Ciel Catalogues_produits/2015/FichesTech/WFFAO.pdf

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Facturation Facile 2015 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Petites entreprises, commerçants, artisans, réalisez des devis et factures professionnels en toute simplicité. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Réalisez vos devis, commandes, bons de livraison, factures... aussi simplement que dans un traitement de texte. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : logo, TVA, numérotation des pièces… Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée ! Soyez guidé dans la sauvegarde de vos fichiers au format de la DGFIP. Pourquoi choisir Ciel Facturation Facile 2015 ? Réalisez vos devis et factures aussi simplement que dans un traitement de texte. Facturez en HT ou en TTC et évitez les ressaisies en transformant d’un simple clic vos devis en facture. Simplifiez vos échanges avec votre expertcomptable ou votre Centre de Gestion Agréé(1) en lui envoyant vos écritures par e-mail. Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité à partir du tableau de bord (chiffre d’affaires, factures en cours, meilleurs clients...). Un logiciel simple, pratique et conforme Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Généralités • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • E-mail, téléphone portable sur vos pièces commerciales • Recherche multicritères sur tous les fichiers • Choix de la taille de la police la plus adaptée à votre environnement de travail • Conforme DGI BO 13 L-1-06 et DEEE/éco-contribution • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Gestion de contacts, articles, prestations • Gestion de clients, fournisseurs (coordonnées, e-mail…) • Gestion des articles et prestations Devis et factures • Adaptation simplifiée des modèles de devis, factures, avoirs (logo, texte, colonne) • Gestion des règlements • Gestion de plusieurs taux de TVA • Envoi de devis, factures, avoirs par Internet et par courrier Ventes • Tableaux de bord • Rapport des ventes Echange de données • Exportation de données vers MS Excel® et MS Word® • Transfert automatique des factures, règlements et avoirs vers Ciel Compta Internet • Lien avec le site www.ciel.com • Envoi des éditions au format PDF par e-mail Sauvegarde et sécurité • Sauvegarde de vos données • Mot de passe Aides • Société Exemple pour s’entraîner • Aide en ligne et contextuelle • Manuel électronique Logiciel limité à 1 dossier. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Facturation Facile 2015 (1) Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 en abonnement tout inclus et sans engagement ? Chiffrez facilement vos devis et factures avec tranches de travaux, photos... Choisissez le taux de TVA neuf ou rénovation selon les travaux à réaliser et obtenez les nouvelles attestations de TVA. Accèdez à 500 tarifs et catalogues Fabricants : 3 millions de références produits et plus de 180 000 pages numérisées. Affinez vos prix de vente en suivant précisément vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. Accompagnez et enrichissez vos devis par l’insertion d’images, de photos, de croquis, etc. NOUVEAU ! TVA auto liquidée dans les documents de vente. Un logiciel simple, pratique et conforme Devis Factures du bâtiment 2015 NOUVEAU ! Personnalisez votre environnement de travail grâce au nouvel INTUICIEL©. Artisans du bâtiment, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour chiffrer vos devis et vos factures avec les bons produits et les bons prix, tout en suivant les marges de vos chantiers. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services Arborescence et structure par tranches d’un devis d’espaces verts 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos devis et factures 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Nos techniciens-conseil sont aussi à votre écoute pour vous : • Assister dans les mises à jour et paramétrages légaux. • Préconiser des "trucs et astuces" afin de vous faire gagner du temps. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser des devis et factures de travaux avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Devis Factures du bâtiment • Pour réaliser vos devis aussi simplement que dans un traitement de texte. • Pour affiner vos prix de vente en suivant vos déboursés secs, vos cœfficients de frais et vos marges. • Pour transférer vos devis en factures puis en écritures comptables dans Ciel Compta. • Pour visualiser les chiffres clés de votre activité avec les tableaux de bord. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles • Consultez les formations disponibles pour vos équipements • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Généralités • Gestion des clients (contacts, prospects, clients) et des fournisseurs • Gestion des statuts clients (particulier, industriel, administration…) • Mailings/publipostages avec création de modèle de mailing • Gestion des articles avec affectation par fournisseurs • Mise en sommeil des articles • Sauvegarde, restauration • Gestion multi-dossiers Devis et factures • NOUVEAU ! Edition de plusieurs devis ou/et factures en rafale. • Détail des devis avec tranches de travaux, options, variantes, TVA neuf ou rénovation, photos, plans... • Outils de mise en forme pour présentation des devis/ factures • Navigation par onglet dans les pièces commerciales • Visualisation en un clin d’œil des devis validés et transfert en facture sans aucune ressaisie • Correcteur d’orthographe • Calcul des métrés • Calcul d’un arrondi global pour les devis • Edition de déboursés • Retenues de garantie • Gestion des unités de mesure spécifiques • Commandes fournisseurs • Alerte si prix de vente est inférieur au déboursé Bibliothèques • NOUVEAU ! Sage e-tarif, un service 24h/24. Accédez à plus de 500 tarifs et catalogues de fabricants et industriels, 3 millions de références du BTP (Atlantic, Aldès, Cedéo, de Dietrich, Legallais, Bouchard, Legrand, Gebérit, Grohé, Hager, Jacob Delafon, Knauf, Plateforme du Bâtiment, Peinture Tollens, Saint-Gobain, Sonepar, Schneider Electric, Ursa, Sika, Wurth, etc.). • NOUVEAU ! Connexion au simulateur des certificats d’économie d’energie. Finances • Gestion des règlements (totaux ou partiels) • Relances factures clients non réglées (3 niveaux) • Edition de la liste des devis, factures, commandes, bons de livraison • Analyses de vente détaillées • Statistique (marge, chiffre d’affaires, comparatif N-1…) • Transfert des écritures vers Ciel Compta Limité à 5 dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Devis Factures du bâtiment 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 300 Mo d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • MS Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Immobilisations Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Immobilisations en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Effectuez l’inventaire de vos immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle. L’enregistrement d’une immobilisation est très simple : indiquez uniquement la valeur d’achat, le type d’amortissement et sa durée, et le logiciel fait le reste ! Tous les cas de figure sont pris en compte : amortissement linéaire, dégressif, dérogatoire, fiscal, cession, mise au rebut... Obtenez automatiquement vos tableaux d’amortissement. Identifiez tout votre matériel à l’aide d’étiquettes codes-barres. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Gérez simplement vos immobilisations. Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer simplement vos immobilisations, du calcul des amortissements jusqu’à l’inventaire. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer vos immobilisations 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement d’un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur et aux évolutions technologiques. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Gérer vos immobilisations avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Immobilisations • Pour obtenir automatiquement vos tableaux d’amortissement. • Pour effectuer l’inventaire de vos immobilisations et payer moins de taxe professionnelle (CET). • Pour simplifier vos formalités administratives avec le calcul des déclarations 2054 et 2055. • Pour savoir quel est le coût de vos immobilisations grâce aux états et graphiques. Le service connecté pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données d’immobilisations et d’amortissements depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Mais aussi, pour être serein et protéger vos données, Ciel les héberge et les sauvegarde automatiquement sur les serveurs sécurisés. Mon Compte est votre espace Client sur www.ciel.com • Retrouvez toutes les informations sur votre équipement et vos services • Téléchargez vos mises à jour légales et fonctionnelles • Consultez les formations disponibles pour vos équipements • Accédez à la veille légale et aux actualités légales. Le saviez-vous ? Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Gestion des immobilisations • Gestion d’exercices de durées variables, modifiables en cours de période • Historique de l’immobilisation (fournisseur, montant de cession, acheteur…) • Photo de l’immobilisation intégrée pour les justificatifs des assurances • Ajouts de commentaires pour une immobilisation (caractéristiques, problèmes techniques...) • Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire en jours) • Distinction entre la date d’achat et celle de mise en service • Prise en compte de l’amortissement linéaire, dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal • Gestion des immobilisations par lot • Gestion des sorties, cessions partielles, virements de poste à poste... • Reprise des fiches d’immobilisations déjà totalement ou partiellement amorties • Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux, réintégrations fiscales, plus ou moins values de cession • Gestion prévisionnelle : simulations à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Calcul de la TVA à reverser • Définition de filtres automatiques (liste immobilisations à un endroit, liste des PC...) Inventaire • Inventaire physique par localisation • Regroupement des fiches par famille et code analytique • Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture optique ou saisie manuelle • Edition des différences entre l’emplacement théorique et l’inventaire physique Editions • Liste des immobilisations soumises à la taxe professionnelle • Fiches d’immobilisation • Edition préparatoire des états 2054 et 2055 • Plan d’amortissement, édition des écritures de dotations (mensuelles ou annuelles) • Etat des plus ou moins-values à court ou long terme, des réintégrations fiscales • Etat mensuel de TVA à reverser Echange de données • Exportation des écritures de dotations vers Ciel Compta • Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word® ou MS Excel® • Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML… Aides • Aide en ligne • Société Exemple pour s’entraîner • Manuel au format électronique et papier Nombre illimité de dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Immobilisations Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com 100% Internet. Vous n’avez aucun logiciel, ni mise à jour à installer. Vos données sont accessibles à partir d’une simple connexion Internet, 24h/24 et 7j/7, protégées et archivées en toute sécurité. Les sauvegardes sont automatiques. Vous ne saisissez que les éléments variables de paie sur Internet. S’ils sont identiques d’un mois sur l’autre, un simple clic suffit pour obtenir vos bulletins. Il ne vous reste plus qu’à imprimer les bulletins. Les déclarations sont automatiquement calculées. Vous les télédéclarez directement, sans ressaisie : AED, DUCS, DADS-U, DSN. Une application intuitive et performante Vous aider et valider la mise en place de votre dossier. Vous assurer la mise en conformité règlementaire de votre dossier, sans intervention de votre part. Vous guider dans l’utilisation de l’application Sage One Paie. Vous répondre à toutes questions concernant la paie. Vous bénéficiez d’aide sur simple appel téléphonique ou par e-mail. Simplifiez-vous la paie ! Une équipe de spécialistes de la paie, disponible pour : Vous saisissez les données facilement grâce à des assistants en ligne. Avec Sage One Paie, j’ai trouvé une solution adaptée à mes besoins, car peu onéreuse et qui me laisse gérer les choses tout en ayant la garantie du respect de la règlemen- tation. Sage One Paie est d’une utilisation très simple, il n’y a pas d’installation de logiciel, seule une connexion internet. C’est très pratique même pour un néophyte en informatique. J’ai donc trouvé une solution qui est tranquillisante pour moi et qui me permet de me donner complètement à mon cœur de métier. Nicolas Constant CONSTANT FRÈRES Conforme NORME 4DS Sage One Paie est un service de réalisation de bulletins de paie et déclarations associées par Internet, pour les petites entreprises. • Gagnez du temps pour vous consacrer à votre activité • Maîtrisez et contrôlez exactement les coûts • Fiabilisez la production de vos paies et des déclarations associées Sage One Paie Facilitez-lui la paie • Aucun logiciel à installer • Données accessibles à partir d’une connexion Internet • Suivi continu de de son dossier de paie par nos spécialistes conformément à la législation en vigueur • Bulletins et états préparatoires pour ses déclarations disponibles au format PDF. • Assistance par téléphone et par e-mail tous les jours ouvrés de 9h à 18h(1) Fonctionnalités • Prise en charge de la majorité des conventions collectives(2) • Paie mensuelle, horaire, inversée, décalée • Modèles de bulletins de paie (cadre, employé, apprenti…) • Calendrier de suivi des absences (CP, RTT, maladie…) avec calcul automatique des indemnités correspondantes • Edition groupée des bulletins • Filtre par département/service/établissement/profil • Gestion multi-établissements • Clôture de fin d’année automatique • Espace d’archivage pour toutes ses éditions • Gestion analytique de la paie Echange de données • Export des écritures de paye vers Ciel Compta, Sage Comptabilité... • Génération du fichier des virements à la norme SEPA Editions périodiques • Bulletins de paie • Chaine déclarative complète : télédéclarations et états préparatoires, AED, DUCS URSSAF, DUCS Retraire, DADS-U et DADS-U CI BTP, DSN • Conforme à la mesure CICE (Crédit d’Impôt Compétitivité Emploi) • Etat TEPA/Fillon • Journal de paie • Etat des charges à payer • Bordereau de paiement • Liste complète des états disponible sur demande Autres éditions • Certificat de travail • DPAE (Déclaration préalable à l’embauche, ex-DUE • Attestation Employeur Dématérialisée (AED) • Solde de tout compte Sécurité • Accès au dossier protégé par un mot de passe personnel • Données sécurisées par cryptage • Confidentialité totale des données • Sauvegarde et archivage automatique des données sur les serveurs sécurisés de Sage INFORMATIONS TECHNIQUES Sage One Paie (1) Hors frais de communication téléphonique. Numéro Indigo : tarif public en vigueur (perçu intégralement par l’opérateur). (2) Prise en charge de la plupart des conventions collectives, sauf intermittents du spectacle, notaires, nourrices… Liste sur demande au 01 55 26 34 61. Configuration minimale requise  : PC sous Windows™ ou Macintosh • Internet Explorer 10.0 ou Mozilla Firefox ou Safari à jour pour Mac • Une connexion internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Service délivré uniquement par internet. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 L’ABONNEMENT Pour des informations sur les tarifs du service, consultez notre site www.ciel.com ou notre Service Commercial au 01 55 26 34 61. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 Experts-Comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. 1 à 9 salariés 10 à 19 salariés 20 salariés et + Abonnement annuel par salarié 144€ HT soit 12€/bulletin 120€ HT soit 10€/bulletin 96€ HT soit 8€/bulletin Activation du service 150€ HT 250€ HT 500€ HT En option : possibilité de reprise d’antériorité des bulletins et mise en place du dossier. Tarif sur demande. Solution Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants, gérez sur mesure toute votre activité grâce à 3 logiciels à prix malin : • Ciel Compta Evolution • Ciel Gestion commerciale Evolution • Ciel Paye Evolution Mettez rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. Gérez votre trésorerie prévisionnelle, vos immobilisations et les plans d’amortissement de vos matériels, véhicules. Gérez toute la chaîne commerciale (devis, factures, commandes, bons de livraison, règlements). Optimisez votre recouvrement clients (historiques, traitement sur 3 niveaux : rappel, amiable, contentieux). Pilotez votre activité comptable, commerciale et sociale à l’aide des tableaux de bord personnalisés. Pourquoi choisir La Solution Evolution Ciel 2015 ? Tous les logiciels communiquent entre eux. Vos factures, règlements, bulletins de paye sont enregistrés en un clic en comptabilité. Vous savez exactement où vous en êtes avec les indicateurs clés de votre activité. Vous bénéficiez de tableaux de bord précis et personnalisables sur votre situation financière, commerciale et sociale. Vos déclarations fiscales et sociales sont automatiquement calculées et vous les télédéclarez en quelques clics(1). Une solution simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye• Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Compta Evolution • Comptabilité générale, analytique et budgétaire, gestion des immobilisations • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Plans comptables (Secteur agricole, association, BTP, hôtellerie, ingénierie… ) • Tableaux de bord personnalisables (résultat du mois, évolution des charges, encours client…) • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire, relances clients • Simulation et gestion des emprunts • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration et téledéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Journaux et Balances • Inventaire par localisation, par scan de codes-barres • Balance comparative N/N-10 • Conforme au bulletin des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Nombre illimité de dossiers Ciel Gestion commerciale Evolution • Gestion des prospects, clients, fournisseurs, commerciaux • Achats, ventes, prospection, facturation, règlements • Devis, factures, commandes, bons de livraison, avoirs, factures d’acompte • Gestion des stocks multi-dépôts et des articles composés à nomenclatures multi-niveaux • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord personnalisables (évolution des ventes, Top 5 clients, stocks...) • Personnalisation des fichiers, documents de vente, rapports, mailings, relances… • Conforme SEPA(2) : transformation de la base RIB en IBAN/BIC et Télépaiements au format xml • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Nombre illimité de dossiers Ciel Paye Evolution • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, commercial, cadre, non cadre, gérant, CIE...) • Formulaires administratifs pré-remplis (arrêts maladie...) • Gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés… • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et Livre de paye) • Calcul et télédéclaration(1), AED, DUCS et DADS-U N4DS • Conforme à la mesure CICE • Des déclarations fiables avec le contrôle de cohérence DADS-U Nombre illimité de salariés INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Ciel Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription aux services Ciel Platine ou Ciel Ultraflex (2) Sous réserve de souscription aux services SEPA. Consultez www.ciel.com pour plus d’informations sur les conditions tarifaires de ce service. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Auto-entrepreneur Premium Auto-entrepreneurs, réalisez simplement vos devis et factures et tenez votre livre des recettes et registre des achats. NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : pièce commerciale, logo… Pourquoi choisir Ciel Auto-entrepreneur Premium ? Réalisez vos devis et factures en mode document aussi simplement que dans un traitement de texte. Evitez les ressaisies grâce à l’enregistrement instantané de vos ventes dans le Livre chronologique des recettes. Enregistrez vos achats dans le formulaire de saisie guidée puis éditez facilement votre registre des achats. Gérez les taux spécifiques pour l’ACCRE(1) et les DOM-TOM. Editez les attestations fiscales de service à la personne pour que vos clients puissent bénéficier d’une réduction ou crédit d’impôt. Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité grâce au tableau de bord intégré. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Principales fonctionnalités Ciel Auto-entrepreneur Premium Logiciel prêt à l’emploi, prise en main rapide Contacts, clients, fournisseurs, articles, prestations Devis, factures, avoirs Transfert des devis en factures en un clic Envoi des documents par Internet ou courrier Gestion des règlements Tableau de bord de l’activité Rapport des ventes Livre des recettes et registre des achats (1) ACCRE Aide aux Chômeurs Créateurs Repreneurs d’Entreprise. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Compta libérale 2015 Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir Ciel Compta libérale 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? La répartition de vos frais personnels et professionnels se fait en un clic avec la prise en compte des dépenses mixtes. Automatisez l’enregistrement de vos charges régulières grâce aux écritures d’abonnement (loyer, EDF…). Votre 2035 est automatiquement remplie et agréée par la DGFiP ! Vous n’avez plus qu’à l’envoyer par courrier ou la télédéclarer accompagnée de votre Balance et de vos tableaux OG. Simulez et choisissez l’emprunt adapté à vos projets et à votre situation financière. Un logiciel simple, pratique et conforme NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Visualisez d’un coup d’œil les chiffres clés de votre activité grâce au tableau de bord intégré. Professions libérales, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour tenir votre comptabilité, de la saisie simplifiée des dépenses/recettes à la déclaration 2035 agréée par la DGFiP. Une solution clé en main qui inclut le logiciel + un bouquet de services 1. Utilisez un logiciel pour gérer votre comptabilité 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. • Réaliser votre tenue comptable avec un logiciel toujours conforme à l’actualité légale et sociale ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données comptables, de n’importe où et en toute sécurité ? Vous souhaitez : Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! Accès au logiciel Ciel Compta libérale • Pour bénéficier d’un plan comptable ou libéral clé en main soumis ou non à la TVA. • Pour simplifier vos échanges avec votre expert-comptable(1) ou votre AGA. • Pour générer vos déclarations TVA et 2035 agréée DGFiP. • Pour visualiser à tout moment les chiffres clés de votre entreprise. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel directDéclaration Fiscale pour 1 SIRET Pour envoyer votre déclaration de liasse fiscale agréée par la DGFiP, directement depuis votre logiciel. Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Vos données sont hébergées, sauvegardées et restaurées en quelques clics depuis les serveurs sécurisés de Ciel. En cas de panne, de virus, de vol, ou d’erreurs de manipulation, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir poursuivre votre activité sereinement. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Généralités • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Société Exemple pour s’entraîner • Recherche multi-critères sur tous les fichiers • Compatible CRC 2002-10 • Classement automatique des données selon vos critères de regroupement grâce aux Intuilistes© • Sauvegarde de vos données Saisie et traitements • Trésorerie prévisionnelle (jour, semaine, mois) • Comptabilité en régime non soumis, HT ou TTC • Plan de postes comptables préparamétré entièrement personnalisable • Simulation et gestion des emprunts • Saisie des écritures entièrement assistée à partir du montant HT ou TTC • Saisie des dépenses mixtes en % ou en valeur • Saisie d’opérations diverses pour effectuer des régularisations sans affecter votre trésorerie • Saisie des écritures multi-échéances • Gestion analytique de votre comptabilité • Solde évolutif • Gestion automatique des chéquiers • Ventilation des écritures sur plusieurs postes • Mémorisation des écritures répétitives (loyer, EDF…) avec choix de la périodicité • Pointage bancaire automatique ou manuel • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format QIF, OFX, TXT ou CSV Immobilisations • Calcul des amortissements, réintégrations fiscales, plus ou moins-values de cession, gestion de la quote-part des immobilisations pour le calcul de la taxe professionnelle • Simulation à une date choisie de la valeur du parc, des amortissements et des dotations • Gestion du crédit-bail • Les comptes d’amortissements et de dotations aux amortissements prédéfinis permettent l’édition des états 2035 et 2035B Editions • Conforme au bulletin officiel des impôts N°12 du 24 janvier 2006 • Etat des dépenses/recettes, Grand-Livre, Balance, état de trésorerie, états analytiques, état de TVA, état des plus ou moins-values et réintégrations fiscales, immobilisations, résultat • Edition de la liasse fiscale pour le régime des BNC (Cerfa 2035), agréée par la DGFiP • Création de vos propres documents comptables, vos états de gestion • Editions légales pour les déclarations destinées aux Associations de Gestion Agréées Echange de données • Import/export des écritures au format texte • Télédéclaration de la 2035(1) Nombre illimité de dossiers. INFORMATIONS TECHNIQUES Ciel Compta libérale 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Une Imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Solution Evolution 2015 Petites entreprises, artisans, commerçants, découvrez nos offres d’abonnement "tout inclus" et sans engagement pour gérer sur mesure toute votre activité grâce à 3 logiciels à prix malin : • Ciel Compta Evolution • Ciel Gestion commerciale Evolution • Ciel Paye Evolution Vous téléchargez votre logiciel via une simple connexion à Internet. Vous pouvez augmenter ou diminuer vos nombres de postes et votre niveau de services selon vos besoins en cours d’année. Vous disposez de nos dernières innovations et évolutions légales en cours d’année grâce aux mises à jour incluses dans l’abonnement. Vous résolvez vos problèmes et reprenez rapidement votre travail avec l’aide de nos techniciens-conseil à tout moment. Pourquoi choisir La Solution Evolution Ciel 2015 en abonnement "tout inclus" et sans engagement ? Tous les logiciels communiquent entre eux. Vos factures, règlements, bulletins de paye sont enregistrés en un clic en comptabilité. Vos déclarations fiscales et sociales sont automatiquement calculées et vous les télédéclarez en quelques clics(1). Mettez rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. Gérez votre trésorerie prévisionnelle, vos immobilisations et les plans d’amortissement de vos matériaux et véhicules. Gérez toute la chaîne commerciale (devis, factures, commandes, bons de livraison, règlements). Optimisez votre recouvrement clients (historiques, traitement sur 3 niveaux : rappel, amiable, contentieux). Pilotez votre activité comptable, commerciale et sociale à l’aide des tableaux de bord personnalisés. Une solution simple, pratique et conforme INTUICIEL© à votre image : personnalisez simplement votre écran d’accueil avec les vignettes des fonctionnalités les plus utilisées. Accédez aux détails des indicateurs clés de votre activité commerciale en temps réel et prenez les bonnes décisions au bon moment. Une solution clé en main qui inclut 3 logiciels + un bouquet de services Conforme Loi de Finances rectificative 2012 Conforme CICE 1. Utilisez 3 logiciels pour gérer votre activité • Avoir des logiciels toujours conformes à l’actualité légale et proposant régulièrement de nouvelles fonctionnalités pour gérer votre personnel, mais aussi l’intégralité de votre activité ou encore réaliser votre tenue comptable ? • Avoir le bon outil ou interlocuteur, au bon moment, pour répondre à vos questions ? • Gagner du temps en simplifiant vos démarches administratives ? • Accéder à vos données, de n’importe où et en toute sécurité ? • Faciliter les échanges avec votre expert-comptable ? Vous souhaitez : Accès au logiciel Ciel Compta Evolution • Pour mettre rapidement en place votre comptabilité générale, analytique et budgétaire. • Pour gérer simplement vos immobilisations et vos crédits-bails. • Pour obtenir des tableaux de bord personnalisés avec les indicateurs clés de votre activité. Accès au logiciel Ciel Gestion commerciale Evolution • Pour gérer l’intégralité de votre activité commerciale (achat, vente, stock, facturation...). • Pour créer simplement des devis et factures professionnels. • Pour suivre la rentabilité de vos affaires avec la gestion de projet. Accès au logiciel Ciel Paye Evolution • Pour créer les bulletins de paye de vos salariés et générer les écritures comptables associées. • Pour vous guider dans la gestion du personnel (planning, absences, formulaires administratifs…). • Pour générer vos éditions légales et déclarations sociales en quelques clics. • Une veille légale afin que votre logiciel respecte les normes légales et fiscales. • Une veille technologique afin que votre logiciel soit toujours plus fonctionnel et compatible avec les outils bureautiques les plus récents. Ainsi, nous vous proposons fréquemment des nouveautés pour que votre entreprise soit toujours en conformité avec la législation et gagne en efficacité. Ciel vous assure • Conforme à la Loi de Finances Rectificative. • Conforme aux dernières réglementations sociales ainsi qu’à la mesure CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). • Télédéclarations de votre TVA et de votre DPAE, DUCS, DADS-U et AED en quelques clics(1). • Interface intuitive et fluide. • Personnalisation de l’environnement de travail. • Accès de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7(1). Les + des logiciels Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel + Services connectés Accès au logiciel + Mises à jour + Assistance Ciel Accès au logiciel + Mises à jour Choisissez l'abonnement sans engagement adapté à vos besoins ! 2. Accédez à un bouquet de services pour plus d’efficacité et de sérénité Accès aux mises à jour en téléchargement Pour bénéficier systématiquement des nouvelles fonctionnalités et avoir un logiciel toujours conforme aux dernières lois en vigueur. L’assistance Ciel pour répondre à vos questions Assistance téléphonique illimitée Pour vous accompagner au quotidien dans l’installation et l’utilisation de votre logiciel, un service d’assistance téléphonique est disponible au 0825 00 40 30 du lundi au jeudi de 9h à 18h, le vendredi de 9h à 17h. Option : Garantie d’un décroché en 30 secondes Votre appel est passé en priorité et décroché en moins de 30 secondes. Si indisponibilité de la hotline, l’accès au "Rappel automatique" depuis le logiciel permet au technicien-conseil de vous rappeler au plus vite. Assistance via l’espace Client • Pour obtenir des réponses aux questions d’ordre technique ou fonctionnel les plus fréquemment posées directement sur votre espace Client "Mon compte" sur www.ciel.com. • Pour s’informer de l’actualité avec le mensuel "Dynamique Entrepreneuriale". • Pour optimiser l’utilisation de votre logiciel avec la "Lettre d'Informations Techniques Ciel" et le manuel "Trucs et Astuces Ciel". Accompagnement sur mesure Pour répondre à vos besoins personnalisés et à la demande, bénéficiez de -15% sur les formations, la prise de main à distance ou la personnalisation des états de votre logiciel. Les services connectés pour gagner du temps et faciliter vos échanges avec des tiers Ciel DirectDéclaration TVA pour 5 SIRET Pour envoyer vos déclarations mensuelles ou trimestrielles de TVA directement depuis votre logiciel de comptabilité. Ciel TéléPaiement SEPA pour 5 flux/mois Pour réaliser simplement vos virements et prélèvements conformément au format SEPA, depuis votre logiciel de gestion commerciale. Vous gagnez ainsi un à plusieurs jours de délai et ne payez plus de frais bancaires supplémentaires ! Ciel Données Mobiles Pour accéder de manière sécurisée à vos données comptables et commerciales depuis n’importe quel ordinateur connecté au web 24h/24 et 7j/7. Vous partagez l’information et vous travaillez à plusieurs à partir d’endroits différents sur les mêmes bases de données sans avoir d’import/export à réaliser, ni même de serveurs à configurer. Ciel héberge et sauvegarde automatiquement toutes vos données sur des serveurs sécurisés. En cas de panne, de virus ou de vol, vous êtes assurés de récupérer l’intégralité de vos données et de pouvoir ainsi continuer à travailler. Ciel DirectDéclaration Social pour 3 SIRET Pour préparer votre DADS-U à la norme 4DS et envoyer simplement vos déclarations sociales directement depuis votre logiciel de paye : AED (Attestation Employeur Dématérialisée), DUCS et DADS-U. Pré-imprimés de bulletins de paye Pour recevoir 20 pré-imprimés par mois dont le modèle est déjà paramétré dans votre logiciel de paye et éditer facilement et rapidement tous les bulletins de paye de vos salariés. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit de 2 Mbps en débit descendant et 100Kbps en débit montant. La connexion au service Ciel Données Mobiles ne doit pas être interrompue pendant l’utilisation de votre application. Dans le cadre de connexions mobiles (3G, 3G+…) assurez-vous que cette condition soit remplie • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 Ciel Compta Evolution • Comptabilité générale, analytique et budgétaire, gestion des immobilisations • Génération automatique des écritures de redevances de crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) • Plans comptables (Secteur agricole, association, BTP, hôtellerie, ingénierie… ) • Tableaux de bord personnalisables (résultat du mois, évolution des charges, encours client…) • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire, relances clients • Simulation et gestion des emprunts • Automatisation des écritures régulières (EDF, loyer…) • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration et téledéclaration de TVA(1) • Grand-Livre, Journaux et Balances • Inventaire par localisation, par scan de codes-barres • Balance comparative N/N-10 • Conforme au bulletin des impôts N°12 du 24 janvier 2006 Nombre illimité de dossiers Ciel Gestion commerciale Evolution • Gestion des prospects, clients, fournisseurs, commerciaux • Achats, ventes, prospection, facturation, règlements • Devis, factures, commandes, bons de livraison, avoirs, factures d’acompte • Gestion des stocks multi-dépôts et des articles composés à nomenclatures multi-niveaux • Gestion du commissionnement multi-critères (période, taux fixe et variable, articles…) • Gestion de projet (état d’avancement, maîtrise des coûts, atteinte des objectifs, rentabilité...) • Tableaux de bord personnalisables (évolution des ventes, Top 5 clients, stocks...) • Personnalisation des fichiers, documents de vente, rapports, mailings, relances… • Conforme SEPA(2) : transformation de la base RIB en IBAN/BIC et Télépaiements au format xml • Gestion des remises en montant ou en pourcentage par article, en fonction des quantités • Gestion du recouvrement clients : historique des relances, traitement sur trois niveaux (rappel, amiable, contentieux) Nombre illimité de dossiers Ciel Paye Evolution • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée • Profils de paye prêts à l’emploi (apprenti, commercial, cadre, non cadre, gérant, CIE...) • Formulaires administratifs pré-remplis (arrêts maladie...) • Gestion des plannings prévisionnels, absences, congés payés… • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et Livre de paye) • Calcul et télédéclaration(1) AED, DUCS et DADS-U N4DS • Conforme à la mesure CICE • Des déclarations fiables avec le contrôle de cohérence DADS-U Nombre illimité de salariés INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Ciel Evolution 2015 (1) Sous réserve de souscription à Ultraflex. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Solution Associations 2015 Associations de toutes tailles et de tous type, gérez vos adhérents, cotisations, activités, matériels ainsi que votre comptabilité, de la saisie des écritures à l’édition du Bilan en passant par la paye de vos salariés. Conforme Loi de Finances rectificative 2012 NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). NOUVEAU ! Soyez rapidement opérationnel ! Vous êtes accompagné grâce à notre parcours guidé de création. NOUVEAU ! Adaptez simplement le logiciel à votre activité depuis l’espace de personnalisation dédié. Vous paramétrez rapidement les fonctionnalités clés : saisie d’écritures, TVA, lettre de relance… Pourquoi choisir La Solution Associations Ciel 2015 ? Ciel Associations Créez rapidement vos fiches personnalisables (adhérents, partenaires, activités, matériels…). Ciel Compta Disposez du Bilan et du Compte de Résultat. Simplifiez le traitement des opérations comptables grâce au lettrage manuel ou automatique. Consultez la trésorerie prévisionnelle. Ciel Paye Disposez des profils et plans de paye prêts à l’emploi ! Accédez à vos déclarations (charges à payer par caisse...) Ciel Immobilisations Accédez en un clic aux informations sur vos immobilisations (factures, valeur...) et effectuez l’inventaire des immobilisations pour payer moins de taxe professionnelle (CET) Une solution simple, pratique et conforme Conforme CICE NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT). Obtenez automatiquement votre Balance et votre Grand-Livre pour faire le point sur l’avenir de votre association. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6.750.000 euros - Siège social : 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation. Photos non contractuelles. Sage et Ciel sont des marques du groupe Sage en France qui est la première marque recommandée par un échantillon représentatif de 522 experts-comptables, selon une étude BVA réalisée en avril 2014. Sage - Division Ciel 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 Tél. : 01 55 26 33 33 - Fax : 01 55 26 40 33 www.ciel.com Ciel Associations • NOUVEAU ! Parcours guidé de création • Modèles de lettre prêts à l’emploi : demande de dons, rappel de promesse de dons, remerciements • Gestion du remboursement d’activités • Gestion des adhérents, des membres du bureau et des cotisations • Gestion des partenaires, des activités • Gestion des prêts et réservation de matériel • Intégration des écritures comptables à partir de votre relevé bancaire au format CFONB, QIF, OFX, TXT et CVS • Automatisation du traitement de vos relevés bancaires grâce aux règles d’affectation des comptes • Consultation en temps réel du solde du compte de l’association, lors de la saisie des écritures • Agenda intégré • Gestion des chéquiers • Reçu dons aux œuvres (Modèle Cerfa 11580*03) Logiciel limité à 5 associations. Pour plus d’associations nous consulter. Ciel Compta • NOUVEAU ! Interface fluide et intuitive, compatible tablette & PC tactile (Windows 8 uniquement, sauf RT) • NOUVEAU ! Espace de personnalisation dédié • Plan comptable général 2010 • Mise en conformité du Contrôle de la Comptabilité Informatisée. • Enregistrement de vos factures et avoirs grâce à la saisie guidée. • Echange de données simplifiés avec votre expertcomptable grâce à l’assistant d’import/export • Assistant pour la saisie des écritures comptables • Comptes comptables et modèles d’écritures prédéfinis • Automatisation des écritures périodiques • Pointage, lettrage, rapprochement bancaire… • Trésorerie prévisionnelle • Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA • Edition des documents administratifs obligatoires : Grand Livre, Journaux • Gestion des codes analytiques multiples • Visualisation des données comptables sur les 10 dernières années (comptes, balance) • Affectation automatique du compte de TVA aux fournisseurs, clients, charges et produits en saisie d’écritures Logiciel limité à 5 sociétés. Pour plus de sociétés nous consulter. Ciel Paye • Création simple des contrats de prévoyance et de mutuelle • Génération automatique de vos fichiers à la nouvelle norme européenne SEPA • Tableau de bord avec évolution de la masse salariale, des congés à prendre… • Contrôle de cohérence DADS-U • Paye mensuelle, horaire, par point, inversée, temps partiel… • Modèles de bulletins de paye (commercial, cadre, apprenti…) • Gestion des congés payés, des RTT et du repos compensatoire • Réalisation des bulletins à partir de ceux du mois précédent • Assistant d’entrée et de sortie des salariés avec toutes les formalités • Edition des documents administratifs obligatoires (Journal et livre de paye…) Logiciel limité à 20 salariés. Pour plus de salariés nous consulter. Ciel Immobilisations • Amortissements linéaires, dégressifs, exceptionnels, dérogatoires • Etats préparatoires 2054 et 2055 • TVA à reverser, dotations mensuelles, états analytiques • Gestion du crédit-bail (calcul des loyers, option d’achat...) Nombre de dossiers illimité. Sécurité • Accès aux dossiers par mot de passe INFORMATIONS TECHNIQUES La Solution Associations Ciel 2015 Configuration minimale requise : Windows™ 8.x (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP (Service Pack à jour) avec Internet Explorer 8.0 • Processeur 1,5GHz • 3 Go de Ram • 1 Go d’espace disque disponible • Un lecteur DVD-Rom • Une résolution écran de 1024x768 points • Une connexion Internet haut débit • Un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Un lecteur de PDF (Adobe Reader conseillé) • Ms Office 2003 pour les fonctions MS Word® et MS Excel® de Ciel Paye • Une imprimante laser ou jet d’encre. Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Windows 8 services/declaration_TDFC.pdf Les nouveautés de Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................5 Programme Amélioration Produits ......................................................................................5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................6 Fin d’année .....................................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une version précédente ................................................... 7 Numéro de version......................................................................................... 8 L’historique des nouveautés................................................................. 9 Les nouveautés de la version 2.0 ................................................................... 9 Personnalisation des polices ..............................................................................................9 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ...........................................................................9 Modification des paramètres d’activité.................................................................................9 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 10 Les barres d’actions ....................................................................................................... 10 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 11 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 11 Les actions flash ............................................................................................................ 11 Service à la personne ..................................................................................................... 11 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 12 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 12 Insertion automatique .................................................................................................... 12 Correcteur orthographique .............................................................................................. 12 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 13 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 13 Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L ......................................................................................... 13 Duplication des écritures ................................................................................................. 13 Gestion des taux de charges spécifiques............................................................................ 14 Accès au réseau Auto-entrepreneur .................................................................................. 14 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 14 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................. 15 L’accueil Ciel .................................................................................................................15 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 15 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 15 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................ 16 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 16 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 16 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 16 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 16 Les nouveautés de la version 5.60 ............................................................... 17 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 17 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 6.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de votre exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité en externe. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, disque dur...) ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 6 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’année  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’ANNÉE La fin d’année consiste à clôturer l’exercice et à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de votre logiciel Ciel. Ciel Auto-entrepreneur détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. La migration d’une ancienne version 8 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL AUTO-ENTREPRENEUR du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Standard Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Premium Numéro de version Millésime 1.30 - 1.40 2009 2.0 2010 4.0 2012 5.0 - 5.60 2013 6.0 2014 3.0 2011 4.0 2012 5.0 - 5.60 2013 6.0 2014 L’historique des nouveautés 9 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.0. Les nouveautés de la version 2.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modification des paramètres d’activité Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglets Activités et Paramètres Vous pouvez dans ces deux onglets régler les paramètres relatifs à votre activité. Vous pouvez par exemple saisir le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires, votre taux de charges, la périodicité de leur paiement, etc. L’historique des nouveautés 10 Les nouveautés de la version 3.0 Les barres d’actions Votre logicielCiel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 11 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre intervenant, toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer votre intervenant depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à votre intervenant, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 12 Les nouveautés de la version 4.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier L’historique des nouveautés 13 l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans la fiche des postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L  Menu DOSSIER - NOUVEAU - ASSISTANT DE CRÉATION  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES SOCIÉTÉ Vous pouvez maintenant renseigner, dans la Raison Sociale de votre dossier, votre R.M (Répertoire des Métiers) et votre R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 14 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Gestion des taux de charges spécifiques Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - onglet ACTIVITÉS Dans cet onglet, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Accès au réseau Auto-entrepreneur  INTUICIEL - onglet ACCUEIL - bouton RÉSEAU AUTO-ENTREPRENEUR Vous pouvez désormais, depuis la page d’accueil de votre logiciel, accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/. Ce site, sur lequel vous pouvez vous inscrire gratuitement, vous propose des informations, des ressources, du coaching... pour vos projets Auto-entrepreneur. Cliquez sur le bouton sur la page d’accueil de votre logiciel. Le logiciel vous renvoie vers le site Internet. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 5.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Auto-entrepreneur auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. • Réseau Auto-entrepreneur : vous accédez à un espace internet dédié aux auto-entrepreneurs. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 16 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 17 Les nouveautés de la version 5.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - Commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres société, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard des familles Dessin Saisie document ayant déjà l’intégration N.R.E. • la lettre N.R.E. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPIA 6.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés d’Auto-entrepreneur Standard et Premium Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 4 L’accueil Ciel ...................................................................................................................4 Mon compte Ciel ..............................................................................................................4 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................4 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ..............................................................5 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................5 Modification de l’historique des archives ..............................................................................5 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................5 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................5 La migration d’une ancienne version.................................................... 6 Ouvrir un dossier d’une version précédente ................................................... 6 Numéro de version......................................................................................... 7 L’historique des nouveautés................................................................. 8 Les nouveautés de la version 2.00 ................................................................. 8 Personnalisation des polices ..............................................................................................8 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ...........................................................................8 Modification des paramètres d’activité.................................................................................8 Les nouveautés de la version 3.00 ................................................................. 9 Les barres d’actions .........................................................................................................9 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 10 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 10 Les actions flash ............................................................................................................ 10 Service à la personne ..................................................................................................... 10 Les nouveautés de la version 4.00 ............................................................... 11 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 11 Insertion automatique .................................................................................................... 11 Correcteur orthographique .............................................................................................. 11 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 12 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 12 Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L ......................................................................................... 12 Duplication des écritures ................................................................................................. 12 Gestion des taux de charges spécifiques............................................................................ 13 Accès au réseau Auto-entrepreneur .................................................................................. 13 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 13 Les nouveautés de votre logiciel 4 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Standard et Premium 5.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Auto-entrepreneur auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. • Réseau Auto-entrepreneur : vous accédez à un espace internet dédié aux auto-entrepreneurs. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Les nouveautés de votre logiciel 5 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 6 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de votre logiciel Ciel. Ciel Auto-entrepreneur détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. La migration d’une ancienne version 7 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL AUTO-ENTREPRENEUR du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Standard Tableau de correspondance Ciel Auto-entrepreneur Premium Numéro de version Millésime 1.30 - 1.40 2009 2.00 2010 4.00 2012 5.00 2013 3.00 2011 4.00 2012 5.00 2013 L’historique des nouveautés 8 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.00. Les nouveautés de la version 2.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modification des paramètres d’activité Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - onglets Activités et Paramètres Vous pouvez dans ces deux onglets régler les paramètres relatifs à votre activité. Vous pouvez par exemple saisir le plafond et le seuil de votre chiffre d’affaires, votre taux de charges, la périodicité de leur paiement, etc. L’historique des nouveautés 9 Les nouveautés de la version 3.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 10 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre intervenant, toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer votre intervenant depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à votre intervenant, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 11 Les nouveautés de la version 4.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium. Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier L’historique des nouveautés 12 l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans la fiche des postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Ajout du R.M et du R.S.E.I.R.L  Menu DOSSIER - NOUVEAU - ASSISTANT DE CRÉATION  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES SOCIÉTÉ Vous pouvez maintenant renseigner, dans la Raison Sociale de votre dossier, votre R.M (Répertoire des Métiers) et votre R.S.E.I.R.L (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 13 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Gestion des taux de charges spécifiques Uniquement disponible dans Ciel Auto-entrepreneur Premium.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - onglet ACTIVITÉS Dans cet onglet, la zone cas particuliers a été ajoutée. Elle est utile pour les cas où vous bénéficiez d’exonération pour le calcul de vos charges ou si vous bénéficiez de taux spécifiques. Si vous êtes dans ce cas, cliquez sur le bouton [Taux de charges spécifiques]. Une fenêtre s’ouvre, où vous devez renseigner les périodes (en mois), et les taux appliqués sur l’activité principale et/ou l’activité secondaire.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Accès au réseau Auto-entrepreneur  INTUICIEL - onglet ACCUEIL - bouton RÉSEAU AUTO-ENTREPRENEUR Vous pouvez désormais, depuis la page d’accueil de votre logiciel, accéder au site Internet http://reseauauto-entrepreneur.fr/. Ce site, sur lequel vous pouvez vous inscrire gratuitement, vous propose des informations, des ressources, du coaching... pour vos projets Auto-entrepreneur. Cliquez sur le bouton sur la page d’accueil de votre logiciel. Le logiciel vous renvoie vers le site Internet. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Copyright Ciel 2012 Ciel Auto-entrepreneur Standard et Premium - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPIA 5.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel d’installation de votre version Evolution réseau Ciel Compta Ciel Gestion commerciale Ciel Associations Sage Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Ce qu’il faut savoir sur... .........................................................................................4 L'architecture client/serveur.......................................................................................4 Le protocole TCP/IP ...................................................................................................4 La configuration minimale requise .............................................................................6 Les configurations possibles......................................................................................7 Installation des logiciels ..........................................................................................9 Lancez le CD-Rom de votre logiciel ...........................................................................9 Démarrez la procédure d'installation..........................................................................9 Installez le module Ciel directDéclaration.................................................................12 Référencez-vous ...................................................................................................13 Au premier lancement de votre logiciel ....................................................................13 Au prochain lancement de votre logiciel...................................................................15 Configuration de Ciel Serveur ................................................................................17 Lancement de Ciel Serveur.......................................................................................17 Maintenance automatique........................................................................................17 Mise en place du dossier sur le poste Serveur........................................................20 Création d'un nouveau dossier.................................................................................20 Récupération d'un ancien dossier.............................................................................21 Connexion depuis un poste Client ...........................................................................21 4 Ce qu’il faut savoir sur... L'architecture client/serveur Ciel Serveur va vous permettre de faire fonctionner les versions Evolution réseau de Ciel Gestion commerciale, Ciel Compta et Ciel Associations entre différents postes et plusieurs utilisateurs, selon l'architecture client /serveur. Ce type de fonctionnement en réseau présente les avantages suivants : • La rapidité de traitement des postes clients et les capacités du lien réseau sont exploitées au mieux. • Étant donné que le serveur est au centre du réseau, il gère des ressources communes à N utilisateurs (le nombre de fichiers ouverts et d'utilisateurs connectés est illimité). • Le serveur est déchargé de certains traitements qui sont délégués aux clients d'où un meilleur temps de réponse. • Des postes clients peuvent être ajoutés ou supprimés simplement, sans que cela ne perturbe le fonctionnement même du réseau. Ciel Serveur est une application permettant l’échange de données entre un poste serveur et un poste client. Le poste serveur désigne l'ordinateur sur lequel s'exécute Ciel Serveur et où sont hébergés les données utilisables en réseau. Les postes clients correspondent aux stations de travail sur lesquelles une application cliente va être installée. Le poste client va ensuite utiliser le service que Ciel Serveur met à sa disposition. Le protocole TCP/IP Généralités Le protocole représente le langage utilisé par les ordinateurs pour dialoguer sur le réseau au moyen de règles et de procédures permettant d'émettre et de recevoir des données. Pour utiliser les applications Ciel Evolution Réseau, le protocole TCP/IP doit être installé sur le poste serveur et sur tous les postes clients de votre configuration réseau. Le protocole TCP/IP signifie Transmission Control Protocol/Internet Protocol. TCP/IP provient des noms des deux protocoles majeurs d'une suite de protocoles reliés entre eux, entre autres, les protocoles TCP et IP. Le protocole IP assure la transmission des données à travers l'interconnexion. Il est basé sur l'adressage IP, c'est-à-dire le fait de fournir une adresse IP à chaque machine du réseau. 5 L'information est découpée en paquets de petite taille. Ces paquets sont les segments. Chaque segment possède, en plus de l'information, l'adresse du destinataire et celle de l'émetteur. Une fois l'information acheminée, il faut atteindre l'application référencée, c'est le rôle du protocole TCP. TCP est complémentaire de IP. Il remet en ordre les paquets sur l'ordinateur du destinataire. Vérifier l'existence du protocole TCP/IP sur les postes serveur et clients L'application Ciel Serveur s'appuie sur le protocole TCP/IP et communique par ce même protocole.  Assurez-vous que ce protocole est installé et configuré sur le serveur ainsi que sur les postes clients. 1. Activez le menu DÉMARRER de Windows™ - commande PARAMÈTRES - PANNEAU DE CONFIGURATION puis sélectionnez l'option connexion réseau. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez - à l’aide du bouton droit de la souris - sur l'option connexion au réseau local puis sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS. La fenêtre suivante s’affiche. • Si le protocole TCP/IP est installé sur le poste, il doit apparaître dans la liste des composants réseau installés. • Si le protocole TCP/IP ne figure pas dans la liste des composants réseau installés sur les postes, vous devez d’abord l’installer puis le configurer. Attention ! Cette procédure est réservée à des utilisateurs maîtrisant le domaine réseau et son langage. Il est préférable de consulter votre administrateur système ou votre installateur réseau qui en assurera la mise en place. 6 La configuration minimale requise Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Pour utiliser les fonctions Réseau • carte réseau Ethernet 10/100 Mbps ou supérieur, • protocole TCP/IP installé, • plateforme Windows™ obligatoire, • ne nécessite pas de serveur dédié et de système Windows™ Serveur.  Le protocole TCP/IP doit être installé et configuré sur le poste serveur et les postes clients. Pour utiliser Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. 7 Les configurations possibles Nous verrons en détail quelques configurations possibles en utilisant les applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations en exemple. Exemple 1 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données) et un poste secondaire.  Dans ce cas, le poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 2 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Gestion commerciale principal (serveur de données de Gestion commerciale). Chaque poste peut se connecter sur la Gestion commerciale ou sur la Compta.  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 3 Un poste Ciel Compta principal (serveur de données de Compta), un poste Ciel Associations principal (serveur de données d’Associations). Chaque poste peut se connecter sur Ciel Associations ou sur Ciel Compta. 8  Dans ce cas, il y a 2 postes Serveur. Chaque poste principal fait office de serveur de données mais est aussi utilisé comme poste de travail. Exemple 4 Un poste Serveur Ciel Compta/Ciel Gestion commerciale (serveur de données de Compta et de Gestion commerciale) et des postes Clients Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale.  Dans ce cas il n'y a qu'un seul poste Serveur (serveur des données de Compta et de Gestion commerciale). 9 Installation des logiciels La procédure d’installation s’effectue en deux étapes : Sur le poste Serveur 1. Installation de l’application sur l'ordinateur qui contiendra les données de Ciel Compta et/ou Ciel Gestion commerciale et/ou Ciel Associations (Serveur de données). Sur chaque poste Client 2. Installation de l’application sur le ou les ordinateurs (postes Clients) qui accéderont aux données du poste Serveur.  Dans les deux cas, la procédure est identique. Lancez le CD-Rom de votre logiciel 1. Insérez le CD-Rom dans le lecteur prévu à cet effet. 2. Attendez l'ouverture automatique du CD-Rom. Si le CD-Rom ne s'ouvre pas automatiquement au bout de quelques secondes, vous devez effectuer certaines opérations, par exemple sous Windows XP : • Cliquez sur le bouton [Démarrer] et sélectionnez la commande EXÉCUTER. • Saisissez le nom du lecteur CD-Rom, suivi de la commande \Install.exe ou suivi de la commande \setup.exe uniquement pour Ciel Association. Exemple si le lecteur se nomme D:, saisissez D:\Install.exe ou D:\setup.exe). Démarrez la procédure d'installation Après quelques instants, la fenêtre Bienvenue chez Ciel! du programme d'installation de votre logiciel s'affiche. A titre d’exemple, il vous est présenté ci-dessous l’installation de Ciel Compta Evolution sur un poste Serveur, qui s’effectue une seule fois. Attention ! Vous devez disposer de 300 Mo d'espace disque pour effectuer l'installation d’un poste Client ou Serveur. 10 A l’inverse, l’installation de votre application en version Client est à répéter sur chaque poste client. 3. Dans la fenêtre de Bienvenue chez Ciel!, cliquez sur le bouton [Suivant>] pour démarrer la procédure d’installation. Les applications Ciel faisant l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour un seul logiciel, les termes de ce contrat de licence vous sont rappelés. 4. Cochez l’option J’accepte les termes de ce contrat de licence puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11 Choisissez le type d'installation 5. Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez le type d’installation souhaité. Vous disposez de trois types d'installation : Installation du poste client Installation de l’application sur le ou les ordinateurs qui accéderont aux données du poste serveur. Choisissez ce type d’installation s’il s’agit du ou des poste(s) client(s) que vous installez.  La procédure d’installation est identique pour le poste serveur et le(s) poste(s) client(s). L’option correspondante est sélectionnée par défaut. Vous laissez l’option cochée pour le(s) poste(s) qui se connecteront au serveur de données.  Vous ne devez pas choisir cette option pour le poste Serveur. Installation du poste serveur Installation de l’application sur l’ordinateur qui contiendra les dossiers de votre application (Serveur de données). Choisissez ce type d'installation s’il s’agit du poste serveur que vous installez. Cette installation implique : • d’une part l’installation de l’application Ciel Serveur, • d’autre part l’installation de votre application : Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale ou Ciel Associations.  Le poste Serveur de données pourra également se connecter aux dossiers de Ciel Compta et/ou de Ciel Gestion commerciale et/ou de Ciel Associations (comme les postes Clients). Installation personnalisée Installation qui vous permettra de choisir les fonctionnalités à installer ainsi que le répertoire d’installation.Ce type d’installation s’adresse aux utilisateurs expérimentés. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour poursuivre l'opération. 12 Validez l'installation du logiciel 7. Une fois tous les paramètres d'installation définis, l’installation de votre logiciel démarre. 8. En fin de procédure, le programme indique que l'installation est terminée. Cliquez sur le bouton [Terminer]. L'installation de votre poste serveur est achevée. Vous devrez renouveler la procédure d’installation pour les postes clients. Fin de l'installation sur le poste Serveur A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement.  A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. Installez le module Ciel directDéclaration  Uniquement pour Ciel Compta Evolution. Le module directDéclaration vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel Compta Evolution vers la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Vous pouvez télécharger et installer ce module directement depuis Ciel Compta Evolution. Une fois que vous aurez lancé le logiciel, allez dans le menu ETATS et choisissez la commande DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉCHARGER CIEL DIRECTDÉCLARATION. 13 Référencez-vous Les applications Ciel font l'objet d'une licence d'utilisation, accordée à l'utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider votre licence d'utilisation et vous inscrire comme ayant droit à la garantie Editeur, vous devez vous référencer auprès de notre Service Référencement. Au premier lancement de votre logiciel 1. Une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous s’affiche. Elle vous informe des conditions légales concernant le logiciel. Lisez ces informations. 2. Si vous disposez d’une connexion Internet et d’un N° SIRET (identifiant numérique composé de 14 chiffres), saisissez ce dernier. Vos coordonnées seront automatiquement récupérées et vous gagnerez ainsi du temps1. Attention ! Le référencement peut être effectué à partir de n’importe quel poste client ou serveur. Tant que celui-ci n’aura pas été effectué, au delà de 30 jours, l’impression sera interdite et les dossiers ne s’ouvriront qu’en lecture seule sur le poste serveur ou sur le poste client. 1. Les informations collectées sur ce formulaire sont indispensables au traitement de votre demande. Elles font l’objet d’un traitement informatique, à des fins de gestion administrative et commerciale par la société Sage activité Ciel responsable du traitement, ou par un prestataire, ayant signé un engagement de confidentialité, et situé dans un pays non-membre de l’union européenne. Elles pourront donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification dans les conditions prévues par la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978. Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez vous adresser à la Direction administrative et financière de la société Sage, Le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75834 Paris Cedex 17. Cet intitulé varie en fonction du logiciel que vous avez 14 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le SIRET. Si le SIRET est valide, vous passez automatiquement à l’étape suivante ou cliquez sur le bouton [Continuer]. La fenêtre suivante s’affiche : 4. Renseignez les zones présentées dans cette fenêtre1. Certaines zones doivent obligatoirement être renseignées pour terminer votre référencement.  Si vous n’avez pas renseigné la zone E-mail, un message d’erreur apparaît sous la zone. Vous devez obligatoirement renseigner une adresse e-mail valide. 5. Cochez l’option J’accepte les Conditions Générales d’Assistance. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour finaliser le référencement. Vos données sont alors directement envoyées au Service Référencement Sage activité CIEL via Internet. Saisissez les informations nécessaires1. 15 Vous n’avez pas de connexion internet ou l’envoi a échoué Si vous ne possédez pas de connexion Internet ou si l’envoi a échoué pour une autre raison ; la fenêtre ci-dessous s’affiche : Vous possédez une connexion Internet • Cliquez sur le bouton [Recommencer].  Si le problème persiste, envoyez votre fiche de référencement par courrier. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [Imprimer]. Vous ne possédez pas de connexion Internet • Cliquez alors sur le bouton [Imprimer] pour lancer l’impression de votre fiche de réfé- rencement et adressez-la à : Sage activité Ciel - Service Référencement - 35 rue de la Gare - 75917 Paris Cedex 19 ou par fax au numéro 01.55.26.33.29. L’envoi a réussi Un message s’affiche pour vous indiquer que l’envoi de vos données de référencement chez Ciel a été effectué avec succès. Au prochain lancement de votre logiciel Après la réception des informations de référencement, Ciel renverra automatiquement une clé d’activation. Votre logiciel sera alors activé sans que vous ayez à intervenir. 16 Attente du retour de clé Si le retour de la clé d’activation n’est pas effectué au bout de 5 jours, vous obtiendrez au démarrage de l’application la fenêtre suivante : Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe du nombre de jours dont vous disposez sans clé d’activation. Passé ce délai (30 jours maximum), vous pouvez toujours ouvrir le logiciel mais vous ne pouvez plus effectuer d'impression et vos dossiers seront en lecture seule. Retour de clé effectué Si la clé d’activation est retournée à l’application, vous obtiendrez au démarrage de cette dernière le message suivant. Clé d’activation reçue par email, courrier ou fax Si vous recevez votre clé d’activation par e-mail, courrier ou fax. 1. Lancez votre logiciel sur le poste Serveur ou Client. 2. Dans la fenêtre Assistant de référencement, saisissez votre clé. 3. Si vous avez acquis votre application chez Ciel, indiquez votre Code client que vous trouverez sur votre facture d'achat. 4. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois votre clé d’activation saisie sur le poste Serveur ou Client, la connexion depuis le poste Serveur ou les postes Clients s’effectue directement (plus de décompte du nombre de jours). Attention ! La clé d’activation ne peut pas vous être communiquée par téléphone. 17 Configuration de Ciel Serveur Les paramètres réseau définis par défaut dans Ciel Serveur sont optimisés pour répondre à la majorité des configurations réseau. Il n'est donc pas indispensable de les modifier pour que fonctionnent les applications Ciel Evolution en réseau. Lancement de Ciel Serveur Pour des raisons pratiques, l'ouverture de Ciel Serveur s’effectue en mode minimisé.  Vous devez vérifier que l'application Ciel Serveur est bien présente dans la barre des tâches de Windows™. Maintenance automatique Le système de maintenance automatique de Ciel Serveur permet d'effectuer automatiquement certaines actions à des moments prédéfinis. Son but principal est d'effectuer des copies. Les dossiers des applications Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale et Ciel Associations sont ouverts en mode exclusif et ne peuvent être copiés quand ils sont ouverts. La maintenance automatique se déclenchera en général la nuit et réalisera les actions suivantes : • les utilisateurs éventuels seront déconnectés, • les données à sauvegarder seront copiées vers un répertoire temporaire, • ce répertoire temporaire pourra ensuite être copié ou gravé sur un support de sauvegarde.  Pour beaucoup d'utilisateurs, ce système n'est pas nécessaire. L’utilisation de la sauvegarde à partir d'un poste Serveur est suffisante. Attention ! Vous ne devez effectuer cette opération que si vous avez besoin d'adapter certains paramètres réseau à votre configuration. Rappel A la fin de l'installation sur le poste Serveur, l'application Ciel Serveur se lance automatiquement. A chaque démarrage du poste Serveur, l'application Ciel Serveur est automatiquement lancée. 18 Pour procéder à la maintenance automatique, sélectionnez la commande PROPRIÉTÉS DU SERVEUR dans le menu SERVEUR et cliquez sur l'onglet Maintenance. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Démarrage de la maintenance automatique La première étape consiste à renseigner les zones suivantes : 1. Définissez l'heure à laquelle la maintenance doit s'effectuer. Le redémarrage peut s’effectuer : • automatiquement dès la fin des tâches, • à une heure spécifiée. 2. Indiquez ensuite les jours où la maintenance doit s'effectuer. Tâches de la maintenance automatique La deuxième étape consiste à ajouter dans l'ordre les tâches à effectuer. Il existe plusieurs possibilités pour réaliser des sauvegardes automatiques, mais elles peuvent être regroupées dans deux scénarios : Maintenance automatique avec redémarrage automatique de Ciel Serveur Dans ce cas, Ciel Serveur sera interrompu. Pendant cette interruption une copie temporaire d'un dossier sera réalisée à l'aide de la tâche Copie puis Ciel Serveur sera ensuite redémarré. Attention ! La tâche SAUVEGARDE de l'application Ciel Serveur ne sauvegarde pas les dossiers mais les réglages du serveur. 19 La copie réalisée peut alors être utilisée par un logiciel de sauvegarde, par un batch, etc. Dans ce cas, l’interruption du serveur est brève. Maintenance automatique avec redémarrage à heure fixe de Ciel Serveur Dans ce cas, le serveur sera interrompu le temps défini. Pendant ce temps, un logiciel de sauvegarde par exemple peut utiliser ce fichier pour le sauvegarder. Il peut toutefois y avoir un inconvénient à cette méthode. Il n'est pas sûr à 100% que la copie soit terminée lors du redémarrage du serveur, ce qui peut entraîner des erreurs. La tâche Copie La maintenance automatique va en général utiliser la tâche Copie. La fenêtre ci-dessous correspond à la fenêtre de paramétrage de la tâche. 20 Mise en place du dossier sur le poste Serveur Lors de la mise en place de votre dossier sur le poste Serveur, deux cas peuvent se présenter : • la création d'un nouveau dossier, • la récupération d'un ancien dossier. Création d'un nouveau dossier Vous pouvez créer votre dossier de Compta, de Gestion commerciale ou Associations depuis le poste Serveur lui-même ou depuis l'un des postes Clients. 1. Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icone correspondant sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Attention ! Avant de procéder à la création de votre dossier, vous devez vous assurer que l'application Ciel Serveur est bien lancée. Si ce n'est pas la cas, activez le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - DÉMARRAGE - CIEL SERVEUR. 21 Dans cette fenêtre, la liste du ou des serveurs présents sur votre réseau s’affiche. Dans la fenêtre ci-dessus, le serveur se nomme Test-Serveur. 2. Sélectionnez le serveur et validez en cliquant sur le bouton [Ok]. 3. La procédure de création du nouveau dossier commence. Elle est identique à la création d'un dossier en monoposte. Récupération d'un ancien dossier La procédure de récupération des anciens dossiers sur le poste Serveur se déroule de la même manière qu'en monoposte. La seule obligation est de la réaliser sur le poste Serveur. Cette procédure se déroule en mode exclusif et à ce titre, le dossier ne pourra pas être ouvert par d'autres postes Clients. Pour cela, une fois la procédure terminée, il faut impérativement quitter le dossier. 1. Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER. 2. Reconnectez-vous en choisissant le dossier dans la liste proposée.  Pour des informations détaillées sur la procédure de récupération des données de votre ancienne version, reportez-vous au manuel de mise à jour Bien réussir sa migration accessible au démarrage de l’application. Connexion depuis un poste Client • Démarrez le logiciel. • Pour Ciel Compta, cliquez sur l'icône correspondante située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. • Pour Ciel Gestion commerciale, cliquez sur l'icône située sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. • Pour Ciel Associations, cliquez sur l’icône correspondante présente sur le Bureau ou passez par le menu DÉMARRER commande PROGRAMMES - CIEL - ASSOCIATIONS - CIEL ASSOCIATIONS. Attention ! L’option ne doit pas être utilisée sinon ce dossier ne sera pas accessible par d’autres postes. Attention ! Vérifiez bien que l'application Ciel Serveur est lancée et que le serveur est actif. 22 Une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’affiche.  Si le poste Serveur est aussi utilisé comme poste Client, la procédure est identique. Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................5 Programme Amélioration Produits ......................................................................................5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................6 Fin d’exercice ..................................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 ...................................................................7 Nouveaux accès...............................................................................................................7 Numéro de version...........................................................................................................8 L’historique des nouveautés................................................................. 9 Les nouveautés de la version 2.0 ................................................................... 9 Changements d’interface...................................................................................................9 Aperçu .........................................................................................................................10 Préférences facturation ................................................................................................... 11 Recherche de pièces ....................................................................................................... 11 Unité des articles ........................................................................................................... 12 eBay ............................................................................................................................ 12 Mise sous surveillance .................................................................................................... 12 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 13 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 13 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 14 Personnalisation des polices ............................................................................................ 14 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 14 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 14 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 14 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 15 Les barres d’actions ....................................................................................................... 15 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 16 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 16 Les actions flash ............................................................................................................ 16 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................. 17 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 17 Insertion automatique .................................................................................................... 17 Correcteur orthographique .............................................................................................. 17 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 18 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 18 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 19 L’accueil Ciel .................................................................................................................19 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 19 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 19 Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 20 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 20 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 20 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 20 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 20 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 21 Les nouveautés de la version 6.60 ............................................................... 22 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 22 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 7.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de votre exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, disque dur...) ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 6 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 8 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.0 - 1.10 2008 2.0 - 2.10 2009 3.0 2010 4.0 2011 5.0 2012 6.0 - 6.60 2013 7.0 2014 L’historique des nouveautés 9 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.0. Les nouveautés de la version 2.0 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 10 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format PDF.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format PDF. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 11  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 12  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 13 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 14 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 4.0 Les barres d’actions Votre logicielCiel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 17 Les nouveautés de la version 5.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 18 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 19 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 20 Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 21 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 22 Les nouveautés de la version 6.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres société, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard Dessin Saisie document ayant déjà l’intégration N.R.E. • la lettre N.R.E. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 7.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................7 Modification des décimales ................................................................................................7 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................8 Fin d’exercice ..................................................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................... 9 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 9 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................9 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ................................. 10 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 11 Présentation.................................................................................................................. 11 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11 Informations avant récupération ...................................................................................... 12 Procédure de récupération .............................................................................................. 12 Vérification après récupération......................................................................................... 21 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 22 Les fenêtres .................................................................................................................. 22 Affichage et recherches................................................................................................... 23 Boutons de commande ................................................................................................... 24 Icônes de liste ............................................................................................................... 25 Nouveaux accès ........................................................................................... 26 Questions - Réponses................................................................................... 27 L’historique des nouveautés............................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 29 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 30 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 30 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 30 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 30 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 31 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 32 Gestion des prospects..................................................................................................... 32 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 32 Liste des ordres de production ......................................................................................... 33 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 33 Besoin d’aide................................................................................................................. 34 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 34 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 34 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 34 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 35 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 35 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 35 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 35 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 35 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 36 Points de restauration..................................................................................................... 36 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 36 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 36 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 37 Modification de l’interface................................................................................................ 37 Les aperçus................................................................................................................... 38 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 39 Mise sous surveillance .................................................................................................... 39 eBay ............................................................................................................................ 40 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 40 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 40 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 41 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 41 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 41 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 42 Personnalisation des polices ............................................................................................ 42 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42 Les règles .....................................................................................................................42 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 42 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 43 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 43 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 43 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 43 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 43 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 44 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 44 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 44 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 44 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 45 Les barres d’actions ....................................................................................................... 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46 Les actions flash ............................................................................................................ 46 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 46 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 46 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 47 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 47 Gestion des affaires........................................................................................................ 47 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 48 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48 Insertion automatique .................................................................................................... 48 Correcteur orthographique .............................................................................................. 49 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 50 Suivi des affaires ........................................................................................................... 50 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 50 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 51 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 51 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 52 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 52 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 54 L’accueil Ciel .................................................................................................................54 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 54 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 54 Commissions fixes et variables ........................................................................................ 55 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 55 Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 55 Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 56 Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 56 Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 56 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 57 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 57 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 57 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 58 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 58 Programme Amélioration Produits .................................................................................... 58 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.0 et Evolution 13.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...) ou les envoyer par e-mail. Modification des décimales  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé) Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale en mode avancé. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Attention Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées. Les nouveautés de votre logiciel 8 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un ancien dossier Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 27. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 10 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous devez effectuer une récupération. Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe. Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier. Voir Récupérer un ancien dossier, page 11. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Récupérer un ancien dossier Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel Gestion commerciale 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion commerciale Evolution 5.20 minimum. Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs. La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les ordres d'assemblage et de désassemblage Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas possible. Le journal des transactions Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré. Les mémos, les glossaires Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés. Attention ! Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés : • les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00), • toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution. La migration d’une ancienne version 12 Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération. S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération. De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération). Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles. Les champs personnalisés La récupération des champs personnalisés est limitée : • 30 champs pour les bases, • 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus). Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré. Procédure de récupération Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Gestion commerciale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche : 2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. Attention ! La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue. Attention ! Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure. Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale La migration d’une ancienne version 13 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée. Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 14 Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 15 Choisir un utilisateur Par défaut, l’utilisateur est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir. 2. Validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Assistant de récupération 1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu : • en Euros • ou dans une monnaie Autre que l’Euro. Cochez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton [Suivant]. La migration d’une ancienne version 17  La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans l'ancienne version du logiciel. 2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la monnaie de votre dossier). 3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs. 5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Si votre ancien dossier était en euros, la zone Monnaie du dossier est grisée. Si votre ancien dossier était tenu dans une autre monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou créer la Monnaie de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 18 6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. 7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) La fenêtre suivante s’affiche. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00) Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message suivant s'affiche : La migration d’une ancienne version 19 • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier commence. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. La migration d’une ancienne version 20 Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante située au-dessus de l'ascenseur vertical.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Récupérer les modèles de l’ancien dossier A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération). Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés dans l'ancienne version. Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version. 1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou Pièces fournisseurs.  Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste. 2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir]. 3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous lui aurez attribué. La migration d’une ancienne version 21 Le modèle récupéré s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.  Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair. A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.  Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer dans la barre de navigation. Vérification après récupération Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Ancienne version Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste de tous les clients créés dans l’application. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelle version Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer une pièce, effectuer un règlement, etc.). Affichage et recherches Nouvelle version La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes. Afficher les pièces commerciales d’un type particulier Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients. La migration d’une ancienne version 24 Exemple Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures : Afficher une pièce à partir de son numéro • Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Boutons de commande Ancienne version Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de : • la barre d’outils • du menu EDITION • du menu CONTEXTUEL (clic droit). Nouvelle version Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de : • créer un client • modifier un client La migration d’une ancienne version 25 • supprimer un client • créer une pièce commerciale pour le client sélectionné • effectuer un règlement client. Icônes de liste Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. La migration d’une ancienne version 26 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (clients, fournisseurs, articles, familles articles, modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE Menu BASES commande TABLES La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement et des tarifs par familles s’effectuait via cette commande. Menu LISTES Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement) sont disponibles dans le menu LISTES. Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS - menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES STOCKS Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES (assemblage - désassemblage) Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION (assemblage - désassemblage - annulation d’assemblage - commandes fournisseurs) Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE Menu VENTES/Menu ACHATS Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS. Menu VENTES/ Menu ACHATS Gestion des FACTURES D’ACOMPTE Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (analyseur commercial ventes/achats, statistiques, objectifs, répartition par famille, etc.) Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL La migration d’une ancienne version 27 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution Numéro de version Millésime 6.0 - 6.01 2000 7.0 - 7.01 - 7.10 2001 8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002 9.0 2003 10.0 - 10.01 2004 11.0 2005 12.0 2006 13.0 - 13.20 2007 14.0 2008 15.0 - 15.10 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002 2.0 - 2.01 - 2.02 2003 3.0 - 3.01 2004 4.0 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006 6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 2014 La migration d’une ancienne version 28 Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Gestion commerciale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Récupération éventuelle des modèles de pièces. Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les ordres d’assemblage et de désassemblage • le journal des transactions • les mémos, les glossaires Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 29 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0. Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Récupération des données de Ciel Devis Facture  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture.  Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 30 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Commandes fournisseurs pour les articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion e-Commerce  Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce. Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF  ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.  Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Gestion des prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect. De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Pièce commerciale client : Saisie Document Uniquement pour les pièces commerciales de ventes Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE DES PIÈCES CLIENTS. L’historique des nouveautés 33 Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. • créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit) • consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône . Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. L’historique des nouveautés 34 Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Gestion des articles en langues étrangères Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Fiche Article - bouton [International] Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères. Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo  Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le logo de votre société. • Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. L’historique des nouveautés 35 • Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres. Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer  Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT Vous pouvez définir dans les modes de règlement : • le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. • le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. Dépôts : Articles en stock Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de l’article sélectionné. L’historique des nouveautés 36 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. A l’enregistrement d’une pièce commerciale... Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK]. • Valider la pièce, Régler la pièce • Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu) 3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].  Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu]. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 38 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 39 Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc) ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Attention Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 40 eBay  Menu VENTES - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des emails à partir d’une liste  Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email. 1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK]. Calcul prix et poids des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles à la fois. L’historique des nouveautés 41 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article. Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature. Recalcul du PAMP  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage. Deux méthodes de calcul sont proposées : • Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l’article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations, pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. L’historique des nouveautés 43 Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 43.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique- L’historique des nouveautés 44 ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de réception, bons de livraison, remises en banque). Ajout de l’option Affiner la sélection  Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste des ordres de production. Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton . Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. L’historique des nouveautés 47 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 49 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 50 Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. L’historique des nouveautés 51 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 52 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 Nouveautés relatives à la Loi SEPA Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos identifications bancaires selon cette norme. Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC. Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Prélèvement au format SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. L’historique des nouveautés 53 Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique, • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement, • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. L’historique des nouveautés 54 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 55 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant. Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 56 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Remises/Promotions par tranches successives Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Migration SEPA : modification de l’envoi Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. L’historique des nouveautés 57 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états. Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants : • les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration de loi N.R.E. • la lettre de pénalités de retard • l’état Relance avec infos pénalités de retard • les Conditions générales de vente. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 L’accueil Ciel ...................................................................................................................6 Mon compte Ciel ..............................................................................................................6 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6 Commissions fixes et variables ..........................................................................................7 Les nouvelles alertes ........................................................................................................7 Regroupement des adresses clients et fournisseurs...............................................................8 Enrichissement de la contremarque ....................................................................................8 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................9 Gestion de l’écriture de stock final ......................................................................................9 Migration SEPA : modification de l’envoi ..............................................................................9 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 10 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 10 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 10 Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 10 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 11 Choix du code de lettrage ............................................................................................... 11 Déclaration de TVA......................................................................................................... 11 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 11 Emprunts...................................................................................................................... 12 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 12 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 12 Association de comptes................................................................................................... 13 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 13 La migration d’une ancienne version.................................................. 14 Numéro de version .............................................................................................14 Récupérer un dossier .........................................................................................14 Votre dossier provient d’une ancienne version.................................................................... 14 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale ............................................................ 16 Récupérer un dossier Ciel Compta .................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 21 Les nouveautés de la version 2.50......................................................................21 Modification de l’interface................................................................................................ 21 Les aperçus................................................................................................................... 22 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 23 Mise sous surveillance .................................................................................................... 23 eBay ............................................................................................................................ 23 Envoyer des e-mails à un groupe de clients ....................................................................... 24 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 24 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 24 Récupération des désignations longues des nomenclatures .................................................. 25 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 25 Gestion des articles par n° de série/lot.............................................................................. 25 Gestion de la contremarque............................................................................................. 26 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 26 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 26 Annuler le lettrage ......................................................................................................... 26 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...................................................... 27 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 27 Modification des écritures de facturation............................................................................ 27 Les nouveautés de la version 3.50......................................................................28 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 28 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 28 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 28 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 28 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 29 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 29 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 29 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 29 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 29 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 30 Personnalisation des polices ............................................................................................ 30 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 30 Les règles .....................................................................................................................31 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 31 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 31 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 31 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 31 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 32 Objectifs ....................................................................................................................... 32 Etats contremarque........................................................................................................ 33 Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................... 34 Gammes ....................................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 4.50......................................................................36 Les barres d’actions ....................................................................................................... 36 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 37 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 37 Les actions flash ............................................................................................................ 37 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier.................................................... 37 Recouvrement ............................................................................................................... 37 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 38 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 38 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 39 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 39 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 39 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 40 Gestion des affaires........................................................................................................ 40 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 40 Balance comparative N à N -10 ........................................................................................ 41 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états ......................................................... 42 Publication Internet ........................................................................................................ 42 Amélioration de la gestion des N° de série / lot .................................................................. 42 Les nouveautés de la version 5.10......................................................................43 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 43 Insertion automatique .................................................................................................... 43 Correcteur orthographique .............................................................................................. 44 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 44 Suivi des affaires ........................................................................................................... 45 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 45 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 45 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 45 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 46 Écritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 46 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 46 SEPA ............................................................................................................................ 47 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version Ciel Gestion Intégrale 6.0. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement Les nouveautés de votre logiciel 7 d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. Les nouveautés de votre logiciel 8 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS  Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément.  Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. Les nouveautés de votre logiciel 9 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade.  Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. Remises par tranches successives  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. Les nouveautés de votre logiciel 10 FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Les nouveautés de votre logiciel 11 Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Choix du code de lettrage  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. Les nouveautés de votre logiciel 12 Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. Les nouveautés de votre logiciel 13 Association de comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. La migration d’une ancienne version 14 La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour.  Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. La migration d’une ancienne version 15 Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK].  A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. La migration d’une ancienne version 17 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale.  Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. 10.Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11.Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche.  Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe “Le compte rendu de la récupération”, page 19. 12.Cliquez sur le bouton [Fermer]. La migration d’une ancienne version 18 Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13.Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].  Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité). • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. La migration d’une ancienne version 19 Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 20 Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. L’historique des nouveautés 21 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 22 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 23 Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay  Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. L’historique des nouveautés 24 • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients  Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles  Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton L’historique des nouveautés 25 . Récupération des désignations longues des nomenclatures  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].  La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage  Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot.  Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Saisie  Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Suivi  Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT L’historique des nouveautés 26 Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client.  Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article.  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs pré- alablement saisis.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable.  Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. Annuler le lettrage  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. L’historique des nouveautés 27 Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs  Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Gestion des inventaires des immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). L’historique des nouveautés 28 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 28.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. L’historique des nouveautés 29 Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. L’historique des nouveautés 30 Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 31 Les règles  A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. L’historique des nouveautés 32 Infos perso. dans les comptes  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Objectifs Afficher / modifier les objectifs  Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS...  Menu GESTION - Commande ARTICLES  Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs  Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. L’historique des nouveautés 33 Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 33. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. L’historique des nouveautés 34 Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches  Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE  Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cochez la case Commander pour commander l’article. Gammes Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme  Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. L’historique des nouveautés 35 Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 37 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES.  Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape.  Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. L’historique des nouveautés 38 Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement.  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 39 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L’historique des nouveautés 40 • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 42 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet  Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot  Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article.  Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article.  Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 44 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 45 Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. Génération de plusieurs abonnements en une seule fois  Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. L’historique des nouveautés 46 Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. L’historique des nouveautés 47 SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque.  Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 38. Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs en ligne  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. L’historique des nouveautés 48 Copyright Ciel 2012 Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Immobilisations............................................... 5 Accueil Ciel .....................................................................................................................5 Mon Compte Ciel..............................................................................................................5 Amélioration de l’Intuiciel ..................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 7 Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure .....................................................................7 Vous utilisiez une version 10 ou inférieure ...........................................................................7 Déroulement de la récupération..................................................................... 9 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 12 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 12 L’historique des nouveautés............................................................... 17 Les nouveautés de la version 12.10 ............................................................. 17 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 . 17 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 21 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire 24 Les nouveautés de la version 13.00 ............................................................. 26 Mise à jour automatique ................................................................................................. 26 Localisation d’un fournisseur sur une carte ........................................................................ 26 Intégration de photos ou logos ........................................................................................ 26 Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ ........... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 27 Effectuer une recherche avec Trouvtoo ............................................................................. 27 Besoin d’aide................................................................................................................. 27 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 27 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes ............................................... 27 Internet ........................................................................................................................ 28 Points de restauration..................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 29 Changements d’interface................................................................................................. 29 Les aperçus................................................................................................................... 30 Mise sous surveillance .................................................................................................... 31 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 31 Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations ................................................................. 31 État préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 31 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 32 Personnalisation des polices ............................................................................................ 32 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 32 Etat préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 32 Les nouveautés de la version 17.00 ............................................................. 33 Les barres d’actions ....................................................................................................... 33 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 34 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 34 Les actions flash ............................................................................................................ 34 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 35 Insertion automatique .................................................................................................... 35 Correcteur orthographique .............................................................................................. 35 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 36 Les nouveautés de Ciel Immobilisations 5 Les nouveautés de Ciel Immobilisations Il s’agit des nouveautés de la version 19.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mise à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Les nouveautés de Ciel Immobilisations 6 Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est composé de l’onglet Mon bureau accessible depuis l’icône . Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Restaurer le paramétrage par défaut. • Renommer des tâches, groupe de tâches par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications.  Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Immobilisations, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Immobilisations. A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe “Les nouveautés de la version 15.00”, page 29 . Vous utilisiez une version 10 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être exploité dans votre nouvelle version de Ciel Immobilisations, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. En effet, la version 15.00 de Ciel Immobilisations est un logiciel totalement nouveau et son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur. La migration d’une ancienne version 8 Modifications après l’installation • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwimmo32.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9 Déroulement de la récupération La récupération de votre dossier vers la version 15.00 peut se dérouler de différentes façons. L'organigramme ci-dessous présente les différents cas de figure pouvant se présenter. Ciel Immobilisations 15.00 STOP Récupération impossible Remise à niveau Dossier en Franc ? Continuer ? STOP Interruption utilisateur Récupération en version 15.00 Dossier en version > 7 ? Dossier en version = 7 ? Non Non Non Oui Oui Oui Non Oui Rapport La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 10.00 vers Ciel Immobilisations version 15.00 vous est détaillée. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Immobilisations 15.00. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés dans votre ancien dossier Ciel Immobilisations : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Immobilisations intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les immobilisations Les immobilisations ayant les caractéristiques suivantes ne seront pas récupérées. • La Valeur à amortir et la Valeur d'achat sont toutes les deux nulles. • Le compte comptable de l'immobilisation a été supprimé. • Le code de l'immobilisation est vide. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards ont été supprimés. Attention ! Vérifiez que l'ancienne version de Ciel Immobilisations et votre ancien dossier sont bien fermés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Immobilisations, voyons les 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version. Si votre dossier est d’une version inférieure à 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Dans ce cas, prenez contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version égale à 7.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Le message suivant s'affichera : • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Si votre dossier est en francs Si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est possible, mais à condition de considérer que les montants à récupérer sont en euros. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. La migration d’une ancienne version 12 Les immobilisations Comme vous l’avez vu dans le paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10, certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (Valeur à amortir et Valeur d'achat nulles, ou bien compte comptable de l'immobilisation supprimé). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier ces informations avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération peuvent vous être utiles. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. • Lors de la récupération des familles, si le type d'amortissement est renseigné mais pas la durée, le logiciel renseignera par défaut les durées suivantes : • le Type d'amortissement est Linéaire, la durée sera égale à 1 an, • le Type d'amortissement est Dégressif, la durée sera égale à 3 ans, • le Type d'amortissement est Exceptionnel, la durée sera égale à 1 an. • Si des familles sont employées à d’autres fins que leurs usages d’origine (par exemple des familles utilisées comme ventilations analytiques), vous devez indiquer [Non amortissable] comme [Type d'amortissement]. • La nouvelle version de Ciel Immobilisations possède une liste des fournisseurs. Cette liste sera automatiquement créée, lors de la récupération de votre ancien dossier, à partir des fournisseurs renseignés dans les fiches des immobilisations. La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Immobilisations doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 13 La procédure de récupération Ouvrir Ciel Immobilisations 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Immobilisations en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER puis sur la commande OUVRIR.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Immobilisations. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version], pour accéder à votre ancien dossier. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Immobilisations. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La migration d’une ancienne version 14 Votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers, 2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier, présentée précédemment, s'affiche à nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, à l’emplacement où vous avez mis votre dossier, sélectionnez-le.  Dans les anciennes versions, les dossiers étaient créés par défaut dans C:\Ciel\WIMMO. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.  Dans les anciennes versions, l’utilisateur par défaut «MAITRE» avait pour mot de passe VALID. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier débute.  Reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10 pour plus de détails sur les différents cas liés aux différentes versions. La migration d’une ancienne version 15 La récupération de votre dossier Une fois la procédure de récupération lancée, une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante en haut à droite de la fenêtre. Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier, récupéré avec la nouvelle version de Ciel Immobilisations, est ouvert. Attention ! Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment depuis votre nouveau dossier afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications. L’historique des nouveautés 17 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.10. Les nouveautés de la version 12.10 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Exemple Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. L’historique des nouveautés 18 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le menu déroulant OPTIONS puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 19 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 20 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 21 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi. PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). L’historique des nouveautés 22 Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. L’historique des nouveautés 23 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 17. L’historique des nouveautés 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 25 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation. (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée. On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 26 Les nouveautés de la version 13.00 Parmi les nouveautés de la version 13.00 vous retrouvez : • la mise à jour automatique • la modification de l’apparence de la barre d’outils et des graphiques, • les nouveaux états fiscaux 2054 - 2055 LF2006 • l’affichage d’onglets dans la barre de statut pour naviguer dans les fenêtres ouvertes, • la localisation d’un fournisseur sur une carte, • la conservation de la présentation des éléments d’une liste exportés vers Microsoft Word ou Excel. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Immobilisations. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation d’un fournisseur sur une carte Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Intégration de photos ou logos Vous pouvez récupérer dans Ciel Immobilisations (Fiche immobilisations -onglet Complément ; Paramètres Société onglet Logo) des photos depuis votre appareil photo numérique ou votre scanner. Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ Pour exporter les données d'une liste (immobilisations, fournisseurs, localisations, virements, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter puis activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 1. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word ou • Exporter la sélection vers Excel. 2. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.  La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.). L’historique des nouveautés 27 Les nouveautés de la version 14.00 Effectuer une recherche avec Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes Dans toutes les listes, vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’historique des nouveautés 28 Internet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - INTERNET Connexion Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, vous définissez la manière dont l'application se connecte à Internet. Paramètres Proxy Cette fonction vous permet de modifier les paramètres Proxy de votre serveur vous permettant de vous connecter à Internet.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Immobilisations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.  Pour plus d'informations sur les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 15.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez maintenant d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres, à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Nouvel intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titre L’historique des nouveautés 30 Localisation, itinéraire, vérification d’adresse  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant. • : permet de faire une recherche de l'adresse afin d’en vérifier l'exactitude. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS ou FOURNISSEURS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard des fiches immobilisations et fournisseurs, directement dans leur liste respective. 1. Sélectionnez dans la liste l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Si plusieurs états sont disponibles, vous pouvez en choisir un autre en cliquant sur le bouton []. Vous pouvez imprimer en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant IMPRIMER L'IMAGE. L’historique des nouveautés 31 Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations. Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - IMMOBILISATIONS - RECALCUL DES IMMOBILISATIONS Vous disposez maintenant d’une fonctionnalité qui permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Le logiciel vérifie les immobilisations puis recalcule si nécessaire les plans d'amortissement, la date de fin d'amortissement, le taux d'amortissement. 1. Double-cliquez sur l’utilitaire Recalcul des immobilisations. Une fenêtre s’ouvre. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. État préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2008. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 16.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : immobilisations, codes analytiques, comptes, fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Etat préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2009. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 17.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde, à la calculatrice et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées. Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 35 Les nouveautés de la version 18.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 36 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Copyright 2012 Sage Ciel Immobilisations - Guide des mises à jour. Référence : MAJ WI 19.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Compta et Ciel Compta Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Sommaire Prise en main..............................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Si vous débutez ........................................................................................................7 Entraînez-vous ....................................................................................................... 10 Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17 Créez votre dossier ................................................................................................. 18 Créez un dossier via la Synchro compta ..................................................................... 22 Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23 Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29 Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31 Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33 La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35 Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36 Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48 Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50 Pointez des écritures ............................................................................................... 51 Annulez une écriture validée..................................................................................... 52 Le brouillard ........................................................................................................... 54 Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56 Les états................................................................................................................... 58 Principes généraux .................................................................................................. 59 Les états comptables ............................................................................................... 61 Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64 Les états fiscaux ..................................................................................................... 65 Traitements .............................................................................................................. 66 La TVA .................................................................................................................. 67 Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68 Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69 Exécutez une Synchro compta .................................................................................. 70 Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 78 Gestion des dossiers................................................................................................. 84 La sauvegarde / restauration .................................................................................... 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 87 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 88 Les prévisions......................................................................................................... 89 Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 90 Les immobilisations ................................................................................................. 92 Infos perso. ......................................................................................................... 105 Index...................................................................................................................... 106 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz. • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Prise en main 8 Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 10 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Prise en main 11 Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 12 La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14. Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 13 Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Prise en main 14 Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 15  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 18 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création et mise en place d’un dossier 19 Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 21 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 26 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone,