Ciel Facturation_facile/Guide_MAJ/MAJ_WFF_v2014.pdf CIEL sur FNAC.COM  - Revenir à l'accueil - Pour commander un logiciel : 06.62.23.52.80

 

 

 

 

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Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................5 Programme Amélioration Produits ......................................................................................5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................6 Fin d’exercice ..................................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 ...................................................................7 Nouveaux accès...............................................................................................................7 Numéro de version...........................................................................................................8 L’historique des nouveautés................................................................. 9 Les nouveautés de la version 2.0 ................................................................... 9 Changements d’interface...................................................................................................9 Aperçu .........................................................................................................................10 Préférences facturation ................................................................................................... 11 Recherche de pièces ....................................................................................................... 11 Unité des articles ........................................................................................................... 12 eBay ............................................................................................................................ 12 Mise sous surveillance .................................................................................................... 12 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 13 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 13 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 14 Personnalisation des polices ............................................................................................ 14 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 14 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 14 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 14 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 15 Les barres d’actions ....................................................................................................... 15 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 16 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 16 Les actions flash ............................................................................................................ 16 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................. 17 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 17 Insertion automatique .................................................................................................... 17 Correcteur orthographique .............................................................................................. 17 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 18 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 18 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 19 L’accueil Ciel .................................................................................................................19 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 19 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 19 Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 20 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 20 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 20 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 20 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 20 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 21 Les nouveautés de la version 6.60 ............................................................... 22 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 22 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 7.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de votre exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, disque dur...) ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 6 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.0 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 8 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.0 - 1.10 2008 2.0 - 2.10 2009 3.0 2010 4.0 2011 5.0 2012 6.0 - 6.60 2013 7.0 2014 L’historique des nouveautés 9 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.0. Les nouveautés de la version 2.0 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 10 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format PDF.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format PDF. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 11  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 12  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 13 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 14 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 4.0 Les barres d’actions Votre logicielCiel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 17 Les nouveautés de la version 5.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 18 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 19 Les nouveautés de la version 6.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 20 Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 21 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 22 Les nouveautés de la version 6.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES SOCIÉTÉ - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres société, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard Dessin Saisie document ayant déjà l’intégration N.R.E. • la lettre N.R.E. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 7.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................7 Modification des décimales ................................................................................................7 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................8 Fin d’exercice ..................................................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................... 9 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 9 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................9 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ................................. 10 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 11 Présentation.................................................................................................................. 11 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11 Informations avant récupération ...................................................................................... 12 Procédure de récupération .............................................................................................. 12 Vérification après récupération......................................................................................... 21 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 22 Les fenêtres .................................................................................................................. 22 Affichage et recherches................................................................................................... 23 Boutons de commande ................................................................................................... 24 Icônes de liste ............................................................................................................... 25 Nouveaux accès ........................................................................................... 26 Questions - Réponses................................................................................... 27 L’historique des nouveautés............................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 29 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 30 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 30 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 30 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 30 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 31 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 32 Gestion des prospects..................................................................................................... 32 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 32 Liste des ordres de production ......................................................................................... 33 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 33 Besoin d’aide................................................................................................................. 34 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 34 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 34 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 34 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 35 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 35 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 35 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 35 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 35 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 36 Points de restauration..................................................................................................... 36 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 36 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 36 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 37 Modification de l’interface................................................................................................ 37 Les aperçus................................................................................................................... 38 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 39 Mise sous surveillance .................................................................................................... 39 eBay ............................................................................................................................ 40 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 40 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 40 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 41 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 41 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 41 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 42 Personnalisation des polices ............................................................................................ 42 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42 Les règles .....................................................................................................................42 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 42 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 43 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 43 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 43 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 43 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 43 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 44 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 44 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 44 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 44 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 45 Les barres d’actions ....................................................................................................... 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46 Les actions flash ............................................................................................................ 46 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 46 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 46 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 47 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 47 Gestion des affaires........................................................................................................ 47 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 48 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48 Insertion automatique .................................................................................................... 48 Correcteur orthographique .............................................................................................. 49 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 50 Suivi des affaires ........................................................................................................... 50 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 50 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 51 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 51 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 52 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 52 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 54 L’accueil Ciel .................................................................................................................54 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 54 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 54 Commissions fixes et variables ........................................................................................ 55 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 55 Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 55 Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 56 Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 56 Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 56 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 57 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 57 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 57 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 58 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 58 Programme Amélioration Produits .................................................................................... 58 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.0 et Evolution 13.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...) ou les envoyer par e-mail. Modification des décimales  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé) Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale en mode avancé. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Attention Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées. Les nouveautés de votre logiciel 8 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un ancien dossier Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 27. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 10 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous devez effectuer une récupération. Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe. Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier. Voir Récupérer un ancien dossier, page 11. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Récupérer un ancien dossier Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel Gestion commerciale 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion commerciale Evolution 5.20 minimum. Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs. La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les ordres d'assemblage et de désassemblage Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas possible. Le journal des transactions Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré. Les mémos, les glossaires Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés. Attention ! Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés : • les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00), • toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution. La migration d’une ancienne version 12 Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération. S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération. De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération). Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles. Les champs personnalisés La récupération des champs personnalisés est limitée : • 30 champs pour les bases, • 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus). Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré. Procédure de récupération Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Gestion commerciale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche : 2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. Attention ! La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue. Attention ! Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure. Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale La migration d’une ancienne version 13 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée. Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 14 Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 15 Choisir un utilisateur Par défaut, l’utilisateur est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir. 2. Validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Assistant de récupération 1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu : • en Euros • ou dans une monnaie Autre que l’Euro. Cochez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton [Suivant]. La migration d’une ancienne version 17  La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans l'ancienne version du logiciel. 2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la monnaie de votre dossier). 3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs. 5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Si votre ancien dossier était en euros, la zone Monnaie du dossier est grisée. Si votre ancien dossier était tenu dans une autre monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou créer la Monnaie de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 18 6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. 7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) La fenêtre suivante s’affiche. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00) Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message suivant s'affiche : La migration d’une ancienne version 19 • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier commence. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. La migration d’une ancienne version 20 Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante située au-dessus de l'ascenseur vertical.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Récupérer les modèles de l’ancien dossier A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération). Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés dans l'ancienne version. Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version. 1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou Pièces fournisseurs.  Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste. 2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir]. 3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous lui aurez attribué. La migration d’une ancienne version 21 Le modèle récupéré s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.  Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair. A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.  Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer dans la barre de navigation. Vérification après récupération Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Ancienne version Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste de tous les clients créés dans l’application. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelle version Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer une pièce, effectuer un règlement, etc.). Affichage et recherches Nouvelle version La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes. Afficher les pièces commerciales d’un type particulier Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients. La migration d’une ancienne version 24 Exemple Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures : Afficher une pièce à partir de son numéro • Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Boutons de commande Ancienne version Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de : • la barre d’outils • du menu EDITION • du menu CONTEXTUEL (clic droit). Nouvelle version Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de : • créer un client • modifier un client La migration d’une ancienne version 25 • supprimer un client • créer une pièce commerciale pour le client sélectionné • effectuer un règlement client. Icônes de liste Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. La migration d’une ancienne version 26 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (clients, fournisseurs, articles, familles articles, modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE Menu BASES commande TABLES La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement et des tarifs par familles s’effectuait via cette commande. Menu LISTES Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement) sont disponibles dans le menu LISTES. Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS - menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES STOCKS Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES (assemblage - désassemblage) Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION (assemblage - désassemblage - annulation d’assemblage - commandes fournisseurs) Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE Menu VENTES/Menu ACHATS Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS. Menu VENTES/ Menu ACHATS Gestion des FACTURES D’ACOMPTE Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (analyseur commercial ventes/achats, statistiques, objectifs, répartition par famille, etc.) Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL La migration d’une ancienne version 27 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution Numéro de version Millésime 6.0 - 6.01 2000 7.0 - 7.01 - 7.10 2001 8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002 9.0 2003 10.0 - 10.01 2004 11.0 2005 12.0 2006 13.0 - 13.20 2007 14.0 2008 15.0 - 15.10 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002 2.0 - 2.01 - 2.02 2003 3.0 - 3.01 2004 4.0 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006 6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 2014 La migration d’une ancienne version 28 Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Gestion commerciale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Récupération éventuelle des modèles de pièces. Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les ordres d’assemblage et de désassemblage • le journal des transactions • les mémos, les glossaires Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 29 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0. Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Récupération des données de Ciel Devis Facture  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture.  Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 30 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Commandes fournisseurs pour les articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion e-Commerce  Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce. Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF  ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.  Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Gestion des prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect. De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Pièce commerciale client : Saisie Document Uniquement pour les pièces commerciales de ventes Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE DES PIÈCES CLIENTS. L’historique des nouveautés 33 Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. • créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit) • consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône . Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. L’historique des nouveautés 34 Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Gestion des articles en langues étrangères Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Fiche Article - bouton [International] Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères. Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo  Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le logo de votre société. • Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. L’historique des nouveautés 35 • Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres. Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer  Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT Vous pouvez définir dans les modes de règlement : • le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. • le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. Dépôts : Articles en stock Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de l’article sélectionné. L’historique des nouveautés 36 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. A l’enregistrement d’une pièce commerciale... Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK]. • Valider la pièce, Régler la pièce • Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu) 3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].  Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu]. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 38 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 39 Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc) ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Attention Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 40 eBay  Menu VENTES - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des emails à partir d’une liste  Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email. 1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK]. Calcul prix et poids des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles à la fois. L’historique des nouveautés 41 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article. Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature. Recalcul du PAMP  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage. Deux méthodes de calcul sont proposées : • Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l’article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations, pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. L’historique des nouveautés 43 Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 43.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique- L’historique des nouveautés 44 ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de réception, bons de livraison, remises en banque). Ajout de l’option Affiner la sélection  Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste des ordres de production. Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton . Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. L’historique des nouveautés 47 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 49 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 50 Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. L’historique des nouveautés 51 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 52 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 Nouveautés relatives à la Loi SEPA Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos identifications bancaires selon cette norme. Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC. Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Prélèvement au format SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. L’historique des nouveautés 53 Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique, • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement, • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. L’historique des nouveautés 54 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 55 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant. Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 56 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Remises/Promotions par tranches successives Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Migration SEPA : modification de l’envoi Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. L’historique des nouveautés 57 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états. Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants : • les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration de loi N.R.E. • la lettre de pénalités de retard • l’état Relance avec infos pénalités de retard • les Conditions générales de vente. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Evolution - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 L’accueil Ciel ...................................................................................................................6 Mon compte Ciel ..............................................................................................................6 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6 Commissions fixes et variables ..........................................................................................7 Les nouvelles alertes ........................................................................................................7 Regroupement des adresses clients et fournisseurs...............................................................8 Enrichissement de la contremarque ....................................................................................8 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................9 Gestion de l’écriture de stock final ......................................................................................9 Migration SEPA : modification de l’envoi ..............................................................................9 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 10 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 10 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 10 Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 10 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 11 Choix du code de lettrage ............................................................................................... 11 Déclaration de TVA......................................................................................................... 11 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 11 Emprunts...................................................................................................................... 12 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 12 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 12 Association de comptes................................................................................................... 13 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 13 La migration d’une ancienne version.................................................. 14 Numéro de version .............................................................................................14 Récupérer un dossier .........................................................................................14 Votre dossier provient d’une ancienne version.................................................................... 14 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale ............................................................ 16 Récupérer un dossier Ciel Compta .................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 21 Les nouveautés de la version 2.50......................................................................21 Modification de l’interface................................................................................................ 21 Les aperçus................................................................................................................... 22 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 23 Mise sous surveillance .................................................................................................... 23 eBay ............................................................................................................................ 23 Envoyer des e-mails à un groupe de clients ....................................................................... 24 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 24 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 24 Récupération des désignations longues des nomenclatures .................................................. 25 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 25 Gestion des articles par n° de série/lot.............................................................................. 25 Gestion de la contremarque............................................................................................. 26 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 26 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 26 Annuler le lettrage ......................................................................................................... 26 Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...................................................... 27 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 27 Modification des écritures de facturation............................................................................ 27 Les nouveautés de la version 3.50......................................................................28 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 28 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 28 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 28 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 28 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 29 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 29 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 29 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 29 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 29 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 30 Personnalisation des polices ............................................................................................ 30 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 30 Les règles .....................................................................................................................31 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 31 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 31 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 31 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 31 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 32 Objectifs ....................................................................................................................... 32 Etats contremarque........................................................................................................ 33 Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................... 34 Gammes ....................................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 4.50......................................................................36 Les barres d’actions ....................................................................................................... 36 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 37 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 37 Les actions flash ............................................................................................................ 37 Choix du modèle comptable lors de la création de dossier.................................................... 37 Recouvrement ............................................................................................................... 37 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 38 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 38 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 39 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 39 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 39 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 40 Gestion des affaires........................................................................................................ 40 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 40 Balance comparative N à N -10 ........................................................................................ 41 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états ......................................................... 42 Publication Internet ........................................................................................................ 42 Amélioration de la gestion des N° de série / lot .................................................................. 42 Les nouveautés de la version 5.10......................................................................43 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 43 Insertion automatique .................................................................................................... 43 Correcteur orthographique .............................................................................................. 44 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 44 Suivi des affaires ........................................................................................................... 45 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 45 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 45 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 45 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 46 Écritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 46 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 46 SEPA ............................................................................................................................ 47 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version Ciel Gestion Intégrale 6.0. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement Les nouveautés de votre logiciel 7 d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. Les nouveautés de votre logiciel 8 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS  Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Enrichissement de la contremarque  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans l’onglet Complément.  Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION. • Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer]. • Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce. Les nouveautés de votre logiciel 9 Remises/promotions en cascade ou par tranches successives Remises en cascade  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la remise/promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas contraire, elles sont calculées en cascade.  Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation. Remises par tranches successives  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Gestion de l’écriture de stock final Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice. Paramétrage préalable Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures : • Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré), dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de. • Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les écritures du stock final. Générer l’écriture  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton [Générer l’écriture] pour chaque dépôt. Migration SEPA : modification de l’envoi  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. Les nouveautés de votre logiciel 10 FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Consulter plusieurs comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Les nouveautés de votre logiciel 11 Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Choix du code de lettrage  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes. Les nouveautés de votre logiciel 12 Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. Créer un emprunt  Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. Les nouveautés de votre logiciel 13 Association de comptes  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. La migration d’une ancienne version 14 La migration d’une ancienne version Numéro de version Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez. En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/ ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version. 1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Récupérer un dossier Votre dossier provient d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour.  Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum. Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. La migration d’une ancienne version 15 Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel. 4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Dans la fenêtre de sauvegarde : 6. Choisissez le format de la sauvegarde. 7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de votre dossier. 9. Cliquez sur le bouton [OK].  A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier de travail créé dans Ciel Gestion commerciale. La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion commerciale : • Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10, • Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00. 1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR. 2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier. 3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus proposé. 4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fenêtre de sauvegarde : 5. Choisissez le format de la sauvegarde. 6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier. 7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que celui du dossier. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée. La migration d’une ancienne version 17 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale.  Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion Intégrale. 10.Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée. 11.Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche.  Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe “Le compte rendu de la récupération”, page 19. 12.Cliquez sur le bouton [Fermer]. La migration d’une ancienne version 18 Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta. 13.Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].  Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité). • Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche. Récupérer un dossier Ciel Compta  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version : • Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00. • Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00. Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles. Si Ciel Compta est installé sur votre poste 1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta. 2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste 1. Cochez la deuxième option. 2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste. 3. Cliquez sur le bouton [Récupérer]. La migration d’une ancienne version 19 Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu des opérations effectuées par l'application. Le compte rendu de la récupération Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 20 Vérification après récupération Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe. Vérifiez éventuellement le nom utilisateur et saisissez le mot de passe. L’historique des nouveautés 21 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50. Les nouveautés de la version 2.50 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 22 Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 23 Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc), la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site internet Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs. 1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton . 3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance. • cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs; • cochez clients pour faire apparaître la liste des clients; • cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects. 4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix. Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée. eBay  Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande imprimer l'image. L’historique des nouveautés 24 • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des e-mails à un groupe de clients  Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients. 1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK]. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Calcul prix et poids des articles  Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le Poids (Net et Brut) d’un l'article composé. 1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix. Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence. 2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton L’historique des nouveautés 25 . Récupération des désignations longues des nomenclatures  Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la désignation d'un article composé. Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet Désignation de la fiche article. Vous pouvez mettre à jour : • Toutes les désignations, • les désignations non renseignées, • les désignations renseignées.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recalcul du PAMP  Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article. 1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].  La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation. Gestion des articles par n° de série/lot Paramétrage  Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de série ou de lot.  Menu GESTION - commande ARTICLES Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de facturation. Saisie  Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros de série ou lot.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Suivi  Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT L’historique des nouveautés 26 Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client il a été vendu ou bien s'il est encore en stock.  Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu AIDE ou par la touche . Gestion de la contremarque Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients. Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client.  Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article.  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les bons de livraison clients. • Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement saisies. • Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs pré- alablement saisis.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable.  Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. Annuler le lettrage  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. L’historique des nouveautés 27 Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton [Annuler]. Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs  Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines conditions doivent être remplies au préalable : • une banque doit être renseignée avec un compte comptable, • un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque, • un chéquier doit être renseigné avec cette banque. Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque. Gestion des inventaires des immobilisations  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Modification des écritures de facturation  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques sont modifiables : • Journal, • Libellé (du mouvement et de la ligne), • Commentaire, • N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier, • Référence du pointage/lettrage, • Code analytique, • Quantité, • Rubriques personnalisées (Infos perso). L’historique des nouveautés 28 Les nouveautés de la version 3.50 Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 28.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. L’historique des nouveautés 29 Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. L’historique des nouveautés 30 Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 31 Les règles  A partir de la barre de navigation Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...]. Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. L’historique des nouveautés 32 Infos perso. dans les comptes  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Objectifs Afficher / modifier les objectifs  Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS...  Menu GESTION - Commande ARTICLES  Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche, sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche. La fenêtre Objectifs s’affiche. Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les paramètres de facturation. Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail. Réglages des statistiques représentants  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de facturation, onglet Saisie. Sortie des Objectifs  Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant. ou Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant. L’historique des nouveautés 33 Cliquez sur la sortie désirée. Exporter les objectifs Vous pouvez également exporter les objectifs. Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER. Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter]. Etats contremarque Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état. Articles à commander  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste déroulante le type de fichier de sortie. Articles à recevoir  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent. La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles à commander, page 33. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client. Articles à livrer  Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée. La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés « Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent. Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche. Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK]. Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la possibilité de générer une livraison client. L’historique des nouveautés 34 Gestion des multi-fournisseurs Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches  Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS  Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs. Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche. Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur. Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME FOURNISSEUR PRINCIPAL. Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer]. Commandes fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE  Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton dans les cases Code fournisseur. Cochez la case Commander pour commander l’article. Gammes Créer un critère de gamme  Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir les valeurs de ce critère. Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer]. Création d’une gamme  Menu GESTION - Commande GAMMES... Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer]. L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme et cliquez sur [Suivant]. Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant]. Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [OK]. La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge. Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne ou en utilisant le CLIC DROIT. Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER. Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme. Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en utilisant le clic droit. L’historique des nouveautés 35 Modifier une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER... Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée. La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées. Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications. Compléter une gamme d’articles  Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER... Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de critères. L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme sont déjà définis. Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant]. Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille d’articles, cliquez sur pour la sélectionner. Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent. Cliquez sur [OK] pour valider les modifications. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 4.50 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 37 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste). Choix du modèle comptable lors de la création de dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier. Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide. Recouvrement Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer l’ancienne fonction RELANCES.  Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT... Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés. Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions, prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement dans l’étape suivante. Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas vous guidera dans la création de votre étape.  Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client. Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce commerciale. L’historique des nouveautés 38 Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de recouvrement.  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet. Nouveautés relatives à la Loi SEPA Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS... Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. Gestion du crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 39 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L’historique des nouveautés 40 • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 42 Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Publication Internet  Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Amélioration de la gestion des N° de série / lot  Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE • Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents. • La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour l’article.  Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article.  Menu ETATS - commande ARTICLES Deux nouveaux états sont disponibles : • Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de série/lot suivant plusieurs critères. • N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec la possibilité de préciser une période de date. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 5.10 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 44 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de correction du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 45 Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. Génération de plusieurs abonnements en une seule fois  Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. L’historique des nouveautés 46 Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Écritures de redevances de crédit-bail Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. L’historique des nouveautés 47 SEPA Nouveau format d’identité bancaire L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. • comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque.  Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 38. Prélèvements clients Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Remise en banque par prélèvement SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs en ligne  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer. L’historique des nouveautés 48 Copyright Ciel 2012 Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 6.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Les nouveautés de Ciel Immobilisations Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Immobilisations............................................... 5 Accueil Ciel .....................................................................................................................5 Mon Compte Ciel..............................................................................................................5 Amélioration de l’Intuiciel ..................................................................................................6 La migration d’une ancienne version.................................................... 7 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 7 Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure .....................................................................7 Vous utilisiez une version 10 ou inférieure ...........................................................................7 Déroulement de la récupération..................................................................... 9 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 12 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 12 L’historique des nouveautés............................................................... 17 Les nouveautés de la version 12.10 ............................................................. 17 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 . 17 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 21 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire 24 Les nouveautés de la version 13.00 ............................................................. 26 Mise à jour automatique ................................................................................................. 26 Localisation d’un fournisseur sur une carte ........................................................................ 26 Intégration de photos ou logos ........................................................................................ 26 Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ ........... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 27 Effectuer une recherche avec Trouvtoo ............................................................................. 27 Besoin d’aide................................................................................................................. 27 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 27 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes ............................................... 27 Internet ........................................................................................................................ 28 Points de restauration..................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 29 Changements d’interface................................................................................................. 29 Les aperçus................................................................................................................... 30 Mise sous surveillance .................................................................................................... 31 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 31 Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations ................................................................. 31 État préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 31 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 32 Personnalisation des polices ............................................................................................ 32 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 32 Etat préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 32 Les nouveautés de la version 17.00 ............................................................. 33 Les barres d’actions ....................................................................................................... 33 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 34 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 34 Les actions flash ............................................................................................................ 34 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 35 Insertion automatique .................................................................................................... 35 Correcteur orthographique .............................................................................................. 35 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 36 Les nouveautés de Ciel Immobilisations 5 Les nouveautés de Ciel Immobilisations Il s’agit des nouveautés de la version 19.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mise à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance. Vous pouvez masquer ce bouton. 1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau. 2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel]. 3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci. A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Les nouveautés de Ciel Immobilisations 6 Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel est composé de l’onglet Mon bureau accessible depuis l’icône . Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Restaurer le paramétrage par défaut. • Renommer des tâches, groupe de tâches par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications.  Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La migration d’une ancienne version 7 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Immobilisations, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Immobilisations. A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe “Les nouveautés de la version 15.00”, page 29 . Vous utilisiez une version 10 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être exploité dans votre nouvelle version de Ciel Immobilisations, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. En effet, la version 15.00 de Ciel Immobilisations est un logiciel totalement nouveau et son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur. La migration d’une ancienne version 8 Modifications après l’installation • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwimmo32.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9 Déroulement de la récupération La récupération de votre dossier vers la version 15.00 peut se dérouler de différentes façons. L'organigramme ci-dessous présente les différents cas de figure pouvant se présenter. Ciel Immobilisations 15.00 STOP Récupération impossible Remise à niveau Dossier en Franc ? Continuer ? STOP Interruption utilisateur Récupération en version 15.00 Dossier en version > 7 ? Dossier en version = 7 ? Non Non Non Oui Oui Oui Non Oui Rapport La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 10.00 vers Ciel Immobilisations version 15.00 vous est détaillée. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Immobilisations 15.00. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés dans votre ancien dossier Ciel Immobilisations : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Immobilisations intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les immobilisations Les immobilisations ayant les caractéristiques suivantes ne seront pas récupérées. • La Valeur à amortir et la Valeur d'achat sont toutes les deux nulles. • Le compte comptable de l'immobilisation a été supprimé. • Le code de l'immobilisation est vide. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards ont été supprimés. Attention ! Vérifiez que l'ancienne version de Ciel Immobilisations et votre ancien dossier sont bien fermés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Immobilisations, voyons les 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version. Si votre dossier est d’une version inférieure à 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Dans ce cas, prenez contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version égale à 7.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Le message suivant s'affichera : • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Si votre dossier est en francs Si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est possible, mais à condition de considérer que les montants à récupérer sont en euros. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. La migration d’une ancienne version 12 Les immobilisations Comme vous l’avez vu dans le paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10, certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (Valeur à amortir et Valeur d'achat nulles, ou bien compte comptable de l'immobilisation supprimé). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier ces informations avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération peuvent vous être utiles. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. • Lors de la récupération des familles, si le type d'amortissement est renseigné mais pas la durée, le logiciel renseignera par défaut les durées suivantes : • le Type d'amortissement est Linéaire, la durée sera égale à 1 an, • le Type d'amortissement est Dégressif, la durée sera égale à 3 ans, • le Type d'amortissement est Exceptionnel, la durée sera égale à 1 an. • Si des familles sont employées à d’autres fins que leurs usages d’origine (par exemple des familles utilisées comme ventilations analytiques), vous devez indiquer [Non amortissable] comme [Type d'amortissement]. • La nouvelle version de Ciel Immobilisations possède une liste des fournisseurs. Cette liste sera automatiquement créée, lors de la récupération de votre ancien dossier, à partir des fournisseurs renseignés dans les fiches des immobilisations. La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Immobilisations doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 13 La procédure de récupération Ouvrir Ciel Immobilisations 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Immobilisations en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. La fenêtre ci-dessous s'affiche. 2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER puis sur la commande OUVRIR.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Immobilisations. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version], pour accéder à votre ancien dossier. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Immobilisations. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La migration d’une ancienne version 14 Votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers, 2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier, présentée précédemment, s'affiche à nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, à l’emplacement où vous avez mis votre dossier, sélectionnez-le.  Dans les anciennes versions, les dossiers étaient créés par défaut dans C:\Ciel\WIMMO. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.  Dans les anciennes versions, l’utilisateur par défaut «MAITRE» avait pour mot de passe VALID. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier débute.  Reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10 pour plus de détails sur les différents cas liés aux différentes versions. La migration d’une ancienne version 15 La récupération de votre dossier Une fois la procédure de récupération lancée, une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante en haut à droite de la fenêtre. Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier, récupéré avec la nouvelle version de Ciel Immobilisations, est ouvert. Attention ! Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment depuis votre nouveau dossier afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications. L’historique des nouveautés 17 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.10. Les nouveautés de la version 12.10 Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Exemple Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. L’historique des nouveautés 18 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le menu déroulant OPTIONS puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 19 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 20 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. L’historique des nouveautés 21 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi. PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité «. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). L’historique des nouveautés 22 Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et un composant B fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. L’historique des nouveautés 23 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 17. L’historique des nouveautés 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 25 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation. (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée. On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 26 Les nouveautés de la version 13.00 Parmi les nouveautés de la version 13.00 vous retrouvez : • la mise à jour automatique • la modification de l’apparence de la barre d’outils et des graphiques, • les nouveaux états fiscaux 2054 - 2055 LF2006 • l’affichage d’onglets dans la barre de statut pour naviguer dans les fenêtres ouvertes, • la localisation d’un fournisseur sur une carte, • la conservation de la présentation des éléments d’une liste exportés vers Microsoft Word ou Excel. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Immobilisations. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation d’un fournisseur sur une carte Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Intégration de photos ou logos Vous pouvez récupérer dans Ciel Immobilisations (Fiche immobilisations -onglet Complément ; Paramètres Société onglet Logo) des photos depuis votre appareil photo numérique ou votre scanner. Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ Pour exporter les données d'une liste (immobilisations, fournisseurs, localisations, virements, etc.) vers Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter puis activez la commande OFFICE du menu CONTEXTUEL. 1. Choisissez la commande de votre choix : • Exporter la sélection vers Word ou • Exporter la sélection vers Excel. 2. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.  La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.). L’historique des nouveautés 27 Les nouveautés de la version 14.00 Effectuer une recherche avec Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes Dans toutes les listes, vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit). L’historique des nouveautés 28 Internet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - INTERNET Connexion Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, vous définissez la manière dont l'application se connecte à Internet. Paramètres Proxy Cette fonction vous permet de modifier les paramètres Proxy de votre serveur vous permettant de vous connecter à Internet.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Immobilisations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.  Pour plus d'informations sur les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 15.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez maintenant d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres, à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Nouvel intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titre L’historique des nouveautés 30 Localisation, itinéraire, vérification d’adresse  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant. • : permet de faire une recherche de l'adresse afin d’en vérifier l'exactitude. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS ou FOURNISSEURS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard des fiches immobilisations et fournisseurs, directement dans leur liste respective. 1. Sélectionnez dans la liste l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Si plusieurs états sont disponibles, vous pouvez en choisir un autre en cliquant sur le bouton []. Vous pouvez imprimer en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant IMPRIMER L'IMAGE. L’historique des nouveautés 31 Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer] Dans une fiche fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à ces informations. Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - IMMOBILISATIONS - RECALCUL DES IMMOBILISATIONS Vous disposez maintenant d’une fonctionnalité qui permet de recalculer les immobilisations en fonction des dates d'exercice. Le logiciel vérifie les immobilisations puis recalcule si nécessaire les plans d'amortissement, la date de fin d'amortissement, le taux d'amortissement. 1. Double-cliquez sur l’utilitaire Recalcul des immobilisations. Une fenêtre s’ouvre. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer. État préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2008. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 16.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : immobilisations, codes analytiques, comptes, fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Etat préparatoire 2054-2055  Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055 L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2009. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 17.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde, à la calculatrice et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées. Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 35 Les nouveautés de la version 18.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 36 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Copyright 2012 Sage Ciel Immobilisations - Guide des mises à jour. Référence : MAJ WI 19.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Compta et Ciel Compta Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Sommaire Prise en main..............................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Si vous débutez ........................................................................................................7 Entraînez-vous ....................................................................................................... 10 Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17 Créez votre dossier ................................................................................................. 18 Créez un dossier via la Synchro compta ..................................................................... 22 Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23 Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29 Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31 Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33 La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35 Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36 Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48 Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50 Pointez des écritures ............................................................................................... 51 Annulez une écriture validée..................................................................................... 52 Le brouillard ........................................................................................................... 54 Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56 Les états................................................................................................................... 58 Principes généraux .................................................................................................. 59 Les états comptables ............................................................................................... 61 Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64 Les états fiscaux ..................................................................................................... 65 Traitements .............................................................................................................. 66 La TVA .................................................................................................................. 67 Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68 Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69 Exécutez une Synchro compta .................................................................................. 70 Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 78 Gestion des dossiers................................................................................................. 84 La sauvegarde / restauration .................................................................................... 85 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 87 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 88 Les prévisions......................................................................................................... 89 Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 90 Les immobilisations ................................................................................................. 92 Infos perso. ......................................................................................................... 105 Index...................................................................................................................... 106 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz. • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Prise en main 8 Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 10 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Prise en main 11 Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 12 La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14. Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 13 Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Prise en main 14 Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 15  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 18 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création et mise en place d’un dossier 19 Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 21 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Créez un dossier via la Synchro compta  Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA. Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus 3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire. Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône . 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 26 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Création et mise en place d’un dossier 27 Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 28 Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Création et mise en place d’un dossier 29 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Création et mise en place d’un dossier 30 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 28. Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 32 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Création et mise en place d’un dossier 33 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 34 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 36 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 44. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.  Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 37 Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 38 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé- taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La tenue de votre comptabilité 39 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 40 Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. La tenue de votre comptabilité 41 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : La tenue de votre comptabilité 42 Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : La tenue de votre comptabilité 43 • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. La tenue de votre comptabilité 44 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 45 Achats au comptant 5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 46 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La tenue de votre comptabilité 47 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 48 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, La tenue de votre comptabilité 49 • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 50.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. La tenue de votre comptabilité 51 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 52 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 53 La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... La tenue de votre comptabilité 54 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. La tenue de votre comptabilité 55  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 62. La tenue de votre comptabilité 56 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 57 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 60 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 61 Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Les états 62  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. Les états 63 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. TVA détaillée  Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états 64 Les états clients et fournisseurs  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états 65 Les états fiscaux  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 67 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Traitements 68 Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 69 Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche . Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 70 Exécutez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA. Présentation La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier. La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou l’expert comptable. Paramétrage  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES. Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation. Mode de fonctionnement de la Synchro compta Deux modes sont proposés : • Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier comptable. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons. Traitements 71 • Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider. Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés. Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes. La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.  Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. 1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou Synchro compta +. Modalité de transfert des données 2. Sélectionnez le sens du transfert des données : • Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable. • Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client. 3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à- dire le logiciel vers lequel les données seront transférées. 4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux : • expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux. • client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux. Informations complémentaires expert-comptable 5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable. Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.  Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe “Coordonnées”, page 78. Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +) La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées. Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert) Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre. 6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône d'appel de liste. Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.  Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures. L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable. Attention ! Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le mode de Synchro compta. Traitements 72 7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage. 8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK]. Lancez une Synchro compta  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA. La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et rapide. Exemple • Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable. • L'expert récupère ces données et les traite. • L'expert renvoie les données après analyse et traitement. • Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.  Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant]. Transmettez des écritures en mode Synchro compta + Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Etape 2 : choix des écritures La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche. 2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées. • Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière réception seront synchronisées. Attention ! Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité. Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client Traitements 73 3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert : • Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .  La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent. Etape 3 : emplacement du fichier généré 4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. 5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. Etape 4 : saisie d’un commentaire 7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 10. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple) Etape 1 : choix du traitement 1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous permet de générer un fichier de données. Traitements 74 Etape 2 : choix des données à transmettre Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre. Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez : • Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix. Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc, sont transmis par défaut. Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.  Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés. • Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre comptabilité. • Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité. 2. Cochez l’option de votre choix. • Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une date de fin de mois. • Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche Traitements 75 Etape 3 : paramètres supplémentaires 3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer : • Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées. • Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées. 4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.  Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois. 5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui. 6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui. 7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non. Etape 4 : emplacement du fichier généré 8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut. Exemple C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société Exemple.857779126\Communication\Recus. Traitements 76 9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix. 10. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client. 11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 12. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +  Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML. Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller». 1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection . 3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez préalablement enregistré.  Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML. 4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. 5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix. 6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour le fermer. Historique  Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA- HISTORIQUE L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées. Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée Cliquez sur le bouton [Consulter]. Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée. Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération. Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix. 1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider. Attention ! Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable. Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible. Traitements 77 Purgez l’historique de synchronisation Cliquez sur le bouton [Purger]. Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les comptes-rendus existants. Traitements 78 Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements 79 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements 80 générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. 8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures comptables. 9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Traitements 81  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. • Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail. • Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta. A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements 82  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. Traitements 83 • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 85 La sauvegarde / restauration Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 86 Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 87 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 96. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 93 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 95. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 96. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 97. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 100 Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 101 Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 97. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 102 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.  Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.  Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 103 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.  Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 104 Index A Afficher menus découverte/standard 10 Amortissement dégressif 97 exceptionnel 97 linéaire 97 plan 97 Analytique 33 Annuler une écriture validée 52 A-nouveau 42 Assistant création de dossier 18 de saisie 44 Top clôture 68 B Balance 61 agée 64 exporter 82 Barre d’actions 12 de navigation 12 Besoin d’aide 16 Bilan 65 Bordereau de remise en banque 64 Brouillard 54 imprimer 62 valider 54 Budget 27 C Chéquiers 31 Ciel Données Mobiles 10 Clôture 68 Compte banque 28 contrepartie 29 modifier 23 tiers 23 TVA 28 Compte de résultat 65 Contrepassation 52 Crédit-bail acquérir 100 saisir 95 D Devises 90 DGFiP 69 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 87 créer 18 restaurer 85 sauvegarder 85 E Echéancier 64 Ecritures écritures types 44 en brouillard 42 en simulation 43 enregistrer 42 importer/exporter 78 saisir 36 validées 42 Encours clients 64 Environnement de travail 11 Etats clients et fournisseurs 64 comptables 61 fiscaux 65 Exercice clôturer 68 rouvrir 68 Exports balance 82 écritures comptables 79 F Format d’import 31 Frais kilométriques 40 G Grand livre 61 I Immobilisations cession partielle 99 cession totale 98 fiche 93 inventaire 103 liste 92 mise au rebut 98 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Ciel Compta Evolution pour Windows - MAN_WK - V 20.0/13.00 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. reprise d’antériorité 96 réviser 101 saisir 93 sortir 98 Importer des écritures 81 Impressions imprimante 59 types 59 Imprimer balance 61 balance agée 64 bilan 65 bordereau de remise en banque 64 brouillard 62 compte de résultat 65 échéancier 64 encours clients 64 états préparatoires fiscaux 65 grand livre 61 journaux 62 lettre de pénalités de retard 65 relances clients 64 soldes intermédiaires de gestion 65 Infos perso 105 Intuiciel 12 J Journaux 29 L Lettrage automatique 48 manuel 48 Lettre de pénalités de retard 65 N Normes CRC 2002-10 101 P Plan d’amortissement 97, 101 Pointage manuel 51 R Rapprochement bancaire 50 Rapprocher écriture /règlement 48 Relancer un client 64 Relation Expert 78 Relevés d’identité bancaire 31 Restauration 85 S Saisie assistant Top Saisie 44 guidée 40 modes de saisie 36 standard 37 Sauvegarde 85 DGFiP 69 Soldes Intermédiaires de Gestion 65 Synchro compta émission 73 paramètres 70 Synchro Compta + émission 72 réception 76 T Trésorerie prévisionnelle 56 Trouvtoo© 16 TVA 67 acompte 67 déclaration 67 édition du détail 63 Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris. Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com J’ai souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiPobligation_TVA2015 La souscription à Ciel directDéclaration TVA nécessite de s’inscrire au préalable à la téléprocédure TVA auprès de la Direction Générale des Impôts. Retrouvez sur www.ciel.com/direct le formulaire pré-rempli. Dès réception de votre "lettre de prise en compte" envoyée par votre Recette des Impôts, vous informant que votre souscription a bien été enregistrée, vous pouvez commencer à télédéclarer avec Ciel directDéclaration TVA. Si vous utilisez déjà un service de télédéclaration de type EDI ou EFI, avertissez votre Recette des Impôts. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur www.ciel.com/direct. Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial au 01 55 26 34 34. Plus de 2 millions d’entreprises télédéclarent déjà leurs déclarations fiscales, et vous ? Les nouveautés de Ciel Compta libérale Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6 Accueil Ciel .....................................................................................................................6 Mon Compte Ciel..............................................................................................................6 Amélioration de l’intuiciel ..................................................................................................6 Enregistrement d’une écriture............................................................................................7 Modification des emprunts.................................................................................................7 Solde évolutif ..................................................................................................................8 Calcul de la trésorerie prévisionnelle...................................................................................8 Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................9 Modification de la préférence Codes postaux et villes ............................................................9 FlashCode et QRCode .......................................................................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale ..................................... 10 Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0..................................................................... 10 Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ................................................................. 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 12 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 15 Vérifications après récupération ....................................................................................... 18 Questions - Réponses................................................................................... 20 L’historique des nouveautés............................................................... 22 Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 22 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 22 Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 22 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 26 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 31 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 31 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 31 Validation d’écritures ...................................................................................................... 31 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 31 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 31 Mise à jour automatique ................................................................................................. 32 Localisation automatique................................................................................................. 32 Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 33 PDF en couleur .............................................................................................................. 33 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 34 Besoin d’aide................................................................................................................. 34 Trouvtoo.......................................................................................................................34 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 34 Relevé bancaire ............................................................................................................. 34 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 35 Gestion des remises en banque........................................................................................ 35 Points de restauration..................................................................................................... 35 Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 36 La télédéclaration .......................................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 38 Changements d’interface................................................................................................. 38 Les aperçus................................................................................................................... 39 Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 40 Affichage des écritures ................................................................................................... 40 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 40 Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 40 Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 41 Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 42 Personnalisation des polices ............................................................................................ 42 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 42 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 42 Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 43 DGFiP ........................................................................................................................... 43 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 43 Nouveau format d’export ................................................................................................ 43 Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 44 Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 44 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 45 Les barres d’actions ....................................................................................................... 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46 Les actions flash ............................................................................................................ 46 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 46 Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 47 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 47 Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 48 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48 Insertion automatique .................................................................................................... 48 Correcteur orthographique .............................................................................................. 48 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49 Duplication des écritures ................................................................................................. 49 Les nouveautés de Ciel Compta libérale 6 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Il s’agit des nouveautés de la version 20.00. Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 7 Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Enregistrement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous cochez cette option dans les préférences comptabilité. 1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous générez une écriture. Modification des emprunts  Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 8 Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Les nouveautés de Ciel Compta libérale 9 Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. FlashCode et QRCode  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 12. La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé, • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe. Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale. Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Compta libérale. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00 Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le récupérer dans la dernière version. Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente. Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros. Le message suivant s'affichera.  Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa récupération. La migration d’une ancienne version 14 Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00 Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est impossible. Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération. Les emprunts Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération. Les immobilisations Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Liste des nouveaux postes comptables : • 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs. • RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de dépense n'est pas renseigné. • RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de recette n'est pas renseigné. • RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de trésorerie n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 15 La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Compta libérale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 16 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe.  Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement.  Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 12. La migration d’une ancienne version 17 La récupération Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver. Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 18 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale s’ouvre.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Le taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Les échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Les nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement dans la nouvelle version : • un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée. La migration d’une ancienne version 19 La balance Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas nécessaire. En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes. La migration d’une ancienne version 20 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta libérale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta libérale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : Numéro de version Millésime 7.0 - 7.1 2000 8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001 9.0 - 9.01 2002 10.0 - 10.01 2003 11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004 12.0 - 12.1 - 12.5 2005 13.0 - 13.1 - 13.2 2006 14.0 - 14.1 - 14.2 2007 15.0 - 15.5 - 15.6 2008 16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009 17.0 - 17.50 - 17.60 2010 18.00 - 18.50 - 18.60 2011 19.00 2012 20.00 2013 La migration d’une ancienne version 21 • les états paramétrables, • le journal des transactions, • les mémos, les glossaires. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 22 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10. Les nouveautés de la version 13.10 Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 23 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 24 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 25 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. L’historique des nouveautés 27 • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 28 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 22. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 29 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 30 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et les valeurs à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée • la partie Valeur bloquée. Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 14.00 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Validation d’écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.  Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 32 • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 14.20 PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 15.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Nouveau format d’import/export  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 35 Saisie des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des remises en banque  menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 15.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 37 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés de la version 16.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titres L’historique des nouveautés 39 • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher un aperçu dans les listes  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur, directement à partir de la liste des clients et fournisseurs. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 40 L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont maintenant disponibles : • : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur via le site InfoGreffe. Affichage des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes : • Mouvements Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (Débit-Crédit). Saisie de la part professionnelle  Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage. Taux de l’emprunt à trois décimales  Menu LISTES - commande EMPRUNTS L’historique des nouveautés 41 Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales. Mise sous surveillance de sociétés  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 17.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035). • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 17.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Saisie complémentaire La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration. Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont : • Immobilisations et amortissements • Plus et moins values • Répartition des résultats • Barèmes kilométriques • Personnes morales • Personnes physiques • Filiales et participations Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets correspondants. Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint). Nouveau format d’export  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan. L’historique des nouveautés 44 Les nouveautés de la version 17.60 Télédéclaration : gestion du double envoi  Menu ETATS - commande 2035 La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés de la version 18.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des immobilisations, pointage manuel, remise en banque). Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés de la version 18.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône Préparer mes éditions pour mon A.G.A. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés de la version 19.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 49 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE L’historique des nouveautés 50 Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Copyright 2012 Ciel Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 20.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Paye Ciel Paye Evolution Ciel Paye Bâtiment Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye). Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sommaire Prise en main ..............................................................................................4 Configuration minimale........................................................................................................... 5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 8 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................18 Créez votre dossier ............................................................................................................... 19 Contrôlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 23 La reprise de paye (reprise de cumuls)................................................................................... 28 Créez les fiches des salariés .................................................................................................. 30 La gestion de temps .............................................................................................................. 35 Création des bulletins et traitements.........................................................37 Établissez les premiers bulletins de paye............................................................................... 38 La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 41 Validez les bulletins de la période ......................................................................................... 43 Effectuez le paiement des salaires ......................................................................................... 44 Transférez les écritures de paye en comptabilité ................................................................... 46 A propos de la règle des cumuls............................................................................................ 49 Les impressions ........................................................................................51 Principes généraux des impressions ...................................................................................... 52 Les éditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 55 Les éditions administratives .................................................................................................. 60 Traitements de fin d’année .......................................................................62 La dernière paye de l’année ................................................................................................... 63 La déclaration annuelle des données sociales ........................................................................ 64 La clôture du dossier ............................................................................................................. 65 Gestion des dossiers.................................................................................66 La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67 La sauvegarde ....................................................................................................................... 68 La restauration ...................................................................................................................... 69 L’archivage d’un dossier........................................................................................................ 70 Autres fonctionnalités...............................................................................71 Le générateur de documents ................................................................................................. 72 Les éditions chaînées............................................................................................................. 73 Personnalisation des fiches salarié......................................................................................... 74 La gestion analytique............................................................................................................. 75 Assistant de cotisation .......................................................................................................... 77 Import Ciel Bâtiment.............................................................................................................. 78 Index ........................................................................................................80 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 3 Go de Ram. • 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur). • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2 Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Le manuel de découverte Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce manuel : Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre ordinateur. Naviguer dans le manuel de découverte Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Imprimer le manuel de découverte Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Enregistrer le manuel de découverte Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où vous voulez l’enregistrer. Le fichier Lisez-moi Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute. Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel. L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil]. Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Le manuel de référence Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer. Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE RÉFÉRENCE. Le guide d’accompagnement DADSU Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADSU et vous donne des astuces pour gagner du temps. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de l’application ou appuyez sur la touche . L'Infopaye Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi que les paramétrages à effectuer dans le logiciel. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Créer votre dossier L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye. Voir Créez votre dossier, page 19. Récupérer le paramétrage de paye modèle Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins. Créer les fiches salariés Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à chaque salarié. Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins. Créer les banques Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement. Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards. Etablir les premiers bulletins L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin «vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. Gérer les bulletins du mois suivant Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent. Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents. Attention ! Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes. Attention ! N’oubliez pas de valider vos bulletins ! Prise en main 9 Quelques notions de paye Organiser un bulletin de paye Calculer un bulletin Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin. Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société. Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à jour. Valider un bulletin Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Réaliser une paye à l’envers Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont recalculés.  Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par points. 1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude. 2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et commentaires nécessaires. 3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE. Le bulletin de paye peut être organisé comme suit : Salaire de base Salaire Brut Cotisations URSSAF Cotisations ASSEDIC Cotisations IRC Total Cotisations Net imposable Net à payer Attention ! Le calcul du bulletin est une opération indispensable. Attention ! Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains traitements, les bulletins de la période doivent être validés. Prise en main 10 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le montant se rapproche de celui saisi. Saisissez le montant net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement la paye avec Ciel. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Créez votre dossier de paye Créez les éléments de base de votre Etablissez les premiers bulletins de paye Calculez, validez et imprimez Paiement des salaires Editez les données de paye Contrôlez et modifiez le plan de paye dossier (salariés, caisses, banques etc.) Transférez l’écriture de paye les bulletins de paye en comptabilité (journal de paye, livre de paye) Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Pour lancer votre logiciel : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, 2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.  Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau. Ouvrez le dossier Exemple Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir la société Exemple, livrée avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution : L’Intuiciel L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions . Mon bureau Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut. Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Espace de travail Barre d’état Intuiciel Prise en main 14 Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique. Accéder aux principales tâches de paye Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences, calculer les charges sociales, etc. Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés. • Embaucher un salarié. • Préparer mes bulletins de paye. • Envoyer l'ordre de virement des salariés. • Gérer les congés et absences. • Calculer mes charges sociales. • Établir ma DUCS. • Imprimer un document administratif. • Enregistrer le départ d'un salarié. • Éditer ma DADS. Mon tableau de bord Mon tableau de bord est accessible par le bouton . Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye : • Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser). • Les congés et absences à la date du jour. • Les salariés ayant le plus de congés à solder. • Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise. • Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés, modification des minima sociaux). • Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le montant des charges sociales patronales. • Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale. Mes états et statistiques Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .  Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE. Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix. Prise en main 15 Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, • le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu FENÊTRE.  Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous quittez l'application. Prise en main 16 Consultez un bulletin de salaire Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire. Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression. Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment : Dans l'en-tête... A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE, code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES). B F G A B E C D Prise en main 17 Dans le corps du bulletin... ...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et montants des cotisations retenues. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent avant le Salaire Brut et après le Net imposable. D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux différents organismes sociaux. F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations. G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra les données de votre société. 1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER. 2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez. Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.  Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier. Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton . 3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].  Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.). L’assistant Top Départ La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en procédant étape par étape. 1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante. Vous disposez de deux modes de création : • Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés, etc.). • Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres édition, etc.). Saisissez ici le nom de la société à créer. Liste des dossiers existants. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre réfé- rencement (Dénomination, coordonnées, etc.). Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données. 3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode simplifié Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.  Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge. Fenêtre Coordonnées du dossier Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines zones sont pré-renseignées. La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription. 1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale. 2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton . 3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF. 4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante. 5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP. 6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt. 7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays, Tél., Fax.  Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent]. Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations saisies (raison sociale, adresse). 8. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramètres du dossier C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire. Zone Paramètres 1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours. 2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.  Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre. Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture annuelle s'effectue en novembre. 3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise. 4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent. Création et mise en place d’un dossier 21 La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Zone Congés Payés 5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés. Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de l'année suivante. 6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés. 7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez l'option correspondante : • 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés. • 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours. La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période de référence des congés. Zone Congés RTT 8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la convention (218 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Fenêtre Paramétrage du modèle de paye Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir : Du paramétrage de paye modèle Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur d'activités), livrés avec l'application. Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la création des bulletins de salaire. 10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés. 13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures. Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 22 Fenêtre Liste de contrôle Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements. Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables, rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide. 14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer]. Création d’un dossier en mode avancé Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la société.  Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les fenêtres. Si vous gérez plusieurs dossiers  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs : • du Plafond de la sécurité sociale, • du SMIC horaire, • du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise), • ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires, par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.  Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et non celles des paramètres globaux. En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez ces cases cochées. Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises à jour de Ciel Paye. Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des trois dernières années. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton . Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086 et le SMIC horaire au 01/01/13 à savoir 9.43. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de paye Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins. Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains d'entre eux. Les variables  Menu BASES - commande VARIABLES Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul des cotisations. On distingue deux types de variables : • les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés, • les variables salariés dont la valeur est propre à chacun. Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.  Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable concernée. Les variables globales On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés. Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée. Exemple C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période, modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois. Les variables salariés On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce cas, la case Propre au salarié est cochée. La valeur du ticket restaurant est identique pour tous les salariés : ne cochez pas cette case. Création et mise en place d’un dossier 24 Exemple Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié. Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi, l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que celle-ci soit différente de zéro. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.  Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous désactivez leur affichage. Les rubriques  Menu BASES - commande RUBRIQUES Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO). Exemple Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques : SBASE Salaire de base R702 Absence pour conges payes R703 Indemnites pour conges R100 Prime d'anciennete = SBRUT Salaire brut Cotisations = SNETIMPO Net imposable R650 Remboursement carte orange R651 Indemnites kilometriques R600 Tickets restaurant R008 Acompte = SNET Net a payer Cochez cette case pour indiquer que la variable diffère d’un salarié à l’autre. Cochez cette case si vous voulez que la variable soit automatiquement remise à zéro d’un mois sur l’autre. Création et mise en place d’un dossier 25 La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets : • l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ; • l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en cochant les options nécessaires ; • l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ; • l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels, des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc. 1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.  Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse. 2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].  Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable (ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables correspondants. Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul. 3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte. 4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule. Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin. 5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies. 6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %. Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le symbole €. Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte des conditions définies en préparation du bulletin. Ces boutons ouvrent des listes ou des fenêtres permettant de paramétrer les zones correspondantes. Création et mise en place d’un dossier 26 7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone. Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul. 8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne extérieure exclue).  Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§]. Les cotisations salariales et patronales  Menu BASES - commande COTISATIONS Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales à verser aux organismes sociaux. Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant : • soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire DUCS. • soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en comptabilité. 1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse. Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application. 2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran. Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient correctement imputés. L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de mutuelle ou d’assurance.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses. Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond. Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé. C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de la règle des cumuls, page 49. • Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition mensuelle. • Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour l’employeur. Création et mise en place d’un dossier 27 La partie Condition d'application Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines conditions. Exemple La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se présente sous la forme suivante : L’onglet D.U.C.S. Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire D.U.C.S (menu ETATS). Voir L’état préparatoire DUCS, page 57. Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.  S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi), vous devez cocher les options Elément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les cotisations. Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société  Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories de salariés. 1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de salaire de vos employés. Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.  Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société. 2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS). Création et mise en place d’un dossier 28 La reprise de paye (reprise de cumuls) Contexte Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion sur Ciel Paye. Les méthodes de la reprise de paye Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées : 1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins de paye depuis le début de l'exercice. 2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel. En pratique Première méthode 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1). Voir Créez les fiches des salariés, page 30. 2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez les profils correspondants, page 31. 3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. 4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration. Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel : • éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période, • sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…), • établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles, • vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et les exonérations). Seconde méthode  Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié pour la période à reprendre. 1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires. Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice. Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en janvier N+1. Création et mise en place d’un dossier 29 Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars) dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38. 2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier à Mars). Exemple : Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et mars sont à renseigner. 4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond. 5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des variables. Exemple : Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.  Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF de l’Aide, accessible à partir du menu ?. Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants : • Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année. • Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…). • Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles. • Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système. Conclusion Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier). Création et mise en place d’un dossier 30 Créez les fiches des salariés Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la réalisation de son bulletin de salaire. Recensez les différentes catégories de salariés et de services Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de l'entreprise, une catégorie lui correspond. Exemple Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir Créez une fiche pour chaque salarié, page 31. Les services Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande SERVICES Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise. Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés. La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35. Gérez les entrées et les sorties des salariés Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives auxquelles l'employeur doit se soumettre. Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses, votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du personnel. Assistant d'entrée d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E. (Déclaration Unique d'Embauche). Assistant de sortie d'un salarié  Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail, le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie d'un salarié. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez les profils correspondants  Menu BASES - commande PROFILS Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir desquels la création des bulletins sera simplifiée. En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.). La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin. Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez. Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne. 1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné. 2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin des salariés rattachés à ce profil. 3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il appartient. Créez une fiche pour chaque salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc un élément clé dans une gestion de paye. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées. Insère, dans le profil une ligne vierge au-dessus de celle sélectionnée. Ouvre la liste de tous les éléments du bulletin pouvant être insérés dans un profil. Supprime, dans le profil, la ligne sélectionnée. Création et mise en place d’un dossier 32 3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié. 4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire. Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à un type de paye bien particulier. Dans la zone Type de paye : si le salarié est mensualisé... ... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis le passage aux 35 heures. si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre... ... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule : TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS). si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société... ... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois. si le salarié est payé aux points... ... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS. si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules... ... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE. Tests sur les salaires Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant. Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments Les boutons de ce type (appelés boutons liste) ouvrent des fenêtres permettant de renseigner les zones correspondantes. Les paramètres de Gestion du temps ne sont pas disponibles dans Ciel Paye. Pour inclure le salarié dans le calcul automatique de l’effectif Fillon, cochez l’option et associez un mode de calcul. Si plusieurs conventions collectives sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle le salarié est rattaché, en cliquant sur ce bouton liste. Création et mise en place d’un dossier 33 de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables. Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques). L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut. Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel. Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, du SMC ou des deux.  Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle. 5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun des salariés. Droit au DIF 6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF. • Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise. • Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD. Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat. Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les paramètres société.  Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour. • Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure. • Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours. • Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris. • Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre. Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres zones.  Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle. 7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées bancaires du salarié si besoin. 8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS. Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel. 9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet IP.  Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] de la fiche Salarié. Dupliquez une fiche salarié  Menu BASES - commande SALARIÉS Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc. Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance... Création et mise en place d’un dossier 34 1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir. 2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides. Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et synthétique les principaux renseignements afférents au salarié. 1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous souhaitez imprimer. 2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori. Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié. Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :  Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER. 3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions. Création et mise en place d’un dossier 35 La gestion de temps Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS  Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible. La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés, modulaires, annuels, temps partiel. Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion. Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce temps de travail. Le module de Gestion de temps intégré vous permet : • d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels), • d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié, • d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques. Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés. Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir desquels sont générés les plannings salariés. Concevez vos plannings prévisionnels annuels  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter la gestion de vos plannings salariés. Attention ! Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ de choisir votre mode de gestion des absences. Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de temps. Création et mise en place d’un dossier 36 Déterminez les différentes natures d'écarts possibles  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer, au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées. Rattachez un modèle de planning à un salarié  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»). Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires). Enregistrez vos feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures supplémentaires. Saisie décentralisée des feuilles de temps  Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié. Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.  Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application. Création des bulletins et traitements Création des bulletins et traitements 38 Établissez les premiers bulletins de paye Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés. Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties : Le calcul du BRUT Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence. Le calcul du NET IMPOSABLE Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations. C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus. Le calcul du NET A PAYER Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé, d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net imposable. L'assistant Top Bulletin  Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.  Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier (cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct. Choisissez la période de création du bulletin Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de création des bulletins. 1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.  Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours. Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées. Création des bulletins et traitements 39 Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé 2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin, sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous permettant de créer la fiche.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié. Choisissez la méthode de génération du bulletin 3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Bulletin précédent Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en cours. Profil Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année. Bulletin vide Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une fois le bulletin créé. Attention ! Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider]. Création des bulletins et traitements 40 Saisissez les variables du bulletin 4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.  Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet. Exemple Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013. Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et effectuera automatiquement la différence. Ajoutez une variable 1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer]. 2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Voir Les variables, page 23.  Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera automatiquement insérée dans le bulletin de paie. Supprimez une variable Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer]. Déplacez une variable Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée. Rétablissez le paramétrage original 1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables. Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par salarié. 2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton [Modèles].  Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser. 3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].  Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider. Création des bulletins et traitements 41 La gestion automatique des IJSS Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).  La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel, Horaire, Par points. Paramétrage des IJSS  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail). Mode de calcul des IJSS 1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net. 2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante. Paramétrages Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué. 3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au calcul des IJSS. 4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables. 5. Sélectionnez, les rubriques associées : • au maintien de salaire, • aux IJSS déduites, • aux IJSS versées, • au montant de la retenue pour garantie du net. 6. Sélectionnez, les variables associées : • au maintien du salaire, • aux IJSS, • au montant de la retenue pour garantie du net.  Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Création des bulletins et traitements 42 Dans le bulletin  Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin. Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de travail.  Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette zone sera automatiquement actualisée. 1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le calcul. 2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante. Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont accessibles à partir des paramètres IJSS. Voir Paramétrage des IJSS, page 41.  Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.  Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale. Création des bulletins et traitements 43 Validez les bulletins de la période Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider. Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez... ...modifier les informations du bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires. ...calculer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que vous avez effectuées sur les lignes. ...effectuer le calcul du bulletin à l'envers 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée. 3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé. ... générer un profil d'après le bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez générer le profil. 2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER. ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... supprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer. 2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. ... valider un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider. 2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez... ... imprimer un bulletin 1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton . ... créer les bulletins de la période suivante A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL. Création des bulletins et traitements 44 Effectuez le paiement des salaires Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces. Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment il s'effectue à partir de votre logiciel. Créez les comptes bancaires  Menu BASES - commande BANQUE 1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.  Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle. Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés payés par virement : 3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié concerné). 4. Cliquez sur l'onglet Banque. 5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné. L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de faire parvenir les ordres de virement de salaires à votre banque directement via votre messagerie. Création des bulletins et traitements 45 Éditez l'état des paiements  Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS 1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements. 2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état. 3. Cliquez sur le bouton . Transférez les ordres de virement à votre banque C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à votre banque. Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du menu CONTEXTUEL. Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement. 4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé, e-mail. 5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran. En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque. La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre de virement et de la génération du fichier. Si votre société possède plusieurs comptes dans différentes banques, sélectionnez la banque pour laquelle vous éditez l’état des paiements. Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de Banques (AFB) ou Banque De France (BDF). Création des bulletins et traitements 46 Transférez les écritures de paye en comptabilité A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez. Saisissez les comptes de comptabilité générale Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois. Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple. Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante. Pour les salariés Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié : • Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut, • Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun des salariés. Pour les cotisations Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse : • Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales, • Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales, • Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond à la contrepartie des comptes de charges patronales. Pour les rubriques Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable. Deux cas de figure se présentent : • si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez uniquement le Compte Part salariale ; • si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale et le Compte Part patronale. Générez les écritures comptables de salaire et de paiement Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les écritures de salaire et de paiement. Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye. 1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. 2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES puis l’option Ecritures de salaire et de paiement. La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Création des bulletins et traitements 47 Zone Ecritures à générer Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment 3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal comptable : • écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel. Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité. • et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés. 4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [Ok]. Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes d'écritures ; seule une impression est possible. A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que les écritures comptables ont été générées pour la période concernée. Transférez les écritures comptables Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité. Si vous possédez Ciel Compta 1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher. Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés. 3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures. 4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et choisissez-en un : • Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques. • Ciel Compta Dos.  Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT 5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert. Cette date correspond à la date du jour. Cette option permet de générer à nouveau les écritures de salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait l’objet d’un précédent transfert. Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période, les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires et de paiements. La partie « Ecritures à générer » n’est pas disponible dans Ciel Paye. Cette option est cochée par défaut si l'analytique est renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques Création des bulletins et traitements 48 Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....). Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier. Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité... Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la structure en choisissant le nom des champs à exporter. Quelques mots sur la validation groupée... Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins (menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE). 1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL. 3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé. Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS. Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 46. Création des bulletins et traitements 49 A propos de la règle des cumuls La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin sur un mois donné. Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants. Principe Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné, alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux cumuls des planchers et plafonds. Exemple 1 Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 086 € au 01/01/2013. Le Salaire Brut mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire Brut, soit 2 850 €. Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 280 €. Sans régularisation automatique La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi pour toutes les cotisations concernées : Tranche B (2 850 € + 280 €) - 3 086 € = 44 € En appliquant mensuellement la règle des cumuls Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond. Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au plafond cumulé de la Tranche A. Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifiée par 3 130 dans le bulletin selon la formule suivante : Exemple 2 Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai. Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple) 8 830 € - 5 700 € = 3 130 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 € Création des bulletins et traitements 50 Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin. Exemple 3 Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés. Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A est donc égale à 18 690 € - 15 430 € = 3 260 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la valeur de la tranche B sera donc recalculée. Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera égale à - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro. Conditions d'application de la règle des cumuls Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle des planchers et plafonds : • si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié, • et si l'option Régularisation automatique est cochée. Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26.  Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu, cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires. Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 € Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple) 15 430 € - 11 680 € = 3 750 € Tranche B = Salaire Brut - Tranche A 3 760 € - 3 750 € = 10 € Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 € Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 € Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 € Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 € Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 € Juin 2 850 € 18 690 € 18 516 € 3 260 € 18 690 € Les impressions Les impressions 52 Principes généraux des impressions Les différents types d’impression On distingue trois types d'impression. Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation. Les listes Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations, etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante. Exemple Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les caisses existantes. Les documents Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple). De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez utiliser : • par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état, • ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION d'une liste ou d'un document. Attention ! Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés. Les impressions 53 Le mode Aperçu avant impression Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.  Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER. Demandez l'aperçu avant impression d'un état 1. Activez une des commandes du menu ETATS. 2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu . Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant. L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf. 1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton . 2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser. Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader. Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur. Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre : • par les raccourcis clavier <+> et < - >, • par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire, • par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.  La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier. Enregistrez un aperçu au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF. Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Envoyez par e-mail un état au format pdf  Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf. Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu. Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire de Windows™. Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré. Les impressions 54 Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier  Menu DOSSIER - commande IMPRIMER Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier. La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.  Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à chaque état. Les impressions 55 Les éditions mensuelles et trimestrielles Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au suivi de vos données de paye. Le journal de paye  Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé. Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition. Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non. Le livre de paye  Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés. Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition. Le récapitulatif des salaires Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse.  Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe “Les déclarations aux organismes sociaux”, page 56. 1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul. 2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste]. 3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste]. Toutes les lignes du bulletin sont imprimées pour chaque salarié sélectionné. Seules les lignes principales du bulletin sont imprimées : nombre d’heures, salaire de base, cotisations cumulées, etc. Toutes les cotisations seront présentées dans l’ordre alphanumérique, et non dans l’ordre de présentation des bulletins. Les impressions 56 4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection. 5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement, cochez l'option Un saut de page par établissement. 6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs. Les déclarations aux organismes sociaux  Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent : • pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ; • pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre. La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et salariaux est également réalisé.  Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible dans Ciel Paye millésime. Les impressions 57 Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection. L’état préparatoire DUCS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales). Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état préparatoire.  Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux auxquels la société est affiliée. 1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements. Période 2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin. 3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la DUCS : • Période uniquement • Période et récapitulatif • Récapitulatif uniquement Caisse 4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Caisses s’affiche. 5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS. Si vous avez défini des codes de regroupement dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir le cumul des bases, taux et montants des différentes tranches de cotisations versées à une caisse. Les impressions 58 Établissement 6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche. 7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte. 8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.  Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à Ciel directDéclaration Social. L’assistant EDI Ducs  Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration. Informations détaillées sur la télédéclaration 1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs. Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.  L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant lors des prochaines utilisations de la commande. Souscription à Ciel directDéclaration Social Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS). Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire]. 1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement Ciel directDéclaration Social. 2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel. 3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission : • Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise. • Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission. 4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse Email. Attention ! La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance. Les impressions 59 5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.  Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS. Réduction sur les bas salaires  Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est assujettie à la réduction sur bas salaire. Réductions des cotisations patronales  Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS... du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.  Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante. Etat des congés payés et RTT  Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant sur l'exercice N et N-1. Attention ! Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement. Les impressions 60 Les éditions administratives L’attestation Pôle Emploi  Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION PÔLE EMPLOI  Dans Ciel Paye Millésime Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI. Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire valoir ses droits. A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011). Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est différente : • Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales. Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES AED. • Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.  Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi. Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et notamment l'attestation Pôle Emploi.  Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié. L'attestation de salaire Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la Sécurité Sociale. Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être produite. 1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone. 2. Indiquez la date de l'arrêt de travail. 3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de reprise du travail. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence. L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié. 4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante. 5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société. 6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Les impressions 61 7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement). 8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident du travail). • Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration. • Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc. 9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran. 10. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe. La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.) Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  (A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI, Papier ou Internet) Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui l'intéresse. 1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E. S'il s'agit d'une DUE Papier... 2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales. 3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté à l'écran. DUE EDI uniquement 1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise. 2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message. 3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel. 4. Cliquez sur [OK] pour valider. 5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. 6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. 7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.  Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 63 La dernière paye de l’année Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés. Voir A propos de la règle des cumuls, page 49. Régularisation des planchers et plafonds Avec régularisation automatique Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année, en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas présenter de difficultés particulières. Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations. Sans régularisation automatique En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des tranches de cotisations. Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la base de calcul de la cotisation concernée. Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur. Le treizième mois Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de chaque salarié. Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de treizième mois est créée. Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT. Les états de fin d'année Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à l'impression : • des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.). Voir La clôture du dossier, page 65. • de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle. • de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales. Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64. Traitements de fin d’année 64 La déclaration annuelle des données sociales La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU. Etat préparatoire DADS  Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés. Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations nécessaires sont correctement définies. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.  Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire D.A.D.S. Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP). Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée : . Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte. Les informations requises sont alors ajoutées à votre état. Créez une DADSU  Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel Déclarations Sociales. Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration. Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans votre déclaration. Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton [Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U.  Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide. Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration. Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont proposées : • re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU, • accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES DADSU. Traitements de fin d’année 65 La clôture du dossier  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au préalable tous les traitements nécessaires. 1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir lue, cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.  L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant : • Journal de paye, • Livre de paye, • Charges à payer par caisse, • Fiche individuelle. 3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l'assistant.  Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent, consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture. Cliquez sur ces boutons d’aide pour obtenir des informations relatives au traitement correspondant. Les cases à cocher sont des indicateurs. Elles sont grisées par défaut et cochées en fonction des opérations effectuées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 67 La gestion des utilisateurs On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les données de paye d'une société. Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront certaines commandes. L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus et commandes. Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres On distingue deux types d'utilisateurs : Les utilisateurs maîtres Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes. Les utilisateurs non-maîtres Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité. Créez, Modifiez ou Détruisez les fiches Utilisateurs Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.  Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs. Gestion des dossiers 68 La sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes. Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail ! Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires. Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe (disque dur, clé USB....), le principe est le même. 1. Connectez votre support sur vote ordinateur. 2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre : Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales ainsi que les archives liées au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70. • Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED). 3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données. 5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.  Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été réalisées. Gestion des dossiers 69 La restauration  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées. 1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur. 2. Ouvrez la société à restaurer.  Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est grisé. 3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION. 4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui]. 5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton .  La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche. Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que l’archive liée au dossier. • Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les bulletins de paye, etc. • Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins. • Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70. 6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date, chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à restaurer. 8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert. Attention ! Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle. Gestion des dossiers 70 L’archivage d’un dossier Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment Archivez un dossier  Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE. Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez la case Archiver le dossier avant la clôture.  Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est remplacée par la nouvelle archive. Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la supprimer. Consultez une archive  Menu DOSSIER – commande OUVRIR. Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays validés. Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face du nom de la société. 1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande donc de la décompresser. Sauvegardez une archive  Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER. Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle. Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture. Supprimez une archive  Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER. Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société. 1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive. 2. Confirmez la suppression.  Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 72 Le générateur de documents Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS. Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.  Tous les documents sont communs à tous les dossiers. Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables, cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document. Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions. Créez un document 1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que vous souhaitez créer. 2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste concernée. 3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document. Ouvrez un document existant 1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se transforme alors en signe -. 2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné, 3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK]. Supprimez un document existant Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire]. Dupliquez un document existant Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer]. Importez / exportez un modèle de document Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire] et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.  Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 73 Les éditions chaînées Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES. Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes. La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye, charges à payer par caisse, etc.) 1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche. 2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer. Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée. Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents (exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel). 4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Supprimez un état de l'édition chaînée Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des états à imprimer. Consultez les critères de sélection de l'état 1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la Liste des états à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état. La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous le souhaitez.  Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 74 Personnalisation des fiches salarié Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER. Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les fiches suivant vos besoins. Exemple Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces critères. Ouvrez la liste des salariés 1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS. La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos paramétrages. Les principaux outils icône cadre : permet de définir une zone. icône texte : permet de saisir du texte. icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan. icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan. icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés. icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie. icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous venez de mettre en place. Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de renseignement qui s'ouvre.  Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide contextuelle de l’application. Autres fonctionnalités 75 La gestion analytique Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états. Codes analytiques  Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES. Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible d'utiliser par la suite. Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères. Dans les fiches salariés  Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique]. Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin. • Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche salarié. • La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés. Dans les bulletins de paye  Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique. L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche. S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants : • Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques. • Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique. • Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser]. Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche du salarié via le bouton [Mémoriser]. • Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à d'autres bulletins.  Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à 100%. Autres fonctionnalités 76 Dans les écritures comptables  Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES. L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre dossier. Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés dans les bulletins. Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans affectation analytique. Autres fonctionnalités 77 Assistant de cotisation Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment  A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE CRÉATION DES COTISATIONS. Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la fonction Assistant. Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère. • Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes. • Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures. • Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite. • Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant. Autres fonctionnalités 78 Import Ciel Bâtiment Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données. Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique. La procédure se déroule en deux temps : • Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT). • Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données. Dans Ciel Bâtiment Au préalable Paramétrage de paye 1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE 2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone. 3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre société. 4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye. 5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment. Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.  Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye. 6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider]. Matricule salarié Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export. Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un matricule. Suivi de chantier Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI, choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE. Exportation Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment. Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE. Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye. Attention ! Ne modifiez pas ces fichiers. Autres fonctionnalités 79 Dans Ciel Paye Bâtiment Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de l'extension .TXT en .BAK). 1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande IMPORT CIEL BÂTIMENT. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil. 2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que vous ne voulez pas récupérer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions analytiques sont bien égales à 100%. Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée. Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas modifiés. 80 Index A Analytique 75 Aperçu avant impression 53 bulletin au format PDF 53 état 53 liste ou document 53 Assistant clôture de dossier 65 création d’un bulletin 38 création de dossier 19 entrée d’un salarié 30 sortie d’un salarié 30 Attestation ASSEDIC 60 Attestation de salaire Maladie 60 B Bulletins assistant Top Bulletin 38 calculer à l’envers 43 établir le premier bulletin 37 valider 43 C Caisses 26 Charges à payer par caisse 56 Clôture assistant Top Clôture 65 Congés 21, 33 Convention collective 27 Cotisations 26 D DADS 63 Déclaration Unique d'Embauche 61 DIF (Droit Individuel à la Formation) 33 Documentation 6 Documents administratifs 60 Dossier assistant Top Départ 19 clôturer 65 créer 19 paramètres généraux 20 modèle de paye 21 restaurer 69 sauvegarder 68 E Ecriture comptable 46 Etats attestation ASSEDIC 60 charges à payer par caisse 56 congés payés et RTT 59 DADS 63 fin d’année 63 journal de paye 55 livre de paye 55 provisions pour congés payés 63 réductions cotisations patronales 59 Exemple bulletin de salaire 16 société 12 G Gestion de temps 35 bordereau de saisie 36 bordereau de saisie Excel 36 feuille de temps 36 natures d’écarts 36 planning hebdomadaires 35 planning salariés 36 plannings annuels 35 I IJSS gestion automatique 41 paramétrage 41 Import Ciel Bâtiment 78 Impressions aperçu avant impression 53 imprimante 52 types 52 Imprimante choisir 52 configurer 52 Intuiciel 13 J Journal de paye 55 L Livre de paye 55 Copyright 2013 Ciel Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment pour Windows - MAN_WP - V20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. N Natures d’écarts 36 P Paiement état 45 ordres de virement 45 Paramètres généraux 20 modèle de paye 21 Paye inversée 43 Profils 31 R Réductions cotisations patronales 59 Règle des cumuls 49 conditions d’application 50 principe 49 régularisation automatique 26, 63 Restaurer un dossier 69 Rubriques 24 S Salariés 28 assistant d’entrée 30 assistant de sortie 30 créer une fiche 31 profil 31 Services 30 T Tranches 26 Transfert écriture comptable 46 ordres de virement 45 Treizième mois 63 U Utilisateurs 67 V Validation groupée 48 Variables 23 globales 23 salariés 23 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant ......................................................6 TVA................................................................................................................................6 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6 Windows™ 8 ...................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 8 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale .......................................8 Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0.......................................................................8 Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ...................................................................8 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 13 Vérifications après récupération ....................................................................................... 16 Questions - Réponses................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 20 Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 20 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 20 Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 20 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 29 Validation d’écritures ...................................................................................................... 29 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 29 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 29 Mise à jour automatique ................................................................................................. 30 Localisation automatique................................................................................................. 30 Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 32 Trouvtoo.......................................................................................................................32 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 32 Relevé bancaire ............................................................................................................. 32 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 33 Gestion des remises en banque........................................................................................ 33 Points de restauration..................................................................................................... 33 Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 34 La télédéclaration .......................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 36 Changements d’interface................................................................................................. 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 38 Affichage des écritures ................................................................................................... 38 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 38 Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 39 Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 39 Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 40 Personnalisation des polices ............................................................................................ 40 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 40 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 40 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 40 Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 41 DGFiP ........................................................................................................................... 41 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 41 Nouveau format d’export ................................................................................................ 41 Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 42 Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 42 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 43 Les barres d’actions ....................................................................................................... 43 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 44 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 44 Les actions flash ............................................................................................................ 44 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 44 Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 45 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 45 Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 46 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 46 Insertion automatique .................................................................................................... 46 Correcteur orthographique .............................................................................................. 46 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 47 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 47 Duplication des écritures ................................................................................................. 47 Les nouveautés de la version 20.00 ............................................................. 49 Accueil Ciel ...................................................................................................................49 Mon Compte Ciel............................................................................................................ 49 Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 49 Enregistrement d’une écriture.......................................................................................... 50 Modification des emprunts............................................................................................... 50 Solde évolutif ................................................................................................................ 51 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 51 Indication des valeurs forcées dans les liasses ................................................................... 51 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 51 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 51 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 52 FlashCode et QRCode ..................................................................................................... 52 Les nouveautés de Ciel Compta libérale 6 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Il s’agit des nouveautés de la version 21.00. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER- commande NOUVEAU.  Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale. Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus. Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant dans Ciel Compta libérale. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. Cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche la liste des dossiers Ciel Professionnel indépendant détectés automatiquement. 2. Sélectionnez le dossier à récupérer. 3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne afin de définir l’emplacement du dossier. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe de la réussite de la récupération puis votre dossier s’ouvre. TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA. L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes  menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Attention ! Seuls les dossiers gérés en Dépenses/Recettes peuvent être récupérés. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 7 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé, • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe. Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale. Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Compta libérale. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00 Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le récupérer dans la dernière version. Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente. Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros. Le message suivant s'affichera.  Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa récupération. La migration d’une ancienne version 12 Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00 Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est impossible. Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération. Les emprunts Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération. Les immobilisations Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Liste des nouveaux postes comptables : • 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs. • RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de dépense n'est pas renseigné. • RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de recette n'est pas renseigné. • RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de trésorerie n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 13 La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Compta libérale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 14 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe.  Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement.  Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10. La migration d’une ancienne version 15 La récupération Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver. Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale s’ouvre.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Le taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Les échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Les nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement dans la nouvelle version : • un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée. La migration d’une ancienne version 17 La balance Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas nécessaire. En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes. La migration d’une ancienne version 18 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta libérale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta libérale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Numéro de version Millésime 7.0 - 7.1 2000 8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001 9.0 - 9.01 2002 10.0 - 10.01 2003 11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004 12.0 - 12.1 - 12.5 2005 13.0 - 13.1 - 13.2 2006 14.0 - 14.1 - 14.2 2007 15.0 - 15.5 - 15.6 2008 16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009 17.0 - 17.50 - 17.60 2010 18.00 - 18.50 - 18.60 2011 19.00 2012 20.00 - 20.60 - 20.70 2013 21.00 2014 La migration d’une ancienne version 19 Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables, • le journal des transactions, • les mémos, les glossaires. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 20 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10. Les nouveautés de la version 13.10 Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 21 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 22 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 23 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 24 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. L’historique des nouveautés 25 • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 26 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 20. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 27 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 28 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et les valeurs à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée • la partie Valeur bloquée. Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 14.00 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Validation d’écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.  Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 30 • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 14.20 PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 15.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 33 Saisie des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 15.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 35 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 16.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titres L’historique des nouveautés 37 • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher un aperçu dans les listes  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur, directement à partir de la liste des clients et fournisseurs. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 38 L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont maintenant disponibles : • : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur via le site InfoGreffe. Affichage des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes : • Mouvements Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (Débit-Crédit). Saisie de la part professionnelle  Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage. L’historique des nouveautés 39 Taux de l’emprunt à trois décimales  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales. Mise sous surveillance de sociétés  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 40 Les nouveautés de la version 17.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035). • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 17.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Saisie complémentaire La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration. Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont : • Immobilisations et amortissements • Plus et moins values • Répartition des résultats • Barèmes kilométriques • Personnes morales • Personnes physiques • Filiales et participations Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets correspondants. Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint). Nouveau format d’export  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 17.60 Télédéclaration : gestion du double envoi  Menu ETATS - commande 2035 La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 18.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des immobilisations, pointage manuel, remise en banque). Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés de la version 18.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône Préparer mes éditions pour mon A.G.A. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux. L’historique des nouveautés 46 Les nouveautés de la version 19.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 47 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE L’historique des nouveautés 48 Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés de la version 20.00 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. L’historique des nouveautés 50 Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Enregistrement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous cochez cette option dans les préférences comptabilité. 1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous générez une écriture. Modification des emprunts  Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 51 Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. L’historique des nouveautés 52 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 21.00 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. FlashCode et QRCode  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de Ciel Comptes personnels ........................................ 5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................5 La migration d’une ancienne version.................................................... 6 Récupérez un dossier d’une version précédente ............................................ 6 L’historique des nouveautés................................................................. 7 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................... 7 Trésorerie prévisionnelle ...................................................................................................7 Prise en compte de catégories dans le budget ......................................................................7 Les préférences du budget ................................................................................................8 Nouvel Intuiciel ...............................................................................................................8 Liste des contacts ............................................................................................................9 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 10 Trouvtoo© .................................................................................................................... 10 Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 10 Affichage des alertes ...................................................................................................... 10 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes ............................... 11 Points de restauration..................................................................................................... 11 Les nouveautés de la version 7.0 ................................................................. 12 Nouvelle interface .......................................................................................................... 12 Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts ................................................... 13 Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 14 Visualiser un aperçu en PDF ............................................................................................ 14 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Les nouveautés de la version 8.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Mes frais professionnels .................................................................................................. 17 Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 19 Modifier une opération pointée......................................................................................... 19 Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 20 Accueil Ciel ...................................................................................................................20 Amélioration de l’Intuiciel ................................................................................................ 20 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 20 Solde évolutif ................................................................................................................ 21 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels 5 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Il s’agit des nouveautés de la version 12.0 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. La migration d’une ancienne version 6 La migration d’une ancienne version Récupérez un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la nouvelle version. Pour récupérer un dossier que vous avez créé dans une version précédente, il suffit d’ouvrir votre dossier dans votre nouvelle version de Ciel Comptes personnels. Lors de la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Nous vous conseillons d'en réaliser au moins une. 1. Laissez coché l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Choisissez l’emplacement de la sauvegarde de votre dossier puis cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s’ouvre. Son nom apparaît dans la barre de titre de l’application. L’historique des nouveautés 7 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 5.0. Les nouveautés de la version 5.0 Trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Prise en compte de catégories dans le budget  Menu LISTES - commande CATÉGORIES - bouton ou . Vous avez maintenant la possibilité d’inclure ou non une catégorie de dépenses, de recettes dans votre budget. L’historique des nouveautés 8 Pour cela, lors de la création ou modification d’une catégorie, il vous suffit de cocher l'option Prendre en compte dans le budget. Ainsi, toutes les catégories de dépenses ou de recettes que vous avez prises en compte s’afficheront dans votre budget (menu ANALYSES - commande SOLDES / BUDGETS.) Et inversement si des catégories ne sont pas comprises dans le budget (option Prendre en compte dans le budget décochée). Les préférences du budget  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Vous pouvez définir des préférences d’utilisation concernant la gestion de votre budget. Deux nouvelles options vous sont proposées : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail. Cette option permet de calculer la moyenne des budgets mensuels du début de l’année jusqu’à la Date de travail. Si vous ne cochez pas cette option, le calcul se fera sur les 12 mois de l’année. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget. Cette option permet d’être alerté lors de l’enregistrement d’une opération, en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Nouvel Intuiciel  Menu ANALYSES - commande INTUICIEL L'Intuiciel© s'ouvre automatiquement à l'ouverture de votre dossier. Vous pouvez aussi l'activer par le menu ANALYSES - commande INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface qui résume vos principales activités, et vous permet d'accéder directement aux principales opérations de saisies. Il se présente sous forme de trois onglets : L’historique des nouveautés 9 Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations comptable, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel : • Saisir mes recettes • Saisir mes dépenses • Gérer les comptes • Faire un virement Vous pouvez également analyser votre budget, gérer vos titres et emprunts. Pour cela, cliquez sur l'icône de votre choix. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser les rappels du jour, l'évolution des dépenses et des recettes, un tableau récapitulant les soldes réels, les soldes pointés de tous vos comptes. Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Vous pouvez éditer des états relatifs aux dépenses, recettes ou autres opérations, à vos comptes, ou encore à vos soldes.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Liste des contacts  Menu LISTES - commande CONTACTS Cette commande vous permet de créer des fiches de vos contacts. Vous pouvez ajouter les coordonnées et autres informations de personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. La fiche du contact accessible par le bouton [Créer] ou [Modifier] est composée de 3 onglets : Onglet Coordonnées Vous pouvez renseigner les coordonnées postales, téléphoniques de votre contact ainsi que son adresse email ou encore l’adresse de son site internet. Il est également possible d’indiquer la date de naissance et la fonction du contact. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du contact. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Onglet Photo Vous pouvez ajouter une photo à votre fiche. La photo sera visible depuis la liste des contacts. Vous pouvez coller, importer ou encore récupérer d’un appareil photo, d’un scanneur la photo du contact. Onglet Commentaire Vous pouvez noter des observations concernant le contact dans la zone texte réservée à cet effet. Celle-ci propose des outils pour mettre en forme votre texte.  Pour des informations détaillées sur les contacts, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). L’historique des nouveautés 10 Les nouveautés de la version 6.0 Trouvtoo©  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Format d’import relevé bancaire OFX  menu PARAMÈTRES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE - bouton [Créer]. Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). Affichage des alertes Les alertes de l’agenda s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, cochez l’option d’affichage des alertes correspondante.  Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).  Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 11 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Comptes personnels vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les préférences du Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 12 Les nouveautés de la version 7.0 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 13 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel. L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation, lien Manuel d’utilisation. Localisation et itinéraire  Menu LISTES - commande CONTACTS Dans la fiche d’un contact, onglet Coordonnées, les boutons de localisation sont maintenant présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre contact). Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts  Menu LISTES - commande COMPTES ou CONTACTS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte ou d’un contact, directement dans la liste. 1. L'option Afficher l'aperçu est cochée par défaut. Choisissez dans la liste le compte ou le contact pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. 2. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l’option Afficher l’aperçu. L’historique des nouveautés 14 Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu au format PDF. 1. Sélectionnez un élément dans la liste. 2. Cliquez sur l’icône situé à droite de la fenêtre. 3. Si plusieurs états sont disponibles, choisissez le modèle de sortie. La fenêtre de l’aperçu s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes COMPTES ou CONTACTS Vous pouvez envoyer un e-mail à partir des listes où vous avez accès à une adresse e-mail, c’est-à-dire qu’une zone E-mail est saisissable dans les fiches de ces listes. 1. Dans la liste des comptes ou contacts, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 8.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 9.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. L’image ci-dessus présente l’accueil de Ciel Comptes personnels Premium.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des comptes, gérer mes comptes, liste des catégories, liste des emprunts...). Mes frais professionnels Disponible uniquement dans Ciel Comptes personnels Premium Le nouveau menu MES FRAIS PROFESSIONNELS vous permet de saisir des notes de frais, ainsi que des dépenses et des recettes relatives à ces notes de frais. Vous avez ainsi la possibilité de gérer vos frais professionnels et de générer un état récapitulatif de vos notes de frais en activant la commande MES FRAIS PROFESSIONNELS - DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS... Note de frais  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOTE DE FRAIS Vous pouvez depuis la liste des notes de frais accessible depuis le menu MES FRAIS PROFESSIONNELS créer vos notes de frais. Vous pourrez ensuite les consulter, les affilier à des dépenses et recettes professionnelles. Dépense et recette professionnelle  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE DÉPENSE PROFESSIONNELLE  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE RECETTE PROFESSIONNELLE A la manière des saisies de dépense et de recette habituelle, vous pouvez saisir vos dépenses et recettes professionnelles grâce à ces deux nouvelles fonctions, et les associer à une note de frais. Les frais kilométriques  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVEAU FRAIS KILOMÉTRIQUE Vous avez la possibilité d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais. Détailler vos frais professionnels  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS Grâce à cet état, vous pouvez éditer un récapitulatif de l’ensemble de vos frais professionnels.  Pour plus de détails sur les frais professionnels, reportez-vous au Manuel de référence électronique, chapitre MES FRAIS PROFESSIONNELS disponible depuis le menu Aide. L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 10.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. L’historique des nouveautés 19  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des comptes bancaires, commande LISTES, menu COMPTES. Modifier une opération pointée  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Les opérations pointées ne peuvent pas être modifiées. Si vous voulez modifier une opération que vous avez déjà pointée, le logiciel ouvre maintenant une fenêtre indiquant le dépointage automatique de l’opération. Vous avez alors le choix entre effectuer vos modifications (et dépointer votre opération) ou afficher votre opération en lecture seule en cliquant sur le bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée. L’historique des nouveautés 20 Les nouveautés de la version 11.0 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format PDF. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format PDF. • J’ouvre le dossier exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes.La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 21 Solde évolutif  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Dans les fenêtres de gestion des comptes, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du compte sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Comptes personnels - Guide des mises à jour - MAJ WCP 12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Évolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................6 Documentation........................................................................................................................ 7 Si vous débutez ....................................................................................................................... 8 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................20 Créez votre dossier ............................................................................................................... 21 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24 Créez les données de base .................................................................................................... 26 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58 Gestion de production ........................................................................................................... 59 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60 Les états ...................................................................................................61 Principes généraux ................................................................................................................ 62 Les états articles.................................................................................................................... 64 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67 Les états analyses.................................................................................................................. 73 Traitements de fin d’année .......................................................................76 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77 Le journal comptable............................................................................................................. 78 La régulation des stocks........................................................................................................ 79 Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81 Gestion des dossiers.................................................................................82 La sauvegarde ....................................................................................................................... 83 La restauration ...................................................................................................................... 84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90 La relation client.................................................................................................................... 91 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92 Liste des ordres de production .............................................................................................. 93 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95 Les infos «perso»................................................................................................................... 96 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96 Index ........................................................................................................97 Prise en main Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord). • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.  Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 26. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 9 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 10 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer]. 3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 4. Confirmez le traitement. 5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Établissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 14 Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Prise en main 15 Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Prise en main 16 Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 18 • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Prise en main 19 Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 21 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 23. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 22 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton. Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 22. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 23. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 23 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 24 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de début et de fin de période de saisie, • la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux par défaut, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 25 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Calculs sur quantité  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ. Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 26 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 27 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible depuis le menu AIDE. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 28 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Divers 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur. 6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en TTC. Création et mise en place d’un dossier 30 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. 8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. 9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque Identification 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Coordonnées 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Création et mise en place d’un dossier 31 Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 32 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 33 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 34 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 35 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 36 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Informations financières 1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). 4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail, son site Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 37  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. 6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 38 Onglet Relations clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l’onglet Relations clients de la fiche client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 92. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 39 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet Synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet Objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet Statistiques L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. 5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. 6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Observations 7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Création et mise en place d’un dossier 40 Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 45. Transférez une ou plusieurs pièces commerciales 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.  Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 42. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 46  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. Saisie et traitements des pièces commerciales 49 L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet. Forme juridique 2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Saisie et traitements des pièces commerciales 52 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir Saisie et traitements des pièces commerciales 54 l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 58 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 59 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 60 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. Etape : Sélection des articles 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Etape : Critères de stock 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. Etape : Quantité à commander 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 62 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 63 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 64 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 65 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 66 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 67 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 68 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 69 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 70 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 71 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, v