Ciel Integrale_gestion/Guide_MAJ/MAJ_WGQ_v2013.pdf
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IPWKE900.pdf 24-Aug-2009 17:32 833K
IPWK1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 821K
IPWI1500.pdf 24-Aug-2009 17:32 106K
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IPWG1600.pdf 24-Aug-2009 17:32 576K
IPWFF300.pdf 24-Aug-2009 17:32 602K
IPWDF900.pdf 24-Aug-2009 17:31 578K
IPWCP800.pdf 24-Aug-2009 17:31 478K
Com_Lancement_ACT_v1..> 24-Aug-2009 17:31 2.5M
IPWCLIB1700.pdf 24-Aug-2009 17:31 603K
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IPWAE400.pdf 24-Aug-2009 17:31 576K
IPWA1400.pdf 24-Aug-2009 17:30 607K
wpe.pdf 25-Jul-2009 18:29 862K
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wge.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.4M
wke.pdf 25-Jul-2009 18:29 1.2M
Les nouveautés de Ciel Gestion Intégrale
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6
L’accueil Ciel ...................................................................................................................6
Mon compte Ciel ..............................................................................................................6
Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6
Commissions fixes et variables ..........................................................................................7
Les nouvelles alertes ........................................................................................................7
Regroupement des adresses clients et fournisseurs...............................................................8
Enrichissement de la contremarque ....................................................................................8
Remises/promotions en cascade ou par tranches successives .................................................9
Gestion de l’écriture de stock final ......................................................................................9
Migration SEPA : modification de l’envoi ..............................................................................9
FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 10
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 10
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 10
Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 10
Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 11
Choix du code de lettrage ............................................................................................... 11
Déclaration de TVA......................................................................................................... 11
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 11
Emprunts...................................................................................................................... 12
Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 12
Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 12
Association de comptes................................................................................................... 13
Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 13
La migration d’une ancienne version.................................................. 14
Numéro de version .............................................................................................14
Récupérer un dossier .........................................................................................14
Votre dossier provient d’une ancienne version.................................................................... 14
Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale ............................................................ 16
Récupérer un dossier Ciel Compta .................................................................................... 18
L’historique des nouveautés............................................................... 21
Les nouveautés de la version 2.50......................................................................21
Modification de l’interface................................................................................................ 21
Les aperçus................................................................................................................... 22
Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 23
Mise sous surveillance .................................................................................................... 23
eBay ............................................................................................................................ 23
Envoyer des e-mails à un groupe de clients ....................................................................... 24
Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 24
Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 24
Récupération des désignations longues des nomenclatures .................................................. 25
Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 25
Gestion des articles par n° de série/lot.............................................................................. 25
Gestion de la contremarque............................................................................................. 26
Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 26
Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 26
Annuler le lettrage ......................................................................................................... 26
Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs ...................................................... 27
Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 27
Modification des écritures de facturation............................................................................ 27
Les nouveautés de la version 3.50......................................................................28
Options de saisie de facturation ....................................................................................... 28
Gestion des remises et promotions ................................................................................... 28
Calculs sur les quantités ................................................................................................. 28
Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 28
Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 29
Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 29
Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 29
Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 29
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 29
Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 30
Personnalisation des polices ............................................................................................ 30
Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 30
Les règles .....................................................................................................................31
Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 31
Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 31
Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 31
Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 31
Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 32
Objectifs ....................................................................................................................... 32
Etats contremarque........................................................................................................ 33
Gestion des multi-fournisseurs......................................................................................... 34
Gammes ....................................................................................................................... 34
Les nouveautés de la version 4.50......................................................................36
Les barres d’actions ....................................................................................................... 36
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 37
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 37
Les actions flash ............................................................................................................ 37
Choix du modèle comptable lors de la création de dossier.................................................... 37
Recouvrement ............................................................................................................... 37
Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 38
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 38
Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 39
Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 39
Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 39
Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 40
Gestion des affaires........................................................................................................ 40
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 40
Balance comparative N à N -10 ........................................................................................ 41
Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états ......................................................... 42
Publication Internet ........................................................................................................ 42
Amélioration de la gestion des N° de série / lot .................................................................. 42
Les nouveautés de la version 5.10......................................................................43
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 43
Insertion automatique .................................................................................................... 43
Correcteur orthographique .............................................................................................. 44
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 44
Suivi des affaires ........................................................................................................... 45
Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 45
Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 45
Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 45
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 46
Écritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 46
Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 46
SEPA ............................................................................................................................ 47
Les nouveautés de votre logiciel
6
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés de la version Ciel Gestion Intégrale 6.0.
L’accueil Ciel
A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente.
Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment.
Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
• Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document.
• J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel.
• Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions
essentielles à la gestion commerciale.
• Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes
vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale.
• J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous
entraîner et vous familiariser avec votre logiciel.
• J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion Intégrale auparavant, vous pouvez directement
ouvrir vos dossiers de travail.
• Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société.
Mon compte Ciel
A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel].
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous
trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger.
Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Enrichissement de l’Intuiciel
L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces
trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mon Pilotage.
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches en encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement
Les nouveautés de votre logiciel
7
d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher
ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Commissions fixes et variables
Nouvelle liste des commissions
Menu LISTES - commande COMMISSIONS.
Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes
du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou
variables.
A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter
à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.
Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1).
Dans les fiches des représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet
Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi
qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de
déterminer un taux de commission variable pour des articles.
Dans les pièces commerciales
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes.
Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une
ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs.
Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit
sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les
colonnes.
Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant.
A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de
revenir à la valeur initiale de la commission.
Les nouvelles alertes
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales :
• Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible
ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum.
• Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de
vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP.
De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le
stock théorique, en plus du stock réel et disponible.
Les nouveautés de votre logiciel
8
Regroupement des adresses clients et fournisseurs
Dans les fiches clients
Menu LISTES - commande CLIENTS
Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses
de la fiche du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
Dans les fiches fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau
dans la fiche du fournisseur.
Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option
Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur.
Dans les pièces commerciales
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Menu GESTION - commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS
Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône
d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale.
La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Enrichissement de la contremarque
Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - onglet Complément
Vous pouvez gérer des familles d’articles en contremarque. Pour cela, cochez l’option Contremarque dans
l’onglet Complément.
Menu GESTION - commande ACHATS - BON DE RÉCEPTION.
• Vous disposez du nouvel état BR contremarque livraison client. Cet état vous permet d’éditer un bon de
réception en contremarque. Celui-ci vous est proposé à la fin de la création de votre bon de réception
ou bien à partir de la liste des bons de réception par les boutons [Aperçu] et [Imprimer].
• Dans la liste des bons de réception, la colonne Transfert vous permet de vérifier l’origine de la pièce.
Les nouveautés de votre logiciel
9
Remises/promotions en cascade ou par tranches successives
Remises en cascade
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options
Afin de gérer des remises et promotions en cascade, vous devez cocher l’option Gérer les remises en
cascade dans les paramètres. Celle-ci permet de cumuler et d'appliquer toutes les remises et promotions
en fonction des rangs. Les rangs permettent de définir l'ordre d'application des remises et promotions.
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
Si vous gérez des remises en cascade, sélectionnez le rang d'application de la remise dans la fiche de la
remise/promotion. Lorsque les remises appartiennent au même rang, elles sont cumulées. Dans le cas
contraire, elles sont calculées en cascade.
Par défaut, une remise en cascade est ajoutée à la ligne de facturation.
Remises par tranches successives
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches].
Si vous ne gérez pas les remises en cascade, vous pouvez définir des remises selon des tranches
successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de
l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives.
Gestion de l’écriture de stock final
Vous pouvez générer les écritures de stock final en fin d'année lors de la régulation de stock. Cette
écriture donne le montant du stock par dépôt au dernier jour de l'exercice.
Paramétrage préalable
Au préalable, vous devez définir la méthode de calcul et les comptes des écritures :
• Dans le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES FACTURATION, onglet Options, sélectionnez si les écritures
doivent être calculées à partir du PA (prix d'achat) ou du PAMP (prix d'achat moyen pondéré),
dans la zone Générer les écritures du stock final à partir de.
• Dans le menu GESTION, commande ARTICLES, onglet Comptabilité, sélectionnez un compte de stock ainsi
qu'un compte de variation de stock dans la zone Ventilation des stocks. Ces comptes servent à générer les
écritures du stock final.
Générer l’écriture
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCKS
Si vous voulez créer l'écriture de stock final, au moment de la régulation des stocks, cliquez sur le bouton
[Générer l’écriture] pour chaque dépôt.
Migration SEPA : modification de l’envoi
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA
Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des
IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration.
Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS.
Les nouveautés de votre logiciel
10
FlashCode et QR-Code
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QR-Code sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont
classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou
clôture).
Dossier clôturé
Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES
ARCHIVES.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Consulter plusieurs comptes
Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte]
Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois.
1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes.
2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez
un autre compte.
Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants.
Les nouveautés de votre logiciel
11
Multi sélection de codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le
bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition.
Choix du code de lettrage
Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options
Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de
lettrage pendant le lettrage manuel.
3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage.
4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé.
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE
Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de
pointage.
Déclaration de TVA
Assistant de déclaration de TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT
Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de
télédéclaration de la DGFiP.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Téléprocédure TVA
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez
précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA.
Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible
depuis le menu AIDE.
Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion
Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Vous pouvez désormais éditer l’état Soldes intermédiaires de gestion avec l’option Détail des comptes.
Les nouveautés de votre logiciel
12
Emprunts
Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet
de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances
d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter
un emprunt.
Liste des emprunts
Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS
Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants:
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt.
• [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
Créer un emprunt
Menu COMPTABILITÉ - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
Une fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les
simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la
colonne correspondante.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Référence d’obligation fiscale
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA
Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des
PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres.
Les nouveautés de votre logiciel
13
Association de comptes
Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options
• Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte
fournisseur.
• Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client.
Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options.
Détail du calcul des formules des états fiscaux
Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu
Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous
permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces
zones, vous accédez au détail du calcul du montant.
La migration d’une ancienne version
14
La migration d’une ancienne version
Numéro de version
Avant d’installer votre nouvelle version, vous devez vérifier le numéro de version de vos logiciels Ciel
Gestion commerciale ou Ciel Compta si vous les possédez.
En effet, si vous devez récupérer dans Ciel Gestion Intégrale vos dossiers de Ciel Gestion commerciale et/
ou de Ciel Compta, il est préférable de connaître le numéro de version.
1. Dans Ciel Compta ou Ciel Gestion commerciale, ouvrez votre dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE du menu AIDE.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Récupérer un dossier
Votre dossier provient d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert dans la dernière version de
Ciel Gestion Intégrale, vous devez le mettre à jour.
Les versions de 1.50 à 1.72 se nommaient Ciel Gestion Quantum.
Les versions de 2.50 à 5.50 se nommaient Intégrale de Gestion Ciel Quantum.
1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur votre dossier.
3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
La migration d’une ancienne version
15
Si votre dossier est protégé par un mot de passe, la fenêtre suivante s’affiche.
La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de votre logiciel.
4. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Dans la fenêtre de sauvegarde :
6. Choisissez le format de la sauvegarde.
7. Cliquez sur l’icône et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier.
8. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent de
votre dossier.
9. Cliquez sur le bouton [OK].
A la fin du traitement, votre dossier s’ouvre. Vous pouvez commencer à travailler.
Saisissez votre mot de passe et
cliquez sur le bouton [OK].
La migration d’une ancienne version
16
Votre dossier provient de Ciel Gestion commerciale
Si vous passez de Ciel Gestion commerciale à Ciel Gestion Intégrale, vous pouvez récupérer votre dossier
de travail créé dans Ciel Gestion commerciale.
La récupération n'est possible que si votre dossier provient d’une version minimum 2006 de Ciel Gestion
commerciale :
• Ciel Gestion commerciale Évolution : à partir de la version 5.10,
• Ciel Gestion commerciale Millésime : à partir de la version 12.00.
1. Dans le menu DOSSIER, choisissez la commande OUVRIR.
2. Ciel Gestion Intégrale détecte les fichiers de la gestion commerciale. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez
sur votre dossier.
3. Un message s’affiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement à chaque
démarrage de l'application. Si c’est le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus
proposé.
4. Une mise à jour est nécessaire. Vérifiez que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour
est bien cochée et cliquez sur le bouton [OK].
Dans la fenêtre de sauvegarde :
5. Choisissez le format de la sauvegarde.
6. Cliquez sur l’icône d’appel de liste et sélectionnez l’emplacement où sera sauvegardé votre dossier.
7. Nommez éventuellement votre fichier de sauvegarde si vous voulez lui donner un nom différent que
celui du dossier.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
A la fin de la sauvegarde, un message vous informe que celle-ci est terminée.
La migration d’une ancienne version
17
9. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre fichier gestion commerciale doit être converti en version Intégrale pour être exploitable. Un message
vous demande de confirmer, cette opération étant irréversible. En effet, le dossier converti ne pourra plus
du tout être ouvert dans Ciel Gestion commerciale.
Si vous répondez [Non], votre dossier sera inchangé et ne pourra pas être ouvert dans Ciel Gestion
Intégrale.
10.Cliquez sur le bouton [Oui]. Un avertissement vous informe qu’une sauvegarde doit être effectuée.
11.Si vous n’avez pas encore sauvegardé votre dossier, cliquez obligatoirement sur le bouton [Faire une
copie et continuer].
Le traitement de récupération se lance et une fois terminé, un compte-rendu s’affiche.
Pour plus de détails sur le compte-rendu, reportez-vous au paragraphe “Le compte rendu de la
récupération”, page 19.
12.Cliquez sur le bouton [Fermer].
La migration d’une ancienne version
18
Ciel Gestion Intégrale vous demande alors si vous voulez récupérer un dossier Ciel Compta.
13.Selon votre cas, cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].
Si vous refusez alors que vous avez un dossier de Ciel Compta, vous pourrez toujours le récupérer
ultérieurement avec l’utilitaire Récupération de Ciel Compta (menu DOSSIER - commandes OPTIONS -
UTILITAIRES - groupe Comptabilité).
• Lorsque vous acceptez la récupération, la fenêtre suivante s’affiche.
Récupérer un dossier Ciel Compta
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - UTILITAIRES - groupe Comptabilité
Votre dossier Ciel Compta n’est récupérable que s’il provient d’une version :
• Ciel Compta Evolution égale ou supérieure à 5.00.
• Ciel Compta Millésime égale ou supérieure à 12.00.
Pour Ciel Compta Facile, toutes les versions sont compatibles.
Si Ciel Compta est installé sur votre poste
1. Cochez la première option. Ciel Gestion Intégrale détecte tous les dossiers créés dans Ciel Compta.
2. Sélectionnez alors le dossier de la société dans la liste déroulante.
3. Cliquez sur le bouton [Récupérer].
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre poste
1. Cochez la deuxième option.
2. Sélectionnez le dossier comptable dans le répertoire où il se trouve sur votre poste.
3. Cliquez sur le bouton [Récupérer].
La migration d’une ancienne version
19
Un message affiche la progression du traitement. A la fin de la récupération s'affiche un compte-rendu
des opérations effectuées par l'application.
Le compte rendu de la récupération
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre dossier pouvaient être incomplètes ou
fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données
qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur
la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante
situé en haut à droite de la fenêtre.
Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau.
Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications
sur votre nouveau dossier.
La migration d’une ancienne version
20
Vérification après récupération
Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, lors de l’ouverture du
dossier de la nouvelle version, vérifiez le nom Utilisateur et le Mot de passe.
Vérifiez éventuellement le nom utilisateur
et saisissez le mot de passe.
L’historique des nouveautés
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L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.50.
Les nouveautés de la version 2.50
Modification de l’interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer
en cliquant sur la barre de titre.
Navigation par onglet
Onglets
Barre de titre
Navigation multi-fenêtres
L’historique des nouveautés
22
Intuiciel
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire et recherche d’adresse
Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse.
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse
sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante :
Localisation
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client, prospect ou fournisseur).
Recherche d’adresse
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser en PDF
Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
23
Afficher l’aperçu dans les listes des pièces commerciales
Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc),
la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état standard d’une pièce.
Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options].
Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du
nouveau bouton .
Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de
votre fournisseur via le site internet Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de mettre sous surveillance les sociétés de vos clients ou vos fournisseurs.
1. Sélectionnez la commande MISE SOUS SURVEILLANCE du menu TRAITEMENTS.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton .
3. Choisissez les clients ou fournisseurs que vous souhaitez mettre sous surveillance.
• cochez fournisseurs pour faire apparaître la liste des fournisseurs;
• cochez clients pour faire apparaître la liste des clients;
• cochez prospects pour faire apparaître la liste des prospects.
4. Cliquez sur [OK] pour valider votre choix.
Un message s’affiche pour vous signaler que la mise sous surveillance s’est bien déroulée.
eBay
Menu GESTION - commandes VENTES - EBAY
Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.
Vous devez avoir un compte eBay.
À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options :
• Bien démarrer sur eBay
Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay.
L'aperçu s'affiche à droite de
la liste. Vous pouvez l'imprimer
directement en faisant un
clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant la commande imprimer
l'image.
L’historique des nouveautés
24
• Paramètres eBay
Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que
vous mettrez en ligne.
• Créer une annonce
Cette option vous permet de créer une annonce eBay.
• Liste des annonces
Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos
annonces mises en ligne.
• Créer un modèle d’annonce
Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres
articles.
• Liste des modèles d’annonce
Toutes les annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement accessibles
à partir du menu GESTION - commandes VENTES - EBAY - option Liste des modèles d’annonce.
• Ouvrir le site eBay
Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr
Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Envoyer des e-mails à un groupe de clients
Menu LISTES - commande CLIENTS - (clic-droit) ENVOYER UN E-MAIL
Cette commande permet d'envoyer un e-mail directement depuis votre logiciel à un ou plusieurs clients.
1. Sélectionnez les clients à qui vous voulez envoyer un e-mail.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche.
3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur [OK].
Choix du contact dans les pièces commerciales
Menu GESTION - commande PIÈCES CLIENTS
Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet
Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner
un contact.
Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu
LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).
Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Calcul prix et poids des articles
Menu GESTION - commande ARTICLES - dans la fiche article - onglet Nomenclature - bouton
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures
Cette fonction vous permet de calculer le Prix (Prix d'achat HT, Prix de vente HT, Prix de vente TTC) et le
Poids (Net et Brut) d’un l'article composé.
1. Cochez les options pour lesquelles vous souhaitez calculer le prix.
Vous obtenez le prix et/ou le poids de l'article Composé, du Composé et la Différence.
2. Pour affecter au composé les valeurs obtenues, cliquez sur le bouton
L’historique des nouveautés
25
.
Récupération des désignations longues des nomenclatures
Menu GESTION - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues
Cette commande vous permet de récupérer les désignations longues des nomenclatures dans la
désignation d'un article composé.
Si vous activez cette commande, le Libellé de l'article sera automatiquement repris dans l'onglet
Désignation de la fiche article.
Vous pouvez mettre à jour :
• Toutes les désignations,
• les désignations non renseignées,
• les désignations renseignées.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Recalcul du PAMP
Menu GESTION - commande ARTICLES - clic-droit - Modification du PAMP
Cette commande vous permet de modifier le PAMP défini pour un article.
1. Saisissez le nouveau PAMP de l'article.
2. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
La modification du PAMP génère un mouvement de stock de régularisation.
Gestion des articles par n° de série/lot
Paramétrage
Menu DOSSIER -commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options
Cochez la case Gérer les n° de série/lot pour que les stocks des articles soient suivis par des numéros de
série ou de lot.
Menu GESTION - commande ARTICLES
Si vous gérez le suivi de stock par N° de série ou N° de lot, cochez l'option correspondante. Ces options ne
sont disponibles que si vous avez autorisé la gestion des N° de série/lot dans les paramètres de
facturation.
Saisie
Menu GESTION - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou VENTES ou ACHATS ou ARTICLES
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DE STOCK ou GESTION DE PRODUCTION
A chaque fois qu’un traitement entraîne une entrée ou une sortie de stock, vous devrez saisir les numéros
de série ou lot.
Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu
AIDE ou par la touche .
Suivi
Menu ETATS - commande ARTICLES - SUIVI DES N° SÉRIE/LOT
L’historique des nouveautés
26
Cet état vous permet de suivre un numéro de série ou de lot afin de tracer toute la durée de vie du produit
dans l'entreprise. Ainsi, à tout moment, vous savez de quel fournisseur provient un produit, à quel client
il a été vendu ou bien s'il est encore en stock.
Pour plus de détails sur cette saisie, reportez-vous à l’Aide intégrée au logiciel, accessible par le menu
AIDE ou par la touche .
Gestion de la contremarque
Cette fonctionnalité permet de générer des commandes fournisseurs à partir des commandes clients.
Ainsi, la réception de la marchandise du fournisseur déclenche la livraison au client.
Menu GESTION - commande ARTICLES - onglet Complément et Fournisseur
Les articles doivent être déclarés en contremarque. Pour cela, cochez l'option Contremarque puis dans
l’onglet Fournisseur, renseignez obligatoirement le Fournisseur de cet article.
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREMARQUE
A partir de cette commande, vous générez dans un premier temps les commandes fournisseurs puis les
bons de livraison clients.
• Les commandes fournisseurs sont créées par le logiciel à partir des commandes clients préalablement
saisies.
• Les bons de livraison clients sont créés par le logiciel à partir des bons de réception fournisseurs pré-
alablement saisis.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Nouveaux modes de la Synchro compta
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - onglet Synchro compta
Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta :
• La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis
par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
• La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou
l'expert-comptable.
Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de
référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Nouveaux formats d’import des écritures
Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT ÉCHANGES DE DONNÉES
De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles :
• API,
• Apisoft,
• Cote Ouest,
• Gestimum,
• Quadratus,
• Ciel Saisie Comptable.
Annuler le lettrage
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence.
L’historique des nouveautés
27
Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le
bouton [Annuler].
Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la
séquence ou le lettrage en cours.
Gestion des chéquiers dans les règlements fournisseurs
Menu GESTION - commande ACHATS - RÈGLEMENTS
Les règlements fournisseurs peuvent maintenant être gérés avec des numéros de chèque. Certaines
conditions doivent être remplies au préalable :
• une banque doit être renseignée avec un compte comptable,
• un mode de paiement de type chèque doit être renseigné avec cette banque,
• un chéquier doit être renseigné avec cette banque.
Le chéquier sera alors associé au mode de paiement de type chèque.
Gestion des inventaires des immobilisations
Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - INVENTAIRE
Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans
l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant
d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations.
Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par
un système de lecture optique.
Modification des écritures de facturation
Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES
Les écritures générées par la facturation peuvent maintenant être modifiées. Seules certaines rubriques
sont modifiables :
• Journal,
• Libellé (du mouvement et de la ligne),
• Commentaire,
• N° de compte sauf si celui est associé à un chéquier,
• Référence du pointage/lettrage,
• Code analytique,
• Quantité,
• Rubriques personnalisées (Infos perso).
L’historique des nouveautés
28
Les nouveautés de la version 3.50
Options de saisie de facturation
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces
commerciales
En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par
le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient.
Gestion des remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS
La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients
et par famille d’articles.
En version Évolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de
la barre de navigation.
Calculs sur les quantités
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ
La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les
appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et
non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur
que le client veut.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de
la barre de navigation.
Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)
Définition des clients NPAI
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison
Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de
facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte.
Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de
vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir
Activation d’une alerte, page 28.)
Activation d’une alerte
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie
Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de
facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des
prospects.
Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte.
L’historique des nouveautés
29
Alerte de l’encours client dépassé
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie
Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il
vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation.
Recherche d’un article par le code-barre
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options]
Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre.
1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre.
2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatiquement
puis la fiche de l’article concerné s’ouvre.
Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre
manuellement.
Gestion de l’unité de l’article
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément
Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises
dans les pièces commerciales.
Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la
zone Unité, commande CRÉER.
Saisie d’un article par la référence fournisseur
Menu GESTION - Commande VENTES - PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes
Menu GESTION - Commande ACHATS - PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes
Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur.
Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur,
dans la zone Référence.
Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez
sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur.
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces
Menu GESTION - Commande VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale
Menu GESTION - Commande ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale
Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans
la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS
ARTICLE.
Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes :
• la désignation longue,
• le dépôt,
• le taux de TVA,
• le prix d’achat,
• le poids brut, le poids net,
• la quantité par colis,
• l’unité.
L’historique des nouveautés
30
Etats pièces clients : nouvel assistant de création
Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients
Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant
d’un assistant.
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il
vous suffit de suivre les étapes indiquées.
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement.
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques,
journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches,
immobilisations.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
31
Les règles
A partir de la barre de navigation
Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter
des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.
Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et,
en second lieu, applique vos règles.
Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Saisie Z de caisse
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE Z DE CAISSE
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse.
Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro
d’identification.
Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.
Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en
HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des
ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe
Comptabilité - Options de saisie.
La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre
chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.
Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Compte de TVA par défaut
Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les
comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon
taux de TVA lors des saisies.
Pointage automatique par import : nouveaux formats
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au
format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste.
Pour cela, vous disposez du bouton [Autres formats...].
Consultation des écritures d’un compte en saisie
A partir d’une commande de saisie accessible par le menu COMPTABILITÉ - SAISIES - clic droit sur le
compte
Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre
souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE
COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche.
L’historique des nouveautés
32
Infos perso. dans les comptes
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes
d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes.
Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les
compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte
Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de
compte.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type
de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
Objectifs
Afficher / modifier les objectifs
Menu LISTES - Commande REPRÉSENTANTS...
Menu GESTION - Commande ARTICLES
Menu GESTION - Commande FAMILLES D’ARTICLES
Sélectionnez la ligne souhaitée puis cliquez droit dessus. Dans le menu contextuel qui s’affiche,
sélectionnez la commande OBJECTIFS. Il est également possible de cliquer sur le bouton OPTIONS et
sélectionner la commande OBJECTIFS dans le menu qui s’affiche.
La fenêtre Objectifs s’affiche.
Dans la colonne Objectif, entrez la valeur souhaitée. Les autres valeurs du tableau se rempliront
automatiquement en fonction du CA. Le chiffre d’affaires est calculé selon l’option choisie dans les
paramètres de facturation.
Vous avez la possibilité en cliquant sur le bouton OPTIONS d’afficher les statistiques ou d’afficher le détail.
Réglages des statistiques représentants
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Saisie
La colonne C.A se calculera suivant l’option Statistiques représentants cochée dans les paramètres de
facturation, onglet Saisie.
Sortie des Objectifs
Menu DIVERS - Commande OBJECTIFS
Sélectionnez l’état Objectifs détaillés par représentant.
ou
Sélectionnez l’état Objectifs cumulés par représentant.
L’historique des nouveautés
33
Cliquez sur la sortie désirée.
Exporter les objectifs
Vous pouvez également exporter les objectifs.
Cliquez sur la flèche , puis sélectionnez la commande EXPORTER.
Dans la fenêtre Etats, sélectionnez le format souhaité, puis cliquez sur le bouton [Exporter].
Etats contremarque
Vous avez la possibilité de suivre les articles selon leur état.
Articles à commander
Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À COMMANDER
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée.
La fenêtre Articles à commander s’ouvre. Les articles commandés par le client qui sont cochés «
Contremarque » et qui sont en attente de commande fournisseur s’affichent.
Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio
L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche.
Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK].
Vous pouvez choisir d’afficher tous les fournisseurs ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le
fournisseur puis en choisissant le fournisseur en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code
s’affiche. Sélectionner le fournisseur souhaité et cliquer sur le bouton [OK].
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article ou par client en cochant la case
correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre.
Si vous choisissez FICHIER comme type de sortie, une fenêtre Sortie s’affiche. Choisir dans la liste
déroulante le type de fichier de sortie.
Articles à recevoir
Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À RECEVOIR
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée.
La fenêtre Articles à recevoir s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés «
Contremarque » et qui sont en attente de réception s’affichent.
La sélection des articles et des fournisseurs est identique à celle des Articles à commander. Voir Articles
à commander, page 33.
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case
correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Une fois les
articles reçus, on a la possibilité de générer une livraison client.
Articles à livrer
Menu TRAITEMENTS - CONTREMARQUE - ARTICLES À LIVRER
Une fenêtre s’affiche demandant le type de sortie. Choisir la sortie souhaitée.
La fenêtre Articles à livrer s’ouvre. Les articles commandés aux fournisseurs qui sont cochés «
Contremarque » qui ont été reçus et qui doivent être livrés au(x) client(s) s’affichent.
Vous pouvez choisir d’afficher tous les articles ou seulement un article en sélectionnant le bouton radio
L’article puis en choisissant l’article en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche.
Sélectionner l’article souhaité et cliquer sur le bouton [OK].
Vous pouvez choisir d’afficher tous les clients ou seulement un en sélectionnant le bouton radio Le client
puis en choisissant le client en cliquant sur . La fenêtre de choix d’une valeur de code s’affiche.
Sélectionner le client souhaité et cliquer sur le bouton [OK].
Vous avez la possibilité d’afficher ou non les sous-totalisations par article en cochant la case
correspondante. Cliquez sur le bouton [OK]. L’aperçu s’affiche dans une nouvelle fenêtre. On a la
possibilité de générer une livraison client.
L’historique des nouveautés
34
Gestion des multi-fournisseurs
Gestion des multi-fournisseurs dans les fiches
Menu GESTION - commande ARTICLES - Détail de l’article - ONGLET FOURNISSEURS
Menu GESTION - commande FAMILLES ARTICLES - Détail de la famille - ONGLET FOURNISSEURS
Vous avez la possibilité de gérer plusieurs fournisseurs dans les fiches article dans l’onglet Fournisseurs.
Cliquez sur le bouton [ajouter] pour ajouter un fournisseur, puis sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche.
Vous pouvez lui ajouter une référence dans la colonne Référence Fournisseur.
Vous pouvez le définir comme Fournisseur principal en activant la commande CLIC DROIT - DÉFINIR COMME
FOURNISSEUR PRINCIPAL.
Pour supprimer un fournisseur, cliquez sur le bouton [supprimer].
Commandes fournisseurs
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS POUR ASSEMBLAGE
Menu TRAITEMENTS - COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Une étape a été ajoutée, dans laquelle vous pouvez choisir le fournisseur souhaité à l’aide du bouton
dans les cases Code fournisseur.
Cochez la case Commander pour commander l’article.
Gammes
Créer un critère de gamme
Menu GESTION - Commande CRITÈRES DE GAMME... - bouton CRÉER
Définissez le libellé du critère de gamme dans la zone de texte Libellé. Cliquez sur [Ajouter...] pour définir
les valeurs de ce critère.
Entrez les valeurs souhaitées et cliquez sur [OK et créer].
Création d’une gamme
Menu GESTION - Commande GAMMES...
Dans la fenêtre Liste des gammes, cliquez sur le bouton [créer].
L’assistant de création de gamme s’affiche. Saisissez un code et une désignation pour la nouvelle gamme
et cliquez sur [Suivant].
Choisissez dans la liste déroulante le critère souhaité et cochez les valeurs. Vous avez la possibilité de
rajouter des nouvelles valeurs avec le clic droit. Cliquez sur [Suivant].
Vous pouvez sélectionner jusqu’à trois critères de gammes.
Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille
d’articles, cliquez sur pour la sélectionner.
Cliquez sur [OK].
La nouvelle gamme s’affiche. Vous pouvez fixer dans la liste déroulante le mode d’affichage en fonction
des prix (HT, TTC) ou des coefficients de marge.
Vous pouvez choisir d’annuler la création d’un article de gamme en décochant la case au début de la ligne
ou en utilisant le CLIC DROIT.
Pour copier des valeurs de prix, vous pouvez utiliser le CLIC DROIT - COPIER.
Cliquez sur [OK] pour enregistrer la gamme.
Vous pouvez par la suite modifier ou supprimer la gamme en cliquant sur [Modifier] ou [Supprimer] ou en
utilisant le clic droit.
L’historique des nouveautés
35
Modifier une gamme d’articles
Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton MODIFIER...
Vous pouvez modifier les articles de la gamme en double-cliquant sur la ligne souhaitée.
La fiche de l’article s’affiche et vous pouvez apporter les modifications souhaitées.
Cliquez sur [OK] pour enregistrer les modifications.
Compléter une gamme d’articles
Menu GESTION - Commande GAMMES... - Bouton COMPLÉTER...
Vous avez la possibilité de compléter votre gamme d’articles en rajoutant des nouvelles combinaisons de
critères.
L’assistant s’affiche. Il est semblable à l’assistant de création de gamme, sauf que les critères de gamme
sont déjà définis.
Choisissez les valeurs souhaitées et cliquez sur [Suivant].
Une fenêtre indiquant un compte rendu de vos critères s’affiche. Pour rattacher la gamme à une famille
d’articles, cliquez sur pour la sélectionner.
Cliquez sur [Terminer]. Les articles complétant la gamme s’affichent.
Cliquez sur [OK] pour valider les modifications.
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 4.50
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
37
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément,
dans les listes concernées (liste des clients, liste des fournisseurs, liste).
Choix du modèle comptable lors de la création de dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Lors de la création de dossier, si vous n’avez pas choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta, Ciel
Gestion Intégrale vous propose de choisir un modèle de plan comptable parmi les différents plans
comptables proposés par défaut par votre logiciel lors de la création du dossier.
Vous pouvez aussi choisir de ne pas utiliser de plan comptable pré-paramétré et de le créer
manuellement. Dans ce cas, le logiciel partira sur une base vide.
Recouvrement
Ciel Gestion Intégrale gère désormais le RECOUVREMENT. Cette fonction vient remplacer et améliorer
l’ancienne fonction RELANCES.
Menu LISTES - commande ETAPES DE RECOUVREMENT...
Le recouvrement est le processus d’envoi de relances aux clients pour prévenir et éviter les impayés.
Pour activer le traitement du recouvrement automatique par votre logiciel, vous devez pour cela définir
des étapes dans la liste des étapes de recouvrement. Dans chaque étape, vous pouvez définir des actions,
prévoir quand l’étape doit se réaliser et filtrer les clients selon leurs encours ou niveau de risque. Le
principe sera alors le suivant : A la réalisation d’une étape, les échéances passeront automatiquement
dans l’étape suivante.
Vous pourrez créer vos étapes de recouvrement manuellement ou avec l’aide d’un assistant qui pas à pas
vous guidera dans la création de votre étape.
Menu TRAITEMENTS - commande RECOUVREMENT
Lorsque vous activez cette fonction, la fenêtre de recouvrement s’affiche. Vous y retrouvez tous les encours
clients arrivant bientôt à échéance ou dont les échéances sont dépassées. Cette liste prend en compte vos
factures et avoirs clients (validés et non-validés) et les écritures comptables contenant un compte client.
Elle ne prend pas en compte les écritures lettrées et les écritures comptables liées à une pièce
commerciale.
L’historique des nouveautés
38
Pour pouvoir travailler sur le recouvrement, vous devez avoir défini au préalable au moins une étape de
recouvrement.
Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton CRÉER UN CLIENT - Onglet RECOUVREMENT
Vous retrouvez dans l’onglet Recouvrement de la fiche CLIENT les étapes de recouvrement réalisées ou
ignorées pour ce client avec le libellé de l’étape de recouvrement, le N° de pièce client qui lui est affiliée, le
solde dû et éventuellement un commentaire de l’étape que vous pouvez laisser lors du traitement du
recouvrement. Vous pouvez également modifier le commentaire de l’étape depuis cet onglet.
Nouveautés relatives à la Loi SEPA
Migration SEPA
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA
La migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC.
Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant
(banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit
automatiquement les IBAN et BIC.
Assistant de migration
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION...
L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés :
• Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs.
• Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs.
Vérification des données bancaires
Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES
Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques.
Virements fournisseurs
Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS...
Ciel Gestion Intégrale gère désormais les virements SEPA. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous
devez avoir au préalable :
• un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique
• saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement
• renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque
• renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER.
Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le
bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si
besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement.
Gestion du crédit-bail
Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
L’historique des nouveautés
39
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Gestion multi-analytique de niveau 1
A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône
Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte.
Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque
vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes
répartitions.
Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Gestion des retours pour les ventes Ebay
Menu GESTION - commande EBAY - PARAMÈTRES
Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez
renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay.
1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours.
2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles.
3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour.
Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats
Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale
Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de
sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L’historique des nouveautés
40
• En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal
et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total.
• En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL,
accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).
Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1).
Amélioration des remises/promotions
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION
Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En
cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des
remises/promotions pouvant être appliquées à un article.
Menu GESTION - commande REMISES/PROMOTIONS
Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant
est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale.
Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton
[Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en
pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce
commerciale.
Gestion des affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Menu GESTION - VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une
comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe
consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez
connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et
de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite,
vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu GESTION).
• En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone
pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée.
• En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une
affaire.
Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A.
Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité
de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations
sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est
destinataire.
Paramétrage O.G.A
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A
Transmission à l’O.G.A
Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA
Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement
cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA.
Balance comparative N à N -10
Menu ETATS - commande BALANCE
Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée.
Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il
s’agit des renseignements suivants :
• le Nom,
• l’adresse, le code postal et la ville,
• le N°agrément,
• le numéro de SIRET.
L’historique des nouveautés
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Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états
Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE
Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan
synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez
cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée.
Publication Internet
Menu DOSSIER - commande PUBLICATION INTERNET
La publication Internet permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business
Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de
consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le
site Internet Ciel http://www.ciel.com/.
Amélioration de la gestion des N° de série / lot
Menu GESTION - commande ARTICLES - FICHE ARTICLE
• Vous pouvez saisir un même numéro de série ou de lot sur plusieurs dépôts différents.
• La colonne Code barre située dans l’onglet N° de série/lot vous permet de saisir un code barre pour
l’article.
Menu GESTION - commande ARTICLES - BOUTON OPTIONS - RECHERCHE PAR CODE BARRE
Cette fonction vous permet de rechercher un article par code barre dans les fiches articles. Elle cherche
également parmi les codes barres entrés dans l’onglet N° de série/lot de la fiche article.
Menu ETATS - commande ARTICLES
Deux nouveaux états sont disponibles :
• Etiquettes des N° de série/lot : cet état vous permet d’imprimer des étiquettes pour vos numéros de
série/lot suivant plusieurs critères.
• N° de série/lot par client : cet état permet d’afficher les n° de série/lot pour un ou plusieurs clients avec
la possibilité de préciser une période de date.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 5.10
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou
encore uniquement vos articles...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
L’historique des nouveautés
44
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de correction du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
• Choix des langues
Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez
alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la
langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
L’historique des nouveautés
45
Suivi des affaires
Menu LISTES - commande CLIENTS
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS
Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement
insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de
la zone Affaires.
Menu LISTES - commande AFFAIRES
Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks :
• L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez
l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
• L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception
fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul
onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données
correspondantes.
Optimisation de la saisie par douchette
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale
Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de
faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par
douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle.
• Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la
ligne une fois un article saisi.
• Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité
d'un article déjà présent dans la pièce.
• Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité
d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière
saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois.
Génération de plusieurs abonnements en une seule fois
Menu GESTION - VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT
Menu GESTION - ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR
Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en une seule fois.
Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de
sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple,
cochez la case de la première colonne.
Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus.
Saisie simplifiée des factures et avoirs
Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
RAPIDE
Menu COMPTABILITÉ - SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR
Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de
l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture.
L’historique des nouveautés
46
Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit
de choisir celle qui correspond à votre saisie.
Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable
A partir du menu COMPTABILITÉ - ECHANGES DE DONNÉES
Le nouveau menu Echanges de données est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable.
A partir de ce menu, vous pouvez :
• échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export,
• importer ou exporter une Balance,
• envoyer le dossier de votre société,
• saisir les coordonnées de votre expert-comptable,
• consulter l’historique des imports/exports.
Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les
formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises.
Écritures de redevances de crédit-bail
Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta.
Dans la fiche d’un crédit-bail
Menu COMPTABILITÉ - commande IMMOBILISATIONS - LISTE DES IMMOBILISATIONS
Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA
applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se
compose de deux parties.
• Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
• Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
Enregistrement des écritures de redevances
Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIES - ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS.
Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la
liste des écritures.
Comptes exonérés de TVA
Menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTES
Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option
Exonéré de TVA.
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question.
L’historique des nouveautés
47
SEPA
Nouveau format d’identité bancaire
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet
Banque.
• banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers.
• comptes de banque : accessible par le menu COMPTABILITÉ - commande PLAN DE COMPTE, onglet Banque.
Vous disposez d’un assistant de migration qui vous permet de restituer au format SEPA les identifications
bancaires saisies auparavant. Voir Migration SEPA, page 38.
Prélèvements clients
Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement avec la norme européenne
SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat
SEPA a été ajoutée.
Mandat SEPA
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque
Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à
le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet,
vous disposez du bouton .
Remise en banque par prélèvement SEPA
Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres
de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel
directDéclaration.
Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable :
• télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer,
• renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque,
• renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client,
• renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société,
• avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique,
• saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement.
Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de
sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA.
Virements fournisseurs en ligne
Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS
Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel.
Les virements fournisseurs SEPA sont maintenant télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du
module Ciel directDéclaration.
Auparavant, vous devez télécharger ce module via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer.
L’historique des nouveautés
48
Copyright Ciel 2012
Ciel Gestion Intégrale - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WGQ 6.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Les nouveautés de Ciel Immobilisations
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Immobilisations............................................... 5
Accueil Ciel .....................................................................................................................5
Mon Compte Ciel..............................................................................................................5
Amélioration de l’Intuiciel ..................................................................................................6
La migration d’une ancienne version.................................................... 7
Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 7
Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure .....................................................................7
Vous utilisiez une version 10 ou inférieure ...........................................................................7
Déroulement de la récupération..................................................................... 9
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10
Présentation.................................................................................................................. 10
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10
Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 12
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 12
L’historique des nouveautés............................................................... 17
Les nouveautés de la version 12.10 ............................................................. 17
Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 . 17
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 21
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire 24
Les nouveautés de la version 13.00 ............................................................. 26
Mise à jour automatique ................................................................................................. 26
Localisation d’un fournisseur sur une carte ........................................................................ 26
Intégration de photos ou logos ........................................................................................ 26
Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word ou Excel™ ........... 26
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 27
Effectuer une recherche avec Trouvtoo ............................................................................. 27
Besoin d’aide................................................................................................................. 27
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 27
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes ............................................... 27
Internet ........................................................................................................................ 28
Points de restauration..................................................................................................... 28
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 29
Changements d’interface................................................................................................. 29
Les aperçus................................................................................................................... 30
Mise sous surveillance .................................................................................................... 31
Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 31
Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations ................................................................. 31
État préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 31
Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 32
Personnalisation des polices ............................................................................................ 32
Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 32
Etat préparatoire 2054-2055 ........................................................................................... 32
Les nouveautés de la version 17.00 ............................................................. 33
Les barres d’actions ....................................................................................................... 33
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 34
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 34
Les actions flash ............................................................................................................ 34
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 34
Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 35
Insertion automatique .................................................................................................... 35
Correcteur orthographique .............................................................................................. 35
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 36
Les nouveautés de Ciel Immobilisations
5
Les nouveautés de Ciel Immobilisations
Il s’agit des nouveautés de la version 19.00.
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente
comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mise à jour de votre logiciel
au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous pouvez masquer ce bouton.
1. Pour cela, activez le mode Personnalisation du bureau.
2. Passez votre souris sur le bouton [Consulter mon compte Ciel].
3. Une icône en forme de sens interdit s’affiche. Cliquez sur celle-ci.
A l’inverse, vous pouvez le faire réapparaître en procédant de la même manière
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Les nouveautés de Ciel Immobilisations
6
Amélioration de l’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L'Intuiciel est composé de l’onglet Mon bureau accessible depuis l’icône .
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Restaurer le paramétrage par défaut.
• Renommer des tâches, groupe de tâches par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Pour plus de détails sur la personnalisation de votre bureau, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
La migration d’une ancienne version
7
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Immobilisations, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Vous utilisiez une version 11.00 ou supérieure
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel
Immobilisations.
A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous
s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe
“Les nouveautés de la version 15.00”, page 29 .
Vous utilisiez une version 10 ou inférieure
Afin que votre dossier puisse être exploité dans votre nouvelle version de Ciel Immobilisations, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10.
En effet, la version 15.00 de Ciel Immobilisations est un logiciel totalement nouveau et son installation a
apporté des modifications sur votre ordinateur.
La migration d’une ancienne version
8
Modifications après l’installation
• Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé.
• Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés.
• Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwimmo32.exe.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
9
Déroulement de la récupération
La récupération de votre dossier vers la version 15.00 peut se dérouler de différentes façons.
L'organigramme ci-dessous présente les différents cas de figure pouvant se présenter.
Ciel Immobilisations
15.00
STOP
Récupération
impossible
Remise à niveau
Dossier en
Franc ?
Continuer ?
STOP
Interruption
utilisateur
Récupération en version
15.00
Dossier en
version > 7 ?
Dossier
en version
= 7 ?
Non Non
Non
Oui Oui
Oui
Non Oui
Rapport
La migration d’une ancienne version
10
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 10.00 vers
Ciel Immobilisations version 15.00 vous est détaillée.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien
dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Immobilisations 15.00.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien
dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés dans votre ancien dossier Ciel Immobilisations :
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel
Immobilisations intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis
sont livrés dans cette nouvelle version.
Les immobilisations
Les immobilisations ayant les caractéristiques suivantes ne seront pas récupérées.
• La Valeur à amortir et la Valeur d'achat sont toutes les deux nulles.
• Le compte comptable de l'immobilisation a été supprimé.
• Le code de l'immobilisation est vide.
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera
une récupération partielle de certains éléments.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards ont été supprimés.
Attention !
Vérifiez que l'ancienne version de Ciel Immobilisations et votre ancien dossier sont bien fermés.
La migration d’une ancienne version
11
Contrôle de votre ancienne version
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Immobilisations, voyons les 3 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version.
Si votre dossier est d’une version inférieure à 7.00
Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00.
Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite
pouvoir le récupérer dans une version supérieure.
Dans ce cas, prenez contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier est d’une version égale à 7.00
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Le message suivant s'affichera :
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Si votre dossier est en francs
Si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est
possible, mais à condition de considérer que les montants à récupérer sont en euros.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence.
La migration d’une ancienne version
12
Les immobilisations
Comme vous l’avez vu dans le paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10, certaines
immobilisations ne peuvent pas être récupérées (Valeur à amortir et Valeur d'achat nulles, ou bien compte
comptable de l'immobilisation supprimé).
Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier ces informations avant de lancer la procédure de
récupération.
Informations complémentaires avant récupération
Quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération peuvent vous être utiles. Ceci
n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
• Lors de la récupération des familles, si le type d'amortissement est renseigné mais pas la durée, le
logiciel renseignera par défaut les durées suivantes :
• le Type d'amortissement est Linéaire, la durée sera égale à 1 an,
• le Type d'amortissement est Dégressif, la durée sera égale à 3 ans,
• le Type d'amortissement est Exceptionnel, la durée sera égale à 1 an.
• Si des familles sont employées à d’autres fins que leurs usages d’origine (par exemple des familles utilisées
comme ventilations analytiques), vous devez indiquer [Non amortissable] comme [Type d'amortissement].
• La nouvelle version de Ciel Immobilisations possède une liste des fournisseurs. Cette liste sera automatiquement
créée, lors de la récupération de votre ancien dossier, à partir des fournisseurs renseignés
dans les fiches des immobilisations.
La récupération de votre ancien dossier
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Immobilisations doit être installée sur
votre ordinateur.
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
13
La procédure de récupération
Ouvrir Ciel Immobilisations
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Immobilisations en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé
sur le bureau. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER puis sur la commande OUVRIR.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Immobilisations. Pour le moment,
vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version], pour accéder à votre ancien dossier.
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Immobilisations. Vous obtenez
la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La migration d’une ancienne version
14
Votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner
manuellement. Pour cela :
1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers,
2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier, présentée précédemment, s'affiche à nouveau.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s'affiche, à l’emplacement où vous avez mis votre dossier, sélectionnez-le.
Dans les anciennes versions, les dossiers étaient créés par défaut dans C:\Ciel\WIMMO.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La procédure de récupération est en cours.
Mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui
présenté ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.
Dans les anciennes versions, l’utilisateur par défaut «MAITRE» avait pour mot de passe VALID.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Mise à niveau de votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant
d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et
aucune modification n'est réalisée.
• Pour continuer, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier débute.
Reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10 pour plus de détails sur les
différents cas liés aux différentes versions.
La migration d’une ancienne version
15
La récupération de votre dossier
Une fois la procédure de récupération lancée, une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit
incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais
aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
La migration d’une ancienne version
16
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur
la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante en
haut à droite de la fenêtre.
Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier, récupéré avec la nouvelle version de Ciel
Immobilisations, est ouvert.
Attention !
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur
le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment depuis votre nouveau dossier afin de
réaliser vos vérifications ou vos modifications.
L’historique des nouveautés
17
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.10.
Les nouveautés de la version 12.10
Modification du plan d'amortissement avec les nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Exemple
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à
4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
L’historique des nouveautés
18
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le menu déroulant OPTIONS puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
19
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement
dans la fiche de l’immobilisation.
L’historique des nouveautés
20
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
L’historique des nouveautés
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2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les
éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à
chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et
sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.
PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité «.
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle
s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes
consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1).
L’historique des nouveautés
22
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans et
un composant B fixée à 5 ans.
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
L’historique des nouveautés
23
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
On obtient la liste des immobilisations suivante
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 17.
L’historique des nouveautés
24
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la
méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
25
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation. (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée.
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en
ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement,
la durée, et la partie Valeur bloquée.
De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
26
Les nouveautés de la version 13.00
Parmi les nouveautés de la version 13.00 vous retrouvez :
• la mise à jour automatique
• la modification de l’apparence de la barre d’outils et des graphiques,
• les nouveaux états fiscaux 2054 - 2055 LF2006
• l’affichage d’onglets dans la barre de statut pour naviguer dans les fenêtres ouvertes,
• la localisation d’un fournisseur sur une carte,
• la conservation de la présentation des éléments d’une liste exportés vers Microsoft Word ou Excel.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Immobilisations.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation d’un fournisseur sur une carte
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Intégration de photos ou logos
Vous pouvez récupérer dans Ciel Immobilisations (Fiche immobilisations -onglet Complément ;
Paramètres Société onglet Logo) des photos depuis votre appareil photo numérique ou votre scanner.
Conservation de la présentation des éléments exportés vers Microsoft Word
ou Excel™
Pour exporter les données d'une liste (immobilisations, fournisseurs, localisations, virements, etc.) vers
Word ou Excel, sélectionnez les éléments de la liste à exporter puis activez la commande OFFICE du menu
CONTEXTUEL.
1. Choisissez la commande de votre choix :
• Exporter la sélection vers Word
ou
• Exporter la sélection vers Excel.
2. L'application concernée s'ouvre et affiche les données exportées.
La présentation des éléments exportés est conservée (Style, Couleur, Largeur de colonnes, etc.).
L’historique des nouveautés
27
Les nouveautés de la version 14.00
Effectuer une recherche avec Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Générer des écritures au format RImport
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer dans les listes
Dans toutes les listes, vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL
(clic droit).
L’historique des nouveautés
28
Internet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - INTERNET
Connexion
Dans la fenêtre Préférences de connexion Internet, vous définissez la manière dont l'application se
connecte à Internet.
Paramètres Proxy
Cette fonction vous permet de modifier les paramètres Proxy de votre serveur vous permettant de vous
connecter à Internet.
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Immobilisations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Pour plus d'informations sur les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du
manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
29
Les nouveautés de la version 15.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez maintenant d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre,
lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres, à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Nouvel intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
Barre de titre
L’historique des nouveautés
30
Localisation, itinéraire, vérification d’adresse
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer]
Dans une fiche fournisseur, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant audessus
de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant.
• : permet de faire une recherche de l'adresse afin d’en vérifier l'exactitude.
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Afficher l’aperçu dans une liste
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS ou FOURNISSEURS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard des fiches immobilisations et
fournisseurs, directement dans leur liste respective.
1. Sélectionnez dans la liste l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.
Si plusieurs états sont disponibles,
vous pouvez en choisir un autre en
cliquant sur le bouton [].
Vous pouvez imprimer en faisant
un clic-droit dans l'aperçu et en
choisissant IMPRIMER L'IMAGE.
L’historique des nouveautés
31
Mise sous surveillance
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez
averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur,
modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que
vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont
consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS - bouton [Créer]
Dans une fiche fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles
:
les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées,
présentés sous la forme suivante :
• : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre fournisseur via le
site InfoGreffe. Le N° de Siret de votre fournisseur doit obligatoirement être renseigné pour accéder à
ces informations.
Nouvel utilitaire de recalcul des immobilisations
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - IMMOBILISATIONS - RECALCUL DES IMMOBILISATIONS
Vous disposez maintenant d’une fonctionnalité qui permet de recalculer les immobilisations en fonction
des dates d'exercice. Le logiciel vérifie les immobilisations puis recalcule si nécessaire les plans
d'amortissement, la date de fin d'amortissement, le taux d'amortissement.
1. Double-cliquez sur l’utilitaire Recalcul des immobilisations. Une fenêtre s’ouvre.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.
État préparatoire 2054-2055
Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055
L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et
B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2008.
L’historique des nouveautés
32
Les nouveautés de la version 16.00
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement.
Les regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : immobilisations, codes analytiques, comptes, fournisseurs.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Etat préparatoire 2054-2055
Menu ÉTATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE 2054 - 2055
L’état préparatoire des immobilisations et des amortissements de la liasse fiscale (états CERFA 2054 A et
B; et 2055 A et B) est à jour selon la loi de finances 2009.
L’historique des nouveautés
33
Les nouveautés de la version 17.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde, à la calculatrice
et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
34
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément,
dans les listes concernées.
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
35
Les nouveautés de la version 18.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les
boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau est personnalisable. Le principe est d’ajouter les tâches que vous utilisez le plus souvent.
Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
L’historique des nouveautés
36
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Copyright 2012 Sage
Ciel Immobilisations - Guide des mises à jour. Référence : MAJ WI 19.00 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
Manuel de découverte
Ciel Compta et
Ciel Compta Evolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
3
Sommaire
Prise en main..............................................................................................................4
Configuration minimale ..............................................................................................5
Documentation .........................................................................................................6
Si vous débutez ........................................................................................................7
Entraînez-vous ....................................................................................................... 10
Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17
Créez votre dossier ................................................................................................. 18
Créez un dossier via la Synchro compta ..................................................................... 22
Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23
Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29
Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31
Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33
La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35
Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36
Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48
Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50
Pointez des écritures ............................................................................................... 51
Annulez une écriture validée..................................................................................... 52
Le brouillard ........................................................................................................... 54
Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56
Les états................................................................................................................... 58
Principes généraux .................................................................................................. 59
Les états comptables ............................................................................................... 61
Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64
Les états fiscaux ..................................................................................................... 65
Traitements .............................................................................................................. 66
La TVA .................................................................................................................. 67
Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68
Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69
Exécutez une Synchro compta .................................................................................. 70
Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 78
Gestion des dossiers................................................................................................. 84
La sauvegarde / restauration .................................................................................... 85
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 87
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 88
Les prévisions......................................................................................................... 89
Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 90
Les immobilisations ................................................................................................. 92
Infos perso. ......................................................................................................... 105
Index...................................................................................................................... 106
Prise en main
Prise en main
5
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
• Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz.
• 2Go de Ram.
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
• Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Prise en main
6
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
• le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel.
• le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en
annexes la présentation générale et le générateur d’états.
• le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier
d’une ancienne version.
L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton .
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par
exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi,
vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de
votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Prise en main
7
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en
comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).
Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce
compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8
classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On
distingue ainsi :
• les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
• les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
• les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en
comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des
montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul
pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées
au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être
débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
• à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
• au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de
l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise
(bénéfice ou perte).
Prise en main
8
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du
compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre
banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
Prise en main
9
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
Imprimez les éditions de fin d’année :
Clôturez l’exercice
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
grand-livre, balance, journaux, ...
bilan et compte de résultat, SIG
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Prise en main
10
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme
choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société
exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton
J’ouvre mon dossier
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Compta,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Prise en main
11
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
Attention !
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un
dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Intuiciel Barre d’état
Zone de recherche Trouvtoo
Prise en main
12
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.
Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez
ou masquez à partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les
fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et
importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou
encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et
personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines
opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
• Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les
bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus
souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation
de votre Intuiciel.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation .
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13.
• Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet
les principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à
relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
• Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et
de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation.
Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour
plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au
paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14.
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Prise en main
13
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer
directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Prise en main
14
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et
un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un
pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...
Restaurer le bureau / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états
paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste
des états paramétrables.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
15
Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour
vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
16
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
• sur votre dossier courant.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à
chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton .
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
18
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier
comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur .
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous
directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer
un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur,
encaissement, paiement, etc).
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création et mise en place d’un dossier
19
Paramètres du dossier
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
• dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu
CONTEXTUEL,
• sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur
le bouton [OK].
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste .
4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du mode de création
1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
Création et mise en place d’un dossier
20
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42.
• Importer une balance.
• Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les
coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de
les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,
vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la
nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les
éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
21
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant.
Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur
d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui
pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.
Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement
les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
Création et mise en place d’un dossier
22
Créez un dossier via la Synchro compta
Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône .
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi
qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
Création et mise en place d’un dossier
23
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors
de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous
manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela,
vous pouvez indifféremment :
• déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches ou de votre clavier,
• cliquer sur le numéro de compte,
• saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les
créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
Création et mise en place d’un dossier
24
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée Signification
Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des
saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques
de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône .
Saisie
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du
numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes
6 et 7 en général).
Saisie des Infos
Perso
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les
grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client,
fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Création et mise en place d’un dossier
25
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou
fournisseur en question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Elles correspondent au lieu de compensation :
• Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de
la domiciliation bancaire.
• Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation
bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis
au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez
déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la
grille de saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque
vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des
factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les
paramètres définis. Pour cela :
Compte de
produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Création et mise en place d’un dossier
26
1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
site InfoGreffe.
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Onglet Complément
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et
juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de
relance concernant les clients en retard de paiement.
Création et mise en place d’un dossier
27
Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Onglet Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite
présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton .
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N
et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande
INFOS PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou
visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Sélectionnez les modèles de lettres qui
seront utilisés pour la première, deuxième
et troisième relance.
Création et mise en place d’un dossier
28
Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire,
Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
• Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,
mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux
de TVA utilisé.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce
découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire
du fichier de connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK],
présenté en haut de la fenêtre.
Création et mise en place d’un dossier
29
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier.
Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous
n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires
que de comptes bancaires.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le
journal correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
• le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
• le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard
ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement
lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche
ou >Entrée>.
Création et mise en place d’un dossier
30
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être
attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous
indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.
Création et mise en place d’un dossier
31
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements
par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de
banque.
• Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.
Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche .
Les relevés d’identité bancaire
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures
enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les
données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Voir Création d’un compte de Banque, page 28.
Les formats des relevés bancaires
Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il
puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange
Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors
de la saisie de vos relevés bancaires.
Si vous disposez de Ciel Communication
Bancaire pour Windows, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit des
relevés bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le
fichier du relevé bancaire de
votre banque (qui contient les
écritures qu’elle a enregistrées).
Création et mise en place d’un dossier
32
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.
Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection .
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant
au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez
donc au moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition
des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
• Français : format de date de type Jour/Mois/Année
• US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
Création et mise en place d’un dossier
33
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le
plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que
vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer,
modifier ou supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou
uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez
l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est
alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par
fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de
créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service
après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
• 20% à l'administration
• 35% au service après-vente
• 45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque
département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que
vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
• Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
• Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
• Le bouton permet d'équilibrer les répartitions.
Création et mise en place d’un dossier
34
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou .
• Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
• Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez
la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du
dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au
code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
• Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à
l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
36
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui
vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 44.
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.)
puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant,
etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de
telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.
Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition
les grilles de saisie suivantes :
• Facture/Avoir client rapide.
• Factures/Avoir fournisseur rapide.
• Encaisser un montant.
• Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre
pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de
remises en banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les
lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les
paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les
opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
• Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
• Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.
• Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
• Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui
suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au
client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
La tenue de votre comptabilité
37
Saisie standard d’une écriture
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.
Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche
. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant
l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez
Calcul automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture
client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date
d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période
de saisie définie dans les paramètres de comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à
la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification
d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré-
mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30.
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des
journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé
comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE
et appuyez sur la touche de votre clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
• ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois
premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la
liste des comptes.
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture.
Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par
défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé
du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans
la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
La tenue de votre comptabilité
38
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour
en sélectionner un.
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans
une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture.
Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme
Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de
cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence
pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de
zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la
ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de
la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini
pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située
en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
• le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
• le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code
analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte.
Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône
Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé-
taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au
niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
La tenue de votre comptabilité
39
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents
traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant
au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie,
il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture
au compte de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne
saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
La tenue de votre comptabilité
40
Calculez les frais kilométriques
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type
Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau
détaillé des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où
l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème
kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés
et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée.
6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer
le compte d’attente.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande
LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou
PAIEMENT.
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client,
c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal
de ventes dans la liste proposée.
La tenue de votre comptabilité
41
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres
du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez
le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce
numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré-
mente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le
curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche .
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.
Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du
compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous
ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique.
L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en
un autre en cliquant sur le bouton Liste .
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
La tenue de votre comptabilité
42
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de
nouvelles saisies.
L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un
avoir.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Saisie des A-nouveaux
Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ
des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice
soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de
comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement
enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux
sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton
[OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
• Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
La tenue de votre comptabilité
43
• annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
• modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation
de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les
éléments d'un marché éventuel ; etc.
Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles
peuvent être ou non incluses dans les différents états.
Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée),
vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et,
n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre
sens.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
La tenue de votre comptabilité
44
L’assistant Top Saisie
Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.
Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération
en complétant les lignes d'écriture.
Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Une facture de vente
Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit .
Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
J’envoie une facture de vente Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
La tenue de votre comptabilité
45
Achats au comptant
5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans
votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette
opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
La tenue de votre comptabilité
46
En enregistrant les charges patronales chaque mois
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :
• 403xxx Effets à payer.
• 413xxx Effets à recevoir.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,
Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
La tenue de votre comptabilité
47
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs
différentes échéances.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
La tenue de votre comptabilité
48
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être
réalisé :
• au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
• ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées.
Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des
écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
• effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
La tenue de votre comptabilité
49
• lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
• délettrer les écritures,
• ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
• équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
• annuler le lettrage.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.
La tenue de votre comptabilité
50
Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire
Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le
fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous
pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies
dans votre comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 50.
Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
• vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
• connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.
Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le
menu AIDE.
Rapprochez les écritures
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de
comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la
banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
• d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
• à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
La tenue de votre comptabilité
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Pointez des écritures
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez
sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La
liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou
[Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
• d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
• d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez
Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
La tenue de votre comptabilité
52
Annulez une écriture validée
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la
période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les
écritures par :
• Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de
visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
• Lignes comptables.
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
• modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
• préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
• préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton .
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
.
La tenue de votre comptabilité
53
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
• la Date du jour comme date de l'écriture,
• d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
• le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
• Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
• Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est
apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante
:
• Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
• Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
• Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la
réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
La tenue de votre comptabilité
54
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin
d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
• l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
• la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
• la validité des codes budgétaires,
• l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le
brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie,
sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Validez le brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du
brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou
encore effectuer une contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements
dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si
vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris
dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure
les écritures en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton .
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton
de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
La tenue de votre comptabilité
55
Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît
dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES.
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la
grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD.
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en
brouillard ou en simulation.
Voir Brouillard, page 62.
La tenue de votre comptabilité
56
Gérez la trésorerie prévisionnelle
Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier
ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les
calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est
fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
• La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de
période.
• La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
• La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le
solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette
ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période
sélectionnée.
La tenue de votre comptabilité
57
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en
tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs
ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des
clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.
• Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une
modification.
• Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Attention !
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
Les états
Les états
59
Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux,
Brouillard, TVA détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à
partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs
: Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de
remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
• le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
• les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
• les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes,
Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta
pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu
DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que
vous voulez utiliser.
Les états
60
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre
imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
pour définir les propriétés de l’imprimante.
Les états
61
Les états comptables
Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Balance
Menu ETATS - commande BALANCE.
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix
entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
• Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Les états
62
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Journaux - Centralisateur
Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des
écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton .
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Brouillard
Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard.
Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
Les états
63
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
• pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles.
• pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante,
et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal
par page en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
TVA détaillée
Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE
Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous
demande de renseigner les critères d'édition.
1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône
du calendrier .
2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.
Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation.
3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Les états
64
Les états clients et fournisseurs
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement
de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.
Balance Agée
Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi
effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum
que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces
encours.
Relances clients
Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
• lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
• les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu
DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
• la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE
COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.
Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures
lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de
l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les
paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Bordereau de remise en banque
Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement
que vous remettez à l'encaissement.
Les états
65
Les états fiscaux
Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche .
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique
Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES .
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les
éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant
l'année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux
Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
• 2050 (BIC - Régime réel)
• 2033 (BIC - Régime simplifié)
• 2035 (BNC)
• 2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion
Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher
le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.
Traitements
Traitements
67
La TVA
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA,
souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états
préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA
En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans
les paramètres TVA du menu DOSSIER :
• état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
• état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.
L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non
à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
• Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la
téléprocédure.
• Télédéclarer ma TVA
• Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé-
procédure.
• Enregistrer mon paiement de TVA
• Enregistrer mon remboursement de TVA
• Afficher ma liste des déclarations
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Gérer l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.
Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise
le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant
de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
• Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre.
• Moduler mon acompte.
• Enregistrer le paiement de mon acompte.
• Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Traitements
68
Clôturez et réouvrez un exercice
Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute
sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de
l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes
PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top
Clôture, lien Traitements.
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces
comptables légales et obligatoires.
4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles
par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité,
faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour
cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire
une copie de mon dossier et lancer le traitement].
8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur
le bouton [OK].
9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à
nouveau.
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez
les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante.
15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez
sur le bouton [OK].
Attention !
La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.
Traitements
69
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche .
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Traitements
70
Exécutez une Synchro compta
Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA.
Présentation
La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de votre expert/client
équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert.
Cette fonction permet :
au client
• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation
croissante des PME.
• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.
• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans
les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.
à l'expert-comptable
• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir
sur le dossier de ce dernier.
La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le
client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le client ou
l’expert comptable.
Paramétrage
Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES.
Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
• Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles
écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les écritures ou envoyer tout le dossier
comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont récupérés. La
Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer
les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons.
Traitements
71
• Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet d’échanger en fin
de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A-nouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique de
manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra-comptables (lettrage, rapprochement)
sont toujours accessibles sur toutes les périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte de tiers ou un
code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.
Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +, reportez-vous à
l’aide intégrée à l’application.
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option Synchro compta ou
Synchro compta +.
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
• Client Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
• Expert Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-
dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec votre client ou avec
votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer le journal des A-nouveaux :
• expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation des A-nouveaux.
• client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au paragraphe
“Coordonnées”, page 78.
Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation (date de fin de
période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont automatiquement renseignées.
Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la partie Divers
s'affiche en bas de la fenêtre.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs, à l'aide de l'icône
d'appel de liste.
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé en bas de la
fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.
Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier de Synchro
compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les transfère ensuite à votre expertcomptable.
Attention !
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans
quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est toutefois possible de changer le
mode de Synchro compta.
Traitements
72
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Lancez une Synchro compta
Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA.
La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon dynamique et
rapide.
Exemple
• Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable.
• L'expert récupère ces données et les traite.
• L'expert renvoie les données après analyse et traitement.
• Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.
Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez
sur le bouton [Suivant].
Transmettez des écritures en mode Synchro compta +
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous
permet de générer un fichier de données.
Etape 2 : choix des écritures
La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro compta s’affiche.
2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste déroulante le type
d'écritures à envoyer :
• Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises) saisies depuis le
début de l’exercice seront synchronisées.
• Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission ou la dernière
réception seront synchronisées.
Attention !
Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client équipé d'un
logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta Evolution 2007
(version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala Comptabilité.
Sens du transfert : Client → Expert-comptable Sens du transfert : Expert-comptable → Client
Traitements
73
3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert :
• Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.
Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe
d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.
• Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement.
Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation des écritures.
Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales .
La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour d’un mois. Par
défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent.
Etape 3 : emplacement du fichier généré
4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.
5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez
l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez
l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
Etape 4 : saisie d’un commentaire
7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre
choix.
10. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.
Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple)
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette option vous
permet de générer un fichier de données.
Traitements
74
Etape 2 : choix des données à transmettre
Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre.
Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez :
• Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet d’envoyer uniquement
les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de l’exercice courant jusqu’à la date de
votre choix.
Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage, lettrage, etc,
sont transmis par défaut.
Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.
Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un message vous informe
d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.
• Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures
saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du dossier. Vous pouvez aussi valider
les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux, transmettre ou non les données de base de votre
comptabilité.
• Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre comptabilité
seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expert-comptable ne possède encore
aucun élément de votre comptabilité.
2. Cochez l’option de votre choix.
• Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel indique par défaut la
date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer une autre date et pas forcément une
date de fin de mois.
• Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire
s’affiche
Traitements
75
Etape 3 : paramètres supplémentaires
3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer :
• Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises)
seront synchronisées.
• Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées.
4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de mois du mois
précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier
ou l'icône des Dates spéciales.
Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois.
5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui.
6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui.
7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de comptes, journaux,
etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.
Etape 4 : emplacement du fichier généré
8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication défini par défaut.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.
Traitements
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9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez
l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
10. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option Oui puis saisissez
l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
11. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est
conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix.
12. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.
Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +
Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez un e-mail .Vous
devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip) qui contient le fichier XML.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».
1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection .
3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans lequel vous l'avez
préalablement enregistré.
Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le décompresser. En effet,
Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML.
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre
choix.
6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le bouton [OK] pour
le fermer.
Historique
Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA- HISTORIQUE
L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées.
Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée
Cliquez sur le bouton [Consulter].
Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation sélectionnée.
Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.
Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée
Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix.
1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur
le bouton [Oui] pour valider.
Attention !
Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou expert-comptable.
Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en Synchro compta ou
inversement, la récupération du fichier sera impossible.
Traitements
77
Purgez l’historique de synchronisation
Cliquez sur le bouton [Purger].
Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer tous les
comptes-rendus existants.
Traitements
78
Importez ou exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de
votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes
amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
• Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard
ou validées.
• Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Paramétrage
Coordonnées
Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES.
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre
expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à
effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à
importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils
n’existent pas, etc.
Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ).
Réglages de l’export au format Ciel
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel,
notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures
avant leur transfert, etc.
Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ).
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des
éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin
d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le
fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit
pas dépasser 137 caractères.
Traitements
79
Il doit avoir la structure suivante :
Exportez des écritures
Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les
écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres
logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
• Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert (Coala)
ou Sage Petites Entreprises.
• Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous
avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez
sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
• Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez
les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en
fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour
N° de Mouvement 5 caractères Numérique
Journal 2 caractères Alphanumérique
Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce 12 caractères Alphanumérique
Compte 11 caractères Alphanumérique
Libellé 25 caractères Alphanumérique
Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique
Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)
N° de pointage 12 caractères Alphanumérique
Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique
Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique
Euro 1 caractère Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version 4 caractères Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Traitements
80
générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le
fichier à un nouvel email.
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par exemple l’export des
écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
• Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous
indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois
que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
• Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le
code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
• Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront
exportées.
• Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères
définis précédemment seront exportées.
• Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la
longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les
envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient vos écritures
comptables.
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Traitements
81
A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
• Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie
s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à votre expert-comptable. Il ne
vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
• Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine
ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable
(écritures de bilan, par exemple),
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de
logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage Expert (Coala), Sage 30 et 100,
Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest, Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans
Ciel Compta.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
• Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
• Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
• Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote
Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
• Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel
Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces
écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous
informe que l’importation a été effectuée.
Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier
destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
• Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation
en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant
l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les
écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la
création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des
numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement
importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne
peut plus être importé.
Traitements
82
Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par
ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces
codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le
journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les
opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
Exportez une balance
Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur
le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice
qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
• Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton
Liste vous permet de choisir une série de comptes.
Traitements
83
• Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones,
seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton .
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
85
La sauvegarde / restauration
Indisponible dans Ciel Compta Evolution en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
86
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
Gestion des dossiers
87
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
87
Les prévisions
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous
permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour
ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur
lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les
comptes.
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter]
puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte
La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant
au compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
88
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Déclarez la gestion multi-devises
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher
l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées
Menu LISTES - commande DEVISES.
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous
pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution
des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une
date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez
préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises
Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du
sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures
en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans
l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant
le nouveau taux directement dans la zone.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
89
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les
montants sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et
Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise
de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un
écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de
l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation
de l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour
l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
90
Les immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà
amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc
tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la
fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur
résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité,
page 96.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les
fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de
redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
• créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
• réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
• recalculer les dotations à la date de votre choix,
• effectuer un virement de poste à poste,
• acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
• Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté-
rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer
leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case
Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les
immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.
• Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure
à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la
liste.
Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou
DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
91
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci
est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la
Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le
classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation
constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note
texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation
divisible.
L’onglet Crédit-bail
Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type
d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 93 ou
“Saisissez un crédit-bail”, page 95.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur
passe à la zone suivante.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
92
3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste
situé en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,
indiquez :
• la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
• sa Localisation : Siège social
• son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le
plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un
matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir
du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de
la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné
(18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection
situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement.
Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En
effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement
amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 96.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux
amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera
alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 97.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur,
n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible
puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins
values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains
états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets
d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.
Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de
créer ; l'onglet Historique est vide.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
93
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste
des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.
A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à
l'entreprise.
Dans l’onglet Crédit-bail
Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois
dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être
journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous
procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le
logiciel ne sont pas modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.
La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez
plusieurs possibilités :
• modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant
le montant,
• utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule
alors les échéances.
Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives
mais utiles pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous
l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
94
alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du
bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans l’onglet Complément et Plan
• L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore
nécessaire de renseigner ces zones.
• L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des
écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous
pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en
compte avant la date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case
Ajouter la date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas,
sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône .
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône
permet d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.
Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la
valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous
choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée
(dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre
de l'exercice précédant celui en cours.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
95
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos
immobilisations dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :
• Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
• Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs
suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur
résiduelle en cas de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est
constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée
dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir
compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.
Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans
le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à
l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication,
l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :
• Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel.
Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de
biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à
l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour
une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette
fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées
dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
96
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant
l'icône d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées
: date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle
seront alors recalculés.
Sortez une immobilisation
La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du
bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation
correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper
le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le
sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une
immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le
bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge
et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la
manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
97
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins
values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou
moins value.
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation,
cliquez sur le bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa
date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de
chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de
cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de
l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et
vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation
s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de
l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les
valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche
comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
• indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
• indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
• indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au
calcul de la Valeur à amortir.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
98
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie
conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de
sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet
Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture
de cession.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit
sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce
crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition
crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées
pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront
reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le
bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix
d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié.
Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
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Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Familles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par famille selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir
la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
Localisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve
chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de
faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par localisations selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et
Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la
fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et
d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.
Attention !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
100
Virements
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS.
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte
comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen
de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de
compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le
nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.
Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
• Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
• Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit
sur le virement, puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
• Dotations mensuelles
• Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez
sur le bouton [OK].
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
101
Ecritures de dotations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS.
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de
régularisation des immobilisations cédées.
Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de
lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 97.
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par
compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation
des cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en
cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez
générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation
dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case
correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez
sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.
Inventaire
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans
l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant,
d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les
immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations
affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour
établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont
disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les
immobilisations recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique
des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
• en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
• en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
102
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la
quantité est égale à 1.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette
immobilisation augmente d'une unité.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire
automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture
optique et votre logiciel vous les indique.
Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le
menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS.
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton .
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS.
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations :
• Dotations.
• Plus et Moins values.
• Réintégrations fiscales.
• TVA à reverser.
• Tableau des immobilisations.
• Export des immobilisations.
• Stats immobilisations.
• Crédit-bails.
• Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.
Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ).
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
103
Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux
comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les
grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso.
du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton .
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le
total de cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela,
cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.
Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
104
Index
A
Afficher menus découverte/standard 10
Amortissement
dégressif 97
exceptionnel 97
linéaire 97
plan 97
Analytique 33
Annuler une écriture validée 52
A-nouveau 42
Assistant
création de dossier 18
de saisie 44
Top clôture 68
B
Balance 61
agée 64
exporter 82
Barre
d’actions 12
de navigation 12
Besoin d’aide 16
Bilan 65
Bordereau de remise en banque 64
Brouillard 54
imprimer 62
valider 54
Budget 27
C
Chéquiers 31
Ciel Données Mobiles 10
Clôture 68
Compte
banque 28
contrepartie 29
modifier 23
tiers 23
TVA 28
Compte de résultat 65
Contrepassation 52
Crédit-bail
acquérir 100
saisir 95
D
Devises 90
DGFiP 69
Documentation 6
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 87
créer 18
restaurer 85
sauvegarder 85
E
Echéancier 64
Ecritures
écritures types 44
en brouillard 42
en simulation 43
enregistrer 42
importer/exporter 78
saisir 36
validées 42
Encours clients 64
Environnement de travail 11
Etats
clients et fournisseurs 64
comptables 61
fiscaux 65
Exercice
clôturer 68
rouvrir 68
Exports
balance 82
écritures comptables 79
F
Format d’import 31
Frais kilométriques 40
G
Grand livre 61
I
Immobilisations
cession partielle 99
cession totale 98
fiche 93
inventaire 103
liste 92
mise au rebut 98
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Ciel Compta Evolution pour Windows - MAN_WK - V 20.0/13.00 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
reprise d’antériorité 96
réviser 101
saisir 93
sortir 98
Importer des écritures 81
Impressions
imprimante 59
types 59
Imprimer
balance 61
balance agée 64
bilan 65
bordereau de remise en banque 64
brouillard 62
compte de résultat 65
échéancier 64
encours clients 64
états préparatoires fiscaux 65
grand livre 61
journaux 62
lettre de pénalités de retard 65
relances clients 64
soldes intermédiaires de gestion 65
Infos perso 105
Intuiciel 12
J
Journaux 29
L
Lettrage
automatique 48
manuel 48
Lettre de pénalités de retard 65
N
Normes CRC 2002-10 101
P
Plan d’amortissement 97, 101
Pointage manuel 51
R
Rapprochement bancaire 50
Rapprocher écriture /règlement 48
Relancer un client 64
Relation Expert 78
Relevés d’identité bancaire 31
Restauration 85
S
Saisie
assistant Top Saisie 44
guidée 40
modes de saisie 36
standard 37
Sauvegarde 85
DGFiP 69
Soldes Intermédiaires de Gestion 65
Synchro compta
émission 73
paramètres 70
Synchro Compta +
émission 72
réception 76
T
Trésorerie prévisionnelle 56
Trouvtoo© 16
TVA 67
acompte 67
déclaration 67
édition du détail 63
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital de 6 750 000 euros - Siège social : 10, rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - 313 966 129 R.C.S. Paris.
Sage - Division Ciel - Le Colisée II, 10 rue Fructidor - 75834 Paris cedex 17 - Tél. : 01 55 26 33 00 - Fax : 01 55 26 40 33 - www.ciel.com
J’ai souscrit au dispositif de télédéclaration auprès de la DGFiPobligation_TVA2015
La souscription à Ciel directDéclaration TVA nécessite de s’inscrire au préalable à la téléprocédure
TVA auprès de la Direction Générale des Impôts.
Retrouvez sur www.ciel.com/direct le formulaire pré-rempli.
Dès réception de votre "lettre de prise en compte" envoyée par votre Recette des Impôts, vous
informant que votre souscription a bien été enregistrée, vous pouvez commencer à télédéclarer avec
Ciel directDéclaration TVA.
Si vous utilisez déjà un service de télédéclaration de type EDI ou EFI, avertissez votre Recette des
Impôts. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur www.ciel.com/direct.
Pour plus d’information, rendez-vous sur www.ciel.com/direct ou contactez notre service commercial
au 01 55 26 34 34.
Plus de 2 millions d’entreprises
télédéclarent déjà
leurs déclarations fiscales,
et vous ?
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6
Accueil Ciel .....................................................................................................................6
Mon Compte Ciel..............................................................................................................6
Amélioration de l’intuiciel ..................................................................................................6
Enregistrement d’une écriture............................................................................................7
Modification des emprunts.................................................................................................7
Solde évolutif ..................................................................................................................8
Calcul de la trésorerie prévisionnelle...................................................................................8
Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8
Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................8
Modification de l’historique des archives ..............................................................................9
Modification de la préférence Codes postaux et villes ............................................................9
FlashCode et QRCode .......................................................................................................9
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale ..................................... 10
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0..................................................................... 10
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ................................................................. 10
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 12
Présentation.................................................................................................................. 12
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 12
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 15
Vérifications après récupération ....................................................................................... 18
Questions - Réponses................................................................................... 20
L’historique des nouveautés............................................................... 22
Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 22
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 22
Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 22
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 26
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 28
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 31
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 31
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 31
Validation d’écritures ...................................................................................................... 31
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 31
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 31
Mise à jour automatique ................................................................................................. 32
Localisation automatique................................................................................................. 32
Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 33
PDF en couleur .............................................................................................................. 33
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 34
Besoin d’aide................................................................................................................. 34
Trouvtoo.......................................................................................................................34
Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 34
Relevé bancaire ............................................................................................................. 34
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 35
Gestion des remises en banque........................................................................................ 35
Points de restauration..................................................................................................... 35
Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 36
La télédéclaration .......................................................................................................... 36
Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 38
Changements d’interface................................................................................................. 38
Les aperçus................................................................................................................... 39
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 40
Affichage des écritures ................................................................................................... 40
Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 40
Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 40
Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 41
Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 42
Personnalisation des polices ............................................................................................ 42
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 42
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 42
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 42
Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 43
DGFiP ........................................................................................................................... 43
Déclaration 2035 ........................................................................................................... 43
Nouveau format d’export ................................................................................................ 43
Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 44
Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 44
Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 45
Les barres d’actions ....................................................................................................... 45
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 46
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 46
Les actions flash ............................................................................................................ 46
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 46
Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 47
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 47
Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 48
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 48
Insertion automatique .................................................................................................... 48
Correcteur orthographique .............................................................................................. 48
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 49
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49
Duplication des écritures ................................................................................................. 49
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
6
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Il s’agit des nouveautés de la version 20.00.
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la
nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous
permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
7
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Enregistrement d’une écriture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ
Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous
cochez cette option dans les préférences comptabilité.
1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
COMPTABILITÉ.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous
générez une écriture.
Modification des emprunts
Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez
maintenant saisir un autre type d’emprunt.
Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements
d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
Dans la liste des emprunts
Vous disposez de nouveaux boutons :
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
A la création d’un emprunt
Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
8
Dans la fiche d’un emprunt
Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la
barre d’actions et vous permettent de :
• modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
• générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer
directement en comptabilité.
Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE.
Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer
rapidement des erreurs de pointage.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de
paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Indication des valeurs forcées dans les liasses
Menu ETATS - commande LIASSE 2035.
Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
9
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
FlashCode et QRCode
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets,
cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
La migration d’une ancienne version
10
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 12.
La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet,
l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé,
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés,
• le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe.
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure
Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à
10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien
dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale.
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta
libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés
dans cette nouvelle version.
Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE)
Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel
Compta libérale.
Les écritures en dehors des dates limites de saisie
Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum.
Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées.
Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte
un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération
permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont
générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux.
Les emprunts
Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois,
ces emprunts ne seront pas récupérés.
Les immobilisations
Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type
d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations
ne seront pas récupérées.
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous
évitera une récupération partielle de certains éléments.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont supprimés.
La migration d’une ancienne version
13
Contrôle de votre ancienne version
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00
Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous
devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le
récupérer dans la dernière version.
Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente.
Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros.
Le message suivant s'affichera.
Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa
récupération.
La migration d’une ancienne version
14
Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00
Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa
récupération est impossible.
Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération.
Les emprunts
Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en
récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération.
Les immobilisations
Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non
indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer
la procédure de récupération.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération.
Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains
cas.
Echéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Liste des nouveaux postes comptables :
• 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes)
• 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes)
• 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux)
• 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs.
• RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
dépense n'est pas renseigné.
• RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
recette n'est pas renseigné.
• RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
trésorerie n'est pas renseigné.
La migration d’une ancienne version
15
La récupération de votre ancien dossier
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Compta libérale
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale.
Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel.
2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur le bouton [Ancienne version].
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
16
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours.
Mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui
présenté ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe.
Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Mise à niveau de votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe
“Contrôles avant récupération”, page 12.
La migration d’une ancienne version
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La récupération
Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver.
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
La migration d’une ancienne version
18
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale s’ouvre.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Le taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors
de l'utilisation de cette nouvelle version.
Les échéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Les nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Les écritures de factures et de règlements
Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux
règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des
règlements récupérés.
Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la
pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par
exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés.
Les modes de paiement
Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement
dans la nouvelle version :
• un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée,
• un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée.
La migration d’une ancienne version
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La balance
Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la
comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas
nécessaire.
En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance
comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes.
La migration d’une ancienne version
20
Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de
récupération de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta
libérale.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier
?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta libérale
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.1 2000
8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001
9.0 - 9.01 2002
10.0 - 10.01 2003
11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004
12.0 - 12.1 - 12.5 2005
13.0 - 13.1 - 13.2 2006
14.0 - 14.1 - 14.2 2007
15.0 - 15.5 - 15.6 2008
16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009
17.0 - 17.50 - 17.60 2010
18.00 - 18.50 - 18.60 2011
19.00 2012
20.00 2013
La migration d’une ancienne version
21
• les états paramétrables,
• le journal des transactions,
• les mémos, les glossaires.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration
de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande
OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer].
3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale.
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements
de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
L’historique des nouveautés
22
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10.
Les nouveautés de la version 13.10
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent.
On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
L’historique des nouveautés
23
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
24
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
25
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ».
Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés.
(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
L’historique des nouveautés
27
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
28
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 22.
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
29
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
30
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche
concernant les éléments suivants :
• la date de début d'amortissement,
• les valeurs d'achat et les valeurs à amortir,
• le mode d'amortissement,
• la durée
• la partie Valeur bloquée.
Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 14.00
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les
états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS
de votre application.
Validation d’écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES
Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.
Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
32
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
33
Les nouveautés de la version 14.20
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
34
Les nouveautés de la version 15.00
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Nouveau format d’import/export
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format d’import relevé bancaire OFX
menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
L’historique des nouveautés
35
Saisie des relevés bancaires
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des
listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Gestion des remises en banque
menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS.
Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en
banque.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 15.60
La télédéclaration
La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et
depuis votre logiciel, via internet.
Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration.
Souscription et paramètres
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION
La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des
informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration.
1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration,
cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation.
2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Télédéclaration.
Onglet Informations DGFiP
Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035
générée dans votre logiciel Ciel.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et
permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre
des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts.
4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire
EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET.
Attention !
La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé
procédure EDI DGFiP.
L’historique des nouveautés
37
Onglet Compléments
5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration :
• votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou,
• votre Expert comptable ou,
• votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible.
Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET.
6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste
déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Télédéclarer
Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE
Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous
avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises.
1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer
directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous
indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration.
2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets,
cliquez sur le bouton [OK].
Le message suivant s’affiche :
3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques).
• Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
• Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire
d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes.
4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
38
Les nouveautés de la version 16.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la
zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
Barre de titres
L’historique des nouveautés
39
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Afficher un aperçu dans les listes
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur,
directement à partir de la liste des clients et fournisseurs.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
40
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont
maintenant disponibles :
• : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
• : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur
via le site InfoGreffe.
Affichage des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes
les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes :
• Mouvements
Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en
bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit.
• Lignes de dépenses/recettes,
• Lignes comptables (Débit-Crédit).
Saisie de la part professionnelle
Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE
La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus
uniquement en pourcentage.
Taux de l’emprunt à trois décimales
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
L’historique des nouveautés
41
Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales.
Mise sous surveillance de sociétés
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
L’historique des nouveautés
42
Les nouveautés de la version 17.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement,
emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération. Ces informations sont :
• pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de
tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035).
• pour les opérations de virement : le poste bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de
la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie
automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit).
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 17.50
DGFiP
Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle
résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité
Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI.
Déclaration 2035
Menu ETATS - commande 2035
Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance
Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes
qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée).
Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration.
Saisie complémentaire
La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration.
Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.
Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont :
• Immobilisations et amortissements
• Plus et moins values
• Répartition des résultats
• Barèmes kilométriques
• Personnes morales
• Personnes physiques
• Filiales et participations
Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets
correspondants.
Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez
le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint).
Nouveau format d’export
Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS
Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre
balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan.
L’historique des nouveautés
44
Les nouveautés de la version 17.60
Télédéclaration : gestion du double envoi
Menu ETATS - commande 2035
La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par
défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner
les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A.
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés de la version 18.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
46
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des
immobilisations, pointage manuel, remise en banque).
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
47
Les nouveautés de la version 18.50
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance
Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance
Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône
Préparer mes éditions pour mon A.G.A.
Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la
déclaration 2035.
Cet état présente, dans l'ordre suivant :
• les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après
calcul,
• les soldes des postes patrimoniaux triés par classe,
• le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.
L’historique des nouveautés
48
Les nouveautés de la version 19.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
L’historique des nouveautés
49
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque.
• postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB.
Duplication des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE
L’historique des nouveautés
50
Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible
à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin
de la liste des écritures.
Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton .
Nouvelle saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Copyright 2012 Ciel
Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 20.00 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Paye
Ciel Paye Evolution
Ciel Paye Bâtiment
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique des
éléments de paye : de la mise en place d'un plan de paye (avec les cotisations, rubriques et variables) à
la réalisation de vos bulletins de salaire, jusqu’au transfert de l'écriture de paye en comptabilité.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du manuel de
référence ainsi que des aides intégrées (une aide contextuelle et l’Infopaye).
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................4
Configuration minimale........................................................................................................... 5
Documentation........................................................................................................................ 6
Si vous débutez ....................................................................................................................... 8
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................18
Créez votre dossier ............................................................................................................... 19
Contrôlez et modifiez le plan de paye.................................................................................... 23
La reprise de paye (reprise de cumuls)................................................................................... 28
Créez les fiches des salariés .................................................................................................. 30
La gestion de temps .............................................................................................................. 35
Création des bulletins et traitements.........................................................37
Établissez les premiers bulletins de paye............................................................................... 38
La gestion automatique des IJSS ............................................................................................ 41
Validez les bulletins de la période ......................................................................................... 43
Effectuez le paiement des salaires ......................................................................................... 44
Transférez les écritures de paye en comptabilité ................................................................... 46
A propos de la règle des cumuls............................................................................................ 49
Les impressions ........................................................................................51
Principes généraux des impressions ...................................................................................... 52
Les éditions mensuelles et trimestrielles................................................................................ 55
Les éditions administratives .................................................................................................. 60
Traitements de fin d’année .......................................................................62
La dernière paye de l’année ................................................................................................... 63
La déclaration annuelle des données sociales ........................................................................ 64
La clôture du dossier ............................................................................................................. 65
Gestion des dossiers.................................................................................66
La gestion des utilisateurs ..................................................................................................... 67
La sauvegarde ....................................................................................................................... 68
La restauration ...................................................................................................................... 69
L’archivage d’un dossier........................................................................................................ 70
Autres fonctionnalités...............................................................................71
Le générateur de documents ................................................................................................. 72
Les éditions chaînées............................................................................................................. 73
Personnalisation des fiches salarié......................................................................................... 74
La gestion analytique............................................................................................................. 75
Assistant de cotisation .......................................................................................................... 77
Import Ciel Bâtiment.............................................................................................................. 78
Index ........................................................................................................80
Prise en main
Prise en main
5
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 3 Go de Ram.
• 750 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768.
• Fonctions Word et Excel : nécessitent Office 2000 (ou supérieur).
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser Ciel directDéclaration
• Processeur 1,5 GHz
• 2 Go de Ram
• 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste
• Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
• Une connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont
utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Prise en main
6
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent document. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous rappelons les
conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le manuel doit être installée sur votre
ordinateur.
Naviguer dans le manuel de découverte
Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information :
Les signets
La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix
pour afficher le paragraphe correspondant.
Le sommaire
Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe
correspondant en cliquant sur le titre de votre choix.
Imprimer le manuel de découverte
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Enregistrer le manuel de découverte
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Puis, sélectionnez l’emplacement où
vous voulez l’enregistrer.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous y accédez en cliquant sur l’icône Je prends connaissance des nouveautés présenté dans l’accueil Ciel.
L’accueil Ciel s’affiche à l’ouverture du logiciel ou depuis le bureau de l’Intuiciel par le bouton [Accueil].
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Prise en main
7
Le manuel de référence
Les manuel de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Pour le visualiser, dans votre logiciel, allez dans le menu ? et sélectionnez la commande MANUEL DE
RÉFÉRENCE.
Le guide d’accompagnement DADSU
Ce guide vous explique les étapes essentielles pour faire votre DADSU et vous donne des astuces pour
gagner du temps.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et commandes. Pour
ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans la plupart des fenêtres de
l’application ou appuyez sur la touche .
L'Infopaye
Cette aide présente des principes généraux de paye (congés payés, heures supplémentaires, etc.) ainsi
que les paramétrages à effectuer dans le logiciel.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
Prise en main
8
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Paye, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l’accent sur des points précis
et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Créer votre dossier
L’assistant TOP DÉPART vous guide dans la mise en place de votre dossier de paye et la création de vos
éléments de base indispensables à l’établissement des bulletins de paye.
Voir Créez votre dossier, page 19.
Récupérer le paramétrage de paye modèle
Ce paramétrage contient les éléments de base nécessaires à la création et au calcul des bulletins.
Créer les fiches salariés
Créez les fiches des salariés permettant de les identifier. Vous pouvez à ce stade affecter un profil à
chaque salarié.
Les profils correspondent à des bulletins «types» à partir desquels les premiers bulletins des salariés
peuvent être établis. Cela vous facilitera la création des bulletins.
Créer les banques
Créez la ou les banque(s) de la société si vous réalisez le paiement des salaires par virement.
Adapter l’environnement Ciel Paye à vos besoins
La commande PRÉFÉRENCES du menu UTILITAIRES vous permet d’adapter l’environnement Ciel Paye à vos
besoins. Vous personnalisez votre interface en n’affichant que les éléments de votre choix. Vous pouvez
personnaliser votre barre de navigation (ajouter, renommer ou supprimer des groupes). Vous pouvez
également définir les marges utilisées dans l’impression des états standards.
Etablir les premiers bulletins
L'assistant TOP BULLETIN vous aide à réaliser votre premier bulletin de paye. Si vous obtenez un bulletin
«vide», vous avez la possibilité d’appeler une liste de bulletins «types» à l’aide du bouton [Profil] de la
fenêtre bulletin. Vous générez votre premier bulletin d’après le profil du salarié.
Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38.
Gérer les bulletins du mois suivant
Par la suite, vous pourrez créer vos bulletins à partir de ceux du mois précédent.
Vous ne modifierez que les éléments qui auront changé. En effet, lorsque les bulletins sont déjà créés, la
meilleure solution consiste à les générer d’après les bulletins précédents.
Attention !
Avant d’établir les premiers bulletins, vous devez vérifier si les informations liées aux caisses, aux
cotisations, aux rubriques, etc., sont complètes.
Attention !
N’oubliez pas de valider vos bulletins !
Prise en main
9
Quelques notions de paye
Organiser un bulletin de paye
Calculer un bulletin
Lorsque vous établissez vos premiers bulletins, vous demandez le calcul du bulletin en cliquant sur le
bouton [Calculer] présenté dans le bulletin.
Pour gagner du temps par la suite, vous pouvez paramétrer le calcul automatique des bulletins. Pour
cela, cochez l’option calcul automatique en saisie dans l’onglet Paramètres 1 des PARAMÈTRES société.
Si vous cochez cette option, les valeurs renseignées dans les variables seront automatiquement mises à
jour.
Valider un bulletin
Pour valider un bulletin, sélectionnez-le à partir de la liste des bulletins puis cliquez sur la commande
VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Réaliser une paye à l’envers
Vous pouvez calculer un bulletin de salaire en partant d'un montant net à payer que vous définissez. Dans
ce cas, le salaire de base, les rubriques participant à l'élaboration du salaire brut et les cotisations sont
recalculés.
Il n'est pas possible d'effectuer une paye inversée lorsque le salarié est en Paye Horaire ou Paye par
points.
1. Créez le bulletin du salarié comme vous en avez l’habitude.
2. Modifiez éventuellement les lignes du bulletin pour ajouter ou supprimer les rubriques, cotisations et
commentaires nécessaires.
3. Cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez la commande PAYE INVERSÉE.
Le bulletin de paye peut être organisé comme suit :
Salaire de base
Salaire Brut
Cotisations URSSAF
Cotisations ASSEDIC
Cotisations IRC
Total Cotisations
Net imposable
Net à payer
Attention !
Le calcul du bulletin est une opération indispensable.
Attention !
Les bulletins doivent impérativement être calculés pour être validés. Pour effectuer certains
traitements, les bulletins de la période doivent être validés.
Prise en main
10
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Votre logiciel procède au calcul du bulletin jusqu'à ce que le
montant se rapproche de celui saisi.
Saisissez le montant net à payer à partir
duquel le bulletin va être calculé.
Prise en main
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement la paye avec Ciel.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez votre dossier de paye
Créez les éléments de base de votre
Etablissez les premiers bulletins de paye
Calculez, validez et imprimez
Paiement des salaires
Editez les données de paye
Contrôlez et modifiez le plan de paye
dossier (salariés, caisses, banques etc.)
Transférez l’écriture de paye
les bulletins de paye
en comptabilité
(journal de paye, livre de paye)
Prise en main
12
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Pour lancer votre logiciel :
1. cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows,
2. sélectionnez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le dossier dans lequel est installé le logiciel, soit
CIEL par défaut et sélectionnez CIEL PAYE.
Vous pouvez également lancer le logiciel en cliquant sur le raccourci présent sur le bureau.
Ouvrez le dossier Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
la société Exemple, livrée avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton .
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre
Ouverture d’un Dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande
AFFICHER LE DOSSIER EXEMPLE.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Exemple de la fenêtre de Ciel Paye Evolution :
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
.
Mon bureau
Mon bureau, accessible par le bouton , est actif par défaut.
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye mais aussi à votre compte Ciel et
à la page d'accueil Ciel.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel, visible également à l'ouverture de votre
logiciel. Cet accueil vous permet de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler.
Barre de titre Barre de menus Barre d’actions
Espace de travail Barre d’état
Intuiciel
Prise en main
14
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant
votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. De plus, vous pouvez
rapidement mettre à jour vos coordonnées. Enfin, vous obtenez les numéros de l'assistance technique.
Accéder aux principales tâches de paye
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la paye. Vous pouvez par exemple
enregistrer la fiche d'un nouveau salarié, préparer un bulletin de paye, gérer les congés et les absences,
calculer les charges sociales, etc.
Vous pouvez ainsi effectuer une gestion précise de la paye et des salariés.
• Embaucher un salarié.
• Préparer mes bulletins de paye.
• Envoyer l'ordre de virement des salariés.
• Gérer les congés et absences.
• Calculer mes charges sociales.
• Établir ma DUCS.
• Imprimer un document administratif.
• Enregistrer le départ d'un salarié.
• Éditer ma DADS.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord est accessible par le bouton .
Le tableau de bord vous permet de visualiser les principales informations relatives à la paye :
• Les bulletins de paye du mois (à réaliser, à valider, à imprimer, à comptabiliser).
• Les congés et absences à la date du jour.
• Les salariés ayant le plus de congés à solder.
• Le nombre de salarié ayant rejoint (arrivée) et ayant quitté (départ) l'entreprise.
• Les alertes vous informant des événements importants à prendre en compte (solde des congés payés,
modification des minima sociaux).
• Le montant des salaires bruts versés aux salariés (pour le mois précédent et pour l'année) ainsi que le
montant des charges sociales patronales.
• Le graphique de l'évolution (mois après mois) de la masse salariale.
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques sont accessibles par le bouton .
Vous accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées, reportez-vous au
Manuel de référence, chapitre Menu États, accessible par le menu AIDE.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux bulletins de paye, aux salariés, aux congés payés et absences ou
aux documents sociaux. Pour cela, cliquez sur le lien de votre choix.
Prise en main
15
Choisissez un mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de votre logiciel,
• le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de paye plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, sélectionnez la commande correspondante à partir du menu
FENÊTRE.
Le mode d'affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou complet) est conservé lorsque vous
quittez l'application.
Prise en main
16
Consultez un bulletin de salaire
Vous pouvez à partir de la société Exemple consulter un bulletin de salaire.
Exemple d’un bulletin avec le format Papier blanc comme modèle d'impression.
Un bulletin de paye doit contenir, de par la loi, certaines indications. On trouvera notamment :
Dans l'en-tête...
A Les renseignements concernant la société, comme par exemple les numéro de SIRET, code APE,
code URSSAF où sont versées les cotisations, etc. (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
B Les informations sur le salarié, à savoir ses nom et prénom, son numéro de Sécurité Sociale, la
convention collective à laquelle il est rattaché, etc. (menu BASES - commande SALARIES).
B
F
G
A
B
E
C
D
Prise en main
17
Dans le corps du bulletin...
...le plus de détails possibles quant au calcul des différentes sommes versées ainsi que les bases, taux et
montants des cotisations retenues.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
C Les rubriques apparaissent le plus souvent sous forme de primes ou retenues et interviennent
avant le Salaire Brut et après le Net imposable.
D Le calcul du Salaire Brut constitue la première partie du bulletin : il est réalisé d'après le
Salaire de base auquel on ajoute ou déduit certaines rubriques.
E Les cotisations sont des prélèvements obligatoires, versés par les salariés et l'employeur aux
différents organismes sociaux.
F Le calcul du Net imposable correspond au Salaire Brut - Cotisations.
G Le Net à payer est obtenu d'après le Net imposable auquel on ajoute ou déduit certaines
rubriques.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
19
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Après avoir effectué quelques essais avec la société Exemple, vous pouvez créer le dossier qui contiendra
les données de votre société.
1. Sélectionnez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.
2. Dans la fenêtre Création d’un dossier, saisissez le Nom de la société que vous créez.
Ce nom sera repris par défaut comme Raison sociale dans les paramètres dossier.
Si vous avez coché l’option Récupération des informations de référencement lors de la création de votre
dossier ce sont ces informations qui seront automatiquement reprises dans les paramètres dossier.
Le chemin d'accès à l'application est proposé par défaut pour stocker le répertoire qui contiendra les
fichiers du dossier que vous créez. S'il ne vous convient pas, modifiez-le en cliquant sur le bouton
.
3. Validez la fenêtre Création d’un dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Munissez-vous des éléments nécessaires à la création de votre dossier : liste de vos salariés ; listes des
différents éléments composant le bulletin (banque, nom de la convention collective, caisses, etc.).
L’assistant Top Départ
La fenêtre Top Départ s'affiche. Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier de paye en
procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
• Le mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la
dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (banques, caisses, salariés,
etc.).
• Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez l'intégralité des paramètres de la
société (identification, paramètres généraux, congés payés, heures travaillées, congés RTT, paramètres
édition, etc.).
Saisissez ici le nom de la société
à créer.
Liste des dossiers existants.
Création et mise en place d’un dossier
20
2. Indisponible en version souscription. En Mode simplifié, l'option Récupération des informations de référencement
est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce cas les informations saisies lors de votre réfé-
rencement (Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Si vous avez choisi le Mode simplifié, cliquez sur le bouton [Suivant>].
Si vous avez choisi le Mode complet, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier de paye. Vous ne remplissez que les éléments
essentiels.
Les zones qui doivent être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une flèche rouge.
Fenêtre Coordonnées du dossier
Si vous avez opté pour la récupération des informations saisies lors de votre référencement, certaines
zones sont pré-renseignées.
La récupération automatique des données n'est pas accessible en version souscription.
1. Indiquez le nom de votre entreprise dans la zone Raison sociale.
2. Définissez la Forme juridique de la société. Vous pouvez répertorier (ou consulter) les différentes formes
juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton .
3. Renseignez votre code NACE, votre numéro de SIREN, votre N° URSSAF et Réf. URSSAF.
4. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez l'option correspondante.
5. Si votre entreprise appartient au secteur du bâtiment, cochez l'option Entreprise BTP. Ainsi, votre logiciel
contrôlera également vos valeurs spécifiques au BTP.
6. Cochez l'option Crédit Impôt Compétitivité Emploi si la société est éligible à ce crédit d'impôt.
7. Dans la partie Adresse, indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal,
Ville, Pays, Tél., Fax.
Au cours des trois premières étapes de l'assistant, vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en
cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler].
La fenêtre de l'assistant se ferme ; la société est quand même créée avec uniquement les informations
saisies (raison sociale, adresse).
8. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramètres du dossier
C'est à partir de cette fenêtre que vous saisissez les paramètres généraux, c'est à dire les informations
administratives et législatives nécessaires pour établir les bulletins de salaire.
Zone Paramètres
1. Saisissez l'Année de l'exercice courant, à savoir l'année de l'activité en cours.
2. Indiquez si vous pratiquez ou pas le décalage de paye.
Lorsque le décalage de paye n'est pas pratiqué (cas le plus fréquent), le premier mois de paye
commence en janvier et la clôture annuelle s'effectue en décembre.
Lorsque le décalage de paye est pratiqué, le premier mois de paye commence en décembre et la clôture
annuelle s'effectue en novembre.
3. Indiquez le nombre d'heures normales travaillées par mois dans l'entreprise.
4. Saisissez l'effectif Fillon obtenu au 31 décembre de l'exercice précédent.
Création et mise en place d’un dossier
21
La case Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins se fera au fur et
à mesure des modifications que vous lui apportez. Dans le cas contraire, vous obtiendrez le résultat des
modifications apportées dans le bulletin en cliquant sur le bouton [Calculer] présenté dans le bulletin ou
sur la liste des bulletins par la commande CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Zone Congés Payés
5. Contrôlez les paramètres généraux concernant les congés payés.
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au mois de mai de
l'année suivante.
6. Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d'heures pour une journée de congés
payés. Cette valeur est utilisée pour calculer le taux journalier de congés payés.
7. L'acquisition du nombre de jours de congés par mois pour les salariés à temps complet peut se calculer
en jours ouvrés ou en jours ouvrables. Selon la méthode de calcul que vous appliquez, sélectionnez
l'option correspondante :
• 5 jours ouvrés : correspond à 2,083 jours acquis pour 25 jours ouvrés.
• 6 jours ouvrables : correspond à 2,5 jours acquis pour 30 jours.
La case Report lors de la clôture cochée indique que dans la fiche de chaque salarié les cumuls de congés
payés de l'année N sont mis à zéro et cumulés à ceux de N-1, après le traitement de clôture de la période
de référence des congés.
Zone Congés RTT
8. Renseignez le Nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés concernés par les congés
RTT.
Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il correspond à la différence entre l'estimation des jours
travaillé avant la loi (228 jours par an après déduction des jours fériés) et le plafond fixé par l'accord ou la
convention (218 jours par an).
Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés, report de congés payés et des jours
compte épargne temps.
Cette valeur est utilisée dans le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Fenêtre Paramétrage du modèle de paye
Vous pouvez créer votre dossier de paye à partir :
Du paramétrage de paye modèle
Votre logiciel vous permet de récupérer un des paramétrages de paye modèle (Cas Général ou par secteur
d'activités), livrés avec l'application.
Ils contiennent les principaux éléments (variables, caisses, cotisations, profils, etc.) nécessaires à la
création des bulletins de salaire.
10. Si vous voulez récupérer un paramétrage de paye autre que Standard, cliquez sur le triangle de sélection
situé en fin de zone.
11. Sélectionnez le paramétrage correspondant au secteur d'activités de la société que vous créez.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures
Vous pouvez récupérer le paramétrage de paye de la société Exemple ou d’un des dossiers que vous avez
créés en version 7.00 et supérieures. Seuls les salariés ne sont pas récupérés.
13. Cochez l'option du paramétrage de paye d'une société de Ciel Paye version 7 et supérieures.
Sélectionnez dans la liste le titre du dossier dont vous récupérez le paramétrage de paye, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
Création et mise en place d’un dossier
22
Fenêtre Liste de contrôle
Cette fenêtre présente les principaux éléments que vous pouvez commencer à créer, en cliquant sur le
bouton [Créer] correspondant : Banque, Convention collective, Caisses, Salariés, Etablissements.
Vous obtenez des informations complémentaires sur ces éléments ainsi que sur les variables,
rubriques, cotisations, profils salariés, tranches et tables, en cliquant sur le bouton d'aide.
14. Pour valider la création de votre dossier de paye, cliquez sur le bouton [Terminer].
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez tous les paramètres généraux de la
société.
Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les
fenêtres.
Si vous gérez plusieurs dossiers
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GLOBAUX
Si vous gérez plusieurs dossiers, il vaut mieux vérifier les valeurs :
• du Plafond de la sécurité sociale,
• du SMIC horaire,
• du Nombre d'heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour dans l’entreprise),
• ainsi que des valeurs nécessaires au calcul de la Taxe sur les salaires,
par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
Si les cases Propre au dossier sont cochées dans Paramètres 1 de chacun des dossiers (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES), décochez-les, faute de quoi ce sont ces valeurs qui seront prises en compte et
non celles des paramètres globaux.
En revanche, si vous voulez conserver les paramètres définis pour un dossier en particulier, laissez
ces cases cochées.
Les valeurs sont intégrées à votre logiciel lors de son installation puis elles sont complétées lors des mises
à jour de Ciel Paye.
Ciel Paye conserve les paramètres et il vous est proposé les valeurs de la période en cours et celles des
trois dernières années.
Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer une valeur en cliquant sur le bouton .
Les valeurs utilisées pour les calculs sont celles correspondantes à la période concernée. Par
exemple : pour un bulletin de janvier 2013, votre logiciel utilise le Plafond au 01/01/13 qui est 3086
et le SMIC horaire au 01/01/13 à savoir 9.43.
Création et mise en place d’un dossier
23
Contrôlez et modifiez le plan de paye
Lorsque vous avez créé votre dossier, vous avez récupéré un plan de paye contenant la majorité des
éléments de base nécessaires à l'établissement de vos bulletins.
Ces plans de paye modèles ont pour objectif de vous faciliter la tâche puisque vous n’avez plus qu’à
vérifier et éventuellement modifier ces éléments. Attardons-nous alors plus particulièrement sur certains
d'entre eux.
Les variables
Menu BASES - commande VARIABLES
Les variables permettent de calculer le montant des rubriques et sont donc nécessaires pour établir et
calculer les bulletins de l'ensemble de vos salariés. Elles peuvent également être utilisées dans le calcul
des cotisations.
On distingue deux types de variables :
• les variables globales dont la valeur est commune à tous les salariés,
• les variables salariés dont la valeur est propre à chacun.
Les Code et Libellé définis dans la fiche Variable sont ceux que vous retrouvez ensuite dans les fiches
Salariés et/ou dans les bulletins. C'est le Code de la variable qui est ensuite affecté dans les différentes
fiches Rubriques, Cotisations et Commentaires.
Pour modifier une variable, double-cliquez, dans la fenêtre liste Variables, sur la ligne de la variable
concernée.
Les variables globales
On parle de variable globale lorsque sa valeur est identique pour tous les salariés.
Dans ce cas, la case Propre au salarié est décochée.
Exemple
C'est le cas de la variable MTICKET Valeur du ticket restaurant. Si sa valeur change sur une période,
modifiez-la avant d'établir vos bulletins du mois.
Les variables salariés
On parle de variable salarié lorsque sa valeur est susceptible de changer d'un salarié à l'autre. Dans ce
cas, la case Propre au salarié est cochée.
La valeur du ticket restaurant est identique pour
tous les salariés : ne cochez pas cette case.
Création et mise en place d’un dossier
24
Exemple
Prenons la variable NBTICKET NOMBRE DE TICKETS RESTAURANT. La valeur de la variable change d'une
période à l'autre puisqu'elle dépend d'une part du nombre de jours ouvrables sur la période et d'autre
part, du nombre d'absences ou de congés pris par le salarié.
Vous pouvez associer une cotisation, une rubrique, un commentaire à une variable salarié. Ainsi,
l’application insérera automatiquement dans le bulletin les éléments liés à la variable à condition que
celle-ci soit différente de zéro.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la cotisation, la rubrique ou le commentaire à associer.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la fenêtre Variables.
Les options Cotisations, Rubriques, Commentaires sont cochées par défaut. Si vous les décochez, vous
désactivez leur affichage.
Les rubriques
Menu BASES - commande RUBRIQUES
Les rubriques correspondent aux lignes de bulletins, autres que les cotisations, intervenant avant le
calcul du Salaire brut (SBRUT) et après celui du Net imposable (SNETIMPO).
Exemple
Le schéma ci-dessous vous permet de voir comment sont généralement réparties les rubriques :
SBASE Salaire de base
R702 Absence pour conges payes
R703 Indemnites pour conges
R100 Prime d'anciennete
= SBRUT Salaire brut
Cotisations
= SNETIMPO Net imposable
R650 Remboursement carte orange
R651 Indemnites kilometriques
R600 Tickets restaurant
R008 Acompte
= SNET Net a payer
Cochez cette case pour indiquer
que la variable diffère d’un salarié à
l’autre.
Cochez cette case si vous voulez que la
variable soit automatiquement remise à
zéro d’un mois sur l’autre.
Création et mise en place d’un dossier
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La fenêtre Rubriques se compose de quatre onglets :
• l'onglet Eléments de calcul où figurent les différents composants servant à calculer la rubrique ;
• l'onglet Prise en compte où vous déterminez dans quel cumul le montant de la rubrique est intégré, en
cochant les options nécessaires ;
• l'onglet Validité où vous indiquez les mois pour lesquels la rubrique ne doit pas être calculée ;
• l'onglet Paramètres DADS dans lequel vous définissez les paramètres nécessaires au calcul de la
D.A.D.S., à savoir si le montant calculé de la rubrique entre dans le cumul des Frais professionnels,
des Avantages en nature, des Avantages particuliers, etc.
1. Dans la zone Type, définissez comment le montant de la rubrique est intégré.
Normalement, seules les cotisations sont rattachées aux caisses à proprement parlé. Mais la notion de
caisse s'étendant à celle de tiers, certaines rubriques peuvent être également rattachées à une Caisse.
2. Choisissez une caisse à l'aide du bouton [Liste].
Les caisses permettent aussi de transférer les montants des rubriques après le net imposable
(ACOMPTE VERSÉ, CARTE ORANGE, DIVERS + ou DIVERS -) dans les comptes comptables
correspondants.
Nous allons voir plus particulièrement l'onglet Eléments de calcul.
3. Dans la zone Mode de calcul, sélectionnez le mode de calcul à prendre en compte.
4. Dans la zone Base et Taux, selon le mode de calcul retenu, déterminez les éléments de la formule.
Dans la zone soumis à table, indiquez la table à utiliser si besoin.
5. Dans la zone Résultat, contrôlez les informations définies.
6. La Part patronale d'une rubrique est calculée le plus généralement selon un taux fixe. Dans ce cas, saisissez
le taux à appliquer puis indiquez qu'il s'agit d'un taux en sélectionnant le symbole %.
Si la rubrique correspond à un montant fixe, c'est le cas par exemple pour les tickets restaurant, saisissez
la valeur à prendre en compte puis indiquez qu'elle est calculée en euros, en sélectionnant le
symbole €.
Dans certains cas, la rubrique (part patronale et salariale) sera calculée en préparation du bulletin sous
certaines conditions. L'option Condition d'application doit être cochée afin que l’application tienne compte
des conditions définies en préparation du bulletin.
Ces boutons ouvrent des listes ou des
fenêtres permettant de paramétrer les
zones correspondantes.
Création et mise en place d’un dossier
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7. Sélectionnez l'élément qui doit être testé. Pour cela, cliquez dans le bouton [§] situé à droite de la zone.
Il peut s'agir d'une variable, d'une cotisation, d'une autre rubrique ou d'une formule de calcul.
8. Saisissez les valeurs en euros dans la zone Compris entre (borne inférieure incluse) et la zone Et (borne
extérieure exclue).
Vous pouvez aussi tester l'élément sur la valeur définie pour une variable ou une formule. Dans ce
cas, sélectionnez dans chaque zone la variable nécessaire en cliquant sur le bouton [§].
Les cotisations salariales et patronales
Menu BASES - commande COTISATIONS
Les cotisations sont utilisées dans le bulletin de salaire pour calculer les charges salariales et patronales
à verser aux organismes sociaux.
Créez les caisses correspondant aux organismes sociaux
Une caisse est normalement affectée à la cotisation afin que son montant :
• soit pris en compte dans le calcul de l'état Charges à payer par caisse ainsi que l’état préparatoire
DUCS.
• soit imputé au compte comptable nécessaire lorsque vous voulez transférer l'écriture de paye en
comptabilité.
1. Dans la fiche Cotisations, cliquez sur le bouton Liste dans l’onglet Caisse.
Vous accédez alors à la liste des différentes Caisses déjà existantes dans l'application.
2. Dans la fenêtre liste Caisses, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît à l'écran.
Une fois les zones de l’onglet Identification renseignées, contrôlez et vérifiez dans l’onglet Complément
les numéros de compte comptables définis par défaut, afin que les montants des cotisations y soient
correctement imputés.
L’onglet IP et Mutuelle vous permet de rattacher à la caisse les contrats d’institution de prévoyance, de
mutuelle ou d’assurance.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Caisses pour obtenir tout le détail sur les caisses.
Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations
Les cotisations ne sont pas toujours calculées sur l'ensemble du salaire, mais sur une partie seulement
de celui-ci. C'est ce que l'on appelle une Tranche ; la limite supérieure étant représentée par le Plafond.
Un salaire mensuel est divisé en 4 tranches principales dont les valeurs, fixées par le gouvernement
varient. Chaque année le plafond de la Sécurité Sociale, déterminé par décret, est révisé.
C'est au niveau de cette base de calcul des cotisations qu'intervient la règle des cumuls. Voir A propos de
la règle des cumuls, page 49.
• Onglet Prise en compte - option Régularisation automatique
Lorsque cette option est cochée, la cotisation est soumise à la règle des cumuls qui permet d'obtenir
annuellement les mêmes charges pour des salaires identiques, sans tenir compte de leur répartition
mensuelle.
• Onglet Eléments de calcul - option Base patronale différente de la base salariale
Cochez cette option lorsque la base de calcul de la cotisation est différente pour le salarié et pour
l’employeur.
Création et mise en place d’un dossier
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La partie Condition d'application
Dans certains cas, la cotisation (part patronale et / ou part salariale) doit être calculée sous certaines
conditions.
Exemple
La cotisation CDEDEX01 Déduction patronale heures exo 20 dont la partie Condition d'application se
présente sous la forme suivante :
L’onglet D.U.C.S.
Les codes DUCS permettent d'établir l'état des charges à payer avec regroupement par codes DUCS
(Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Cet onglet permet de définir les paramètres nécessaires au calcul de la D.U.C.S dans l’état préparatoire
D.U.C.S (menu ETATS).
Voir L’état préparatoire DUCS, page 57.
Vous devez indiquer dans cet onglet le code DUCS correspondant à la cotisation sélectionnée. Puis, vous
devez préciser si la cotisation fait partie du taux et/ou de l'assiette.
S’il s’agit d’une cotisation spécifique au C.I.C.E. (crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi), vous
devez cocher les options Elément de l'assiette et Autoriser le taux à zéro.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Cotisations pour obtenir tout le détail sur les
cotisations.
Déclarez la convention collective à laquelle est rattachée la société
Menu BASES - commande CONVENTION COLLECTIVE
Une convention collective présente le code du travail dont dépend l'entreprise et les différentes catégories
de salariés.
1. A partir de la fenêtre liste Convention collective, cliquez sur le bouton de la barre d’actions pour
définir la convention collective dont relève la société. Cette information doit figurer sur les bulletins de
salaire de vos employés.
Dans l’onglet Tables, vous pouvez saisir les données de la grille de classification de votre Convention
collective. Le test sur le Salaire Minimum Conventionnel se basera entre autres sur ces critères.
Plusieurs conventions collectives peuvent être appliquées dans une même société.
2. Après avoir créé la convention collective, vous devez l'affecter à chaque salarié, dans l’onglet Salaires
de la fiche salarié (menu BASES - commande SALARIÉS).
Création et mise en place d’un dossier
28
La reprise de paye (reprise de cumuls)
Contexte
Vous reprenez la gestion d’un dossier de paye en cours d’année. Par exemple, de Janvier à Mars, vous
gériez les payes sur votre ancien logiciel et à partir du mois d’Avril, vous voulez reprendre cette gestion
sur Ciel Paye.
Les méthodes de la reprise de paye
Pour récupérer les cumuls antérieurs à la date de reprise, deux méthodes peuvent être appliquées :
1. La première méthode (préconisée par le service technique), consiste simplement à refaire les bulletins
de paye depuis le début de l'exercice.
2. La seconde méthode consiste à créer un bulletin unique par salarié sur la période allant du début de
l’exercice jusqu’à la date du changement de logiciel.
En pratique
Première méthode
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés et dans l’onglet
Congés/DIF, renseignez les cumuls de congés des salariés (dans notre exemple, à fin décembre N-1).
Voir Créez les fiches des salariés, page 30.
2. A partir du menu BASES, commande PROFILS, établissez les profils salariés afin de personnaliser votre
plan de paye et de simplifier le déploiement de ce paramétrage dans les bulletins à créer. Voir Créez
les profils correspondants, page 31.
3. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, en vous inspirant des bulletins de
de votre ancien système, créez ceux de janvier. Voir Établissez les premiers bulletins de paye,
page 38.
4. Générez les autres bulletins jusqu’au mois de la migration.
Même si cette méthode semble contraignante, elle présente de nombreux avantages. C'est un excellent
exercice de prise en main du logiciel, vous obtiendrez un dossier complet, enfin vous pourrez optimiser
par la suite l'utilisation de toutes les fonctions du logiciel :
• éditions d'états récapitulatifs quelque soit la période,
• sortie des attestations pré-remplies (Pôle Emploi, Maladie,…),
• établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles,
• vérifications des calculs par rapport à votre ancien système (particulièrement pour les cotisations et
les exonérations).
Seconde méthode
Afin de simplifier cette saisie, il est conseillé de se procurer un journal de paye détaillé par salarié
pour la période à reprendre.
1. A partir du menu BASES, commande SALARIÉS, commencez par créer les salariés (lien vers Créer un
salarié) et effectuez les paramétrages nécessaires.
Il est évident que si cette migration est proche de la date de clôture de l'exercice social, il est bien
plus simple d'opérer le changement au début du nouvel exercice.
Exemple : vous comptiez opérer la migration au mois de novembre. Dans la mesure du possible, il
serait plus simple de traiter les payes de décembre sur l'ancien système et de faire la migration en
janvier N+1.
Création et mise en place d’un dossier
29
Vous devez ensuite créer un bulletin sur le mois précédent la date de reprise (dans notre exemple : Mars)
dans lequel vous renseignerez tous les cumuls. Voir Établissez les premiers bulletins de paye, page 38.
2. Dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE, cliquez sur le bouton [Créer].
3. Dans l’onglet Variables du bulletin, saisissez les valeurs correspondant aux cumuls de ces éléments
sur les mois allant du début de l’exercice jusqu’à la période de bascule ( dans notre exemple de Janvier
à Mars).
Exemple :
Sur la variable SALBASE, Salaire mensuel de base, le cumul des salaires de base de janvier, février et
mars sont à renseigner.
4. Procédez ainsi pour toutes les variables y compris les variables de compteur d'heures et de plafond.
5. Dans l’onglet Lignes, vous pouvez forcer les valeurs que vous n'avez pas pu saisir au niveau des
variables.
Exemple :
Vous n'êtes pas d'accord avec l'assiette de calcul d'une cotisation, il vous suffit de double-cliquer sur le
montant pour passer en mode saisie et corriger la valeur.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le bulletin cumulé.
Avant de générer le bulletin suivant, il est souhaitable de retourner dans la fiche de chaque salarié
pour y mettre à jour les cumuls des congés. Pour plus détails, consultez la rubrique Onglet Congés/DIF
de l’Aide, accessible à partir du menu ?.
Même si cette méthode semble plus rapide, elle présente les inconvénients suivants :
• Impossibilité de sortir des états sur toutes les périodes de l'année.
• Impossibilité de sortir des attestations pré-remplies complètes (Pôle Emploi, Maladie,…).
• Difficultés dans l'établissement des déclarations (DUCS, DADS) par périodes ou annuelles.
• Impossibilité de vérifier les calculs par rapport à votre ancien système.
Conclusion
Quelle que soit la méthode utilisée, afin de garder une certaine cohérence dans vos futures éditions ou
traitements, il est conseillé de pratiquer cette reprise y compris pour les salariés qui ne seraient plus
présents au moment de la bascule, mais qui auraient eu une période de présence sur l'exercice (ex: un
salarié en CDD uniquement présent au mois de janvier).
Création et mise en place d’un dossier
30
Créez les fiches des salariés
Tous les salariés de votre entreprise doivent être enregistrés dans la base de l'application. Pour chaque
salarié de la société, vous devez créer une fiche contenant toutes les informations nécessaires à la
réalisation de son bulletin de salaire.
Recensez les différentes catégories de salariés et de services
Afin de faciliter la réalisation des bulletins de salaire, recensez dans un premier temps les différentes
catégories de salariés travaillant dans votre société. D'après l'emploi qu'occupe le salarié au sein de
l'entreprise, une catégorie lui correspond.
Exemple
Stagiaire, employé, cadre, technicien, etc., font partie des statuts les plus courants d'une entreprise. Voir
Créez une fiche pour chaque salarié, page 31.
Les services
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SERVICES
Cette commande vous permet de définir les différents services de votre entreprise.
Cette information est utilisée lors de l'enregistrement de vos fiches salariés.
La notion de Service permet une classification plus précise de l'ensemble de vos salariés. Si vous optez
pour une gestion de temps complète, cela peut faciliter la mise en place de vos plannings ainsi que
l'ensemble de vos éditions relatives à cette gestion de temps. Voir La gestion de temps, page 35.
Gérez les entrées et les sorties des salariés
Dans l’entreprise, toute arrivée ou tout départ d'un salarié s'accompagne de formalités administratives
auxquelles l'employeur doit se soumettre.
Afin de vous aider dans la réalisation de ces différentes opérations, qui peuvent parfois être fastidieuses,
votre logiciel vous propose deux assistants pour gérer de manière méthodique les entrées et sorties du
personnel.
Assistant d'entrée d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de créer en une seule opération à la fois la fiche d'un nouveau salarié et les
documents administratifs liés à son entrée dans l'entreprise, à savoir le contrat de travail et la D.U.E.
(Déclaration Unique d'Embauche).
Assistant de sortie d'un salarié
Menu BASES - commande ASSISTANT DE SORTIE D’UN SALARIÉ
Cet assistant vous permet de réaliser très rapidement les documents obligatoires que vous devez remettre
au salarié lors de son départ de l'entreprise, à savoir le dernier bulletin de salaire, le certificat de travail,
le solde de tout compte et l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié et Assistant de sortie
d'un salarié.
Création et mise en place d’un dossier
31
Créez les profils correspondants
Menu BASES - commande PROFILS
Ces différentes catégories de salariés présents dans votre entreprise donnent lieu à des profils à partir
desquels la création des bulletins sera simplifiée.
En effet, un profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques, etc.)
communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, Stagiaire, etc.).
La définition de profils permet de créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à
redéfinir, à chaque fois, l'ensemble des lignes composant le bulletin.
Votre logiciel est livré avec plusieurs profils par défaut qui correspondent aux principales catégories d'une
entreprise. Si certaines lignes de calcul diffèrent, il vous suffit tout simplement de les modifier ; il vous est
également possible de créer autant de profils que vous le souhaitez.
Un profil comporte des lignes de calcul spécifiques à cette catégorie de salarié ; vous pouvez ajouter ou
supprimer des lignes à ce profil. Mais gardez bien à l'esprit que le bulletin est calculé de manière
descendante de la première à la dernière ligne.
1. Pour modifier un profil, double-cliquez, dans la fenêtre liste Profils, sur la ligne du profil concerné.
2. Après avoir saisi les Code et Libellé du profil, établissez les différentes lignes qui composeront le bulletin
des salariés rattachés à ce profil.
3. Une fois que vous avez défini vos profils (ou vérifié ceux déjà existants dans l'application), vous allez
les affecter à chaque salarié (onglet Affectation de la fiche salarié), d'après la catégorie à laquelle il
appartient.
Créez une fiche pour chaque salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
La fiche Salarié regroupe tous les renseignements nécessaires à l'établissement d'un bulletin ; c'est donc
un élément clé dans une gestion de paye.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), cliquez sur le bouton
de la barre d’actions.
Une nouvelle fiche apparaît.
2. Dans l’onglet Etat civil, renseignez l'état civil du salarié et ses coordonnées.
Insère, dans le profil une ligne vierge
au-dessus de celle sélectionnée.
Ouvre la liste de tous les éléments du
bulletin pouvant être insérés dans un
profil.
Supprime, dans le profil, la
ligne sélectionnée.
Création et mise en place d’un dossier
32
3. Dans l’onglet Affectation, renseignez les différentes zones et affectez notamment un Profil au salarié.
4. Dans l'onglet Salaires, définissez les informations nécessaires au calcul même du salaire.
Le salaire que l'entreprise verse au salarié est défini, entre autres, d'après un «barème» correspondant à
un type de paye bien particulier.
Dans la zone Type de paye :
si le salarié est mensualisé...
... sélectionnez Mensuel. Cela signifie que le salarié effectue le même nombre d'heures que celui en
vigueur dans la société (défini dans les paramètres de la société) : en règle générale 151.67 h/mois depuis
le passage aux 35 heures.
si le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre...
... sélectionnez Horaire. Son salaire est alors calculé selon la formule :
TXHOR (TAUX HORAIRE) X HMOIS (NOMBRE D'HEURES/MOIS).
si le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société...
... sélectionnez Temps partiel. Le nombre d'heures travaillées est identique d'un mois à l'autres mais il est
inférieur à celui défini pour l'ensemble de la société. Son salaire correspond à la valeur de la variable
SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois.
si le salarié est payé aux points...
... sélectionnez Paye par points. Son salaire est calculé selon la formule : VALEUR DU POINT X NBPOINTS.
si le salarié ne fonctionne d'après aucune de ces formules...
... sélectionnez Autre. Dans ce cas, le salaire est calculé de la façon suivante : NOMBRE X BASE.
Tests sur les salaires
Le SMIC est le minimum en dessous duquel un salarié ne peut être rémunéré. Il faut donc vérifier que le
salaire perçu par le salarié est au moins égal à ce montant.
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Dans ce cas, les éléments
Les boutons de ce type (appelés boutons
liste) ouvrent des fenêtres permettant de
renseigner les zones correspondantes.
Les paramètres de Gestion du temps ne
sont pas disponibles dans Ciel Paye.
Pour inclure le salarié dans le calcul automatique
de l’effectif Fillon, cochez
l’option et associez un mode de calcul.
Si plusieurs conventions collectives
sont appliquées dans la société,
choisissez celle à laquelle le salarié
est rattaché, en cliquant sur ce
bouton liste.
Création et mise en place d’un dossier
33
de la Convention collective sont à renseigner manuellement à partir du menu BASES - commande
CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Le salaire de base sert de référence pour ces deux calculs. Si dans le salaire de base viennent s'ajouter
des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure dans le test (option Eléments du
SMIC et/ou Eléments du SMC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut.
Pour autoriser le test sur le SMC, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Votre logiciel vous avertira lors du calcul de bulletin de paie si le salaire est en dessous de la valeur du
SMIC, du SMC ou des deux.
Pour plus de détails sur cet onglet, consultez l’aide contextuelle.
5. Dans l'onglet Congés, vous consultez et mettez à jour les cumuls concernant les congés payés, les
congés RTT, le repos compensateur et vous gérez le Droit Individuel à la Formation (DIF) de chacun
des salariés.
Droit au DIF
6. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables effectués dans les
paramètres société.
Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement renseigner les variables
propres à chaque salarié pour que les valeurs soient correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans les autres
zones.
Pour des informations détaillées sur le Droit Individuel à la formation (paramétrage, gestion du droit au
DIF, clôture du DIF), reportez-vous à l’aide contextuelle.
7. Dans l’onglet Banque, indiquez le mode de paiement utilisé pour le salaire et renseignez les coordonnées
bancaires du salarié si besoin.
8. Si vous souhaitez générer, une DADS-U, certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet
DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises lors de la
génération de la DADS-U avec votre logiciel.
9. Vous pouvez associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et d’assurance dans l’onglet
IP.
Pour obtenir plus d’informations sur ce paramétrage, consultez l’aide contextuelle en cliquant sur le
bouton [Aide] de la fiche Salarié.
Dupliquez une fiche salarié
Menu BASES - commande SALARIÉS
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les paramètres, ce qui s'avère très
utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les données propres au
salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
Création et mise en place d’un dossier
34
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer].
3. La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
Imprimez la fiche individuelle de chaque salarié
Une fois la fiche Salarié complétée, vous pouvez l'imprimer pour visualiser de manière claire et
synthétique les principaux renseignements afférents au salarié.
1. A partir de la fenêtre liste Salariés (Menu BASES - commande SALARIÉS), sélectionnez la fiche que vous
souhaitez imprimer.
2. Le détail d'une fiche Salarié fait partie des formats d'impression déclarés en Favori.
Vous pouvez directement cliquer sur le triangle de sélection présenté à droite de
l'icône Aperçu et sélectionner le titre Fiche salarié.
Dans ce cas, vous n'accédez pas aux paramétrages généraux du document mais
directement à la fenêtre d’aperçu avant impression suivante :
Pour modifier le format d'impression Fiche Salarié, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du
menu DOSSIER.
3. Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton [Imprimer] de la barre d’actions.
Création et mise en place d’un dossier
35
La gestion de temps
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS
Si vous avez choisi de gérer vos absences à l’aide du Planning des vacances (menu DOSSIER commande
PARAMÈTRES- PARAMÈTRES 1), cette fonction n’est pas accessible.
La loi sur la réduction de la durée légale du temps de travail a fait apparaître, au sein des entreprises, de
nouvelles formes d'organisation du travail avec une gestion des horaires qui devient de plus en plus
complexe de part la diversité de ces derniers : horaires fixes, variables, libres, cycliques, décalés,
modulaires, annuels, temps partiel.
Cette mise en place des 35 heures incite ces entreprises à avoir recours à de nouveaux outils de suivi et
d'analyse du temps afin d'en faciliter la gestion.
Il s'agit de prendre en compte non seulement les contraintes économiques, avec pour optique de mieux
gérer la répartition et le temps de travail, mais également les contraintes légales, avec un contrôle de ce
temps de travail.
Le module de Gestion de temps intégré vous permet :
• d'élaborer des modèles de plannings (hebdomadaires ou annuels),
• d'effectuer le suivi des heures de travail des salariés de l'entreprise et de constater d'éventuels écarts
entre le prévisionnel et le réalisé avec le planning Salarié,
• d'analyser et contrôler les données mises en place à l'aide d'états spécifiques.
Mais, selon le mode de fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec tout ou
partie du module GESTION DE TEMPS. Par exemple, vous pouvez utiliser uniquement la partie Feuille de
temps où vous n'enregistrez que les différentes absences et/ou présences de vos salariés.
Enregistrez les modèles de plannings hebdomadaires
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING HEBDOMADAIRE
Cette commande sert à définir les horaires de la semaine en fonction des différents cycles de travail
rencontrés dans l'entreprise (périodes de sur-activités, de sous-activités ou bien encore horaires fixes
toute l'année). Ces modèles de planning servent à établir les plannings prévisionnels annuels, à partir
desquels sont générés les plannings salariés.
Concevez vos plannings prévisionnels annuels
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNING ANNUEL
Une fois les différents modèles de plannings hebdomadaires définis, vous pouvez établir vos plannings
prévisionnels annuels (menu BASES, commande GESTION DE TEMPS - MODÈLES DE PLANNINGS ANNUEL). Ils
permettent d'établir un planning commun à un ensemble de salariés ayant des horaires de travail
identiques. Vous pouvez créer autant de planning différents que vous le souhaitez. Il est effectivement
très important de bien penser à tous les cycles de travail en vigueur dans votre entreprise afin de faciliter
la gestion de vos plannings salariés.
Attention !
Lors de la création d’un nouveau dossier, votre logiciel vous propose à la fin de l’assistant Top Départ
de choisir votre mode de gestion des absences.
Vous pouvez opter pour une gestion à partir du planning des vacances ou via le module de gestion de
temps.
Création et mise en place d’un dossier
36
Déterminez les différentes natures d'écarts possibles
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - NATURES D’ÉCARTS
Cette commande vous permet d'enregistrer les différentes natures d'écarts possibles. En effet, lors de la
saisie des feuilles de temps, des écarts entre le prévisionnel et le réalisé pourront être constatés. Pour que
ces écarts soient correctement ventilés dans les bulletins de paye de vos salariés, vous devez enregistrer,
au préalable, les différentes rubriques de paye qui leur seront affectées.
Rattachez un modèle de planning à un salarié
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - PLANNING SALARIÉS
Le planning prévisionnel salarié sert à gérer, à la semaine ou à la journée, les heures de travail prévues
pour chaque salarié. Un modèle de planning annuel est affecté à chaque salarié afin que son propre
planning puisse être mis en place. Ce planning (à partir duquel est mis en place le «prévisionnel») sert de
référence pour les feuilles de temps (qui représentent le «réalisé»).
Selon le fonctionnement de la société, le niveau d'activité ou le poste qu'il occupe, un salarié pourra être
rattaché à plusieurs modèles de planning (mensuels ou hebdomadaires).
Enregistrez vos feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS -FEUILLES DE TEMPS
Une fois ces différentes phases de préparation effectuées, vous pouvez procéder à la saisie des feuilles de
temps de vos salariés. Cette feuille de temps vous permet de gérer les heures de travail réellement
effectuées par le salarié ; le prévisionnel est comparé au réalisé ; de là peuvent apparaître certains écarts
susceptibles de provenir d'absences, de congés, de maladie, de RTT ou bien encore d'heures
supplémentaires.
Saisie décentralisée des feuilles de temps
Menu BASES - commande GESTION DE TEMPS - BORDEREAU DE SAISIE EXCEL
Les feuilles de temps vous permettent de gérer les heures de travail réellement effectuées par le salarié.
Pour vous permettre d'effectuer une saisie décentralisée des feuilles de temps, votre logiciel vous donne la
possibilité de générer un bordereau de saisie Excel.
Pour des informations détaillées sur la Gestion de temps, reportez-vous à l’aide de l’application.
Création des bulletins et traitements
Création des bulletins et traitements
38
Établissez les premiers bulletins de paye
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes
maintenant prêt à établir les premiers bulletins de salaire de vos employés.
Nous vous rappelons qu'un bulletin de paye est divisé en trois grandes parties :
Le calcul du BRUT
Le salaire brut ne correspond pas à la somme que le salarié va percevoir. C'est le salaire à partir duquel
l'entreprise va effectuer un certain nombre de retenues pour le compte des caisses de cotisations. Ce
calcul du Brut est établi d'après un Salaire de base auquel s'ajoutent des heures supplémentaires, des
primes, etc. et/ou alors sont déduits des heures ou jours d'absence.
Le calcul du NET IMPOSABLE
Il correspond au Salaire brut auquel ont été déduites les différentes cotisations.
C'est ce salaire imposable qui figure sur la déclaration de revenus.
Le calcul du NET A PAYER
Le Net à payer correspond à la somme finale que le salarié perçoit. Une fois le Net imposable calculé,
d'autres montants intermédiaires peuvent intervenir pour le calcul du Net à payer. Des remboursements
de carte orange ou des frais de déplacement seront ajoutés au Net imposable ; pour ce qui est des tickets
restaurant ou des acomptes versés au salarié au cours du mois, ces montants seront défalqués du Net
imposable.
L'assistant Top Bulletin
Menu GESTION DES BULLETINS - commande TOP BULLETIN
Cet assistant vous permet de créer un bulletin de paye rapidement.
Avant de lancer cet assistant, assurez-vous que le paramétrage des éléments de base du dossier
(cotisations, rubriques, variables, etc.) est correct.
Choisissez la période de création du bulletin
Dans la première étape de l’assistant, la période en cours est proposée par défaut comme Période de
création des bulletins.
1. Vérifiez cette période puis cliquez sur le bouton [Suivant].
Si cette période ne vous convient pas, modifiez-la. Si vous établissez un bulletin de salaire à la
semaine par exemple, définissez ensuite la date de Début de la période et celle de Fin.
Cliquez sur le bouton [Aide] pour obtenir plus d'informations sur la commande en cours.
Cliquez sur le bouton [Annuler], pour quitter l'assistant sans enregistrer les modifications effectuées.
Création des bulletins et traitements
39
Choisissez le salarié pour lequel un bulletin doit être créé
2. Si vous avez déjà créé la fiche salarié correspondant au salarié pour lequel vous créez le bulletin,
sélectionnez cette fiche en cliquant sur le bouton liste situé à la fin de la zone.
Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton salarié. La fenêtre Assistant d'entrée d’un salarié s'affiche vous
permettant de créer la fiche.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant d'entrée d'un salarié.
Choisissez la méthode de génération du bulletin
3. Choisissez la méthode de génération du bulletin en cochant l’une des options proposées, puis cliquez
sur le bouton [Suivant].
Bulletin précédent
Une fois le premier bulletin créé pour un salarié, la meilleure option pour créer le bulletin du mois
suivant consiste à le générer à partir du bulletin précédent. Les variables et les informations propres à
chaque salarié, définies dans les bulletins de la période précédente, sont reportées sur la période en
cours.
Profil
Le bulletin est créé d'après le profil affecté à chaque salarié. Cette option est particulièrement rapide et
intéressante lors de la création du premier bulletin ou de celui d'un salarié entré en cours d'année.
Bulletin vide
Vous devez procéder à l'insertion de toutes les lignes de chaque bulletin. Cette opération peut s'avérer
fastidieuse et source d'erreurs. Si vous voulez l'utiliser, nous vous conseillons de récupérer un profil une
fois le bulletin créé.
Attention !
Si le bulletin précédent du salarié sélectionné n'a pas été validé, une fenêtre s'affiche et vous le
rappelle. Validez le bulletin en cliquant sur le bouton [Valider].
Création des bulletins et traitements
40
Saisissez les variables du bulletin
4. Cliquez dans les zones de la seconde colonne pour modifier le montant des variables correspondantes.
Il s'agit de variables correspondant à un mois de travail complet.
Exemple
Bulletin du salarié LEPIC pour le mois de juin 2013 du 01/06/2013 au 30/06/2013.
Dans le cas d'un salarié rentré dans l'entreprise en cours de mois, le logiciel détectera sa date d'entrée et
effectuera automatiquement la différence.
Ajoutez une variable
1. Pour introduire une variable dans le bulletin, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la fenêtre Variables, sélectionnez la variable de votre choix puis cliquez sur le bouton [OK] pour
valider. Voir Les variables, page 23.
Si un élément (cotisation, rubrique, commentaire) est associé à la variable, celui-ci sera
automatiquement insérée dans le bulletin de paie.
Supprimez une variable
Pour supprimer une variable, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Déplacez une variable
Les boutons [Haut] et [Bas] permettent de déplacer la variable sélectionnée.
Rétablissez le paramétrage original
1. Cliquez sur le bouton [Rétablir] pour revenir au paramétrage original des variables.
Vous rétablissez alors la dernière liste enregistrée. Cette liste de variables est personnalisable par
salarié.
2. Cochez les cases Calculer le bulletin et Imprimer le bulletin si vous souhaitez effectuer ces opérations. Si
vous imprimez le bulletin, spécifiez le format d'impression à utiliser en cliquant sur le bouton
[Modèles].
Par la suite, vous pourrez imprimer un bulletin en cliquant sur l'icône Imprimer de la fenêtre du
bulletin et en choisissant le modèle de bulletin à utiliser.
3. Lancez la création du bulletin en cliquant sur [Terminer].
Après avoir créé et contrôlé le bulletin, vous devez le valider.
Création des bulletins et traitements
41
La gestion automatique des IJSS
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Évolution ou Ciel Paye Bâtiment vous permet de gérer et calculer automatiquement les
indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS).
La gestion automatique des IJSS sur le net concerne les salariés dont le type de paye est Mensuel,
Horaire, Par points.
Paramétrage des IJSS
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - onglet IJSS
Vous définissez ici le mode de calcul des IJSS et paramétrez tous les éléments qui sont pris en compte
dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation (l’employeur perçoit les indemnités), cochez la case correspondante.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui participent au
calcul des IJSS.
4. Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des variables.
5. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
6. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois. Les rubriques sélectionnées ici seront insérées
dans le bulletin de salaire. Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Création des bulletins et traitements
42
Dans le bulletin
Fiche Bulletin de paye - Onglet IJSS
Vous retrouvez dans cet onglet les paramètres IJSS qui seront pris en compte dans le calcul du bulletin.
Dans la zone Préparation du bulletin vous pouvez visualiser les informations liées à une période d'arrêt de
travail.
Le montant du salaire maintenu est automatiquement calculé. Si vous effectuez une modification cette
zone sera automatiquement actualisée.
1. Dans la zone IJSS, saisissez le montant net des IJSS puis appuyez sur la touche pour lancer le
calcul.
2. Si c'est l'employeur qui les perçoit (Subrogation), cochez la case correspondante.
Les données présentées dans les zones Maintien de salaire, Rubriques rattachées et Variables rattachées sont
accessibles à partir des paramètres IJSS.
Voir Paramétrage des IJSS, page 41.
Si vous les avez déjà paramétrées, ces zones seront automatiquement renseignées.
Pour des informations détaillées sur la Gestion automatique des IJSS, reportez-vous à l’aide contextuelle
de l’application - Rubrique Indemnités journalières de Sécurité Sociale.
Création des bulletins et traitements
43
Validez les bulletins de la période
Une fois les bulletins établis et calculés, vous pouvez les valider.
Si vous n'avez pas validé les bulletins de la période, vous pouvez...
...modifier les informations du bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, apportez les modifications nécessaires.
...calculer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Calculer] pour obtenir le résultat des modifications que
vous avez effectuées sur les lignes.
...effectuer le calcul du bulletin à l'envers
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Options] et sélectionnez l'option Paye inversée.
3. Saisissez le montant Net à payer à partir duquel le bulletin va être calculé.
... générer un profil d'après le bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur le bulletin du salarié à partir duquel vous souhaitez
générer le profil.
2. Dans la fenêtre Bulletin, cliquez sur le bouton [Profil], puis sélectionnez la commande GÉNÉRER.
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... supprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui que vous souhaitez supprimer.
2. Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
... valider un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, sélectionnez celui ou ceux que vous voulez valider.
2. Activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Si vous avez validé les bulletins de la période, vous pouvez...
... imprimer un bulletin
1. Dans la fenêtre liste des bulletins, double-cliquez sur celui que vous voulez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton .
... créer les bulletins de la période suivante
A partir de la fenêtre liste des bulletins, activez la commande CRÉER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
Création des bulletins et traitements
44
Effectuez le paiement des salaires
Le versement des salaires à vos employés peut être réalisé de différentes façons : par chèque ou par
virement direct sur un compte bancaire et de façon plus rare, en espèces.
Le paiement des salaires par virement automatique étant l’un des plus utilisés, nous allons voir comment
il s'effectue à partir de votre logiciel.
Créez les comptes bancaires
Menu BASES - commande BANQUE
1. A partir de la fenêtre liste Banques (Menu BASES - commande BANQUES), cliquez sur le bouton
de la barre d’actions. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez les informations relatives à la banque avec laquelle vous travaillez.
Si vous êtes rattaché à plusieurs banques, il vous faut créer une fiche Banque pour chacune d'elle.
Une fois votre organisme payeur enregistré dans la base, vous devez le rattacher à chacun de vos salariés
payés par virement :
3. Ouvrez la fiche Salarié (Menu BASES - commande SALARIÉS - double-clic sur la ligne du salarié
concerné).
4. Cliquez sur l'onglet Banque.
5. Dans la zone Organisme payeur, indiquez le code de la banque concerné.
L’adresse e-mail de l’agence bancaire permet de
faire parvenir les ordres de virement de salaires à
votre banque directement via votre messagerie.
Création des bulletins et traitements
45
Éditez l'état des paiements
Menu ÉTATS - commande PAIEMENTS
1. Activez la commande PAIEMENTS du menu ÉTATS pour obtenir un état récapitulatif de vos paiements.
2. Dans la fenêtre Etat des paiements, déterminez les critères de sélection de votre état.
3. Cliquez sur le bouton .
Transférez les ordres de virement à votre banque
C'est à partir de la fenêtre Aperçu de l'état des paiements que s'effectue le transfert des ordres de virement à
votre banque.
Cliquez sur le bouton de la barre d’actions ou activez la commande VIREMENTS DES SALAIRES du
menu CONTEXTUEL.
Vous accédez à la fenêtre Ordre de virement.
4. Sélectionnez le mode de transfert parmi les options proposées : Fichier, Etebac 3 immédiat, Etebac 3 différé,
e-mail.
5. Quel que soit le mode de transfert, le fichier des ordres de virement est enregistré à l’emplacement de
votre choix. Cliquez sur le bouton pour définir cet emplacement
Une fois le traitement terminé, un bordereau d'accompagnement est automatiquement présenté à l'écran.
En imprimant ce bordereau (par le bouton Imprimer de la barre d'actions) vous conservez ainsi un
justificatif sur papier de l'ordre de virement que vous avez transmis à votre banque.
La date de valeur est utilisée comme date de l’ordre
de virement et de la génération du fichier.
Si votre société possède plusieurs comptes dans
différentes banques, sélectionnez la banque pour
laquelle vous éditez l’état des paiements.
Choisissez la norme bancaire que vous utilisez pour effectuer les
ordres de virements des salaires : SEPA, Association Française de
Banques (AFB) ou Banque De France (BDF).
Création des bulletins et traitements
46
Transférez les écritures de paye en comptabilité
A la fin de chaque mois, après avoir contrôlé et validé les bulletins de la période, vous pouvez générer
l'écriture de salaire de la période en cours ainsi que l'écriture de paiement correspondante. Ces écritures
peuvent être ensuite transférées vers Ciel Compta dans lequel vous les récupérez.
Saisissez les comptes de comptabilité générale
Pour que les écritures de salaires et de paiements soient correctement générées, vous devez vérifier, dans
un premier temps, le paramétrage des comptes comptables utilisés. Cette phase de paramétrage, qui
s'effectue avant le premier transfert, n'est à réaliser qu'une seule fois.
Par la suite, vous n'aurez à revenir sur ce paramétrage uniquement dans le cas d'une modification
éventuelle, comme la création d'un nouveau compte comptable, par exemple.
Ces comptes de comptabilité générale sont déclinés de la façon suivante.
Pour les salariés
Les comptes salariés sont définis dans l'onglet Divers de la fiche Salarié :
• Compte Brut (641000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants du Brut,
• Compte Net à payer (421000 par défaut) dans lequel sont imputés les montants Net à payer de chacun
des salariés.
Pour les cotisations
Les comptes caisses rattachées aux cotisations sont définis dans l'onglet Comptabilité de la fiche Caisse :
• Compte Charge patronale dans lequel sont imputés les montants des cotisations patronales,
• Compte Part salariale dans lequel est imputé le montant des cotisations salariales,
• Compte Part patronale dans lequel est imputé le montant des cotisations patronales. Ce compte correspond
à la contrepartie des comptes de charges patronales.
Pour les rubriques
Vous ne paramétrez dans ce même onglet Comptabilité que les caisses rattachées aux rubriques diverses
après cotisations, n'étant pas Élément du brut et venant après le Net imposable.
Deux cas de figure se présentent :
• si la rubrique ne calcule pas de part patronale (acompte, remboursement de frais, etc.), vous définissez
uniquement le Compte Part salariale ;
• si la rubrique calcule une part patronale (tickets restaurant), vous définissez le Compte Charge patronale
et le Compte Part patronale.
Générez les écritures comptables de salaire et de paiement
Après avoir contrôlé des différents comptes comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures les
écritures de salaire et de paiement.
Chaque mois, après avoir vérifié et validé les bulletins de la période puis contrôlé les différents comptes
comptables à utiliser, vous pouvez générer les écritures comptables de vos données de paye.
1. Activez la commande JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
2. A partir du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit), sélectionnez la commande GÉNÉRER ÉCRITURES
puis l’option Ecritures de salaire et de paiement.
La plupart des zones de la fenêtre qui s'ouvre sont renseignées par défaut. Vous pouvez les modifier si
vous le souhaitez.
Création des bulletins et traitements
47
Zone Ecritures à générer
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
3. Dans la zone Ecritures à générer, précisez les écritures que vous souhaitez générer dans ce journal
comptable :
• écritures de salaires : ce sont les écritures correspondant aux charges de personnel.
Par défaut, le code du Journal dans lequel est imputée les écritures de paye est SA mais vous pouvez
le modifier car il doit correspondre à celui créé en comptabilité.
• et/ou les écritures de paiement : à savoir celles correspondants aux paiements effectués aux salariés.
4. Validez la génération des écritures en cliquant sur [Ok].
Toutes les lignes d'écritures sont alors présentées. A ce stade, il est impossible de modifier une des lignes
d'écritures ; seule une impression est possible.
A partir de la liste des bulletins de salaire, la case est cochée dans la colonne Comptabilisé et indique que
les écritures comptables ont été générées pour la période concernée.
Transférez les écritures comptables
Une fois les écritures comptables générées, vous pouvez effectuer son transfert vers la comptabilité.
Si vous possédez Ciel Compta
1. Activez la commande TRANSFÉRER VERS CIEL COMPTA du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Indiquez le chemin d'accès où est installé Ciel Compta ou cliquez sur le bouton pour le rechercher.
Les noms des sociétés gérées dans Ciel Compta vous sont alors proposés.
3. Sélectionnez celle vers laquelle vous souhaitez transférer les écritures.
4. Si le format d'import n'a pas été automatiquement sélectionné, cliquez dans la liste déroulante et
choisissez-en un :
• Ma comptabilité Ciel : il s'agit du format RImport. Ce format est reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel et permet de récupérer les répartitions analytiques.
• Ciel Compta Dos.
Le format Ximport vous permet d’importer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est : XIMPORT.TXT
5. Cliquez sur [OK] pour valider le transfert.
Cette date correspond à la date du jour.
Cette option permet de générer à nouveau les écritures de
salaires et de paiements pour la période de paye, en tenant
compte de tous les bulletins établis, même s’ils ont déjà fait
l’objet d’un précédent transfert.
Si vous avez généré l'écriture du CICE pour la même période,
les bulletins ont été comptabilisés. Dans ce cas, cette option
doit être cochée pour pouvoir générer les écritures de salaires
et de paiements.
La partie « Ecritures à générer » n’est
pas disponible dans Ciel Paye.
Cette option est cochée par défaut si l'analytique est
renseignée dans votre dossier. Les écritures comptables
sont éclatées en fonction des codes analytiques
Création des bulletins et traitements
48
Si vous transférez vos écritures vers un logiciel utilisant le format de fichier Ciel
Si Ciel Compta n'est pas installé sur votre disque dur, vous pouvez conserver les écritures comptables de
la période en cours dans un fichier au format Ciel ASCII, nommé XIMPORT.TXT, que vous pouvez copier
dans un répertoire sur votre disque dur ou sur un support (clé USB, disque dur externe....).
Dans ce cas, indiquez le chemin d'accès au répertoire dans lequel vous voulez copier le fichier.
Si vous possédez un autre logiciel de comptabilité...
Activez la commande EXPORTER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Vous pouvez alors exporter vos écritures de paye via un fichier au format ASCII, dont vous définissez la
structure en choisissant le nom des champs à exporter.
Quelques mots sur la validation groupée...
Vous pouvez enchaîner en une seule et même opération la validation des bulletins ET le transfert des
écritures en comptabilité. Cette opération s'effectue directement à partir de la fenêtre liste des bulletins
(menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE).
1. Sélectionnez tous les bulletins devant être validés et marquez-les en activant la commande MARQUER
du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
2. Activez la commande VALIDATION GROUPÉE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
3. Dans la fenêtre Validation groupée, cochez la case Transférer les écritures en comptabilité.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Les écritures de salaire et de paiement sont alors générées d'après les bulletins qui vont être validés et le
transfert en comptabilité du fichier des écritures est également réalisé.
Ce transfert est en tous points identique au traitement que vous effectuez à partir de la commande
JOURNAL COMPTABLE du menu TRAITEMENTS.
Voir Générez les écritures comptables de salaire et de paiement, page 46.
Création des bulletins et traitements
49
A propos de la règle des cumuls
La règle des cumuls est une notion importante pour comprendre comment les valeurs des tranches
utilisées comme Base de calcul des cotisations peuvent être automatiquement modifiées dans le bulletin
sur un mois donné.
Cette règle des cumuls est obligatoire. La régularisation des planchers et plafonds de sécurité sociale est
normalement réalisée en fin d’année. Dans ce cas, il se peut que des écarts importants apparaissent, tant
pour le salarié que pour l'employeur. Toutefois, l’ACOSS autorise les entreprises à effectuer cette
régularisation tous les mois et permet ainsi d’éviter des écarts trop importants.
Principe
Il s'agit d'éviter que le salarié et l'employeur cotisent sur une tranche supérieure pour un mois donné,
alors qu'ils n'ont pas à le faire si le Salaire Brut cumulé depuis le début de l'année est inférieur aux
cumuls des planchers et plafonds.
Exemple 1
Le plafond mensuel Tranche A de la Sécurité Sociale est défini à 3 086 € au 01/01/2013. Le Salaire Brut
mensuel d'un salarié est de 2 850 €. Dans ce cas, la valeur de la Tranche A est égale à la valeur du Salaire
Brut, soit 2 850 €.
Au mois de mars, le salarié touche une prime exceptionnelle de 280 €.
Sans régularisation automatique
La salarié et l'employeur vont cotiser au mois de mars sur la tranche B dont la base sera calculée ainsi
pour toutes les cotisations concernées :
Tranche B (2 850 € + 280 €) - 3 086 € = 44 €
En appliquant mensuellement la règle des cumuls
Le Salaire Brut est cumulé de mois en mois puis comparé au cumulé du plafond.
Il apparaît clairement que sur les trois premiers mois de l'année le Salaire Brut cumulé est inférieur au
plafond cumulé de la Tranche A.
Au mois de mars, selon la règle des cumuls, la valeur de la tranche A 3 086 sera modifiée par 3 130 dans
le bulletin selon la formule suivante :
Exemple 2
Voyons maintenant comment la régularisation des planchers et plafonds est calculée si le salarié touche
une nouvelle prime exceptionnelle de 910 euros au mois de mai.
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Tranche A = Cumul brut - Base TA cumulée à M-1 (février dans notre exemple)
8 830 € - 5 700 € = 3 130 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 €
Création des bulletins et traitements
50
Dans ce cas le calcul du Salaire Brut étant supérieur au cumul du plafond de la tranche A, le salarié
cotise en tranche B. Les bases des cotisations sont modifiées dans le bulletin.
Exemple 3
Si le salarié ne touche pas de prime le mois suivant, les plafonds sont de nouveau régularisés.
Au mois de juin, le cumul du Salaire brut est inférieur au cumul du plafond de la tranche A. La tranche A
est donc égale à 18 690 € - 15 430 € = 3 260 €. Pour tenir compte des régularisations antérieures, la
valeur de la tranche B sera donc recalculée.
Dans cet exemple, la tranche B n'a plus besoin d'être appliquée. La base de calcul de la tranche B sera
égale à - 10 euros afin de remettre la Base Tranche B cumulée à zéro.
Conditions d'application de la règle des cumuls
Chaque mois, quand cela est nécessaire, votre logiciel régularise automatiquement la valeur mensuelle
des planchers et plafonds :
• si les cotisations sont saisies dans le bulletin du salarié,
• et si l'option Régularisation automatique est cochée.
Voir Vérifiez les tranches utilisées comme base de calcul des cotisations, page 26.
Dans nos exemples, nous avons vu ce qu'il se passait au niveau de la tranche A. Mais, bien entendu,
cette régularisation s'applique en cascade à toutes les tranches utilisées dans les bases de calcul des
cotisations, y compris celles utilisées pour le calcul de la taxe sur les salaires.
Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 €
Tranche A = Plafond TA cumulé - Base TA cumulée à M-1 (avril dans notre exemple)
15 430 € - 11 680 € = 3 750 €
Tranche B = Salaire Brut - Tranche A
3 760 € - 3 750 € = 10 €
Brut Brut cumulé Plafond TA cumulé Base TA mensuelle Base TA cumulée
Janvier 2 850 € 2 850 € 3 086 € 2 850 € 2 850 €
Février 2 850 € 5 700 € 6 172 € 2 850 € 5 700 €
Mars 3 130 € 8 830 € 9 258 € 3 130 € 8 830 €
Avril 2 850 € 11 680 € 12 344 € 2 850 € 11 680 €
Mai 3 760 € 15 840 € 15 430 € 3 750 € 15 430 €
Juin 2 850 € 18 690 € 18 516 € 3 260 € 18 690 €
Les impressions
Les impressions
52
Principes généraux des impressions
Les différents types d’impression
On distingue trois types d'impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les
commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondants, présentés dans la barre de navigation.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables, rubriques, cotisations,
etc.), que vous obtenez par les commandes du menu BASES, ainsi qu'aux bulletins de paye et aux
historiques des bulletins.
Pour imprimer une liste, vous devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d'un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires pour obtenir les
derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour imprimer la liste de toutes les
caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre logiciel pour vous permettre d'imprimer le détail des
éléments du paramétrage de paye (détail d'une fiche Salarié par exemple).
De la même manière, pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de documents prédéfinis
sont fournis avec votre logiciel.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états doit être effectué
au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes
PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, votre logiciel utilise par défaut l'imprimante déclarée dans
Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir celle que vous voulez
utiliser :
• par la commande IMPRIMER du menu DOSSIER, préalablement à l'impression d'un état,
• ou dans l'onglet Imprimante auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU AVANT IMPRESSION
d'une liste ou d'un document.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être
modifiés.
Les impressions
53
Le mode Aperçu avant impression
Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l'édition à l'écran, telle qu'elle s'imprimera
sur papier, qu'il s'agisse d'un état, d'une liste ou d'un document.
Lorsque la fenêtre Aperçu est ouverte, vous pouvez modifier les options générales d'impression pilotées
par Windows par la commande MISE EN PAGE du menu DOSSIER.
Demandez l'aperçu avant impression d'un état
1. Activez une des commandes du menu ETATS.
2. Dans la fenêtre de sélection des données, cliquez sur le bouton Aperçu .
Demandez l'aperçu avant impression d'une liste ou d'un document
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Lorsque la liste ou le document est ouvert, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION du menu
DOSSIER ou cliquez dans la barre d'outils sur l'icône correspondant.
L'aperçu avant impression du bulletin de paye au format pdf
Vous pouvez visualiser votre bulletin au format pdf.
1. Ouvrez le bulletin que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur le bouton .
2. Sélectionnez dans la liste le type de format que vous souhaitez utiliser.
Un fichier pdf est automatiquement généré. Vous visualisez le bulletin de paye à l'aide d'Adobe Reader.
Cela nécessite l'installation de l'application Adobe Reader© sur votre ordinateur.
Modifiez l'affichage de l'édition à l'écran
Vous pouvez agrandir ou réduire l'affichage de l'édition dans la fenêtre :
• par les raccourcis clavier <+> et < - >,
• par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENÊTRE, en indiquant une valeur supérieure à 100% pour
l'augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire,
• par la commande AGRANDIR ou RÉDUIRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
La modification de l'affichage à l'écran ne se répercute pas lors de l'impression sur papier.
Enregistrez un aperçu au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un
bulletin de paye), vous avez la possibilité d’enregistrer ce document au format PDF.
Pour cela, activez la commande ENREGISTRER AU FORMAT PDF du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Exporter en PDF] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Envoyez par e-mail un état au format pdf
Menu FONCTIONS - commande ENVOYER PAR E-MAIL
Lorsque vous lancez un aperçu avant impression d'un état ou d'un autre type de document (différent d'un
bulletin de paye), votre logiciel vous permet d'ENVOYER PAR E-MAIL votre document converti en pdf.
Pour envoyer votre document par e-mail, activez la commande ENVOYER PAR E-MAIL du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL (clic droit).
Vous pouvez aussi utiliser le bouton [Envoyer par email] situé dans la fenêtre de l’aperçu.
Un fichier pdf du document en cours de visualisation est créé puis stocké dans le répertoire Temporaire
de Windows™.
Un e-mail contenant ce fichier est ensuite généré.
Les impressions
54
Imprimez l'état, la liste ou le document sur papier
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
Une fois l'édition contrôlée dans la fenêtre Aperçu, vous pouvez l'imprimer sur papier.
La fenêtre Imprimer dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l'ordre dans lequel elles
doivent l'être, le nombre de copies et l'échelle, s'ouvre.
Vous trouverez des informations détaillées concernant l’impression des listes, documents et états
dans l’aide contextuelle, rubrique L’impression des listes et des documents et rubriques spécifiques à
chaque état.
Les impressions
55
Les éditions mensuelles et trimestrielles
Une fois vos bulletins contrôlés et validés, vous pouvez visualiser puis imprimer les états nécessaires au
suivi de vos données de paye.
Le journal de paye
Menu ETATS - commande JOURNAL DE PAYE
Chaque mois, vous éditez votre journal de paye par la commande JOURNAL DE PAYE du menu ETATS. Vous
l'imprimez également à la fin de chaque trimestre et en fin d'année, en cumulé.
Avant de visualiser cet état, vous accédez dans un premier temps à la fenêtre de paramétrage de l'édition.
Selon les critères que vous définissez, la présentation de l'ensemble des lignes du bulletin (hormis les
commentaires) sera quelque peu différente puisque ces lignes pourront être détaillées ou non.
Le livre de paye
Menu ETATS - commande LIVRE DE PAYE
Le livre de paye permet d'obtenir le cumul par ligne de tous les bulletins, pour l'ensemble de vos salariés.
Lorsque vous activez la commande LIVRE DE PAYE du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage
de l'édition : sélectionnez alors les options correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans
l'édition.
Le récapitulatif des salaires
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
Cet état permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Il constitue une étape
intermédiaire avant l'édition de vos charges à payer par caisse.
Pour plus de détails sur l’état des charges à payer par caisse, reportez-vous au paragraphe “Les
déclarations aux organismes sociaux”, page 56.
1. Choisissez si vous voulez éditer un récapitulatif des salaires pour Tous les salariés ou Un seul.
2. Dans ce dernier cas, sélectionnez le salarié de votre choix à l'aide du bouton [Liste].
3. Pour chacun des critères suivants : service, code analytique, établissement, vous pouvez Tous les
prendre en compte ou Un en particulier que vous sélectionnez à l'aide du bouton [Liste].
Toutes les lignes du bulletin sont
imprimées pour chaque salarié
sélectionné.
Seules les lignes principales du
bulletin sont imprimées : nombre
d’heures, salaire de base,
cotisations cumulées, etc.
Toutes les cotisations seront présentées
dans l’ordre alphanumérique, et non dans
l’ordre de présentation des bulletins.
Les impressions
56
4. Indiquez la période sur laquelle sera édité l'état en cliquant sur les triangles de sélection.
5. Si vous souhaitez qu'un saut de page soit inséré dans l'état à chaque changement d'établissement,
cochez l'option Un saut de page par établissement.
6. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Les déclarations aux organismes sociaux
Menu ETATS - commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE
Selon le nombre de salariés de l'entreprise, les déclarations aux organismes sociaux diffèrent :
• pour les sociétés ayant de 10 à 49 salariés, les déclarations sont fournies chaque fin de mois ;
• pour les entreprises ayant moins de 10 salariés, ces déclarations sont à fournir chaque fin de trimestre.
La commande CHARGES À PAYER PAR CAISSE du menu ETATS permet de calculer et d'imprimer, pour chacune
des caisses, le montant des cotisations dues. Dans cet état, non seulement une distinction est faite entre
la part salariale et la part patronale (bases, taux, montants), mais un cumul des montants patronaux et
salariaux est également réalisé.
Avant d’éditer vos charges à payer par caisse, vous pouvez passer par une étape intermédiaire en
demandant un RÉCAPITULATIF DES SALAIRES par le menu ETATS. En effet, le RÉCAPITULATIF DES SALAIRES
permet de visualiser les différents cumuls de l'ensemble des tranches. Cet état n’est pas disponible
dans Ciel Paye millésime.
Les impressions
57
Comme pour la plupart des états, celui-ci fait également l'objet de critères de sélection.
L’état préparatoire DUCS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DUCS
Vous pouvez calculer et éditer l'état des charges à payer en utilisant les codes de regroupement DUCS
(Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales).
Pour cela, vous devez préalablement définir les codes DUCS à utiliser tant au niveau des caisses que des
cotisations. Une fois ce paramétrage défini, à tous moment, vous pourrez calculer et imprimer l'état
préparatoire.
Les tables de codes DUCS devant être utilisées sont fournies par chacun des organismes sociaux
auxquels la société est affiliée.
1. Définissez dans la fenêtre ci-dessous les critères liés à la période, aux caisses et aux établissements.
Période
2. Indiquez la Période à prendre en compte en spécifiant la date de début et la date de fin.
3. Sélectionnez parmi les trois options suivantes les critères à prendre en compte dans l’édition de la
DUCS :
• Période uniquement
• Période et récapitulatif
• Récapitulatif uniquement
Caisse
4. Cochez toutes les caisses si elles sont Toutes concernées par l’édition de la DUCS ou sélectionnez les
caisses de votre choix en cochant l’option Une liste de caisses puis en cliquant sur le bouton du même
nom.
La fenêtre Caisses s’affiche.
5. Marquez les caisses que vous souhaitez prendre en compte puis validez en cliquant sur le bouton
[OK]. Vous revenez à la fenêtre DUCS.
Si vous avez défini des codes de regroupement
dans les fiches cotisations, vous pouvez obtenir
le cumul des bases, taux et montants des
différentes tranches de cotisations versées à
une caisse.
Les impressions
58
Établissement
6. De même, cochez tous les établissements s’ils sont Tous concernés par l’édition de la DUCS ou sélectionnez
les établissements de votre choix en cochant l’option Une liste d’établissements puis en cliquant
sur le bouton du même nom. La fenêtre Etablissements s’affiche.
7. Marquez les établissements que vous souhaitez prendre en compte.
8. Lancez l’aperçu ou l’impression de l’état en cliquant sur les boutons respectifs.
Le bouton dans la barre d’actions, vous permet d’accéder à l’assistant EDI DUCS. Cet
assistant vous renseigne sur la télédéclaration des charges sociales et la procédure de souscription à
Ciel directDéclaration Social.
L’assistant EDI Ducs
Menu ETATS - commande D.U.C.S. - EDI DUCS
Via le module Ciel directDéclaration Social et le portail Ciel (www.ciel.com), l’assistant Edi Ducs vous
permet de transférer vos cotisations sociales depuis votre logiciel de paye vers les organismes de
protection sociale. Ce type de transfert de données s’appelle une télédéclaration.
Informations détaillées sur la télédéclaration
1. Cette première étape vous donne des informations sur le principe de la télédéclaration de la Ducs.
Pour obtenir ces informations, cliquez sur les boutons [En savoir plus] associés à chaque option.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
L'option Ne plus afficher cette étape vous permet de passer directement à la seconde étape de l'assistant
lors des prochaines utilisations de la commande.
Souscription à Ciel directDéclaration Social
Vous pouvez souscrire à Ciel directDéclaration Social lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER -
commande PARAMÈTRES société) ou après la création de votre dossier (menu ETATS - commande D.U.C.S. -
EDI DUCS).
Pour cela, cliquez sur le bouton [Souscrire].
1. Cliquez sur le bouton pour obtenir des informations sur le moyen de souscrire à l'abonnement
Ciel directDéclaration Social.
2. Choisissez le Mode d'envoi. Si vous cochez l'option Je veux procéder à des envois tests, votre déclaration
sera envoyée en mode test. A l'inverse, si cette option est décochée, l'envoi sera réalisé en mode réel.
3. Sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur (experts comptables, centres de gestion
agrées) mandaté par une entreprise et prend en charge la transmission.
4. Indiquez la civilité, nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi que son adresse Email.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion directe
(télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès des organismes de
protection sociale : URSSAF, Pôle Emploi, Institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.
Les impressions
59
5. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre numéro de SIRET permettant de vous identifier.
Pour plus de détails sur la télédéclaration, consultez le Manuel de référence, Menu Etats, EDI-DUCS.
Réduction sur les bas salaires
Menu ETATS - commande RÉDUCTIONS BAS SALAIRES
Si la société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales sur les bas salaires, elle est tenue
d'établir un justificatif mensuel des réductions obtenues.
Dans les fiches Cotisations concernées, dans l'onglet Prise en compte, vous devez avoir indiqué qu’elle est
assujettie à la réduction sur bas salaire.
Réductions des cotisations patronales
Menu ETATS - commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
Si votre société bénéficie d'une réduction des cotisations patronales de Sécurité Sociale (assurance
maladie, assurance vieillesse, allocations familiales et accidents du travail), elle est tenue d'établir un
justificatif mensuel des réductions obtenues. Cette réduction est égale à la rémunération mensuelle brute
versée au salarié multipliée par un coefficient, lequel dépend du nombre d'heures rémunérées et de la
rémunération mensuelle brute du salarié. Lorsque vous activez la commande RÉDUCTION DES COTISATIONS...
du menu ETATS, vous accéder à la fenêtre de paramétrage de l'édition : sélectionnez alors les options
correspondant aux critères que vous souhaitez visualiser dans l'édition.
Si vous bénéficiez de l'allégement des 35 heures, cochez l’option correspondante.
Etat des congés payés et RTT
Menu ETATS - commande CONGÉS PAYÉS ET RTT
Cet état présente pour chaque salarié sélectionné, le nombre de congés payés et RTT dû, pris et restant
sur l'exercice N et N-1.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhésion à la
procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
Les impressions
60
Les éditions administratives
L’attestation Pôle Emploi
Dans Ciel Paye Evolution et dans Ciel Paye Bâtiment
Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS -
ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Dans Ciel Paye Millésime
Menu BASES - commande SALARIÉS puis menu EDITION - commande ATTESTATION PÔLE EMPLOI.
Vous pouvez générer l'attestation Pôle Emploi à délivrer à tout salarié quittant l'entreprise pour faire
valoir ses droits.
A compter du 1er janvier 2011, les entreprises de 10 salariés et plus ont l'obligation d'envoyer
l’exemplaire à Pôle emploi par voie électronique (Décret n°2011-138 du 1er février 2011).
Une fois que l’attestation est créée, vous devez la compléter. Et, selon le mode d’envoi choisi, la saisie est
différente :
• Télédéclaration : vous complétez et envoyer l’attestation dans le module Ciel Déclarations Sociales.
Vous accédez à ce module par le menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES, SUIVI DES
AED.
• Papier : vous la complétez directement dans le document au format pdf créé et affiché à l’écran.
Pour plus de détails, consultez l’Aide, rubrique Attestation Pôle Emploi.
Vous disposez également d'un Assistant de sortie de salariés, accessible via le menu BASES, qui facilite
toutes les opérations et démarches administratives à réaliser lors du départ d'un salarié de l'entreprise et
notamment l'attestation Pôle Emploi.
Consultez le Manuel de référence, Menu Bases, Assistant de sortie d'un salarié.
L'attestation de salaire
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(à partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE
SALAIRE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou paternité), il doit
fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités journalières auprès de la
Sécurité Sociale.
Lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle, une attestation de salaire qui doit être
produite.
1. Sélectionnez le Motif de l'arrêt de travail (maladie, maternité, paternité, maladie professionnelle, accident
du travail) en cliquant sur le triangle de sélection situé en fin de zone.
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Pour déterminer la période d'absence du salarié, saisissez la date du dernier jour de travail ainsi que la
date de reprise du travail.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu durant son absence.
L'employeur peut alors faire une demande de subrogation. La Sécurité Sociale verse alors directement les
indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le
bulletin de paye du salarié.
4. Si vous souhaitez faire une Demande de subrogation, cochez la case correspondante.
5. Indiquez ensuite la Période d'indemnisation ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
6. Les coordonnées de l'organisme payeur renseignées dans l'onglet Banque de la fiche Salarié sont
reprises par défaut. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.
Les impressions
61
7. Dans le cas d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, précisez également le Type de
maintien du salaire (Intégralement ou Partiellement).
8. Les informations demandées en bas de la fenêtre varient selon le type d'attestation (maladie ou accident
du travail).
• Attestation pour maladie : précisez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration.
• Attestation pour accident du travail : saisissez le nom et l'adresse du médecin de travail dans la zone
Médecin du travail ainsi que le poste occupé par la personne en charge de la déclaration dans la zone
Signataire. Il peut s'agir par exemple d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc.
9. Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK]. Le document apparaît alors à l'écran.
10. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent sur le document et complétez-le éventuellement.
Il ne vous reste plus ensuite qu'à l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le
signe.
La Déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.)
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
(A partir de la liste des salariés) menu ÉDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - D.U.E (EDI,
Papier ou Internet)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ; il s'agit de la
Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer avant l'embauche du salarié dans l'entreprise.
Elle vous permet en une seule déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié.
L'URSSAF se charge ensuite de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui
l'intéresse.
1. Ouvrez la liste des salariés puis activez la commande D.U.E.
S'il s'agit d'une DUE Papier...
2. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de l'établissement
principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option Adresse de correspondance puis
saisissez des coordonnées postales.
3. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document correspondant est alors automatiquement généré et présenté
à l'écran.
DUE EDI uniquement
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf peut contacter
dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de référencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [OK] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez alors sur la
ligne correspondant à la modification à effectuer.
6. Une fois les zones correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
7. La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Pour des informations détaillées sur les éditions administratives, reportez-vous à l’aide de l’application.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
63
La dernière paye de l’année
Afin de répondre à la règle des cumuls, vous devez, en fin d'année, comparer les cumuls annuels des
bases (planchers et plafonds) des cotisations à ceux des salariés.
Voir A propos de la règle des cumuls, page 49.
Régularisation des planchers et plafonds
Avec régularisation automatique
Si vous avez demandé la régularisation automatique des planchers et plafonds depuis le début de l'année,
en tenant compte ainsi de la règle des cumuls sur chaque période, le dernier bulletin ne doit pas
présenter de difficultés particulières.
Contrôlez les cumuls pour chaque salarié et procédez aux éventuelles régularisations.
Sans régularisation automatique
En revanche, si la régularisation automatique n'a pas été demandée, vous devez alors calculer le cumul
annuel des planchers et plafonds de chacun des salariés et les comparer aux cumuls annuels des
tranches de cotisations.
Lorsque le salarié ou l'employeur a cotisé en cours d'année sur une tranche alors qu'en cumulé il ne
devrait pas ou inversement s'il n'a pas cotisé sur une tranche, saisissez la régularisation annuelle sur la
base de calcul de la cotisation concernée.
Elle peut être positive ou négative, tant pour le salarié que pour l'employeur.
Le treizième mois
Le salaire correspondant au treizième mois est intégré comme une prime au dernier bulletin de l'année de
chaque salarié.
Dans le paramétrage de paye modèle et celui de la société Exemple SA, la rubrique PRIME13 Prime de
treizième mois est créée.
Elle doit être insérée dans le dernier bulletin de l'exercice de chacun des salariés concernés après le
SALAIRE DE BASE et avant le SALAIRE BRUT.
Les états de fin d'année
Une fois tous les bulletins établis pour l'année et toutes les régularisations effectuées, vous procédez à
l'impression :
• des états en cumulé sur l'année (Journal de paye, Livre de paye, Charges à payer par caisse, etc.).
Voir La clôture du dossier, page 65.
• de l’état Provisions pour congés payés. Consultez l’aide contextuelle.
• de l'état préparatoire à la Déclaration Annuelle des Données Sociales.
Voir La déclaration annuelle des données sociales, page 64.
Traitements de fin d’année
64
La déclaration annuelle des données sociales
La Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) est obligatoire pour toutes les entreprises. Avec
votre logiciel de paye, vous pouvez éditer un état préparatoire à la DADS ainsi que créer une DADSU.
Etat préparatoire DADS
Menu ETATS - commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS
L'état préparatoire DADS vous permet de vérifier la cohérence des données de vos salariés.
Avant d'éditer la déclaration annuelle des données sociales, vous devez vous assurer que les informations
nécessaires sont correctement définies.
Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer l'état autant de fois que nécessaire.
Pour plus de détails sur les informations à contrôler, reportez-vous à l’Aide, rubrique Etat préparatoire
D.A.D.S.
Dans Ciel Paye Bâtiment, vous pouvez éditer un état préparatoire DADS pour une caisse des Congés
Intempéries du Bâtiment et des Travaux Publics (CI-BTP).
Dans la fenêtre Déclaration Annuelle des Données Sociales, la zone suivante est proposée :
.
Si vous effectuez une déclaration à une caisse CI-BTP, cochez l'option Afficher les informations pour la
caisse CI-BTP puis indiquez la période à prendre en compte.
Les informations requises sont alors ajoutées à votre état.
Créez une DADSU
Menu TRAITEMENTS - commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - CRÉER UNE DADSU
Afin de générer des DADSU à la norme 4DS, votre logiciel de paye fonctionne avec le module Ciel
Déclarations Sociales.
Vous disposez d'un assistant DADS-U qui permet de lancer la création d’une nouvelle déclaration.
Et, un contrôle de cohérence vous est proposé automatiquement afin de limiter le nombre d'erreurs dans
votre déclaration.
Une fois que vous avez fini les corrections et que le contrôle ne trouve plus d’erreurs, le bouton
[Continuer] devient accessible. Vous pouvez alors accéder à l'assistant de création d'une DADS-U.
Pour plus de détails sur la création d’une DADS-U, reportez-vous à l’Aide.
Ensuite, la DADSU est créée dans Ciel Déclarations Sociales. Et, c’est à partir de ce module que vous
contrôlez, complétez et envoyez votre déclaration.
Enfin, à partir de la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES du menu TRAITEMENTS, d’autres opérations sont
proposées :
• re-exporter les données de la paye dans la déclaration via la commande RENVOYER DONNÉES DADSU,
• accéder aux déclarations créées dans le module Ciel Déclarations Sociales via la commande SUIVI DES
DADSU.
Traitements de fin d’année
65
La clôture du dossier
Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE
L’assistant Top Clôture vous aide à clôturer votre dossier de paye en fin d'exercice en réalisant au
préalable tous les traitements nécessaires.
1. Activez la commande TOP CLÔTURE du menu TRAITEMENTS. Une fenêtre présente l’assistant. Après l’avoir
lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour exécuter un traitement, cliquez sur le bouton [Lancer] correspondant.
L'édition des états de fin d'année respecte l'ordre suivant :
• Journal de paye,
• Livre de paye,
• Charges à payer par caisse,
• Fiche individuelle.
3. Après avoir effectué les traitements de votre choix, cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter
l'assistant.
Pour plus d'informations concernant l'assistant Top Clôture et les traitements qui s'y rapportent,
consultez l'aide contextuelle en cliquant sur le bouton [Aide] situé au bas de la fenêtre Top Clôture.
Cliquez sur ces boutons d’aide pour
obtenir des informations relatives au
traitement correspondant.
Les cases à cocher sont des
indicateurs. Elles sont grisées
par défaut et cochées en
fonction des opérations
effectuées.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
67
La gestion des utilisateurs
On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour calculer ou consulter les
données de paye d'une société.
Afin de conserver la confidentialité des données, vous pouvez déclarer des utilisateurs, en leur attribuant
un nom et un mot de passe propres qui leur seront ensuite demandés chaque fois qu'ils activeront
certaines commandes.
L'accès des utilisateurs peut également être limité à un ou plusieurs dossiers de paye et à certains menus
et commandes.
Les utilisateurs maîtres et les utilisateurs non-maîtres
On distingue deux types d'utilisateurs :
Les utilisateurs maîtres
Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d'autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres) et à
définir leurs droits d'accès aux dossiers, menus et commandes.
Les utilisateurs non-maîtres
Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non-maîtres ont par défaut
accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité.
Créez, Modifiez ou Détruisez les fiches Utilisateurs
Pour créer, modifier ou détruire des fiches utilisateurs, activez la commande UTILISATEURS du menu
UTILITAIRES, disponible uniquement en mode complet.
Consultez le Manuel de référence, Menu Utilitaires, Utilisateurs.
Gestion des dossiers
68
La sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE
La sauvegarde est un traitement essentiel. En effet, personne n'est à l'abri d'une coupure de courant
inopinée. La sauvegarde vous permet de conserver les données de vos différents dossiers. Vous pouvez
ainsi les réutiliser en cas de problème sur votre disque dur ou sur les fichiers eux-mêmes.
Sans sauvegarde, vous pourriez perdre des semaines de travail !
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois, après avoir établi et
validé les bulletins de la période et imprimé les documents nécessaires.
Que vous sauvegardiez votre dossier sur le disque local de votre ordinateur ou sur un support externe
(disque dur, clé USB....), le principe est le même.
1. Connectez votre support sur vote ordinateur.
2. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre Sauvegarde s’ouvre :
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier, de paramétrage et de déclarations sociales
ainsi que les archives liées au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les
bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier
réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
• Données Ciel Déclarations Sociales : il s’agit des données générées dans Ciel Déclarations Sociales, à
savoir vos DADSU et vos attestations employeurs (AED).
3. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
4. Choisissez l'emplacement où seront sauvegardées vos données.
5. Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.
Les fichiers de sauvegarde AHC comportent la date et l’heure à laquelle les sauvegardes ont été
réalisées.
Gestion des dossiers
69
La restauration
Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
Vous pouvez récupérer des données précédemment sauvegardées.
1. Si vous avez sauvegardé votre dossier sur un support externe (clé USB...), connectez-le à votre ordinateur.
2. Ouvrez la société à restaurer.
Si aucun dossier n'est ouvert, la commande RESTAURATION du menu DOSSIER est inactive ; son titre est
grisé.
3. Une fois la société ouverte, activez la commande RESTAURATION.
4. Il vous est alors demandé de confirmer sa fermeture. Cliquez sur le bouton [Oui].
5. Dans la fenêtre Restauration, sélectionnez l’emplacement du fichier à restaurer en cliquant sur le bouton
.
La liste des fichiers AHC (fichiers de sauvegarde) présents dans le répertoire choisi s'affiche.
Vous pouvez choisir de restaurer les données du dossier et/ou les données de paramétrage ainsi que
l’archive liée au dossier.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des salariés, les
bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des archives du dossier
réalisées lors de la clôture annuelle. Voir Sauvegardez une archive, page 70.
6. Cochez les données à inclure dans votre sauvegarde.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fenêtre de confirmation s'ouvre. Elle vous rappelle les caractéristiques de la sauvegarde (date,
chemin d'accès, dossier) afin que vous puissiez contrôler qu'il s'agit du bon jeu de sauvegardes à
restaurer.
8. Cliquez sur le bouton [Restaurer] pour lancer le traitement.
A la fin du traitement, le dossier restauré est ouvert.
Attention !
Avant de restaurer un dossier de paye, effectuez une sauvegarde du dossier endommagé sur un
support différent de celui utilisé habituellement pour la sauvegarde mensuelle.
Gestion des dossiers
70
L’archivage d’un dossier
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Archivez un dossier
Menu TRAITEMENTS – commande CLÔTURE ANNUELLE ou TOP CLÔTURE.
Vous pouvez archiver un dossier avant de le clôturer. Pour cela, dans la fenêtre Clôture annuelle, cochez
la case Archiver le dossier avant la clôture.
Une seule archive peut être réalisée par dossier. Par conséquent, si une archive existe déjà, celle-ci est
remplacée par la nouvelle archive.
Une fois votre archive créée, vous pouvez la consulter, l’inclure dans vos sauvegardes ou encore la
supprimer.
Consultez une archive
Menu DOSSIER – commande OUVRIR.
Cette archive est consultable à tout moment. A partir d’une archive, vous pouvez accéder aux bulletins et
éditer les états de l’exercice précédent. Cependant, il est impossible de modifier des bulletins de pays
validés.
Dans la fenêtre d’ouverture de dossier, la présence d’une archive est signalée par une petite flèche en face
du nom de la société.
1. Cliquez sur la flèche et sélectionnez-la.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Par défaut, la taille de l’archive est réduite, un message vous demande
donc de la décompresser.
Sauvegardez une archive
Menu DOSSIER – commande SAUVEGARDER.
Il est possible d’inclure dans la sauvegarde d’un dossier l'archive réalisée lors de la clôture annuelle.
Pour cela, dans la fenêtre Sauvegarde, cochez la case Archives avant clôture.
Supprimez une archive
Menu DOSSIER – commande SUPPRIMER.
Il est possible d’effacer de votre disque l'archive d'une société.
1. Dans la fenêtre Suppression d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
2. Confirmez la suppression.
Dans le cas où vous supprimez un dossier contenant une archive, celle-ci est également effacée.
Autres fonctionnalités
Autres fonctionnalités
72
Le générateur de documents
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu DOSSIER - commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS.
Vous pouvez créer entièrement le dessin de vos documents.
Tous les documents sont communs à tous les dossiers.
Le générateur est accessible pour la quasi-totalité des listes du menu BASES (salariés, variables,
cotisations, banques, etc. excepté la gestion de temps) ainsi que pour les bulletins de paye. Pour avoir
accès à la commande GÉNÉRATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez ouvrir au préalable la liste
pour laquelle vous voulez concevoir un document.
Chaque document créé pour un fichier (listes salariés, variables, etc.) sera sauvegardé uniquement pour
ce fichier. Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une fiche salarié dans le
fichier des cotisations. Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est
sensiblement identique à la fenêtre d'accès aux impressions.
Créez un document
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document que
vous souhaitez créer.
2. Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît automatiquement dans la liste
concernée.
3. Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du document.
Ouvrez un document existant
1. Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix. Le symbole se
transforme alors en signe -.
2. Double-cliquez dans la liste sur le document concerné,
3. ou cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK].
Supprimez un document existant
Placez le curseur sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire].
Dupliquez un document existant
Positionnez le curseur sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer].
Importez / exportez un modèle de document
Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, votre logiciel
vous permet de les exploiter très facilement d'un poste à l'autre par l'intermédiaire des boutons [Extraire]
et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.
Pour des informations détaillées sur le générateur de documents, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application.
Autres fonctionnalités
73
Les éditions chaînées
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu ETATS - commande ÉDITIONS CHAÎNÉES.
Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs éditions différentes.
La partie gauche présente la liste des états disponibles dans votre logiciel (journal de paye, livre de paye,
charges à payer par caisse, etc.)
1. Sélectionnez l'état que vous souhaitez inclure dans la suite d'éditions puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
La fenêtre de paramétrage de l'état s'affiche.
2. Déterminez les différents critères de l'édition que vous voulez obtenir puis cliquez sur le bouton [OK].
3. L'édition que vous avez choisie s'affiche dans la liste des états à imprimer.
Répétez cette manipulation pour tous les états qui vont figurer dans l'édition chaînée.
Vous pouvez insérer plusieurs fois le même état mais en lui définissant des paramètres différents
(exemple : une édition du livre de paye mensuel et une pour le livre de paye annuel).
4. Une fois que vous avez défini tous les états à imprimer, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer
l'impression.
Supprimez un état de l'édition chaînée
Pour supprimer un état de la liste, sélectionnez-le dans la Liste des états à imprimer et cliquez sur le
bouton [Supprimer].
Le bouton [Supprimer tout] permet de supprimer en une seule fois tous les états affichés dans la liste des
états à imprimer.
Consultez les critères de sélection de l'état
1. Pour consulter le paramétrage de l'état que vous avez effectué, sélectionnez l'état concerné dans la
Liste des états à imprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Propriétés] ou double-cliquez sur l'état.
La fenêtre de paramétrage de l'état s'ouvre. Vous pouvez lui apporter d'éventuelles modifications si vous
le souhaitez.
Pour des informations détaillées sur les éditions chaînées, reportez-vous à l’aide contextuelle de
l’application.
Autres fonctionnalités
74
Personnalisation des fiches salarié
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
Menu FONCTIONS - commande PERSONNALISER LE FICHIER.
Vous pouvez ajouter, dans le fichier salariés, plusieurs zones supplémentaires permettant d'enrichir les
fiches suivant vos besoins.
Exemple
Une entreprise a besoin de répertorier le parcours professionnel de ses salariés (formation, dernier
emploi) ainsi que ses activités extra-professionnelles. Or, ces informations ne figurent pas sur la fiche
initiale. A l'aide de la commande PERSONNALISER LE FICHIER, vous pouvez compléter la fiche salarié par ces
critères.
Ouvrez la liste des salariés
1. Activez la commande PERSONNALISER LE FICHIER du menu FONCTIONS.
La fenêtre Personnaliser Salarié s'affiche. Une palette d'outils est à votre disposition pour effectuer vos
paramétrages.
Les principaux outils
icône cadre : permet de définir une zone.
icône texte : permet de saisir du texte.
icône Premier plan : permet d'afficher l'élément sélectionné au premier plan.
icône Arrière plan : permet d'afficher l'élément en second plan.
icône Aligner : permet d'aligner (gauche, droite, etc.) les éléments sélectionnés.
icône Tabulation : permet d'attribuer un numéro d'ordre pour la saisie.
icône Fermeture : ferme la fenêtre en cours et permet d'enregistrer les personnalisations que vous
venez de mettre en place.
Pour accéder par la suite à la saisie des informations complémentaires, ouvrez la fiche du salarié
concerné puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez alors compléter la fiche de
renseignement qui s'ouvre.
Pour des informations détaillées sur la personnalisation de la fiche salarié, reportez-vous à l’aide
contextuelle de l’application.
Autres fonctionnalités
75
La gestion analytique
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Ciel Paye Bâtiment permet de gérer des répartitions analytiques afin d'étudier les coûts salariaux. La
répartition sur les différents postes analytiques sera calculée dans vos écritures comptables et états.
Codes analytiques
Menu BASES - commande CODES ANALYTIQUES.
Cette commande permet de créer et de regrouper tous les codes analytiques que vous serez susceptible
d'utiliser par la suite.
Le code analytique est défini par un code et un libellé. Sa longueur ne doit pas dépasser 6 caractères.
Dans les fiches salariés
Menu BASES - commande SALARIÉS - onglet Affectation - bouton [Répartition analytique].
Vous disposez d'un tableau dans lequel vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et
vous déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du bulletin.
• Le bouton [Ajouter] permet d'affecter les codes analytiques. Un code analytique ne peut pas être inséré
plusieurs fois dans une même fiche salarié.
• La cellule du tableau intitulé % répartition permet de saisir la répartition.
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition à d'autres fiches salariés.
Dans les bulletins de paye
Menu GESTION DES BULLETINS - commande BULLETINS DE PAYE - onglet Analytique.
L'onglet Analytique reprend la répartition analytique du salarié définie dans sa fiche.
S'il s'avère que la répartition n'est pas identique dans le mois, vous pouvez la modifier même si le bulletin
est déjà validé. Pour cela, vous disposer des boutons suivants :
• Bouton [Ajouter] : permet d'affecter d'autres codes analytiques.
• Bouton [Supprimer] : permet de supprimer une répartition analytique.
• Si les modifications apportées dans le bulletin ne sont pas exactes, vous pouvez revenir à la répartition
initiale définie dans la fiche du salarié via le bouton [Réinitialiser].
Les modifications de la répartition apportées dans le bulletin peuvent être enregistrées dans la fiche
du salarié via le bouton [Mémoriser].
• Le bouton [Exporter la répartition] permet d'appliquer la répartition que vous venez de saisir à
d'autres bulletins.
Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. En revanche, il est possible qu'il soit inférieur à
100%.
Autres fonctionnalités
76
Dans les écritures comptables
Menu TRAITEMENTS - commande JOURNAL COMPTABLE - clic droit GÉNÉRER ÉCRITURES.
L'option Inclure la répartition analytique est cochée par défaut si l'analytique est renseigné dans votre
dossier.
Lorsque cette option est cochée, les écritures comptables sont éclatées en fonction des codes analytiques
associés aux bulletins. Et, les montants sont calculés selon les pourcentages de répartitions renseignés
dans les bulletins.
Les montants qui ne sont pas concernés par l'analytique seront cumulés sur des lignes comptables sans
affectation analytique.
Autres fonctionnalités
77
Assistant de cotisation
Uniquement disponible dans Ciel Paye Evolution et Ciel Paye Bâtiment
A partir de la liste des cotisations, menu EDITION ou CONTEXTUEL (clic-droit), commande ASSISTANT DE
CRÉATION DES COTISATIONS.
Pour accéder à cet assistant, vous pouvez aussi cliquer sur la flèche du bouton [Créer] et choisir la
fonction Assistant.
Cet assistant vous guide dans la création de cotisations, à travers différentes étapes. Les informations à
saisir sont identiques à celles de la fiche d’une cotisation. Seule la présentation diffère.
• Le bouton [Suivant] permet de passer aux prochaines étapes.
• Le bouton [Précédent] permet de revenir aux étapes antérieures.
• Le bouton [Continuer] permet de créer plusieurs cotisations à la suite.
• Le bouton [Terminer] permet d’enregistrer la ou les cotisations et de quitter l'assistant.
Autres fonctionnalités
78
Import Ciel Bâtiment
Uniquement disponible dans Ciel Paye Bâtiment
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORT CIEL BÂTIMENT
Cette commande permet de récupérer des données de votre dossier Ciel Bâtiment et de les intégrer dans
votre dossier Ciel Paye Bâtiment. Pour cela, vous procéderez à des exports et à des imports des données.
Les données qui sont migrées sont les salariés, les variables et l'analytique.
La procédure se déroule en deux temps :
• Dans Ciel Bâtiment, vous devez paramétrer certaines données puis les exporter. Vos données sont
alors enregistrées dans des fichiers au format texte (.TXT).
• Dans Ciel Paye Bâtiment, vous récupérez les fichiers de données.
Dans Ciel Bâtiment
Au préalable
Paramétrage de paye
1. Sélectionnez le menu INITIALISATION, commande OPTIONS - PARAMÉTRAGE PAYE
2. Dans la zone Fichier à importer, cliquez sur la loupe située en fin de zone.
3. Sélectionnez le répertoire contenant le dossier de paye qui recevra les données. Par défaut, les dossiers
des sociétés de paye sont stockés dans C:\Ciel\WPAYE puis vous cliquez sur le nom de votre
société.
4. Si le logiciel ne détecte pas de données de paye dans le répertoire spécifié, un message d'erreur
s'affiche. Redéfinissez alors le chemin du dossier de paye.
5. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous retrouvez les rubriques salariées propres à Ciel Bâtiment.
Ces rubriques sont en fin de compte des variables dans Ciel Paye Bâtiment. Vous devez donc faire la
correspondance entre les deux. Pour cela, cliquez dans la colonne Correspondance et choisissez le nom
de la variable utilisée dans votre logiciel de Paye.
Les rubriques sans correspondances ne seront pas transférées dans votre dossier de paye.
6. Une fois que vous avez réalisé toutes les correspondances, cliquez sur [Valider].
Matricule salarié
Dans Ciel Bâtiment, le matricule du salarié est facultatif alors qu'il est obligatoire dans Ciel Paye
Bâtiment. Vous devez donc les renseigner avant de procéder à l'export.
Pour cela, allez dans les fiches salariés, au niveau de l'onglet Autres renseignements et saisissez un
matricule.
Suivi de chantier
Il est impossible de générer les fichiers d'import si vous n'avez pas renseigné le suivi de main d'oeuvre. En
l'occurrence, les éléments récupérés sont les heures travaillés sur un chantier. Dans le menu SUIVI,
choisissez la commande SUIVI DE MAIN D'OEUVRE.
Exportation
Une fois que vous avez procédé aux saisies nécessaires au bon déroulement de l'exportation, vous pouvez
générer les fichiers qui contiendront les données de Ciel Bâtiment.
Pour cela, activez le menu SUIVI puis la commande TRANSFERT EN PAYE.
Les fichiers WBAT_SALARIES.txt, WBAT_VARIABLES.txt et WBAT_ANALYTIQUES.txt sont
automatiquement créés dans un répertoire nommé "Import" situé dans le dossier de votre société de paye.
Attention !
Ne modifiez pas ces fichiers.
Autres fonctionnalités
79
Dans Ciel Paye Bâtiment
Une fois que les données sont importées en paye, les fichiers d'export sont renommés (modification de
l'extension .TXT en .BAK).
1. Si le logiciel détecte des données à récupérer lors de l'ouverture de votre société, la fenêtre Import Ciel
Bâtiment s'affiche automatiquement. Sinon, allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande
IMPORT CIEL BÂTIMENT.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé dans la barre de l'Accueil.
2. Par défaut, tous les types de données sont sélectionnés. Décochez éventuellement les données que
vous ne voulez pas récupérer.
3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour importer. Le logiciel récupère les données et vérifie que les répartitions
analytiques sont bien égales à 100%.
Le bouton [Non] permet de ne pas importer les données. Ceci étant, les fichiers texte sont quand
même transformés en format .BAK La prochaine importation n'en sera pas pour autant impactée.
Le bouton [Plus tard] a pour effet de ne pas importer les données et les fichiers texte ne sont pas
modifiés.
80
Index
A
Analytique 75
Aperçu avant impression 53
bulletin au format PDF 53
état 53
liste ou document 53
Assistant
clôture de dossier 65
création d’un bulletin 38
création de dossier 19
entrée d’un salarié 30
sortie d’un salarié 30
Attestation ASSEDIC 60
Attestation de salaire Maladie 60
B
Bulletins
assistant Top Bulletin 38
calculer à l’envers 43
établir le premier bulletin 37
valider 43
C
Caisses 26
Charges à payer par caisse 56
Clôture
assistant Top Clôture 65
Congés 21, 33
Convention collective 27
Cotisations 26
D
DADS 63
Déclaration Unique d'Embauche 61
DIF (Droit Individuel à la Formation) 33
Documentation 6
Documents administratifs 60
Dossier
assistant Top Départ 19
clôturer 65
créer 19
paramètres
généraux 20
modèle de paye 21
restaurer 69
sauvegarder 68
E
Ecriture comptable 46
Etats
attestation ASSEDIC 60
charges à payer par caisse 56
congés payés et RTT 59
DADS 63
fin d’année 63
journal de paye 55
livre de paye 55
provisions pour congés payés 63
réductions
cotisations patronales 59
Exemple
bulletin de salaire 16
société 12
G
Gestion de temps 35
bordereau de saisie 36
bordereau de saisie Excel 36
feuille de temps 36
natures d’écarts 36
planning hebdomadaires 35
planning salariés 36
plannings annuels 35
I
IJSS
gestion automatique 41
paramétrage 41
Import Ciel Bâtiment 78
Impressions
aperçu avant impression 53
imprimante 52
types 52
Imprimante
choisir 52
configurer 52
Intuiciel 13
J
Journal de paye 55
L
Livre de paye 55
Copyright 2013 Ciel
Manuel de découverte Ciel Paye, Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment pour Windows - MAN_WP - V20.0/13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
N
Natures d’écarts 36
P
Paiement
état 45
ordres de virement 45
Paramètres
généraux 20
modèle de paye 21
Paye inversée 43
Profils 31
R
Réductions
cotisations patronales 59
Règle des cumuls 49
conditions d’application 50
principe 49
régularisation automatique 26, 63
Restaurer un dossier 69
Rubriques 24
S
Salariés 28
assistant d’entrée 30
assistant de sortie 30
créer une fiche 31
profil 31
Services 30
T
Tranches 26
Transfert
écriture comptable 46
ordres de virement 45
Treizième mois 63
U
Utilisateurs 67
V
Validation groupée 48
Variables 23
globales 23
salariés 23
Les nouveautés de
Ciel Compta libérale
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant ......................................................6
TVA................................................................................................................................6
Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6
Windows™ 8 ...................................................................................................................7
La migration d’une ancienne version.................................................... 8
Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 8
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale .......................................8
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0.......................................................................8
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ...................................................................8
Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10
Présentation.................................................................................................................. 10
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 13
Vérifications après récupération ....................................................................................... 16
Questions - Réponses................................................................................... 18
L’historique des nouveautés............................................................... 20
Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 20
Réviser une immobilisation.............................................................................................. 20
Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 20
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 24
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 26
Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 29
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 29
Validation d’écritures ...................................................................................................... 29
Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 29
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 29
Mise à jour automatique ................................................................................................. 30
Localisation automatique................................................................................................. 30
Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 31
PDF en couleur .............................................................................................................. 31
Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 32
Besoin d’aide................................................................................................................. 32
Trouvtoo.......................................................................................................................32
Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 32
Relevé bancaire ............................................................................................................. 32
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 33
Gestion des remises en banque........................................................................................ 33
Points de restauration..................................................................................................... 33
Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 34
La télédéclaration .......................................................................................................... 34
Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 36
Changements d’interface................................................................................................. 36
Les aperçus................................................................................................................... 37
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 38
Affichage des écritures ................................................................................................... 38
Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 38
Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 39
Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 39
Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 40
Personnalisation des polices ............................................................................................ 40
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 40
Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 40
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 40
Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 41
DGFiP ........................................................................................................................... 41
Déclaration 2035 ........................................................................................................... 41
Nouveau format d’export ................................................................................................ 41
Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 42
Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 42
Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 43
Les barres d’actions ....................................................................................................... 43
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 44
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 44
Les actions flash ............................................................................................................ 44
Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 44
Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 45
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 45
Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 46
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 46
Insertion automatique .................................................................................................... 46
Correcteur orthographique .............................................................................................. 46
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 47
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 47
Duplication des écritures ................................................................................................. 47
Les nouveautés de la version 20.00 ............................................................. 49
Accueil Ciel ...................................................................................................................49
Mon Compte Ciel............................................................................................................ 49
Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 49
Enregistrement d’une écriture.......................................................................................... 50
Modification des emprunts............................................................................................... 50
Solde évolutif ................................................................................................................ 51
Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 51
Indication des valeurs forcées dans les liasses ................................................................... 51
Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 51
Modification de l’historique des archives ............................................................................ 51
Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 52
FlashCode et QRCode ..................................................................................................... 52
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
6
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
Il s’agit des nouveautés de la version 21.00.
Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant
Menu DOSSIER- commande NOUVEAU.
Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale.
Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus.
Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant dans Ciel Compta libérale.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Professionnel indépendant. Cliquez alors sur le bouton [OK].
Une fenêtre affiche la liste des dossiers Ciel Professionnel indépendant détectés automatiquement.
2. Sélectionnez le dossier à récupérer.
3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne
afin de définir l’emplacement du dossier.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message vous informe de la réussite de la récupération puis votre dossier s’ouvre.
TVA
Menu TRAITEMENTS - commande TVA.
L’assistant de TVA a été révisé et enrichi.
Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en
comptabilité des écritures de TVA).
Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par
trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de
l’assistant de TVA.
Sauvegarde DGFiP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Vérification de la conformité de vos sauvegardes
menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices
antérieurs à l'exercice courant.
Attention !
Seuls les dossiers gérés en Dépenses/Recettes peuvent être récupérés.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Les nouveautés de Ciel Compta libérale
7
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités :
• si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de
sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir
l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation des sauvegardes DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les
sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice.
Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.
Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche .
La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE.
La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format
préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par
la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom,
disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
Windows™ 8
Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités.
• L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés
et de fonds, bords carrés....).
• Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil].
• En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau
ainsi que les agrandir ou les réduire.
La migration d’une ancienne version
8
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit :
• votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10.
La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet,
l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur :
• le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé,
• les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés,
• le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe.
Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure
Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Lors
de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne
seront pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
9
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale.
1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer
une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
La migration d’une ancienne version
10
Récupérer un dossier d’une ancienne version
Présentation
Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à
10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre
ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue
sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien
dossier avec votre ancienne version.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale.
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta
libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés
dans cette nouvelle version.
Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE)
Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel
Compta libérale.
Les écritures en dehors des dates limites de saisie
Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum.
Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées.
Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte
un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération
permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont
générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux.
Les emprunts
Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois,
ces emprunts ne seront pas récupérés.
Les immobilisations
Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type
d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations
ne seront pas récupérées.
Contrôles avant récupération
Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous
évitera une récupération partielle de certains éléments.
L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis
standards sont supprimés.
La migration d’une ancienne version
11
Contrôle de votre ancienne version
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures
pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version :
Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00
Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre
ancien dossier n'est pas possible.
Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous
devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le
récupérer dans la dernière version.
Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil.
Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente.
Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros.
Le message suivant s'affichera.
Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa
récupération.
La migration d’une ancienne version
12
Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00
Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa
récupération est impossible.
Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération.
Les emprunts
Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en
récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération.
Les immobilisations
Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non
indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer
la procédure de récupération.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération.
Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains
cas.
Echéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Liste des nouveaux postes comptables :
• 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes)
• 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes)
• 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA)
• 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux)
• 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice)
• 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs.
• RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
dépense n'est pas renseigné.
• RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
recette n'est pas renseigné.
• RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de
trésorerie n'est pas renseigné.
La migration d’une ancienne version
13
La récupération de votre ancien dossier
Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.
En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Compta libérale
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale.
Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel.
2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version.
Sélectionner votre ancien dossier
Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale.
Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous.
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer
cette procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
14
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK].
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée.
4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours.
Mot de passe
Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui
présenté ci-dessous.
1. Saisissez votre mot de passe.
Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
Mise à niveau de votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe
“Contrôles avant récupération”, page 10.
La migration d’une ancienne version
15
La récupération
Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes
ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des
erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver.
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
La migration d’une ancienne version
16
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta
libérale s’ouvre.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos
modifications sur votre nouveau dossier.
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Le taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors
de l'utilisation de cette nouvelle version.
Les échéances d'emprunt
Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés
dans les anciennes versions et ceux des nouvelles.
Les nouveaux postes
L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de
nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier.
Les écritures de factures et de règlements
Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux
règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des
règlements récupérés.
Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la
pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par
exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés.
Les modes de paiement
Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement
dans la nouvelle version :
• un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée,
• un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée.
La migration d’une ancienne version
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La balance
Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la
comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas
nécessaire.
En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance
comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes.
La migration d’une ancienne version
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Questions - Réponses
Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de
récupération de mes données ?
Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation.
Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta
libérale.
Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde.
Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?
1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?.
Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.
Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale
Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien
dossier ?
Installation de la nouvelle version de votre logiciel
La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur.
Avant la récupération
• Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel :
• vérification de la monnaie du dossier (euros)
• Copie de sauvegarde de votre ancien dossier.
Récupération de vos données
• Lancement de Ciel Compta libérale
• Sélection de votre ancien dossier
• Saisie éventuelle du mot de passe
• Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier
• Récupération et compte rendu du traitement
Numéro de version Millésime
7.0 - 7.1 2000
8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001
9.0 - 9.01 2002
10.0 - 10.01 2003
11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004
12.0 - 12.1 - 12.5 2005
13.0 - 13.1 - 13.2 2006
14.0 - 14.1 - 14.2 2007
15.0 - 15.5 - 15.6 2008
16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009
17.0 - 17.50 - 17.60 2010
18.00 - 18.50 - 18.60 2011
19.00 2012
20.00 - 20.60 - 20.70 2013
21.00 2014
La migration d’une ancienne version
19
Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ?
Les éléments suivants ne seront pas récupérés :
• les états paramétrables,
• le journal des transactions,
• les mémos, les glossaires.
Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien
pour être mis à jour. Que dois-je faire ?
Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas
possible.
Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30.
Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ?
1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration
de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION).
2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande
OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer].
3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale.
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements
de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg].
4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données.
L’historique des nouveautés
20
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10.
Les nouveautés de la version 13.10
Réviser une immobilisation
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
• révision de la durée d'amortissement
• révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
• nouvelle approche par composant des immobilisations.
Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).
Révision de la durée d'amortissement
L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son
utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de
l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage.
Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =100,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent.
On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20.
Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des
nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10
L’historique des nouveautés
21
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis
choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
22
La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Le plan est dorénavant sur 4 ans.
Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.
Révision de la valeur résiduelle
Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04.
La valeur à amortir est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au
lieu de 600 soit une dépréciation de 90).
Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser].
Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton
puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
23
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
Révision de la valeur d'achat.
Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04.
La valeur d'achat est =1000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans.
Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la
nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006.
Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées
au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200.
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la
FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER.
L’historique des nouveautés
24
2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient alors le plan d'amortissement suivant.
L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation
« Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter
des exercices ouverts à compter du 01/01/2005.
Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par
l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux.
La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ».
Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.»
«PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation
comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil
National de la Comptabilité» .
Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la
détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises
pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent.
Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des
comptes consolidés.
(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1).
Exemple
Soit une machine E acquis le 01/01/02 .
La valeur d'achat est = 20000,00.
Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans
A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette
machine, en l'occurrence la structure :
• un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans
• un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans.
L’historique des nouveautés
25
• Structure : 7000 €
• Composant A : 8000 €
• Composant B : 5000 €
1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le
menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation.
2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires.
On obtient ensuite la fenêtre suivante.
3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis
sa valeur dans la zone .
Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.
Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées
automatiquement.
L’historique des nouveautés
26
On obtient la liste des immobilisations suivante.
Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice
2005 :
• composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans
• composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans
Voir Révision de la durée d'amortissement, page 20.
Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à
la méthode dérogatoire
Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un
amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles
règles comptables.
Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective.
Attention !
N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une
éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents.
L’historique des nouveautés
27
Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif
Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation
et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif.
On obtient le plan d’amortissement suivant.
L’historique des nouveautés
28
Historique
Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet
Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de
la durée).
On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et
l'exercice révisée.
Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision.
Remarques diverses
Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche
concernant les éléments suivants :
• la date de début d'amortissement,
• les valeurs d'achat et les valeurs à amortir,
• le mode d'amortissement,
• la durée
• la partie Valeur bloquée.
Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées :
• la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement),
• la valeur d'achat (donc la valeur à amortir).
Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation.
Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.
L’historique des nouveautés
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Les nouveautés de la version 14.00
Nouvel Intuiciel
Menu DIVERS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder
directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est
composé de quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les
états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.
Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS
de votre application.
Validation d’écritures
Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES
Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.
Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie.
Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel.
Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet
Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET
Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.
Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande.
1. Vous devez choisir le type de transfert :
• mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la
Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
30
• mode avancé : sélection des écritures à envoyer.
2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter].
3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code
client, N° Licence, Nom de la société, etc).
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert.
Mise à jour automatique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR
La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les
mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de
Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités.
Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale.
Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.
Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au
logiciel.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 14.20
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
32
Les nouveautés de la version 15.00
Besoin d’aide
Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE
icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un
conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Trouvtoo
Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures
du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google
Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Nouveau format d’import/export
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de
transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.).
L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels
de comptabilité Ciel.
Relevé bancaire
Format d’import relevé bancaire OFX
Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer]
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
L’historique des nouveautés
33
Saisie des relevés bancaires
Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées :
• manuelle,
• par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire
vous est fourni par votre banque.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de
la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des
listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Gestion des remises en banque
Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS.
Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en
banque.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
34
Les nouveautés de la version 15.60
La télédéclaration
La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et
depuis votre logiciel, via internet.
Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration.
Souscription et paramètres
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION
La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des
informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration.
1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration,
cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation.
2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre
pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de
paramétrage Télédéclaration.
Onglet Informations DGFiP
Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035
générée dans votre logiciel Ciel.
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et
permet à votre centre d'impôt de vous identifier.
3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre
des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts.
4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire
EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET.
Attention !
La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé
procédure EDI DGFiP.
L’historique des nouveautés
35
Onglet Compléments
5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration :
• votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou,
• votre Expert comptable ou,
• votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible.
Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET.
6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste
déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage.
Télédéclarer
Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE
Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous
avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises.
1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer
directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous
indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration.
2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets,
cliquez sur le bouton [OK].
Le message suivant s’affiche :
3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez :
• Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des
Finances Publiques).
• Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP.
• Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire
d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes.
4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK].
L’historique des nouveautés
36
Les nouveautés de la version 16.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la
zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
Barre de titres
L’historique des nouveautés
37
• : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou fournisseur).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Afficher un aperçu dans les listes
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur,
directement à partir de la liste des clients et fournisseurs.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
38
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS
Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont
maintenant disponibles :
• : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
• : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur
via le site InfoGreffe.
Affichage des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes
les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes :
• Mouvements
Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en
bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit.
• Lignes de dépenses/recettes,
• Lignes comptables (Débit-Crédit).
Saisie de la part professionnelle
Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE
La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus
uniquement en pourcentage.
L’historique des nouveautés
39
Taux de l’emprunt à trois décimales
Menu LISTES - commande EMPRUNTS
Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales.
Mise sous surveillance de sociétés
Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités.
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
L’historique des nouveautés
40
Les nouveautés de la version 17.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement,
emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Règles d’affectation relevé
Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ
Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de
virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à
ces types d’opération. Ces informations sont :
• pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de
tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035).
• pour les opérations de virement : le poste bancaire.
Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette,
dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle.
Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la
saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).
Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Amélioration de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de
la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie
automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit).
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés de la version 17.50
DGFiP
Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle
résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité
Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI.
Déclaration 2035
Menu ETATS - commande 2035
Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance
Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes
qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée).
Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration.
Saisie complémentaire
La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration.
Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez.
Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont :
• Immobilisations et amortissements
• Plus et moins values
• Répartition des résultats
• Barèmes kilométriques
• Personnes morales
• Personnes physiques
• Filiales et participations
Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets
correspondants.
Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez
le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint).
Nouveau format d’export
Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS
Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre
balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan.
L’historique des nouveautés
42
Les nouveautés de la version 17.60
Télédéclaration : gestion du double envoi
Menu ETATS - commande 2035
La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par
défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner
les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 18.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
44
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la
présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des
immobilisations, pointage manuel, remise en banque).
Gestion du crédit-bail
Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.
La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes,
Immobilisations et Crédits-bails.
Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci,
vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous
disposez du bouton .
Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS
Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail :
• Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir.
• Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant
à payer.
Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
45
Les nouveautés de la version 18.50
Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance
Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance
Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône
Préparer mes éditions pour mon A.G.A.
Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la
déclaration 2035.
Cet état présente, dans l'ordre suivant :
• les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après
calcul,
• les soldes des postes patrimoniaux triés par classe,
• le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.
L’historique des nouveautés
46
Les nouveautés de la version 19.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles
si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer
un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules,
expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions
automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
L’historique des nouveautés
47
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en
sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos
saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des :
• clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque.
• postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB.
Duplication des écritures
Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION
Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE
L’historique des nouveautés
48
Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible
à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin
de la liste des écritures.
Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton .
Nouvelle saisie tableur
Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR
Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette,
virement...), à des jours et mois différents.
A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des
opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
49
Les nouveautés de la version 20.00
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la
nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous
permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de
votre logiciel.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format pdf.
• J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Mon Compte Ciel
Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau;
ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus.
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet
Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans
quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros
de l'assistance.
Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne.
Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel.
En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au
dessus de la zone Trouvtoo.
Amélioration de l’intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
L’historique des nouveautés
50
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Enregistrement d’une écriture
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ
Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous
cochez cette option dans les préférences comptabilité.
1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES -
COMPTABILITÉ.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous
générez une écriture.
Modification des emprunts
Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]
Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer]
La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez
maintenant saisir un autre type d’emprunt.
Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements
d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
Dans la liste des emprunts
Vous disposez de nouveaux boutons :
• [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans
l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas.
• [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active.
• [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser
l'emprunt soit totalement soit partiellement.
• [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt.
A la création d’un emprunt
Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher :
• Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants,
• Je souhaite créer un autre type d’emprunt.
Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un
autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.
Dans la fiche d’un emprunt
Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la
barre d’actions et vous permettent de :
• modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe.
• générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer
directement en comptabilité.
Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
L’historique des nouveautés
51
Solde évolutif
Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.
Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE.
Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde
évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer
rapidement des erreurs de pointage.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de
paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts.
2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du
menu Contextuel (clic droit).
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt.
Indication des valeurs forcées dans les liasses
Menu ETATS - commande LIASSE 2035.
Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge.
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
L’historique des nouveautés
52
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 21.00 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
FlashCode et QRCode
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets,
cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de
code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Les nouveautés de
Ciel Comptes personnels
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels ........................................ 5
Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................5
La migration d’une ancienne version.................................................... 6
Récupérez un dossier d’une version précédente ............................................ 6
L’historique des nouveautés................................................................. 7
Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................... 7
Trésorerie prévisionnelle ...................................................................................................7
Prise en compte de catégories dans le budget ......................................................................7
Les préférences du budget ................................................................................................8
Nouvel Intuiciel ...............................................................................................................8
Liste des contacts ............................................................................................................9
Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 10
Trouvtoo© .................................................................................................................... 10
Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 10
Affichage des alertes ...................................................................................................... 10
Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes ............................... 11
Points de restauration..................................................................................................... 11
Les nouveautés de la version 7.0 ................................................................. 12
Nouvelle interface .......................................................................................................... 12
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts ................................................... 13
Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 14
Visualiser un aperçu en PDF ............................................................................................ 14
Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14
Les nouveautés de la version 8.0 ................................................................. 15
Personnalisation des polices ............................................................................................ 15
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15
Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 16
Les barres d’actions ....................................................................................................... 16
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17
Les actions flash ............................................................................................................ 17
Mes frais professionnels .................................................................................................. 17
Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 18
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18
Insertion automatique .................................................................................................... 18
Correcteur orthographique .............................................................................................. 18
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19
Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 19
Modifier une opération pointée......................................................................................... 19
Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 20
Accueil Ciel ...................................................................................................................20
Amélioration de l’Intuiciel ................................................................................................ 20
Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 20
Solde évolutif ................................................................................................................ 21
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels
5
Les nouveautés de Ciel Comptes personnels
Il s’agit des nouveautés de la version 12.0
Intuiciel Windows™ 8
L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8.
De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment.
Interface tactile
Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous
pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile.
1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions.
2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous
indiquer que le mode tactile est actif.
3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît.
La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou
annuler les modifications.
La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.
Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les
restaurer ou annuler les modifications.
La migration d’une ancienne version
6
La migration d’une ancienne version
Récupérez un dossier d’une version précédente
La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la nouvelle version.
Pour récupérer un dossier que vous avez créé dans une version précédente, il suffit d’ouvrir votre dossier
dans votre nouvelle version de Ciel Comptes personnels.
Lors de la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous
s'affiche.
Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la
nouvelle version.
Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour.
Nous vous conseillons d'en réaliser au moins une.
1. Laissez coché l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Choisissez l’emplacement de la sauvegarde de votre dossier puis cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s’ouvre. Son nom apparaît dans la barre de titre de l’application.
L’historique des nouveautés
7
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 5.0.
Les nouveautés de la version 5.0
Trésorerie prévisionnelle
Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie
prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.
Le logiciel calcule automatiquement vos soldes.
Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous
à l’aide intégrée au logiciel (touche ).
Prise en compte de catégories dans le budget
Menu LISTES - commande CATÉGORIES - bouton ou .
Vous avez maintenant la possibilité d’inclure ou non une catégorie de dépenses, de recettes dans votre
budget.
L’historique des nouveautés
8
Pour cela, lors de la création ou modification d’une catégorie, il vous suffit de cocher l'option Prendre en
compte dans le budget.
Ainsi, toutes les catégories de dépenses ou de recettes que vous avez prises en compte s’afficheront dans
votre budget (menu ANALYSES - commande SOLDES / BUDGETS.) Et inversement si des catégories ne sont pas
comprises dans le budget (option Prendre en compte dans le budget décochée).
Les préférences du budget
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS
Vous pouvez définir des préférences d’utilisation concernant la gestion de votre budget. Deux nouvelles
options vous sont proposées :
• Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail. Cette option permet de calculer la moyenne des
budgets mensuels du début de l’année jusqu’à la Date de travail. Si vous ne cochez pas cette option, le
calcul se fera sur les 12 mois de l’année.
• Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget. Cette option permet d’être alerté lors de
l’enregistrement d’une opération, en cas de dépassement de la somme inscrite au budget.
Nouvel Intuiciel
Menu ANALYSES - commande INTUICIEL
L'Intuiciel© s'ouvre automatiquement à l'ouverture de votre dossier. Vous pouvez aussi l'activer par le
menu ANALYSES - commande INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface qui résume vos principales activités, et vous permet d'accéder directement
aux principales opérations de saisies. Il se présente sous forme de trois onglets :
L’historique des nouveautés
9
Mon bureau
Vous accédez directement aux principales opérations comptable, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel :
• Saisir mes recettes
• Saisir mes dépenses
• Gérer les comptes
• Faire un virement
Vous pouvez également analyser votre budget, gérer vos titres et emprunts.
Pour cela, cliquez sur l'icône de votre choix.
Mon tableau de bord
Vous pouvez visualiser les rappels du jour, l'évolution des dépenses et des recettes, un tableau
récapitulant les soldes réels, les soldes pointés de tous vos comptes.
Mes états et statistiques
Vous accédez directement à tous vos états. Vous pouvez éditer des états relatifs aux dépenses, recettes ou
autres opérations, à vos comptes, ou encore à vos soldes.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ).
Liste des contacts
Menu LISTES - commande CONTACTS
Cette commande vous permet de créer des fiches de vos contacts. Vous pouvez ajouter les coordonnées et
autres informations de personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts,
caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire.
La fiche du contact accessible par le bouton [Créer] ou [Modifier] est composée de 3 onglets :
Onglet Coordonnées
Vous pouvez renseigner les coordonnées postales, téléphoniques de votre contact ainsi que son adresse email
ou encore l’adresse de son site internet.
Il est également possible d’indiquer la date de naissance et la fonction du contact.
Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
contact.
• Le premier icône affiche la fenêtre de localisation.
• Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant.
Onglet Photo
Vous pouvez ajouter une photo à votre fiche. La photo sera visible depuis la liste des contacts.
Vous pouvez coller, importer ou encore récupérer d’un appareil photo, d’un scanneur la photo du contact.
Onglet Commentaire
Vous pouvez noter des observations concernant le contact dans la zone texte réservée à cet effet.
Celle-ci propose des outils pour mettre en forme votre texte.
Pour des informations détaillées sur les contacts, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche
).
L’historique des nouveautés
10
Les nouveautés de la version 6.0
Trouvtoo©
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche tout en effectuant une autre
tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr).
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop,
Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
Format d’import relevé bancaire OFX
menu PARAMÈTRES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE - bouton [Créer].
Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial
eXchange).
Affichage des alertes
Les alertes de l’agenda s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut.
Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic droit
dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet
Alertes, cochez l’option d’affichage des alertes correspondante.
Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda
(menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).
Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au Manuel technique disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
11
Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Comptes personnels vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les préférences du
Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
12
Les nouveautés de la version 7.0
Nouvelle interface
Mode d’affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface.
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS,
PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez naviguer en
cliquant sur la barre de titre.
Barre de titre
Navigation par onglet
Navigation multi-fenêtres
Onglets
L’historique des nouveautés
13
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel.
L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation, lien Manuel d’utilisation.
Localisation et itinéraire
Menu LISTES - commande CONTACTS
Dans la fiche d’un contact, onglet Coordonnées, les boutons de localisation sont maintenant présentés
sous la forme suivante :
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre contact).
Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts
Menu LISTES - commande COMPTES ou CONTACTS
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte ou d’un contact,
directement dans la liste.
1. L'option Afficher l'aperçu est cochée par défaut. Choisissez dans la liste le compte ou le contact pour
lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
2. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l’option Afficher l’aperçu.
L’historique des nouveautés
14
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser un aperçu en PDF
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu au format PDF.
1. Sélectionnez un élément dans la liste.
2. Cliquez sur l’icône situé à droite de la fenêtre.
3. Si plusieurs états sont disponibles, choisissez le modèle de sortie. La fenêtre de l’aperçu s’affiche.
4. Cliquez sur le bouton .
L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf.
Envoyer un e-mail
Menu LISTES - commandes COMPTES ou CONTACTS
Vous pouvez envoyer un e-mail à partir des listes où vous avez accès à une adresse e-mail, c’est-à-dire
qu’une zone E-mail est saisissable dans les fiches de ces listes.
1. Dans la liste des comptes ou contacts, faites un clic-droit.
2. Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche.
3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
15
Les nouveautés de la version 8.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
16
Les nouveautés de la version 9.0
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
L’image ci-dessus présente l’accueil de Ciel Comptes personnels Premium.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
17
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des comptes, gérer mes comptes, liste des catégories, liste des
emprunts...).
Mes frais professionnels
Disponible uniquement dans Ciel Comptes personnels Premium
Le nouveau menu MES FRAIS PROFESSIONNELS vous permet de saisir des notes de frais, ainsi que des
dépenses et des recettes relatives à ces notes de frais. Vous avez ainsi la possibilité de gérer vos frais
professionnels et de générer un état récapitulatif de vos notes de frais en activant la commande MES FRAIS
PROFESSIONNELS - DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS...
Note de frais
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOTE DE FRAIS
Vous pouvez depuis la liste des notes de frais accessible depuis le menu MES FRAIS PROFESSIONNELS créer
vos notes de frais. Vous pourrez ensuite les consulter, les affilier à des dépenses et recettes
professionnelles.
Dépense et recette professionnelle
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE DÉPENSE PROFESSIONNELLE
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE RECETTE PROFESSIONNELLE
A la manière des saisies de dépense et de recette habituelle, vous pouvez saisir vos dépenses et recettes
professionnelles grâce à ces deux nouvelles fonctions, et les associer à une note de frais.
Les frais kilométriques
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVEAU FRAIS KILOMÉTRIQUE
Vous avez la possibilité d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais.
Détailler vos frais professionnels
Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS
Grâce à cet état, vous pouvez éditer un récapitulatif de l’ensemble de vos frais professionnels.
Pour plus de détails sur les frais professionnels, reportez-vous au Manuel de référence électronique,
chapitre MES FRAIS PROFESSIONNELS disponible depuis le menu Aide.
L’historique des nouveautés
18
Les nouveautés de la version 10.0
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, vous
y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...
que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots.
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
L’historique des nouveautés
19
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant
la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Intégration de la norme SEPA
L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les
relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC.
Vous pouvez les renseigner dans les fiches des comptes bancaires, commande LISTES, menu COMPTES.
Modifier une opération pointée
Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
Les opérations pointées ne peuvent pas être modifiées.
Si vous voulez modifier une opération que vous avez déjà pointée, le logiciel ouvre maintenant une fenêtre
indiquant le dépointage automatique de l’opération. Vous avez alors le choix entre effectuer vos
modifications (et dépointer votre opération) ou afficher votre opération en lecture seule en cliquant sur le
bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée.
L’historique des nouveautés
20
Les nouveautés de la version 11.0
Accueil Ciel
Bouton de la barre d’actions
Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente
comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler :
• J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation.
• Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format PDF.
• Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre
logiciel au format PDF.
• J’ouvre le dossier exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple.
• Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier.
• J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés.
Amélioration de l’Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre
d’actions.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et
statistiques.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue .
Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et
sous forme de lignes.La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Modification de la préférence Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
L’historique des nouveautés
21
Solde évolutif
Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES
Dans les fenêtres de gestion des comptes, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du
compte sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage.
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Ciel Comptes personnels - Guide des mises à jour - MAJ WCP 12.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Manuel de découverte
Ciel Gestion commerciale
et
Ciel Gestion commerciale
Évolution
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la
saisie puis aux traitements des pièces commerciales.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence ainsi que de l’aide contextuelle.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17
RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
• Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur).
• Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé).
• 512 Mo de Ram.
• 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
• Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
• Imprimante : laser, jet d'encre.
• Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
• Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
• Fonction PDF : Adobe Reader à jour
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..............................................................................................6
Documentation........................................................................................................................ 7
Si vous débutez ....................................................................................................................... 8
Entraînez-vous...................................................................................................................... 12
Création et mise en place d’un dossier......................................................20
Créez votre dossier ............................................................................................................... 21
Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24
Créez les données de base .................................................................................................... 26
Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41
Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42
Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58
Gestion de production ........................................................................................................... 59
Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60
Les états ...................................................................................................61
Principes généraux ................................................................................................................ 62
Les états articles.................................................................................................................... 64
Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67
Les états analyses.................................................................................................................. 73
Traitements de fin d’année .......................................................................76
Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77
Le journal comptable............................................................................................................. 78
La régulation des stocks........................................................................................................ 79
Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80
Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81
Gestion des dossiers.................................................................................82
La sauvegarde ....................................................................................................................... 83
La restauration ...................................................................................................................... 84
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87
La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90
La relation client.................................................................................................................... 91
Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92
Liste des ordres de production .............................................................................................. 93
Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94
Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95
Les infos «perso»................................................................................................................... 96
La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96
Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96
Index ........................................................................................................97
Prise en main
Prise en main
7
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
• faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis
le menu AIDE :
• le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution.
• le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui
contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel),
le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de
personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des
fenêtre de type tableau de bord).
• le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec
une ancienne version.
L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur
votre ordinateur.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton .
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la
touche .
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
Symbole Fonction
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide.
Prise en main
8
Si vous débutez
Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur
des points précis et des notions à retenir avant de commencer.
Quelques astuces pour gagner du temps !
Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en :
• créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales.
• saisissant ensuite vos devis clients.
• transformant directement un devis en facture.
• utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel
Gestion commerciale.
• personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.
Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous.
• Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille.
• Les clients.
• Les fournisseurs.
• Les représentants.
• Les familles d'articles.
• Les articles.
Voir Créez les données de base, page 26.
Saisissez un nouvel article
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir
votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles.
Pour saisir un nouvel article :
• activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton
.
• ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article.
Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour
ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis,
factures, règlements).
Prise en main
9
La fenêtre Article s’affiche.
Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30.
Créez un devis pour un client
Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES.
La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis.
Saisissez toutes les informations
caractérisant l’article.
Le code article est obligatoire.
Validez la création de votre article
en cliquant sur le bouton
[OK].
Saisissez toutes les informations
caractérisant votre devis.
Le numéro du devis est obligatoire.
Validez la création de votre
devis en cliquant sur le bouton
[OK].
Prise en main
10
Transformez des devis en factures
Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé-
rant directement vos devis en factures.
1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer].
3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ
EN FACTURE.
4. Confirmez le traitement.
5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents
Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles,
contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes,
bons de livraison, etc.).
Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement
de vos devis, factures, contrats et autres documents.
Personnalisez vos documents
Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à
partir du générateur de documents.
Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE.
Prise en main
11
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous
ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre société
Établissez votre premier devis client
Transformez votre devis en facture
Enregistrez les règlements clients
Transférez les pièces commerciales
Communiquez avec vos tiers
Gérez vos stocks
Analysez vos ventes
Enregistrez les éléments de base
en comptabilité
de votre dossier
Prise en main
12
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage,
présenté dans le dossier programme choisi.
Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
• Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
• Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers
peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton
[J’ouvre la société exemple].
Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la
fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit,
commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES.
Prise en main
13
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et
vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos
chiffres d'affaire.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions :
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
Barre de titre Barre de menus
Barre d’état
Barre d’actions
Intuiciel
Zone de recherche
Prise en main
14
Mon Bureau
Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut.
Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez
le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la
personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple
et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un
pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour
plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16.
L'accueil Ciel
Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous
forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer
à travailler.
Consulter mon compte Ciel
Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations
etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique.
Mon tableau de bord
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône .
Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société.
Vous pouvez afficher ces données :
• pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut),
• pour l’année en cliquant sur le bouton .
De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à
relancer ainsi que les devis en cours.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
Prise en main
15
Mes états et statistiques
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône .
Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant
sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le
plus souvent.
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation .
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables
peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des
états paramétrables.
Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible
depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité.
Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche .
Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d’états.
1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états.
Prise en main
16
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d'icônes s’affiche.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
• Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations.
• Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation .
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement
sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Prise en main
17
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée.
Renommer une tâche ou un groupe de tâches
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
4. Appuyez sur la touche de votre clavier.
Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer
Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et
maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications
1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées :
Attention !
Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Prise en main
18
• Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
• Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Effectuez des recherches avec Trouvtoo
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application
:
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe.
La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.
Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Gestion commerciale,
• le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble
des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
STANDARD du menu DIVERS.
Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Besoin d’aide
Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
Prise en main
19
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
• activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre.
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
21
Créez votre dossier
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix.
2. Renseignez le Nom de votre société.
3. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant Top Départ s'affiche.
4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation
Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
• Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>]
ou bien,
• Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien
Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération
d’un dossier, page 23.
Création d’un nouveau dossier
Monnaie du dossier
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné.
Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela :
• cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande
CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
• dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte,
• cliquez sur le bouton [OK].
Longueurs des comptes
2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies
lors de votre référencement.
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Création et mise en place d’un dossier
22
Paramétrage des décimales
4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les
taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton.
Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale
(Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 22.
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 23.
Création rapide d’un dossier
Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante
qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les
dates ou bien utiliser l'icône du calendrier .
3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création et mise en place d’un dossier
23
Création détaillée d’un dossier
La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Récupération d’un dossier
La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments
d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant.
1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK].
2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer :
• Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier.
• Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton
[Suivant].
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération.
Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale.
6. Cliquez sur le bouton [Continuer].
Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler.
Création et mise en place d’un dossier
24
Les paramètres du dossier
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES.
Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation,
Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors
de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier).
Paramètres société
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ.
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable),
des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société.
Paramètres comptabilité
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
Dans l’onglet Paramètres, définissez :
• exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société,
• les dates de début et de fin de période de saisie,
• la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,
La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
• la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats.
Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits.
Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements.
• les principaux comptes et journaux par défaut,
• les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela,
cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]
Dans l’onglet Comptes, paramétrez :
• les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé,
acompte reçu),
• les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.),
Paramètres facturation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées.
Vous devez définir :
• la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi-
échéances, etc.
• les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales,
• l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales,
• les mentions relatives à la loi NRE, etc.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
25
Paramètres Numérotation
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION.
La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles
l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Banque principale
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE.
Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements
bancaires utilisés par la société.
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Paramètres Calculs sur quantité
Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ.
Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles,
lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).
Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier -
Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE.
Création et mise en place d’un dossier
26
Créez les données de base
Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier :
• Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions,
• Les représentants,
• Les fournisseurs,
• Les articles,
• Les familles d’articles,
• Les clients,
• Les affaires.
La TVA
Menu LISTES - commande TVA.
Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces
éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures,
etc.
Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA.
1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton .
La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche.
2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité.
5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du
client.
6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser
ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.
La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le
montant TTC de la facture.
7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK].
Création et mise en place d’un dossier
27
La TPF
Menu LISTES - commande TPF.
La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées),
etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Les modes de paiement
Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT.
Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement,
traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement.
Les remises et promotions
Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS.
La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par
famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou
par client.
Il est possible de définir deux types de tarifs :
• des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles,
• des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles.
La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce
commerciale.
En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par
tranches peut être appliquée de deux façons :
• sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au
montant ou à la quantité de l'article.
• par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du
montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.
Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions
accessible depuis le menu AIDE.
Les représentants
Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS.
Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre
contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc.
Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les
représentants.
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Création et mise en place d’un dossier
28
Les fournisseurs
Menu LISTES - commande FOURNISSEURS.
La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du
fournisseur.
Identification du fournisseur
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque fournisseur créé.
Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très
bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code.
2. Saisissez le Nom du fournisseur.
3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement
d'une entreprise.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos
fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la
suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille.
Informations financières
1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur.
En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé.
2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
Exemple
Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué.
Création et mise en place d’un dossier
29
3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des
relevés de comptes.
Onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur.
1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des
adresses (principale et autres adresses) du fournisseur.
Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur.
2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur.
3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique,
son adresse Internet.
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse
Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de
votre adresse à celle de votre fournisseur).
Onglet Complément
Nature
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe).
• Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou
prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier
Articles.
• L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
• Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
• La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxe.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération
commerciale avec la CEE.
3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable.
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique.
Divers
4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé.
5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur.
6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel.
7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en
TTC.
Création et mise en place d’un dossier
30
Gestion de la TVA
Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de
facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur
les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera
automatiquement.
8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements.
Affaire
Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur.
9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée
dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur.
Onglet Banque
Identification
1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte ainsi que la Clé RIB.
Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés
d'Identité Bancaire (R.I.B.).
Coordonnées
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon.
Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion
des bordereaux de remise en banque.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur.
Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs.
Les familles d’articles
Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, Logiciels, Papeterie.
Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles.
Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode
de création des familles d’articles.
Les articles
Menu LISTES - commande ARTICLES.
Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service
ou bien des produits annexes (port, etc.).
Création et mise en place d’un dossier
31
Identification de l’article
La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une
gestion complète des achats et des ventes.
Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2
langues étrangères.
3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon
les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir.
4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles :
• dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle,
• ou d'une rupture de stock proche.
Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie
de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies).
Quantités en stock
Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire,
décochez cette case.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock
réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement
calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties.
Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
• une entrée de stock manuelle,
• ou une régulation de stock.
Attention !
Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si
cette zone n'est pas renseignée.
Vous n'avez pas accès aux
zones Cde client et Cde fourn.
car elles sont automatiquement
calculées en fonction
des commandes achats et /
ou ventes non soldées.
Création et mise en place d’un dossier
32
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock.
Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks.
• Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des
articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum).
• Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé-
rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes
(fournisseurs) d'articles en rupture de stock.
Onglet Prix Tarif
Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix.
1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article.
Fixer le prix de vente HT
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT.
Par défaut, cette option est active.
Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé).
Fixer le prix de vente TTC
Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC.
Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat.
Fixer le coefficient de marge
Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification
du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).
Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA
dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles
vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi.
2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article.
3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES).
PAMP
Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de
stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante :
Prix d'achat HT
La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut
correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de
fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix
d'achat facturé par le fournisseur.
A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS
DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée
dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock.
Coefficient de marge
La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge.
C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si
aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
Attention !
Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée
plus les Commandes fournisseurs.
Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée.
Création et mise en place d’un dossier
33
Prix de vente HT
La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT.
Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du
nouveau prix de vente.
Prix de vente TTC
La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC.
Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente
HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé.
Grille des tarifs
La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez :
• Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité
maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles).
• Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs
ayant été préalablement saisis dans la fiche article).
Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez
accorder à vos clients.
Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont
chaque client bénéficie.
Exemple
Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet
article est composée de :
• Code : Pentium II 400
• Désignation : Pentium II 400 Mhz
• Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 €
Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs
et des particuliers.
• Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche
article.
• Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui
pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année
précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante
sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif.
• Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas
en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la
quantité.
Saisie des tarifs
Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs.
1. Cliquez sur le bouton .
Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs.
Pour modifier, ajouter ou supprimer
des tarifs, cochez le mode
Modification.
Pour consulter la grille des tarifs
et effectuer des croisements
entre les quantités et les tarifs,
cochez le mode
Visualisation.
Création et mise en place d’un dossier
34
2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie.
Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche .
Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément.
3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités.
Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs.
Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les
tarifs et les quantités.
La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant.
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie
d'un code tarif.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant
car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des
valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.
Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes.
Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article.
1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.).
2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller,
importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo.
Onglet Complément
Informations complémentaires
1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour
Windows gère le code barre de type EAN13.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez
l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu
DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24.
2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une.
3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques,
affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante.
4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks
ou de fin de série.
Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les
fiches concernées pour y affecter les articles de substitution.
5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie.
6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales.
7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de
stock...), cochez la case Article divers.
Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement
repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont :
• le code article,
• les codes de TVA et TPF.
8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser.
Création et mise en place d’un dossier
35
Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale.
9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web.
10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois).
La date de création de l'article s'affiche.
11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article.
Conditionnement
12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.
Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions
supplémentaires sur l'article.
Onglet Nomenclature
Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres
de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone
Nomenclatures).
Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière.
Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments.
Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.
Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes,
Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90.
Onglet Fournisseur
Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur.
1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste .
2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur.
Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles.
Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de
marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones.
Onglet Comptabilité
1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7).
Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont
les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées.
2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution.
Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Les clients
Menu LISTES - commande CLIENTS.
Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un
établissement commercial.
La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes
que vous déterminez.
Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client.
Création et mise en place d’un dossier
36
Identification du client
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement
l'établissement d'une entreprise.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant.
4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains
critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des
statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille.
Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué.
5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés
de comptes.
Informations financières
1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client.
Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé.
2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été
réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.
Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette
zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme.
3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client
suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur).
4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé.
Onglet Adresses
Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client.
Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes :
• Facturation : adresse principale de facturation.
• Livraison : adresse principale de livraison.
• Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison).
1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client.
2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client.
3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante.
4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail,
son site Internet.
5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est
plus correcte.
Création et mise en place d’un dossier
37
Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale,
reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche .
Onglet Complément
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte
comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc.
Nature
1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si
toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA
dans le fichier articles.
L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé
lors d'une opération commerciale avec la CEE.
3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement
dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe.
4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF.
Comptabilité
Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être
alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Exemple
411001 pour le premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution
pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.
Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de
charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Divers
5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez
pas le relancer.
6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un
éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de
la saisie des pièces commerciales.
Tarifs
7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client.
8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC.
Affaire
9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône .
Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client).
Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier
l'exactitude de l'adresse.
Création et mise en place d’un dossier
38
Onglet Relations clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez
vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à
partir de l’onglet Relations clients de la fiche client.
Onglet Contacts
Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce
client.
Onglet Banque
1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de
compte, la Clé RIB.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques.
2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.
3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu
de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en
banque.
4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous
autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de
votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA].
Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque.
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Voir Gestion avancée des relances clients, page 92.
Onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client.
Les prospects
Menu LISTES - commande PROSPECTS.
Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous
pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing.
Les informations concernant
l’Identification bancaire sont
disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire
(R.I.B.).
Création et mise en place d’un dossier
39
La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur
société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez.
Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.
Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des
prospects.
Les affaires
Menu LISTES - commande AFFAIRES.
Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir
une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement.
Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions.
Exemple
Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour
ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes.
Créez une affaire
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.
Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création.
Onglet Synthèse
L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi
que la rentabilité.
Onglet Objectifs
2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez
l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte.
3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois.
4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée.
Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales
validées pour cette affaire.
Onglet Statistiques
L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées
pour cette affaire.
5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte.
Onglet Pièces
L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire.
6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes.
Onglet Stocks
L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont
actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs
et bons de livraison clients saisis pour cette affaire.
Onglet Observations
7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en
forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone.
8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui
permettra de compléter l’onglet Synthèse.
Création et mise en place d’un dossier
40
Lancez les états des affaires
Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par
affaire, les statistiques par affaire.
1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer.
2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre.
3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer.
4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires.
5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].
Saisie et traitements des pièces commerciales
Saisie et traitements des pièces commerciales
42
Saisissez les pièces clients
Rappels
Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant
prêt à saisir vos premières pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients
(menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un
client ou un fournisseur.
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.
Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Les différents modes de saisie
Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons :
• la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée,
• la saisie standard,
• à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE).
La saisie document
Uniquement pour les pièces commerciales de vente
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande,
etc. rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard.
Pièces de vente Pièces d’achat
Devis Commandes
Commandes Bons de réception (BR)
Bons de livraison (BL) Factures
Factures, Avoirs Avoirs
Attention !
Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées
par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.
Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus
d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales.
Saisie et traitements des pièces commerciales
43
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu
CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.
Exemple : Extrait d’un devis
Fonctions disponibles dans le menu Contextuel
Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes,
Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total,
choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de
facturation ou une autre adresse, etc.
Fonctions disponibles dans la barre d’actions
Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les
types de pièces, vous pouvez :
• créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours,
• efface la pièce commerciale en cours,
• lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours,
• envoyer la pièce par e-mail,
• naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément,
• modifier le représentant,
• modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce.
• consulter le client.
Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce
mode de saisie.
Saisissez les informations directement
dans la pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
44
L’assistant Top Facture
Menu VENTES - commande TOP FACTURE.
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer
puis cliquez sur le bouton [OK].
Créez une pièce commerciale
Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer].
2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez
sur le bouton [Créer].
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton
[OK].
4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez
toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce
commerciale client, page 45.
Transférez une ou plusieurs pièces commerciales
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.
2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes,
les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert
de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton
[OK].
Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique
que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51.
Saisie et traitements des pièces commerciales
45
Liste des pièces clients
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS.
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE
Créez une pièce commerciale client
Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez
sur le bouton .
Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie
document, page 42.
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez
sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou
fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
Saisie et traitements des pièces commerciales
46
Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale.
Gardez la souris enfoncée.
2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue.
Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement.
Informations pièce
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).
La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce. Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par e-mail.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une
affaire, sélectionnez l’Affaire concernée.
6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
7. Saisissez éventuellement une Remarque.
Paiement
Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste .
La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.
Saisie et traitements des pièces commerciales
47
L'onglet Lignes
1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article.
Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités,
cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer.
Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES -
FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après
la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité.
Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les
remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC).
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de
l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR
L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le
dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par
colis, l’unité.
Saisie et traitements des pièces commerciales
48
Les lignes de sous-total
Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par
défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à
totaliser.
Sélectionner les colonnes à totaliser
1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale
de vente.
Insérer une ligne de sous-total
Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale.
1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère.
2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total
après toutes les lignes qu'elle doit calculer.
3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter
une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...).
4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.
Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement
par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation
(menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port.
5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce.
La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce.
Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements.
6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
Saisie et traitements des pièces commerciales
49
L'onglet Infos tiers
Société et Adresse
Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche
client est indiquée. Vous pouvez la modifier.
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La
fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à
prendre en compte dans la pièce.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet.
Forme juridique
2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
Contact
3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Tarif
Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement
dans la zone Tarif.
4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante.
Crédit disponible
Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre.
L’onglet Échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce
commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois
etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Modifiez une pièce commerciale client
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Supprimez une pièce commerciale client
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Saisie et traitements des pièces commerciales
50
Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton .
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant
pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
Validez une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le
chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.
Saisie et traitements des pièces commerciales
51
Transférez une pièce commerciale : généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation,
impression de la pièce commerciale...).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez
sur le bouton [OK].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant
le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le
devis dans la fenêtre Liste des factures.
Transférez une pièce commerciale de vente
Transférez une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION,
l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela,
cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle
pièce a été générée.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Saisie et traitements des pièces commerciales
52
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le
menu AIDE.
Les options supplémentaires
Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous
permettent de :
• Dupliquer une pièce.
• Considérer non-comptabilisée.
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la
pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...).
Dupliquez une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Considérez non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui]
pour valider.
Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée.
Pièce d’origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Saisie et traitements des pièces commerciales
53
Les options d’affichage de la liste
Ces options sont accessibles par le bouton .
Afficher le détail
Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que
les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant
échéance etc.)
Afficher l’aperçu
Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée.
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît
plus.
Affiner la sélection
Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez
sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche.
Vous pouvez alors afficher les pièces :
• de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de
liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé-
dent et le client suivant,
• en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au,
• en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant.
Envoyez une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous
devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER UN E-MAIL.
3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire.
Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce
cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir
Saisie et traitements des pièces commerciales
54
l’adresse directement dans l'e-mail.
Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez
, le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences.
4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux
définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante.
5. Saisissez le texte de votre mail.
6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton .
7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la
messagerie.
8. Cliquez sur le bouton [OK].
9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au
format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude.
Les factures d’acompte
Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE.
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant,
etc.
Les règlements
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS.
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que
celles des clients, articles, factures etc.
Saisissez un règlement
Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez
régler puis en cliquant sur le bouton .
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).
Saisie et traitements des pièces commerciales
55
Informations règlements
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou
Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).
3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création
ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de
règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une
observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de
chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement
SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou
un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et
vous pouvez alors saisir vos précisions.
La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte
sera cependant tronqué à 140 caractères.
Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché
comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT.
Saisie et traitements des pièces commerciales
56
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se
grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si
votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs
factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement
soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
• Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes
et profits (charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
• Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
• Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
57
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir
qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement.
Échéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous
pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs
Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement.
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Modifiez un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].
Supprimez un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Un message vous informe que la suppression a été effectuée.
Règlement impayé
Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ.
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Saisie et traitements des pièces commerciales
58
Saisissez les pièces fournisseurs
Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones
diffère.
Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs
de la chaîne commerciale.
Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.
Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les
détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés.
Saisie et traitements des pièces commerciales
59
Gestion de production
Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION.
La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de
vos articles.
Vous pouvez créer des ordres de fabrication :
• assemblage,
• désassemblage,
• annulation d'assemblage.
L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les
stocks initiaux.
La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer
l’état correspondant.
Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.
Saisie et traitements des pièces commerciales
60
Commandes des articles en rupture
Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE.
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin
de réapprovisionner les articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
Etape : Sélection des articles
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront
traités.
Etape : Critères de stock
2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera
déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
Etape : Quantité à commander
4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander.
Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans
les fiches fournisseurs.
6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.
Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos
commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES).
Attention !
Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte.
Les états
Les états
62
Principes généraux
Les différents types d’états
Les états peuvent être regroupés de la façon suivante :
Les états articles
Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles,
catalogue des articles, nomenclature des articles, etc.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs :
portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients,
etc.
Les états analyses
Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur
commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi
précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale
celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel.
Les états
63
Configurez votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion
commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
La liste des états disponibles
Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à
celle ci-dessous s’ouvre.
Aperçu de l’état sélectionné
Commentaire sur l’état.
Pour agrandir l’aperçu, glissez
le curseur vers la droite.
Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu
de l’état sélectionné, décochez cette case.
Liste des états.
Types de sorties.
Les états
64
Les états articles
Inventaire des articles
Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES.
Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce
stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).
Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article
apparaîtront dans cet inventaire.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille
d'articles.
3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous
permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES
STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
65
Catalogue des articles
Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES.
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants.
3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une
famille ou ceux d’un fournisseur.
4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur.
5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous
souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent
à ceux saisis dans la fiche Article.
6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de
sélection.
7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire
figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état.
Nomenclature des articles
Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES.
Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants.
L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles.
1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le
bouton pour choisir une famille d'articles.
2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option
correspondante.
3. Choisissez la présentation de la nomenclature :
• Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition.
• Par article composant.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état.
Capacité de fabrication
Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION.
Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable
des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
Les états
66
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche
2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés.
Sélectionnez l’option de votre choix.
3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article.
4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale
Evolution.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
L’option Détail par dépôt n’est disponible que
dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Les états
67
Les états clients fournisseurs
Portefeuille des commandes
Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES.
Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les
commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent
être soldés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes
les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées.
3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur.
4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou
pour une famille. Cochez l’option de votre choix.
5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille).
6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées :
• Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel
prend en compte des dates de l'exercice annuel.
• Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans
ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte :
• la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la
commande.
• la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison
de la commande.
7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes
de détails dans la colonne Date livraison.
8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez
l'option correspondante.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
68
Commandes non livrées
Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES.
Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de
visualiser les reliquats de commandes.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche.
3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande).
4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs
l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Relevé de comptes
Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES.
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les
fournisseurs assujettis au relevé de factures.
Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également
envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures
à payer.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
69
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients
ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille.
3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création
ou aux dates d’échéances de la facture).
5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement
sur le relevé.
Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou
des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou
Inclure les autres fournisseurs de la zone Options.
6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement
les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas
payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler.
7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de
page.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Echéancier
Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
• L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date
d'échéance.
• Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année
complète, les échéances des factures.
Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle.
Seules les factures validées apparaîtront dans l'état.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
Les états
70
La fenêtre de paramétrage s’affiche :
2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les
clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille.
3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures
non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de
référence des pièces à inclure dans l'état.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Evolution des ventes
Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS.
Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé-
cutifs, selon :
• le chiffre d'affaires,
• la quantité vendue,
• la marge sur le PAMP,
• ou la marge sur le prix d'achat.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier,
tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients.
3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre.
4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des
ventes.
5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP
(Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat).
Les états
71
6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Lettre de pénalités de retard
Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le :
• taux légal d'indemnité de paiement et,
• montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Encours Clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun
de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations
financières, page 36.
Relance client
Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT.
La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en
cliquant sur le bouton [Relance].
Attention !
Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime).
En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un
traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”,
page 92.
Les états
72
Relance avec infos de pénalité de retard
Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions
des pénalités de retard.
Relance client
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.
Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et
dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail.
Relance client expert
La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé.
1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3).
2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte.
3. Indiquez dans la zone Sélection des factures :
• la date d'échéance des factures non réglées
• le nombre de jours de dépassement
• le mode de règlement.
4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû.
5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre
de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.
Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date
donnée suivant un montant.
Mailing
Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing].
Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes,
annonce de fermeture pour congés annuels, etc.).
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez
pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Les états
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Les états analyses
Etats récapitulatifs TVA et TPF
Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS.
Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi
les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT
et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports.
1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu].
3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez
l'option correspondante.
4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être
obtenu en fonction de :
• la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce.
• la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce.
5. Sélectionnez le mois à prendre en compte.
6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF.
Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de
TPF.
7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures
et avoirs non validés en cochant l'option correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Analyseur commercial ventes
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires.
Analyseur commercial
Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et
avoirs validés.
L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique.
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison,
avoirs, factures et avoirs non validés...).
3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc.
De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez
les options de tri que vous voulez appliquer.
4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes.
Les états
74
5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les
articles, les clients et les représentants à prendre en compte.
Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Graphiques des ventes
1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en
compte.
2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison,
les factures et avoirs non validés, etc.).
3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre
choix.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Ventes par département
Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique.
Ventes par mois
Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique.
Statistiques
Menu DIVERS - commande STATISTIQUES.
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients,
articles, fournisseurs.
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et
s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en
compte.
3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri.
4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte.
5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires :
• elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ;
• le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le
PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat).
Les états
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Objectifs
Menu DIVERS - commande OBJECTIFS.
Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez :
• à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles,
• à partir du bouton des fiches Familles d'articles,
• à partir des boutons de la liste des affaires.
Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre :
• [Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
• [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
• [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows.
• [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage s’affiche.
2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte.
3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état.
Répartition par famille
Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES.
Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs
par famille.
Traitements de fin d’année
Traitements de fin d’année
77
Fin d’exercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE.
Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous
devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice.
La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice.
A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé,
vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé.
Etape : Sauvegarde DGFiP
La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous
permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP.
Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite
via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...).
1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer
vos données.
2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit.
Etape : Lancer le traitement
Cette étape permet de valider la fin d’exercice.
3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte.
4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice.
5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et
lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée.
6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.
La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80.
Attention !
Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de
pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice.
Traitements de fin d’année
78
Le journal comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.
Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire,
vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures
comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel
de référence, disponible depuis le menu AIDE.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces
1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte
afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2012.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton
[OK] pour valider.
Traitements de fin d’année
79
La régulation des stocks
Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS.
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout
utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles,
page 64.
Saisie du stock physique
La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique.
2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif et inversement.
5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message
vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de
façon irréversible.
6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
Traitements de fin d’année
80
Purge des pièces commerciales
Menu TRAITEMENTS - commande PURGE.
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement,
un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Critères de sélection
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères
à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou
des dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces
commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent.
3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements
clients à purger.
4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger.
7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Sauvegarde et purge
8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement.
La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un
message vous propose de :
• [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre
dossier et lancer la purge.
• [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge
sans sauvegarde préalable.
9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche.
Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.
Traitements de fin d’année
81
Sauvegarde DGFiP
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter
les données ayant permis d’établir les documents légaux.
La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
Conformité sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP.
Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité
et de gestion sur les trois exercices passés.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté-
rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé
USB...).
1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes
existantes.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche :
• soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme.
• soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas
trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin
d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné.
3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.
Consultation sauvegarde DGFiP
Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées
sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.
La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement
est donc obligatoire.
Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont
classées par exercice.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
83
La sauvegarde
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.
Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde :
• Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
• Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel
sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent
le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous
pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS -
PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure)
du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Gestion des dossiers
84
La restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION.
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.
Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
• Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme
remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
• Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
• Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données
sauvegardées.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
Gestion des dossiers
85
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer.
Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde.
Modifiez-les, si besoin est.
5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton
[Suivant].
Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé.
Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente
et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant].
6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].
Les points de restauration
Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.
Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à
dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.
Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les
Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE.
Attention !
Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une
opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Gestion des dossiers
86
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
• connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
• local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale
Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
88
La gestion des stocks multi-dépôts
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise
(entrepôts, boutiques, siège social, etc.).
Enregistrez vos différents dépôts
Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer].
Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié
si besoin.
Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu
DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES.
1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.
Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier
chaque dépôt créé.
2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays).
3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans
la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider.
Affectez un article à un dépôt
Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.
Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt
favori.
1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé
lors de la facturation.
2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les
autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de
l'article facturé est insuffisante.
3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le
bouton [OK] pour valider.
Réapprovisionnez vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer
à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur
sélectionné.
Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne
Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné.
Gérez les variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante
dans le dépôt spécifié, un message vous en informe.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
89
Vous pouvez dans ce cas :
• utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément),
• effectuer un transfert de dépôt à dépôt,
• utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante,
• lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé.
Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales
prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible
à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de
stock.
En saisie manuelle...
La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article
concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez.
1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE
STOCK), cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le
dépôt souhaité.
Analysez vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne
la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir :
• les articles par dépôt, le suivi des stocks,
• l'inventaire des articles,
• la capacité de fabrication.
Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre
dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.
Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la
gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
90
La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature.
Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles
composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux.
On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé.
Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature),
vous pourrez effectuer des assemblages.
Exemple de nomenclature multi-niveaux
Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale,
Ciel Paye.
Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet
Nomenclature.
Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux
logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan).
L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants :
• Solution,
• Ciel Prospects,
• Ciel Business Plan.
Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments.
Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé.
Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER
ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit).
La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir
un produit fini.
Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.
Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au
Manuel de référence accessible depuis le menu Aide.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
91
La relation client
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier].
La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel
vous enregistrez vos tâches à effectuer.
Exemple
Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client.
Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche.
Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations
client de la fiche Client.
Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
92
Gestion avancée des relances clients
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Paramétrage
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION.
L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients.
Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance.
Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ-
TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).
Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut.
Relance
Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE.
Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour
les clients en retard de paiement.
Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance.
Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux.
Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau,
les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez
les pièces relancées trois fois et toujours non réglées.
Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté
pour les pièces choisies.
Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE.
Récapitulatif des relances par client
Menu LISTES - commande CLIENTS.
L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez
des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire)
ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû).
• Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client.
• Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été
réglées par le client.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
93
Liste des ordres de production
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION.
Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants.
Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage.
Voir Gestion de production, page 59.
1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton [Consulter].
Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes
.
Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui
s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
94
Les factures d’abonnement
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS.
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire
des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique
la génération d'une même facture pour une période donnée.
Créez un abonnement
La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée
sélectionnée dans la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le
bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à
l'abonnement.
2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement.
Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton
Liste.
3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de)
et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les
15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc.
5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à
générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants
puis cliquez sur le bouton [Générer les factures].
Générez les factures d’abonnement
7. Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.
Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien
déroulée.
Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
95
Les factures multi-échéances
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
Ajoutez une échéance manuellement
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Une nouvelle ligne est insérée dans la liste.
2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance.
Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants
d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK].
Générez une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer
échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances,
• le mode de règlement,
• la date initiale de l'échéance (date de base).
• Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances.
L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date,
montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution
96
Les infos «perso»
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS.
Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients,
articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états
paramétrables.
Créez une rubrique utilisateur
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique.
3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste.
S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence
accessible depuis le menu AIDE.
La gestion des sociétés
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés.
Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier.
La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier.
Administration avancée des utilisateurs
Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé].
Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode
avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution.
Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier.
97
Index
A
Achats
pièces fournisseurs 58
Affaires 39
Afficher
aperçu 53
détail 53
menus découverte/standard 18
Articles 30
catalogue 65
inventaire 64
nomenclatures articles multi-niveaux 90
Assistant
création de dossier 21
fin d’exercice 77
saisie de pièces 44
Avoirs 42
B
Besoin d’aide 18
Bons
livraison 42
réception 42
C
Ciel Données Mobiles 12
Clients 35
encours 71
relation client 91
Commandes 42
Commandes articles 60
Créer
un article 30
un client 35
un fournisseur 28
une nomenclature article 35
D
Dépôts 88
gestion du stock multi-dépôts 88
Devis / Pro forma 42
Documentation 7
Dossier
copier sur Internet/sur votre poste 86
créer 21
paramètres 24
Récupérer 23
restaurer 84
sauvegarder 83
E
Echéancier 69
Escompte 48
Etats
analyses 73
articles 64
clients fournisseurs 67
récapitulatifs TVA et TPF 73
F
Factures 42
d’abonnement 94
d’acompte 54
multi-échéances 95
Familles articles 30
Fin d’exercice 77
Fournisseurs 28
G
Gestion de production 59
liste des ordres 93
I
Impressions
imprimante 62
types 62
Imprimante
choisir 62
configurer 62, 63
Imprimer
catalogue des articles 65
commandes non livrées 68
échéancier des factures 69
encours clients 71
états récapitulatifs 73
évolution des ventes 70
inventaire des articles 64
lettre de pénalités de retard 71
mailing 72
nomenclature des articles 65
portefeuille des commandes 67
relance 71
relevé de comptes 68
Intuiciel 13
Inventaire 64
®Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 20.0/13.0 - 07.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
L
Lettre de pénalités de retard 71
M
Mailing 72
Modes de règlement 27
O
Objectifs 75
Ordre de production 93
P
Paramètres
banque principale 25
calculs sur quantité 25
comptabilité 24
facturation 24
numérotation 25
société 24
Pièces commerciales
assistant Top facture 44
clients 45
créer 45
décomptabiliser 52
envoyer par e-mail 53
fournisseurs 58
saisie document (ventes) 42
valider 50
Points de restauration 85
Portefeuille des commandes 67
Prospects 38
R
Réapprovisionner 60
Règlements 54
Régulation des stocks 79
Relance client 71, 92
Relation client 91
Relevé de comptes 69
Remise 47, 48
Représentants 27
Restaurer un dossier 84
Rupture de stock
commande 60
S
Saisie Document 42
Sauvegarde DGFiP
conformité 81
consultation 81
Sauvegarder un dossier 83
Solder 56
Statistiques 74
Stocks 79
T
Tarifs
grille de tarifs 33
par famille 27
Top facture 44
TPF 27
Transférer
une pièce commerciale 51
Trouvtoo 18
TVA 26
non perçue 26
V
Valider pièce commerciale 50
Les nouveautés de Ciel Devis Factures
Chère Cliente, Cher Client,
Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel.
Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris
Cedex 17RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C
Sommaire
Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7
L’accueil Ciel ...................................................................................................................7
Mon compte Ciel ..............................................................................................................7
Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................7
Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................8
Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8
FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8
Modification de l’historique des archives ..............................................................................8
Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................8
Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9
La migration d’une ancienne version.................................................. 10
Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures....................................... 10
Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 ...................................................................... 10
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 ........................................................ 10
Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 .................................... 12
Présentation.................................................................................................................. 12
Après l’installation.......................................................................................................... 12
Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12
Les états paramétrables.................................................................................................. 12
Contrôles avant récupération ........................................................................................... 13
Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 13
La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 14
Vérifications après récupération ....................................................................................... 17
L’historique des nouveautés............................................................... 18
Les nouveautés de la version 3.2 ................................................................. 18
Paramètres société......................................................................................................... 18
Les modèles de factures.................................................................................................. 18
Les modèles de devis ..................................................................................................... 19
Les modèles d'avoirs ...................................................................................................... 20
Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 21
Date de validité pour les devis ......................................................................................... 21
Lettre NRE .................................................................................................................... 21
Agenda/Planning............................................................................................................ 21
Rappel.......................................................................................................................... 21
Les thèmes ................................................................................................................... 22
Tableau de bord............................................................................................................. 22
Informations de dernière minute ...................................................................................... 22
Synchronisation des données avec Palm............................................................................ 23
Les nouveaux états ........................................................................................................ 23
Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 24
Nouvelles présentations de la barre de navigation .............................................................. 24
Nouveau module de recherche dans les listes .................................................................... 24
Les nouveautés de la version 5.10 ............................................................... 24
Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel ............................... 24
Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes ............................................... 24
Personnalisation des titres des colonnes ............................................................................ 24
Les nouveautés de la version 6.00 ............................................................... 25
Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 25
Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP) ............................................................... 25
Remplissage automatique des articles............................................................................... 25
Import des tiers, contacts et articles................................................................................. 25
Remboursement d’avoir .................................................................................................. 25
Intégration photo ........................................................................................................... 26
Localisation automatique................................................................................................. 26
Les nouveautés de la version 6.10 ............................................................... 27
Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 27
PDF en couleur .............................................................................................................. 27
Les nouveautés de la version 7.00 ............................................................... 28
Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 28
Exemple : Extrait d'un devis ............................................................................................ 28
Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 28
Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 29
Besoin d’aide................................................................................................................. 29
Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 29
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) ..... 30
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 30
Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 30
Points de restauration..................................................................................................... 30
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel ............... 30
Les nouveautés de la version 8.00 ............................................................... 31
Changements d’interface................................................................................................. 31
Affichage des fenêtres par onglet ..................................................................................... 31
Intuiciel ........................................................................................................................ 31
Localisation, itinéraire..................................................................................................... 31
Les aperçus................................................................................................................... 32
Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 32
Visualiser en PDF ........................................................................................................... 32
Afficher l’aperçu dans une liste ........................................................................................ 32
Préférences facturation ................................................................................................... 33
Modèles de dessins ........................................................................................................ 33
Saisie ........................................................................................................................... 34
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 34
Recherche de pièces ....................................................................................................... 35
Unité des articles ........................................................................................................... 35
eBay ............................................................................................................................ 35
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 36
Mise sous surveillance .................................................................................................... 36
Envoyer un email ........................................................................................................... 36
Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 37
Personnalisation des polices ............................................................................................ 37
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 37
Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 37
Modèles de pièces clients ................................................................................................ 37
Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 37
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 38
Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 38
Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 38
Les nouveautés de la version 10.00 ............................................................. 39
Les barres d’actions ....................................................................................................... 39
L’affichage ....................................................................................................................39
L’accueil ....................................................................................................................... 39
Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 40
Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 40
Les actions flash ............................................................................................................ 40
Service à la personne ..................................................................................................... 40
Les nouveautés de la version 11.00 ............................................................. 41
Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 41
Insertion automatique .................................................................................................... 41
Correcteur orthographique .............................................................................................. 41
Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 42
Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 42
Les nouveautés de la version 11.50 ............................................................. 43
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur .............................................................. 43
Les nouveautés de votre logiciel
7
Les nouveautés de votre logiciel
Il s’agit des nouveautés de la version 12.00.
L’accueil Ciel
A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente.
Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment.
Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre
logiciel et de commencer à travailler.
• Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document.
• J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel.
• Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines
fonctions.
• Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes
vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation.
• J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous
entraîner et vous familiariser avec votre logiciel.
• J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Devis Factures auparavant, vous pouvez directement ouvrir
vos dossiers de travail.
• Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société.
Mon compte Ciel
A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel].
Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous
trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre
logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger.
Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel
en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone
Trouvtoo.
Enrichissement de l’Intuiciel
L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel.
Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et
statistiques.
Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau.
Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel :
• Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic.
• Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer.
• Annuler vos dernières modifications.
Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous
permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement
Les nouveautés de votre logiciel
8
d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher
ou de masquer les légendes du graphique.
Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent.
Nouvelle option en liaison comptable
Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE
Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et
règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et
règlements déjà comptabilisés.
Commentaire sur l’origine des pièces clients
Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES.
Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de
la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité.
FlashCode et CodeQR
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Vous pouvez créer des flashCode dans vos états.
Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes
barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code
barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail
dans ses contacts, etc.
Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes :
• Dessiner le code barre à l'aide de l'outil .
• Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant
sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire
Société.
L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du
site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ).
• Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet
Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche
sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code.
Modification de l’historique des archives
Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié.
Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES.
Ces archives se consultent maintenant par un simple clic.
Modification de la préférence Codes postaux et Villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie.
Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez :
• définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le
nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule.
• choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la
validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données.
Les nouveautés de votre logiciel
9
Modification de l’ouverture d’un dossier
Menu DOSSIER - commande OUVRIR.
La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée.
• Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom.
• Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située
en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir.
• Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier
d'une ancienne version située en bas de la fenêtre.
Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont
détaillées dans l’Aide (touche F1).
La migration d’une ancienne version
10
La migration d’une ancienne version
Ouvrir un dossier d’une ancienne version
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables
sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Devis Factures, soit :
• votre dossier de travail nécessite une mise à jour,
• soit vous devez récupérer votre dossier.
Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures
Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reportez à la bonne
procédure d’ouverture de dossier. Pour cela :
1. Ouvrez votre ancien dossier.
2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL DEVIS FACTURES du menu ?. Le numéro de version est indiqué
dans la fenêtre qui s'affiche.
Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0
Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez
effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0, page 12.
Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0
Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Devis
Factures.
1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR.
2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel.
La migration d’une ancienne version
11
1. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant la mise à jour. Il est vivement
conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Vous pouvez commencer à travailler.
La migration d’une ancienne version
12
Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0
Présentation
Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être exploitable dans votre nouvelle
version de Ciel Devis Factures, vous devez le récupérer.
Dans cette partie, il vous est expliqué la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou
égale à 2.0 vers Ciel Devis Factures version 3.0 et supérieures.
Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est pas question d'une
simple mise à jour mais d'une récupération. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera
récupérée dans un nouveau dossier Ciel Devis Factures 9.0.
Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données,
mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à
vérifier après la récupération.
Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la récupération s’effectue sur une copie
de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre
ancienne version.
Après l’installation
Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, les modifications réalisées par
l'installeur sur votre ordinateur sont les suivantes :
• Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé.
Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé.
• Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés.
• Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwdf.exe.
Les éléments non récupérés
Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Devis Factures :
Les états paramétrables
La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Devis
Factures intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont
livrés dans cette nouvelle version.
Les notes de listes
Cette option permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Cette option n'existe plus
dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures.
Le lien Word
Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures.
«Publiage» sur Internet
Cette option était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible dans les nouvelles
versions de Ciel Devis Factures.
Attention !
Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur
votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple).
De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront
pas supprimés.
La migration d’une ancienne version
13
Pièces avec valeurs négatives
Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité aurait été saisie
en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte-rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces
concernées.
Contrôles avant récupération
Vous devez contrôler des éléments dans votre dossier avant de lancer la récupération. Ceci vous évitera
une récupération partielle.
Vérification des prochains codes
1. Depuis le menu DOSSIER, activez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'onglet Codes.
La fenêtre suivante s'affiche :
3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes.
Dossier ouvert
Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec
votre ancienne version de Ciel Devis Factures.
Si c'est le cas, le message ci-dessous s'affichera et la récupération sera abandonnée.
Informations complémentaires avant récupération
Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci
n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas.
Taux de TVA
Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les
postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier.
La migration d’une ancienne version
14
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les
pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il
est renseigné) sera repris et placé dans les devis.
La récupération de votre ancien dossier
Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier Ciel Devis Factures, il est conseillé de lire les
paragraphes précédents. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.
Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Devis Factures doit être installée sur
votre ordinateur.
Démarrer Ciel Devis Factures
1. Lancez la nouvelle version de Ciel Devis Factures en double-cliquant sur le raccourci installé sur le
bureau.
2. Dans la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre mon dossier.
3. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne
version pour accéder à votre ancien dossier.
Sélectionner votre ancien dossier
1. Une fois que vous avez cliqué sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version, le logiciel va
rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Devis Factures. Vous obtenez la liste
des anciens dossiers.
1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok].
Attention !
Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette
procédure de récupération.
La migration d’une ancienne version
15
Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste...
Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela :
1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers.
2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER.
La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche à nouveau.
3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche
enfoncée.
La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche.
4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.
5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok].
La procédure de récupération est en cours.
Mettre à niveau votre ancien dossier
Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire
avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche.
• Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non].
Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée.
• Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui].
La mise à jour de votre ancien dossier commence.
Une fenêtre indique la progression du traitement.
La récupération de votre dossier
Après l’éventuelle remise à niveau de votre ancien dossier, la procédure de récupération de vos données
est lancée.
La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre
dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le
message ci-dessous s'affiche.
La migration d’une ancienne version
16
Le compte rendu de la récupération
La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement.
Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais
également les éléments non récupérés.
En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit
incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais
aussi des erreurs.
Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver :
Note
Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des
données qui ont été modifiées après récupération.
Alerte
Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains
paramètres incomplets.
Erreur
Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération
d'une donnée.
Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la
note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante située
en haut à droite de la fenêtre.
• Fermez la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle
version de Ciel Devis Factures.
Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le
bureau de Windows™. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos
vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier.
La migration d’une ancienne version
17
Vérifications après récupération
La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur
votre nouveau dossier les vérifications suivantes.
Taux de TVA
Dans le cas où un taux de TVA était utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'était pas présent dans les
postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier.
Taux de TVA par défaut
Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA
que vous souhaitez utiliser par défaut.
Nous vous conseillons de renseigner cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation
de cette nouvelle version.
Montant des pièces
Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut
apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué.
Exemple
15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment.
Mode de paiement sur les devis
Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les
pièces de type Devis.
Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il
est renseigné) a été repris et placé dans les devis.
Encours clients
Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs.
L’historique des nouveautés
18
L’historique des nouveautés
Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 3.20.
Les nouveautés de la version 3.2
Les principales nouveautés de cette version sont les modifications liées à la mise en conformité avec la loi
NRE des dessins des pièces.
Paramètres société
Parmi les informations rendues obligatoires sur les pièces par la loi NRE, il y a le taux d'escompte en cas
de paiement anticipé et le taux de pénalité de retard.
Pour cela, deux nouvelles zones figurent dans les Paramètres société (onglet Divers) : Taux escompte
paiement anticipé et Taux pénalité de retard.
Les modèles de factures
Voici les modifications réalisées sur les modèles de factures suivants :
• Facture de prestation papier blanc,
• Facture de prestation papier entête,
• Facture papier blanc avec logo,
• Facture papier blanc,
• Facture papier entête,
• Facture Tt texte papier blanc.
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Facture pré imprimée Ciel BF4N :
La zone Acompte étant déjà présente, aucune modification n’a été effectuée.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
L’historique des nouveautés
19
Sur le modèle Facture sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Facture papier blanc avec remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Facture papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Facture papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne
Taux de TVA.
Les modèles de devis
Voici les modifications réalisées sur les modèles de devis suivants :
• Devis de prestation papier blanc,
• Devis de prestation papier entête,
• Devis papier blanc avec logo,
• Devis papier blanc,
• Devis papier entête,
• Devis Tt texte papier blanc.
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis pré imprimée Ciel BF4N :
Ajout de la zone Acompte.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis sans TVA papier blanc :
Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ».
Pas de détail de TVA.
Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît
désormais lors de l’édition de la facture.
Sur le modèle Devis papier blanc avec remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
Sur le modèle Devis papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Devis papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux
de TVA.
L’historique des nouveautés
20
Les modèles d'avoirs
Sur les modèles Avoir papier blanc avec logo, Avoir papier blanc :
Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion
de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré).
Sur le modèle Avoir pré imprimé Ciel BF4N :
Le détail de la TVA n’est pas inclus dans ce modèle.
Sur le modèle Avoir papier blanc logo et remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux
de TVA.
Sur le modèle Avoir papier blanc avec remise :
Modèle identique à Avoir papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA.
L’historique des nouveautés
21
Les nouveautés de la version 4.0
Nous allons détailler ici les nouveautés présentes dans la version 4.0 de Ciel Devis Factures.
Date de validité pour les devis
La zone Date d'échéance se nomme désormais Date de validité sur les devis. L'ensemble des modèles de
devis livrés en standard avec Ciel Devis Factures intègrent désormais cette donnée.
Si vous avez personnalisé vos propres dessins de devis et que vous souhaitez afficher cette
information, vous devrez réaliser vous-même cette modification dans vos modèles.
Lettre NRE
Cette nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre la possibilité d'éditer un document nommé Lettre
NRE. Cette lettre indique le montant de la pénalité de retard calculée sur une facture non réglée à
échéance.
1. Depuis la liste des factures, sélectionnez la facture concernée puis activez l'item Lettre NRE du le menu
contextuel (clic droit).
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date du règlement puis validez l'édition par le bouton [Ok].
Le calcul des pénalités de retard nécessite que la zone Taux pénalités de retard (dans les Paramètres
société, onglet Divers) soit renseignée. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informera.
Agenda/Planning
Menu RELATIONS CLIENTS - commande AGENDA/PLANNING
L’agenda vous permet la gestion de votre planning. Vous pouvez y enregistrer des rendez-vous, des
événements ou encore des tâches à réaliser.
Pour plus d’informations sur l’agenda, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de
votre clavier.
Rappel
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RAPPEL
La commande RAPPEL affiche la Liste des alertes. Cette liste ne contient pas uniquement les éléments en
provenance de l’agenda.
En effet, un type d'événement différent en provenance de votre gestion peut venir s’insérer : les relances
clients.
Attention !
Cette fonction n'est visible que si vous ne sélectionnez qu'une seule facture totalement réglée.
L’historique des nouveautés
22
Les thèmes
Vous pouvez modifier le fond de la fenêtre principale (ou Bureau).
1. Depuis la fenêtre principale, activez la commande THÈMES du menu contextuel (clic droit).
2. Sélectionnez le thème de votre choix parmi ceux proposés.
3. Pour visualiser immédiatement votre choix sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Appliquer].
4. Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton [Ok].
Tableau de bord
Menu TRAITEMENTS - commande TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord présente les principales informations contenues dans votre dossier.
Il s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tache à
l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son
envoi par mail.
Lorsqu'un graphique est affiché, vous pouvez :
• le personnaliser en sélectionnant la commande PROPRIÉTÉS DU GRAPHIQUE depuis le menu contextuel
(clic droit).
• le visualiser sous forme d'une fenêtre indépendante en double-cliquant dessus.
Informations de dernière minute
Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE
La fenêtre Informations de dernière minute présente des informations qui ne sont pas toujours mentionnées
dans les documentations.
Elle s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel.
L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.
Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tâche à
l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES.
L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son
envoi par mail.
L’historique des nouveautés
23
Synchronisation des données avec Palm
Vous pouvez échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA.
Pour plus de détails sur la mise en place de la synchronisation des données, reportez-vous au chapitre
Les préférences - Synchronisation des données, du document électronique Annexes accessible depuis
l'onglet Documentations de la barre de navigation.
Voici quelques remarques générales concernant la synchronisation des données avec les PDA Palm.
Gestion des suppressions
Les éléments synchronisés supprimés de votre dossier Ciel ne seront PAS supprimés dans le Palm. Ceci
doit être réalisé manuellement sur le Palm. Sinon, ces éléments risquent de réapparaître dans votre
dossier Ciel.
Les éléments supprimés sur le Palm seront supprimés dans votre dossier Ciel si cela est possible
(contraintes de gestion).
Il est donc fortement conseillé de supprimer les éléments sur le Palm puis de les synchroniser.
Rubriques non gérées
Certaines rubriques peuvent exister sur Palm et ne pas exister sur votre logiciel Ciel et vice-versa.
Celles-ci seront donc ignorées ou effacées lors des synchronisations.
Installation des «Conduites» Palm
Certaines versions des logiciels Palm imposent de quitter et de redémarrer le logiciel HotSync Manager
après avoir effectué vos réglages au sein de votre logiciel Ciel.
Le sens et le type de synchronisation sont imposés par Palm et ne peuvent être définis par votre logiciel
Ciel. Il faut donc les définir dans les réglages Palm.
De même, l’utilisateur devra veiller à éviter les conflits entre plusieurs types de synchronisation Palm.
Dans tous les cas, reportez-vous à la documentation Palm.
Les nouveaux états
Voici la liste des nouveaux états :
• Liste des actions par type (Agenda)
Liste des rendez-vous (Agenda)
Liste des tâches (Agenda)
Liste des évènements (Agenda)
• Mailing tiers avec logo (Clients/Tiers)
• Avoir blanc ombré logo et remise (Dessin avoirs)
Avoir papier blanc 4 colonnes (Dessin avoirs)
• Devis blanc ombré logo et remise (Dessin devis)
Devis papier blanc 4 colonnes (Dessin devis)
Devis service (Dessin devis)
• Facture blanc remise papillon (Dessin facture)
Facture blanc ombré logo remise (Dessin facture)
Facture papier blanc 4 colonnes (Dessin facture)
Facture service (Dessin facture)
• Echéancier (Echéancier)
• Lettre NRE (Lettre NRE)
• 1ère relance avec logo (Relances clients)
2ème relance avec logo (Relances clients)
3ème relance avec logo (Relances clients)
L’historique des nouveautés
24
Les nouveautés de la version 5.00
Nouvelles présentations de la barre de navigation
Plusieurs modèles de barre de navigation sont disponibles : Explorateur, Aéro, Outlook 2003 et Standard.
Nouveau module de recherche dans les listes
Vous disposez désormais d’un module de recherche dans les listes plus intuitif.
Les nouveautés de la version 5.10
Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel
Cette commande est accessible à partir d’une liste. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le
menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande OFFICE.
Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes
Pour effectuer cette opération vous devez double-cliquer sur la séparation des colonnes.
Personnalisation des titres des colonnes
Cette commande est accessible en cliquant sur le bouton droit de la souris puis en choisissant la
commande RENOMMER LA COLONNE du menu CONTEXTUEL.
L’historique des nouveautés
25
Les nouveautés de la version 6.00
Nouvel Intuiciel
Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL
L'intuiciel © est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à
certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de
quatre onglets :
• Mon bureau
• Mon tableau de bord
• Mes états et statistiques
• Mes actualités
Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP)
Menu TRAITEMENTS - commande PURGES
Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les
données ayant permis d’établir les documents légaux.
Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.
Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Remplissage automatique des articles
Liste des articles - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE
Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix
d'affichage.
Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des
prix...), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
Import des tiers, contacts et articles
Menu TRAITEMENTS - commande IMPORTS
Cette commande vous permet d’importer des listes de clients, fournisseurs, prospects, contacts, articles
directement dans Ciel Devis Factures.
Remboursement d’avoir
LISTE DES AVOIRS - bouton [Remboursement]
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement pour un avoir lorsqu’un client souhaite être
remboursé.
Pour des informations détaillées sur le remboursement d’avoir, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction
Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données.
L’historique des nouveautés
26
Intégration photo
Vous pouvez importer des images directement depuis votre appareil photo ou scanneur.
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant.
Localisation automatique
A partir d’une fiche client ou fournisseur ou prospect- Onglet Fiche
Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du
client ou du fournisseur ou du prospect.
• La première icône affiche la fenêtre de localisation.
• La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant.
L’historique des nouveautés
27
Les nouveautés de la version 6.10
Gestion de la norme DEEE
Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le
gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés
et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de
traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article.
A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les
affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.
Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
PDF en couleur
Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en
couleur si votre imprimante le permet.
L’historique des nouveautés
28
Les nouveautés de la version 7.00
Pièce commerciale client : Saisie Document
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un
prospect rapidement.
Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans
lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone .
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard».
Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de
la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS).
Exemple : Extrait d'un devis
Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel.
Gestion des factures d’acompte
menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une
facture d'acompte est automatiquement générée.
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE).
Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL.
L’historique des nouveautés
29
Les recherches Trouvtoo
Menu DIVERS - commande TROUVTOO
Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre
application :
• sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client
Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application.
• à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur
www.google.fr.
• ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Saisissez le mot clé à rechercher.
2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).
Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque
cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Validez en cliquant sur .
4. Pour annuler une recherche, cliquez sur .
Besoin d’aide
Icône du bureau
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande.
Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé-
phone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion.
Générer des écritures au format RImport
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE
Onglet Destination du transfert
Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport.
L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité
Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser.
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris
enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre
de saisie (devis, facture, avoir.).
L’historique des nouveautés
30
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces
(devis, factures ou avoirs)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect
pour lequel vous souhaitez établir la pièce.
Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce
Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir
1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme.
2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture
dans la fenêtre Liste des avoirs.
Préférences de saisie d'une pièce commerciale
menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE
Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des
pièces commerciales de vente.
Vous pouvez opter pour :
• une saisie Standard
• une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente).
• avoir le choix de la saisie.
Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie
souhaité.
Points de restauration
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé)
Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données.
Ciel Devis Factures vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne
remplacent pas la sauvegarde.
La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement.
Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.
Cette action n'est pas recommandée.
Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration
(création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).
Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et
les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes
disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu
Contextuel
Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes.
L’historique des nouveautés
31
Les nouveautés de la version 8.00
Changements d’interface
Affichage des fenêtres par onglet
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface
Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque
plusieurs fenêtres sont ouvertes.
Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande
OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la :
• Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet.
• Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également
naviguer en cliquant sur la barre de titre.
Intuiciel
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale
L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel.
Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES
- commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.
Localisation, itinéraire
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus
de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante :
• : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
Navigation par onglet
Onglets
Barre de titre
Navigation multi-fenêtres
L’historique des nouveautés
32
• : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à
celle de votre client ou tiers).
Les aperçus
Aperçu en PDF par défaut
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu
Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF.
Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent
directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez
l’enregistrer sur votre disque dur.
Visualiser en PDF
Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF.
3. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton
Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu.
Afficher l’aperçu dans une liste
L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers ou
d’un article, directement depuis la liste.
1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu.
2. Cochez l'option Afficher l'aperçu.
Attention !
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
Attention
L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur.
L’historique des nouveautés
33
Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options].
L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans
l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.
Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le
bouton [].
Préférences facturation
Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales, à
utiliser par défaut.
Modèles de dessins
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins
Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel.
Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures
d’acompte. Si vous cochez l’option :
• Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état
par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise».
• Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état
L’historique des nouveautés
34
de la pièce et vous devrez en sélectionner un.
Saisie
Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie
Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi
que les options de saisie des clients et des articles.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la
barre de navigation.
Choix du contact dans les devis, factures et avoirs
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone
Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en
sélectionner un.
Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande
CONTACTS - bouton [Créer]).
L’historique des nouveautés
35
Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible
depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Recherche de pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES
Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et
factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non.
Vous pouvez faire une recherche des pièces :
• validées, non validées ou les deux
• réglées, non réglées ou les deux
• transférées, non transférées ou les deux
Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis
l’onglet Documentations de la barre de navigation.
Unité des articles
Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer]
Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc).
Dans la zone Divers, l'icone permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre
dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer].
eBay
Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY
Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.
Vous devez avoir un compte eBay.
A partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions :
• Bien démarrer sur eBay
Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay.
• Paramètres eBay
Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que
vous mettrez en ligne.
• Créer une annonce
Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay.
• Liste des annonces
Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos
annonces mises en ligne.
• Créer un modèle d’annonce
Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres
articles.
• Liste des modèles d’annonce
Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement
dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce.
• Ouvrir le site eBay
Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr
Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
L’historique des nouveautés
36
Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche
Dans les fiches client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux
boutons sont disponibles :
• : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect
afin de vérifier l’exactitude de l’adresse.
• : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre
fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe.
Mise sous surveillance
Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE
Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs.
Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement
d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au
greffe.
Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les
sociétés sont consultables à partir :
• de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités,
• de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).
Envoyer un email
Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou
FACTURES ou AVOIRS...
Vous pouvez envoyer un email directement depuis les listes dans lesquelles une adresse email est
accessible.
L’historique des nouveautés
37
Les nouveautés de la version 9.0
Personnalisation des polices
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir
la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était
auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut.
Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices
Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont
à votre disposition : Petite, Normale ou Grande.
Regroupements dans les listes (Intuiliste)
Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée
Intuiliste.
Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations,
devis, factures d’acompte, factures, avoirs, agenda, règlements.
Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande
REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.
Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes,
disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation.
Modèles de pièces clients
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de
vos éléments (logo, colonnes...).
Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont
concernés.
De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées :
• la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte,
• le type du modèle : Dessin,
• le nom du modèle.
L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle.
Gestion du statut dans les devis
Disponible uniquement en saisie standard
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS
Menu LISTES - commande DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis
Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez
plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation.
Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un
clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER.
L’historique des nouveautés
38
Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces
Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR
Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans
la fiche article.
Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE.
La fiche de l’article est alors actualisée.
Gestion des articles inutilisés
Menu LISTES - commande ARTICLES
Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de
l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales.
Affichage du tableau de bord de date à date
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord
Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous
pouvez modifier ces dates en cliquant dessus.
L’historique des nouveautés
39
Les nouveautés de la version 10.00
Les barres d’actions
Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La
barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à
toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et
boutons qui varient selon le contexte.
Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation.
Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre
ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus.
L’affichage
Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel
ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel.
• La grille donne accès à un panneau de navigation.
Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de
grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.
Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier
.
• La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options
d’affichage.
Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous
avez un petit écran.
1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant.
2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît.
L’accueil
L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions
les plus souvent utilisées dans votre logiciel.
Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel
Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation.
L’historique des nouveautés
40
Affichage des fenêtres en arrière-plan
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée,
toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la
fenêtre active a une meilleure visibilité.
Enregistrement automatique des vues
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation
des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...).
Les actions flash
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface
L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément
d'une liste.
Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un
élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des devis, liste des factures d’acompte...).
Service à la personne
Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne.
Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE
Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services
à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création
de dossier.
Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis
votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un
agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle.
Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande
INTERVENANTS.
Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une
attestation fiscale...
L’historique des nouveautés
41
Les nouveautés de la version 11.00
Intuiciel personnalisable
Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL
L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser.
L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités.
Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions .
Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états
que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton
.
Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le
menu AIDE.
Insertion automatique
Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions...
que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques.
Création d’une liste d’insertion automatique
A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION
AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE.
Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez
régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant
des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois.
Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par
exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte.
Automatisation de l’insertion
Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie
Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la
case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des
mots .
Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par
le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE.
Correcteur orthographique
Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre
logiciel.
Activation de la vérification orthographique
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier
l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.
L’historique des nouveautés
42
Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1).
Vérification orthographique
Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE
La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de
saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE.
Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux
proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant
la commande VÉRIFIER TOUT.
Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ).
Les options de corrections du menu Contextuel
• Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas.
• Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte.
• Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés
ne sont plus soulignés en rouge.
Aide à la saisie des Codes postaux et villes
Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie
Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies.
Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes.
Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste
s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants.
Ciel Business Mobile
Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE
Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile.
Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter
des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers
indicateurs...).
Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui
reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application
Ciel Business Mobile depuis votre iPhone.
Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel
Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.
Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, consultez le site Internet Ciel http:/
/www.ciel.com/.
L’historique des nouveautés
43
Les nouveautés de la version 11.50
Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur
Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription.
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur dans Ciel Devis Factures en mode
souscription. Pour cela, un assistant de récupération a été mis en place.
1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel
Auto-entrepreneur. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Une fois que vous avez accepté de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, une fenêtre s’ouvre.
Celle-ci affiche la liste des dossiers Ciel Auto-entrepreneur détectés automatiquement.
2. Sélectionnez le dossier à récupérer.
Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne
afin de définir l’emplacement du dossier.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. L’assistant de récupération s’ouvre.
Cet assistant permet de paramétrer les postes de recettes et les postes de trésorerie. Ainsi, votre dossier
Ciel Auto-entrepreneur sera compatible à Ciel Devis Factures.
Pour plus de détails sur l’assistant de récupération, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
par le menu AIDE.
Copyright 2012 Ciel
Ciel Devis Factures - Guide des mises à jour - Maj WDF 12.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
Guide d’accompagnement DADSU
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129
La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel.
Sommaire
Introduction................................................................................................3
Principales étapes de réalisation d’une DADSU ........................................................................ 3
Etape 1 : validation des bulletins.................................................................4
Etape 2 : contrôles des données et corrections............................................5
Lancer le contrôle DADSU ....................................................................................................... 5
Corriger les erreurs sur les salariés.......................................................................................... 6
Contrôler les établissements.................................................................................................. 10
Contrôler les cotisations........................................................................................................ 10
Contrôler les rubriques.......................................................................................................... 12
Etape 3 : tri des événements salariés.........................................................13
Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants ........................................14
Vérifier l’état préparatoire DADS............................................................................................ 14
Contrôler les montants.......................................................................................................... 14
Etape 5 : création de votre DADSU ............................................................16
Etape 6 : contrôles de votre DADSU...........................................................17
Vérifier les salariés et les périodes d’activités ........................................................................ 17
Contrôler les montants.......................................................................................................... 18
Corriger les erreurs .....................................................................................................