Ciel Documentation Gestion_GestionEvol/MAJ_WG_v2014Bis.pdf
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Les nouveautés de
Ciel Gestion commerciale
Ciel Gestion commerciale
Evolution
Ciel Gestion commerciale -
Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne
version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7
Nouveau format d’export ..................................................................................................7
La migration d’une ancienne version.................................................... 8
Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 8
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................8
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................8
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ...................................9
Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 10
Présentation.................................................................................................................. 10
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10
Informations avant récupération ...................................................................................... 11
Procédure de récupération .............................................................................................. 11
Vérification après récupération......................................................................................... 20
Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 21
Les fenêtres .................................................................................................................. 21
Affichage et recherches................................................................................................... 22
Boutons de commande ................................................................................................... 23
Icônes de liste ............................................................................................................... 24
Nouveaux accès ........................................................................................... 25
Questions - Réponses................................................................................... 26
L’historique des nouveautés............................................................... 28
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 28
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 28
Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 28
Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 29
Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 29
Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 29
Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 29
Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 30
Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 30
PDF en couleur .............................................................................................................. 30
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 31
Gestion des prospects..................................................................................................... 31
Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 31
Liste des ordres de production ......................................................................................... 32
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 32
Besoin d’aide................................................................................................................. 33
Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 33
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 33
Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 33
Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 34
Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 34
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 34
Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 34
Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 34
Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 35
Points de restauration..................................................................................................... 35
Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 35
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 35
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 36
Modification de l’interface................................................................................................ 36
Les aperçus................................................................................................................... 37
Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 38
Mise sous surveillance .................................................................................................... 38
eBay ............................................................................................................................ 39
Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 39
Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 39
Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 40
Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 40
Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 40
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 41
Personnalisation des polices ............................................................................................ 41
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 41
Les règles .....................................................................................................................41
Options de saisie de facturation ....................................................................................... 41
Gestion des remises et promotions ................................................................................... 42
Calculs sur les quantités ................................................................................................. 42
Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 42
Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 42
Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 42
Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 43
Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 43
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 43
Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 43
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 44
Les barres d’actions ....................................................................................................... 44
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 45
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 45
Les actions flash ............................................................................................................ 45
Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 45
Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 45
Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 46
Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 46
Gestion des affaires........................................................................................................ 46
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 47
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 47
Insertion automatique .................................................................................................... 47
Correcteur orthographique .............................................................................................. 48
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 48
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49
Suivi des affaires ........................................................................................................... 49
Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 49
Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 50
Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 50
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 50
Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 51
Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 51
Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 53
L’accueil Ciel .................................................................................................................53
Mon compte Ciel ............................................................................................................ 53
Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 53
Commissions fixes et variables ........................................................................................ 54
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 54
Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 54
Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 55
Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 55
Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 55
FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 56
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 56
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 56
Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 57
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 57
Programme Amélioration Produits .................................................................................... 57
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0. ................................... 58
Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 58
Modification des décimales .............................................................................................. 58
Intuiciel Windows™ 8 ..................................................................................................... 59
Fin d’exercice ................................................................................................................ 59
Les nouveautés de votre logiciel
7
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs,
banques et comptes.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
Nouveau format d’export
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution et Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous disposez du nouveau format d’export, Sage Production Experts, spécialement adapté pour échanger
vos écritures avec un expert-comptable équipé du logiciel Sage Production Experts.
Dans le menu déroulant Destination du transfert, choisissez cette option si vos écritures sont destinées à
être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au
format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé.
La migration d’une ancienne version
8
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un ancien dossier
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version
est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche
Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je
reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 26.
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion
commerciale.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
La migration d’une ancienne version
9
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous
devez effectuer une récupération.
Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle
version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe.
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de
l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe.
Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier.
Voir Récupérer un ancien dossier, page 10.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
10
Récupérer un ancien dossier
Présentation
Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers :
• d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel
Gestion commerciale 2006 minimum.
• d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion
commerciale Evolution 5.20 minimum.
Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à
jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier
sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.
Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une
copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec
votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou
Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états paramétrables
La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant.
Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs.
La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports
n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version.
Les ordres d'assemblage et de désassemblage
Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas
possible.
Le journal des transactions
Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré.
Les mémos, les glossaires
Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés.
Attention !
Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés :
• les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00),
• toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution.
La migration d’une ancienne version
11
Informations avant récupération
La monnaie principale du dossier
Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération.
S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération.
De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties
dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération).
Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles.
Les champs personnalisés
La récupération des champs personnalisés est limitée :
• 30 champs pour les bases,
• 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus).
Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré.
Procédure de récupération
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être
installée sur votre ordinateur.
Démarrer Ciel Gestion commerciale
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été
installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche :
2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir.
Attention !
La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la
puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue.
Attention !
Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de
lancer cette procédure.
Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale
La migration d’une ancienne version
12
Sélectionner le dossier
La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée.
Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à
12.00 en Millésime)
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ...
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement.
Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche.
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche
enfoncée.
La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche.
4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
13
Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime)
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir.
1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale.
Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel.
Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
14
Choisir un utilisateur
Par défaut, l’utilisateur est MAITRE.
1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisir le mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle
présentée ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir.
2. Validez à l'aide du bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
15
Assistant de récupération
1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées :
• Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe
“Les éléments non récupérés”, page 10).
• Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre
supplémentaire s’affiche comme ci-dessous
Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu :
• en Euros
• ou dans une monnaie Autre que l’Euro.
Cochez les éléments à récupérer et
cliquez sur le bouton [Suivant].
La migration d’une ancienne version
16
La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans
l'ancienne version du logiciel.
2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la
monnaie de votre dossier).
3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs.
5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Si votre ancien dossier était en euros, la zone
Monnaie du dossier est grisée.
Si votre ancien dossier était tenu dans une autre
monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou
créer la Monnaie de votre ancien dossier.
La migration d’une ancienne version
17
6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas
ouverte.
7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Mise à niveau de votre ancien dossier
Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00)
La fenêtre suivante s’affiche.
Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000).
Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite
pouvoir le récupérer dans une version supérieure.
Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et
Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00)
Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message
suivant s'affiche :
La migration d’une ancienne version
18
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier
commence.
Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement
l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non
récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données
qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
La migration d’une ancienne version
19
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes.
Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur
la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante
située au-dessus de l'ascenseur vertical.
Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau.
Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications
sur votre nouveau dossier.
Récupérer les modèles de l’ancien dossier
A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales
clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération).
Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés
dans l'ancienne version.
Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version.
1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou
Pièces fournisseurs.
Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste.
2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir].
3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous
lui aurez attribué.
La migration d’une ancienne version
20
Le modèle récupéré s’affiche.
4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou
modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK].
5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.
Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair.
A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].
Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.
Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer
dans la barre de navigation.
Vérification après récupération
Le nom utilisateur et le mot de passe
Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du
dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe.
Attention !
Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A
2006 du menu DIVERS.
Vérifiez et saisissez éventuellement le
nom utilisateur et le mot de passe.
La migration d’une ancienne version
21
Nouvelle interface du logiciel
Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en
faciliter l’utilisation.
Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales
différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version.
Les fenêtres
Ancienne version
Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste
de tous les clients créés dans l’application.
La migration d’une ancienne version
22
Nouvelle version
Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche.
Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer
une pièce, effectuer un règlement, etc.).
Affichage et recherches
Nouvelle version
La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES
CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de
toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes.
Afficher les pièces commerciales d’un type particulier
Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la
partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients.
La migration d’une ancienne version
23
Exemple
Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures :
Afficher une pièce à partir de son numéro
• Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de
recherche.
Exemple
Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :
Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos
critères de recherches.
Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique
Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Boutons de commande
Ancienne version
Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de :
• la barre d’outils
• du menu EDITION
• du menu CONTEXTUEL (clic droit).
Nouvelle version
Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales
commandes exécutables à partir de la fenêtre.
Exemple
Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de :
• créer un client
• modifier un client
La migration d’une ancienne version
24
• supprimer un client
• créer une pièce commerciale pour le client sélectionné
• effectuer un règlement client.
Icônes de liste
Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de
la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et
d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc.
La migration d’une ancienne version
25
Nouveaux accès
Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié
pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications :
Ancienne version Nouvelle version
Menu BASES Menu LISTES
Vous retrouvez désormais vos principales commandes
(clients, fournisseurs, articles, familles articles,
modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES.
Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE
Menu BASES commande TABLES
La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement
et des tarifs par familles s’effectuait via
cette commande.
Menu LISTES
Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement)
sont disponibles dans le menu LISTES.
Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS -
menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES
STOCKS
Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS
Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES
(assemblage - désassemblage)
Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION
(assemblage - désassemblage - annulation
d’assemblage - commandes fournisseurs)
Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE
Menu VENTES/Menu ACHATS
Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou
toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement
les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS.
Menu VENTES/ Menu ACHATS
Gestion des FACTURES D’ACOMPTE
Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de
différents menus dans l’ancienne version (analyseur
commercial ventes/achats, statistiques, objectifs,
répartition par famille, etc.)
Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE
DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET
Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS
STANDARD
Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL
La migration d’une ancienne version
26
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération
de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion
commerciale.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la
fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale
Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution
Numéro de version Millésime
6.0 - 6.01 2000
7.0 - 7.01 - 7.10 2001
8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002
9.0 2003
10.0 - 10.01 2004
11.0 2005
12.0 2006
13.0 - 13.20 2007
14.0 2008
15.0 - 15.10 2009
16.0 - 16.10 2010
17.0 - 17.10 2011
18.0 - 18.10 2012
19.0 - 19.60 - 19.61 2013
20.0 - 20.1 2014
Numéro de version Millésime
1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002
2.0 - 2.01 - 2.02 2003
3.0 - 3.01 2004
4.0 2005
5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006
6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007
7.0 - 7.10 2008
8.0 - 8.10 2009
9.0 - 9.10 2010
10.0 - 10.10 2011
11.0 - 11.10 2012
12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013
13.0 - 13.1 2014
La migration d’une ancienne version
27
Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée
sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Gestion commerciale
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Après la récupération
• Récupération éventuelle des modèles de pièces.
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables
• les ordres d’assemblage et de désassemblage
• le journal des transactions
• les mémos, les glossaires
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration
de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la
commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer].
3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements
de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
Numéro de version Millésime
20.1 2014
L’historique des nouveautés
28
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0.
Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS commande INTUICIEL
L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Récupération des données de Ciel Devis Facture
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Facture.
Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous
à l’aide intégrée au logiciel.
L’historique des nouveautés
29
Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre
application.
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Commandes fournisseurs pour les articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS
Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.
Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Gestion e-Commerce
Menu VENTES - commande E-COMMERCE
Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce.
Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF
ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous
obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.
Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
L’historique des nouveautés
30
Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20
Gestion de la norme DEEE
Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article.
A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les
affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.
Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0
Gestion des prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité.
Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur
numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect.
De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Pièce commerciale client : Saisie Document
Uniquement pour les pièces commerciales de ventes
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une
commande, etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans
lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard».
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de
la LISTE DES PIÈCES CLIENTS.
L’historique des nouveautés
32
Exemple : Extrait d'un devis
Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Liste des ordres de production
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION
Cette commande permet de consulter les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un
assemblage.
• créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit)
• consulter un ordre de production
1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône .
Les recherches Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
L’historique des nouveautés
33
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Gestion des articles en langues étrangères
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Fiche Article - bouton [International]
Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères.
Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce
même article en Chinois.
1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation.
2. Cliquez sur [OK] pour valider.
Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue.
Générer des écritures au format RImport
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Onglet Destination du transfert
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo
Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé
Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le
logo de votre société.
• Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier.
L’historique des nouveautés
34
• Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé
USB, CD-Rom).
• Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Pour régler la taille de l'image
Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la
gauche pour la réduire.
Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS
Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres.
Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les
dans la pièce voulue (devis, facture, commande...)
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le
cliquer-glisser.
Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer
Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT
Vous pouvez définir dans les modes de règlement :
• le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements
clients.
• le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements
fournisseurs.
Dépôts : Articles en stock
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts
Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de
l’article sélectionné.
L’historique des nouveautés
35
Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES
Lors de la saisie d’une pièce commerciale...
Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des
pièces commerciales de vente.
Vous pouvez opter pour :
• une saisie Standard
• une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente).
• avoir le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
A l’enregistrement d’une pièce commerciale...
Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs
actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces
commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK].
• Valider la pièce, Régler la pièce
• Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu)
3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et
d’achat
Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu].
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu
Contextuel des listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0
Modification de l’interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Navigation par onglet
Onglets
Barre de titre
Navigation multi-fenêtres
L’historique des nouveautés
37
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Localisation, itinéraire et recherche d’adresse
Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse.
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse
sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante :
Localisation
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client, prospect ou fournisseur).
Recherche d’adresse
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
38
Visualiser en PDF
Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF.
Afficher l’aperçu dans les listes
Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc)
ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction
Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à
partir du bouton [Options].
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du
nouveau bouton .
Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de
votre fournisseur via le site Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Attention
Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
39
eBay
Menu VENTES - commande EBAY
Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.
Vous devez avoir un compte eBay.
À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options :
• Bien démarrer sur eBay
Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay.
• Paramètres eBay
Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que
vous mettrez en ligne.
• Créer une annonce
Cette option vous permet de créer une annonce eBay.
• Liste des annonces
Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos
annonces mises en ligne.
• Créer un modèle d’annonce
Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres
articles.
• Liste des modèles d’annonce
Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans
le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce.
• Ouvrir le site eBay
Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr
Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Envoyer des emails à partir d’une liste
Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS
ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES
Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email.
1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un
clic-droit.
2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche.
3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK].
Calcul prix et poids des articles
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures
Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également
accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles
à la fois.
L’historique des nouveautés
40
Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues
Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article.
Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une
nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature.
Recalcul du PAMP
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE
Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage.
Deux méthodes de calcul sont proposées :
• Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le
PAMP de l’article à assembler.
• Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler.
Choix du contact dans les pièces commerciales
Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS
Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos
tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un
contact.
Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu
LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).
Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles
articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations,
pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces
fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Les règles
A partir de la barre de navigation
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter
des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Options de saisie de facturation
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces
commerciales
En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par
le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient.
L’historique des nouveautés
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Gestion des remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients
et par famille d’articles.
En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de
la barre de navigation.
Calculs sur les quantités
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ
La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les
appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et
non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur
que le client veut.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de
la barre de navigation.
Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)
Définition des clients NPAI
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison
Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de
facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte.
Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de
vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir
Activation d’une alerte, page 42.)
Activation d’une alerte
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie
Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de
facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des
prospects.
Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte.
Alerte de l’encours client dépassé
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie
Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il
vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation.
Recherche d’un article par le code-barre
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options]
Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre.
1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre.
2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique-
L’historique des nouveautés
43
ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre.
Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre
manuellement.
Gestion de l’unité de l’article
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément
Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises
dans les pièces commerciales.
Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la
zone Unité, commande CRÉER.
Saisie d’un article par la référence fournisseur
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes
Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes
Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur.
Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur,
dans la zone Référence.
Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez
sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur.
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces
Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale
Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale
Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans
la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS
ARTICLE.
Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• la désignation longue,
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix d’achat,
• le poids brut, le poids net,
• la quantité par colis,
• l’unité.
Etats pièces clients : nouvel assistant de création
Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients
Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant
d’un assistant.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il
vous suffit de suivre les étapes indiquées.
L’historique des nouveautés
44
Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
45
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur
un élément d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément,
dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des
pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de
réception, bons de livraison, remises en banque).
Ajout de l’option Affiner la sélection
Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION
L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste
des ordres de production.
Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton .
Gestion des retours pour les ventes Ebay
Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES
Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez
renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay.
1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours.
2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles.
3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour.
L’historique des nouveautés
46
Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats
Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale
Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de
sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
• En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal
et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total.
• En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL,
accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1).
Amélioration des remises/promotions
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En
cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des
remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant
est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton
[Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en
pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce
commerciale.
Gestion des affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une
comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe
consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez
connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et
de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite,
vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS).
• En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone
pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée.
• En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une
affaire.
L’historique des nouveautés
47
Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou
encore uniquement vos articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
L’historique des nouveautés
48
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
• Choix des langues
Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez
alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la
langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
L’historique des nouveautés
49
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet
Banque.
• banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu
LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers.
Suivi des affaires
Menu LISTES - commande CLIENTS
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement
insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de
la zone Affaires.
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks :
• L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
• L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception
fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul
onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données
correspondantes.
Optimisation de la saisie par douchette
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale
Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de
faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par
douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle.
• Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la
ligne une fois un article saisi.
• Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité
d'un article déjà présent dans la pièce.
• Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité
d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière
saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois.
L’historique des nouveautés
50
Génération de plusieurs abonnements en une seule fois
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT
Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR
Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois.
Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de
sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple,
cochez la case de la première colonne.
Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus.
Gestion avancée des relances clients
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale
Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients.
Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous
pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES
(menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE
Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à
gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les
pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté
pour les pièces choisies.
Menu LISTES - commande CLIENTS
L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des
informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire)
ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
51
Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10
Nouveautés relatives à la Loi SEPA
Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par
virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a
été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre
logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos
identifications bancaires selon cette norme.
Migration SEPA
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA
Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC.
Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC.
Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant
(banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit
automatiquement les IBAN et BIC.
Assistant de migration
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION...
L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés :
• Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs.
• Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs.
Vérification des données bancaires
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES
Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques.
Mandat SEPA
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque
Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à
le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet,
vous disposez du bouton .
Prélèvement au format SEPA
Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres
de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel
directDéclaration.
Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable :
• télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer,
• renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque,
• renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client,
• renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société,
• avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique,
• saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement.
L’historique des nouveautés
52
Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de
sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA.
Virements fournisseurs
Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS
Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont
directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration.
Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable :
• téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer,
• un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique,
• saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement,
• renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque,
• renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER.
Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le
bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si
besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement.
L’historique des nouveautés
53
Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0
L’accueil Ciel
A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente.
Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment.
Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
• Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document.
• J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel.
• Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions
essentielles à la gestion commerciale.
• Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes
vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale.
• J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous
entraîner et vous familiariser avec votre logiciel.
• J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement
ouvrir vos dossiers de travail.
• Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société.
Mon compte Ciel
A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel].
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous
trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger.
Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Enrichissement de l’Intuiciel
L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces
trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement
d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou
de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
L’historique des nouveautés
54
Commissions fixes et variables
Nouvelle liste des commissions
Menu LISTES - commande COMMISSIONS.
Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes
du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou
variables.
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter
à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.
Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1).
Dans les fiches des représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet
Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi
qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de
déterminer un taux de commission variable pour des articles.
Dans les pièces commerciales
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes.
Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une
ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs.
Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit
sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les
colonnes.
Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant.
A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de
revenir à la valeur initiale de la commission.
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant.
Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel
Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de
Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer.
Les nouvelles alertes
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales :
• Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible
ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
• Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de
vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP.
De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le
stock théorique, en plus du stock réel et disponible.
L’historique des nouveautés
55
Regroupement des adresses clients et fournisseurs
Dans les fiches clients
Menu LISTES - commande CLIENTS
Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses
de la fiche du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
Dans les fiches fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau
dans la fiche du fournisseur.
Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option
Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur.
Dans les pièces commerciales
Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS
Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS
Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône
d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale.
La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Remises/Promotions par tranches successives
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches].
Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs
tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de
remise.
Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives.
Migration SEPA : modification de l’envoi
Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des
IBAN et BIC.
Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le
télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS.
L’historique des nouveautés
56
FlashCode et CodeQR
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états.
Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont
classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou
clôture).
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté
un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
57
Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60
Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats
Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir
le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour
paiement anticipé et le taux de pénalité de retard.
Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants :
• les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration
de loi N.R.E.
• la lettre de pénalités de retard
• l’état Relance avec infos pénalités de retard
• les Conditions générales de vente.
Programme Amélioration Produits
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé)
Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit
d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK].
Par défaut, cette préférence est désactivée.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
L’historique des nouveautés
58
Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin
que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours.
1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ...
2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK].
Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet
assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois
exercices antérieurs à l’exercice courant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel
Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture
seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des
sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...)
ou les envoyer par e-mail.
Modification des décimales
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé)
Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences
Gestion commerciale en mode avancé.
Attention
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en
cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel,
cette fenêtre réapparaîtra.
Attention
Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à
cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Attention
Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées.
L’historique des nouveautés
59
Intuiciel Windows™ 8
L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8.
De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment.
Interface tactile
Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous
pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile.
1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions.
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous
indiquer que le mode tactile est actif.
Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît.
La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou
annuler les modifications.
La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les
restaurer ou annuler les modifications.
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à
l’exercice clôturé.
Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme
DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom,
disque dur externe...).
Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement
est irréversible.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le
menu AIDE.
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.1/13.1 - 09.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale
Ciel Gestion commerciale
Evolution
Ciel Gestion commerciale -
Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................5
Documentation........................................................................................................................ 6
Si vous débutez ....................................................................................................................... 7
Entraînez-vous...................................................................................................................... 11
Création et mise en place d’un dossier......................................................19
Créez votre dossier ............................................................................................................... 20
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts............................................. 23
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24
Créez les données de base .................................................................................................... 26
Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58
Gestion de production ........................................................................................................... 59
Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60
Les états ...................................................................................................61
Principes généraux ................................................................................................................ 62
Les états articles.................................................................................................................... 64
Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67
Les états analyses.................................................................................................................. 73
Traitements de fin d’année .......................................................................76
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77
Le journal comptable............................................................................................................. 78
La régulation des stocks........................................................................................................ 79
Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81
Gestion des dossiers.................................................................................82
La sauvegarde ....................................................................................................................... 83
La restauration ...................................................................................................................... 84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87
La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90
La relation client.................................................................................................................... 91
Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92
Liste des ordres de production .............................................................................................. 93
Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94
Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95
Les infos «perso»................................................................................................................... 96
La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96
Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96
Index ........................................................................................................97
Prise en main
Prise en main
6
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
• le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution.
• le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui
contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel),
le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de
personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des
fenêtre de type tableau de bord).
• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur
votre ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la
touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Prise en main
7
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 26.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Prise en main
8
La fenêtre Article s’affiche.
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
Saisissez toutes les informations
caractérisant l’article.
Le code article est obligatoire.
Validez la création de votre article
en cliquant sur le bouton
[OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro du devis est obligatoire.
Validez la création de votre
devis en cliquant sur le bouton
[OK].
Prise en main
9
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé-
rant directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer].
3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ
EN FACTURE.
4. Confirmez le traitement.
5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles,
contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes,
bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement
de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
10
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous
ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre société
Établissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Prise en main
11
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,
présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
[J’ouvre la société exemple].
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
Prise en main
12
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions :
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Barre de titre Barre de menus
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Prise en main
13
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut.
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez
le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la
personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple
et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous
forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Prise en main
14
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le
plus souvent.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité.
Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Prise en main
15
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d'icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement
sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
16
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
17
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application
:
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Gestion commerciale,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble
des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Prise en main
18
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
20
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix.
2. Renseignez le Nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.
4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation
Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
• Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>]
ou bien,
• Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien
Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération
d’un dossier, page 22.
Création d’un nouveau dossier
Monnaie du dossier
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
• cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies
lors de votre référencement.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Création et mise en place d’un dossier
21
Paramétrage des décimales
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les
taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton.
Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale
(Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 21.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 22.
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
22
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
Création et mise en place d’un dossier
23
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production
Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs,
banques et comptes.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
L'étape Création à partir de Sage Production Experts s'affiche.
5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux
de remise et d'escompte, les poids.
Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces
paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES.
6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les
stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - FACTURATION).
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Création et mise en place d’un dossier
24
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors
de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable),
des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet Paramètres, définissez :
• exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de début et de fin de période de saisie,
• la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements.
• les principaux comptes et journaux par défaut,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela,
cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées.
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-
échéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
25
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements
bancaires utilisés par la société.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Calculs sur quantité
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles,
lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
26
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures,
etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Création et mise en place d’un dossier
27
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées),
etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou
par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par
tranches peut être appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au
montant ou à la quantité de l'article.
• par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du
montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions
accessible depuis le menu AIDE.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
représentants.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Création et mise en place d’un dossier
28
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement
d'une entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
Création et mise en place d’un dossier
29
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses (principale et autres adresses) du fournisseur.
Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.
Divers
4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur.
6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en
TTC.
Création et mise en place d’un dossier
30
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur.
9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée
dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
Identification
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte ainsi que la Clé RIB.
Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés
d'Identité Bancaire (R.I.B.).
Coordonnées
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode
de création des familles d’articles.
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service
ou bien des produits annexes (port, etc.).
Création et mise en place d’un dossier
31
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement
calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
Vous n'avez pas accès aux
zones Cde client et Cde fourn.
car elles sont automatiquement
calculées en fonction
des commandes achats et /
ou ventes non soldées.
Création et mise en place d’un dossier
32
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé-
rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes
(fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est active.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS
DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée
dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un
coefficient.
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Création et mise en place d’un dossier
33
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs
et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante
sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas
en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cliquez sur le bouton .
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
Pour modifier, ajouter ou supprimer
des tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille des tarifs
et effectuer des croisements
entre les quantités et les tarifs,
cochez le mode
Visualisation.
Création et mise en place d’un dossier
34
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller,
importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour
Windows gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques,
affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie.
6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement
repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article,
• les codes de TVA et TPF.
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Création et mise en place d’un dossier
35
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce
commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
Conditionnement
12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes,
Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution.
Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS.
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Création et mise en place d’un dossier
36
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement
l'établissement d'une entreprise.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains
critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés
de comptes.
Informations financières
1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client.
2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client.
3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante.
4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail,
son site Internet.
5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est
plus correcte.
Création et mise en place d’un dossier
37
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si
toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA
dans le fichier articles.
L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé
lors d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement
dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution
pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Divers
5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez
pas le relancer.
6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de
la saisie des pièces commerciales.
Tarifs
7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC.
Affaire
9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Création et mise en place d’un dossier
38
Onglet Relations clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez
vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à
partir de l’onglet Relations clients de la fiche client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce
client.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu
de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en
banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous
autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de
votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA].
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Voir Gestion avancée des relances clients, page 92.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS.
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous
pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Les informations concernant
l’Identification bancaire sont
disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Création et mise en place d’un dossier
39
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des
prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir
une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour
ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet Synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
Onglet Objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez
l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte.
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
Onglet Statistiques
L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire.
5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire.
6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs
et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
Onglet Observations
7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Création et mise en place d’un dossier
40
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Saisie et traitements des pièces commerciales
Saisie et traitements des pièces commerciales
42
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant
prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients
(menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un
client ou un fournisseur.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée,
• la saisie standard,
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces commerciales de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande,
etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées
par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Saisie et traitements des pièces commerciales
43
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes,
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total,
choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de
facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les
types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Saisissez les informations directement
dans la pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
44
L’assistant Top Facture
Menu VENTES - commande TOP FACTURE.
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer
puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton
[OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez
toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce
commerciale client, page 45.
Transférez une ou plusieurs pièces commerciales
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes,
les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert
de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[OK].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique
que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Saisie et traitements des pièces commerciales
45
Liste des pièces clients
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS.
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE
Créez une pièce commerciale client
Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez
sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 42.
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez
sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou
fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
46
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
Saisie et traitements des pièces commerciales
47
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités,
cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de
l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR
L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le
dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par
colis, l’unité.
Saisie et traitements des pièces commerciales
48
Les lignes de sous-total
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser
1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total
Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce
commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total
après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter
une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...).
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement
par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation
(menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
Saisie et traitements des pièces commerciales
49
L'onglet Infos tiers
Société et Adresse
Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche
client est indiquée. Vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La
fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet.
Forme juridique
2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
Contact
3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement
dans la zone Tarif.
4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois
etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisie et traitements des pièces commerciales
50
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Saisie et traitements des pièces commerciales
51
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation,
impression de la pièce commerciale...).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez
sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant
le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le
devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférez une pièce commerciale de vente
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION,
l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela,
cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle
pièce a été générée.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Saisie et traitements des pièces commerciales
52
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le
menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous
permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la
pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui]
pour valider.
Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Saisie et traitements des pièces commerciales
53
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez
sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie
électronique sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous
devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
Saisie et traitements des pièces commerciales
54
l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez
, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton .
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au
format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE.
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant,
etc.
Les règlements
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
Saisissez un règlement
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou
fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez
régler puis en cliquant sur le bouton .
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Saisie et traitements des pièces commerciales
55
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou
Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création
ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de
règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de
chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement
SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou
un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et
vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Saisie et traitements des pièces commerciales
56
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se
grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si
votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs
factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement
soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes
et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
57
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir
qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous
pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ.
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
58
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs
de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les
détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés.
Saisie et traitements des pièces commerciales
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Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION.
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de
vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les
stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Saisie et traitements des pièces commerciales
60
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE.
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin
de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
Etape : Sélection des articles
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
Etape : Critères de stock
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera
déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
Etape : Quantité à commander
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander.
Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans
les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Les états
Les états
62
Principes généraux
Les différents types d’états
Les états peuvent être regroupés de la façon suivante :
Les états articles
Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles,
catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs :
portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients,
etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur
commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi
précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale
celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel.
Les états
63
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez
le curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, décochez cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
Les états
64
Les états articles
Inventaire des articles
Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES.
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce
stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).
Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article
apparaîtront dans cet inventaire.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille
d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous
permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES
STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
65
Catalogue des articles
Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux
vendeurs.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une
famille ou ceux d’un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous
souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent
à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de
sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire
figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
Nomenclature des articles
Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES.
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le
bouton pour choisir une famille d'articles.
2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option
correspondante.
3. Choisissez la présentation de la nomenclature :
• Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition.
• Par article composant.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état.
Capacité de fabrication
Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION.
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable
des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles
composés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
Les états
66
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche
2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés.
Sélectionnez l’option de votre choix.
3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
67
Les états clients fournisseurs
Portefeuille des commandes
Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES.
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les
commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent
être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes
les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou
pour une famille. Cochez l’option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille).
6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées :
• Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel
prend en compte des dates de l'exercice annuel.
• Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans
ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
• la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la
commande.
• la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison
de la commande.
7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes
de détails dans la colonne Date livraison.
8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez
l'option correspondante.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
68
Commandes non livrées
Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES.
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de
visualiser les reliquats de commandes.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande).
4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs
l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Relevé de comptes
Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES.
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les
fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également
envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures
à payer.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
69
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients
ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille.
3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création
ou aux dates d’échéances de la facture).
5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement
sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou
des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou
Inclure les autres fournisseurs de la zone Options.
6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement
les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas
payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler.
7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de
page.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
• L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date
d'échéance.
• Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année
complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
70
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les
clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures
non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de
référence des pièces à inclure dans l'état.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Evolution des ventes
Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS.
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé-
cutifs, selon :
• le chiffre d'affaires,
• la quantité vendue,
• la marge sur le PAMP,
• ou la marge sur le prix d'achat.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier,
tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients.
3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre.
4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des
ventes.
5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP
(Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat).
Les états
71
6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le :
• taux légal d'indemnité de paiement et,
• montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Encours Clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun
de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations
financières, page 36.
Relance client
Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT.
La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en
cliquant sur le bouton [Relance].
Attention !
Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime).
En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un
traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”,
page 92.
Les états
72
Relance avec infos de pénalité de retard
Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions
des pénalités de retard.
Relance client
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et
dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.
Relance client expert
La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte.
3. Indiquez dans la zone Sélection des factures :
• la date d'échéance des factures non réglées
• le nombre de jours de dépassement
• le mode de règlement.
4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû.
5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date
donnée suivant un montant.
Mailing
Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing].
Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes,
annonce de fermeture pour congés annuels, etc.).
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez
pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
73
Les états analyses
Etats récapitulatifs TVA et TPF
Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS.
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi
les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT
et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez
l'option correspondante.
4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être
obtenu en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
5. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF.
Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de
TPF.
7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures
et avoirs non validés en cochant l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Analyseur commercial ventes
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires.
Analyseur commercial
Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison,
avoirs, factures et avoirs non validés...).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc.
De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez
les options de tri que vous voulez appliquer.
4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
Les états
74
5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les clients et les représentants à prendre en compte.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Graphiques des ventes
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison,
les factures et avoirs non validés, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre
choix.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Ventes par département
Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois
Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
Statistiques
Menu DIVERS - commande STATISTIQUES.
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients,
articles, fournisseurs.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et
s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en
compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri.
4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires :
• elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ;
• le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le
PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat).
Les états
75
Objectifs
Menu DIVERS - commande OBJECTIFS.
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
• à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles,
• à partir du bouton des fiches Familles d'articles,
• à partir des boutons de la liste des affaires.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Répartition par famille
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs
par famille.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
77
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE.
Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous
devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice.
La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice.
A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé,
vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous
permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite
via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).
1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer
vos données.
2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape permet de valider la fin d’exercice.
3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et
lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée.
6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80.
Attention !
Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de
pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice.
Traitements de fin d’année
78
Le journal comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.
Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire,
vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures
comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel
de référence, disponible depuis le menu AIDE.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces
1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte
afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2012.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Si des pièces antérieures à la date du transfert ne sont pas comptabilisées, un message vous demande
si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Il est préférable de transmettre les
pièces non comptabilisées avant celles que vous vouliez envoyer.
7. Si des pièces ne sont pas validées sur la période, celles-ci ne seront pas inclues dans le transfert
d'écritures. Un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton de votre choix.
8. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.
Traitements de fin d’année
79
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS.
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout
utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles,
page 64.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message
vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de
façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
Traitements de fin d’année
80
Purge des pièces commerciales
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement,
un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Critères de sélection
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères
à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces
commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements
clients à purger.
4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Sauvegarde et purge
8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un
message vous propose de :
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre
dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche.
Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
Traitements de fin d’année
81
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté-
rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement
est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
83
La sauvegarde
Indisponible en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent
le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous
pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
84
La restauration
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Gestion des dossiers
85
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Les points de restauration
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à
dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.
Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les
Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.
Attention !
Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une
opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Gestion des dossiers
86
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale
Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
88
La gestion des stocks multi-dépôts
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise
(entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié
si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans
la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le
bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer
à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante
dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
89
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible
à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de
stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE
STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le
dépôt souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne
la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre
dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la
gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
90
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature.
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles
composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux.
On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature),
vous pourrez effectuer des assemblages.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale,
Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet
Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux
logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan).
L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Business Plan.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER
ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir
un produit fini.
Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.
Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au
Manuel de référence accessible depuis le menu Aide.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
91
La relation client
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier].
La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Exemple
Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations
client de la fiche Client.
Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
92
Gestion avancée des relances clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients.
Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance.
Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
Relance
Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE.
Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour
les clients en retard de paiement.
Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance.
Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau,
les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez
les pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté
pour les pièces choisies.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Récapitulatif des relances par client
Menu LISTES - commande CLIENTS.
L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez
des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne
Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
• Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client.
• Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été
réglées par le client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
93
Liste des ordres de production
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION.
Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage.
Voir Gestion de production, page 59.
1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes
.
Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui
s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
94
Les factures d’abonnement
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS.
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire
des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique
la génération d'une même facture pour une période donnée.
Créez un abonnement
La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le
bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à
l'abonnement.
2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement.
Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton
Liste.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de)
et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les
15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc.
5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à
générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants
puis cliquez sur le bouton [Générer les factures].
Générez les factures d’abonnement
7. Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien
déroulée.
Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
95
Les factures multi-échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
Ajoutez une échéance manuellement
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Une nouvelle ligne est insérée dans la liste.
2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance.
Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants
d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générez une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer
échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
• Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances.
L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date,
montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
96
Les infos «perso»
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS.
Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients,
articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états
paramétrables.
Créez une rubrique utilisateur
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique.
3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste.
S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
La gestion des sociétés
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés.
Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier.
La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier.
Administration avancée des utilisateurs
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé].
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode
avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.
97
Index
A
Achats
pièces fournisseurs 59
Affaires 40
Afficher
aperçu 54
détail 54
menus découverte/standard 18
Articles 31
catalogue 66
inventaire 65
nomenclatures articles multi-niveaux 91
Assistant
création de dossier 21
fin d’exercice 78
saisie de pièces 45
Avoirs 43
B
Besoin d’aide 18
Bons
livraison 43
réception 43
C
Ciel Données Mobiles 12
Clients 36
encours 72
relation client 92
Commandes 43
Commandes articles 61
Créer
un article 31
un client 36
un fournisseur 29
une nomenclature article 36
D
Dépôts 89
gestion du stock multi-dépôts 89
Devis / Pro forma 43
Documentation 7
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 87
créer 21
modèle Sage Production Experts 24
paramètres 25
Récupérer 23
restaurer 85
sauvegarder 84
E
Echéancier 70
Escompte 49
Etats
analyses 74
articles 65
clients fournisseurs 68
récapitulatifs TVA et TPF 74
F
Factures 43
d’abonnement 95
d’acompte 55
multi-échéances 96
Familles articles 31
Fin d’exercice 78
Fournisseurs 29
G
Gestion de production 60
liste des ordres 94
I
Impressions
imprimante 63
types 63
Imprimante
choisir 63
configurer 63, 64
Imprimer
catalogue des articles 66
commandes non livrées 69
échéancier des factures 70
encours clients 72
états récapitulatifs 74
évolution des ventes 71
inventaire des articles 65
lettre de pénalités de retard 72
mailing 73
nomenclature des articles 66
portefeuille des commandes 68
relance 72
relevé de comptes 69
Intuiciel 13
Inventaire 65
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WG 20.1/13.1 - 09.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
L
Lettre de pénalités de retard 72
M
Mailing 73
Modèle Sage Production Experts 24
Modes de règlement 28
O
Objectifs 76
Ordre de production 94
P
Paramètres
banque principale 26
calculs sur quantité 26
comptabilité 25
facturation 25
numérotation 26
société 25
Pièces commerciales
assistant Top facture 45
clients 46
créer 46
décomptabiliser 53
envoyer par e-mail 54
fournisseurs 59
saisie document (ventes) 43
valider 51
Points de restauration 86
Portefeuille des commandes 68
Prospects 39
R
Réapprovisionner 61
Règlements 55
Régulation des stocks 80
Relance client 72, 93
Relation client 92
Relevé de comptes 70
Remise 48, 49
Représentants 28
Restaurer un dossier 85
Rupture de stock
commande 61
S
Saisie Document 43
Sauvegarde DGFiP
conformité 82
consultation 82
Sauvegarder un dossier 84
Solder 57
Statistiques 75
Stocks 80
T
Tarifs
grille de tarifs 34
par famille 28
Top facture 45
TPF 28
Transférer
une pièce commerciale 52
Trouvtoo 18
TVA 27
non perçue 27
V
Valider pièce commerciale 51
Installation en mode TSE
Objet
Définition
Installation
Questions - Réponses
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
2
Installation en mode TSE
Objet
Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE
(Terminal Server Edition).
Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations
traitant de ce sujet.
Définition
Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en
place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des
applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau.
Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE.
Installation
Étape 1 : Création des utilisateurs
La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs
(sessions) sur le poste Serveur.
1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.
Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du
logiciel Ciel.
Étape 2 : Activation des sessions
Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour
chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des
éléments nécessaires.
2. Ouvrez chaque session au moins une fois.
Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes.
Étape 3 : Installation du logiciel Ciel
Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de
réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur.
3. Installez votre logiciel Ciel.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel.
Étape 4 : Référencement et saisie de la clé
Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste
à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage.
4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante.
Attention !
Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où
elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées.
3
Étape 5 : Lancement du script TSE
Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser
automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE.
5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel.
6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la
famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé).
7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer.
8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE
9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK].
10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche.
11. Validez enfin la création de la tache par [OK].
12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter.
Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE.
Étape 6 : Limitations
Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales :
Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si
vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec
un mot de passe.
13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez.
Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un
message d'erreur s'affichera.
La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement
désactivée en mode TSE.
Questions - Réponses
Comment installer une mise à jour ?
Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter :
1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel.
2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel.
Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2.
3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage.
Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2.
4. Lancez l'exécution du script installé.
Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3.
Attention !
Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées.
Attention
Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une
version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus
d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel.
4
Comment installer un autre logiciel Ciel ?
Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste
Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter :
• Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?
Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2.
• Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de
l'installer normalement sans lancer le script TSE.
Comment annuler les réglages TSE ?
Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la
désinstallation du logiciel et à sa réinstallation.
En cas de création d'une nouvelle session ?
Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée,
voici la marche à suivre :
1. Activez la session créée.
Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2.
2. Lancez l'exécution du script installé.
Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3.
Manuel de découverte
Ciel Devis Factures
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale requise
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
• 512 Mo de Ram
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
• Imprimante : laser, jet d'encre
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé)
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Sommaire
Découverte .................................................................................................5
Aides et documentations ......................................................................................................... 6
Commencer à travailler............................................................................................................ 7
Environnement ........................................................................................................................ 9
Création d’un dossier................................................................................11
Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 12
Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 14
Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 17
Prise en main ............................................................................................22
Les clients ............................................................................................................................. 23
Les articles ............................................................................................................................ 27
La saisie document................................................................................................................ 29
Les devis ............................................................................................................................... 31
Les factures........................................................................................................................... 36
Les règlements ...................................................................................................................... 38
Les avoirs .............................................................................................................................. 42
Relancer un client.................................................................................................................. 44
Consulter un compte client.................................................................................................... 45
Le rapport des ventes ............................................................................................................ 47
Gestion des dossiers.................................................................................48
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 49
Mot de passe......................................................................................................................... 50
Sauvegarde............................................................................................................................ 51
Restauration.......................................................................................................................... 52
Autres fonctionnalités...............................................................................53
Calculatrice ........................................................................................................................... 54
Purge..................................................................................................................................... 55
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 56
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 57
Modifier un modèle de facture............................................................................................... 58
Index ........................................................................................................59
Découverte
Découverte
6
Aides et documentations
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris.
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris.
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
La documentation
La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le
menu Aide :
• Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du
logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous
souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document.
• Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des
informations utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Découverte
7
Commencer à travailler
Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la
création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel.
Démarrer Ciel Devis Factures
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES.
3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Ouvrir le dossier d'exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir
le dossier d'exemple :
Attention !
Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle
société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU).
Le fichier d’exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Indisponible en option
Ciel Données Mobiles
Découverte
8
1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple .
2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors.
Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc.
Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton
.
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
Découverte
9
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF
(Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre d'actions
Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux
différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel
• ouvrir des applications ou des fichiers
• présenter des images ou des notes texte
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre
programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Bouton de fermeture
de l’application
Bouton de réduction et
d’agrandissement
Espace de travail
Barre de navigation
(masquée par défaut) Intuiciel Barre de statut
Découverte
10
Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE
NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE.
L’Intuiciel
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est
composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez
depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE du logiciel.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône
du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
12
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant
la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
Création d’un nouveau dossier
Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant.
1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez
la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche :
Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis
une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société
qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas,
cochez l’option de votre choix.
1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Attention !
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures.
Contactez le service commercial pour en savoir plus.
Création d’un dossier
13
La fenêtre suivante s’affiche:
Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14.
Mode de création détaillé
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un
dossier en mode détaillé, page 17.
3. Cochez l'option de votre choix.
4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Création d’un dossier
14
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide.
Étape : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez
renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous
imprimerez à partir de Ciel Devis Factures.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Service à la personne
Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez
d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Création d’un dossier
15
Étape : Exercices et paramètres
Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier.
9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA.
• si vous souhaitez facturer en TTC.
11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Attention !
La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas
à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Création d’un dossier
16
Étape finale
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe].
Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 50.
13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre
de titre de la fenêtre principale.
Création d’un dossier
17
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé.
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes :
• Raison sociale.
• Service à la personne.
• Coordonnées et paramètres.
• Logo ou photo.
• Modes de paiement.
• Articles.
• Clients.
• Intervenants.
Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous
avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante.
Étape : Logos
Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise.
Vous pouvez :
• coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier.
• importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom).
• récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique.
Création d’un dossier
18
Étape : Modes de paiement
Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par
défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client
concernant l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans
le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type
Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent
que le compte.
6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK].
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
19
Étape : Articles
Dans cette étape, vous allez créer vos Articles.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel
Article s'affiche. Voir Créer un article, page 27.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Clients
Dans cette étape, vous allez créer vos Clients.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Client. Voir Créer un client, page 25.
Création d’un dossier
20
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape : Intervenants
Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants.
Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape
Service à la personne.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant.
3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées.
4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
Création d’un dossier
21
Etape Félicitations
La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre
dossier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 50.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de
la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis
SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et
Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos
premières factures.
Prise en main
Prise en main
23
Les clients
La liste des clients
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS.
Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects.
La catégorie Clients est active par défaut.
Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de
modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste.
Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de
la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.
La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails
sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Rechercher un client
Menu EDITION - commande RECHERCHER ou .
Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est
d'effectuer une recherche.
La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher :
1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis
sélectionne le premier élément répondant à la demande.
Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis.
Mot entier uniquement
Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel
qu'il est enregistré dans votre liste.
Prise en main
24
Exemple
Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en
majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir.
Respecter Min/Maj
Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque
vous saisissez votre mot pour la recherche.
Exemple
Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en
majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir.
En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès.
Sélectionner les éléments
Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par
votre recherche.
Direction
Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir
du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.
Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect.
Filtrer la liste
Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par
conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire
le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.
Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie
Présentation générale, chapitre Les Filtres.
Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé
ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à
l'aide du menu déroulant.
Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes
sélections selon vos besoins.
Exemple
Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris.
1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes.
La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste.
2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton .
3. Indiquez Paris dans la zone Valeur.
4. Validez vos critères en appuyant sur la touche .
Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris.
Annuler un filtre
Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant
FILTRES.
La liste complète s'affiche à nouveau.
Ouvrir une fiche client
1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES.
2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir.
Prise en main
25
Créer un client
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]
Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé.
Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de
la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.
Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence
(chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE.
1. Saisissez le Nom du client.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
L'onglet Fiche
2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax,
adresse E-mail, etc.)
Vous disposez des boutons suivants :
• Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude
de l'adresse.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
• Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre.
L'onglet Complément
L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers
selon des caractéristiques communes.
3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton
[Créer].
4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors
de ses règlements. Vous pourrez le modifier.
Prise en main
26
5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre
client.
La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client.
L'onglet Contact
Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact.
6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs
contacts pour chaque client.
Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le
menu LISTES, commande CONTACTS.
Prise en main
27
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou
prestations correspondant aux produits que vous vendez.
Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir
de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer.
Créer un article
Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer].
Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un
nouveau client).
1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques
communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions.
2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser
d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description.
Prise en main
28
Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone.
Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte
(Gras, Souligné, etc.).
Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les
pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de
l'article qui est repris.
3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté.
4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé.
Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous
n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule :
Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT
5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant.
Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement.
6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques),
affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.
Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS.
7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste.
8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître
cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne.
9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.
Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau.
Le remplissage automatique
Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage des fenêtres Liste.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple
augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ).
Prise en main
29
La saisie document
La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en
saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône .
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données.
Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale.
En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle
que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic
droit) de la liste des pièces clients.
Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 31 et “Facturer un client”,
page 36 et “Établir un avoir”, page 42.
Exemple : Extrait d’un devis
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une
ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser»
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.)
Saisissez les
informations
directement
dans la pièce
commerciale.
Prise en main
30
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Prise en main
31
Les devis
Préparer un devis
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.
Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet,
pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en
facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES.
Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez
un client ou un prospect.
• Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis.
La fenêtre de création du devis apparaît.
Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou
[Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de
création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre
de création du devis.
La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties :
L'entête du devis
Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code
client, son nom et son adresse.
Le corps du devis
Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix.
Le pied du devis
Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.
Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le
sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL.
Renseigner l'entête du devis
Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro
du dernier devis créé.
Prise en main
32
Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet
Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER.
La date de travail est proposée comme Date du devis.
La Date de validité correspond à la durée du devis.
Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en
fin de zone.
Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant.
Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez
modifier ces informations.
Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de
liste situé à la fin de la zone Code.
Saisir les articles dans le corps du devis
Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis.
La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se
place dans la colonne Code article du tableau de saisie.
Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes :
1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement
lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre
article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de
Recherche rapide.
2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante.
Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations
définies dans la fiche article.
3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones.
4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche
ou .
Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées.
Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du
devis, est calculé.
Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur
Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la
touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA,
etc.
Compléter et vérifier les données du pied du devis
Facturer en TTC
Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT.
Éco-participations
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation
s'affiche à titre informatif.
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS
CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES.
Saisie d'une remise globale
Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en
montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones
sont remises à jour automatiquement.
Prise en main
33
Saisie d'un acompte
Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la
zone Acompte.
Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le
programme en fonction des articles saisis dans le devis.
• Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose
ensuite d'effectuer différents traitements :
• Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix.
Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard].
Imprimer un devis
A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis.
Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la
commande OPTIONS du menu DOSSIER.
Imprimer après la création d'un devis
1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander
l'édition du devis.
Imprimer à partir de la liste des devis
Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande
DEVIS du menu LISTES.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste.
Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande
en cliquant sur le bouton [Annuler].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression.
Envoyer le devis par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique
et un modem.
1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail.
Prise en main
34
3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire.
A ce stade, vous pouvez la modifier.
Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous
devez alors la saisir.
4. Cliquez sur le sur le bouton [OK].
5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader).
Aperçu du devis à l'écran
L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de
devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu
DOSSIER.
1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste.
La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer
tout] situé en haut de la fenêtre.
Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque
vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu.
Rechercher un devis
Pour rechercher un devis :
• Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions.
Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse.
• ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 24.
Modifier et supprimer un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis.
1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne.
Le masque de saisie du devis s'affiche.
3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK].
Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la
liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par
sélection multiple dans la liste.
Accepter un devis
Menu LISTES - commande DEVIS.
Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi
créée, son règlement et son impression.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter.
Prise en main
35
2. Cliquez sur le bouton [Accepter].
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis
le menu DOSSIER, commande OPTIONS.
Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES
du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la
commande RÈGLEMENT du menu LISTES.
Convertir un devis en facture
A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus
d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que
partiellement accordé.
1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture].
Un message vous demande de confirmer ce traitement.
3. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran.
4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement.
5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK].
Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du
menu LISTES.
Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Prise en main
36
Les factures
Facturer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT.
C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.
Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS
du menu LISTES, bouton [Transférer en facture].
Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à
l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la
facture et le pied de la facture.
Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la
création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 31.
Valider une facture
Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être
validée.
Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou
lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne
l'est pas.
En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN
RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si
elle ne l'est pas encore.
Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage
du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste.
Pour valider une facture à partir de la liste des factures
1. Placez le curseur sur la facture à valider.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un message vous demande de confirmer le traitement.
3. Cliquez sur [Oui].
Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment :
• la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier,
• l'imprimer sur papier,
• l'envoyer par e-mail à votre client.
Aperçu d'une facture à l'écran
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles
qu'elles s'imprimeront sur papier.
La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles
depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser.
2. Cliquez sur le bouton [Aperçu].
La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche.
3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant
sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu).
Prise en main
37
Imprimer une facture
Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de
la liste des factures.
Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis
la commande OPTIONS du menu DOSSIER.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer].
La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche.
3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].
Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône ,
présentée au-dessus de la liste des factures.
Supprimer une facture
Seules les factures non validées peuvent être supprimées.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer.
Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures,
appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant
aux factures à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression.
3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement.
Les factures d’acompte
Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Voir Saisir un acompte, page 39.
Prise en main
38
Les règlements
Encaisser un règlement
Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT.
Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les
factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées.
Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.
Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon
argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE).
Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche :
La date de travail est proposée comme Date de règlement.
Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et
à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du
menu DOSSIER.
Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir
sélectionné et effacé.
1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de
Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans
la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés.
2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur
l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous
pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les
premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste.
3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection.
4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé.
Prise en main
39
La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et
Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci
indiqueraient le montant restant dû sur la facture.
5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement.
Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.
Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide .
Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler]
Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler].
La fenêtre suivante s'affiche :
La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé.
2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement.
Saisir un acompte
Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte].
Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte.
2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].
Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire
en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte.
Prise en main
40
Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez :
La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier.
Le Code est indiqué par défaut.
Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture
pour laquelle le client verse l'acompte.
Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est
défini dans le mode de paiement.
Les deux dernières zones peuvent être modifiées.
1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé.
La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.
Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras.
La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer
indique le montant restant dû.
Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée,
que le montant réglé correspond à un acompte.
Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture
Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous
permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande.
L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée.
Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment.
Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 37.
Prise en main
41
Consulter les règlements
Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de
la commande utilisée.
Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de :
• la liste des factures, par le bouton [Régler]
• l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte])
• l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT)
Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en
cliquant sur le bouton [Supprimer].
Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste.
Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom
du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement.
La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme
d'acompte.
Prise en main
42
Les avoirs
Établir un avoir
Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes :
• la saisie de toutes pièces,
• la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations.
Saisir un avoir de toutes pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR.
Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces.
Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche.
1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer.
La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche.
2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour
un devis ou une facture.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé.
Établir un avoir total à partir d’une facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous
évitez ainsi une double saisie des informations.
A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les
factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.
La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture
partiellement réglée.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total.
Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu
LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la
pièce.
Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro.
Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture.
Établir un avoir d'annulation de facture
Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].
Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être
enregistré.
1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation.
2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir].
Prise en main
43
3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous
en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire.
4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra
d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement.
Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs
accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.
Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique.
La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un
commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture.
Remboursement d’avoir
Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser].
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Étape préalable à la création d'un avoir :
1. Création d'une facture.
2. Règlement de la facture.
3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture).
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement.
2. Cliquez sur le bouton [Rembourser].
3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner
une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...).
4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé.
5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte.
6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK].
Prise en main
44
Relancer un client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT.
Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé
leurs factures à la date d'échéance.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer.
2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer
via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en
pièce jointe via votre messagerie.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de
vos relances.
3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options
proposées :
• Tous : tous les clients existants seront sélectionnés.
• Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance.
Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner.
• De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés,
utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner.
4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées.
5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance.
6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...].
7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.)
8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes :
• Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous
indiquerez seront sélectionnées.
• Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de
chaque client, sera utilisé comme critère de sélection.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le
paramétrage de votre imprimante et du format d'impression.
Prise en main
45
Consulter un compte client
Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT.
A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné :
lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui
apporter d'éventuelles modifications.
1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône
d'appel de liste.
2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier.
Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets :
• Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné.
• Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées.
Devis : liste de tous les devis émis pour le client.
Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client.
Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné.
• Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client.
Accéder à une fiche Client
Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des
modifications.
Envoyer un e-mail au client
Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem
et une messagerie électronique sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur le bouton [Email].
Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message,
le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse.
Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse
électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire.
2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.
Prise en main
46
Consulter le site Web
Cette commande ouvre votre navigateur Internet.
Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre.
Envoyer une relance au client
Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer].
La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par
la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS.
Voir Relancer un client, page 44.
Statistiques
Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à
l'écran.
Aperçu/ Imprimer
Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer
directement l'édition de celle-ci.
Prise en main
47
Le rapport des ventes
Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES.
Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par
article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être
consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.
1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants :
• bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu.
• bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier.
1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés.
• Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit
seront sélectionnés.
L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes.
2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en
cochant une des options proposées :
• Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés.
• L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le
code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste.
• De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés.
3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la
date de début et la date de fin de la période.
Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré-
sentée à la fin des zones ouvre le calendrier.
4. Cliquez sur [OK].
Une nouvelle fenêtre s'affiche.
Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le
bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
49
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Gestion des dossiers
50
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE.
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.
L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière
étape.
Créer un mot de passe
La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide.
1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre Mot de passe s’affiche.
2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en
rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans
la zone correspondante.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot
de passe.
Modifier ou supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK].
Votre mot de passe s'affiche.
4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK].
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe].
Gestion des dossiers
51
Sauvegarde
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE.
3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : format compressé.
• Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original.
4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie
Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
52
Restauration
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE- RESTAURATION - RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
54
Calculatrice
Menu DIVERS - commande CALCULATRICE.
La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows.
Autres fonctionnalités
55
Purge
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis,
factures, acomptes, avoirs et règlements).
La commande PURGE affiche la fenêtre suivante :
Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours.
Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui
précède celle proposée.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou
des dates pré-définies.
2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante
aux pièces que vous souhaitez conserver.
3. Cliquez sur le bouton [Purger].
4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre
demande. Validez en cliquant sur [Oui].
5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de
lancer une purge.
• Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez
l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les
pièces et revient à la fenêtre principale.
• Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé,
votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.
Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements
qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas
être purgés.
Autres fonctionnalités
56
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices
antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce
traitement est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Autres fonctionnalités
57
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE
La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce
traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice
clôturé.
Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet
d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta.
Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE
DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 56.
1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Etape : Options
Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge,
page 55.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice.
4. Vérifiez la date de fin d’exercice.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer
le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du
menu AIDE.
Attention !
Cette opération est irréversible.
Autres fonctionnalités
58
Modifier un modèle de facture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être
modifié pour l'adapter à vos besoins.
1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES.
2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures.
Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures.
3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut).
4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le
dupliquer.
5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK].
Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.
Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.1 - 09.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Index
A
Acompte 39
Articles 27
Avoir 42
Avoir d’annulation 42
B
Besoin d’aide 10
C
Calculatrice 54
Ciel Données Mobiles 7
Clients 23
rechercher 23
relancer 44
Compte client 45
D
Devis 31
accepter 34
convertir en facture 35
envoyer par mail 33
imprimer 33
modifier 34
Documentation 6
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 49
créer en mode détaillé 17
créer en mode rapide 14
E
Environnement 9
F
Facture
annuler par avoir 42
imprimer 37
modèle 58
saisir 36
valider 36
Facture d’acompte 37
Fin d’exercice 57
I
Intuiciel 10
M
Mot de passe 50
P
Purge 55
R
Rapport des ventes 47
Règlements
consulter 41
encaisser 38
Remplissage automatique 28
Restauration 52
S
Saisie document 29
Sauvegarde 54
Sauvegarde DGFiP
conformité 56
consultation 56
T
Trouvtoo 10
Les nouveautés de
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de
votre ancienne version.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures................................................7
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts ............................................8
L’import et l’export des écritures ........................................................................................8
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta ............................................ 10
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 ............................ 10
Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ............................. 12
Récupérer un dossier dans la nouvelle version ............................................ 13
Présentation.................................................................................................................. 13
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 13
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14
Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 14
Procédure de récupération d’un dossier ............................................................................. 15
Vérifications après récupération ....................................................................................... 22
Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 23
Les fenêtres .................................................................................................................. 23
Affichage et recherches................................................................................................... 24
Boutons de commande ................................................................................................... 26
Modifications fonctionnelles majeures ............................................................................... 26
Nouveaux accès ........................................................................................... 27
Questions - Réponses................................................................................... 28
L’historique des nouveautés............................................................... 30
Les nouveautés de la version Evolution 5.40................................................ 30
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 30
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 33
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire........................ 35
Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 .................................. 38
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala ..................................... 38
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 38
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ........................... 39
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures............................................ 39
Impression d’une lettre chèque ........................................................................................ 39
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 39
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 40
Mise à jour automatique ................................................................................................. 40
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ........................................ 40
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 .................................. 41
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala ............... 41
Nouveau bordereau de déclaration de TVA......................................................................... 41
PDF en couleur .............................................................................................................. 41
Date de saisie des écritures ............................................................................................. 41
Nouveaux formats d’import/export ................................................................................... 42
Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 .................................. 43
Besoin d’aide................................................................................................................. 43
Trouvtoo.......................................................................................................................43
Nouveau mode comptable ............................................................................................... 43
Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 44
Relevé bancaire ............................................................................................................. 44
Saisies des A-nouveaux .................................................................................................. 44
Import balance .............................................................................................................. 44
Synchro compta............................................................................................................. 44
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques................................................ 45
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ....................................................................... 45
Modification du solde pointé ............................................................................................ 45
Informations complémentaires......................................................................................... 45
Affichage des alertes ...................................................................................................... 46
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 .................................. 47
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures ............................................................. 47
Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 .................................. 48
Nouvelle interface .......................................................................................................... 48
Les aperçus................................................................................................................... 50
Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 51
Mise sous surveillance .................................................................................................... 51
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes ......................................................... 51
Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 51
Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 51
Annuler le lettrage manuel .............................................................................................. 52
Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 52
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés................................... 52
Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................... 52
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ......................................................................... 52
Format RImport : pointage récupéré................................................................................. 52
Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 .................................. 53
Personnalisation des polices ............................................................................................ 53
Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 53
Les règles .....................................................................................................................53
Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 54
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 54
Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 54
Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 54
Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 55
Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 55
Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 ................................ 56
Les barres d’actions ....................................................................................................... 56
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 57
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 57
Les actions flash ............................................................................................................ 57
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 57
Affichage des cumuls par mois ......................................................................................... 58
Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 58
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 ................................ 59
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 59
Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 ................................ 60
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 60
Insertion automatique .................................................................................................... 60
Correcteur orthographique .............................................................................................. 61
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 61
Plan comptable général 2010........................................................................................... 62
Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 62
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 62
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 62
Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 62
Ecritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 63
Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 63
Création de dossier à partir d’une société existante ............................................................ 63
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 63
Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00 ................................. 65
Accueil Ciel ...................................................................................................................65
Mon Compte Ciel............................................................................................................ 65
Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 65
Choix du code de lettrage ............................................................................................... 66
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 66
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 66
Déclaration de TVA......................................................................................................... 67
Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 67
Emprunts...................................................................................................................... 67
Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 68
Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 68
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 68
Amélioration de la purge ................................................................................................. 68
Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 68
Association de comptes................................................................................................... 69
FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 69
Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 69
Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00 ................................ 70
TVA.............................................................................................................................. 70
Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 70
Windows™ 8 ................................................................................................................. 71
Compte d’attente ........................................................................................................... 71
Enregistrement des écritures en cours .............................................................................. 72
Equilibrage automatique des écritures en cours .................................................................. 72
Longueur du libellé des journaux et comptes ..................................................................... 72
Longueur des codes journaux .......................................................................................... 72
Les nouveautés de votre logiciel
7
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1
Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un
modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux
et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la
touche .
Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures
A la création du dossier
Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de
déterminer votre mode d’échanges.
Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si
vous répondez par :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité.
Dans les paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type
d'échanges avec votre expert-comptable.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié.
Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP,
Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...).
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.
Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les
échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client.
Les nouveautés de votre logiciel
8
L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces
commandes sont indisponibles.
Envoyer des écritures à mon expert
A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du
mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de
votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...).
Recevoir des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il
vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la
nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES.
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées
dans votre dossier.
A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche .
L’import et l’export des écritures
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder
à l’import et à l’export de vos écritures.
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel,
c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel
dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez
exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces
réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre.
Attention !
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du
moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures
envoyé par votre expert-comptable.
Les nouveautés de votre logiciel
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• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos
écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email].
Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
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La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier dans la nouvelle version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je
reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 28.
Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
La migration d’une ancienne version
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2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous
pouvez commencer à travailler.
Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta
Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To
Experts ou dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer.
Exemple
1. Cochez l'option de votre choix :
• Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert.
• Le convertir pour Ciel Compta...
L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez
(Millésime, Evolution ou Ciel Up To Experts).
Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton
[Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expertcomptable
utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de
votre réponse, le logiciel sera pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production
Experts (Oui) soit par l'import/export (Non ou Je ne sais pas).
• L'ouvrir sans conversion
Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel
Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme
vous en avez l'habitude.
Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et
que votre expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta.
Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti.
Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences
d'ouverture d'un dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Attention !
Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta,
Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile).
La migration d’une ancienne version
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Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer
une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 13.
La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime
16.00 ou version Evolution 9.00). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes
données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle
version de Ciel Compta :
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés,
• l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe.
Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de
l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
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Récupérer un dossier dans la nouvelle version
Présentation
Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers :
• d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum.
• d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution
5.20 minimum.
Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question
d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de
votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.
Reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Les éléments non récupérés”, page 13.
Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais
également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier
après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier.
Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne
version.
Les éléments non récupérés
Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont
les suivants :
Les états paramétrables
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la
récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés
dans cette nouvelle version.
Les rapprochements bancaires
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de
répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération
des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes
les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut.
Les budgets des prévisions
Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés.
Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version.
Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis
directement dans la fiche des comptes.
L’historique des clôtures
L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique
depuis votre ancienne version.
Les commentaires des tâches et rappels
Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés.
La migration d’une ancienne version
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Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera
une récupération partielle.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont effacés.
Les écritures lockées
1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupé-
rer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard.
Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES
ÉCRITURES - onglet Lignes.
2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.
3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple).
Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition
Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok].
4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok].
5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent.
Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement.
6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie.
Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie.
Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard.
Codes analytiques
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier,
dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux
(comme l'exemple ci-dessous).
Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle
version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci
n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
Ecritures d'abonnement
Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la
grille de saisie «au kilomètre».
Durée du traitement
La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre
ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée.
La migration d’une ancienne version
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Procédure de récupération d’un dossier
Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta
Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre
ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre
ordinateur, en plus de l’ancienne version.
Démarrer Ciel Compta
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci
qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche.
2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
Cette option vous permet de sélectionner
manuellement le répertoire à prendre en
compte.
Fenêtre dans Ciel Compta Evolution
Fenêtre dans Ciel Compta
La migration d’une ancienne version
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Sélectionner le dossier
La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant.
Vous avez coché l’option Version <= 2005
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe “Si votre ancien
dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006
La fenêtre ci-dessous s’affiche
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne
pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel.
1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta.
Cette fonction vous permet de choisir votre
ancien dossier.
Pour sélectionner manuellement votre ancien
dossier, conservez la touche de
votre clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer
un dossier d’une ancienne version.
La migration d’une ancienne version
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Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.
Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Si votre
ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement.
Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
La migration d’une ancienne version
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Choisir un utilisateur
Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE.
1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Saisir le mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier.
La migration d’une ancienne version
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Les contrôles
• Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne
version n'est pas ouverte.
Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe.
Contrôle ancienne version Ciel Compta
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se
présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.00
Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous
devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 11.10 pour ensuite pouvoir le
récupérer dans une version plus récente.
Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.00 et inférieure à Ciel
Compta 11.10
Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement
dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut
commencer.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut
commencer directement.
La migration d’une ancienne version
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Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0
Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement
dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence
alors.
Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10
Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut
commencer directement.
La récupération
Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération.
Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche.
La migration d’une ancienne version
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Le compte rendu de la récupération
Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre
ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des
remarques générales mais aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes.
Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
Attention !
Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer.
La migration d’une ancienne version
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Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la
nouvelle version de Ciel Compta.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications
que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier.
Les accélérateurs de type «Caisse»
Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait
précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER -
OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité).
Le nom utilisateur et le mot de passe
Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après
l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe.
Attention !
Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A
2006 du menu DIVERS.
Vérifiez et saisissez éventuellement le
nom utilisateur et le mot de passe.
La migration d’une ancienne version
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Nouvelle interface du logiciel
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter
l’utilisation.
Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre
l’ancienne et la nouvelle version.
Les fenêtres
Anciennes versions
Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient :
• la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné
et affiché dans une couleur différente.
• le détail du compte sélectionné dans la liste.
La migration d’une ancienne version
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Nouvelles versions
Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste
des comptes composant le plan de comptes.
Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Affichage et recherches
Ancienne version
Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00
Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu
depuis ce bouton, un aperçu du numéro de
compte sélectionné s’affiche à droite de la
fenêtre.
À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00
La migration d’une ancienne version
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Afficher les comptes d’une classe particulière
• Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie
gauche de la fenêtre Plan de comptes.
Exemple
Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers :
Afficher un compte à partir de son numéro
• Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de
recherche.
Exemple
Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :
Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos
critères de recherches.
Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique
Annexes disponible depuis le menu AIDE.
À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00
À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00
À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00
À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00
La migration d’une ancienne version
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Boutons de commande
Anciennes versions
Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné.
Nouvelles versions
Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales
commandes exécutables à partir de la fenêtre.
Exemple
Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de :
• créer un compte,
• modifier un compte,
• supprimer un compte,
• consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures
d’un compte,
• fermer la fenêtre.
Modifications fonctionnelles majeures
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées :
• Le rapprochement bancaire
La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de
répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
• L’import des écritures comptables
La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été
modifiée.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
• La Synchro compta
La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose
deux modes de synchro compta.
Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus
d’informations sur cette fonctionnalité.
À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00
À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00
La migration d’une ancienne version
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Nouveaux accès
Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en
faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications :
Anciennes versions Nouvelles versions
Menu BASES Menu LISTES
Vous retrouvez désormais vos principales commandes
(plan de comptes, consulter un compte, journaux,
chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu
LISTES.
Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS
Le nouveau menu Immobilisations vous permet de
gérer et de suivre toutes vos immobilisations
(Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta
Evolution)
Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES
Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA
Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES
CLIENTS
Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de
différents menus dans l’ancienne version (tableau de
bord, statistiques, relation expert, mailing, exports
balance, etc.)
Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE /
MODE COMPLET
Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS
STANDARD
Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - COORDONNÉES
Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLE
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - IMPORT
Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION
EXPERT - EXPORT
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION
EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS
Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/
EXPORTS
Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA
Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE.
Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - caté-
gorie Comptabilité.
La migration d’une ancienne version
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Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération
de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance Ciel Compta
Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution
Numéro de version Millésime
7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001
8.00 - 8.01 - 8.02 2002
9.00 - 9.10 2003
10.00 - 10.50 2004
11.00 - 11.10 2005
12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006
13.00 - 13.10 2007
14.00 - 14.10 2008
15.00 - 15.10 -15.20 2009
16.00 - 16.10 2010
17.00 - 17.10 - 17.20 2011
18.00 - 18.10 2012
19.00 - 19.60 - 19.61 2013
20.00 - 20.10 2014
Numéro de version Millésime
1.10 - 1.11 2002
2.00 2003
3.00 - 3.50 2004
4.00 - 4.10 2005
5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R)
6.00 - 6.10 2007
7.00 - 7.10 2008
8.00 - 8.10 - 8.20 2009
9.00 - 9.10 2010
10.00 - 10.10 - 10.20 2011
11.00 - 11.10 2012
12.00 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013
13.00 -12.10 2014
La migration d’une ancienne version
29
Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• répartition des codes analytiques
• vérification des écritures lockées
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Après la récupération
• Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»).
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables
• les rapprochements bancaires
• les budgets et prévisions
• les commentaires des tâches et rappels
• les accélérateurs de type «Caisse»
• l’historique des clôtures.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES
commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION
du menu UTILITAIRES.
3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des
données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail
des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
Numéro de version Millésime
20.10 2014
L’historique des nouveautés
30
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.00 et 5.40.
Les nouveautés de la version Evolution 5.40
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution
Réviser une immobilisation
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à
4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
L’historique des nouveautés
31
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
L’historique des nouveautés
32
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
L’historique des nouveautés
33
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ».
Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003
art.1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
L’historique des nouveautés
34
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
35
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30.
Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
36
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
37
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en
ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement,
la durée, et la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
38
Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00
Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA
La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique.
Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client
équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala.
Cette fonction permet :
au client
• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation
croissante des PME.
• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.
• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans
les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.
à l'expert-comptable
• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir
sur le dossier de ce dernier.
Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique
des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
L’historique des nouveautés
39
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et
d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre
application.
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type
Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise
rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique
de l'administration fiscale.
Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Impression d’une lettre chèque
GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE
Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de
négocier par avance avec vos partenaires financiers.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données.
Attention !
• Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle.
• Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries
prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels.
L’historique des nouveautés
40
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs
A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icone affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10
Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage
Coala
Création d’un dossier comptable via la Synchro compta
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données
du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide
intégrée au logiciel.
Gestion des A-nouveaux
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou
Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta
Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit
l’expert-comptable soit le client.
Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client.
Coordonnées de l’expert comptable
Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation.
Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable
Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser
peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez
l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures.
Nouveau bordereau de déclaration de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat].
Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le
nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts.
En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est
disponible dans Ciel Compta.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous
pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet.
Date de saisie des écritures
Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR
Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie.
Nouveaux formats d’import/export
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS
Format Ciel
• Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant
d’autres logiciels Ciel.
• A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers
d’autres applications Ciel.
Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux
et des codes analytiques propre à Ciel Compta.
Format Cegid, CCMX, Sage Coala
Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant
d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX .
Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en
utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2.
Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel
Compta lors de vos exports ou imports d’écritures.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icone du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google
Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Nouveau mode comptable
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre :
• Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce
mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue
de comptabilité poussée et complète.
• Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous
forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc)
ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.).
Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier
ne vous convient pas.
L’historique des nouveautés
44
Nouveau format d’import/export
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez
importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de
vos relevés bancaires.
Vous disposez de trois formats d'import :
• le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu.
• le format QIF : Quicken Interchange Format.
• le format OFX : Open Financial eXchange.
Saisie
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Saisies des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir
de votre plan de comptes qui vous est présenté.
Import balance
Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE
Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta.
Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le
télécharger sur le site internet de Ciel.
Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
45
Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE
Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat
synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes
annuels.
Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie.
Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage
’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche :
Modification du solde pointé
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque
Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa
fiche.
Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé.
Informations complémentaires
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations
complémentaires concernant votre compte.
L’historique des nouveautés
46
Affichage des alertes
Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut.
Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit
dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet
Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes.
Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda
(menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
47
Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10
Nouvel assistant d’import et d’export des écritures
Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES
Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats.
Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de
réception disponibles dans votre logiciel.
Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que
possèdent votre expert-comptable ou client.
Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
L’historique des nouveautés
48
Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00
Nouvelle interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Barre de titre
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
L’historique des nouveautés
49
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Localisation, itinéraire et recherche d’adresse
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche
d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
Localisation
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Recherche d’adresse
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
L’historique des nouveautés
50
Les aperçus
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du
plan de comptes.
1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
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L’historique des nouveautés
51
Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs
Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous
disposez d’un nouveau bouton .
Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur
via le site Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépensesrecettes»,
en plus du mode «créances-dettes».
Nouveaux modes de la Synchro compta
Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta
Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta :
• La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis
par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
• La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou
l'expert-comptable.
Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de
référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Nouveaux formats d’import des écritures
Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS
De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles :
• API,
• Apisoft,
• Cote Ouest,
• Gestimum,
• Quadratus,
• Ciel Saisie Comptable.
L’historique des nouveautés
52
Annuler le lettrage manuel
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence.
Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le
bouton .
Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la
séquence ou le lettrage en cours.
Gestion des inventaires des immobilisations
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE
Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans
l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant
d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations.
Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par
un système de lecture optique.
Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés
Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE
Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher
l’option Affichage des codes non imputés.
De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les
comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés.
Paramétrage des états fiscaux
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux
Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible
séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette
cellule apparaît dans l’éditeur de script.
Réouverture d’exercice : nouvelles étapes
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées
dans l’A-nouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une
étape supplémentaire est proposée.
Format RImport : pointage récupéré
Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES
EXPORTS
Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les
écritures pointées.
L’historique des nouveautés
53
Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement.
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques,
journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches,
immobilisations.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Les règles
A partir de la barre de navigation
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter
des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
54
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Saisie Z de caisse
Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse.
Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro
d’identification.
Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.
Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en
HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des
ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe
Comptabilité - Options de saisie.
La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre
chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.
Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un
compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé
qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis
dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Compte de TVA par défaut
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les
comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon
taux de TVA lors des saisies.
Pointage automatique par import : nouveaux formats
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au
format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste.
Pour cela, vous disposez du bouton .
L’historique des nouveautés
55
Consultation des écritures d’un compte en saisie
A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte
Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre
souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE
COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche.
Infos perso. dans les comptes
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes
d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les
compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de
compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type
de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
L’historique des nouveautés
56
Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
57
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément,
dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations,
liste des modèles, liste des cahiers).
Gestion du crédit-bail
Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
58
Affichage des cumuls par mois
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés
L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N
à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton
[Regroupement].
Balance comparative N à N -10
Menu ETATS - commande BALANCE
Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée.
Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états
Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES
INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan
synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez
cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée.
Gestion multi-analytique de niveau 1
A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque
vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes
répartitions.
Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
59
Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A.
Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité
de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations
sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est
destinataire.
Paramétrage O.G.A
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A
Transmission à l’O.G.A
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement
cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA.
Attention !
Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il
s’agit des renseignements suivants :
• le Nom,
• l’adresse, le code postal et la ville,
• le N°agrément,
• le numéro de SIRET.
L’historique des nouveautés
60
Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou
encore uniquement vos articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
L’historique des nouveautés
61
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
• Choix des langues
Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir
la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans
laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
L’historique des nouveautés
62
Plan comptable général 2010
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle
notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins.
Saisie simplifiée des factures et avoirs
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de
l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture.
Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit
de choisir celle qui correspond à votre saisie.
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable
A partir du menu ECHANGES
Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de
ce menu, vous pouvez :
• échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export,
• importer ou exporter une Balance,
• envoyer le dossier de votre société,
• saisir les coordonnées de votre expert-comptable,
• consulter l’historique des imports/exports.
Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les
formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises.
Intégration de la norme SEPA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque.
Gestion multi-analytique de niveau 1
Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE
Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte
dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque
vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes
répartitions.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
63
Ecritures de redevances de crédit-bail
UNIQUEMENT DANS CIEL GESTION COMMERCIALE EVOLUTION
Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta.
Dans la fiche d’un crédit-bail
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA
applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se
compose de deux parties.
• Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
• Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
Enregistrement des écritures de redevances
Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS.
Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la
liste des écritures.
Comptes exonérés de TVA
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option
Exonéré de TVA.
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question.
Création de dossier à partir d’une société existante
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de
plan comptable, sélectionnez .
Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les
coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de
les re-saisir dans la nouvelle société.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
L’historique des nouveautés
64
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
65
Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente
comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord,
accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la
barre d’actions.
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
L’historique des nouveautés
66
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le
graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de
masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de
celui-ci s’affichent.
Choix du code de lettrage
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options
Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de
lettrage pendant le lettrage manuel.
3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage.
4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé.
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE
Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de
pointage.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Dossier clôturé
Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES
ARCHIVES.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un
dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
67
Déclaration de TVA
Assistant de déclaration de TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT
Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de
télédéclaration de la DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Téléprocédure TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez
précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA.
Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible
depuis le menu AIDE.
Consulter plusieurs comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte]
Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois.
1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes.
2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez
un autre compte.
Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants.
Emprunts
Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet
de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances
d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter
un emprunt.
Liste des emprunts
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants:
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt.
• [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
L’historique des nouveautés
68
Créer un emprunt
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
Une fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Multi sélection de codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le
bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les
simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la
colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion
Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes.
Amélioration de la purge
Menu TRAITEMENT - commande PURGE.
L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des
écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et
Déclaration de TVA sont également cochées et grisées.
Référence d’obligation fiscale
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA
Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des
PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
L’historique des nouveautés
69
Association de comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options
• Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte
fournisseur.
• Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client.
Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options.
FlashCode et QR-Code
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes:
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en
cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Détail du calcul des formules des états fiscaux
Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu
Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous
permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces
zones, vous accédez au détail du calcul du montant.
L’historique des nouveautés
70
Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00
TVA
Les paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié.
Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis
d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12.
Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514
et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous
voulez paramétrer.
L’assistant de TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
L’assistant de TVA a été révisé et enrichi.
Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet
de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi
d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA
générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de
l’assistant de TVA.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Vérification de la conformité de vos sauvegardes
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices
antérieurs à l'exercice courant.
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de
Attention !
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
L’historique des nouveautés
71
sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir
l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les
sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche .
La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces
comptables légales et obligatoires.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par
la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom,
disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
Windows™ 8
Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités.
• L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés
et de fonds, bords carrés....).
• Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil].
• En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau
ainsi que les agrandir ou les réduire.
Compte d’attente
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte
d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie.
L’historique des nouveautés
72
Enregistrement des écritures en cours
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE.
Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR.
Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT.
Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de
sauvegarder l’écriture en cours.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le
bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture.
A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de
compléter les zones obligatoires.
Equilibrage automatique des écritures en cours
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le
bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre.
Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de
remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes.
Longueur du libellé des journaux et comptes
Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier].
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier].
La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères.
Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40
caractères dans la zone Intitulé.
Longueur des codes journaux
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta].
La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum.
Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux :
1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier
les réglages compta].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ.
Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK].
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 20.10/13.10 - 10.13.
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
3
Sommaire
Prise en main..............................................................................................................4
Configuration minimale ..............................................................................................5
Documentation .........................................................................................................6
Si vous débutez ........................................................................................................7
Entraînez-vous ....................................................................................................... 10
Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17
Créez votre dossier ................................................................................................. 18
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ..................................... 22
Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23
Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29
Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31
Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33
La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35
Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36
Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48
Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50
Pointez des écritures ............................................................................................... 51
Annulez une écriture validée..................................................................................... 52
Le brouillard ........................................................................................................... 54
Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56
Les états................................................................................................................... 58
Principes généraux .................................................................................................. 59
Les états comptables ............................................................................................... 61
Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64
Les états fiscaux ..................................................................................................... 65
Traitements .............................................................................................................. 66
La TVA .................................................................................................................. 67
Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68
Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69
Echangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................... 70
Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 72
Gestion des dossiers................................................................................................. 78
La sauvegarde / restauration .................................................................................... 79
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 81
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 82
Les prévisions......................................................................................................... 83
Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 84
Les immobilisations ................................................................................................. 86
Infos perso. ........................................................................................................... 99
Index...................................................................................................................... 100
Prise en main
Prise en main
5
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz.
• 2Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Prise en main
6
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel.
• le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en
annexes la présentation générale et le générateur d’états.
• le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier
d’une ancienne version.
L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par
exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi,
vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de
votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Prise en main
7
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en
comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).
Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce
compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8
classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On
distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en
comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des
montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul
pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées
au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être
débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de
l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise
(bénéfice ou perte).
Prise en main
8
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du
compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre
banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Prise en main
9
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Prise en main
10
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme
choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société
exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton
J’ouvre mon dossier
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Compta,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Prise en main
11
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
Attention !
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un
dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Intuiciel Barre d’état
Zone de recherche Trouvtoo
Prise en main
12
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez
ou masquez à partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les
fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et
importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou
encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et
personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines
opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les
bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus
souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation
de votre Intuiciel.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet
les principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à
relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et
de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation.
Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour
plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au
paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14.
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Prise en main
13
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer
directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Prise en main
14
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et
un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un
pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états
paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste
des états paramétrables.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
15
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour
vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
16
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à
chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
18
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier
comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur .
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous
directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer
un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur,
encaissement, paiement, etc).
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création et mise en place d’un dossier
19
Paramètres du dossier
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
• dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu
CONTEXTUEL,
• sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur
le bouton [OK].
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste .
4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du mode de création
1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
Création et mise en place d’un dossier
20
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel
Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement
activé dans votre logiciel :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42.
• Importer une balance.
• Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les
coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de
les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,
vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la
nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les
éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
21
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant.
Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur
d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui
pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Création et mise en place d’un dossier
22
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production
Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et
écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Création et mise en place d’un dossier
23
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors
de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous
manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela,
vous pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches ou de votre clavier,
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les
créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Création et mise en place d’un dossier
24
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée Signification
Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des
saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques
de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .
Saisie
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du
numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes
6 et 7 en général).
Saisie des Infos
Perso
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les
grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client,
fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Création et mise en place d’un dossier
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Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou
fournisseur en question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Elles correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de
la domiciliation bancaire.
• Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation
bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis
au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez
déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la
grille de saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque
vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des
factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les
paramètres définis. Pour cela :
Compte de
produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Création et mise en place d’un dossier
26
1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe.
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Onglet Complément
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et
juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de
relance concernant les clients en retard de paiement.
Création et mise en place d’un dossier
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Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Onglet Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite
présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N
et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande
INFOS PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou
visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Sélectionnez les modèles de lettres qui
seront utilisés pour la première, deuxième
et troisième relance.
Création et mise en place d’un dossier
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Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire,
Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,
mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux
de TVA utilisé.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce
découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire
du fichier de connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK],
présenté en haut de la fenêtre.
Création et mise en place d’un dossier
29
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier.
Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous
n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires
que de comptes bancaires.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le
journal correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard
ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement
lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche
ou >Entrée>.
Création et mise en place d’un dossier
30
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être
attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous
indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.
Création et mise en place d’un dossier
31
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements
par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de
banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures
enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les
données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Voir Création d’un compte de Banque, page 28.
Les formats des relevés bancaires
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il
puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange
Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors
de la saisie de vos relevés bancaires.
Si vous disposez de Ciel Communication
Bancaire pour Windows, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit des
relevés bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le
fichier du relevé bancaire de
votre banque (qui contient les
écritures qu’elle a enregistrées).
Création et mise en place d’un dossier
32
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection .
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant
au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez
donc au moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition
des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Création et mise en place d’un dossier
33
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le
plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que
vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer,
modifier ou supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou
uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez
l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est
alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par
fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de
créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service
après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque
département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que
vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Création et mise en place d’un dossier
34
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez
la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du
dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au
code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à
l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
36
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui
vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 44.
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.)
puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant,
etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de
telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.
Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition
les grilles de saisie suivantes :
• Facture/Avoir client rapide.
• Factures/Avoir fournisseur rapide.
• Encaisser un montant.
• Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre
pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de
remises en banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les
lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les
paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les
opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.
• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui
suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au
client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
La tenue de votre comptabilité
37
Saisie standard d’une écriture
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche
. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant
l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez
Calcul automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture
client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date
d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période
de saisie définie dans les paramètres de comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à
la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification
d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré-
mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30.
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des
journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé
comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE
et appuyez sur la touche de votre clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois
premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la
liste des comptes.
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture.
Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par
défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé
du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans
la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
La tenue de votre comptabilité
38
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour
en sélectionner un.
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans
une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture.
Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme
Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de
cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence
pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de
zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la
ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de
la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini
pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située
en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code
analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte.
Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône
Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé-
taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au
niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
La tenue de votre comptabilité
39
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents
traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant
au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie,
il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture
au compte de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne
saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
La tenue de votre comptabilité
40
Calculez les frais kilométriques
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type
Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau
détaillé des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où
l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème
kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés
et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée.
6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer
le compte d’attente.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande
LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou
PAIEMENT.
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client,
c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal
de ventes dans la liste proposée.
La tenue de votre comptabilité
41
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres
du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez
le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce
numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré-
mente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le
curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du
compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous
ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique.
L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en
un autre en cliquant sur le bouton Liste .
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
La tenue de votre comptabilité
42
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de
nouvelles saisies.
L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un
avoir.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Saisie des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ
des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice
soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de
comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement
enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux
sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton
[OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
La tenue de votre comptabilité
43
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation
de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les
éléments d'un marché éventuel ; etc.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles
peuvent être ou non incluses dans les différents états.
Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée),
vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et,
n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre
sens.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
La tenue de votre comptabilité
44
L’assistant Top Saisie
Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération
en complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit .
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
La tenue de votre comptabilité
45
Achats au comptant
5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans
votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette
opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
La tenue de votre comptabilité
46
En enregistrant les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
La tenue de votre comptabilité
47
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs
différentes échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
La tenue de votre comptabilité
48
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être
réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées.
Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des
écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
La tenue de votre comptabilité
49
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.
La tenue de votre comptabilité
50
Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire
Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le
fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous
pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies
dans votre comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 50.
Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le
menu AIDE.
Rapprochez les écritures
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de
comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la
banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
La tenue de votre comptabilité
51
Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez
sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La
liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou
[Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez
Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
La tenue de votre comptabilité
52
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la
période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les
écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de
visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
.
La tenue de votre comptabilité
53
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
• la Date du jour comme date de l'écriture,
• d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
• le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est
apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante
:
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la
réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
La tenue de votre comptabilité
54
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin
d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le
brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie,
sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du
brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou
encore effectuer une contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements
dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si
vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris
dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure
les écritures en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton
de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
La tenue de votre comptabilité
55
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît
dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES.
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la
grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD.
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en
brouillard ou en simulation.
Voir Brouillard, page 62.
La tenue de votre comptabilité
56
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier
ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les
calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est
fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de
période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le
solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette
ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période
sélectionnée.
La tenue de votre comptabilité
57
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en
tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs
ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des
clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.
• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une
modification.
• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Attention !
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
Les états
Les états
59
Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux,
Brouillard, TVA détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à
partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs
: Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de
remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes,
Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta
pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu
DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que
vous voulez utiliser.
Les états
60
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre
imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
pour définir les propriétés de l’imprimante.
Les états
61
Les états comptables
Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Balance
Menu ETATS - commande BALANCE.
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix
entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Les états
62
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Journaux - Centralisateur
Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des
écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard.
Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
Les états
63
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
• pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.
• pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante,
et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal
par page en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
TVA détaillée
Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE
Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous
demande de renseigner les critères d'édition.
1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône
du calendrier .
2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.
Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation.
3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Les états
64
Les états clients et fournisseurs
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement
de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.
Balance Agée
Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi
effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum
que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces
encours.
Relances clients
Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
• les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu
DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
• la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE
COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.
Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures
lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de
l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les
paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Bordereau de remise en banque
Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement
que vous remettez à l'encaissement.
Les états
65
Les états fiscaux
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique
Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES .
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les
éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant
l'année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux
Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
• 2050 (BIC - Régime réel)
• 2033 (BIC - Régime simplifié)
• 2035 (BNC)
• 2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion
Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher
le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.
Traitements
Traitements
67
La TVA
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA,
souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états
préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans
les paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non
à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la
téléprocédure.
• Télédéclarer ma TVA
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé-
procédure.
• Enregistrer mon paiement de TVA
• Enregistrer mon remboursement de TVA
• Afficher ma liste des déclarations
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Gérer l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise
le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant
de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre.
• Moduler mon acompte.
• Enregistrer le paiement de mon acompte.
• Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Traitements
68
Clôturez et réouvrez un exercice
Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute
sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de
l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top
Clôture, lien Traitements.
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces
comptables légales et obligatoires.
4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles
par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité,
faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour
cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire
une copie de mon dossier et lancer le traitement].
8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur
le bouton [OK].
9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à
nouveau.
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez
les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante.
15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez
sur le bouton [OK].
Attention !
La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Traitements
69
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche .
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Traitements
70
Echangez des écritures avec mon expert-comptable
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.
Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les
commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles.
Envoyez des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et
qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou
égale à la date du dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées.
Cliquez sur le bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix
(email, sur un support envoyé par courrier...).
Intégrez des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il
vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées
dans votre dossier.
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du
moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures
envoyé par votre expert-comptable.
Traitements
71
Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle
comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un
compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.
Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
Traitements
72
Importez ou exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de
votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes
amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard
ou validées.
• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Paramétrage
Coordonnées
Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES.
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre
expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à
effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à
importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils
n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel,
notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures
avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des
éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin
d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le
fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit
pas dépasser 137 caractères.
Traitements
73
Il doit avoir la structure suivante :
Exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les
écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres
logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez
exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
• Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois
ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures
puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74.
• Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis,
correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos
écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche
pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74.
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version 4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Traitements
74
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage
Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous
avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez
sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez
les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en
fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour
générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le
fichier à un nouvel email.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter.
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection
des écritures s’affiche.
Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous
indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois
que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
Traitements
75
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le
code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront
exportées.
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères
définis précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la
longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les
envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
8. Si vous avez opté pour une sortie :
• Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce
jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail.
• Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier
d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre
choix.
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine
ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable
(écritures de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de
logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites
Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime
Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement
importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne
peut plus être importé.
Traitements
76
Si vous répondez par :
• Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
• Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants
aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel
dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec
succès ou non.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote
Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel
Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces
écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous
informe que l’importation a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier
destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation
en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant
l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les
écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la
création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des
numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par
ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces
codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le
journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les
opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
Traitements
77
Exportez une balance
Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur
le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice
qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton
Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones,
seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
79
La sauvegarde / restauration
Indisponible en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
80
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
Gestion des dossiers
81
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
83
Les prévisions
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous
permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour
ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur
lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les
comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter]
puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte
La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant
au compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
84
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Déclarez la gestion multi-devises
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher
l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées
Menu LISTES - commande DEVISES.
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous
pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution
des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une
date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez
préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises
Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du
sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures
en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans
l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant
le nouveau taux directement dans la zone.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
85
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les
montants sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et
Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise
de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un
écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de
l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation
de l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour
l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
86
Les immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà
amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc
tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la
fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur
résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité,
page 90.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les
fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de
redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté-
rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer
leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case
Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les
immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure
à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la
liste.
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou
DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
87
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci
est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la
Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le
classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation
constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note
texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation
divisible.
L’onglet Crédit-bail
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type
d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 87 ou
“Saisissez un crédit-bail”, page 89.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur
passe à la zone suivante.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
88
3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste
situé en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,
indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le
plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un
matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir
du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de
la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné
(18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection
situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement.
Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En
effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement
amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 90.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux
amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera
alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 91.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur,
n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible
puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins
values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains
états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets
d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de
créer ; l'onglet Historique est vide.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
89
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste
des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à
l'entreprise.
Dans l’onglet Crédit-bail
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois
dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être
journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous
procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le
logiciel ne sont pas modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez
plusieurs possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant
le montant,
• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule
alors les échéances.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives
mais utiles pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous
l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
90
alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du
bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore
nécessaire de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des
écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous
pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en
compte avant la date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case
Ajouter la date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas,
sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône .
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône
permet d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la
valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous
choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée
(dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre
de l'exercice précédant celui en cours.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
91
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos
immobilisations dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :
• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs
suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur
résiduelle en cas de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est
constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée
dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir
compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans
le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à
l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication,
l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :
• Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel.
Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de
biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à
l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour
une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette
fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées
dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
92
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant
l'icône d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées
: date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle
seront alors recalculés.
Sortez une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du
bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation
correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper
le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le
sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une
immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le
bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge
et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la
manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
93
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins
values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou
moins value.
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation,
cliquez sur le bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa
date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de
chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de
cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de
l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et
vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation
s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de
l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les
valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche
comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au
calcul de la Valeur à amortir.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
94
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie
conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de
sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet
Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture
de cession.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit
sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce
crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition
crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées
pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront
reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le
bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix
d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié.
Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
95
Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Familles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par famille selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir
la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
Localisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve
chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de
faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par localisations selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et
Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la
fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et
d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.
Attention !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
96
Virements
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS.
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte
comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen
de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de
compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le
nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit
sur le virement, puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
• Dotations mensuelles
• Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez
sur le bouton [OK].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
97
Ecritures de dotations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS.
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de
régularisation des immobilisations cédées.
Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de
lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 91.
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par
compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation
des cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en
cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez
générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation
dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case
correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez
sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.
Inventaire
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans
l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant,
d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les
immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations
affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour
établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont
disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les
immobilisations recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique
des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
98
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la
quantité est égale à 1.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette
immobilisation augmente d'une unité.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire
automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture
optique et votre logiciel vous les indique.
Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le
menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS.
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS.
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations :
• Dotations.
• Plus et Moins values.
• Réintégrations fiscales.
• TVA à reverser.
• Tableau des immobilisations.
• Export des immobilisations.
• Stats immobilisations.
• Crédit-bails.
• Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.
Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
99
Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux
comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les
grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso.
du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton .
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le
total de cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela,
cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.
Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
100
Index
A
Afficher menus découverte/standard 10
Amortissement
dégressif 91
exceptionnel 91
linéaire 91
plan 91
Analytique 33
Annuler une écriture validée 52
A-nouveau 42
Assistant
création de dossier 18
de saisie 44
Top clôture 68
B
Balance 61
agée 64
exporter 77
Barre
d’actions 12
de navigation 12
Besoin d’aide 16
Bilan 65
Bordereau de remise en banque 64
Brouillard 54
imprimer 62
valider 54
Budget 27
C
Chéquiers 31
Ciel Données Mobiles 10
Clôture 68
Compte
banque 28
contrepartie 29
modifier 23
tiers 23
TVA 28
Compte de résultat 65
Contrepassation 52
Crédit-bail
acquérir 94
saisir 89
D
Devises 84
DGFiP 69
Documentation 6
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 81
créer 18
créer à partir d’un modèle Sage Expert 22
restaurer 79
sauvegarder 79
E
Echéancier 64
Ecritures
écritures types 44
en brouillard 42
en simulation 43
enregistrer 42
envoyer à mon expert 70
importer/exporter 72
recevoir de mon expert 70
saisir 36
validées 42
Encours clients 64
Environnement de travail 11
Etats
clients et fournisseurs 64
comptables 61
fiscaux 65
Exercice
clôturer 68
rouvrir 68
Expert-comptable
échanges 70
Exports
balance 77
écritures comptables 73
F
Format d’import 31
Frais kilométriques 40
G
Grand livre 61
I
Immobilisations
cession partielle 93
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WK - V 20.1/13.1 - 10.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
cession totale 92
fiche 87
inventaire 97
liste 86
mise au rebut 92
reprise d’antériorité 90
réviser 95
saisir 87
sortir 92
Importer des écritures 75
Impressions
imprimante 59
types 59
Imprimer
balance 61
balance agée 64
bilan 65
bordereau de remise en banque 64
brouillard 62
compte de résultat 65
échéancier 64
encours clients 64
états préparatoires fiscaux 65
grand livre 61
journaux 62
lettre de pénalités de retard 65
relances clients 64
soldes intermédiaires de gestion 65
Infos perso 99
Intuiciel 12
J
Journaux 29
L
Lettrage
automatique 48
manuel 48
Lettre de pénalités de retard 65
N
Normes CRC 2002-10 95
P
Plan d’amortissement 91, 95
Pointage manuel 51
R
Rapprochement bancaire 50
Rapprocher écriture /règlement 48
Relancer un client 64
Relation Expert 72
Relevés d’identité bancaire 31
Restauration 79
S
Sage Production Experts
envoi / réception des écritures 70
modèle 22
Saisie
assistant Top Saisie 44
guidée 40
modes de saisie 36
standard 37
Sauvegarde 79
DGFiP 69
Soldes Intermédiaires de Gestion 65
T
Trésorerie prévisionnelle 56
Trouvtoo© 16
TVA 67
acompte 67
déclaration 67
édition du détail 63
Manuel de découverte
Ciel Compta libérale
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Découverte .................................................................................................................4
Configuration minimale ..............................................................................................5
Aides et documentations ............................................................................................6
Démarrer Ciel Compta libérale ....................................................................................7
Ouvrir le dossier d'exemple ........................................................................................8
Environnement .........................................................................................................9
Création d’un dossier................................................................................................ 14
Choisir la méthode de création du dossier .................................................................. 15
Créer un dossier en mode rapide............................................................................... 16
Créer un dossier en mode détaillé ............................................................................. 19
Prise en main............................................................................................................ 24
Les saisies courantes ............................................................................................... 25
Les travaux périodiques ........................................................................................... 30
Les éditions............................................................................................................ 38
Immobilisations........................................................................................................ 39
Généralités ............................................................................................................ 40
La liste des immobilisations ...................................................................................... 41
Traitements quotidiens et de fin d’exercice .............................................................. 47
Envoi de vos écritures à votre expert-comptable ......................................................... 48
La déclaration 2035................................................................................................. 49
La clôture de l’exercice ............................................................................................ 52
Gestion des dossiers................................................................................................. 54
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 55
Sauvegarde............................................................................................................ 56
Restauration........................................................................................................... 57
Index........................................................................................................................ 58
Découverte
Découverte
5
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante nécessaire pour l'impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible
PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et
peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs.
Découverte
6
Aides et documentations
La documentation
La documentation de Ciel Compta libérale est composée de plusieurs manuels au format PDF:
• Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel
et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
Pour consulter le manuel de découverte, cliquez sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte]
sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu AIDE.
• Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Compta libérale dans le détail. Si vous
souhaitez avoir plus de précisions sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de
consulter ce document. Pour consulter le manuel de référence, cliquez sur Manuel de référence dans le
menu AIDE.
• Le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier
d’une ancienne version. Pour consulter ce manuel, cliquez sur le bouton [Je prends connaissance des
nouveautés] sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu
AIDE.
L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour imprimer les manuels
• Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
• Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .
Naviguer dans un manuel
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre.
Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces
possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe
Reader©.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous
utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Compta libérale, des
informations utiles.
Découverte
7
Démarrer Ciel Compta libérale
Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre
ordinateur. Ou bien :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA LIBÉRALE.
3. Cliquez sur CIEL COMPTA LIBÉRALE.
Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Compta libérale et vous faire découvrir les
principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de
comptabilité.
L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou
encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment
imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration
2035).
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Découverte
8
Ouvrir le dossier d'exemple
La société exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
Une fenêtre vous propose de choisir le dossier à ouvrir.
Dans ce chapitre, nous effectuerons diverses manipulations, et à cette fin, nous utiliserons le fichier
d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies de postes, de modes de paiement,
d’immobilisations, d’écritures, etc.
Si le dossier Société Exemple n’apparaît pas dans la fenêtre Ouvrir un dossier, faites un clic-droit dans
cette fenêtre et sélectionnez la commande Voir les dossiers exemples.
Lorsque vous installez Ciel Compta libérale pour Windows, seul ce dossier (Société Exemple) figure dans la
liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous créez sont également présentés, mais un
seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc
d'ouvrir ce dossier d'exemple en double-cliquant sur le dossier puis en validant le message de
confirmation par le bouton [Oui].
Indisponible en option
Ciel Données Mobiles
Découverte
9
Environnement
La fenêtre principale de l’application
Les menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF et
accessible dans le menu AIDE.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Elle est composée de
groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans
quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils.
Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le chapitre Présentation générale
dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes.
Ces raccourcis peuvent :
• appeler des fonctions du logiciel,
• ouvrir des applications ou des fichiers,
• présenter des images ou des notes texte,
• contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email)
afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer
votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.
Barre de titre Barre de menus
Intuiciel
Barre d’actions Zone de recherche Trouvtoo
Barre de statut
Indisponible en option
Ciel Données Mobiles.
Découverte
10
Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au
format PDF et accessible dans le menu AIDE.
L’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou
encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les
bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent.
Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation
de votre Intuiciel.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Consulter mon Compte Ciel”, page 10.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet
les principales informations de votre société.
De même, vous pouvez repérer rapidement le résultat de votre exercice, l'évolution des recettes et des
dépenses sous forme de graphique, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et
de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation.
Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour
plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe
“Personnaliser Mes états et statistiques”, page 12.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Découverte
11
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer
directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Découverte
12
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et
un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un
pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de
menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre relatif au Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL
DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche pour
vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.
Découverte
13
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Les recherches Trouvtoo
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur le bouton
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application (touche F1)- Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur votre bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Création d’un dossier
Création d’un dossier
15
Choisir la méthode de création du dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Compta libérale, fermez le fichier d'exemple en activant
la commande FERMER du menu DOSSIER.
Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la
création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier.
Récupération d'un dossier Ciel Professionnel indépendant
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale.
Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus.
Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant.
1. Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
2. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un dossier en vous
référant au paragraphe qui suit : Création d’un nouveau dossier.
Création d’un nouveau dossier
Vous pouvez aussi créer un dossier par le bouton [Nouveau] présenté dans la fenêtre Dossiers (menu
DOSSIER - commande OUVRIR).
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta libérale détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Dans ce cas, vous
pouvez créer un dossier pour cette société qui existe déjà.
2. La fenêtre Choix du modèle s'affiche. Des modèles prédéfinis pour créer votre dossier, que vous adapterez
par la suite à vos besoins, sont disponibles :
• Plan comptable : modèle plus adapté aux professions de type médical.
• Plan libéral : modèle plutôt adapté aux indépendants (architecte, expert-comptable).
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
Ciel Compta libérale vous demande alors de choisir votre méthode de création :
Mode de création rapide en 2 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité)
sont à renseigner.
Mode de création détaillé en 6 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette). Vous serez ainsi
opérationnel plus rapidement.
4. Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Création d’un dossier
16
Créer un dossier en mode rapide
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide
Étape 1 : Raison sociale
Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner
différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée).
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous
imprimerez à partir de Ciel Compta libérale.
7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
17
Étape 2 : Coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en
aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en
cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier.
4. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante :
• si vous êtes assujetti ou non à la TVA
• si la déclaration 2035 sera établie en HT ou TTC
• si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
Étape 3 : félicitations
Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de
votre fichier.
Création d’un dossier
18
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs.
Consultez le chapitre Menu Dossier du Manuel de référence pour plus de détails sur l'enregistrement
d'un mot de passe.
6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Compta libérale l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la
barre de titre de la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande
PARAMÈTRES du menu DOSSIER.
Création d’un dossier
19
Créer un dossier en mode détaillé
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé
Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers six étapes :
• Raison sociale.
• Coordonnées et paramètres.
• Postes de trésorerie.
• Modes de paiement.
• Postes de dépense.
• Postes de recette.
Nous ne détaillerons pas ici les deux premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous
avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier.
Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16.
Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape 3.
Étape 3 : Postes de trésorerie
Dans la troisième étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Poste de trésorerie s’affiche.
2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
3. Dans l'onglet Fiche, vous pouvez indiquer le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez.
4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous
n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice.
Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner
automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.
Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera
proposée à la fin de la dernière étape.
5. Si vous procédez à la saisie des relevés bancaires par import, dans la zone Format, choisissez le format
d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer directement en
cliquant sur le bouton [Créer].
6. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
7. Dans l'onglet Coordonnées, enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire.
8. Dans l’onglet RIB, renseignez le code IBAN, le code BIC de votre compte ainsi que le RIB proprement dit
: Code banque, Code guichet, N° de compte, Clé RIB.
Création d’un dossier
20
9. Indiquez ensuite la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie.
Ce poste est maintenant visible dans la liste.
11.Procédez de même pour les autres postes de trésorerie.
12.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Étape 4 : Modes de paiement
Dans la quatrième étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà
créés par défaut
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Mode de paiement s’affiche.
2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé.
Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite,
etc. Par défaut, Ciel Compta libérale affiche le type Chèque.
Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de
nouveaux.
3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection .
4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche
lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste .
La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client.
5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône
. Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant
l'échéance de ses factures s'affiche.
Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner.
Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier.
Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types
ne nécessitent que le compte.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement.
Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste.
7. Procédez de même pour les autres modes de paiement.
8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
21
Étape 5 : Postes de dépense
Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà
créés par défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Poste de dépense s'affiche.
2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de
l'icône d'appel de liste. Le code 2035 correspond à la ligne de la déclaration 2035 dans laquelle le solde
du poste en question sera cumulé.
4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel
affiche 100.
Par exemple, vous utilisez votre véhicule à la fois personnellement et professionnellement. Les frais de
carburant doivent alors être enregistrés au prorata de l'usage professionnel.
5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez
le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles.
Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone.
6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste.
La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce
poste.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense.
Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste.
8. Procédez de même pour les autres postes de dépense.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Création d’un dossier
22
Étape 6 : Postes de recette
Dans la sixième étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés
par défaut.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau
Poste de recette s’affiche.
Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de
dépense. Voir Étape 5 : Postes de dépense, page 21.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape.
La dernière fenêtre de l’assistant vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la
création de votre fichier.
Elle vous propose également deux options supplémentaires :
• Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel
Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par
la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
• Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe
cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y
le mot de passe.
Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont
remplacés par des points noirs.
Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détails sur
l'enregistrement d'un mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Ciel Compta libérale ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux.
Voir Saisie des soldes initiaux, page 23.
Création d’un dossier
23
Saisie des soldes initiaux
Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez
votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé
bancaire à cette même date.
La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle
que soit la date de mise en place de Ciel Compta libérale. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les
soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque,
Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début
de l'exercice.
1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail.
Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates
pré-définies .
2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il
peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures.
3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier.
4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera
automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.
Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe - devant.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux.
Ciel Compta libérale les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché
dans la barre de titre de la fenêtre principale.
Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande
PARAMÈTRES du menu DOSSIER.
Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4, 5 et 6, vous disposez de
toutes les informations nécessaires pour enregistrer vos premières dépenses, recettes ou virements.
Prise en main
Prise en main
25
Les saisies courantes
Les saisies
La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.
Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces
comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements,
les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos
opérations.
Ciel Compta libérale vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide:
• saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé),
• saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié,
• saisie des écritures dans un tableur,
• les virements,
• les opérations diverses (ou réimputations),
• les emprunts,
• les immobilisations ou crédits-bails, etc.
Saisir une dépense simple
Menu SAISIES - commande DÉPENSE SIMPLIFIÉE
Nous allons commencer par saisir une dépense simple.
Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la
découverte du logiciel. Ainsi, tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les
postes de trésorerie, les moyens de paiement.
La fenêtre de saisie s'affiche.
Par défaut, le mode de saisie simple est sélectionné.
Date de l'opération
La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez saisir une autre date.
Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit.
Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir
entièrement votre date.
Prise en main
26
Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez
simplement saisir 0209 pour le 2 septembre.
Vous pouvez également utiliser le calendrier disponible en cliquant sur l'icône , située à droite de la
zone, ou bien sur l'icône des dates prédéfinies .
Libellé écriture
Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir.
Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire.
Poste de trésorerie
1. Indiquez le compte servant au paiement : il s'agit d'une banque ou de la caisse par exemple.
Lorsque le curseur est placé dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes
disponibles. Vous pouvez :
• soit saisir son code,
• soit le sélectionner dans la liste.
Mode de paiement
Le mode de paiement permet d'indiquer avec quel moyen vous allez payer. Ciel Compta libérale autorise
en effet de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.).
N° de pièce
Cette zone est surtout utilisée pour indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce
mode de paiement. Vous pouvez aussi indiquer le numéro de la facture reçue.
Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos
relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, il est donc précieux dans la recherche d'une écriture à
pointer.
Poste fournisseur
2. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense.
Poste de dépense
3. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 606400 - FOURNITURES
DE BUREAU.
Montant HT
4. Renseignez le montant HT de votre achat
Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier. Seul le
montant TTC sera à saisir.
Taux de TVA
5. Saisissez le taux de TVA ou sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche puis validez avec la touche <
Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement.
Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture.
Code analytique
Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses.
Exemple d’utilisation des codes analytiques
Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces
véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et
Véhicule 2, vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en
éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de
chaque véhicule.
6. Pour notre découverte, laissez ce code vide.
Prise en main
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Pourcentage professionnel
Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Pour votre information, 100% indique
que l'achat sera réalisé dans un but totalement professionnel, 50% destine la moitié de la dépense à une
fin personnelle.
Vous pouvez modifier le Pourcentage pro ainsi que le Montant HT pro.
Le Montant HT pro et la Part perso se calculent automatiquement.
Enregistrer la dépense
Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération. Pour cela deux options :
• soit enregistrer l'opération et quitter la saisie (bouton [OK]),
• soit enregistrer l'opération et en créer une autre (bouton [Nouvelle dépense]).
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Nous verrons plus loin comment retrouver et consulter l'opération que vous venez de créer.
Saisir une dépense ventilée
Menu SAISIES - commande DÉPENSE STANDARD
Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois
avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats
de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau.
1. Cliquez sur le bouton radio Détaillé (plusieurs postes).
La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau
en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le
montant total de l'achat sur ces postes.
2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. Une fois le poste fournisseur
renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500).
3. Placez le curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste).
Une liste déroulante affiche les postes de dépense disponibles : sélectionnez Fournitures de bureau.
4. Placez le curseur dans la colonne Montant HT.
Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200.
Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies :
Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc. Vous pouvez modifier manuellement ces
valeurs calculées par le logiciel.
5. Une fois la première ligne complète, appuyez sur la touche pour passer à la seconde ligne.
Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage.
Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi).
6. Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense.
La zone Montant non affecté vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie.
Saisir une recette
La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en
deux modes : Simple et Détaillé.
Les seules différences sont :
• le poste fournisseur qui devient un poste client
• et le poste de dépense qui devient un poste de recette.
Prise en main
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Saisir un virement
Menu SAISIES - commande VIREMENT
La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre
poste de trésorerie.
Exemple
Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler de petits achats (papeterie, parking, etc.),
vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse.
La commande VIREMENT affiche la fenêtre suivante :
1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin est.
Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone.
2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virez la somme de.
3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération.
4. Dans les zones Du poste et Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent
puis celui vers lequel cet argent est transféré.
Vous obtenez la liste des postes de trésorerie disponibles en appuyant sur la touche ou en cliquant
sur l’icône d'appel de liste .
5. Indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement dans la zone Libellé écriture ne vous
convient pas.
6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK] ou sur le bouton [Nouveau virement] pour
enregistrer un autre virement.
Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des
écritures.
Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées :
• la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit,
• la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré.
Saisir une réimputation
Menu SAISIES - commande RÉIMPUTATION
La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que
de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette
et dépense vers dépense.
Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers
dépense par exemple), vous devez utiliser l'option Saisie d'OD (Opération Diverse), accessible depuis le
menu SAISIES, commande EXPERT, option Opération diverse.
Prise en main
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La commande RÉIMPUTATION affiche la fenêtre suivante :
1. Indiquez le Type (Dépense ou Recette) puis précisez la Date de l'opération.
2. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce.
3. Complétez le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique
pour notre exemple.
Le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture). Vous pouvez le modifier.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation.
Saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Prise en main
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Les travaux périodiques
Valider des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES
Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois.
1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier
ou des dates prédéfinies .
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures.
Cliquez sur le bouton [Oui].
A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarde,
page 56.
4. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). Cliquez sur le bouton [OK].
Saisir des relevés bancaires
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement
dans Ciel Compta libérale.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.
Étape 1 : choix du poste
La saisie d'un relevé bancaire est uniquement possible sur un poste de trésorerie.
1. Dans la zone Poste de trésorerie, cliquez sur l’icône Liste pour choisir le poste sur lequel les lignes
du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en
cliquant sur le bouton [Créer].
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Étape 2 : choix du mode de saisie
Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez
les lignes du relevé bancaire.
3. Cochez l’option de votre choix.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Dans le cas d’un import du relevé bancaire
Vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du poste de
trésorerie, deux étapes supplémentaires sont proposées.
• Cliquez sur l’icône Liste puis choisissez le format d’import utilisé par votre banque. Vous pouvez
créer directement votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton
[Créer].
• Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque.
Pour plus de détails sur la création d’un format d’import, reportez-vous au manuel de référence.
Étape 3 : informations relevé bancaire
Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche.
5. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin.
6. Saisissez la Référence de votre relevé bancaire.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Prise en main
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Saisie des opérations
La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche.
Dans cette fenêtre, vous pouvez :
• saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier.
• visualiser et vérifier les lignes du relevé bancaire récupéré dans Ciel Compta libérale.
En saisie manuelle
1. Cliquez dans la colonne Date et sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier .
2. Appuyez sur la touche pour passer à la colonne suivante.
3. Sélectionnez le Type de l'opération (dépense, recette, etc.).
4. Passez à la colonne suivante et choisissez le Poste sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant sur
l’icône Liste . Le nom du poste s’affiche automatiquement dans la colonne Libellé du poste.
Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs postes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les
postes.
5. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC.
Le Taux de TVA et le Montant de TVA sont alors renseignés automatiquement.
6. Saisissez si nécessaire le Libellé de l'écriture.
7. Dans la colonne Code mode de paiement, choisissez le mode de paiement de l’opération.
8. Précisez le Numéro de pièce si vous voulez.
9. Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération.
10.Si votre opération est une dépense ou recette, indiquez le Poste de tiers dans la colonne correspondante.
Le nom du tiers s'affiche alors automatiquement.
11.Une fois que vous avez saisi toutes vos opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Par import du relevé bancaire
Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans cette grille de
saisie.
1. Vérifiez les opérations.
2. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la.
3. Si des opérations sont déjà saisies dans votre comptabilité, dans la colonne A enregistrer, décochez la
case correspondante.
4. Complétez les opérations en indiquant le poste, le montant et le libellé de l’écriture.
Si une règle d’affectation est appliquée à une opération de recette ou de dépense, ces éléments sont
déjà renseignés. Dans le cas d’une opération de virement, uniquement le poste bancaire est récupéré.
Prise en main
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Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Sur
la ligne de l'opération, cliquez sur le bouton [Créer une règle d'affectation].
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
Pour plus détails sur les règles d’affectation, reportez-vous à l’aide (touche F1).
Pointer un compte de banque
C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est
d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui
vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne
sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple).
Pointage manuel
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.
1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque.
Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le
compte sélectionné.
Le menu déroulant Mode affiche l'option Pointage manuel.
Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation.
Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois
une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation.
Pour cela, utilisez le calendrier ou des dates pré-définies (aujourd'hui, cette semaine, dates
d'exercice, etc.)
Trois boutons radio vous permettent d'afficher les opérations :
• Pointées,
• Non pointées,
• ou bien Les deux.
Pour pointer
2. Consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste.
3. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher.
Faites de même pour dépointer votre opération.
Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer.
Les opérations pointées apparaissent alors en rouge.
Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez
sur le bouton [Pointer], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer].
Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Par exemple, vous venez
de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste, cliquez sur le bouton [Rafraîchir
(F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées.
Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne
trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été
saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date.
4. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées.
Solde pointé et solde réel
Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la
liste des opérations :
• Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé.
• Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est
donc l'indicateur exact de l'état de votre compte.
5. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie.
Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des
recherches plus précises sur de multiples critères.
Prise en main
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Pour plus d'informations sur le principe des filtres, consultez Les filtres dans le chapitre Présentation
Générale, accessible par le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Pointage automatique
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE AUTOMATIQUE
Le pointage par import dit «automatique» est une option plus avancée. Vous allez importer vos relevés de
compte via Internet. Puis, après avoir paramétré votre fichier d'import, le programme se chargera de
comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement.
1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement].
Ciel Compta libérale vous demande ensuite de choisir le Format d'import à utiliser.
Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés afin de vérifier quel est celui qui
fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES.
2. Sélectionnez le format d'import.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Recherchez et sélectionnez le fichier téléchargé via Internet.
5. Indiquez le type de fichier (TXT ou CSV) à utiliser pour l'ouvrir.
Ciel Compta libérale présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de
la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé.
Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée
dans les préférences couleurs du logiciel), elles sont "pré-pointées" par le logiciel qui attend votre
validation.
Dans notre exemple ci-dessous 4 opérations ont été trouvées en vue d'être pointées.
6. Vérifiez chaque ligne. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique
à une autre et qui a été pré-pointée à sa place), décochez la case A pointer.
7. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour
valider.
Prise en main
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Remise en banque
Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE
Cette commande permet de marquer les écritures de recettes d'un compte qui correspondent à des
éléments que vous allez remettre à la banque. Par exemple, les recettes provenant d'un règlement par
chèque des clients.
1. Sélectionnez dans la fenêtre qui s'affiche le poste de trésorerie à prendre en compte.
2. Cliquez sur [OK] pour valider.
La fenêtre Remises en banque s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur
le compte sélectionné.
3. Vous pouvez modifier la Banque de remise en cliquant sur l’icône d’appel de liste .
4. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez :
• sélectionner le mode de règlement de la remise.
• préciser une date d’échéance.
• préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.
• déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du
tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et
Hors rayon dans le cas contraire.
5. Sélectionnez les lignes qui correspondent aux règlements à remettre puis cliquez sur le bouton
[Remettre]. La case à cocher de la colonne Remis est alors marquée.
6. Pour enlever le marquage d'une remise, cliquez sur le bouton [Ne pas remettre].
La ligne est automatiquement décochée.
7. Cliquez sur le bouton [Bordereau]. La fenêtre qui s’affiche vous permet de définir les paramètres de la
remise en banque.
8. La poste de trésorerie sur lequel les règlements seront remis en banque est indiqué. Vous ne pouvez
pas le modifier.
9. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau.
10.Indiquez la Référence de la remise en banque. Le type «bordereau de remise» est sélectionné par
défaut.
11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée.
12.Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser le détail de la remise ou sur le bouton [Imprimante] pour
lancer l'impression directement.
Prise en main
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Consulter les écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
La liste des écritures contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche
Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et
Soldes initiaux.
Dans le groupe Affichage de la barre d’actions, des boutons vous permettent d’afficher les écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher
le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes
dépenses/recettes ou par lignes comptables.
• Si vous sélectionnez l'option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l'écriture que vous
avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recette (date, poste, libellé du poste, Montant
HT, Montant TVA, Montant TTC).
• Si vous choisissez l'option Lignes comptables, vous obtenez le détail de votre écriture en mode
débit/crédit. Les montants qui s'affichent doivent balancer, autrement dit, le total débit doit être
égal au total crédit.
• Lignes de dépenses/recettes.
• Lignes comptables (Débit-Crédit).
Affiner la sélection
Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de la fonction Affiner la sélection accessible par le
bouton . Lorsque vous l'activez, une zone apparaît et vous pouvez choisir :
• le type d’écritures à afficher,
• une période.
Choisir le type d’écritures à afficher
Le menu déroulant AFFICHAGE permet de choisir le type d’écritures à afficher.
Exemple
Pour n’afficher que les écritures de recettes, sélectionnez Recettes dans le menu AFFICHAGE. Le programme
affiche alors toutes les écritures correspondantes.
Si vous sélectionnez un type d'écritures, cette sélection sera automatiquement utilisée lors de la prochaine
consultation.
Choisir une période
Vous pouvez fixer une fourchette de dates pour faciliter la recherche et la sélection des écritures à
consulter.
Exemple
Vous souhaitez consulter vos écritures de recettes sur le mois de mai 2011.
Vous pouvez saisir directement vos dates ou utiliser les icônes du calendrier et des dates prédéfinies.
Vous obtenez alors la liste des écritures de recettes enregistrées sur le mois de mai 2011.
Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine
consultation.
Consulter les postes
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION
Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent.
Exemple
Vous pouvez immédiatement connaître le détail du poste Emprunt Axa Banque depuis le début d'exercice,
ou encore le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix.
1. Choisissez le poste Emprunt AXA Banque dans le dossier Postes d’emprunt.
Prise en main
36
2. Double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s'ouvre.
Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement.
3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la
liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation.
Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante.
4. Pour sélectionnez une autre période, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré-définies
(aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.)
Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine
consultation.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule
automatiquement vos soldes. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos
besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.
Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie
prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions. Vous pouvez créer plusieurs
trésoreries prévisionnelles.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence.
La TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA
Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration
de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime
simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ du menu DOSSIER.
Attention !
Cette commande apparaît uniquement si votre dossier est assujetti à la TVA.
Prise en main
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Gérer la déclaration TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA.
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE.
Cette commande permet d'éditer l'état préparatoire de TVA ainsi que d'enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA (paiement, remboursement, OD).
1. Sélectionnez le traitement de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA : indiquez alors la période de la déclaration dans les zones De
et A.
• Enregistrer mon paiement de TVA.
• Enregistrer mon remboursement de TVA.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA.
Gérer l’acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Cette commande vous permet de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis
d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier
ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
1. A l'activation de la commande TVA trimestrielle, l’assistant de TVA s'affiche. Cochez l'option correspondant
au traitement que vous voulez réaliser.
• Afficher le montant de ma TVA réelle sur le trimestre.
• Moduler mon acompte.
• Enregistrer le paiement de mon acompte.
• Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA.
Prise en main
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Les éditions
Imprimer un relevé des dépenses/recettes
Menu ETATS - commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES
Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont
présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les
dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée.
1. Dans la liste des états disponibles, choisissez l’état à éditer puis cliquez sur le bouton [Imprimante] ou
[Aperçu].
2. Sélectionnez le Type d'écritures :
• Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées.
• Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées.
• Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées.
Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Vous pouvez modifier cette période dans les
zones Dates en utilisant l’icône du calendrier ou des dates pré-définies. Seules les écritures comprises
entre ces deux dates seront prises en compte.
3. Sélectionnez les Postes :
• Tous : tous les postes existants seront sélectionnés.
• De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez
les icônes d'appel de liste pour les sélectionner.
4. Choisissez le type de tri des écritures :
• Mois : les écritures seront triées par mois.
• Poste : les écritures seront triées par poste.
• Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Imprimer une balance
Menu ETATS - commande BALANCE
La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier avec, pour chacun, le total et
le solde des écritures qui s'y rapportent.
1. Cliquez sur le bouton [Imprimante] pour obtenir directement une sortie papier ou sur le bouton
[Aperçu].
2. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte pour l'édition de la balance.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Immobilisations
Immobilisations
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Généralités
Ciel Compta libérale intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir intégralement la déclaration
2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations.
Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder
à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà
amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière
2035. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l’application. Si
ce n’est pas le cas, vous devez procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur
bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec
la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les
fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
Seule l'écriture de l'acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail.
Immobilisations
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La liste des immobilisations
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Elle présente le détail de chacune des fiches des immobilisations ou crédits-bails existantes. Vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• consulter les écritures du poste sélectionné dans la liste,
• acquérir un crédit-bail.
Afficher toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté-
rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer
leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case
Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple
Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2013, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations
sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2013.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne
plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail,
décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Afficher l’aperçu
L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une
immobilisation.
1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez cette option .
2. Sélectionnez une immobilisation dans la liste pour voir son aperçu.
Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande
IMPRIMER L'IMAGE.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [La fiche standard].
3. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l'option.
Immobilisations
42
Les commandes
• Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation.
• Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée.
• Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des
immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez
pas supprimer l'immobilisation sélectionnée.
• Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Non disponible
pour un crédit-bail.
• Le bouton [Consulter] permet de consulter le poste de l’immobilisation sélectionnée. Non disponible
pour un crédit-bail.
• Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition
d’une immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail.
• Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le
basculer en immobilisation.
• Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation.
• Le bouton [Plan] vous permet d'accéder directement au plan d'amortissement.
Sous ces premiers outils de commande, vous retrouvez la barre de liste qui vous permet d'effectuer
différentes sélections selon vos besoins (regroupements, filtres...).
Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la
sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les
propriétés de la liste.
Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, écriture d’achat, etc.) par le
menu CONTEXTUEL.
La fiche d'une immobilisation
Appelez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et double-cliquez sur la fiche à ouvrir. Celle-ci est
composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la
Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le
classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation
constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note
texte.
Immobilisations
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L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation
divisible.
L’onglet Crédit-bail
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisir une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type
d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisir une immobilisation”, page 43 ou “Saisir
un crédit-bail”, page 44.
Saisir une immobilisation
Nous allons créer une immobilisation. Nous étudierons plus précisément chaque rubrique dans le
manuel de référence, accessible par le menu AIDE.
1. Saisissez le Code de l'immobilisation (par exemple 218302) puis appuyez sur ou sur
. Le curseur passe à la zone suivante.
2. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
Dans l’onglet Fiche
3. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,
indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Matériel Informatique,
• sa Localisation : Bureau 2,
• son Code analytique : Micro,
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro.
4. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le
plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté-
riel qui est mis en service un certain temps après l'achat.
5. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir
du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de
la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné
(18300 Euros au 1-1-02).
6. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection
situé à la fin de la zone Taux de TVA.
7. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement.
Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation.
En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà
partiellement amorties.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements
pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 45.
Dans l'onglet Complément
8. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur,
n°interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
9. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis
indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
Immobilisations
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10.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins
values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
11.Pour pouvoir simuler les dotations avec d’éventuels projets d’acquisition, cochez la case Immobilisation
en mode simulation. Sinon, l’immobilisation sera ignorée dans les différentes éditions.
L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour
l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par
importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de
créer; l'onglet Historique est vide.
12.Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d’enregistrer
son écriture d’achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations.
Saisir un crédit-bail
1. Saisissez le Code, le Libellé du crédit-bail et passez à la zone suivante.
Dans l’onglet Crédit-bail
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
2. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois
dans la liste déroulante.
3. Saisissez la durée du bail.
4. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
5. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être
journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous
procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
6. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les
redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées.
Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez
plusieurs possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant
le montant.
• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule
alors les échéances.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Dans l’onglet Fiche
7. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives
mais utiles pour les recherches et le classement.
Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n'appartient pas à l'entreprise.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous
obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis
directement.
8. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
9. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d'origine du bien en début de bail. Ce montant est
alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
10.Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
11.Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d'amortissement et la durée d'utilisation théorique du
bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement.
Immobilisations
45
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans les onglets Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore
nécessaire de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
12.Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le crédit-bail
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs
suivantes :
• Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est
égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée.
• Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
• Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
• Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Calculer les immobilisations
Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date
donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction
met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées puis cliquez sur
[Calculer au]. La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la
modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du
calendrier.
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-
programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle
seront alors recalculés.
La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation, onglet Fiche, zone
Calcul. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le
calcul ne concernera alors que l'immobilisation dont la fiche est ouverte.
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les trois points suivants :
• révision de la durée d'amortissement,
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat,
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser, puis cliquez
sur le bouton [Réviser].
2. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur).
3. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat.
Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicables au suivi des
amortissements des immobilisations.
Immobilisations
46
4. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois).
5. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1).
6. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il
s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composant qui consiste à inscrire séparément à
l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan
d'amortissement propre à chacun d'eux.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée,
révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc.), reportez au manuel de référence
accessible dans le menu AIDE.
Acquérir un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce
crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez le crédit-bail puis cliquez sur le bouton [Acquisition
crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées
pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront
reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début.
2. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail.
Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement
dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous
devez impérativement renseigner la durée de l’amortissement.
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
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Envoi de vos écritures à votre expert-comptable
Menu SAISIES - commandes EXPERT - EXPORT EXPERT-COMPTABLE
Cette fonction permet d'exporter vos écritures pour les transmettre à votre expert-comptable.
Le format de ce fichier correspond au format utilisé pour être importé directement dans Ciel Compta
(fichier XIMPORT, RIMPORT).
1. Dans la première étape, choisissez les écritures à générer :
• toutes les écritures, dans ce cas cochez l’option Générer toutes les écritures.
• seulement les écritures pour une période choisie, indiquez alors un intervalle de dates.
2. Dans la seconde étape, vous pouvez :
• enregistrer le fichier d'export sur un support de votre choix (disque, clé USB, etc.), dans ce cas indiquez
l'emplacement où sera créé le fichier d'export, ou
• envoyer directement ce fichier en pièce jointe par e-mail, précisez l'adresse de messagerie du destinataire.
Une option vous permet aussi de visualiser vos écritures avant transfert.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération.
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
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La déclaration 2035
Menu ETATS - commande LIASSE 2035
Cette déclaration est le bilan des professions libérales. Elle regroupe les résultats de votre activité qui
doivent être transmis à l'administration fiscale. Cette fonction édite donc le compte de résultat fiscal
(imprimé 2035 B et ses annexes).
L'état 2035 intégré à Ciel Compta libérale est un document agréé par la Direction Générale des Finances
Publiques (DGFiP). Il vous suffira donc de l'éditer et de l'adresser directement à votre centre des impôts.
La déclaration 2035 peut être éditée à tout moment, même en cours d'année.
Cette édition se présente sous la forme de plusieurs feuillets. Ceux-ci sont déjà pré-remplis suite au
différentes saisies déjà effectuées dans Ciel Compta libérale. Si besoin est, vous pourrez revenir sur les
différentes zones des feuillets, les modifier et enregistrer les informations complémentaires.
Lorsque que vous activez la commande 2035 du menu ETATS, la fenêtre Etat liasse 2035 s’affiche.
1. Vérifiez, et si besoin est, modifiez la date à laquelle la déclaration 2035 sera éditée.
2. Si vous transmettez votre déclaration à une A.G.A., cochez le ou les feuillets à inclure dans la 2035 :
Tableaux OG, Balance.
3. L'option Recalculer la liasse est cochée par défaut. Cette option permet de réinitialiser les informations
de la 2035 avec les données de votre dossier.
En effet, si vous avez déjà lancé l'édition de la 2035 et que vous avez modifié certaines de ses données,
celles-ci ont été mémorisées quand vous avez quitté le module. En laissant cette option cochée, les
modifications apportées seront annulées et la 2035 sera réactualisée à partir des données du dossier.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour demander l'édition.
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
50
L'état 2035 s'ouvre :
5. Si besoin est, complétez les différentes zones.
Il vous suffit, de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent
à ce que vous devez habituellement indiquer sur le pré-imprimé que fournit l'administration.
Consultez la notice fournie avec l'imprimé fiscal 2035 ou le livret d'aide de votre A.G.A.
Les boutons situés dans le groupe Navigation permettent d'afficher les autres feuillets. Pour vous aider à
saisir des informations complémentaires, des boutons spécifiques apparaissent dans les feuillets en
question. Ils se situent en haut de la fenêtre, dans le groupe Saisies complémentaires.
6. Après avoir vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, lancez
l'impression en cliquant sur le bouton [OK].
7. Un message vous demande l'action à effectuer. Si vous souhaitez envoyer votre déclaration 2035 directement
à la DGFiP, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Dans ce cas, vous devez avoir souscrit à Ciel
directDéclaration.
Si vous souhaitez obtenir un aperçu avant impression ou imprimer votre déclaration, cliquez sur le
bouton [Aperçu] ou [Impression].
Impression ou aperçu de la 2035
Lorsque vous demandez une impression ou un aperçu de la déclaration 2035, le logiciel vous demande de
choisir les exemplaires à éditer. Par défaut, l'option Premier exemplaire destiné à l'administration est cochée.
Cet exemplaire sera donc imprimé automatiquement.
1. Si vous souhaitez l'impression du Second exemplaire destiné à l'administration et l'Exemplaire à conserver
par le déclarant, cochez les options correspondantes.
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
51
Le 1er exemplaire comporte huit feuillets, le 2ème en comprend trois et l'exemplaire à conserver en
comprend huit.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Ciel fournit le papier de couleur violette nécessaire à la déclaration 2035 agréée. Contactez notre
Service Commercial.
Télédéclaration de la 2035
Si vous avez choisi de télédéclarer, la fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer ma déclaration définitive : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP.
• Envoyer ma déclaration à une date provisoire : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire
d'arrêté des comptes. Indiquez alors la date provisoire d'arrêté des comptes.
• Réaliser un test de transmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
1. Cochez l'option de votre choix.
2. Si vous devez envoyer votre déclaration 2035 à votre A.G.A, les Tableaux OG et la Balance, cochez la
case Transmettre les feuillets à votre A.G.A.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
52
La clôture de l’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Ce traitement consiste à sauvegarder toutes vos pièces comptables, à purger les écritures de l'ancien
exercice et à changer les dates de l’exercice.
Avant de procéder à la clôture de votre exercice, vous devez effectuer certaines opérations :
1. Saisissez vos écritures d'inventaire à partir de la saisie d'OD afin que la déclaration 2035 prenne en
compte tous les éléments concernant votre comptabilité.
2. Imprimez la déclaration annuelle 2035 et les états AGA si nécessaire.
3. Validez vos écritures.
4. Faites vos sauvegardes.
La commande CLÔTURE D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS ouvre la fenêtre suivante :
La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format
préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par
la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
5. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur
externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
6. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
7. Dans la seconde étape, vérifiez la Date de clôture de votre exercice. Par défaut, c'est la date de fin de
l'exercice courant, définie dans les paramètres dossier, qui est proposée.
La liste des Actions qui vont être effectuées est indiquée dans la fenêtre.
8. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [OK].
9. Un message d'avertissement s'affiche et vous propose d'effectuer une sauvegarde. Cliquez sur le bouton
[Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement].
Une fois le travail demandé effectué, le logiciel revient à la fenêtre principale de l'application et vous
indique les dates du nouvel exercice. .
Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent
soit clôturé. En effet, Ciel Compta libérale autorise un chevauchement de 12 mois.
Traitements quotidiens et de fin d’exercice
53
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Cette commande récapitule toutes sauvegardes DGFiP générées durant la clôture d’exercice et permet de
les consulter directement depuis votre application.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
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Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur
Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos
dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Gestion des dossiers
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Sauvegarde
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est
essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du
programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à
tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous
permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
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Restauration
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commandes SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration.
2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer
vos données ou vos préférences ou bien les deux.
Par défaut, Ciel Compta libérale sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois que vous avez choisi votre mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde.
5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le
bouton [Suivant>].
Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
58
Index
A
APE 16
B
Barre d’actions 9
Barre de navigation 9
Besoin d’aide 13
C
Ciel Données Mobiles 7
Clôture de l’exercice 52
Code analytique 26
Compte Ciel 10
Consulter
les écritures 35
les postes 35
Crédit-bail 40
acquérir 46
saisir 44
Créer un dossier
en mode détaillé 19
en mode rapide 16
D
Déclaration
2035 49
TVA 37
DGFiP 52, 53
Documentation 6
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 55
créer 14
récupérer 15
E
Environnement 9
Etat liasse 2035 49
Expert-comptable 48
F
Fin d’exercice 49
I
Immobilisations 40
Imprimer
un relevé des dépenses/recettes 38
une balance 38
Intuiciel 10
M
Modes de paiement 20
N
N.I.I. 16
P
Personnaliser
Mes états et statistiques 12
Mon bureau 10
Plan d’amortissement 45
Pointage
automatique 33
manuel 32
Postes
dépense 21
recette 22
trésorerie 19
Pourcentage professionnel 27
R
R.C.S. 16
Remise en banque 34
Restauration 57
S
Saisie
courantes 25
de tableur 29
des opérations 31
des relevés bancaires 30
soldes initiaux 23
Saisir
un virement 28
une dépense simple 25
une dépense ventilée 27
une immobilisation 43
une recette 27
une réimputation 28
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta libérale - V21.1 - 09.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Sauvegarde 56
Sauvegarde DGFiP
consulter 53
T
Télédéclaration de la 2035 51
Travaux périodiques 30
Trésorerie prévisionnelle 36
Trouvtoo© 13
TVA 36
acompte 37
Manuel de référence
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
3
Sommaire
Documentation...................................................................................................................... 11
Naviguer dans le manuel de référence ................................................................................... 12
Menu Dossier............................................................................................13
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 14
Nouveau................................................................................................................................ 15
Ouvrir.................................................................................................................................... 23
Fermer................................................................................................................................... 25
Modèle Sage Production Experts............................................................................................ 26
Paramètres ............................................................................................................................ 27
Ciel Business Mobile.............................................................................................................. 38
Options ................................................................................................................................. 41
Imports ................................................................................................................................. 45
Exports.................................................................................................................................. 45
Mise en page ......................................................................................................................... 46
Imprimer ............................................................................................................................... 47
Aperçu avant impression ....................................................................................................... 48
Impressions........................................................................................................................... 49
Mot de passe......................................................................................................................... 50
Sauvegarde/Restauration....................................................................................................... 52
Quitter................................................................................................................................... 55
Menu Edition.............................................................................................56
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 57
Annuler ................................................................................................................................. 58
Couper .................................................................................................................................. 58
Copier ................................................................................................................................... 58
Coller .................................................................................................................................... 58
Effacer................................................................................................................................... 59
Fiches.................................................................................................................................... 59
Sélectionner tout ................................................................................................................... 59
Rechercher ............................................................................................................................ 60
Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 60
Atteindre ............................................................................................................................... 60
Rafraîchir............................................................................................................................... 61
Tout afficher.......................................................................................................................... 61
Liste ...................................................................................................................................... 61
Menu Ma Compta......................................................................................62
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 63
Saisie cahier .......................................................................................................................... 64
Saisie Z de caisse................................................................................................................... 72
Relevé bancaire ..................................................................................................................... 72
Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 72
TVA ....................................................................................................................................... 73
Le Plan de comptes................................................................................................................ 76
Journaux ............................................................................................................................... 77
Modes de paiement ............................................................................................................... 77
Paramétrage des cahiers........................................................................................................ 78
Sommaire
4
Liste des tâches..................................................................................................................... 81
Rappels ................................................................................................................................. 81
Formats d’import relevé ........................................................................................................ 81
Règles d’affectation relevé..................................................................................................... 81
Autres listes .......................................................................................................................... 81
Menu Expert comptable ............................................................................82
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 83
Liste des écritures ................................................................................................................. 84
Saisie au kilomètre ................................................................................................................ 84
Consulter un compte ............................................................................................................. 85
Pointage manuel.................................................................................................................... 85
Contrepassation .................................................................................................................... 85
Validation du brouillard......................................................................................................... 85
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 86
Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................... 86
Consultation sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 86
Etats...................................................................................................................................... 87
Menu Listes ..............................................................................................88
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 89
Ecritures................................................................................................................................ 90
Plan de comptes .................................................................................................................... 93
Consulter un compte ........................................................................................................... 103
Les prévisions...................................................................................................................... 104
Les codes analytiques.......................................................................................................... 106
Journaux ............................................................................................................................. 109
Modes de paiement ............................................................................................................. 111
Les chéquiers ...................................................................................................................... 112
Emprunts............................................................................................................................. 114
Familles Top Saisie .............................................................................................................. 120
Modèles/abonnements ........................................................................................................ 122
Les devises.......................................................................................................................... 125
Infos perso. ......................................................................................................................... 126
Formats d’import relevé ...................................................................................................... 127
Règles d’affectation relevé................................................................................................... 130
Autres listes ........................................................................................................................ 135
Menu Immobilisations.............................................................................136
Vue d’ensemble................................................................................................................... 137
Liste des immobilisations .................................................................................................... 138
Familles............................................................................................................................... 158
Localisations ....................................................................................................................... 159
Virements............................................................................................................................ 160
Ecritures de dotations.......................................................................................................... 162
Inventaire ............................................................................................................................ 163
Récupération Ciel Immobilisations....................................................................................... 166
Etats immobilisations .......................................................................................................... 167
Menu Saisies...........................................................................................172
Vue d’ensemble................................................................................................................... 173
Sommaire
5
Généralités sur les saisies.................................................................................................... 174
L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 181
Exemples de saisies............................................................................................................. 182
Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 186
Les saisies rapides............................................................................................................... 188
Les saisies guidées .............................................................................................................. 193
Relevé bancaire ................................................................................................................... 199
Saisie Z de caisse................................................................................................................. 204
Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 207
Saisie standard et saisie au kilomètre .................................................................................. 209
La gestion des devises......................................................................................................... 217
Les modèles de saisie.......................................................................................................... 219
Menu Traitements...................................................................................221
Vue d’ensemble................................................................................................................... 222
Travail sur un compte.......................................................................................................... 223
Pointage manuel.................................................................................................................. 226
Le rapprochement bancaire ................................................................................................. 229
Lettrage manuel .................................................................................................................. 231
Lettrage automatique .......................................................................................................... 234
TVA ..................................................................................................................................... 235
Relances clients................................................................................................................... 246
Contrepassation .................................................................................................................. 249
Réimputation....................................................................................................................... 251
Validation brouillard............................................................................................................ 252
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 253
Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 255
Conformité sauvegarde DGFiP ............................................................................................. 256
Consultation sauvegarde DGFiP ........................................................................................... 257
Liste des tâches................................................................................................................... 258
Rappels ............................................................................................................................... 261
Mise sous surveillance ......................................................................................................... 263
Menu Etats..............................................................................................265
Vue d’ensemble................................................................................................................... 266
Liste des états disponibles................................................................................................... 267
Grand livre .......................................................................................................................... 268
Balance................................................................................................................................ 271
Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 273
Brouillard ............................................................................................................................ 274
Analytique........................................................................................................................... 275
Echéancier........................................................................................................................... 277
Balance agée ....................................................................................................................... 278
Encours clients .................................................................................................................... 279
Bordereau de remise en banque .......................................................................................... 280
Lettre de pénalités de retard................................................................................................ 281
TVA détaillée ....................................................................................................................... 282
Bilan - Compte de résultat synthétiques .............................................................................. 283
Etats fiscaux........................................................................................................................ 284
Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 285
Mailing ................................................................................................................................ 286
Sommaire
6
Etats chaînés ....................................................................................................................... 287
Autres états......................................................................................................................... 289
Menu Echanges.......................................................................................290
Vue d’ensemble................................................................................................................... 291
Envoyer à mon expert.......................................................................................................... 293
Recevoir de mon expert....................................................................................................... 294
Importer des écritures ......................................................................................................... 295
Exporter des écritures ......................................................................................................... 298
Historique Imports/Exports ................................................................................................. 302
Importer une balance .......................................................................................................... 303
Exporter une balance........................................................................................................... 304
Synchro compta................................................................................................................... 305
Envoyer le dossier ............................................................................................................... 314
Coordonnées expert-comptable .......................................................................................... 315
Menu Divers............................................................................................316
Vue d’ensemble................................................................................................................... 317
Conversion en mode standard ............................................................................................. 318
Statistiques ......................................................................................................................... 319
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 320
Démarrer version <2006 ..................................................................................................... 323
Menus découverte / Menus standard ................................................................................... 323
Messagerie .......................................................................................................................... 324
Télécharger Ciel directDéclaration ....................................................................................... 324
Menu Fenêtres ........................................................................................325
Vue d’ensemble................................................................................................................... 326
Fermer................................................................................................................................. 327
Tout fermer......................................................................................................................... 327
Suivante .............................................................................................................................. 327
Précédente .......................................................................................................................... 327
Cascade............................................................................................................................... 328
Mosaïque............................................................................................................................. 328
Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 329
Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 335
Afficher la barre de statut.................................................................................................... 335
Menu Aide ..............................................................................................336
Vue d’ensemble................................................................................................................... 337
Aide .................................................................................................................................... 338
Besoin d’aide....................................................................................................................... 338
Manuel de découverte.......................................................................................................... 338
Manuel de référence ............................................................................................................ 338
Guide des mises à jour ........................................................................................................ 339
A propos de......................................................................................................................... 339
Présentation générale ............................................................................ 340
Sommaire
7
La barre de navigation ............................................................................341
Introduction ........................................................................................................................ 342
Utilisation............................................................................................................................ 343
Personnalisation .................................................................................................................. 344
La barre d’actions ...................................................................................349
Introduction ........................................................................................................................ 350
Utilisation............................................................................................................................ 351
Personnalisation .................................................................................................................. 354
Les fenêtres et les listes..........................................................................357
Introduction ........................................................................................................................ 358
Les fenêtres......................................................................................................................... 359
Les listes simples ................................................................................................................ 366
Les listes à plusieurs colonnes............................................................................................. 367
Les règles............................................................................................................................ 374
Les regroupements.............................................................................................................. 380
Les actions flash.................................................................................................................. 383
Les Jumplists ....................................................................................................................... 383
Les préférences.......................................................................................384
Généralités .......................................................................................................................... 385
Préférence Comptabilité ...................................................................................................... 386
Préférences Gestion commerciale ........................................................................................ 394
Préférence Associations....................................................................................................... 397
Préférences Comptes personnels ......................................................................................... 397
Les préférences facturation ................................................................................................. 398
Les préférences générales ................................................................................................... 400
Environnement .................................................................................................................... 406
Impressions......................................................................................................................... 414
Sauvegarde.......................................................................................................................... 417
Aide à la saisie .................................................................................................................... 419
Internet ............................................................................................................................... 422
Agenda................................................................................................................................ 424
Liaison comptable ............................................................................................................... 426
Synchronisation des données............................................................................................... 431
Etats paramétrables............................................................................................................. 433
Les utilitaires ..........................................................................................436
Généralités .......................................................................................................................... 437
Comptabilité........................................................................................................................ 438
Gestion commerciale ........................................................................................................... 440
Immobilisations................................................................................................................... 441
Associations ........................................................................................................................ 442
Les informations.................................................................................................................. 443
Les utilitaires fichiers........................................................................................................... 444
Divers.................................................................................................................................. 450
Dossiers .............................................................................................................................. 451
Mise à jour .......................................................................................................................... 456
Sommaire
8
Les filtres (recherches) ............................................................................457
Introduction ........................................................................................................................ 458
Les deux types de filtres...................................................................................................... 459
La réalisation d’un filtre....................................................................................................... 461
Les scripts ..............................................................................................465
Introduction ........................................................................................................................ 466
L'outil rubriques .................................................................................................................. 467
Les formules simplifiées ...................................................................................................... 469
L’éditeur de scripts.............................................................................................................. 470
Les fonctions....................................................................................................................... 474
Les trucs et astuces ................................................................................476
Les zones de saisie.............................................................................................................. 477
Le dimensionnement des fenêtres ....................................................................................... 479
Le choix des couleurs.......................................................................................................... 479
Les images .......................................................................................................................... 479
Les listes hiérarchiques ....................................................................................................... 480
Les zones d’aide.................................................................................................................. 480
Générateur d’états ................................................................................. 481
Introduction ........................................................................................................................ 482
La liste des états paramétrables ..............................................................483
Présentation ........................................................................................................................ 484
Les options......................................................................................................................... 485
Gestion des états ....................................................................................486
Créer un état ....................................................................................................................... 487
Modifier un état................................................................................................................... 488
Renommer un état............................................................................................................... 489
Dupliquer un état ................................................................................................................ 489
Supprimer un état................................................................................................................ 489
Exécuter un état .................................................................................................................. 490
Les états Liste simple..............................................................................491
Généralités .......................................................................................................................... 492
La fenêtre de l’état de type Liste simple............................................................................... 492
Créer un état «Liste simple» avec l’assistant ........................................................................ 493
Créer un état «Liste simple» manuellement.......................................................................... 496
Les états Colonne ...................................................................................499
Généralités .......................................................................................................................... 500
Créer un état «Colonne» ...................................................................................................... 500
La fenêtre de paramétrage d’un état «Colonne»................................................................... 501
Les états Dessin......................................................................................505
Généralités .......................................................................................................................... 506
La fenêtre de l’état Dessin ................................................................................................... 506
Sommaire
9
Les propriétés ..................................................................................................................... 507
Les objets............................................................................................................................ 508
Les outils............................................................................................................................. 524
Les rubriques ...................................................................................................................... 526
Les calques.......................................................................................................................... 527
Dessin pièces clients ........................................................................................................... 528
Les pages ............................................................................................................................ 529
Les étiquettes...................................................................................................................... 531
Les options.......................................................................................................................... 532
Essayer un état .................................................................................................................... 532
Vérifier un état .................................................................................................................... 533
Les statistiques croisées .........................................................................534
Généralités .......................................................................................................................... 535
Créer un état de type Statistiques croisées........................................................................... 535
Les exports multi formats .......................................................................540
Généralités .......................................................................................................................... 541
Créer un état de type Export multi formats.......................................................................... 541
Les états Office .......................................................................................549
Généralités .......................................................................................................................... 550
La fenêtre de l’état de type Office........................................................................................ 550
Créer un état «Office».......................................................................................................... 551
Les états Chaînés....................................................................................553
Généralités .......................................................................................................................... 554
La fenêtre de l’état de type «chaînés» .................................................................................. 554
Le paramétrage d’un état «Chaînés» .................................................................................... 555
La logique d’un état ................................................................................557
Généralités .......................................................................................................................... 558
La logique ........................................................................................................................... 558
La sortie d’un état...................................................................................561
Généralités .......................................................................................................................... 562
Sortie d'un état Liste simple................................................................................................. 563
Sortie d’un état Colonne...................................................................................................... 566
Sortie d'un état Dessin......................................................................................................... 569
Sortie d'un état Statistiques croisées.................................................................................... 570
Sortie d'un Export multi formats.......................................................................................... 572
Sortie d'un état Office.......................................................................................................... 573
Sortie d'états chaînés........................................................................................................... 576
Propriétés d’un état ................................................................................578
Accessibilité d’un état ......................................................................................................... 579
Caractéristiques d'un état.................................................................................................... 580
Mise en page ....................................................................................................................... 585
Commentaire d’un état........................................................................................................ 585
Sommaire
10
Générateur de tableaux de bord............................................................. 586
Introduction ........................................................................................................................ 587
La liste des tableaux de bord............................................................................................... 588
La gestion des tableaux de bord.......................................................................................... 590
La fenêtre de maintenance des tableaux de bord ................................................................. 592
Index ..................................................................................................... 609
Votre avis nous intéresse... .................................................................... 612
11
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels :
Les manuels listés ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE.
• le manuel de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions
les plus importantes de votre logiciel.
• le manuel de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions
de votre logiciel et qui contient la présentation générale du logiciel, le générateur d’états et le générateur
de tableaux de bord.
• le guide des mises à jour qui décrit la procédure pour ouvrir une société d’une ancienne version ainsi
que les nouveautés fonctionnelles.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques, doit être installée
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Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
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Symbole Fonction
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12
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Nouveau
Ouvrir, Fermer
Modèle Sage Production Experts
Paramètres, Ciel Business Mobile
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde/Restauration
Quitter
Menu Dossier
Menu Dossier
14
Vue d’ensemble
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les données,
ou bien de les supprimer.
Cette commande est indisponible
dans Ciel Compta Millésime
Menu Dossier
15
Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
Saisie du nom du dossier
1. Dans cette étape, renseignez le Nom de votre société.
Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer un dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Si vous créez un dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts, la création du dossier est terminée.
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
3. Sélectionnez le modèle de votre choix.
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur .
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
4. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous
directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 21.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas.
Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
Menu Dossier
16
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Paramètres du dossier
Longueurs des éléments et monnaies
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur l’icône d’appel de liste .
Modifier le nombre de décimales
4. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie
de la devise) :
1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer
le menu CONTEXTUEL.
2. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en
cliquant sur [OK].
5. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
6. Les étapes qui suivent dépendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au
paragraphe correspondant à votre choix : “Création en mode Standard”, page 16 ou “Création en mode
Cahier”, page 19.
Création en mode Standard
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Etape 1 : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Menu Dossier
17
6. Indiquez votre Code société.
Etape 2 : paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel
Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement
activé dans votre logiciel :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité.
5. En mode de création rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu’à définir les options
de démarrage. Pour cela, consultez le paragraphe “Dernière étape : options de démarrage”, page 19.
6. En mode de création détaillé, définissez les paramètres de la société. Pour cela, vous disposez de boutons
situés dans la partie Plus de paramètres vous permettant de définir :
• les paramètres comptabilité. Voir Paramètres Comptabilité, page 29.
• les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 33.
• les paramètres Echanges Expert. Voir Echanges Expert, page 32.
• les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 35.
Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de création détaillé)
La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut.
Créer un compte
Voir Créer un compte, page 94.
Modifier un compte
Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de création détaillé)
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Créer un journal
Voir Créer un journal, page 109.
Menu Dossier
18
Modifier un journal
Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Etape 5 : modes de paiement (Uniquement en mode de création détaillé)
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Créer un mode de paiement
Voir Créer un mode de paiement, page 111.
Modifier un mode de paiement
Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un mode de paiement
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
Etape 6 : chéquiers (Uniquement en mode de création détaillé)
La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers.
Créer un chéquier
Voir Créer un chéquier, page 112.
Modifier un chéquier
Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un chéquier
Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Menu Dossier
19
Etape 7 : codes analytiques (Uniquement en mode de création détaillé)
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes
analytiques.
Créer un code analytique
Voir Créer un code analytique, page 106.
Modifier un code analytique
Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].
Supprimer un code analytique
Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création en mode Cahier
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 6 étapes.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Etape 1: raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Menu Dossier
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Etape 2 : paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel
Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement
activé dans votre logiciel :
• Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
• Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.
Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité.
Etape 3 : choix du mode comptable
Sélectionnez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures :
• Créances/dettes : ce mode s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants. Vous comptabilisez
les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur.
• Dépenses/recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales. Vous comptabilisez
uniquement les entrées et sorties de trésorerie.
Etape 4 : validation du mode comptable
Selon le mode comptable choisi précédemment, cette étape présente les cahiers qui composent votre
comptabilité :
• mode Créances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de
ventes pour les factures clients, un cahier de trésorerie pour les encaissements et les paiements.
• mode Dépenses/recettes : un cahier de dépenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les
encaissements.
Etape 5 : paramétrages des cahiers
Cette étape vous permet de créer directement les cahiers à partir desquels vous saisirez vos écritures. Par
la suite, vous pourrez toujours créer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA - commande
SAISIE CAHIER.
Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier à créer. L'assistant de création de cahier s'affiche.
Voir Créer un cahier, page 65.
Boutons en mode créances/dettes
Boutons en mode dépenses/recettes
Etape 6 : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
Menu Dossier
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2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 50.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux
• Importer une balance
• Ne rien faire
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées
de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les resaisir
dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,
vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la
nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les
éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant.
Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Exemple
Vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et
dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les
comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
Menu Dossier
22
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Menu Dossier
23
Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la création de votre dossier si
vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel
ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas à passer par la commande OUVRIR du menu
DOSSIER. En revanche, si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de
changer de dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur la fonction
Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel. Indisponible
en option Ciel Données Mobiles.
• le ou les dossier(s) correspondant(s) à celui que vous avez créé(s) à l'aide de l'assistant.
1. Cliquez sur le dossier à ouvrir.
2. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour
refuser l’ouverture automatique et ne plus afficher le message.
Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton [Choisir le dossier manuellement]
pour sélectionner directement le dossier à ouvrir sur votre ordinateur. Vous pouvez aussi afficher le
dossier exemple via le menu contextuel, faites un clic droit dans la fenêtre d’ouverture et sélectionnez
l’option Voir les dossiers exemples. Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. S'il n'apparaît pas, faites un clic droit
dans la fenêtre et sélectionnez l'option Voir les dossiers exemples.
Vous pouvez créer un nouveau dossier à partir de la commande NOUVEAU du menu DOSSIER ou en cliquant
sur l'icône Je crée mon dossier sur le bureau d'accueil. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un nouveau
dossier.La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande NOUVEAU du menu
DOSSIER. Voir Nouveau, page 15.
Si vous ouvrez un dossier Millésime dans Ciel Compta Evolution ou dans Ciel Compta - Ciel
Up To Experts
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion.
Cliquez sur le dossier à ouvrir.
Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier (menu DOSSIER
- commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier).
Pour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité
dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta - Ciel Up To Experts dans Ciel Compta Evolution
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta - Ciel Up To Experts avec ou sans conversion.
Cliquez sur le dossier à ouvrir.
Menu Dossier
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Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences d'ouverture d'un dossier (menu DOSSIER
- commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - dossier Comptabilité - Ouverture d’un dossier).
Pour plus de détails sur cette préférence, reportez-vous au chapitre Les préférences - Comptabilité dans la
partie Présentation générale de ce manuel.
Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion.
Cliquez sur le dossier à ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action définie dans les préférences
d'ouverture d'un dossier
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences puis aux paragraphes Préférences
Comptabilité, Ouverture d’un dossier dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Si vous voulez ouvrir un dossier en Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (option Ciel Données Mobiles), le logiciel vous propose de copier
un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez plus ouvrir
votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en
informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. Voir Copie de dossiers sur Internet, page 451.
Options supplémentaires
Les options supplémentaires sont proposées dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode
avancé est activé.
A partir du menu Contextuel
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre.
• Voir les dossiers exemples : permet d'afficher les dossiers exemples dans la fenêtre Ouvrir un dossier afin
qu'ils soient plus facilement accessibles. Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
• Mode avancé : en mode avancé, la fenêtre s'affiche sous la forme d'une liste et vous disposez d'options
d'affichage. Vous pouvez ainsi filtrer, regrouper vos dossiers, définir des vues de la liste des dossiers
ou encore faire des recherches.
• Modifier les dossiers : permet d'accéder à la gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer
ou dupliquer un dossier.
• Ouvrir le dossier en lecture seule : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consulter
votre dossier sans apporter de modifications.
• Ouvrir l’emplacement du dossier : sélectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir
où se situe le dossier sur votre ordinateur. Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu Dossier
25
Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
Menu Dossier
26
Modèle Sage Production Experts
Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un
modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux
et écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
3. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. L'étape Saisie du nom du dossier s'affiche. Voir Saisie du nom du dossier,
page 15.
Menu Dossier
27
Paramètres
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
de vos coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
phone, Télécopie, adresse e-mail, etc).
3. Indiquez le Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
l'Entreprise).
4. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des
Sociétés), au R.M. (Répertoire des métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels
à Responsabilité Limitée). Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
Menu Dossier
28
5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement
fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez son Activité et Code société.
3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre Établissement (principal ou secondaire).
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert-comptable.
Onglet O.G.A
Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez la possibilité de transmettre
votre déclaration de TVA directement à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les
informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société.
1. Saisissez le nom, le N° d’agrément et le numéro de SIRET de votre Organisme de Gestion Agréée
(O.G.A.).
2. Indiquez son adresse et ses coordonnées téléphoniques (fixe, portable, fax).
Ces informations permettront de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A., via le menu
ETATS - commande DÉCLARATION TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA.
3. Dans la zone Réf. interne, saisissez la référence de votre dossier chez votre O.G.A. Celle-ci est utilisée
pour la télédéclaration.
4. Précisez éventuellement l’adresse E-mail de votre interlocuteur et l’adresse du site Internet de votre
O.G.A.
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Attention !
Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il
s’agit des renseignements suivants :
- le Nom,
- l’ adresse, le code postal et la ville,
- le N° agrément,
- le numéro de SIRET.
Menu Dossier
29
Paramètres Comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
En mode Standard
Onglet Paramètres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères
des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Régime fiscal
Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle
relève.
Loi N.R.E.
3. Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement. Il servira à calculer le montant des pénalités de retard
suivant les directives de la loi N.R.E.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Menu Dossier
30
4. Indiquez le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce montant sera ajouté aux
pénalités de retard.
Règlements
Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart.
Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes
seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie.
Onglet Devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes
concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent
au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la
racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les
trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement
numériques, une racine sur 2 caractères suffira.
1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
2. Cliquez sur le bouton afin de paramétrer les éléments suivants
:
• La longueur des comptes et des codes analytiques
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes et
les codes analytiques (13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases
correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Onglet Echanges Expert
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Onglet Echanges Expert”, page 32.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des
comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Menu Dossier
31
En mode Cahier
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
les saisies.
Les dates correspondant à l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des critères
des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Journaux par défaut
Les journaux nécessaires à votre comptabilité : Ventes, Achats, Banques, Opérations diverses et A-nouveaux
sont sélectionnés par défaut.
Comptes par défaut
Les postes nécessaires au fonctionnement de votre comptabilité sont ceux définis par défaut dans
l'application.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
Menu Dossier
32
1. Si vos numéros de postes sont différents, sélectionnez-les.
Le poste de Report A-nouveau sera utilisé pour équilibrer votre comptabilité au démarrage de votre
comptabilité.
2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes d’écart de caisse positif et négatif.
Réglages comptables
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
• La longueur des comptes
Cliquez sur les flèches pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes
(13 caractères maximum).
• Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases
correspondantes.
• Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Echanges Expert
Le bouton ouvre l’onglet Echanges Expert vous permettant de définir
le mode d'échanges choisi avec votre expert-comptable.
Onglet Echanges Expert
Dans cet onglet, vous choisissez le type d'échanges avec votre expert-comptable.
Lorsque vous échangez des écritures avec votre expert-comptable, avec un tiers, le fichier contenant vos
écritures généré par Ciel Compta doit être compatible avec le logiciel de votre destinataire. Cet onglet vous
permet donc d'indiquer le mode d'échanges qui permettra de générer le fichier dans le format adéquat.
Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode
d'échanges à utiliser.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas :
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution et dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts.
La zone Historique s'affiche en bas de la fenêtre et vous indique la date du dernier envoi de vos écritures.
Si vous changez de mode d'échanges, cette zone sera remise à zéro à la validation de la fenêtre.
• Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export.
Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP,
Sage 30 et 100, Sage Expert, Sage Petites Entreprises, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus).
• Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges. Indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts.
La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client
équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Experts.
Voir Paramètres Synchro compta, page 305.
2. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Attention !
Les postes de résultat (pertes et bénéfices), de recette par défaut, de report A-nouveau doivent
être renseignés obligatoirement afin que le logiciel puisse gérer vos données.
Menu Dossier
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Paramètres TVA
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur la flèche
. Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA.
Régime de TVA
Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à
payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA
sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règlements,
les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en
attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel
compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet
à votre centre d'impôt de vous identifier.
Menu Dossier
34
Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
• le numéro de Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel
Compta.
Comptes par défaut
Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. L’icône ouvre la liste
des comptes de TVA existants.
• Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
• Le compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les
lignes Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
• Le compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX
PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Etat TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique
de la déclaration de TVA ainsi que l'avis d'acompte 3514 de TVA si vous êtes en régime simplifié.
1. Si vous êtes en régime simplifié, sélectionnez l'option Avis d'acompte 3514 ou Déclaration annuelle CA12
selon le formulaire que vous voulez paramétrer.
2. Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e).
Vous accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur l’icône .
La case à cocher Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur
ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des opé-
rations imposables.
Onglet Téléprocédures TVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones demandées.
Seule l'option J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGFiP n'est pas obligatoire.
Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) et sur le télérè-
glement.
Attention !
Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis
d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux
formulaires.
Menu Dossier
35
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Téléprocédures TVA.
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGFiP en cochant la case
correspondante et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone Numéro ou date d'adhésion
DGFiP. Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGFiP, cochez la
case correspondante.
La présence d'un IBAN dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet Banque) est alors
obligatoire.
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de
la déclaration.
4. Dans la zone Complément, choisissez l'Identification de l'émetteur de la télédéclaration : Société courante
ou expert-comptable.
5. Saisissez la Référence Obligation fiscale si vous la connaissez.
Cette référence doit obligatoirement commencer par "TVA" suivi de 1 à 3 chiffres.
6. Si vous voulez que votre déclaration soit télétransmise à votre Organisme de Gestion Agréée (O.G.A.),
sélectionnez l'option Oui.
7. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [OK].
Paramètres Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société
du menu DOSSIER :
- pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le numéro
de SIRET et le numéro d'identification TVA.
- pour l'expert-comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
Attention !
Si vous avez choisi de transmettre votre déclaration à votre OGA, vous devez avoir renseigné son
Nom, N°Siret, N° d’agrément, Adresse 1, Code Postal, Ville. Voir Onglet O.G.A, page 28.
Dans le cas contraire, la déclaration ne peut être transmise.
Menu Dossier
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Général
Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations.
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des
années d'une durée fixe de 360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365
jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours).
2. Indiquez si vous voulez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en
jours.
Exemple
Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée
de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours :
• avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67
• avec le calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85
Comptabilité
Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
Coefficients dégressifs
Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton .
La fenêtre affiche deux parties :
• les coefficients standards dans la partie haute.
• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début,
d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients.
Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.
Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les
coefficients suivants :
pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er février 1996
• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
Menu Dossier
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pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1996 et le 31 janvier 1997
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 3 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 3,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er février 1997 et le 31 décembre 2000
• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 1er janvier 2001 et le 3 décembre 2008
• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis entre le 4 décembre 2008 et le 31 décembre 2009
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,75 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2010
• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans.
Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Menu Dossier
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Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Vue d’ensemble
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple.
Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis
publie ces données sur le web.
Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
Envoyer les données
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - ENVOYER LES DONNÉES
• Si vous publiez vos données pour la première fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous proposant d’ouvrir la fenêtre de
réglage de Ciel Business Mobile.
Si vous cliquez sur [Oui], la fenêtre de paramétrage Ciel Business Mobile s’affiche. Voir Paramétrage,
page 39.
• Si vous avez déjà publié vos données une ou plusieurs fois :
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre s’affiche, vous demandant de confirmer la publication
de vos données sur Internet.
Si vous cliquez sur [Oui], une fenêtre de progression de la publication des données s’affiche.
Menu Dossier
39
Pour publier vos données, vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre
d’actions de l’accueil de votre logiciel.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - PARAMÉTRAGE
La fenêtre de réglages de Ciel Business Mobile vous permet de paramétrer vos options, ainsi que vos
codes et identifiants de connexion.
Onglet Général
Cet onglet regroupe tous les paramètres relatifs aux options d’envoi des données sur les serveurs Ciel.
Dans la zone Options d’envoi des données sur les serveurs Ciel, vous retrouvez plusieurs cases à cocher :
• Envoyer les données automatiquement : à chaque enregistrement de votre dossier, votre logiciel Ciel
publie automatiquement les données mises à jour sur Internet.
• Afficher une icône dans la zone de notification : cette fonction affiche un icône dans la zone de notification
se trouvant en bas à droite de la barre de statuts de votre logiciel. Cet icône vous donne un accès
rapide aux options de publication.
• Envoyer les données à la fermeture du dossier : lors de la fermeture de votre dossier, votre logiciel Ciel
publiera les données sur Internet. Vous pouvez choisir d’afficher un message de confirmation de la
publication des données en cochant la case Demander confirmation.
La zone du Code Dossier sur Serveur Ciel est renseignée par défaut. Il s’agit du nom de dossier de votre
société.
Menu Dossier
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Onglet Business Mobile
Cet onglet regroupe les paramètres de publication de Business Mobile.
• La case Autoriser la publication Business Mobile permet d’autoriser ou non la publication des données.
• La zone Identifiant (login) reprend votre identifiant sur Internet. Il est également renseigné par défaut.
• La zone Mot de Passe reprend votre mot de passe. Pour ajouter ou modifier votre mot de passe, cliquez
sur le bouton [...]. La fenêtre de paramétrage du mot de passe s’affiche.
• La zone Dernier envoi le... à vous indique la date de la dernière publication de données que vous avez
effectuée.
1. Pour rétablir les valeurs par défaut, cliquez sur le bouton [Valeurs par défaut].
2. Pour enregistrer vos modifications, validez en cliquant sur le bouton [OK].
Le bouton [En Savoir Plus ?] ouvre une page internet du site Ciel, vous présentant les points forts de Ciel
Business Mobile.
Informations de connexion
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE - INFORMATIONS DE CONNEXION
Lorsque vous activez cette commande, une fenêtre d’informations concernant la publication de vos données
sur Internet s’affiche.
Vous pouvez imprimer ces informations en cliquant sur le bouton [Imprimer].
Menu Dossier
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Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
Préférences
Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir
des options d'impressions.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Utilitaires
Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires dans la partie Présentation générale de ce manuel.
Date de travail
Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.
Informations
Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
INFORMATIONS.
Menu Dossier
42
Liste des pays
Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant FILTRAGE.
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[OK]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre Liste des Pays.
Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur créer manuellement un autre pays
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer.
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et administratifs,
ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et Continent,
etc.
Etats paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
Reportez-vous à la partie Générateur d’états dans ce manuel.
Menu Dossier
43
Imports paramétrables
Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans votre logiciel.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les
informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] à partir de la liste des imports paramé-
trables.
2. Sélectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du fichier à importer
3. Cliquez sur l'icône et sélectionnez le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
• CSV,
• Délimité,
• DBF,
• Longueur fixe,
• Standard Ciel Windows™,
• Fichier XML,
• Standard Ciel MAC.
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le Type de conversion.
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
Menu Dossier
44
Format du fichier délimité
6. Indiquez les options relatives au format de fichier :
• Caractères de fin de fichier
• Caractères de remplissage
• Séparateurs d'enregistrements
• Taille d'un enregistrement, etc.
Définition des options globales
Cette étape vous permet de spécifier des options générales de l'importation (options, format des nombres,
format des dates, type de séparateur de date, format booléen).
Définition des rubriques du fichier à importer
La partie supérieure de la fenêtre vous permet de visualiser les rubriques à importer.
Vous pouvez à ce stade, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.
Valeurs par défaut
Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par défaut est définie par
l'application.
7. Cochez respectivement les cases Création ou Modification (Colonne Création et Colonne Modification) si
vous souhaitez que ces valeurs soient utilisées en création ou en modification.
Essai et Enregistrement
• Vous pouvez à ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrôler uniquement].
• Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Exécuter l’importation].
8. Saisissez le Nom de l'import et éventuellement un commentaire dans la zone Description.
Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Modifier un import
1. Pour modifier un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre de paramétrage de l'importation s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression.
2. Cliquez sur le bouton [Oui].
Exécuter un import
1. Pour exécuter un import, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Exécuter].
La fenêtre Ouvrir s'affiche.
2. Sélectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez
l'importation des données en cliquant sur le bouton [OK].
Une fois les données importées, votre logiciel vous informe du résultat du traitement.
Menu Dossier
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Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS
Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez l’activer lorsque la liste des états
paramétrables du générateur d’états est ouverte.
Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
Cette commande permet d'exporter les informations affichées et sélectionnées.
Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un élément de la liste
est sélectionné.
Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en présente alors la liste. Vous devez faire
votre choix et valider.
1. Vous devez spécifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.).
2. Une fois votre choix fait, la fenêtre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination
du fichier sur votre disque.
Menu Dossier
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Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
Cette commande vous permet de spécifier votre imprimante et format d'impression par défaut.
Onglet Standard
1. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisée par défaut dans votre logiciel Ciel.
Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™,
vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante.
2. Pour définir votre format d’impression par défaut, cochez :
• l’option Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage,
• l’option Papier et sélectionnez la Taille, le Bac,
• l’option Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case à cocher Copies groupées
vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages,
d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas à les trier manuellement une fois
imprimé.
Exemple
Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se
présentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous décochez cette option votre impression sera
la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos
documents.
3. Définissez les Marges. Le bouton [Défaut] permet de revenir aux valeurs d’origine.
Onglet Options avancées
Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Générer une impression par document.
Si cette case n'est pas cochée et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages,
l'imprimante considérera qu'elle reçoit un seul et unique document de 15 pages.
Si cette option est cochée alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun.
Cette option peut s'avérer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage
(dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafées, dans le deuxième cas les feuilles seront agrafées
3 par 3). Il est aussi nécessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs.
4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.
Menu Dossier
47
Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Cette commande ouvre selon le contenu de la fenêtre en cours :
• une fenêtre dans laquelle s’affiche la liste des états disponibles,
ou
• la fenêtre de mise en page.
Exemple
Si la fiche d’une immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un état avec la valeur de toutes les
rubriques de la fiche.
Menu Dossier
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Aperçu avant impression
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
La commande APERÇU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera
sur papier.
Dans la fenêtre de l'aperçu, vous pouvez :
• lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton .
• obtenir votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
Votre logiciel Adobe Reader® s'ouvre automatiquement et affiche votre édition. Vous pouvez alors
l'enregistrer au format PDF.
• enregistrer votre aperçu au format PDF en cliquant sur le bouton .
• envoyer votre édition par e-mail en cliquant sur le bouton .
L'édition est alors générée dans un document PDF, mis en pièce jointe dans un nouvel e-mail. Pour
cela, vous devez avoir une messagerie électronique.
Menu Dossier
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Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
Votre logiciel mémorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre d’impressions à conserver
dans les préférences d'impression. Par défaut, le programme en garde 10.
La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet :
• d’obtenir votre DERNIÈRE IMPRESSION
• de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont été enregistrées.
Dernière impression
Lorsque vous sélectionnez DERNIÈRE IMPRESSION, la fenêtre d'aperçu vous propose la toute dernière impression
que vous avez réalisée. Vous pouvez relancer son édition à partir de cette fenêtre en utilisant le menu
CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.
Revoir une impression
La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernières impressions réalisées.
Dans cette liste vous pouvez connaître le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utilisés pour chacune des
impressions mémorisées.
Vous pouvez sélectionner une impression et demander à nouveau son édition :
1. Sélectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Aperçu s'affiche.
3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre édition.
Vous pouvez avoir accès directement à l'une des dernières impressions mémorisées en sélectionnant
celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.
Menu Dossier
50
Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un mot de passe.
L'assistant de création de votre société vous a proposé d’indiquer un mot de passe lors de la dernière
étape.
Créer un mot de passe
Si vous n’avez pas créé de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande
MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche.
1. Cliquez sur le bouton , la fenêtre suivante s'affiche :
2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez qu’il soit visible lors de votre saisie, cochez l’option Afficher
le mot de passe en clair.
3. Indiquez un indice qui vous aidera à vous en souvenir La liste déroulante vous propose quelques
indices mais vous pouvez en créer un en le saisissant directement dans la zone Indice.
Menu Dossier
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4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente, il enregistre votre mot de
passe et affiche des points dans la zone concernée.
Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demandé. Il vous suffira de le saisir
puis de cliquer sur le bouton [OK].
Modifier un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe affiche des points.
2. Cliquez sur le bouton .
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le.
5. Indiquez également un nouvel indice.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la fenêtre précédente.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Supprimer un mot de passe
1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier].
3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK].
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.
Mode avancé
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode
avancé.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton .
Menu Dossier
52
Sauvegarde/Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Sauvegarde
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une
sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
1. Si nécessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (clé USB, disque dur
externe...).
2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
La fenêtre suivante s’affiche :
Les préférences, si vous en avez définies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE)
sont reprises.
1. Sélectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats :
• Zip : la copie de votre dossier sera réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier sera réalisée à l'identique de l'original.
2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et sélectionnez le répertoire ou le volume dans
lequel sera stockée la copie de votre dossier.
3. Précisez éventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseignée, le nom du dossier original
sera utilisé comme nom de la copie.
4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie.
Menu Dossier
53
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent
le même nom, un message de confirmation vous est proposé afin de valider ou non le
remplacement.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder :
• Votre dossier,
• Vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de
définir dans cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres
de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Restauration
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Menu Dossier
54
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Menu Dossier
55
Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande,
il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• Le raccourci clavier + .
• La commande FERMETURE, présentée dans le menu Système que vous ouvrez en cliquant sur l'icône
présentée dans l'angle haut/gauche de la fenêtre application.
• Un double-clic sur l'icône du menu système.
• Un clic sur la case de fermeture de la fenêtre , placée dans l'angle haut/droit de la fenêtre application.
Si vous avez activé l'alerte sauvegarde, dans les préférences sauvegarde de votre logiciel, un message vous
rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en
effectuer une avant de quitter votre logiciel.
Reportez-vous au chapitre Les Préférences - Sauvegarde de la partie Présentation générale de ce
manuel.
Annuler
Couper, Copier, Coller
Effacer
Fiches
Sélectionner tout
Rechercher, Poursuivre la recherche
Atteindre
Rafraîchir
Tout afficher
Liste
Menu Edition
Menu Edition
57
Vue d’ensemble
A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif.
Il présente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les éléments de la liste,
comme la création, la modification d'une fiche ou encore les opérations de COUPER-COPIER-COLLER.
La plupart des commandes présentées dans le menu EDITION peuvent être également activées par le menu
CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Menu Edition
58
Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
Vous utilisez cette commande pour annuler la dernière action que vous venez de réaliser.
Couper
Menu EDITION - commande COUPER
Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) sélectionné et de le stocker
dans le presse-papiers afin de pouvoir le récupérer et le coller dans un autre document.
L'action de couper efface la sélection.
Copier
Menu EDITION - commande COPIER
Cette commande vous permet de copier du texte sélectionné (ou une image) dans le presse-papiers. Vous
réutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.
Coller
Menu EDITION - commande COLLER
Cette commande vous permet de coller un texte ou une image préalablement copié et stocké dans le
presse-papiers.
Menu Edition
59
Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
Cette commande permet d'effacer une sélection.
Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs,
contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
• CRÉER : créer un nouvel élément dans la liste en cours, identique au bouton [Créer].
• MODIFIER : modifier un des éléments présentés dans une liste, similaire au bouton [Modifier].
• PROPRIÉTÉS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les propriétés d'un élément sélectionné
dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systématiquement active.
• ENREGISTRER : enregistrer les modifications apportées dans une fiche.
• VERSION PRÉCÉDENTE : revenir à la fiche telle qu'elle était avant modification.
• INSÉRER : insérer un élément dans la liste.
• SUPPRIMER : supprimer un élément de la liste, identique au bouton [Supprimer].
• DUPLIQUER : dupliquer un élément de la liste.
Sélectionner tout
Menu EDITION - commande SÉLECTIONNER TOUT
Cette commande sélectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une
zone saisissable, tous les éléments d'une liste, etc.
Attention !
Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockées dans une base
et non des informations simplement affichées comme par exemple le texte d'une note.
Menu Edition
60
Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
La commande RECHERCHER est utilisée pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux
informations affichées dans la liste active et non à celles contenues dans les fichiers.
Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton
[OK].
Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des libellés puis sélectionne le premier élément répondant
à la demande. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont
des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus.
• Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez
tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant
le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules.
Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir.
• Respecter Min/Maj : si cette case est cochée vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules
lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation
dont le libellé est enregistré sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est
pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abréviation LOG, votre
recherche sera alors effectuée avec succès.
• Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les éléments
concernés par votre recherche.
Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
Une fois un élément trouvé par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mêmes
critères afin de trouver l'élément suivant qui correspond à ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.
Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
Lorsque vous êtes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accéder rapidement à une autre
fiche sans repasser par la liste des fiches.
C'est l'équivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches.
Menu Edition
61
Rafraîchir
Menu EDITION - commande RAFRAÎCHIR
Cette commande rafraîchit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafraîchissement est
automatique.
Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'exécuter un filtre dans une liste, de revenir à la liste
initiale.
Liste
Menu EDITION - commande LISTE
La fonction Liste permet d'obtenir la liste des éléments disponibles quand vous avez à saisir une information
qui elle-même appartient à une liste.
Menu uniquement disponible en mode cahier.
Saisie cahier
Saisie Z de caisse, Relevé bancaire
Saisie des A-nouveaux
TVA
Plan de comptes, Journaux
Modes de paiement
Paramétrage des cahiers
Liste des tâches, Rappels
Formats d’import relevé
Règles d’affectation relevé
Autres listes
Menu Ma Compta
Menu Ma Compta
63
Vue d’ensemble
Le menu MA COMPTA est composé des commandes permettant de :
• définir les éléments de base de votre comptabilité (plan de comptes, journaux, modes de paiement),
• saisir vos écritures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevés bancaires),
• gérer votre TVA (les déclarations, les écritures comptables et les acomptes trimestriels en régime simplifié),
• de gérer votre dossier de travail par la tenue d’un agenda ou la définition de vos propres rubriques
(Liste des tâches, Rappels, Autres Listes, Règles).
Menu Ma Compta
64
Saisie cahier
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
Liste des cahiers
Les cahiers permettent de gérer une comptabilité de façon simple basée sur la méthode de saisie
manuelle en comptabilité. A l’activation de cette commande, la liste des cahiers s’affiche.
Vous pouvez afficher les cahiers selon les critères suivants :
• période : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou année.
• validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (validés et non validés), uniquement les cahiers
Validés ou ceux Non validés.
• saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non saisis
(Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).
Ces critères sont visibles lorsque l'option Affiner la sélection est activée via le bouton .
• Dans la partie gauche, vous pouvez n’afficher qu’une catégorie de cahier en cliquant dessus.
• Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez créés. Ils sont déployés sur tous les
mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).
Pour réduire/déployer tous les cahiers :
Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RÉDUIRE ou TOUT
DÉPLOYER.
Pour réduire/déployer un cahier :
Cliquez sur le signe «-» ou «+» du cahier.
Menu Ma Compta
65
Créer un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Créer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la
création de votre cahier.
Si vous avez sélectionné la catégorie Tous dans la liste des cahiers, une étape vous demande de choisir
le type de cahier à créer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.
2. Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez à tout moment revenir sur une étape via le bouton [Précédent<].
Création d'un cahier des Ventes / des Achats ou d’un cahier des Dépenses / des Recettes
Que votre comptabilité soit en créances/dettes ou en dépenses/recettes, la création d'un cahier des
Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dépenses est identique.
Etape1
1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez précis afin de pouvoir distinguer vos différents cahiers par la
suite.
Menu Ma Compta
66
Etape 2
2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dépenses de recettes ainsi que le nombre
de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos écritures.
Etape 3
Vous allez sélectionner les comptes à utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en
ajouter.
3. Dans la colonne Intitulé ou N°Compte, cliquez sur l’icône d’appel de liste .
4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte à utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous
pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton .
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre de l'assistant.
Vous pouvez directement saisir le numéro de compte dans la colonne N°Compte.
6. De la même façon, sélectionnez les autres comptes.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est
réalisée correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
Création d'un cahier de Trésorerie
1. Dans l’assistant de création de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trésorerie.
2. Cliquez sur le bouton [Terminer].
3. Une dernière fenêtre s'affiche et vous informe que la création s'est réalisée correctement. Cliquez sur
le bouton [OK] pour confirmer.
La fenêtre de cette étape ne se présente pas de la même façon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.
Menu Ma Compta
67
Modifier le paramétrage d'un cahier
1. Dans la liste des cahiers, sélectionnez le cahier à modifier.
2. Cliquez sur le bouton . Voir Paramétrage des cahiers, page 78.
Saisir les écritures dans un cahier en Créances/Dettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner, selon les paramètres par défaut des cahiers, sont :
• Le Jour : indiquez la date du jour de l'opération. Ne saisissez pas le mois et l'année. Vous pouvez utiliser
le calendrier en cliquant sur l'icône .
• L’ Intitulé du compte (colonne Fournisseur sur un cahier d’achat et colonne Client sur un cahier des
ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trésorerie, son numéro s’affiche alors automatiquement.
• Le N° de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trésorerie. Son intitulé
s'affiche alors automatiquement.
Dans un cahier de trésorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou d’exploitant.
• Le Libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de l’opération est uniquement disponible dans un
cahier de trésorerie.
• Le Montant :
Pour les écritures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant.
Attention !
Le montant de l'opération doit obligatoirement être en TTC, sinon les calculs sur l'opération seront
erronés.
Menu Ma Compta
68
Pour les écritures de Trésorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dépenses ou Mt recettes
selon le type de l'opération : débit ou crédit.
• Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez
exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramètres
du cahier.
Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de l’opération dans la colonne Montant.
3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l’icône Liste s'affiche, cliquez dessus pour sélectionner
un élément.
• Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icône Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer
le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer
automatiquement le montant de la TVA.
4. Une fois que vous avez saisies toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES.
Régler ou encaisser une écriture en Créances/Dettes
• Pour régler une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte fournisseur et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Achats, vous pouvez les régler.
• Pour encaisser une écriture, vous devez saisir au minimum le jour, le n° de compte client et le montant.
Une fois vos écritures saisies dans votre cahier des Ventes, vous pouvez les encaisser.
Les boutons [Régler] ou [Encaisser] ne fonctionnent que sur une ligne d’écriture à la fois.
1. Sélectionnez la ligne d’écritures que vous souhaitez régler ou encaisser.
2. Les boutons ou deviennent alors actifs dans la barre d’actions. Cliquez sur [Régler]
dans le cahier des achats ou sur le bouton [Encaisser] si vous êtes dans le cahier des ventes.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, vérifiez les informations concernant l’encaissement ou le règlement et
choisissez votre mode de paiement en cliquant sur l’icône .
4. Validez en cliquant sur [OK].
Si vous avez plusieurs cahiers de trésorerie, un message s’affiche pour vous demander dans quel
cahier de trésorerie vous souhaitez enregistrer le règlement ou l’encaissement. Dans ce cas, sélectionnez
le cahier de trésorerie concerné et validez par [OK].
Votre règlement ou votre encaissement apparaît alors automatiquement dans votre cahier de trésorerie.
Saisir une écriture dans un cahier en Dépenses/Recettes
1. Sélectionnez le cahier dans lequel des écritures sont à saisir.
2. Choisissez le mois correspondant à votre saisie puis cliquez sur le bouton .
Attention !
Pour régler ou encaisser vos écritures, vous devez avoir créer au moins un cahier de trésorerie.
Menu Ma Compta
69
La grille de saisie s'affiche.
Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramétrage du cahier, notamment en fonction des
comptes que vous avez ajoutés lors de la création des cahiers.
Les principales informations à renseigner selon les paramètres par défaut, sont les suivantes :
• le jour : indiquez la date du jour de l'opération. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur
l'icône .
• le libellé : précisez, dans la colonne Libellé, le nom de votre opération.
• le mode de paiement : sélectionnez le mode de paiement utilisé.
• le numéro de pièce : saisissez-le dans la colonne N°pièce. Cette référence n’est pas obligatoire.
• le montant de l'opération : celui-ci doit obligatoirement être en TTC sinon les calculs sur l'opération
sont erronés. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dépenses TTC ou Montant recettes TTC selon
le type de l'opération : débit ou crédit.
• le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pré-pointer l’écriture.
• le montant HT : dans la colonne qui porte l’intitulé du compte sur lequel l’opération doit être imputée,
cliquez sur l’icône de la calculatrice afin de calculer le montant HT.
• le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icône de la calculatrice
afin de calculer le montant de la TVA.
• Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une écriture sur un
compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de
l'ajouter dans les paramètres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant
de l’opération dans la colonne Montant TTC autre compte.
• Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajoutés.
3. Renseignez les différentes colonnes.
Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche :
• l’icône d’appel de liste , cliquez dessus pour sélectionner un élément.
Menu Ma Compta
70
• l'icône Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique.
La calculatrice s’affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA.
4. Lorsque qu’une écriture se répète, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez
qu’une seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de l’enregistrer.
Sélectionnez la ligne d’écriture à passer en abonnement puis cliquez sur le bouton .
Voir Saisir des écritures d'abonnements, page 70.
5. Une fois que vous avez saisi toutes vos écritures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez visualiser les écritures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES.
Saisir des écritures d'abonnements
1. Vous avez plusieurs possibilités pour accéder à cette fonction :
• A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramétrages des cahiers
1. Cliquez sur le bouton et saisissez votre écriture en intégralité comme une écriture
habituelle.
2. Le bouton s’affiche, cliquez alors dessus.
• A partir d’une grille de saisie d’un cahier : cliquez sur le bouton [Créer] situé dans le groupe Abonnements.
La fenêtre Périodicité s’affiche et permet de saisir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
2. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
3. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].
Liste des abonnements d'un cahier
Cette commande permet de consulter ou de saisir des écritures d’abonnements.
Pour voir les écritures d'abonnements enregistrés dans un cahier :
1. Sélectionnez le cahier concerné.
2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements].
Pour saisir des écritures d’abonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus “Saisir des écritures
d'abonnements”, page 70.
Menu Ma Compta
71
Enregistrer les abonnements d'un cahier
Si une écriture d'abonnement (périodique) est saisie dans un cahier, à l'ouverture de celui-ci via le bouton
, la fenêtre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche.
Cette commande affiche la liste des écritures dont vous avez programmé l’enregistrement en créant un
abonnement.
A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'écriture immédiatement ou repousser son enregistrement.
Passer une écriture d’abonnement plus tard
Pour repousser l'enregistrement d'une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez
sur le bouton [Plus tard].
Passer une écriture d’abonnement immédiatement
Pour enregistrer immédiatement une écriture d’abonnement, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur
le bouton [Maintenant].
• Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Menu Ma Compta
72
Saisie Z de caisse
Menu MA COMPTA - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie Z de caisse”, page 204.
Relevé bancaire
Menu MA COMPTA - commande RELEVÉ BANCAIRE
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Relevé bancaire”, page 199.
Saisie des A-nouveaux
Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Saisie des A-nouveaux”, page 207.
Menu Ma Compta
73
TVA
Menu MA COMPTA - commande TVA.
Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription
ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de générer une déclaration de TVA via la liste des déclarations,
de télédéclarer la TVA ou bien d'éditer l'état préparatoire, d'enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA enfin de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA
En régime réel : menu MA COMPTA - commande TVA
En régime simplifié : menu MA COMPTA - commande TVA - TVA ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans
les paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié,
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (souscription ou non à la télédé-
claration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés.
Exemple de l’assistant de TVA avec la télédéclaration activée dans votre dossier.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser :
• Télédéclarer ma TVA
Voir Télédéclarer la TVA, page 236.
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la
téléprocédure.
Voir Retransmettre à l'identique la dernière déclaration, page 239.
• Afficher ma liste des déclarations
Voir Afficher ma liste des déclarations, page 241.
Menu Ma Compta
74
• Enregistrer mon paiement de TVA et Enregistrer mon remboursement de TVA
Voir Paiement et remboursement de TVA en mode cahier, page 74.
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la
téléprocédure.
Voir Visualiser mon état préparatoire de TVA, page 240.
Gérer l’acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu MA COMPTA - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis
d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier
ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre.
Voir Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre, page 243.
• Moduler mon acompte.
Voir Moduler mon acompte, page 243.
• Enregistrer le paiement de acompte et Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.
Voir Paiement et remboursement de TVA en mode cahier, page 74.
Paiement et remboursement de TVA en mode cahier
1. Au préalable, vous devez vérifier les comptes de TVA à utiliser par défaut dans les paramètres TVA de
votre société (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA puis onglet TVA). Votre logiciel utilise ces
comptes de TVA pour enregistrer les écritures.
2. Dans l'assistant, sélectionnez l'option correspondant à l'écriture que vous voulez saisir :
• Enregistrer mon paiement de TVA.
• Enregistrer mon remboursement de TVA.
• Enregistrer le paiement de mon acompte. Uniquement en déclaration trimestrielle du régime simplifié.
Menu Ma Compta
75
• Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations. Uniquement en déclaration trimestrielle
du régime simplifié.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Si vous avez plusieurs cahiers du même type, une fenêtre s'affiche. Sélectionnez le cahier dans lequel
enregistrer l'écriture et cliquez sur le bouton [OK].
La fenêtre Paiement ou Remboursement s'affiche. Quel que soit le type d'écriture de TVA que vous avez à
saisir, le principe est identique.
Exemple de la fenêtre Remboursement
5. Indiquez la date de l'écriture si elle est différente de la date du jour proposée par défaut.
6. Sélectionnez le mode de paiement utilisé pour payer ou encaisser le règlement.
7. Dans la zone N°de pièce, attribuez si vous le voulez un numéro (sur 15 caractères alphanumériques
maximum) à la pièce. Ce numéro facilite la recherche et l'identification de l'écriture.
8. En saisie Paiement ou Remboursement de TVA uniquement, le montant est calculé automatiquement
en fonction de votre écriture d’OD de TVA
9. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite dans la liste des
écritures, sur les éditions. Le logiciel vous propose un libellé par défaut. Modifiez-le à votre convenance.
10. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique le mois et l'année du cahier dans lequel est
enregistré l'écriture.
Vous pouvez également consulter l'écriture à partir de la liste des écritures accessible depuis le menu
EXPERT-COMPTABLE.
Menu Ma Compta
76
Le Plan de comptes
Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES
La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrés par défaut dans votre logiciel ainsi que ceux
que vous créez.
Le plan de comptes fonctionne à l’identique aussi bien en mode standard qu’en mode cahier.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Plan de comptes”, page 93.
Menu Ma Compta
77
Journaux
Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Journaux”, page 109.
Modes de paiement
Menu COMPTA - commande MODES DE PAIEMENT
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Modes de paiement”, page 111.
Menu Ma Compta
78
Paramétrage des cahiers
Menu MA COMPTA - commande PARAMÉTRAGE DES CAHIERS
Cette commande présente la liste des paramétrages des cahiers, c’est-à-dire les modèles de cahiers à partir
desquels sont établis les grilles de saisie. Le paramétrage de ce modèle permet de définir les colonnes
qui composent la grille de saisie d'un cahier.
Vous pouvez créer, modifier, supprimer un modèle de cahier ou encore définir des écritures d'abonnement
dans un cahier.
Créer un modèle de cahier
Pour définir un nouveau modèle de cahier, cliquez sur la flèche du bouton [Créer] puis sélectionnez la
fonction Créer à partir d'un assistant.
L'assistant de création d'un cahier s'affiche. La création d’un modèle de cahier est identique à celle d’un
cahier. Voir Créer un cahier, page 65.
Paramétrer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez le modèle de cahier dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton .
Vous pouvez directement double-cliquer sur le modèle de cahier.
Menu Ma Compta
79
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
Selon les besoins de saisie du cahier, vous pouvez ajouter, supprimer un compte, définir les colonnes.
Ajouter un compte
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter un compte]. Dans la liste des comptes qui s'affiche, sélectionnez le
compte à ajouter.
Si le compte n'existe pas, vous pouvez le créer directement via le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un compte
Vous ne pouvez pas supprimer un compte si le cahier a été utilisé.
1. Dans la partie Colonnes de saisie, sélectionnez le compte à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer un compte].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui].
Définir les colonnes de saisie
Dans la partie Colonnes de saisie, un tableau affiche les colonnes de la grille de saisie du cahier. Vous
retrouvez les colonnes définies par défaut (Jour, N° compte, etc.) ainsi que les comptes que vous avez
ajoutés.
Affichage
Vous pouvez choisir d'afficher ou non certaines colonnes de votre grille de saisie. Pour cela, cochez ou
décochez la case correspondante. Une coche verte vous indique si l'affichage est activé.
Menu Ma Compta
80
Exemple
L'affichage de la colonne N°pièce est désactivé par défaut. Si vous voulez la rendre visible afin de renseigner
le numéro de pièce lors de vos saisies, il suffit de cocher la case correspondante.
Les colonnes Jour, N°Compte, Montant et celles de vos comptes sont obligatoires pour la saisie de vos
écritures. Il est donc impossible de désactiver leur affichage.
Intitulés des colonnes
Vous pouvez changer le titre des colonnes de la grille de saisie du cahier, ainsi vous pouvez l’adapter à
vos habitudes, méthodes de travail.
1. Cliquez dans la cellule de l'intitulé à modifier (Intitulé colonne 1) et saisissez le nouveau nom de la
colonne.
Exemple : vous pouvez changer la colonne Montant par «Montant TTC».
Il est possible de saisir jusqu'à 13 caractères sur un e ligne.
Si votre titre est long, vous pouvez l'afficher sur 2 lignes.
2. Pour cela, dans Intitulé colonne ligne 2, cliquez dans la cellule correspondante et saisissez la suite du
titre.
3. Pour valider votre paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer un modèle de cahier
1. Cliquez sur la catégorie du cahier puis sélectionnez-le dans la liste située à droite.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].
Créer une écriture d'abonnement
Si une opération est périodique, par exemple : facture de téléphone, loyer, etc. vous pouvez saisir un
abonnement et définir la fréquence de l'opération. Ainsi, vous n'aurez à saisir votre écriture qu'une seule
fois.
1. Sélectionnez le cahier dans lequel une écriture d'abonnement est à enregistrer.
2. Cliquez sur le bouton .La grille de saisie du cahier s'affiche.
3. Saisissez intégralement l'écriture.
4. Cliquez sur le bouton [Périodicité] afin de définir les paramètres qui déterminent l'abonnement.
5. Choisissez la période pendant laquelle les écritures seront générées (zones A partir du et jusqu'au).
6. Définissez la fréquence des opérations dans la zone Tous les.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez à la grille de saisie de l’écriture d’abonnement.
8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Attention !
Il est impossible de supprimer un paramétrage utilisé dans la saisie d’un cahier.
Menu Ma Compta
81
Liste des tâches
Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TÂCHES
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Liste des tâches”, page 258.
Rappels
Menu MA COMPTA - commande RAPPELS
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Rappels”, page 261.
Formats d’import relevé
Menu MA COMPTA - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Formats d’import relevé”, page 127.
Règles d’affectation relevé
Menu MA COMPTA - commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Règles d’affectation relevé”, page 130.
Autres listes
Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES
Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.
Pour plus de détails, reportez-vous au paragraphe “Autres listes”, page 135.
Menu uniquement disponible en mode cahier.
Liste des écritures
Saisie kilomètre
Consulter un compte
Pointage manuel
Contrepassation
Validation brouillard
Fin d’exercice
Conformité sauvegarde DGFiP
Consultation sauvegarde DGFiP
Etats
Menu Expert comptable
Menu Expert comptable
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Vue d’ensemble
Ce menu permet d’accéder aux principaux traitements comptables et de fin d’exercice : consultation des
écritures, d’un compte, pointage des écritures, validation du brouillard, éditions, clôture, etc.
Menu Expert comptable
84
Liste des écritures
Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES ÉCRITURES
Le fonctionnement de la liste des écritures étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous
au paragraphe “Ecritures”, page 90 pour plus de détails.
Saisie au kilomètre
Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE KILOMÈTRE
Avec le mode saisie kilomètre, vous pouvez saisir les lignes de pièces de différentes dates mais toujours
d’un même mois. C'est ce que l'on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez l'utiliser plus
particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.
Le fonctionnement de la saisie au kilomètre étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous
au paragraphe “Saisie standard et saisie au kilomètre”, page 209 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
85
Consulter un compte
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
La consultation d’un compte fonctionne à l’identique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous
au paragraphe “Consulter un compte”, page 103 pour plus de détails.
Pointage manuel
Menu EXPERT COMPTABLE - commande POINTAGE MANUEL
Le fonctionnement du pointage étant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au
paragraphe “Pointage manuel”, page 226 pour plus de détails.
Contrepassation
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
Le fonctionnement de la contrepassation étant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous
au paragraphe “Contrepassation”, page 249 pour plus de détails.
Validation du brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE - commande VALIDATION BROUILLARD
Le fonctionnement de la validation du brouillard étant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe “Validation brouillard”, page 252 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
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Fin d’exercice
Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN D’EXERCICE
L'assistant Top Clôture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
Voir L’assistant Top Clôture, page 253.
Clôture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - CLÔTURE
Voir Clôture, page 254.
Réouverture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE
Voir Réouverture, page 254.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Le fonctionnement de la mise en conformité des sauvegardes DGFiP étant identique en mode cahier et
en mode standard, reportez-vous au paragraphe “Conformité sauvegarde DGFiP”, page 256 pour plus
de détails.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP
Le consultation des sauvegardes DGFiP étant identique en mode cahier et en mode standard, reportez-vous
au paragraphe “Conformité sauvegarde DGFiP”, page 256 pour plus de détails.
Menu Expert comptable
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Etats
Menu EXPERT COMPTABLE - commande ÉTATS