouvez consulter, imprimer cette liste ou bien effectuer différentes tâches : CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un contact. Créer un contact Que les contacts soient créés à partir d'une fiche Tiers ou directement dans la liste des contacts, les informations à renseigner sont identiques. 1. Dans la liste des contacts, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau contact s’affiche. 2. Sélectionnez la Civilité (Madame, Monsieur, etc) du contact puis saisissez ses nom et prénom dans la zone Nom. 3. Sélectionnez la Fonction du contact. 4. Saisissez ses coordonnées téléphoniques et fax. 53 Menu Listes 5. Précisez son e-mail (adresse électronique). L'icône , présentée en fin de zone, ouvre votre messagerie électronique et propose l'adresse définie dans la fiche Contact comme adresse du mail. 6. Vous pouvez noter des observations concernant ce contact dans la zone texte réservée à cet effet ; celle-ci présente quelques outils pour mettre en forme votre texte. 7. Si votre contact est relié à un tiers, sélectionnez celui-ci à partir de la zone Tiers. Pour cela, utilisez l'icône d'appel de liste . Le bouton est alors accessible : il vous permet de consulter la fiche du client, fournisseur auquel est rattaché le contact. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du contact. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un contact et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau contact reste active. Modifier un contact 1. Pour modifier un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un contact 1. Pour supprimer un contact, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 54 Menu Listes Articles / Prestations Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les articles créés. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des articles. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un article Pour établir les devis, factures et avoirs clients, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. 1. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouvel article s’affiche : 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l’article. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils situés en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.). Vous pouvez aussi appliquer une couleur de fond sur le texte sélectionné en activant le menu CONTEXTUEL (clic droit) et en choisissant la commande COULEUR DE FOND. Lorsque vous saisissez un libellé et une description, c’est la description qui est récupérée dans vos pièces commerciales. En revanche, en l’absence de description, c’est le libellé de l’article qui est repris. 55 Menu Listes 5. Saisissez le Prix de revient de l’article, soit le prix auquel vous l’avez acheté. 6. Saisissez ensuite le Prix vente, soit le prix auquel l’article sera facturé. 7. Choisissez l'unité de l'article en cliquant sur l'icône . Si aucune unité n'est créée dans votre dossier vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer], situé en bas de la fenêtre. 8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectezlui l'éco-participation correspondante, à l'aide de l’icône d'appel de liste . 9. Sélectionnez votre Poste de recette accessible à l’aide de l’icône d’appel de liste. 10. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. (Cette fonction est uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.) 11. Cliquez sur le bouton [OK] afin d’enregistrer votre nouvel article. Modifier un article 1. Pour modifier un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. La valeur de la zone Marge est automatiquement renseignée. En effet, vous n’accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente - Prix de revient = Marge. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création de l'article et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouvel article reste active. 56 Menu Listes Supprimer un article Un article utilisé ne peut être supprimé. 1. Pour supprimer un article, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Remplissage automatique La commande REMPLISSAGE AUTOMATIQUE disponible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la liste) permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage. La fenêtre Remplissage automatique est composée des colonnes suivantes : • Nom de la rubrique à remplir, • Action éventuelle à effectuer sur la rubrique, • Valeur éventuelle utilisée par l'action, • Type de rubrique, • Commentaire de la rubrique. 1. Dans la zone Action sur la rubrique, cochez l'action à exécuter sur la rubrique sélectionnée. 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône la valeur à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La case à cocher Utiliser une formule affiche la fenêtre de saisie intermédiaire d’une formule qui permet de spécifier une valeur calculée.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts, page 284. 3. Cliquez sur le bouton [Lancer le remplissage] pour lancer le traitement. La mise à jour est effectuée pour tous les éléments sélectionnés. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 57 Menu Listes Postes Menu LISTES - commande POSTES

Les postes représentent les différents comptes de votre dossier dans lesquels sont enregistrés les différents mouvements d'argent : Recette, Dépense, Trésorerie. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer un poste. La liste des postes est composée des catégories suivantes : Dépenses Les différents postes de dépense s’affichent : assurances, frais de déplacement, loyer, impôts, salaires, achats divers, etc. Recettes Les différents postes de recette s’affichent : honoraires, produits financiers, produits des cessions d'immobilisations, etc. Trésorerie Les postes concernant le «stockage de l'argent », donc les comptes bancaires et la caisse s’affichent. Lors de la création d'un poste de banque, vous pouvez préciser les coordonnées de votre compte et les modes de paiement utilisés. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un poste Cliquez sur la catégorie du poste à créer (Dépense, Recette, Trésorerie) puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre de création du type de poste choisi s'affiche. • Nouveau poste de dépense ou de recette, page 57. • Nouveau poste de trésorerie, page 57. Nouveau poste de dépense ou de recette La création d'un poste de dépense est identique à celle d'un poste de recette. Dans la fenêtre Nouveau poste de dépense (ou de recette) : 1. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Ces deux informations sont obligatoires. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 2. Définissez votre activité : • Aucune • Principale • Secondaire (uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.). 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste. Nouveau poste de trésorerie Les postes de trésorerie regroupent les différentes réserves d'argent, ce sont donc les comptes bancaires et la caisse. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre de création reste active. 58 Menu Listes Dans la fenêtre Nouveau poste de trésorerie : 1. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Saisissez ces informations. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Dans l'onglet Coordonnées 2. Saisissez le nom ainsi que les coordonnées de votre agence bancaire. Dans l’onglet RIB 3. Renseignez l’IBAN (International Bank Account Number), le BIC (Business Identifier Code) ainsi que le RIB de votre compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire. 4. Saisissez la Domiciliation bancaire ainsi que le Titulaire du compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du poste de trésorerie. Modifier un poste 1. Pour modifier un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Ces informations se trouvent sur votre R.I.B. Le bouton [Créer] vous permet de valider la création d’un poste de trésorerie et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau poste de trésorerie reste active. 59 Menu Listes Supprimer un poste 1. Pour supprimer un poste, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression du poste. Cliquez sur le bouton [Oui]. Editer le RIB Cette fonction vous permet d’éditer le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) de votre banque. 1. Sélectionnez la banque souhaitée dans la liste et cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le mode de sortie souhaitée pour le RIB (impression, aperçu...). Le RIB édité s’affiche. Pour supprimer un poste, celui-ci ne doit pas être ouvert. Si le poste est utilisé, un message vous informe que la suppression n'est pas autorisée. 60 Menu Listes Intervenants Menu LISTES - commande INTERVENANTS Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. La liste des intervenants vous permet de créer un intervenant dans le cadre de service à la personne. Vous pouvez également le modifier ou supprimer. Créer un intervenant 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous ne pouvez créer qu’un seul intervenant. Modifier un intervenant 1. Pour modifier un intervenant, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un intervenant 1. Sélectionnez dans la liste l’intervenant à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Localiser un intervenant : ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. 1. : ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre intervenant). 2. 61 Menu Listes Ecritures Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande présente toutes les écritures enregistrées. Les écritures validées sont affichées en rouge. Dans cette fenêtre, vous pouvez créer, modifier ou supprimer une écriture. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Affichage des écritures Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre d’actions : • Mouvements. • Lignes dépenses/recettes. Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton Lorsque vous l’activez, une zone apparaît et vous pouvez : • utiliser la liste déroulante Écritures. Elle présente les différents types d'écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement, réimputation, Opération diverse, Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type de l'écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. • modifier l’intervalle de dates à prendre en compte, dans les zones Du et Au. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une écriture 1. Choisissez à l'aide du menu déroulant Affichage le type d'écriture que vous souhaitez créer. 62 Menu Listes 2. Cliquez sur le bouton . Vous obtenez alors la fenêtre de saisie correspondant au type d'écriture choisi précédemment. Par exemple, si vous avez sélectionné le type d’écriture «Virement », la fenêtre de création Nouveau virement s’ouvrira. Modifier une écriture 1. Pour modifier une écriture, il suffit de la rechercher dans la liste. Ensuite, sélectionnez l'écriture puis cliquez sur le bouton . 2. Si l'écriture est pointée et/ou remise en banque, un message vous propose d'annuler ces traitements. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Modifier]. Le bouton [Visualiser] permet de consulter l'écriture sans possibilité de la modifier. La fenêtre de saisie correspondant à l'écriture à modifier s’ouvre. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une écriture 1. Sélectionnez l’écriture à effacer puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer une écriture Ce bouton permet de créer une écriture similaire à une autre. 1. Sélectionnez dans la liste l’écriture que vous souhaitez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton ou activez la commande du menu CONTEXTUEL (clic-droit) correspondante. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libellé de l’écriture afin de la distinguer de l’originale et indiquez les critères qui diffèrent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Chaque type de saisie est détaillé dans le chapitre Mon argent. Voir Menu Mon argent, page 103 Les écritures validées ne peuvent être modifiées. Utilisez le menu de recherche pour retrouver une écriture à partir de critères plus pointus que le simple fait d'être une recette, une dépense ou un virement. 63 Menu Listes Modes de paiement Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Après avoir créé vos différents postes, vous devez définir des modes de paiement, faute de quoi vous ne pourrez pas saisir de dépenses. Les modes de paiement peuvent être ensuite affectés par défaut à un poste de trésorerie afin de faciliter les opérations de saisie. On entend par mode de paiement un chèque, une carte bancaire, un prélèvement, un virement, un TIP... A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un mode de paiement 1. Dans la liste des modes de paiement, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER). La fenêtre Nouveau mode de paiement s’affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) du mode de paiement et indiquez un Libellé. 3. Cochez la case Uniquement pour les recettes si le mode de paiement créé n'est utilisé que pour la saisie d'une recette. 64 Menu Listes 4. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. 5. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . Echéance La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 6. L'option À réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône . Date d’échéance La fenêtre Date d’échéance s’ouvre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche. 1. Définissez le calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué selon les trois possibilités suivantes : • à la réception de la facture : dans ce cas, sélectionnez l’option A réception. • à la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, sélectionnez le nombre de jours à ajouter à la fin du mois : 30, 60 ou 90. • à la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, sélectionnez l’une des trois options : jours nets : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, jours nets + fin de mois : l’échéance est après le nombre de jours que vous indiquez, ramenée en fin de mois. Fin de mois + jours nets : l’échéance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez. 2. Précisez éventuellement le jour d’encaissement dans la zone Le ... du mois excepté pour une échéance à réception. Par exemple, c’est le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. 3. L'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.La zone Exemple vous permet de calculer la date d’échéance selon les paramètres choisis. Saisissez une date de règlement puis appuyez sur la touche afin de voir le résultat. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'échéance. Les types de paiement sont définis dans l'application. Vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 65 Menu Listes Les informations chéquiers Si votre mode de paiement de type Chèque est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent : Pour assurer un suivi des chèques émis à l'aide de leur numéro, renseignez, à partir des informations figurant sur votre chéquier : • la racine du numéro de chèque, • le premier et dernier numéro de votre chéquier, le prochain numéro de chèque à utiliser. Le logiciel partira de ce numéro puis l’incrémentera au fur et à mesure que vous saisirez des dépenses payées par chèque.Ainsi, lors de la saisie d'une dépense, le numéro du chèque sera automatiquement renseigné dans la zone N° de pièce. De plus, le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des comptes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, celui-ci est donc essentiel dans la recherche d'une opération à pointer. Les informations carte bancaire Si votre mode de paiement de type Carte bancaire est destiné au règlement de vos dépenses (case Uniquement pour les recettes non cochée), des zones supplémentaires s’affichent : • Saisissez votre N° de carte bancaire et indiquez sa date d'expiration. Valider le mode de paiement 5. Une fois que vous avez fini de définir votre mode de paiement, cliquez sur le bouton [OK]. Modifier un mode de paiement 1. Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). La fenêtre Mode de paiement s'affiche. 3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Lorsque votre carte bancaire sera expirée, un message d’alerte vous en avertira. Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création du mode de paiement et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau mode de paiement reste active. 66 Menu Listes Supprimer un mode de paiement 1. Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 Un mode de paiement utilisé ne peut être supprimé. 67 Menu Listes Eco-participations Menu LISTES - commande ECO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'écoparticipation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information. Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer une éco-participation 1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou activez le menu CONTEXTUEL, commande CRÉER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 68 Menu Listes 2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation. 3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à l'aide du menu déroulant. Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant puis choisissez la commande CRÉER. Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES - commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 70 4. Saisissez le Montant de l'éco-participation. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une éco-participation 1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande MODIFIER). 2. Effectuez vos modifications. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une éco-participation 1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou activez le menu CONTEXTUEL, commande SUPPRIMER). Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. 2. Cliquez sur le bouton [Oui]. Exporter les données de la liste vers Office® Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel®. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) . 2. Sélectionnez la commande OFFICE. 3. Choisissez l’option Exporter la sélection vers Word ou Exporter la sélection vers Excel. Voir Exporter les données de la liste vers Office®, page 68 Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée. 69 Menu Listes Imprimer la liste des éco-participations 1. Cliquez sur l’icône ou pour imprimer la liste de vos éco-participations. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations. 2. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection. 3. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. 70 Menu Listes Autres listes Menu LISTES - commande AUTRES LISTES Une table correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Dans votre logiciel, les Monnaies, les Formes juridiques, les Titres, les Familles de tiers etc. sont des tables. 1. Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter. 2. Cliquez sur le bouton pour accéder à son contenu. Une fenêtre s'affiche vous permettant d'ajouter, de modifier ou de supprimer une élément d'une liste. Exemple de la liste «Monnaies» Créer un élément dans une liste 1. Pour ajouter un élément à une liste, cliquez sur le bouton . La fenêtre Création d’un nouvel élément s’affiche. 71 Menu Listes Exemple 2. Saisissez la ou les valeurs du nouvel élément de votre liste. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] vous permet de valider la création d’un élément et d’en recréer un autre immédiatement. Modifier un élément d’une liste 1. Pour modifier un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. Renommez l’élément puis cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et Créer] permet d’enregistrer votre modification et de créer un nouvel élément immédiatement. Supprimer un élément d’une liste 1. Pour supprimer un élément d’une liste, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . 2. La suppression est irréversible. Un message vous demande donc confirmation. Cliquez sur le bouton [Oui]. Si l’élément est utilisé, un message vous informe que la suppression est impossible. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 Les éléments affichés en rouge sont des éléments prédéfinis dans l’application et ne peuvent être modifiés. Liste des devis Liste des factures d’acompte Liste des factures, Liste des avoirs Préparer un devis Facturer un client Etablir un avoir Menu Relations clients Menu Relations clients 73 Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches de vos opérations d’ordre financière de votre entreprise : devis, factures, avoirs etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Les méthodes pour CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre.  Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre “Les fenêtres et les listes”, page 173. Attention ! Vous pouvez également créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquerglisser. Transférer un devis en facture ou une facture en avoir Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Dans le corps de la pièce transférée, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté. 74 Menu Relations clients Liste des devis Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS Cette liste répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, dupliquer, transférer ou accepter un devis. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis. Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un devis. 1. Sélectionnez dans la liste le devis pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre pièce dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur l'option. La coche placée devant disparaît. 75 Menu Relations clients Créer un devis Voir Préparer un devis, page 91 Modifier un devis 1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Devis s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un devis Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un devis Le bouton vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut. 1. Pour consulter l'aperçu d'un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un devis 1. Pour imprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression. 76 Menu Relations clients Transférer un devis en facture Cette commande vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie et de valider, régler, imprimer la facture générée. A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez intervenir à chaque étape du processus du transfert. Et, si nécessaire, modifier le contenu de la facture générée. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à transférer puis cliquez sur le bouton . Un message vous demande de confirmer ce traitement. 2. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. Une fois le traitement terminé, la fenêtre Nouvelle facture s'affiche. 3. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date, Mode de paiement... 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Une fenêtre s’ouvre et vous propose plusieurs options : • Recevoir le règlement maintenant, • Imprimer la facture, • Envoyer la facture par email, • Aperçu de la facture. 5. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez consulter la facture dans la liste des factures. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Dupliquer un devis Cette commande permet de créer un nouveau devis similaire à un devis existant. 1. Sélectionnez le devis que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . 2. Un nouveau devis s’affiche, reprenant les informations du devis d’origine. 3. Apportez les modifications spécifiques au nouveau devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la création de votre nouveau devis. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner : • le transfert du devis en facture, • la validation de la facture ainsi créée, • son règlement, • et son impression. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez le devis à accepter puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, vérifiez les informations puis cliquez sur le bouton [OK]. La facture est imprimée selon le modèle déclaré par défaut. Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des factures. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. 77 Menu Relations clients De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des règlements. Envoyer un devis par e-mail Cette commande permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Envoyer un devis par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer le devis par e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide.Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyer un devis par mail à partir de la liste des devis 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et activez la commande Envoyer un e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™ 1. Pour exporter les données d'une liste (clients, devis, factures, avoirs, modes de paiement, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter. 2. Activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 3. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word. • Exporter la sélection vers Excel. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées. Vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur. Et votre messagerie doit être ouverte avant votre envoi. La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.). 78 Menu Relations clients Liste des factures d’acompte Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer, l'envoyer par e-mail... Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Affiner la sélection La fonction Affiner la sélection que vous activez par le bouton affiche des options qui vous permettent d'affiner l'affichage. Vous pouvez afficher les factures d’acompte : • de Tous les clients ou d’un client en particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez-le. • d’une période que vous indiquez à l’aide des icônes du calendrier et . • d’une facture sur laquelle un acompte a été enregistré. Sélectionnez la facture à l’aide de l’icône . Afficher l’aperçu dans la liste Vous pouvez visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture d'acompte. Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). 79 Menu Relations clients 1. Sélectionnez dans la liste la facture d'acompte pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture d'acompte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur fonction. La coche placée devant disparaît. Lancer l'aperçu d'une facture d'acompte 1. Si vous souhaitez visualiser la facture d'acompte avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 2. En haut de la fenêtre, utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Lancer l'impression d'une facture d'acompte Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. Ouvrir la facture liée Le bouton permet de consulter en lecture seule la facture d’origine sur laquelle un acompte a été saisi. Envoyer par e-mail une facture d'acompte Vous pouvez envoyer la facture d'acompte par e-mail. Le fichier sera converti en pdf puis sera joint à l'e-mail. Pour cela, faites un clic-droit sur la facture à envoyer et choisissez la commande ENVOYER UN EMAIL. 80 Menu Relations clients Liste des factures Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES Cette liste répertorie toutes les factures existantes. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, régler, valider une facture, etc. Vous pouvez consulter toutes vos factures ainsi que gérer leurs fiches. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à une facture client. Le détail de la facture sélectionnée est présenté dans la partie basse de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une facture. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir une autre facture dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît. 81 Menu Relations clients Créer une facture Voir Facturer un client, page 95 Modifier une facture 1. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). 3. La fenêtre Facture s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une facture 1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Compte tenu de l’effet irréversible de la suppression, un message vous demande de confirmer. Si tel est le cas, cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’une facture 1. Le bouton vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papierPour consulter l'aperçu d'une facture, sélectionnez-la dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. 3. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format PDF, • le bouton [Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format PDF, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer une facture 1. Pour imprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression. Seules les factures non validées peuvent être modifiées. Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 82 Menu Relations clients Saisir un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel d'une facture, vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre acompte. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut. 5. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement et affichée dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Votre logiciel génère une facture d’acompte que vous pouvez consulter dans la liste des factures d’acompteVoir Liste des factures d’acompte, page 78. Dans la liste des factures : • la facture réglée partiellement est affichée en gras ; • la colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement ; • la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Dans la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Valider une facture Principe Tant qu'une facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, un règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, c'est à vous de valider préalablement la facture. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Sélectionnez dans la liste la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. Dans la liste des factures, les factures validées sont affichées en rouge. 83 Menu Relations clients Régler une facture Le bouton permet d'enregistrer le règlement d'un client . 1. Sélectionnez dans la liste la facture dont vous voulez enregistrer le règlement. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer de règlement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez les caractéristiques de votre règlement. 4. Vérifiez les informations renseignées par défaut et indiquez le N° de pièce du règlement. Voir Encaisser un règlement, page 107 La somme à régler est automatiquement reportée dans la zone Réglé. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le règlement. • Dans la liste des factures, vous constatez que le montant de la colonne Reste à payer est à zéro. • Dans la liste des règlements, vous pouvez consulter l'écriture de règlement correspondant. Dupliquer une facture Cette commande vous permet de créer une nouvelle facture similaire à une facture existante. 1. Sélectionnez la facture que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre de la nouvelle facture s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques à la nouvelle facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Générer un avoir Principe Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. À partir de cette commande, vous créez des avoirs sur les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées. Etablir un avoir d'annulation de facture 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous propose de le faire. Cliquez sur le bouton [Oui] pour effectuer ce traitement, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'avoir. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 4. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 84 Menu Relations clients Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique et la colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Etablir un avoir total Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Sélectionnez dans la liste la facture pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 2. Cliquez sur le bouton . Le logiciel vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour enregistrer l'avoir. Dans la liste des avoirs, l'avoir apparaît en italique et dans le corps de l’avoir, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté. Le Solde dû de la facture est à zéro. Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total de l'avoir sera égal au Total de la facture. Renseigner un intervenant depuis la liste des factures Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des factures, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce. 1. Faites un clic-droit sur la facture souhaitée et sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE. 2. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options : • Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce. • Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case Attestation fiscale. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Afficher le détail des interventions Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des factures, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne. 1. Sélectionnez la facture souhaitée. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée. L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Envoyer la facture par e-mail Vous pouvez faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. 85 Menu Relations clients Envoyer une facture par mail suite à sa création 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouvelle facture. Une fenêtre confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. 2. Cochez l’option Envoyer la facture par e-mail. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Votre pièce commerciale est envoyée en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyer une facture par mail à partir de la liste des factures 1. Dans la liste des FACTURES, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel et choisissez la commande ENVOYER UN E-MAIL. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture est inséré dans un nouveau message. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 4. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu Contextuel. 2. Sélectionnez la commande OFFICE puis EXPORTER LA SÉLECTION VERS WORD ou EXPORTER LA SÉLECTION VERS EXCEL. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 86 Menu Relations clients Liste des avoirs Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES AVOIRS Cette liste répertorie tous les avoirs créés. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier, supprimer, valider un avoir, etc. Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un avoir. Le détail de l'avoir sélectionné est présenté dans la partie inférieure de la fenêtre. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Afficher l’aperçu dans la liste Cette fonction permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'un avoir. 1. Sélectionnez dans la liste l’avoir pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la fonction Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperçu est activé, vous pouvez choisir un autre avoir dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immédiatement dans l'aperçu. Pour ne plus afficher l'aperçu, cliquez à nouveau sur la fonction. La coche placée devant disparaît Créer un avoir Voir Etablir un avoir, page 100 87 Menu Relations clients Modifier un avoir 1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande MODIFIER du menu CONTEXTUEL). La fenêtre Avoir s'affiche. 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer un avoir 1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton (ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL). 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’aperçu d’un avoir Le bouton vous permet d'afficher l’avoir tel qu'il s'imprimera sur papier. 1. Pour consulter l'aperçu de l’avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. 3. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez : • le bouton [Imprimer tout] et son menu déroulant pour imprimer tout ou une partie de l'état, • le bouton [Visualiser en PDF] pour visualiser l’état au format pdf, • le bouton (Exporter en PDF] pour enregistrer tout ou une partie de l’état au format pdf, • le bouton [Envoyer par email] et son menu déroulant pour envoyer tout ou une partie de l’état par mail. Imprimer un avoir 1. Pour imprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Mise en page s'affiche pour définir le format d'impression. Voir Mise en page, page 29 Valider un avoir Tant qu'un avoir n'est pas validé, vous pouvez le modifier ou le supprimer. En revanche, pour enregistrer un remboursement d’avoir, celui-ci doit être validé. Dans la liste des avoirs, vous repérez ceux qui sont validés de ceux qui ne le sont pas par l'affichage d'une coche dans la colonne Validée. 1. Sélectionnez dans la liste l'avoir à valider. Un avoir validé ne peut être supprimé. 88 Menu Relations clients 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dupliquer un avoir Cette commande permet de créer un nouvel avoir similaire à un avoir existant. 1. Sélectionnez l’avoir que vous voulez dupliquer et cliquez sur le bouton . La fenêtre du nouvel avoir s’ouvre reprenant les informations de la pièce d’origine. 2. Saisissez les informations spécifiques au nouvel avoir. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour la valider la création. Enregistrer un remboursement d’avoir Cette commande permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Etape préalable à la création d'un avoir 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d’avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir à rembourser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Si votre avoir n'est pas validé, l'application vous propose automatiquement d'effectuer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Remboursement d’avoirs s’affiche. Votre avoir doit être au préalable validé. 89 Menu Relations clients 4. Le Code correspond au code des règlements clients défini dans les paramètres de facturation et incrémenté automatiquement. Si celui-ci ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Saisissez la Date du remboursement. Vous pouvez aussi utiliser l'icône du calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.). 6. Dans la zone N° de pièce, le code de l’avoir est repris. Modifiez-le si nécessaire. Les zones Client et Montant sont automatiquement renseignées. 7. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 8. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie sur lequel sera enregistré le remboursement. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le remboursement de l'avoir. Renseigner un intervenant depuis la liste des avoirs Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des avoirs, vous pouvez renseigner l’intervenant relatif à une pièce. 1. Sélectionnez l’avoir souhaité. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande SERVICE À LA PERSONNE. Une fenêtre s’affiche et vous propose deux options : • Affecter l’intervenant : cliquez sur le bouton [Affecter l’intervenant] pour affecter votre intervenant à cette pièce. • Exclure des lignes : cliquez sur le bouton [Exclure des lignes] pour exclure des lignes d’articles pour l’attestation fiscale. La fenêtre de détail des interventions s’ouvre. Pour exclure une ligne de l’attestation fiscale, décochez la case Attestation fiscale. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Afficher le détail des interventions Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Depuis la liste des avoirs, vous pouvez afficher le détail des interventions dans le cadre des services à la personne. 1. Sélectionnez l’avoir souhaité. 2. Par le biais du MENU CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande DÉTAIL DES INTERVENTIONS. La fenêtre de l’état s’affiche. 3. Sélectionnez le type de sortie souhaitée. 90 Menu Relations clients L’état s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Envoyer un avoir par e-mail 1. Dans la liste des AVOIRS, sélectionnez celui que vous voulez envoyer par e-mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel. 3. Choisissez la commande Envoyer un e-mail. Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant l’avoir est inséré dans un nouveau message. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. 4. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Saisissez alors l’adresse. 5. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou d’une partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 91 Menu Relations clients Préparer un devis Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS

1. Activez la commande PRÉPARER UN DEVIS. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé le devis. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouveau devis s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête du devis Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date du devis. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. 8. Saisissez la Date de validité. Celle-ci correspond à la durée de validité du devis. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou de masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. 92 Menu Relations clients Informations client 9. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. 3. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Si nécessaire, modifiez les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants présentés dans le pied du devis est calculé. Compléter et vérifier les données du pied du devis Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en pourcentage ou en saisissant un montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. 93 Menu Relations clients Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer le devis 1. Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider le devis. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 Traitements proposés après la création du devis Une nouvelle fenêtre confirme l'enregistrement du devis et vous propose d'effectuer différents traitements: • Imprimer le devis Le devis sera imprimé selon le modèle défini par défaut. Par la suite, vous pourrez imprimer les devis à partir de la liste des devis, bouton . • Envoyer le devis par e-mail Cette option vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail du client auquel est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie dans la fiche du client, la zone est vide. Vous devez alors la saisir. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant le devis sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Aperçu du devis Cette option vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier. A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31 94 Menu Relations clients Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . 95 Menu Relations clients Facturer un client Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT  1. Activez la commande FACTURER UN CLIENT. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé la facture. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvelle facture s’affiche. 5. Si la sélection du client n’a pas été faite, choisissez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de la facture Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro de la dernière facture créée. Si vous créez votre première facture, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de la facture. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier Vous pouvez générer de nouvelles factures à partir des devis existants par le bouton . Voir Transférer un devis en facture, page 76. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date 96 Menu Relations clients située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle la facture devra être payée par le client. Elle est fixée en fonction du mode de paiement que vous avez choisi. Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le changer à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de la facture Vous allez maintenant créer les différentes lignes de la facture. Par défaut, une première ligne est automatiquement insérée. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de la facture, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. • Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Puis, dans la colonne Description, saisissez votre description. • Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 4. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de la facture, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de la facture est calculé. 97 Menu Relations clients Compléter et vérifier les données du pied de la facture Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre facture, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. 2. Saisissez le pourcentage ou le montant de la remise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre facture, vous pouvez saisir son montant en cliquant sur le bouton présent dans la partie supérieure de la fenêtre. Les autres zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 4. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton . 5. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer la facture 1. Une fois toutes les informations définies, validez la facture en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 98 Menu Relations clients Traitements proposés après la création de la facture Une nouvelle fenêtre telle que celle présentée ci-après confirme l'enregistrement de la facture et vous propose d'effectuer différents traitements. • Recevoir le règlement maintenant Si vous êtes déjà en possession du règlement de la facture, cette option vous permet de l'enregistrer. Seules les factures validées peuvent être réglées. Si ce n'est pas le cas, la validation est automatiquement réalisée lorsque vous confirmez l'enregistrement du règlement. La fenêtre d'enregistrement d'un règlement s'affichera reprenant automatiquement la somme à régler dans la zone Réglé. En revanche, si le règlement du client est inférieur au Solde dû de la facture, vous devez effectuer un règlement partiel. Voir Règlement partiel d’une facture, page 108 • Imprimer la facture La facture sera imprimée selon le modèle défini par défaut. Par la suite, vous pourrez imprimer les factures à partir de la liste des factures, bouton . • Envoyer la facture Cette option vous permet de faire parvenir la facture au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressée la facture est proposée comme adresse du destinataire. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors saisir l’adresse. A la validation, votre messagerie électronique s’ouvrira. Et, un fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la facture sera inséré dans un nouveau message. Il vous restera à envoyer votre e-mail comme vous en avez l’habitude. • Consulter l’aperçu de la facture Cette option vous permet d'afficher la facture telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle défini par défaut. A la validation, une fenêtre affichera l'aperçu avant impression. Voir Aperçu avant impression, page 31. 3. Cochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Si vous ne voulez pas effectuer les traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Si vous consultez la facture à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer la facture puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. 99 Menu Relations clients Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . 100 Menu Relations clients Etablir un avoir Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Si votre avoir concerne une facture, consultez le paragraphe Générer un avoir, page 83. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR. 2. Si le logiciel affiche la liste des clients existants, sélectionnez celui auquel est adressé l’avoir. Cette liste s’ouvre si vous avez coché l’option Proposer la liste des clients dans les préférences de saisie (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Facturation puis Saisie). 3. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client, cliquez sur le bouton situé en bas de cette liste. La fenêtre de création d'une fiche client/tiers s'affiche. Voir Créer une fiche client, page 48 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel avoir s’affiche. 5. Si le client n’a pas été choisi, sélectionnez-le dans la liste déroulante qui s’affiche automatiquement. Renseigner l'en-tête de l’avoir Informations pièce Le Numéro de la pièce est automatiquement attribué par le logiciel selon le numéro du dernier avoir créé. Si vous créez votre premier avoir, le numéro est attribué selon les valeurs définies dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. 6. La date de travail est proposée comme Date de l’avoir. Modifiez-la si nécessaire en utilisant l’icône du calendrier située en fin de zone. 7. Sélectionnez le Mode de paiement. 8. La Date d'échéance correspond à la date à laquelle l’avoir devra être utilisé par le client. Si nécessaire, modifiez-la. Cette icône indique que vous pouvez saisir des données dans la zone. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Ce bouton vous permet d’afficher ou masquer des colonnes dans la pièce, de modifier le logo, d’ajouter du texte libre. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. 101 Menu Relations clients Informations client Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. • Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code du client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste . • Dans la zone des coordonnées du client, vous pouvez saisir le nom d’un client qui n’existe pas. A l’enregistrement de la pièce, le logiciel vous demandera de le créer. Saisir les articles dans le corps de l’avoir Vous allez maintenant créer les différentes lignes de l’avoir. Par défaut, une première ligne est déjà insérée dans le tableau. Une fois la date d’échéance renseignée, lorsque vous appuyez sur la touche de votre clavier, le curseur se place automatiquement dans la première colonne du tableau de saisie. Dans le menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous disposez des commandes suivantes pour saisir les lignes de détail : • Supprimer : permet d’effacer la ligne sélectionnée dans le corps de la pièce. • Insérer une ligne : permet d’insérer une ligne dans le corps de la pièce afin d’y ajouter un article. • Insérer une ligne blanche : permet d’insérer une ligne vierge. • Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte. Pour chacune des lignes de l’avoir, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code de l’article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la première colonne. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Pour saisir un article non référencé, ne renseignez pas le Code de l’article. Dans la colonne Description article, saisissez votre description. Vous pouvez directement créer un article qui n’est pas encore défini. Pour cela, saisissez dans la colonne Description un texte présentant l’article. Faites un clic-droit et choisissez la commande CRÉER L’ARTICLE. Voir Créer un article, page 54 3. Appuyez sur la touche ou pour passer à la colonne suivante. Les autres colonnes sont renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). 5. Appuyez sur la touche ou . La valeur du total est automatiquement recalculée dans la colonne correspondante. Chaque fois que vous validez une ligne de l’avoir, le récapitulatif des montants présentés dans le pied de l’avoir est calculé.Compléter et vérifier les données du pied de l’avoir Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre avoir, le Montant de l'éco-participation s'affiche à titre informatif. Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ETATS - commande ETATS RELATIONS CLIENTS - ETATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale en saisissant son pourcentage ou son montant. Pour cela, cliquez sur le bouton présent dans la barre d’actions. En fonction des articles saisis, les colonnes sont remises à jour automatiquement. Les zones situées en bas de la pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans la facture. 6. Si voulez insérer une ligne, en bas de votre pièce commerciale, contenant vos commentaires, cliquez sur le bouton 102 Menu Relations clients . 7. Le bouton situé dans la barre d’actions en haut du document vous permet de personnaliser votre saisie document. Vous pouvez modifier les colonnes, le logo ou le texte libre. Enregistrer l’avoir 1. Une fois toutes les informations définies, validez l’avoir en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Si vous avez saisi le nom d’un client qui n’existe pas, un message vous propose de le créer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. En cliquant sur le bouton [Non], le logiciel attribue le code du client divers, défini dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres facturation, page 21 Vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs. Voir Liste des avoirs, page 86 L’avoir que vous venez de créer est enregistré automatiquement mais il n’est pas validé. Pour obtenir plus de détails sur la validation d’un avoir, reportez-vous au paragraphe Valider un avoir, page 87. Les boutons de la barre d’actions Vous retrouvez dans la barre d’actions différents boutons. Ils vous renvoient vers certaines fonctions du logiciel. Pour plus d’informations sur ces boutons, reportez-vous à l’Aide intégrée à l’application, accessible depuis le menu AIDE ou en appuyant sur la touche . Liste des règlements, Encaisser un règlement Nouvelle dépense Nouvelle recette Nouveau virement Saisie des soldes initiaux Menu Mon argent 104 Menu Mon argent Vue d’ensemble Les commandes de ce menu vous permettent de créer des fiches qui contiennent vos opérations d’ordre financière : dépense, recette, virement etc. Vous pouvez consulter les listes des éléments créés et effectuer certains traitements sur chacune. Les méthodes pour créer, modifier ou supprimer les éléments ou encore pour modifier la présentation et l’affichage des listes dans la fenêtre sont similaires d’une commande à l’autre. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. 105 Menu Mon argent Liste des règlements Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués par vos clients. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, bouton . • l'enregistrement d'un acompte, dans la liste des factures, bouton . • l'encaissement d'un règlement, accessible par le menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Votre liste est composée du Code du règlement, du Code client, de la Date du paiement, du Libellé, du Montant réglé, du Poste de trésorerie et du Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Pour plus de détails sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173. Créer un règlement Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. 1. Dans la liste des règlements, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau règlement s’affiche dans laquelle vous devez renseigner les différentes zones. 2. Pour vous aider, reportez-vous au paragraphe Encaisser un règlement, page 107. Les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. 106 Menu Mon argent Pour en savoir plus sur le règlement partiel et total, consultez les paragraphes Règlement partiel d’une facture, page 108 et Règlement total d’une facture, page 107.Supprimer un règlement 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consulter l’écriture Cette commande permet de consulter les lignes de l’écriture comptable se rapportant au règlement. 1. Sélectionnez le règlement pour lequel vous voulez consulter l’écriture. 2. Cliquez sur le bouton . La fenêtre de l’écriture s’ouvre en lecture seule. Régler une facture ou un avoir en utilisant le cliquer-glisser 1. Ouvrez la liste des factures ou des avoirs. 2. Sélectionnez la facture ou l’avoir à régler. 3. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 4. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez la facture ou l’avoir dans la fenêtre Liste des règlements. Voir Encaisser un règlement, page 107 Exporter les données de la liste vers Office Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel™. 1. Pour cela, faites un clic-droit pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Sélectionnez la commande OFFICE. Voir Exporter la sélection vers Microsoft Word ou Excel™, page 77 La facture ou l’avoir à régler doivent être validés auparavant. 107 Menu Mon argent Encaisser un règlement Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Règlement total d’une facture Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) au Solde dû d'une facture. 1. Indiquez la Date du règlement si celle-ci est différente de la date de travail proposée par défaut. 2. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les Paramètres facturation du menu Dossier. Modifiez-le si besoin. 3. Indiquez le N° de pièce du règlement. 4. Si le libellé Encaissement client affiché par défaut ne vous convient pas, modifiez-le. 5. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 6. Appuyez sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures et avoirs validés établis pour ce client mais impayés à ce jour est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. Et, vous pouvez les consulter en cliquant sur le bouton . 7. Choisissez le Poste de trésorerie puis validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. 8. Le Mode de paiement est proposé par défaut selon les informations définies dans la fiche du client. Modifiez-le si nécessaire. 9. Dans la Liste des factures et avoirs validés non réglés, sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 108 Menu Mon argent 10. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. La facture étant totalement réglée, la valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Si ce n'était pas le cas, les zones Reste et Reste à ventiler (située en bas de la fenêtre) indiqueraient le montant restant dû sur la facture et le montant restant à ventiler. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Vous pouvez le consulter dans la liste des règlements. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique rouge. Règlement total de plusieurs factures Le règlement correspond exactement (ou est supérieur) aux montants de plusieurs factures. Exemple Le règlement d’un client de 1838,06 Euros couvre les factures FC0044 (de 919,03 €) et FC0051 (919,03 €). 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Saisissez le N° de pièce du règlement. 4. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 5. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 6. Dans cette liste, sélectionnez les factures correspondant au règlement perçu. Le montant dû de ces deux factures s'affiche dans les zones Sélection et Reste. 7. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Règlement partiel d’une facture Le règlement est inférieur au montant dû d'une facture. 1. Vérifiez la Date, le Code et le Libellé qui sont automatiquement renseignés. 2. Indiquez le Poste de trésorerie et le Mode de paiement s'ils sont différents de ceux proposés. 3. Sélectionnez le client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Sélectionnez la facture réglée partiellement. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. Le montant restant dû est calculé automatiquement et affiché dans la zone Reste. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture réglée partiellement est affichée en gras dans la liste des factures. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement, et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Vous pouvez aussi effectuer le règlement total d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. La somme à régler renseigne automatiquement la zone Réglé et il vous suffit de cliquer sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Vous pouvez aussi effectuer le règlement partiel d'une facture à partir de la liste des factures, bouton [Régler]. 109 Menu Mon argent Règlement partiel de plusieurs factures Le règlement du client correspond à une partie seulement du montant global de plusieurs factures. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. 2. Vérifiez les informations qui s'affichent automatiquement : la Date, le Code et le Libellé. 3. Sélectionnez le Client concerné. La liste des factures et avoirs validés non réglés du client s'affiche dans la partie inférieure de la fenêtre. 4. Dans cette liste, sélectionnez toutes les factures à régler. 5. Saisissez le montant du règlement client dans la zone Réglé. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement partiel. 7. Un message vous indique que le montant saisi ne correspond pas au montant total de la pièce sélectionnée et vous demande de confirmer votre règlement. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. Le logiciel solde alors toutes les échéances possibles en commençant par la première facture de la liste que vous avez sélectionnée. Votre logiciel utilise ensuite le reste du montant perçu pour régler le maximum de l'échéance suivante et ainsi de suite jusqu'à ce que le montant perçu de la part du client soit à zéro. Règlement entre une facture et un avoir Le montant de la facture à régler est égal au montant de l'avoir Si le montant de la facture correspond au montant de l'avoir, l'avoir va compenser la facture. Il y aura donc un règlement d'un montant nul. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler étant égal à zéro, rien ne s'affiche dans la zone Sélection. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Le logiciel solde et règle les deux pièces. La colonne Reste à payer de la facture et de l'avoir est à zéro. Le montant de la facture à régler est supérieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 100 Euros et l'avoir de 50 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit 50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer est à zéro. Le montant de la facture à régler est inférieur au montant de l'avoir Exemple La facture est de 50 Euros et l'avoir de 100 Euros. 1. Sélectionnez dans la liste des factures et avoirs validés non réglés les pièces en question. 110 Menu Mon argent Le montant à régler s'affiche dans la zone Sélection, le logiciel faisant la différence entre le montant de la facture et celui de l'avoir, soit -50 Euros. 2. Cliquez sur le bouton pour passer le montant dans la zone Réglé. Les zones Reste et Reste à ventiler sont vides. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Votre logiciel solde les deux pièces. La colonne Reste à payer des pièces est à zéro. Désélectionner une ou plusieurs factures Si une ou plusieurs des factures sélectionnées ne sont pas concernées par le règlement d'un client, il vous suffit de les désélectionner pour ne plus en tenir compte. Pour cela, appuyez sur la touche et, tout en la conservant enfoncée, cliquez sur la ligne correspondant à la facture à désélectionner. 111 Menu Mon argent Nouvelle dépense Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE Cette commande permet d’enregistrer les dépenses de votre société. Mode de saisie simple Une dépense simplifiée consiste à saisir une dépense sur un seul poste de dépense. 1. Par défaut le logiciel affiche la Date du jour, modifiez-la si nécessaire. 2. Saisissez le Libellé écriture. 3. Sélectionnez le Poste de trésorerie servant au paiement. Vous pouvez saisir directement son code ou le sélectionner à l’aide de l’icône . 4. Indiquez le Mode de Paiement que vous utilisez pour régler votre dépense. 5. La zone N° de pièce peut se renseigner automatiquement si vous avez choisi le mode de règlement par chèque et que les informations chéquier ont été renseignées lors de la création du mode de paiement. Si vous choisissez un autre mode de paiement, saisissez le N° de pièce de votre choix. 6. Vous pouvez indiquer le Poste fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. 7. Sélectionnez le Poste de dépense concerné, à l’aide de l’icône d’appel de liste. 8. Saisissez le Montant de votre dépense. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement de votre écriture de dépense simple. Mode de saisie détaillé Il s'agit d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente, par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. La fenêtre de saisie détaillée se distingue de la fenêtre de saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 1. Saisissez les premières informations identiques à celles du mode de saisie simple. Une fois le poste fournisseur renseigné : 2. Saisissez le Montant total HT de la dépense. 3. Placez votre curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste) et double-cliquez. 4. Sélectionnez le Poste de dépense de votre choix. Le libellé du poste s'affiche alors automatiquement. 5. Saisissez le montant imputé à ce poste dans la colonne correspondante. La zone Montant non affecté indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. 6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l'aide de la touche . 7. Renseignez un second poste de dépense. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins le montant déjà saisi). 8. Enregistrer votre dépense en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel. 112 Menu Mon argent Nouvelle recette Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE RECETTE La saisie des recettes est quasiment identique à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. Voir Nouvelle dépense, page 111 La seule différence est que vous devez renseigner le Poste client au lieu du Poste fournisseur et le Poste recette à la place du Poste dépense. 113 Menu Mon argent Nouveau virement Menu MON ARGENT - commande NOUVEAU VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant sur l'icône . 2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virer la somme de. 3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Dans la zone Du poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel est retiré l'argent. Dans la zone Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie sur lequel l’argent est transféré. Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 5. Dans la zone Libellé écriture, indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas. 6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK]. Le bouton [Nouveau virement] permet de valider votre virement et d’en saisir un autre immédiatement sans quitter la fenêtre en cours. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. 114 Mon argent Saisie des soldes initiaux MON ARGENT - commande SAISIE DES SOLDES INITIAUX Principe Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de banque, c'est le solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date. Ces soldes peuvent correspondre aux soldes initiaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice, ou à ceux d'une balance des comptes dans le cas d'une installation en cours d'exercice. En général, votre expert-comptable peut vous fournir une balance à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité avec votre logiciel Ciel. La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice quelle que soit la date de mise en place de votre logiciel. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. Saisie A l'activation de la commande SOLDES INITIAUX, la fenêtre qui s'affiche diffère légèrement selon le contexte. Vous obtenez la fenêtre : • Modification du report à nouveau si vous venez de clôturer votre ancien exercice, • Nouvelle saisie des soldes initiaux si vous avez créé un nouveau dossier, • Modification des soldes initiaux si vous modifiez les soldes initiaux. Ci-dessous la fenêtre Modification du report à nouveau : Dans tous les cas, le principe de saisie est le même. 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible en cliquant sur l'icône . 2. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence correspondant à l'écriture de saisie des soldes initiaux. Cette réfé- rence pourra vous servir à retrouver l'opération. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Modifiez-le si vous le souhaitez. 4. Si vous voulez afficher Tous les postes ou uniquement Les postes de trésorerie, sélectionnez l’option correspondante, située en bas de la fenêtre. Ces deux options ne sont pas disponibles dans le cadre d'une modification du report à-nouveau. 5. Indiquez le solde initial de chaque poste ou modifiez le solde qui est erroné dans les zones Montant débit et Montant Crédit (en report de l'à-nouveau) ou bien dans la zone Montant signé (en nouvelle saisie ou modification). Si un montant est négatif, saisissez le signe «- » devant. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Validation d’écritures Fin d’année Conformité sauvegarde DGFiP Consultation sauvegarde DGFiP Purge Liaison comptable Exports Menu Traitements 116 Menu Traitements Vue d’ensemble Ce menu permet aussi bien de clôturer un exercice que de transférer vos écritures vers Ciel Compta ou encore de sauvegarder et d’exporter les données de votre dossier etc. 117 Menu Traitements Validation d’écritures Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarde, page 35 4. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). Cliquez sur le bouton [OK]. 118 Fin d’année Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’ANNÉE Ce traitement consiste à sauvegarder les écritures de l'ancien exercice et à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les opérations et/ou les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Sauvegarde DGFiP La première étape de l'assistant vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et pièces comptables légales obligatoires et conformes à la norme de la DGFiP. Votre logiciel Ciel effectue la sauvegarde DGFiP automatiquement. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. L’option Après la clôture, proposer la purge des pièces commerciales est cochée par défaut. Vous pouvez décocher cette option si vous ne souhaitez pas effectuer la purge après votre clôture d’exercice. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Lancer le traitement 1. Vérifiez la date de clôture de votre exercice. Par défaut, la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres du dossier, est proposée. 2. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer en cliquant sur le bouton [Oui]. 4. Un autre message d'avertissement s'affiche et vous rappelle qu’il est préférable d'effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la fin d’exercice. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le travail demandé effectué, votre logiciel Ciel revient à la fenêtre principale. Vous êtes prêt à passer sur le nouvel exercice. Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, votre logiciel autorise un chevauchement de 12 mois. 119 Menu Traitements Conformité sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. 120 Menu Traitements Consultation sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. La sauvegarde DGFiP est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez consulter les sauvegardes DGFiP de vos exercices précédents, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. 1. La fenêtre ci-dessus présente la liste des sauvegardes DGFiP par exercice. Double-cliquez sur l'exercice souhaité pour accéder aux sauvegardes correspondantes. Vous pouvez aussi cliquer directement sur le "+" devant l'exercice souhaité. 2. Double cliquez sur la sauvegarde à consulter. Vous pouvez aussi la sélectionner puis cliquer sur l'un des boutons suivants en fonction de l'action souhaitée : • Le bouton [Ouvrir] permet d’ouvrir vos sauvegardes DGFiP. Vous pouvez les consulter uniquement en lecture seule. • Le bouton [Enregistrer sous] permet d’enregistrer vos sauvegardes DGFiP sous d’autres supports (clé USB, disque dur...). • Le bouton [Envoyer par e-mail] permet d’envoyer vos sauvegardes DGFiP par e-mail. • Le bouton [Fermer] permet de fermer la fenêtre. 121 Menu Traitements Purge Menu TRAITEMENTS - commande PURGE

Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). En activant cette commande, la fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Etape : paramètres 1. Indiquez la date limite de purge en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, tous les types de pièces commerciales sont sélectionnées. Décochez, si nécessaire, les cases correspondantes aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton . Etape : sauvegarde et purge 4. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur le bouton [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu’il est préférable d’effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. Cliquez sur l’une des deux options suivantes : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. Choisissez alors l'emplacement où seront sauvegardées les données. Votre logiciel effectue ensuite la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde Par défaut, l'application propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés. S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. 122 Menu Traitements préalable, ce qui n’est pas conseillé. Votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques clients sont automatiquement mises à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces validées. 123 Menu Traitements Liaison comptable Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Réglages préalables La première fois que vous lancez cette commande, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. 1. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. 2. Indiquez le fichier de destination des écritures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilité présents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les écritures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installées sur votre machine, vous pouvez alors choisir l’application à utiliser à l’aide de l’icône située dans la zone Répertoire d’application. La liste des sociétés est alors actualisée et vous devez refaire votre choix. Dans l'onglet Options, le numéro du prochain mouvement comptable généré vous est précisé. Vous pouvez afficher et contrôler les écritures avant leur transfert en cochant les options correspondantes. Pour plus de détails sur les autres options, appuyez sur la touche lorsque vous êtes sur la fenêtre Génération des écritures. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Transfert Une fois les réglages effectués, votre logiciel ouvre une autre fenêtre. Par la suite, celle-ci vous sera directement proposée à l'appel de la commande LIAISON COMPTABLE. 124 Menu Traitements 1. Définissez les dates des écritures à transférer dans la zone Générer les écritures comptables du et au. Le fichier de destination est affiché pour information, et sera systématiquement proposé lors des prochaines utilisations de cette commande. 2. Cochez l'option Voir les écritures avant transfert si vous souhaitez les visualiser avant de les envoyer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Si vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi, la fenêtre correspondante s'affiche : • Cliquez sur le bouton [Vérifier] pour lancer une vérification de toutes les écritures à transférer. • Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs écritures. • Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. 4. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des données. Vous pouvez encore modifier les paramètres de transfert indépendamment des réglages réalisés précédemment. Pour cela, faites un clic-droit et choisissez la commande MODIFIER LES PRÉFÉRENCES. Un fichier d'export est alors généré. Si vous avez transféré vos écritures vers un dossier de comptabilité, à la prochaine ouverture de Ciel Compta, il vous sera proposé d’intégrer vos écritures, détectées automatiquement par le logiciel. 125 Menu Traitements Exports Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Cette commande vous permet l'export des différentes listes et des données de votre dossier. Dans la fenêtre Exports, la liste des fichiers exportables est présentée à gauche. 1. Choisissez l'un des modèles proposés. Pour cela, cliquez sur le signe «+ » du fichier que vous souhaitez exporter pour visualiser et sélectionner le modèle à utiliser. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Choisissez le format du fichier souhaité (PDF, Text, HTML, etc.). 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. La fenêtre d'enregistrement de fichier s'ouvre. Définissez le nom et la destination du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  Registre des achats Livre des recettes Livre de trésorerie Résultat Statistiques dépenses/recettes Etats et Statistiques relations clients Attestation fiscale Menu Etats 127 Menu Etats Vue d’ensemble Le menu ETATS regroupe diverses éditions comptables : REGISTRE DES ACHATS, LIVRE DES RECETTES et de TRÉSORERIE, RÉSULTAT, etc. Des statistiques et représentations graphiques concernant vos dépenses/recettes également disponibles dans ce menu. 128 Menu Etats Registre des achats Menu ETATS - commande REGISTRE DES ACHATS Le registre des achats permet d'éditer toutes les écritures de dépenses. 1. Activez la commande REGISTRE DES ACHATS du menu ETATS. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Indiquez la période souhaitée. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Cliquez sur le bouton [Écran] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 129 Menu Etats Livre des recettes Menu ETATS - commande LIVRE DES RECETTES Cette commande vous permet d'éditer toutes les écritures de recettes enregistrées dans votre logiciel. 1. Activez la commande LIVRE DES RECETTES du menu ETATS. 2. Sélectionnez les activités. Vous pouvez sélectionner toutes les activités ou une seule activité à l’aide de l’icône d’appel de liste . 3. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte. 4. Vous pouvez choisir de regrouper les recettes par activité en cochant la case correspondante. 5. Cliquez sur le bouton [OK] puis sur le bouton [Ecran] si vous souhaitez obtenir l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 130 Menu Etats Livre de trésorerie Menu ETATS - commande LIVRE DE TRÉSORERIE La commande LIVRE DE TRÉSORERIE permet d'éditer la liste des écritures des postes de trésorerie. 1. Pour choisir les postes de trésorerie à éditer, cochez l'option Tous ou Le poste. Dans ce dernier cas, cliquez sur l'icône pour choisir un poste de trésorerie en particulier. 2. Déterminez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 3. Si vous voulez afficher les sous-totaux par mois, cochez l'option Oui sinon cochez Non. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Cliquez sur le bouton [Écran] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 131 Menu Etats Résultat Menu ETATS - commande RÉSULTAT Cette commande permet d'imprimer : • la liste des postes de dépenses, suivie de celle des postes de recettes avec le solde total des écritures pour chaque poste. Ce tableau récapitulatif permet d'obtenir rapidement une estimation des bénéfices ou des pertes. • . 1. Activez la commande RÉSULTAT du menu ETATS. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] si vous souhaitez obtenir l'aperçu de l'état à l'écran ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez la période à prendre en compte ou cochez l’option Ignorer cette condition afin d’éditer l’état sur tout l’exercice. 4. Lancez l'état en cliquant sur le bouton [OK]. 132 Menu Etats Etats et Statistiques relations clients Menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS Menu ETATS - commande STATS RELATIONS CLIENTS Ces commandes regroupent un certain nombre d’états qui vont vous permettre d’obtenir différentes statistiques à partir de vos devis et factures. Par exemple, vous allez pouvoir obtenir un état de la liste des devis, un rapport des ventes, la liste des factures et avoirs non réglés, etc. 1. Activez la commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS ou STATS RELATIONS CLIENTSdu menu ÉTATS puis sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 2. Cliquez sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • : pour lancer directement l'impression. • : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • : pour obtenir l’état sous la forme d’un graphique. Ce bouton est uniquement proposé lorsque des états peuvent être représentés par un graphique. • : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 3. Selon l’état que vous avez choisi, une fenêtre peut s’ouvrir, vous demandant de sélectionner les valeurs à prendre en compte dans l'édition, par exemple choisir une période, un article, etc. 4. Suivez alors les étapes proposées par l’assistant et sélectionnez vos valeurs. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 133 Menu Etats Statistiques dépenses/recettes Menu ETATS - commande STATS DÉPENSES/RECETTES Cette commande propose quelques états et graphiques qui peuvent vous aider dans vos différentes analyses : • Évolution recettes-dépenses. • Statistiques recettes-dépenses. • Stats graphiques recettes-dépenses. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l'état à imprimer puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante]. 2. Selon l’état que vous avez choisi, une fenêtre peut s’ouvrir avant l’aperçu ou l’impression, vous demandant de sélectionner des valeurs, par exemple choisir une période, le type d’écritures, etc. Sélectionnez les valeurs à prendre en compte et cliquez sur le bouton [OK]. 134 Menu Etats Attestation fiscale Menu ETATS - commande ATTESTATION FISCALE  Cette commande vous permet d’éditer votre attestation fiscale. 1. Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez le type de sortie. Dans la fenêtre de l’état : L’attestation fiscale prend en compte les factures et les avoirs, validés et réglés. 2. Sélectionnez l’année fiscale à prendre en compte pour l’attestation. 3. Dans la zone sélection des clients, sélectionnez le client ou la famille de clients que vous souhaitez faire paraître dans l’attestation. Par défaut, tous les clients y apparaissent. 4. Dans la zone Option, choisissez si vous souhaitez afficher le détail des interventions. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. L’attestation fiscale s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Calcul de l’impôt Calculatrice Messagerie Menu Divers 136 Menu Divers Vue d’ensemble Avec les commandes de ce menu, vous pouvez : • activer la calculatrice de Windows, • ouvrir votre messagerie à partir du logiciel pour envoyer des courriers électroniques. 137 Menu Divers Calcul de l’impôt Menu DIVERS - commande CALCUL DE L’IMPÔT Cette commande lance votre navigateur Internet et vous connecte sur le site du Ministère des Finances, et plus précisément sur la page permettant le calcul de l’impôt sur les revenus. Calculatrice Menu DIVERS - commande CALCULATRICE Cette commande ouvre la calculatrice standard de Windows. Dans l’Accueil, le bouton permet également d’ouvrir celle-ci. Messagerie Menu DIVERS - commande MESSAGERIE Cette commande permet d'envoyer des courriers électroniques à partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez préalablement : • installer une application de messagerie électronique, • disposer d'une connexion à Internet, • prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie. Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en pré-remplissant la zone adresse du destinataire (à...). 4. Rédigez votre message puis envoyez-le. Fermer Tout fermer Suivante Précédente Cascade Mosaïque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut Menu Fenêtres 139 Menu Fenêtres Vue d’ensemble Ce menu permet de naviguer dans votre logiciel. Fermer Menu FENÊTRES - commande FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer la fenêtre active dans la fenêtre principale de votre logiciel. Tout fermer Menu FENÊTRES - commande TOUT FERMER ou Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fenêtres ouvertes. Suivante Menu FENÊTRES - commande SUIVANTE ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui suit celle qui est affichée. 140 Menu Fenêtres Précédente Menu FENÊTRES - commande PRÉCÉDENTE

ou Lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fenêtre qui précède celle qui est affichée. Cascade Menu FENÊTRES - commande CASCADE Cette commande a pour effet de placer toutes les fenêtres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles. Mosaïque Menu FENÊTRES - commande MOSAÏQUE Cette commande a pour effet de positionner toutes les fenêtres ouvertes dans une position verticale. Elle permet de former une mosaïque horizontale : les différentes fenêtres occupent toute la largeur de l’écran et le partagent de façon verticale, telles les pièces d'une mosaïque. Elles sont ainsi toutes visibles simultanément, mais une seule est active. La fenêtre active est affichée au premier plan et reste reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grisée). En-dessous de la commande CASCADE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans la fenêtre principale de votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre ouverte et masquée au premier plan. En-dessous de la commande MOSAÏQUE, vous disposez de la liste des fenêtres ouvertes dans votre logiciel. Ceci permet de mettre directement une fenêtre masquée au premier plan. 141 Menu Fenêtres Mon Intuiciel Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L’Intuiciel est une interface personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d’accéder directement à certaines opérations, à des récapitulatifs de votre chiffre d’affaires, à des statistiques... Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Voir Mon bureau, page 142 Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser mon bureau, page 143. • Mon tableau de bord, accessible par le bouton . Voir Mon tableau de bord, page 144 Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Si vous travaillez sur un écran ou en tablette tactile, vous pouvez activer le mode tactile depuis l’onglet Accueil de l’Intuiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au chapitre Mode tactile, page 153. 142 Menu Fenêtres • Mes états et statistiques, accessible par le bouton . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe Mes états et statistiques, page 144. Mon bureau Vous y retrouvez les bureaux suivants : • l’accueil Ciel, • le bureau de réglages, • et le bureau personnalisable. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Le bureau de réglages Le bouton vous donne accès au bureau de réglages. Par défaut, après la création de votre dossier, le bureau de réglages s’affiche automatiquement. Vous accédez d’un simple clic au paramétrage de votre activité, votre facturation et votre comptabilité. Ce sont des raccourcis qui vous permettent d’accéder directement à des fonctions utilisées fréquemment. Le bureau personnalisable Le bouton vous donne accès au bureau personnalisable. Il se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons que vous pouvez personnaliser comme vous le souhaiter. Voir Personnaliser mon bureau, page 143. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Mon Compte Ciel]. 143 Menu Fenêtres 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. Des petites flèches blanches s’affichent. Celles-ci précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 3. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 144 Menu Fenêtres Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-dépose 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné. Le bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Le bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer le bureau / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser dans la partie Mon tableau de bord les principales informations de votre société. De même, vous pouvez repérer rapidement les devis et les factures en cours ainsi que les factures non réglées. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Vous accédez directement à certains états de votre logiciel. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 145 Menu Fenêtres Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Menu Etats, page 296. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement vide. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Le bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Le bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’état afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s’affiche en bas de l’Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 146 Menu Fenêtres Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer les états et statistiques par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 147 Menu Fenêtres Afficher la barre de navigation Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour l’activer. Une coche apparaît avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Afficher la barre de statut Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT Cette commande permet de faire apparaître ou disparaître la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparaît dans l’interface. Sinon, elle n’apparaît pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour l’activer. Une coche apparaît avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la désactiver. La coche disparaît. Aide Besoin d’aide Manuel de référence Guide des mises à jour A propos de... Menu Aide 149 Menu Aide Vue d’ensemble 150 Menu Aide Aide Menu AIDE - commande AIDE ou Lorsque vous faites appel à l’aide contextuelle, l’aide intégrée présente la rubrique correspondant au contexte de travail. Exemple Vous êtes en train de créer une fiche client et vous avez besoin d’obtenir de l’aide précisément sur cette commande : • activez la commande AIDE du menu AIDE, • ou appuyez sur la touche de votre clavier. Depuis la barre d’actions, le bouton vous permet d’accéder à la page de bienvenue de l’aide. Besoin d’aide Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Cette fonction ouvre une fenêtre qui vous donne les coordonnées de notre service assistance. Manuel de référence Menu AIDE - commande MANUEL DE RÉFÉRENCE Cette commande ouvre le manuel de référence du logiciel, qui décrit menu par menu la totalité des fonctions ainsi que l’environnement et les paramétrages globaux de votre logiciel. 151 Menu Aide Guide des mises à jour Menu AIDE - commande GUIDE DES MISES À JOUR Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment récupérer un dossier d’une version précédente et présente les nouveautés de chaque version de votre logiciel. A propos de... Menu AIDE - commande A PROPOS DE...

Vous trouvez dans l'A propos le détail de la licence de l'utilisateur pour lequel votre logiciel a été installé ainsi que le rappel du texte législatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [HTTP://www.ciel.com]. Enfin, vous avez la possibilité de réinitialiser votre clé par le bouton . Présentation générale Introduction Défilement horizontal et vertical Glisser-déposer Zoom Mode tactile 154 Mode tactile Introduction Pour activer le mode tactile, cliquez sur l'option Mode tactile accessible depuis la flèche de l'onglet de l'Intuiciel. Cette option est uniquement disponible sous le système d'exploitation Windows™ 8. L'activation de ce mode permet d'aérer les boutons de la barre d'actions, d'espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer aisément dans votre application avec le doigt. Des gestes spécifiques au mode tactile vous permettent d'interagir aisément dans votre logiciel (défilement horizontal et vertical, glisser-déposer...). Défilement horizontal et vertical Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Vous pouvez faire défiler horizontalement et verticalement des éléments qui ne seraient pas visibles selon la taille de votre écran. Dans l’Intuiciel Vous pouvez faire défiler l’Intuiciel horizontalement et verticalement avec votre doigt. 1. Effleurez votre écran de droite à gauche pour afficher les éléments situés tout à droite de l'Intuiciel. 2. Faites ce même geste de gauche à droite pour revenir à gauche. 3. Pour voir les éléments du bas de l'Intuiciel, effleurez l'écran de bas en haut. 4. Pour revenir en haut de l'Intuiciel, effleurez l'écran du haut vers le bas. Dans les listes Vous pouvez également faire défiler vos listes horizontalement et verticalement avec votre doigt. 1. Effleurez votre écran de droite à gauche pour voir les éléments situés tout à droite de la liste. 2. Faites ce même geste de gauche à droite pour revenir à gauche. 3. Pour voir les éléments du bas de votre liste, effleurez l'écran de bas en haut. 4. Pour revenir en haut de la liste, effleurez l'écran du haut vers le bas. Lorsque vous travaillez sur un écran ou une tablette tactile sous Windows™ 8 et pour une navigation optimale, vous pouvez activer le mode tactile dans votre logiciel Ciel. 155 Mode tactile Glisser-déposer Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Sur un écran tactile, vous pouvez glisser-déposer des éléments dans l’interface de votre logiciel. Glisser-déposer une tâche en mode personnalisation Dans l'Intuiciel, vous pouvez déplacer les tuiles, ajouter de nouvelles tuiles avec le doigt afin de personnaliser votre bureau. 1. Touchez le bouton afin d'activer le mode personnalisation de l'Intuiciel. 2. Dans la colonne de gauche, touchez une tâche et déplacez-la en la glissant sur l'écran jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 3. Déposez votre tâche à l'emplacement souhaité. Une nouvelle tuile apparaît alors sur votre bureau. 4. Touchez à nouveau le bouton pour enregistrer les modifications. Glisser-déposer une colonne dans les listes Dans les listes, vous pouvez réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez, les déplacer ou les glisser dans la colonne de regroupement avec le doigt. 1. Pour déplacer une colonne, posez le doigt sur la colonne à déplacer. 2. Maintenez-la et glissez-la à l'emplacement souhaité. La zone où vous la placez est en surbrillance. 3. Pour la glisser-déposer dans la colonne de regroupement, procédez de la même manière que pour la déplacer. 4. Posez la colonne dans la zone Glisser-déposer ici la colonne de regroupement à ajouter. Toutes les informations sont alors regroupées sur une seule ligne. Zoom Uniquement sur un écran ou tablette tactile sous Windows™ 8. Vous pouvez utiliser le zoom pour augmenter ou diminuer la taille du texte des listes. 1. Pour augmenter ou diminuer la taille du texte dans une liste, posez les deux doigts sur votre écran. 2. Écartez-les pour augmenter la taille du texte ou rapprochez-les pour diminuer la taille du texte. Ce geste s'applique à toutes les listes de votre logiciel, aux aperçus de vos états, à votre logo ou autres images existantes dans votre logiciel. Introduction Utilisation Personnalisation La barre de navigation 157 La barre de navigation Introduction Votre logiciel Ciel dispose d'une particularité très intéressante: la barre de navigation. Elle peut, selon vos préférences, compléter la barre des menus, voire s'y substituer. Vous pouvez y ajouter certaines fonctions du programme Ciel dans lequel vous vous trouvez, mais aussi accéder à un site internet ou encore envoyer un email, tout cela sans quitter votre logiciel. C'est donc un outil qui facilite la navigation au sein de votre logiciel. La barre de navigation est masquée par défaut. Pour l’afficher, cliquez sur la ligne située à gauche de l’écran. Voici la barre de navigation sous sa forme standard. Nous avons choisi ici, par exemple, la barre de navigation que vous retrouvez dans Ciel Gestion commerciale. Dans cet exemple, cette barre est composée de 6 groupes : Mes clients, Mes fournisseurs, Mes articles, Statistiques, Comptabilité, Internet. Le groupe actif est celui nommé Mes clients et il permet de visualiser les 5 tâches qui y ont été installées. Comme nous allons le détailler dans cette partie, vous allez pouvoir totalement personnaliser cette barre, non seulement au niveau de son contenu mais également au niveau de son apparence (couleur, largeur, etc.). 158 La barre de navigation Utilisation Généralités 1. Pour accéder aux tâches installées dans un groupe, cliquez sur le titre de celui-ci. Son contenu s'affiche alors. 2. Pour exécuter une tâche, cliquez sur celle-ci. Lorsque la barre de navigation est trop petite pour afficher la totalité des groupes, vous disposez d'une flèche pour faire défiler les groupes non visibles. Cette flèche peut être présente au-dessus du premier groupe ou bien endessous du dernier (voir exemple ci-contre). Lorsque le nombre de tâches installées dans un groupe ne peut être affiché en totalité, un ascenseur vertical s'affiche alors (voir exemple ci-contre). Afficher ou masquer, réduire ou déployer la barre Comme nous le verrons un peu plus loin, vous disposez de préférences pour fixer les réactions de la barre de navigation lors de son utilisation. Vous pouvez toutefois décider manuellement d'afficher ou non cette barre ou bien encore de la déployer ou de la réduire. Afficher ou masquer la barre Pour afficher ou masquer la barre de navigation: 1. Positionnez le curseur de la souris sur le Bureau puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Afficher la barre de navigation. Une coche vous indique si l'affichage est actif ou non. Déployer ou réduire la barre Si la barre de navigation prend trop de place sur votre écran, vous pouvez la réduire. Pour cela: • Ouvrez le menu CONTEXTUEL de la barre de navigation (clic droit) puis sélectionnez les commandes Réduire la barre de navigation ou Agrandir la barre de navigation. Le fait de masquer la barre de navigation n'affecte en rien son contenu. Ascenseur vertical Flèche pour faire défiler les groupes 159 La barre de navigation • ou, cliquez sur le groupe actif. Pour la déployer, cliquez sur l'un des groupes. Une option permet de refermer automatiquement la barre après la sélection d'une commande. Voir Fermeture automatique après lancement de tâche, page 161 160 La barre de navigation Personnalisation Propriétés de la barre de navigation Pour obtenir les propriétés de la barre de navigation : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande Propriétés de la barre de navigation. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche: Cette fenêtre vous permet de définir le nom des groupes, leur ordre, leur couleur ainsi que différentes options. Les groupes Depuis le premier onglet nommé Groupes, vous disposez de 4 boutons: • [Ajouter] : permet de créer un nouveau groupe (après le dernier). Dans ce cas, une fenêtre apparaît vous permettant de saisir le nom du nouveau groupe. • [Supprimer] : permet de supprimer le groupe sélectionné. Attention : la suppression d'un groupe entraînera également la suppression des tâches qu'il contient. • [Renommer] : permet de modifier le nom du groupe sélectionné. • [Icône] : permet d’ajouter une image symbolisant le groupe. Dans ce cas, une fenêtre apparaît dans laquelle vous choisissez l’icône. Modifier l’ordre des groupes Utilisez l’une des deux icônes , situées au-dessus de l’ascenseur vertical, permettant de monter ou descendre le groupe sélectionné. Modifier la couleur d’un groupe 1. Sélectionnez le groupe concerné. L’icône du groupe n’est pas visible si la barre de navigation est en vue Standard. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 162 161 La barre de navigation 2. Cliquez sur le triangle de sélection du menu déroulant COULEUR et choisissez la couleur à utiliser. Les options Le deuxième onglet Options vous permet de fixer 5 préférences. Ouverture animée En activant cette option, le déploiement d'un groupe sera animé, c'est-à-dire progressif. Ouverture automatique Si cette option est activée, la barre de navigation s'affichera dès que la souris pointera sur l'un des groupes, et se refermera automatiquement dès que la souris s'éloignera. Fermeture automatique après lancement de tâche Cochez cette option pour une fermeture automatique de la barre de navigation après activation d'une tâche. Clic simple pour lancer la tâche Si cette option est cochée, le lancement d'une tâche pourra être effectué par un simple clic. Dans le cas contraire, un double clic sera nécessaire. Recouvrement autorisé En activant cette option, le déploiement de la barre de navigation ne poussera pas les fenêtres ouvertes, mais si nécessaire les recouvrira. Modifier la taille de la barre de navigation Vous pouvez modifier la largeur de la barre de navigation. Pour cela : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la base des groupes. Le curseur change alors de forme. 2. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez-la à gauche ou à droite, afin de fixer la largeur de la barre à votre convenance. Les options que nous allons détailler ci-après ne concernent pas un groupe en particulier mais la barre de navigation dans son ensemble. 162 La barre de navigation Modifier la vue d’un groupe Vous pouvez choisir la présentation de chaque groupe suivant plusieurs modes : Standard (Grandes icônes ou Liste), Explorateur, Outlook 2003. Pour modifier la vue d’un groupe : 1. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 2. Sélectionnez la commande AFFICHAGE. Les tâches Vous pouvez personnaliser le contenu de chaque groupe par l'ajout de tâches. Une tâche, représentée par une icône et un libellé, donne accès à une fonctionnalité ou un module du logiciel, ou vous permet d'accéder à un site internet ou encore d'envoyer un e-mail, tout cela sans quitter votre logiciel Ciel. Ajouter une tâche Pour ajouter une nouvelle tâche : 1. Sélectionnez le groupe dans lequel vous souhaitez la placer. 2. Positionnez le curseur de la souris sur la barre de navigation puis faites un clic-droit. Le menu CONTEXTUEL s’affiche. 3. Sélectionnez la commande AJOUTER UNE TÂCHE ou INSÉRER UNE TÂCHE (entre 2 tâches existantes). La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche. Si la vue d'un groupe est de type Grandes icônes, en fixant une largeur importante, votre logiciel Ciel présentera plusieurs icônes par ligne. Voir Modifier la vue d’un groupe, page 162 Vous pouvez activer l’option Ouverture exclusive des groupes qui permet de n’afficher qu'un seul groupe à la fois. 163 La barre de navigation Les différentes tâches sont regroupées par famille. En déployant une famille (clic sur le symbole +), la liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 4. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 5. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche : 6. Vous pouvez revenir sur le choix de la tâche et la modifier. Pour cela, cliquez sur l’icône d’appel de liste. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options. Dans tous les cas, vous retrouvez au minimum les 2 zones complémentaires suivantes : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. Si les réglages de la tâche peuvent être personnalisés, la zone Paramètres s’affiche également. Voici la fenêtre d’une tâche avec le réglage des paramètres possible. Cette tâche dispose d'une zone Paramètres contenant deux boutons : • [Editer] : donne accès au réglage d'options en fonction de la tâche. • [Défaut] : annule les réglages que vous pourriez avoir réalisés et initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies par les concepteurs du logiciel. 164 La barre de navigation Modifier une tâche 1. Pour modifier une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à modifier puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DE LA TÂCHE. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe précédent. Dupliquer une tâche 1. Pour dupliquer une tâche existante, dans la barre de navigation, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à dupliquer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande DUPLIQUER. Vous retrouvez alors la fenêtre que nous avons détaillé au paragraphe Ajouter une tâche, page 162. Supprimer une tâche 1. Pour supprimer une tâche d'un groupe, positionnez-vous sur l'icône de la tâche à supprimer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Sélectionnez la commande SUPPRIMER. Un message vous demande confirmation. Déplacer une tâche • ...en restant dans le même groupe : cliquez sur l'icône et glissez-le à l'emplacement souhaité. • ...d'un groupe à un autre : cliquez sur l'icône et glissez-le sur le libellé du groupe de destination. La tâche sera alors déplacée à la fin de ce groupe. Vous pouvez la positionner où vous le souhaitez. Vous pouvez également dupliquer une tâche en la sélectionnant puis en la déplaçant en maintenant la touche enfoncée. Pour la dupliquer dans un groupe différent, déplacez l'icône en maintenant la touche enfoncée et placez-le sur le titre du groupe. Introduction Utilisation Personnalisation La barre d’actions 166 La barre d’actions Introduction Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Exemple de la liste des écritures Dans cet exemple issu de Ciel Compta, la barre d’actions de la liste des écritures est composée de 4 groupes : Ecritures, Compte, Affichage, Fenêtre. Ces groupes sont composés d’un certain nombre de boutons : • Ecritures : 3 boutons, • Compte : 2 boutons, • Affichage : 3 boutons, • Fenêtre : 1 bouton. Ces groupes sont nommés en fonction du type d’éléments sur lesquels ils agissent. Dans l’exemple, le groupe Ecritures correspond aux actions qu’il est possible de faire sur les écritures. Il en est de même pour le groupe Compte. Le groupe Affichage est quant à lui lié à l’affichage des éléments présentés dans la fenêtre tandis que le groupe Fenêtre correspond tout simplement aux actions possibles sur une fenêtre, en général [Fermer] et [OK] pour enregistrer. 167 La barre d’actions Utilisation L’affichage global A partir de l’onglet Accueil, vous pouvez afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. La flèche permet d’accéder aux fonctions d’affichage ainsi qu’aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. • Masquer le menu : la barre présentant les menus situés en haut de la fenêtre du logiciel est masquée. • Masquer la barre d’actions : la barre qui présente les actions n’est plus affichée en permanence. Il suffit de passer la souris sur l’onglet de la fenêtre pour afficher la barre. Vous pouvez ainsi toujours accéder aux différents traitements. • Mode plein écran : activation de l’affichage en plein écran. La barre de titre du logiciel (située tout en haut) et la barre de statut située en bas de la fenêtre sont masquées. • Mode tactile : activation de la fonction tactile sur une tablette ou un écran tactile. Uniquement disponible sous le système d’exploitation Windows 8. Voir Mode tactile, page 153 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. Afficher la liste des fenêtres Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . 168 La barre d’actions • Cliquez sur la vignette pour afficher la fenêtre en plein écran. • Cliquez sur le bouton de fermeture situé en haut à gauche pour fermer le panneau. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Ces actions varient d’un logiciel à l’autre. Par exemple, les raccourcis propres à Ciel Gestion commerciale sont les listes des tiers, des articles, des mouvements de stock, les saisies des pièces commerciales. Les onglets Chaque fenêtre que vous avez ouverte est placée dans un onglet à droite de l’onglet Accueil. Ces onglets sont différenciés par des couleurs ; une couleur correspondant à une catégorie fonctionnelle du logiciel. Par exemple, dans Ciel Compta, tout ce qui concerne les écritures est en bleu, les immobilisations sont identifiées par la couleur marron, etc. Ces onglets sont automatiquement regroupés par catégorie. Par exemple, dans Ciel Compta, vous ouvrez la liste des immobilisations puis la liste des écritures et en dernier la liste des familles d'immobilisations. La liste des familles sera automatiquement positionnée à côté de la liste des immobilisations. • Pour passer d’une fenêtre à une autre, il suffit de cliquer sur l’onglet correspondant. • Pour fermer une fenêtre, cliquez sur la croix de l’onglet. 169 La barre d’actions Les groupes et boutons La barre d’actions peut être composée d'un ou plusieurs groupes. Chaque groupe contient un ou plusieurs boutons représentant chacun une commande spécifique, propre à la fenêtre active. Pour exécuter une commande, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant. Suivant le contexte d'utilisation, une commande peut être inactive. Dans ce cas, le bouton sera grisé. Dans l'exemple suivant de Ciel Compta, le bouton de la commande PLAN DE COMPTES n'est pas accessible, si le compte sélectionné n’est pas de type Fournisseur ou Client. Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier de la commande. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Exemple Pour ne plus afficher les raccourcis, appuyez de nouveau sur la touche de votre clavier. 170 La barre d’actions Personnalisation Les barres d’actions sont personnalisables dans chaque fenêtre dotée de cette barre. En effet, vous pouvez créer des groupes d’actions qui peuvent contenir autant de tâches que vous le souhaitez. De plus, si vous possédiez une version antérieure de votre logiciel, vous avez la possibilité de récupérer les tâches de votre ancienne barre d’outils, dans votre groupe d’actions. Exemple Dans cet exemple issu de Ciel Gestion commerciale, le groupe personnalisé nommé «Mes actions» a été ajouté à la liste des clients. Ajouter un groupe personnalisé à une barre d’actions 1. Ouvrez une fenêtre dans laquelle vous voulez ajouter un groupe à la barre. 2. Placez votre souris dans la barre d’actions et faites un clic-droit. 3. Choisissez la commande MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 4. Dans la zone Titre du groupe, saisissez le nom que vous attribuez au groupe. 5. Dans le menu déroulant Couleur, sélectionnez la couleur que vous voulez attribuer à votre groupe. La couleur système correspond au blanc. Une fois que vous avez défini le groupe, dans la partie Eléments, vous allez insérer les boutons qui composent le groupe. Ces boutons représentent l’action à lancer lorsque vous cliquerez dessus. Un seul groupe peut être ajouté dans une barre d’actions. Par contre, vous pouvez en ajouter un dans chaque fenêtre présentant une barre d’actions. La couleur étant un repère, vous n’êtes pas obligé de vous référer strictement aux catégories de couleur définies par défaut. 171 La barre d’actions Ajouter une tâche 6. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Choix d’une tâche s’affiche : 7. Les différentes tâches sont regroupées par famille. Pour déployer une famille, cliquez sur le symbole . La liste des tâches qu'elle contient s'affiche. 8. Sélectionnez la tâche et validez par [OK]. La fenêtre Edition d’une tâche s’affiche. En fonction du type de tâche sélectionné, la fenêtre Edition d’une tâche affiche un certain nombre d'options : • Icône : vous pouvez [Changer] ou [Effacer] l'icône attribuée par défaut à la tâche sélectionnée. • Options : vous pouvez indiquer ici une Bulle d'aide et une Description de la tâche que vous ajoutez. • Paramètres : vous pouvez modifier les réglages de la tâche par le bouton [Editer] ou annuler les réglages que vous pourriez avoir réalisés par le bouton [Défaut]. Ce bouton initialise les paramètres aux valeurs par défaut définies dans le logiciel. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Répétez l’opération pour insérer d’autres actions au groupe. Dans la partie Eléments de la barre d’actions, vous retrouvez les actions que vous avez ajoutées. Vous pouvez effectuer des modifications dans les colonnes suivantes : • Tâches : permet de changer l’action. Pour cela, double-cliquez dans la zone et choisissez une autre tâche. • Texte : modifier le texte qui apparaîtra en dessous du bouton. Pour cela, double-cliquez dans la colonne et saisissez le texte. • Icône : modifier l’icône du bouton. Pour cela, cliquez dans la colonne. La fenêtre des icônes disponibles dans le logiciel s’ouvre. Choisissez en une autre et cliquez sur le bouton [OK]. • Type : choisir la taille de l’icône du bouton. Vous avez le choix entre une taille compact, medium, large. 10. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous voyez alors votre groupe affiché dans la barre. Supprimer une tâche 1. Si vous voulez supprimer une action du groupe, sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Par défaut, les tâches principales sont proposées. Pour afficher toutes les tâches, cochez la case Mode avancé. 172 La barre d’actions Dupliquer une tâche Si vous voulez ajouter un élément qui est similaire à une ligne, vous pouvez la dupliquer. 1. Pour copier une tâche, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 2. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 3. Une ligne s’ajoute. Effectuez alors vos modifications. Importer la barre d’outils Vous pouvez importer la barre d’outils de votre ancienne application dans n’importe quelle fenêtre. Si vous aviez adapté la barre d’outils à vos besoins, alors vous récupérerez toutes vos tâches. 1. Ouvrez la fenêtre dans laquelle vous voulez retrouver des tâches de l’ancienne barre d’outils. 2. Faites un clic-droit et choisissez MODIFIER LA BARRE D’ACTIONS. 3. Dans la fenêtre Edition de la barre d’actions, faites un clic-droit et choisissez la commande IMPORTER LA BARRE D’OUTILS. Toutes les tâches de la barre d’outils sont alors récupérées et apparaissent dans la fenêtre. 4. Supprimez les tâches que vous ne voulez pas voir apparaître dans la fenêtre concernée. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Répétez l’opération pour toutes les fenêtres dans lesquelles vous voulez importer des tâches de votre ancienne barre d’outils. Modifier votre groupe dans une barre d’actions Les groupes que vous avez ajoutés dans les barres d’actions peuvent être modifiés à tout moment. 1. Cliquez sur le signe + du groupe. La fenêtre Edition de la barre d’actions s’affiche. 2. Ajoutez, modifiez ou supprimez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. Introduction Les fenêtres Les listes simples Les listes à plusieurs colonnes Les règles Les regroupements Les actions flash Les Jumplists Les fenêtres et les listes 174 Les fenêtres et les listes Introduction Afin d'obtenir une certaine cohérence entre les différents logiciels qui composent la gamme Ciel, un standard a été mis en place. Ainsi, quel que soit le logiciel utilisé, vous retrouvez les mêmes fonctionnalités et la même ergonomie (présentation des fenêtres, les boutons de navigation des fiches, la personnalisation des listes, etc.). Pour plus d'informations sur la Barre de navigation, reportez-vous au chapitre La barre de navigation, page 156. 175 Les fenêtres et les listes Les fenêtres L'objectif est ici de vous faire découvrir, en détail, une fenêtre type des logiciels Ciel. En effet, de nombreux éléments se retrouvent dans la plupart des fenêtres : boutons et icônes de commande, colonnes variables, colonnes déplaçables, etc. Voici comme exemple une fenêtre de la liste des modèles abonnements dans Ciel Compta : Les boutons des listes La partie supérieure d'une liste est composée d’une barre d’actions qui s’articule en plusieurs groupes de boutons. Le premier groupe porte le nom de la fenêtre. Les boutons de ce groupe permettent de créer, modifier, supprimer un élément de la liste. Le dernier groupe intitulé «Fenêtre» permet de fermer la liste. Certaines listes présentent d’autres groupes qui sont liés au contexte. Les boutons de ces groupes correspondent aux actions qu’il est possible de réaliser sur les éléments de la liste. Certains boutons ne sont actifs que si vous avez auparavant sélectionné un élément dans la liste. C’est le cas, par exemple, des boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer]. Les onglets Les onglets permettent d'afficher plusieurs niveaux d'informations dans une même fenêtre, sans avoir à ouvrir de fenêtre supplémentaire. Ci-dessus, la fenêtre Liste des modèles abonnements est composée des 2 onglets : Modèles de saisie, Abonnements. Pour afficher la liste des abonnements souhaitée, cliquez sur son onglet. Il passe ainsi au premier plan. 176 Les fenêtres et les listes Les boutons des fiches Lorsque vous créez ou modifiez un élément d’une liste, en général, vous accédez à la fiche de cet élément. Il existe 2 types de fiche : simple et composée (avec la barre d’actions). Les boutons des fiches simples Dans ce type de fiche, les boutons sont en situés en bas de la fenêtre et sont les suivants : • : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • : la fiche en cours est enregistrée et fermée. • : la fiche en cours est fermée, les éventuelles modifications ne sont pas enregistrées. Les boutons des fiches composées d’une barre d’actions Dans la partie supérieure de la fiche est présentée la barre d’actions. Mis à part les boutons de navigation (que nous détaillerons un peu plus loin), les boutons les plus souvent présentés sont : • le bouton [Créer] : la fiche en cours est enregistrée et la création d'une nouvelle fiche vous est proposée. • le bouton [Supprimer] : la fiche en cours est effacée. • le bouton [OK] : la fiche en cours est enregistrée. • le bouton [Fermer] : la fiche en cours est fermée. Si vous avez apporté des modifications sans les valider via le bouton [OK], un message vous demande de les enregistrer. Vous pouvez aussi trouvez les boutons Aperçu et Imprimer. Les options de liste En général, au dessus de la liste des éléments, vous retrouvez ce bouton qui permet d’accéder aux options d’affichage (Afficher l’aperçu, Afficher le détail, Affiner la sélection), à l’édition de graphiques, à l’export de la sélection, aux tris de la liste, à l’agrandissement ou diminution de la taille de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes enfin aux propriétés de la liste. Les boutons radio Les boutons radio sont utilisés pour sélectionner une option parmi plusieurs. Exemple Les cases à cocher Elles sont utilisées pour indiquer si une option doit être active ou non. Elles concernent donc l'état d'une option à la fois. Exemple Voici 3 cases à cocher dont 2 sont actives : 177 Les fenêtres et les listes Les boutons de navigation des fiches Ces boutons vous permettent de consulter une fiche sans repasser par la liste des fiches. Lorsque vous vous trouvez sur la fiche d'un élément, ces boutons permettent respectivement (en partant du haut vers la droite) : • d'afficher la liste des fiches, • d’ouvrir la première fiche de la liste, • d’ouvrir la fiche suivante, • d’ouvrir la fiche précédente, • d’ouvrir la dernière fiche de la liste. L'icône d'appel de la liste de sélection Vous retrouvez l’icône d'appel de liste pour les zones qui l'autorisent. En cliquant sur cette icône, une nouvelle fenêtre affiche la liste des valeurs autorisées pour la zone en question. Vous disposez depuis cette fenêtre du bouton [Créer] qui permet de créer un nouvel élément dans cette liste, sans avoir à quitter les manipulations que vous réalisez. Les menus locaux Dans les logiciels de la gamme Ciel, vous trouverez en général 3 types de menus locaux : Les menus locaux "classiques" Ils permettent de choisir une valeur parmi plusieurs propositions. Il suffit de cliquer dessus et un menu déroulant vous permet de sélectionner la valeur ou l'action à prendre en compte. Les menus locaux avec zone de saisie Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante située à droite de la zone soit saisir directement la valeur. Les menus locaux pour sélection d'une couleur Dans ce cas, une palette de couleurs prédéfinies vous est proposée. Une fois la sélection réalisée, le menu déroulant affiche la couleur choisie. Les boutons menus Certains logiciels Ciel dispose de boutons particuliers. Composés de 2 parties, ils permettent 2 types d'actions : • la partie haute (icône + texte) réagit comme un bouton classique, • la partie basse (triangle de sélection) est un menu déroulant. Vous pouvez aussi saisir directement un ou plusieurs caractères. Dans ce cas, une liste Recherche rapide vous proposera les valeurs possibles. 178 Les fenêtres et les listes Exemple Le sélecteur de date Un sélecteur de date peut se présenter sous trois formes différentes. Cela se caractérise par un changement de l'unité (jour, mois ou année) au niveau des dates. Exemple Voici un sélecteur de date avec une précision à la journée : Pour renseigner une date, vous pouvez : • saisir directement la date dans la zone prévue à cet effet. Afin d'optimiser votre saisie, vous pouvez ne pas renseigner une date dans sa totalité. Par exemple, si votre ordinateur est à la date du 15/07/2014, si vous saisissez : • 20 puis , la date sera 20/07/2014. • 1012 puis , la date sera 10/12/2014. • 250814 puis , la date sera 25/08/2014. • utiliser les valeurs pré-définies dans le logiciel. Une liste déroulant située à droite de la zone date vous propose toute une liste de valeur. • utiliser le calendrier intégré au logiciel. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone date. La fenêtre du calendrier s’affiche : 179 Les fenêtres et les listes Ce calendrier vous permet de sélectionner le jour de votre choix. La zone située en bas à droite affiche la date déjà sélectionnée. En entête, vous visualisez l'année et le mois sélectionnés. A l'extrémité droite des années, deux flèches vous permettent de passer aux années suivantes ou précédentes. Pour choisir un jour, une fois l'année et le mois choisis, cliquez sur le jour souhaité puis cliquez sur [OK]. Les boutons [Aujourd'hui], [Date de travail] et [Vide] permettent respectivement de choisir la date de votre ordinateur, la date de travail, ou de ne rien renseigner. Le bouton situé en bas de la fenêtre propose des périodes prédéfinies : Début d’année, Pâques, etc. Les images et logos Des images (ou des logos) peuvent être intégrés à divers endroits selon la nature du logiciel que vous utilisez. Pour placer ou supprimer une image, vous pouvez : • utiliser les commandes COUPER-COPIER-COLLER. • ouvrir le menu CONTEXTUEL (clic droit dans la zone de l’image) qui propose ces options, mais également la fonction Importer. Elle permet d’importer une image depuis un fichier. Toujours depuis le menu CONTEXTUEL, la commande Afficher le traceur vous permet de placer une cible sur le pointeur de votre souris. • utiliser la fonction Scanneur/appareil photo disponible dans la zone de l’image pour récupérer une image d'un scanneur ou appareil photo. Les commentaires Ces zones permettent d'affecter un commentaire sur une fiche ou tout type d'élément autorisé par le programme. Le bouton donne accès au contenu de la note en affichant la fenêtre Commentaire : Une palette de mise en forme du texte s’affiche automatiquement lorsque vous ouvrez la fenêtre Commentaire. Vous disposez d'outils pour cadrer, affecter un style, choisir la police, la taille et la couleur du texte sélectionné. Les formats JPEG et BMP sont acceptés. Néanmoins, dans un souci d'optimisation, nous vous conseillons d'utiliser le format JPEG. 180 Les fenêtres et les listes Autres D'autres icônes ou boutons sont également présents dans les logiciels Ciel : • : en général, ce bouton est présent à côté d'une zone numérique qui peut être saisie mais également calculée automatiquement par le logiciel. En cliquant sur ce bouton, vous provoquez un recalcul du montant. • : cette icône lance votre navigateur internet sur l'adresse du site internet renseignée. • : cette icône lance votre logiciel de messagerie et créer un nouveau message en y indiquant l'adresse saisie. • : cette icône donne accès à la liste des rubriques. • : cette icône donne accès à l'éditeur de scripts ou à la saisie simplifiée d’une formule. • : un clic sur cette icône permet d'effacer la rubrique ou la formule. La barre des listes Les fenêtres présentant une liste d’éléments disposent d’une barre de liste. La barre de liste est située au-dessus des éléments d’une liste et permet d'accéder rapidement aux fonctions de gestion de liste : regroupement, filtres, vues, impressions, envoi d’un email, options, recherche. Le regroupement Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupement. Pour cela, vous avez deux possibilités : • vous cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] puis vous choisissez la commande Paramètres de regroupement. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous définissez vos critères. • vous cliquez directement sur le bouton [Regroupement]. Dans la zone qui s'affiche en-dessous, vous glissez-déposez la colonne qui servira au regroupement. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Les regroupements, page 196. Les filtres Ce bouton permet de filtrer les éléments de la liste en fonction des colonnes. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une ligne s'affiche en dessous des en-têtes des colonnes. Vous pouvez alors saisir ou sélectionner vos critères d'extraction dans les zones de votre choix. Le résultat est immédiat. Selon la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez, cette barre peut présentée plus ou moins d’options. 181 Les fenêtres et les listes Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Filtrer une valeur courante, page 185. Les vues Ce bouton permet d'accéder aux vues de la liste préalablement enregistrées ainsi que de mémoriser une vue de la liste. Pour enregistrer une vue, cliquez sur le bouton puis nommez-la. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Les vues, page 188. les impressions Ces boutons permettent de lancer un aperçu avant impression ou une impression de la sélection de la liste. Une fenêtre s'affiche et propose des états propres à la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). L’envoi d’e-mail Ce bouton permet d'envoyer par e-mail les éléments sélectionnés dans la liste. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche F1). Les options de liste Ce bouton permet d'accéder rapidement à des options d'affichage (afficher l'aperçu, afficher le détail, affiner la sélection), à l'édition de graphiques, à l'export de la sélection, aux tris pré-définis de la liste, à l'agrandissement ou réduction de la police, au redimensionnement de toutes les colonnes, aux propriétés de la liste. Les recherches Cette zone permet de lancer des recherches simples ou avancées dans la liste. • Pour plus de détails sur les recherches, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches), page 276 . 182 Les fenêtres et les listes Les listes simples Les listes les plus simples sont celles que vous trouvez dans les fenêtres pour réaliser une sélection. Vous vous y déplacer avec les flèches haut et bas. Quand l'élément recherché est sélectionné, en général vous pouvez en valider le choix en utilisant la touche . 183 Les fenêtres et les listes Les listes à plusieurs colonnes C'est ce type de liste que nous vous avons présenté, dans la partie Les fenêtres, page 175. En règle générale, les colonnes sont déplaçables et de largeur variable. De plus, la nature même de l'information présentée dans ces colonnes est personnalisable. Ces listes offrent de nombreuses possibilités de présentation et de sélection. Manipulation des colonnes Au niveau de la liste, vous pouvez changer la largeur et l'ordre des colonnes. Modifier la largeur Vous pouvez adapter la largeur des colonnes de deux façons : soit à la taille de votre choix soit selon le contenu. Largeur personnalisée Cliquez sur la marque de séparation des colonnes puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur pour atteindre la largeur voulue. Largeur adaptée au contenu Double-cliquez sur la colonne à redimensionner. Pour redimensionner toutes les colonnes en une seule fois, cliquez sur le bouton et sélectionnez l’option Redimensionner toutes les colonnes. Déplacer les colonnes 1. Cliquez sur l'intitulé d'une colonne puis, tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur. 2. Lâchez le bouton quand vous vous trouvez sur la colonne devant laquelle votre sélection va se placer. Sélection des éléments de la liste Sélection d’un élément Cliquez sur l’élément pour le sélectionner. Une fois sélectionné, vous pourrez exécuter une action : le dupliquer, l’ouvrir, le supprimer, etc. Sélection continue Cliquez sur le premier élément puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la souris jusqu’au dernier élément que vous souhaitez sélectionner et relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi : 1. cliquer sur le premier élément, 2. relâcher le bouton de la souris, 3. maintenir la touche enfoncée, Notez que l'ordre des colonnes se trouvera aussi modifié si vous personnalisez la liste. 184 Les fenêtres et les listes 4. et cliquer sur le dernier élément souhaité. Sélection discontinue Vous pouvez procéder de deux façons : • Cliquez sur le premier élément et, tout en gardant la touche enfoncée, sélectionnez les autres éléments. • Dans la première colonne, cliquez sur la case pour sélectionner un ligne. Une croix verte s’affiche. Vous pouvez alors cocher plusieurs lignes. Sélection continue et discontinue 1. Cliquez sur le premier élément puis relâchez le bouton de la souris. 2. Déplacez la souris plus bas. 3. Appuyez sur la touche et cliquez sur un autre élément, puis sélectionnez les éléments qui suivent sans relâcher le bouton de la souris. Sélection de toute la liste Vous avez deux possibilités : • Dans le menu contextuel (clic droit sur la liste), sélectionnez la commande Tout sélectionner. Tous les éléments de la liste (même ceux qui n’apparaissent pas à l’écran) sont maintenant sélectionnés. • Dans la première colonne, cochez la première case . Inverser la sélection Si un ou plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous choisissez cette commande, depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), tous les autres éléments seront sélectionnés sauf celui ou ceux d'origine. Bloquer une colonne Lorsque le nombre de colonnes d'une liste est important et que vous ne pouvez les visualiser qu'en défilant l’ascenseur horizontal, vous pouvez demander à ce que l'une des colonnes reste fixe. Pour cela, depuis le menu contextuel (clic droit sur le titre de la colonne), choisissez la commande Bloquer la colonne. Pour la débloquer, effectuez la manipulation inverse. Les tris A partir du moment où une colonne est présente dans une liste, vous pouvez trier les éléments de la liste sur cette colonne. Pour cela : • double-cliquez sur le titre de la colonne, • ou, depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit sur le titre de la colonne), sélectionnez la commande Trier par 'nom de la colonne'. Une flèche s'affiche alors à droite du titre de la colonne triée. En double-cliquant à nouveau, vous modifiez l'ordre du tri (ascendant ou descendant). La colonne bloquée sera toujours placée en première position. La couleur de fond de son titre est plus clair que les autres. 185 Les fenêtres et les listes Filtrer une valeur courante Vous pouvez réaliser des extractions plus ou moins complexes sur les éléments affichés dans une liste. Cependant, vous pouvez réaliser très rapidement un filtre sur une valeur dans une ou plusieurs colonnes. Filtre sur une colonne Vous avez le choix entre réaliser un filtre qui est égal à la valeur ou bien différent de la valeur. 1. Cliquez sur une ligne au niveau de la colonne sur laquelle vous voulez réaliser un filtre. 2. Faites un clic-droit et choisissez l’une des commandes dont l’intitulé commence par Rechercher. Le résultat est immé- diat. Exemple Dans cet exemple, nous demandons au logiciel de filtrer les éléments dont le type est Ville=PARIS. Filtre sur plusieurs colonnes 1. Cliquez sur le bouton . Une ligne s’affiche en dessous des titres des colonnes. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez dans le menu déroulant la condition : =, ≠, contient, ne contient pas, commence par, ne commence pas par. 3. Dans la zone située à côté du bouton, saisissez un critère de filtre ou si l’une de ces icônes s’affichent, cliquez dessus pour choisir le critère. Le résultat est alors immédiat. 4. Procédez de la même façon sur les autres colonnes. Exemple Dans cet exemple, les filtres sont réalisés sur la liste des clients. Tous les clients qui utilisent le mode de paiement «virement» exceptés ceux appartenant à la famille «Distribution» sont extraits de la liste. 5. Pour annuler un filtre sur une colonne, cliquez sur la croix située en fin de zone. Et, la fermeture de la fenêtre annule tous les filtres. Les conditions proposées sont différentes entre une colonne contenant des valeurs numériques, du texte ou une valeur booléenne (vrai ou faux). La ligne verte indique qu’au moins un filtre est activé. 186 Les fenêtres et les listes Personnalisation de la liste Nous allons voir maintenant les possibilités de personnalisation des listes. Pour fixer vos préférences : • cliquez sur l’icône et choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, • ou depuis le menu contextuel (clic droit sur la liste), choisissez la commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE. La fenêtre Propriétés de la liste s'affiche : Options d'affichage Numéroter les lignes En activant cette option, chaque ligne sera numérotée. Gestion du glisser déposer Activer cette option vous permet d'effectuer un "glisser déposer" des lignes sélectionnées sur votre disque dur, sous forme d'un fichier texte. Couleurs listing Cette option permet d'alterner la couleur de fond de chacune des lignes de la liste. Numéroter les colonnes En activant cette option, chaque colonne sera numérotée. Afficher les totalisations Cette option permet d’afficher les totaux des montants. Les totalisations sont affichés en bas des colonnes. Colonne de sélection Cette option permet d’afficher la colonne qui permet de sélectionner les lignes par une coche. Affichage des images éventuelles Si vous affichez une image pour chaque enregistrement de la liste (photo d'article dans Ciel Gestion commerciale, photo de membres dans Ciel Associations, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Suivant les listes, certaines fonctionnalités sont inactives (grisées). 187 Les fenêtres et les listes Affichage des textes longs éventuels Si vous souhaitez afficher des informations dont le contenu peut être long (commentaires, notes, etc.), vous pouvez indiquer le mode d'affichage à utiliser. Afficher les lignes horizontales et Afficher les lignes verticales Ces options permettent d'afficher ou non les traits horizontaux de séparation entre les lignes et les traits verticaux entre les colonnes. Colonnes affichées Pour choisir les données qui figureront dans la liste, depuis la fenêtre Propriétés de la liste, cliquez sur le bouton [Colonnes affichées]. La fenêtre Colonnes affichées s’ouvre : Vous retrouvez, sur la gauche, toutes les colonnes qui peuvent être affichées ; sur la droite, celles qui sont actuellement affichées dans la liste. • Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [<. Il éditera les colonnes affichées dans la liste. L'état vous permet de visualiser, sous forme d'un tableau, l'ensemble des informations de chaque enregistrement. Le principe de fonctionnement de l'aperçu et de l'impression est le même. Nous ne décrirons donc que la visualisation. Vue par défaut Vues ajoutées La flèche donne accès aux commandes Renommer, Enregistrer, Supprimer. Ce bouton permet d’ajouter une vue. Le logiciel demande alors de la nommer. 189 Les fenêtres et les listes Les autres états sont plus puissants et font en général appel à des filtres, des tris et des ruptures. • L'option Voir le commentaire ajoute à la fenêtre une zone permettant de visualiser le commentaire de l'état. • L’option Voir la vignette permet de visualiser l’état à droite de la fenêtre. • L'option La sélection seulement indique au logiciel si seuls les éléments sélectionnés doivent être pris en compte lors de l'édition, ou bien l'ensemble des éléments de la liste. A titre d'information, le nombre d'éléments sélectionnés est indiqué à la suite de cette option. Autres options La bouton situé dans la barre au-dessus des éléments d’une liste, donne accès à un menu regroupant diverses fonctionnalités. Exemple Voici un exemple des options que vous pouvez y trouver. Graphique Cette commande permet de visualiser des graphiques utilisant les informations sélectionnées dans la liste. Exporter Cette commande permet d’exporter les informations sélectionnées dans la liste, sous forme d'un fichier texte sur votre disque dur. Tris La commande Tris permet de changer l’ordre d’affichage des éléments. En activant cette commande, la fenêtre Tri s’affiche. A l’aide de l’icône , vous choisissez la rubrique sur laquelle sera basé le tri, par exemple selon la Date. Dans certaines fenêtres, les rubriques de tri sont proposées directement dans le menu déroulant. Exemple Cochez l’ordre de tri de votre choix. La commande AUTRE permet d’accéder à la fenêtre Tri. Police + grande Police - grande Cette commande permet d’agrandir la taille du texte de la fenêtre en cours d’utilisation. A l’inverse, la commande Police - grande diminue la taille du texte. Redimensionner toutes les colonnes Cette commande permet d’adapter la largeur des colonnes à leur contenu. Toutes les colonnes sont redimensionnées en une seule fois. Pour modifier la taille de la police dans toutes les fenêtres des applications, vous devez paramétrer la taille dans les préférences Environnement. Voir L’onglet Polices, page 226 190 Les fenêtres et les listes Les règles Uniquement disponible en version Evolution et Intégrale. Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Exemple Tous vos clients sont des grossistes. En créant une règle sur la rubrique Famille clients, lorsque vous saisirez une fiche client, la famille sera automatiquement renseignée par Grossiste. Accéder à la liste des règles Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation ou dans une barre d’actions. Dans Ciel Gestion Intégrale, vous avez la possibilité d’accéder à la liste des règles par le menu DOSSIER - commande OPTIONS. Ajouter la tâche «Liste des règles» 1. Faites un clic-droit dans un groupe de la barre de navigation et cliquez sur la commande AJOUTER UNE TÂCHE, ou faites un clic-droit dans la barre d’actions et sélectionnez Modifier la barre d’actions. 2. Ajoutez la tâche Liste des règles et cliquez sur le bouton [OK]. Exemples dans la barre de navigation et dans la barre d’actions de l’Accueil. Pour plus de détails sur les tâches, reportez-vous au paragraphe Ajouter une tâche, page 162. Ouvrir la liste des règles 1. Dans la barre de navigation ou d’actions, cliquez sur le lien Liste des règles. Vous obtenez la fenêtre de gestion des règles : Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Vous pouvez auparavant créer un groupe (clic droit - AJOUTER UN GROUPE) dans la barre de navigation et le nommez distinctement, par exemple «Mes règles». 191 Les fenêtres et les listes Dans la zone Famille, le menu déroulant propose les listes dans lesquelles des règles peuvent être appliquées. Ces listes varient en fonction de votre logiciel. 2. Sélectionnez la famille pour laquelle vous allez créer, modifier ou supprimer une règle. Créer une règle 1. Dans la liste des règles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche. Une règle se définit par un déclenchement, une action à effectuer et éventuellement une condition d’exécution. Déclenchement Afin qu’une règle puisse être appliquée, vous devez définir ce que le logiciel doit faire (vérifier, remplir, exécuter un script) et à quel moment. 2. Choisissez dans la liste déroulante l’une des options suivantes : • Vérification : le logiciel contrôle les valeurs d’une rubrique. • Avant enregistrement : le logiciel remplit automatiquement une rubrique. 192 Les fenêtres et les listes • Valeurs par défaut : le logiciel attribue à une rubrique une valeur par défaut. • Après enregistrement : le logiciel exécute un script. 3. En-dessous de la liste déroulante, définissez quand le déclenchement de la règle aura lieu. Les options proposées varient en fonction du type de déclenchement. Condition Vous pouvez éventuellement déterminer une condition. Ainsi, la règle sera valable uniquement si la rubrique répond à cette condition. 4. Dans la zone Condition d’exécution de la règle, vous choisissez la condition qui déclenchera la réalisation de la règle. Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier la condition globale]. 5. Cliquez sur l’icône pour choisir la rubrique à vérifier. 6. Sélectionnez dans le menu déroulant une condition puis saisissez la valeur. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Actions à effectuer Dans cette partie, vous définissez l’action que le logiciel exécutera lorsqu’il détectera qu’une rubrique répond à la règle. Les actions proposées dépendent du type de déclenchement choisi : • Vérification : vous choisissez le type de message d’avertissement que le logiciel affichera. • Affectation d’une valeur (règles du type avant enregistrement, valeurs par défaut) : vous définissez la valeur que le logiciel affectera à une rubrique. • Exécution d’un script (règle du type Après enregistrement) : vous définissez le script que le logiciel exécutera. 8. Dans tous les cas, cliquez sur le bouton [Créer] pour ajouter et définir une action. Vérification Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], la fenêtre suivante s’affiche. 1. Choisissez le type de message que vous voulez afficher. • Générer une erreur : un message d’erreur s’affichera et l’enregistrement ne s’effectuera pas. 193 Les fenêtres et les listes • Générer une alerte : un message d’alerte s’affichera et il sera possible de continuer ou d’annuler l’enregistrement. • Générer une note : un message sous la forme d’une note s’affichera et vos données seront systématiquement enregistrées. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le texte qui figurera sur le message et cliquez sur le bouton [OK]. Affectation d’une valeur 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez la rubrique sur laquelle le logiciel affectera une valeur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Le nom de la rubrique sélectionnée précédemment s’affiche dans la zone Rubrique à modifier. Vous pouvez toujours la changer. Pour cela, cliquez sur l’icône . 4. Cochez le traitement à appliquer sur la rubrique : • Remplir avec la valeur : dans ce cas, saisissez la valeur qui sera attribuée ou bien si la rubrique sélectionnée propose des valeurs prédéfinies, cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez-la. • Effacer : dans ce cas, le logiciel efface l’information contenue dans la rubrique. • Remplir avec la formule : dans l’éditeur de script qui s’affiche automatiquement lorsque vous cochez cette option, définissez une formule à appliquer à la rubrique. • Passer en MAJUSCULES, Passer en minuscules : la rubrique sera automatiquement écrite soit en majuscules, soit en minuscules. • Passer en Titre : la rubrique sélectionnée commencera par une majuscule. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails sur la définition d’une formule, reportez-vous au paragraphe Les scripts formules, page 291. Exécuter un script 1. Après avoir cliqué sur le bouton [Créer], sélectionnez, dans la fenêtre qui s’affiche, la ligne Exécuter un script. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’éditeur de script s’affiche. Pour plus de détails sur la création d’un script, reportez-vous au paragraphe L’éditeur de scripts, page 289. Exemple Vous modifiez le numéro de téléphone d’un client et vous voulez le transmettre à son représentant par e-mail. Avec le script, vous pouvez paramétrer l’activation de l’envoi d’un e-mail après la modification du numéro de téléphone dans une fiche client. Les déclenchements de type Valeurs par défaut et Avant enregistrement permettent de remplir une rubrique. 194 Les fenêtres et les listes 3. Une fois que vous avez fini la définition de l’action, cliquez sur le bouton [OK]. Fin de la création d’une règle Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous pouvez saisir un commentaire, par exemple la description et l’utilité de la règle. Celui-ci sera visible depuis la liste des règles dans la colonne Commentaire. 1. Si toutefois vous voulez que la règle soit temporairement inactive, cochez l’option Règle désactivée. Vous pourrez à tout moment la réactiver. Voir Activer/désactiver une règle, page 194 2. Une fois que vous avez fini de définir la règle, cliquez sur le bouton [OK]. 3. Nommez la règle et cliquez sur le bouton [OK]. Modifier une règle Dans la liste des règles - bouton [Modifier]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimer une règle Dans la liste des règles - bouton [Supprimer]. 1. Dans le menu déroulant Famille, sélectionnez le type de liste. 2. Choisissez la règle à effacer et cliquez sur le bouton . 3. Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton [Oui]. Passer en interne / en externe Dans la Liste des règles - clic-droit. Par défaut, une règle est créée en interne, c’est-à-dire que la règle est uniquement disponible et applicable dans le dossier en cours. Cependant une règle peut être commune à tous vos dossiers Ciel. Dans ce cas, la règle doit être définie en externe. 1. Sélectionnez une règle que vous voulez passer en externe ou interne. 2. Faites un clic-droit et selon votre choix, choisissez la fonction Passer en externe ou Passer en interne. Activer/désactiver une règle Dans la Liste des règles - clic-droit. Vous pouvez désactiver une règle à tout moment. Ainsi, sans avoir à la supprimer, celle-ci ne sera pas prise en compte et vous pourrez toujours la réutiliser lorsque vos besoins le nécessiteront. 1. Sélectionnez la règle à activer ou désactiver. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande ACTIVER LA SÉLECTION ou DÉSACTIVER LA SÉLECTION. La colonne Activé vous indique le changement de statut par l’affichage ou non d’une coche. 195 Les fenêtres et les listes Gestion avancée Dans la Liste des règles - clic-droit. La gestion avancée permet d’ importer ou d’exporter des règles pour, par exemple, les récupérer sur un autre ordinateur. A partir du menu CONTEXTUEL (clic-droit), vous pouvez également vérifier les règles, les mettre à jour ou encore restaurer les règles défauts, à savoir celles qui sont livrées en standard dans votre logiciel. Importer une règle 1. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande IMPORTER. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le fichier (.sgeda) à l’emplacement où vous l’avez stocké. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si toutefois le fichier que vous importez a le même nom qu’une règle existante, un message s’affiche et vous propose de : • Remplacer la règle existante : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Remplacer]. • Renommer la règle que vous importez : dans ce cas, cliquez sur le bouton [Créer] et dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez un nouveau nom puis cliquez sur le bouton [OK]. • Ignorer : dans ce cas, la règle n’est pas importée. Exporter une règle 1. Sélectionnez dans la liste la règle à exporter. 2. Cliquez sur le bouton et choisissez la commande EXPORTER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, allez à l’emplacement où vous voulez stocker le fichier. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 196 Les fenêtres et les listes Les regroupements Afin de faciliter vos recherches dans certaines listes, vous pouvez les afficher par regroupements. Constituer des regroupements Le regroupement s’établit à partir des différentes colonnes affichées dans une liste. Pour mieux répondre à vos besoins, il est toujours possible d’afficher davantage de colonnes dans une liste à l’aide d’un clic-droit, commande PROPRIÉTÉS DE LA LISTE, bouton [Colonnes affichées]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe Colonnes affichées, page 187. Regroupement simple 1. Dans la liste, positionnez votre souris sur une colonne. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande REGROUPEMENT SUR «...», par exemple, la commande Regroupement sur «Famille clients». Les éléments de la liste sont alors regroupés. Exemple Regroupement à plusieurs niveaux Dans un regroupement, vous pouvez en ajouter d’autres. Pour cela, vous devez dans un premier temps afficher la zone de regroupement puis intégrer de nouveaux groupements. 1. Cliquez sur le bouton .La zone de regroupement s’affiche. Par exemple, votre liste de clients est regroupée par famille et vous voulez que les clients soient classés à un deuxième niveau, par mode de paiement. 2. Cliquez sur la colonne faisant l’objet du regroupement. 3. Glissez la colonne dans la zone de regroupement et relâchez le curseur de votre souris. Vous pouvez constituer 4 niveaux de regroupement maximum. 4. Répétez l’opération autant de fois que nécessaire. Le regroupement n’est pas disponible dans toutes les listes. Une action sur un regroupement s’applique à tous les éléments de celui-ci. Par exemple, si vous supprimez un regroupement, tous ses éléments seront effacés. 197 Les fenêtres et les listes Présentation de la zone de regroupement Vous accédez à cette zone en cliquant sur le bouton . Positionner les regroupements Les regroupements peuvent être déplacés à tout moment. Vous pouvez soit modifier la position du regroupement soit remplacer un regroupement par un autre. Déplacement Pour cela, cliquez sur un regroupement et glissez-le à l’emplacement souhaité. Des petites flèches rouges vous indique le déplacement. Exemple Dans cet exemple, le code est déplacé en seconde position. Remplacement Un regroupement peut également être remplacé. Dans ce cas, le regroupement que vous déplacez prend la place d’un autre et l’annule. Une flèche verte vous indique qu’il s’agit d’un remplacement. Exemple Dans cet exemple, le Code prend la place du Mode de paiement. Le regroupement Mode de paiement est alors annulé et ne s’affiche plus. Paramètres du regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton et sélectionnez la commande PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Pour modifier les paramètres, cochez l’une des trois options suivantes : • Ne pas regrouper : vous annulez tout le regroupement y compris les différents niveaux. • Regrouper automatiquement sur le critère de tri : les critères de tri de la liste deviennent les critères de regroupement. Dans ce cas, la zone de regroupement sera inaccessible. Vous devrez changer ce paramètre pour l’afficher de Annule le regroupement Modifie l’ordre des éléments : croissant ou décroissant 198 Les fenêtres et les listes nouveau. • Regrouper par : Vous pouvez réaliser un regroupement à partir de cette fenêtre, ce qui s’avère utile lorsque toutes les colonnes de la liste ne sont pas affichées. En effet, l’icône permet d’accéder à toutes les rubriques. 1. Cliquez sur la première icône et choisissez la rubrique de regroupement. Faites de même pour les regroupements des autres niveaux. 2. Les options Croissant et Décroissant permettent de choisir l’ordre d’affichage. Par défaut, Croissant est coché. Cochez Décroissant si vous voulez que les éléments soient affichés dans l’ordre inverse. 3. Dans la zone Déployer/Réduire par défaut, vous pouvez déterminer l’affichage qui sera pris en compte par défaut à l’ouverture de la liste. Choisissez entre : • Reprendre l’affichage précédent : la liste s’ouvrira telle qu’elle était à la dernière fermeture. • Tout réduire. • Tout déployer. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Affichage des regroupements Afficher par ordre croissant ou décroissant Par défaut, un regroupement est affiché par ordre croissant. Pour changer l’ordre, vous disposez d’une flèche dans la zone de regroupement. Cliquez sur la flèche du regroupement. Déployer / Réduire Par défaut, un regroupement est réduit. Vous pouvez déployer une ligne ou toutes les lignes de la liste. Déployer une ligne ou toutes les lignes • Cliquez sur le bouton d’une ligne, • ou cliquez sur la flèche du bouton et choisissiez la commande TOUT DÉPLOYER. Réduire une ligne ou toutes les lignes Pour revenir à un affichage réduit : • Cliquez sur le bouton d’une ligne. • ou cliquez sur la flèche du bouton [Regroupement] et choisissez la commande TOUT RÉDUIRE. Ne plus regrouper Vous pouvez annuler soit tout un regroupement y compris ses différents niveaux soit un niveau de regroupement à la fois. Annuler tout un regroupement 1. Cliquez sur la flèche du bouton . 2. Sélectionnez la commande ANNULER LE REGROUPEMENT. Pour un ordre croissant, la flèche est vers le haut et inversement. 199 Les fenêtres et les listes Annuler un groupement Dans la zone de regroupement, cliquez sur la croix du regroupement. 200 Les fenêtres et les listes Les actions flash Les actions flash ne sont pas disponibles dans toutes les listes de votre application. Cette fonction permet d'accéder rapidement aux différents traitements qu'il est possible de réaliser sur un élément sélectionné dans une liste. 1. Lorsque vous sélectionnez une ligne de la liste, le bouton s'affiche automatiquement. Passez votre souris dessus puis sélectionnez l'action de votre choix. 2. Si vous ne voulez plus accéder aux actions flash, passez votre souris sur le bouton puis sélectionnez la commande DÉSACTIVEZ LES ACTIONS FLASH. Les Jumplists Vous devez posséder un système d'exploitation Windows™ 7 pour pouvoir utiliser les Jumplists sur votre poste de travail. Les Jumplists permettent d’accéder à des fonctions via le raccourci de l’application ainsi que de signaler visuellement certains traitements en cours. Lorsque vous faites un clic-droit sur l’icône de l’application dans la barre des tâches de Windows 7, un menu s’affiche. Vous pouvez alors épingler le logiciel à la barre des tâches, fermer l’application, sauvegarder le dossier ouvert, accéder au site internet Ciel, etc. De plus, lorsque vous lancez un traitement long, la progression s’affiche sur l’icône de l’application. Et, les messages de confirmation de traitement sont signalés par une icône orange, située à côté du raccourci. Les actions flash apparaissent si vous avez coché l'option Proposer des actions flash sur la sélection dans les préférences du dossier (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Confort). Les actions flash ne remplacent pas le menu Contextuel auquel vous avez toujours accès via un clic-droit. Généralités Comptabilité, Gestion commerciale, Associations, Comptes personnels, Facturation Préférences générales Environnement Impressions Sauvegarde/Restauration Aide à la saisie Internet, Agenda Liaison comptable Synchronisation des données Etats paramétrables Les préférences 202 Les préférences Généralités Menu DOSSIER - commande OPTIONS puis PRÉFÉRENCES Chaque logiciel de la gamme Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de travail. Vous allez ainsi pouvoir choisir la couleur du texte, des listes, des boutons et de nombreux autres éléments, fixer le format des dates, des nombres et de multiples autres préférences. Dans la fenêtre ci-dessous, vous visualisez les préférences de Ciel Gestion commerciale. La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories de préférences. Le symbole + permet d’afficher les préférences de la catégorie qu’il précède. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, vous disposez des boutons suivants : • [Modifier] : permet d'ouvrir la préférence sélectionnée. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur la préfé- rence. • [Défaut] : permet de réinitialiser la préférence sélectionnée à ses valeurs d'origine. • [Utilitaires] : permet d’accéder à la fenêtre des Utilitaires. • [Fermer] : permet de quitter la fenêtre. Des logiciels Ciel disposent de préférences supplémentaires, selon leurs spécificités. Ces préférences ne sont donc pas accessibles dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez aussi retrouver ces préférences en divers endroits du logiciel, depuis les menus contextuels. Dans ce cas, la fenêtre Préférences s’ouvrira avec comme préférence active celle qui correspond à la fenêtre depuis laquelle vous appelez les préférences. 203 Les préférences Préférence Comptabilité Dans un logiciel disposant d’options de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Compta libérale, Ciel Associations, Ciel Auto-entrepreneur. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un numéro de mouvement est généré automatiquement si vous activez cette préférence. 1. Dans la fenêtre Enregistrement d'une écriture, cochez l'option Afficher le numéro de mouvement. 2. Cliquez sur [OK] pour valider cette préférence. 3. Si vous ne voulez plus que ce numéro de mouvement s'affiche à l'enregistrement d'une écriture, il vous suffit de décocher l'option puis de validez en cliquant sur [OK]. Dans un logiciel de comptabilité Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ Ciel Compta Facile gère moins de préférences et moins d’options. 204 Les préférences Accélérateurs Pour éviter la saisie complète des comptes, des libellés d'écritures et des modes de paiement lors de l'enregistrement de vos écritures, vous pouvez associer des touches de raccourcis clavier aux éléments que vous utilisez le plus souvent. Créer les listes des dix éléments les plus utilisés Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie : 1. Cliquez sur l'onglet correspondant à la liste que vous souhaitez créer : Comptes, Libellés ou Modes de paiement.Dans le cas des accélérateurs de compte, vous pouvez créer une liste pour tous les comptes confondus ou pour chaque classe de compte. 2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton afin que la liste soit créée d'après ces dernières. Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bouton . Une fois la construction des listes validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs. Le chiffre présenté dans la colonne Accélérateur correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en saisie pour appeler directement l'élément. 3. Pour pouvoir utiliser ces raccourcis clavier lors des saisies, cochez la case Utiliser les accélérateurs en saisie. Demander l'affichage de ces listes Pour que ces listes soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l'affichage. Pour cela : 1. Cliquez sur Options de saisie dans la liste des préférences comptables. La fenêtre Options de saisie s’affiche. Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire ces listes. 205 Les préférences 2. Selon vos besoins, cochez les cases : • Afficher la liste auxiliaire pour les comptes. • Afficher la liste auxiliaire pour les modes de paiement. • Afficher la liste auxiliaire pour les codes analytiques. • Afficher la liste auxiliaire pour les devises. • Afficher la liste auxiliaire pour les journaux. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. En saisie des écritures, lorsque le curseur est placé dans la zone Compte, Libellé ou Mode de paiement, la liste auxiliaire est automatiquement ouverte. • Dans la fenêtre Tableaux des accélérateurs de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Analytique Indisponible dans Ciel Compta Facile. Si vous gérez une comptabilité analytique et budgétaire, cette commande vous permet de paramétrer la saisie de vos écritures et les options liées au budget prévisionnel mensuel du code budgétaire. Ventilation analytique/budgétaire obligatoire Si vous cochez cette case, vous obligez l'affectation d'un code analytique lors de la saisie de vos écritures. Il faut, parallèlement, cocher l'option de saisie Ventilation dans le Plan de comptes pour chaque compte faisant l'objet de l'obligation de saisie d'un code analytique. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Appel automatique de la grille de saisie analytique Cochez cette case pour autoriser la modification des ventilations analytiques lors de la saisie/modification d’une écriture. Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Si vous cochez cette case, le logiciel prendra en compte, lors de la saisie d'une écriture, les montants budgétaires mensuels définis pour le code budgétaire en cours. Les montants budgétés réalisés saisis en mode brouillard ou en simulation sont indiqués lorsque vous enregistrez une écriture en brouillard ou en simulation. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez cette case pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches analytiques (onglets Budgets et Cumuls). Vous devez également cocher la case Modifier les montants en saisie dans les codes analytiques. 206 Les préférences Répartition analytique Lors des calculs des montants à répartir, des écarts peuvent être constatés. Vous pouvez choisir de corriger ces écarts : • sur la première répartition • sur la dernière répartition • sur la répartition dont le pourcentage est le plus élevé • sur la répartition dont le pourcentage est le moins élevé Dans la fenêtre Analytique, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Options de saisie Les options de saisie permettent de faciliter et d'accélérer la saisie des écritures. Afficher le numéro de mouvement Si vous cochez cette case, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de l'enregistrement. Ce numéro est avant tout une notion informatique. C'est pourquoi il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces. Libellé de l'écriture = intitulé du compte Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre. Afficher la palette d'informations Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres de saisie, cochez cette case. Afficher la liste auxiliaire pour... Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste. Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes, de libellés et/ou de modes de paiement, cochez les cases correspondantes pour que ces accélérateurs soient proposés en saisie. Afficher l'alerte encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si, pendant la saisie de vos écritures, vous souhaitez être averti automatiquement lorsque un encours maximum autorisé est dépassé. 207 Les préférences Inclure les écritures en brouillard dans l'encours client Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cochez cette case si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte. Changement du taux de la devise en cours de saisie Dans le cadre d’une comptabilité multidevises, cochez cette case pour pouvoir modifier le taux de la devise directement en cours de saisie. Afficher le solde automatiquement Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, le solde soit automatiquement calculé. Statut validé par défaut lors d’une saisie d’écriture Cochez cette case pour que, lors de la saisie des écritures, celle-ci soit automatiquement validée. Dans la fenêtre Options de saisie, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT Cochez cette option pour que, lors de la saisie Z de caisse, les écritures de vente soient ventilées par rapport au HT. Comptes Ces options permettent de modifier l'affichage et le contenu du plan de comptes. Afficher les comptes de classe spéciaux et analytiques Cochez cette case pour afficher les comptes de classe spéciaux (8) et analytiques (9) dans le plan de comptes. Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 Cochez les cases correspondantes pour visualiser les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les fiches des comptes (onglets Cumuls et Budgets). Inclure les écritures en simulation/brouillard dans le réalisé Cochez cette case pour que les écritures en simulation/brouillard soient prises en compte dans le calcul du montant réalisé. Rap. bancaire : incrémenter le code pointage par ligne Cochez cette case pour que lors du rapprochement bancaire le logiciel incrémente automatiquement les numéros de code de pointage à chaque ligne. Nouveaux comptes tiers : coché ’lettrable’ par défaut Cochez cette option si vous souhaitez qu’à chaque création d’un compte tiers, celui-ci soit lettrable. Nouveaux comptes banques : coché ’pointable’ par défaut Cochez cette option si vous voulez qu’à chaque création d’un compte bancaire, celui-ci soit pointable. Dans la fenêtre Comptes, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. 208 Les préférences Divers Vous pouvez définir dans cette fenêtre la méthode de calcul de votre déclaration de TVA et la méthode d'utilisation du compte de banque lors de la saisie du relevé bancaire. Calcul déclaration de TVA Cochez l'option de votre choix : • Solde depuis le début de l'année : votre déclaration sera calculée depuis le début de l'année. • Solde uniquement sur la période : votre déclaration est calculée sur la période choisie. Saisie relevé bancaire Indisponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cochez l'option de votre choix : • en contrepartie de chaque opération : la contrepartie banque est réalisée sur chaque écriture de votre relevé bancaire. • en centralisation en fin de relevé bancaire : une seule contrepartie banque sera réalisée pour toutes les écritures de vos relevés bancaires. Choisissez alors si vous effectuez une contrepartie : • par solde : une seule ligne de contrepartie banque sera générée : la ligne de solde, ou • par cumul débit et crédit : deux lignes de contrepartie banque seront générées. Une pour la somme du débit et une pour la somme du crédit. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouverture d’un dossier Indisponible dans Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez définir l'action que le logiciel effectuera à l'ouverture d'un dossier d'une autre version de Ciel Compta. Si vous êtes dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier Ciel Up To Experts ou encore qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Au milieu de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime).Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts Vous pouvez ouvrir aussi bien un dossier millésime qu’un dossier qu'un dossier Ciel Compta Facile. Dans la partie haute de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta (millésime). Dans la partie basse de la fenêtre sont présentés les options d'ouverture d'un dossier Ciel Compta Facile. Si vous êtes dans Ciel Compta Vous pouvez seulement ouvrir un dossier de Ciel Compta Facile. 1. Cochez l'une des options suivantes : • Refuser l'ouverture : à l'ouverture de votre dossier, un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir : à l'ouverture de votre dossier, l'application le convertira directement. Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. • L'ouvrir sans conversion : à l'ouverture de votre dossier, un message vous avertira que votre logiciel se comportera Le calcul par défaut de la TVA est effectué sur une période. Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d’origine de Ciel Compta. 209 Les préférences soit comme Ciel Compta (millésime), soit comme Ciel Compta - Ciel Up To Experts soit comme Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. • Demander à l'ouverture : l'application affichera un message qui vous demandera ce que vous voulez faire. Il vous suffira de cocher l'option de votre choix (Refuser l'ouverture, Le convertir, L'Ouvrir sans conversion). 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Vous pouvez choisir les lettres de relance qui seront en valeur par défaut. Ainsi, dans les comptes clients, onglet Relance, si vous sélectionnez <État par défaut>, les modèles de lettres sélectionnés dans cette préférence seront pris en compte pour relancer votre client. Trois modèles de lettres sont livrés en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, créer de nouvelles lettres en passant par la commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER. 1. Sélectionnez dans le menu déroulant la lettre type du niveau 1 de relance. 2. Procédez de la même façon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre relance 2, Lettre relance 3. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Règlement Ces options permettent de paramétrer la saisie des règlements. Saisie simplifiée des règlements (mode dépense/recette) Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette case. Les commandes RECETTES et DÉPENSES s’ajoutent au menu SAISIES. Libellé automatique Si vous cochez cette case, le logiciel renseignera automatiquement le libellé de l'écriture en indiquant REGL suivi du numéro de mouvement, pour les écritures de règlements et d'encaissements. Autoriser un écart de règlement pour le lettrage Indiquez si vous autorisez un écart de règlement pour le lettrage : • Jamais : aucun écart ne sera autorisé. • Toujours : tous les écarts seront autorisés. • Avec un écart maximum de : cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas être effectuée. Saisissez le montant à ne pas dépasser. Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage. Cette option est pratique si vous travaillez principalement dans une version de Ciel Compta différente de celle de votre expert-comptable. Par exemple, vous possédez une version millésime de Ciel Compta et votre expert possède une version Evolution de Ciel Compta. 210 Les préférences Dans la fenêtre Règlement, validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. 211 Les préférences Préférences Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE Articles La fenêtre Saisie du code article permet de paramétrer les options de recherche d'un article. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code article, • par code article puis par code barre si l'article n'existe pas, • par code barre puis code article si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Décimales La fenêtre Préférences décimales permet de paramétrer les décimales des prix unitaires, des quantités, des poids, des coefficients de marge, des taux de remise/escompte. 1. Cliquez sur les onglets : Prix unitaire, Quantité, Poids, Coefficient de marge, Taux de remise/escompte. 2. Indiquez le nombre de décimales à l’aide du menu déroulant puis cliquez sur [OK] pour valider. Modèles de pièces clients ou fournisseurs La fenêtre Modèles de pièce client permet de sélectionner un modèle pour chaque type de pièce (modèle de devis, commande, bon de livraison, facture d'acompte, facture, avoir, etc.). 1. Cochez l'option Défaut si vous souhaitez conserver le modèle proposé par défaut. 2. Cochez l'option Demander si vous souhaitez que le logiciel vous propose de choisir un modèle dans la liste des Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé dans la fenêtre Préférences. Si vos pièces sont validées, le paramétrage des décimales n’est pas possible. Les cases sont alors grisées sauf le coefficient de marge qui reste modifiable. Le principe est le même pour les Modèles de pièces fournisseurs. 212 Les préférences modèles existants. 3. L'option Modèle vous permet de spécifier le modèle de votre choix. Sélectionnez-le en cliquant sur le bouton . 4. Cochez la case Faire un aperçu avant l'impression du modèle, si vous souhaitez visualiser le modèle avant de l'imprimer. Saisie des pièces clients Cette fenêtre permet de paramétrer les critères de saisie par défaut des pièces commerciales clients. 1. Cochez un mode de saisie : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de la pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente) : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes en train de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez sélectionner le client soit par son code, soit par son nom. De même, la sélection des articles peut se faire soit par le code soit par le libellé. Cochez les options de saisie de votre choix. 3. Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 4. Cochez les options de votre choix. 5. A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce client pour afficher cette fenêtre. 6. Cliquez sur [OK] pour valider. 213 Les préférences Saisie des pièces fournisseurs Vous pouvez paramétrer les options de sélection des articles et les options d'enregistrement des pièces commerciales fournisseurs. Options de saisie Des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. 1. Cochez les options de votre choix. Enregistrement pièce A l'enregistrement d'une nouvelle pièce commerciale, une fenêtre vous propose d'effectuer certaines actions (valider, régler, imprimer la pièce, etc). 2. Cochez la case Option à l'enregistrement d'une nouvelle pièce fournisseur pour afficher cette fenêtre. 3. Cliquez sur [OK] pour valider. Transferts de pièces clients ou fournisseurs Un client ou un fournisseur peut posséder plusieurs types d'adresse : • des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche • une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales. Cette commande vous permet de préciser les adresses à utiliser lors des transferts de pièces clients ou fournisseurs. Selon le type de transfert de pièces (devis en commande, commande en BL, etc.), double-cliquez dans la zone Adresse à utiliser puis sélectionnez l'adresse à prendre en compte (adresse du client, du fournisseur ou de la pièce). Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre, non pas l'adresse de facturation de la fiche du tiers mais l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et que le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du Tiers. 214 Les préférences Préférence Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ASSOCIATIONS Saisie des codes membres La fenêtre Saisie des codes membres permet de paramétrer les options de recherche d'un membre. Vous pouvez paramétrer une recherche : • uniquement par code membre, • par code membre puis par code barre si le membre n'existe pas, • par code barre puis par code membre si le code barre n'existe pas. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur [OK] pour valider. Préférences Comptes personnels Uniquement disponible dans Ciel Comptes personnels. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Budgets Dans la fenêtre Budgets vous retrouvez deux options : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail : cochez cette option si vous souhaitez calculer la moyenne des budgets mensuels en ne tenant compte que des mois sans montant. Ce calcul s'effectuera jusqu'à la Date de travail. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget : cochez cette option si vous souhaitez être alerté en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Une fois la ou les options cochées, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 215 Les préférences Les préférences facturation Modèles de dessins Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution. Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir dans Ciel Devis Factures est «avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. 216 Les préférences Saisie Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Associations Evolution, Ciel Facturation Facile, Ciel Auto-entrepreneur. La fenêtre Saisie permet de définir les préférences relatives à la facturation. Vous pouvez définir la méthode de saisie par défaut des pièces commerciales ainsi que les options de saisie des clients et des articles. Mode de saisie par défaut 1. Vous pouvez opter pour : • une Saisie Standard : la fenêtre classique de saisie d’une pièce commerciale s'affichera. • une saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée, qui se présentera telle qu’à l’impression. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client... rapidement. • Demander : vous avez le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création d’une pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Options saisie client 2. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir le client soit par le code, soit par le nom. Cochez l'option de votre choix. 3. Si vous voulez que la liste des clients soit proposée à chaque création de pièces, cochez l'option Proposer la liste des clients. 4. Si vous voulez être alerté, à la validation d'une pièce, qu'un client a dépassé son encours autorisé, cochez l'option Afficher l'alerte encours client. Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur ne gèrent pas les encours client. Cette option n’est donc pas proposée. Option saisie article 5. Lors de la création d’une pièce commerciale, vous pouvez choisir l'article soit par le code, soit par le libellé. Cochez le mode de saisie article à prendre par défaut. 6. Une fois que vous avez défini tous vos critères de saisie, cliquez sur le bouton [OK]. Seule la saisie Document est possible dans Ciel Facturation Facile et Ciel Auto-entrepreneur. Ces options ne sont donc pas proposées. 217 Les préférences Les préférences générales Codes barres La fenêtre Codes barres permet de fixer la police code barre à utiliser par défaut dans le logiciel. Par exemple, lorsque vous réalisez un état utilisant ce type de police, vous pouvez soit lui affecter directement la police à prendre en compte, soit lui indiquer d'utiliser la police définie ici. Dates La fenêtre Préférences dates permet de fixer les jours non travaillés et les jours fériés. Numéro de semaine Le premier réglage concerne le numéro de semaine. Il est paramétrable selon deux méthodes : • International : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier jour du mois de janvier, quel que soit ce jour. • Local : considère comme semaine 1 celle qui contient le premier Lundi de l'année. 218 Les préférences Gestion des jours fériés • Jours de la semaine non travaillés : cochez les jours qui chaque semaine ne sont pas travaillés. • Fêtes mobiles non travaillées : 6 fêtes mobiles sont proposées. Indiquez celles qui seront non travaillées. • Jours fériés : vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton [Créer]. Démarrage La fenêtre Options de démarrage permet d'indiquer ce que le logiciel doit faire au démarrage. Trois solutions sont proposées : • Ne rien faire. • Créer un nouveau dossier : à chaque démarrage du logiciel Ciel, la création d'un nouveau dossier sera proposée. • Ouvrir un dossier : cette option permet de procéder à l’ouverture d'un dossier. Vous avez deux possibilités : ouvrir un dossier précis ou ouvrir la liste des dossiers existants. Pour ouvrir un dossier précis, sélectionnez-le dans la zone Dossier en cliquant sur le bouton . Si plusieurs utilisateurs sont définis, choisissez votre nom d’utilisateur dans la liste déroulante. Ainsi, votre nom apparaîtra sur vos documents. Et, si ce dossier est protégé par un mot de passe, vous pouvez le renseigner. Pour ouvrir la liste des dossiers existants, sélectionnez Ouvrir un dossier et laissez les autres zones vides. L’option Demander à l’ouverture du dossier de l’ouvrir automatiquement est alors accessible. En cochant cette case, le logiciel vous demandera, lorsque vous ouvrirez un dossier, si vous voulez l’ouvrir automatiquement à chaque démarrage ou pas. Les boutons [Modifier] et [Supprimer] permettent respectivement de modifier le jour férié sélectionné et de le supprimer. 219 Les préférences Partage paramétrage Cette préférence permet de partager les paramètres et états entre plusieurs postes de votre société. Les paramètres sont stockés dans une bibliothèque qui est mise à disposition d’un ou plusieurs postes. 1. Afin de définir la méthode de partage, cochez l’une des options suivantes : • Stockage automatique : le partage est automatiquement réglé en fonction de la configuration de votre logiciel. • Ne pas gérer de bibliothèque : aucun partage n’est possible. • La bibliothèque se trouve dans le répertoire : choisissez la bibliothèque de stockage en cliquant sur l’icône . 2. Pour que les paramètres partagés soient synchronisés à chaque ouverture et fermeture des dossiers, cochez l’option Synchroniser automatiquement. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Votre logiciel Ciel vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante. Cette action n'est pas recommandée. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. 220 Les préférences Onglet Générales Conservation des points de restauration Un point de restauration est crée à chaque ouverture de dossier. 1. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Opérations irréversibles Les opérations irréversibles concernent celles pour lesquelles vous ne pouvez pas revenir au point de départ. Un point de restauration est crée avant chaque opération irréversible. 2. Définissez ici le nombre de points de restauration à conserver. Onglet Avancées Chemin de stockage 1. Indiquez le chemin du répertoire de stockage des points de restauration. 2. Utilisez l'icône d’appel de liste pour sélectionner votre dossier. 3. Si le répertoire choisi ne correspond pas, cliquez sur l'outil Gomme pour effacer la valeur et sélectionnez à nouveau le bon chemin. Période de conservation 4. Définissez ici les périodes de conservation des points de restauration (journalier, hebdomadaire, mensuel, annuel). Espace sur le disque Cette zone résume le nombre de points de restauration définis et l'espace occupé sur le disque. 5. Si vous souhaitez limiter l'espace total des points de restauration sur le disque, cochez l'option correspondante et indiquez la limite à ne pas dépasser. • Autoriser l'annulation d'un point de restauration en cours de création : cochez cette option pour permettre l'annulation d'un point de restauration lors de sa création. • N'effectuer qu'un seul point de restauration par jour : cochez cette option pour limiter la création des points de res- 221 Les préférences tauration (1 par jour). • Cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut] pour revenir au paramétrage défini par défaut. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Programme Amélioration Produits Vous pouvez participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Cette préférence permet d’adhérer au Programme d’amélioration Produits. 1. Pour cela, choisissez l’option Oui, j’accepte de participer au Programme Amélioration Produits (recommandé). 2. Acceptez les conditions générales d’utilisation en cochant la case correspondante. 3. Validez votre choix en cliquant sur [OK]. Vous pouvez, à tout moment, vous désabonner au programme. Pour cela, il vous suffit de cliquez sur le bouton [défaut]. L’option Non, je ne souhaite pas participer sera alors activée. Tâches automatiques Vous pouvez indiquer les tâches à exécuter à l'ouverture de votre dossier, mais aussi à sa fermeture. 1. Indiquez si vous souhaitez créer une tâche A l'ouverture ou A la fermeture du fichier en sélectionnant l'option correspondante. 2. Pour créer une nouvelle tâche, cliquez sur le bouton [Ajouter]. La liste des tâches disponibles dans votre logiciel s'affiche. 3. Sélectionnez une tâche puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. Pour personnaliser l'automatisme, cochez la case Voir les options. Vous pouvez préciser les jours où ce déclenchement automatique doit être effectué et si un contrôle des jours fériés doit être réalisé. Vous pouvez de plus indiquer des bornes horaires durant lesquelles l'automatisme pourra se déclencher. • Pour qu’une tâche ne se déclenche qu'une fois par jour, cochez l'option Une fois par jour. • Pour désactiver l'automatisme pour une journée, cochez la case Effectuée aujourd'hui. • Pour le désactiver pour une période plus importante sans le supprimer, cochez la case Désactivée. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. 222 Les préférences Trouvtoo Cette fonction vous permet de modifier les paramètres de Trouvtoo©. Pour modifier les paramètres de la recherche, sélectionnez le type de recherche puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dossier courant Vous pouvez modifier les critères de recherche de l'outil Trouvtoo sur le dossier courant. Dans l’exemple ci-dessous, vous visualisez la fenêtre de Ciel Gestion commerciale. 1. Définissez le nombre de résultats à afficher dans la page du navigateur (10, 20, 30, 50 ou 100). 2. Cochez les domaines de recherches soit dans la partie gauche si vous voulez les ajouter soit dans la partie droite si vous voulez les retirer de la recherche. 3. Utilisez les boutons au centre pour [Ajouter>>] ou [< à ). Pour affecter une tâche à une touche, cliquez sur l'icône . Pour effacer la tâche associée à une touche, cliquez sur l'icône . Afin d'éviter des conflits avec les touches de fonction utilisées par Windows™, vous devez maintenir la touche (majuscule) enfoncée avant d'utiliser la touche de fonction. 231 Les préférences Impressions Fond de page Dans la fenêtre Fond de page, vous définissez la structure standard de l'entête et du pied de page des éditions. Les parties Entête de page et Pied de page se composent de 3 colonnes (gauche, centre et droite). Elles peuvent contenir de 0 à 3 lignes. Pour chaque partie, vous pouvez indiquer les rubriques ou les informations à afficher. • Pour placer une rubrique, cliquez sur l'icône correspondant à son emplacement. Vous obtenez alors la fenêtre de saisie simplifiée d’une formule. Celle-ci s'affiche à chaque fois qu'une rubrique doit être placée dans un état. Vous retrouvez une zone dans laquelle vous pouvez saisir du texte et insérer des rubriques . Exemple Dans le script de la première cellule (en haut à gauche), "Dossier :" a été saisi, puis la rubrique "[Dossier]" a été placée en cliquant sur l’icône , en sélectionnant le fichier Système et en double-cliquant sur la rubrique Dossier. Vous pouvez ajouter autant de rubriques que vous le souhaitez. Ces dernières se distinguent du texte saisi par le fait qu'elles sont entre crochets. Quand votre texte est saisi, il suffit de le valider en cliquant sur [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les scripts, page 284. Pour effacer une cellule, cliquez sur l'icône . La partie droite permet de fixer les paramètres suivants : • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessus de l'entête de page, • Nombre de lignes (jusqu'à 3) dans l'entête, • Présence ou non de traits simples ou doubles au dessous de l'entête, Les mêmes paramètres sont disponibles pour le Pied de page. Vous pouvez également définir la Couleur du texte et des lignes, ainsi que la Police (bouton [Police]). 232 Les préférences Impression La fenêtre Préférences d'impression se compose de 3 onglets. L'onglet Impression Lorsque vous lancez l'édition d'un état, vous pouvez demander à votre logiciel Ciel de conserver les éditions. Ceci vous permet par la suite de relancer l'édition d'un document sans qu'aucun traitement ne soit réalisé. Pour cela, vous disposez de 3 options : • Ne pas garder : les impressions ne seront pas stockées sur votre disque dur. • Garder les X dernières : indiquez le nombre d'impressions à conserver sur votre disque dur. • Limiter à X Mo : indiquez la taille maximale (en MegaOctets) des impressions à conserver sur votre disque dur. L'option Demander le format d'impression à chaque impression vous permettra de modifier le format d'impression, même si celui-ci a déjà été défini. L'onglet Aperçu Cet onglet vous permet de fixer les préférences qui seront utilisées lors des visualisations à l'écran. Vous pouvez définir le niveau de zoom et la taille de la fenêtre d'impression. Comme pour l'impression, vous pouvez demander à ce que le format d'impression vous soit proposé à chaque aperçu. Cochez la case Défilement auto par défaut pour que, lors de la visualisation d'un état de plusieurs pages, celles-ci défilent les unes après les autres. Cochez la case Aperçu en PDF si vous voulez que les aperçus avant impression se lancent dans l'application Adobe Reader® installée sur votre poste. 233 Les préférences L'onglet Valeurs par défaut Cet onglet regroupe les préférences permettant d'indiquer les polices fixes et variables qui seront utilisées lors de l'édition des listes. Vous pouvez également choisir la couleur du texte et des numéros de lignes. Pour paramétrer les états comportant des colonnes, cliquez sur le bouton [Options impression états colonnes]. Ces options n'ont une influence que sur les états colonnes. La fenêtre Options impression états colonnes s’affiche: Options • Utiliser toute la largeur de la page : dans ce cas, le tableau sera édité sur toute la largeur de la page. • Centrer la première page : e tableau édité sur la première page sera centré dans la page. • Centrer toutes les pages : le tableau édité sur toutes les pages sera centré dans la page. • Ne pas imprimer les fonds : cochez cette option dans le cas où vous ne souhaitez pas imprimer les fonds colorés. Ce mode permet d'économiser l'encre de l'imprimante. • Ne pas imprimer le fond de page : cochez cette option si vous ne souhaitez pas imprimer les fonds de page colorés. • Police : vous pouvez choisir la police qui apparaîtra dans vos états comportant des colonnes. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste et choisissez une police, son style (italique, gras,...) et sa taille. Actions à réaliser si l'état à éditer ne peut être contenu dans la page • Réduire les colonnes au minimum : le logiciel va réduire la largeur des colonnes. • Passer en mode paysage : si le format d'impression défini est Portrait, automatiquement le logiciel le basculera en Paysage. • Ajuster en réduisant la police : la police de caractère sera réduite. Vous pouvez fixer le pourcentage de réduction à appliquer dans la zone Réduction maxi (partie gauche de la fenêtre). • Générer des folios : le logiciel générera des folios. Ces 4 options peuvent être activées ou non à l'aide des cases à cocher situées sur leur gauche. Vous pouvez également modifier l'ordre dans lequel elles seront appliquées. Utilisez pour cela les icônes , situées audessus de l'ascenseur vertical. 234 Les préférences Sauvegarde Alerte sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Si vous souhaitez que votre logiciel Ciel vous propose de réaliser une sauvegarde avant de quitter votre dossier, cochez la case Proposer la sauvegarde à la fermeture du dossier. Options de sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Les préférences que vous allez définir ici seront ensuite utilisées par défaut lors de la réalisation d'une sauvegarde. Format 1. A l'aide du menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez des deux formats suivants : • Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original. L'alerte de sauvegarde n'est pas disponible si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. En activant cette option, le logiciel va automatiquement créer, dans la préférence Tâches automatiques, une nouvelle tâche en fermeture du logiciel.Voir Tâches automatiques, page 221. Les options de sauvegarde ne sont pas disponibles si vous travaillez en ligne ; vos données étant dans ce cas automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. 235 Les préférences 2. Si vous voulez choisir la destination à chaque sauvegarde, cochez l’option Demander à l’exécution. Destination 3. Fixez la Destination de la sauvegarde, c'est-à-dire le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. Nom 4. Précisez le Nom de la copie qui sera réalisée. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original sera utilisé comme nom de la copie. 5. L’option Ajouter l'heure et la date au nom est cochée par défaut. 6. Dans le cas où deux sauvegardes posséderaient le même nom, vous pouvez demander à ce qu'un message de confirmation vous soit proposé afin de valider ou non le remplacement. L’option Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Données à sauvegarder 7. Les deux dernières options permettent d'indiquer si lors de la sauvegarde vous souhaitez sauvegarder Votre dossier, Vos données annexes (préférences, modèles d’états, etc.) ou bien les deux. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider les préférences de sauvegarde. 236 Les préférences Aide à la saisie Codes postaux et villes 1. Afin de faciliter la saisie des codes postaux et villes, cochez la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. 2. Pour définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes, sélectionnez l’une des options : • Inchangé : il s’agit de l’affichage par défaut. Le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule. • Minuscule : le nom de la ville est tout en minuscule. • Majuscule : le nom de la ville est tout en majuscule. Dans la zone Options par pays, deux options supplémentaires sont accessibles. • Considérer l’adresse 3 comme une zone d’état : cette option est utile lorsque le département, la région, le canton ou l’état d’un pays est obligatoire. La 3ème ligne constituant l’adresse sera alors considérée comme une zone d’état. Cochez cette option si vous êtes concerné. • Exonymes autorisés par pays : cette fonction permet d’avoir les noms des villes dans une langue différente de la langue officielle d’un pays (langues locales telles le breton, basque...). Si vous avez besoin d’utiliser des exonymes, sélectionnez le pays pour lequel le logiciel les proposera. 3. Votre logiciel contrôle que la ville, le code postal et le pays concordent. Choisissez à quel moment vous voulez effectuer un contrôle : • Lors de la validation de la saisie. • Lors d’un import de données. • Dans l’utilitaire de vérification des données. 4. Une fois vos préférences définies, cliquez sur le bouton [OK]. Dictionnaire personnel Cette préférence permet de gérer un dictionnaire personnel et d’y ajouter les mots que le logiciel ne reconnaît pas. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis saisissez le mot à insérer dans le dictionnaire. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 237 Les préférences L’emplacement défini par défaut permet d’utiliser le même dictionnaire personnel dans toutes les applications Ciel installées sur votre ordinateur. Exemple Vous avez Ciel Devis Factures et Ciel Compta libérale. Lors de votre dernier travail sur Ciel Compta libérale, vous avez ajouté des mots dans le dictionnaire. Vous retrouverez ces mots dans Ciel Devis Factures. 3. Si vous voulez gérer un seul dictionnaire par application, cliquez sur le bouton et choisissez un nouvel emplacement. Si toutefois, vous disposez d’un autre dictionnaire, vous pouvez également le choisir. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 5. Pour revenir à l’emplacement par défaut, cliquez sur le bouton . Insertion automatique Cette préférence permet de proposer et d’insérer automatiquement des mots, phrases prédéfinis, dans des zones de texte enrichi (observations, commentaires, notes...). Pour rappel, avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. 1. Afin que cette fonction soit automatisée, cochez la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie. 2. Choisissez à quel moment le logiciel doit proposer des mots : • Au premier, second... cinquième caractère saisi. • Une fois que vous avez saisi le mot en entier. Cette option est utile pour les mots composés. • Automatiquement, c’est-à-dire une fois que le logiciel a détecté le plus grand nombre de caractères correspondant à une phrase. Ceci est particulièrement utile quand vous avez beaucoup de texte prédéfini. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vérification orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique et vous pouvez définir les options de corrections. 1. Cochez la case Vérifier l’orthographe pour activer le correcteur orthographique. 2. Cochez les options de correction : Vous pouvez créer vos dictionnaires personnels manuellement. Dans un fichier texte (.txt), vous devez saisir les mots séparés par des retours à la ligne. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte via le menu CONTEXTUEL. 238 Les préférences • Vérifier l’orthographe en cours de frappe : dans ce cas, les erreurs orthographiques sont soulignées en rouge lors de vos saisies dans les zones de commentaire, observations... • Ignorer les mots commençants par une capitale • Ignorer les mots en majuscules • Ignorer les mots avec une casse mixte • Ignorer les mots qui contiennent des nombres • Ignorer les noms des domaines • Signaler les répétitions • Etre sensible à la casse : le logiciel distingue les majuscules des minuscules. Par exemple, lorsque cette option est cochée, le logiciel considère «france» et «France» comme deux mots différents. • Suggérer le découpage de mots : lorsque le logiciel détecte un mot constitué de deux mots connus, il propose en correction deux mots séparément. Cette option est utile lorsqu’il manque un espace entre deux mots. • Accepter les mots concaténés : cette option est destinée à l’Allemand et au Finlandais. Le logiciel vérifie séparément tous les mots mis bout à bout formant un seul mot. 3. Sélectionnez la Langue par défaut du dictionnaire. Les logiciels en version Evolution (Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Associations) ainsi que Ciel Gestion Inté- grale sont livrés avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous disposez alors de deux choix supplémentaires : • Langue courante : correspond à la langue dans laquelle le logiciel est vendu. • Langue automatique : le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. 4. Vous pouvez ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Le fonctionnement du dictionnaire personnel vous est expliqué au paragraphe Dictionnaire personnel, page 236. 239 Les préférences Internet Connexion Indisponible en mode souscription. Cette préférence permet de définir la manière dont votre logiciel se connecte à Internet. 1. Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, cochez l'option Autoriser l’application à se connecter à internet. Ainsi, votre logiciel se connecte automatiquement à internet et vous permet de bénéficier des mises à jour automatiques Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Paramètres Proxy Les paramètres Proxy sont des paramètres définis pour un serveur informatique qui a pour fonction de relayer les requêtes entre un poste serveur et un poste client. Cette préférence vous permet de définir les paramètres Proxy de votre serveur afin de vous connecter à Internet depuis votre logiciel. Celle-ci est uniquement utile si votre poste de travail dispose d’une connexion internet. 1. Si vous n’utilisez pas de serveur de proximité, sélectionnez Pas de proxy. 2. Si vous utilisez un serveur proxy, choisissez ses paramètres de détection : • Détection automatique des paramètres de proxy pour ce réseau : ce sont les paramètres définis par défaut sur votre poste de travail qui sont détectés automatiquement. • Utiliser les paramètres d’Internet Explorer : ce sont les paramètres d'Internet Explorer qui sont automatiquement détectés. • Configuration manuelle du proxy. Dans ce cas, saisissez l'adresse HTTP du Serveur et indiquez ensuite votre Nom d’utilisateur ainsi que votre Mot de passe. Ces informations permettent d'accéder au serveur Proxy. Si vous décochez cette option, vous devrez télécharger par vous-même les mises à jour de votre logiciel. Cette préférence n'est accessible que si vous cochez la case Mode avancé de la fenêtre Préférences. Ces paramètres sont appliqués à toutes les applications Ciel installées sur votre poste de travail. 240 Les préférences • Vérifiez éventuellement que les réglages du navigateur Internet que vous utilisez sont identiques à ceux que vous venez d’effectuer dans votre logiciel. Ciel Business Mobile Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos codes et identifiants de connexion. Onglet Général Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel. Vous retrouvez plusieurs cases à cocher. • Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel publie automatiquement les données mises à jour sur Internet. Vous pouvez choisir de publier automatiquement les données depuis un seul poste. Pour cela, cochez la case Autoriser la publication automatique depuis ce poste. • Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche une icône dans la zone de notification se trouvant en bas à droite de la barre de statut de votre logiciel. Cette icône vous donne un accès rapide aux options de publication. • Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la publication des données en cochant la case Demander confirmation. • La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre société. Onglet Business Mobile Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile. • La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données. • La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut. • La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche. • La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez effectuée. 1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. 2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK]. Cette préférence est également accessible depuis la commande PARAMÉTRAGE dans le menu DOSSIER - CIEL BUSINESS MOBILE. 241 Les préférences • Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel Business Mobile. 242 Les préférences Agenda Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre Préférences agenda se compose de plusieurs onglets qui vous permettent de paramétrer l'agenda. Selon le logiciel Ciel dont vous disposez, cette fenêtre présente des onglets et options supplémentaires. Exemple de la fenêtre Préférences agenda de Ciel Compta L'onglet Générales Présentation par défaut Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Vous pouvez ici définir l'affichage de votre agenda Par Jour, Par semaine, Par mois ou par Liste, qui sera pris par défaut à chaque ouverture de votre agenda. L’option Dernière utilisée permet d’afficher l’agenda selon le dernier mode d’affichage que vous avez sélectionné. Horaire de travail de Vous pouvez paramétrer ici les heures de travail ; de 9:00 à 18:00 par exemple. Famille par défaut Vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante une famille (Urgent, En attente, etc.). Lieu par défaut Saisissez le lieu de travail habituel. Vous pouvez à tout moment modifier votre paramétrage. 243 Les préférences L’onglet Rendez-vous Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Durée des rendez- vous par défaut Indiquez une durée moyenne des rendez-vous (1:00 heure par exemple). Délais entre rendez-vous par défaut Précisez le temps écoulé entre deux rendez-vous (exemple 00:15 mn). Horaire des rendez-vous par défaut Indiquez dans les zones De...A les horaires habituels des rendez-vous. Jour de rendez-vous par défaut Précisez les jours de rendez-vous que vous paramétrez par défaut. Vous pouvez sélectionner l'option Les jours ouvrables ou cocher la ou les case(s) correspondant aux jours de vos rendez-vous. L'onglet Alertes Alertes par défaut Vous pouvez paramétrer une alerte par défaut pour les rendez-vous, les tâches et les événements selon les options disponibles dans votre logiciel. Vous pouvez être alerté par exemple 10 minutes avant un rendez-vous. Options d'alertes Ces options vous permettent de : • effectuer une vérification régulière des alertes (toutes les 10 mn, toutes les heures), • opter pour une alerte sonore, • avancer les alertes chômées, • afficher les alertes dans une fenêtre. L'onglet Avancées Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres agenda simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres de l'agenda en même temps. Autoriser l'ouverture de plusieurs fenêtres détails simultanément Cette option permet l'affichage de plusieurs fenêtres détails (détail d'une tâche, d'un rendez-vous) en même temps. Purge 1. Sélectionnez le type de purge de l'agenda que vous souhaitez : • automatique (la purge se lance automatiquement), • automatique avec confirmation (un message vous invite à confirmer la purge de l'agenda), • manuelle (vous effectuez manuellement la purge de l'agenda). 2. Spécifiez les éléments à purger : 244 Les préférences • tous les éléments, • les éléments marqués comme étant "terminés". 3. Indiquez un temps de conservation des éléments (un mois, un trimestre, un semestre). 4. Une fois que vous avez paramétré l’agenda, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 245 Les préférences Liaison comptable Génération des écritures Cette préférence permet de paramétrer le transfert des écritures comptables dans un autre logiciel. L’onglet Destination du transfert Le premier menu déroulant vous permet de choisir la Destination du transfert : • Aucune : choisissez cette option si vous ne souhaitez pas générer vos écritures comptables. • Ciel Compta : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables dans un fichier Ciel Compta. 1. Dans la zone Transfert des écritures vers Ciel Comptabilité, indiquez la version du logiciel Ciel Compta : • Millésime inférieure ou égale à 11.10 ou Evolution inférieure à 4.10. • Millésime supérieure ou égale à 12.00 ou Evolution supérieure ou égale à 5.00. • Millésime supérieur ou égale à 14.00 ou Evolution supérieure ou égale à 7.00. 2. Sélectionnez ensuite la Société concernée à l’aide de la flèche du menu déroulant. 3. Cliquez sur l’icône pour sélectionner le répertoire où se situe l'application à utiliser. • Fichier texte : ce mode permet de choisir un export de vos écritures comptables sous forme d'un fichier texte pour, par exemple, le visualiser dans un tableur. Dans ce cas, vous pouvez indiquer le chemin où le fichier devra être créé. • Fichier au format XImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format XImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier ASCII, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. • Fichier au format RImport : choisissez cette option si vous souhaitez générer vos écritures comptables au format RImport . L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Indiquez Le transfert des écritures peut se faire via internet dans certains logiciels de la gamme Ciel. La fenêtre de paramétrage peut donc variée selon l’application que vous avez. Le transfert n'est possible que si vous utilisez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à la version 9.10 (Millésime) ou à la version 2 (Evolution). 246 Les préférences le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Dans Ciel Gestion commerciale, d’autres formats d’export sont proposés : • Sage Production Experts : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Millésime. • CCMX : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité CCMX. Un fichier d'exportation compatible au format CCMX contenant les écritures de votre choix sera créé. • Cegid PGI : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrée dans un logiciel de comptabilité Cegid PGI. Un fichier d'exportation compatible au format Cegid PGI contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage 30 ou Sage 100 : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage 30 ou sage 100. Un fichier d'exportation compatible au format Sage 30 ou 100 contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert ARF : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert Comptable via le module ARF. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. • Sage Expert Journaux : choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Expert comptable. Un fichier d'exportation compatible au format Sage Expert contenant les écritures de votre choix sera créé. L’onglet Historique 1. Sélectionnez le répertoire de stockage (automatique ou spécifiez un répertoire précis). Les fichiers exportés peuvent être archivés. 2. Sélectionnez une option de conservation. Si vous travaillez en réseau, l'historique est stocké sur le poste serveur dans le répertoire utilisé par défaut en mode automatique. Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. 247 Les préférences L’onglet Options Cet onglet vous permet de renseigner le numéro du prochain mouvement généré. Indiquez si vous souhaitez Visualiser, Vérifier les écritures avant chaque transfert (contrôle de l'équilibre des écritures générées) et/ou Générer les informations tiers éventuelles en cochant les cases correspondantes. Import des écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Gestion Intégrale. Ces préférences sont utilisées pour importer les écritures d'un autre logiciel (Gestion commerciale, Paye, etc.). L’onglet Principal Répertoire source Le répertoire source est le répertoire dans lequel est situé le fichier d'import. Deux options sont proposées : • Automatique : le fichier d'import doit être placé dans le répertoire de la société (dans Données Ciel). • Utiliser le répertoire : vous devez indiquer le répertoire où sera situé le fichier à importer à l'aide de l’icône d’appel de liste . Dans ce cas, cette valeur ne peut être vide. 248 Les préférences Rechercher la présence d'écritures au démarrage Cochez cette option si vous souhaitez que les écritures en attente soient recherchées à l’ouverture de votre dossier. Si ce n'est pas le cas, vous activerez par la suite la commande IMPORT/EXPORT - IMPORT DES ÉCRITURES EN ATTENTE du menu DIVERS pour les rechercher. Au début de l'import • Demander confirmation : cochez cette option si vous souhaitez qu'un message de confirmation s'affiche avant de lancer le traitement. • Prévisualiser les écritures : cette option affiche une fenêtre vous permettant de visualiser les écritures avant l’import. Depuis cette fenêtre vous pouvez confirmer ou non l'import des écritures. Si l'import s'est bien effectué Afficher le rapport : si l'import s'est déroulé correctement, vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les éventuels traitements spécifiques réalisés (création de comptes par exemple). Si l'import s’est mal passé Afficher le rapport : vous pouvez demander l'affichage d'un rapport pour connaître les raisons de l'échec. Traitement du fichier : si l’import des écritures a échoué, activez le menu déroulant et sélectionnez l’une des trois options proposées : • Laisser le fichier inchangé : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée sur le fichier. • Traiter le fichier normalement : les actions réalisées sur le fichier d'import en cas de succès (par exemple changement du nom de " XImport.txt " en " XImport.bak ") seront également réalisées en cas d'échec. • Demander : dans ce cas, un message proposera à l'utilisateur de confirmer l’action (Laisser le fichier inchangé ou bien Traiter le fichier normalement). L’onglet Historique Répertoire de stockage Vous pouvez : • paramétrer un stockage automatique des fichiers importés, ou • indiquer le répertoire de stockage à prendre en compte. Options de conservation Sélectionnez dans la liste déroulante le nombre de fichiers importés à archiver (tous, les 10, les 20, les 50 derniers fichiers). 249 Les préférences L’onglet Avancé Comptes • Ajuster les numéros de comptes automatiquement Si la longueur des numéros de compte importée est inférieure à celle utilisée dans le dossier, le logiciel complétera avec des 0. • Créer le compte s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les comptes qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du compte s’il a changé Si le libellé du compte importé est différent de celui du dossier, vous pouvez demander qu’il soit mis à jour. • Format de l’intitulé en création ou modification Si vous modifiez un libellé de compte, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé des comptes sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé des comptes sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé des comptes sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé des comptes sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). Divers • Créer le journal s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les journaux qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Mettre à jour l’intitulé du journal s’il a changé (uniquement pour le format RImport) Si le libellé d’un journal importé est différent de celui du dossier, il sera mis à jour en cochant cette option. • Créer le code analytique s’il n’existe pas Cochez cette option pour que les codes analytiques qui n'existent pas soient créés au moment de l'import. • Logiciel spécifique tout en Euro Cochez cette option si vous ne voulez pas tenir compte de la monnaie du dossier. Les montants du fichier d’import seront tous considérés en Euro. • Modifier le libellé de l’écriture Si vous modifiez le libellé d’une écriture, sélectionnez dans le menu déroulant l'une des options suivantes : • Ne pas modifier le libellé : le libellé de l’écriture sera créé à l'identique du fichier d'import. • Mettre le libellé en MAJUSCULES : le libellé de l’écriture sera converti en majuscules. • Mettre le libellé en minuscules : le libellé de l’écriture sera converti en minuscules. • Mettre le libellé en Titre : le libellé de l’écriture sera converti en titre (1ère lettre en majuscule, les suivantes en minuscules). 250 Les préférences Synchronisation des données Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Présentation Cette partie présente les réglages vous permettant de synchroniser vos données entre votre PDA (assistant personnel) et votre application Ciel. Vous pourrez, par exemple, établir une correspondance entre votre agenda/calendrier et celui de votre application Ciel. Les réglages synchronisation Pour pouvoir échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA, vous devez effectuer quelques réglages au sein du logiciel Ciel. 1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES puis OPTIONS du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Préférences, déployez la famille Synchronisation des données puis double-cliquez sur Réglages synchronisation. 3. Dans la fenêtre Réglages synchronisation, sélectionnez le fichier à synchroniser (Contact, Tâche ou Rendez-vous) puis cliquez sur le bouton . Un assistant va vous permettre d'activer la synchronisation du fichier sélectionné. 4. Après avoir lu l’étape Présentation, cliquez sur le bouton [Continuer]. L’étape Choix de la synchronisation vous permet de choisir le type de synchronisation. 5. Cliquez à nouveau sur le bouton [Continuer]. Dans la dernière étape, deux choix vous sont proposés. La synchronisation des données n'est possible que si les logiciels livrés avec votre PDA sont installés. Pour les manipulations à effectuer dans les logiciels de votre PDA, reportez-vous aux documentations correspondantes. La version du logiciel Ciel que vous utilisez actuellement vous permet de ne réaliser que des synchronisations avec des PDA de type Palm. 251 Les préférences 6. Nous vous conseillons d'opter pour le premier : Définir la synchronisation avec les réglages par défaut 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la liste des fichiers, celui que vous venez de personnaliser possède un Type de synchronisation et un Sens. 8. Pour synchroniser les autres fichiers, procédez de la même façon. Consulter les réglages synchronisation d’un fichier Le bouton donne accès à la description de la synchronisation définie pour le fichier sélectionné. Annuler les réglages synchronisation d’un fichier Pour annuler la définition de la synchronisation d'un fichier, sélectionnez-le puis activez l’option Ne plus synchroniser du menu CONTEXTUEL (clic droit). Synchroniser depuis le logiciel Ciel Le bouton ne sera utile que lorsque la synchronisation sera effectuée depuis votre logiciel Ciel. Par exemple, cela peut être le cas pour une synchronisation avec un logiciel de messagerie, d'agenda et de répertoire installé sur votre ordinateur. Pour la synchronisation avec les PDA Palm, il vous faudra ensuite effectuer certains réglages depuis le logiciel Hotsync Manager. Vous allez devoir notamment activer et désactiver les conduites. Pour plus de renseignements, reportez-vous à la documentation correspondante livrée avec votre PDA. Dans le cas d'une synchronisation complète, le PDA sera toujours prioritaire sur l'application. Dans le cadre du fonctionnement avec des PDA Palm, la synchronisation sera toujours déclenchée depuis le PDA. 252 Les préférences Etats paramétrables Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Les préférences que vous allez fixer ici seront utilisées lors du paramétrage des états. Elles sont regroupées dans 4 onglets. L'onglet Liste des états Autoriser l'ouverture de plusieurs listes simultanément En activant cette option, vous pouvez ouvrir autant de fois que vous le souhaitez la liste des états paramétrables. Autoriser l'ouverture d'une sélection multiple Si cette option est activée, l'ouverture simultanée de plusieurs états est autorisée. Dans le cas contraire, vous ne pourrez ouvrir en même temps qu'un seul état. Utiliser les assistants Cochez cette option pour bénéficier de l'assistant à chaque création d'états. Cacher les états invisibles en mode simple Cette option a pour effet de ne pas afficher les états invisibles lorsque la liste des états paramétrables est en mode simple (case Mode avancé non cochée). Dupliquer automatiquement les états standards lors de la modification En activant cette option, le logiciel dupliquera automatiquement et sans message d'avertissement l'état standard sélectionné. Rendre automatiquement les états standards invisibles lors de la suppression En activant cette option, le logiciel rendra invisible - et cela sans message d'avertissement - l'état standard que vous souhaitez supprimer. Deux menus locaux situés au bas de l'onglet permettent de choisir la Couleur des états standards et la Couleur des états utilisateurs. Cette option concerne non seulement l'ouverture de plusieurs états, mais également les actions de renommer et de dupliquer les états sélectionnés. Les états standards sont ceux livrés avec le logiciel. Vous ne pouvez les modifier ou les supprimer. Par contre, vous pouvez les dupliquer pour ensuite les modifier ou les rendre invisibles. 253 Les préférences L'onglet Etats Cet onglet vous permet de fixer le mode à utiliser pour la vérification des scripts lors du clic sur le bouton [Vérifier], et le mode à utiliser lors de l'enregistrement du script. Pour cette deuxième option, vous pouvez désactiver tout contrôle en décochant la case Vérifier à l'enregistrement avec le mode. L’onglet Divers Cochez l’option Re-proposer le dialogue de choix éventuel à la fin de l’état si vous voulez qu’à la fin d’une impression, votre logiciel re-propose de lancer le même état. Ceci est très utile si vous lancez plusieurs fois de suite le même état mais avec des critères différents, par exemple avec une date différente. L'onglet Options sortie fichier Les préférences présentes dans cet onglet sont prises en compte lorsque la sortie d'un état est de type "Fichier". 1. Choisissez le répertoire de destination. Dans le cas où celui-ci est vide, le fichier sera créé sur le Bureau. 2. Si vous cochez l'option Demander le répertoire, le logiciel se positionnera par défaut sur le répertoire choisi, mais vous aurez la possibilité de changer la destination. 3. Deux options permettant de fixer la réaction du logiciel dans le cas où le fichier à créer existerait déjà. 254 Les préférences Vous pouvez Demander confirmation pour le remplacer ou Le remplacer sans confirmation. Les trois dernières options permettent de choisir ce que doit faire le logiciel après avoir généré le fichier : • Ne rien faire • Ouvrir le fichier : le fichier généré s’ouvre dans l’application qui lit son format. Par exemple, un fichier PDF s’ouvrira avec Adobe Reader®. 4. Ouvrir le dossier de destination : le répertoire dans lequel a été généré le ficher s’ouvre via l’Explorateur Windows™. Généralités Comptabilité Gestion commerciale Immobilisations Associations Les informations Les utilitaires fichiers Divers Dossiers Mise à jour Les utilitaires 256 Les utilitaires Généralités menu DOSSIER - commande OPTIONS puis UTILITAIRES Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données. Vous pourrez vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application. Exemple de la fenêtre Utilitaires de Ciel Compta. La fenêtre Utilitaires se présente sous la forme d'une liste contenant les différentes catégories d'utilitaires. Pour chaque catégorie, le symbole + permet d'afficher les utilitaires de la catégorie en question. Au-dessus de la liste des catégories, vous disposez de l’option Voir les commentaires. Elle permet de visualiser une zone d'aide, dans la partie Commentaire de la fenêtre, où sera affiché un résumé de la préférence sélectionnée. En haut de la fenêtre, le bouton [Exécuter l'utilitaire] permet de lancer l'utilitaire sélectionné. Vous obtenez le même résultat en double-cliquant sur l'utilitaire. Le bouton [Préférences] permet d’ouvrir la fenêtre des préférences et le bouton [Fermer] permet de quitter la fenêtre. Deux types d'utilitaires peuvent être présents : • Les utilitaires standards sont des utilitaires simples à utiliser. • Les utilitaires avancés sont des outils plus puissants. Pour les afficher cochez la case Mode avancé. Des logiciels Ciel disposent d’utilitaires supplémentaires, selon leurs spécificités. 257 Les utilitaires Comptabilité Synchro compta Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Vous pouvez créer un nouveau dossier dans votre logiciel qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande OPTIONS - UTILITAIRES 3. Dans la catégorie Comptabilité, double-cliquez sur Synchro compta. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\DocumentsandSettings\AllUsers\ApplicationData\Ciel\Applications\CielCompta\INFOCONSULT.2186918231\Communic ation\Reçus 4. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminée, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Purge Uniquement disponible dans Ciel Compta et Ciel Compta Facile. Dans Ciel Compta Facile, la purge permet de remettre à zéro les écritures et les déclarations de TVA. Dans Ciel Compta, la purge permet de remettre à zéro : • les écritures, • les rapprochements bancaires, • les déclarations de TVA, • les cumuls antérieurs, c'est-à-dire les soldes validés des comptes et codes analytiques des exercices antérieurs. • les budgets. Réparation de la saisie d’écritures Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Compta Facile et Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire vous permet de libérer les écritures en cours de modification et les numéros de chèques "en cours". Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé. Le dossier créé dans Ciel Compta Facile est par défaut en mode Cahier. Vous pouvez toujours le convertir en mode standard. Si vous choisissez de purger Toutes les écritures, les rapprochements bancaires et les déclarations de TVA seront également purgés. 258 Les utilitaires La réparation est nécessaire lorsque vous avez un message au moment où vous souhaitez créer ou modifier une écriture. Récupération de Ciel Compta Uniquement disponible dans Ciel Gestion Intégrale. Cet utilitaire permet de récupérer les données comptables d'un dossier de Ciel Compta. La récupération n'est possible que si vous avez une version 2006 ou supérieure de Ciel Compta : • Ciel Compta Evolution : à partir de la version 5.00. • Ciel Compta : à partir de la version 12.00. • Ciel Compta Facile : à partir de la version 1.00. 1. Ouvrez le dossier de Ciel Gestion Intégrale qui recevra les données du dossier comptable. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Le dossier de Ciel Gestion Intégrale ne doit pas contenir d'écritures comptables sans quoi la récupération est impossible. 259 Les utilitaires Gestion commerciale Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion Intégrale. Mise à jour des descriptions longues Cette commande vous permet de mettre à jour la description longue d'un article. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations. • Les désignations non renseignées. • Les désignations renseignées. 1. Cochez l'une des trois options proposées puis cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Vous pouvez mettre à jour les désignations internationales. Cochez l’option Oui ou Non puis cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Remise à zéro des stocks Cet utilitaire permet de remettre à zéro les quantités en stock de tous les articles dans les fiches article et dans les mouvements de stock. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Remise à zéro des mouvements de stock Cet utilitaire permet de remettre à zéro tous les mouvements de stock existants. 1. Un message vous permet de faire une sauvegarde avant le traitement, ce qui est fortement conseillé. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 2. Un autre message vous demande de confirmer l'opération. Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. 260 Les utilitaires Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale, Ciel Immobilisations, Ciel Professionnel indépendant, Ciel Compta libérale. Cet utilitaire permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Avant d'effectuer le calcul, l'application vérifie les immobilisations. 1. Dans la fenêtre Utilitaires - dossier Immobilisations, cliquez sur l'utilitaire Recalcul des immobilisations. La fenêtre suivante s’affiche : 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'opération. 3. Un message vous informe que le traitement est terminé. Cliquez sur le bouton [OK]. 261 Les utilitaires Associations Uniquement disponible dans Ciel Associations. Modification d'un code banque Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - ASSOCIATIONS Cet utilitaire permet de remplacer le code d'un poste de trésorerie par un nouveau code. Tout le dossier sera mis à jour avec ce nouveau code. 1. Dans la fenêtre Utilitaires, cliquez sur le symbole "+" du dossier Associations. 2. Double-cliquez sur la ligne Modification d'un code banque. La fenêtre suivante s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton d'appel de liste de la zone Remplacer le code de la banque. 4. Sélectionnez dans la fenêtre qui s’affiche le code du poste de trésorerie à modifier puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la zone Par le code, saisissez le nouveau code. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 7. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. Cette commande n'est accessible que si vous votre comptabilité est externe. 262 Les utilitaires Les informations Vous disposez de plusieurs types d’informations : les Informations sur les programmes Ciel, les informations sur l'application et les informations sur la base. Vous avez également un historique concernant les actions exécutées sur le logiciel ainsi que des statistiques d’utilisation. Historique La fenêtre Historique système récapitule toutes les opérations intervenant sur la base de données de votre logiciel. Les utilitaires exécutés sont listés dans cet historique ainsi que la purge de vos opérations. Informations programmes Ciel Cet utilitaire permet d’obtenir la liste des programmes Ciel installés sur votre ordinateur ainsi que les dossiers qui sont rattachés à chacun de ces programmes. Vous avez également l’emplacement des applications installées et des dossiers enregistrés. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations programmes Ciel). Informations sur l’application Cet utilitaire permet de visualiser les informations techniques sur l’application Ciel en cours. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur l'application). Informations sur la base Cet utilitaire permet d’obtenir des informations techniques sur la base de données courante. Vous obtiendrez ainsi le nom de votre fichier, sa taille, son chemin d'accès, ses dates de création et de modification, etc. Ces informations peuvent être imprimées via le menu CONTEXTUEL (que vous obtenez par un clic droit dans la fenêtre Informations sur la base). Statistiques d’utilisation Cet utilitaire présente les dernières statistiques d'utilisation du logiciel sur le poste sur lequel il est installé. Vous pouvez visualiser de façon détaillée les opérations effectuées pour un mois donné. Utilisateurs en ligne Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de voir en temps réel tous les utilisateurs connectés ainsi que le dossier qu'il a ouvert, l'heure à laquelle il s'est connecté, etc. Si vous êtes administrateur, vous pouvez rompre la connexion d'un utilisateur et l'application se fermera automatiquement. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur le bouton [Déconnecter]. Cet utilitaire n’est accessible que si vous avez coché la case Mode avancé de la fenêtre Utilitaires. 263 Les utilitaires Les utilitaires fichiers Cette famille d’utilitaires permet essentiellement de nettoyer, réindexer la base de données de votre logiciel Ciel. Effacement des fichiers temporaires Lancez cet utilitaire si vous souhaitez détruire les fichiers Temporaires et éviter ainsi de surcharger votre application. • Cliquez sur le bouton [Oui] pour lancer le traitement. Exportation XML des données Cet utilitaire permet d'exporter des données de votre dossier dans des fichiers au format XML utilisables par d'autres applications. 1. Choisissez les données à exporter puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre suivante s’affiche Vous disposez de plusieurs options qui vous permettent : • d’ajouter la structure du fichier : les noms des champs sont repris. • d’exporter le contenu des rubriques utilisateurs, les rubriques vides si vous voulez les renseigner plus tard, les notes que vous avez ajoutés en commentaire. 2. Cochez ou décochez les options de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK]. Infos Perso Non disponible dans tous les logiciels de la gamme Ciel. Cet utilitaire permet de créer ou modifier des rubriques définies par l'utilisateur dans certains fichiers. Ces rubriques sont des rubriques personnelles qui répondent à vos besoins et que vous allez définir afin de les intégrer dans les fichiers de votre logiciel. Ces rubriques peuvent être utilisées au niveau des listes, des filtres, des états, etc. Dans la fenêtre Infos perso est affichée la liste des fichiers que vous pouvez personnaliser, et auxquels vous pouvez ajouter des rubriques. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 264 Les utilitaires Exemple de Ciel Gestion commerciale Par exemple, vous créez une rubrique Infos perso. concernant les membres. Dans les fiches des membres, vous aurez un onglet Infos Perso. dans lequel vos rubriques seront affichées et vous pourrez les renseigner. Créer une rubrique manuellement 1. Sélectionnez le fichier à personnaliser puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur le fichier que vous souhaitez personnaliser. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s’affiche : 3. Saisissez le nom de votre rubrique. 4. Sélectionnez le Type de rubrique à l’aide de la liste déroulante. Les rubriques peuvent être sous la forme de texte, nombre, date, case à cocher, énumération, etc. Si vous avez sélectionné le type Énumération (liste de valeurs qui sont énumérées dans une table) : • Nommez votre liste dans la zone Énumération. Vous pouvez en créer une en cliquant sur le bouton [Nouvelle table]. Un message vous indique, en bas de cette fenêtre, le nombre maximal de rubriques qu'il est possible d’ajouter. 265 Les utilitaires • Cliquez sur le bouton [Ouvrir] afin d’ajouter des éléments à votre liste d’énumération. • Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et retourner à la fenêtre précédente. 5. Vous pouvez ajouter un commentaire dans la zone destinée à ce titre. Ce commentaire sera lisible dans la liste des rubriques. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Le bouton [OK et créer] permet de valider votre rubrique et d’en créer une autre immédiatement. Les rubriques créées apparaissent dans l’onglet Infos Perso. des fiches (membres, partenaires, activités, etc.), spécialement prévu à cet effet. Vous pouvez alors les renseigner en double-cliquant dessus. Créer une rubrique à partir d'un dossier Si vous disposez de plusieurs dossiers, vos rubriques ne sont présentes que dans celui où vous les avez créées. Si certaines de ces rubriques sont utilisées dans des états, vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l'édition de ces états, puisqu'ils sont communs à l'ensemble des dossiers de l'application. Afin d’éviter de recréer toutes vos rubriques, vous disposez d'une option qui permet de récupérer les rubriques d’un dossier et de les créer automatiquement dans un autre dossier. 1. Dans la fenêtre de création des rubriques, faites un clic droit puis sélectionnez la commande CRÉER À PARTIR DU DOSSIER du menu CONTEXTUEL. Un message s’affiche, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Sélectionnez le dossier qui contient les rubriques à récupérer puis cliquez sur le bouton [OK]. Recherche valeurs utilisées Cet utilitaire permet de rechercher tous les enregistrements liés à une rubrique pour une valeur donnée. 1. Sélectionnez la rubrique sur laquelle vous avez une recherche à faire, à l’aide de l’icône . 2. Sélectionnez la Valeur recherchée puis cliquez sur le bouton [Lancer la recherche]. 3. Un message signale s’il a trouvé des enregistrements ou non. Si la recherche a été fructueuse, cliquez sur le bouton [Oui] pour voir la liste des enregistrements répondant à votre recherche. Vous pouvez également créer, ouvrir, supprimer ou encore vérifier l’utilisation des énumérations à l’aide du bouton [Tables d’énumération] de la fenêtre Rubriques utilisateurs. Dans la liste correspondante (membres, activités, partenaires etc.), vous pouvez ajouter les colonnes de vos rubriques via la commande MODIFIER LES COLONNES du menu CONTEXTUEL (clic droit sur l’en-tête des colonnes). Si des rubriques existent déjà, elles seront supprimées puis remplacées. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 266 Les utilitaires Réindexation de la base Cet utilitaire permet de réindexer la base de données et éventuellement de récupérer la place libérée par des enregistrements supprimés. Vous pouvez lancer cet utilitaire si vous avez supprimé beaucoup de données ou sur recommandation du support technique. Deux traitements peuvent être exécutés : Réindexation L'option Réindexer la base permet de reconstruire les tables contenant les index. Compactage des données L'option Compacter les données n'est active que s'il y a réellement de la place à récupérer. En effet, lorsque des enregistrements sont supprimés dans votre dossier, leur place n'est pas totalement récupérée. La totalité de la place libérée par une suppression ne peut être récupérée que par le lancement de cet utilitaire. Compactage des images Les options de compactage permettent de réduire la taille de vos images et de les convertir au format JPEG. 1. Cochez les options correspondant aux traitements que vous souhaitez effectuer. 2. Cliquez sur le bouton [Exécuter]. Une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 3. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous en informe. 267 Les utilitaires Structure de la base Cet utilitaire permet d'imprimer tout ou partie de la structure des tables contenue dans la base de données. Vérification des préférences Cet utilitaire vérifie et recherche d'éventuelles erreurs sur le fichier Préférences. • Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Vérification]. Si des erreurs sont détectées, vous pourrez lancer une réparation du fichier. • Pour remettre à zéro la base Préférences, cliquez sur le bouton correspondant. Les personnalisations seront supprimées. Les paramètres définis par défaut seront pris en compte. Vérification/réparation de la base Cet l'utilitaire permet de vérifier et/ou réparer les fichiers de votre dossier Ciel. En effet, suite à des problèmes techniques ou matériels (coupure de courant, surtension, etc.), votre dossier peut nécessiter des contrôles et éventuellement des réparations. Deux modes vous sont proposés. Mode normal 1. Cochez la case Réparer si possible si vous souhaitez que la vérification de la base soit suivie d'une réparation si un problème est rencontré. 2. Sélectionnez un niveau de vérification parmi les trois proposés : Rapides, Standards ou Approfondies. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Nous vous conseillons de lancer ce type d'utilitaire uniquement sur les conseils de nos techniciens. 268 Les utilitaires 3. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 4. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Mode avancé Exemple de Ciel Compta Evolution Ce mode permet de choisir les vérifications à effectuer et les fichiers à vérifier. Comme pour le mode Normal, vous pouvez soit demander un simple contrôle soit une réparation si possible. Le menu déroulant Sélection contient des choix équivalents aux options précédentes (Rapide, Standard ou Approfondie). En fonction de l’option choisi dans ce menu, le logiciel valide directement une sélection de vérifications dans la liste. Vous pouvez aussi cocher ou décocher une ou plusieurs vérifications particulières en cliquant sur leur case à cocher correspondante. L'option Choisir les fichiers affiche une liste supplémentaire qui permet d'indiquer les fichiers sur lesquels les vérifications doivent être réalisées. 1. Si vous avez coché la case Réparer si possible, cliquez sur le bouton [Réparer]. Sinon cliquez sur le bouton [Vérifier]. Si vous avez demandé une réparation, une nouvelle fenêtre s'affiche pour vous informer que le traitement que vous allez lancer ne peut et ne doit pas être interrompu. La réalisation d'une sauvegarde de votre fichier vous est alors proposée. 2. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Une fois le traitement réalisé, un message vous informe du résultat des contrôles et des éventuelles réparations. Vous pouvez revenir au mode Normal en activant le bouton radio correspondant en haut à gauche de la fenêtre. 269 Les utilitaires Divers Re-initialisation des titres • Activez cet utilitaire pour remettre tous les titres des colonnes à leurs valeurs définies par défaut. • Cliquez sur [Oui] pour lancer le traitement. Reconstruire le cache EDA Cet utilitaire permet de reconstruire les liens pour un accès rapide à certaines données, comme, par exemple, les filtres de données. Ces liens sont normalement mis à jour automatiquement, mais il peut être utile de les reconstruire. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Mettre à jour la liste des états Cet utilitaire permet de reconstruire la liste des états. Cette liste est normalement mise à jour automatiquement, mais il peut être utile de la forcer manuellement. Exécuter cet utilitaire ne risque en aucun cas d’endommager vos données. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. 270 Les utilitaires Dossiers Emplacement des dossiers Indisponible en option Ciel Données Mobiles Cet utilitaire vous permet de vérifier et éventuellement modifier le chemin utilisé pour accéder aux dossiers. • Pour changer le chemin d'accès, cliquez sur [Modifier]. • Pour affecter l'emplacement par défaut, cliquez sur [Standard]. Copie de dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Cet utilitaire permet de copier des dossiers que vous avez créés dans votre logiciel en local vers le serveur Internet Ciel ; ceci afin de pouvoir travailler dessus à distance. Le logiciel détecte les dossiers stockés sur votre ordinateur et ceux-ci s'affichent à gauche de la fenêtre. 1. Sélectionnez le ou les dossiers à transférer sur Internet. 2. Cliquez sur le bouton . 3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez sur le bouton [Oui]. Le dossier est directement copié sur le serveur Internet. Si votre dossier n'apparaît pas dans la fenêtre... 1. Cliquez sur le bouton . 2. Choisissez l'emplacement où le dossier est stocké. 3. Sélectionnez le dossier dont l’extension est indiquée en bas de la fenêtre (zone Types de fichiers). 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Celui-ci est directement copié sur le serveur Internet. Gestion des dossiers Cet utilitaire vous permet d'effectuer certaines modifications dans vos dossiers Ciel. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. La gestion des dossiers est donc différente selon le mode de fonctionnement de votre logiciel. Cliquez sur le lien correspondant à votre configuration : Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Toutes les applications utilisant les dossiers, doivent être fermées. En réseau, la maintenance des dossiers doit être réalisée sur le poste serveur. 271 Les utilitaires • Gestion des dossiers en local, page 271. • Gestion des dossiers sur Internet, page 272. Gestion des dossiers en local Dans la fenêtre Gestion des dossiers, une liste présente la ou les sociétés existantes, et pour chaque société le ou les dossiers qu'elle contient. • Pour renommer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Renommer]. • Pour supprimer la société ou le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Supprimer]. • Pour dupliquer le dossier sélectionné, cliquez sur le bouton [Dupliquer]. Ceci vous permet, par exemple, de réaliser des essais sur une copie de votre dossier sans modifier l'original. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique le nom de l'application liée au dossier sélectionné, la taille, etc. • Lorsque vous cochez l'option Mode avancé, la fenêtre se complète des éléments suivants : Ouvrir avec l'explorateur Ce bouton vous permet de visualiser via le navigateur Windows™ la société ou le dossier sélectionné. Voir le chemin d'accès Si cette option est cochée, le chemin d'accès de la société ou du dossier sélectionné est affiché dans la zone d'informations. Afficher les extensions Cochez cette option pour afficher, à la suite du nom, l'extension du dossier. Ces suppressions sont irréversibles. Avant de supprimer un dossier, assurez-vous de disposer au moins d'une copie de votre dossier. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. Assurez-vous donc de disposer au moins d'une copie de chaque dossier de la société à supprimer. Le bouton [Dupliquer] n'est pas actif lorsque vous sélectionnez une société. 272 Les utilitaires Voir tous les dossiers Cette option permet de visualiser l'ensemble des sociétés et des dossiers de tous les logiciels Ciel. Vous pouvez ainsi, par exemple, renommer un dossier ou une société d'une autre application Ciel. Cette option va vous permettre également de pouvoir vérifier, par exemple, les dossiers présents dans une société avant de la supprimer. Lecture seule Cette option n'est active que lorsque vous sélectionnez un dossier. Elle vous permet d'indiquer que vous souhaitez ouvrir le dossier uniquement en lecture. Ainsi vous ne pourrez réaliser aucune modification. Cette option vous sera utile, par exemple, pour consulter un dossier archivé sans risque de le modifier par erreur. • Lorsque vous faites un clic-droit, vous disposez de la commande Mettre à jour les archives. Celle-ci permet de réorganiser les dossiers afin de classer les archives dans un ordre précis. Gestion des dossiers sur Internet Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. Vous pouvez effectuer à partir de cette fenêtre les opérations suivantes : Copier sur mon ordinateur Ce bouton permet de récupérer sur votre machine vos dossiers stockés sur le serveur internet Ciel. 1. Parmi le ou les dossiers à copier, si l'un d'entre eux est ouvert, fermez-le auparavant en activant le menu DOSSIER, commande FERMER. 2. Sélectionnez le ou les dossiers que vous voulez récupérer sur votre ordinateur. 3. Cliquez sur le bouton [Copier sur mon ordinateur]. 4. La fenêtre Sélection d'un dossier s'ouvre. Choisissez l'emplacement où vos dossiers seront copiés. Nous vous recommandons de lancer la mise à jour des archives uniquement sur les conseils de nos techniciens. Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers sur le serveur internet. Dans le cas où vous souhaitez passer du mode connecté (option Ciel Données Mobiles) au mode local, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. 273 Les utilitaires 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Renommer un dossier 1. Pour renommer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Renommer]. 2. Indiquez dans la fenêtre Saisie, le nouveau nom du dossier et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimer un dossier Ces suppressions sont irréversibles. De même, la suppression d'une société va entraîner également la suppression du ou des dossiers qu'elle contient. 1. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. La suppression d'un dossier est une opération irréversible. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. Points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Cette fenêtre affiche les points de restauration créés. Vous pouvez à partir de cet utilitaire gérer vos points de restauration. Sélectionnez les paramètres d'affichage des points de restauration. Vous pouvez les afficher : • Tous, • A l'ouverture du dossier, • Avant les opérations irréversibles. Sous la liste des sociétés et des dossiers, une zone d'informations indique la taille du dossier et la date de modification. Cet utilitaire n'est accessible que si l'option Mode avancé est cochée depuis la liste des utilitaires. Les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde de vos données. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. 274 Les utilitaires Restaurer un point de restauration Cette commande vous permet de revenir aux données sauvegardées à un moment précis. 1. Cliquez sur le bouton [Restaurer]. 2. Un message vous demande de confirmer la restauration du point de restauration sélectionné. Cliquez sur [Oui]. La fenêtre Restauration s'affiche. 3. Choisissez une option de restauration. • Restaurer dans le dossier courant Saisissez dans ce cas, le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire en cours. • Restaurer dans le répertoire 1. Sélectionnez dans ce cas, le répertoire dans lequel vous souhaitez restaurer vos données puis cliquez sur [OK]. 2. Saisissez ensuite le nouveau nom du fichier à restaurer puis cliquez sur [OK]. Le nouveau dossier est restauré dans le répertoire de votre choix. Cochez l'option Ouvrir après restauration si vous souhaitez que le dossier s'ouvre automatiquement après la restauration. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ouvrir un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Un message vous demande de confirmer l'ouverture du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Le point de restauration de votre dossier s'ouvrira en lecture seule. Vous ne pourrez donc pas le modifier. Supprimer un point de restauration 1. Sélectionnez le point de restauration à effacer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression du point de restauration. Cliquez sur [Oui]. Celui-ci est supprimé de la liste des points de restauration. Dans la barre de titre du logiciel, le nom du dossier est précédé de la date et l’heure du point de restauration. 275 Les utilitaires Mise à jour La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - bouton [Mon Compte Ciel]. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans votre logiciel. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel. Ajouter une mise à jour 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter une mise à jour], la fenêtre de recherche de fichier s'ouvre. 2. Choisissez le format de votre mise à jour dans la zone Fichiers de type. Deux formats sont proposés : • Package (.SgPac) • Installer (.SgUpd) 3. Sélectionnez votre fichier de mise à jour puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Installer une mise à jour Pour installer une mise à jour : 1. Sélectionnez-la dans la liste des mises à jour. 2. Cliquez sur le bouton [Installer] pour lancer l'opération. Introduction Les deux types de filtre La réalisation d’un filtre Les filtres (recherches) 277 Les filtres (recherches) Introduction Les filtres ou recherches permettent d'extraire un ensemble de fiches selon différents critères que vous fixez. Ces filtres peuvent être enregistrés pour les extractions les plus courantes. Au-dessus des listes offrant la possibilité de réaliser des extractions, vous retrouvez la zone de recherche . Vous pouvez lancer une recherche simple en saisissant directement un critère dans la zone ou accéder rapidement à une recherche multi-critères livrée avec le logiciel ou créée par vos soins, via le menu déroulant. Ce menu déroulant permet de créer et d'utiliser des filtres «enregistrés». La réalisation de filtres peut être rapide. Toutefois, vous allez également pouvoir réaliser des filtres plus sophistiqués, qui peuvent faire appel à des connaissances plus poussées. Avant de réaliser des filtres complexes, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les scripts. 278 Les filtres (recherches) Les deux types de filtres Globalement, la création d'un filtre, qu'il soit «temporaire» ou «enregistré», est identique. La seule différence réside dans le fait qu'un filtre «enregistré» pourra être conservé, modifié ou supprimé. Les filtres temporaires Les filtres «temporaires» ne seront pas conservés. Ils seront utilisés pour des extractions exceptionnelles. Les filtres simples Vous saisissez directement votre critère de recherche dans la zone, sans l’enregistrer par la suite. Le bouton présenté en fin de zone annule le filtre ainsi que la fermeture de la fenêtre. Les filtres multi-critères Cliquez sur le menu déroulant de la zone et choisissez la commande NOUVEAU. Une fenêtre s'affiche. Nous la détaillons dans le paragraphe La réalisation d’un filtre, page 280. Une fois votre filtre réalisé, l'extraction sera exécutée. Le fait de sélectionner la commande MODIFIER LA RECHERCHE dans la zone vous permettra de modifier le filtre que vous venez de réaliser. Mais le simple fait de fermer la liste aura pour effet de faire disparaître votre filtre. Les filtres enregistrés Les filtres «enregistrés» seront conservés et pourront être utilisés autant de fois que vous le souhaitez. De plus, vous pourrez à tout moment les modifier ou les supprimer. Enregistrer des filtres Une fois que vous avez lancé une recherche qu’elle soit simple ou multi-critères, vous pouvez l’enregistrer. 1. Cliquez sur le menu déroulant de la zone de recherche. 2. Choisissez la commande ENREGISTRER SOUS. 3. Saisissez le nom de votre recherche de façon à la retrouver rapidement. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous retrouvez alors la recherche dans le menu déroulant. 279 Les filtres (recherches) Gestion des filtres Vous pouvez accéder aux filtres enregistrés aussi bien en mode simple qu’en mode avancé. Depuis le menu déroulant, sélectionnez la commande LISTE. La fenêtre qui s’affiche vous permettra la maintenance des filtres "enregistrés". Les boutons permettent les actions suivantes : • [Créer] ouvre la fenêtre de création d'un filtre. • [Modifier] ouvre le filtre sélectionné dans la liste pour modification. • [Supprimer] supprime le filtre sélectionné dans la liste. • [Dupliquer] copie le filtre sélectionné dans la liste. • [Renommer] ouvre la fenêtre qui permet de changer le nom du filtre. • [Vérifier] contrôle si le filtre contient des erreurs. L'option Voir le type vous permet de visualiser si le filtre est de type Standard ou Utilisateur. Les filtres Standards sont les filtres que nous livrons avec le logiciel. Ils ne peuvent être modifiés, mais vous pouvez les dupliquer. Si vous souhaitez les supprimer, ils seront en définitive rendus invisibles. La commande RESTAURER LES DÉFAUTS accessible par un clic-droit vous permettra, si nécessaire, de les rendre à nouveau visibles. Les filtres Utilisateurs sont les filtres que vous aurez créés. En cliquant sur le bouton [Créer], le programme vous propose la fenêtre de création du filtre que nous étudierons dans le paragraphe suivant. Une fois terminé, vous pourrez renseigner le nom à donner au filtre. Une fois votre filtre défini et validé, le programme revient à la liste des filtres avec celui qui vient d'être créé affiché dans la liste. Vous pouvez alors utiliser les boutons afin de le modifier, le renommer, le dupliquer ou le supprimer. Pour revenir à la liste des fiches, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le filtre que vous venez d'enregistrer n'est pas forcément actif. La liste est telle qu'elle était au moment de l'appel du module de création. Pour lancer l'extraction, vous devez appeler le filtre à l'aide du menu déroulant de la zone de recherche. En effet, tout filtre enregistré vient s'ajouter dans le menu déroulant. En cas de recherches fréquentes de fiches dont les critères sont bien connus, vous pouvez enregistrer vos filtres et lancer vos extractions d'un simple appel dans le menu déroulant. 280 Les filtres (recherches) La réalisation d’un filtre Nous allons détailler ici toutes les options à votre disposition pour la réalisation de filtres, qu'ils soient "temporaires" ou «enregistrés». Les filtres simples Le mode Simple permet de rechercher rapidement les valeurs présentes dans une liste. 1. Dans la zone Rechercher dans la liste, saisissez la valeur recherchée. 2. Une fois votre saisie terminée, la loupe indique que la recherche est en cours. Ensuite, le résultat s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton pour relancer la recherche. 4. Cliquez sur le bouton pour annuler la recherche. Dans le menu déroulant, vous disposez de l'option Recherche exacte. Elle permet d'indiquer au logiciel de rechercher précisément ce que vous avez saisi. Si cette option n'est pas activée, la recherche effectuée est de type « contient » . Les filtres avancés 1. Cliquez sur la flèche de la zone de recherche pour activer le menu déroulant. 2. Choisissez la commande NOUVELLE RECHERCHE. Lorsque la fenêtre de création de filtres s’affiche, elle vous propose de réaliser par défaut un filtre «simple». 3. Sélectionnez l’option Avancé. Pour une recherche de plusieurs valeurs en une seule fois, saisissez les différentes valeurs séparées par un « ; ». Par défaut, la recherche est réalisée sur toutes les colonnes présentes dans la liste. Depuis le menu déroulant, vous pouvez utiliser les filtres de recherche enregistrés pour effectuer un filtre sur une seule colonne. La sélection d’un filtre via le menu CONTEXTUEL sur une cellule est équivalente à une recherche en mode simple sur la colonne. Vous pouvez cliquer sur le bouton radio Avancé même si vous avez commencé à définir la Rubrique, la Condition ou la Valeur. 281 Les filtres (recherches) 1. Cliquez sur l’icône pour sélectionnez la rubrique sur laquelle sera basée la recherche. 2. Sélectionnez la condition à appliquer. 3. Cochez l’option Différencier les majuscules si vous voulez distinguer les lettres majuscules des minuscules. Par exemple, le logiciel considère qu’un article intitulé «LOGICIEL» est différent d’un article nommé «Logiciel». 4. Dans la zone Valeur, saisissez le critère à appliquer. Exemple Vous recherchez tous les articles dont le stock minimum est passé en-dessous de 10 unités. Voyons maintenant les options supplémentaires proposées dans ce mode. Type de condition Deux types de condition sont proposés, Standard ou Formule. Le type Standard correspond à celui que nous avons décrit pour le mode «simple». Reportez-vous au paragraphe Les filtres simples, page 280. Le type Formule va remplacer totalement les 3 zones Rubrique, Condition et Valeur. Dans ce cas, l'éditeur de script s'affiche pour vous permettre de réaliser, par formule, vos conditions d'extraction. Reportez-vous au chapitre L’éditeur de scripts, page 289 pour plus de détails. Utiliser une formule pour valeur Comme nous l'avons détaillé pour le mode «simple», la zone Valeur va pouvoir contenir du texte ou des chiffres, suivant le type de la rubrique choisie. Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de comparer une rubrique non pas par rapport à une valeur, mais par rapport à une autre rubrique ou une formule. En activant l'option Utiliser une formule pour valeur la fenêtre Formule valeur s'ouvre. Reportez-vous au paragraphe Les formules simplifiées, page 288 pour plus de détails. 282 Les filtres (recherches) Valeurs multiples En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la zone Valeur contiendra plusieurs valeurs de test. Elles doivent être séparées par des points-virgules «;». Exemple Si vous souhaitez extraire des fiches dont le code postal est 75000, 50000 et 10000, il suffira d'indiquer dans la zone valeur «75000;50000;10000» et de cocher l'option Valeurs multiples. Avec pré-calcul Cette option n'est accessible que dans le cas où l'option Utiliser une formule pour valeur est cochée. Cette option permet d'indiquer au logiciel de calculer cette valeur dès le début de l'exécution de l'état et d'utiliser le résultat comme valeur. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Exemple Si la formule est [Date du jour], il est inutile de la calculer pour chaque enregistrement testé. Dans ce cas, il peut être bénéfique, pour un traitement plus rapide, de cocher cette option. Évaluer la condition au début Cette option permet d'indiquer au logiciel d'évaluer la condition dès le début et de la considérer ensuite comme vraie ou fausse selon le résultat pour les autres tests. L'intérêt de cette option est d'optimiser la vitesse. Vous pouvez l'utiliser si la formule contient des valeurs invariantes par rapport au contenu du fichier à tester. Demander la valeur lors de l'exécution En activant cette option, vous indiquez au logiciel que la condition doit être demandée au moment de l’exécution du filtre. Dans ce cas, la valeur indiquée dans la condition deviendra valeur par défaut au moment de son utilisation. Exemple Vous souhaitez extraire une liste de clients en fonction de leur code postal. Plutôt que de devoir créer autant de filtres que de départements, vous pouvez n'en créer qu'un seul qui, au moment de son exécution, vous demandera de renseigner le code postal que vous souhaitez rechercher. Le bouton [Options], devenu actif après avoir coché la case Demander la valeur lors de l'exécution, vous donne accès aux réglages suivants. • Nom de la question : ce libellé sera utilisé dans la partie entête de la question. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Texte de la question : ce libellé précédera la zone de saisie. S’il n’est pas renseigné, il sera défini automatiquement par le logiciel. • Interdire les valeurs vides : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs vides. Ceci permet d'éviter des erreurs au moment de répondre à la question. Par exemple, si vous effectuez un filtre sur le code postal avec l'option de demander, il peut être utile de cocher l'option Interdire les valeurs vides afin d'éviter de rechercher les fiches n'ayant Cette option n'est active que lorsque la rubrique est de type texte et que la condition est Est égale à, Est différent de, Contient, Ne contient pas, Ne commence pas par, Finit par ou Ne finit pas par. En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. En cas de doute sur l'utilisation de cette option, il est préférable de ne pas l'utiliser, sous peine d'obtenir des résultats faux. Cette option n'est active que lorsque l'option Avec pré-calcul est cochée. 283 Les filtres (recherches) pas de code postal, ce qui dans votre fichier n'existe pas. • Interdire les valeurs négatives : indiquez si vous souhaitez ou non autoriser les valeurs négatives. • Autoriser l'utilisateur à ignorer la question : en activant cette option, une case à cocher Ignorer la question sera accessible au moment de l'exécution. Elle vous permettra de désactiver, si vous le souhaitez, la question posée. La zone Commentaire vous permet de saisir des informations qui seront visibles au moment de l'exécution. Désactivée Cochez cette option si vous ne souhaitez pas exécuter une condition. Ceci vous évite de la supprimer. Vous pourrez la réactiver à tout moment. Cette option vous sera très utile lors de la mise au point pour enlever temporairement une condition sans la modifier ou la supprimer. Les conditions multiples Dans certains cas, un filtre ne pourra pas se limiter à une seule condition, aussi complexe soit elle. Pour cette raison, vous disposez d'une option permettant de chaîner autant de conditions que vous le souhaitez. Pour cela, cochez la case Conditions multiples. Dans la fenêtre qui s’affiche, les boutons [Ajouter], [Modifier] et [Supprimer] vous permettent respectivement de créer, modifier ou supprimer une condition. Les conditions définies seront liées par un opérateur logique que vous pouvez définir à l'aide du menu déroulant Logique (l'opérateur par défaut est ET). Le bouton [Pas de condition] efface tous les critères définis et revient à la liste sans qu'aucun filtre ne soit effectué. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre recherche. Introduction L’outil rubriques Les formules simplifiées L’éditeur de scripts Les fonctions Les scripts 285 Les scripts Introduction Dans certaines fonctions de votre logiciel : les Filtres, les Etats paramétrables, les Préférences Fond de page, etc. vous avez la possibilité, en général, de renseigner : • soit une Rubrique : dans ce cas, l'icône donne accès à la liste des rubriques. Nous la détaillerons dans le paragraphe L'outil rubriques, page 286. • soit une Formule : dans ce cas, l'icône donne accès à une fenêtre permettant de réaliser des formules plus ou moins complexes. Cette fenêtre se présente différemment selon le contexte de travail et propose des saisies simplifiées ou l’éditeur de scripts. Reportez-vous aux paragraphes Les formules simplifiées, page 288 ou L’éditeur de scripts, page 289. 286 Les scripts L'outil rubriques Cet outil est destiné au placement des rubriques des fichiers de votre base dans les états, les filtres, les formats d'import et d'export, etc. La liste des rubriques est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, la fenêtre Rubrique à insérer s'affiche : Vous allez retrouver cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. Choix du fichier Le choix du fichier dans lequel vous allez choisir la rubrique se fait dans la liste. Les fichiers sont affichés en caractères gras et se distinguent par le symbole + situé à leur gauche. Un double clic sur le nom du fichier ou un simple clic sur le symbole + correspondant permet d’afficher ses rubriques endessous. Choix de la rubrique Une fois le fichier déployé, sélectionnez la rubrique dans la liste puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez également double-cliquez sur la rubrique. Si l'option Voir les commentaires est activée, une zone Commentaire vous donnera quelques explications sur la rubrique sélectionnée. L'option Afficher les options ajoute les options suivantes : Types affichés Un groupe de 4 boutons radio vous permet de choisir le type de rubrique à afficher. En fonction du module dans lequel vous vous trouvez, certains choix sont inactifs (grisés). 287 Les scripts Trier les rubriques par nom Cette option permet de trier les rubriques sur leur nom. Afficher les extensions des fichiers Cette option permet d'ajouter à la fin du nom de chaque fichier une extension indiquant son nom abrégé. Afficher le type des rubriques Cette option permet d'indiquer à la suite du libellé le type de chaque rubrique (texte, date, numérique, monnaie, etc.). Le bouton [Pas de rubrique] situé en bas de la fenêtre permet de ne pas affecter de rubrique. 288 Les scripts Les formules simplifiées Les outils mis à votre disposition pour saisir des formules se présentent différemment selon le contexte de travail. Il vous est ainsi proposé une saisie très simplifiée des formules ou une saisie intermédiaire. Exemple d’une fenêtre de saisie simplifiée : 1. Saisissez le texte, les nombres à insérer dans la formule. Dans le cas d’une saisie simplifiée, le texte et les nombres ne doivent pas être entre guillemets. 2. Placez votre curseur où vous voulez insérer une rubrique puis cliquez sur l'icône pour la sélectionner. Sa valeur sera prise en compte dans votre formule. 3. Si vous voulez définir une formule plus élaborée, cliquez sur l'icône pour accéder à l'éditeur de script. Voir L’éditeur de scripts, page 289 Dans une fenêtre de saisie intermédiaire, des options sont proposées en bas de la fenêtre : Vous disposez en plus des opérateurs numériques, de caractères de syntaxe, des fonctions de base et les plus faciles à manipuler. 1. Dans la zone Valeurs à utiliser, placez votre curseur où vous voulez insérer un élément. 2. Cliquez sur l’un des boutons pour insérer un opérateur, des guillemets, un espace, une fonction. Cas de l'insertion d'une fonction 3. Une fois que vous avez activé le bouton [Cliquez pour choisir la fonction à insérer], choisissez une fonction dans la liste déroulante. Par exemple, si vous voulez qu'un montant soit arrondi, utilisez la fonction Arr. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez dans la première zone la rubrique sur laquelle la fonction sera appliquée. Pour notre exemple, il s’agit de la rubrique Montant. Les autres zones permettent d’enrichir la fonction. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Pour plus de détails, reportez-vous au paragrapheLes fonctions, page 294. 289 Les scripts L’éditeur de scripts L’éditeur de scripts vous permet de saisir des formules élaborées. L'éditeur de scripts est accessible lorsque vous rencontrez l'icône . En cliquant sur cette icône, une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Vous retrouvez cette même fenêtre dans différents modules de votre logiciel Ciel. La fenêtre de l’éditeur de scripts La fenêtre de l'éditeur de scripts, présentée dans l’exemple ci-dessus, se compose principalement de trois parties : La liste des rubriques La liste de gauche contient la liste des fichiers auxquels vous avez accès en fonction du contexte d'utilisation du script. Son fonctionnement est similaire à la liste des rubriques. Voir L'outil rubriques, page 286 La seule différence réside sur le principe de sélection d'une rubrique, qui ne peut être effectué que par un double-clic sur la rubrique à utiliser. La zone d'édition Cette zone fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez y saisir directement du texte, y placer des rubriques ainsi que des fonctions. Les boutons , placés au-dessus de cette zone, permettent de sélectionner très rapidement les rubriques placées dans la zone d'édition. La zone d'informations L'option Afficher les infos va ajouter une troisième partie. Le menu déroulant Information vous permet d'afficher : • des informations sur le script en cours, • ou les commentaires de la rubrique sélectionnée, • ou des informations sur le texte sélectionné dans la zone d'édition. 290 Les scripts Les scripts simples Généralités Par défaut, la fenêtre de l'éditeur de scripts est réglée pour réaliser des scripts en mode Simple. Ces scripts peuvent contenir du texte et des rubriques. Dans la zone d'édition, vous pouvez saisir du texte contenant ou non des rubriques. Exemple Voici un exemple de script Simple exploitant du texte et deux rubriques : Si la date de votre ordinateur est 15/09/2013 et l'heure 12:45:30, vous obtiendrez : «Nous sommes le 15/09/2013 et il est 12:45:30». Conversion d'un script simple Comme nous allons le décrire dans le paragraphe suivant, un deuxième type de script peut être géré. Vous pouvez convertir, si nécessaire, un script Simple en un script Formule. Lorsque vous décochez l'option Script simple, un message vous informe que les scripts Simples et Formules ne sont pas totalement compatibles. Trois choix vous sont proposés : • [Convertir] : ce bouton va convertir le script Simple en script Formule. Les zones de texte seront automatiquement encadrées entre guillemets, les rubriques seront récupérées tel quel. • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Simple. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Simple. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Formule. Le texte saisi dans le cas des scripts Simples ne doit pas être saisi entre guillemets. Dans certains cas, le mode Simple n'est pas accessible. Dans ce cas, vous ne pouvez réaliser que des scripts Formules. 291 Les scripts Les scripts formules Généralités Pour réaliser un script en mode Formule, décochez la case Script simple. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous : Un nouveau bouton [Insérer une fonction] et deux menus locaux supplémentaires Outils et Mots clés s'affichent. Comme les scripts Simples, les scripts Formules peuvent contenir du texte et des rubriques. La différence réside dans le fait que vous allez pouvoir réaliser de véritables petits programmes utilisant des conditions logiques et des fonctions. Vous pouvez donc, à l'aide des multiples fonctions disponibles, réaliser presque tout type de calcul. Contrairement au script Simples, le texte saisi dans les scripts Formules doit être saisi entre guillemets. Les outils Ce menu déroulant contient les commandes suivantes : • Essayer : cette commande exécuter votre script et en affiche immédiatement le résultat. • Liste des points d'entrées : cette commande donne accès à la liste de tous les points d'entrées qui pourront être utilisés dans le script lié des états. Si votre script contient des erreurs, une fenêtre les répertoriant s'affichera. Tant qu'il y aura des erreurs, vous ne pourrez enregistrer votre script. Les mots clés Ce menu déroulant regroupe l'ensemble des mots clés que vous pouvez être amené à utiliser dans les scripts Formules. Vous y retrouvez, par exemple, les mots clés nécessaires à la réalisation de tests (Si, Sinon, FinSi, SinonSi). Ce menu vous évite de les saisir. Sélectionnez-les. Ils seront insérés dans la zone édition à l'emplacement du curseur. Ce type de scripts peut être plus ou moins complexe en fonction du type de traitement à réaliser. Afin de réaliser le plus rapidement possible votre script, nous vous conseillons de bien définir au départ ce que vous souhaitez obtenir. 292 Les scripts Les fonctions Le bouton [Insérer une fonction] donne accès à la fenêtre suivante : Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s'affiche : Nous détaillons cette fenêtre dans le paragraphe Les fonctions, page 294. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir totalement une fonction sans utiliser ce module. Toutefois et surtout dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser ce module. Vous bénéficiez ainsi d'un assistant qui vous guide et vous explique les différents paramètres requis par telle ou telle fonction. 293 Les scripts Conversion d'un script formule Vous pouvez convertir un script Formule en script Simple. Lorsque vous cochez l'option Script simple, un message vous informe que les deux types de scripts ne sont pas totalement compatibles. Deux choix vous sont proposés : • [Effacer] : ce bouton va effacer le script Formule. • [Tel quel] : dans ce cas, aucune modification ne sera réalisée, le script sera reproduit comme il l'était en mode Formule. Mais attention, ceci ne signifie pas que le script sera désormais compatible en mode Simple. La conversion d'un script Formule en script Simple ne permet pas une adaptation automatique comme la conversion dans l'autre sens le permettait. Pour cette raison, vous ne disposez que de deux options, Effacer et Tel quel. 294 Les scripts Les fonctions Les logiciels Ciel disposent d'une bibliothèque de Fonctions utilisées dans les Scripts formules. Lorsque vous cliquez depuis l'éditeur de script sur le bouton [Insérer une fonction], vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Cette liste contient différentes fonctions que vous pouvez utiliser dans les scripts Formules. Chaque famille contient des fonctions. Pour les visualiser, il suffit de cliquer sur le symbole + situé à gauche de chaque famille. Chaque fonction est accompagnée d’un bref descriptif. • Double-cliquez sur la fonction que vous souhaitez utiliser. Pour illustrer l'assistant des fonctions, nous utilisons la fonction STxt. Cette fonction de la famille Texte permet d'extraire une chaîne de caractères d'un texte. Par exemple, vous pouvez extraire du texte «BONJOUR» la chaîne de caractères «JOUR». La fenêtre suivante s’affiche : La partie gauche de cette fenêtre vous donne une Description de la fonction, la partie droite va contenir le ou les Paramètres. 295 Les scripts Description de la fonction Cette partie contient 4 zones : • Description rapide : rapide explication sur l'utilité de la fonction. C'est ce texte qui sera affiché, pour chaque fonction, dans la liste des fonctions. • Forme : cette zone détaille la forme de la fonction et ses paramètres. • Résultat : cette zone décrit ce que va réaliser la fonction avec ses paramètres et le type du résultat. • Description détaillée : vous retrouvez dans cette zone des remarques et des exemples d'utilisation de la fonction. Paramètres de la fonction Cette partie regroupe le ou les paramètres nécessaires au bon fonctionnement de la fonction. Certains d'entre eux sont obligatoires, d'autres facultatifs. Chaque paramètre est précédé d'une explication vous indiquant son utilité, son type et éventuellement ses spécificités. Exemple Reprenons notre exemple avec le texte «BONJOUR» dans lequel nous voulons extraire la chaîne de caractères «JOUR». Voici la zone Paramètres complétée pour cet exemple : Les zones de saisie Le dimensionnement des fenêtres Le choix des couleurs Les images Les listes hiérarchiques Les zones d’aides Les trucs et astuces 297 Les trucs et astuces Les zones de saisie Généralités On appelle zone de saisie un élément de fenêtre ou une cellule de liste permettant de saisir du texte à l’aide du clavier. Certaines zones n’admettent qu’un type de valeur : • zone Numérique : zone ne permettant de saisir que des nombres ou des montants. • zone Date : zone ne permettant de saisir que des dates. Les zones numériques Les zones numériques offrent la possibilité d'y saisir directement un calcul. 1. Positionnez le curseur dans la zone (par exemple la zone Montant). 2. Saisissez votre opération. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. Le résultat s’affiche. • Pour connaître le résultat du calcul sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour résoudre le calcul sans sortir de la zone, saisissez «!» (point d’exclamation). Si le calcul comporte une erreur (division par zéro ou parenthèses incorrectes), la zone affichera 0 et vous entendrez le son Erreur de formule en saisie (ce son est modifiable dans les PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Sons). Voici les priorités de calcul : 1. les multiplications de gauche à droite, 2. les divisions de gauche à droite, 3. les additions de gauche à droite, 4. les soustractions. Vous pouvez utiliser les parenthèses pour modifier ces priorités. Dans ce cas, les calculs situés à l’intérieur des parenthèses sont évalués en priorité. Les zones date Les zones dates autorisent la saisie de certains mots ou opérateurs comme raccourcis de certaines dates standards. 1. Positionnez le curseur dans la zone. 2. Saisissez un mot-clé. 3. Validez la saisie en appuyant sur la touche ou en cliquant sur une autre zone. La date s’affiche. Les mots-clés qui peuvent être saisis dans les zones dates sont les suivants : • dm : Début du mois (de la date de travail). • fm : Fin du mois (de la date de travail). Les opérateurs autorisés sont : + (Addition), - (Soustraction), * (Multiplication) et / (Division). 298 Les trucs et astuces • j : Date de travail. • d : Date du jour. • da : Début d'année (de la date de travail). • fa : Fin d'année (de la date de travail). • min : Date minimum autorisée dans la zone date. • max : Date maximum autorisée dans la zone date. • Pour connaître la date sans sortir de la zone, placez la flèche de la souris sur la zone en question : une petite bulle d'aide vous indique alors le résultat. • Pour obtenir la date sans sortir de la zone, saisissez "!" (point d’exclamation). Le tableau ci-dessous présente quelques exemples : La date du jour est le 23 avril 2012. La date de travail est le 25 mai 2011. Les bornes sont : 8/6/2000 et 11/11/2012. Ces mots-clés peuvent être saisis en majuscules ou en minuscules. Saisie Résultats Jour Résultats Mois Résultats Années dm 1/5/2011 Mai 2011 2011 fm 31/5/2011 Mai 2011 2011 j 25/5/2011 Mai 2011 2011 d 23/4/2012 Avril 2012 2012 da 1/1/2011 Janvier 2011 2011 fa 31/12/2011 Décembre 2011 2011 min 8/6/2000 Juin 2000 2000 max 11/11/2012 Novembre 2012 2012 J + 1 26/5/2011 Juin 2011 2011 J - 2 23/5/2011 Mars 2011 2011 299 Les trucs et astuces Le dimensionnement des fenêtres Nous allons détailler ici une astuce concernant la manipulation des fenêtres au sein des logiciels Ciel. Reportez-vous au chapitre Les fenêtres et les listes, page 173 pour plus de détails sur toutes leurs fonctionnalités. Double-cliquez sur l’onglet d’une fenêtre permet de minimiser sa taille. La fenêtre présente alors une barre de titre. Il suffit de double-cliquez sur la barre de titre pour remettre la fenêtre dans sa taille maximisée. Chaque changement de taille est mémorisé. Vous pouvez également utiliser les icônes situées en haut à droite de l’interface, à côté de la zone Trouvtoo. Celles-ci permettent respectivement de minimiser la taille de la fenêtre active ou de la fermer. Lorsque vous cliquez sur la case d'agrandissement d'une fenêtre avec la touche (non blocante) enfoncée, la fenêtre s'agrandit au maximum. Vous obtenez le même résultat en réalisant un double-clic sur la barre de titre d'une fenêtre tout en maintenant la touche (non blocante) enfoncée. Le choix des couleurs Vous pouvez personnaliser la couleur d'un texte, la couleur de fond d'une cellule, la couleur des traits, etc. Vous retrouvez ces possibilités depuis divers modules comme par exemple le Générateur d'états, depuis les Préférences, etc. En général, cela se visualise à l'aide d’un menu déroulant comme celui-ci : . Le choix de la couleur se réalise alors parmi les choix proposés. Cependant, vous disposez d'une autre solution qui consiste à utiliser la couleur de n'importe quel objet visible à l'écran (objet appartenant au logiciel Ciel ou non). Pour cela : 1. Appuyez sur la touche de votre clavier. 2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, cliquez sur le triangle de sélection permettant le choix de couleur. La flèche de votre souris se transforme en "viseur". 3. Tout en conservant le bouton de la souris enfoncé, déplacez le curseur sur la couleur de votre choix. Cette couleur apparaît dans la zone couleur. 4. Une fois la couleur choisie, lâchez le bouton de la souris. Les images A partir d’un CD, de votre disque dur, ou d’un un répertoire, cliquez sur une image tout en maintenant la touche du clavier enfoncée permet de la glisser/déposer vers votre logiciel Ciel. Cela vous évite d’effectuer un copier/coller. De même, vous pouvez exporter une image depuis votre logiciel vers un autre répertoire en utilisant le même principe. Les listes hiérarchiques Vous pouvez ouvrir ou fermer la ligne sélectionnée à l’aide de la touche du clavier. 300 Les trucs et astuces Les zones d’aide Pour vous faciliter l’utilisation du logiciel, vous pouvez activer l’affichage d’une zone comportant un commentaire et le raccourci clavier des commandes. Il suffit d’appuyer sur la touche de votre clavier. Lorsque vous passez votre souris sur un bouton, la zone de commentaire s’affiche. Pour ne plus afficher cette zone, appuyez à nouveau sur le bouton de votre clavier. 301 Index A Acompte ______________________________ 82 Aide _________________________________ 149 Aperçu ________________________________ 31 Articles ________________________________ 54 remplissage automatique ........................56 Attestation fiscale _____________________ 134 Avoir __________________________________ 86 annulation de facture ..............................83 établir ................................................... 100 remboursement ......................................88 total ........................................................84 B Business Mobile ________________________ 22 C Calculatrice ___________________________ 137 Client _________________________________ 48 créer .......................................................48 facturer ...................................................95 règlements ........................................... 105 Clôture exercice _______________________ 118 Contacts ____________________________ 49, 52 D Date d’exercice ...............................................19 de travail ................................................25 Dépense _____________________________ 111 Devis __________________________________ 74 acompte .................................................93 préparer .................................................91 remise globale ........................................92 transférer en facture ...............................76 Documentation _________________________ 8 Dossier fermer ....................................................17 fiches ......................................................42 mot de passe ..........................................33 nouveau .................................................12 options ...................................................25 ouvrir ......................................................16 paramètres .............................................18 quitter ....................................................38 restaurer ................................................ 35 sauvegarder ........................................... 35 E Eco-participation __________ 55, 67, 92, 97, 101 Ecritures comptables ............................................. 61 modifier ................................................. 62 saisir ....................................................... 61 valider .................................................. 117 Ecritures comptables liaison avec Ciel Compta ........................ 123 Edition Annuler .................................................. 41 Coller ...................................................... 41 Copier ..................................................... 41 Effacer .................................................... 42 Encaisser un règlement ________________ 107 Envoyer avoir par e-mail ...................................... 90 devis par e-mail .................................77, 93 facture par e-mail ................................... 98 Etats clients .................................................. 132 Exercice clôturer ................................................. 118 date ....................................................... 19 Export dossier ................................................... 28 écritures ............................................... 123 fichiers ................................................. 125 vers Word ou Excel .................................. 77 F Facture ________________________________ 80 acompte ................................................. 82 annuler ................................................... 83 client ...................................................... 95 générer un avoir ..................................... 83 régler ..................................................... 83 valider .................................................... 82 Factures d’ acompte ____________________ 78 Fermer ________________________________ 17 Fournisseur _________________________ 48, 50 G Générer avoir ....................................................... 83 écritures ............................................... 123 302 facture .................................................... 76 I Imports ________________________________28 Impressions ____________________________32 aperçu .................................................... 31 imprimer ................................................ 30 mise en page .......................................... 29 Imprimer attestation fiscale ................................. 134 livre des recettes .................................. 129 postes de dépenses .............................. 131 postes de recettes ................................ 131 registre des achats ................................ 128 résultat ................................................. 131 statistiques ........................................... 132 Informations carte bancaire ......................................... 65 chéquier ................................................. 65 Intervenant ____________________________60 renseigner dans un avoir ......................... 89 renseigner dans une facture .................... 84 Interventions ________________________84, 89 Intuiciel _______________________________141 IPhone _________________________________22 L Liaison comptable ______________________123 Livre de trésorerie ......................................... 130 des recettes .......................................... 129 Logo ___________________________________20 M Messagerie ____________________________137 Mise en page ___________________________29 Modes de paiement _____________________63 Mot de passe ___________________________33 N N.I.I. ___________________________________49 Normes DEEE ___________________________67 O Ouvrir __________________________________16 P Paramètres facturation ............................................. 21 société ................................................... 18 Postes _________________________________57 dépense/recette .................................... 57 modifier ................................................. 58 trésorerie ............................................... 57 Prestations _____________________________54 Prix de revient __________________________55 Purge pièces __________________________121 Q Quitter _________________________________38 R Rafraîchir ______________________________44 Recette _______________________________112 Rechercher _____________________________43 Registre des achats ____________________128 Règlement client .....................................................105 encaisser ...............................................107 entre une facture et un avoir ..................109 partiel ...................................................108 total ......................................................107 Régler facture ................................................... 83 Remboursement avoir ...................................................... 88 Restauration ________________________35, 36 Résultat _______________________________131 S Saisir dépense ................................................111 écriture .................................................. 61 recette ..................................................112 soldes initiaux .......................................114 virement ...............................................113 Sauvegarde ____________________________35 Sauvegarde DGFiP _____________________118 conformité ............................................119 consultation ..........................................120 Service à la personne ____________________19 Société ________________________________12 Soldes initiaux _________________________114 Statistiques clients ...................................................132 dépenses/recettes ................................133 ®Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de référence Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - ME_WPIA 7.0 - 07.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. T Tiers 48 Transférer des écritures comptables 123 un devis en facture 76 V Valider avoir 87 écritures 117 facture 82 Virement 113 Votre avis nous intéresse... Afin d'améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d'informations sur nos produits, nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l'adresse suivante : Sage activité Ciel - Service Rédaction 10, rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17 Fax : 01.41.66.24.36 La documentation produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Fréquence d’utilisation de la documentation Dans le tableau ci-dessous, cochez vos réponses : Oui Non Pour quelle(s) raison(s) ? Manuel de découverte …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………............................. ........………………………………………………………………………… Manuel de référence …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………............................ .................…………………………………………...... Aide …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………..................................... Manuel de découverte Manuel de référence Aide Quelle est la source d’information que vous utilisez le plus souvent? Quelles sont les sources d’information que vous jugez nécessaires? Selon vous, quelles sont les sources d’information les plus complètes? ® Copyright 2014 Sage activité Ciel Satisfaction Êtes-vous pleinement satisfait(e) des supports d’information fournis ? Pourquoi ? Y a-t-il une information que vous n’avez trouvée sur aucun support ? Si oui, laquelle ? Suggestions et commentaires Vos coordonnées Nom de la société : ........................................................................................Code client : ............................................ Produit(s) Ciel : .............................................................................................N° de version : ......................................... Tél. : ..............................................................................................................Fax : ........................................................ e-mail : ............................................................................................................................................................................ Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société SAGE SAS responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la direction administrative et financière de la société SAGE SAS, le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Très satisfait Satisfait Peu satisfait Pas du tout satisfait Pour quelles raisons? Manuel de découverte ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ………………………..................… ……………………………............... ..............................…… Manuel de référence ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ………………………..................… ……………………………............... ..............................…… Aide ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… …………………….......................... ................................... Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Sage - Division Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire 3 Sommaire Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale....................................................... 6 Assistant de création de dossier......................................................................................................6 Bureau de réglages ..........................................................................................................................6 Mode tactile ......................................................................................................................................6 Export provisoire des écritures ........................................................................................................7 Déclaration d’acompte de TVA ........................................................................................................7 Import des écritures .........................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.............................................................. 8 Numéro de version........................................................................................... 8 Récupérer un dossier........................................................................................ 8 Votre dossier provient d’une ancienne version .............................................................................8 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale...................................................................10 Récupérer un dossier Ciel Compta.................................................................................................12 L’historique des nouveautés .......................................................................... 15 Les nouveautés de la version 2.50 ................................................................ 15 Modification de l’interface.............................................................................................................15 Les aperçus......................................................................................................................................16 Acquisition d’informations légales................................................................................................17 Mise sous surveillance ...................................................................................................................17 eBay.................................................................................................................................................17 Envoyer des e-mails à un groupe de clients.................................................................................18 Choix du contact dans les pièces commerciales ..........................................................................18 Calcul prix et poids des articles......................................................................................................18 Récupération des désignations longues des nomenclatures .....................................................19 Recalcul du PAMP ...........................................................................................................................19 Gestion des articles par n° de série/lot........................................................................................19 Gestion de la contremarque ..........................................................................................................20 Nouveaux modes de la Synchro compta......................................................................................20 Nouveaux formats d’import des écritures....................................................................................20 Annuler le lettrage..........................................................................................................................21 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...........................................................21 Gestion des inventaires des immobilisations...............................................................................21 Modification des écritures de facturation .....................................................................................21 Les nouveautés de la version 3.50 ................................................................ 22 Options de saisie de facturation ....................................................................................................22 Gestion des remises et promotions ..............................................................................................22 Calculs sur les quantités .................................................................................................................22 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)....................................................22 Alerte de l’encours client dépassé ................................................................................................22 Recherche d’un article par le code-barre .....................................................................................23 Gestion de l’unité de l’article.........................................................................................................23 Sommaire 4 Saisie d’un article par la référence fournisseur ............................................................................23 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces......................................................23 Etats pièces clients : nouvel assistant de création .......................................................................24 Personnalisation des polices .........................................................................................................24 Les regroupements dans les listes (Intuiliste)..............................................................................24 Les règles ........................................................................................................................................25 Saisie Z de caisse ............................................................................................................................25 Compte de TVA par défaut .............................................................................................................25 Pointage automatique par import : nouveaux formats...............................................................25 Consultation des écritures d’un compte en saisie........................................................................25 Infos perso. dans les comptes .......................................................................................................26 Objectifs...........................................................................................................................................26 Etats contremarque ........................................................................................................................27 Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................................28 Gammes..........................................................................................................................................28 Les nouveautés de la version 4.50 ................................................................ 30 Les barres d’actions........................................................................................................................30 Affichage des fenêtres en arrière-plan.........................................................................................31 Enregistrement automatique des vues ........................................................................................31 Les actions flash..............................................................................................................................31 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier ........................................................31 Recouvrement ................................................................................................................................31 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ...............................................................................................32 Gestion du crédit-bail .....................................................................................................................32 Gestion multi-analytique de niveau 1 ..........................................................................................33 Gestion des retours pour les ventes Ebay.....................................................................................33 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats................................................33 Amélioration des remises/promotions........................................................................................34 Gestion des affaires........................................................................................................................34 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ........................................................................34 Balance comparative N à N -10 ....................................................................................................35 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états...............................................................36 Publication Internet ........................................................................................................................36 Amélioration de la gestion des N° de série / lot.........................................................................36 Les nouveautés de la version 5.10 ................................................................ 37 Intuiciel personnalisable ................................................................................................................37 Insertion automatique....................................................................................................................37 Correcteur orthographique ............................................................................................................38 Aide à la saisie des Codes postaux et villes..................................................................................38 Suivi des affaires.............................................................................................................................39 Optimisation de la saisie par douchette .......................................................................................39 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois...........................................................39 Saisie simplifiée des factures et avoirs.........................................................................................39 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable...................................40 Écritures de redevances de crédit-bail..........................................................................................40 Comptes exonérés de TVA .............................................................................................................40 SEPA.................................................................................................................................................40 Sommaire 5 Les nouveautés de la version 6.0 .................................................................. 42 L’accueil Ciel....................................................................................................................................42 Mon compte Ciel.............................................................................................................................42 Enrichissement de l’Intuiciel..........................................................................................................42 Commissions fixes et variables .....................................................................................................43 Les nouvelles alertes......................................................................................................................43 Regroupement des adresses clients et fournisseurs ...................................................................44 Enrichissement de la contremarque .............................................................................................44 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................45 Gestion de l’écriture de stock final................................................................................................45 Migration SEPA : modification de l’envoi......................................................................................45 FlashCode et QR-Code ....................................................................................................................46 Modification de l’historique des archives .....................................................................................46 Modification de l’ouverture d’un dossier......................................................................................46 Consulter plusieurs comptes..........................................................................................................46 Multi sélection de codes analytiques............................................................................................47 Choix du code de lettrage ..............................................................................................................47 Déclaration de TVA .........................................................................................................................47 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion......................................................47 Emprunts .........................................................................................................................................48 Calcul de la trésorerie prévisionnelle............................................................................................48 Référence d’obligation fiscale .......................................................................................................48 Association de comptes .................................................................................................................49 Détail du calcul des formules des états fiscaux............................................................................49 Les nouveautés de la version 7.0 .................................................................. 50 TVA...................................................................................................................................................50 Sauvegarde DGFiP ..........................................................................................................................50 Windows™ 8 ...................................................................................................................................51 Compte d’attente ...........................................................................................................................51 Enregistrement des écritures en cours .........................................................................................51 Equilibrage automatique des écritures en cours..........................................................................52 Longueur du libellé des journaux et comptes ..............................................................................52 Longueur des codes journaux........................................................................................................52 Les nouveautés de la version 7.10 ................................................................ 53 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts.........................................53 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures ................................................53 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts .............................................54 L’import et l’export des écritures ..................................................................................................54 Les nouveautés de la version 7.50 ................................................................ 56 Nouveautés relatives à la loi SEPA................................................................................................56 Amélioration de la purge ...............................................................................................................57 Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale 6 Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Il s’agit des nouveautés de la version 8.10. Assistant de création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La création de votre dossier est simplifiée. En seulement deux étapes, votre dossier est créé et vous pouvez commencer à travailler. Dans la première étape de l’assistant, vous indiquez les coordonnées, le logo, les informations concernant le statut de votre société et son immatriculation. Dans la seconde étape de l’assistant, vous renseignez vos dates d’exercice comptable, les informations concernant votre monnaie, vos articles, votre comptabilité et si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe. Pour plus de détails sur la création de votre dossier, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Bureau de réglages A partir de la barre d’actions - bouton Un bureau de réglages, accessible depuis la page d’accueil de votre logiciel, vous permet d’effectuer le paramétrage de votre activité, vos éditions, votre facturation client et fournisseur, et votre comptabilité. Ce sont des raccourcis vous permettant d’accéder aux fonctions utilisées le plus souvent. Par défaut, le bureau de réglages s’affiche automatiquement après la création de votre dossier. Pour plus de détails sur le bureau de réglages, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Mode tactile A partir de la barre d’actions - onglet - Mode tactile Si vous travaillez sur un écran tactile ou sur une tablette sous Windows™ 8, vous disposez d’un mode tactile vous permettant de naviguer aisément avec le bout du doigt dans votre logiciel. 1. Cliquez sur l’icône de l’onglet [Accueil]. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. L’activation de ce mode permet d’aérer les boutons de la barre d’actions, d’espacer les icônes, les éléments de la palette et le zoom afin de naviguer plus facilement avec le doigt dans votre logiciel. Vous pouvez avec votre doigt : • défiler horizontalement et verticalement dans l’Intuiciel et dans toutes les listes, • glisser-déposer une tâche en mode personnalisation de votre bureau, • augmenter ou diminuer le zoom dans les listes, les aperçus des états ou les images de votre logiciel. Pour plus de détails sur le mode tactile, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (F1). Avant la création de votre dossier, si vous avez procédé au référencement de votre logiciel, toutes les coordonnées de votre société saisies seront automatiquement reportées dans les paramètres société. Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale 7 Export provisoire des écritures Menu TRAITEMENTS - commande VÉRIFICATION COMPTABLE DGFIP - EXPORT PROVISOIRE DES ÉCRITURES En cas de contrôle de la DGFiP en cours d’année, vous pouvez désormais générer un fichier d’écritures comptables provisoire. Pour plus de détails sur l’export provisoire des écritures, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE ou à l’aide (F1). Déclaration d’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA - DÉCLARATION D’ACOMPTE Lorsque vous êtes en régime simplifié de TVA, chaque trimestre vous déclarez un acompte de TVA. 1. Dans l’assistant d’acompte de TVA, sélectionnez l’option Déclarer un acompte de TVA. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la zone Acompte de, indiquez le mois suivant le trimestre concerné. Par exemple, sélectionnez le mois d’avril pour le paiement d’acompte du premier trimestre, le mois de juillet pour le paiement d’acompte du second trimestre, etc. 4. Si vous souhaitez connaître le montant de votre TVA réelle pour la période concernée, cliquez sur le bouton [Ma TVA réelle]. Une fenêtre s’affiche avec le montant de votre TVA réelle du trimestre. 5. Les zones Montant à déclarer et Déduction du crédit de TVA de la CA12 sont renseignées automatiquement. Vous pouvez modifier ces valeurs. Selon que vous déclarez votre acompte de TVA par la téléprocédure ou pas, les étapes qui suivent diffèrent. Pour plus de détails sur la déclaration d’acompte de TVA, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Import des écritures Menu COMPTABILITÉ - ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES A l’activation de la commande Importer des écritures, la fenêtre de sélection du fichier à importer s’affiche. 1. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 2. Deux cas se présentent : • Si les écritures importées sont au format Ciel, votre logiciel le détecte et importe les écritures automatiquement. • Si les écritures importées sont au format Sage ou Autres, l'assistant import/export d'écritures s’affiche. Dans cet assistant, choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées :  Pour plus de détails sur l’import des écritures, reportez-vous au manuel de référence ou à l’aide (). Avant de lancer ce traitement, vous devez obligatoirement valider les écritures sur la période définie. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. La migration d’une ancienne version 9 Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 10 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. La migration d’une ancienne version 11 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale. 10. Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11. Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche. Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe Le compte rendu de la récupération, page 13. Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. La migration d’une ancienne version 12 12. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13. Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité). La migration d’une ancienne version 13 Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 14 Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. L’historique des nouveautés 15 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 16 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 17 Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. Acquisition d’informations légales Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel. Vous devez avoir un compte eBay. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. L’historique des nouveautés 18 À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact. Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact). L’historique des nouveautés 19 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton . Récupération des désignations longues des nomenclatures Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot. Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Saisie Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot. La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. L’historique des nouveautés 20 Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Suivi Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock. Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client. Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article. Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs préalablement saisis. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expertcomptable. Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 21 Annuler le lettrage Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Gestion des inventaires des immobilisations Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). L’historique des nouveautés 22 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut. Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 22.) Activation d’une alerte Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie L’historique des nouveautés 23 Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales. Saisie d’un article par la référence fournisseur Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. L’historique des nouveautés 24 Etats pièces clients : nouvel assistant de création Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. Personnalisation des polices Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 25 Les règles  A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement. Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. Consultation des écritures d’un compte en saisie A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. L’historique des nouveautés 26 Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso. Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Objectifs Afficher / modifier les objectifs Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS... Menu GESTION - Commande ARTICLES Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. L’historique des nouveautés 27 ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 27. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 28 Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cochez la case Commander pour commander l’article. Gammes Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme  Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. L’historique des nouveautés 29 Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie. • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . L’historique des nouveautés 31 Affichage des fenêtres en arrière-plan Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES. Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape. Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement. L’historique des nouveautés 32 Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 33 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton . Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer. Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion multi-analytique de niveau 1 A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique. L’historique des nouveautés 34 Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de soustotal seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de sous-total et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit). Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/ promotions pouvant être appliquées à un article. Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. L’historique des nouveautés 35 Paramétrage O.G.A Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10 Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 36 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel. Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article. Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article. Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots. Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 38 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT. Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 39 Suivi des affaires Menu LISTES - commande CLIENTS Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires. Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. L’historique des nouveautés 40 Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque. Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs en ligne Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 32. Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraî- ner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 43 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver. Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Les nouvelles alertes Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 44 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément. Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. L’historique des nouveautés 45 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions. Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/ promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade. Remises par tranches successives Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. L’historique des nouveautés 46 FlashCode et QR-Code Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. L’historique des nouveautés 47 Multi sélection de codes analytiques Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Choix du code de lettrage Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. L’historique des nouveautés 48 Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Calcul de la trésorerie prévisionnelle Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 49 Association de comptes Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 50 Les nouveautés de la version 7.0 TVA Les paramètres TVA Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 51 Consultation des sauvegardes DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’Intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. Enregistrement des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - PAIEMENT. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR CLIENT. L’historique des nouveautés 52 Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - AUTRES SAISIES - ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD. Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE AU KILOMÈTRE. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes Menu COMPTABILITÉ - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier]. Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. 3. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés de la version 7.10 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export. Dans les paramètres comptabilité Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Cette commande est également accessible à partir de l’Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. L’historique des nouveautés 54 Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - Envoyer à mon expert et Recevoir de mon expert. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à- dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Menu COMPTABILITÉ - commande ECHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : Si vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. L’historique des nouveautés 55 • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés de la version 7.50 Nouveautés relatives à la loi SEPA A compter du 1er février 2014, tous les virements et prélèvements doivent être conformes à la norme SEPA. Vous pouvez désormais effectuer des paiements par prélèvement à la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la notion de mandat SEPA a été ajoutée, les banques, les fiches clients et les règlements clients ont été modifiés, et la remise en banque a été enrichie. Mode de paiement magnétique Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT - Bouton [Créer] - Prélèvement Lorsque vous créez le mode de paiement de type prélèvement, vous devez cocher l’option Magnétique si vous effectuez des paiements par prélèvements SEPA. Mandat SEPA Menu LISTES - commande CLIENTS - Bouton [Créer] Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A la création d’un client, vous disposez, dans l’onglet Banque, d’un bouton Mandat SEPA vous permettant de saisir ces informations. Informations prélèvement Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - Bouton [Créer] Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES - Bouton [Régler] Lors de l’enregistrement des règlements de vos clients et si vous choisissez Prélèvement comme mode de paiement, le bouton [Informations prélèvement] devient actif dans la barre d’actions. 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre relative aux informations du prélèvement SEPA s’affiche. 2. Dans l’onglet Mandat SEPA, indiquez les référence et date du mandat. 3. Précisez s’il s’agit d’un prélèvement répétitif ou ponctuel. 4. Dans l’onglet Motif de remise, saisissez le motif. Identifiant Créancier SEPA Menu LISTES - commande BANQUE - Bouton [Créer] - Onglet RIB/Divers Lorsque vous créez un nouveau poste de trésorerie, vous devez saisir le N° ICS dans l’onglet RIB/Divers. Cet Identifiant Créancier SEPA vous est fourni par votre banque et est obligatoire lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA. L’historique des nouveautés 57 Prélèvements magnétiques au format SEPA Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE Lorsque vous effectuez une remise en banque, le bouton apparaît dans la barre d’actions. Si vous effectuez des prélèvements SEPA, vous devez saisir les informations du mandat SEPA ainsi que le motif de la remise. Générer le fichier Si vous avez choisi le format SEPA, vous pouvez télétransmettre votre bordereau de remise directement à votre banque via Ciel directDéclaration. Pour cela vous devez cocher l’option Envoi à la banque via Ciel directDéclaration. Vous devez préalablement souscrire au service de télétransmission SEPA Ciel pour accéder à Ciel directDéclaration. Vous pouvez aussi éditer le bordereau de remise de prélèvements et l’envoyer manuellement à votre banque. Pour cela, il suffit de cocher l’option Edition de la remise de prélèvements. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Amélioration de la purge Menu TRAITEMENTS - commande PURGE L’assistant de la purge a été amélioré de façon à faciliter le traitement. Dès la première étape, vous définissez la date limite de purge et vous pouvez purger toutes les pièces, règlements et mouvements de stocks en cliquant sur l’option correspondante. Si vous souhaitez sélectionner les pièces commerciales, règlements et mouvements de stocks à purger, cochez l’option de sélection des type de pièces. Dans les étapes qui suivent, sélectionnez les éléments à purger. Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Vous devez avoir souscrit au service de télépaiement SEPA Ciel qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Pour plus d’informations, consultez le site www.ciel.com. ©Copyright 2014 Sage activité Ciel Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 8.10 - 10.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Info paye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 6.7 50.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 Sommaire Prise en main .................................................................................................... 5 Configuration minimale ...................................................................................................................6 Documentation .................................................................................................................................7 Si vous débutez.................................................................................................................................9 Entraînez-vous ................................................................................................................................13 Création et mise en place d’un dossier ......................................................... 19 Créez votre dossier .........................................................................................................................20 Contrôlez et modifiez le plan de paye ..........................................................................................24 La reprise de paye (reprise de cumuls) ........................................................................................29 Créez les fiches des salariés...........................................................................................................31 La gestion de temps .......................................................................................................................37 La gestion des arrêts de travail......................................................................................................39 Création des bulletins et traitements............................................................ 41 Établissez les premiers bulletins de paye.....................................................................................42 La gestion automatique des IJSS ...................................................................................................45 Validez les bulletins de la période.................................................................................................47 Effectuez le paiement des salaires................................................................................................48 Transférez les écritures de paye en comptabilité ........................................................................50 A propos de la règle des cumuls ...................................................................................................53 Les impressions............................................................................................... 55 Principes généraux des impressions.............................................................................................56 Les éditions mensuelles et trimestrielles .....................................................................................59 Les éditions administratives ..........................................................................................................64 Traitements de fin d’année............................................................................ 66 La dernière paye de l’année..........................................................................................................67 La déclaration annuelle des données sociales.............................................................................68 La clôture du dossier.......................................................................................................................69 Gestion des dossiers ....................................................................................... 70 La gestion des utilisateurs..............................................................................................................71 La sauvegarde.................................................................................................................................72 La restauration ................................................................................................................................73 L’archivage d’un dossier ................................................................................................................74 Autres fonctionnalités .................................................................................... 75 Le générateur de documents ........................................................................................................76 Les éditions chaînées .....................................................................................................................77 Personnalisation des fiches salarié ...............................................................................................78 La gestion analytique .....................................................................................................................79 Assistant de cotisation ...................................................................................................................81 Import Ciel Bâtiment ......................................................................................................................82 Index ................................................................................................................ 84 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Versions monopostes • Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d'espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024×768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Microsoft Office 2003 pour les fonctions Word et Excel • Une imprimante laser ou jet d'encre Versions souscriptions • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100 Kbps en débit montant. Prise en main 6 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Naviguer dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Enregistrer le manuel de découverte Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où vous voulez l’enregistrer. Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer. apporte une information complémentaire sur un point particulier attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Prise en main 7 Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE. Le guide d’accompagnement DADS-U Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADS-U et vous donne des astuces pour gagner du temps. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L’Info paye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créez votre dossier, page 19. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Établir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Prise en main 9 Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. Vous ne pouvez effectuer une paye inversée que si votre salarié est en Paye mensuelle. Ce n’est pas possible lorsque le salarié est en Paye Horaire ou en Paye par points. Prise en main 10 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Établissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Éditez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE. Ouvrez le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton . Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel Prise en main 14 Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton . Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Prise en main 15 Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE. Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Prise en main 16 Consultez un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES - LISTE DES SALARIÉS). B F G A B E C D Prise en main 17 Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres du dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK]. L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.). Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode avancé, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines zones sont pré-renseignées. La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription. 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrô- lera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt. 7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. Création et mise en place d’un dossier 21 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Établissements, Emetteurs, Contacts émetteurs. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société. Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Si les cases Propre au dossier sont cochées dans les Paramètres spécifiques au dossier de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet Paramètres 1 - Bouton [Paramètres spécifiques au dossier]), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2014, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/14 qui est 3129 et le SMIC horaire au 01/01/14 à savoir 9.53. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. Création et mise en place d’un dossier 24 Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables. Les rubriques Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. SBASE Salaire de base R702 Absence pour congés payés R703 Indemnités pour congés R100 Prime d’ancienneté = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement frais de transports collectifs R651 Indemnités kilométriques R600 Tickets restaurant Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. Création et mise en place d’un dossier 25 La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la DADS, à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, des Indemnités ou Primes versées aux salariés, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste]. Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. R008 Acompte = SNET Net a payer Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, REMBOURSEMENT FRAIS TRANSPORTS COLLECTIFS, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. Création et mise en place d’un dossier 26 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne exté- rieure exclue). Les cotisations salariales et patronales Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 52. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Création et mise en place d’un dossier 27 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se présente sous la forme suivante : L’onglet DUCS Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la DUCS dans l’état préparatoire DUCS (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 60. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS). S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (Crédit d'Impôt pour la Compétitivité et l'Emploi), vous devez cocher les options Élément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro. Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. Création et mise en place d’un dossier 28 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye.. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créez les fiches des salariés, page 30. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez les profils correspondants, page 31. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Seconde méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 41. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule (dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier). Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Création et mise en place d’un dossier 30 Créez les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recensez les différentes catégories de salariés et de services Menu BASES - commande SALARIÉS - CATÉGORIES Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Cette commande vous permet de créer, modifier et supprimer des catégories professionnelles. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. Pour chaque catégorie de salarié créée, vous devez obligatoirement indiquer l’unité de temps de travail et la durée de travail mensuelle. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créez une fiche pour chaque salarié, page 31. Les services Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 36. Gérez les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.P.A.E. (Déclaration Préalable à l'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases - Salariés, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez les profils correspondants Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présentes dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Créez une fiche pour chaque salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre Liste des Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées. Insère, dans le profil une ligne vierge audessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sélectionnée. Création et mise en place d’un dossier 32 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l’autre mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Le bouton Contrats/Historiques vous permet de visualiser le contrat de travail en cours, de saisir les anciens contrats et d’afficher les événements DADS-U du salarié. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. Création et mise en place d’un dossier 33 Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paye si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux. Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF dans l’onglet Congés. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones. Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la Formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet Déclarations. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, mutuelle et assurance dans l’onglet IP. Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Si le salarié est en contrat à durée déterminé, vous devez obligatoirement indiquer la date de fin CDD et le motif de recours à un CDD dans l’onglet Salaires. Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. Création et mise en place d’un dossier 34 Dupliquez une fiche salarié Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Dupliquer] Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. Dans la fiche du salarié qui s'affiche, complétez les zones vides. Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté en dessous de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante : Création et mise en place d’un dossier 35 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. Pour modifier le format d'impression, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. Création et mise en place d’un dossier 36 La gestion de temps Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de par la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Concevez vos plannings prévisionnels annuels Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Déterminez les différentes natures d'écarts possibles Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. Création et mise en place d’un dossier 37 Rattachez un modèle de planning à un salarié Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel. Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application. Création et mise en place d’un dossier 38 La gestion des arrêts de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL Un arrêt de travail est une suspension temporaire du contrat de travail pour cause de maladie, maternité ou paternité, accident de travail, etc. durant laquelle un salarié ne peut exercer son activité. Lorsqu'un salarié est absent pour maladie, maternité, paternité, accident du travail, maladie professionnelle..., vous devez créer un arrêt de travail. A partir de la liste des arrêts de travail, vous pouvez créer, modifier et supprimer un arrêt de travail. Si l’arrêt de travail de votre salarié est prolongé, vous devez l’indiquer dans la fiche d’arrêt de travail du salarié concerné. Création d’un arrêt de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Créer] 1. Dans la liste des arrêts de travail, cliquez sur le bouton . 2. Dans la fiche d’arrêt de travail qui s’affiche, indiquez le motif de l’arrêt de travail. 3. Cliquez sur sélectionner le salarié concerné par cet arrêt. 4. Indiquez les dates de début de l'arrêt et de fin prévisionnelle pour déterminer la période d'absence du salarié. 5. Les dates du dernier jour travaillé, de la déclaration et de la reprise du travail sont renseignées automatiquement. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. 6. Choisissez un motif de reprise dans la liste déroulante. Onglet Bulletins L’option Insertion automatique dans les bulletins est cochée par défaut. Une ligne d’absence sera donc ajoutée dans le bulletin de paye du salarié pour la période correspondante. Onglet Subrogation 7. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation. 8. Indiquez ensuite la période d’indemnisation. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir d’éventuels commentaires. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de l’arrêt de travail. Pour plus de détails sur les arrêts de travail, reportez-vous à l’aide ou au manuel de référence. Prolongation d’un arrêt de travail Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Prolonger] Si l’arrêt de travail d’un salarié est prolongé, il faut le signaler dans sa fiche d’arrêt de travail. 1. Dans la liste des arrêts de travail, sélectionnez l'arrêt de travail du salarié à prolonger. Les coordonnées de la banque définie dans l’onglet Déclarations de la fiche Etablissement sont reportées dans l’onglet Subrogation. Création et mise en place d’un dossier 39 2. Cliquez sur le bouton . Un nouvel arrêt de travail s'affiche avec les éléments de l'arrêt initial qui sont grisés. 3. Indiquez la date de fin prévisionnelle. La date de reprise de travail est renseignée automatiquement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la prolongation de l'arrêt de travail. Reprise anticipée Menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton [Reprise anticipée] Si un salarié en arrêt de travail reprend ses fonctions avant la date de reprise prévue initialement, il faut le signaler dans la fiche d'arrêt de travail de ce salarié. 1. Sélectionnez l'arrêt de travail du salarié concernant la reprise anticipée. 2. Cliquez sur le bouton . L'arrêt de travail du salarié concerné s'ouvre. 3. Dans l'onglet Reprise anticipée, indiquez la date de reprise anticipée. 4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le motif de reprise anticipée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création des bulletins et traitements Création des bulletins et traitements 41 Établissez les premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de frais de transports collectifs ou de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement. Choisissez la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin. Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Création des bulletins et traitements 42 Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant d'entrée d'un salarié. Choisissez la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil salarié Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. Création des bulletins et traitements 43 Saisissez les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2014 du 01/06/2014 au 30/06/2014. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajoutez une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 23. Supprimez une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacez une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablissez le paramétrage original 1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles]. 3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer]. Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paye. Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. Création des bulletins et traitements 44 La gestion automatique des IJSS Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS). Paramétrage des IJSS Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Dans le bulletin Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. Création des bulletins et traitements 45 Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 44. Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées. Création des bulletins et traitements 46 Validez les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Création des bulletins et traitements 47 Effectuez le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créez les comptes bancaires Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. Éditez l'état des paiements Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. Création des bulletins et traitements 48 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. 3. Cliquez sur le bouton . Transférez les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé, e-mail. 5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans diffé- rentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). Création des bulletins et traitements 49 Transférez les écritures de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisissez les comptes de comptabilité générale Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Générez les écritures comptables de salaire et de paiement Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les écritures de salaire et de paiement. Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES puis l’option Ecritures de salaire et de paiement. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Création des bulletins et traitements 50 Zone Ecritures à générer Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment 3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable: • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [OK]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que les écritures comptables ont été générées pour la période concernée. Transférez les écritures comptables Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Ciel Compta Dos. 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau les écritures de salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un pré- cédent transfert. Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période, les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires et de paiements. La zone « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques Création des bulletins et traitements 51 Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....). Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 49. Création des bulletins et traitements 52 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS (Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale) autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 129 € au 01/01/2014. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 850 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 300 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 850 € + 300 €) - 3 129 € = 21 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 129 sera modifiée par 3 150 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 1 290 euros au mois de mai. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 8 850 € - 5 700 € = 3 150 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Création des bulletins et traitements 53 Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 18 690 € - 15 645 € = 3 045 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 195 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26. Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 € Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 15 645 € - 11 700 € = 3 945 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 4 140 € - 3 945 € = 195 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 129 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 258 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 150 € 8 850 € 9 387 € 3 150 € 8 850 € Avril 2 850 € 11 700 € 12 516 € 2 850 € 11 700 € Mai 4 140 € 15 840 € 15 645 € 3 945 € 15 645 € Juin 2 850 € 18 690 € 18 774 € 3 045 € 18 690 € Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Les impressions Les impressions 55 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par le bouton [Editer] depuis la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par le bouton [Editer] depuis les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Vous pouvez assigner une imprimante spécifique à un modèle de document. Pour cela, dans l’onglet Imprimante, cochez l’option Propre au document. Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. Les impressions 56 Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document. Demandez l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu . Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format PDF Vous pouvez visualiser votre bulletin au format PDF. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier PDF est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Enregistrez un aperçu au format PDF Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyez par e-mail un état au format PDF Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en PDF. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. Les impressions 57 Un fichier PDF du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre. Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. Les impressions 58 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Le récapitulatif des salaires Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse. Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe Les déclarations aux organismes sociaux, page 59. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumérique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. Les impressions 59 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Les déclarations aux organismes sociaux Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé. Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible dans Ciel Paye millésime. Les impressions 60 Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. Les impressions 61 Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. L’assistant EDI DUCS Menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant EDI DUCS vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la DUCS. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande DUCS - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDé- claration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS. Réduction sur les bas salaires Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social. L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Les impressions 62 Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. • Si vous bénéficiez de l’allègement des 35 heures, cochez l’option correspondante. • Si vous souhaitez prendre en compte les heures supplémentaires et complémentaires, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Les impressions 63 Les éditions administratives L’attestation Pôle Emploi Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - Bouton [Administratif] - Attestation pôle emploi Dans Ciel Paye Millésime Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI. Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente: • (Uniquement disponible en mode avancé) Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran. Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES - SALARIÉS, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi. Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Salariés - Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment A partir de la liste des salariés : menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE A partir de la liste des arrêts de travail : menu BASES - commande SALARIÉS - ARRÊTS DE TRAVAIL - Bouton Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), l’employeur doit fournir une attestation de salaire afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, femme enceinte dispensée, accident de trajet, maladie professionnelle) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de début et de fin prévisionnelle de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. Lors de la demande de l’attestation de salaire, si vous n’avez rattaché aucun contact émetteur à ce type de déclaration, un message s’affiche pour que vous créez et rattachez un contact émetteur. Les impressions 64 4. Si vous souhaitez faire une demande de subrogation, cochez la case Subrogation. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de la banque de subrogation renseignées dans l'Etablissement d’affectation du salarié sont reprises par défaut. 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement) dans l’onglet Subrogation. 8. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 9. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. Pour plus de détails reportez-vous au chapitre Création d’un arrêt de travail, page 38. La Déclaration Préalable à l’Embauche (D.P.A.E.) Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment (A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - DÉCLARATION PRÉALABLE À L’EMBAUCHE (EX D.U.E.) - D.P.A.E. (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF. Il s'agit de la Déclaration Préalable à l’Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés, sélectionnez un salarié. 2. Activez la commande D.P.A.E. à partir du menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ou du bouton [Administratif] de la barre d’actions. S’il s’agit d’une DPAE EDI ... 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DPAE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social. S'il s'agit d'une DPAE Papier... 1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 2. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l’URSSAF peut contacter dans l'entreprise. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. S'il s'agit d'une DPAE Internet... Vous accédez directement au site Internet de l’Urssaf afin d’y effectuer votre DPAE en ligne. Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 66 La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 52. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clô- ture du dossier, page 68. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 67. Traitements de fin d’année 67 La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADS-U. Etat préparatoire DADS Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire. Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire DADS Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : . Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. Créez une DADS-U Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADS-U Afin de générer des DADS-U à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration. Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton [Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U. Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADS-U est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • ré-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADS-U, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADS-U. Traitements de fin d’année 68 La clôture du dossier Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant. Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 70 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créez, modifiez ou détruisez les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet. Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. Gestion des dossiers 71 La sauvegarde Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. Cette option est cochée par défaut et grisée car lors d’une sauvegarde, vous devez obligatoirement enregistré les données de votre dossier. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 73. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADS-U et vos attestations employeurs (AED). 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Gestion des dossiers 72 La restauration Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton . Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 73. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Gestion des dossiers 73 L’archivage d’un dossier Archivez un dossier Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE. Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consultez une archive Menu DOSSIER – commande OUVRIR. Les archives sont consultables à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de paye validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegardez une archive Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER. Vous pouvez inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimez une archive Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER. Vous pouvez effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression. Trois archives peuvent être réalisées par dossier. Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 75 Le générateur de documents Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS. Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créez un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrez un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimez un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquez un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importez / exportez un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents. Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Autres fonctionnalités 76 Les éditions chaînées Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimez un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consultez les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez. Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 77 Personnalisation des fiches salarié Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrez la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre. Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 78 La gestion analytique Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES. Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés Menu BASES - commande SALARIÉS - LISTE DES SALARIÉS - double-clic sur la fiche d’un salarié - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique]. Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique. L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins. Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Autres fonctionnalités 79 Dans les écritures comptables Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. Autres fonctionnalités 80 Assistant de cotisation Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS. Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. Autres fonctionnalités 81 Import Ciel Bâtiment Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redé- finissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d’œuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D’ŒUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. Autres fonctionnalités 82 Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. • Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK. La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. • Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. Ne modifiez pas ces fichiers. 83 Index A Analytique __________________________ 78 Aperçu avant impression ______________ 56 bulletin au format PDF .........................56 état ....................................................56 liste ou document ...............................56 Arrêts de travail ______________________ 38 prolonger ...........................................38 reprise anticipée .................................39 Assistant clôture de dossier ...............................68 création d’un bulletin ..........................41 création de dossier ..............................19 entrée d’un salarié ..............................30 sortie d’un salarié ...............................30 Attestation ASSEDIC __________________ 63 Attestation de salaire Maladie _________ 63 B Bulletins assistant Top Bulletin ..........................41 calculer à l’envers ...............................46 établir le premier bulletin ....................40 valider ................................................46 C Caisses ______________________________ 26 Charges à payer par caisse ____________ 59 Clôture assistant Top Clôture ...........................68 Congés __________________________ 21, 33 Convention collective _________________ 27 Cotisations __________________________ 26 D DADS _______________________________ 66 Déclaration Préalable à l’Embauche ____ 64 DIF (Droit Individuel à la Formation) ____ 33 Documentation _______________________ 6 Documents administratifs _____________ 63 Dossier assistant Top Départ ............................19 clôturer ...............................................68 créer ...................................................19 paramètres généraux 20 modèle de paye 21 restaurer .............................................72 sauvegarder .......................................71 E Ecriture comptable ___________________ 49 Etats attestation ASSEDIC .............................63 charges à payer par caisse ...................59 congés payés et RTT ............................62 DADS ..................................................66 fin d’année .........................................66 journal de paye ...................................58 livre de paye .......................................58 provisions pour congés payés ..............66 réductions cotisations patronales 62 Exemple bulletin de salaire ...............................16 société ...............................................12 G Gestion de temps ____________________ 36 bordereau de saisie .............................37 bordereau de saisie Excel ....................37 feuille de temps ..................................37 natures d’écarts ..................................36 planning hebdomadaires ....................36 planning salariés .................................37 plannings annuels ...............................36 I IJSS gestion automatique ...........................44 paramétrage ......................................44 Import Ciel Bâtiment __________________ 81 Impressions aperçu avant impression .....................56 imprimante ........................................55 types ..................................................55 Imprimante choisir ................................................55 configurer ...........................................55 Intuiciel _____________________________ 13 J Journal de paye ______________________ 58 L Livre de paye ________________________ 58 © Copyright 2014 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Paye Millésime, Evolution, Bâtiment, pour Windows - ME_WPE 21.0 / 14.0 - 07.14 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. N Natures d’écarts _____________________ 36 P Paiement état ....................................................47 ordres de virement .............................48 Paramètres généraux ............................................20 modèle de paye ..................................21 Paye inversée _______________________ 46 Profils _______________________________ 31 R Réductions cotisations patronales .........................62 Règle des cumuls ____________________ 52 conditions d’application ......................53 principe ..............................................52 régularisation automatique ........... 26, 66 Restaurer un dossier __________________ 72 Rubriques ___________________________ 24 S Salariés _____________________________ 28 assistant d’entrée ...............................30 assistant de sortie ...............................30 créer une fiche ....................................31 profil ..................................................31 Services _____________________________ 30 T Tranches ____________________________ 26 Transfert écriture comptable ..............................49 ordres de virement .............................48 Treizième mois ______________________ 66 U Utilisateurs __________________________ 70 V Validation groupée ___________________ 51 Variables ____________________________ 23 globales ..............................................23 salariés ...............................................23 Installation en mode TSE Objet Définition Installation Questions - Réponses Sage activité Ciel 10, rue Fructidor - 75834 PARIS Cedex 17 Tél. 01.55.26.34.34 - Fax. 01.55.26.33.34 Site internet : http://www.ciel.com Installation en mode TSE 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition). Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel. Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Installation en mode TSE 3 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2. Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ? Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. Installation en mode TSE 4 En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 2. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com J’ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiPobligation_TVA2015 Le télérèglement vous permet de télédéclarer et payer votre TVA en même temps, avec un prélèvement effectif à l’échéance. Le télérèglement de votre TVA peut combiner plusieurs modes de règlement : chèque, espèces et prélèvement à partir de 3 comptes bancaires. Il présente de nombreux avantages : • Prélèvement à échéance de vos paiements • Elimination des risques de retard • Vous n’avez plus à remplir un chèque et à le poster Pour souscrire à cette procédure vous devez remplir un formulaire d’adhésion en double exemplaire et l’accompagner de 2 RIB pour chaque compte bancaire utilisé (au maximum 3). Retrouvez le formulaire d’adhésion sur www.ciel.com/direct. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous découvrirez comment créer un dossier, définir ses paramètres, enregistrer les éléments de base. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Pentium 3 minimum 900 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 1 Go de Ram. • 550 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Pilotage : nécessitent la police de caractères Wingdings3 (installée par défaut avec Microsoft Office Word). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser les fonctions réseaux • Nécessite une carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, et protocole TCP/IP installé (réseau câblé local). • Plateforme Windows obligatoire. • Ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows Serveur (excepté pour l'utilisation de plus d'une session en mode TSE). Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram. • 1 Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Pour utiliser Ciel e-Commerce • 512 Mo de Ram (1 Go conseillé). • 150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Une connexion internet via ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................6 Documentation........................................................................................................................ 7 Démarrez votre logiciel ........................................................................................................... 8 Si vous débutez ....................................................................................................................... 9 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................15 Créez un dossier ................................................................................................................... 16 Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ............................................. 20 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 21 Gestion commerciale.................................................................................32 Créez les données de base .................................................................................................... 33 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 49 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 65 Gestion de production ........................................................................................................... 66 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 67 Gestion des stocks multi-dépôts ........................................................................................... 68 Comptabilité.............................................................................................70 Créez et modifiez le plan de comptes.................................................................................... 72 Créez les journaux ................................................................................................................ 76 Créez vos chéquiers et vos RIB .............................................................................................. 78 Préparez une comptabilité analytique .................................................................................... 80 Saisissez les écritures comptables ......................................................................................... 82 Le brouillard.......................................................................................................................... 93 Rapprochez une facture et son règlement.............................................................................. 95 Rapprochez des écritures avec la banque............................................................................... 97 Pointez des écritures ............................................................................................................. 98 Annulez une écriture validée ................................................................................................. 99 Gérez la trésorerie prévisionnelle......................................................................................... 101 Gérez la TVA ....................................................................................................................... 103 Les états .................................................................................................104 Les différents types d’état ................................................................................................... 105 La liste des états disponibles............................................................................................... 107 L’imprimante....................................................................................................................... 108 Les états pilotés .................................................................................................................. 109 Traitements de fin d’année .....................................................................110 L’assistant Top Clôture........................................................................................................ 111 .La régulation des stocks..................................................................................................... 113 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) .................................................................... 114 Échangez des écritures avec votre expert-comptable .......................................................... 116 Importez et exportez des données ...................................................................................... 117 La sauvegarde ..................................................................................................................... 123 La restauration .................................................................................................................... 124 Index ......................................................................................................126 Prise en main Prise en main 7 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel Naviguez dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Pour imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer le manuel de découverte Une fois le fichier téléchargé, cliquez sur le bouton . Le manuel de référence Le manuel de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, allez dans le menu AIDE et choisissez MANUEL DE RÉFÉRENCE. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche de votre clavier ou activer la commande AIDE CONTEXTUELLE du menu AIDE. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le Manuel de référence ou l’aide. Prise en main 8 Démarrez votre logiciel Vous pouvez lancer l’application à la fin de la procédure d’installation. Vous avez deux possibilités pour ouvrir votre logiciel : • Cliquez sur l'icône présenté sur le Bureau de votre ordinateur. • Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows™. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION INTÉGRALE - CIEL GESTION INTÉGRALE. Vous accédez à la page d’accueil ci-dessous : Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Éditeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Prise en main 9 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion Intégrale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion Intégrale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 33. Vous pourrez ensuite gérer votre comptabilité. Voir Comptabilité, page 70. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : 1. Activez la commande ARTICLES du menu GESTION (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . La fenêtre Article s’affiche. 2. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. 3. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK].  Pour plus d’informations sur la saisie d’un article “Les articles”, page 38. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 10 Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu GESTION - VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. 1. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. 2. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Transformez un devis en facture Pour éviter de saisir une facture, Ciel Gestion Intégrale vous permet de gagner du temps en transférant directement votre devis en facture. 1. Sélectionnez le devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] situé dans la barre d’actions puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits) • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation Prise en main 11 Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 12 Entraînez-vous Nous vous invitons à découvrir Ciel Gestion Intégrale en utilisant le fichier d’exemple. 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple accessible depuis la page d’accueil. 2. Le fichier exemple Société Exemple s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de comptes, d'écritures, etc. Lors de l’installation de l’application, seul ce dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton accessible depuis la page d’accueil.  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures,...) La barre de navigation La barre de navigation est masquée par défaut. Vous l’affichez en cliquant sur la ligne bleue à gauche de la fenêtre de l'application. La Barre de navigation est une barre verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée des menus dans le Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture Un clic ici affiche la barre de navigation Intuiciel Barre de statut Prise en main 14 L’Intuiciel©  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel© est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Vous pouvez y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou encore depuis les boutons de la barre d’actions . L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales et comptables ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaires. Il est composé du Bureau, des Tableaux de bord et des Etats et statistiques. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l’assistance technique. Personnaliser Mon Bureau Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Trouvtoo©  Barre d’actions - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Attention Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 16 Créez un dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. 1. Dans la fenêtre Création, nommez votre société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Un message vous demande si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Attention ! La récupération n'est possible que si vous avez une version de Ciel Compta supérieure ou égale à une version 2006 : - Ciel Compta Évolution : version supérieure ou égale à la version 5.00. - Ciel Compta : version supérieure ou égale à la version 12.00. - Ciel Compta Facile : version supérieure ou égale à la version 1.00. Création et mise en place d’un dossier 17 4. Si vous récupérez un dossier Ciel Compta, vous accédez à la fenêtre de sélection du dossier. • Si Ciel Compta est installé sur votre poste, cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. Sélectionnez le dossier de la société dans la liste déroulante. • Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste, cochez la deuxième option. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. • Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un récapitulatif des opérations effectuées par l'application. Si vous ne récupérez pas de dossier Ciel Compta, la fenêtre de Choix du modèle comptable s’affiche. Choix du modèle comptable Si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, le logiciel vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. • Choisissez pour votre société le plan comptable dans la liste proposée par le logiciel. • Vous pouvez également choisir de ne pas utiliser de plan comptable et de le créer manuellement dans le logiciel. Pour cela, choisissez l’option située en bas de la liste. • Cliquez sur le bouton [OK]. L'assistant Top Départ s'affiche. Assistant Top Départ  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Étape : paramètres du dossier  Si vous avez récupéré un dossier Ciel Compta, les paramètres de celui-ci sont déjà renseignés. Cette étape ne s'affiche donc pas. Monnaie du dossier 1. Indiquez la monnaie du dossier. 2. Modifiez si nécessaire le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte. Validez en cliquant sur [OK]. Vous pouvez aussi modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciales. Création et mise en place d’un dossier 18 Longueurs des comptes 3. Cliquez sur le bouton . 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Monnaie de la devise 6. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante. 7. Choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste. 8. Sélectionnez le nombre de décimales à prendre en compte. 9. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour récupérer les informations saisies lors de votre référencement. Étape : paramétrage des décimales 1. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc. 2. Si vous voulez revenir aux paramètres initiaux, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut]. Étape : raison sociale 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code NAF (A.P.E.), le R.C.S. (le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Entrez le R.M (Répertoire des Métiers). 7. Entrez le R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 8. Indiquez votre Code société. Étape : paramètres 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre premier exercice, de votre exercice courant et la période de saisie. 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. 4. Indiquez si oui ou non vous procédez à l’Enregistrement immédiat des écritures. Si c’est le cas, les écritures seront automatiquement enregistrées juste après la validation de leur saisie. 5. Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d’échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d’échanges est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d’échanges est l’import/export. Attention ! Vous pouvez modifier ces paramètres dans les préférences Gestion commerciale (mode avancé) tant que vos pièces ne sont pas validées. Création et mise en place d’un dossier 19  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l’onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ) Étape : autres paramètres Cette étape vous permet de définir les paramètres de votre dossier : comptabilité, TVA, facturation, numérotation, immobilisations, synchro compta, pilotage. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant. Voir Les paramètres du dossier, page 21.  Une fois votre société créée, vous pourrez toujours modifier les paramètres via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Étape : logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Pour ajuster la taille de l'image, utilisez l'une des icônes ou le curseur du zoom . Étape : félicitations 1. Vous pouvez définir en tant qu'administrateur les droits des utilisateurs sur le dossier que vous créez. Cliquez sur le bouton . 2. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 20 Créer un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. L’étape Création à partir de Sage Production Experts s’affiche. 5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et d’escompte, les poids.  Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES. 6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). 6. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 21 Les paramètres du dossier Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert-comptable, du logo de votre société. Onglet Coordonnées 1. Complétez les informations si vous ne les avez pas saisies lors de la création du dossier. Voir Étape : raison sociale, page 18. et Voir Étape : paramètres, page 18.  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que vous effectuez à partir de votre logiciel. Onglet Compléments 1. Choisissez la Forme juridique de votre entreprise. 2. Le Code société s'affiche automatiquement. Saisissez le nom de l’Etablissement. 3. Précisez son Activité ainsi que le titre et le nom du Responsable. 4. Indiquez les coordonnées de votre expert-comptable. Onglet O.G.A 1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.). 2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).  Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA. Création et mise en place d’un dossier 22 3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée pour la télédéclaration. 4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre O.G.A. Onglet Logos Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société. Vous disposez de plusieurs méthodes : coller, importer l’image dans Ciel Gestion Intégrale ou encore récupérer l’image depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Commentaire Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société. Paramètres Comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Onglet Paramètres 1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice, de l'exercice N : exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1 et les dates de la Période de saisie sont alors renseignées automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. 2. Précisez la date de début des objectifs dans la zone Période objectif du. La date de Fin des objectifs se calcule automatiquement. 3. Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle relève. La génération des écritures comptables peut être automatisée lors de la validation de vos pièces commerciales ou de l’enregistrement de vos règlements. Attention ! La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création et mise en place d’un dossier 23 4. Pour cela, cochez l’option Comptabilisation immédiate. L’option Ignorer les erreurs est alors accessible. L’option Ignorer les erreurs permet de toujours valider des pièces commerciales, enregistrer des règlements même si l’application ne peut pas générer l’écriture correspondante. Ceci est utile lorsque des informations comptables manquent. Vous pourrez alors générer une écriture ultérieurement. Onglet Tiers Vous disposez de plusieurs méthodes pour affecter des comptes à vos clients ou fournisseurs à la création de leur fiche. 1. Cochez le type d’affectation qui sera appliqué à la création de leur fiche : • Affecter le compte : sélectionnez le compte qui sera proposé à chaque création d’une fiche client ou fournisseur. Vous pourrez toujours le modifier dans la fiche. • Ne pas affecter de compte : aucun compte ne sera rattaché au client ou fournisseur. Vous choisirez le compte dans la fiche du client ou du fournisseur. 2. Dans la partie Enregistrement des écritures comptables, l’application propose des comptes qui seront utilisés par défaut pour enregistrer les écritures. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Liste et choisissez un compte. Cliquez sur le bouton [OK].  Ces comptes sont pris en compte uniquement si aucun compte comptable du client ou fournisseur n’est renseigné dans sa fiche. Onglet Devises Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes concernés. Onglet Racines/Défauts Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie, la bonne utilisation des comptes. Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer : • la longueur des comptes et des codes analytiques • les caractères autorisés • les racines de classe et de compte : vérifiez les racines proposées par défaut selon le PC99 et modifiezles si nécessaire.  Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement numériques, une racine sur 2 caractères suffit. Onglet Comptes Cet onglet vous permet de sélectionner les comptes qui seront proposés par défaut lors de vos saisies : • comptes de port : port soumis, port non soumis , Facturé soumis, Facturé non soumis. • comptes divers : escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, charges exceptionnelles, acompte versé, acompte reçu. Attention ! Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Echanges Expert Dans cet onglet, vous choisissez le type d’échanges avec votre expert comptable. Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous permet donc d'indiquer le mode d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.  Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures. Si vous changez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts. 2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Onglet TVA L’option Assujetti à la TVA est cochée par défaut. Vous ne pouvez pas la décocher. 1. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier. Si vous voulez créer d'autres taux de TVA, utilisez la commande TVA du menu LISTES. 2. Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante : • Régime réel : permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. • Régime simplifié : correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12. 3. Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes. • Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur Création et mise en place d’un dossier 25 les débits. • Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 4. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez : • le numéro de Recette de votre Centre des impôts. • le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts. Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel Gestion Intégrale. 5. Indiquez les comptes que vous utiliserez pour votre déclaration de TVA. • Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de TVA. • Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3). • Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié. Onglet Etat TVA Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié. 1. Si vous êtes en régime simplifié, sélectionnez l'option Avis d'acompte 3514 ou Déclaration annuelle CA12 selon le formulaire que vous voulez paramétrer. 2. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 3. L’option Ventilation des opérations imposables est active si votre régime de TVA est réel et si votre TVA sur les ventes est soumise aux encaissements. Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opérations imposables. Onglet Téléprocédures TVA Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées. Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.  Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le moyen d'y souscrire auprès de la DGFiP et sur le télérèglement. 1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. 2. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Téléprocédure TVA. 3. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la case Attention ! Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Création et mise en place d’un dossier 26 correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors obligatoire. 4. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de la déclaration. 5. Dans la zone Complément, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou Expert-comptable dans la liste déroulante. 6. Saisissez la Référence Obligation fiscale.  Cette référence doit obligatoirement commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. 7. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.), sélectionnez l'option Oui. 8. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-échéances, etc. Attention ! Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du menu DOSSIER : - pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA. - pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail. Attention ! Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 21. Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise. Création et mise en place d’un dossier 27 Globales 1. Cochez les options correspondantes si vous gérez : • les nomenclatures. • la TPF : gestion de la taxe para-fiscale (TPF) . Il s'agit d'une taxe perçue sur certains produits agroalimentaires, sur les viandes de boucherie, sur les huiles de base et huiles usagées, etc. • les Relations client : gestion des contacts commerciaux que vous établissez avec un client (opérations de prospection, actions marketing, etc. • le Multi-échéances : gestion des factures payables en plusieurs fois. • les Abonnements : gestion des factures de ventes et d'achats répétitives et à intervalle de temps régulier. • Les Gammes : gestion de gammes de produits. • les Remises en cascade : gestion des remises en cascade. Cette option permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir à partir de quel montant s'applique une remise. Stocks 2. Cochez, en fonction de votre activité, les cases Gérer les stocks, Gérer les mouvements de stock, Gérer le multi-dépôts (suivi des stocks des différents dépôts de votre entreprise), Articles stockables par défaut (articles gérés en stock par défaut), Gérer les n° de série/lot (stocks des articles gérés par des numéros de série ou de lot). Gestion à 0 ou négatif Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un article. • PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif. • PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif. Un stock nul ou négatif ou un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul. Générer les écritures de stock final à partir du Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré). Gestion des clients • Si vous cochez la case Blocage automatique, les clients ayant un total dû supérieur au crédit accordé seront automatiquement bloqués. • Si vous cochez la case Déblocage automatique, les clients bloqués dont le total dû redevient inférieur ou égal au crédit accordé seront automatiquement débloqués. Onglet Valeurs par défaut Cet onglet permet de définir les valeurs à prendre en compte par défaut lors de la saisie des pièces commerciales. 1. Sélectionnez le mode de gestion de la TVA sur port soumis. Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans cette zone. 2. Sélectionnez un code article pour la saisie libre. Cet article sera utilisé par défaut lors de la saisie d'une pièce commerciale dans laquelle vous ne pré- cisez pas de code article. 3. Définissez également un article automatique. Cet article sera utilisé pour générer automatiquement des pièces commerciales.  Ces deux codes sont obligatoires. 4. Cochez l'option Visible dans les états pour que ces codes s'affichent lors des éditions. 5. Sélectionnez un code client par défaut. Ce client sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas de code Création et mise en place d’un dossier 28 lors de vos saisies. 6. Choisissez un code fournisseur par défaut. Ce fournisseur sera utilisé par défaut si vous ne précisez pas son code lors de vos saisies. Onglet Alertes Cet onglet vous permet de paramétrer selon vos besoins certaines options utilisées principalement lors de la saisie des pièces commerciales (alertes, contrôles et calculs automatiques etc.). Pièces commerciales Vous pouvez être alerté ou non lorsque vous êtes en saisie de pièces commerciales. Il suffit de cocher (ou décocher) les options suivantes : • Quantité insuffisante sur stock : alerte sur la quantité du stock réel ou sur la quantité du stock disponible ou sur la quantité du stock théorique. • Quantité en stock inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Alerte sur la gestion des articles HT/TTC. • Remises / Promotions : en cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article. • Alerte sur le prix de vente de l'article : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. • Article bloqué. • Adresse client (facturation, livraison ou autre) incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses de prospects. Il suffit de cocher l'option Client NPAI (n'habite pas à l'adresse indiquée) pour activer cette alerte. • Client/Fournisseur bloqué. • Encours client dépassé : vous pouvez être alerté qu'un client a dépassé son encours au moment de la validation d'une facture. Il vous suffit de cocher l'option Encours client dépassé. • Nature soumise à taxes. Si des clients sont en mode de TVA : C.E.E., Hors C.E.E., Suspension de TVA et que vous indiquez un taux de TVA lors de vos saisies de pièces, un message vous alertera que l'ajout d'une TVA est impossible. • Niveau risque client à partir de : vous pouvez associer un niveau de risque à vos clients à partir duquel une alerte s’affichera si vous créez pour ce client une nouvelle pièce commerciale. Par exemple, si vous avez défini un niveau de risque Moyen dans la fiche du client et que vous souhaitez faire apparaître une alerte à partir du niveau Moyen, le logiciel affichera une alerte lors de la création d’une pièce commerciale relative à ce client. Autres • Lorsque vous cochez la case Contrôle du N.I.I, le programme vérifie la cohérence du N.I.I. saisi dans le logiciel. • Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clé EAN13, le programme vérifie et calcule automatiquement la clé EAN13 quand vous saisissez les codes barres dans les fiches articles. Onglet Statistiques Cet onglet vous permet de choisir les données qui alimentent vos statistiques des articles ainsi que le moment où la mise à jour des statistiques des représentants doit être effectuée. Articles Si vous cochez la case : • Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront prises en compte dans vos statistiques. • Comptabiliser l’escompte : les escomptes seront pris en compte.  Si vous modifiez par la suite le mode de calcul, les statistiques seront automatiquement recalculées. Création et mise en place d’un dossier 29 Représentants Si vous cochez la case : • Factures et avoirs validés : les statistiques représentants se mettront à jour lorsque les factures et avoirs seront validés. • Factures réglées : les valeurs des statistiques représentants changeront lorsque les factures seront réglées. Onglet Etats Nombre d’exemplaire L’option Edition des étiquettes articles selon le stock permet d’imprimer automatiquement le nombre des étiquettes selon le stock restant de l’article. L’option Edition des factures selon le client vous permet d'imprimer automatiquement le nombre de documents indiqué dans la fiche client. Mentions NRE La loi sur les nouvelles relations commerciales du 15 mai 2001, dite NRE. Cette loi impose l'affichage des délais de paiement sur les factures. Des pénalités de retard sont calculées selon le taux d'intérêt d'indemnité de paiement et l'indemnité pour les frais de recouvrement. 7. Dans la zone Taux pénalités de retard, indiquez le taux des intérêts de retard retenu. Ce taux servira à calculer le montant des pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E. 8. Saisissez le taux d'escompte appliqué dans la zone Taux d’escompte en cas de paiement anticipé. 9. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux pénalités de retard. 10. Dans la zone de saisie, indiquez les autres informations que vous voulez afficher sur votre facture. En cas de livraison vers d'autres pays de la Communauté Européenne, vous devez obligatoirement inscrire sur la facture la mention exonération de TVA (art 262 ter I du CGI). 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création et mise en place d’un dossier 30 Paramètres Numérotation  menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION La fenêtre des paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. 1. Saisissez le code d'origine pour les bases et pièces pour lesquelles vous souhaitez paramétrer une incrémentation automatique. 2. Laissez la zone vide si vous ne souhaitez pas définir d'incrémentation automatique. Paramètres Immobilisations  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS 1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur pour préciser si vous souhaitez travailler : • avec des années d'une durée fixe de 360 jours ou • avec la durée réelle des années soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). Dans ce cas, vous pouvez calculer le taux linéaire en jours en cochant l’option Calcul du taux linéaire en jours. 2. Cochez l’option Utiliser la méthode étalement si nécessaire. Dans le cas où le calcul d’une immobilisation avec valeur bloquée ne peut être ajusté, le logiciel la recalculera automatiquement avec la méthode de l’étalement. 3. Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation. Création et mise en place d’un dossier 31 4. Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton [Coefficients dégressifs]. La fenêtre affiche deux parties : • les coefficients standards dans la partie haute. • la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début, d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates. Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients. Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001. 5. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Paramètres Pilotage  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - PILOTAGE Il est possible de récupérer des écritures après clôture d’un exercice. Vous pouvez reprendre des écritures des 4 derniers exercices. 1. Cochez l’option Reprise des écritures archivées. 2. Indiquez le chemin du répertoire de votre base archivée, en cliquant sur l’icône située en fin de zone. Gestion commerciale Gestion commerciale 33 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau taux de TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte en attente de TVA collectée, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte en attente de TVA déductible, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser. 7. Choisissez si nécessaire un compte de TVA déductible dans les immobilisations.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 8. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 34 La TPF  Menu LISTES - commande TPF La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agro-alimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. Vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Vous pouvez également créer des remises/promotions par tranche. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Remises/promotions pour obtenir tout le détail sur les remises et promotions. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Gestion commerciale 35 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET et le code NAF (APE) du fournisseur.  Le numéro de SIRET identifie géographiquement l’établissement d’une entreprise. Le code NAF - anciennement code APE - définit l’activité principale du travailleur indépendant ou de l’entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide du bouton Liste le Mode de paiement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Gestion commerciale 36 Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation du fournisseur. Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du fournisseur doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code analytique. Le bouton Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Gestion commerciale 37 Divers 1. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 2. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste le dépôt du fournisseur. 3. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 4. La date de création de la fiche fournisseur est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un fournisseur en fonction de sa date de création. Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond à l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 4. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Gestion commerciale 38 Les articles  Menu GESTION - commande ARTICLES Le terme Article englobe les produits de commerce, les produits fabriqués, les prestations de service ou bien les produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Gestion commerciale 39 Informations stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Voir Paramètres Facturation, page 26. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle • ou une régulation de stock Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. Vous n'avez pas accès aux zones En Cde client et En Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes, des achats et/ou des ventes non soldées. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est sélectionnée. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Gestion commerciale 40 PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu GESTION - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Gestion commerciale 41 précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cochez l’option Modification puis cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet N° de série / lot Cet onglet affiche tous les numéros de série ou de lot qui ont du stock sur l'article. Si vous voulez également voir les numéros de série ou de lot des articles dont le stock est à zéro, cochez l'option Afficher le n° épuisé. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Gestion commerciale 42 Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Intégrale gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres Facturation, page 26. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Equipements Electriques et Electroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l'aide du bouton Liste l'éco-participation correspondante. 6. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionner une catégorie dans la liste prédéfinie. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article • les codes de TVA et TPF 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. 12. Des unités (Kg, Litre, Mètre) vous sont proposées. Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic droit dans la zone Unité, commande CRÉER. 13. Si vous gérez vos stocks d'articles à flux tendu (stock à 0), cochez l'option Contremarque. Dans ce cas, vous devez obligatoirement renseigner le fournisseur dans la fiche article, au niveau de l'onglet Fournisseur. Conditionnement 14. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Gestion commerciale 43 Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Gestion, articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une comptabilité analytique. Vous pouvez vous aider du bouton Liste . Le bouton vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Indiquez le code NAF du client. Le code NAF - anciennement code APE - définit l'activité principale du travailleur indépendant ou de l'entreprise. 4. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code du Représentant. 5. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon cer- Gestion commerciale 44 tains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresses 1. Cet onglet vous permet de saisir l'adresse de Facturation et/ou de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 2. Cochez la case d’option choisie puis saisissez l'adresse postale du client. 3. Vous disposez de la localisation géographique via Internet en cliquant sur les boutons de la barre d’actions. De même vous pouvez vérifier l’adresse. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Ce bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 5. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 6. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse que vous avez n’est plus correcte. Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Gestion commerciale 45 Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Ainsi les écritures comptables seront générés sur le compte de votre client. Cette zone est renseignée en fonction des paramètres comptables que vous avez définis. Vous pouvez toujours modifier le compte attribué. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité, vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. L’icône Liste vous permet d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis. Vous pouvez à partir de la liste des codes analytiques en créer d'autres. L’icône vous permet de définir plusieurs codes analytiques. Divers La date de création de la fiche client est rappelée. Vous pouvez par la suite rechercher un client en fonction de sa date de création. 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel. 7. Cochez la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas relancer ce client. Tarifs 8. Si vous utilisez la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 9. Si vous voulez facturer votre client en TTC, cochez l’option correspondante. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Gestion commerciale 46 Onglet Relations Client La fonction Relations Clients vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Onglet Banque 10. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le RIB : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international. 11. Indiquez la Domiciliation de la banque.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 12. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 13. La zone Dailly indique si ce type de gestion est accepté ou non pour l’adresse de facturation du client. 14. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 15. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton . Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Recouvrement Vous y retrouvez les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement.  Pour plus d’informations concernant le recouvrement, reportez vous au Manuel de référence, Menu Listes, commande Etapes de recouvrement. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Gestion commerciale 47 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à la période à prendre en compte. Vous pouvez utiliser l'icône ou l'icône permettant de sélectionner une date particulière (aujourd'hui, cette année, période de saisie courante, période d'objectifs, etc.). 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet statistiques 5. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces 6. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks 7. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Ecritures L’onglet Ecritures vous permet d’ajouter une ou plusieurs écriture(s) à votre affaire. 8. Pour ajouter une écriture à votre affaire, cliquez sur le bouton [Ajouter]. 9. La liste des écritures s’affiche. Sélectionnez l’écriture souhaitée et cliquez sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 48 10. Pour retirer une écriture de votre affaire, cliquez sur le bouton [Enlever]. 11. La zone Ecriture incluses dans l’affaire pour les exercices clôturés vous permet, lors des clôtures d’exercice, d’entrer des soldes produit et charges afin de ne pas modifier le montant des soldes des écritures encore d’actualité. Onglet observations 12. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 13. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Gestion commerciale 49 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu GESTION - VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu GESTION - ACHATS). Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Pour toute information sur le Le générateur d'états, consultez le Manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Votre logiciel vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée. • la saisie standard. • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu GESTION commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Gestion commerciale 50 Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : • Modifier les colonnes, • Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, • Modifier le texte libre, • ajouter un sous-total, • choisir les colonnes sous-total, • sélectionner l’option de Facturation en TTC, • insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Gestion commerciale 51 L’assistant Top Facture  Menu GESTION - VENTES commande TOP FACTURE Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 52. Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Gestion commerciale 52  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 57. Liste des pièces clients  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu GESTION - VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 49. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. Gestion commerciale 53 La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de paiement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Gestion commerciale 54 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. 3. Si l'article est géré par n° de série/lot, cliquez sur le bouton pour saisir les numéros de sortie ou d’entrée de stock. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Gestion commerciale 55 L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). 2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Copier l'adresse 3. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons [de facturation] ou [de livraison]. Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison. 4. Cliquez sur le bouton [Autres] si vous souhaitez sélectionner une autre adresse. Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale. Contact 5. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 6. Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Gestion commerciale 56 Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Echéances Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. • Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton . • Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur . L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Gestion commerciale 57 Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale, etc.). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu GESTION. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 51.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Gestion commerciale 58 Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus de détails, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Gestion commerciale 59 Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. Gestion commerciale 60 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu GESTION - VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu GESTION - VENTES commande RÈGLEMENTS Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Gestion commerciale 61 Saisissez un règlement  Menu GESTION - VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le Client. Le mode de paiement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. La zone N° de pièce affiche le numéro de règlement. Modifiez-le si nécessaire. 5. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 6. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Gestion commerciale 62 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Gestion commerciale 63 Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler ainsi que les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Gestion commerciale 64 Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Gestion commerciale 65 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu GESTION - ACHATS et les traitements associés. Gestion commerciale 66 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détail concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Gestion commerciale 67 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu GESTION - commandes ACHATS - COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Gestion commerciale 68 Gestion des stocks multi-dépôts Vous pouvez suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu GESTION - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt  Menu GESTION - commande ARTICLES Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôts.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), Gestion commerciale 69 • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Intégrale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Comptabilité Comptabilité 71 Principales étapes de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Gestion Intégrale. Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Éditez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Créez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire... Comptabilité 72 Créez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle comptable, page 17. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu COMPTABILITÉ. Dans les deux cas, la liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Créer un compte Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre Nouveau compte, saisissez le Numéro de compte ainsi que son Libellé. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Onglet Options Utilisation Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone Utilisable soit impérativement cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie. Exemple Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur. En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND. Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte, décochez la zone Utilisable. Lettrage/pointage • La zone Lettrable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage à utiliser. • La zone Pointable permet de préciser si le compte doit faire l'objet d'un pointage. Vous pouvez indiquer le prochain code pointage à utiliser.  Si vous laissez vide la zone Prochain code, par défaut le prochain code de lettrage ou de pointage sera X. • La zone Demander permet de préciser si vous souhaitez personnaliser votre code de lettrage lors du lettrage manuel. Budgets/analytique Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Comptabilité 73  Si vous avez coché, au préalable, l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire (dans les Préférences comptables du dossier), vous serez obligé d'affecter un code analytique lors de la saisie des écritures. Le code associé au compte sera repris automatiquement en saisie d'écritures. Saisie Cette partie regroupe des paramètres intervenant lors de la saisie des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. • L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. • Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (par exemple : utilisation de la zone date d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur). • La zone Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités pour un compte, en général, des comptes de classe 6 ou 7. Saisie Infos perso Les Infos perso vous permettent de saisir, directement dans la grille de saisie, les rubriques de votre choix, et de personnaliser ainsi vos lignes d'écritures. Pour modifier l'intitulé des champs, cliquez sur le bouton [Modifier l’intitulé]. La liste des Infos perso s'affiche. Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Comptes Les comptes diffèrent selon le type de compte que vous créez. Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits • Exonéré de TVA : en cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. • Compte de TVA : vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de TVA. Option disponible dans les compte de type Client • Compte de produits : vous pouvez attribuer un compte de produits par défaut à un compte client afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de produits. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Option disponible dans les comptes de type Fournisseurs • Compte de charges : vous pouvez attribuer un compte de charges par défaut à un compte fournisseurs afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué lors des saisies. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et choisissez le compte de charges. Puis, cliquez sur le bouton [OK]. Options disponibles dans un compte de type TVA Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (445). Cliquez sur la flèche pour choisir le Type de TVA (Collectée, Déductible, etc.) et le Taux à appliquer au compte. Onglet Banque  Cet onglet est uniquement disponible pour un compte de banque. Chemin d'accès Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CFONB. Comptabilité 74 Soldes Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 1. Vous pouvez modifier le solde pointé. Pour cela, dans la zone Solde Pointé, cliquez sur l’icône . La fenêtre Régularisation du solde pointé s’affiche. 2. Saisissez la valeur qui permettra de régulariser votre solde pointé. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fiche de la banque. Liste des banques La liste des banques rattachées au compte est affichée. Vous pouvez directement consulter ou modifier les fiches des banques. Pour cela, double-cliquez sur la banque concernée. Onglet Immobilisations  Cet onglet est uniquement visible pour un compte d'immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées au compte. Vous pouvez attribuer des comptes de dotations et d'amortissements en cliquant sur l'icône . Onglet Client ou Fournisseur  L'onglet Clients est uniquement visible dans un compte Client. De même, l'onglet Fournisseurs n'est visible que dans un compte Fournisseur. Vous accédez à la liste des clients et fournisseurs rattachés au compte. Vous pouvez consulter, modifier les fiches clients ou fournisseurs à partir du compte. Pour cela, double-cliquez sur le client ou fournisseur concerné. Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ainsi présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L’exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d’un autre exercice, cliquez sur le bouton [+]. Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Afficher les totalisations Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur l’intitulé d’une colonne qui comporte des valeurs numériques, par exemple sur Crédit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez l’option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s’affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumulés. Comptabilité 75 Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du compte, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un compte et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau compte reste active. Comptabilité 76 Créez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu COMPTABILITÉ .  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Créez un journal 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau journal s’affiche. 2. Le journal est défini par un Code (sur huit caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. 3. Le type de journal est ensuite précisé : Achats, Ventes, Trésorerie, Opérations Diverses, A-nouveaux. Les contrôles effectués en saisie d'écritures dépendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible. Options • Le compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernière ligne d'écriture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront également repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 512000. Lors de la saisie des écritures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs. Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affecté au compte 512000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445714. En saisie d'écritures non guidée, saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne la TVA. • L’option Rupture d'écritures sur solde permet de changer automatiquement le numéro d'écriture dès que le solde des lignes est équilibré. Comptabilité 77 Gestion des numéros de pièce • Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce sur le journal, saisissez le Prochain n° de pièce à utiliser. • Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. • Pour valider la création du journal, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création d’un journal et d’en recréer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau journal reste active. Comptabilité 78 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande BANQUES Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer les relevés d'identité bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet R.I.B./Divers des banques. Les formats des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ- commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de création de format d’import des relevés bancaires s’affiche. Import au format Standard (Texte) Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de votre logiciel.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Indiquez quelle donnée se trouve dans la première colonne de votre fichier de relevé (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 2. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. Comptabilité 79 La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Comptabilité 80 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Ces codes analytiques seront ensuite utilisés dans la saisie des écritures. Vous pouvez affecter les codes analytiques directement à une fiche client, fournisseur, article et famille d’articles, ainsi qu’à chaque compte. Ainsi, lors des saisies, l’application reprendra le code analytique correspondant. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. Créer un code analytique 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si ce code n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Comptabilité 81 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. Comptabilité 82 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Gestion Intégrale. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 88. Le mode Saisie standard Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant, etc.). Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Gestion Intégrale met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Factures clients rapide. • Factures fournisseurs rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Avec le mode Saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque. Le mode Saisie guidée Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables en présentant des libellés plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des différentes lignes d'écritures est automatisée à l'aide des paramétrages par défaut, définis en création de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Le mode Saisie en devise Si vous tenez une comptabilité en devises étrangères, le menu SAISIE EN DEVISE vous permet d’effectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Fleur de lys 411FL, d'un montant TTC de 400 €. Saisie d’une écriture en mode standard  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande SAISIE STANDARD  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Comptabilité 83 Les données de l'en-tête Devise Si vous effectuez une saisie en devises (menu COMPTABILITÉ, commande SAISIES - SAISIES DEVISES), une zone supplémentaire vous permet de choisir la devise à utiliser. Journal Le Journal est proposé par défaut selon la dernière écriture effectuée en saisie standard. Vous pouvez le modifier en sélectionnant un des codes proposés dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icône d'appel de liste, présenté en fin de zone, ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Date La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert la société est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres comptables (onglet Paramètres). Voir Paramètres Comptabilité, page 22. N°de pièce La zone N°de pièce vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Créez les journaux, page 76. Libellé Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Si un numéro de pièce est défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé de l'écriture, mais vous pouvez le modifier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411FL (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne Compte, saisissez la racine du compte client puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir du premier compte client. Sélectionnez le compte adé- quat. 2. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 3. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. 4. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilisé.  Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. Comptabilité 84 La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option [Calcul automatique], située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.... Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste . L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/ budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Soldez l'écriture Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Enregistrez une contrepartie Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. Comptabilité 85 Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Insérez une ligne Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Effacez une ligne Ce bouton permet de supprimer une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Dupliquez une ligne Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille de saisie. Effacez tout Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie. Calculez les frais kilométriques  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité 1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Comptabilité 86 Fermer la grille de saisie Le bouton permet de fermer la grille de saisie tout en ayant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. 1. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. • Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. • A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. 2. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Changez l’affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la colonne Intitulé du compte puis faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option de votre choix : • soit vous n’affichez plus cette colonne • soit vous l’affichez : après la colonne N° de compte ou en dernière colonne. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ou PAIEMENT  Menu COMPTABILITÉ - commandes SAISIES - AUTRES SAISIES - FACTURE/AVOIR CLIENT ou ENCAISSEMENT Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT. Saisie de la première ligne Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUP dans la liste qui s'affiche. Comptabilité 87 Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411FL, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . Enregistrez l'écriture en comptabilité 1. Lorsque vous avez renseigné la grille de saisie, cochez l’option Brouillard, Validation ou Simulation. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 3. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente est celui défini dans les paramètres comptabilité. Voir Onglet Racines/Défauts, page 23. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Saisie des A-nouveaux  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - SAISIES DES A-NOUVEAUX A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et vous présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte correspondant, saisissez le montant de votre opération. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer l’écriture] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK]. Comptabilité 88 L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. L’assistant Top Saisie  Menu COMPTABILITÉ - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles. Comptabilité 89  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture. Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. Comptabilité 90 Achats au comptant Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Pôle Emploi, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. En enregistrant les charges patronales chaque mois J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye Comptabilité 91 A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Comptabilité 92 La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Comptabilité 93 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, votre logiciel vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 88. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Contrepassation. Vous allez choisir les mouvements devant être validés en définissant des critères de sélection. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Comptabilité 94 Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Comptabilité, Liste des écritures. Éditez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Comptabilité 95 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Comptabilité 96 Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible depuis le menu AIDE. Comptabilité 97 Rapprochez des écritures avec la banque  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire consiste à marquer les écritures comptabilisées par votre banque et celles de votre comptabilité. Cette opération permet ainsi de détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. Comptabilité 98 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…). 3. Cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 4. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré avec le protocole CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. Comptabilité 99 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Comptabilité 100 . La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. 2. La date du jour est proposée par défaut comme date de l'écriture à contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par défaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libellé du mouvement est également proposé par défaut. Vous pouvez le modifier. 3. Choisissez le mode utilisé pour générer l'écriture en sélectionnant l'option correspondante : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... Comptabilité 101 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Trésorerie prévisionnelle : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. 5. Pour ajouter, insérer ou supprimer une ligne du plan de trésorerie, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande correspondante. Comptabilité 102 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, paiements fournisseurs et les remboursements d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursements d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les échéances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéances des mensualités d’emprunt. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trésorerie prévisionnelle. Comptabilité 103 Gérez la TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA. La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérez la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérez l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS MA COMPTA- commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Les états Les états 105 Les différents types d’état Les états articles Ciel Gestion Intégrale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : • Grand-livre, • Balance, • Journaux, • Brouillard, • Etat de TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : • Echéancier, • Balance âgée, • Encours clients, • Relances clients, • Lettre de pénalités de retard, • Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Ces documents peuvent être édités avec le détail des comptes. Pour cela, il vous suffit de cocher l’option correspondante Les états 106 Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. Les états 107 La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, dé- cochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 108 L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec votre logiciel doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion Intégrale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion Intégrale doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows™ pour plus de détails. Les états 109 Les états pilotés Le pilotage consiste à exploiter les données de l'entreprise et de constituer des tableaux de bord. Ciel Gestion Intégrale permet aux responsables et aux dirigeants d’une entreprise d’optimiser le pilotage et la performance de leur activité. Pour cela, des catalogues d’états sont disponibles à partir du menu PILOTAGE. Ces catalogues vous offre une analyse poussée des données d’une entreprise sous forme de tableau de bord (reporting). Vous disposez ainsi d’une aide à la décision et d’informations exactes grâce à des indicateurs clefs, afin d’évaluer l’activité d’une entreprise. Chaque utilisateur peut accéder en quelques clics à ces indicateurs clés et peut prendre les bonnes décisions à son propre niveau de responsabilité. Ciel Gestion Intégrale fonctionne avec une base de données dynamiques et en interaction avec Ciel Pilotage. Ciel Pilotage permet l'accès à vos données en vue de leur analyse et de leur présentation dans un document. Vous n’avez pas besoin de connaître l’utilisation des bases de données. Avant de consulter vos tableaux de bord, vous devez mettre à jour les données. Mise à jour des données  Menu PILOTAGE - commande MISE À JOUR DES DONNÉES La base de données doit être mise à jour régulièrement afin de recevoir les nouvelles données saisies dans votre logiciel. Ainsi, vous assurez l’exactitude des informations, visibles dans Ciel Pilotage.  La mise à jour des données peut-être très longue. La durée dépend de la taille de votre dossier. Consultation des états pilotés  Menu PILOTAGE - commande CONSULTER LES ÉTATS Le pilotage fonctionne avec des catalogues d’états. Ces catalogues sont divisées en deux catégories : • la gestion commerciale, • la comptabilité. Une fois que vous avez activé la commande CONSULTER LES ÉTATS, la liste de tous les états des catalogues s’affiche. 1. Sélectionnez l’état comptable ou de gestion commerciale à consulter puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Indiquez la période à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. Ciel Pilotage s’ouvre. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 111 L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturez puis réouvrez un exercice en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondants aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés :  Pour plus d’informations sur ces traitements, reportez-vous au Manuel de Référence disponible dans le menu AIDE, Menu Traitements, Commande Fin d’exercice - Top Clôture. 4. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Suivant]. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales obligatoires. 5. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. Sélectionnez le répertoire dans lequel votre dossier sera sauvegardé et cliquez sur le bouton [OK]. 9. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Voir Validez le brouillard, page 93. Traitements de fin d’année 112 10. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 11. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12. Dans l'étape Report en détail dans l'écriture d'A-nouveau, sélectionnez Oui pour reporter le détail des écritures non lettrées ou des écritures non pointées dans l'A-nouveau. Si vous sélectionnez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 14. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 15. Si vous ne voulez pas supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, sélectionnez l'option correspondante. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK]. Traitements de fin d’année 113 .La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 114 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge des pièces 7. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde. • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 8. Si vous choisissez la première option, choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Traitements de fin d’année 115 Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, votre logiciel vous permet de sauvegarder les données légales de votre dossier sur trois ans. La sauvegarde DGFiP des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose une sauvegarde des données des trois derniers exercices. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Vous pouvez consulter vos sauvegardes qui sont classées par exercice. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation OBLIGATOIRE de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, consulter, enregistrer ou envoyer par e-mail les sauvegardes DGFiP classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements de fin d’année 116 Échangez des écritures avec votre expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - ENVOYER À MON EXPERT / RECEVOIR DE MON EXPERT  Si vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrer des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être inté- grées dans votre dossier. Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc. Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements de fin d’année 117 Importez et exportez des données  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES Cette commande est destinée aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.  Plusieurs méthodes d’échanges de données sont possibles avec Ciel Gestion Intégrale (synchro compta, envoi du dossier, import/export). Ce manuel vous présente seulement l’import et l’export des écritures ainsi que l’import/export d’une balance. Paramétrage Coordonnées  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - Liaison comptable La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import des écritures. Exemple Vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche de votre clavier). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier à importer est : XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements de fin d’année 118 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER DES ÉCRITURES A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.  Si votre mode d’échanges est défini sur Sage Production Experts (première option activée dans l’onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et Sage 100. Si vous avez opté pour un mode d’échange via Sage Production Experts Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c’est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s’affiche si les réglages d’export n’ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d’écritures s’ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 119. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 119. Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export: N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements de fin d’année 119 • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adé- quat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d’export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. Traitements de fin d’année 120 • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commandes ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER DES ÉCRITURES Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Gestion Intégrale. Si vous avez opté pour un mode d’échanges via Sage Production Experts  Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements de fin d’année 121 Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été géné- rées puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d’échanges par l’import/export A l’activation de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Gestion Intégrale et qu’elles n’y sont pas encore inté- grées, ces écritures sont attente. Ciel Gestion Intégrale les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Gestion Intégrale, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Traitements de fin d’année 122 Un message vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte inexistant. Exportez une balance  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCHANGES DE DONNÉES - EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (TXT). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Traitements de fin d’année 123 La sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde sur support 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE/RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des Préférences de sauvegarde. Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale, Chapitre Les préférences, paragraphe Les sauvegardes), disponible depuis le menu AIDE. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle: en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Traitements de fin d’année 124 La restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. Traitements de fin d’année 125 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 126 Index A Achats pièces fournisseurs 65 Affaires 47 Afficher détail 59 Analytique 80 Annuler une écriture validée 99 Articles 38 Assistant clôture de dossier 111 de saisie 88 saisie de pièces 51 Avoirs 49 B Balance exporter 122 Barème frais kilométriques 85 Bons de livraison 49 Bons de réception 49 Brouillard 93 valider 93 C Chéquiers 78 Clients 43 Commandes 49 Commandes articles 67 Contrepassation 99 Créer un article 38 un client 43 un fournisseur 35 une nomenclature article 42 D Dépôts 68 Devis / Pro forma 49 Dossier restaurer 124 sauvegarder 123 E Echanges Expert 24 Ecritures écritures types 89 en brouillard 88 en simulation 88 enregistrer 88 envoyer à mon expert 116 recevoir de mon expert 116 validées 88 Enregistrer des écritures 88 Escompte 55 Exports balance 122 F Factures 49 d’acompte 60 Familles articles 37 Fin d’exercice 111 Format d’import 78 Fournisseurs 35 Frais kilométriques 85 G Gestion de production 66 I Impressions imprimante 108 J Journaux 76 L Lettrage automatique 95 manuel 96 M Modèle Sage Production Experts 20 Modes de règlement 34 P Paramètres société 21 Pièces commerciales assistant Top facture 51 clients 52 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion Intégrale - Ciel Up To Experts - MAN_WGQ - V 7.1 - 10.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. créer 52 décomptabiliser 59 envoyer par e-mail 59 fournisseurs 65 saisie document (ventes) 49 valider 57 Pointage manuel 98 Prospects 46 R Rapprochement bancaire 97 Rapprocher écriture /règlement 95 Réapprovisionner articles 67 Référencement 8 Règlements 60 Régulation des stocks 113 Relevés d’identité bancaire 78 Remise commerciale 54, 55 Représentants 34 Restaurer un dossier 124 Rupture de stock commande 67 S Sage Production Experts 20 Saisie assistant Top Saisie 88 guidée 86 modes de saisie 82 standard 82 Saisie Document 49 Sauvegarde DGFiP 115 Sauvegarder un dossier 123 Solder 63 Stocks 113 T Tarifs grille de tarifs 40 par famille 34 Top Départ 17 Top facture 51 TPF 34 Transférer une pièce commerciale 57 Trésorerie prévisionnelle 101 TVA 33 acompte 103 déclaration 103 non perçue 33 V Valider des écritures 88 le brouillard 93 une pièce commerciale 57 Ventes saisie document 49 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com L’obligation de télédéclarer et télépayer la TVA obligation_TVA2015 Depuis le 1er octobre 2014, l’ensemble des entreprises sans condition de chiffre d’affaires doivent télédéclarer leur TVA et télérégler les montants dus au titre de la TVA, de l’impôt sur les sociétés et de la taxe due les salaires. Pourquoi télédéclarer avec Ciel ? Ouverte à toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, la télédéclaration comporte de nombreux avantages : • Vous obtenez des déclarations prêtes à l’envoi directement depuis votre logiciel Ciel sans aucune ressaisie • Vous êtes rapidement informé(e) de leur réception et leur validation • Vous recevez un e-mail avant chaque déclaration vous rappelant la date limite de dépôt • Vous êtes prélevé(e) automatiquement à la date d’échéance grâce au télérèglement • Vous évitez ainsi tout risque de pénalités de retard Avec Ciel directDéclaration TVA, vous simplifiez vos démarches administratives ! Pour toute information complémentaire, veuillez-vous connecter sur www.ciel.com ou contactez notre service commercial Ciel au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? 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Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sa