Ciel Compta_liberale/Guide_MAJ/MAJ_WCLIB_v2013.pdf
Ciel Compta_liberale/Guide_MAJ/MAJ_WCLIB_v2013.pdf
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CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:46 1.7M
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IPWP1600.pdf 24-Aug-2009 17:33 352K
IPWKF300.pdf 24-Aug-2009 17:33 735K
IPWKE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 833K
IPWK1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 821K
IPWI1500.pdf 24-Aug-2009 17:32 106K
IPWGE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 605K
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IPWG1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 576K
IPWFF300.pdf 24-Aug-2009 17:32 602K
IPWDF900.pdf 24-Aug-2009 17:31 578K
IPWCP800.pdf 24-Aug-2009 17:31 478K
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IPWCLIB1700.pdf 24-Aug-2009 17:31 603K
IPWB15.pdf 24-Aug-2009 17:31 68K
IPWAE400.pdf 24-Aug-2009 17:31 576K
IPWA1400.pdf 24-Aug-2009 17:30 607K
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wsge.pdf 25-Jul-2009 18:29 344K
wge.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.4M
wke.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.2M
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6
Accueil Ciel .....................................................................................................................6
Mon Compte Ciel..............................................................................................................6
Amélioration de l’intuiciel ..................................................................................................6
Enregistrement d’une écriture............................................................................................7
Modification des emprunts.................................................................................................7
Solde évolutif ..................................................................................................................8
Calcul de la trésorerie prévisionnelle...................................................................................8
Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8
Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................8
Modification de l’historique des archives ..............................................................................9
Modification de la préférence Codes postaux et villes ............................................................9
FlashCode et QRCode .......................................................................................................9
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale ..................................... 10
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0..................................................................... 10
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ................................................................. 10
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 12
Présentation.................................................................................................................. 12
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 12
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 15
Vérifications après récupération ....................................................................................... 18
Questions - Réponses................................................................................... 20
L’historique des nouveautés............................................................... 22
Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 22
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 22
Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 22
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 26
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 28
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 31
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 31
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 31
Validation d’écritures ...................................................................................................... 31
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 31
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 31
Mise à jour automatique ................................................................................................. 32
Localisation automatique................................................................................................. 32
Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 33
PDF en couleur .............................................................................................................. 33
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 34
Besoin d’aide................................................................................................................. 34
Trouvtoo.......................................................................................................................34
Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 34
Relevé bancaire ............................................................................................................. 34
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 35
Gestion des remises en banque........................................................................................ 35
Points de restauration..................................................................................................... 35
Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 36
La télédéclaration .......................................................................................................... 36
Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 38
Changements d’interface................................................................................................. 38
Les aperçus................................................................................................................... 39
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 40
Affichage des écritures ................................................................................................... 40
Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 40
Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 40
Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 41
Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 42
Personnalisation des polices ............................................................................................ 42
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 42
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 42
Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 43
DGFiP ........................................................................................................................... 43
Déclaration 2035 ........................................................................................................... 43
Nouveau format d’export ................................................................................................ 43
Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 44
Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 44
Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 45
Les barres d’actions ....................................................................................................... 45
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46
Les actions flash ............................................................................................................ 46
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 46
Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 47
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 47
Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 48
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48
Insertion automatique .................................................................................................... 48
Correcteur orthographique .............................................................................................. 48
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49
Duplication des écritures ................................................................................................. 49
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
6
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Il s’agit des nouveautés de la version 20.00.
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la
nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous
permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
7
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Enregistrement d’une écriture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ
Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous
cochez cette option dans les préférences comptabilité.
1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
COMPTABILITÉ.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous
générez une écriture.
Modification des emprunts
Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez
maintenant saisir un autre type d’emprunt.
Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements
d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
Dans la liste des emprunts
Vous disposez de nouveaux boutons :
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
A la création d’un emprunt
Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
8
Dans la fiche d’un emprunt
Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la
barre d’actions et vous permettent de :
• modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
• générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer
directement en comptabilité.
Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE.
Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer
rapidement des erreurs de pointage.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de
paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Indication des valeurs forcées dans les liasses
Menu ETATS - commande LIASSE 2035.
Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
9
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
FlashCode et QRCode
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets,
cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
La migration d’une ancienne version
10
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 12.
La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet,
l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé,
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés,
• le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe.
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure
Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à
10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien
dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale.
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta
libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés
dans cette nouvelle version.
Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE)
Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel
Compta libérale.
Les écritures en dehors des dates limites de saisie
Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum.
Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées.
Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte
un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération
permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont
générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux.
Les emprunts
Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois,
ces emprunts ne seront pas récupérés.
Les immobilisations
Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type
d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations
ne seront pas récupérées.
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous
évitera une récupération partielle de certains éléments.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont supprimés.
La migration d’une ancienne version
13
Contrôle de votre ancienne version
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00
Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous
devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le
récupérer dans la dernière version.
Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente.
Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros.
Le message suivant s'affichera.
Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa
récupération.
La migration d’une ancienne version
14
Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00
Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa
récupération est impossible.
Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération.
Les emprunts
Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en
récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération.
Les immobilisations
Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non
indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer
la procédure de récupération.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération.
Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains
cas.
Echéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Liste des nouveaux postes comptables :
• 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes)
• 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes)
• 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux)
• 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs.
• RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
dépense n'est pas renseigné.
• RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
recette n'est pas renseigné.
• RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
trésorerie n'est pas renseigné.
La migration d’une ancienne version
15
La récupération de votre ancien dossier
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Compta libérale
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale.
Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel.
2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
16
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours.
Mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui
présenté ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe.
Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Mise à niveau de votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe
“Contrôles avant récupération”, page 12.
La migration d’une ancienne version
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La récupération
Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver.
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
La migration d’une ancienne version
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Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale s’ouvre.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Le taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors
de l'utilisation de cette nouvelle version.
Les échéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Les nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Les écritures de factures et de règlements
Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux
règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des
règlements récupérés.
Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la
pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par
exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés.
Les modes de paiement
Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement
dans la nouvelle version :
• un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée,
• un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée.
La migration d’une ancienne version
19
La balance
Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la
comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas
nécessaire.
En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance
comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes.
La migration d’une ancienne version
20
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de
récupération de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta
libérale.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier
?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta libérale
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.1 2000
8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001
9.0 - 9.01 2002
10.0 - 10.01 2003
11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004
12.0 - 12.1 - 12.5 2005
13.0 - 13.1 - 13.2 2006
14.0 - 14.1 - 14.2 2007
15.0 - 15.5 - 15.6 2008
16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009
17.0 - 17.50 - 17.60 2010
18.00 - 18.50 - 18.60 2011
19.00 2012
20.00 2013
La migration d’une ancienne version
21
• les états paramétrables,
• le journal des transactions,
• les mémos, les glossaires.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration
de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande
OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer].
3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale.
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements
de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
L’historique des nouveautés
22
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10.
Les nouveautés de la version 13.10
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent.
On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
L’historique des nouveautés
23
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
24
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
25
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ».
Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés.
(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
L’historique des nouveautés
27
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
28
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 22.
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
29
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
30
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche
concernant les éléments suivants :
• la date de début d'amortissement,
• les valeurs d'achat et les valeurs à amortir,
• le mode d'amortissement,
• la durée
• la partie Valeur bloquée.
Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 14.00
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les
états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS
de votre application.
Validation d’écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES
Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.
Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
32
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
33
Les nouveautés de la version 14.20
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
34
Les nouveautés de la version 15.00
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Nouveau format d’import/export
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format d’import relevé bancaire OFX
menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
L’historique des nouveautés
35
Saisie des relevés bancaires
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des
listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Gestion des remises en banque
menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS.
Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en
banque.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 15.60
La télédéclaration
La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et
depuis votre logiciel, via internet.
Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration.
Souscription et paramètres
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION
La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des
informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration.
1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration,
cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation.
2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Télédéclaration.
Onglet Informations DGFiP
Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035
générée dans votre logiciel Ciel.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et
permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre
des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts.
4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire
EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET.
Attention !
La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé
procédure EDI DGFiP.
L’historique des nouveautés
37
Onglet Compléments
5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration :
• votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou,
• votre Expert comptable ou,
• votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible.
Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET.
6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste
déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Télédéclarer
Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE
Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous
avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises.
1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer
directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous
indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration.
2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets,
cliquez sur le bouton [OK].
Le message suivant s’affiche :
3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques).
• Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
• Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire
d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes.
4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
38
Les nouveautés de la version 16.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la
zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
Barre de titres
L’historique des nouveautés
39
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Afficher un aperçu dans les listes
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur,
directement à partir de la liste des clients et fournisseurs.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
40
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont
maintenant disponibles :
• : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
• : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur
via le site InfoGreffe.
Affichage des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes
les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes :
• Mouvements
Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en
bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit.
• Lignes de dépenses/recettes,
• Lignes comptables (Débit-Crédit).
Saisie de la part professionnelle
Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE
La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus
uniquement en pourcentage.
Taux de l’emprunt à trois décimales
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
L’historique des nouveautés
41
Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales.
Mise sous surveillance de sociétés
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
L’historique des nouveautés
42
Les nouveautés de la version 17.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement,
emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération. Ces informations sont :
• pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de
tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035).
• pour les opérations de virement : le poste bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de
la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie
automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit).
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 17.50
DGFiP
Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle
résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité
Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI.
Déclaration 2035
Menu ETATS - commande 2035
Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance
Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes
qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée).
Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration.
Saisie complémentaire
La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration.
Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.
Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont :
• Immobilisations et amortissements
• Plus et moins values
• Répartition des résultats
• Barèmes kilométriques
• Personnes morales
• Personnes physiques
• Filiales et participations
Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets
correspondants.
Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez
le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint).
Nouveau format d’export
Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS
Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre
balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan.
L’historique des nouveautés
44
Les nouveautés de la version 17.60
Télédéclaration : gestion du double envoi
Menu ETATS - commande 2035
La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par
défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner
les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A.
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés de la version 18.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
46
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des
immobilisations, pointage manuel, remise en banque).
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
47
Les nouveautés de la version 18.50
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance
Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance
Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône
Préparer mes éditions pour mon A.G.A.
Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la
déclaration 2035.
Cet état présente, dans l'ordre suivant :
• les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après
calcul,
• les soldes des postes patrimoniaux triés par classe,
• le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.
L’historique des nouveautés
48
Les nouveautés de la version 19.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
L’historique des nouveautés
49
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque.
• postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB.
Duplication des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE
L’historique des nouveautés
50
Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible
à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin
de la liste des écritures.
Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton .
Nouvelle saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Copyright 2012 Ciel
Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 20.00 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Bâtiment
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des
éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à
la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de
référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye).
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................4
Configuration minimale........................................................................................................... 5
Documentation........................................................................................................................ 6
Si vous débutez ....................................................................................................................... 8
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................18
Créez votre dossier ............................................................................................................... 19
Contrôlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 23
La reprise de paye (reprise de cumuls)................................................................................... 28
Créez les fiches des salariés .................................................................................................. 30
La gestion de temps .............................................................................................................. 35
Création des bulletins et traitements.........................................................37
Établissez les premiers bulletins de paye............................................................................... 38
La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 41
Validez les bulletins de la période ......................................................................................... 43
Effectuez le paiement des salaires ......................................................................................... 44
Transférez les écritures de paye en comptabilité ................................................................... 46
A propos de la règle des cumuls............................................................................................ 49
Les impressions ........................................................................................51
Principes généraux des impressions ...................................................................................... 52
Les éditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 55
Les éditions administratives .................................................................................................. 60
Traitements de fin d’année .......................................................................62
La dernière paye de l’année ................................................................................................... 63
La déclaration annuelle des données sociales ........................................................................ 64
La clôture du dossier ............................................................................................................. 65
Gestion des dossiers.................................................................................66
La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67
La sauvegarde ....................................................................................................................... 68
La restauration ...................................................................................................................... 69
L’archivage d’un dossier........................................................................................................ 70
Autres fonctionnalités...............................................................................71
Le générateur de documents ................................................................................................. 72
Les éditions chaînées............................................................................................................. 73
Personnalisation des fiches salarié......................................................................................... 74
La gestion analytique............................................................................................................. 75
Assistant de cotisation .......................................................................................................... 77
Import Ciel Bâtiment.............................................................................................................. 78
Index ........................................................................................................80
Prise en main
Prise en main
5
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 3 Go de Ram.
• 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont
utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Prise en main
6
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre
ordinateur.
Naviguer dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix
pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Enregistrer le manuel de découverte
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où
vous voulez l’enregistrer.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel.
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Prise en main
7
Le manuel de référence
Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE
RÉFÉRENCE.
Le guide d’accompagnement DADSU
Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADSU et vous donne des astuces pour
gagner du temps.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de
l’application ou appuyez sur la touche .
L'Infopaye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi
que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
Prise en main
8
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis
et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos
éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créez votre dossier, page 19.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à
chaque salarié.
Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés
peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement.
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos
besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez
personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez
également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards.
Etablir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin
«vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la
fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié.
Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38.
Gérer les bulletins du mois suivant
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent.
Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la
meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents.
Attention !
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
Attention !
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Prise en main
9
Quelques notions de paye
Organiser un bulletin de paye
Calculer un bulletin
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le
bouton [Calculer] présenté dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour
cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à
jour.
Valider un bulletin
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans
ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont
recalculés.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par
points.
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et
commentaires nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE.
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net à payer
Attention !
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Attention !
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains
traitements, les bulletins de la période doivent être validés.
Prise en main
10
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le
montant se rapproche de celui saisi.
Saisissez le montant net à payer à partir
duquel le bulletin va être calculé.
Prise en main
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Etablissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Editez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
Prise en main
12
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows,
2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit
CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau.
Ouvrez le dossier Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
la société Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre
Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
.
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et
à la page d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre
logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Espace de travail Barre d’état
Intuiciel
Prise en main
14
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant
votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez
rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple
enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences,
calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés,
modification des minima sociaux).
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le
montant des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au
Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou
aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
Prise en main
15
Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
• le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu
FENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous
quittez l'application.
Prise en main
16
Consultez un bulletin de salaire
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression.
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE,
code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la
convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES).
B
F
G
A
B
E
C
D
Prise en main
17
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et
montants des cotisations retenues.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent
avant le Salaire Brut et après le Net imposable.
D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le
Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux
différents organismes sociaux.
F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines
rubriques.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra
les données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez.
Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre
dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les
fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton
.
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des
différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
L’assistant Top Départ
La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en
procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
• Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la
dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés,
etc.).
• Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la
société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres
édition, etc.).
Saisissez ici le nom de la société
à créer.
Liste des dossiers existants.
Création et mise en place d’un dossier
20
2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement
est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre réfé-
rencement (Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments
essentiels.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines
zones sont pré-renseignées.
La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription.
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes
juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton .
3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel
contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt.
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tél., Fax.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en
cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations
administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre.
Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture
annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
Création et mise en place d’un dossier
21
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des
modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou
sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de
l'année suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés
payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer
en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez
l'option correspondante :
• 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
• 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés
payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période
de référence des congés.
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés
RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours
travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la
convention (218 jours par an).
Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours
compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur
d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la
création des bulletins de salaire.
10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection
situé en fin de zone.
11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez
créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
22
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le
bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables,
rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la
société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les
fenêtres.
Si vous gérez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
• du Plafond de la sécurité sociale,
• du SMIC horaire,
• du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
non celles des paramètres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez
ces cases cochées.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises
à jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des
trois dernières années.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par
exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086
et le SMIC horaire au 01/01/13 à savoir 9.43.
Création et mise en place d’un dossier
23
Contrôlez et modifiez le plan de paye
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des
éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à
vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains
d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et
calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul
des cotisations.
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches
Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes
fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable
concernée.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période,
modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.
Les variables salariés
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce
cas, la case Propre au salarié est cochée.
La valeur du ticket restaurant est identique pour
tous les salariés : ne cochez pas cette case.
Création et mise en place d’un dossier
24
Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une
période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre
part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi,
l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que
celle-ci soit différente de zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous
désactivez leur affichage.
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le
calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
Cochez cette case pour indiquer
que la variable diffère d’un salarié à
l’autre.
Cochez cette case si vous voulez que la
variable soit automatiquement remise à
zéro d’un mois sur l’autre.
Création et mise en place d’un dossier
25
La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets :
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ;
• l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en
cochant les options nécessaires ;
• l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ;
• l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la
D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels,
des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de
caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse.
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable
(ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables
correspondants.
Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule.
Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez
le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %.
Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez
la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le
symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous
certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte
des conditions définies en préparation du bulletin.
Ces boutons ouvrent des listes ou des
fenêtres permettant de paramétrer les
zones correspondantes.
Création et mise en place d’un dossier
26
7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone.
Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne
extérieure exclue).
Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce
cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§].
Les cotisations salariales et patronales
Menu BASES - commande COTISATIONS
Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales
à verser aux organismes sociaux.
Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux
Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant :
• soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire
DUCS.
• soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en
comptabilité.
1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse.
Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application.
2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran.
Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément
les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient
correctement imputés.
L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de
mutuelle ou d’assurance.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses.
Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations
Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement
de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond.
Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement
varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé.
C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de
la règle des cumuls, page 49.
• Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique
Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir
annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition
mensuelle.
• Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale
Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour
l’employeur.
Création et mise en place d’un dossier
27
La partie Condition d'application
Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines
conditions.
Exemple
La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se
présente sous la forme suivante :
L’onglet D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS
(Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire
D.U.C.S (menu ETATS).
Voir L’état préparatoire DUCS, page 57.
Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous
devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.
S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi), vous
devez cocher les options Elément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les
cotisations.
Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société
Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories
de salariés.
1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour
définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de
salaire de vos employés.
Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention
collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.
Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société.
2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires
de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS).
Création et mise en place d’un dossier
28
La reprise de paye (reprise de cumuls)
Contexte
Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous
gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion
sur Ciel Paye.
Les méthodes de la reprise de paye
Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées :
1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins
de paye depuis le début de l'exercice.
2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de
l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel.
En pratique
Première méthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet
Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1).
Voir Créez les fiches des salariés, page 30.
2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre
plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez
les profils correspondants, page 31.
3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de
de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye,
page 38.
4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration.
Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent
exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser
par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :
• éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période,
• sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…),
• établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles,
• vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et
les exonérations).
Seconde méthode
Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié
pour la période à reprendre.
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un
salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires.
Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien
plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il
serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en
janvier N+1.
Création et mise en place d’un dossier
29
Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars)
dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38.
2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer].
3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments
sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier
à Mars).
Exemple :
Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et
mars sont à renseigner.
4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond.
5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des
variables.
Exemple :
Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le
montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.
Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié
pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF
de l’Aide, accessible à partir du menu ?.
Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants :
• Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année.
• Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…).
• Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles.
• Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système.
Conclusion
Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou
traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus
présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un
salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier).
Création et mise en place d’un dossier
30
Créez les fiches des salariés
Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque
salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la
réalisation de son bulletin de salaire.
Recensez les différentes catégories de salariés et de services
Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes
catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de
l'entreprise, une catégorie lui correspond.
Exemple
Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir
Créez une fiche pour chaque salarié, page 31.
Les services
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SERVICES
Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise.
Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés.
La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez
pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que
l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35.
Gérez les entrées et les sorties des salariés
Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives
auxquelles l'employeur doit se soumettre.
Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses,
votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du
personnel.
Assistant d'entrée d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les
documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E.
(Déclaration Unique d'Embauche).
Assistant de sortie d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre
au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail,
le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie
d'un salarié.
Création et mise en place d’un dossier
31
Créez les profils correspondants
Menu BASES - commande PROFILS
Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir
desquels la création des bulletins sera simplifiée.
En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.)
communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.).
La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à
redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une
entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est
également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou
supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière
descendante de la première à la dernière ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné.
2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin
des salariés rattachés à ce profil.
3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez
les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il
appartient.
Créez une fiche pour chaque salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc
un élément clé dans une gestion de paye.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur le bouton
de la barre d’actions.
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées.
Insère, dans le profil une ligne vierge
au-dessus de celle sélectionnée.
Ouvre la liste de tous les éléments du
bulletin pouvant être insérés dans un
profil.
Supprime, dans le profil, la
ligne sélectionnée.
Création et mise en place d’un dossier
32
3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié.
4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire.
Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à
un type de paye bien particulier.
Dans la zone Type de paye :
si le salarié est mensualisé...
... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en
vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis
le passage aux 35 heures.
si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre...
... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule :
TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS).
si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société...
... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est
inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable
SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois.
si le salarié est payé aux points...
... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS.
si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules...
... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE.
Tests sur les salaires
Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le
salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments
Les boutons de ce type (appelés boutons
liste) ouvrent des fenêtres permettant de
renseigner les zones correspondantes.
Les paramètres de Gestion du temps ne
sont pas disponibles dans Ciel Paye.
Pour inclure le salarié dans le calcul automatique
de l’effectif Fillon, cochez
l’option et associez un mode de calcul.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliquées dans la société,
choisissez celle à laquelle le salarié
est rattaché, en cliquant sur ce
bouton liste.
Création et mise en place d’un dossier
33
de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande
CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter
des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du
SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du
SMIC, du SMC ou des deux.
Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle.
5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les
congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun
des salariés.
Droit au DIF
6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les
paramètres société.
Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables
propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres
zones.
Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au
DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle.
7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées
bancaires du salarié si besoin.
8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet
DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la
génération de la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet
IP.
Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le
bouton [Aide] de la fiche Salarié.
Dupliquez une fiche salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très
utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au
salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
Création et mise en place d’un dossier
34
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié
Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et
synthétique les principaux renseignements afférents au salarié.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous
souhaitez imprimer.
2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori.
Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de
l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié.
Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais
directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :
Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du
menu DOSSIER.
3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions.
Création et mise en place d’un dossier
35
La gestion de temps
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS
Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande
PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible.
La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de
nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus
complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés,
modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et
d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux
gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce
temps de travail.
Le module de Gestion de temps intégré vous permet :
• d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels),
• d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts
entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié,
• d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques.
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou
partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de
temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés.
Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE
Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail
rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes
toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir
desquels sont générés les plannings salariés.
Concevez vos plannings prévisionnels annuels
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL
Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings
prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils
permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail
identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement
très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter
la gestion de vos plannings salariés.
Attention !
Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ
de choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de
temps.
Création et mise en place d’un dossier
36
Déterminez les différentes natures d'écarts possibles
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS
Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la
saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que
ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer,
au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées.
Rattachez un modèle de planning à un salarié
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS
Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues
pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre
planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de
référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»).
Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être
rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires).
Enregistrez vos feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS
Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de
temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement
effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts
susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures
supplémentaires.
Saisie décentralisée des feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL
Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié.
Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la
possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application.
Création des bulletins et traitements
Création des bulletins et traitements
38
Établissez les premiers bulletins de paye
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes
maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés.
Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties :
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel
l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce
calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des
primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence.
Le calcul du NET IMPOSABLE
Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations.
C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus.
Le calcul du NET A PAYER
Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé,
d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements
de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets
restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net
imposable.
L'assistant Top Bulletin
Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier
(cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Choisissez la période de création du bulletin
Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de
création des bulletins.
1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la
semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées.
Création des bulletins et traitements
39
Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé
2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin,
sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous
permettant de créer la fiche.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié.
Choisissez la méthode de génération du bulletin
3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
Bulletin précédent
Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois
suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à
chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en
cours.
Profil
Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et
intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année.
Bulletin vide
Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer
fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une
fois le bulletin créé.
Attention !
Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le
rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
Création des bulletins et traitements
40
Saisissez les variables du bulletin
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.
Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet.
Exemple
Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013.
Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et
effectuera automatiquement la différence.
Ajoutez une variable
1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour
valider. Voir Les variables, page 23.
Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera
automatiquement insérée dans le bulletin de paie.
Supprimez une variable
Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Déplacez une variable
Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée.
Rétablissez le paramétrage original
1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables.
Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par
salarié.
2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si
vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton
[Modèles].
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du
bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser.
3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].
Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider.
Création des bulletins et traitements
41
La gestion automatique des IJSS
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les
indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel,
Horaire, Par points.
Paramétrage des IJSS
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS
Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte
dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au
calcul des IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables.
5. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
6. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées
dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Création des bulletins et traitements
42
Dans le bulletin
Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS
Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin.
Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de
travail.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette
zone sera automatiquement actualisée.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le
calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont
accessibles à partir des paramètres IJSS.
Voir Paramétrage des IJSS, page 41.
Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.
Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle
de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale.
Création des bulletins et traitements
43
Validez les bulletins de la période
Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider.
Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez...
...modifier les informations du bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires.
...calculer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que
vous avez effectuées sur les lignes.
...effectuer le calcul du bulletin à l'envers
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée.
3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.
... générer un profil d'après le bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez
générer le profil.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER.
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... supprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer.
2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
... valider un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider.
2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez...
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... créer les bulletins de la période suivante
A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
Création des bulletins et traitements
44
Effectuez le paiement des salaires
Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par
virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces.
Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment
il s'effectue à partir de votre logiciel.
Créez les comptes bancaires
Menu BASES - commande BANQUE
1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton
de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.
Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle.
Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés
payés par virement :
3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié
concerné).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné.
L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de
faire parvenir les ordres de virement de salaires à
votre banque directement via votre messagerie.
Création des bulletins et traitements
45
Éditez l'état des paiements
Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements.
2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état.
3. Cliquez sur le bouton .
Transférez les ordres de virement à votre banque
C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à
votre banque.
Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du
menu CONTEXTUEL.
Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement.
4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé,
e-mail.
5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de
votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement
Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran.
En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un
justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque.
La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre
de virement et de la génération du fichier.
Si votre société possède plusieurs comptes dans
différentes banques, sélectionnez la banque pour
laquelle vous éditez l’état des paiements.
Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les
ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de
Banques (AFB) ou Banque De France (BDF).
Création des bulletins et traitements
46
Transférez les écritures de paye en comptabilité
A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer
l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures
peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez.
Saisissez les comptes de comptabilité générale
Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans
un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui
s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois.
Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification
éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple.
Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante.
Pour les salariés
Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié :
• Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut,
• Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun
des salariés.
Pour les cotisations
Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse :
• Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales,
• Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales,
• Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond
à la contrepartie des comptes de charges patronales.
Pour les rubriques
Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses
après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable.
Deux cas de figure se présentent :
• si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez
uniquement le Compte Part salariale ;
• si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale
et le Compte Part patronale.
Générez les écritures comptables de salaire et de paiement
Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les
écritures de salaire et de paiement.
Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes
comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye.
1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES
puis l’option Ecritures de salaire et de paiement.
La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si
vous le souhaitez.
Création des bulletins et traitements
47
Zone Ecritures à générer
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal
comptable :
• écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel.
Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez
le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité.
• et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés.
4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [Ok].
Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes
d'écritures ; seule une impression est possible.
A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que
les écritures comptables ont été générées pour la période concernée.
Transférez les écritures comptables
Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité.
Si vous possédez Ciel Compta
1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher.
Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés.
3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures.
4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et
choisissez-en un :
• Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques.
• Ciel Compta Dos.
Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT
5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert.
Cette date correspond à la date du jour.
Cette option permet de générer à nouveau les écritures de
salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant
compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait
l’objet d’un précédent transfert.
Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période,
les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option
doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires
et de paiements.
La partie « Ecritures à générer » n’est
pas disponible dans Ciel Paye.
Cette option est cochée par défaut si l'analytique est
renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables
sont éclatées en fonction des codes analytiques
Création des bulletins et traitements
48
Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de
la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier
dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....).
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier.
Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité...
Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la
structure en choisissant le nom des champs à exporter.
Quelques mots sur la validation groupée...
Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des
écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins
(menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE).
1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER
du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le
transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé.
Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande
JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 46.
Création des bulletins et traitements
49
A propos de la règle des cumuls
La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches
utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin
sur un mois donné.
Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est
normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant
pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette
régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants.
Principe
Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné,
alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux
cumuls des planchers et plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 086 € au 01/01/2013. Le Salaire Brut
mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire
Brut, soit 2 850 €.
Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 280 €.
Sans régularisation automatique
La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi
pour toutes les cotisations concernées :
Tranche B (2 850 € + 280 €) - 3 086 € = 44 €
En appliquant mensuellement la règle des cumuls
Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond.
Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au
plafond cumulé de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifiée par 3 130 dans
le bulletin selon la formule suivante :
Exemple 2
Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche
une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai.
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple)
8 830 € - 5 700 € = 3 130 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 €
Création des bulletins et traitements
50
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié
cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin.
Exemple 3
Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés.
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A
est donc égale à 18 690 € - 15 430 € = 3 260 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la
valeur de la tranche B sera donc recalculée.
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera
égale à - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro.
Conditions d'application de la règle des cumuls
Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle
des planchers et plafonds :
• si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié,
• et si l'option Régularisation automatique est cochée.
Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26.
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu,
cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des
cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires.
Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 €
Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple)
15 430 € - 11 680 € = 3 750 €
Tranche B = Salaire Brut - Tranche A
3 760 € - 3 750 € = 10 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 €
Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 €
Juin 2 850 € 18 690 € 18 516 € 3 260 € 18 690 €
Les impressions
Les impressions
52
Principes généraux des impressions
Les différents types d’impression
On distingue trois types d'impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les
commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations,
etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux
historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les
derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les
caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des
éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple).
De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis
sont fournis avec votre logiciel.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué
au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes
PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez
utiliser :
• par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état,
• ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION
d'une liste ou d'un document.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être
modifiés.
Les impressions
53
Le mode Aperçu avant impression
Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera
sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.
Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées
par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
Demandez l'aperçu avant impression d'un état
1. Activez une des commandes du menu ETATS.
2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu .
Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu
DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant.
L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf
Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf.
1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton .
2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.
Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader.
Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur.
Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran
Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre :
• par les raccourcis clavier <+> et < - >,
• par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour
l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire,
• par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier.
Enregistrez un aperçu au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un
bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Envoyez par e-mail un état au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un
bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire
de Windows™.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré.
Les impressions
54
Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles
doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états
dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à
chaque état.
Les impressions
55
Les éditions mensuelles et trimestrielles
Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au
suivi de vos données de paye.
Le journal de paye
Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous
l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé.
Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition.
Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les
commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non.
Le livre de paye
Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage
de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans
l'édition.
Le récapitulatif des salaires
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape
intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse.
Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe “Les
déclarations aux organismes sociaux”, page 56.
1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul.
2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les
prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste].
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimées pour chaque salarié
sélectionné.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimées : nombre
d’heures, salaire de base,
cotisations cumulées, etc.
Toutes les cotisations seront présentées
dans l’ordre alphanumérique, et non dans
l’ordre de présentation des bulletins.
Les impressions
56
4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement,
cochez l'option Un saut de page par établissement.
6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Les déclarations aux organismes sociaux
Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE
Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent :
• pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ;
• pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune
des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre
la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et
salariaux est également réalisé.
Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en
demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible
dans Ciel Paye millésime.
Les impressions
57
Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection.
L’état préparatoire DUCS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS
Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS
(Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des
cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état
préparatoire.
Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux
auxquels la société est affiliée.
1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements.
Période
2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin.
3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la
DUCS :
• Période uniquement
• Période et récapitulatif
• Récapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les
caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même
nom.
La fenêtre Caisses s’affiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton
[OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS.
Si vous avez défini des codes de regroupement
dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir
le cumul des bases, taux et montants des
différentes tranches de cotisations versées à
une caisse.
Les impressions
58
Établissement
6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez
les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant
sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche.
7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet
assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à
Ciel directDéclaration Social.
L’assistant EDI Ducs
Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS
Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous
permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de
protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration.
Informations détaillées sur la télédéclaration
1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs.
Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant
lors des prochaines utilisations de la commande.
Souscription à Ciel directDéclaration Social
Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. -
EDI DUCS).
Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire].
1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement
Ciel directDéclaration Social.
2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration
sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel.
3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion
agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission.
4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse Email.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe
(télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de
protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.
Les impressions
59
5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.
Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS.
Réduction sur les bas salaires
Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES
Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue
d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues.
Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est
assujettie à la réduction sur bas salaire.
Réductions des cotisations patronales
Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance
maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un
justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute
versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la
rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options
correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.
Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante.
Etat des congés payés et RTT
Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT
Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant
sur l'exercice N et N-1.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la
procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
Les impressions
60
Les éditions administratives
L’attestation Pôle Emploi
Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS -
ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Dans Ciel Paye Millésime
Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI.
Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire
valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer
l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011).
Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est
différente :
• Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales.
Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES
AED.
• Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.
Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi.
Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite
toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et
notamment l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié.
L'attestation de salaire
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE
SALAIRE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit
fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la
Sécurité Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être
produite.
1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident
du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone.
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la
date de reprise du travail.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence.
L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les
indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le
bulletin de paye du salarié.
4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante.
5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont
reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
Les impressions
61
7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de
maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement).
8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident
du travail).
• Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration.
• Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone
Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone
Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc.
9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran.
10. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement.
Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le
signe.
La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.)
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI,
Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la
Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise.
Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié.
L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui
l'intéresse.
1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E.
S'il s'agit d'une DUE Papier...
2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement
principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis
saisissez des coordonnées postales.
3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté
à l'écran.
DUE EDI uniquement
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la
ligne correspondant à la modification à effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
63
La dernière paye de l’année
Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des
bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés.
Voir A propos de la règle des cumuls, page 49.
Régularisation des planchers et plafonds
Avec régularisation automatique
Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année,
en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas
présenter de difficultés particulières.
Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations.
Sans régularisation automatique
En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul
annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des
tranches de cotisations.
Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne
devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la
base de calcul de la cotisation concernée.
Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur.
Le treizième mois
Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de
chaque salarié.
Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de
treizième mois est créée.
Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le
SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.
Les états de fin d'année
Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à
l'impression :
• des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.).
Voir La clôture du dossier, page 65.
• de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle.
• de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales.
Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64.
Traitements de fin d’année
64
La déclaration annuelle des données sociales
La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec
votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU.
Etat préparatoire DADS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS
L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés.
Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations
nécessaires sont correctement définies.
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.
Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire
D.A.D.S.
Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés
Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée :
.
Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la
caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutées à votre état.
Créez une DADSU
Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU
Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel
Déclarations Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration.
Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans
votre déclaration.
Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton
[Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U.
Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide.
Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous
contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration.
Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont
proposées :
• re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU,
• accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES
DADSU.
Traitements de fin d’année
65
La clôture du dossier
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE
L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au
préalable tous les traitements nécessaires.
1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir
lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.
L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant :
• Journal de paye,
• Livre de paye,
• Charges à payer par caisse,
• Fiche individuelle.
3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter
l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent,
consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture.
Cliquez sur ces boutons d’aide pour
obtenir des informations relatives au
traitement correspondant.
Les cases à cocher sont des
indicateurs. Elles sont grisées
par défaut et cochées en
fonction des opérations
effectuées.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
67
La gestion des utilisateurs
On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les
données de paye d'une société.
Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant
un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront
certaines commandes.
L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus
et commandes.
Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres
On distingue deux types d'utilisateurs :
Les utilisateurs maîtres
Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à
définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes.
Les utilisateurs non-maîtres
Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut
accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité.
Créez, Modifiez ou Détruisez les fiches Utilisateurs
Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu
UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.
Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs.
Gestion des dossiers
68
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant
inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez
ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et
validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires.
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe
(disque dur, clé USB....), le principe est le même.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales
ainsi que les archives liées au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les
bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier
réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
• Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à
savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED).
3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données.
5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été
réalisées.
Gestion des dossiers
69
La restauration
Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées.
1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur.
2. Ouvrez la société à restaurer.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est
grisé.
3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION.
4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton
.
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche.
Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que
l’archive liée au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les
bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier
réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date,
chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à
restaurer.
8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert.
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un
support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
Gestion des dossiers
70
L’archivage d’un dossier
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Archivez un dossier
Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE.
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez
la case Archiver le dossier avant la clôture.
Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est
remplacée par la nouvelle archive.
Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la
supprimer.
Consultez une archive
Menu DOSSIER – commande OUVRIR.
Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et
éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays
validés.
Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face
du nom de la société.
1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande
donc de la décompresser.
Sauvegardez une archive
Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER.
Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle.
Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture.
Supprimez une archive
Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER.
Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société.
1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
2. Confirmez la suppression.
Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée.
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
72
Le générateur de documents
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS.
Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.
Tous les documents sont communs à tous les dossiers.
Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables,
cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir
accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste
pour laquelle vous voulez concevoir un document.
Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour
ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le
fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est
sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions.
Créez un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que
vous souhaitez créer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste
concernée.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document.
Ouvrez un document existant
1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se
transforme alors en signe -.
2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné,
3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK].
Supprimez un document existant
Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire].
Dupliquez un document existant
Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer].
Importez / exportez un modèle de document
Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel
vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire]
et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.
Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application.
Autres fonctionnalités
73
Les éditions chaînées
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES.
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes.
La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye,
charges à payer par caisse, etc.)
1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche.
2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK].
3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer.
Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée.
Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents
(exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel).
4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer
l'impression.
Supprimez un état de l'édition chaînée
Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le
bouton [Supprimer].
Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des
états à imprimer.
Consultez les critères de sélection de l'état
1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la
Liste des états à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état.
La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous
le souhaitez.
Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application.
Autres fonctionnalités
74
Personnalisation des fiches salarié
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER.
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les
fiches suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier
emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche
initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces
critères.
Ouvrez la liste des salariés
1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS.
La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos
paramétrages.
Les principaux outils
icône cadre : permet de définir une zone.
icône texte : permet de saisir du texte.
icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan.
icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan.
icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés.
icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie.
icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous
venez de mettre en place.
Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié
concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de
renseignement qui s'ouvre.
Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
Autres fonctionnalités
75
La gestion analytique
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La
répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états.
Codes analytiques
Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES.
Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible
d'utiliser par la suite.
Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères.
Dans les fiches salariés
Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique].
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et
vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin.
• Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré
plusieurs fois dans une même fiche salarié.
• La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition.
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés.
Dans les bulletins de paye
Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique.
L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche.
S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin
est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
• Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques.
• Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique.
• Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition
initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser].
Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche
du salarié via le bouton [Mémoriser].
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à
d'autres bulletins.
Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à
100%.
Autres fonctionnalités
76
Dans les écritures comptables
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES.
L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre
dossier.
Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques
associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés
dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans
affectation analytique.
Autres fonctionnalités
77
Assistant de cotisation
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE
CRÉATION DES COTISATIONS.
Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la
fonction Assistant.
Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à
saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère.
• Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes.
• Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures.
• Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite.
• Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant.
Autres fonctionnalités
78
Import Ciel Bâtiment
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT
Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans
votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données.
Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique.
La procédure se déroule en deux temps :
• Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont
alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT).
• Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données.
Dans Ciel Bâtiment
Au préalable
Paramétrage de paye
1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE
2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone.
3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers
des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre
société.
4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur
s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye.
5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment.
Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la
correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom
de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye.
6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salarié
Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye
Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un
matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En
l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI,
choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE.
Exportation
Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez
générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont
automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye.
Attention !
Ne modifiez pas ces fichiers.
Autres fonctionnalités
79
Dans Ciel Paye Bâtiment
Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de
l'extension .TXT en .BAK).
1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel
Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande
IMPORT CIEL BÂTIMENT.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil.
2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que
vous ne voulez pas récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions
analytiques sont bien égales à 100%.
Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand
même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée.
Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas
modifiés.
80
Index
A
Analytique 75
Aperçu avant impression 53
bulletin au format PDF 53
état 53
liste ou document 53
Assistant
clôture de dossier 65
création d’un bulletin 38
création de dossier 19
entrée d’un salarié 30
sortie d’un salarié 30
Attestation ASSEDIC 60
Attestation de salaire Maladie 60
B
Bulletins
assistant Top Bulletin 38
calculer à l’envers 43
établir le premier bulletin 37
valider 43
C
Caisses 26
Charges à payer par caisse 56
Clôture
assistant Top Clôture 65
Congés 21, 33
Convention collective 27
Cotisations 26
D
DADS 63
Déclaration Unique d'Embauche 61
DIF (Droit Individuel à la Formation) 33
Documentation 6
Documents administratifs 60
Dossier
assistant Top Départ 19
clôturer 65
créer 19
paramètres
généraux 20
modèle de paye 21
restaurer 69
sauvegarder 68
E
Ecriture comptable 46
Etats
attestation ASSEDIC 60
charges à payer par caisse 56
congés payés et RTT 59
DADS 63
fin d’année 63
journal de paye 55
livre de paye 55
provisions pour congés payés 63
réductions
cotisations patronales 59
Exemple
bulletin de salaire 16
société 12
G
Gestion de temps 35
bordereau de saisie 36
bordereau de saisie Excel 36
feuille de temps 36
natures d’écarts 36
planning hebdomadaires 35
planning salariés 36
plannings annuels 35
I
IJSS
gestion automatique 41
paramétrage 41
Import Ciel Bâtiment 78
Impressions
aperçu avant impression 53
imprimante 52
types 52
Imprimante
choisir 52
configurer 52
Intuiciel 13
J
Journal de paye 55
L
Livre de paye 55
Copyright 2013 Ciel
Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment pour Windows - MAN_WP - V20.0/13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
N
Natures d’écarts 36
P
Paiement
état 45
ordres de virement 45
Paramètres
généraux 20
modèle de paye 21
Paye inversée 43
Profils 31
R
Réductions
cotisations patronales 59
Règle des cumuls 49
conditions d’application 50
principe 49
régularisation automatique 26, 63
Restaurer un dossier 69
Rubriques 24
S
Salariés 28
assistant d’entrée 30
assistant de sortie 30
créer une fiche 31
profil 31
Services 30
T
Tranches 26
Transfert
écriture comptable 46
ordres de virement 45
Treizième mois 63
U
Utilisateurs 67
V
Validation groupée 48
Variables 23
globales 23
salariés 23
Les nouveautés de
Ciel Compta libérale
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant ......................................................6
TVA................................................................................................................................6
Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6
Windows™ 8 ...................................................................................................................7
La migration d’une ancienne version.................................................... 8
Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 8
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale .......................................8
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0.......................................................................8
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ...................................................................8
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10
Présentation.................................................................................................................. 10
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 13
Vérifications après récupération ....................................................................................... 16
Questions - Réponses................................................................................... 18
L’historique des nouveautés............................................................... 20
Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 20
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 20
Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 20
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 24
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 26
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 29
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 29
Validation d’écritures ...................................................................................................... 29
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 29
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 29
Mise à jour automatique ................................................................................................. 30
Localisation automatique................................................................................................. 30
Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 31
PDF en couleur .............................................................................................................. 31
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 32
Besoin d’aide................................................................................................................. 32
Trouvtoo.......................................................................................................................32
Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 32
Relevé bancaire ............................................................................................................. 32
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 33
Gestion des remises en banque........................................................................................ 33
Points de restauration..................................................................................................... 33
Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 34
La télédéclaration .......................................................................................................... 34
Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 36
Changements d’interface................................................................................................. 36
Les aperçus................................................................................................................... 37
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 38
Affichage des écritures ................................................................................................... 38
Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 38
Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 39
Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 39
Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 40
Personnalisation des polices ............................................................................................ 40
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 40
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 40
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 40
Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 41
DGFiP ........................................................................................................................... 41
Déclaration 2035 ........................................................................................................... 41
Nouveau format d’export ................................................................................................ 41
Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 42
Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 42
Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 43
Les barres d’actions ....................................................................................................... 43
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 44
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 44
Les actions flash ............................................................................................................ 44
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 44
Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 45
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 45
Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 46
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 46
Insertion automatique .................................................................................................... 46
Correcteur orthographique .............................................................................................. 46
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 47
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 47
Duplication des écritures ................................................................................................. 47
Les nouveautés de la version 20.00 ............................................................. 49
Accueil Ciel ...................................................................................................................49
Mon Compte Ciel............................................................................................................ 49
Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 49
Enregistrement d’une écriture.......................................................................................... 50
Modification des emprunts............................................................................................... 50
Solde évolutif ................................................................................................................ 51
Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 51
Indication des valeurs forcées dans les liasses ................................................................... 51
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 51
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 51
Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 52
FlashCode et QRCode ..................................................................................................... 52
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
6
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Il s’agit des nouveautés de la version 21.00.
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant
Menu DOSSIER- commande NOUVEAU.
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale.
Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus.
Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant dans Ciel Compta libérale.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant. Cliquez alors sur le bouton [OK].
Une fenêtre affiche la liste des dossiers Ciel Professionnel indépendant détectés automatiquement.
2. Sélectionnez le dossier à récupérer.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne
afin de définir l’emplacement du dossier.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe de la réussite de la récupération puis votre dossier s’ouvre.
TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA.
L’assistant de TVA a été révisé et enrichi.
Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en
comptabilité des écritures de TVA).
Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par
trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de
l’assistant de TVA.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Vérification de la conformité de vos sauvegardes
menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices
antérieurs à l'exercice courant.
Attention !
Seuls les dossiers gérés en Dépenses/Recettes peuvent être récupérés.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
7
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de
sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir
l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les
sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche .
La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE.
La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format
préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par
la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom,
disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
Windows™ 8
Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités.
• L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés
et de fonds, bords carrés....).
• Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil].
• En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau
ainsi que les agrandir ou les réduire.
La migration d’une ancienne version
8
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10.
La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet,
l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé,
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés,
• le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe.
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure
Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Lors
de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
9
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
La migration d’une ancienne version
10
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à
10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien
dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale.
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta
libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés
dans cette nouvelle version.
Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE)
Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel
Compta libérale.
Les écritures en dehors des dates limites de saisie
Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum.
Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées.
Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte
un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération
permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont
générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux.
Les emprunts
Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois,
ces emprunts ne seront pas récupérés.
Les immobilisations
Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type
d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations
ne seront pas récupérées.
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous
évitera une récupération partielle de certains éléments.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Contrôle de votre ancienne version
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00
Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous
devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le
récupérer dans la dernière version.
Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente.
Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros.
Le message suivant s'affichera.
Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa
récupération.
La migration d’une ancienne version
12
Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00
Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa
récupération est impossible.
Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération.
Les emprunts
Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en
récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération.
Les immobilisations
Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non
indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer
la procédure de récupération.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération.
Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains
cas.
Echéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Liste des nouveaux postes comptables :
• 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes)
• 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes)
• 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux)
• 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs.
• RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
dépense n'est pas renseigné.
• RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
recette n'est pas renseigné.
• RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
trésorerie n'est pas renseigné.
La migration d’une ancienne version
13
La récupération de votre ancien dossier
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Compta libérale
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale.
Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel.
2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
14
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours.
Mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui
présenté ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe.
Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Mise à niveau de votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe
“Contrôles avant récupération”, page 10.
La migration d’une ancienne version
15
La récupération
Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver.
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
La migration d’une ancienne version
16
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale s’ouvre.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Le taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors
de l'utilisation de cette nouvelle version.
Les échéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Les nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Les écritures de factures et de règlements
Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux
règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des
règlements récupérés.
Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la
pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par
exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés.
Les modes de paiement
Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement
dans la nouvelle version :
• un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée,
• un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée.
La migration d’une ancienne version
17
La balance
Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la
comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas
nécessaire.
En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance
comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes.
La migration d’une ancienne version
18
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de
récupération de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta
libérale.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien
dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta libérale
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.1 2000
8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001
9.0 - 9.01 2002
10.0 - 10.01 2003
11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004
12.0 - 12.1 - 12.5 2005
13.0 - 13.1 - 13.2 2006
14.0 - 14.1 - 14.2 2007
15.0 - 15.5 - 15.6 2008
16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009
17.0 - 17.50 - 17.60 2010
18.00 - 18.50 - 18.60 2011
19.00 2012
20.00 - 20.60 - 20.70 2013
21.00 2014
La migration d’une ancienne version
19
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables,
• le journal des transactions,
• les mémos, les glossaires.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration
de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande
OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer].
3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale.
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements
de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
L’historique des nouveautés
20
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10.
Les nouveautés de la version 13.10
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent.
On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
L’historique des nouveautés
21
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
22
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
23
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
24
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ».
Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés.
(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
L’historique des nouveautés
25
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
26
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 20.
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
27
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
28
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche
concernant les éléments suivants :
• la date de début d'amortissement,
• les valeurs d'achat et les valeurs à amortir,
• le mode d'amortissement,
• la durée
• la partie Valeur bloquée.
Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
29
Les nouveautés de la version 14.00
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les
états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS
de votre application.
Validation d’écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES
Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.
Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
30
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 14.20
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
32
Les nouveautés de la version 15.00
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google
Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Nouveau format d’import/export
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format d’import relevé bancaire OFX
Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
L’historique des nouveautés
33
Saisie des relevés bancaires
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des
listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Gestion des remises en banque
Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS.
Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en
banque.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
34
Les nouveautés de la version 15.60
La télédéclaration
La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et
depuis votre logiciel, via internet.
Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration.
Souscription et paramètres
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION
La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des
informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration.
1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration,
cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation.
2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Télédéclaration.
Onglet Informations DGFiP
Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035
générée dans votre logiciel Ciel.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et
permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre
des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts.
4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire
EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET.
Attention !
La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé
procédure EDI DGFiP.
L’historique des nouveautés
35
Onglet Compléments
5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration :
• votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou,
• votre Expert comptable ou,
• votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible.
Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET.
6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste
déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Télédéclarer
Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE
Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous
avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises.
1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer
directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous
indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration.
2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets,
cliquez sur le bouton [OK].
Le message suivant s’affiche :
3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques).
• Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
• Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire
d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes.
4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 16.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la
zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
Barre de titres
L’historique des nouveautés
37
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Afficher un aperçu dans les listes
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur,
directement à partir de la liste des clients et fournisseurs.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
38
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont
maintenant disponibles :
• : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
• : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur
via le site InfoGreffe.
Affichage des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes
les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes :
• Mouvements
Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en
bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit.
• Lignes de dépenses/recettes,
• Lignes comptables (Débit-Crédit).
Saisie de la part professionnelle
Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE
La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus
uniquement en pourcentage.
L’historique des nouveautés
39
Taux de l’emprunt à trois décimales
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales.
Mise sous surveillance de sociétés
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
L’historique des nouveautés
40
Les nouveautés de la version 17.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement,
emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération. Ces informations sont :
• pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de
tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035).
• pour les opérations de virement : le poste bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de
la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie
automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit).
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés de la version 17.50
DGFiP
Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle
résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité
Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI.
Déclaration 2035
Menu ETATS - commande 2035
Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance
Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes
qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée).
Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration.
Saisie complémentaire
La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration.
Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.
Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont :
• Immobilisations et amortissements
• Plus et moins values
• Répartition des résultats
• Barèmes kilométriques
• Personnes morales
• Personnes physiques
• Filiales et participations
Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets
correspondants.
Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez
le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint).
Nouveau format d’export
Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS
Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre
balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan.
L’historique des nouveautés
42
Les nouveautés de la version 17.60
Télédéclaration : gestion du double envoi
Menu ETATS - commande 2035
La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par
défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner
les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 18.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
44
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des
immobilisations, pointage manuel, remise en banque).
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés de la version 18.50
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance
Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance
Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône
Préparer mes éditions pour mon A.G.A.
Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la
déclaration 2035.
Cet état présente, dans l'ordre suivant :
• les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après
calcul,
• les soldes des postes patrimoniaux triés par classe,
• le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.
L’historique des nouveautés
46
Les nouveautés de la version 19.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
L’historique des nouveautés
47
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque.
• postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB.
Duplication des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE
L’historique des nouveautés
48
Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible
à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin
de la liste des écritures.
Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton .
Nouvelle saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
49
Les nouveautés de la version 20.00
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la
nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous
permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
L’historique des nouveautés
50
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Enregistrement d’une écriture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ
Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous
cochez cette option dans les préférences comptabilité.
1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
COMPTABILITÉ.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous
générez une écriture.
Modification des emprunts
Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez
maintenant saisir un autre type d’emprunt.
Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements
d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
Dans la liste des emprunts
Vous disposez de nouveaux boutons :
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
A la création d’un emprunt
Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Dans la fiche d’un emprunt
Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la
barre d’actions et vous permettent de :
• modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
• générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer
directement en comptabilité.
Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
51
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE.
Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer
rapidement des erreurs de pointage.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de
paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Indication des valeurs forcées dans les liasses
Menu ETATS - commande LIASSE 2035.
Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
L’historique des nouveautés
52
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 21.00 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
FlashCode et QRCode
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets,
cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Les nouveautés de
Ciel Comptes personnels
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels ........................................ 5
Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................5
La migration d’une ancienne version.................................................... 6
Récupérez un dossier d’une version précédente ............................................ 6
L’historique des nouveautés................................................................. 7
Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................... 7
Trésorerie prévisionnelle ...................................................................................................7
Prise en compte de catégories dans le budget ......................................................................7
Les préférences du budget ................................................................................................8
Nouvel Intuiciel ...............................................................................................................8
Liste des contacts ............................................................................................................9
Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 10
Trouvtoo© .................................................................................................................... 10
Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 10
Affichage des alertes ...................................................................................................... 10
Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes ............................... 11
Points de restauration..................................................................................................... 11
Les nouveautés de la version 7.0 ................................................................. 12
Nouvelle interface .......................................................................................................... 12
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts ................................................... 13
Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 14
Visualiser un aperçu en PDF ............................................................................................ 14
Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14
Les nouveautés de la version 8.0 ................................................................. 15
Personnalisation des polices ............................................................................................ 15
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15
Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 16
Les barres d’actions ....................................................................................................... 16
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17
Les actions flash ............................................................................................................ 17
Mes frais professionnels .................................................................................................. 17
Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 18
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18
Insertion automatique .................................................................................................... 18
Correcteur orthographique .............................................................................................. 18
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 19
Modifier une opération pointée......................................................................................... 19
Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 20
Accueil Ciel ...................................................................................................................20
Amélioration de l’Intuiciel ................................................................................................ 20
Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 20
Solde évolutif ................................................................................................................ 21
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels
5
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels
Il s’agit des nouveautés de la version 12.0
Intuiciel Windows™ 8
L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8.
De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment.
Interface tactile
Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous
pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile.
1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions.
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous
indiquer que le mode tactile est actif.
3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît.
La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou
annuler les modifications.
La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les
restaurer ou annuler les modifications.
La migration d’une ancienne version
6
La migration d’une ancienne version
Récupérez un dossier d’une version précédente
La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la nouvelle version.
Pour récupérer un dossier que vous avez créé dans une version précédente, il suffit d’ouvrir votre dossier
dans votre nouvelle version de Ciel Comptes personnels.
Lors de la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous
s'affiche.
Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la
nouvelle version.
Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour.
Nous vous conseillons d'en réaliser au moins une.
1. Laissez coché l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Choisissez l’emplacement de la sauvegarde de votre dossier puis cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s’ouvre. Son nom apparaît dans la barre de titre de l’application.
L’historique des nouveautés
7
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 5.0.
Les nouveautés de la version 5.0
Trésorerie prévisionnelle
Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie
prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Le logiciel calcule automatiquement vos soldes.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel (touche ).
Prise en compte de catégories dans le budget
Menu LISTES - commande CATÉGORIES - bouton ou .
Vous avez maintenant la possibilité d’inclure ou non une catégorie de dépenses, de recettes dans votre
budget.
L’historique des nouveautés
8
Pour cela, lors de la création ou modification d’une catégorie, il vous suffit de cocher l'option Prendre en
compte dans le budget.
Ainsi, toutes les catégories de dépenses ou de recettes que vous avez prises en compte s’afficheront dans
votre budget (menu ANALYSES - commande SOLDES / BUDGETS.) Et inversement si des catégories ne sont pas
comprises dans le budget (option Prendre en compte dans le budget décochée).
Les préférences du budget
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS
Vous pouvez définir des préférences d’utilisation concernant la gestion de votre budget. Deux nouvelles
options vous sont proposées :
• Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail. Cette option permet de calculer la moyenne des
budgets mensuels du début de l’année jusqu’à la Date de travail. Si vous ne cochez pas cette option, le
calcul se fera sur les 12 mois de l’année.
• Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget. Cette option permet d’être alerté lors de
l’enregistrement d’une opération, en cas de dépassement de la somme inscrite au budget.
Nouvel Intuiciel
Menu ANALYSES - commande INTUICIEL
L'Intuiciel© s'ouvre automatiquement à l'ouverture de votre dossier. Vous pouvez aussi l'activer par le
menu ANALYSES - commande INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface qui résume vos principales activités, et vous permet d'accéder directement
aux principales opérations de saisies. Il se présente sous forme de trois onglets :
L’historique des nouveautés
9
Mon bureau
Vous accédez directement aux principales opérations comptable, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel :
• Saisir mes recettes
• Saisir mes dépenses
• Gérer les comptes
• Faire un virement
Vous pouvez également analyser votre budget, gérer vos titres et emprunts.
Pour cela, cliquez sur l'icône de votre choix.
Mon tableau de bord
Vous pouvez visualiser les rappels du jour, l'évolution des dépenses et des recettes, un tableau
récapitulant les soldes réels, les soldes pointés de tous vos comptes.
Mes états et statistiques
Vous accédez directement à tous vos états. Vous pouvez éditer des états relatifs aux dépenses, recettes ou
autres opérations, à vos comptes, ou encore à vos soldes.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ).
Liste des contacts
Menu LISTES - commande CONTACTS
Cette commande vous permet de créer des fiches de vos contacts. Vous pouvez ajouter les coordonnées et
autres informations de personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts,
caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire.
La fiche du contact accessible par le bouton [Créer] ou [Modifier] est composée de 3 onglets :
Onglet Coordonnées
Vous pouvez renseigner les coordonnées postales, téléphoniques de votre contact ainsi que son adresse email
ou encore l’adresse de son site internet.
Il est également possible d’indiquer la date de naissance et la fonction du contact.
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
contact.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Onglet Photo
Vous pouvez ajouter une photo à votre fiche. La photo sera visible depuis la liste des contacts.
Vous pouvez coller, importer ou encore récupérer d’un appareil photo, d’un scanneur la photo du contact.
Onglet Commentaire
Vous pouvez noter des observations concernant le contact dans la zone texte réservée à cet effet.
Celle-ci propose des outils pour mettre en forme votre texte.
Pour des informations détaillées sur les contacts, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche
).
L’historique des nouveautés
10
Les nouveautés de la version 6.0
Trouvtoo©
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche tout en effectuant une autre
tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Format d’import relevé bancaire OFX
menu PARAMÈTRES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE - bouton [Créer].
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
Affichage des alertes
Les alertes de l’agenda s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut.
Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic droit
dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet
Alertes, cochez l’option d’affichage des alertes correspondante.
Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda
(menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au Manuel technique disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
11
Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Comptes personnels vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les préférences du
Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
12
Les nouveautés de la version 7.0
Nouvelle interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS,
PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez naviguer en
cliquant sur la barre de titre.
Barre de titre
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
L’historique des nouveautés
13
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel.
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation, lien Manuel d’utilisation.
Localisation et itinéraire
Menu LISTES - commande CONTACTS
Dans la fiche d’un contact, onglet Coordonnées, les boutons de localisation sont maintenant présentés
sous la forme suivante :
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre contact).
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts
Menu LISTES - commande COMPTES ou CONTACTS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte ou d’un contact,
directement dans la liste.
1. L'option Afficher l'aperçu est cochée par défaut. Choisissez dans la liste le compte ou le contact pour
lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
2. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l’option Afficher l’aperçu.
L’historique des nouveautés
14
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu au format PDF.
1. Sélectionnez un élément dans la liste.
2. Cliquez sur l’icône situé à droite de la fenêtre.
3. Si plusieurs états sont disponibles, choisissez le modèle de sortie. La fenêtre de l’aperçu s’affiche.
4. Cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Envoyer un e-mail
Menu LISTES - commandes COMPTES ou CONTACTS
Vous pouvez envoyer un e-mail à partir des listes où vous avez accès à une adresse e-mail, c’est-à-dire
qu’une zone E-mail est saisissable dans les fiches de ces listes.
1. Dans la liste des comptes ou contacts, faites un clic-droit.
2. Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche.
3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
15
Les nouveautés de la version 8.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
16
Les nouveautés de la version 9.0
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
L’image ci-dessus présente l’accueil de Ciel Comptes personnels Premium.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
17
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des comptes, gérer mes comptes, liste des catégories, liste des
emprunts...).
Mes frais professionnels
Disponible uniquement dans Ciel Comptes personnels Premium
Le nouveau menu MES FRAIS PROFESSIONNELS vous permet de saisir des notes de frais, ainsi que des
dépenses et des recettes relatives à ces notes de frais. Vous avez ainsi la possibilité de gérer vos frais
professionnels et de générer un état récapitulatif de vos notes de frais en activant la commande MES FRAIS
PROFESSIONNELS - DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS...
Note de frais
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOTE DE FRAIS
Vous pouvez depuis la liste des notes de frais accessible depuis le menu MES FRAIS PROFESSIONNELS créer
vos notes de frais. Vous pourrez ensuite les consulter, les affilier à des dépenses et recettes
professionnelles.
Dépense et recette professionnelle
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE DÉPENSE PROFESSIONNELLE
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE RECETTE PROFESSIONNELLE
A la manière des saisies de dépense et de recette habituelle, vous pouvez saisir vos dépenses et recettes
professionnelles grâce à ces deux nouvelles fonctions, et les associer à une note de frais.
Les frais kilométriques
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVEAU FRAIS KILOMÉTRIQUE
Vous avez la possibilité d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais.
Détailler vos frais professionnels
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS
Grâce à cet état, vous pouvez éditer un récapitulatif de l’ensemble de vos frais professionnels.
Pour plus de détails sur les frais professionnels, reportez-vous au Manuel de référence électronique,
chapitre MES FRAIS PROFESSIONNELS disponible depuis le menu Aide.
L’historique des nouveautés
18
Les nouveautés de la version 10.0
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, vous
y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...
que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots.
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
L’historique des nouveautés
19
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant
la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des comptes bancaires, commande LISTES, menu COMPTES.
Modifier une opération pointée
Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
Les opérations pointées ne peuvent pas être modifiées.
Si vous voulez modifier une opération que vous avez déjà pointée, le logiciel ouvre maintenant une fenêtre
indiquant le dépointage automatique de l’opération. Vous avez alors le choix entre effectuer vos
modifications (et dépointer votre opération) ou afficher votre opération en lecture seule en cliquant sur le
bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée.
L’historique des nouveautés
20
Les nouveautés de la version 11.0
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente
comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format PDF.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format PDF.
• J’ouvre le dossier exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Amélioration de l’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes.La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
L’historique des nouveautés
21
Solde évolutif
Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
Dans les fenêtres de gestion des comptes, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du
compte sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Comptes personnels - Guide des mises à jour - MAJ WCP 12.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale
et
Ciel Gestion commerciale
Évolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................6
Documentation........................................................................................................................ 7
Si vous débutez ....................................................................................................................... 8
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................20
Créez votre dossier ............................................................................................................... 21
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24
Créez les données de base .................................................................................................... 26
Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58
Gestion de production ........................................................................................................... 59
Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60
Les états ...................................................................................................61
Principes généraux ................................................................................................................ 62
Les états articles.................................................................................................................... 64
Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67
Les états analyses.................................................................................................................. 73
Traitements de fin d’année .......................................................................76
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77
Le journal comptable............................................................................................................. 78
La régulation des stocks........................................................................................................ 79
Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81
Gestion des dossiers.................................................................................82
La sauvegarde ....................................................................................................................... 83
La restauration ...................................................................................................................... 84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87
La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90
La relation client.................................................................................................................... 91
Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92
Liste des ordres de production .............................................................................................. 93
Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94
Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95
Les infos «perso»................................................................................................................... 96
La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96
Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96
Index ........................................................................................................97
Prise en main
Prise en main
7
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
• le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution.
• le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui
contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel),
le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de
personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des
fenêtre de type tableau de bord).
• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur
votre ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la
touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Prise en main
8
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 26.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Prise en main
9
La fenêtre Article s’affiche.
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
Saisissez toutes les informations
caractérisant l’article.
Le code article est obligatoire.
Validez la création de votre article
en cliquant sur le bouton
[OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro du devis est obligatoire.
Validez la création de votre
devis en cliquant sur le bouton
[OK].
Prise en main
10
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé-
rant directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer].
3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ
EN FACTURE.
4. Confirmez le traitement.
5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles,
contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes,
bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement
de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous
ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre société
Établissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Prise en main
12
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,
présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
[J’ouvre la société exemple].
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions :
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Barre de titre Barre de menus
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Prise en main
14
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut.
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez
le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la
personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple
et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous
forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Prise en main
15
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le
plus souvent.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité.
Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Prise en main
16
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d'icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement
sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
17
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
18
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application
:
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Gestion commerciale,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble
des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Prise en main
19
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
21
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix.
2. Renseignez le Nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.
4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation
Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
• Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>]
ou bien,
• Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien
Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération
d’un dossier, page 23.
Création d’un nouveau dossier
Monnaie du dossier
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
• cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies
lors de votre référencement.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Création et mise en place d’un dossier
22
Paramétrage des décimales
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les
taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton.
Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale
(Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 22.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 23.
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
23
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
Création et mise en place d’un dossier
24
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors
de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable),
des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet Paramètres, définissez :
• exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de début et de fin de période de saisie,
• la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements.
• les principaux comptes et journaux par défaut,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela,
cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées.
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-
échéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
25
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements
bancaires utilisés par la société.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Calculs sur quantité
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles,
lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
26
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures,
etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Création et mise en place d’un dossier
27
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées),
etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou
par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par
tranches peut être appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au
montant ou à la quantité de l'article.
• par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du
montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions
accessible depuis le menu AIDE.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
représentants.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Création et mise en place d’un dossier
28
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement
d'une entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
Création et mise en place d’un dossier
29
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses (principale et autres adresses) du fournisseur.
Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.
Divers
4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur.
6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en
TTC.
Création et mise en place d’un dossier
30
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur.
9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée
dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
Identification
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte ainsi que la Clé RIB.
Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés
d'Identité Bancaire (R.I.B.).
Coordonnées
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode
de création des familles d’articles.
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service
ou bien des produits annexes (port, etc.).
Création et mise en place d’un dossier
31
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement
calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
Vous n'avez pas accès aux
zones Cde client et Cde fourn.
car elles sont automatiquement
calculées en fonction
des commandes achats et /
ou ventes non soldées.
Création et mise en place d’un dossier
32
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé-
rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes
(fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est active.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS
DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée
dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Création et mise en place d’un dossier
33
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs
et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante
sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas
en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cliquez sur le bouton .
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
Pour modifier, ajouter ou supprimer
des tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille des tarifs
et effectuer des croisements
entre les quantités et les tarifs,
cochez le mode
Visualisation.
Création et mise en place d’un dossier
34
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller,
importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour
Windows gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques,
affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie.
6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement
repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article,
• les codes de TVA et TPF.
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Création et mise en place d’un dossier
35
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
Conditionnement
12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes,
Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution.
Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS.
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Création et mise en place d’un dossier
36
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement
l'établissement d'une entreprise.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains
critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés
de comptes.
Informations financières
1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client.
2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client.
3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante.
4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail,
son site Internet.
5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est
plus correcte.
Création et mise en place d’un dossier
37
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si
toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA
dans le fichier articles.
L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé
lors d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement
dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution
pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Divers
5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez
pas le relancer.
6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de
la saisie des pièces commerciales.
Tarifs
7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC.
Affaire
9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Création et mise en place d’un dossier
38
Onglet Relations clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez
vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à
partir de l’onglet Relations clients de la fiche client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce
client.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu
de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en
banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous
autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de
votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA].
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Voir Gestion avancée des relances clients, page 92.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS.
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous
pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Les informations concernant
l’Identification bancaire sont
disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Création et mise en place d’un dossier
39
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des
prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir
une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour
ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet Synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
Onglet Objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez
l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte.
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
Onglet Statistiques
L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire.
5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire.
6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs
et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
Onglet Observations
7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Création et mise en place d’un dossier
40
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Saisie et traitements des pièces commerciales
Saisie et traitements des pièces commerciales
42
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant
prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients
(menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un
client ou un fournisseur.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée,
• la saisie standard,
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces commerciales de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande,
etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées
par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Saisie et traitements des pièces commerciales
43
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes,
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total,
choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de
facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les
types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Saisissez les informations directement
dans la pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
44
L’assistant Top Facture
Menu VENTES - commande TOP FACTURE.
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer
puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton
[OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez
toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce
commerciale client, page 45.
Transférez une ou plusieurs pièces commerciales
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes,
les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert
de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[OK].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique
que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Saisie et traitements des pièces commerciales
45
Liste des pièces clients
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS.
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE
Créez une pièce commerciale client
Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez
sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 42.
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez
sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou
fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
46
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
Saisie et traitements des pièces commerciales
47
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités,
cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de
l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR
L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le
dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par
colis, l’unité.
Saisie et traitements des pièces commerciales
48
Les lignes de sous-total
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser
1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total
Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total
après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter
une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...).
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement
par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation
(menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
Saisie et traitements des pièces commerciales
49
L'onglet Infos tiers
Société et Adresse
Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche
client est indiquée. Vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La
fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet.
Forme juridique
2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
Contact
3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement
dans la zone Tarif.
4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois
etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisie et traitements des pièces commerciales
50
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Saisie et traitements des pièces commerciales
51
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation,
impression de la pièce commerciale...).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez
sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant
le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le
devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférez une pièce commerciale de vente
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION,
l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela,
cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle
pièce a été générée.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Saisie et traitements des pièces commerciales
52
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le
menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous
permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la
pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui]
pour valider.
Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Saisie et traitements des pièces commerciales
53
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez
sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous
devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
Saisie et traitements des pièces commerciales
54
l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez
, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton .
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au
format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE.
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant,
etc.
Les règlements
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
Saisissez un règlement
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez
régler puis en cliquant sur le bouton .
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Saisie et traitements des pièces commerciales
55
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou
Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création
ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de
règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de
chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement
SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou
un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et
vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Saisie et traitements des pièces commerciales
56
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se
grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si
votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs
factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement
soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes
et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
57
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir
qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous
pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ.
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
58
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs
de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les
détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés.
Saisie et traitements des pièces commerciales
59
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION.
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de
vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les
stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Saisie et traitements des pièces commerciales
60
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE.
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin
de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
Etape : Sélection des articles
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
Etape : Critères de stock
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera
déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
Etape : Quantité à commander
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander.
Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans
les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Les états
Les états
62
Principes généraux
Les différents types d’états
Les états peuvent être regroupés de la façon suivante :
Les états articles
Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles,
catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs :
portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients,
etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur
commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi
précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale
celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel.
Les états
63
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez
le curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, décochez cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
Les états
64
Les états articles
Inventaire des articles
Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES.
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce
stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).
Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article
apparaîtront dans cet inventaire.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille
d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous
permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES
STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
65
Catalogue des articles
Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une
famille ou ceux d’un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous
souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent
à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de
sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire
figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
Nomenclature des articles
Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES.
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le
bouton pour choisir une famille d'articles.
2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option
correspondante.
3. Choisissez la présentation de la nomenclature :
• Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition.
• Par article composant.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état.
Capacité de fabrication
Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION.
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable
des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
Les états
66
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche
2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés.
Sélectionnez l’option de votre choix.
3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
67
Les états clients fournisseurs
Portefeuille des commandes
Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES.
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les
commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent
être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes
les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou
pour une famille. Cochez l’option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille).
6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées :
• Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel
prend en compte des dates de l'exercice annuel.
• Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans
ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
• la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la
commande.
• la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison
de la commande.
7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes
de détails dans la colonne Date livraison.
8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez
l'option correspondante.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
68
Commandes non livrées
Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES.
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de
visualiser les reliquats de commandes.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande).
4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs
l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Relevé de comptes
Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES.
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les
fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également
envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures
à payer.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
69
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients
ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille.
3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création
ou aux dates d’échéances de la facture).
5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement
sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou
des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou
Inclure les autres fournisseurs de la zone Options.
6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement
les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas
payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler.
7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de
page.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
• L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date
d'échéance.
• Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année
complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
70
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les
clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures
non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de
référence des pièces à inclure dans l'état.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Evolution des ventes
Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS.
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé-
cutifs, selon :
• le chiffre d'affaires,
• la quantité vendue,
• la marge sur le PAMP,
• ou la marge sur le prix d'achat.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier,
tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients.
3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre.
4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des
ventes.
5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP
(Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat).
Les états
71
6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le :
• taux légal d'indemnité de paiement et,
• montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Encours Clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun
de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations
financières, page 36.
Relance client
Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT.
La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en
cliquant sur le bouton [Relance].
Attention !
Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime).
En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un
traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”,
page 92.
Les états
72
Relance avec infos de pénalité de retard
Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions
des pénalités de retard.
Relance client
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et
dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.
Relance client expert
La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte.
3. Indiquez dans la zone Sélection des factures :
• la date d'échéance des factures non réglées
• le nombre de jours de dépassement
• le mode de règlement.
4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû.
5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date
donnée suivant un montant.
Mailing
Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing].
Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes,
annonce de fermeture pour congés annuels, etc.).
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez
pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
73
Les états analyses
Etats récapitulatifs TVA et TPF
Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS.
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi
les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT
et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez
l'option correspondante.
4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être
obtenu en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
5. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF.
Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de
TPF.
7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures
et avoirs non validés en cochant l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Analyseur commercial ventes
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires.
Analyseur commercial
Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison,
avoirs, factures et avoirs non validés...).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc.
De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez
les options de tri que vous voulez appliquer.
4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
Les états
74
5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les clients et les représentants à prendre en compte.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Graphiques des ventes
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison,
les factures et avoirs non validés, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre
choix.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Ventes par département
Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois
Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
Statistiques
Menu DIVERS - commande STATISTIQUES.
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients,
articles, fournisseurs.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et
s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en
compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri.
4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires :
• elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ;
• le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le
PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat).
Les états
75
Objectifs
Menu DIVERS - commande OBJECTIFS.
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
• à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles,
• à partir du bouton des fiches Familles d'articles,
• à partir des boutons de la liste des affaires.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Répartition par famille
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs
par famille.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
77
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE.
Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous
devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice.
La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice.
A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé,
vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous
permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite
via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).
1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer
vos données.
2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape permet de valider la fin d’exercice.
3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et
lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée.
6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80.
Attention !
Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de
pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice.
Traitements de fin d’année
78
Le journal comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.
Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire,
vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures
comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel
de référence, disponible depuis le menu AIDE.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces
1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte
afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2012.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.
Traitements de fin d’année
79
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS.
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout
utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles,
page 64.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message
vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de
façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
Traitements de fin d’année
80
Purge des pièces commerciales
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement,
un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Critères de sélection
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères
à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces
commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements
clients à purger.
4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Sauvegarde et purge
8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un
message vous propose de :
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre
dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche.
Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
Traitements de fin d’année
81
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté-
rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement
est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
83
La sauvegarde
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent
le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous
pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
84
La restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Gestion des dossiers
85
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Les points de restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à
dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.
Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les
Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.
Attention !
Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une
opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Gestion des dossiers
86
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale
Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
88
La gestion des stocks multi-dépôts
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise
(entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié
si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans
la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le
bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer
à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante
dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
89
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible
à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de
stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE
STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le
dépôt souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne
la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre
dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la
gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
90
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature.
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles
composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux.
On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature),
vous pourrez effectuer des assemblages.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale,
Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet
Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux
logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan).
L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Business Plan.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER
ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir
un produit fini.
Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.
Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au
Manuel de référence accessible depuis le menu Aide.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
91
La relation client
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier].
La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Exemple
Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations
client de la fiche Client.
Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
92
Gestion avancée des relances clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients.
Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance.
Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
Relance
Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE.
Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour
les clients en retard de paiement.
Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance.
Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau,
les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez
les pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté
pour les pièces choisies.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Récapitulatif des relances par client
Menu LISTES - commande CLIENTS.
L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez
des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire)
ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
• Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client.
• Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été
réglées par le client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
93
Liste des ordres de production
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION.
Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage.
Voir Gestion de production, page 59.
1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes
.
Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui
s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
94
Les factures d’abonnement
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS.
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire
des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique
la génération d'une même facture pour une période donnée.
Créez un abonnement
La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le
bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à
l'abonnement.
2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement.
Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton
Liste.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de)
et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les
15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc.
5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à
générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants
puis cliquez sur le bouton [Générer les factures].
Générez les factures d’abonnement
7. Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien
déroulée.
Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
95
Les factures multi-échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
Ajoutez une échéance manuellement
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Une nouvelle ligne est insérée dans la liste.
2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance.
Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants
d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générez une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer
échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
• Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances.
L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date,
montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
96
Les infos «perso»
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS.
Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients,
articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états
paramétrables.
Créez une rubrique utilisateur
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique.
3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste.
S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
La gestion des sociétés
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés.
Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier.
La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier.
Administration avancée des utilisateurs
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé].
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode
avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.
97
Index
A
Achats
pièces fournisseurs 58
Affaires 39
Afficher
aperçu 53
détail 53
menus découverte/standard 18
Articles 30
catalogue 65
inventaire 64
nomenclatures articles multi-niveaux 90
Assistant
création de dossier 21
fin d’exercice 77
saisie de pièces 44
Avoirs 42
B
Besoin d’aide 18
Bons
livraison 42
réception 42
C
Ciel Données Mobiles 12
Clients 35
encours 71
relation client 91
Commandes 42
Commandes articles 60
Créer
un article 30
un client 35
un fournisseur 28
une nomenclature article 35
D
Dépôts 88
gestion du stock multi-dépôts 88
Devis / Pro forma 42
Documentation 7
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 86
créer 21
paramètres 24
Récupérer 23
restaurer 84
sauvegarder 83
E
Echéancier 69
Escompte 48
Etats
analyses 73
articles 64
clients fournisseurs 67
récapitulatifs TVA et TPF 73
F
Factures 42
d’abonnement 94
d’acompte 54
multi-échéances 95
Familles articles 30
Fin d’exercice 77
Fournisseurs 28
G
Gestion de production 59
liste des ordres 93
I
Impressions
imprimante 62
types 62
Imprimante
choisir 62
configurer 62, 63
Imprimer
catalogue des articles 65
commandes non livrées 68
échéancier des factures 69
encours clients 71
états récapitulatifs 73
évolution des ventes 70
inventaire des articles 64
lettre de pénalités de retard 71
mailing 72
nomenclature des articles 65
portefeuille des commandes 67
relance 71
relevé de comptes 68
Intuiciel 13
Inventaire 64
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 20.0/13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
L
Lettre de pénalités de retard 71
M
Mailing 72
Modes de règlement 27
O
Objectifs 75
Ordre de production 93
P
Paramètres
banque principale 25
calculs sur quantité 25
comptabilité 24
facturation 24
numérotation 25
société 24
Pièces commerciales
assistant Top facture 44
clients 45
créer 45
décomptabiliser 52
envoyer par e-mail 53
fournisseurs 58
saisie document (ventes) 42
valider 50
Points de restauration 85
Portefeuille des commandes 67
Prospects 38
R
Réapprovisionner 60
Règlements 54
Régulation des stocks 79
Relance client 71, 92
Relation client 91
Relevé de comptes 69
Remise 47, 48
Représentants 27
Restaurer un dossier 84
Rupture de stock
commande 60
S
Saisie Document 42
Sauvegarde DGFiP
conformité 81
consultation 81
Sauvegarder un dossier 83
Solder 56
Statistiques 74
Stocks 79
T
Tarifs
grille de tarifs 33
par famille 27
Top facture 44
TPF 27
Transférer
une pièce commerciale 51
Trouvtoo 18
TVA 26
non perçue 26
V
Valider pièce commerciale 50
Les nouveautés de Ciel Devis Factures
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris
Cedex 17RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7
L’accueil Ciel ...................................................................................................................7
Mon compte Ciel ..............................................................................................................7
Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................7
Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................8
Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8
FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8
Modification de l’historique des archives ..............................................................................8
Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................8
Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures....................................... 10
Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 ...................................................................... 10
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 ........................................................ 10
Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 .................................... 12
Présentation.................................................................................................................. 12
Après l’installation.......................................................................................................... 12
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12
Les états paramétrables.................................................................................................. 12
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 13
Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 13
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 14
Vérifications après récupération ....................................................................................... 17
L’historique des nouveautés............................................................... 18
Les nouveautés de la version 3.2 ................................................................. 18
Paramètres société......................................................................................................... 18
Les modèles de factures.................................................................................................. 18
Les modèles de devis ..................................................................................................... 19
Les modèles d'avoirs ...................................................................................................... 20
Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 21
Date de validité pour les devis ......................................................................................... 21
Lettre NRE .................................................................................................................... 21
Agenda/Planning............................................................................................................ 21
Rappel.......................................................................................................................... 21
Les thèmes ................................................................................................................... 22
Tableau de bord............................................................................................................. 22
Informations de dernière minute ...................................................................................... 22
Synchronisation des données avec Palm............................................................................ 23
Les nouveaux états ........................................................................................................ 23
Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 24
Nouvelles présentations de la barre de navigation .............................................................. 24
Nouveau module de recherche dans les listes .................................................................... 24
Les nouveautés de la version 5.10 ............................................................... 24
Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel ............................... 24
Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes ............................................... 24
Personnalisation des titres des colonnes ............................................................................ 24
Les nouveautés de la version 6.00 ............................................................... 25
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 25
Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP) ............................................................... 25
Remplissage automatique des articles............................................................................... 25
Import des tiers, contacts et articles................................................................................. 25
Remboursement d’avoir .................................................................................................. 25
Intégration photo ........................................................................................................... 26
Localisation automatique................................................................................................. 26
Les nouveautés de la version 6.10 ............................................................... 27
Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 27
PDF en couleur .............................................................................................................. 27
Les nouveautés de la version 7.00 ............................................................... 28
Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 28
Exemple : Extrait d'un devis ............................................................................................ 28
Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 28
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 29
Besoin d’aide................................................................................................................. 29
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) ..... 30
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 30
Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 30
Points de restauration..................................................................................................... 30
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel ............... 30
Les nouveautés de la version 8.00 ............................................................... 31
Changements d’interface................................................................................................. 31
Affichage des fenêtres par onglet ..................................................................................... 31
Intuiciel ........................................................................................................................ 31
Localisation, itinéraire..................................................................................................... 31
Les aperçus................................................................................................................... 32
Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 32
Visualiser en PDF ........................................................................................................... 32
Afficher l’aperçu dans une liste ........................................................................................ 32
Préférences facturation ................................................................................................... 33
Modèles de dessins ........................................................................................................ 33
Saisie ........................................................................................................................... 34
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 34
Recherche de pièces ....................................................................................................... 35
Unité des articles ........................................................................................................... 35
eBay ............................................................................................................................ 35
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 36
Mise sous surveillance .................................................................................................... 36
Envoyer un email ........................................................................................................... 36
Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 37
Personnalisation des polices ............................................................................................ 37
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 37
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 37
Modèles de pièces clients ................................................................................................ 37
Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 37
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 38
Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 38
Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 38
Les nouveautés de la version 10.00 ............................................................. 39
Les barres d’actions ....................................................................................................... 39
L’affichage ....................................................................................................................39
L’accueil ....................................................................................................................... 39
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 40
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 40
Les actions flash ............................................................................................................ 40
Service à la personne ..................................................................................................... 40
Les nouveautés de la version 11.00 ............................................................. 41
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 41
Insertion automatique .................................................................................................... 41
Correcteur orthographique .............................................................................................. 41
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 42
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 42
Les nouveautés de la version 11.50 ............................................................. 43
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur .............................................................. 43
Les nouveautés de votre logiciel
7
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés de la version 12.00.
L’accueil Ciel
A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente.
Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment.
Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
• Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document.
• J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel.
• Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines
fonctions.
• Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes
vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation.
• J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous
entraîner et vous familiariser avec votre logiciel.
• J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Devis Factures auparavant, vous pouvez directement ouvrir
vos dossiers de travail.
• Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société.
Mon compte Ciel
A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel].
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous
trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger.
Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel
en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone
Trouvtoo.
Enrichissement de l’Intuiciel
L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et
statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement
Les nouveautés de votre logiciel
8
d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher
ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Nouvelle option en liaison comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE
Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et
règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et
règlements déjà comptabilisés.
Commentaire sur l’origine des pièces clients
Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES.
Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de
la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité.
FlashCode et CodeQR
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de la préférence Codes postaux et Villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
Les nouveautés de votre logiciel
9
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR.
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
La migration d’une ancienne version
10
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Devis Factures, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reportez à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL DEVIS FACTURES du menu ?. Le numéro de version est indiqué
dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0, page 12.
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Devis
Factures.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
La migration d’une ancienne version
11
1. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant la mise à jour. Il est vivement
conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Vous pouvez commencer à travailler.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0
Présentation
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être exploitable dans votre nouvelle
version de Ciel Devis Factures, vous devez le récupérer.
Dans cette partie, il vous est expliqué la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou
égale à 2.0 vers Ciel Devis Factures version 3.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est pas question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera
récupérée dans un nouveau dossier Ciel Devis Factures 9.0.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la récupération s’effectue sur une copie
de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre
ancienne version.
Après l’installation
Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, les modifications réalisées par
l'installeur sur votre ordinateur sont les suivantes :
• Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé.
• Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés.
• Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwdf.exe.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Devis Factures :
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Devis
Factures intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont
livrés dans cette nouvelle version.
Les notes de listes
Cette option permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Cette option n'existe plus
dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures.
Le lien Word
Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures.
«Publiage» sur Internet
Cette option était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible dans les nouvelles
versions de Ciel Devis Factures.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront
pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
13
Pièces avec valeurs négatives
Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité aurait été saisie
en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte-rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces
concernées.
Contrôles avant récupération
Vous devez contrôler des éléments dans votre dossier avant de lancer la récupération. Ceci vous évitera
une récupération partielle.
Vérification des prochains codes
1. Depuis le menu DOSSIER, activez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'onglet Codes.
La fenêtre suivante s'affiche :
3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes.
Dossier ouvert
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec
votre ancienne version de Ciel Devis Factures.
Si c'est le cas, le message ci-dessous s'affichera et la récupération sera abandonnée.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci
n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
Taux de TVA
Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les
postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier.
La migration d’une ancienne version
14
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les
pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il
est renseigné) sera repris et placé dans les devis.
La récupération de votre ancien dossier
Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier Ciel Devis Factures, il est conseillé de lire les
paragraphes précédents. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Devis Factures doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Devis Factures
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Devis Factures en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau.
2. Dans la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre mon dossier.
3. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne
version pour accéder à votre ancien dossier.
Sélectionner votre ancien dossier
1. Une fois que vous avez cliqué sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version, le logiciel va
rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Devis Factures. Vous obtenez la liste
des anciens dossiers.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok].
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette
procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
15
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche à nouveau.
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche
enfoncée.
La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche.
4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok].
La procédure de récupération est en cours.
Mettre à niveau votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La récupération de votre dossier
Après l’éventuelle remise à niveau de votre ancien dossier, la procédure de récupération de vos données
est lancée.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
La migration d’une ancienne version
16
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit
incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais
aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante située
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle
version de Ciel Devis Factures.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau de Windows™. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos
vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier.
La migration d’une ancienne version
17
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Taux de TVA
Dans le cas où un taux de TVA était utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'était pas présent dans les
postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier.
Taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut.
Nous vous conseillons de renseigner cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation
de cette nouvelle version.
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les
pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il
est renseigné) a été repris et placé dans les devis.
Encours clients
Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs.
L’historique des nouveautés
18
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 3.20.
Les nouveautés de la version 3.2
Les principales nouveautés de cette version sont les modifications liées à la mise en conformité avec la loi
NRE des dessins des pièces.
Paramètres société
Parmi les informations rendues obligatoires sur les pièces par la loi NRE, il y a le taux d'escompte en cas
de paiement anticipé et le taux de pénalité de retard.
Pour cela, deux nouvelles zones figurent dans les Paramètres société (onglet Divers) : Taux escompte
paiement anticipé et Taux pénalité de retard.
Les modèles de factures
Voici les modifications réalisées sur les modèles de factures suivants :
• Facture de prestation papier blanc,
• Facture de prestation papier entête,
• Facture papier blanc avec logo,
• Facture papier blanc,
• Facture papier entête,
• Facture Tt texte papier blanc.
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Facture pré imprimée Ciel BF4N :
La zone Acompte étant déjà présente, aucune modification n’a été effectuée.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
L’historique des nouveautés
19
Sur le modèle Facture sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Facture papier blanc avec remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Facture papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne
Taux de TVA.
Les modèles de devis
Voici les modifications réalisées sur les modèles de devis suivants :
• Devis de prestation papier blanc,
• Devis de prestation papier entête,
• Devis papier blanc avec logo,
• Devis papier blanc,
• Devis papier entête,
• Devis Tt texte papier blanc.
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis pré imprimée Ciel BF4N :
Ajout de la zone Acompte.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis papier blanc avec remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Devis papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux
de TVA.
L’historique des nouveautés
20
Les modèles d'avoirs
Sur les modèles Avoir papier blanc avec logo, Avoir papier blanc :
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Sur le modèle Avoir pré imprimé Ciel BF4N :
Le détail de la TVA n’est pas inclus dans ce modèle.
Sur le modèle Avoir papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux
de TVA.
Sur le modèle Avoir papier blanc avec remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
L’historique des nouveautés
21
Les nouveautés de la version 4.0
Nous allons détailler ici les nouveautés présentes dans la version 4.0 de Ciel Devis Factures.
Date de validité pour les devis
La zone Date d'échéance se nomme désormais Date de validité sur les devis. L'ensemble des modèles de
devis livrés en standard avec Ciel Devis Factures intègrent désormais cette donnée.
Si vous avez personnalisé vos propres dessins de devis et que vous souhaitez afficher cette
information, vous devrez réaliser vous-même cette modification dans vos modèles.
Lettre NRE
Cette nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre la possibilité d'éditer un document nommé Lettre
NRE. Cette lettre indique le montant de la pénalité de retard calculée sur une facture non réglée à
échéance.
1. Depuis la liste des factures, sélectionnez la facture concernée puis activez l'item Lettre NRE du le menu
contextuel (clic droit).
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date du règlement puis validez l'édition par le bouton [Ok].
Le calcul des pénalités de retard nécessite que la zone Taux pénalités de retard (dans les Paramètres
société, onglet Divers) soit renseignée. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informera.
Agenda/Planning
Menu RELATIONS CLIENTS - commande AGENDA/PLANNING
L’agenda vous permet la gestion de votre planning. Vous pouvez y enregistrer des rendez-vous, des
événements ou encore des tâches à réaliser.
Pour plus d’informations sur l’agenda, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de
votre clavier.
Rappel
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RAPPEL
La commande RAPPEL affiche la Liste des alertes. Cette liste ne contient pas uniquement les éléments en
provenance de l’agenda.
En effet, un type d'événement différent en provenance de votre gestion peut venir s’insérer : les relances
clients.
Attention !
Cette fonction n'est visible que si vous ne sélectionnez qu'une seule facture totalement réglée.
L’historique des nouveautés
22
Les thèmes
Vous pouvez modifier le fond de la fenêtre principale (ou Bureau).
1. Depuis la fenêtre principale, activez la commande THÈMES du menu contextuel (clic droit).
2. Sélectionnez le thème de votre choix parmi ceux proposés.
3. Pour visualiser immédiatement votre choix sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Appliquer].
4. Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton [Ok].
Tableau de bord
Menu TRAITEMENTS - commande TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord présente les principales informations contenues dans votre dossier.
Il s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tache à
l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son
envoi par mail.
Lorsqu'un graphique est affiché, vous pouvez :
• le personnaliser en sélectionnant la commande PROPRIÉTÉS DU GRAPHIQUE depuis le menu contextuel
(clic droit).
• le visualiser sous forme d'une fenêtre indépendante en double-cliquant dessus.
Informations de dernière minute
Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
La fenêtre Informations de dernière minute présente des informations qui ne sont pas toujours mentionnées
dans les documentations.
Elle s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tâche à
l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son
envoi par mail.
L’historique des nouveautés
23
Synchronisation des données avec Palm
Vous pouvez échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA.
Pour plus de détails sur la mise en place de la synchronisation des données, reportez-vous au chapitre
Les préférences - Synchronisation des données, du document électronique Annexes accessible depuis
l'onglet Documentations de la barre de navigation.
Voici quelques remarques générales concernant la synchronisation des données avec les PDA Palm.
Gestion des suppressions
Les éléments synchronisés supprimés de votre dossier Ciel ne seront PAS supprimés dans le Palm. Ceci
doit être réalisé manuellement sur le Palm. Sinon, ces éléments risquent de réapparaître dans votre
dossier Ciel.
Les éléments supprimés sur le Palm seront supprimés dans votre dossier Ciel si cela est possible
(contraintes de gestion).
Il est donc fortement conseillé de supprimer les éléments sur le Palm puis de les synchroniser.
Rubriques non gérées
Certaines rubriques peuvent exister sur Palm et ne pas exister sur votre logiciel Ciel et vice-versa.
Celles-ci seront donc ignorées ou effacées lors des synchronisations.
Installation des «Conduites» Palm
Certaines versions des logiciels Palm imposent de quitter et de redémarrer le logiciel HotSync Manager
après avoir effectué vos réglages au sein de votre logiciel Ciel.
Le sens et le type de synchronisation sont imposés par Palm et ne peuvent être définis par votre logiciel
Ciel. Il faut donc les définir dans les réglages Palm.
De même, l’utilisateur devra veiller à éviter les conflits entre plusieurs types de synchronisation Palm.
Dans tous les cas, reportez-vous à la documentation Palm.
Les nouveaux états
Voici la liste des nouveaux états :
• Liste des actions par type (Agenda)
Liste des rendez-vous (Agenda)
Liste des tâches (Agenda)
Liste des évènements (Agenda)
• Mailing tiers avec logo (Clients/Tiers)
• Avoir blanc ombré logo et remise (Dessin avoirs)
Avoir papier blanc 4 colonnes (Dessin avoirs)
• Devis blanc ombré logo et remise (Dessin devis)
Devis papier blanc 4 colonnes (Dessin devis)
Devis service (Dessin devis)
• Facture blanc remise papillon (Dessin facture)
Facture blanc ombré logo remise (Dessin facture)
Facture papier blanc 4 colonnes (Dessin facture)
Facture service (Dessin facture)
• Echéancier (Echéancier)
• Lettre NRE (Lettre NRE)
• 1ère relance avec logo (Relances clients)
2ème relance avec logo (Relances clients)
3ème relance avec logo (Relances clients)
L’historique des nouveautés
24
Les nouveautés de la version 5.00
Nouvelles présentations de la barre de navigation
Plusieurs modèles de barre de navigation sont disponibles : Explorateur, Aéro, Outlook 2003 et Standard.
Nouveau module de recherche dans les listes
Vous disposez désormais d’un module de recherche dans les listes plus intuitif.
Les nouveautés de la version 5.10
Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel
Cette commande est accessible à partir d’une liste. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande OFFICE.
Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes
Pour effectuer cette opération vous devez double-cliquer sur la séparation des colonnes.
Personnalisation des titres des colonnes
Cette commande est accessible en cliquant sur le bouton droit de la souris puis en choisissant la
commande RENOMMER LA COLONNE du menu CONTEXTUEL.
L’historique des nouveautés
25
Les nouveautés de la version 6.00
Nouvel Intuiciel
Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de
quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGES
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Remplissage automatique des articles
Liste des articles - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des
prix...), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
Import des tiers, contacts et articles
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORTS
Cette commande vous permet d’importer des listes de clients, fournisseurs, prospects, contacts, articles
directement dans Ciel Devis Factures.
Remboursement d’avoir
LISTE DES AVOIRS - bouton [Remboursement]
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement pour un avoir lorsqu’un client souhaite être
remboursé.
Pour des informations détaillées sur le remboursement d’avoir, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
26
Intégration photo
Vous pouvez importer des images directement depuis votre appareil photo ou scanneur.
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur ou prospect- Onglet Fiche
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur ou du prospect.
• La première icône affiche la fenêtre de localisation.
• La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
27
Les nouveautés de la version 6.10
Gestion de la norme DEEE
Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article.
A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les
affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.
Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
28
Les nouveautés de la version 7.00
Pièce commerciale client : Saisie Document
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un
prospect rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans
lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard».
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de
la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS).
Exemple : Extrait d'un devis
Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Gestion des factures d’acompte
menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL.
L’historique des nouveautés
29
Les recherches Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Générer des écritures au format RImport
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Onglet Destination du transfert
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.).
L’historique des nouveautés
30
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces
(devis, factures ou avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir
1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture
dans la fenêtre Liste des avoirs.
Préférences de saisie d'une pièce commerciale
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE
Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des
pièces commerciales de vente.
Vous pouvez opter pour :
• une saisie Standard
• une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente).
• avoir le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Devis Factures vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu
Contextuel
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 8.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus
de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Onglets
Barre de titre
Navigation multi-fenêtres
L’historique des nouveautés
32
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou tiers).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser en PDF
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
3. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton
Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu.
Afficher l’aperçu dans une liste
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers ou
d’un article, directement depuis la liste.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
33
Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options].
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
Préférences facturation
Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales, à
utiliser par défaut.
Modèles de dessins
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins
Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel.
Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures
d’acompte. Si vous cochez l’option :
• Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état
par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise».
• Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état
L’historique des nouveautés
34
de la pièce et vous devrez en sélectionner un.
Saisie
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie
Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi
que les options de saisie des clients et des articles.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone
Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en
sélectionner un.
Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande
CONTACTS - bouton [Créer]).
L’historique des nouveautés
35
Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Recherche de pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES
Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et
factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non.
Vous pouvez faire une recherche des pièces :
• validées, non validées ou les deux
• réglées, non réglées ou les deux
• transférées, non transférées ou les deux
Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Unité des articles
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer]
Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc).
Dans la zone Divers, l'icone permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre
dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer].
eBay
Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY
Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.
Vous devez avoir un compte eBay.
A partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions :
• Bien démarrer sur eBay
Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay.
• Paramètres eBay
Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que
vous mettrez en ligne.
• Créer une annonce
Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay.
• Liste des annonces
Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos
annonces mises en ligne.
• Créer un modèle d’annonce
Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres
articles.
• Liste des modèles d’annonce
Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement
dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce.
• Ouvrir le site eBay
Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr
Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
36
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans les fiches client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux
boutons sont disponibles :
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
• : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre
fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités,
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Envoyer un email
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou
FACTURES ou AVOIRS...
Vous pouvez envoyer un email directement depuis les listes dans lesquelles une adresse email est
accessible.
L’historique des nouveautés
37
Les nouveautés de la version 9.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations,
devis, factures d’acompte, factures, avoirs, agenda, règlements.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Modèles de pièces clients
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de
vos éléments (logo, colonnes...).
Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont
concernés.
De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées :
• la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte,
• le type du modèle : Dessin,
• le nom du modèle.
L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle.
Gestion du statut dans les devis
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
Menu LISTES - commande DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis
Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez
plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation.
Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un
clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER.
L’historique des nouveautés
38
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans
la fiche article.
Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE.
La fiche de l’article est alors actualisée.
Gestion des articles inutilisés
Menu LISTES - commande ARTICLES
Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de
l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales.
Affichage du tableau de bord de date à date
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord
Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous
pouvez modifier ces dates en cliquant dessus.
L’historique des nouveautés
39
Les nouveautés de la version 10.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
40
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des devis, liste des factures d’acompte...).
Service à la personne
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne.
Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE
Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services
à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création
de dossier.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis
votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un
agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande
INTERVENANTS.
Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une
attestation fiscale...
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés de la version 11.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...
que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
L’historique des nouveautés
42
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant
la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, consultez le site Internet Ciel http:/
/www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 11.50
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur
Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur dans Ciel Devis Factures en mode
souscription. Pour cela, un assistant de récupération a été mis en place.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Auto-entrepreneur. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Une fois que vous avez accepté de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, une fenêtre s’ouvre.
Celle-ci affiche la liste des dossiers Ciel Auto-entrepreneur détectés automatiquement.
2. Sélectionnez le dossier à récupérer.
Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne
afin de définir l’emplacement du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. L’assistant de récupération s’ouvre.
Cet assistant permet de paramétrer les postes de recettes et les postes de trésorerie. Ainsi, votre dossier
Ciel Auto-entrepreneur sera compatible à Ciel Devis Factures.
Pour plus de détails sur l’assistant de récupération, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
par le menu AIDE.
Copyright 2012 Ciel
Ciel Devis Factures - Guide des mises à jour - Maj WDF 12.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Guide d’accompagnement DADSU
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Introduction................................................................................................3
Principales étapes de réalisation d’une DADSU ........................................................................ 3
Etape 1 : validation des bulletins.................................................................4
Etape 2 : contrôles des données et corrections............................................5
Lancer le contrôle DADSU ....................................................................................................... 5
Corriger les erreurs sur les salariés.......................................................................................... 6
Contrôler les établissements.................................................................................................. 10
Contrôler les cotisations........................................................................................................ 10
Contrôler les rubriques.......................................................................................................... 12
Etape 3 : tri des événements salariés.........................................................13
Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants ........................................14
Vérifier l’état préparatoire DADS............................................................................................ 14
Contrôler les montants.......................................................................................................... 14
Etape 5 : création de votre DADSU ............................................................16
Etape 6 : contrôles de votre DADSU...........................................................17
Vérifier les salariés et les périodes d’activités ........................................................................ 17
Contrôler les montants.......................................................................................................... 18
Corriger les erreurs ............................................................................................................... 18
Contrôler et compléter la déclaration..................................................................................... 19
Etape 7 : envoi de votre DADSU.................................................................20
Où déposer votre DADSU ?..................................................................................................... 20
Envoyer votre DADSU............................................................................................................. 20
Contrôles du fichier par les partenaires sociaux..................................................................... 20
Guide d’accompagnement DADSU
3
Introduction
La réalisation de votre DADSU consiste essentiellement à contrôler les données de paye et les montants à
déclarer auprès des organismes sociaux.
Deux phases de contrôles sont à prévoir, d’une part le contrôle des données de paye, d’autre part le
contrôle de la récupération des données de paye sous la forme d’une DADSU.
Principales étapes de réalisation d’une DADSU
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
réaliser correctement une DADSU.
Validation des bulletins
Contrôles et corrections des :
- salariés,
- conventions collectives,
- établissements,
-rubriques,
- cotisations.
Contrôles de la DADS et des
montants à déclarer
Tri des événements salariés
Création de la DADSU
Envoi de la DADSU
Contrôles de la DADSU
- salariés,
- périodes d’activités,
- montants.
Dans Ciel Déclarations Sociales
Dans Ciel Paye
Guide d’accompagnement DADSU
4
Etape 1 : validation des bulletins
Cette première étape est indispensable afin que tous les bulletins de l’année de référence soient pris en
compte dans le calcul des cumuls à déclarer.
1. Allez dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE.
2. Dans la liste des bulletins, sélectionnez tous les bulletins non validés. Généralement, il s’agit des derniers
bulletins de la période de paye, ceux du mois de décembre ou bien ceux du mois de novembre en
paye décalée.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Cette colonne vous permet
de repérer rapidement les
bulletins non validés.
Guide d’accompagnement DADSU
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Etape 2 : contrôles des données et corrections
Cette deuxième étape consiste à contrôler les éléments de paye qui entrent en compte dans la DADSU
puis à les corriger. Pour connaître rapidement les données erronées, vous disposez d’un assistant de
contrôle DADSU.
Lancer le contrôle DADSU
1. Dans le menu TRAITEMENTS, cliquez sur la commande CONTRÔLE DADS-U.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez l’année de référence de la déclaration.
3. Cliquez sur le bouton [Contrôler]. La liste des erreurs s’affichent.
4. Vous pouvez lancer vos corrections depuis la fenêtre Erreurs contrôle DADS-U. Pour cela, double-cliquez
sur une ligne. Le logiciel affiche alors la fiche de saisie et se positionne dans la zone à renseigner.
Cette solution est appropriée lorsque le nombre d’erreurs est minime. A l’inverse, il est préférable de
passer par les fenêtres de saisie, particulièrement si vous avez un grand nombre d’incohérences sur
les salariés. En effet, vous pouvez réaliser des corrections groupées dans la liste des salariés.
5. Vous pouvez imprimer le rapport du contrôle DADSU. Cette édition vous permettra d’avoir à portée de
main toutes les erreurs, sans avoir à relancer le contrôle après chaque correction. Pour cela, cliquez
sur le bouton [Imprimer].
6. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour quitter le contrôle.
Sur l’édition du rapport du contrôle DADSU, vous pouvez repérer les erreurs de même type afin
d’optimiser vos corrections dans la liste des salariés.
Attention !
Ce contrôle porte uniquement sur les données de la DADSU gérées dans Ciel Paye. Il est à distinguer
du contrôle de Ciel Déclarations Sociales.
Par exemple, le taux de travail à temps partiel n’est pas saisissable dans Ciel Paye donc celui-ci ne
peut pas être contrôlé. En revanche, le contrôle de Ciel Déclarations Sociales, portant sur toutes les
données de la DADSU, en tiendra compte.
Guide d’accompagnement DADSU
6
Corriger les erreurs sur les salariés
Dans le cas où l’erreur ne concerne qu’un salarié, il suffit d’ouvrir sa fiche (menu BASES - commande
SALARIÉS) et de compléter l’information.
Il vous est expliqué dans les paragraphes qui suivent comment corriger des erreurs identiques sur
plusieurs salariés.
Astuces
Pour faciliter les corrections, il est conseillé d’adapter la liste des salariés en n’affichant que les salariés
présents durant l’année de référence. D’autre part, vous pouvez ajouter des colonnes correspondants aux
données à corriger.
Afficher uniquement les salariés présents dans l’année
Pour cela, vous allez filtrer la liste des salariés en créant une recherche multi-critères.
Créer la recherche
1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Recherche multi-critères s’ouvre.
2. Cliquez sur le bouton [Nouveau] et saisissez un nom suffisamment parlant, par exemple Salariés
DADSU 2012.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Cliquez sur bouton [Editer] situé en bas de la fenêtre.
Vous allez définir les critères de recherche.
Guide d’accompagnement DADSU
7
1. Dans la liste des champs, cliquez sur Date de sortie.
2. Sélectionnez Est égal à.
3. Laissez la zone de date vide.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
5. Le début de la formule s’affiche dans la zone située
en bas de la fenêtre. Vous avez ainsi les salariés pré-
sents dans votre société.
Vous allez maintenant compléter la formule en précisant
que les salariés sortis en cours d’année doivent être pris
en compte.
6. Cliquez sur le bouton [OU].
7. Sélectionnez Est postérieur ou égal à.
8. Saisissez 01012012 pour indiquer la date du 1er janvier
2012*.
9. Cliquez sur le bouton [Valider].
10. La suite de la formule s’affiche en bas de la fenêtre.
Pour vous aider à comprendre la formule :
• «La date de sortie des salariés est égale à vide» :
permet d’avoir les salariés dont la date de sortie
n’est pas renseignée. Vous obtenez ainsi les salaries
présents.
• «OU la date de sortie des salariés est postérieure
ou égale au 1er janvier 2012*
» : permet d’avoir les
salariés sortis à partir de la date indiquée, début
de la période de paye.
11. Cliquez sur le bouton [OK].
Ajouter la recherche dans la liste
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Regroupement.
3. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis sélectionnez Insérer une recherche.
4. Dans la fenêtre Recherche multi-critères, cliquez sur la recherche que vous venez de créer, dans notre
exemple «Salariés DADS-U 2012» puis cliquez sur le bouton [OK].
* 1er décembre 2011 en paye décalée.
Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel,
la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012.
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Guide d’accompagnement DADSU
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5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la liste des salariés.
Ajouter des colonnes à la liste des salariés
Les colonnes vous permettront de voir en une seule fois les données renseignées ou pas dans toutes les
fiches des salariés.
A titre d’exemple, il vous est expliqué comment ajouter la colonne Modalité d’activité. Le principe reste le
même pour les autres colonnes.
1. Cliquez sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Vous pouvez vous baser sur le contrôle d’erreurs DADSU pour repérer les informations manquantes
et ajouter les colonnes correspondantes. Aussi, rien ne vous empêche de les ajouter au fur et à
mesure de vos corrections.
Votre liste des salariés est adaptée. Vous pouvez maintenant commencer les corrections.
La recherche s’affiche à gauche de la
fenêtre et il vous suffit de cliquer dessus
pour avoir uniquement les salariés à
déclarer.
Ici, la nouvelle
colonne apparaît.
Vous pouvez
éventuellement
la déplacer,
modifier le titre...
Sélectionnez ici l’information
de la fiche salarié que vous
voulez faire apparaître dans
la liste.
Cliquez sur ce
bouton pour insérer
la colonne
dans la liste
Guide d’accompagnement DADSU
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Corrections
Une information de même type n’est pas renseignée dans plusieurs fiches salariés. Et, cette information
est identique pour certains salariés. Vous pouvez compléter cette information en une seule fois grâce à la
fonction Rechercher/Remplacer, qui vous est expliquée à travers trois exemples.
Positionnez-vous sur la liste filtrée «Salarié DADSU 2012».
Exemple 1 : modalité d’activité non renseignée
1. Repérez tous les salariés pour lesquels la valeur à renseigner est identique.
2. Sélectionnez les salariés puis faites un clic-droit et choisissez MARQUER/DÉMARQUER.
3. Allez dans le menu EDITION et activez la commande RECHERCHER/REMPLACER.
La fenêtre Rechercher/Remplacer s’ouvre.
1. Dans la zone Liste des champs, sélectionnez
le type d’information à compléter, ici
«Modalité Activité».
2. Laissez la zone Remplacer vide.
3. Dans la zone Par, sélectionnez la valeur
qui va être insérée dans les fiches salariés,
ici «Salarié non concerné».
4. Sélectionnez l’option Marquée(s). Ainsi, la
valeur est uniquement appliquée aux
salariés marqués dans la liste.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
6. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Vous revenez à la liste des salariés et vous pouvez voir le résultat dans la colonne correspondante.
7. Démarquez les salariés par un clic-droit, commande MARQUER/DÉMARQUER.
Exemple 2 : statut catégoriel conventionnel non renseigné
Le statut catégoriel conventionnel est en général identique pour un même statut.
1. A l’aide de la colonne Profil, repérez tous les salariés qui ont par exemple le statut Ouvrier. Et, à l’aide
de la colonne Statut catégoriel conventionnel, repérez les lignes vides parmi les salariés ouvriers.
2. Sélectionnez les salariés et cliquez sur la fonction MARQUER/DÉMARQUER, accessible par un clic-droit.
3. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER du menu EDITION.
4. Sélectionnez le champ Statut catégoriel conventionnel. Et, dans la zone Par, sélectionnez Ouvriers qualifiés
et non qualifiés y compris ouvrier agricoles.
5. Sélectionnez l’option Marquée(s) afin d’appliquer la valeur uniquement aux salariés sélectionnés.
6. Validez le traitement.
7. Démarquez les salariés dont le statut est OUVRIER. Et, procédez à l’identique pour les salariés
CADRE puis NON CADRE.
Exemple 3 : employeur(s) non renseigné
Cette valeur est en générale identique à tous les salariés.
1. Assurez-vous que vous avez affiché la liste «Salariés DADSU 2012».
2. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER.
3. Sélectionnez le champ Employeur(s) et indiquez Employeur unique dans la zone Par.
4. Sélectionnez l’option Toute la liste puis validez.
Astuce !
La fonction Rechercher/remplacer permet d’appliquer une même valeur à plusieurs salariés.
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Guide d’accompagnement DADSU
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Renseigner la convention collective
La convention collective doit obligatoirement être renseignée dans les fiches des salariés.
1. Renseignez la convention collective à laquelle le salarié est rattaché suivant ces deux possibilités :
• en utilisant la fonction Rechercher/Remplacer pour tous les salariés rattachés à une même convention
collective.
• en sélectionnant la convention collective dans chaque fiche des salariés au niveau de l’onglet Salaires.
2. Vérifiez également que toutes les données obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge)
sont renseignées dans la ou les fiches des conventions collectives, à partir du menu BASES, commande
CONVENTIONS COLLECTIVES.
Contrôler les établissements
Vous devez particulièrement prêter attention aux données suivantes :
• Les caisses de retraite aussi bien pour les CADRES que NON CADRES auxquelles vous êtes affiliés.
• Les caisses de congés payés si vous appartenez au secteur du BTP.
• Les mutuelles et institutions de prévoyance auxquelles vous êtes éventuellement affiliées.
Les informations obligatoires à la DADSU sont signalées par une flèche rouge dans votre logiciel.
1. Allez dans le menu BASES - commande ETABLISSEMENTS.
2. Cliquez sur l’onglet Retraites Cadres.
3. Vérifiez que la caisse est renseignée ainsi que toutes les informations s’y référant.
4. Cliquez sur l’onglet Retraites non cadres et effectuez les mêmes vérifications.
5. Pour les entreprises appartenant au secteur du bâtiment, cliquez sur l’onglet CI-BTP et renseignez les
informations sur la caisse de congés payés.
6. Dans l’onglet Déclarations, vérifiez bien que vous avez renseigné les données nécessaires.
7. Si votre entreprise est adhérente à des institutions de prévoyance et à des mutuelles, dans le menu
BASES, cliquez sur la commande CAISSES et ouvrez chaque caisse concernée. Puis, vérifiez que les données
sont bien toutes complétées dans l’onglet IP et mutuelle.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide du logiciel.
Contrôler les cotisations
Cotisation Accident du travail
1. Activez le menu BASES puis la commande COTISATIONS.
2. Recherchez la ou les cotisations d’accident du travail (C160) et ouvrez-les.
3. Dans l’onglet DADS, cochez la case Taux A.T. puis saisissez votre numéro de risque et votre numéro Section
AT, fournis par l'URSSAF ou la CRAM.
4. Saisissez ensuite les informations qui sont obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge) et
qui vous concernent.
5. Pour plus de détails sur les zones à renseigner, cliquez sur le bouton [Aide].
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Les autres cotisations
Pour contrôler toutes les autres cotisations, une méthode simple et rapide est de se baser sur le livre de
paye ; celui-ci répertoriant toutes les cotisations utilisées dans les bulletins.
Important !
Le numéro de risque et le numéro de Section AT doivent obligatoirement être renseignés.
Guide d’accompagnement DADSU
11
1. Dans le menu ETATS, activez la commande LIVRE DE PAYE.
2. Vérifiez chaque ligne des cotisations.
3. Lorsque vous constatez une erreur, positionnez votre souris sur la ligne à corriger. Une loupe apparaît
alors.
4. Double-cliquez sur la ligne et la fiche correspondante s’affiche.
5. Complétez ou modifiez les informations puis validez par le bouton [OK].
6. Une fois revenu dans l’état, recommencez pour chaque cotisation.
Rappel sur les cumuls des bases annuelles des salariés
Pour déterminer le montant des cumuls des bases annuelles des salariés, il est nécessaire d’avoir une
cotisation pour chacune des bases suivantes :
• La base annuelle C.S.G./ C.R.D.S.
• La base des cotisations calculée sur le salaire en totalité.
• La base des cotisations limitées au plafond de la tranche A de la sécurité sociale.
Soit trois cotisations au total.
Ces bases se présenteront ainsi dans l’état préparatoire DADS.
Les montants de ces bases peuvent être doublés ou triplés dans la déclaration lorsqu’au moins deux de
ces cotisations sont définies avec le même type de base.
Comment éviter des erreurs sur les cumuls des bases annuelles des salariés ?
• Dans les fiches des deux cotisations CSG déductible (par défaut C116) et CSG+CRDS Hres Supp. (par
défaut C117), dans la zone Base de l'onglet DADS, l'option Base annuelle CSG/CRDS doit être cochée.
• Dans la fiche de la cotisation Maladie Maternité Décès Vieillesse (par défaut C120), dans la zone Base
de l'onglet DADS, seule l'option En Totalité doit être cochée.
• Dans la fiche de la cotisation Assurance vieillesse (par défaut la cotisation C130), dans la zone Base de
l'onglet DADS, seule l'option Limitée au plafond doit être cochée.
Guide d’accompagnement DADSU
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Contrôler les rubriques
1. Allez dans le menu BASES - commande RUBRIQUES.
2. Le montant de la rubrique peut entrer dans le cumul annuel des frais professionnels, des avantages
en nature, des avantages particuliers, etc. Dans ce cas, vérifiez que vous avez bien coché les éléments
nécessaires au calcul de la DADS dans l’onglet Paramètres DADS.
3. Pour que les heures travaillées, les heures payées, les heures exonérées ou non exonérées soient récupérées
dans la DADSU, cliquez dans l’onglet Prise en compte des rubriques concernées.
4. Vérifiez que les éléments des heures sont bien définis au niveau des cases à cocher suivantes :
• Elément HS/HC non exonérés.
• Elément Heures Exonérées.
• Travaillées.
• Payées.
Exemple de la rubrique Heures complémentaires
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Guide d’accompagnement DADSU
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Etape 3 : tri des événements salariés
Cette troisième étape consiste à trier les événements salariés. Toutes les modifications apportées dans les
fiches salariés pour corriger les erreurs DADSU ont générées automatiquement des événements salariés.
Ces événements n’ont pas lieu d’être dans votre dossier. Vous devez uniquement conserver les véritables
événements salariés de l’année tels un départ, une embauche, un changement de situation, etc.
Dans une entreprise rattachée à une caisse de congés payés BTP, l'absence congés payés constitue un
événement.
1. Dans la liste des salariés, cliquez sur l’onglet Evénements salariés.
2. Cliquez sur le bouton . Vous allez créer une recherche afin de n’afficher que les événements
de l’année de référence.
3. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis nommez la recherche, par exemple Evénements 2012.
4. Cliquez sur le bouton [Editer] afin de définir les critères de la recherche.
5. Dans la liste des champs, sélectionnez Date de début puis Est postérieur ou égal à.
6. Saisissez la date 1/01/2012*.
7. Cliquez sur le bouton [Valider].
8. Cliquez sur le bouton [OU].
9. Sélectionnez dans la liste des champs Date de fin puis Est postérieur ou égal à.
10. Saisissez la date 01/01/2012*.
11. Cliquez sur le bouton [Valider] puis sur le bouton [OK].
Tous les événements qui ont eu lieu à partir du 01/01/2012*
s’affichent.
12. Ajoutez la recherche à la liste via le bouton [Propriétés]. Le fonctionnement est identique à la liste des
salariés.Voir Afficher uniquement les salariés présents dans l’année, page 6.
13. Marquez toutes les lignes qui ne sont pas de véritables événements. Par exemple : modification des
informations «Nature contrat» si le salarié n’a effectivement pas changé de type contrat dans l’année.
14. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un événement salarié se créé à partir de la fiche du salarié, dans l’onglet DADS, à l’aide du bouton
[Nouvel événement].
* 1/12/2011 pour les sociétés en paye décalée.
Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel,
la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012.
Guide d’accompagnement DADSU
14
Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants
Cette quatrième étape consiste à contrôler les informations qui seront présentes dans la déclaration et la
cohérence des montants à déclarer. Pour cela, l’état préparatoire DADS constitue votre base de travail.
Vérifier l’état préparatoire DADS
Cet état reprend toutes les informations qui doivent être présentes dans la la déclaration de fin d’année.
Vous pouvez ainsi vérifier que celle-ci est bien complétée.
1. Dans le menu ETATS, activez la commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS.
2. Vérifiez toutes les informations concernant l’entreprise et les salariés.
3. Allez dans la fiche de l’établissement ou bien dans les fiches des salariés et renseignez les informations
manquantes.
Contrôler les montants
Ce contrôle s’effectue en comparant les montants (le nombre d’heures travaillées total, la base brute, la
base CSG CRDS, etc) de l’état préparatoire DADS avec ceux du journal de paye .
1. Pour obtenir le journal de paye, allez dans le menu ETATS, commande JOURNAL DE PAYE. Vous pouvez
éditer le journal de façon détaillée ou bien un récapitulatif.
Dans l’état préparatoire, les montants sont arrondis à l’euro supérieur.
L’exemple ci-dessous vous montre quelques correspondances de montants entre l’état préparatoire et le
journal de paye (récapitulatif).
Par exemple, ici
deux informations
sont manquantes
Guide d’accompagnement DADSU
15
Dans l’état préparatoire DADS
Dans le journal de paye
2. Comparez ainsi tous les montants.
Si vous constatez une différence de montant...
S’il s’agit des montants de la base brute, base CSG / CRDS, base limitée au plafond, vous devez vérifier
les cotisations servant au calcul de ces bases. Reportez-vous au paragraphe “Comment éviter des erreurs
sur les cumuls des bases annuelles des salariés ?”, page 11.
Si l’écart concerne un salarié, vous devez vérifier chacun de ses bulletins jusqu’à ce que vous trouviez la
source de l’erreur.
Ce guide ne peut vous présenter toutes les solutions pour corriger les erreurs, les cas étant trop
nombreux.
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Guide d’accompagnement DADSU
16
Etape 5 : création de votre DADSU
Toutes les vérifications nécessaires étant effectuées dans la paye, vous pouvez maintenant créer votre
DADSU.
1. Allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES puis CRÉER UNE
DADSU.
2. Le contrôle des erreurs DADSU vous est proposé par défaut. Indiquez de nouveau la période de réfé-
rence de la déclaration et cliquez sur le bouton [Contrôler].
3. Tant qu’il reste des erreurs, vous ne pouvez pas lancer la création. A l’inverse, le bouton [Continuer]
devient accessible. Cliquez alors sur celui-ci pour lancer la création.
4. Un assistant s’affiche et vous guide dans la création de la DADSU. Suivez les étapes présentées à
l’écran.
5. Pour plus de détails sur cet assistant, cliquez sur le bouton [Aide].
6. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Terminer].
La DADS-U est générée dans Ciel Déclarations Sociales, programme complémentaire à votre logiciel de
paye.
Ciel Déclarations Sociales permet de récupérer toutes vos données provenant de votre logiciel de paye et
de générer votre DADSU. Ce programme s’ouvre automatiquement à la fin du traitement.
Guide d’accompagnement DADSU
17
Etape 6 : contrôles de votre DADSU
Cette sixième étape consiste à vérifier que les données de paye sont correctement récupérées dans Ciel
Déclarations Sociales et que les calculs des montants de votre DADSU sont cohérents avec ceux de votre
logiciel de paye.
Ciel Déclarations Sociales présente la liste de toutes les déclarations créées. Double-cliquez sur la
déclaration que vous venez de créer.
Vérifier les salariés et les périodes d’activités
1. Cliquez sur le bouton .
2. Regardez le nombre de salarié.
3. Dans Ciel Paye, allez dans la liste des salariés et regardez sur votre critère de recherche spécifique à la
DADSU. Le nombre de salariés est indiqué entre parenthèses.
4. Dans la liste des salariés, cliquez sur le bouton afin de visualiser les périodes d’activités et d’inactivités
et vérifiez leur exactitude.
5. Pour ajouter et enlever une période d’activité, un salarié, cliquez sur les boutons Evénements ou Salariés
situés dans le groupe Données.
Vous pouvez voir ici
le nombre total de
salariés.
Guide d’accompagnement DADSU
18
Contrôler les montants
Pour contrôler les montants entre la déclaration et la paye, vous allez comparer deux états.
1. Cliquez sur le bouton puis sur la fonction Contrôle montants DADSU.
2. Laissez toutes les options cochées et cliquez sur le bouton [OK].
3. Reprenez votre état préparatoire DADS ou bien relancez-le dans Ciel Paye.
4. Comparez tous les totaux entre l’état Contrôle des montants et l’Etat préparatoire DADS.
Exemple de quelques correspondances de montants :
5. Si vous constatez une erreur, redescendez toute la colonne ligne par ligne dans l’état Contrôle des montants
et comparez chaque montant avec l’état préparatoire jusqu’à celui qui est incorrect. Vous pouvez
alors voir sur quel salarié l’erreur porte.
Corriger les erreurs
1. Si vous êtes en mode avancé dans Ciel Déclarations Sociales, allez dans la période d’activité du salarié
concerné par une erreur.
Dans la rubrique qui correspond au montant erroné, cliquez sur l’icône . Le détail du calcul est
repris et vous pouvez alors repérer facilement la source d’erreur.
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Guide d’accompagnement DADSU
19
2. Si vous êtes dans un autre mode, allez dans la liste des bulletins de Ciel Paye et ouvrez chaque bulletin
du salarié. Passez en revue chaque chiffre jusqu’à celui qui est incorrect.
3. Saisissez la correction dans Ciel Déclarations Sociales puis cliquez sur le bouton [Actualiser].
Dans le cas où l’erreur porte sur le dernier bulletin de l’année
4. Modifiez le dernier bulletin en le dévalidant au préalable.
5. Revalidez-le puis ré-importez les données dans Ciel Déclarations Sociales (menu TRAITEMENTS, commande
CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - RENVOYER DONNÉES DADSU).
6. Dans Ciel Déclarations Sociales, cliquez sur le bouton pour actualiser les données et ainsi
prendre en compte les modifications importées.
Contrôler et compléter la déclaration
1. Dans Ciel Déclarations Sociales, toutes les zones incomplètes ou incohérentes sont encadrées en
rouge. Cliquez sur chaque bouton pour passer en revue toutes les
zones.
2. Cliquez dans la zone pour saisir votre correction.
3. Si vous avez des honoraires à saisir, sélectionnez la déclaration et cliquez sur le bouton [Honoraires].
4. Avant d’envoyer la DADSU, vous pouvez lancer un ultime contrôle via le bouton .
Double-cliquez sur une ligne d’erreur pour accéder à la rubrique correspondante.
Guide d’accompagnement DADSU
20
Etape 7 : envoi de votre DADSU
Où déposer votre DADSU ?
Vous déposez votre DADSU sur le portail déclaratif via le logiciel Ciel DirectDéclaration. Ciel
DirectDéclaration permet d'envoyer les déclarations et de suivre l'avancement de vos démarches auprès
de chaque organisme destinataire. Ce dernier doit être installé sur votre ordinateur.
Envoyer votre DADSU
Au préalable, vous pouvez saisir une référence de votre choix pour la déclaration. La référence de la
déclaration peut faciliter son identification dans les échanges émetteur-récepteur.
1. Sélectionnez la déclaration à envoyer et cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez le mode d’envoi que vous utilisez.
• Je déclare en ligne : vous télédéclarez via l’application Ciel DirectDéclaration. Celle-ci s’ouvrira automatiquement
à la validation de cette fenêtre.
• Autre emplacement : choisissez l’emplacement sur votre ordinateur où le fichier sera généré. Vous
devrez ensuite le déposer sur le site net-entreprises.
3. Sélectionnez si l’envoi est destiné à une procédure de test ou à un envoi réel.
• Envoi test : vous pouvez envoyer la DADSU autant de fois que nécessaire. Vous recevrez le bilan des
contrôles quel que soit le résultat obtenu (KO ou OK). Aucune donnée n’est conservée par le récepteur
par conséquent vous devrez effectuer un envoi en réel avant la date d’échéance.
• Envoi réel : la déclaration est définitivement prise en compte par le ou les organismes destinataires.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Contrôles du fichier par les partenaires sociaux
Après réception du fichier DADSU, vous recevrez un compte-rendu d'exploitation qui constitue un bilan
global du traitement de votre déclaration.
Copyright 2012 Ciel
Guide d’accompagnement DADSU - V19.5/12.5/6.5 - 11.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Les nouveautés de Ciel Professionnel indépendant
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6
L’accueil Ciel ...................................................................................................................6
Mon compte Ciel ..............................................................................................................6
Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6
Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ..............................................................7
Modification des emprunts.................................................................................................7
Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle.....................................................8
Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8
Solde évolutif ..................................................................................................................8
Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8
FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8
Modification de l’historique des archives ..............................................................................9
Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9
Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................9
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel indépendant....................... 10
Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure ................................................................... 10
Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure ................................................................. 10
Récupérer un dossier ................................................................................... 12
Présentation.................................................................................................................. 12
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14
Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 15
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 16
Vérifications après récupération ....................................................................................... 21
L’historique des nouveautés............................................................... 24
Les nouveautés de la version 9.10 ............................................................... 24
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 24
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 28
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage
à la méthode dérogatoire .................................................................................................... 31
Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 33
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 33
Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP) ............................. 33
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 33
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 33
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 34
Mise à jour automatique ................................................................................................. 34
Localisation automatique................................................................................................. 34
Les nouveautés de la version 10.10 ............................................................. 35
Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 35
PDF en couleur .............................................................................................................. 35
Les nouveautés de la version 10.20 ............................................................. 36
Récupération Ciel Compta libérale .................................................................................... 36
Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 37
Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 37
Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 38
Saisie des relevés bancaires ............................................................................................ 38
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 38
Besoin d’aide................................................................................................................. 39
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 39
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 39
Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 39
Points de restauration..................................................................................................... 40
Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes ......................................... 40
Gestion des remises en banque........................................................................................ 40
Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 40
Les nouveautés de la version 11.60 ............................................................. 41
La télédéclaration .......................................................................................................... 41
Les nouveautés de la version 12.0 ............................................................... 43
Changements d’interface................................................................................................. 43
Les aperçus................................................................................................................... 44
Préférences facturation ................................................................................................... 45
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 46
Recherche de pièces ....................................................................................................... 46
eBay ............................................................................................................................ 46
Affichage des écritures ................................................................................................... 47
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 47
Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 47
Unité des articles ........................................................................................................... 47
Mise sous surveillance .................................................................................................... 47
Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 48
Les nouveautés de la version 13.0 ............................................................... 49
Personnalisation des polices ............................................................................................ 49
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 49
Modèles de pièces clients ................................................................................................ 49
Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 49
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 50
Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 50
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 50
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 50
Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 50
Les nouveautés de la version 13.50 ............................................................. 51
DGFiP ........................................................................................................................... 51
Déclaration 2035 ........................................................................................................... 51
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 52
Les barres d’actions ....................................................................................................... 52
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 53
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 53
Les actions flash ............................................................................................................ 53
Service à la personne ..................................................................................................... 53
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 53
Affaires......................................................................................................................... 54
Les nouveautés de la version 14.50 ............................................................. 55
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 55
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 56
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 56
Insertion automatique .................................................................................................... 56
Correcteur orthographique .............................................................................................. 56
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 57
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 57
Duplication des écritures ................................................................................................. 57
Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 58
Amélioration de la gestion des affaires .............................................................................. 58
Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel ........................................................ 58
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 59
Les nouveautés de votre logiciel
6
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés de la version 16.00.
L’accueil Ciel
A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente.
Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment.
Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
• Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document.
• J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel.
• Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines
fonctions.
• Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes
vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de Professionnel indépendant.
• J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous
entraîner et vous familiariser avec votre logiciel.
• J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Professionnel indépendant auparavant, vous pouvez directement
ouvrir vos dossiers de travail.
• Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société.
Mon compte Ciel
A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel].
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous
trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger.
Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel
en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone
Trouvtoo.
Enrichissement de l’Intuiciel
L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces
trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement
d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou
Les nouveautés de votre logiciel
7
de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de
celui-ci s’affichent.
Affichage du numéro de mouvement d’une écriture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ.
L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de
mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture.
Modification des emprunts
Menu MON ARGENT - commande EMPRUNT.
La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez
maintenant saisir un autre type d’emprunt.
Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements
d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
Dans la liste des emprunts
Vous disposez de nouveaux boutons :
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
A la création d’un emprunt
Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Dans la fiche d’un emprunt
Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la
barre d’actions et vous permettent de :
• modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
• générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement
en comptabilité.
Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Les nouveautés de votre logiciel
8
Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Un bouton [Calculer les échéances] est présent dans la barre d’actions. Vous accédez toujours à cette
commande par un clic-droit.
Et, vous pouvez calculer les remboursements d'emprunts en tenant compte des dates d’échéance de
paiement en vous positionnant sur la ligne Remboursements d'emprunts.
Lorsque vous avez des emprunts en simulation, un message vous demande si vous voulez les inclure ou
non dans le calcul.
Indication des valeurs forcées dans les liasses
Menu ETATS - commande LIASSE 2033 ou LIASSE 2035.
Dans l'aperçu de la déclaration 2033 ou de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées
apparaissent en rouge.
Solde évolutif
Menu COMPTA - commande CONSULTATION D'UN POSTE
Menu COMPTA - commande POINTAGE MANUEL.
Menu COMPTA - commande POINTAGE AUTOMATIQUE.
Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer
rapidement des erreurs de pointage.
Commentaire sur l’origine des pièces clients
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES.
Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de
la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité.
FlashCode et CodeQR
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type codeQR. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Les nouveautés de votre logiciel
9
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont
classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou
clôture d’exercice).
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR.
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Modification de la préférence Codes postaux et Villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
La migration d’une ancienne version
10
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de votre logiciel Ciel, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel
indépendant
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne application Ciel.
2. Dans le menu AIDE ou ?, activez la commande À PROPOS DE CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Le numéro
de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de votre logiciel Ciel, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier, page 12.
Avec la dernière version de Ciel Professionnel indépendant vous disposez désormais d'un logiciel
totalement nouveau. Ainsi, son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur, qui sont les
suivantes.
• Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé.
• Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés.
• Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwpi.exe.
Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure
Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Et,
votre dossier doit simplement être mis à jour pour pouvoir être exploité.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Cliquez sur votre dossier.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Professionnel
indépendant.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier
Présentation
Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 6.00 vers
Ciel Professionnel indépendant version 7.00 et supérieure vous est détaillée.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de votre nouvelle version de Ciel Professionnel
indépendant.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération. Nous commencerons par les éléments non récupérés.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération va
travailler sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre
ancien dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Professionnel
indépendant :
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Professionnel
indépendant intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont
livrés dans cette nouvelle version.
Les notes de listes
Cette fonction permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Celle-ci n'existe plus.
Le lien Word
Cette fonction n'est plus disponible.
Publiable sur Internet
Cette fonction était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible.
Pièces avec valeurs négatives
Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité a été saisie en
négatif) ne sont pas récupérées. Le compte rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces
concernées.
Autoriser les saisies en francs avec des espèces jusqu'au...
Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Exercice) n'est plus disponible.
Devise de référence
Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible.
Type d'activité
Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible.
La migration d’une ancienne version
13
Les postes par défaut
Les 4 postes par défaut (cf. image ci-dessous) ne sont plus disponibles.
Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE)
Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible.
Les écritures en attente
Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la création d'écritures dites en
attente. Il s'agissait d'écritures créées «en avance» et qu'il suffisait de valider pour qu'elles soient prise en
compte.
Ces écritures en attente pouvaient être générées soit manuellement, soit par les emprunts, soit enfin par
les écritures périodiques.
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant n'autorisent plus ce type d'écritures. Elles ne
seront donc pas récupérées. Voir Contrôles avant récupération, page 14.
Les écritures en dehors des dates limites de saisie
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent une période de saisie de 48 mois
maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées.
Les emprunts
Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois,
ces emprunts ne seront pas récupérés.
Les immobilisations
Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type
d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations
ne seront pas récupérées.
Les dépenses et les recettes incomplètes
Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la saisie d'une dépense ou d'une
recette dans laquelle vous pouviez renseigner le poste de TVA ainsi que le montant, mais en ignorant le
taux. Ces écritures ne seront pas récupérées.
La migration d’une ancienne version
14
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera
une récupération partielle de certains éléments.
Vérification des prochains codes
1. Depuis le menu DOSSIER choisissez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Codes. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle
présentée ci-après.
3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes.
Les écritures en attente
Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), les écritures
en attente ne seront pas récupérées.
Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les valider avant de lancer la récupération.
Les immobilisations
Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines
immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et la durée indiquée n'est
pas en année entière).
Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la récupération.
Les emprunts
Comme vous l'avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certains
emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois).
Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la récupération.
Les dépenses et les recettes incomplètes
Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines
écritures sans taux de TVA ne peuvent pas être récupérées.
Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les modifier afin d'y indiquer le taux de TVA avant de
lancer la procédure de récupération.
Monnaie du fichier
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en
euros.
La récupération depuis un dossier en francs n'est donc pas possible.
La migration d’une ancienne version
15
Si c’est le cas, vous obtiendrez le message ci-dessous.
Vous devrez alors basculer votre dossier en euros avant de lancer la récupération.
Dossier ouvert
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec
votre ancienne version de Ciel Professionnel indépendant.
Si c’est le cas, vous obtiendrez le message présenté ci-dessous et la récupération sera abandonnée.
Informations complémentaires avant récupération
Avant de lancer la récupération, il vous sera utile de connaître quelques informations complémentaires .
Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains
cas.
Taux de TVA
Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les
postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier.
Echéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Pièces en francs
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en
euros.
Si dans votre ancien dossier, des pièces en francs sont présentes, elles seront récupérées mais converties
en euros.
Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, il vous faudra utiliser votre ancienne version.
La migration d’une ancienne version
16
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions va générer la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Voici la liste des postes en question :
• 671000 Charges exceptionnelles (pour les écarts de règlements)
• 699800 Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes)
• 771000 Produits exceptionnels (pour les écarts de règlements)
• 799800 Recettes personnelles (pour les recettes mixtes)
• 445510 TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445670 Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445810 Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 110000 Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux)
• 120000 Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 129000 Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement
sur les pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il
est renseigné) sera repris et placé dans les devis.
La récupération de votre ancien dossier
Afin d'optimiser au maximum la mise à jour de votre ancien dossier, il est conseillé de prendre
connaissance des paragraphes précédents avant de lancer la récupération.
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre dossier avant de lancer cette procédure
de récupération.
Démarrer Ciel Professionnel indépendant
1. Double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le bureau pour ouvrir la nouvelle version de Ciel
Professionnel indépendant. La fenêtre d'ouverture des dossiers s'affiche.
2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Professionnel indépendant.
3. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.
La migration d’une ancienne version
17
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Professionnel indépendant.
Vous obtenez alors la liste des anciens dossiers dans une fenêtre comme ci-dessous.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix.
Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner
manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Sélectionnez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche de nouveau.
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche
enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à ouvrir puis validez à l'aide du bouton [OK].
Une fois le dossier sélectionné, la procédure de récupération commence.
Mise à niveau de votre ancien dossier
Si votre ancien dossier n'est pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la
récupération proprement dite. Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence.
La migration d’une ancienne version
18
Une fenêtre indique la progression du traitement :
Une fois ce premier traitement réalisé, un compte rendu, semblable à celui présenté ci-après, peut
éventuellement s'afficher.
Il est conseillé d'enregistrer ou d'imprimer ce compte rendu afin de tenir compte des remarques et
modifications éventuelles à la fin de la récupération. Une fois ceci fait, fermez la fenêtre.
Il est possible que la mise à niveau de votre ancien dossier ne génère pas de compte rendu.
Les trois méthodes de remplissage
La deuxième étape de la récupération débute alors. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
Cette fenêtre vous permet d'indiquer la méthode que vous souhaitez utiliser pour récupérer les postes et
les comptes de votre ancien dossier.
La migration d’une ancienne version
19
En effet, la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est un redéveloppement complet. Pour
cette raison, certaines options sont gérées de façon différente.
Afin de bien comprendre les trois méthodes de remplissage, voici l’exemple d’une fiche d'un poste de
dépense de votre ancienne version du logiciel. Cette fiche contient notamment les deux informations
suivantes : le Code et le Compte.
Dans la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant, la fiche d'un poste ne contient plus qu'une
seule information nommée Code.
Les 3 méthodes proposées pour la récupération des postes sont les suivantes :
Affecter l'ancien poste
Cette première méthode, sélectionnée par défaut, affectera au poste récupéré le code de l'ancienne
version. Dans l'exemple ci-dessus, le code du poste « Achats » après récupération sera « 08 ».
Affecter l'ancien numéro de compte
Cette seconde méthode affectera comme code au poste récupéré le compte de l'ancienne version. Comme
ce dernier peut avoir été affecté plusieurs fois, le logiciel ajoutera automatiquement un suffixe sous forme
d'un compteur (1, puis 2, puis 3, etc.).
Dans l’exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607000 ». Si un autre poste possède
ce même compte, il sera alors récupéré sous la forme « 607001 ».
Affecter la racine de l'ancien numéro de compte et ajouter l'ancien poste
Cette troisième méthode affectera comme code au poste récupéré les trois premiers caractères du compte
de l'ancienne version suivi du code de l'ancienne version.
Toujours avec le même exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607-08 ».
1. Cochez la méthode de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Récupérer] pour lancer la récupération de l'ensemble des données de votre
ancien dossier.
3. Si vous souhaitez interrompre immédiatement cette procédure, cliquez alors sur le bouton [Annuler].
Dans certains cas, vous pouvez souhaiter réaliser une récupération partielle de vos informations.
Vous disposez pour cela du bouton [Mode avancé>>>]. Voir La récupération des bases uniquement,
page 21.
La récupération de votre dossier
Après avoir validé la fenêtre précédente, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération.
La migration d’une ancienne version
20
Une fois le traitement terminé, un message s'affiche.
• Cliquez sur le bouton [OK].
Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche.
Elle détaille l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais aussi les éléments non
récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou erronées.
La colonne Type indique le genre d'informations relevées :
• Note : les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à
des données qui ont été modifiées après récupération.
• Alerte : les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec
certains paramètres incomplets.
• Erreur : les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la
non récupération d'une donnée.
La colonne Commentaire donne des explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur.
1. Pour imprimer ce compte rendu, cliquez sur l'icône Imprimante située en haut à droite de la fenêtre.
2. Fermez ensuite la fenêtre du compte rendu.
Le dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est maintenant ouvert.
Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte sur le bureau. Ceci
vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser des vérifications ou modifications dans
votre nouveau dossier.
Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21.
La migration d’une ancienne version
21
La récupération des bases uniquement
Dans certains cas, soit sur les conseils de nos techniciens, soit après une première tentative de
récupération totale, une récupération partielle de vos informations peut être préférable.
Il est conseillé d'utiliser cette récupération des bases dans le cas où la récupération totale, décrite au
paragraphe“La récupération de votre dossier”, page 19, vous donne un compte rendu avec beaucoup
d'erreurs.
Pour cela, vous disposez d'un bouton [Mode avancé>>>] accessible depuis la fenêtre détaillée au
paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez la fenêtre suivante.
:
La partie droite qui s'affiche vous donne accès à l’option Récupération des bases uniquement.
Si vous cochez cette option, voici les éléments qui pourront être récupérés et ceux qui ne le seront pas :
La méthode de remplissage des codes des postes sera prise en compte dans le cas d'une récupération
uniquement des bases. Reportez-vous au paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18.
Cette récupération des bases se déroule ensuite comme pour une récupération totale avec, une fois le
traitement terminé, l'édition d'un compte rendu.
Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications
que vous pouvez être amenés à réaliser sur votre nouveau dossier.
Taux de TVA
Si un taux de TVA existait dans votre ancien dossier mais n'était pas utilisé dans les postes, il a été
automatiquement créé dans le nouveau dossier.
Eléments récupérés Eléments non récupérés
paramètres écritures
postes devis
immobilisations factures
clients fournisseurs et prospects avoirs
articles règlements
agenda
La migration d’une ancienne version
22
Le taux de TVA par défaut
Vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut.
1. Cliquez sur menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉS, pour accéder aux paramètres de votre
nouveau dossier.
2. Dans l’onglet Divers, renseignez le taux de TVA par défaut pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation
de cette nouvelle version.
Échéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Pièces en francs
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en
euros.
Si dans votre ancien dossier des pièces étaient en francs, elles ont été récupérées mais converties en
euros.
Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, vous devez utiliser votre ancienne version, toujours
présente sur votre disque dur.
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement
sur les pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant a
été repris et placé dans les devis.
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Les écritures de factures et de règlements
Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux
règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des
règlements récupérés.
Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la
pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par
exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés.
Les encours clients
Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs.
2033-Régime simplifié
Si votre régime fiscal est 2033-Régime simplifié, vous devez reprendre chacun des postes afin de lui affecter
le code 2033.
La migration d’une ancienne version
23
Modes de paiement
Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun 2 modes de paiement
dans la nouvelle version :
• un premier mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée,
• un second mode pour les recettes avec cette même option, mais cochée.
L’historique des nouveautés
24
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 9.10.
Les nouveautés de la version 9.10
Nous allons détailler ici les nouveautés de la version 9.10 de Ciel Professionnel indépendant.
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les trois points suivants :
• révision de la durée d'amortissement,
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat,
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les deux premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est : = 100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après deux ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les deux années qui suivent. On passe
donc de 5 à 4 ans. À partir du 31/12/2006, le passage d'une dotation est de 30, au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
À compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10.
L’historique des nouveautés
25
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
26
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les deux premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est : = 1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600, soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la fiche de l'immobilisation cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
27
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est : = 1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
28
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les
éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à
chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et
sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité.
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005, à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est : = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
À l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d’une durée prévue d’utilisation fixée à 5 ans.
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
L’historique des nouveautés
29
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis
sa valeur dans la zone .
4. Sur les lignes suivantes, saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
L’historique des nouveautés
30
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
On obtient la liste des immobilisations suivante
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 24..
L’historique des nouveautés
31
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage
à la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle
régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
32
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche
concernant les éléments suivants :
• la date de début d'amortissement,
• les valeurs d'achat et à amortir,
• le mode d'amortissement,
• la durée,
• la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
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Les nouveautés de la version 10.0
Nouvel Intuiciel
Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet
d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu TRAITEMENTS de
votre application.
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet
d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS
de votre application.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de
négocier par avance avec vos partenaires financiers.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
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Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Professionnel
indépendant.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client, fournisseur ou prospect - Onglet Fiche
A partir d’une pièce commerciale : devis, factures, avoirs.
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
35
Les nouveautés de la version 10.10
Gestion de la norme DEEE
Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
La nouvelle loi DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article.
A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les
affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.
Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 10.20
Récupération Ciel Compta libérale
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - RÉCUPÉRATION - RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE
Vous pouvez récupérer dans Ciel Professionnel indépendant un dossier de Ciel Compta libérale. Tous les
éléments (listes des clients, écritures, postes, paramètres de votre société, etc.) de votre dossier Compta
Libérale sont récupérés. Cette commande est utile si vous souhaitez gérer des ventes et achats à partir
d'une société et comptabilité existantes sans avoir à tout re-saisir.
1. Si vous avez lancé Ciel Compta libérale, vérifiez que le dossier à récupérer est fermé.
Dans Ciel Professionnel indépendant :
Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez la commande RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE (menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES
- RÉCUPÉRATION). Une fenêtre s'ouvre et affiche la liste des dossiers Compta Libérale.
3. Sélectionnez le dossier à récupérer.
4. Si le nom de votre dossier n'apparaît pas, vous pouvez le sélectionner manuellement. Pour cela, choisissez
la ligne .
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous avez choisi la sélection manuelle
• Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez chercher votre dossier. Une fois que vous l'avez sélectionné,
cliquez sur le bouton [Ouvrir].
6. A la fin du traitement, une fenêtre vous informe si la récupération s'est bien effectuée.
Attention §
Vous devez posséder la dernière version de Ciel Compta libérale et de Ciel Professionnel
indépendant.
L’historique des nouveautés
37
Les nouveautés de la version 11.0
Pièce commerciale client : Saisie Document
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un
prospect rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard».
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de
la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS).
Exemple : Extrait d'un devis
Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel - Rubrique Saisie Document.
L’historique des nouveautés
38
Gestion des factures d’acompte
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL.
Saisie des relevés bancaires
Menu MON ARGENT - commande RELEVÉS BANCAIRES
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement
dans Ciel Professionnel indépendant.
Un assistant vous guide à travers différentes étapes.
• Étape 1 : choix du poste
• Étape 2 : choix du mode de saisie
• Étape 3 : informations relevé bancaire.
Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).
Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportez-vous à la rubrique
correspondante dans l’aide intégrée au logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible
s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
L’historique des nouveautés
39
Besoin d’aide
Icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Générer des écritures au format RImport
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Onglet Destination du transfert
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir
1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture
dans la fenêtre Liste des avoirs.
Préférences de saisie d'une pièce commerciale
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE
Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des
pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour :
• une saisie Standard
• une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente).
• avoir le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
L’historique des nouveautés
40
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Professionnel indépendant vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de
restauration ne remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic-droit) des listes.
Gestion des remises en banque
Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ.
Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en
banque.
Format d’import relevé bancaire OFX
Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés de la version 11.60
La télédéclaration
La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et
depuis votre logiciel, via internet.
Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration.
Souscription et paramètres
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION
La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des
informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration.
1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration,
cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation.
2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Télédéclaration.
Onglet Informations DGFiP
Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035
générée dans votre logiciel Ciel.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et
permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre
des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts.
4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire
EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET.
Attention !
La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé
procédure EDI DGFiP.
L’historique des nouveautés
42
Onglet Compléments
5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration :
• votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou,
• votre Expert comptable ou,
• votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible.
Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET.
6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste
déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Télédéclarer
Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE
Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous
avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises.
1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer
directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous
indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration.
2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets,
cliquez sur le bouton [OK].
Le message suivant s’affiche :
3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques).
• Envoyer vers un autre organisme : vous passez par Ciel directDéclaration pour une transmission vers un
autre organisme que la DGFiP, comme une A.G.A.
• Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
• Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté
des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes.
4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 12.0
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Onglets
Navigation par onglet
Barre de titres
Navigation multi-fenêtres
L’historique des nouveautés
44
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans la fiche d’un client ou fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant audessus
de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur ou prospect).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser en PDF
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . Adobe Reader®
s’ouvre et affiche l’aperçu.
Afficher l’aperçu dans une liste
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers,
d’un article, d’une immobilisation, directement depuis sa liste.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu et cochez l'option Afficher l'aperçu.
Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options].
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Si d’autres états que la fiche
standard sont disponibles,
vous pouvez en choisir un
en cliquant sur le bouton
[].
L’historique des nouveautés
45
Préférences facturation
Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales à
utiliser par défaut.
Modèles de dessins
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins
Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez
choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si
vous cochez l’option :
• Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état
par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise».
• Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état
de la pièce et vous devrez en sélectionner un.
Saisie
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie
Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi
que les options de saisie des clients et des articles.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
L’historique des nouveautés
46
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone
Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en
sélectionner un.
Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande
CONTACTS - bouton [Créer]).
Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Recherche de pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES
Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et
factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non.
Vous pouvez faire une recherche des pièces :
• validées, non validées ou les deux
• réglées, non réglées ou les deux
• transférées, non transférées ou les deux
Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
eBay
Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY
Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.
Vous devez avoir un compte eBay.
À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions :
• Bien démarrer sur eBay
Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay.
• Paramètres eBay
Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que
vous mettrez en ligne.
• Créer une annonce
Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay.
• Liste des annonces
Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos
annonces mises en ligne.
• Créer un modèle d’annonce
Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres
articles.
• Liste des modèles d’annonce
Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans
le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce.
• Ouvrir le site eBay
Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr
Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
47
Affichage des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES
À partir de la liste des écritures, vous pouvez afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de
dépenses/recettes. Pour cela, dans la zone Afficher les, vous disposez de deux nouvelles options :
• Lignes dépenses/recettes : vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre
liste sous forme de dépenses/recettes.
• Lignes comptables : vous obtenez le détail de votre écriture sous forme de débits/crédits. Les montants
qui s'affichent doivent balancer autrement dit le total débit doit être égal au total crédit.
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans une fiche client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux
boutons sont disponibles :
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
• : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre
fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe.
Saisie de la part professionnelle
Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE ou NOUVELLE RECETTE
La part professionnelle peut être renseignée, à présent, par un montant (en valeur) et non plus
uniquement en pourcentage.
Valable uniquement pour les dossiers en 2035.
Unité des articles
Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS - bouton [Créer]
Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc).
Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'existe pas dans votre
dossier, vous pouvez directement l’ajouter en cliquant sur le bouton [Créer].
Mise sous surveillance
Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
48
Envoyer un e-mail
Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS...
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS...
Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est
accessible.
L’historique des nouveautés
49
Les nouveautés de la version 13.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles/prestations, postes, codes
analytiques, modes de paiement, eco-participations, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures,
écritures périodiques, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, rappels, règlements, écritures.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Modèles de pièces clients
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Il possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos
éléments (logo, colonnes...).
Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont
concernés.
De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées :
• la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte,
• le type du modèle : Dessin,
• le nom du modèle.
L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle.
Gestion du statut dans les devis
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis
Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez
plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation.
Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un
clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER.
L’historique des nouveautés
50
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans
la fiche article.
Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE.
La fiche de l’article est alors actualisée.
Gestion des articles inutilisés
Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS
Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de
l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération. Ces informations sont :
• pour les opérations de recette et de dépense : le montant, le poste, le libellé.
• pour les opérations de virement : le poste bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de
la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie
automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit).
Affichage du tableau de bord de date à date
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord
Les données annuelles du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous
pouvez modifier ces dates en cliquant dessus.
L’historique des nouveautés
51
Les nouveautés de la version 13.50
DGFiP
Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle
résulte de la fusion de la direction générale des impôts et de la direction générale de la comptabilité
publique. Ciel Professionnel indépendant est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant
remplacer la DGI.
Déclaration 2035
Menu ETATS - commande LIASSE FISCALE - 2035
Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance
Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes
qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée).
Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration.
Télédéclaration : gestion du double envoi
La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par
défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner
les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A.
L’historique des nouveautés
52
Les nouveautés de la version 14.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
53
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...).
Service à la personne
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne.
Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE
Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services
à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création
de dossier.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis
votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un
agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande
INTERVENANTS.
Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une
attestation fiscale...
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
L’historique des nouveautés
54
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre
logiciel).
Affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires permettent de réaliser des objectifs sur vos ventes et d’établir une comparaison avec vos
prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Par exemple, vous voulez connaître toutes les ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire
pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.
Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre
logiciel).
L’historique des nouveautés
55
Les nouveautés de la version 14.50
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance
Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance
Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mes états et statistiques.
Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la
déclaration 2035.
Cet état présente, dans l'ordre suivant :
• les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après
calcul,
• les soldes des postes patrimoniaux triés par classe,
• le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.
Vous ne pouvez éditer cet état que si votre régime fiscal est 2035-BNC.
L’historique des nouveautés
56
Les nouveautés de la version 15.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement
vos immobilisations...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...
que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Copyright Ciel 2012
Ciel Professionnel indépendant - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPI 16.0 - 05.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
L’historique des nouveautés
57
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant
la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients: accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, onglet Banque.
• postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB.
Duplication des écritures
Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCRITURES
Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION
Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE
Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible
à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin
de la liste des écritures.
L’historique des nouveautés
58
Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton .
Nouvelle saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Amélioration de la gestion des affaires
Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UNE AFFAIRE
Vous pouvez consulter les factures, encours, devis, avoirs... liés à votre affaire. Vous pouvez ainsi avoir
un suivi détaillé sur votre affaire.
La fenêtre Consulter une affaire s’affiche. Vous retrouvez les pièces commerciales liées à votre affaire,
réparties dans les différents onglets (factures, encours, devis...).
Vous pouvez également accéder à cette fenêtre depuis la liste des affaires ou la fiche de l’affaire.
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES
Vous pouvez maintenant effectuer une recherche par affaire, sur toutes les affaires ou sur une affaire en
particulier que vous pouvez sélectionner en cliquant sur l’icône d’appel de liste [...].
Menu ETATS - commande ETATS AFFAIRES
Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de la
liste de vos Affaires en cours, ou bien créer un Echéancier de vos pièces commerciales associés à une ou
plusieurs affaires.
Menu ETATS - commande STATISTIQUES AFFAIRES
Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de
plusieurs états relatifs aux statistiques de vos affaires.
• Comparaison du CA par affaire,
• Détail des pièces par affaire,
• Evolution du CA de l’affaire,
• Graphique comparatif du CA de vos affaires,
• Statistiques de pièces par affaire.
Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel
Vous pouvez maintenant, depuis l’assistant de création de dossier, choisir de récupérer un dossier existant
que vous avez déjà créé dans Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile.
De plus, la récupération d’un dossier depuis Ciel Compta libérale est maintenant accessible depuis
l’assistant de création de dossier.
Pour plus de détails sur la récupération de dossier dans l’assistant de création, reportez-vous à l’Aide
(touche F1).
L’historique des nouveautés
59
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale et
Gestion commerciale Évolution
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence
ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
3
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
• le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel.
• le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques
Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur).
• Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................5
Documentation........................................................................................................................ 6
Si vous débutez ....................................................................................................................... 7
Entraînez-vous...................................................................................................................... 11
Création et mise en place d’un dossier......................................................18
Créez votre dossier ............................................................................................................... 19
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 22
Créez les données de base .................................................................................................... 24
Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................38
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 39
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 55
Gestion de production ........................................................................................................... 56
Commandes des articles en rupture....................................................................................... 57
Les états ...................................................................................................58
Principes généraux ................................................................................................................ 59
Les états articles.................................................................................................................... 61
Les états clients fournisseurs................................................................................................. 64
Les états analyses.................................................................................................................. 70
Traitements de fin d’année .......................................................................73
L’assistant Top Clôture.......................................................................................................... 74
Le journal comptable............................................................................................................. 75
La régulation des stocks........................................................................................................ 76
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) ...................................................................... 77
Gestion des dossiers.................................................................................79
La sauvegarde ....................................................................................................................... 80
La restauration ...................................................................................................................... 81
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 83
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................84
La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 85
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 87
La relation client.................................................................................................................... 88
Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 89
Liste des ordres de production .............................................................................................. 90
Les factures d’abonnement.................................................................................................... 91
Les factures multi-échéances ................................................................................................ 92
Les infos «perso»................................................................................................................... 93
La gestion des sociétés.......................................................................................................... 93
Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 93
Index ........................................................................................................94
Prise en main
Prise en main
6
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
La formation Flash
Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, cliquez
sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
La formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (au format PDF)
accessibles depuis le menu AIDE :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale
Evolution.
• le Manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient trois
autres supports additionnels :
• la Présentation générale qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
• le Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de
personnaliser vos éditions.
• le Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord.
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la
touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Prise en main
7
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille
• Les clients
• Les fournisseurs
• Les représentants
• Les familles d'articles
• Les articles
Voir Créez les données de base, page 24.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Prise en main
8
La fenêtre Article s’affiche.
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 28.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
Saisissez toutes les informations
caractérisant l’article.
Le code article est obligatoire.
Validez la création de votre
article en cliquant sur le bouton
[OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro du devis est
obligatoire.
Validez la création de votre
devis en cliquant sur le bouton
[OK].
Prise en main
9
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé-
rant directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. Cliquez sur le bouton
[Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou
TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE.
2. Confirmez le traitement.
3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles,
contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes,
bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement
de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
10
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous
ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre société
Etablissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Prise en main
11
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,
présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
[J’ouvre la société exemple].
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
Prise en main
12
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou
encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions.
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut.
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez
le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la
personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple
et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Barre de titre Barre de menus
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Prise en main
13
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme
d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le
plus souvent.
Prise en main
14
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d'icônes s’affiche.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
15
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement
sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
16
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application
:
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Gestion commerciale,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble
des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Prise en main
17
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix.
2. Renseignez le Nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.
4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation
Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
• Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>]
ou bien,
• Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien
Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération
d’un dossier, page 21.
Création d’un nouveau dossier
Monnaie du dossier
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
• cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies
lors de votre référencement.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Création et mise en place d’un dossier
20
Paramétrage des décimales
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les
taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.) à l'aide de ce même bouton.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 20.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 21.
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
21
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
Création et mise en place d’un dossier
22
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Facturation, Numérotation, Banque) du
dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de
l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité,
Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet Paramètres, définissez :
• les dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de Début et de fin de période de saisie,
• la date de Début des objectifs. La date de fin se calcule automatiquement,
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements.
• les principaux comptes et journaux,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela,
cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées.
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-
échéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Création et mise en place d’un dossier
23
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cet fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements
bancaires utilisés par la société.
Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, paramètres pour obtenir tout le détail sur les
paramètres de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
24
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures,
etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Création et mise en place d’un dossier
25
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées),
etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou
par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par
tranches peut être appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au
montant ou à la quantité de l'article.
• par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du
montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions pour obtenir plus de détails.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
représentants.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres
de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Création et mise en place d’un dossier
26
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
Identification du fournisseur
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement
d'une entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Création et mise en place d’un dossier
27
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses (principale et autres adresses) du fournisseur.
Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Compta
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.
Autres
4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
5. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
Création et mise en place d’un dossier
28
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
• Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte ainsi que la Clé RIB.
Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés
d'Identité Bancaire (R.I.B.).
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode
de création des familles d’articles.
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service
ou bien des produits annexes (port, etc.).
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Création et mise en place d’un dossier
29
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement
calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
Vous n'avez pas accès aux
zones Cde client et Cde fourn.
car elles sont automatiquement
calculées en fonction
des commandes achats et /
ou ventes non soldées.
Création et mise en place d’un dossier
30
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé-
rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes
(fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est active.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS
DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée
dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un
coefficient.
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Création et mise en place d’un dossier
31
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs
et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante
sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas
en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cliquez sur le bouton .
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
Pour modifier, ajouter ou supprimer
des tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille des tarifs
et effectuer des croisements
entre les quantités et les tarifs,
cochez le mode
Visualisation.
Création et mise en place d’un dossier
32
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller,
importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour
Windows gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 22.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques,
affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie.
6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement
repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article,
• les codes de TVA et TPF.
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Création et mise en place d’un dossier
33
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
Conditionnement
12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles pour obtenir tout le détail sur les
nomenclatures.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution.
Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS.
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Création et mise en place d’un dossier
34
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement
l'établissement d'une entreprise.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains
critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés
de comptes.
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client.
2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client.
3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante.
4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse
électronique, son adresse Internet.
5. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est
plus correcte.
Création et mise en place d’un dossier
35
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement
dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Facture
5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de
la saisie des pièces commerciales.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution
pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Divers
6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez
pas le relancer.
Tarifs
7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi,
l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Création et mise en place d’un dossier
36
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu
de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en
banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous
autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de
votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA].
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Voir Gestion avancée des relances clients, page 89.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS.
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous
pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des
prospects.
Les informations concernant
l’Identification bancaire sont
disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Création et mise en place d’un dossier
37
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir
une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour
ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez
l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte.
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en
prendre en compte.
5. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs
et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
6. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
7. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
.
Saisie et traitements des pièces commerciales
Saisie et traitements des pièces commerciales
39
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant
prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients
(menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un
client ou un fournisseur.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée,
• la saisie standard,
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces commerciales de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande,
etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées
par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Saisie et traitements des pièces commerciales
40
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes,
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total,
choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de
facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les
types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Saisissez les informations directement
dans la pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
41
L’assistant Top Facture
Menu VENTES - commande TOP FACTURE.
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer
puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton
[OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez
toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce
commerciale client, page 42.
Transférez une pièce commerciale
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes,
les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert
de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[OK].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique
que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47.
Saisie et traitements des pièces commerciales
42
Liste des pièces clients
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS.
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créez une pièce commerciale client
Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez
sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 39.
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez
sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou
fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
Saisie et traitements des pièces commerciales
43
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Mode de règlement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités,
cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de
l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR
L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le
dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par
colis, l’unité.
Les lignes de sous-total
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser
1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total
Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total
après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
Saisie et traitements des pièces commerciales
45
3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter
une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...).
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement
par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation
(menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
Société et Adresse
Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche
client est indiquée. Vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La
fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet.
Forme juridique
Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
Contact
2. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement
dans la zone Tarif.
3. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation,
impression de la pièce commerciale...).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez
sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 41.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant
le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le
devis dans la fenêtre Liste des factures.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Saisie et traitements des pièces commerciales
48
Transférez une pièce commerciale de vente
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le
menu AIDE.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Saisie et traitements des pièces commerciales
49
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous
permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la
pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez
sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Saisie et traitements des pièces commerciales
50
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous
devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez
, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton .
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au
format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE.
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Saisie et traitements des pièces commerciales
51
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant,
etc.
Les règlements
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
Saisissez un règlement
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez
régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou
Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création
ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de
règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de
chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement
SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou
un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et
vous pouvez alors saisir vos précisions.
Saisie et traitements des pièces commerciales
52
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se
grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si
votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Saisie et traitements des pièces commerciales
53
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs
factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement
soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes
et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture.
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir
qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous
pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
54
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ.
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs
de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les
détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés.
Saisie et traitements des pièces commerciales
56
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION.
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de
vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les
stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE.
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin
de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera
déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander.
Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans
les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Les états
Les états
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Principes généraux
Les différents types d’états
Les états peuvent être regroupés de la façon suivante :
Les états articles
Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles,
catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs :
portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients,
etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur
commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi
précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale
celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel.
Les états
60
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez
le curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, décochez cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
Les états
61
Les états articles
Inventaire des articles
Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES.
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce
stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).
Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article
apparaîtront dans cet inventaire.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille
d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous
permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES
STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 76.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
62
Catalogue des articles
Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une
famille ou ceux d’un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous
souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent
à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de
sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire
figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
Nomenclature des articles
Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES.
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le
bouton pour choisir une famille d'articles.
2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option
correspondante.
3. Choisissez la présentation de la nomenclature :
• Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition.
• Par article composant.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état.
Capacité de fabrication
Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION.
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable
des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
Les états
63
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche
2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés.
Sélectionnez l’option de votre choix.
3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
64
Les états clients fournisseurs
Portefeuille des commandes
Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES.
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les
commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent
être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes
les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou
pour une famille. Cochez l’option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille).
6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées :
• Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel
prend en compte des dates de l'exercice annuel.
• Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans
ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
• la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la
commande.
• la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison
de la commande.
7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes
de détails dans la colonne Date livraison.
8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez
l'option correspondante.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
65
Commandes non livrées
Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES.
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de
visualiser les reliquats de commandes.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande).
4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs
l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Relevé de comptes
Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES.
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les
fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également
envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures
à payer.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
66
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients
ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille.
3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création
ou aux dates d’échéances de la facture).
5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement
sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou
des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou
Inclure les autres fournisseurs de la zone Options.
6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement
les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas
payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler.
7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de
page.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
• L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date
d'échéance.
• Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année
complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
67
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les
clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures
non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de
référence des pièces à inclure dans l'état.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Evolution des ventes
Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS.
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé-
cutifs, selon :
• le chiffre d'affaires,
• la quantité vendue,
• la marge sur le PAMP,
• ou la marge sur le prix d'achat.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier,
tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients.
3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre.
4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des
ventes.
5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP
(Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat).
Les états
68
6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard
calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION.
Voir Paramètres facturation, page 22.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Encours Clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun
de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations
financières, page 34.
Relance client
Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT.
La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en
cliquant sur le bouton [Relance].
Relance avec infos de pénalité de retard
Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions
des pénalités de retard.
Attention !
Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime).
En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un
traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”,
page 89.
Les états
69
Relance client
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et
dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.
Relance client expert
La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte.
3. Indiquez dans la zone Sélection des factures :
• la date d'échéance des factures non réglées
• le nombre de jours de dépassement
• le mode de règlement.
4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû.
5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date
donnée suivant un montant.
Mailing
Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing].
Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes,
annonce de fermeture pour congés annuels, etc.).
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez
pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
70
Les états analyses
Etats récapitulatifs TVA et TPF
Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS.
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi
les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT
et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez
l'option correspondante.
4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être
obtenu en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
5. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF.
Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de
TPF.
7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures
et avoirs non validés en cochant l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Analyseur commercial ventes
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires.
Analyseur commercial
Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison,
avoirs, factures et avoirs non validés...).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc.
De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez
les options de tri que vous voulez appliquer.
4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
Les états
71
5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les clients et les représentants à prendre en compte.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Graphiques des ventes
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison,
les factures et avoirs non validés, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre
choix.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Ventes par département
Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois
Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
Statistiques
Menu DIVERS - commande STATISTIQUES.
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients,
articles, fournisseurs.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et
s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en
compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri.
4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires :
• elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ;
• le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le
PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat).
Les états
72
Objectifs
Menu DIVERS - commande OBJECTIFS.
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
• à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles,
• à partir du bouton des fiches Familles d'articles,
• à partir des boutons de la liste des affaires.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Répartition par famille
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs
par famille.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
74
L’assistant Top Clôture
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE.
L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année.
Ainsi, vous clôturer votre dossier en toute sécurité.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
La première étape de l'assistant vous informe qu’une sauvegarde de vos données va être proposée.
1. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et
lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée.
Vous revenez à l'assistant Top Clôture.
2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture.
Les traitements suivants sont proposés :
3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer].
éditer les objectifs
Voir Objectifs, page 72.
lancer la régulation des stocks
Voir La régulation des stocks,
page 76.
éditer les statistiques
Voir Statistiques, page 71.
générer le journal comptable
Voir Le journal comptable,
page 75.
réaliser l'inventaire des articles
Voir Inventaire des articles,
page 61.
modifier les paramètres de facturation
Voir Paramètres facturation,
page 22.
Traitements de fin d’année
75
Le journal comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.
Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire,
vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures
comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel
de référence, disponible depuis le menu AIDE.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces
1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte
afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2012.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.
Traitements de fin d’année
76
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS.
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout
utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles,
page 61.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message
vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de
façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
Traitements de fin d’année
77
Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat.
Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères
à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à
prendre en compte dans les étapes qui suivent.
2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements
clients à purger.
3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Archivage des données
Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est
obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées.
Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et
obligatoires.
7. Cliquez sur le titre correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour
les pièces fournisseurs.
Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Traitements de fin d’année
78
Sauvegarde et purge des pièces
8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un
message vous propose de :
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre
dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK].
10. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail
des pièces purgées.
Historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances
Publiques). Ce traitement est donc obligatoire.
L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées et vous pouvez les consulter.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
80
La sauvegarde
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
• e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet avec Ciel e-Sauvegarde.
Cette option n'est pas disponible en mode souscription.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent
le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous
pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Gestion des dossiers
81
La restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Gestion des dossiers
82
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Les points de restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à
dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.
Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les Préférences et les
Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.
Attention !
Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une
opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Gestion des dossiers
83
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion
commerciale Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
85
La gestion des stocks multi-dépôts
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise
(entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié
si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans
la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le
bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer
à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
86
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante
dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible
à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de
stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK),
cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt
souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne
la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre
dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la
gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
87
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature.
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles
composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux.
On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature),
vous pourrez effectuer des assemblages.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale,
Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet
Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux
logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan).
L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Business Plan.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER
ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir
un produit fini.
Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.
Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au
Manuel de référence accessible depuis le menu Aide.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
88
La relation client
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT.
La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Exemple
Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations
client de la fiche Client.
Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
89
Gestion avancée des relances clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients.
Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance.
Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
Relance
Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE.
Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour
les clients en retard de paiement.
Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance.
Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau,
les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez
les pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté
pour les pièces choisies.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Récapitulatif des relances par client
Menu LISTES - commande CLIENTS.
L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez
des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire)
ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
• Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client.
• Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été
réglées par le client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
90
Liste des ordres de production
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION.
Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage.
Voir Gestion de production, page 56.
1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes
.
Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui
s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
91
Les factures d’abonnement
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS.
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire
des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique
la génération d'une même facture pour une période donnée.
Créez un abonnement
La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le
bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à
l'abonnement.
2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement.
Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton
Liste.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de)
et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les
15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc.
5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à
générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants
puis cliquez sur le bouton [Générer les factures].
Générez les factures d’abonnement
7. Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien
déroulée.
Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
92
Les factures multi-échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
Ajoutez une échéance manuellement
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Une nouvelle ligne est insérée dans la liste.
2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance.
Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants
d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générez une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer
échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
• Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date,
montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
93
Les infos «perso»
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS.
Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients,
articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états
paramétrables.
Créez une rubrique utilisateur
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique.
3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste.
S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
La gestion des sociétés
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés.
Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier.
La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier.
Administration avancée des utilisateurs
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé].
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode
avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.
94
Index
A
Achats
pièces fournisseurs 55
Affaires 37
Afficher
détail 49
Afficher détail 49
Afficher menus découverte/standard 16
Archivage 77
historique 78
Articles 28
catalogue 62
inventaire 61
nomenclatures articles multi-niveaux 87
Assistant
clôture de dossier 74
création de dossier 19
saisie de pièces 41
Avoirs 39
B
Besoin d’aide 17
Bons de livraison 39
Bons de réception 39
C
Ciel Données Mobiles 11
Clients 33
encours 68
relation client 88
Commandes 39
Commandes articles 57
Créer
un article 28
un client 33
un fournisseur 26
une nomenclature article 33
D
Dépôts 85
gestion du stock multi-dépôts 85
Devis / Pro forma 39
Documentation 6
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 83
créer 19
paramètres 22
Récupérer 21
restaurer 81
sauvegarder 80
E
Echéancier 66
Escompte 45
Etats
analyses 70
articles 61
clients fournisseurs 64
récapitulatifs TVA et TPF 70
F
Factures 39
d’abonnement 91
d’acompte 50
multi-échéances 92
Familles articles 28
Fin d’exercice 74
Fournisseurs 26
G
Gestion de production 56
liste des ordres 90
I
Impressions
imprimante 59
types 59
Imprimante
choisir 59
configurer 59, 60
Imprimer
catalogue des articles 62
commandes non livrées 65
échéancier des factures 66
encours clients 68
états récapitulatifs 70
évolution des ventes 67
inventaire des articles 61
lettre de pénalités de retard 68
mailing 69
nomenclature des articles 62
portefeuille des commandes 64
relance 68
relevé de comptes 65
Intuiciel 12
Inventaire 61
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 19.6/12.6 - 12.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
L
Lettre de pénalités de retard 68
M
Mailing 69
Modes de règlement 25
O
Objectifs 72
Ordre de production 90
P
Paramètres
banque principale 23
comptabilité 22
facturation 22
numérotation 23
société 22
Pièces commerciales
assistant Top facture 41
clients 42
créer 42
décomptabiliser 49
envoyer par e-mail 50
fournisseurs 55
saisie document (ventes) 39
valider 46
Points de restauration 82
Portefeuille des commandes 64
Prospects 36
R
Réapprovisionner 57
Règlements 51
Régulation des stocks 76
Relance client 68, 89
Relation client 88
Relevé de comptes 66
Remise 44, 45
Représentants 25
Restaurer un dossier 81
Rupture de stock
commande 57
S
Saisie Document 39
Saisie document 39
Sauvegarder un dossier 80
Solder 53
Statistiques 71
Stocks 76
T
Tarifs
grille de tarifs 31
par famille 25
Top facture 41
TPF 25
Transférer
une pièce commerciale 47
Trouvtoo 16
TVA 24
non perçue 24
V
Valider pièce commerciale 46
Les nouveautés
de Ciel Associations
et Ciel Associations Evolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne
version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6
Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6
Programme Amélioration Produits ......................................................................................6
Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................7
Fin d’exercice ..................................................................................................................7
TVA................................................................................................................................8
Détail des lignes de TVA....................................................................................................8
La migration d’une ancienne version.................................................... 9
Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 9
Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure ....................................9
Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure ......................................................................9
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 11
Présentation.................................................................................................................. 11
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11
Informations avant récupération ...................................................................................... 13
Vérifications avant la récupération.................................................................................... 13
La récupération ............................................................................................................. 13
Questions - Réponses................................................................................... 19
L’historique des nouveautés............................................................... 20
Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 ...................................... 20
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 20
Besoin d’aide................................................................................................................. 21
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 21
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu
Contextuel des listes ..........................................................................................................21
Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 21
Saisie document ............................................................................................................ 22
Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 23
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 23
Nouvelle présentation de la gestion des membres............................................................... 23
Assistant d’entrée d’un nouveau membre .......................................................................... 23
Saisie du code barre ....................................................................................................... 23
Arrondir les tarifs en mise à jour ...................................................................................... 24
Gestion des remises en banque........................................................................................ 24
Liste des matériels non retournés..................................................................................... 24
Nouveaux états ............................................................................................................. 24
Points de restauration..................................................................................................... 24
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 ...................................... 25
Modification de l’interface................................................................................................ 25
Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 26
Les aperçus................................................................................................................... 26
Mise sous surveillance .................................................................................................... 27
Listes des animateurs ..................................................................................................... 27
Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes ......................................................... 27
Unité des articles ........................................................................................................... 28
Envoyer un e-Mail .......................................................................................................... 28
Recherche de pièces ....................................................................................................... 28
Préférences facturation ................................................................................................... 28
Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0...................................... 30
Personnalisation des polices ............................................................................................ 30
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 30
Modèles de pièces clients ................................................................................................ 30
Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 31
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 31
Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 31
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 31
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 31
Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0...................................... 32
Les barres d’actions ....................................................................................................... 32
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 33
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 33
Les actions flash ............................................................................................................ 33
Service à la personne ..................................................................................................... 33
Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0...................................... 34
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 34
Insertion automatique .................................................................................................... 34
Correcteur orthographique .............................................................................................. 34
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 35
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 35
Duplication des écritures ................................................................................................. 36
Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 36
Affaires......................................................................................................................... 36
Génération des activités récurrentes................................................................................. 37
Gestion du remboursement d’activités .............................................................................. 37
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 37
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 ...................................... 38
L’accueil Ciel .................................................................................................................38
Mon compte Ciel ............................................................................................................ 38
Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 38
Nouveaux états Don ....................................................................................................... 39
Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 39
Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................ 39
Solde évolutif ................................................................................................................ 39
Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 39
FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 40
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 40
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 40
Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 40
Les nouveautés de la version Evolution 7.6.................................................. 41
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 41
Modification d’une écriture de remise en banque ................................................................ 41
Les nouveautés de votre logiciel
6
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés des versions 18.0 et Evolution 8.0
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin
que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité
en externe.
1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ...
2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK].
3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet
assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois
exercices antérieurs à l’exercice courant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel
Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture
seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des
sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support ou les envoyer par e-mail.
Programme Amélioration Produits
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé)
Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit
d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK].
Par défaut, cette préférence est désactivée.
Attention
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en
cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel,
cette fenêtre réapparaîtra.
Attention
Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à
cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Les nouveautés de votre logiciel
7
Intuiciel Windows™ 8
L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8.
De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment.
Interface tactile
Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous
pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile.
1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions.
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous
indiquer que le mode tactile est actif.
3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît.
La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou
annuler les modifications.
La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les
restaurer ou annuler les modifications.
Fin d’exercice
En compta externe : menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
En compta interne : menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme
DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, disque
dur...).
Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et fortement recommandée car ce traitement est
irréversible.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
Les nouveautés de votre logiciel
8
TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
Cette fonction vous permet d’éditer l’état préparatoire de TVA ainsi que d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA (paiement, remboursement, OD).
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
Détail des lignes de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande DÉTAIL DES LIGNES DE TVA
Cette fonction permet d’éditer le détail de votre déclaration de TVA. Cet état récapitule toutes les lignes
comptables utilisées pour calculer les montants de TVA.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
Attention
Cette commande n’apparaît que si votre dossier est assujetti à la TVA et si votre comptabilité est
intégrée à votre dossier.
Attention
Cette commande est uniquement accessible si votre comptabilité est intégrée à votre dossier.
La migration d’une ancienne version
9
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Associations, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Associations.
A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous
s'affiche.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe
“Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0”, page 25 .
Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version, vous devez effectuer une
récupération ; Ciel Associations 2009 étant un logiciel totalement nouveau. En effet, l’installation de la
nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwa.exe.
La migration d’une ancienne version
10
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de
l’ancienne version (C:\Ciel\WASSOC par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwa.exe.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il vous est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou
égale à Ciel Associations 2006 (version 10.00) vers Ciel Associations 2007 (11.00) minimum.
Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question
d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de Ciel Associations.
Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11.
Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais
également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier
après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier.
Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne
version.
Les éléments non récupérés
Les états paramétrables
La récupération des états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est
pas possible.
Cependant, la nouvelle version de Ciel Associations intègre un générateur d'états très puissant. Et, de
nombreux états pré-définis sont déjà intégrés au logiciel.
Les états
Les états de votre ancien dossier ne seront pas récupérés dans la nouvelle version de Ciel Associations.
Voici la liste des éléments non récupérés dans Ciel Associations en fonction du mode de comptabilité.
Mode Créances - Dettes
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée.
Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Membres
Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : une opération de cotisation dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est
pas récupérée si elle n'est pas validée.
Impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité, dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas
validée.
La migration d’une ancienne version
12
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Saisies
Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : l'écriture n'est pas
récupérée si la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1).
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1 ne sont pas récupérés.
Mode Dépenses - Recettes
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Activités : les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée.
Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Membres
Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas
renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Saisies
Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : la date est en
dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1).
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1, ne sont pas récupérés.
Mode Comptabilité Externe
Données d'entrées
Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides.
Cotisations
Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
Activités
Activités : les dates doivent être valides.
Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas
renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné.
La migration d’une ancienne version
13
Membres
Aucun des éléments de l'onglet coefficient familial n'est récupéré.
Opérations
Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas
renseignée.
Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas.
Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée.
Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée.
La date de début de l'opération doit être renseignée.
La quantité pour une activité ne peut être nulle.
Règlements
La date du règlement doit être renseignée.
Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul.
Informations avant récupération
La monnaie principale du dossier
Si le dossier n’est pas géré en francs ou en euros, à la récupération, le changement de la monnaie sera
possible.
Utilisateur
Seul un utilisateur ayant accès au dossier est récupéré.
Vérifications avant la récupération
• Afin d'optimiser la récupération de votre ancien dossier, lisez le paragraphe “Les éléments non récupé-
rés”, page 11.
• La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur.
La récupération
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Associations en double-cliquant sur le raccourci qui est sur le
bureau.
2. Activez le menu DOSSIER puis choisissez la commande OUVRIR.
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Attention !
Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier, effectuez au moins une sauvegarde de
votre ancien dossier. De plus, assurez-vous que votre ancienne version Ciel Associations n'est pas
ouverte.
Dans le cas contraire, un message vous indiquera que vous devrez fermer votre ancienne application.
La migration d’une ancienne version
14
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner
manuellement. Pour cela :
1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers,
2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche.
3. Appuyez sur la touche et en la maintenant enfoncée cliquez sur la fonction Récupérer un
dossier d’une ancienne version.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à l’emplacement où vous l’avez mis.
Les dossiers des anciennes versions étaient créés par défaut dans le répertoire C:\Ciel\WASSOC
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Si votre dossier provient d’une version inférieure à Ciel Associations 2000 (version 7.00)
Dans ce cas, un message vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible.
En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00
(2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour
ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure.
Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil.
La migration d’une ancienne version
15
Choisir l’utilisateur
L’utilisateur défini par défaut dans les anciennes versions est MAITRE.
1. Si plusieurs utilisateurs sont définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisir le mot de passe
Si votre ancien dossier est protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe ou bien VALID. VALID est le mot de passe défini par défaut dans les
anciennes versions des logiciels Ciel.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
16
L’assistant de récupération
La fenêtre suivante s’affiche.
1. Sélectionnez une des deux options proposées :
• Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe
“Les éléments non récupérés”, page 11).
• Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre
supplémentaire s’affiche comme ci-dessous.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous accédez à la fenêtre suivante :
Cochez les éléments à récupérer.
La migration d’une ancienne version
17
3. Cochez l’option qui correspond au mode de comptabilité dans lequel vous travailliez.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
5. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Le traitement de la récupération
Après avoir validé la fenêtre précédente, la récupération est lancée.
Le logiciel effectue en premier une conversion du dossier. Vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous.
Ensuite, une fenêtre indique la progression de la récupération.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier.
En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération.
La migration d’une ancienne version
18
Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une fenêtre de compte-rendu s'affiche.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes.
Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré est ouvert dans la nouvelle version de Ciel
Associations.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Attention !
Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer.
La migration d’une ancienne version
19
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de
récupération de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Associations.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
Activez la commande À PROPOS DE CIEL ASSOCIATIONS du menu ? OU AIDE.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Associations.
• Sélection de votre ancien dossier.s
• Saisie éventuelle du mot de passe.
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier.
• Récupération et compte rendu du traitement.
Après la récupération
• Vérification de certains éléments (compte-rendu).
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Certains éléments ne sont pas récupérés. Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”,
page 11.
De même les états et les états paramétrables ne seront pas récupérés.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo :
0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Pas d'inquiétude. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Associations
(Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Associations en activant la commande RÉINDEXATION
du menu OUTILS FICHIER. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
L’historique des nouveautés
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L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.0 et Evolution 2.0.
Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0
Relevé bancaire
Format d’import relevé bancaire OFX
Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
Saisie des relevés bancaires
Menu COMPTABILITÉ - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Les recherches Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
L’historique des nouveautés
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Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
ou icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Générer des écritures au format RImport
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Onglet Destination du transfert
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu
Contextuel des listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Gestion des factures d’acompte
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Menu FACTURATION - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL.
Préférences de saisie d'une pièce commerciale
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE
Lors de la saisie d’une pièce commerciale...
Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des
pièces commerciales. Vous pouvez opter pour :
• une saisie Standard
• une saisie Document.
• avoir le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
L’historique des nouveautés
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Saisie document
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client ou membre, établir un avoir
rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans
lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce. En effet, la pièce commerciale que vous êtes
entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur,
etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard».
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de
la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS).
Exemple : Extrait d'un devis
Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
L’historique des nouveautés
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Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Vous pouvez créer une pièce commerciale en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les
dans la pièce voulue (devis, facture, avoir)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, avoir...) en une autre en utilisant le
cliquer-glisser.
Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir
1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis ou la facture dans la fenêtre Liste des factures
ou Liste des avoirs.
Nouvelle présentation de la gestion des membres
Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS
Vous disposez maintenant de la commande ADHÉRENTS qui regroupe à la fois les MEMBRES, les ANCIENS
MEMBRES et les PROSPECTS. Vous pouvez à partir de cette liste naviguer facilement dans la liste de votre
choix.
Lorsque vous activez la commande GÉRER MES ADHÉRENTS de l’INTUICIEL (onglet Mon bureau), la liste des
adhérents s’affiche.
Assistant d’entrée d’un nouveau membre
Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - bouton [Assistant]
Cet assistant vous permet de créer un nouveau membre rapidement à travers plusieurs étape.
Pour des informations détaillées sur l’assistant de création de membres, reportez-vous à l’aide intégrée
au logiciel.
Saisie du code barre
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - onglet Complément
Vous pouvez saisir le code barre du membre dans la zone respective.
L’historique des nouveautés
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Arrondir les tarifs en mise à jour
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Menu ASSOCIATIONS - commande COTISATIONS ou ACTIVITÉS - bouton [Options].
Lors de la mise à jour des tarifs de vos cotisations ou activités, vous pouvez maintenant arrondir les tarifs
à l’Euro le plus proche en cochant l’option Arrondir à l'Euro le plus proche.
Gestion des remises en banque
Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS et ainsi marquer les
règlements que vous allez remettre à la banque.
Ciel Associations propose plusieurs types de remises, par :
• Bordereau de remise,
• Prélèvement magnétique.
• LCR magnétique. Cette remise est disponible uniquement dans Ciel Associations Evolution.
Pour des informations détaillées sur les remises en banque, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Liste des matériels non retournés
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Menu ETATS - commande MATÉRIELS NON RETOURNÉS
Ciel Associations Evolution vous permet d’éditer la liste des matériels non retournés à une date donnée.
Vous pouvez trier l’état par matériels ou par membres et prendre en compte les prêts validés, non-validés ou
les deux.
Nouveaux états
Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution
Trois nouveaux états relatifs aux codes barres sont disponibles dans Ciel Associations Evolution :
• Badges membres codes barres,
• Etiquettes membres codes barres,
• Appel de cotisation codes barres.
Vous disposez